Automatizuotos dokumentų valdymo sistemos. Biuro automatizavimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemos


Pavelas Baskakovas, Maskvos RosLogistics IT skyriaus vadovas

Prieš keletą metų dokumentų srauto automatizavimas įmonėje buvo įgyvendintas ne visur: daugiausia m didelės organizacijos. Per pastaruosius dvejus metus tokia programine įranga susidomėjo ir mažos bei vidutinės įmonės. Sistemos tapo funkcionalesnės ir lengviau naudojamos. Atsirado srautinio duomenų įvedimo galimybės. Rinkinys, sudarytas iš modernaus pramoninio skaitytuvo ir programinės įrangos rinkinio, leidžia per kelias minutes atpažinti popierinį dokumentą, konvertuoti jį į elektroninį ir indeksuoti pagal raktinius žodžius ir klasifikuoti.

Geriausias laikas diegti elektroninę dokumentų valdymo sistemą

Turite pagalvoti apie dokumentų srauto automatizavimą savo įmonėje, jei darbuotojai ilgai peržiūri dokumentus (dėl to sandoriai gali nutrūkti) arba jie pametami įmonėje (tai galioja ir byloms, ir popierinėms kopijoms). Paprastai įmonė turėtų diegti dokumentų automatizavimo sistemą, jei jos darbuotojų skaičius siekia 100 žmonių, o teisės skyriuje dirba ne mažiau kaip du specialistai (taip pat žr. Kokias problemas tai išsprendžia?dokumentų srauto automatizavimas įmonėje).

>

  1. Padidėjusio dokumentų skaičiaus tvarkymas. Prieš keletą metų buvo įprasta sudaryti neterminuotą arba ilgalaikes sutartis. Tačiau tokios sutartys buvo susijusios su įvairia verslo rizika. Šiandien sutartys dažnai sudaromos trumpesniam laikui. Atitinkamai naujų dokumentų, kuriuos reikia pasirašyti, skaičius išauga kelis kartus.
  2. Sustiprinta sandorio šalių kontrolė. Įmonės stengiasi sumažinti finansinės žalos riziką dėl nesąžiningų sandorio šalių kaltės. Šiandien kiekvienam partneriui sudaromas tvirtas dokumentų rinkinys, apimantis maksimalią informaciją – nuo ​​chartijos iki parašų pavyzdžių.
  3. Duomenų apie pirkėjus ir klientus rinkimas sudarant sandorius. Anksčiau tiekėjai reikalavo išankstinio arba išankstinio apmokėjimo kaip sandorio garantijų. Dabar finansines priemones keičia teisinės priemonės. Šiandieninė rinka yra klientų rinka. Klientai vis dažniau sutinka mokėti tik pristatę. O visų sandorio etapų teisinė registracija tampa savotiška mokėjimo garantija.

Kaip pasiruošti dokumentų srauto automatizavimui įmonėje

Pirmas žingsnis yra suplanuoti dokumentų valdymo darbo eigą. Paprastai šį darbą atlieka įmonės teisės skyrius. Ruošiantis diegti elektroninę dokumentų valdymo sistemą, reikia apgalvoti visus dokumentų apyvartos etapus: sukūrimą, tvirtinimą, tvirtinimą, įforminimą, disponavimą. Tvirtinant dokumentą ir jo išplatinimo metu svarbu apsispręsti dėl prieigos prie informacijos ir pranešimų sistemos teisių.

Pirmasis dokumentų automatizavimo sistemos paleidimo žingsnis yra darbo su dokumentais procedūros paruošimas. Procedūra turi būti supažindinta su visų proceso dalyvių parašais, įpareigojant juos tiksliai laikytis nustatyta tvarka. Daug kas priklauso nuo pirmojo įmonės asmens pradiniame projekto etape. Generalinio direktoriaus užduotis – reikalauti, kad darbuotojai griežtai laikytųsi tvarkos. Nepasirašyti į elektroninę dokumentų valdymo sistemą neįvesti ir joje nesuderinti dokumentai.

Diegimo metu kai kurie darbuotojai gali išbandyti stiprybės procedūrą, sugalvodami tokius pat pasiteisinimus, kodėl neįmanoma dirbti su sistema: užtrunka ilgai įvesti dokumentus, programa netaikoma unikaliam verslui. įmonės schemos. Tokios problemos kyla dėl to, kad įmonė anksčiau rengdavo blogas sutartis. Šiame etape generalinis direktorius Svarbu suprasti: elektroninės sistemos buvo kuriamos ne vienerius metus ir buvo įdiegtos ne vieną kartą. Todėl svarbu, nepaisant iškylančių problemų, padaryti nauja tvarka privalomas visiems, o kiek vėliau pradėsime jį optimizuoti vietoje.

Leiskite dar kartą pabrėžti: generalinis direktorius turi asmeniškai kontroliuoti įgyvendinimą. Jei rezultatų kontrolė bus perduota saugos tarnybai arba (dar blogiau) teisės skyriui, kyla pavojus, kad projektas baigsis nesėkmingai. Tuo pačiu metu teisės skyrius galite patikėti, kad valdysite diegimo procesą, kontroliuosite jo laiką ir išlaidas. Norėdami paskatinti darbuotojus laiku užbaigti projektą, sukurkite premijų sistemą. Atlyginimas turėtų būti mokamas tik tuo atveju, jei sistema laiku pasiekia planuotą pajėgumą ir neviršija biudžeto.

Projekto įgyvendinimo terminas. Automatizuoto dokumentų srauto įdiegimas paprastai trunka nuo mėnesio iki metų, priklausomai nuo įmonės dydžio. Šis procesas gali vykti etapais. Pavyzdžiui, pirmajame etape elektroninis patvirtinimas pradedamas tik įmonės tiekėjų atžvilgiu arba tik pasirinktame filiale ar padalinyje (žr. Kiek laiko užtrunka skirtingi elektroninių dokumentų valdymo įgyvendinimo etapai?).

Dokumentų srauto automatizavimo įmonėje etapai

  1. Pradinis etapas – pasiūlymų parengimas ir sprendimo dėl projekto įgyvendinamumo priėmimas. Užima 10% viso diegimo laiko.
  2. Priešdiegimo etapas – sistemos reikalavimų formulavimas, tiekėjo parinkimas, sutarties sudarymas, plėtra vidaus nuostatai, komandos paruošimas. Užima 20% laiko.
  3. Diegimo etapas – sistemos diegimas, konfigūravimas, personalo mokymas, diegimas bandomasis projektas. Užima 40% laiko.
  4. Planuotų pajėgumų pasiekimo etapas – masinis dokumentų įvedimas, procedūrų laikymosi stebėjimas. Užima 30% laiko.

Mūsų įmonėje elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo procesas vyko keliais etapais. Projekto iniciatorius ir „variklis“ buvo teisės skyrius. Prieš įgyvendinant mūsų, kaip ir daugelio kitų įmonių, dokumentai buvo patvirtinti popieriuje. Automatizavimas truko apie penkis mėnesius. Įgyvendinti sprendimai Teisės skyriui (elektroninis sutarčių tvirtinimas) ir operacijų skyriui (procesų operacijų schemų saugojimas, projektų įgyvendinimo metu parengtos dokumentacijos derinimas). Planuose numatyta automatizuoti vidaus biurą (įsakymai, instrukcijos, nuostatai) ir personalo dokumentų srautą (įsakymai, dokumentai, susiję su finansine motyvacija).

