Apie naujas biuro darbo taisykles „iš arklio lūpų. Biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės Dokumentų srauto organizavimas federalinėse vykdomosiose institucijose

Taikymas. Privalomos informacijos apie dokumentus, naudojamus registruojant ir ieškant dokumentų federalinių vykdomųjų institucijų elektroninėse dokumentų valdymo sistemose, sąrašas

2009 m. birželio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas N 477
„Dėl biuro darbo taisyklių patvirtinimo m federalinės institucijos vykdomoji valdžia"

Su pakeitimais ir papildymais iš:

"sistema elektroninis dokumentų valdymas" - automatizuota informacinė sistema, užtikrinanti elektroninių dokumentų ir elektroninių dokumentų kopijų kūrimą, jų valdymą, saugojimą ir prieigą prie jų, taip pat dokumentų registravimą;

"elektroninis dokumentų valdymas"- dokumentų srauto naudojimas informacinė sistema.

Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka teisės aktuose apibrėžtas sąvokas Rusijos Federacija.

III. Dokumentų rengimas federalinėje vykdomojoje institucijoje

5. Federalinės vykdomosios institucijos sukurti dokumentai surašomi ant firminių blankų, standartinių A4 (210 x 297 mm) arba A5 (148 x 210 mm) formato popieriaus lapų arba elektroninių dokumentų forma ir turi turėti nustatytą detalių sudėtis, jų vieta ir registracija.

6. Remiantis kampiniu arba išilginiu detalių išsidėstymo variantu, kuriamos federalinės vykdomosios institucijos formos. Kampinėje versijoje formos detalės yra viršutiniame kairiajame lapo kampe. Išilginėje versijoje formos detalės yra lapo viduryje išilgai viršutinės paraštės.

Kuriant elektroninius dokumentus elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, naudojami elektroniniai dokumentų šablonai.

7. Kiekvienas dokumento lapas, sudarytas ir ant firminio blanko, ir ant standartinio popieriaus lapo, turi turėti bent 20 mm paraštes kairėje, 10 mm dešinėje, 20 mm viršuje ir 20 mm paraštes. apačioje.

9. Išsami informacija apie dokumentus, sukurtus vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą:

a) Rusijos Federacijos valstybės herbas;

b) federalinės vykdomosios institucijos pavadinimas;

c) federalinės vykdomosios institucijos struktūrinio padalinio pavadinimas;

d) pareigų pavadinimas;

e) informaciniai duomenys apie federalinę vykdomąją instituciją;

f) dokumento rūšies pavadinimas;

g) dokumento data;

h) registracijos numeris dokumentas;

j) dokumento surašymo (paskelbimo) vieta;

k) antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento;

l) adresatas;

m) dokumento patvirtinimo antspaudas;

o) dokumento (nutarties) vykdymo nurodymai;

n) teksto pavadinimas;

p) dokumento tekstas;

c) kontrolinis ženklas;

r) pastaba apie paraišką;

y) parašas;

x) dokumento patvirtinimo antspaudas;

h) spausdinimas;

x) žyma ant kopijos patvirtinimo;

y) pastaba apie atlikėją;

e) pažyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą;

y) pažyma apie dokumento gavimą;

10. Dokumento rekvizitų sudėtis nustatoma pagal jo tipą ir paskirtį.

11. Federalinės vykdomosios institucijos patvirtintą dokumentą išduoda federalinės vykdomosios institucijos įgalioto pareigūno viza. Federalinės vykdomosios institucijos sukurto dokumento derinimas su kitais organais valstybės valdžia o organizacijos surašomas patvirtinimo antspaudu (lapu), protokolu arba patvirtinimo raštu.

IV. Dokumentų srauto organizavimo federalinėje vykdomojoje institucijoje reikalavimai

12. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų sraute išskiriami šie dokumentų srautai:

a) gaunami dokumentai (įeinantys);

b) išsiųsta (išsiunčiama) dokumentacija;

c) vidinė dokumentacija.

13. Federalinėje vykdomojoje institucijoje dokumentų pristatymas ir siuntimas vykdomas pašto, kurjerių ryšių ir telekomunikacijų priemonėmis.

14. Dokumentai, gauti federalinės vykdomosios institucijos, yra apdorojami pirminiu būdu, registruojami, preliminari peržiūra, perduodami vadovybei svarstyti biuro valdymo tarnyboje, perduodami vykdytojams ir po įvykdymo dedami į bylas.

