통합 문서 시스템의 유형. 통합 문서 시스템

3.7. 인사 서류 보관 기간 인사 서류 보관 기간은 표준 목록에 의해 규정됩니다. 관리 문서, 조직 활동으로 형성되어 승인되었습니다. Rosarkhiv, 2000년 10월 6일(2003년 10월 27일 개정) (이하 -

1.1. 입법 행위정보 및 문서 분야에서 러시아 연방의 법률은 다음을 규제합니다. 일반 원칙조직 및 기업 관리를 위한 문서 지원 조직.

9.3 규제 문서에 대한 정보 지원 개발 및 채택된 국가 표준, 전 러시아 기술 및 경제 분류자, 외국 표준을 포함한 사용자를 위한 이러한 문서 자체에 대한 정보의 가용성

문서 시스템은 원본, 목적, 유형, 활동 범위 및 실행에 대한 통일된 요구 사항을 기반으로 상호 연결된 문서 세트입니다.

모든 조직의 관리 기능은 동일한 유형이므로 각 기능에 대한 문서는 유형과 형식이 동일해야 합니다. 문서의 구성과 형식을 최적의 일관성으로 유지하는 것을 문서 통합이라고 합니다. 문서의 통합 형식은 특정 활동 분야에서 해결되는 작업에 따라 설정되고 저장 매체에서 특정 순서로 위치하는 일련의 세부 정보입니다.

이는 개별 문서뿐만 아니라 문서 시스템 전체를 통합합니다.

통합 문서 시스템

통합 문서 시스템(UDS)은 통일된 규칙과 요구 사항에 따라 생성되며 특정 활동 분야의 관리에 필요한 정보를 포함해야 합니다.

일반적으로 이는 하나 또는 두 개의 국가 표준, 특정 유형의 경제 활동에 대한 데이터의 문서화된 표현, 이를 수행하는 수단, 규제 및 방법론적 문서개발, 관리 및 적용에 대해 설명합니다. 특정 형태의 문서 및 문서화 시스템의 직접 개발자는 특정 활동 부문을 조정하는 부처(부서)입니다.

통합 문서 시스템 목록

반영된 활동 유형에 관한 모든 문서는 두 개의 큰 그룹으로 나뉩니다. 첫 번째는 일반 및 행정적인 문제, 즉. 기업 (조직)의 일반 관리 및 생산 활동 문제에 관한 것입니다. 이 문서는 기업의 모든 부서 직원이 작성할 수 있습니다. 두 번째 그룹은 관리 기능에 관한 문서입니다. 이러한 문서는 직원이 작성합니다. 금융당국, 회계, 기획, 공급 및 판매 부서 및 기타 기능 부서.

문서는 공식 서신, 명령, 의정서, 법령, 메모, 계약서 등 이름별로 분류됩니다. 이러한 모든 문서의 디자인은 통합되어 있지만 내용은 완전히 다를 수 있습니다.

편집 장소: 내부(특정 기업의 직원이 작성한 문서) 및 외부(다른 기업, 조직 및 개인이 작성한 문서)

형식별: 개인, 각 문서의 내용에 고유한 특성(예: 메모)이 있는 경우, 스텐실, 문서의 일부가 인쇄되고 편집 시 일부가 채워지는 경우, 표준은 유사한 기업 그룹을 위해 생성됩니다. 일반적으로 모든 표준 및 스크린 문서는 인쇄 또는 복사기를 통해 인쇄됩니다.

기한별: 긴급, 기한 내에 실행이 필요함 특정 기간, 마감일이 정해지지 않은 긴급하지 않은 경우

원산지 : 공식, 기업, 조직 및 개인의 이익에 영향을 미치며 다음과 관련됩니다. 특정인등록 중입니다.

디자인 유형별: 원본, 사본, 발췌, 복제물;

기록을 통해: 서면, 그래픽, 사진 및 영화 문서 등

원본은 처음 작성된 문서의 서명되고 올바르게 실행된 사본입니다.

사본은 관련 공무원이 규정한 방식으로 인증한 원본(“복사본”으로 표시)을 반복적으로 정확하게 복제한 것입니다. 특별한 신분증이 필요한 공문서 사본의 경우 필수적인관리자의 서명과 날인이 날인되어 있습니다.

때로는 작업에 원본 문서의 사본이 필요하지 않고 문서의 특정 섹션에서 발췌한 내용이 필요한 경우도 있습니다. 발췌문을 작성할 때 어떤 문서에서 발췌되었는지 표시해야 합니다. 진술의 정확성은 서명으로 확인됩니다. 공무원그리고 봉인. 기업과 조직은 소유자가 원본 문서를 분실한 경우 해당 사본(“중복”으로 표시됨)을 발급할 권리가 있습니다. 법적 강제원본으로.