Kaip pasirinkti tinkamą dokumentų automatizavimo sistemą

Rusijos rinka siūlo sprendimus iš daugiau nei 20 gamintojų, iš kurių keturi ar penki žaidėjai yra labai technologiškai pažangūs. Dauguma programinės įrangos produktai– buitiniai. Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų kūrėjai siūlo konkurencingesnius sprendimus nei tarptautinės įmonės. Rinkdamiesi sistemą įvertinkite šiuos parametrus:

  • visos nuosavybės išlaidos per metus ( standartinis sprendimas+ diegimo ir mokymo paslaugos + paslaugų palaikymas);
  • užtikrinti, kad produktas būtų atnaujintas (sistemos atnaujinimas per metus ar dvejus kaip standartinės techninės pagalbos dalis be papildomo mokesčio);
  • galimybė lengvai ir greitai prijungti papildomus modulius (be mokėjimo) papildomos paslaugosįgyvendinimas);
  • galimybė integruoti dokumentų valdymo sistemą su kitomis programomis (pašto klientais, apskaitos sistemomis).

Dokumentų srauto automatizavimas įmonėje ir debesų technologijose

Debesų technologijos leidžia įmonės kompiuteriuose neįdiegti dokumentų valdymo sistemos – duomenys bus saugomi nuotoliniuose serveriuose. Tokių technologijų naudojimas žymiai sumažina licencijavimo ir infrastruktūros išlaidas. Tačiau yra ir rimtų trūkumų – jie daugiausia susiję su duomenų saugumu. Ypatingą dėmesį skirsiu dviem trūkumams.

1. Daugelyje sutarčių yra konfidencialumo sąlygos, pagal kurias už informacijos atskleidimą taikomos nuobaudos. Jei jūsų įmonė dokumentus saugo savo serveriuose, jūs visiškai kontroliuojate atskleidimo riziką (pavyzdžiui, nustatydami atitinkamas sąlygas darbo sutartys). Sudarant naudojimosi sutartį debesų technologijos Sprendimo teikėjas paprastai neprisiima jokios privatumo rizikos. Tai reiškia, kad jei informacija iš sutarties bus atskleista, jūs, o ne paslaugų teikėjas, patirsite finansinių nuostolių.

  • Debesų technologijų taikymas: sudėtingiausios problemos verslui

2. Paprastai sutartyse nurodomi asmens duomenys. Federalinis įstatymas„Dėl asmens duomenų“ 2006 m. liepos 27 d. Nr. 152-FZ nustato specialus užsakymas dirbant su tokia informacija. Todėl jungdami debesies pagrindu veikiančią elektroninių dokumentų valdymo sistemą atminkite, kad asmeninė informacija gali būti nekontroliuojamai perduotas tretiesiems asmenims, taip pat ir į užsienį. Tai reiškia, kad sudarant debesų sistemos naudojimo sutartį, su tiekėju reikia aptarti asmens duomenų saugumą, taip pat jų rizikos prisiėmimą šios informacijos nutekėjimo atveju.

Ar verta dirbti su dokumentais planšetiniuose kompiuteriuose?

IN pernai Tapo madinga dirbti elektroninėse dokumentų valdymo sistemose iš planšetinių kompiuterių. Beveik kiekvienas sistemos tiekėjas yra sukūręs savo produkto planšetinį kompiuterį. Tačiau manau, kad prasminga dirbti iš jos tik generaliniam direktoriui, o kai kuriais atvejais ir keliaujantiems darbuotojams. Planšetinį kompiuterį patogu naudoti daugiausia dokumentų pasirašymui ir instrukcijų išdavimui. Advokatui ar projektų vadovui, kuriam reikia atlikti esminius sutarties pakeitimus, palikti pastabas ar dirbti pataisymų įrašymo režimu, planšetė netinka. Tokias operacijas greičiau ir patogiau atlikti staliniame kompiuteryje. Mano nuomonė: galimybė dirbti elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje iš planšetės, žinoma, patogus ir gražus variantas, bet neprivalomas.

Kalba generalinis direktorius

Dmitrijus Pinčukovas, Sankt Peterburgo bendrovės „Deka“ vykdomasis direktorius

Dabar, pereidami prie aštuntosios 1C versijos, pradėjome projektą, skirtą automatizuoti ir konsoliduoti valdymo ataskaitų teikimą ir biudžeto sudarymą. Yra keli tikslai: padidinti informacijos tikslumą, sumažinti darbo ir laiko sąnaudas vadovybės ataskaitoms rengti, supaprastinti patvirtintų rodiklių kontrolę, išplėsti duomenų panaudojimo internete galimybes. Kol kas turime susitvarkyti su daugybe popierių, atspausdintų, pasirašytų ranka ir paduotų į aplankus. Automatizavimas leis konsoliduoti patvirtintas vadovybės atskaitomybės formas – pelno (nuostolio) ataskaitą, balansą, srautus grynųjų pinigų, – tuo tarpu „1C“ 7.7 versijoje duomenis buvo galima atsisiųsti tik iš apskaitos programos ir apdoroti Excel. Automatizavimas taip pat suteiks galimybę akimirksniu paskirstyti išlaidas tarp finansinės atsakomybės centrų ir biudžeto punktų, analizuoti padalinių biudžetų vykdymą, priimti operatyvinius sprendimus ir įvertinti jų darbo efektyvumą internetu, detaliai išanalizuoti atskirus, ypač reikšmingus išlaidų straipsnius. Taip pat darbo metu galėsime tiesiogiai stebėti suplanuotų rodiklių pasiekimą. Numatyti skyrių rodikliai ir biudžetai bus įrašomi į 1C patvirtintomis formomis nustatant pagrindinius planavimo parametrus.

Elena Ivanova, Elektroninių biurų sistemų rinkodaros direktorius, Maskva

Prieš diegiant bet kokią elektroninę dokumentų valdymo sistemą, kad ir kaip gerai būtų atliktas darbas su popieriniais dokumentais, pirmiausia būtina atlikti tam tikrą priešprojektinį įmonės veiklos procesų tyrimą, antra, labai detalų jų reglamentavimą. Turite suprasti, iš ko ir kam siunčiamas dokumentas – tik tada paaiškės, ar sistema tinkama įmonės veiklos procesams.

Jei įmonė dar neįdiegė automatizavimo, perėjimas prie elektroninių dokumentų valdymo turėtų būti laipsniškas. Iš pradžių elektroninius dokumentus geriau kopijuoti popieriniais. Tuomet sistemoje turėtų būti funkcijos, kurios leistų sekti popierinių kopijų judėjimą, kad darbo formos pasikeitimas darbuotojams nebūtų per staigus. Diegdamas sistemą užsakovo įmonės vadovas turi paskirti projekto vadovą – specialistą, atsakingą už procesą ir jo rezultatus. Svarbiausia suprasti, kad prie sistemos diegimo turėtų dirbti ne tik tiekėjas, bet ir klientas. Tada projektą vainikuos sėkmė.

Pirma, sistema sukonfigūruojama iš anksto – įvedami katalogai, nustatomos prieigos teisės (bet kuri įmonė turi dokumentus, skirtus tik tam tikriems darbuotojams ar skyriams). Po sąrankos atliekamas bandomasis veikimas: sistemoje dirba keli įmonės specialistai ir praneša apie rastus trūkumus bei nepatogumus. Visa tai yra taisoma. Ir tik tada prasideda pilnavertis veikimas.

Kaip pasirinkti tinkamą dokumentų automatizavimo sistemą

Nadežda Merkuryeva, Produktų reklamos „1C: Document Flow“ vadovas 1C, Maskva

Elektroninė dokumentų valdymo sistema parenkama dviem etapais.