15. Pirminis gautų dokumentų tvarkymas apima teisingo dokumentų pristatymo ir dokumentų bei jų priedų prieinamumo patikrinimą, taip pat dokumentų paskirstymą į registruotus ir neregistruotinus.

16. Gautų ir sukurtų dokumentų registracija vykdoma gavimo, sukūrimo (pasirašymo ar patvirtinimo) dieną arba kitą darbo dieną, jeigu Rusijos Federacijos teisės aktai nenustato kitaip.

Dokumentus ar jų kopijas su vykdymo nurodymais (nutarimais) biuro valdymo tarnyba perduoda vykdytojams.

19. Dokumento originalas siunčiamas už dokumento vykdymą atsakingam federalinės vykdomosios institucijos struktūriniam padaliniui. Jeigu yra keli vykdytojai, dokumento originalas perduodamas struktūriniam padaliniui, kuris yra atsakingas vykdytojas, o likę padaliniai gauna dokumento kopiją.

Jeigu vykdytojui suteikiama prieiga prie elektroninės dokumento kopijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, dokumento originalas gali likti dokumentų tvarkymo tarnyboje, jeigu tai nustatyta federalinės vykdomosios institucijos dokumentų tvarkymo instrukcijoje.

20. Dokumentai po to, kai juos pasirašo federalinės vykdomosios institucijos vadovas ar kita įgaliotas asmuo perduotas į biuro valdymo tarnybą registracijai ir išsiuntimui.

21. Biuro tvarkymo tarnyba tikrina dokumento teisingumą, dokumento išsamumą ir dokumento kopijų skaičiaus atitikimą adresų sąrašui. Neteisingai užpildyti dokumentai grąžinami rangovui.

22. Dokumentai turi būti išsiųsti jų įregistravimo dieną arba kitą darbo dieną.

23. Dokumentų perdavimas tarp federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių vykdomas per biuro valdymo tarnybą.

24. Federalinėje vykdomojoje institucijoje biuro valdymo tarnyba tvarko gaunamų, sukurtų ir išsiųstų dokumentų apskaitą. Duomenys apie dokumentų skaičių yra apibendrinami, analizuojami dokumentų tvarkymo tarnybos ir pateikiami federalinės vykdomosios institucijos vadovui jo nustatyta tvarka.

25. Dokumentų fiksavimui ir paieškai federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje naudojama privaloma informacija apie dokumentus pagal priedą. Federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojama papildoma informacija apie dokumentus.

V. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentinis fondas

26. Federalinė vykdomoji institucija:

a) formuoja savo dokumentinį fondą iš dokumentų, gautų vykdant veiklą;

b) susitarus su federaline vykdomąja institucija archyvų reikalų srityje, sudaro ir tvirtina dokumentų, sukurtų vykdant savo veiklą, taip pat jai pavaldžių organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo terminus;

Informacija apie pakeitimus:

2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356 26 punktas buvo papildytas c punktu.

c) sukuria ir tvirtina šablonų albumą vieningos formos federalinės vykdomosios institucijos sukurti dokumentai.

27. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentinio fondo formavimą atlieka dokumentų tvarkymo tarnyba, sudarydama bylų nomenklatūrą, formuojant ir registruojant bylas, užtikrinant jų saugumą, registruojant ir perduodant bylas į federalinės vykdomosios institucijos archyvą.

28. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūra:

a) sudaro biuro valdymo tarnyba pagal struktūrinių padalinių bylų nomenklatūrą;

b) patvirtintas federalinės vykdomosios institucijos centrinei ekspertų komisijai patvirtinus federalinės vykdomosios institucijos vadovui ne vėliau kaip iki einamųjų metų pabaigos ir įsigalioja kitų metų sausio 1 d.

c) kartą per 5 metus susitariama su federalinės ekspertų patikros komisija valstybinis archyvas, į kurį nuolat saugoti perduodami dokumentai iš Rusijos Federacijos archyvo fondo, sukurti vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą;

d) pasikeitus federalinės vykdomosios institucijos funkcijoms ir struktūrai, susitarus su federalinės žemės archyvo ekspertinės patikros komisija.

29. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūros skyrių pavadinimai yra federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių pavadinimai.

30. Bylos formuojamos pagal bylų nomenklatūrą, taip pat laikantis dokumentų sisteminimo ir paskirstymo (grupavimo) į nuolatinio, laikino (virš 10 metų) saugojimo bylas principų, įskaitant bylas apie personalą, bei laikinas (iki 10 metų imtinai) saugojimas.

