სამოტივაციო წერილი- ეს არის საქმიანი წერილის ტიპი, რომელიც დგება დოკუმენტების გაგზავნისას, კომერციული წინადადება, რეზიუმე და ა.შ.

როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი

სამოტივაციო წერილი შედგენილია საქმიანი წერილის ზოგადი სტრუქტურის მიხედვით. ეს დოკუმენტი შედგება:

• შესავალი, რომელიც შეიძლება მოიცავდეს წერილის სათაურს, ადრესატის მისამართით, წერილის მიზანს;
• ძირითადი ნაწილი, რომლის ტექსტი უნდა ასახავდეს სამოტივაციო წერილის ძირითად არსს;
• დასკვნა, რომელიც შეიცავს გამგზავნის ხელმოწერას (გამომგზავნის სრული სახელი, თანამდებობა, ხელმოწერა).

რა უნდა დაწეროთ სამოტივაციო წერილში? ამ დოკუმენტის ტექსტი დაწერილია თავისუფალი ფორმით. რეზიუმეს სამოტივაციო წერილის მთავარი ამოცანაა დამსაქმებლის ინტერესის გაღვივება თქვენი კანდიდატურის მიმართ, კომერციული შეთავაზებით - პოტენციური მყიდველის დაინტერესება. საგადასახადო ოფისში ხელშეკრულებისა და სხვა დოკუმენტების სამოტივაციო წერილები შეიცავს გადაცემული დოკუმენტების ინვენტარს და მითითებებს მიმღებისთვის.

სამოტივაციო წერილი არის უნივერსალური დოკუმენტი, რომელიც გამოიყენება საწარმოს საქმიანობის მრავალფეროვან სფეროებში. სწორად შედგენილი „თანამედროვე დოკუმენტი“ ყველა მხარეს გადაარჩენს მრავალი ნაკლოვანებისა და ბუნდოვანებისგან. როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის?

როდის არის ეს საჭირო?

საწარმოს მუშაობას, განსაკუთრებით მსხვილს, თან ახლავს მრავალფეროვანი საკითხები, რომლებიც ყველაზე ხშირად უნდა იყოს დოკუმენტირებული წერილობით. კონტრაგენტები ერთმანეთს ცვლიან შეტყობინებებს და შეტყობინებებს, საბუთებს ითხოვენ ბანკი, საგადასახადო სამსახური, საპენსიო ფონდი და ინსპექტორები. კლიენტები ასევე წერენ მოთხოვნებს მრავალფეროვანი ინფორმაციისა და დოკუმენტაციისთვის.

ყველა ამ შემთხვევაში სამოტივაციო წერილი იქნება კომპანიის სამაშველო და ამავდროულად ღირსეული სახე. მყარ ფორმაზე დაწერილი, კომპეტენტურად შედგენილი და სწორად შემუშავებული, ის არა მხოლოდ სათანადო შთაბეჭდილებას მოახდენს ადრესატზე, არამედ შეასრულებს უამრავ პრაქტიკულ ფუნქციას გამგზავნისთვის:

• აუხსნის მიმღებს, ვინ წერს მას და რატომ;
• მიიღებს საინფორმაციო როლს, ათავისუფლებს თანდართულ დოკუმენტაციას სემანტიკური გადატვირთვისგან;
• დეტალურად ჩაიწეროს თანდართული დოკუმენტების სია;
• დაზოგავს ფულს ინვენტარით არასაჭირო საფოსტო ნივთების აღმოფხვრით;
• იმოქმედებს როგორც დოკუმენტების მთელი ჯგუფის მიწოდების კომპაქტური მტკიცებულება.

აი, რამდენად სასარგებლო შეიძლება იყოს რეგულარული „აკომპანიმენტი“ სწორი მიდგომით!

როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის?

ყველამ არ იცის როგორ დაწეროს სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის, თუმცა ეს მნიშვნელოვანია.

„აკომპანიმენტის“ შედგენა შესავალი ფრაზით უნდა დაიწყოს: მიუთითეთ შემოსული მოთხოვნის ნომერი ან მიუთითეთ საკითხის არსი, რომელზეც მიმდინარეობს მიმოწერა. წერილის შემდეგ პუნქტებში ლოგიკურია მიეთითოს დოკუმენტის საფუძველი: დებულებები, ხელშეკრულების პუნქტები, ინსპექტირების ანგარიშები, მარეგულირებელი ორგანოების დებულებები და ა.შ.

განცხადება მთავრდება მოთხოვნით, წინადადებით ან მოთხოვნით. ტექსტის შედგენის შემდეგ მითითებულია თანდართული დოკუმენტების სია ნუმერაციით, სათაურით და დეტალებით, ასევე თანდართული ფურცლების რაოდენობა.

სამოტივაციო წერილის საჭირო დეტალები დოკუმენტებისთვის

ზემოთ განვიხილეთ, თუ როგორ უნდა დაწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის. ახლა ცოტა მისი დიზაინის შესახებ.

• დოკუმენტის „ხელმძღვანელი“.აქ მითითებულია ადრესატის ხელმძღვანელის ან სხვა წარმომადგენლის თანამდებობა, საწარმოს დასახელება ან ფიზიკური პირის სრული გვარი, სახელი და პატრონიმი; სრული მისამართი და საფოსტო კოდი.
• სამოტივაციო წერილის დაწერის თარიღი,ხოლო თუ გამგზავნი არის იურიდიული პირი, მაშინ გამავალი სარეგისტრაციო ნომერი.
• საქმიანი წერილის წესების შესაბამისად ადრესატისადმი მიმართვა.იქნება ეს კერძო პირი თუ საწარმოს ხელმძღვანელი, მას მიმართავენ სახელით და პატრონიმიკით და ამატებენ მისამართს „ძვირფასო“.
• თანდართული დოკუმენტების დეტალური სია, რადგან თავად სახელწოდებიდან გამომდინარეობს, რომ ასო „თან ახლავს“ გარკვეულ ძირითად პუნქტს.
• წერილს ხელს აწერს ორგანიზაციის პირველი პირი ან უფლებამოსილი წარმომადგენელი, რომელსაც მინიჭებული აქვს ასეთი უფლება მენეჯერის მიერ. თუ წერილი არის კერძო პირისგან, მაშინ თავად გამომგზავნი ან მისი წარმომადგენელი მარიონეტული გზით ხელს აწერს „თანმხლებ დოკუმენტს“. ხელმოწერამდე, ჩვეულებრივ, ხელით უნდა დაამატოთ გარანტია "პატივისცემით".
• წერილის შემსრულებლის გვარი, ინიციალები და კომუნიკაციის საშუალება.

