문서 통합을 위한 일반 요구 사항. '통일'과 '표준화'의 개념
통일가장 넓은 의미에서는 “정해진 특성에 따라 주어진 집합의 요소를 균일하게 만들거나 주어진 집합의 요소 수를 줄이는 것”입니다. 문서의 통일이란 문서 시스템 구축을 위한 합리적인 구조를 선택하고, 합리적인 수의 형태를 확립하고 구조를 유형화함으로써 문서를 통일성 있게 만드는 것을 의미합니다.
주요 목표문서 통일은 전통적인 조건과 새로운 조건 모두에서 관리 문제를 효과적으로 해결하는 데 필요하고 충분한 정보가 포함된 안정적인 문서 세트를 만드는 것입니다. 정보 기술, 에 최소 비용데이터 수집, 처리, 전송 및 저장을 위한 자금입니다.
객체로서통일은 모든 유형의 매체에 문서화될 수 있습니다. 통일은 그럴 수도 있지 독립 방향문서를 개선하고 표준화 기술 프로세스 단계 중 하나를 구성합니다. 그리고 이 경우 표준화는 규범적 강화통일 결과. 통일의 대상은 시스템의 기존 요소 또는 가능한 요소의 집합일 수 있으며, 그 사이에는 통일 가능성을 결정하는 대체 가능성과 상호 교환 가능성의 관계가 있습니다. 통일 대상은 제품, 자재, 부품, 문서, 용어 등이 될 수 있습니다. 즉, 통일과 표준화의 대상은 반복되는 상황의 변형이다.
유통 지역 아래통일은 통일의 결과가 적용되는 일련의 시스템, 여러 시스템에서 사용하도록 의도된 통일된 요소로 이해됩니다.
문서 통합을 위한 규제 프레임워크는 다음과 같습니다.
국가 시스템 문서 지원관리(GSDOU);
통합 문서 시스템(UDS)에 대한 러시아 연방의 주간 및 주 표준
전형적인 지침산업/부서/공화통일 수행에 사용되는 문서 자동화 시스템아 관리;
러시아 연방의 기술, 경제, 사회 정보 분류 및 코딩 통합 시스템과 통합 문서 시스템의 기본 조항
러시아 연방 국가 표준의 기타 관리 문서
기술, 경제 및 사회 정보에 대한 전 러시아 분류자입니다. 러시아 연방 국가 표준화 시스템에 포함된 GOST는 문서 통일에도 매우 중요합니다.
통합은 다음 원칙의 구현을 기반으로 합니다.
> 문서의 템플릿 형식을 구성하고 이를 기반으로 특정 형식의 문서를 개발하는 일반적인 것에서 구체적인 것까지의 통합입니다.
> 텍스트의 최대 타이핑 및 스텐실화, 다양한 관리 수준에서 문서에 대한 통일된 요구 사항 개발, 문서 필드 전체의 데이터 위치 통일을 통해 보장되는 문서 형식 구성 및 구성 및 디자인 규칙의 통일성
> 통일의 복잡성. 이를 수행할 때 문서 작성, 실행, 처리 및 저장의 모든 단계에서 문서에 대한 모든 요구 사항이 제공되어야 합니다.
> 정보 내용, 즉 특정 문제 또는 그 복합체를 주어진 정확도로 해결하고 문서에 법적 효력을 부여하는 데 필요한 세부 정보만 문서에 포함합니다.
> 작성 순서에 따라 문서의 세부 사항을 그룹화합니다.
> 세부사항 배치를 위해 허용되는 최소 영역을 합리적으로 결정합니다.
> 상당히 오랜 기간에 걸친 문서 양식 사용을 기반으로 한 문서 요구 사항의 안정성
> 문서화 시스템에 문서를 합리적으로 포함하고 양식을 널리 사용함으로써 비용 효율성을 높였습니다.
> 기술, 경제, 사회적 정보의 기존 분류 및 코딩 시스템과 인터페이스합니다.
애플리케이션 통합을 수행할 때. 행동 양식 의미있는그리고 공식적인 통일 . 콘텐츠특정 형태의 문서 및 해당 시스템의 내용 분석과 관련됩니다. 다양한 기준에 따른 문서 분류를 기반으로 수행됩니다. 이 방법에는 다음에 관한 통합이 포함되어 있습니다.
· 기존 형식의 제한적인 명명법 확립;
· 표준 양식 작성;
· 동질적인 작업 그룹을 위한 통합 문서 모델 구축(샘플 양식 구축)
· 사용된 정보 요소 및 지표의 통일 및 표준화.
문서의 공식적인 통합
문서를 공식적으로 통합하는 방법은 다음과 같습니다.
· 문서 구조의 통일;
· 문서 구성을 위한 일반적인 구문 규칙 생성;
· 문서의 정보를 관리하는 방법의 통일;
· 미디어 유형 및 문서 형식의 통일
문서 구성의 일원화로 인해 실제 관리상의 필요가 없는 문서 형태는 제외되며, 조직의 문서 구성을 대폭 줄일 수 있습니다. 문서양식의 통일은 선택과 통합으로 이루어진다. 통일된 형태아 문서의 목적에 해당하는 정보 표시 및 세부 사항에 대한 문서, 문서 준비 및 실행에 대한 통일된 요구 사항 설정.
문서의 구성을 통일한 결과는 문서양식표에 기록되고, 문서양식 통일결과는 조직활동에 사용되는 문서양식앨범에 기록된다.
문서 텍스트의 통일- 최적으로 필요한 최소 정보량을 식별하고 선택하는 것입니다.
관리 문서 텍스트의 통일은 관리 분야에서 문서의 기능을 향상시키는 것을 목표로 하는 조직적인 활동으로 간주됩니다.
통합의 결과로 문서 작성에 소요되는 시간 및 지적 비용이 감소하고 인식이 최적화되며 표준 의미 구조의 사용 및 관리 문서 텍스트 준비 시 정보의 최대 형식화가 보장됩니다. 관리문서의 텍스트 통일은 다음 중 하나이다. 필요한 조건자동화된 유치원 교육 시스템의 구현을 위해. 관리 문서의 텍스트를 통합하면 다음 작업을 해결할 수 있습니다.
유사한 기능 및 작업의 구현을 기록하는 조직 문서의 구성을 간소화합니다.
국가 표준을 기반으로 한 자동화된 준비에 중점을 두고 관리 문서의 형식과 텍스트를 통일합니다.
구조화된 정보를 사용하여 문서 작성 비용을 절감합니다.
자동화된 사무실 관리 시스템을 위한 통합 문서 텍스트 템플릿을 사용합니다.
채택 프로세스 속도 향상 경영 결정.
문서 텍스트 통합 단계:
1) 텍스트 구조의 통일 - 문서의 목적에 가장 적합한 텍스트의 의미 구성 요소 배열 순서 선택
2) 통일 언어적 수단문서 텍스트의 내용 표현;
3) 일관된 텍스트, 스텐실, 설문지, 표 형태의 통합 텍스트 개발.
통합 관리 문서의 텍스트는 명확하고, 풍부한 정보를 담고 있으며, 설득력이 있어야 합니다. 텍스트나 단일 문장의 명확성은 논리와 정확성을 통해 달성됩니다. 텍스트의 논리는 각 문장의 요소 배열(주어, 술어, 상황, 소개 단어 등)과 문장 형식(한 부분, 두 부분, 복합)의 올바른 선택에 따라 달라집니다. 설득력은 문서 텍스트의 가장 중요한 특징 중 하나입니다. 설득력 있는 문서에는 경영 결정을 내리는 데 필요한 합리적이고 논리적으로 건전한 정보가 포함되어 있습니다. 설득력은 논증과 결과 사이의 논리적 관계를 표현하는 의미 구성 요소의 배열 순서에 따라 달라집니다. 또한 비즈니스 스타일에는 양식을 표현하는 구체적인 수단이 필요합니다. 양식은 문서의 내용에 대한 저자의 태도를 표현하며 부정사, 동사의 분위기, 경우에 따라 동사의 적절한 의미를 사용하여 달성됩니다. 하나 또는 다른 양식 수단의 선택은 문서의 특정 내용에 따라 다르지만 양식을 표현하는 표준 방법에 대해서도 이야기할 수 있습니다.
문서 텍스트의 통일이 이루어집니다.일반적이고 반복되는 상황과 해결 방법을 식별하여 문서의 기능(작업)과 정보 표시 형식 간의 정확한 일치성을 설정합니다. 텍스트를 분석하는 동안 각 문서에 대해 지도,문서 세부 정보(문서 유형, 작성자, 통신원, 수신인, 명칭별 사례 색인) 및 텍스트 주석(요약, 작성 목적, 구조)을 포함합니다. 주석 분석을 기반으로 통일된 형식의 텍스트 모델이 컴파일되어 문서에 어떤 정보가 포함되어야 하는지 결정합니다.
문서화 시스템-특정 활동 분야에서 사용되는 상호 관련된 문서 세트입니다. 문서 시스템은 특정 산업의 활동을 일관되게 반영하는 상호 연관된 문서 세트입니다. 공공행정, 예를 들어, 농업, 문화, 그 다음 - 개별 관리 기능(예: 계획, 자금 조달, 그 다음 - 관리 수준, 장소에 따라 결정됨정부 기관 시스템에서 이 목적: 사역, 관심, 기업.
산업 문서화 시스템에서경제, 문화, 의료 등 특정 부문에 내재된 생산 활동이 기록됩니다. 산업 수만큼 그러한 시스템이 많이 있습니다. 그 숫자는 강화와 어떤 관련이 있습니까? 기술 개발, 새로운 산업의 출현이 지속적으로 증가하고 있습니다.
기능적 시스템에서가장 중요한 관리 기능이 반영됩니다. 기능 시스템은 모든 기관에 있을 수도 있고 일부 기관에 있을 수도 있고 별도의 기관에 있을 수도 있습니다.
현재 8 USD가 있습니다:
1. 통합 시스템(US) 조직-
문서를 폐기합니다(US ORD).
2. 미국 은행 서류;
3. 재무, 회계 및 보고 문서 관리
예산 기관 및 조직;
4. 보고 및 통계 문서의 MS;
5. 기업의 회계 및 보고 문서 관리
6. 노동 서류 CS;
7. 미국 문서 연금기금 RF;
8. 대외 무역 서류 CS.
