자동화된 문서 관리 시스템. 사무 자동화 및 전자 문서 관리 시스템

파벨 바스카코프,모스크바 RosLogistics IT 부서 책임자

• 기업에서 문서 흐름을 자동화하는 방법
• 시스템을 구현하기에 가장 좋은 시기 전자문서관리
• 해결될 3가지 문제

몇 년 전 기업의 문서 흐름 자동화모든 곳에서 구현되지 않았습니다. 주로 대규모 조직. 최근 2년 사이에는 중소기업도 이런 소프트웨어에 관심을 갖게 됐다. 시스템은 더욱 기능적이고 사용하기 쉬워졌습니다. 스트림 데이터 입력 기능이 나타났습니다. 최신 산업용 스캐너와 소프트웨어 세트로 구성된 세트를 사용하면 몇 분 안에 종이 문서를 인식하여 전자 문서로 변환하고 색인을 생성할 수 있습니다. 키워드분류하고.

전자문서관리시스템을 도입하기 가장 좋은 시기

직원이 문서를 검토하는 데 오랜 시간이 걸리거나(이로 인해 거래가 결렬될 수 있음) 회사 내에서 분실된 경우(파일 및 종이 사본 모두에 적용됨) 기업의 문서 흐름 자동화를 고려해야 합니다. 일반적으로 기업은 직원 수가 100명에 도달하고 법무 부서에서 최소 2명의 전문가를 고용하는 경우 문서 자동화 시스템을 구현해야 합니다(참조: 어떤 문제를 해결합니까?기업의 문서 흐름 자동화).

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1. 늘어난 문서 처리량. 몇 년 전만 해도 무기한 계약을 맺는 것이 일반적인 관행이었습니다. 장기 계약. 그러나 그러한 계약은 다양한 비즈니스 위험과 연관되어 있었습니다. 오늘날 계약은 더 짧은 기간 동안 체결되는 경우가 많습니다. 따라서 서명이 필요한 새 문서의 수가 여러 번 증가합니다.
2. 상대방에 대한 통제가 강화됩니다. 기업은 부도덕한 거래상대방의 과실로 인한 금전적 피해의 위험을 줄이기 위해 노력합니다. 오늘날, 헌장부터 서명 샘플까지 최대 정보를 포함하여 각 파트너에 대한 견고한 서류가 작성됩니다.
3. 거래 체결 시 구매자와 고객에 대한 데이터를 수집합니다. 이전에는 공급업체가 거래 보증으로 선불 또는 선불을 요구했습니다. 이제 금융수단은 법적 수단으로 대체되고 있습니다. 오늘날의 시장은 고객의 시장입니다. 배송 시에만 비용을 지불하는 데 동의하는 고객이 점점 더 많아지고 있습니다. 그리고 거래의 모든 단계에 대한 법적 등록은 일종의 지불 보증이 됩니다.

기업의 문서 흐름 자동화를 준비하는 방법

첫 번째 단계는 문서 관리 워크플로를 계획하는 것입니다. 일반적으로 이 작업은 회사의 법무 부서에서 수행합니다. 전자문서관리시스템 구축을 준비할 때에는 생성, 승인, 승인, 실행, 폐기 등 문서유통의 모든 단계를 고려해야 합니다. 문서를 승인할 때와 배포할 때 정보에 대한 접근 권한과 통지 시스템을 결정하는 것이 중요합니다.

문서 자동화 시스템을 시작하기 위한 첫 번째 단계는 문서 작업 절차를 준비하는 것입니다. 절차는 프로세스에 참여하는 모든 참가자의 서명을 숙지하고 정확하게 따라야 합니다. 확립된 질서. 프로젝트 초기 단계에서는 회사의 첫 번째 사람에 따라 많은 것이 달라집니다. 총책임자의 임무는 직원의 절차를 엄격하게 준수하도록 요구하는 것입니다. 전자문서관리시스템에 입력되지 않고 합의되지 않은 문서에는 서명을 해서는 안 됩니다.

구현 중에 일부 직원은 시스템 작업이 불가능한 이유에 대해 동일한 유형의 변명을 내며 힘을 얻기 위해 절차를 시도할 수 있습니다. 문서를 입력하는 데 시간이 오래 걸리고 프로그램이 고유한 비즈니스에 적용되지 않습니다. 기업의 계획. 이러한 문제는 회사가 이전에 잘못된 계약을 작성했기 때문에 발생합니다. 이 단계에서 총괄이사이해하는 것이 중요합니다. 전자 시스템은 1년 넘게 개발되었으며 두 번 이상의 구현을 거쳤습니다. 따라서 발생하는 문제에도 불구하고 다음을 수행하는 것이 중요합니다. 새로운 주문모든 사람에게 필수이며 조금 후에 로컬에서 최적화를 시작할 것입니다.

다시 한 번 강조하겠습니다. 총괄 이사가 직접 구현을 제어해야 합니다. 결과에 대한 통제를 보안 서비스나 법무 부서에 위임하면 프로젝트가 실패로 끝날 위험이 있습니다. 동시에 법무 부서구현 프로세스를 관리하고 시기와 비용을 제어할 수 있다는 점을 신뢰할 수 있습니다. 직원들이 프로젝트를 제 시간에 완료하도록 장려하려면 보너스 시스템을 개발하세요. 보상은 시스템이 예산을 초과하지 않고 제 시간에 계획된 용량에 도달한 경우에만 지급되어야 합니다.

프로젝트 구현 기간.자동화된 문서관리 구현은 회사 규모에 따라 보통 1개월에서 1년 정도 소요됩니다. 이 프로세스는 단계적으로 진행될 수 있습니다. 예를 들어, 첫 번째 단계에서는 회사의 공급업체와 관련해서만 또는 선택한 지점이나 사업부에서만 전자 승인이 시작됩니다(참조: 전자 문서 관리 구현의 각 단계마다 시간이 얼마나 걸리나요?).

기업의 문서 흐름 자동화 단계

1. 출시 단계는 제안서를 준비하고 프로젝트의 타당성을 결정하는 단계입니다. 전체 구현 시간의 10%를 차지합니다.
2. 구현 전 단계 – 시스템 요구사항 수립, 공급업체 선정, 계약 체결, 개발 내부 규정, 팀 준비. 20%의 시간이 소요됩니다.
3. 구현 단계 - 시스템 배포, 구성, 인력 교육, 구현 파일럿 프로젝트. 시간의 40%가 소요됩니다.
4. 계획된 용량에 도달하는 단계는 문서를 대량으로 입력하고 절차 준수 여부를 모니터링하는 것입니다. 30%의 시간이 소요됩니다.

우리 회사에서는 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 과정이 여러 단계로 진행되었습니다. 프로젝트의 시작자이자 "엔진"은 법무 부서였습니다. 구현하기 전에 우리 문서는 다른 많은 회사와 마찬가지로 서면으로 승인되었습니다. 자동화에는 약 5개월이 걸렸습니다. 법률 부서(계약의 전자 승인) 및 운영 부서(운영 프로세스 흐름도 저장, 프로젝트 구현 중에 개발된 문서 조정)를 위한 솔루션이 구현되었습니다. 계획에는 내부 사무실(주문, 지시, 규정) 및 인사 문서 흐름(주문, 재정 동기 관련 문서)의 자동화가 포함됩니다.