31. Bylos nuo jų suformavimo dienos iki perdavimo į federalinės vykdomosios institucijos archyvą arba sunaikinti saugomos jų formavimo vietos struktūriniuose padaliniuose.

32. Struktūrinių padalinių darbuotojams bylos išduodamos laikinai naudoti federalinės vykdomosios institucijos vadovo nustatytam laikotarpiui, o jam pasibaigus, jie turi būti grąžinti.

Kiti vyriausybines agentūras ir organizacijoms, bylos išduodamos pagal jų rašytinius prašymus, gavus federalinės vykdomosios institucijos vadovo ar jo pavaduotojo, atsakingo už dokumentų tvarkymo klausimus, leidimą.

33. Dokumentų išėmimas iš bylų nuolatinis saugojimas leidžiamas išimtiniais atvejais ir atliekamas gavus federalinės vykdomosios institucijos vadovo leidimą, byloje paliekant dokumento, patvirtinto nustatyta tvarka, ir aktas dėl originalo išdavimo priežasčių.

34. Bylos dėl nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo termino perduodamos į federalinės vykdomosios institucijos archyvą ne anksčiau kaip po 1 metų ir ne vėliau kaip per 3 metus nuo dokumentų tvarkymo tarnybos baigimo. Bylos perdavimas į federalinės vykdomosios institucijos archyvus vykdomas remiantis nuolatinių ir laikinųjų (virš 10 metų) saugojimo bylų ir personalo bylų, sudarytų federalinės vykdomosios institucijos struktūriniuose padaliniuose, inventorizacija. Bylos su laikinu (iki 10 metų imtinai) saugojimo terminu neperduodamos į federalinės vykdomosios institucijos archyvus ir, pasibaigus jų saugojimo laikui, sunaikinamos nustatyta tvarka.

35. Nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo bylų inventorizacijų surašymo pagrindas yra bylų nomenklatūra.

36. Bylų nomenklatūros ir bylų aprašų sudarymo, bylų formavimo ir registravimo, taip pat laikino saugojimo bylų naikinimo federalinėje vykdomojoje institucijoje tvarką nustato federalinė vykdomoji institucija archyvų reikalų srityje.

VI. Darbo su elektroniniais dokumentais federalinėje vykdomojoje institucijoje ypatumai

37. Elektroniniai dokumentai kuriami, tvarkomi ir saugomi federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

38. Elektroninis dokumentas turi būti išduotas pagal bendrosios taisyklės biuro darbą ir turėti panašaus dokumento duomenis ant popieriaus, išskyrus būtiną „Rusijos Federacijos valstybės herbą“.

Federalinė vykdomoji institucija naudoja elektroninius dokumentus(be išankstinių dokumentų popieriuje) ir elektronines dokumentų kopijas.

39. Federalinės vykdomosios institucijos rengiamų elektroninių dokumentų sudėtį nustato dokumentų, kurių rengimas, saugojimas ir naudojimas organizuojant vykdomas tik elektroninių dokumentų forma, sąrašas. vidinė veikla federalinė vykdomoji institucija, sukurta remiantis Federalinės archyvų agentūros rekomendacijomis.

Dokumentų, kurių kūrimas, saugojimas ir naudojimas vyksta tik elektroninių dokumentų forma organizuojant federalinės vykdomosios institucijos vidinę veiklą, sąrašą tvirtina šios federalinės vykdomosios institucijos vadovas, susitaręs su Federaliniu archyvu. agentūra.

40. Valdžios įstaigoms ir institucijoms siunčiami elektroniniai dokumentai vietos valdžia, yra pasirašyti patobulintu kvalifikuotu federalinės vykdomosios institucijos pareigūno elektroniniu parašu pagal federalinį įstatymą „Dėl elektroninių parašų“.

41. Federalinio vykdomojo organo elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojami būdai patvirtinti veiksmus su elektroniniais dokumentais, kuriuose naudojami kitų tipų elektroniniai parašai, vadovaujantis Federaliniu įstatymu „Dėl elektroninių parašų“.

42. Elektroninių dokumentų priėmimą ir siuntimą vykdo biuro tvarkymo tarnyba.

43. Biuro tvarkymo tarnyba, gavusi elektroninius dokumentus, pasirašytus elektroniniu parašu, patikrina elektroninio parašo galiojimą.

44. Įtraukus elektroninius dokumentus į elektroninę dokumentų valdymo sistemą, apie dokumentą generuojami registravimo ir apskaitos duomenys, užtikrinantys dokumentų valdymą, įskaitant jo paiešką, prieigą prie dokumento, kontrolės, saugojimo, naudojimo ir kitus duomenis.