USD(UFD) 개발 단계
DSD는 상호 연결된 통합 세트로 구성됩니다.
문서화된 데이터 프레젠테이션을 제공하는 문서 양식(DFD)
규제 및 방법론적 문서개발, 유지 관리 및
애플리케이션.
전 러시아 통일 문서 형식의 경우
다음과 같은 개발 단계가 설정되었습니다.
1단계 - 전체 러시아 개발 조직은 DSD 개발을 위한 주요 조직이 수행하는 문제에 대한 예비 연구로 시작됩니다. 이 연구 과정에서 개발된 USD의 통합 문서 형식에 반영되어야 하는 특정 표준을 설정하는 입법 및 규제 문서가 연구됩니다. 입법 및 규제 문서공부:
산업(부서) 명칭 및 목록
안내 문서
개발된 UVD가 의도한 문제를 해결하기 위해 전통적인 조건에서 사용되는 문서 형식입니다.
또한 개발된 문서 양식이 의도하는 일련의 하위 시스템 및 작업이 결정됩니다.
연구 결과는 USD 개발을 위한 기술 사양 준비의 기초가 됩니다. 기술 사양의 내용은 GOST R 1.2-92를 준수해야 하며 다음 섹션을 포함해야 합니다. USD 개발 기반; 개발기간; USDD 개발의 목표와 목적; 분류 대상의 특성; USD의 구조와 이에 대한 기본 요구 사항 목록 다른 문서 시스템, 규제 및 기술 문서와의 상호 관계; UVD 개발을 위한 정보 출처 작업 단계 및 완료 기한; 추가 지침.
같은 단계에서 상위 조직은 필수 승인을 위한 조직 목록과 UFD 프로젝트를 수행할 조직 목록의 승인을 위해 전러시아 표준화 및 품질 분류, 용어 및 정보 연구소(VNIIKI)에 제출합니다. 검토를 위해 전송됩니다.
참조 조건 USD 개발을 위한 주요 기관, 공동 실행 기관이 서명하고 필수 승인 기관 및 VNIIKI와 합의했습니다. 그 다음에 이 문서 USD 개발을 담당하는 부처(부서)의 승인을 받은 후 필수 승인 기관, VNIIKI 및 공동 집행자에게 전송됩니다.
2단계 - 전 러시아 프로젝트 초판 개발
통일된 형태의 문서;
3단계 - 프로젝트 최종 버전 개발
전 러시아 통합 문서 형식;
4단계 - 전체 러시아인의 승인 및 등록
통일된 형태의 문서;
5단계 - 문서 양식 복제.
규정에 명시된 문서 통일의 결과로 통일된 형태의 문서가 생성됩니다. UVD나타냅니다 특정 활동 분야에서 해결되는 작업에 따라 설정되고 저장 매체에서 특정 순서로 위치하는 일련의 세부 정보입니다.승인 수준에 따라 통합 문서 형식은 다음과 같은 범주로 나뉩니다.
1) 국가의;
2) 산업/부서;
문서 개선을 위한 가장 효과적인 영역 중 하나는 표준화입니다. 통일.
문서 통합 - 유사한 관리 상황에 대한 단일 유형 및 다양한 문서 세트 설정, 준비를 위한 통일된 형식 및 규칙 개발, 스텐실 텍스트 설계 및 생성. 문서 유형 및 종류의 통일은 사이트 분류, 기관 활동 문제 및 분류기 생성을 기반으로 수행되었습니다. 관리 문서.
문서의 통일은 유사한 관리 기능의 구현을 기록하는 관리 문서의 구성 및 형식의 통일성을 확립하는 것으로 구성됩니다. 문서의 표준화는 수행된 통일과 그 의무적 성격의 수준을 법적으로 확인하는 형태이다. 다음과 같은 표준 범주가 확립되었습니다: 주 표준(GOST), 업계 표준(OST), 공화당 표준(RCT). 문서 통일은 사용되는 문서의 수를 줄이고, 문서의 형태를 유형화하며, 품질을 향상하고, 처리에 필요한 노동 강도를 줄이고, 정보 호환성을 달성하기 위해 수행됩니다. 다양한 시스템동일하고 관련된 제어 기능에 대한 문서, 기타 효과적인 사용 컴퓨터 기술.
통일의 방향은 스텐실 텍스트의 생성이다. 동일한 작업을 문서화한 문서 그룹에 대해 이 작업을 수행하는 것이 좋습니다. 일부 세부 사항은 활자체로 인쇄됩니다(일정한 세부 사항). 변수의 경우 자유 행이 남습니다. 스텐실은 문서 정보의 구성과 순서를 결정하고 안정적인 언어 공식을 설정합니다. 문서의 스텐실 텍스트는 컬렉션 형태로 기관에 작성됩니다.
문서의 내용은 문서에 포함된 지표와 세부 사항의 구성과 의미에 따라 결정됩니다. 후자는 다를 수 있지만 이것이 일반적인 요구 사항을 적용할 가능성을 배제하지는 않습니다. 또한 대부분의 지표와 내용은 문서가 달라도 동일합니다. 문서의 통일은 사용되는 문서의 수를 줄이고, 문서의 형식을 유형화하고, 품질을 향상하고, 처리의 노동 강도를 줄이고, 동일 및 관련 관리 기능을 위한 다양한 문서 시스템의 정보 호환성을 달성하고, 보다 효율적으로 수행됩니다. 컴퓨터 기술의 사용.
통합 문서화 시스템은 다음에 기여합니다.
1) 정보 프로세스에서 육체 노동 비용을 줄입니다. 결과적으로 문서를 작성하거나 읽는 데 최소한의 노력이 필요합니다.
2) 통합된 형태의 문서가 전자 처리에 편리하기 때문에 전자 컴퓨팅 기술의 광범위한 사용(이는 문서의 소프트웨어, 기술 및 정보 호환성을 보장하고 적절한 문서 형식, 분류자, 사전 등을 개발함으로써 달성됩니다)
3) 정보 흐름을 합리화합니다.
4) 문서 수를 줄입니다.
5) 문서 문화 및 정보 문화 전반의 추가 개선.
이 대규모 작업의 목표는 러시아 영토에 통일된 정보 공간을 형성하기 위한 조건을 만들고, 산업 간 문서 흐름 구현에서 문서를 통합하고 호환성을 보장하는 것입니다. 정보 시스템그리고 자원.
통일 작업에는 다음이 포함됩니다.
관련 문서 시스템을 담당하는 부처 및 부서에서 수행하는 통합 문서 관리 시스템(UDS) 개발
공화당 및 부문별 DSD의 틀 내에서 부문 간(부서 간) DSD 도입
정보의 신뢰성과 추가 개발을 유지하기 위해 DSD 및 산업 기술 및 경제 문서 분류기(OKTEI)를 유지 관리합니다.
업계의 특성을 반영하고 USDD에 포함되지 않은 업계 통합 문서 형식의 복합 개발 주정부 등록;
기술 산업 분류기 개발 경제정보, 업계의 특성을 반영합니다.
문서의 통일 및 표준화, 관련 작업 조정 및 통제에 대한 조직적 및 방법론적 관리는 공화국에서 SD 및 OKTEI의 구현 및 유지 관리를 조정하는 수석 조직에서 수행됩니다. 업계 수준에서 이 작업은 업계 내 SD 및 OKTEI 구현 및 유지 관리를 담당하는 주요 조직에서 수행됩니다.
소개
최대 효율적인 방법으로합리적인 문서표준의 창출은 문서의 통일과 표준화이다.
문서 관리의 통일은 원래 문서 양식의 수를 줄이고 이를 통일된 실행 규칙으로 가져오는 것으로 간주됩니다.
표준화는 표준을 수립하고 적용하는 과정으로, 이는 "다른 유사한 개체를 비교하기 위한 초기 개체로 사용되는 샘플, 표준, 모델"로 이해됩니다. 규범적이고 기술적인 문서인 표준은 표준화 대상에 대한 일련의 규범, 규칙, 요구 사항을 설정하고 관할 당국의 승인을 받습니다.”(GOST 6.10.1-88) 러시아에서는 표준화 활동이 위원회에 의해 조정됩니다. 러시아 연방표준화, 계측 및 인증에 관한 것입니다(위원회는 현재 러시아 연방 산업통상부에 포함되어 있습니다). 표준의 사용은 생성된 제품(문서)의 품질을 향상시키는 데 도움이 됩니다.
표준화는 유형화, 통일 등의 요소를 포함하는 복잡한 프로세스입니다. 한편으로 이는 독립적인 유형의 작업으로 수행될 수도 있는 표준화 방법입니다. 문서 과학에서 타이핑은 표준 형식의 문서와 표준 텍스트(예: 특정 문서가 생성되는 기준이 되는 샘플 또는 표준)를 만드는 데 사용됩니다. 표준 텍스트는 유사한 내용의 텍스트가 이후에 생성되는 기반이 되는 샘플 텍스트입니다. 표준형– 지정된 관할 당국의 승인 국가 권력다양한 관리 활동 영역에서 데이터를 수집하고 제시하는 데 사용되는 문서 형식입니다.
문서과학에서 통일과 표준화는 문서를 생성하고 처리하는 과정에서 통일성을 확립하는 과정으로 간주됩니다. 그러나 이 두 개념 사이에 등호를 넣는 것은 불가능합니다. 문서 표준화는 최고 수준의 통합으로 결과를 필수 수준으로 가져옵니다. 법적 규범.
표준 요구 사항에는 필수 성격유통 범위 내에서. 따라서 통일은 일반적으로 표준화의 예비단계로 이루어지지만, 독립된 종활동. 문서의 통일 및 표준화 작업 결과는 개별 문서 모두에 대한 표준이 될 수 있습니다(예: 연구 작업 보고서, 사례 표지). 영구 저장), 개별 제품 유형(예: 종이 형식) 및 통합 문서 시스템용입니다. 표준화 - 규제 및 기술 문서의 통합 결과 통합 - 표준. 표준화는 다음에서 수행될 수 있습니다. 주 수준, 산업 수준 및 기업 수준에서.