올바른 문서 자동화 시스템을 선택하는 방법

러시아 시장은 20개가 넘는 제조업체의 솔루션을 제공하며 그 중 4~5개 업체는 기술적으로 매우 앞선 업체입니다. 다수 소프트웨어 제품- 국내의. 러시아의 전자 문서 관리 시스템 개발자는 국제 기업보다 경쟁력 있는 솔루션을 제공합니다. 시스템을 선택할 때 다음 매개변수를 평가하십시오.

• 연간 총 소유 비용( 표준 용액+ 구현 및 교육 서비스 + 서비스 지원)
• 제품이 최신 상태인지 확인합니다(추가 비용 없이 표준 기술 지원의 일부로 1~2년 이내에 시스템 업데이트).
• 추가 모듈을 쉽고 빠르게 연결할 수 있는 기능(결제 없음) 추가 서비스구현);
• 문서 관리 시스템을 다른 프로그램(메일 클라이언트, 회계 시스템)과 통합할 가능성이 있습니다.

기업 및 클라우드 기술의 문서 흐름 자동화

클라우드 기술을 사용하면 회사 컴퓨터에 문서 관리 시스템을 설치할 수 없으며 데이터는 원격 서버에 저장됩니다. 이러한 기술을 사용하면 라이센스 및 인프라 비용이 크게 절감됩니다. 그러나 심각한 단점도 있습니다. 주로 데이터 보안과 관련이 있습니다. 특히 두 가지 단점에 중점을 둘 것입니다.

1. 많은 계약에는 정보 공개에 대한 처벌을 부과하는 기밀 조항이 있습니다. 회사가 자체 서버에 문서를 저장하는 경우 공개 위험을 완전히 제어할 수 있습니다(예: 적절한 조건을 설정하여) 고용 계약). 이용계약을 체결할 때 클라우드 기술솔루션 제공업체는 일반적으로 개인 정보 보호 위험을 가정하지 않습니다. 이는 계약 내용이 공개되면 서비스 제공자가 아닌 귀하가 재정적 손실을 입게 된다는 것을 의미합니다.

• 클라우드 기술의 적용: 비즈니스에서 가장 어려운 문제

2. 원칙적으로 계약에는 개인정보가 포함됩니다. 연방법 2006년 7월 27일자 "개인 데이터에 관한" No. 152-FZ가 설정됨 특별 주문그러한 정보를 가지고 작업합니다. 따라서 클라우드 기반의 전자문서관리 시스템을 연동할 때 주의할 점은 다음과 같습니다. 개인정보해외를 포함한 제3자에게 통제할 수 없게 양도될 수 있습니다. 이는 클라우드 시스템 사용 계약을 체결할 때 개인 데이터의 보안뿐 아니라 해당 정보가 유출될 경우의 위험 수용에 대해 공급업체와 논의해야 함을 의미합니다.

태블릿에서 문서 작업을 할 가치가 있나요?

안에 작년태블릿 컴퓨터에서 전자 문서 관리 시스템으로 작업하는 것이 유행이 되었습니다. 거의 모든 시스템 공급업체가 자사 제품의 태블릿 버전을 개발했습니다. 그러나 나는 총책임자가 그것에서 일하는 것이 합리적이라고 생각하며 어떤 경우에는 여행하는 직원에게도 적합하다고 생각합니다. 주로 문서에 서명하고 지시를 내릴 때 태블릿 컴퓨터를 사용하는 것이 편리합니다. 계약을 크게 수정하거나 의견을 남기거나 수정 사항을 기록하는 모드로 작업해야 하는 변호사나 프로젝트 관리자에게는 태블릿이 적합하지 않습니다. 이러한 작업은 데스크탑 컴퓨터에서 수행하는 것이 더 빠르고 편리합니다. 내 의견: 태블릿에서 전자 문서 관리 시스템으로 작업하는 기능은 물론 편리하고 아름다운 옵션이지만 필수는 아닙니다.

총감독이 말하다

드미트리 핀추코프,상트페테르부르크의 "Deka" 회사 전무이사

이제 1C의 8번째 버전으로의 전환의 일환으로 관리 보고 및 예산 책정을 자동화하고 통합하는 프로젝트를 시작했습니다. 정보의 정확성을 높이고, 경영 보고를 준비하는 데 드는 인건비와 시간 비용을 줄이고, 승인된 지표의 제어를 단순화하고, 온라인 데이터 사용 가능성을 확대하는 등 여러 가지 목표가 있습니다. 지금은 인쇄하고, 손으로 서명하고, 폴더에 보관해야 하는 많은 서류를 처리해야 합니다. 자동화를 통해 승인된 형태의 경영 보고(손익계산서, 대차대조표, 흐름)을 통합할 수 있습니다. 현금, – "1C" 버전 7.7에서는 회계 프로그램에서 데이터를 다운로드하여 Excel에서만 처리할 수 있었습니다. 또한 자동화를 통해 재무 책임 센터와 예산 항목 간에 비용을 즉시 분배하고, 부서 예산 집행을 분석하여 운영 결정을 내리고, 작업 효과를 온라인으로 평가하고, 개별 항목, 특히 중요한 비용 항목을 자세히 분석할 수 있는 기회도 제공됩니다. 또한 작업 중에 계획된 지표의 달성을 직접 모니터링할 수도 있습니다. 기본 계획 매개 변수를 설정할 때 부서의 계획 지표 및 예산이 승인된 형식으로 1C에 기록됩니다.

엘레나 이바노바,모스크바 전자 사무 시스템 마케팅 이사

전자 문서 관리 시스템을 구현하기 전에 종이 문서 작업이 아무리 잘 수행되더라도 먼저 회사의 비즈니스 프로세스에 대한 사전 프로젝트 연구가 필요하고 두 번째로 매우 상세한 규정이 필요합니다. 문서가 누구로부터 누구에게 전송되는지 이해해야 합니다. 그래야만 시스템이 회사의 비즈니스 프로세스에 적합한지 여부가 명확해집니다.

기업이 아직 자동화를 구현하지 않은 경우 전자 문서 관리로의 전환은 점진적으로 이루어져야 합니다. 처음에는 전자 문서를 종이 문서로 복제하는 것이 좋습니다. 그런 다음 시스템에는 업무 형태의 변화가 직원에게 너무 갑작스럽지 않도록 종이 사본의 이동을 추적할 수 있는 기능이 포함되어야 합니다. 시스템을 구현할 때 고객 회사의 장은 프로세스와 결과를 담당하는 전문가인 프로젝트 관리자를 임명해야 합니다. 가장 중요한 것은 공급업체뿐만 아니라 고객도 시스템 구현에 참여해야 한다는 점을 이해하는 것입니다. 그러면 프로젝트는 성공할 것입니다.