ეს არის ძირითადი მოთხოვნები წერილის ფორმისთვის.

სამოტივაციო წერილის ნიმუში დოკუმენტებისთვის

დოკუმენტების სამოტივაციო წერილის პრაქტიკაში გამოცდილი მაგალითი იქნება შესანიშნავი სახელმძღვანელო შედგენისას. რა თქმა უნდა, მისი შინაარსი შეიცვლება შემდგენელის საჭიროებიდან გამომდინარე, მაგრამ ზოგადი მონახაზი უცვლელი რჩება.

ჰიტრუნი I.V.

ქ. ვასილიევსკაია, 3,

კუკინო - 31005

No562 04/05/2015 წ

ძვირფასო ივან ვასილიევიჩ!

საპასუხოდ თქვენი 01.04.2015 No12/389 ბრძანების საპასუხოდ არაგეგმიური არავიზიტიური შემოწმების ჩატარების საკითხზე, გაცნობებთ შემდეგს.

კომპანია „გედეონის“ მიერ კერძო საწარმოსთან სახელშეკრულებო სამართლებრივი ურთიერთობის შესახებ ზოგიერთი დოკუმენტი ამოღებულია 02.03.2015 წლის ოქმის საფუძველზე (ასლი გიგზავნით ხელთ არსებულ დოკუმენტებს). საწარმო სათანადოდ დამოწმებული ასლების სახით დანართის მიხედვით.

განაცხადი (სულ 6 ფურცელზე):

1. საგადახდო დავალების ასლი საბანკო ნიშნით No3 2015 წლის 15 იანვრით - 1 გვერდზე.
2. საგადახდო დავალების ასლი საბანკო ნიშნით No6 14.02.15-1 ფურცელზე.
3. 15.12.14 No56/P მიწოდების ხელშეკრულებით შერიგების აქტის ასლი - 1 გვერდი.
4. ყადაღის დადების ოქმის ასლი 03/02/15 - 3 გვერდი.

გოლოხვასტოვი F.E.

შემსრულებელი: Pupko A.V.

ეს „აკომპანემენტი“ განკუთვნილია მრავალი გამავალი მასალისთვის, მთავრობის, მარეგულირებელი და სამართალდამცავი ორგანოების მოთხოვნით, თქვენ უბრალოდ უნდა ოდნავ მოარგოთ ის თქვენს საჭიროებებს.

საკონტრაქტო დოკუმენტაციის დამადასტურებელი წერილი

საქმიანი კონტრაქტების გაფორმებისას ხშირად იქმნება სიტუაცია, როდესაც კონტრაგენტები გეოგრაფიულად შორს არიან ერთმანეთისგან და არ შეუძლიათ ხელშეკრულების გასაფორმებლად სხვა ქალაქში გამგზავრება.

ამ შემთხვევაში, სამოტივაციო წერილის შესრულება ხდება ერთგვარი შუქურა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დადოთ იურიდიულად სწორი შეთანხმება მანძილზე, წარმომადგენლების პირადი შეხვედრის გარეშე. სამოტივაციო წერილის საშუალებით ერთ მხარეს შეუძლია არა მხოლოდ ხელმოწერილი ხელშეკრულების ფორმების გაგზავნა განსახილველად, არამედ წერილობით დააფიქსიროს თავისი პოზიცია ხელშეკრულების მნიშვნელოვან საკითხებთან დაკავშირებით.

გარდა ამისა, სამოტივაციო წერილი საშუალებას გაძლევთ ჩაწეროთ რა და რა რაოდენობით იყო მიმაგრებული და გაგზავნილი ადრესატს. მაგალითად, შინაარსი შეიძლება შემდეგი იყოს.

„ჩვენ გამოგიგზავნით საინფორმაციო მომსახურების გაწევის ხელშეკრულების ორ ასლს, ხელმოწერილი და დამოწმებული ჩვენი ბეჭდით. გთავაზობთ, განიხილოთ მითითებული პროექტი და თუ თანახმა ხართ, მოაწეროთ ხელშეკრულება, ერთ-ერთი ხელმოწერილი ასლი დაუბრუნოთ ჩვენს მისამართი: დანართი: ხელშეკრულების პროექტი 2 ეგზემპლარად თითო 6 ფურცელზე.

ჟურნალი„საოფისე მენეჯმენტი და დოკუმენტების მოძრაობა საწარმოში“ 2013 წლის სექტემბერი

საბუთების დამადასტურებელი წერილი

0 კომენტარი

16901 ნახვა

კოჟანოვა ევგენია |

სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულებებისა და პერსონალის ჩანაწერების მართვის სპეციალისტი

რეგულარული მიმოწერის გარდა, კონტრაქტორებს ყოველდღიურად ვუგზავნით სხვადასხვა დოკუმენტებს: კონტრაქტებს, ოქმებს, ანგარიშ-ფაქტურებს, საპრეზენტაციო მასალებს... საქმიანი ეტიკეტის წესები და საბუთების გატარების ძირითადი სიფრთხილე ამ შემთხვევაში მოითხოვს სამოტივაციო წერილის დაწერას. რას იძლევა ეს და როგორ უნდა მიმართოთ მას? როგორია მისი განხორციელების ვადები? როგორ შევინახოთ მოგვიანებით?სამოტივაციო წერილი არის საქმიანი წერილის ტიპი, რომელიც საჭიროა ადრესატისთვის გაგზავნილი დოკუმენტების პაკეტის აღსაწერად, თუ ეს დოკუმენტები არ შეიცავს მისამართის ნაწილს.