  1. Integratoriaus pasirinkimas. Įvertinkite integratoriaus patirtį įgyvendinant panašius projektus ir ar jis turi teigiamų atsiliepimų iš klientų įmonių. Patikrinkite, ar jis yra oficialus siūlomos sistemos gamintojo partneris, ar jo specialistai turi sertifikatus, patvirtinančius kvalifikacijos lygį, reikalingą darbui su atitinkamais gaminiais.
  2. Tiesą sakant, sistemos pasirinkimas. Visų pirma atkreipkite dėmesį į pagrindinės savybės produktas. Tai ne tik jos funkcionalumo atitikimas Jūsų įmonės uždaviniams, bet ir, pavyzdžiui, naudojimo paprastumas, atvirumas ir pritaikomumas (kaip lengvai sistemą galima pritaikyti atsižvelgiant į specifinius įmonės poreikius). Tarkime, jei kalbėsime apie 1C: Document Flow sistemą, ji lengvai integruojasi su įmonėje jau įdiegtais produktais platformoje 1C: Enterprise 8, o jūsų specialistai gali išspręsti šią problemą be pašalinės pagalbos.

„1C:Document Flow“ platformoje „1C:Enterprise 8.2“ gali veikti per žiniatinklio klientą, tai yra, naudojant įprastas naršykles, tokias kaip „Windows Internet Explorer“, „Mozilla Firefox“, „Safari“, Google Chrome. Tai leidžia įdiegti gaminį įrenginiuose su įvairiomis operacinėmis sistemomis (Microsoft Windows, Linux, MacOS), ne tik stacionariuose, bet ir mobiliuosiuose.

Prisijungimas per žiniatinklio serverį prie 1C:Enterprise duomenų bazės atliekamas naudojant saugų https protokolą. Šis sprendimas apsaugo nuo neteisėtos prieigos.

Jei kalbame apie efektyvumą, dokumentų srauto automatizavimas įmonėje leidžia sutaupyti daug. Popierinių dokumentų skaičius žymiai sumažinamas, taip sumažinant išlaidas vartojimo reikmenys. Darbuotojai mažiau laiko praleidžia ieškodami reikalinga informacija, sukurti standartiniai dokumentai nuo nulio ir įvairių ataskaitų rengimą. Dokumentų parengimas ir tvirtinimas vyksta daug kartų greičiau, o tai, be kita ko, didina partnerių pasitikėjimą įmone.

Štai pavyzdys. „Alliance Energy“ bendrovė, keisdama duomenis internetu, pagreitino didelio dokumentų srauto apdorojimą ir sumažino patvirtinimo laiką. vidaus dokumentai. „1C: Document Flow“ ir „1C: Accounting 8“ integravimas leido sutrumpinti tarpusavio atsiskaitymų pagal sutartis laiką ir atlikti mokėjimus per trumpiausią įmanomą laiką. Dabar sistemoje vienu metu gali dirbti 500 vartotojų, todėl darbuotojai gali greitai atlikti kolektyvines užduotis ir išspręsti ginčytinus klausimus.

Federalinė valstybinė įmonė „Gamykla pavadinta. Ya.M. Sverdlov“ dėl „1C: Document Flow“ diegimo sutrumpino sutarčių tarp skyrių sudarymo laiką ir sumažino sutarčių praradimo riziką, taip pat sugebėjo efektyviau kontroliuoti dokumentų rengimo laiką, sekti užbaigimo laiką. kiekviename šio proceso etape.

RosLogistics
Veiklos sritis: profesionalios integruotos logistikos paslaugos Rusijoje
Organizacijos forma: LLC
Teritorija: pagrindinė buveinė – Maskvoje; filialai – Sankt Peterburge, Jekaterinburge, Irkutske, Novosibirske, Rostove prie Dono
Darbuotojų skaičius: 500

„CEO“ sukurtas jūs ir jums. Ačiū, kad esate su mumis

Savo gerą darbą pateikti žinių bazei lengva. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Panašūs dokumentai

    Šiuolaikinės elektroninės valdymo ir dokumentų valdymo sistemos. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų tradicinių ir elektroninių technologijų problemos. Veiksmingos EDMS parinkimas (elektroninių dokumentų valdymo sistemų klasifikatorius). Elektroninių dokumentų valdymo saugumas.

    baigiamasis darbas, pridėtas 2007-12-12

    Informacinių technologijų naudojimas sveikatos priežiūros srityje. Elektroninių dokumentų valdymo automatizavimas. Rinkos apžvalga medicinos paslaugos. Sveikatos priežiūra JAV. Medicinos įstaigų elektroninių dokumentų valdymo automatizavimo programinė įranga.

    praktikos ataskaita, pridėta 2016-04-27

    Verslo proceso koncepcija. Dokumentų registravimo automatizavimo formos. Biuro darbo ir dokumentų srauto elektroninių valdymo sistemų funkcijos, jų pasirinkimo pagrindimas ir praktinis pritaikymas. Programinės įrangos produktų elektroninių valdymo sistemų srityje rinkos struktūra.

    kursinis darbas, pridėtas 2013-07-17

    Elektroninės dokumentų valdymo sistemos užduotys. Esamų analizė informacines sistemas. Inžineriniai metodai ir įrankiai programinė įranga. Koncepcinis duomenų modelis BPWin. Dokumentų valdymo sistemos „Doc_Univer“ informacinio modelio sukūrimas.

    kursinis darbas, pridėtas 2014-03-25

    Programinės įrangos produktų klasifikavimas ir palyginimas elektroninių dokumentų valdymo srityje. Informacijos tyrimas ir įmonėje automatizuojamų procesų analizė. Įmonės elektroninių dokumentų valdymo sistemos diegimas.

    baigiamasis darbas, pridėtas 2012-06-29

    Informacinių technologijų taikymas projektų (inovacijų) valdyme, jų efektyvumo nustatymas. Informacijos saugumo metodiniai principai. Išmaniųjų informacinių sistemų tipai ir ypatumai. Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas.

    paskaitų kursas, pridėtas 2012-04-29

    Valdymo veiklos dokumentų srauto organizavimo principai. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų komponentų kūrimas. Kryptis: trumpas aprašymas sistemos, sprendžiamos problemos, architektūra. Saugi darbo praktika. Pavojingų ir kenksmingų veiksnių rūšys.

    baigiamasis darbas, pridėtas 2013-03-17

Šiuolaikinėmis verslo sąlygomis veiklos efektyvumas labai priklauso nuo informacijos valdymo efektyvumo ir greičio. Patikimas informacijos saugojimas ir lengva prieiga tiems, kuriems jos reikia, yra sėkmingo bendradarbiavimo raktas. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos leidžia išspręsti šią problemą, žymiai padidindamos efektyvumą ir kokybę bendra veikla darbuotojų.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos(Elektroninė dokumentų valdymo sistema) yra tarpusavyje susijusios organizacinė sistema, techninė ir programinė įranga, skirta įvairių tipų dokumentams ir informacijai tvarkyti. Šios sistemos leidžia tvarkyti dokumentus visame pasaulyje gyvavimo ciklas: nuo sukūrimo iki jų sunaikinimo.

Dokumentacijos, informacijos, įvairių duomenų ir įrašų tvarkymas yra vienas iš sudėtingų procesų organizacijos darbe. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos leidžia automatizuoti šį procesą. Dokumentų srauto proceso automatizavimas padeda organizacijai žymiai padidinti darbo greitį, sumažinti nuostolius, susijusius su informacijos mainais, pagerinti visos valdymo sistemos kokybę.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos privalumai

Bet kurios organizacijos darbuotojai yra priversti išlaidauti didelis skaičius laikas paieškai ir apdorojimui reikalingus dokumentus ir informacija. Paprastai tokios informacijos kiekis kasdien tik didėja. Rankinė dokumentų paieška ir tvarkymas tampa daugelio problemų organizacijoje šaltiniu.

Didelę įtaką darbo kokybei turi elektroninės dokumentų valdymo sistemos naudojimas. Šios sistemos turi daug pranašumų, palyginti su rankiniu apdorojimu.