문서 시스템은 출처, 목적, 유형, 활동 분야 및 실행에 대한 통일된 요구 사항을 기반으로 상호 연결된 문서 세트입니다(GOST R 51141-98). 문서화 시스템은 정부 및 관리 기관, 기관, 조직 및 기업에서 하나 이상의 관리 기능을 구현하는 과정에서 개발됩니다. 포함된 문서의 구성은 계획, 자금 조달, 회계와 같은 특정 유형의 활동을 문서화하기 위한 것입니다. 문서 시스템은 산업별로 분류되며, 일반적인 시스템문서화 시스템에는 의료, 교육(일반 및 특수), 공증, 사법 등을 위한 문서 시스템도 포함됩니다.
제1장 통일문서화 시스템의 목적과 구성
통합 문서 시스템(UDS)은 특정 활동 분야의 관리에 필요한 정보를 포함하는 통일된 규칙과 요구 사항에 따라 작성된 문서 시스템입니다.
특정 형태의 문서 및 문서화 시스템의 직접 개발자는 특정 활동 부문을 조정하는 부처(부서)입니다. 그들은 또한 통일된 문서 형식을 승인합니다. 따라서 재무부는 회계 문서를 담당하고, 러시아 연방 보건부는 의료 문서를 담당하며, 러시아 연방 통계위원회는 기본 문서 형식을 담당합니다. 회계 및 통계 문서, 러시아 연방 기록 보관소는 조직 및 행정 문서 시스템을 담당합니다.
국가 통합 문서 형식은 컴퓨터 처리 가능성을 고려하여 개발되었습니다. 종속 및 소유권 형태에 관계없이 모든 기관, 조직 및 기업에서 의무적으로 사용해야 합니다.
따라서 통합 문서 시스템은 기본 일반 관리 기능 시스템으로 결합되고 관리 수준 및 소유권 형태에 관계없이 전통적 및 혼합적 시스템을 모두 사용하여 모든 조직에서 사용하도록 고안된 최대한의 균일성을 제공하는 문서 형식입니다. 컴퓨터 기술, 문서 정보 처리 방법.
통합 시스템관리 문서는 다음을 기반으로 개발됩니다.
문서 양식 구성의 통일성
각 시스템에 포함된 문서의 내용을 규제합니다.
문서에서 중복 데이터를 제외하고 관리 문제를 해결하는 과정에서 정보가 한 번만 입력되도록 보장합니다.
특정 관리 문제를 해결하는 데 사용되지 않는 전통적으로 포함된 데이터의 양을 줄입니다.
사용된 용어의 통일성과 기호, 다양한 관리 수준뿐만 아니라 문서 및 지표 생성을 위한 알고리즘의 통일성을 기반으로 다양한 문서 시스템에서도 지표의 비교 가능성을 달성합니다.
각 문서 유형에 대한 일련의 세부 사항 및 지표를 결정하고 컴퓨터 처리를 지향하지만 인간의 인식에도 적합한 구성을 위한 통합 모델을 만듭니다.
시설 통일된 규칙모든 문서 시스템에 공통적이고 특정 기능의 경우 지정된 문서 세부 정보를 편집하고 실행합니다.
현재까지 1993년에 전러시아 관리 문서 분류기(OKUD)로 편집된 3500개 이상의 계획, 회계, 재무 및 기타 문서 형식이 일반 관리 수준에서 통합되었습니다. 각 문서는 문서 시스템 중 하나에 속하고 이 시스템에서의 위치를 결정하는 코드 지정을 받았습니다. 양식 코드는 승인된 표준 모델의 존재와 준수에 대한 권리를 확인합니다.
작업별로 그룹화된 문서 세트를 포함하여 다음과 같은 러시아 통합 관리 문서 시스템을 사용해야 합니다.
조직 및 관리 문서의 통합 시스템:
· 조직이나 기업의 설립에 관한 문서;
· 조직이나 기업의 재구성에 관한 문서;
· 조직이나 기업의 청산에 관한 문서;
· 국가의 민영화에 관한 문서 및 지방자치단체, 기업;
· 조직, 기업의 관리 활동에 관한 문서;
· 조직이나 기업의 활동에 대한 조직 및 규제 규제에 관한 문서;
· 조직 또는 기업 활동의 운영 및 정보 규제에 관한 문서
· HR 문서.
2장.특성통합 문서 시스템
통합 문서 시스템(UDS)은 통일된 규칙과 요구 사항에 따라 생성되며 특정 활동 분야의 관리에 필요한 정보를 포함해야 합니다.
일반적으로 이는 특정 유형의 데이터에 대한 문서화된 표현을 제공하는 상호 연결된 전 러시아 통합 양식 세트인 하나 또는 두 개의 국가 표준으로 구성됩니다. 경제 활동, 개발, 유지 관리 및 적용을 위한 유지 관리, 규범 및 방법론 문서를 의미합니다. 특정 형태의 문서 및 문서화 시스템의 직접 개발자는 특정 활동 부문을 조정하는 부처(부서)입니다.
인사 문서의 특별한 특징은 조직, 관리 및 기본 회계라는 두 가지 통합 문서 시스템의 일부로 동시에 통합된다는 것입니다. 직원에 대한 명령은 존재를 확인하는 행정 조치 문서로 간주 될 수 있습니다 법적 사실고용 계약의 발생(변경, 종료 등). 다만, 동일한 주문에 대하여 발생(해지)사실을 등록한 경우 노사관계, 이 경우 다른 회계 문서 생성의 기초가 되는 기본 회계 문서입니다.
인사 활동을 조율하는 단일 부서가 없었기 때문에 조직 및 행정 문서를 통합하는 부서(Glavarchive)는 인사 문서화 시스템을 준비했고, 통계 당국은 인사 기록을 위한 문서 형식을 준비했습니다. 첫 번째 시스템은 정부 및 관리 기관에서 사용되었고 두 번째 시스템은 건설 및 산업 조직에서 사용되었습니다.
오늘날 역사적으로 확립된 이 기능은 보존됩니다. 일부 기관 및 조직은 직원 기록을 텍스트 형식의 문서로 유지하고 다른 일부는 표 형식으로 유지합니다. 따라서 HR 직원은 현재 등록 요구 사항을 알아야합니다. 인사 문서그리고 그것들을 다음에서 사용할 수 있습니다. 실제 활동.
조직 및 관리 문서 시스템에 포함된 문서 준비 절차, 양식 및 텍스트 요구 사항은 GOST R 6.30-97에 의해 결정됩니다. 이 표준에 명시된 요구 사항에 따라 문서의 텍스트 형식이 개발되고 입학, 전학, 해고 등의 명령이 작성되고 프로토콜, 편지, 보고서 및 설명 메모.
국가 표준 외에도 조직 및 행정 문서의 통합 시스템에는 표준 요구 사항을 개발하면서 생성되고 특정 문서 형식(구조 및 직원 배치, 직원 배치, 휴가 일정 등)을 포함하는 통합 문서 형식의 앨범이 포함됩니다. .). 앨범에는 구성 및 배열뿐만 아니라 모든 인사 문서 및 복잡하고 방대한 문서(직위, 직무 설명)의 디자인 예가 포함되어 있습니다. 필수 세부정보, 텍스트의 필수 구조도 마찬가지입니다.
러시아 국가 통계위원회의 NIIstatinform은 명령 형식(지침)을 포함하여 직원 기록을 위한 6개 양식과 근무 시간 사용 및 급여 직원 정산을 기록하는 7개 양식을 포함하여 기본 회계 문서의 통합 형식 앨범을 개발했습니다. 채용, 이동, 해고에 관한 사항입니다.
기업, 기관 및 조직의 워크북 유지 절차에 대한 지침(1974년 6월 20일 소련 노동위원회 결의안 제162호에 의해 수정 및 보완됨)은 워크북의 의미를 주요 사항으로 설정합니다. 문서에 노동 활동직원은 등록, 발행, 회계 및 유지 관리 절차, 삽입물 발행 규칙 및 통합 문서 사본을 설정합니다. 지침은 다음과 같은 경우에 적용됩니다. 규정는 업무 기록부를 확보하고 유지하는 절차를 완전히 규제하며 HR 전문가의 활동에 없어서는 안될 참조 도구입니다.
안에 실무문서 작성 및 실행에 있어서 기술적, 경제적, 사회적 정보의 코딩이 점점 더 중요해지고 있습니다.
블루 칼라 직업, 화이트 칼라 직위 및 급여 등급에 대한 전러시아 분류기를 사용하면 근로자에 대한 개인 및 전기 데이터, 교육 정보, 보유 직위 등에 대한 정보를 인코딩할 수 있습니다. 분류기는 다음과 관련된 문제를 해결하도록 설계되었습니다. 생산직 근로자 및 직원 수; 인력 범주, 기술 수준, 기계화 정도 및 근무 조건에 따른 인력 구성 및 분포를 고려합니다. 고용 제공; 조직 임금근로자 및 직원, 연금 계산; 인력 등에 대한 추가 요구 사항 결정 분류자는 인사 서비스 활동에 사용되는 여러 회계 양식(예: T-2)을 작성할 때 사용됩니다.
전러시아 교육 전문 분야 분류(OKSO)도 동일한 목적을 수행합니다.
OKUD(All-Russian Classifier of Management Documentation)는 정보 검색 시스템에서 문서 코딩의 기초 역할을 합니다. OKUD는 통합 문서 등록, 회계, 사용 문서 형식 감소 문제를 해결하고 문서 구성을 제어하고 통합 형식의 중복을 제거하도록 설계되었습니다. OKUD의 분류 대상은 인사 활동을 문서화하는 데 사용되는 조직 및 관리, 기본 회계 문서 및 노동 문서를 포함하여 현재 운영되는 9개의 통합 문서 시스템의 통합 형식입니다.
후자에는 직원 채용, 전근, 해고, 휴가 등록, 인센티브 및 처벌에 관한 문서가 포함됩니다. OKUD 코드는 각 통합 양식에 부착되어야 합니다. 새로 개발된 양식은 OKUD에 포함되어 등록됩니다.
통합 문서 시스템에는 중복 요소가 포함되어 있습니다. 예를 들어 고용 명령은 조직 및 행정 문서로 분류되며 OKUD에서는 코드 0281151을 가지며 T-1 "고용 명령(지시)" 양식은 기본 회계 문서 시스템(코드 0301006)을 나타냅니다.