ამრიგად, სამოტივაციო წერილი არ ატარებს რაიმე საინფორმაციო დატვირთვას, მაგრამ ასრულებს სამ მნიშვნელოვან ფუნქციას:

ადასტურებს გაგზავნის ფაქტს;

აწვდის გაგზავნილი დოკუმენტების ჩამონათვალს და ინსტრუქციებს მათი დამუშავებისთვის;

რეგისტრაციის მონაცემების წყალობით, ის საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ ვადა.

ბიზნეს წერილების უმეტესობის მსგავსად, სამოტივაციო წერილი არის ბლანკზე და იღებს გამგზავნის მითითების ნომერს. ოფიციალური წერილების მომზადების წესები არაერთხელ განვიხილეთ ჟურნალში დეტალურად, ამიტომ ახლა ყურადღებას გავამახვილებთ სამოტივაციო წერილის მახასიათებლებზე.

სამსახურის წერილის დეტალური ანალიზი მისი შემადგენლობის მრავალი მაგალითით არის სტატიაში ”ჩვენ ვადგენთ მომსახურების წერილს»

მეტყველების ნიმუშები

სამოტივაციო წერილის საფუძველია დანართების სია. დოკუმენტის ტექსტი მოკლეა და პირობითად იყოფა ორ ნაწილად:

შეტყობინება დოკუმენტების გაგზავნის შესახებ,

დროული პასუხის მოთხოვნა (წაკითხვა, დამტკიცება, ხელმოწერილი ასლის დაბრუნება და ა.შ.).

პირველი ნაწილი ჩვეულებრივ იწყება ასე:

"შესრულებით... ჩვენ გამოგიგზავნით...",

"ჩვენ გიგზავნით..."

"წარმოგიდგენთ..."

შემდეგი, შეგიძლიათ მიუთითოთ დოკუმენტების გაგზავნის მიზანი: "დამტკიცებისთვის", "ინფორმაციისთვის", "ხელმოწერისთვის", "შევსება"(თუ საუბარია გამოკითხვის ფორმაზე ან კითხვარზე). ჩვენ გირჩევთ გამოიყენოთ კლიშე "ჩვენ გიგზავნით" ან "ჩვენ გიგზავნით", რადგან... თქვენ შეგიძლიათ წარადგინოთ რაღაც მხოლოდ ინფორმაციისთვის, მაგრამ არა ხელმოწერისთვის ან დასამტკიცებლად.

მეორე ნაწილი შეიძლება შეიცავდეს შემდეგ სიტყვებს:

„გთხოვთ ხელი მოაწეროთ, დალუქოთ და გამოგვიგზავნოთ ერთი ეგზემპლარი ჩვენს მისამართზე...“

„გთხოვთ, განიხილოთ და გამოგვიგზავნოთ კანონით დადგენილ ვადაში...“,

"გთხოვთ, გამოგვიგზავნოთ ჩვენს მისამართზე სათანადოდ შესრულებული ასლი...".

რეკვიზიტები "მონიშნე აპლიკაციების არსებობის შესახებ"

როგორც უკვე დავადგინეთ, დოკუმენტების სამოტივაციო წერილში მთავარია დანართები. ამიტომ, ჩვენ განსაკუთრებულ ყურადღებას მივაქცევთ ამ კონკრეტული რეკვიზიტის დიზაინის საკითხს. განურჩევლად იმისა, თუ როგორ არის განაცხადის ფორმატირება, ბიზნეს პრაქტიკა მოითხოვს წერილს თანდართული დოკუმენტების სრულ ჩამონათვალს, თითოეულ მათგანში ასლების და ფურცლების რაოდენობის მითითებით. ამ ინფორმაციის გარეშე სამოტივაციო წერილი ყოველგვარ მნიშვნელობას დაკარგავს.

ასე რომ, როდესაც გაგზავნილი დოკუმენტები უკვე მოხსენებულია წერილის ტანში, მათი სახელების ხელახლა ჩამოთვლას აზრი არ აქვს. საკმარისია მიუთითოთ ფურცლებისა და ასლების რაოდენობა. იხილეთ მაგალითი 1.

მაგალითი1

ტექსტის ფრაგმენტი და შენიშვნა განაცხადის არსებობის შესახებ (აპლიკაციის სახელი მითითებულია წერილის ტექსტში)

თუ განცხადება არ არის მითითებული წერილის ტექსტში, რაოდენობრივი მონაცემების გარდა, უნდა მიუთითოთ მისი დასახელება. თუ პაკეტი შეიცავს რამდენიმე დოკუმენტს, დანართები დანომრილია. იხილეთ მაგალითი 2.

კოლაფსი

მაგალითი2

ტექსტის ფრაგმენტი და ნიშანი, რომელიც მიუთითებს განაცხადის არსებობაზე (აპლიკაციის სახელი მითითებულია ნიშანში, რომელიც მიუთითებს მის ხელმისაწვდომობაზე)

კოლაფსი

მიუხედავად იმისა, რომ GOST R 6.30-2003 აცხადებს, რომ როდესაც ჩამოთვლილია მრავალი განაცხადი ნიშანში მათი არსებობის შესახებორწერტილამდე განმაზოგადებელი სიტყვა არის მხოლობით რიცხვში „დანართი:“ ასეთ შემთხვევებში მაინც გირჩევთ დაწეროთ ის მრავლობით რიცხვში „დანართები:“ როგორც მაგალით 2-ში ვაჩვენეთ.

ჯერ ერთი, ეს სწორია რუსული ენის წესების თვალსაზრისით. და მეორეც, თავად ამ GOST-ის შემქმნელებმა მოგვიანებით "გამოასწორეს თავი", როდესაც მათ მეთოდოლოგიურ რეკომენდაციებში დაიწყეს განმარტებების მიცემა მის გამოყენებასთან დაკავშირებით. იხილეთ ციტატები ამ ორი დოკუმენტიდან ქვემოთ. მაგრამ ბევრი ადამიანი ჯიუტად აგრძელებს სიტყვის "განაცხადის" დაწერას მხოლობით რიცხვში, თუნდაც მას მოჰყვეს რამდენიმე დოკუმენტის სია. ნუ გააკეთებთ ამას და ჩვენ ავუხსენით რატომ.