  • Pagrindiniai elektroninės dokumentų valdymo sistemos privalumai: sutrumpinti laiko gauti informaciją
  • – elektroninis dokumentų valdymas leidžia išvengti popierinio dokumentų judėjimo. Bet koks dokumentas gali būti siunčiamas elektroniniu paštu arba elektroninės dokumentų valdymo sistemos ryšio priemonėmis. dokumentų ir informacijos dubliavimo mažinimas
  • – elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje vienas dokumento egzempliorius gali būti prieinamas visiems įgaliotiems vartotojams, įskaitant ir vartotojus už organizacijos ribų. supaprastinti prieigą prie duomenų
  • dokumentų ir duomenų saugojimo optimizavimas– viena duomenų saugykla sumažina poreikį saugoti kelias dokumentų kopijas. Prieigos prie dokumentų ir indeksavimo įrankiai, kuriuose naudojamos elektroninės dokumentų valdymo sistemos, leidžia vartotojams akimirksniu pasiekti reikiamus dokumentus ir kitą informaciją.
  • verslo procesų automatizavimas– elektroninės dokumentų valdymo sistemos reikalauja įgyvendinti tam tikrą dokumentų apdorojimo procesą. Remiantis veiksmais su dokumentais, galima automatiškai atnaujinti verslo programas, kurti naujus dokumentus, užmegzti ryšį su vidiniais ir išoriniais vartotojais.
  • gerinant klientų aptarnavimo kokybę c – dėl greitos prieigos prie reikiamos informacijos klientai gali greitai gauti atsakymus į jiems rūpimus klausimus.
  • didinant drausmę ir darbo kokybę– elektroninės dokumentų valdymo sistemos nustato griežtas taisykles ir darbo tvarką darbuotojams. Sistema neleis darbuotojams pažeisti šių taisyklių. Visi dokumentai yra saugomi sistemoje, turi reikiamą identifikavimo ir judėjimo tvarką. Darbuotojai, neatlikę nurodytų veiksmų, negalės pakeisti dokumento būsenos.
  • pakartotinis informacijos naudojimas– dėl elektroninio informacijos apdorojimo ir saugojimo atsiranda galimybė pakartotinai panaudoti į sistemą įvestus duomenis. Pavyzdžiui, pildant standartines formas ar rengiant ataskaitas.
  • gerinant duomenų kokybę– elektroninėse dokumentų valdymo sistemose daugelis formų ir dokumentų pildomi automatiškai, o tai sumažina klaidų riziką. Be to, tai leidžia sumažinti pakartotinių dokumentų patikrinimų ir jų patikslinimų skaičių.
  • dokumentų ir informacijos saugumo didinimas– naudodamiesi prieigos kontrolės priemonėmis galite griežtai kontroliuoti darbuotojų prieigą prie informacijos ir dokumentų. Prieinamumas viena bazė leidžia archyvuoti ir atkurti informaciją per trumpą laiką.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos struktūrą galima vertinti programinio ir techninio komplekso bei atliekamų funkcijų požiūriu.

Techninės ir programinės įrangos komplekso požiūriu elektroninė dokumentų valdymo sistema susideda iš techninės ir programinės įrangos komponentų rinkinio: serverių, darbo vietų, programinės įrangos, tinklo įrangos, papildomos įrangos, skirtos konkrečioms sistemos funkcijoms atlikti.

Serveris skirtas atlikti būtinas operacijas su dokumentais ir informacija. Priklausomai nuo sistemos tiekėjo ir naudojamų operacinių technologijų, serveris gali būti skirtas arba virtualus. Taip pat serveris gali talpinti dokumentų valdymo sistemos duomenų bazę.

Darbo stotys užtikrina vartotojo sąveiką su dokumentų valdymo sistema. Kiekvienas darbo vieta turi savo dokumentų ir duomenų valdymo funkcijų rinkinį.

Programinė įranga įgyvendina reikalingą dokumentų valdymui veiksmų rinkinį ir yra elektroninės dokumentų valdymo sistemos pagrindas. Elektroninių dokumentų valdymo sistemos programinė įranga, kaip taisyklė, apima funkcinę, administracinę ir sąsajos dalis. Funkcinė dalis

skirta informacijai valdyti ir apdoroti. Administracinėje dalyje pateikiami būtini sistemos nustatymai. Sąsajos dalyje informacija ir duomenys pateikiami galutiniams vartotojams prieinama forma.

Papildoma įranga

būtini įvairioms specifinėms elektroninės dokumentų valdymo sistemos funkcijoms įgyvendinti. Tokia įranga gali apimti informacijos įvesties ir išvesties įrenginius, informacijos kodavimo ir šifravimo sistemas ir kt.


  • Tinklo įranga reikalinga sistemos vartotojų bendradarbiavimui ir įvairių elektroninės dokumentų valdymo sistemos komponentų sąveikai. Kalbant apie atliekamas funkcijas, elektroninės dokumentų valdymo sistemos struktūroje yra moduliai, kurie įgyvendina šiuos veiksmus: duomenų įvedimas, indeksavimas, dokumentų apdorojimas, prieigos kontrolė, dokumentų maršrutizavimas, sistemų integravimas, saugojimas.
  • duomenų įvesties modulis būtini pradinei informacijai įvesti į elektroninę dokumentų valdymo sistemą. Ši informacija gali būti gaunama iš įvairių šaltinių: popierinių dokumentų, skaitytuvų, pašto, internetinių formų ir kt. Šis modulis užtikrina duomenų gavimą ir pradinį apdorojimą.
  • indeksavimo modulis. Tai suteikia duomenų registravimą ir sisteminimą. Jos pagalba elektroninė dokumentų valdymo sistema gali organizuoti reikalingų dokumentų saugojimą ir gavimą pagal vartotojų poreikius.
  • dokumentų apdorojimo modulis. Šis modulis užtikrina informacijos ir dokumentų paskirstymą tarp vartotojų. Kiekvienas sistemos vartotojas gali dirbti tik su jam reikalingu dokumentų rinkiniu.
  • maršruto parinkimo modulis būtini organizuojant darbą su dokumentais. Šiame modulyje nurodytos dokumentų judėjimo ir tvarkymo taisyklės. Norint sukurti dokumentų srauto maršrutus, pirmiausia reikia apibrėžti dokumentų srauto procesus.
  • sistemos integravimo modulis. Paprastai elektroninės dokumentų valdymo sistemos veikia kartu su kitomis valdymo sistemomis (pavyzdžiui, CRM, ERP, OLAP sistemomis). Sistemos integravimo modulis užtikrina duomenų perdavimą tarp tokių sistemų.
  • dokumentų ir duomenų saugojimo modulis. Šis modulis įgyvendina dokumentų duomenų bazės funkcijas. Šis modulis užtikrina dokumentų saugojimą, archyvavimą, atkūrimą ir atsargines kopijas.

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipai

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos gali skirtis pagal naudojamų technologijų tipus, integracijos laipsnį ir taikymo sritį.

Atsižvelgiant į naudojamas veikimo technologijas, galima išskirti keturis elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipus:

  • klientas-serveris sistemos. Šio tipo sistemoje pagrindiniai dokumentacijos ir duomenų tvarkymo moduliai yra dedikuotame serveryje. Kliento dalis yra vartotojo sąveikos su sistema sąsaja. Šio tipo sistemos pranašumas yra greitis ir patikimumas.
  • duomenų bazių sistemos. Šios sistemos dažniausiai yra integruotos su tokiomis duomenų bazėmis kaip SQL arba Oracle. Visa informacija yra saugoma šiose duomenų bazėse. Informacijai apdoroti naudojami atskiri moduliai. Tokių sistemų privalumas – galimybė saugoti didelius informacijos kiekius.
  • žiniatinklio technologijomis pagrįstos sistemos. Šios sistemos teikia darbą, pagrįstą nuotoline prieiga prie serverio. Šios technologijos pranašumas yra galimybė pašalinti kliento programas. Prieiga prie dokumentų valdymo sistemos iš vartotojo darbo vietų gali būti pasiekiama per interneto naršykles.
  • debesų technologijomis pagrįstos sistemos. Šios sistemos savo esme panašios į sistemas su interneto technologijomis. Vienintelis skirtumas yra tas, kad prieglobos paslaugų teikėjo serveris naudojamas kaip elektroninės dokumentų valdymo sistemos serveris.