행정 문서 시스템은 문서 유형에 따라 세 가지 문서 그룹으로 구분됩니다.

• 1. 조직 및 행정 문서(ORD) - 규정, 헌장, 지침, 명령, 결정, 프로토콜, 직원 테이블, 규정 등, 전보, 전화 메시지, 보고서, 공식, 설명, 설명 메모, 인증서, 행위 등
• 2. 참조 및 정보 문서(ID) - 편지, 전보, 전화 메시지, 보고서, 공식, 설명, 설명 메모, 인증서, 법령 등
• 3. 인사 문서(DLS) - 명령, 개인 파일, 명세서, 작업서, 성격, 설문지, 이력서, 계약서 등

통합 문서 시스템(UDS), 표준화된 정의에 따르면 "특정 활동 분야의 관리에 필요한 정보를 포함하는 통일된 규칙 및 요구 사항에 따라 작성된 문서 시스템"입니다. 우리가 볼 수 있듯이, 이 정의"문서화 시스템"과 "문서 통합"이라는 두 가지 개념의 본질을 반영합니다.

특정 활동을 문서화해야 하는 요구 사항을 기반으로 문서화 시스템이 구성된 경우 통합 문서화 시스템은 이 시스템의 문서를 통합한 결과입니다. 통합 시스템, 원래 양식 세트 또는 문서 유형, 해당 표시 및 세부 사항의 형식, 통일성 및 축소. 통일은 필연적으로 상당히 오랫동안 문서의 합리적인 통일성을 확립하게 됩니다.

통합 문서 시스템은 다음에 기여합니다.

• 1) 정보 프로세스에서 육체 노동 비용을 줄입니다. 결과적으로 문서를 작성하거나 읽는 데 최소한의 노력이 필요합니다.
• 2) 통합된 형태의 문서가 전자 처리에 편리하기 때문에 전자 컴퓨팅 기술의 광범위한 사용(이는 문서의 소프트웨어, 기술 및 정보 호환성을 보장하고 적절한 문서 형식, 분류자, 사전 등을 개발함으로써 달성됩니다)
• 3) 정보 흐름을 합리화합니다.
• 4) 문서 수를 줄입니다.
• 5) 문서 문화 및 정보 문화 전반의 추가 개선.

이 모든 것이 합쳐지면 고품질 정보를 얻는 효율성이 높아지고 문서 오류가 줄어들고 수작업이 줄어들고 관리 작업의 창의적 성격이 높아지며 재정적 비용이 발생하므로 관리 효율성을 높일 수 있습니다. 문서 작업량이 줄어듭니다.

위 사항은 다음에만 적용되는 것이 아닙니다. 러시아 구문서 작업. 따라서 미국에서 실시한 연구에 따르면 개별적으로 작성하여 인쇄한 서비스 편지의 비용은 3달러 75센트에 이르렀고, 양식 편지 작성 비용은 3달러 75센트에 달했습니다. 통합 문서, 25센트에 불과했습니다.

표준화는 통일의 결과를 법적으로 통합하는 형태이다. 따라서 USD는 첫째로 통합 시스템의 주요 조항을 정의하고 둘째로 여기에 포함된 모든 문서의 통일된 형식을 정의하는 일련의 국가 표준입니다. 즉, 통합 문서 시스템(UDS)에는 다음이 포함됩니다. 1) 주 표준; 2) 문서의 통일된 형태, 3) 지침그들의 지원서에. 전체 USD의 핵심은 통일된 문서 형식으로 구성됩니다.

통일된 문서 형태- 이는 "주어진 활동 분야에서 해결되는 작업에 따라 설정되고 저장 매체에서 특정 순서로 위치하는 일련의 세부 정보"입니다.

승인 수준에 따라 다음 범주로 나뉩니다.

• - 전 러시아인;
• - 산업(부서)
• - 연맹 주체의 문서 형식
• - 협회, 기업, 조직의 문서 형식.

모든 러시아 통합 형태는 부문 간입니다. 이러한 양식은 활동 유형 및 법적 형식에 관계없이 모든 조직에 내재된 일반적인 관리 프로세스를 문서화하는 데 사용됩니다. 이 양식은 연방 차원에서 승인됩니다. 전 러시아 수준의 통합 양식 개발자는 연방 기록 보관 기관입니다. 연방 서비스국가 통계, 러시아 재무부, 러시아 중앙 은행. 모든 기관, 조직, 기업에서는 소속과 소유 형태에 관계없이 국가 통일된 문서 형식을 의무적으로 사용해야 합니다. 국가 차원의 통일된 문서 형식의 예는 결의안에서 승인된 노동 및 지급 회계에 대한 기본 회계 문서의 통일된 형식일 수 있습니다. 국가위원회 2004년 1월 5일자 통계에 따른 러시아 연방 No. 1.