규제 문서에는 직원 배치 및 인사 회계 작업에 대한 부문 간 통합 시간 표준도 포함됩니다. 근로자의 인건비 인사 서비스인사 문서의 준비 및 처리와 관련된 것은 인사 서비스의 인력 수준에 영향을 미칩니다. 표준을 사용하면 수행되는 작업의 총 노동 강도가 다음 중 하나이기 때문에 필요한 인사 서비스 직원 수를 정당화하는 것이 가능합니다. 구성 요소통합 표준에 포함된 인력 수준 계산 공식. 그러나이 문서의 주요 의미는 인사 문서 구성 및 수행되는 작업 순서에 대한 규정입니다.
근로자와 직원을 고용하고 해고할 때 서류를 준비할 때
통합 문서 등록 및 회계;
직원의 이동을 기록하기 위한 문서 준비;
작성 통계보고인사 기록에;
인증서 작성, 계획 개발 및 기타 작업 수행
시간 기록표 작업
출입국 업무;
군사 등록 테이블 작업.
결론
문서의 통일은 유사한 관리 기능 및 업무의 구현을 기록하는 관리 문서의 구성 및 형식의 통일성을 확립하는 것으로 구성됩니다.
문서의 통일은 사용되는 문서의 수를 줄이고, 문서의 형식을 유형화하고, 품질을 향상하고, 처리의 노동 강도를 줄이고, 동일 및 관련 관리 기능을 위한 다양한 문서 시스템의 정보 호환성을 달성하고, 보다 효율적으로 수행됩니다. 컴퓨터 기술의 사용.
통일 작업에는 관련 문서 시스템을 담당하는 부처 및 부서에서 수행하는 USD 개발이 포함됩니다. 공화당 및 부문별 DSD에서 부문 간(부서 간) DSD 구현: 개발된 OKTEI 구현; 정보의 신뢰성을 유지하기 위해 USD 및 OKTEI를 유지합니다. 추가 개발; 산업의 특성을 반영하고 USDD 및 주 등록에 포함되지 않은 산업별 통합 문서 형식의 복합체 개발; 산업의 특성을 반영하는 기술 및 경제 정보의 산업 분류기 개발.
문서의 통일 및 표준화, 작업 조정 및 통제에 대한 조직적 및 방법론적 관리는 공화국에서 SD 및 OKTEI의 구현 및 유지 관리를 조정하기 위해 상위 조직에서 수행됩니다. 업계 수준에서 이 작업은 업계 내 SD 및 OKTEI 구현 및 유지 관리를 담당하는 주요 조직에서 수행됩니다.
관리문서의 통일화 및 표준화는 관리업무의 생산성을 높이는 요소 중 하나로 고려되어야 한다. 문서의 통일은 문서의 구성을 위한 합리적인 구조를 선택하는 것이며, 합리적인 개수의 문서 형식을 설정하고 구성을 유형화하여 문서를 통일성 있게 만드는 것입니다.
이는 관리 문서뿐만 아니라 새로운 시스템에도 적용됩니다. 예를 들어 여행, 항공, 철도 티켓이 통합되었습니다.
문서 통합의 기본 원칙은 다음과 같습니다.
1) 일반적인 것에서 구체적인 것으로의 통일. 이는 특정 문서 시스템에 대한 문서 샘플인 양식을 작성하고 이를 기반으로 이 문서 시스템에 대한 세부 정보 구성을 설정하는 것으로 구성됩니다. 개별 종문서, 특정 문서 등;
2) 문서 형식과 문서 작성, 초안 작성 및 실행 규칙의 통일성. 이는 문서의 최대 유형화 및 스텐실화, 문서 필드의 데이터 위치 통일, 기술 개발 및 기존 약어를 통해 달성됩니다.
3) 통일의 복잡성. 이 프로세스를 수행할 때 문서 작성, 작성, 처리 및 보관의 모든 단계에서 문서에 대한 모든 요구 사항이 제공되어야 합니다. 또한 개인의 정신생리학적 능력과 매개변수도 고려해야 합니다. 기술적 수단;
4) 정보 내용. 이는 특정 문제를 해결하고 문서의 법적 유효성을 검색 및 확인하는 데 필요한 세부 정보만 문서에 포함하는 것을 의미합니다.
5) 문서 종류의 수를 줄입니다. 예를 들어 사무 장비의 광범위한 사용을 위한 관리 방법 개선을 통해 달성됩니다. 문서 요구 사항의 안정성(주 및 업계 표준에 따라 설정됨)
6) 기술 및 경제 정보의 기존 분류 및 코딩 시스템과의 인터페이스; 능률. 이는 문서 시스템에 문서를 합리적으로 포함하고, 양식의 광범위한 사용, 문서 양식의 합리적인 레이아웃, 최적의 세부 정보 설정을 통해 달성됩니다.
사용된 출처 및 문헌 목록
나.소스
1. GOST R 6.30-2003 통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항. – M.: 표준 출판사, 2003.
2. 관리를 위한 문서 지원 국가 시스템: 기본 조항: 일반 요구 사항문서 및 문서 지원 서비스. - M .: 표준 출판사, 1991.
3. GOST R 51141-98 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의. – M.: 표준 출판사, 1998.
4. 관리 문서의 전 러시아 분류자. 1993년 12월 30일 N 299의 러시아 연방 국가 표준 법령에 의해 승인되었습니다. - M.: Gosstandart, 1993.
II.문학
5. 안드레바, V.I. 사무. 교과서 수당 / V.I. 안드레바. 에드. 6번째, 개정됨 그리고 추가 - M .: JSC "비즈니스 스쿨 "Intel-Sintez", 2000 - 187 p.
6. 바사코프 M.I. 사무(경영을 위한 문서지원) : 교과서. – M.: ICC “마케팅”, 2003 – 336 p.
7. Bykova, T.A. 비서에게는 여전히 통합 주 데이터 시트와 주 예산 교육 기관 // 비서 업무가 필요합니다. – 2001년 - 2위.
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9. 쿠즈네초바, T.V. 비서 업무. 교과서 수당 / TV 쿠즈네초바. 에드. 8위, 개정. 그리고 추가 - M .: JSC "비즈니스 스쿨 "Intel-Sintez", 2003. - 288 p.
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소개..........................................................................................................................................6
문서의 통일화 및 표준화.......................................................................8
통합 문서 시스템..........................................................................................12
기술, 경제, 사회 정보에 대한 전 러시아 분류자........................................................................................................18
결론..........................................................................................................25
참고문헌..........................................................................................................26
문서의 통일은 유사한 관리 기능의 구현을 기록하는 관리 문서의 구성 및 형식의 통일성을 확립하는 것으로 구성됩니다. 문서의 표준화는 수행된 통일과 그 의무적 성격의 수준을 법적으로 확인하는 형태이다. 국가 표준(GOST), 산업 표준(OST), 공화당 표준(RST)과 같은 표준 범주가 확립되었습니다. 문서의 통일은 사용되는 문서의 수를 줄이고, 문서의 형식을 유형화하고, 품질을 향상하고, 처리의 노동 강도를 줄이고, 동일 및 관련 관리 기능을 위한 다양한 문서 시스템의 정보 호환성을 달성하고, 보다 효율적으로 수행됩니다. 컴퓨터 기술의 사용.
통일 작업에는 다음이 포함됩니다.
· 관련 문서 시스템을 담당하는 부처 및 부서에서 수행하는 통합 문서 관리 시스템(UDS) 개발.
· 공화당 및 부문별 DSD의 틀 내에서 부문간(부처간) DSD 도입;
· 정보의 신뢰성과 추가 개발을 유지하기 위해 DSD 및 산업 기술 및 경제 문서 분류기(OKTEI)를 유지합니다.
· 산업 특성을 반영하고 USD 및 주 등록에 포함되지 않은 산업 통합 문서 형식의 단지 개발;
· 산업의 특성을 반영하는 기술 및 경제 정보의 산업 분류기 개발. 문서의 통일 및 표준화, 관련 작업 조정 및 통제에 대한 조직적 및 방법론적 관리는 공화국에서 SD 및 OKTEI의 구현 및 유지 관리를 조정하는 수석 조직에서 수행됩니다. 업계 수준에서 이 작업은 업계 내 SD 및 OKTEI 구현 및 유지 관리를 담당하는 주요 조직에서 수행됩니다.
전자 컴퓨터 기술과 이를 기반으로 만들어진 자동화된 제어 시스템의 관리 관행이 점점 더 광범위하게 도입되면서 문서 통일의 중요성이 높아지고 있습니다. VNIIDAD가 개발한 조직 및 관리 문서의 통합 시스템은 자동화 제어 시스템에 사용하고 전국 기관에서 기존의 전통적인 방법을 사용하여 처리하는 데 모두 적합합니다. USORD에는 조직 및 행정 문서, 통합 문서 형식, 이러한 형식 사용에 대한 교육 및 방법론 자료에 대한 일련의 국가 표준이 포함되어 있습니다.
문서의 통일 및 표준화
기술 발전으로 인해 공식 문서 준비에 대한 새로운 요구 사항이 발생합니다.
유치원 교육 시스템에는 관리 문서 준비, 문서 작업 기술, 연중 문서 체계화 및 조직이라는 세 가지 상호 관련된 구성 요소가 포함됩니다. 아카이브 스토리지. 이러한 각 문제를 해결할 때 실무자는 사무실 관리 분야의 현재 규제 및 방법론 문서를 지침으로 삼아 승인되어야 합니다. 국가위원회표준화를 위한 러시아 연방 및 러시아 연방 기록 보관소.
사무에 대한 규제 및 방법론적 기반은 기관의 현재 활동과 사무 서비스 작업에서 문서의 생성, 처리, 저장 및 사용 기술을 규제하는 일련의 법률, 규정 및 방법론적 문서입니다.
조직 및 행정 문서 준비를 위한 기본 요구 사항은 1997년 7월 31일 러시아 국가 표준 결의안으로 승인된 GOST R. 6.30-97에 명시되어 있습니다.
문서의 양이 너무 많아 표준화와 통일이 필요합니다.
표준화 -규범과 규칙을 확립하는 활동이다.
표준화는 모든 이해 관계자의 이익과 참여를 위해, 특히 기능 조건과 안전 요구 사항을 존중하면서 전반적인 최적의 경제성을 달성하기 위해 특정 분야의 활동을 간소화하기 위한 규칙을 설정하고 적용하는 프로세스입니다. 표준화는 과학, 기술 및 실제 경험의 결과를 기반으로 합니다.