Priklausomai nuo integracijos laipsnio, elektroninės dokumentų valdymo sistemos gali būti skirstomos į šių tipų:

  • universalios elektroninės dokumentų valdymo sistemos(EDMS sistemos). Tai yra nepriklausomos dokumentų valdymo sistemos, visiškai sukurtos automatizuoti dokumentų valdymo procesą. Paprastai tokiose sistemose naudojama kliento-serverio technologija.
  • grupinio darbo valdymo sistemos. Šios sistemos suteikia paskirstytą darbą su dokumentais ir duomenimis vartotojų grupei. Jų pagrindinis tikslas – užtikrinti bendradarbiavimą. Todėl grupinio darbo valdymo sistemos turi žymiai mažiau funkcionalumo nei EDMS sistemos.
  • integruoti moduliai kaip informacijos valdymo sistemų dalis. Visos ERP sistemos turi tokius modulius. Šie moduliai taip pat turi ribotą funkcionalumą (lyginant su EDMS sistemomis) ir, kaip taisyklė, ERP sistemos neveikia be bazinio funkcionalumo įdiegimo.

Kita sritis, kurioje galima struktūrizuoti elektronines dokumentų valdymo sistemas, yra taikymo sritis. Yra elektroninių dokumentų valdymo sistemų, kurios yra orientuotos į specialios rūšys dokumentus ar veiklos sritį. Pavyzdžiui, PDM sistemos, programinės įrangos kūrimo palaikymo sistemos, HelpDesk tipo sistemos, palaikymo sistemos medicininę dokumentaciją ir kt.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimas apima kelis etapus, kuriuos organizacija turi atlikti savarankiškai, nepriklausomai nuo sistemos tiekėjo dalyvavimo. Šie etapai apima logiškai tarpusavyje susijusių veiksmų ir veiklų rinkinį, kuris leis organizacijai įvertinti projektą kaip visumą ir padidins sėkmingo projekto užbaigimo tikimybę.

Bendra elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo etapų schema pateikta paveiksle.

Pagrindiniai elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo etapai yra šie:

1 etapas: apibrėžkite pagrindinius procesus ir procedūras.

Šio etapo tikslas – aiškiai apibrėžti esamų dokumentų srauto procesų ir dokumentų apdorojimo procedūrų sudėtį. Norėdami tai padaryti, būtina atlikti išsamią esamų procesų ir procedūrų analizę.

Šiame etape būtina:

  • apibrėžti aukščiausio lygio procesus;
  • nustatyti detalią procesų sudėtį;
  • nustatyti verslo tikslus dokumentų srauto procesams;
  • apibrėžti techniniais tikslais dokumentų srauto procesams.

2 etapas. Reikalavimų dokumentų srauto procesams nustatymas.

Šiame etape nustatoma, kokius pakeitimus reikia atlikti dokumentų srauto procesuose, kad jie veiktų efektyviai ir būtų automatizuoti.

Šiame etape būtina:

  • atlikti technologinį dokumentų srauto procesų vertinimą;
  • nustatyti verslo reikalavimus procesams;
  • parengti procesų žemėlapius „kaip turi būti“;
  • nustatyti išmatuojamas proceso charakteristikas;
  • suformuluoti techninius reikalavimus dokumentuoti srauto procesus ir parengti technines specifikacijas.

Dokumentų pavyzdžiai:

„Įeinančios korespondencijos valdymo“ procesų žemėlapis yra vienas iš dokumentų valdymo subprocesų.

Gaunamos korespondencijos tvarkymas reglamentuoja gaunamos organizacijos dokumentacijos priėmimo, tikrinimo, registravimo ir tvarkymo tvarką. Proceso žemėlapyje detaliai aprašoma darbuotojų veiksmų tvarka dirbant su gaunama dokumentacija. Šio proceso žemėlapio nuostatos gali būti naudojamos kuriant dokumentų maršrutą diegiant organizacijos elektroninę dokumentų valdymo sistemą.

Išeinančios korespondencijos valdymo proceso žemėlapis yra dokumentų valdymo proceso dalis.

Siunčiamos korespondencijos valdymas reglamentuoja darbuotojų veiksmus rengiant ir siunčiant dokumentus išoriniams adresatams. Procesų žemėlapyje detaliai aprašomas darbuotojų darbas tvarkant siunčiamą korespondenciją. Šio proceso žemėlapio nuostatos gali būti naudojamos kuriant dokumentų maršrutą diegiant organizacijos elektroninę dokumentų valdymo sistemą.

Dokumentą sudaro 9 puslapiai.

„Dokumentų srauto“ posistemio techninės sąlygos yra pavyzdys Techninės specifikacijos automatizuoti dokumentų valdymo procesą.

Šis dokumentas yra realios techninės užduotys, kurios pagrindu buvo parinkta ir įdiegta pramonės įmonės dokumentų valdymo sistema, pavyzdys.

Dokumentą sudaro 17 puslapių. Dokumento formatas – Microsoft Word 2002. Suderinamas su visomis MS Word versijomis. Dokumentą galima redaguoti ir keisti.

3 etapas. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimo kriterijų suformavimas.

Remiantis pirmojo ir antrojo etapo duomenimis, būtina suformuluoti elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimo kriterijų rinkinį. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimo kriterijai iš esmės nulems tolesnio darbo apimtį ir sąveikos su sistemos tiekėju organizavimo tvarką.

Šiame etape būtina:

  • klasifikuoti esamus dokumentus pagal rūšis;
  • atlikti vertinimą esamas formas dokumentai;
  • nustatyti duomenų, kurie bus perkeliami į elektroninę formą, sudėtį;
  • nustatyti vartotojo sąsajos reikalavimus;
  • sukurti elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimo kriterijų rinkinį.

4 etapas. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos parinkimas.

Šis etapas leidžia organizacijai nustatyti pagrindines technologijas, kuriomis veiks elektroninė dokumentų valdymo sistema, pasirinkti tinkamą sistemą ir nustatyti paslaugų teikėją elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimui.

Šiame etape būtina:

  • nustato dokumentų valdymo sistemos funkcijų sudėtį;
  • nustatyti labiausiai organizacijos poreikius atitinkančios dokumentų valdymo sistemos tipą;
  • sukurti sąrašą galimų tiekėjų Elektroninės dokumentų valdymo sistemos;
  • pasirinkti elektroninių dokumentų valdymo sistemos tiekėją.

5 etapas. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo projektų valdymas.

Pasirinkus elektroninių dokumentų valdymo sistemos tiekėją, būtina parengti diegimo planą. Šis etapas gali užtrukti gana daug laiko, tačiau laiko planavimas padės gerokai sumažinti sistemos diegimo laiką. Planas gali būti parengtas kartu su paslaugų teikėju.

Į projekto valdymo planą turėtų būti įtraukta tokia veikla:

  • sistemos funkcionalumo projektavimas;
  • sistemos diegimas;
  • sistemos veikimo testavimas ir įvertinimas;
  • bandomasis sistemos veikimas;
  • sistemos modifikavimas ir konfigūravimas.

6 etapas. Sistemos dokumentavimas.