첫째, 시스템이 사전 구성되어 있습니다. 디렉터리가 입력되고 액세스 권한이 설정됩니다(모든 회사에는 특정 직원이나 부서만을 위한 문서가 있습니다). 설정 후 시운전이 이어집니다. 여러 회사의 전문가가 시스템에서 작업하면서 발견된 차이점과 불편사항을 보고합니다. 이 모든 것이 고쳐지고 있습니다. 그런 다음에야 전체 작업이 시작됩니다.

올바른 문서 자동화 시스템을 선택하는 방법

나데즈다 메르쿠리예바,모스크바 1C 제품 홍보 책임자 "1C: Document Flow"

전자문서관리시스템은 2단계로 선정됩니다.

1. 통합업체 선택. 유사한 프로젝트를 완료한 통합업체의 경험과 고객 회사로부터 긍정적인 평가를 받았는지 평가합니다. 그가 제안된 시스템 제조업체의 공식 파트너인지, 그의 전문가가 관련 제품 작업에 필요한 자격 수준을 확인하는 인증서를 가지고 있는지 확인하십시오.
2. 실제로 시스템을 선택합니다. 우선 주의할 점은 주요 특징제품. 이는 회사의 업무에 대한 기능의 준수뿐만 아니라 사용 용이성, 개방성 및 적응성(회사의 특정 요구 사항을 고려하여 시스템을 얼마나 쉽게 사용자 정의할 수 있는지) 등을 의미합니다. 1C: Document Flow 시스템에 대해 이야기하면 1C: Enterprise 8 플랫폼에서 회사에 이미 설치된 제품과 쉽게 통합되며 전문가가 외부 도움 없이 이 문제를 해결할 수 있습니다.

"1C:Enterprise 8.2" 플랫폼의 "1C:문서 흐름"은 웹 클라이언트, 즉 Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, 구글 크롬. 이를 통해 고정식 장치뿐만 아니라 모바일 장치에도 다양한 운영 체제(Microsoft Windows, Linux, MacOS)가 설치된 장치에 제품을 설치할 수 있습니다.

웹 서버를 통한 1C:Enterprise 데이터베이스 연결은 보안 https 프로토콜을 사용하여 수행됩니다. 이 솔루션은 무단 액세스를 방지합니다.

효율성에 관해 이야기하면 기업의 문서 흐름 자동화는 상당한 비용 절감 효과를 제공합니다. 종이 문서의 양이 대폭 줄어들어 비용이 최소화됩니다. 소모품. 직원이 검색하는 데 소요되는 시간 감소 필요한 정보, 생성하다 표준 문서처음부터 다양한 보고서를 작성합니다. 문서 준비 및 승인은 여러 배 더 빠르게 진행되며, 이는 무엇보다도 파트너 측에서 회사에 대한 신뢰를 높여줍니다.

여기에 예가 있습니다. Alliance Energy 회사는 온라인 데이터 교환을 통해 대량의 문서 처리 속도를 높이고 승인 시간을 단축했습니다. 내부 문서. “1C: Document Flow”와 “1C: Accounting 8”을 통합하여 계약상 상호 정산 시간을 단축하고 최단 시간에 대금을 지불할 수 있게 되었습니다. 이제 500명의 사용자가 시스템에서 동시에 작업할 수 있으며, 이로 인해 직원들은 공동 작업을 신속하게 완료하고 논란이 되는 문제를 해결할 수 있습니다.

연방 국영 기업 "이름을 딴 공장. 참마. Sverdlov"는 "1C: 문서 흐름" 구현 덕분에 부서 간 계약 합의 시간을 단축하고 계약 손실 위험을 최소화했으며 문서 준비 시간을 보다 효과적으로 제어하고 완료 시간을 추적할 수 있었습니다. 이 프로세스의 각 단계.

로스로지스틱스
활동 분야: 러시아 전문 통합 물류 서비스
조직 형태: LLC
지역: 본사 – 모스크바; 지점 - 상트페테르부르크, 예카테린부르크, 이르쿠츠크, 노보시비르스크, 로스토프나도누
인원수 : 500명

"CEO"는 당신에 의해, 당신을 위해 만들어졌습니다. 우리와 함께해주셔서 감사합니다

귀하의 훌륭한 작업을 지식 기반에 제출하는 것은 쉽습니다. 아래 양식을 사용하세요

연구와 업무에 지식 기반을 활용하는 학생, 대학원생, 젊은 과학자들은 여러분에게 매우 감사할 것입니다.

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현대 비즈니스 환경에서 운영 효율성은 정보 관리의 효율성과 속도에 크게 좌우됩니다. 정보를 안정적으로 저장하고 정보가 필요한 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 것이 성공적인 협업의 핵심입니다. 전자 문서 관리 시스템을 사용하면 이 문제를 해결하여 효율성과 품질을 크게 높일 수 있습니다. 공동 활동직원.

전자문서관리시스템(전자문서관리시스템)은 서로 연결되어 있습니다. 조직 시스템, 다양한 유형의 문서 및 정보를 관리하기 위한 기술 및 소프트웨어입니다. 이 시스템을 사용하면 전체 과정에 걸쳐 문서를 관리할 수 있습니다. 수명주기: 생성부터 소멸까지.

문서, 정보, 다양한 종류의 데이터 및 기록을 관리하는 것은 조직 작업의 복잡한 프로세스 중 하나입니다. 전자 문서 관리 시스템을 사용하면 이 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 문서 흐름 프로세스의 자동화는 조직이 작업 속도를 크게 높이고 정보 교환과 관련된 손실을 줄이며 관리 시스템의 품질을 전체적으로 향상시키는 데 도움이 됩니다.

전자문서관리시스템의 장점

모든 조직의 직원은 지출을 해야 합니다. 큰 수검색 및 처리 시간 필요한 서류그리고 정보. 일반적으로 이러한 정보의 양은 매일 증가합니다. 문서의 수동 검색 및 처리는 조직에서 많은 문제의 원인이 됩니다.

전자 문서 관리 시스템의 사용은 업무 품질에 큰 영향을 미칩니다. 이러한 시스템은 수동 처리에 비해 여러 가지 장점을 제공합니다.