사무 분야에서 표준화의 본질은 적용에 필수인 표준, 채택된 문서 개발 및 실행을 위한 최적의 규칙 및 요구 사항을 확립하는 것입니다. 정해진 방법으로일반적이고 반복적으로 사용됩니다.
1993년 6월 10일에 채택된 러시아 연방 법률 "표준화"에 따른 표준화는 다음을 보장하기 위해 규범, 규칙 및 특성을 확립하는 활동입니다.
· 제품, 작업 및 서비스의 안전 환경, 생명, 건강 및 재산;
· 기술 및 정보 호환성과 제품의 상호 호환성;
· 과학, 기술 및 기술 개발 수준에 따른 제품, 작업 및 서비스의 품질; 측정의 균일성;
· 모든 유형의 자원을 저장합니다.
보안 경제시설자연재해, 인재 등의 위험을 고려하여 비상 상황;
· 국가의 방어 능력 및 동원 준비.
우리나라에서 시행되는 표준화에 관한 규제 문서는 다음과 같습니다.
· 러시아 연방 국가 표준(GOST R);
· 규정된 방식으로 적용되는 국제(지역) 표준;
· 기술, 경제 및 사회 정보에 대한 전 러시아 분류자;
· 산업 표준;
· 기업 표준;
· 과학, 기술, 공학 협회 및 기타 공공 협회의 표준.
러시아 연방의 국가 표준 - 규정, 우리 주 내 특정 활동 영역에서 통일 된 규칙을 설정합니다.
국가 표준은 부문간 중요성을 갖는 제품, 작업 및 서비스에 대해 개발되었습니다. 표준 요구 사항의 내용, 배포 범위, 유효성 범위 및 도입 날짜는 표준을 채택한 국가 관리 기관에 의해 결정됩니다. "표준화"법에 따라 국가 표준과 기술, 경제 및 사회 정보에 대한 모든 러시아 분류자는 러시아 국가 표준에 의해 채택되며 국가 등록 후 시행됩니다.
표준에 의해 설정된 요구 사항은 모든 정부 기관 및 사업체에 필수입니다. 러시아 Gosstandart 및 기타 특별 승인 정부 기관해당 부서는 규정 준수에 대한 국가 통제 및 감독을 행사합니다. 필수 요구 사항주 표준.
표준에는 다음과 같이 명시되어 있습니다.
· 문서 세부 구성;
· 문서 세부 구성 요구 사항;
· 양식 및 서류 요구 사항;
· 러시아 연방 국가 휘장, 러시아 연방 구성 기관의 문장을 재현한 양식의 생산, 기록, 사용 및 저장에 대한 요구 사항.
우리나라에서 운영되는 모든 국가 표준은 단일 국가 표준 시스템, 즉 국가 표준 자체를 분류하고 코딩하는 계층적으로 조직된 시스템으로 통합됩니다.
국가 표준화 시스템의 시리즈 1에는 국가 표준 개발 절차, 표준의 구성, 발표 및 실행, 승인, 등록 및 구현, 표준 수정 절차에 대한 조항을 명시하는 일련의 기본 표준이 포함되어 있습니다. 예를 들어, 표준 취소 등: 2000년 4월 1일, GOST R. 6.30-97에 대한 수정안 No. 1, 2000년 1월 21일 러시아 국가 표준 결의안 No. 9-Art.
GOST R. 6.30-97의 적용 및 구현 절차는 전 러시아 문서 기록 과학 연구소의 방법론 권장 사항에 설명되어 있습니다. 체계적인 권장 사항조직에서 구현하기 위한 목적:
· 문서 지원을 위한 최신 규제 프레임워크를 기반으로 문서 세부 사항 및 해당 위치에 대한 옵션 준비에 대한 통합 규칙;
· 문서 준비 및 문서 정보 전송을 위한 새로운 정보 기술;
· 문서의 비즈니스 스타일, 문서 텍스트 준비 및 통합을 위한 기본 요구 사항;
· 컴퓨터 워드 프로세싱을 포함한 인쇄 장치를 사용하여 문서를 작성하는 규칙;
· 문서 양식 디자인 규칙;
· 양식 및 인감의 사용, 회계 및 보관에 관한 규칙;
· 통신 채널을 통해 전송되는 문서 준비 규칙.
GOST 1.RO-92. 러시아 연방의 국가 표준화 시스템: 기본 조항.
독립적인 표준 세트는 통합 문서 시스템에 대한 표준과 기술 및 경제 정보의 분류 및 코딩 통합 시스템으로 구성됩니다.
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소개
결론
서지
소개
관리 장치의 효과적인 기능은 문서 작업의 올바른 구성과 불가분의 관계가 있습니다. 정보 소스, 준비 및 의사 결정과 관련된 기술 관리 기능은 문서 작성, 실행 및 처리 프로세스인 문서 없이는 거의 수행할 수 없습니다. 관리 장치의 모든 직원의 활동은 기술 수행자부터 모든 수준의 관리자에 이르기까지 문서와 관련됩니다. 일부는 문서를 작성하고 다른 일부는 실행 및 전송을 보장하며 다른 일부는 이러한 문서를 참조하여 이를 기반으로 결정을 내립니다. "문서"의 개념은 사무 및 보관 용어에 대한 러시아 연방 국가 표준에 의해 정의됩니다. 교과서, 교육 보조 자료, 기술 및 참고 문헌 등 모든 유형의 문서에 반드시 사용해야 합니다.
문서는 사실, 사건, 객관적 현실 현상 및 인간 정신 활동에 대한 특별한 자료 정보를 다양한 방법으로 수정하는 수단입니다. 따라서 '문서'라는 개념은 정보를 정보로 이해하는 것에서 파생됩니다. 정보에는 반영되는 일부 이벤트에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 기업의 일상 업무에서 생산, 경제, 금융 및 기타 다양한 문제에 대한 문서가 생성됩니다. 사회 활동. 이는 명령, 결정, 편지, 행위, 계약, 의정서, 진술서, 전보, 인증서 등입니다. 기업에서 작성하는 문서를 일반적으로 서신이라고 합니다.
문서 작성, 등록, 분류, 이동, 회계 및 보관과 관련된 일련의 작업을 사무라고합니다. 서류작업은 간단하고 효율적이어야 합니다. 현대 상황에서 주요 임무는 자동화 제어 시스템과 컴퓨터 센터의 추가 개발과 효율성 증가를 보장하고 이를 정보 수집 및 처리를 위한 전국 시스템에 지속적으로 통합하는 것입니다. 사무기기의 생산과 사용을 확대하여 사무업무를 합리화하고 관리업무의 조직을 개선합니다.
이 주제의 관련성은 다음과 같은 사실에 기인합니다. 현대 무대표준화에 관한 입법개편의 관점에서, 관리문서의 통일 및 표준화 문제와 문서의 주요 세부사항의 위치 구성을 관리노동의 생산성을 높이는 요인으로 실증하는 것이 더 큰 관심을 끌고 있다. .
통일문서관리내역
1. 문서의 통일 및 표준화. 통합 문서 시스템
문서의 구성과 형식을 최적의 일관성으로 유지하는 것을 문서 통합이라고 합니다. 또한 통일은 최대 균일한 세부 사항 세트, 종이 형식 및 세부 사항을 종이에 기록하는 것입니다. 문서의 통합 형식은 특정 활동 분야에서 해결되는 작업에 따라 설정되고 저장 매체에서 특정 순서로 위치하는 일련의 세부 정보입니다. 이는 개별 문서뿐만 아니라 문서 시스템 전체를 통합합니다.
통합 문서 시스템은 특정 활동 분야의 관리에 필요한 정보를 포함하는 통일된 규칙과 요구 사항에 따라 작성된 문서 시스템입니다. DSD에는 다음이 포함됩니다.
조직 및 관리 문서의 CS
은행 서류 CS
재무, 회계 및 보고 회계 문서의 MS 예산 기관및 조직;
보고 및 통계 문서의 MS;
기업의 MS 회계 및 보고 회계 문서
노동 서류 CS;
연금 기금 문서의 CS;
대외 무역 서류 CS.
문서의 통일은 유사한 관리 기능의 구현을 기록하는 관리 문서의 구성 및 형식의 통일성을 확립하는 것으로 구성됩니다. 문서의 통일은 사용되는 문서의 수를 줄이고, 문서의 형식을 유형화하고, 품질을 향상하고, 처리의 노동 강도를 줄이고, 동일 및 관련 관리 기능을 위한 다양한 문서 시스템의 정보 호환성을 달성하고, 보다 효율적으로 수행됩니다. 컴퓨터 기술의 사용. 통일 작업에는 다음이 포함됩니다.
관련 문서 시스템을 담당하는 부처 및 부서에서 수행하는 통합 문서 관리 시스템(UDS) 개발
공화당 및 부문별 DSD의 틀 내에서 부문 간(부서 간) DSD 도입
정보의 신뢰성과 추가 개발을 유지하기 위해 DSD 및 산업 기술 및 경제 문서 분류기(OKTEI)를 유지 관리합니다.
산업의 특성을 반영하고 USDD 및 주 등록에 포함되지 않은 산업별 통합 문서 형식의 복합체 개발;
산업의 특성을 반영하는 기술 및 경제 정보의 산업 분류기 개발. 문서의 통일 및 표준화, 관련 작업 조정 및 통제에 대한 조직적 및 방법론적 관리는 공화국에서 SD 및 OKTEI의 구현 및 유지 관리를 조정하는 수석 조직에서 수행됩니다. 업계 수준에서 이 작업은 업계 내 SD 및 OKTEI 구현 및 유지 관리를 담당하는 주요 조직에서 수행됩니다.
문서 통일은 표준화 방법 중 하나입니다.
표준화란 제품의 생산과 유통의 질서를 확보하고 제품, 작업 또는 서비스의 경쟁력을 높이는 것을 목표로 자발적인 반복 사용을 목적으로 규칙과 특성을 설정하는 활동입니다. 관리 문서의 표준은 문서의 개별 요소(세부 사항)의 구성, 위치 및 설계 규칙을 설정합니다. 문서의 표준화는 수행된 통일과 그 의무적 성격의 수준을 법적으로 확인하는 형태이다. 국가 표준(GOST), 산업 표준(OST), 공화당 표준(RST)과 같은 표준 범주가 확립되었습니다.