Šis etapas gali būti atliekamas lygiagrečiai su ankstesniu etapu. Šio etapo tikslas – sukurti tam tikras organizacines taisykles, kurios užtikrins stabilų elektroninės dokumentų valdymo sistemos darbą.

Šiame etape būtina:

  • vykdyti personalo mokymus;
  • parengti vartotojų sąveikos procedūras ir taisykles;
  • parengti darbo su sistema vadovus.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimo kriterijai

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimo kriterijai labai priklauso nuo organizacijos poreikių ir galimybių. Išsami kriterijų sudėtis turėtų būti nustatoma tiesiogiai remiantis verslo tikslais ir techniniais dokumentų srauto procesų tikslais.

Be detalių kriterijų, organizacija turi naudoti ir apibendrintus kriterijus, kurie yra susiję su elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipais ir naudojamomis technologijomis.

Šie bendrieji kriterijai apima:

  • elektroninės dokumentų valdymo sistemos „brandumą“.. Būtina įvertinti pasirinktos sistemos „brandumo“ lygį. Toks įvertinimas leis suprasti, kiek laiko sistema egzistuoja rinkoje, kiek organizacijų naudojasi šia sistema, ar nėra sistemos atnaujinimų. Jeigu sistema nauja ir ką tik pateko į rinką, tuomet yra didelė klaidų tikimybė sistemos veikime. Dėl to gali kilti problemų dirbant elektroninei dokumentų valdymo sistemai.
  • atitikties pramonės standartams. Įvairios veiklos rūšys turi savo standartus, kurie tiesiogiai ar netiesiogiai veikia organizacijos dokumentų srautą.
  • Renkantis sistemą reikia atkreipti dėmesį į tai, kaip elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje atsižvelgiama į šių standartų reikalavimus. tikslų laikymasis ir kritiniai veiksniai sėkmės
  • . Renkantis sistemą būtina atsižvelgti į atitikties organizacijos tikslams laipsnį. Svarbu, kad sistema geriausiai atitiktų organizacijos tikslus ir pagrindinius reikalavimus. Jeigu sistema neatitinka reikalavimų, tuomet sistemos pasirinkimas turi būti keičiamas, tačiau pagrindiniai reikalavimai ir tikslai neturi būti keičiami. Organizacija gali pakeisti kai kuriuos reikalavimus konkrečiai dokumentų valdymo sistemai, tačiau tik tuo atveju, jei šie reikalavimai nėra svarbūs organizacijos procesams. techninės pagalbos lygis
  • . Šis kriterijus yra susijęs su elektroninių dokumentų valdymo sistemos tiekėjo pasirinkimu. Būtina įvertinti sistemos techninio palaikymo lygį tiek diegimo metu, tiek sistemos veikimo metu. sistemos mastelio keitimas
  • . Šis atrankos kriterijus svarbus organizacijos veiklos išplėtimo požiūriu. Didėjant darbų apimčiai ir plečiantis sistemos vartotojų bazei, tai turėtų leisti organizacijai išplėsti sprendimus. sistemos dokumentacijos prieinamumas
  • . Be vartotojo dokumentacijos, organizacijai gali būti svarbu turėti prieigą prie dokumentų, skirtų administruoti ar keisti sistemos nustatymus.
  • sistemos apsauga. Renkantis elektroninę dokumentų valdymo sistemą, reikia atkreipti dėmesį į sistemoje taikomas saugumo priemones. Organizacija gali turėti savo duomenų saugumo ir privatumo politikos reikalavimus. Pasirinkta sistema turėtų leisti sukonfigūruoti prieigą prie informacijos ir dokumentų pagal organizacijos saugumo politiką.. Kai kurioms organizacijoms elektroninių dokumentų valdymo sistemos prastovos gali būti lemiamas veiksnys. Renkantis sistemą reikia atkreipti dėmesį į tai, kiek laiko gali užtrukti sistemos atkūrimas iki minimalios darbinės konfigūracijos.
  • nuosavybės kaina. Renkantis sistemą, būtina atsižvelgti į bendrus sistemos nuosavybės kaštus: licencijų įsigijimo išlaidas, administravimo išlaidas, sistemos išplėtimo išlaidas, techninės pagalbos ir atnaujinimų išlaidas, techninės įrangos kainą ir kt. .

Šie kriterijai apima bendriausius elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimo aspektus. Norint sukurti visą kriterijų rinkinį, būtina įtraukti daugybę organizacijos padalinių: vadovybės, teisinė paslauga, IT skyriai, technikos specialistai, dokumentų valdymo specialistai ir kt.

Automatizuotos dokumentų valdymo sistemos ne tik užtikrina dokumentacijos saugumą, bet ir leidžia ją valdyti per visą jos gyvavimo ciklą. Daugelis organizacijų jau įvertino visus šiuolaikinių technologijų privalumus ir sėkmingai naudoja tokias sistemas biuro darbo procesuose.

Iš šio straipsnio sužinosite:

  • Kokias problemas gali išspręsti dokumentų srauto automatizavimas įmonėje?
  • Kokie yra pagrindiniai dokumentų automatizavimo sistemos privalumai?
  • Kokias galimybes vartotojui suteikia automatizuota dokumentų valdymo sistema?
  • Kokiais metodais galima automatizuoti elektroninių dokumentų valdymą?

Elektroninių dokumentų valdymo įmonėje automatizavimo tikslai ir uždaviniai

Kaip biuro darbo kryptis, tai vis didėjančios oficialios dokumentacijos, lydinčios bet kurios įmonės veiklą, pasekmė. Automatizavimo sistema arba elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDMS) teikia valdymo procesų palaikymą ir leidžia automatizuoti darbą su dokumentais. Jos objektai – ne tik elektroniniai ir popieriniai dokumentai, bet ir verslo procesai, kurie atsispindi jų judėjime.

Automatizuojant elektroninių dokumentų srautą įmonėje siekiama šių tikslų:

  • įprastų operacijų mažinimas ir rankinio darbo apimčių mažinimas;
  • vieno masyvo formavimas elektroninius dokumentus ir patogios paieškos sistemos sukūrimas;
  • sumažinimas ir visiškas pašalinimas popierines laikmenas informacija;
  • dokumentų perdavimo algoritmų kūrimas pagal technologiniai procesai;
  • parama administracinius procesus;
  • greitas keitimasis vidine dokumentacija tarp darbuotojų ir padalinių;
  • instrukcijų ir įsakymų formavimo paspartinimas, taip pat jų vykdymo stebėjimas;
  • personalo darbo laiko paskirstymo planavimas, darbuotojų veiklos stebėjimas;
  • oficialios dokumentacijos perdavimo per išorines sistemas technologijos kūrimas;
  • biuro srautų diagramos suvedimas į vieningą algoritmą;

Dokumentų automatizavimo sistemos privalumai

Elektroninė dokumentų valdymo sistema turi daug neabejotinų pranašumų, palyginti su tradiciniu požiūriu į biuro darbą:

  • padidėjęs produktyvumas dėl greitos prieigos prie bet kokios kategorijos dokumentų;
  • nuolat atnaujinama informacija;
  • „žmogiškojo faktoriaus“ įtakos mažinimas;
  • materialinių išlaidų, susijusių su dokumentų kūrimu ir saugojimu, sumažinimas;
  • sudaryti sąlygas veiksmingai padalinių sąveikai;
  • gebėjimas bendradarbiauti rengiant oficialius dokumentus;
  • darbuotojų poreikių mažinimas;
  • informacijos praradimo ar sugadinimo rizikos mažinimas;
  • ataskaitų teikimo automatizavimas;
  • sistemos integravimas su biuro programomis;

Tuo pačiu, įdiegusi EDS, įmonė gauna ne tik materialinę, bet ir reikšmingą nematerialią naudą. Kaip rodo praktika, automatizavimas padeda pagerinti oficialios dokumentacijos suvokimą, didinti drausmę, taip pat didinti personalo įmonės sąmoningumą.