45. Dokumentai, sukurti federalinės vykdomosios institucijos ir (ar) gauti federalinės vykdomosios institucijos popieriuje, registruojami elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, joje sukuriant tokio dokumento elektroninę kopiją.

46. Elektroninių dokumentų registracija ir apskaita vykdoma federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

47. Elektroniniai dokumentai formuojami į elektronines bylas pagal bylų nomenklatūrą.

Bylų nomenklatūroje nurodyta, kad byla nagrinėjama m elektronine forma, kas pažymėta bylos pavadinime arba stulpelyje „Pastaba“.

48. Elektroniniai dokumentai po to, kai jie buvo įforminti ar išsiųsti, nustatyta tvarka saugomi federalinės vykdomosios institucijos informacinėse sistemose panašiems dokumentams popieriuje numatytus laikotarpius.

49. Pasibaigus nustatytiems elektroninių dokumentų saugojimo terminams, jie sunaikinami federalinės vykdomosios institucijos vadovo patvirtintu aktu.

Anna ERMOLAEVA

NAUJOS BYLŲ PROCEDŪROS TAISYKLĖS FEDERALINIUOSE VYKDOMUOSE ORGANUOSE: TAIKYMO PROBLEMOS

Straipsnyje pateikiama kritinė naujųjų federalinių vykdomųjų organų darbo biuro taisyklių analizė ir numatoma jų įtaka darbo su oficialiais dokumentais organizavimui.

Straipsnyje pateikiama kritinė naujų dokumentų valdymo taisyklių federalinėse vykdomosiose institucijose analizė; prognozuojama jo įtaka darbui su oficialiais dokumentais.

Raktažodžiai:

vykdomosios valdžios institucijos, biuro darbas, popierinis dokumentas, elektroninis dokumentas; vykdomosios valdžios institucijos, dokumentų tvarkymas, dokumentas popierine forma, elektroninis dokumentas.

Remiantis federaliniais teisės aktais, biuro darbas federalinėse vykdomosiose institucijose turi būti atliekamas pagal Rusijos Federacijos vyriausybės patvirtintas taisykles1. Šios taisyklės atsirado praėjus trejiems metams nuo šios normos įsigaliojimo2. Visą šį laikotarpį biuro darbas federalinėse vykdomosiose institucijose buvo organizuojamas remiantis Standartinės instrukcijos dėl biuro valdymo3, nuoroda į kurią buvo dviejuose reglamentuose. Galima diskutuoti dėl teisinis statusasšį nurodymą, tačiau kadangi mūsų šalyje vis dar nėra aiškiai susistemintos norminių teisės aktų sistemos, įtvirtintos atitinkamame federaliniame įstatyme, tai bus nedėkingas uždavinys. Tačiau reikia pažymėti, kad nesant teisinį reglamentavimą Valdymo dokumentacijos palaikymo srityje ši instrukcija netiesiogiai atliko svarbią funkciją užtikrinant dokumentacijos ir darbo su oficialiais dokumentais procesų vienodumą visoje Rusijos Federacijoje.

2009 m. birželio mėn. priimtas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2009 m. birželio 15 d. nutarimas Nr. 477 „Dėl biuro darbo taisyklių federalinėse vykdomosiose institucijose patvirtinimo“ leidžia konstatuoti naujųjų biuro darbo taisyklių normatyvinio pobūdžio teisėtumą. Remdamosi šiomis taisyklėmis, federalinės vykdomosios valdžios institucijos, susitarusios su Federaline archyvų agentūra, turi duoti individualius nurodymus dėl įrašų saugojimo. Be to, teisės normų, esančios taisyklėse, taikomos kitoms valdžios institucijoms, taip pat vietos valdžios įstaigoms.

Kyla klausimas: dėl ko buvo pakeista tradicinė dokumento rūšis – dokumentacijos apimtį reglamentuojančios instrukcijos

1 2006 m. liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinės technologijos ir dėl informacijos apsaugos“ // SZ RF, 2006, Nr. 31 (1 dalis), str. 3448.

2 2009 m. birželio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 477 „Dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklių patvirtinimo“ // SZ RF, 2009, Nr. 25, str. 3060.

3 Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymas Nr. 536 „Dėl standartinių darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijos“ (įregistruotas Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos 2006 m. sausio 27 d. Nr. 7418) // rusiškas laikraštis, 2006, vasario 7 d.