• 전자문서관리시스템의 주요 장점은 다음과 같습니다.정보 접근 시간 단축
• – 전자 문서 관리를 통해 문서의 종이 이동을 방지할 수 있습니다. 모든 문서는 이메일이나 전자문서관리시스템의 통신수단을 통하여 전송될 수 있습니다.문서 및 정보의 중복 감소
• – 전자 문서 관리 시스템에서는 조직 외부 사용자를 포함하여 승인된 모든 사용자가 하나의 문서 사본을 사용할 수 있습니다.데이터 액세스 단순화
• 문서 및 데이터 저장 최적화– 단일 데이터 저장소로 인해 여러 문서 사본을 저장할 필요성이 줄어듭니다. 전자 문서 관리 시스템을 사용하는 문서 액세스 및 색인 도구를 사용하면 사용자는 필요한 문서 및 기타 정보에 즉시 액세스할 수 있습니다.
• 비즈니스 프로세스 자동화– 전자 문서 관리 시스템에는 특정 문서 처리 프로세스의 구현이 필요합니다. 문서에 대한 작업을 기반으로 비즈니스 애플리케이션을 자동으로 업데이트하고, 새 문서를 생성하고, 내부 및 외부 사용자와의 커뮤니케이션을 설정할 수 있습니다.
• 고객 서비스 품질 향상 c – 필요한 정보에 대한 빠른 접근으로 인해 고객은 문의 사항에 대한 답변을 신속하게 받을 수 있습니다.
• 규율과 업무의 질 향상– 전자 문서 관리 시스템은 직원을 위한 엄격한 규칙과 업무 절차를 설정합니다. 시스템은 직원이 이러한 규칙을 위반하는 것을 허용하지 않습니다. 모든 문서는 시스템에 저장되며 필요한 식별 및 이동 순서가 있습니다. 직원은 지정된 작업을 수행하지 않고는 문서 상태를 변경할 수 없습니다.
• 정보의 재사용– 정보의 전자적 처리 및 저장으로 인해 시스템에 입력된 데이터의 재사용이 가능해집니다. 예를 들어 표준 양식을 작성하거나 보고서를 작성할 때입니다.
• 데이터 품질 개선– 전자 문서 관리 시스템에서는 많은 양식과 문서가 자동으로 작성되므로 오류 위험이 줄어듭니다. 또한 반복되는 문서 확인 및 조정 횟수도 줄어듭니다.
• 문서 및 정보의 보안 강화– 접근 제어 수단을 사용하여 정보 및 문서에 대한 직원의 접근을 엄격하게 제어할 수 있습니다. 유효성 단일 베이스짧은 시간 내에 정보를 보관하고 복원할 수 있습니다.

전자문서관리시스템의 구조는 소프트웨어와 하드웨어 복합체의 관점과 수행되는 기능의 관점에서 생각해 볼 수 있다.

하드웨어 및 소프트웨어 컴플렉스의 관점에서 전자 문서 관리 시스템은 서버, 워크스테이션, 소프트웨어, 네트워크 장비, 시스템의 특정 기능을 수행하도록 설계된 추가 장비 등 일련의 하드웨어 및 소프트웨어 구성 요소로 구성됩니다.

서버는 문서와 정보로 필요한 작업을 수행하도록 설계되었습니다. 서버는 시스템 제공업체와 사용된 운영 기술에 따라 전용 서버일 수도 있고 가상 서버일 수도 있습니다. 또한 서버는 문서 관리 시스템 데이터베이스를 호스팅할 수 있습니다.

워크스테이션은 문서 관리 시스템과 사용자 상호 작용을 제공합니다. 각 워크스테이션문서 및 데이터 관리를 위한 자체 기능 세트가 있습니다.

소프트웨어는 문서 관리에 필요한 일련의 작업을 구현하며 전자 문서 관리 시스템의 기초입니다. 전자문서관리시스템 소프트웨어는 원칙적으로 기능부분, 관리부분, 인터페이스 부분으로 구성된다.기능적인 부분

정보를 관리하고 처리하도록 설계되었습니다. 관리 부분은 필요한 시스템 설정을 제공합니다.인터페이스 부분은 최종 사용자가 액세스할 수 있는 형식으로 정보와 데이터를 제공합니다.

추가 장비

전자문서관리시스템의 다양한 세부 기능을 구현하는 데 필요한 정보입니다. 이러한 장비에는 정보 입력 및 출력 장치, 정보 코딩 및 암호화 시스템 등이 포함될 수 있습니다.

• 시스템 사용자들의 협업과 전자문서관리시스템의 다양한 구성요소들의 상호작용을 위해서는 네트워크 장비가 필요합니다.수행되는 기능 측면에서 전자 문서 관리 시스템의 구조에는 데이터 입력, 색인화, 문서 처리, 액세스 제어, 문서 라우팅, 시스템 통합, 저장 등의 작업을 구현하는 모듈이 포함됩니다.
• 데이터 입력 모듈전자문서관리시스템에 초기정보를 입력하는데 필요한 정보입니다. 이 정보는 종이 문서, 스캐너, 메일, 온라인 양식 등 다양한 소스에서 나올 수 있습니다. 이 모듈은 데이터의 수신 및 초기 처리를 보장합니다.
• 인덱싱 모듈. 데이터 등록 및 체계화 기능을 제공합니다. 이를 통해 전자 문서 관리 시스템은 사용자의 요구에 따라 필요한 문서의 저장 및 검색을 구성할 수 있습니다.
• 문서 처리 모듈. 이 모듈은 사용자들 사이에 정보와 문서의 배포를 보장합니다. 시스템의 각 사용자는 필요한 문서 세트에 대해서만 작업할 수 있습니다.
• 라우팅 모듈문서 작업을 구성하는 데 필요합니다. 이 모듈은 문서 이동 및 처리 규칙을 지정합니다. 문서 흐름 경로를 생성하려면 먼저 문서 흐름 프로세스를 정의해야 합니다.
• 시스템 통합 모듈. 일반적으로 전자 문서 관리 시스템은 다른 관리 시스템(예: CRM, ERP, OLAP 시스템)과 함께 작동합니다. 시스템 통합 모듈은 이러한 시스템 간의 데이터 전송을 보장합니다.
• 문서 및 데이터 저장 모듈. 이 모듈은 문서 데이터베이스의 기능을 구현합니다. 이 모듈은 문서의 저장, 보관, 복구 및 백업을 제공합니다.

전자문서관리시스템의 종류

전자 문서 관리 시스템은 사용되는 기술 유형, 통합 정도 및 적용 범위가 다를 수 있습니다.

사용되는 운영 기술에 따라 네 가지 유형의 전자 문서 관리 시스템을 구분할 수 있습니다.

• 클라이언트-서버 시스템. 이러한 유형의 시스템에서는 문서 및 데이터 관리를 위한 주요 모듈이 전용 서버에 위치합니다. 클라이언트 부분은 시스템과 사용자의 상호 작용을 위한 인터페이스입니다. 이러한 유형의 시스템의 장점은 속도와 안정성입니다.
• 데이터베이스 시스템. 이러한 시스템은 일반적으로 SQL 또는 Oracle과 같은 데이터베이스와 통합됩니다. 모든 정보는 이러한 데이터베이스에 저장됩니다. 정보를 처리하기 위해 별도의 모듈이 사용됩니다. 이러한 시스템의 장점은 많은 양의 정보를 저장할 수 있다는 것입니다.
• 웹 기술 기반 시스템. 이러한 시스템은 서버에 대한 원격 액세스를 기반으로 작업을 제공합니다. 이 기술의 장점은 클라이언트 응용 프로그램을 제거할 수 있다는 것입니다. 사용자 워크스테이션에서 웹 브라우저를 통해 문서 관리 시스템에 액세스할 수 있습니다.
• 클라우드 기술 기반 시스템. 이러한 시스템은 본질적으로 웹 기술이 적용된 시스템과 유사합니다. 유일한 차이점은 전자문서관리시스템의 서버로 호스팅 제공업체의 서버를 사용한다는 점이다.