დოკუმენტის ფრაგმენტი

კოლაფსი

GOST R 6.30-2003 "ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. მოთხოვნები დოკუმენტის მომზადებისთვის"

3.21. ...თუ წერილს აქვს დანართი, რომელიც არ არის დასახელებული ტექსტში, მაშინ მიუთითეთ მისი დასახელება, ფურცლების რაოდენობა და ასლების რაოდენობა; თუ არსებობს რამდენიმე განაცხადი, ისინი დანომრილია:

დოკუმენტის ფრაგმენტი

კოლაფსი

ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაცია. დოკუმენტაციის მოთხოვნები. GOST R 6.30-2003 განხორციელების სახელმძღვანელო მითითებები

3.16. ...თუ წერილს აქვს დანართი, რომელიც არ არის დასახელებული, მაშინ მიუთითეთ მისი დასახელება, ფურცლების რაოდენობა და ასლების რაოდენობა, თუ არის რამდენიმე დანართი, ისინი დანომრილია:

ასევე არსებობს შეუსაბამობები ასოს ტანში სიტყვა „დანართის“ ჩაწერის შესახებ:მცირე ან დიდი ასოებით, "არა" ნიშნით ან მის გარეშე. ფაქტია, რომ სამოტივაციო წერილის ტექსტში თანდართული დოკუმენტის დასახელება შეგიძლიათ სხვადასხვა გზით მიუთითოთ; შეადარეთ თქვენთვის მაგალით 3-ის გადახედვით: მეორე შემთხვევაში, მიზანშეწონილია ფრჩხილებში მიუთითოთ, რომ დოკუმენტი არის განაცხადი, ხოლო შემდგომ შემთხვევებში ჩვენ ვაჩვენებთ, თუ როგორ შეიძლება ამის გაკეთება სხვადასხვა გზით. ყველა ვარიანტი სწორია, უბრალოდ მნიშვნელოვანია წერილში ერთგვაროვნების შენარჩუნება. და კიდევ უკეთესია აირჩიოთ და დააფიქსიროთ ერთი ვარიანტი თქვენი ორგანიზაციის ოფისის მენეჯმენტის ინსტრუქციებში (ან სხვა ადგილობრივ რეგულაციებში მსგავსი საკითხების შესახებ), მაშინ იქნება ერთგვაროვნება ყველა დოკუმენტში და ნაკლები დაბნეულობა იქნება შემსრულებლებისთვის.

მაგალითი3

აპლიკაციის სახელის მითითების სხვადასხვა გზა წერილის სხეულში

კოლაფსი

შეკრული განაცხადისთვის ფურცლების რაოდენობა არ არის მითითებული (მაგალითი 4).

მაგალითი4

შეკრული განაცხადის აღწერა

კოლაფსი

როდესაც იმდენი დანართია, რომ უფრო მოსახერხებელია მათი ცალკე ფურცელზე ჩამოთვლა (მას დაერქმევა „წერილის დანართების ინვენტარი დათარიღებული... არა...“), საკმარისი იქნება ასეთზე მითითება. ინვენტარი წერილში (მაგალითი 5).

მაგალითი5

თუ ამდენი აპლიკაციაა, რომ უფრო მოსახერხებელია მათი ცალკე ინვენტარში ჩამოთვლა

კოლაფსი

თუ თქვენს წერილს დაურთოთ სხვა წერილი, რომელსაც აქვს საკუთარი დანართი, ამის შესახებ უნდა აცნობოთ ადრესატს (მაგალითი 6).

მაგალითი6

წერილის დანართს აქვს თავისი დანართი

კოლაფსი

და ბოლოს, თუ თქვენი წერილი მიმართულია ერთდროულად რამდენიმე ორგანიზაციას, ხოლო დანართი მიმართულია მხოლოდ ერთ მათგანს (სხვები წერილს მხოლოდ განსახილველად იღებენ), ეს ასევე უნდა აღინიშნოს (მაგალითი 7).

მაგალითი7

დანართი ეგზავნება მხოლოდ ერთ ელფოსტის მიმღებს რამდენიმედან

კოლაფსი

დანართების არსებობის შესახებ შენიშვნა მოთავსებულია წერილის ტექსტის ქვემოთ და ხელმოწერის ზემოთ. ჩვეულებრივ, ეს დისტანციები (შეწევა) მზადდება იდენტური და ტოლია დაახლოებით 2-3 სტრიქონის მანძილით (ეს ნათლად არის ნაჩვენები მაგალითში 9-ის მთელი ასოს დიზაინის მაგალითზე).

როგორც წესი, თუ დოკუმენტს აქვს დანართები, მაშინ მასზე მოთავსებულია ნიშანი, რომელიც მიუთითებს მათ არსებობაზე ტექსტის ქვემოთ და ხელმოწერის ზემოთ, ხოლო თანდართულ დოკუმენტებზე (თითოეული პირველი ფურცლის ზედა მარჯვენა ნაწილში) წერია, დოკუმენტი, რომლის დანართია (დანართის ნომრის აღნიშვნით, თუ არის რამდენიმე), როგორც მაგალითში 8.

მაგალითი8

განაცხადის ნომერი და ძირითადი დოკუმენტის მონაცემები განაცხადის 1 ფურცელზე

კოლაფსი

მაგრამ სამოტივაციო წერილს აქვს გაგზავნილი დოკუმენტების აღრიცხვის ფუნქცია, რომელიც მოქმედებს როგორც კონვერტში არსებული დანართების ერთგვარი ინვენტარიზაცია, იგზავნება წერილში დასახელებული დოკუმენტები. თუ წერილს განსხვავებული ფუნქცია ჰქონდა (მაგალითად, ეს იყო შეთავაზება, ხელშეკრულების გაფორმების შეთავაზება და შემოთავაზებული თანამშრომლობის პირობების ჩამოთვლა), მაშინ მისი მნიშვნელობით "გასაღები" დოკუმენტი იქნებოდა წერილი და თანდართული დოკუმენტები მხოლოდ დაეხმარება მას თავისი ფუნქციის შესრულებაში. მაგრამ ჩვენ ვსაუბრობთ სამოტივაციო წერილზე და ამ შემთხვევაში არ უნდა „გააფუჭოთ“ გაგზავნილი დოკუმენტები „კონვერტში შიგთავსის ინვენტარის შესახებ“ - ე.ი. არ არის საჭირო მათზე ასეთი ნიშნის დადება!