Atsisiųsti dokumentus šia tema:

  • Instrukcija darbui biure (fragmentas). Dokumentų srauto organizavimas
  • Elektroninių dokumentų gavimo ir disponavimo žurnalas
  • Elektroninių dokumentų migracijų ir perrašymų žurnalas
  • Darbo su įmonės el. paštu instrukcijos

Šiuolaikinės dokumentų automatizavimo technologijos

Dokumentų valdymo sistema iš esmės yra programinė įranga, leidžianti personalui dirbti su elektroniniais dokumentais (kurti, redaguoti, ieškoti) ir bendrauti tarpusavyje (perduoti dokumentus, siųsti pranešimus, išduoti užduotis).

Šiuolaikinės automatizavimo procese naudojamos technologijos leidžia klasifikuoti EDMS.

Įprasta išskirti šiuos sistemų tipus:

  • Klientas-serveris (pagrindiniai valdymo modeliai yra dedikuotame serveryje, vartotojai sąveikauja su EDMS per specialią sąsają, kliento dalį);
  • Veikiant duomenų bazių pagrindu (integruota su SQL, Oracle ir kt. duomenų bazėmis, informacija saugoma duomenų bazėje, o apdorojimui naudojami atskiri moduliai);
  • Remiantis žiniatinklio technologijomis (suteikti nuotolinę prieigą prie serverio be specialių kliento programų, leisti naudoti žiniatinklio naršykles kaip vartotojo sąsają);
  • „Debesų“ sistemos (naudokite prieglobos teikėjo serverį);

Tarp modernių technologijų, užtikrinančių efektyvų EDMS veikimą, galime išskirti:

  • elektroninių dokumentų saugojimas;
  • srauto nuskaitymas;
  • optinis teksto atpažinimas;
  • brūkšninis kodavimas;
  • elektroniniai skaitmeniniai parašai;
  • viso teksto ir atributų paieška;

Taip pat skaitykite:

  • Rizika automatizuojant dokumentų apdorojimo procesą
  • Ekonominis efektas įdiegus teisės ekspertizės ir ekspertų paieškos automatizavimo sistemas
  • Intraneto portalas ir įmonės verslo procesų automatizavimas

Dokumentų valdymo sistemos diegimas

Automatizuotos dokumentų valdymo sistemos diegimas vyksta keliais etapais. Bet kuri įmonė kai kuriuos iš jų gali atlikti savarankiškai. Techniniai klausimai, kaip taisyklė, paliekami integratoriui – EDMS tiekėjui.

Įgyvendinimo etapai:

  • Pagrindinių procedūrų ir procesų nustatymas;
  • Proceso reikalavimų nustatymas;
  • Atrankos kriterijų formavimas;
  • Integratoriaus pasirinkimas;
  • Įgyvendinimo projektų valdymas;
  • Dokumentacija;

EDMS diegimo procesas turi keletą ypatybių, išskiriančių jį nuo kitų automatizuotų sistemų diegimo:

  • Įmonės dokumentacijos saugyklos sukūrimas, jos loginės struktūros sukūrimas, saugumo politikos sąlygų nustatymas;
  • Prieigos prie duomenų tvarkos aprašas ir darbo procedūrų reglamentavimas;
  • Rezultatų fiksavimas naudojant protokolus;

Pagrindinis įmonės sunkumas yra EDMS integratoriaus pasirinkimas. Rinkoje yra daug įmonių, tiekiančių tokią programinę įrangą, o tai labai apsunkina pasirinkimą. Renkantis pačią programą reikia atkreipti dėmesį į pagrindines jos charakteristikas: kiek ji atitinka funkcines įmonės užduotis, kaip paprasta naudotis, atvira ir prisitaikanti.

Dokumentų automatizavimo efektyvumo kriterijai

Elektroninių dokumentų valdymo automatizavimas turėtų vykti palaipsniui. Prieš diegiant sistemą būtina aiškiai apibrėžti jos naudojimo tikslus. Be to, būtina sąlyga Efektyvi veikla – tai nuolatinis įgyvendinimo rezultatų stebėjimas. Veikimo rodikliai tiek pasirenkant tinkamą EDMS, tiek analizuojant jį veikimo metu gali būti:

  • EDMS „brandumas“ (jos veikimo klaidų skaičius dėl nepakankamo programinės įrangos tobulinimo ar atnaujinimų trūkumo);
  • Susirašinėjimas pramonės standartus;
  • Pagrindinių įmonės reikalavimų ir kritinių sėkmės veiksnių laikymasis;
  • Techninės pagalbos lygis įgyvendinimo ir eksploatacijos metu;
  • Mastelio keitimas (galimybė padidinti darbo apimtį ir padidinti vartotojų skaičių);
  • Vartotojo dokumentacijos prieinamumas, galimybė keisti sistemos nustatymus;
  • Saugumo lygis ir duomenų konfidencialumas;
  • Gedimų tolerancija;
  • Nuosavybės išlaidos (licencijų pirkimas, administravimas, techninė pagalba, naujinimai, aparatinė įranga ir kt.)

Darbo eigos automatizavimo schemų pavyzdžiai

Dokumentų valdymo automatizavimas reikalauja daug laiko ir materialinės išlaidos. Jų apimtis priklauso nuo automatizuotų biuro procesų skaičiaus ir jų dabartinė būklė. Svarbūs kriterijai yra įmonės ištekliai ir organizacinės galimybės.

Tipiškas EDMS diegimo procesas gali būti pavaizduotas kaip toliau pateiktas algoritmas:

Parengiamasis etapas

Darbo grupės sukūrimas, projektų vadovo paskyrimas

Pagrindinių EDMS tikslų ir uždavinių nustatymas, terminų nustatymas ir biudžeto apskaičiavimas

Esamų biuro procesų analizė

Techninės užduoties rengimas

EDMS pasirinkimas

Sutarties sudarymas su integratoriumi dėl tiekimo ir įgyvendinimo

Įgyvendinimas

Naujų biuro darbo reglamentų kūrimas

Katalogų pildymas

Preliminarūs testai

Personalo mokymas

Bandomoji operacija

Įsakymo atlikti bandomąją operaciją išdavimas

Veiklos programos tvirtinimas

Rezultatų analizė

Duomenų rinkimas tolesnei analizei

EDS įvertinimas pagal patvirtintus veiklos kriterijus

Programinės įrangos modifikavimas (jei reikia)

Darbo taisyklių tobulinimas

Įsakymas dėl EDMS nuolatinio veikimo

IN modernus verslas dokumentų srauto automatizavimas yra ne tik optimizavimo priemonė, bet ir neatidėliotina būtinybė. Arši konkurencija įpareigoja verslininkus įsisavinti ir diegti naujas technologijas. Tai leidžia išlikti prieš konkurentus net planavimo ir strateginių sprendimų priėmimo etape. Informacijos srautai kartais gali būti vertingesni už materialinius srautus. Štai kodėl nereikėtų taupyti automatizuodami: tai suteikia realią pamatuojamą naudą ir ekonominį efektą.

Net ir mažoms įmonėms tenka dirbti su didžiuliu kiekiu dokumentų – sutarčių, sąskaitų faktūrų, laiškų, biudžetų, reikalavimų. Todėl daugelis įmonių siekia automatizuoti vidinį dokumentų srautą. Taip bus užtikrintas informacijos išsamumas ir saugumas, patogus saugojimas ir dokumentų gavimas, taip pat optimizuojamas jų tvirtinimo laikas – Lenkevich L.A. Biuro darbas. - M.: Akademija, 2009 m.