전자문서관리시스템은 통합정도에 따라 다음과 같이 구분된다. 다음 유형:

• 범용 전자 문서 관리 시스템(EDMS 시스템). 이는 문서 관리 프로세스를 자동화하도록 완전히 설계된 독립적인 문서 관리 시스템입니다. 일반적으로 이러한 시스템은 클라이언트-서버 기술을 사용합니다.
• 그룹 작업 관리 시스템. 이러한 시스템은 사용자 그룹을 위한 문서 및 데이터에 대한 분산 작업을 제공합니다. 이들의 주요 목적은 협업을 보장하는 것입니다. 따라서 그룹 작업 관리 시스템은 EDMS 시스템보다 기능이 훨씬 적습니다.
• 정보 관리 시스템의 일부로 내장된 모듈. 모든 ERP 시스템에는 이러한 모듈이 있습니다. 이러한 모듈은 또한 EDMS 시스템과 비교하여 기능이 제한되어 있으며 일반적으로 ERP 시스템은 기본 기능을 구현하지 않으면 작동하지 않습니다.

전자 문서 관리 시스템을 구성할 수 있는 또 다른 영역은 적용 범위입니다. 다음에 중점을 둔 전자 문서 관리 시스템이 있습니다. 특수 유형문서 또는 활동 범위. 예를 들어 PDM 시스템, 소프트웨어 개발 지원 시스템, HelpDesk 유형 시스템, 지원 시스템 의료 문서, 등.

전자 문서 관리 시스템의 구현에는 시스템 공급업체의 참여에 관계없이 조직이 독립적으로 완료해야 하는 여러 단계가 포함됩니다. 이러한 단계에는 조직이 프로젝트를 전체적으로 평가하고 프로젝트의 성공적인 완료 가능성을 높일 수 있도록 논리적으로 상호 연관된 일련의 작업 및 활동이 포함됩니다.

전자 문서 관리 시스템 구현 단계의 일반적인 다이어그램이 그림에 나와 있습니다.

전자 문서 관리 시스템 구현의 주요 단계는 다음과 같습니다.

1단계: 기본 프로세스 및 절차 정의.

이 단계의 목적은 기존 문서 흐름 프로세스와 문서 처리 절차의 구성을 명확하게 정의하는 것입니다. 이를 위해서는 기존 프로세스와 절차에 대한 상세한 분석을 수행할 필요가 있습니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 최상위 프로세스를 정의합니다.
• 프로세스의 세부 구성을 결정합니다.
• 문서 흐름 프로세스에 대한 비즈니스 목표를 결정합니다.
• 정의하다 기술적 목적문서 흐름 프로세스를 위한 것입니다.

2단계. 문서 흐름 프로세스에 대한 요구 사항 결정.

이 단계에서는 효율적으로 작동하고 자동화할 수 있도록 문서 흐름 프로세스에 어떤 변경이 필요한지 결정합니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 문서 흐름 프로세스에 대한 기술적 평가를 수행합니다.
• 프로세스에 대한 비즈니스 요구 사항을 결정합니다.
• "있는 그대로" 프로세스 맵을 준비합니다.
• 측정 가능한 프로세스 특성을 확립합니다.
• 공식화하다 기술 요구 사항흐름 프로세스를 문서화하고 기술 사양을 준비합니다.

예시 문서:

"수신 서신 관리" 프로세스 맵은 문서 관리의 하위 프로세스 중 하나를 나타냅니다.

수신 서신 관리는 조직의 수신 문서를 수락, 확인, 등록 및 관리하는 절차를 규제합니다. 프로세스 맵은 들어오는 문서 작업 시 직원의 작업 순서를 자세히 설명합니다. 이 프로세스 맵의 조항은 조직의 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 동안 문서 라우팅을 개발하는 데 사용될 수 있습니다.

아웃바운드 서신 관리 프로세스 맵은 문서 관리 프로세스의 일부를 나타냅니다.

발신 서신 관리는 문서를 준비하고 외부 수취인에게 보낼 때 직원의 행동을 규제합니다. 프로세스 맵은 발신 서신을 관리하는 직원의 작업을 자세히 설명합니다. 이 프로세스 맵의 조항은 조직의 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 동안 문서 라우팅을 개발하는 데 사용될 수 있습니다.

문서는 9페이지로 구성되어 있습니다.

"문서 흐름" 하위 시스템에 대한 참조 용어는 예입니다. 기술 사양문서 관리 프로세스를 자동화합니다.

이 문서산업 기업을 위한 문서 관리 시스템을 선택하고 구현한 실제 참조 약관의 예입니다.

문서는 17페이지로 구성되어 있습니다. 문서 형식 - Microsoft Word 2002. 모든 버전의 MS Word와 호환됩니다. 문서를 편집하고 변경할 수 있습니다.

3단계. 전자문서관리시스템 선택기준 마련.

1단계와 2단계의 데이터를 바탕으로 전자 문서 관리 시스템을 선택하기 위한 일련의 기준을 수립할 필요가 있습니다. 전자 문서 관리 시스템을 선택하는 기준에 따라 추가 작업 범위와 시스템 공급업체와의 상호 작용을 구성하는 절차가 크게 결정됩니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 기존 문서를 유형별로 분류합니다.
• 평가를 실시하다 기존 양식서류;
• 전자 형식으로 전송될 데이터의 구성을 결정합니다.
• 사용자 인터페이스 요구 사항을 결정합니다.
• 전자 문서 관리 시스템을 선택하기 위한 일련의 기준을 만듭니다.

4단계. 전자문서관리시스템 선정.

이 단계에서는 조직이 전자 문서 관리 시스템을 운영할 주요 기술을 결정하고, 적합한 시스템을 선택하며, 전자 문서 관리 시스템 구현을 위한 서비스 제공자를 결정할 수 있습니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 문서 관리 시스템의 기능 구성을 결정합니다.
• 조직의 요구에 가장 적합한 문서 관리 시스템 유형을 결정합니다.
• 목록을 만들어라 가능한 공급자전자 문서 관리 시스템;
• 전자문서관리시스템 제공업체를 선택하세요.

5단계. 전자문서관리시스템 구축을 위한 프로젝트 관리.

전자문서관리시스템 공급업체를 선정한 후에는 구현계획을 수립하는 것이 필요합니다. 이 단계는 꽤 많은 시간이 걸릴 수 있지만 계획 시간은 시스템 구현에 소요되는 시간을 크게 줄이는 데 도움이 됩니다. 이 계획은 서비스 제공업체와 공동으로 개발할 수 있습니다.

프로젝트 관리 계획에는 다음 활동이 포함되어야 합니다.

• 시스템 기능 설계;
• 시스템 구현;
• 시스템 운영 테스트 및 평가;
• 시스템의 시범 운영;
• 시스템의 수정 및 구성.

6단계. 시스템 문서화.

이 단계는 이전 단계와 병행하여 수행될 수 있습니다. 이 단계의 목적은 전자 문서 관리 시스템의 안정적인 운영을 보장하는 특정 조직 규칙을 만드는 것입니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 직원 교육을 실시합니다.
• 사용자 상호 작용을 위한 절차 및 규정을 개발합니다.
• 시스템 작업을 위한 매뉴얼을 개발합니다.