სამოტივაციო წერილი არის საქმიანი წერილის ტიპი, რომელიც თან ერთვის გაგზავნილ დოკუმენტებს, ბიზნეს წინადადებებს და რეზიუმეს.

სამოტივაციო წერილის შედგენა არ არის სავალდებულო მოთხოვნა საოფისე მუშაობისთვის, მაგრამ სასურველია გამგზავნისთვის, რადგან ის შეიცავს მთელ რიგ საჭირო დეტალებს:

1. გამგზავრების თარიღი, რომელიც საჭიროების შემთხვევაში დაადასტურებს დოკუმენტების დროულად გაგზავნას;
2. გაგზავნილი დოკუმენტების სია, რომელიც საშუალებას მოგცემთ თვალყური ადევნოთ მათ ხელმისაწვდომობას მიმღებამდე;
3. მიმღებს მოეთხოვება დაარეგისტრიროს იგი საკუთარ თავთან, რაც საშუალებას აძლევს მას გააკონტროლოს შესრულების დრო.

მიღების შესახებ უსაფრთხოდ რომ იყოთ, დოკუმენტების პაკეტი შეიძლება გაიგზავნოს რეგისტრირებული ფოსტით, რაც გარანტიას იძლევა მიმღების პირადი ხელმოწერის გარანტიას.

როგორ სწორად დავაფორმოთ სამოტივაციო წერილი, ნიმუშის შედგენა

• შესავალი, რომელშიც მითითებულია წერილის სათაური, მისი დანიშნულება, მისამართი ადრესატისადმი;
• ძირითადი ნაწილი, რომელიც შეიცავს წერილის მთავარი იდეის აღწერას;
• დასრულება, სადაც მითითებულია გამგზავნის დეტალები - მისი პოზიცია, სრული სახელი, ხელმოწერა.

სამოტივაციო წერილის ტექსტს არ აქვს სავალდებულო ფორმა, მაგრამ არის გამოუთქმელი წესები:

• დოკუმენტების სამოტივაციო წერილები მოიცავს გაგზავნილი დოკუმენტების ჩამონათვალს;
• რეზიუმეს თანმხლები წერილის ტექსტი უნდა აინტერესებდეს დამსაქმებელს;
• სავაჭრო წინადადების წერილის ტექსტი მყიდველის ყურადღების მიქცევაა.

თქვენ შეგიძლიათ შეადგინოთ სამოტივაციო წერილი ან ფორმაზე, რომელზეც მითითებულია ორგანიზაციის ან ინდივიდის ყველა დეტალი, ან ცარიელ ფურცელზე.

აქ მოცემულია რამდენიმე რჩევა, რომელიც დაგეხმარებათ თქვენი სამოტივაციო წერილის სწორად მოწყობაში:

• გაგზავნილი დოკუმენტების სია უნდა იყოს მხოლობითი - წერილის ტექსტში ან დანართში;
• წერილი და თანმხლები დოკუმენტები იგზავნება ერთი გზით - ქაღალდზე ან ელექტრონულად;
• სათაური „სამოტივაციო წერილი“ არ იწერება სათაური „მიმართულების შესახებ...“.

როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის

სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის - წერილი, რომელშიც მითითებულია გაგზავნილი დოკუმენტები და ზომები, რომლებიც მიმღებმა უნდა გაატაროს ამ დოკუმენტებთან დაკავშირებით.

დოკუმენტებისთვის სამოტივაციო წერილის მომზადებისას, დაიცავით შემდეგი სტრუქტურა:

• სათაურში ჩაწერეთ ადრესატის სრული სახელი და კომპანიის სახელი;
• შემდეგ ჩაწერეთ წერილის თარიღი, გამავალი ნომერი და სათაური;
• ამის შემდეგ ისინი მიმართავენ ადრესატს სიტყვებით „გაგზავნა“, „გაგზავნა“, წარმოადგინოს, რის შემდეგაც ჩამოთვლილია დოკუმენტების დასახელება, მათი ნომრები და თარიღები;
• შემდეგ მიუთითებენ, რა უნდა გაკეთდეს დოკუმენტებთან დაკავშირებით;
• წერილი შეიძლება შეიცავდეს მოთხოვნას დოკუმენტების პაკეტთან დაკავშირებით, მაგალითად, მათი დაბრუნება ან სხვა რამ;
• ამას მოჰყვება განაცხადის შენიშვნები;
• დაასრულეთ სამოტივაციო წერილი გამგზავნის სრული სახელით, თანამდებობით და ხელმოწერით.

სამოტივაციო წერილი ჩვეულებრივ შედგენილია კომპანიის ბლანკზე.

სამოტივაციო წერილის ნიმუშის ფორმატი

სამუშაოს დასახელება
კომპანიის სახელი
სრული სახელი
თარიღი ref.N

ძვირფასო ________________!

ჩვენ გამოგიგზავნით _________________ დოკუმენტებს (დოკუმენტის დასახელება, ნომერი და თარიღი) ______-ით (მითითებულია დანართები). შემდეგი ინსტრუქციები მიუთითებს იმაზე, თუ რა უნდა გაკეთდეს ამ დოკუმენტებთან.

აპლიკაციები:

დანომრილი სიაში მითითებულია დოკუმენტების სახელები, ასლების რაოდენობა და ფურცლების საერთო რაოდენობა.

გამგზავნის პოზიცია ________

ხელმოწერა ________________

ინიციალები, გვარი _______________

როგორ სწორად დავაფორმოთ სამოტივაციო წერილი რეზიუმესთვის. ნიმუში

რეზიუმეს სამოტივაციო წერილში გამომგზავნი აწვდის ინფორმაციას მისი პროფესიული თვისებების, წარმატებებისა და მისი პიროვნების საუკეთესო ასპექტების შესახებ. ეს ყველაფერი მიზნად ისახავს დამსაქმებლის დაინტერესებას.