표준화의 목표는 다음과 같습니다.
시민의 생명과 건강, 개인 및 법인, 정부 및 재산의 안전 수준을 높입니다. 시립 재산, 자연의 위험을 고려한 물체 기술적 성격, 레벨 업 환경 안전, 생명의 안전과 동식물의 건강;
제품(작업, 서비스)의 경쟁력 및 품질 보장, 측정의 균일성, 자원의 합리적인 사용, 기술 장비(기계 및 장비, 구성 요소, 구성 요소 및 재료)의 호환성, 기술 및 정보 호환성, 연구(테스트) 및 측정 결과, 기술 및 경제 통계 데이터, 제품(작업, 서비스) 특성 분석, 정부 명령 이행, 제품(작업, 서비스)의 적합성에 대한 자발적 확인
기술 규정 준수 촉진
기술, 경제, 사회 정보 분류 및 코딩 시스템, 제품(저작물, 서비스) 목록 시스템, 제품(저작물, 서비스) 품질 보장 시스템, 데이터 검색 및 전송 시스템 구축, 통일 작업 촉진.
따라서 표준화의 목표는 실제, 계획 또는 잠재적 문제를 해결하기 위해 확립된 조항, 요구 사항 및 규범을 광범위하고 반복적으로 사용하여 특정 영역에서 최적의 질서를 달성하는 것입니다. 표준화 활동의 주요 결과는 제품(서비스), 프로세스의 기능적 목적 준수 정도를 높이고, 국제 무역에서 기술 장벽을 제거하고, 다양한 분야에서 과학 기술 진보와 협력을 촉진하는 것입니다.
표준화는 표준화 대상 및 표준화 범위와 같은 개념과 관련이 있습니다. 표준화의 대상(주제)은 일반적으로 특정 요구 사항, 특성, 매개 변수, 규칙 등이 개발되는 제품, 프로세스 또는 서비스라고 합니다. 표준화는 개체 전체 또는 개별 구성 요소(특성)와 관련될 수 있습니다. 표준화 영역은 상호 연관된 표준화 개체의 집합입니다. 예를 들어 기계공학은 표준화의 영역이고, 기계공학에서 표준화의 대상은 다음과 같을 수 있다. 기술 프로세스, 엔진 종류, 기계의 안전성 및 환경 친화성 등 표준화는 다양한 수준에서 수행됩니다. 표준화 수준은 세계 참가자들이 표준을 받아들이는 지리적, 경제적, 정치적 지역에 따라 달라집니다. 따라서 표준화에 대한 참여가 모든 국가의 관련 당국에 열려 있다면 이것이 국제 표준화입니다. 지역 표준화는 세계의 한 지리적, 정치적 또는 경제적 지역에 속한 국가의 관련 당국에게만 공개되는 활동입니다. 지역 및 국제 표준화는 관련 지역 및 국제기구에 대표되는 국가의 전문가에 의해 수행되며, 그 임무는 아래에서 논의됩니다. 국가 표준화는 특정 국가의 표준화입니다. 동시에 국가 표준화는 국가, 산업 수준, 하나 또는 다른 경제 부문, 협회, 제조 회사, 기업 및 기관 수준 등 다양한 수준에서 수행될 수도 있습니다.
2. 문서의 주요 내용의 구성 및 위치
사무에는 주 규정 및 표준에 따라 문서 준비에 대한 통일된 요구 사항 및 규칙이 많이 있습니다. 문서 준비 규칙을 준수하면 다음이 보장됩니다.
* 법적 효력;
* 신속하고 고품질의 준비 및 실행;
* 빠른 검색 구성;
* 인건비와 시간을 줄이기 위한 컴퓨터 처리;
표준이란 반복 사용을 목적으로 제품 특성, 구현 규칙 및 생산 프로세스의 특성, 운영, 보관, 운송, 판매 및 폐기, 작업 수행 또는 서비스 제공을 설정하는 문서입니다. 문서 양식 - 공식적인 세부 정보 집합 서면 문서, 특정 순서로 위치합니다.
문서 양식 - 공식 서면 문서의 작성자를 식별하는 일련의 세부 정보입니다.
모든 문서에는 세부사항이라고 불리는 다양한 디자인 요소(날짜, 서명, 인감 등)가 포함되어 있습니다.
세부정보 등록 규칙:
세부정보 - 필수 요소공식 문서의 실행.
각 문서 유형(명령, 편지, 법령 등)에는 러시아 국가 표준이 정한 요구 사항에 따라 문서에 위치하고 작성되는 특정 세부 정보가 있습니다.
문서를 준비하고 처리할 때 다음 세부 사항을 사용하십시오.
* 러시아 연방의 국가 상징;
* 러시아 연방 구성 기관의 문장;
* 조직의 로고 또는 등록 상표;
* 조직 코드;
* 납세자식별번호\등록사유코드(TIN\KPP);
* 문서 양식 코드;
* 조직의 이름;
* 조직에 대한 참조 정보;
* 문서 유형의 이름;
* 문서 날짜;
* 문서 등록 번호;
* 문서의 편집 또는 출판 장소
* 수취인;
* 문서 승인 스탬프;
* 해결;
* 텍스트 제목;
* 제어 표시;
* 문서 텍스트;
* 응용 프로그램의 존재 여부를 표시합니다.
* 서명;
* 문서 승인 스탬프;
* 비자 서류 승인;
* 인감 인상;
* 사본 인증에 표시;
* 출연자에 대한 표시;
* 문서 실행에 대한 메모 및 파일로 보내기
* 조직이 문서를 받았을 때 표시하십시오.
* 문서의 전자 사본의 식별자입니다.
조직 로고, 조직 이름, 조직에 대한 참조 정보와 같은 일부 세부 사항은 한 기업의 다양한 문서를 준비할 때 변경되지 않습니다. 따라서 이러한 세부 사항을 일반적으로 영구라고 합니다. 특정 문서를 작성할 때 기록되는 나머지 세부 사항(문서 유형 이름, 문서 날짜 등) 다른 문서다를 것입니다. 이것이 바로 변수라고 불리는 이유입니다.
특히 중요한 것은 문서에 법적 효력을 부여하는 날짜, 서명, 인감, 등록 번호, 승인 스탬프와 같은 세부 사항을 올바르게 실행하는 것입니다.
각 문서는 세 가지 주요 부분으로 나눌 수 있습니다.
1) 헤더 부분(텍스트 앞에 있는 세부정보를 포함함)
2) 주요 부분(세부정보 "텍스트" 및 "응용 프로그램")
3) 설계 부분(세부 사항은 테스트 및 적용 아래에 위치)
문서에서 세부사항은 2~3줄 간격으로 서로 구분됩니다.
문서를 작성할 때 TimesNewRomanCyr 글꼴 크기 No. 12(표 형식 자료 디자인용), 6_16을 사용하여 WordforWindows 워드 프로세서 버전 6.0 이상을 사용하는 것이 좋습니다. "조직 이름" 세부 사항을 디자인하려면 글꼴 6_24를 사용할 수 있습니다.
두 페이지 이상의 문서를 작성하는 경우 두 번째 페이지부터 모든 후속 페이지에 번호가 지정됩니다. 페이지 번호는 페이지라는 단어나 구두점을 제외한 아라비아 숫자로 시트 상단 여백 중앙에 기재한다.
좀 더 생각해 보자 상세한 디자인몇 가지 세부 사항.
"러시아 연방 국가 휘장" 및 "러시아 연방 주체의 문장"이라는 세부 정보는 비국가 구조에서 작성된 문서에 부착되지 않습니다.
"조직 엠블럼 또는 상표"(서비스 마크)는 헌장(조직 규정)에 따라 조직의 레터헤드에 부착됩니다. 기업이나 기관의 이름을 엠블럼으로 대체할 수 없습니다.
엠블럼은 공식적으로 등록되어야 합니다.
상표는 다른 사람이 사용할 수 없습니다.
양식에 문장이 표시된 경우 엠블럼은 복제되지 않습니다.
상표(엠블럼)는 문서의 상단 필드에 조직 이름을 기준으로 중앙에 배치됩니다.
"조직 코드"는 전러시아 기업 및 조직 분류기(OKPO)에 따라 입력됩니다.
“주정부 등록번호(OGRN)” 및 “ ID 번호납세자/등록 사유 코드(TIN/KPP)”는 세무 당국이 발행한 문서에 따라 입력됩니다.
문서 양식 코드.
All-Russian Classifier of Management Documentation(OKUD), 클래스 0200000에 따라 해당 유형의 문서가 분류자에 포함된 경우 양식 코드가 첨부됩니다. 이 세부 사항은 특정 유형의 문서를 작성할 때 인쇄되며 조직에 대한 참조 정보는 편지 형식으로 제공되며, 다른 경우에는 문서 유형 이름 옆에 첨부됩니다.
문서의 작성자인 "조직 이름"은 해당 문서에 표시된 이름과 일치해야 합니다. 구성 문서. 조직 이름 위에는 약칭이 표시되며, 없는 경우 상위 조직(있는 경우)의 전체 이름이 표시됩니다. 조직의 이름은 "조직 엠블럼" 속성 아래에 있습니다.
러시아 연방 구성 기관의 국어인 러시아 연방 국어(러시아어)와 함께 러시아 연방 구성 기관의 조직 이름은 두 가지 언어로 인쇄되어 있습니다.
조직 이름 국어러시아 연방의 주제 또는 다른 언어로 된 이름은 러시아 연방의 국어로 된 이름 아래 또는 오른쪽에 있습니다.
해당 조직의 구성문서에 해당 조직이 기재되어 있는 경우에는 해당 조직의 약칭을 기재한다. 전체 이름 아래에는 약칭(괄호 안)이 표시됩니다.
문서 작성자인 경우 지점명, 영토 사무소, 대표 사무소 이름을 표시하며, 조직명 아래에 위치합니다.
"조직에 대한 배경 정보"에는 다음이 포함됩니다. 우편 주소조직의 재량에 따른 기업, 전화번호 및 기타 데이터(팩스 번호, 텔렉스, 은행 계좌, 주소) 이메일등.). 이 세부정보는 "조직 이름" 속성 아래 왼쪽 상단에 있습니다.