전자문서관리시스템 선택기준

전자 문서 관리 시스템을 선택하는 기준은 주로 조직의 요구와 역량에 따라 달라집니다. 기준의 세부 구성은 문서 흐름 프로세스의 비즈니스 목표와 기술 목표를 기반으로 직접 결정되어야 합니다.

세부 기준 외에도 조직은 전자 문서 관리 시스템의 유형 및 사용되는 기술과 관련된 일반화된 기준도 사용해야 합니다.

이러한 일반적인 기준은 다음과 같습니다.

• 전자문서관리시스템의 '성숙'. 선택한 시스템의 "성숙도" 수준을 평가할 필요가 있습니다. 이러한 평가를 통해 시스템이 시장에 출시된 기간, 이 시스템을 사용하는 조직 수, 시스템 업데이트가 있는지 여부를 이해할 수 있습니다. 시스템이 새롭고 시장에 막 진입한 경우 시스템 작동에 오류가 발생할 가능성이 높습니다. 이로 인해 전자문서관리시스템 운영에 문제가 발생할 수 있습니다.
• 업계 표준 준수. 다양한 유형의 활동에는 조직의 문서 흐름에 직간접적으로 영향을 미치는 자체 표준이 있습니다.
• 시스템을 선택할 때 전자 문서 관리 시스템에서 이러한 표준의 요구 사항을 어떻게 고려하는지 주의를 기울여야 합니다. 목표 준수 및중요한 요인성공
• . 시스템을 선택할 때 조직의 목표 준수 정도를 고려해야 합니다. 시스템이 조직의 목표와 주요 요구 사항에 가장 잘 맞는 것이 중요합니다. 시스템이 요구사항을 충족하지 못하는 경우 시스템 선택을 변경해야 하지만 핵심 요구사항과 목표는 변경해서는 안 됩니다. 조직은 특정 문서 관리 시스템에 대한 일부 요구 사항을 변경할 수 있지만 이러한 요구 사항이 조직의 프로세스에 중요하지 않은 경우에만 가능합니다.기술 지원 수준
• . 이 기준은 전자문서관리시스템 공급업체 선정과 관련이 있습니다. 시스템 구현 및 운영 중에 시스템의 기술 지원 수준을 평가하는 것이 필요합니다.시스템 확장성
• . 이 선택 기준은 조직 활동 확장의 관점에서 중요합니다. 작업량이 증가하고 시스템 사용자 기반이 확장됨에 따라 조직은 솔루션을 확장할 수 있어야 합니다.시스템 문서의 가용성
• . 사용자 문서 외에도 조직이 시스템 설정을 관리하거나 변경하기 위한 문서에 액세스하는 것이 중요할 수 있습니다.
• 시스템 보호. 전자 문서 관리 시스템을 선택할 때 시스템에 적용되는 보안 조치에 주의를 기울여야 합니다. 조직에는 데이터 보안 및 개인 정보 보호 정책에 대한 자체 요구 사항이 있을 수 있습니다. 선택한 시스템을 사용하면 조직의 보안 정책에 따라 정보 및 문서에 대한 액세스를 구성할 수 있어야 합니다.. 일부 조직의 경우 전자 문서 관리 시스템 가동 중지 시간이 중요한 요소가 될 수 있습니다. 시스템을 선택할 때 시스템을 최소 작동 구성으로 복원하는 데 걸리는 시간에 주의해야 합니다.
• 소유 비용. 시스템을 선택할 때 라이센스 구매 비용, 관리 비용, 시스템 확장 비용, 기술 지원 및 업데이트 비용, 하드웨어 비용 등 시스템 소유의 총 비용을 고려해야 합니다. .

이러한 기준에는 전자 문서 관리 시스템을 선택하는 가장 일반적인 측면이 포함됩니다. 완전한 기준 세트를 개발하려면 조직의 여러 부서(관리, 법률 서비스, IT 부서, 기술 전문가, 문서관리 전문가 등

자동화된 문서 관리 시스템은 문서의 안전성을 보장할 뿐만 아니라 전체 수명주기 동안 문서를 관리할 수 있도록 해줍니다. 많은 조직에서는 이미 현대 기술의 모든 장점을 인식하고 사무 프로세스에서 이러한 시스템을 성공적으로 사용하고 있습니다.

이 기사에서 배울 내용은 다음과 같습니다.

• 기업의 문서 흐름 자동화를 통해 어떤 문제를 해결할 수 있나요?
• 문서 자동화 시스템의 주요 장점은 무엇입니까?
• 자동화된 문서 관리 시스템은 사용자에게 어떤 기회를 제공합니까?
• 전자 문서 관리를 자동화하려면 어떤 방법을 사용할 수 있습니까?

기업의 전자 문서 관리 자동화 목표 및 목표

사무 업무의 방향으로서 이는 모든 회사의 활동에 수반되는 공식 문서의 수가 증가한 결과입니다. 자동화 시스템 또는 전자 문서 관리 시스템(EDMS)은 관리 프로세스를 지원하고 문서 작업을 자동화할 수 있도록 해줍니다. 그 객체는 전자문서와 종이문서일 뿐만 아니라 그 움직임에 반영되는 비즈니스 프로세스이기도 합니다.

기업의 전자 문서 흐름 자동화는 다음과 같은 목표를 추구합니다.

• 일상적인 작업을 최소화하고 수동 작업량을 줄입니다.
• 단일 배열의 형성 전자 문서편리한 검색 시스템 구축
• 감소 및 완전한 제거 종이 매체정보;
• 다음에 따라 문서를 전달하기 위한 알고리즘 개발 기술 프로세스;
• 지원하다 행정 프로세스;
• 직원과 부서 간 내부 문서의 신속한 교환;
• 지침 및 명령의 형성을 가속화하고 이행을 모니터링합니다.
• 직원 근무 시간 분배 계획, 직원 활동 모니터링
• 외부 시스템을 통해 공식 문서를 전송하는 기술 개발;
• 사무실 흐름도를 통합 알고리즘으로 가져옵니다.

문서자동화 시스템의 장점

전자 문서 관리 시스템은 사무에 대한 전통적인 접근 방식에 비해 부인할 수 없는 여러 가지 장점을 가지고 있습니다.

• 모든 범주의 문서에 대한 빠른 액세스로 인한 생산성 향상
• 정보를 최신 상태로 유지합니다.
• "인적 요소"의 영향을 줄입니다.
• 문서 작성 및 보관과 관련된 재료비 절감;
• 부서 간의 효과적인 상호 작용을 위한 조건을 조성합니다.
• 공식 문서에 대한 협업 능력;
• 인력 수요 감소;
• 정보 손실 또는 손상 위험을 줄입니다.
• 보고 자동화;
• 시스템과 사무용 프로그램의 통합;

동시에 EDS를 도입함으로써 회사는 물질적 이익뿐만 아니라 상당한 무형적 이익도 얻게 됩니다. 실습에서 알 수 있듯이 자동화는 공식 문서에 대한 인식을 개선하고 규율을 높이며 직원의 기업 의식을 높이는 데 도움이 됩니다.