Apskritai verslo automatizavimo sistema turėtų veikti šias funkcijas- Mikheeva E.V., Titova O.I. Informacinės technologijos V profesinę veiklą ekonomistas ir buhalteris. - M.: Akademija, 2009:

  • 1. Pilnos prekių priėmimo ir pardavimo kontrolės užtikrinimas. Prekyba apima prekių pirkimą ar gamybą, jų saugojimą ir pardavimą. Visą šį procesą lydi įvairūs popieriai: sąskaitos faktūros, sąskaitos, sąskaitos faktūros, kurios būtinos buhalterinei atskaitomybei. Atitinkamai prekybos sistema turi automatizuoti visas su prekių judėjimu susijusias operacijas ir pateikti atitinkamus apskaitos dokumentus.
  • 2. Sąveika su automatikos sistema buhalterinė apskaita būtinas maksimaliai automatizavimui finansinė veiklaįmonių. Idealiu atveju buhalterinė programa turėtų būti neatskiriama dalis prekybos automatizavimo sistemos. Tiesą sakant, atsižvelgiant į įvairovę buhalterinės apskaitos programos, jau seniai naudojamos įmonės, prekybos automatizavimo sistema turi bent jau užtikrinti, kad reikiama informacija būtų saugoma šių programų formatuose.
  • 3. Prieigos prie informacijos ribojimas verslo automatizavimo sistemoje yra ne tik slaptumo užtikrinimo priemonė, bet ir tarnauja aiškesniam funkcijų paskirstymui tarp darbuotojų.
  • 4. Maksimalus operacijų automatizavimas padeda didinti darbuotojų efektyvumą ir padeda išvengti daugybės klaidų, kurios gali baigtis finansiniais nuostoliais.
  • 5. Reguliarus gamintojo atliekamas sistemos atnaujinimas ir palaikymas yra būtinas tvariam prekybos įmonės funkcionavimui užtikrinti. Iš tiesų, prekybos automatizavimo sistema turi atitikti visus reikalavimus finansinė apskaita priimtas šalyje, ir visas rinkos realijas.

Užduotys, sprendžiamos automatizuojant įmonės dokumentų srauto veiklą, labai priklauso nuo jos veiklos pobūdžio, infrastruktūros, administracinės struktūros ir daugelio kitų faktorių. Tačiau neatsižvelgiant į kiekvienos įmonės specifiką, yra keletas bendrieji reikalavimai biuro automatizavimo sistemoms. Todėl, norint nustatyti šiuos reikalavimus, reikia suprasti, kas yra bendra įvairių įmonių biurų veiklos automatizavimo užduotyse - Mikheeva E.V. Informacinės technologijos profesinėje veikloje. - M.: Akademija, 2008 m.

1. Bendros veiklos užtikrinimas.

Visų pirma, biuras yra žmonių grupė, todėl pirmiausia išryškėja įmonės vidaus sąveikos organizavimo priemonės. Konkreti šių fondų sudėtis, jų turinys ir turinys labai priklauso nuo įmonės veiklos specifikos. Pavyzdžiui, prekybos organizacijai reikalinga komercinės veiklos (prekybos) automatizavimo sistema; įmonė užsiima įvairiais projektavimo darbai, - pažangūs projektų ir užduočių valdymo įrankiai. Beveik kiekviena įmonė susiduria su biuro automatizavimo problema.

Taigi, organizuojant vidinius įmonės verslo procesus įmonėje (taigi ir jos biuruose), atsiranda automatizavimo poreikis įvairių tipų savo darbuotojų veiklą. Dažniausiai pasitaikantys yra šie.

2. Dokumentų srautas.

Iš esmės visas dokumentų srautas susiveda į numerio suteikimą dokumentui (dokumento registravimą biure) ir jo vykdymą, galbūt kartu su kontrole. Dokumentų srautas apima viską struktūriniai padaliniaiįmonė – nuo ​​biuro iki vadovybės – ir yra svarbi įmonės valdymo sistemos dalis.

Jei dokumento registracija yra gana vienoda visoms įmonėms, tai jo vykdymo ir jo išdavimo kontrolės procesai yra sunkiai įforminami ir labai priklauso nuo organizacijos administracinės struktūros. Remiantis tuo, dokumentų srauto sistemoje turi būti sukurtos prisitaikymo prie administracinė struktūraįmonė ir darbo su joje priimtais dokumentais tvarka.

Dokumentų automatizavimo sistema turi palaikyti dokumentų platinimą ir tvirtinimą, o tai atspindi realius darbo su popieriais procesus bet kurioje organizacijoje. Taip pat, automatizuojant dokumentų srautą, būtina užtikrinti kitą tipinę operaciją dirbant su popieriais - dokumentų praėjimo kontrolę. Be to, šią sistemą turėtų pateikti: įvesties į sistemą dokumentų iš įvairių šaltinių: popierinės dokumentacijos, žinučių paštu, faksogramos, įvairių taikomųjų programų failai.

3. Darbo planavimas ir valdymas.

Darbų planavimas apima darbo grafikų sudarymą, išlaidų skaičiavimą ir resursų planavimą. Darbo planavimas yra neatsiejamai susijęs su renginių planavimu tiek atskiriems darbuotojams, tiek darbo grupėms.

4. Komercinės veiklos (prekybos) automatizavimas.

Priešingai nei dokumentų srautas, visi su prekyba susiję gamybos procesai įforminami daug paprasčiau. Nors, kaip rodo komercinių automatizavimo paketų kūrimo, pardavimo ir diegimo praktika, kiekviena įmonė turi savų niuansų, tačiau tai netrukdo plačiai naudoti tokias sistemas.

5. Bendravimas su išoriniu pasauliu.

Bet kurios įmonės veikla neįsivaizduojama be nuotolinės jos biurų sąveikos ir bendravimo su kitomis įmonėmis. Todėl bet kuriai įmonei reikia:

  • - elektroninio pašto įranga;
  • - fakso pranešimų paslaugos automatizavimas;
  • - įrankiai, skirti organizuoti nuotolinę prieigą ir sąveiką tarp įmonės biurų.
  • 6. Duomenų apsauga.

Vertingiausias bet kurios informacinės sistemos komponentas, priežastis, dėl kurios ji egzistuoja, yra joje saugomi duomenys. Net ir naudojant patikimiausią sprendimą, visada yra rizika prarasti įmonei gyvybiškai svarbią informaciją - Sapkovas V.V. Informacinės technologijos ir biuro darbo kompiuterizavimas. - M.: Akademija, 2007 m.

Įmonės duomenų apsauga yra sudėtinga užduotis, kurią sudaro šios dalys:

  • - Užkirsti kelią neteisėtai prieigai prie duomenų. Prieigos prie informacijos atskyrimas, viena vertus, yra būtinas siekiant užtikrinti jos slaptumą ir apsaugą nuo tyčinio sunaikinimo, kita vertus, tai padeda aiškiau atskirti darbuotojų pareigas.
  • - Antivirusinė apsauga. Nereikėtų nuvertinti virusų patekimo į informacinę aplinką pavojaus. Sparčiai vystantis vietiniams ir pasauliniams tinklams bei su internetu susijusioms technologijoms, vienas į tinklą patekęs virusas įmonei gali atnešti katastrofiškų nuostolių.
  • - Duomenų atsarginė kopija. Kad ir kokia patikima būtų įmonės informacinė aplinka, duomenų praradimo galimybė visada yra. Šiuo atveju sukurta sistema padės sumažinti su tuo susijusius nuostolius. atsarginė kopija. Kaip rodo informacinių sistemų diegimo praktika, retas atvejis, kai IT vadovas neįdiegtų atsarginės sistemos, tačiau tuo pačiu ne visada naudojamos šioms sistemoms siūlomos modernios technologijos.