부문간 문서 시스템과 함께 특정 활동 부문이나 개별 조직에 대한 정보 지원의 특성을 반영하는 문서 형식이 있습니다. 이 특이성은 두 가지 유형이 될 수 있습니다. 1) 특별 추가 요구사항교육, 의료 분야 인력의 입학 등록, 이동 및 해고 등 표준 관리 기능 해결을 위한 정보 2) 특정 활동의 구현을 위해 특정 활동 및 그 관리가 실제로 형성되었습니다. 이 유형특정 문서는 확실히 존재합니다. 이러한 문서는 의료 문서(레시피, 요리법, 병가, 병력 등); 문서화 기록 보관 업무(케이스 목록, 인증 시트, 가이드북 등) 지질 탐사 생산 문서(지도, 프로필, 유정 기록 등) 교육 문서(일정, 진행 보고서, 강좌 프로그램 등). 이 문서의 구성, 정보 내용, 내부 조직등록은 특정 활동 분야의 선두 기관으로 공식적으로 지정된 부서 및 기타 조직(예: 러시아 주립 도서관)에서 해당 국가의 다른 도서관에 대해 수행됩니다. 산업별 문서 형식은 사법, 공증 문서 등과 같은 행정(부서) 시스템 내에서 또는 보험, 의료 문서 등과 같은 특정 활동에 참여하는 모든 조직에 대한 규제 성격을 갖습니다.

연맹 주체의 문서 형식은 지역, 지역, 영토, 공화국, 기관 수준에서 승인됩니다. 지방 정부이러한 기업의 활동을 문서화하는 구체적인 내용을 반영합니다. 이러한 양식의 사용은 러시아 연방의 관련 구성 주체의 관할권에 있는 조직 및 기관에 적용됩니다.

협회, 기업 및 조직의 문서 양식은 지역 수준에서 개발, 승인 및 적용됩니다.

문서 형식을 통일하면 통일된 형식의 내용에 최적의 비교 지표 수와 필요한 세부 정보가 포함되므로 품질을 향상시킬 수 있습니다. 이 양식은 세부사항의 배열 측면에서 합리적이며 작성 및 편집에 편리한 방법을 제공합니다. 실제로 통일된 양식을 사용하면 문서 작성, 작성, 처리, 전송 및 처리 비용을 줄여 상당한 효과를 얻을 수 있습니다. 이 모든 기능을 통해 조직 내 문서 전달 속도를 높이고 문서 흐름을 최적화할 수 있습니다. 문서 내용을 개선하면 필요하고 충분한 정보를 확보하여 품질을 향상하고 관리 업무를 최적화할 수 있습니다.

문서의 구성을 통일한 결과는 문서양식표에, 문서양식을 통일한 결과는 문서양식앨범에 기록됩니다.

통일 결과를 바탕으로 부처, 부서, 특정 조직에서 엄격한 법적, 기능적 기반으로 사용되는 문서 양식의 수를 줄이기 위해 통일된 문서 양식 테이블이 개발되고 있습니다.

통일된 문서 형식 표- “사용이 승인된 통일된 형태의 문서 목록”입니다.

대략적인 양식 표는 기업 경영 활동의 기능과 업무를 그 특성과 함께 구현하는 데 필요하고 충분한 통합 문서 형식의 목록인 단일 규범 문서입니다. 법적 지위, 준비 및 합격, 발표 및 확립의 주요 단계 필수 양식. 실제로 성적표는 다음과 같습니다. 진짜로문서 작성 또는 문서 작성 프로세스를 간소화하고, 문서에 모든 유형의 활동을 기록하기 위한 시각적 체계를 만듭니다. 성적표는 장소, 시간, 의사 결정자, 기록 형식과 관련하여 이 기록에 대한 엄격한 규칙을 설정합니다. 작업표에는 누가, 어떤 매체로 작성되었는지에 관계없이 모든 문서가 포함되어야 합니다.

현재 활동에서 문서 형식 표는 조직이 자체 관리 활동을 문서화하기 위해 사용하는 문서 형식을 순서대로 포함하고 빠른 검색을 허용하는 참고서 역할을 합니다. 필요한 양식문서 준비 및 실행의 전체 또는 주요 단계를 나타내는 문서.

문서 양식 시트의 용도는 다음과 같습니다.