해당 주제에 대한 문서 다운로드:

• 사무 업무 지침(조각). 문서 흐름의 구성
• 전자문서수령 및 폐기에 관한 일지
• 전자 문서의 마이그레이션 및 재작성 저널
• 회사 이메일 작업 지침

최신 문서 자동화 기술

문서 관리 시스템은 기본적으로 직원이 전자 문서 작업(작성, 편집, 검색)을 하고 서로 상호 작용(문서 전송, 알림 보내기, 작업 발행)할 수 있게 해주는 소프트웨어입니다.

자동화 프로세스에 사용되는 현대 기술을 통해 EDMS 분류가 가능해졌습니다.

다음 유형의 시스템을 구별하는 것이 일반적입니다.

• 클라이언트-서버(주 관리 모델은 전용 서버에 위치하며 사용자는 특수 인터페이스인 클라이언트 부분을 통해 EDMS와 상호 작용합니다)
• 데이터베이스 기반(SQL, Oracle 등의 데이터베이스와 통합되어 정보가 데이터베이스에 저장되고 이를 처리하기 위해 별도의 모듈이 사용됨)을 기반으로 운영됩니다.
• 웹 기술 기반(특별한 클라이언트 애플리케이션 없이 서버에 대한 원격 액세스 제공, 웹 브라우저를 사용자 인터페이스로 사용 허용)
• "클라우드" 시스템(호스팅 제공업체의 서버 사용)

EDMS의 효과적인 기능을 보장하는 최신 기술 중에서 우리는 다음을 강조할 수 있습니다.

• 전자 문서 저장;
• 스트림 스캐닝;
• 광학 텍스트 인식;
• 바코드;
• 전자 디지털 서명;
• 전체 텍스트 및 속성 검색;

또한 읽어보세요:

• 문서 처리 프로세스 자동화 시의 위험
• 법률심사 자동화 및 전문가 발굴 시스템 도입에 따른 경제적 효과
• 인트라넷 포털 및 기업 비즈니스 프로세스 자동화

문서관리 시스템 구현

자동화된 문서관리 시스템 구현여러 단계로 진행됩니다. 모든 회사는 그 중 일부를 독립적으로 수행할 수 있습니다. 일반적으로 기술적인 문제는 통합자(EDMS 공급업체)에게 맡겨집니다.

구현 단계:

• 기본 절차 및 프로세스 식별
• 프로세스 요구 사항 결정
• 선택 기준의 형성;
• 통합업체 선택
• 구현 프로젝트 관리;
• 선적 서류 비치;

EDMS 구현 프로세스에는 다른 자동화 시스템 구현과 구별되는 여러 가지 기능이 있습니다.

• 기업 문서 저장소 생성, 논리적 구조 개발, 보안 정책 조건 결정
• 데이터 접근 절차 및 업무 절차 규정에 대한 설명
• 프로토콜을 사용하여 결과를 기록합니다.

회사의 가장 큰 어려움은 EDMS 통합업체를 선택하는 것입니다. 시장에 이러한 소프트웨어를 공급하는 회사가 많기 때문에 선택이 훨씬 더 어려워집니다. 프로그램 자체를 선택할 때 주요 특성, 즉 회사의 기능적 업무에 얼마나 잘 부합하는지, 사용하기 쉽고 개방적이며 적응력이 있는지에 주의를 기울여야 합니다.

문서 자동화의 효율성 기준

전자문서 관리의 자동화는 점진적으로 이루어져야 합니다. 시스템을 구현하기 전에 사용 목적을 명확하게 정의하는 것이 필요합니다. 게다가, 전제 조건효과적인 운영은 구현 결과를 지속적으로 모니터링하는 것입니다. 적합한 EDMS를 선택하는 단계와 작동 중 이를 분석하는 단계 모두에서 성능 지표는 다음과 같습니다.

• EDMS의 "성숙도"(소프트웨어 개발 부족 또는 업데이트 부족으로 인한 운영 오류 수)
• 일치 업계 표준;
• 주요 회사 요구 사항 및 중요한 성공 요인 준수
• 구현 및 운영 중 기술 지원 수준
• 확장성(작업량을 늘리고 사용자 수를 늘리는 능력)
• 사용자 문서의 가용성, 시스템 설정 변경 기능
• 보안 수준 및 데이터 기밀성
• 내결함성;
• 소유 비용(라이센스 구매, 관리, 기술 지원, 업데이트, 하드웨어 등)

예, 샘플 워크플로 자동화 구성표

문서관리 자동화상당한 시간과 재료비. 그 양은 자동화된 사무 프로세스의 수와 그 수에 따라 달라집니다. 현재 상태. 중요한 기준은 기업의 자원과 조직 능력입니다.

일반적인 EDMS 구현 프로세스는 아래 알고리즘으로 표현될 수 있습니다.

준비 단계
	실무그룹 구성, 프로젝트 매니저 선임
	EDMS의 주요 목표 및 목표 식별, 마감일 결정 및 예산 계산
	기존 사무 프로세스 분석
	위임사항 개발
EDMS 선택
	통합업체와 공급 및 구현 계약 체결
구현
	새로운 사무 규정 개발
	디렉토리 채우기
	예비 테스트
	직원 교육
시운전
	시운전 명령 발부
	운영 프로그램 승인
결과 분석
	후속 분석을 위한 데이터 수집
	승인된 성능 기준에 따른 EDS 평가
	소프트웨어 수정(필요한 경우)
	근로규정 개선
EDMS 영구 가동 명령

안에 현대 비즈니스문서 흐름 자동화는 최적화 수단일 뿐만 아니라 긴급한 필요성이기도 합니다. 치열한 경쟁으로 인해 기업가는 새로운 기술을 습득하고 구현해야 합니다. 이를 통해 계획 및 전략적 결정 단계에서도 경쟁사보다 앞서 나갈 수 있습니다. 정보의 흐름은 때로는 물질의 흐름보다 더 가치 있을 수 있습니다. 이것이 바로 자동화에 비용을 아끼지 말아야 하는 이유입니다. 자동화는 실제로 측정 가능한 이점과 경제적 효과를 제공합니다.

소규모 회사라도 계약서, 송장, 편지, 예산, 요구 사항 등 수많은 문서를 처리해야 합니다. 따라서 많은 기업에서는 내부 문서 흐름을 자동화하기 위해 노력하고 있습니다. 이를 통해 정보의 완전성과 안전성, 문서 저장 및 검색의 용이성을 보장하고 승인 시간을 최적화할 수 있습니다. - Lenkevich L.A. 사무. - M .: 아카데미, 2009.