მაგალითად, შეგიძლიათ თქვენი რეზიუმეს სამოტივაციო წერილი ასე ჩამოაყალიბოთ:

• დოკუმენტის სათაურში მითითებულია კომპანიის სრული სახელი, პერსონალის წარმომადგენლის ან დირექტორის თანამდებობა და კომპანიის დასახელება.
• შემდეგ მიჰყვება მისამართი: "დილა მშვიდობისა!" ან "გამარჯობა!".
• შემდეგ უნდა დაიწეროს რა თანამდებობის დაკავება სურს განმცხადებელს და როგორ გახდა ცნობილი. თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეეხოთ კომპანიის დადებით ასპექტებს.
• შემდეგ უნდა აღვნიშნო, რატომ აირჩიეს ეს კომპანია, აღწერო შენი თვისებები პროფესიაში და სხვა სასარგებლო ცოდნა.
• მაშინ მადლიერება უნდა გამოხატოთ წერილზე ყურადღებისთვის.
• დასასრულს, ისინი გამოხატავენ პატივისცემას, მიუთითებენ სრულ სახელს და კონტაქტის მეთოდს.

რეზიუმეს სამოტივაციო წერილის დაწერის ნიმუში

გამარჯობა, ძვირფასო _____________ (მიმართავს სახელით ან სახელით და პატრონიმით)!

ვებგვერდზე (მიუთითეთ ვაკანსიის შესახებ ინფორმაციის წყარო) გავარკვიე, რომ ვაკანსია _______ ხელმისაწვდომია.

კანდიდატისთვის წარმოდგენილი პირობების გათვალისწინებით, დავასკვენი, რომ შემიძლია ამ პოზიციაზე მუშაობა თქვენს კომპანიაში, იმის გათვალისწინებით, რომ მაქვს გამოცდილება ამ სფეროში.

ხელფასის დონე, რომელზედაც მე ვაცხადებ, არის _________.

ჩემი პროფესიული მიღწევების დეტალები მოცემულია ჩემს რეზიუმეში. მოხარული ვიქნები, რომ შეგხვდეთ და დეტალურად მოგიყვეთ თქვენი სამუშაო გამოცდილების შესახებ პირად კომუნიკაციაში. შეგიძლიათ დამიკავშირდეთ _______ (კონტაქტები მითითებულია).

გმადლობთ ყურადღებისთვის და დროისთვის.

პატივისცემით, (მიუთითეთ სრული გვარი, სახელი, პატრონიმი).

როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი გაყიდვების შეთავაზებისთვის

სავაჭრო წინადადების სამოტივაციო წერილი შეიცავს თანამშრომლობის მოწვევის მოკლე ფორმას. იგი შედგენილია, თუ თავად სავაჭრო შეთავაზებას აქვს დიდი მოცულობა.

• დაიწყეთ წერილის წერა კომპანიის წარმომადგენელთან დაკავშირებით.
• შემდეგ ისინი აღწერენ კომპანიას, მის შეთავაზებას, თუ როგორ იქნება ერთობლივი მუშაობა ორმხრივად მომგებიანი და კონტაქტები.
• დაასრულეთ წერილის დაწერა პატივისცემის გამოხატვით და გამომგზავნის კოორდინატების მითითებით.

სამოტივაციო წერილის ნიმუში გაყიდვის წინადადებისთვის

შუადღე მშვიდობისა, ძვირფასო ___________ სახელი, პატრონიმი!

მოხარული ვარ, რომ მოგესალმოთ კომპანიაში (კომპანიის დასახელება), ქვემოთ აღწერილია კომპანიის საქმიანობის სახე. ჩვენ გამოგიგზავნით თქვენთან ჩვენი პარტნიორობის პირობებს თქვენი განსახილველად.

ჩვენი შეთავაზება:

• წინადადების ძირითადი მახასიათებლების ჩამოთვლა.
• დანართები შეიცავს (თანდართული დოკუმენტების სიას).
• მოხარული ვიქნებით ვუპასუხოთ კითხვებს მისამართზე (მიუთითეთ საკონტაქტო ინფორმაცია).

პატივისცემით,
გამგზავნის პოზიცია
გვარი, სახელი

მიზანშეწონილია შეადგინოთ სამოტივაციო წერილი საქმიანი წინადადებისთვის კომპანიის ბლანკზე.

კომპანიებში ან სამთავრობო უწყებებში დოკუმენტების გაგზავნისას გარკვეული ნიმუშის სამოტივაციო წერილის შედგენა არჩევითი, მაგრამ სასურველი ნაბიჯია. იმის შესახებ, თუ როგორ სწორად შეიმუშაოთ ასეთი დოკუმენტის სწორი ფორმა და მასთან მუშაობის ზოგიერთი ნიუანსი - ახლავე.

დოკუმენტი შედგენილია ნებისმიერი ფორმით, რადგან არ არსებობს ერთიანი შაბლონი. მთავარი მიზანია მიმღებს მიაწოდოს სწორი წარმოდგენა იმის შესახებ, თუ რა დოკუმენტები გაიგზავნა და, რაც მთავარია, რა არის გამგზავნის მიზანი.

მიუხედავად იმისა, რომ კომპანიას ოფიციალურად არ მოეთხოვება სამოტივაციო წერილების დაწერა, ბიზნეს დოკუმენტების ნაკადში ეს საკმაოდ კარგად ჩამოყალიბებული ნორმაა, რომელიც უნდა დაიცვას. ეს საშუალებას გაძლევთ გადაჭრას რამდენიმე პრობლემა ერთდროულად:

1. უპირველეს ყოვლისა, ის შეიცავს გამგზავნის ძირითად განმარტებებს, რომლებიც მას სურს მიაწოდოს ადრესატს. ამ შემთხვევაში, ეს მნიშვნელოვანია, რადგან საქმიანი მიმოწერა არის არაპირდაპირი კომუნიკაცია, რომელიც უნდა იყოს ძალიან ნათელი ორივე მხარისთვის.
2. სამოტივაციო წერილი ასევე შეიცავს დოკუმენტების ჩამონათვალს - ფაქტობრივად, თავად სია ასახავს გაგზავნილი დოკუმენტების სრულ სახელს და რაოდენობას. ეს გამორიცხავს რეგისტრაციის დროს შესაძლო შეცდომებს.
3. დოკუმენტების ნუსხის მითითებით შესაძლებელია თავიდან აიცილოთ გარკვეული სირთულეები დაკარგვის შემთხვევაში მათი აღდგენისას. გარდა ამისა, იგი მიუთითებს გამავალი და შემომავალი დოკუმენტის ნომრებზე, რისი წყალობითაც შეგიძლიათ მარტივად იპოვოთ ისინი და აკონტროლოთ მოძრაობის მიმართულება.
4. და ბოლოს, ადრესატი, რომელმაც მიიღო არა მხოლოდ დოკუმენტები, არამედ თანდართული წერილიც, შეძლებს სწრაფად გაიგოს გამგზავნის სურვილების არსი და სწრაფად უპასუხოს მათ სიტუაციის შესაბამისად.