수취인의 주소를 쓰는 순서는 다음과 같습니다.
1) 수취인의 이름 ( 개인- 성, 이름, 부칭);
2) 거리명, 집 번호, 아파트 번호;
3) 이름 합의(도시, 마을);
4) 지역 이름, 가장자리, 자율 오크루그, 공화국;
5) 국가(국제우편물의 경우)
6) 우편번호
7) 전화, 팩스, 이메일 및 웹사이트 번호
8) 은행 정보(결제 및 현금 거래에 관한 서신).
문서 유형 이름”은 세로 형식의 경우 문서 머리글 부분의 페이지 중앙에 배치되고 모서리 형식의 경우 왼쪽 여백 테두리에서 배치됩니다. 예를 들어 대문자를 입력하세요. 행위, 참조.
"날짜"는 법적 효력을 보장하는 문서의 주요 세부 정보 중 하나입니다.
문서의 날짜는 다음과 같습니다.
1) 서명 또는 승인 날짜
2) 기록된 사건의 날짜(의정서, 행위의 경우).
문서의 모든 날짜는 일, 월, 연도 순서로 한 줄에 아라비아 숫자로 작성됩니다. 예를 들어, 2005년 3월 17일 날짜는 03/17/2005로 발행되어야 합니다. 재무 정보 및 규제 문서가 포함된 문서의 텍스트에서는 2005년 3월 17일 날짜 형식의 구두-디지털 방법을 사용할 수 있습니다.
날짜나 월이 한 자리 숫자로 구성된 경우 앞에 0이 와야 합니다(예: 02/01/2006).
“문서등록번호”는 일련번호로 구성됩니다. 문서번호는 발신, 수신 및 내부 문서"문서 날짜" 속성 옆에 있는 회사입니다.
둘 이상의 기관이 공동으로 편집한 문서의 등록번호는 각 기관의 문서 등록번호로 구성되며 문서에 작성자가 표시된 순서대로 슬래시로 구분됩니다.
일련 번호는 수신 및 발신 문자에 별도로 할당됩니다.
문서 유형, 조직에서 시행 중인 사무실 관리 시스템 유형, 분류자의 존재 등에 따라 공식 서한을 등록할 때 다음과 같은 사례 색인과 같은 다른 구성 요소가 일련 번호에 추가될 수 있습니다. 일련번호에는 사건의 명칭이 추가되며, 필요한 경우 주제별 분류자별 문서 코드, 통신인 코드 등이 추가됩니다.
여러 기관이 공동으로 편찬한 문서에는 문서에 표시된 순서대로 저자등록번호를 슬래시로 표시한다. 문서에 등록 번호가 있으면 해당 문서가 조직의 정보 배열에 포함되어 있으며 해당 문서가 통제되고 책임이 있음을 나타냅니다.
소품은 날짜와 등록번호를 손으로 기재한 스텐실 부분 “____ ______”으로 구성됩니다.
“등록번호 및 문서일자에 대한 언급”에는 답변이 제공되어야 하는 문서의 등록번호 및 날짜가 포함됩니다. 이 세부정보는 세부정보 "날짜" 및 "문서 번호" 아래 왼쪽 필드의 테두리에 배치됩니다.
문서의 편집 또는 출판 장소.
세부 사항은 일반적인 형식과 특정 유형의 문서 형식(서신 제외)에만 사용됩니다. 이 세부 사항을 등록할 때 일반적으로 허용되는 약어를 사용하여 해당 국가의 행정 구역 구분이 고려됩니다.
"문서 승인 스탬프" 세부 사항은 다음 단어로 구성되어야 합니다.
승인했습니다(따옴표 제외)
1) 문서를 승인하는 사람의 직위
2) 서명, 이니셜, 성 및 승인 날짜.
문서 승인 스탬프는 문서의 오른쪽 왼쪽 모서리에 있습니다.
문서에 여러 개의 승인 표시가 있는 경우 동일한 레벨에 평행(왼쪽 및 오른쪽)으로 배치됩니다.
승인 스탬프는 따옴표 없이 APPROVED라는 단어로 구성되어야 합니다.
문서를 승인할 때 도구 케이스에 승인 문서의 이름이 표시됩니다.
여러 사람이 문서를 승인하면 해당 서명이 동일한 수준에 나열됩니다.
해결.
결의안은 공무원이 첨부한 문서에 그가 내린 결정을 포함하는 비문입니다.
문서 실행 지침에는 유언집행자의 성과 이니셜, 명령 내용 및 실행 기한이 포함되어야 합니다.
결의안은 문서의 헤더 부분에 텍스트가 없는 공간에 직접 작성합니다. 결의안과 관련된 문서의 등록 번호와 날짜를 나타내는 별도의 종이에 결의안을 작성할 수 있습니다.
문서에 여러 명의 집행자가 표시된 경우 첫 번째 집행자가 책임을 맡도록 지정되지만 추가 메모는 작성되지 않습니다. "텍스트 제목" 속성에는 문서 텍스트의 주요 의미에 대한 간략한 요약이 포함됩니다. 제목은 문서 유형의 이름과 문법적으로 일치해야 하며 "무엇에 대해?"라는 질문에 대답해야 합니다. (누구에 대해?)', 예: 생성 명령 인증위원회; " 무엇? (누구?)” 예를 들면 다음과 같습니다. 직무 설명수석 프로그래머
제목은 왼쪽 여백 테두리에서 세부 정보 "날짜" 및 "문서 등록 번호" 뒤에 위치합니다. A5 문서에는 제목을 표시하지 않는 것이 허용됩니다.
제목은 문서 텍스트 위 왼쪽에 있습니다.
A5 문서에는 텍스트 제목이 표시되지 않습니다.
제목은 따옴표 없이 양식 세부정보 아래에 인쇄되며 밑줄은 표시되지 않습니다. 제목 끝에 마침표가 없습니다.
볼륨은 5줄을 초과할 수 없으며 각 줄은 28-30자를 초과할 수 없습니다.
문서가 제어를 위해 제출되었음을 나타내는 메모입니다.
통제 표시는 문서가 실행되는 동안 통제하에 있다는 것을 의미합니다. 정해진 마감일결의안이나 표준 이행 기한에 명시되어 있습니다.
문서 실행 기한에는 두 가지 유형이 있습니다.
1) 전형적인 용어문서 실행 - 그룹의 문서 실행 마감일 표준 문서(예: 시민요청의 경우) 표준요청 이행기한 등
2) 개별 문서 실행 기한-수신 된 문서, 명령에 의해 설정되거나 결의문에 지정된 문서 실행 기한입니다. 실행이 필요한 모든 문서는 통제 대상입니다.
GOST에 따라 실행 제어 표시는 가장 중요한 문서에 부착되며 문자 "K", 단어 또는 스탬프 "Control"로 표시됩니다. 명확성을 위해 이 속성은 색상으로 강조 표시될 수 있습니다.
"텍스트"는 문서의 주요 요소이자 가장 중요한 요소입니다. 문서의 텍스트는 설문지, 표, 링크된 텍스트의 형태로 구성되거나 이들 구조의 조합으로 구성됩니다. 표의 열과 행에는 주격의 경우 명사로 표현되는 제목이 있어야 합니다.
표가 여러 페이지에 걸쳐 인쇄된 경우 표의 열에 번호가 매겨져 있으며 다음 페이지에는 열 번호만 표시됩니다.
연관된 문서 텍스트는 일반적으로 두 부분으로 구성됩니다.
1) 문서 작성의 근거와 목적을 나타내는 소개;
2) 결정, 요청, 제안, 권장 사항을 설명하는 주요 내용입니다.
텍스트에는 하나의 주요 부분(예: 주문, 편지, 명세서)이 포함될 수 있습니다.
텍스트에 여러 결정, 결론 등이 포함되어 있는 경우 섹션, 하위 섹션, 절 및 하위 조항으로 나누어야 하며 섹션, 하위 섹션, 조항, 하위 조항과 같이 아라비아 숫자로 번호가 매겨져 있습니다.
편지에는 다음과 같은 형태의 텍스트 표현이 사용됩니다.
* 1인칭 단수 (내 생각엔, 내가 묻고, 결정했어);
* 첫 번째 사람 복수(우리는 요청하고 지시합니다);
* 3인칭 단수에서 유래(부처에서는 반대하지 않으며, 연구소에서는 가능하다고 판단함).
설문지 형식의 텍스트에는 여러 지표에 따라 하나의 개체에 대한 지속적인 정보가 포함되어 있습니다. 프로필 텍스트는 인사 및 마케팅 문서에 가장 자주 사용됩니다.
테이블 형식의 텍스트에는 다양한 특성을 기반으로 여러 개체에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 테이블은 보고, 계획, 재무 및 기타 문서에 널리 사용됩니다.
표가 여러 페이지에 걸쳐 있는 경우에는 열에 번호를 매기고 다음 페이지에는 열 번호만 인쇄합니다. 문서에 여러 개의 표가 포함되어 있는 경우 오른쪽 표 위에 "표"라는 단어가 기록되고 해당 일련번호는 기호 없이 표시됩니다.
연결된 텍스트는 임의로 구성하거나 상수 정보가 포함된 스텐실과 가변 정보 입력을 위한 공간을 기반으로 구성할 수 있습니다.
스텐실 텍스트를 사용하면 문서 준비 속도를 크게 높이는 동시에 텍스트 편집 및 재인쇄 단계를 없앨 수 있습니다. 스텐실을 사용하면 컴퓨터에서 문서를 작성할 때 특히 효과적입니다.
문서의 텍스트는 다음 주소로 전송될 때 러시아어로 작성되었습니다.
1) 연방 당국국가 권력;
2) 러시아 연방 구성 기관의 국가 당국;
3) 이 법인의 관할권에 속하지 않는 조직 및 기업에서;
4) 러시아 연방의 다른 구성 기관의 영토에 위치한 조직 및 기업.
"응용 프로그램 존재 표시"속성은 왼쪽 여백 테두리의 서명 앞 텍스트 뒤에 위치하며 약식 형식으로 작성됩니다.
문서에 텍스트에 이름이 지정되지 않은 응용 프로그램이 있으면 해당 이름, 시트 수 및 사본 수가 표시됩니다. 응용 프로그램이 여러 개인 경우 번호가 매겨집니다.