일반적으로 비즈니스 자동화 시스템은 다음과 같은 기능을 수행해야 합니다. 다음 기능- Mikheeva E.V., Titova O.I. 정보 기술다섯 전문적인 활동경제학자이자 회계사. - M.: 아카데미, 2009:

• 1. 상품 수령 및 판매에 대한 완전한 통제를 보장합니다. 무역에는 상품의 구매 또는 생산, 보관 및 판매가 포함됩니다. 이 전체 프로세스에는 회계 보고에 필요한 송장, 청구서, 송장 등 다양한 서류가 수반됩니다. 따라서 거래 시스템은 상품 이동과 관련된 모든 작업을 자동화하고 해당 회계 문서를 제공해야 합니다.
• 2. 자동화 시스템과의 상호작용 회계가장 완벽한 자동화에 필요한 금융 활동회사. 이상적으로 회계 프로그램은 다음과 같아야 합니다. 필수적인 부분무역 자동화 시스템. 사실 다양성을 고려하면 회계 프로그램, 오랫동안 회사에서 사용해 왔기 때문에 무역 자동화 시스템은 최소한 필요한 정보가 이러한 프로그램 형식으로 저장되도록 해야 합니다.
• 3. 업무 자동화 시스템에서 정보에 대한 접근을 제한하는 것은 비밀을 보장하기 위한 조치일 뿐만 아니라 직원 간의 기능을 보다 명확하게 분배하는 역할도 합니다.
• 4. 운영의 최대 자동화는 직원의 효율성을 높이고 재정적 손실을 초래할 수 있는 많은 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다.
• 5. 무역회사의 지속가능한 기능을 보장하기 위해서는 제조업체의 시스템에 대한 정기적인 업데이트와 지원이 필요합니다. 실제로 무역 자동화 시스템은 모든 요구 사항을 충족해야 합니다. 재무회계국가와 시장의 모든 현실에서 채택되었습니다.

회사의 문서 흐름 활동을 자동화할 때 해결되는 작업은 비즈니스의 성격, 인프라, 관리 구조 및 기타 여러 요인에 따라 크게 달라집니다. 그러나 각 개별 회사의 세부 사항에 관계없이 여러 가지가 있습니다. 일반 요구사항사무 자동화 시스템에. 따라서 이러한 요구 사항을 결정하려면 다양한 회사의 사무실 활동을 자동화하는 작업에서 일반적인 것이 무엇인지 이해해야합니다 - Mikheeva E.V. 전문 활동의 정보 기술. - M .: 아카데미, 2008.

1. 공동 활동 보장.

우선, 사무실은 사람들의 집단이기 때문에 기업 내 상호작용을 조직하는 수단이 가장 중요합니다. 이러한 자금의 구체적인 구성, 내용 및 내용은 회사 활동의 세부 사항에 따라 크게 달라집니다. 예를 들어, 무역 조직에는 상업 활동(무역)을 자동화하기 위한 시스템이 필요합니다. 다양한 사업을 하고 있는 회사 디자인 작업, - 고급 프로젝트 및 작업 관리 도구. 거의 모든 회사가 사무 자동화 문제에 직면해 있습니다.

따라서 회사(및 사무실) 내에서 기업 내부 비즈니스 프로세스를 구성할 때 자동화가 필요합니다. 다양한 유형직원의 활동. 가장 일반적인 것은 다음과 같습니다.

2. 문서 흐름.

원칙적으로 전체 문서 흐름은 문서에 번호를 할당하고(사무실에 문서 등록) 실행하며 제어가 수반될 수도 있습니다. 문서 흐름은 모든 것을 다룹니다. 구조적 구분회사 - 사무실에서 경영진까지 - 회사 경영 시스템의 중요한 부분입니다.

문서 등록이 모든 회사에 대해 상당히 균일한 경우 문서 실행 및 통과 제어 프로세스는 공식화하기 어렵고 주로 조직의 관리 구조에 따라 달라집니다. 이를 바탕으로 문서 흐름 시스템에는 다음 사항에 맞게 개발된 적응 수단이 포함되어야 합니다. 행정 구조회사 및 그 회사에서 채택한 문서 작업 절차.

문서 자동화 시스템은 모든 조직에서 문서 작업의 실제 프로세스를 반영하는 문서 배포 및 승인을 지원해야 합니다. 또한 문서 흐름을 자동화할 때 문서 작업 시 또 다른 일반적인 작업, 즉 문서 전달 제어를 보장해야 합니다. 게다가, 이 시스템다음을 제공해야 합니다: 다양한 출처의 문서 시스템에 대한 입력: 종이 문서, 메시지 이메일, 팩스, 각종 응용 프로그램의 파일.

3. 업무계획 및 관리.

작업 계획에는 작업 일정 작성, 비용 계산 및 자원 계획이 포함됩니다. 작업 계획은 개별 직원과 작업 그룹 모두를 위한 이벤트 계획과 불가분의 관계가 있습니다.

4. 상업 활동(무역)의 자동화.

문서 흐름과 달리 무역과 관련된 모든 생산 프로세스는 훨씬 더 간단하게 공식화됩니다. 상업용 자동화 패키지를 개발, 판매 및 구현하는 관행에서 알 수 있듯이 각 회사마다 고유한 뉘앙스가 있지만 이것이 이러한 시스템의 광범위한 사용을 방해하지는 않습니다.

5. 외부 세계와의 커뮤니케이션.

회사의 활동은 사무실 간의 원격 상호 작용 수단이나 다른 회사와의 통신 없이는 상상할 수 없습니다. 따라서 모든 회사에는 다음이 필요합니다.

• - 이메일 기능
• - 팩스 메시지 서비스 자동화
• - 회사 사무실 간의 원격 액세스 및 상호 작용을 구성하는 도구입니다.
• 6. 데이터 보호.

모든 정보 시스템의 가장 중요한 구성 요소이자 존재 이유는 여기에 저장된 데이터입니다. 가장 안정적인 솔루션을 사용하더라도 기업에 필수적인 정보를 잃을 위험은 항상 존재합니다 - Sapkov V.V. 사무의 정보 기술 및 전산화. - M .: 아카데미, 2007.

기업 데이터를 보호하는 것은 복잡한 작업이며 그 부분은 다음과 같습니다.

• - 데이터에 대한 무단 접근을 방지합니다. 정보에 대한 접근을 분리하는 것은 정보의 비밀을 보장하고 고의적인 파기로부터 보호하는 데 필요하며, 다른 한편으로는 직원 간의 책임을 보다 명확하게 규정하는 데도 도움이 됩니다.
• - 바이러스 백신 보호. 정보 환경에 바이러스가 침입할 위험을 과소평가해서는 안 됩니다. 로컬 및 글로벌 네트워크와 인터넷 관련 기술이 급속히 발전하는 상황에서 네트워크에 침입하는 바이러스 하나가 기업에 치명적인 손실을 가져올 수 있습니다.
• - 데이터 백업. 기업의 정보 환경이 아무리 안정적이더라도 데이터 손실 가능성은 항상 존재합니다. 이 경우 개발된 시스템은 관련 손실을 줄이는 데 도움이 됩니다. 지원. 정보 시스템 구현 사례에서 알 수 있듯이 IT 관리자가 백업 시스템을 설치하지 않는 경우는 드물지만 동시에 이러한 시스템에 제공되는 최신 기술이 항상 사용되는 것은 아닙니다.