აქედან გამომდინარე, შეგვიძლია ვთქვათ, რომ დოკუმენტებისთვის სამოტივაციო წერილის კომპეტენტურად მომზადება, საკუთარი უნიფორმის ნიმუშების შექმნა პროცესის ერთგვაროვანი გახადისთვის, თავად გამგზავნის ინტერესებშია.

სამოტივაციო წერილის ნიმუში 2019

იმისდა მიუხედავად, რომ არ არსებობს ასეთი დოკუმენტის დამტკიცებული ფორმა და თითოეულ ორგანიზაციას აქვს უფლება განსაზღვროს როგორ შეადგინოს იგი, არსებობს ზოგადად მიღებული წესები, რომლებიც უნდა დაიცვან.

1. "სათაურში", ჩვეულებისამებრ, მითითებულია ადრესატის ("დან...") და გამგზავნის ("დან...") სრული ოფიციალური სახელები.
2. შემდეგ მოდის შენიშვნა ნომრის შესახებ, რომლითაც წერილი რეგისტრირებულია გამგზავნის კომპანიაში.
3. შემდეგ მოდის დოკუმენტის რეალური ტექსტი. ძალიან მნიშვნელოვანია ფრაზის სწორად დაწყება. ამ შემთხვევაში არის 3 ვარიანტი:

• "ჩვენ გამოგიგზავნით"– იმ შემთხვევებისთვის, როდესაც დოკუმენტაცია ეგზავნება იმავე კომპანიებს (მაგალითად, კონტრაგენტებს);
• "წარმოგიდგენთ"– წერილი იგზავნება საგადასახადო სამსახურში, სასამართლოებში, სათაო ოფისში – ე.ი. ყველა დაწესებულება, რომელსაც აქვს უმაღლესი თანამდებობა;
• "ჩვენ გამოგიგზავნით"– თუ ჩვენ ვსაუბრობთ დოკუმენტებზე, რომლებიც, პირიქით, იგზავნება დაქვემდებარებულ განყოფილებებში (მაგალითად, განყოფილებები, იმავე კომპანიის ფილიალები).

1. გაგზავნის მიზნის აღწერის შემდეგ, თქვენ უნდა წარმოადგინოთ დოკუმენტების სრული სია (ინვენტარი), რომელიც შეიძლება მოხერხებულად იყოს წარმოდგენილი ცხრილის სახით. ის უნდა შეიცავდეს შემდეგ სვეტებს:

• დოკუმენტის სრული სათაური;
• ასლების რაოდენობა;
• საჭიროების შემთხვევაში, ასევე მითითებულია, თუ რა ფორმით გაიგზავნა დოკუმენტი - ორიგინალი თუ ასლი (დამოწმებული თუ დაუმოწმებელი).

1. ცხრილის ბოლოს მითითებულია სამოტივაციო წერილთან ერთად გაგზავნილი დოკუმენტების საერთო რაოდენობა.
2. ბოლოს მითითებულია დანართი, რომელშიც ჩამოთვლილია დამატებითი დოკუმენტები, ასეთის არსებობის შემთხვევაში ასევე ეგზავნება ადრესატს. მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ სიტყვა "დანართი" იწერება მხოლობით მხოლოდ მაშინ, როდესაც არსებობს მხოლოდ ერთი დოკუმენტი. თუ დოკუმენტები მრავლობითია, მაშინ იწერება "დანართები". დოკუმენტის სათაურთან ერთად მოცემულია:

• დოკუმენტის მიღების თარიღი;
• გაგზავნილი ასლების საერთო რაოდენობა;
• თითოეულ დოკუმენტში გვერდების რაოდენობა (ჩაწერილია ფურცლების საერთო რაოდენობა ყველა ასლისთვის);
• საჭიროების შემთხვევაში, მიუთითეთ firmware-ის საჭიროება.

სამოტივაციო წერილს ხელს აწერს არა მხოლოდ გენერალური დირექტორი, არამედ შესაბამისი უფლებამოსილი პირი, მიუხედავად მისი ფორმატისა. ხელმოწერას ტრადიციულად ათავსებს თანამშრომელი, რომლის საქმიანობა პირდაპირ კავშირშია გაგზავნილ დოკუმენტებთან:

1. გენერალური დირექტორი ან ფილიალის ან განყოფილების ხელმძღვანელი ხელს აწერს ზოგად დოკუმენტებს, რომლებიც ეხება მთელ კომპანიას, ასევე განსაკუთრებული მნიშვნელობის დოკუმენტებს (მაგალითად, წლიურ ანგარიშებს, რომლებიც იგზავნება სათაო ოფისში).
2. მთავარი ბუღალტერი ხელს აწერს წერილებს, რომლებიც თან ახლავს ფინანსურ დოკუმენტებს - ჩვეულებრივ, ისინი იგზავნება საგადასახადო ოფისში.
3. კომპანიის შიდა ადვოკატი აგზავნის სამოტივაციო წერილებს იმ დოკუმენტების შემთხვევაში, რომლებიც დაკავშირებულია, მაგალითად, სასამართლო პროცესებთან, პოტენციურ კონტრაგენტებთან ხელშეკრულებების დადებასთან და ა.შ.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ. იმ შემთხვევებში, როდესაც ვსაუბრობთ იმავე ტიპის დოკუმენტების მასობრივ განაწილებაზე (მაგალითად, კონტრაქტორებთან ერთი და იმავე ტიპის რამდენიმე ინვოისი ან კონტრაქტი), შეგიძლიათ დააკავშიროთ ისინი ერთ ჯგუფში და დაწეროთ ფურცლების საერთო რაოდენობა ყველა ეგზემპლარში ერთდროულად. .