문서가 위원회에 의해 작성된 경우, 표시된 것은 문서에 서명한 사람의 위치가 아니라 배포에 따른 위원회 내에서의 책임입니다.
기업 업무에 남아 있는 모든 문서 사본에는 공무원의 원본 서명과 승인 비자가 포함되어 있어야 합니다. 유일한 예외는 서명 대신 사본 인증을 나타내는 표시가 있는 보내는 편지의 사본입니다. 초안 문서에 서명이 필요한 공무원이 없는 경우 그의 대리인 또는 직무를 수행하는 사람이 문서에 서명할 수 있습니다. 이 경우 문서에 서명한 사람의 실제 직위와 성을 표시해야 합니다. 수정 "대리" 또는 "I.O." 직위 제목 앞에 슬래시나 전치사 “for”를 넣을 수 없습니다.
단체의 문서 ( 총회주식회사 참가자, 이사회 등)은 본 기관의 의장과 총무가 서명합니다.
위원회가 준비한 문서는 문서를 편집한 사람의 실제 직책을 나타내는 것이 아니라 위원회 내 책임 분배(위원장, 위원회 위원)를 나타냅니다.
"서명" 세부 사항은 "텍스트" 및 "응용 프로그램" 세부 사항 뒤에 배치됩니다.
문서의 "승인 스탬프"는 AGREED라는 단어, 문서가 승인되는 사람의 직위(조직 이름 포함), 개인 서명, 서명 사본 및 승인 날짜로 구성됩니다. 다른 문서를 발행하여 문서 승인을 수행하는 경우 승인 스탬프에는 문서 유형, 작성자(조직 이름), 날짜 및 문서 색인이 표시됩니다.
세부 정보는 텍스트, 응용 프로그램 존재에 대한 메모, 서명 등 세부 정보 아래 왼쪽 필드 테두리에서 페이지 왼쪽 하단에 작성됩니다.
문서 승인 비자 - 동의 또는 불일치를 나타내는 문서 세부 정보 공식적인조직 - 내용이 포함된 문서의 작성자입니다.
이 문서는 문서의 성격과 내용에 따라 유언집행자, 관련 공무원, 법률, 금융 및 경제 서비스 책임자, 이 문제를 담당하는 조직의 부국장, 사무실 관리 서비스 책임자가 승인합니다.
비자에는 바이저의 서명, 서명 사본(이니셜, 성) 및 날짜가 포함됩니다. 필요한 경우 비자 소지자의 지위.
비자는 원본 마지막 페이지의 뒷면에 부착되어 있습니다. 행정 문서, 전송되는 문서(편지) 사본에.
승인 과정에서 초안 문서에 다음이 포함된 경우 중요한 변화, 재승인 대상이 됩니다. 문서 초안을 마무리할 때 본질을 바꾸지 않는 설명이 이루어진 경우에는 재승인이 필요하지 않습니다.
'인감'은 관련 사실을 기록한 자의 권리를 증명하는 서류에 공무원의 서명이 진실함을 인증하는 제도입니다. 재정적 수단그리고 물질적 자산, 또한 법적 행위에 따라 특별히 제공됩니다.
인감은 문서에 서명하는 사람의 "서명" 속성 중 개인 서명의 일부를 캡처하도록 부착됩니다.
인장은 공식적이거나 단순할 수 있습니다.
인장은 둥글고 중앙에는 문장의 이미지가 있고 둘레에는 기관의 이름이 표시되어 있습니다.
간단한 씰 모양은 원형, 정사각형, 삼각형 및 직사각형일 수 있습니다. 그러한 인장에는 문장의 이미지가 없고 기관의 이름이나 구조 단위만 표시됩니다.
인감은 인감의 인장과 개인 서명을 명확하게 읽을 수 있도록 부착되어야 합니다.
레터헤드에 쓴 편지에는 우표가 필요하지 않습니다.
직인이 부착된 서류 목록:
1) 민사 합의 또는 계약(공급, 계약, 공동 활동, 건물 임대, 작업 실행 등);
2) 고용 계약, 책임에 관한 계약;
3) 위임장(재고 품목 수령, 중재 업무 수행 등)
4) 물건, 장비, 수행된 작업의 수락, 상각, 검사 등의 행위
5) 보증서 및 상업 편지(업무, 서비스 등에 대한)
6) 법적 사실을 확인하는 증명서
7) 공식/개인 서류(학력증명서, 작업서, 결혼 증명서 등);
8) 회계 문서(작업 지시서 등)
9) 신용장 신청, 수락 거부 등
10) 예산, 은행, 연금, 지불 명령(통화 수령 및 이체, 수입 등을 위한 통합 명령)
11) 수표 기록부, 예산 주문은행에 대표
12) 보험금 지급 증명서, 공제액, 급여 지급 증명서 등
13) 비용 추정(자본 건설을 위한 신제품 생산, 계약 비용 산정 등)
14) 장비 등의 신청
15) 여행 증명서
16) 금융 및 경제적 거래를 수행할 권리가 있는 직원의 인감 및 서명 샘플
17) 사양(제품, 제품 등)
18) 직원 배치 일정 및 변경 사항.
문서 사본의 인증을 확인하는 메모입니다.
이 세부 사항은 사본에 법적 효력을 부여하기 위해 포함됩니다. 문서 사본 인증의 표시는 "true"라는 단어, 사본을 인증한 직원의 직위 이름, 개인 서명, 성적표 및 인증 날짜로 구성됩니다.
문서의 사본을 타기관으로 송부하거나 양도한 경우에는 인감으로 인증마크를 인증받게 됩니다.
팩스로 보낸 문서는 법적 효력이 없으므로 등본을 우편으로 보내드립니다.
문서의 "실행에 대한 참고 사항"과 파일로 보내는 내용은 다음과 같습니다.
문서를 복제하려면 앞면에 유언집행자에 대한 표시를 합니다.
문서 실행 및 파일로 전송에 대한 메모입니다.
세부 사항은 실행된 문서에만 표시되며, 이후 보관 및 참고 목적으로 사용하기 위해 파일에 보관됩니다.
자세한 내용은 문서 첫 페이지 하단 여백에 기재되어 있습니다.
소품에는 다음이 포함됩니다:
* "활동 중"이라는 단어;
* 문서가 저장될 사건 번호(연도를 표시할 수 있음)
* 문서 집행자의 서명;
* 마킹 날짜.
실행 표시는 수행자 자신이나 구조 단위 책임자가 부착하고 날짜를 지정합니다.
조직에서 문서를 수신했음을 나타내는 메모입니다.
조직이 문서를 받았다는 표시는 손으로 또는 특수 등록 스탬프를 사용하여 들어오는 문서에 표시됩니다.
세부 정보에는 일련 번호, 문서가 수신된 날짜, 필요한 경우 시간 및 분이 포함됩니다.
표시는 문서 첫 번째 시트 앞면의 오른쪽 하단 모서리에 있습니다.
문서의 "전자 사본 식별자"는 문서의 각 페이지 왼쪽 하단에 표시되는 표시(바닥글)이며 컴퓨터 매체에 있는 파일 이름, 날짜 및 조직에 설치된 기타 검색 데이터를 포함합니다.
결론
기업에서 문서의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 문서에 기록된 정보는 조직의 활동을 반영하며 모든 비즈니스의 기초를 형성합니다. 기업의 직원은 대부분의 공식 정보를 문서를 통해 받습니다. 각 조직에서는 평균적으로 작업 시간의 최대 60%가 문서 작성 및 작업에 소요됩니다. 문서를 기반으로 적절한 관리 결정이 내려집니다. 많은 경우 문서가 주요 주장이 됩니다. 논란의 여지가 있는 상황, 이로써 '문서'라는 용어의 기본 정의가 '증거의 방법'임을 확인합니다. 기록 보관은 다음에 따라 문서와 파일을 작성하는 활동입니다. 주 표준문서 이동, 검색 및 보관을 위한 조건을 만드는 등 작업을 조직합니다.
따라서 기업의 사무 서비스의 임무는 이동 중에 문서가 손실되지 않고 정시에 다음 처리 지점에 도착하는지 확인하는 것입니다. 관리 결정의 적시성과 정확성은 문서 이동의 명확성에 달려 있습니다. 이 작업은 규제 문서에 명시된 검증되고 세련된 문서 관리 시스템에 대한 다년간의 경험을 통해 해결되었습니다. 이러한 문서를 통합이라고 합니다. 국가 시스템관리를 위한 문서 지원. 문서가 모든 개인, 기업, 조직 및 기관의 생활에서 중요한 역할을 한다는 것은 부인할 수 없습니다. 문서는 연구원의 관심을 끌고 직원, 연금 및 기타 서비스에서 사용됩니다. 그러므로, 그들의 창조와 디자인은 규제 체계문서를 작성하고 작업하는 모든 사람에게 깊은 의미를 갖게 될 것입니다.
서지
1. GOST R 6.30-2003. 통합 문서 시스템: 조직 및 관리 문서의 통합 시스템입니다. - M., 2003.-19 p.
2. 문서: 샘플 문서가 포함된 교과서입니다. -T., 2002.-110p.
3. 사무: 비서 사무: 교과서. 수당 / E.P. Smirnova.- M.: Omega-L, 2010.-152 p.
4. Demin, Yu.M. 사무: 공식 문서 준비: 교과서. 수당 / M. Demin. -M .: UNITY, 2007.
5. Krylova, I. Yu. 경영 활동 문서: 교과서. 수당 / I.Krylova. - M .: 비즈니스 프레스, 2005.
6. 현대 사무: 교과서. 수당 / N.M. Berezina, L.M. Lysenko, E. P. Vorontsova - 상트페테르부르크: Peter, 2007. - 224 p.
7. 문서 작업 구성: 훈련 매뉴얼/ M.V. Vatolina.- 로스토프 n/D: 피닉스: 2004.
8. Abramkin V.A. 사무의 기본. - 상트페테르부르크: Peter Press, 2004.
9. 클로코프 I.V. PC로 효율적인 사무를 즐겨보세요. 상트페테르부르크: 피터, 2006.
10. Teplitskaya T.Yu. 비서_보좌관 수첩. 로스토프 n/d: “피닉스”, 2005.
Allbest.ru에 게시됨
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