• - 조직에서 사용되는 문서 형식의 구성 최적화 및 단일 규제 문서로의 통합
• -조직의 활동에 사용되는 문서 형식을 기능 및 활동 영역별로 분류합니다.
• - 통일과 규범적 강화조직에서 문서를 준비하는 절차;
• - 문서 양식의 통일;
• - 경영 활동에서 컴퓨터 정보 기술 사용의 효율성을 높이기 위해 조직의 문서 기반을 합리화합니다.

통합 문서 형식 표 개발의 법적 근거는 다음 항목에 해당합니다. 국가 시스템관리를 위한 문서 지원(GSDMOU): "조직에서 생성된 관리 문서의 구성은 해당 역량과 기능, 문제 해결 절차, 조직 간 관계의 규모와 성격에 따라 결정되며 문서 테이블에 고정되어 있습니다." 국가 예산 교육 기관에 따라 각 조직에서 문서 양식을 작성해야 합니다. 표에 명시되지 않은 문서의 사용은 금지됩니다. 국가 예산 교육 기관은 다음을 제공합니다. 대략적인 형태조직 문서의 통합 형식 표. 표 형태로 정리되어 있습니다. 작업표 체계의 기본은 조직의 모든 부서에서 수행하는 기능을 분류하는 것입니다.

문서양식 시트 개발과 함께 시트에 포함된 문서양식을 포함하고 조직 문서의 구성과 형식을 통일한 결과를 통합한 문서양식 앨범을 개발하는 것이 좋습니다. 앨범과 문서 양식은 모두 조직장의 승인을 받습니다. 문서양식앨범을 기준으로 문서양식을 디자인합니다.

문서양식 앨범에는 타임시트에 포함된 통일된 문서양식이 포함되어 있으며, 조직의 문서 구성 및 양식을 관리 기능별로 통일한 결과를 통합합니다.

국가 통합 문서 형식은 컴퓨터 처리 가능성을 고려하여 개발되었습니다. 종속 및 소유권 형태에 관계없이 모든 기관, 조직 및 기업에서 의무적으로 사용해야 합니다.

문서 양식 앨범- 특정 조직, 기관, 기업의 관리를 위한 문서 지원에 필요한 표준 통합 문서 형식 모음

조직의 문서 양식 앨범은 두 가지 버전으로 제공되어야 합니다.

• - 조직의 기록 관리 서비스(사무실)에 보관되는 종이(참고 샘플)
• - 각 자동화된 워크스테이션에 있어야 하는 전자 사본.

통합 관리 문서 시스템에 포함된 통일된 형태의 문서 앨범의 특징은 다음과 같습니다.

• - 각 시스템에 포함된 문서 내용의 양식 구성 및 규정의 통일성 문서에서 중복 데이터와 전통적으로 포함되었지만 특정 문제를 해결하는 데 사용되지 않은 데이터를 제외하여 관리 문제를 해결하는 과정에서 일회성 정보 입력이 가능합니다.
• - 사용된 용어의 통일성과 기호, 지표와 문서 생성을 위한 알고리즘의 통합을 기반으로 한 관리 수준에서 다른 관리 수준으로, 한 시스템에서 다른 관리 수준으로 이동할 때 지표의 비교 가능성을 달성할 수 있습니다.
• - 각 문서 유형에 대한 특정 최종 세부 정보 및 지표 세트와 문서 유형 및 특정 양식을 구성하기 위한 통합 모델 생성
• - 설립 통일된 규칙모든 문서 시스템에 공통적이고 특정 기능의 경우 지정된 문서 세부 정보를 편집하고 실행합니다.

작업표 및 문서 양식 앨범을 사용하면 다음이 보장됩니다.

• - 해결 중인 작업에 사용되는 문서 형식의 준수
• - 관리 기능 구현의 효율성
• - 문서 준비, 실행 및 처리에 소요되는 작업 시간을 줄입니다.

DSD는 표준화 기관과 개발자에 의해 이를 사용하는 모든 관리 구조 및 조직에 필수 항목으로 지정되었습니다. 다양한 기술관리를 위한 문서 지원(DOU).

작업 및 문서 측면에서 가장 광범위한 것은 복잡합니다. 규제 문서(표준) 및 수백 개의 문서 양식을 포함하여 이를 기반으로 개발된 통합 관리 문서 시스템입니다.

가장 완벽한 통합 관리 문서 시스템 세트와 해당 문서 형식은 다음과 같습니다. 전 러시아 분류기관리 문서 OK 011-931(OKUD), 여기서 각 문서 유형은 USD 중 하나에 속하고 이 시스템 내에서의 위치에 따라 결정되는 자체 코드 지정을 받았습니다. 이 코드 지정은 필수 사용으로 승인된 표준 샘플을 준수함을 확인합니다.

현재 러시아 연방에는 다음과 같은 통합 관리 문서 시스템이 존재합니다.