როგორ დავრეგისტრირდეთ სამოტივაციო წერილი

მნიშვნელოვანია დაიცვან ბიზნეს ეტიკეტის თავისებურებები სამოტივაციო წერილების დიზაინის კუთხით - უპირველეს ყოვლისა, უმჯობესია გამოიყენოთ იგივე ნიმუში, დოკუმენტის შაბლონი და მას ხელი მოაწეროს გამგზავნმა იმავე პირმა, რომლის ხელმოწერაც არის. თავად წერილზე.

ის იგზავნება რუსული ფოსტით ან პირადი ფოსტით - როგორც წესი, უმჯობესია ამის გაკეთება რეგისტრირებული ფოსტით. უნდა შეიყვანოთ გადაზიდვის ნომერი, რომელიც აღირიცხება გამგზავნი კომპანიის საბუთების ნაკადის ჟურნალში. ამ მისამართის ნომრის ქვეშ ის აყენებს საკუთარ ნომერს - და ამით დაბნეულობის რისკი მნიშვნელოვნად მცირდება.

როგორც წესი, სამოტივაციო წერილი მზადდება მინიმუმ 2 ეგზემპლარად - 1 ადრესატისთვის, 1 გამომგზავნისთვის. ასეთი დოკუმენტი ინახება გარკვეული პერიოდის განმავლობაში, რომლის მიზანშეწონილობა და ხანგრძლივობა განისაზღვრება თავად კომპანიის მიერ. როგორც წესი, კომპანიების თანამედროვე დოკუმენტების მენეჯმენტში, ყველა დოკუმენტს აქვს სარეზერვო ასლები ელექტრონული ფორმით - ეს საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ ისინი და უსაფრთხოდ შეინახოთ ისინი საჭიროებამდე.

რეაგირების დრო

რაც შეეხება პასუხის დროს, ეს ნაკლებად მკაფიო კითხვაა. ერთის მხრივ, არსებობს ზოგადი წესი, რომლის თანახმად, ნებისმიერი მიმართვის განხილვის დრო სამთავრობო უწყებებში, ასევე ფირმებს, კომპანიებს, საზოგადოებრივ გაერთიანებებს არ უნდა აღემატებოდეს. 1 თვე, ე.ი. 30 კალენდარული დღე. ვადის ათვლა იწყება მიმოწერის ადრესატამდე მისვლის მომდევნო სამუშაო დღეს.

მეორეს მხრივ, პრაქტიკაში ძალიან ხშირად ჩნდება შემთხვევები, როდესაც გამგზავნი ელის ადრესატისგან მის მოთხოვნაზე რაც შეიძლება სწრაფად რეაგირებას. შემდეგ ცალკე უნდა ჩაწეროთ შემდეგი მოთხოვნა, მაგალითად: „გთხოვთ, ხელი მოაწეროთ საჭირო დოკუმენტებს და გასცეთ არსებითი პასუხი 7 სამუშაო დღის ვადაში“. თუ ჩვენ ვსაუბრობთ ფილიალზე, სტრუქტურულ ერთეულზე, რომელიც უშუალოდ ექვემდებარება გამგზავნის, ფორმულირება უფრო კატეგორიულია: ”პასუხის ბოლო ვადაა 3 სამუშაო დღე ამ სამოტივაციო წერილის მიღების შესახებ ოფიციალური შეტყობინების დღიდან”.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ. თუ კომპანიებს შორის დადებული ხელშეკრულება თავდაპირველად განსაზღვრავს პრეტენზიების განხილვისა და შესაძლო უთანხმოების წინასწარი მოგვარების გარკვეულ პროცედურას, აუცილებელია ასეთი ხელშეკრულებების ტექსტიდან გამომდინარე. ტექსტის მაგალითი მოცემულია ქვემოთ.

შენახვის პროცედურა

სამოტივაციო წერილები ეხება ორგანიზაციის პირად დოკუმენტებს, რომელთა შინაარსი მას შეუძლია თავისი შეხედულებისამებრ გაამჟღავნოს ან კლასიფიცირება მოახდინოს (ეს ეხება როგორც შემოსულ, ისე გამავალ დოკუმენტებს). ამიტომ, შენახვის კონკრეტული მეთოდის არჩევანი დამოკიდებულია მენეჯმენტის გადაწყვეტილებაზე.

ზოგადად, შემდეგი წესები დაცულია:

1. ვინაიდან მთავარი იურიდიული მნიშვნელობა არა თავად სამოტივაციო წერილი და მისი ნიმუშია, არამედ ის დოკუმენტები, რომლებსაც მას წინ უძღვის, მთავარი ყურადღება ექცევა მათ უსაფრთხოებას.
2. ყველა დანართის (ანუ თავად დოკუმენტების) ჩამორთმევის შემდეგ, შენახვის ვადა განისაზღვრება ინდივიდუალურად.
3. ზოგიერთ შემთხვევაში, კომპანიები ქმნიან სპეციალურ „სამოტივაციო წერილებს“ საქაღალდეს, რომელშიც ათავსებენ შესაბამის დოკუმენტაციას. ეს ვარიანტი განკუთვნილია მცირე ზომის კომპანიებისთვის, რომლებსაც აქვთ დოკუმენტების მცირე ნაკადი.
4. თუ დოკუმენტების ნაკადი ძალიან დიდია და კომპანიას აქვს რამდენიმე ფილიალი, მაშინ დგება საქმეების სპეციალური ნომენკლატურები - ე.ი. ზოგადი დანიშნულებით დაჯგუფებული დოკუმენტების სიები, მაგალითად, „მიწოდების ხელშეკრულებები“, „იჯარის ხელშეკრულებები“, „სასამართლო“ და ა.შ.

ამრიგად, საუკეთესო ვარიანტია შექმნათ სამოტივაციო წერილების საკუთარი ნიმუში დოკუმენტებისთვის და მოაწყოთ მათი შენახვის სისტემა, რომელიც ადეკვატურია კომპანიის დოკუმენტების ნაკადის მოცულობისთვის.