ERMOLAEVA

Vsevolodovna - istorijos mokslų kandidatė, katedros profesorė

vardu pavadintų PAGS valdymo dokumentų palaikymas. P.A. Stolypinas [apsaugotas el. paštas]

užtikrinant valdymą, dėl taisyklių? Nurodymų priskyrimas norminių aktų kategorijai yra aiškiai nurodytas atitinkamame Rusijos Federacijos Vyriausybės dekrete1. Neabejotina, kad „pramonės, teikiančios dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą“ reglamentavimas pirmiausia suponuoja vieningos technologijos, skirtos įgyvendinti visus dokumento eksploatavimo etapus, sukūrimą.

Nuo sukūrimo momento iki atitinkamos funkcijos vykdymo. Šiais tikslais instrukcija, kaip dokumento rūšis, buvo tinkamiausia, nes jos turinys, skirtingai nei kitų rūšių reglamentai, leidžia gauti atsakymus ne tik į klausimą: ką daryti, bet ir kaip tai padaryti. Nuoroda į tai, kad prerogatyva norminis aktas- bendrųjų normų nustatymas be jų įgyvendinimo mechanizmo, ypač informacijos ir dokumentacijos procesų atžvilgiu, nėra pagrįstas, o pats naujųjų Taisyklių turinys rodo priešingai.

Nagrinėjamo dokumento pavadinime yra tam tikrų nukrypimų nuo 2006 m. liepos 27 d. Federalinio įstatymo Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ formuluotės, pagal kurią turėtų būti nustatytos „Įrašų valdymas ir dokumentų srautas“. Šį terminų vartojimo netikslumą iš karto pastebėjo dokumentininkai ir archyvarai. Sąvoka „dokumentų srautas“ yra antraeilė sąvokos „darbas biure“ atžvilgiu, nes dokumentų srauto organizavimas yra vienas iš biuro darbo, kaip savarankiškos veiklos šakos, komponentų.

Egzistuoja skirtingą interpretacijąšių dviejų terminų naudojimo ir faktinio lygybės nustatymo priežastys. Viena iš versijų – sąvoka „biuro darbas“ reiškia darbo su popieriniais dokumentais organizavimo sferą, o sąvoka „dokumentų srautas“.

1 Rusijos Federacijos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 13 d. dekretas Nr. 1009 „Dėl federalinių vykdomųjų organų ir jų norminių teisės aktų rengimo taisyklių patvirtinimo“. valstybinė registracija"(2009 m. kovo 24 d. pakeitimais) // SZ RF, 1997, Nr. 33, str. 3895; Rusų laikraštis, 2009, kovo 27 d.

kurią plačiai naudoja atstovai kompiuterinės technologijos, žymi darbo su elektroniniais dokumentais organizavimo technologines procedūras. Tačiau darbo su dokumentais popierinėje ir elektroninėje laikmenoje organizavimo technologija yra identiška ir apima standartines procedūras(rinkimas, apdorojimas, perdavimas, saugojimas ir kt.), kuriems įgyvendinti naudojami įvairūs įrankiai ( techninėmis priemonėmis). Tai patvirtina naujosios biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės, atspindinčios pagrindinius darbo su dokumentais popierinėmis ir elektroninėmis laikmenomis organizavimo principus.

Siekiant išsiaiškinti Taisyklėse esančių nuostatų praktinę reikšmę, buvo atlikta valstybės tarnautojų apklausa raštu. teritoriniai organai vykdomoji valdžia (iš viso 52 žmonės) - kvalifikacijos kėlimo programos „Vadybos dokumentacija ir naujos biuro darbo taisyklės“ studentai. Šiame straipsnyje apsistosime tik prie kai kurių daugiausia diskusijų sukėlusių nuostatų ir pateiksime reikiamus komentarus.

Pirmasis aspektas – išorinė dokumentų forma. Pagal Taisykles „dokumento teisingumą tikrina biuro tvarkymo tarnyba“, o „netinkamai įforminti dokumentai grąžinami rangovui“ (21 p.). Tačiau nenurodoma, kurie nacionaliniai ar vietiniai standartai norminius dokumentus jie turi atitikti, išskyrus pareiškimą, kad „dokumento rekvizitų sudėtį lemia jo rūšis ir paskirtis“ (10 punktas). Kaip žinote, dokumento tipo nustatymas yra tiesiogiai susijęs su jo paskirtimi. Savo ruožtu dokumento paskirtį lemia tiek vykdomosios valdžios institucijų sistemos apskritai, tiek konkrečiai konkrečios vykdomosios valdžios funkcijų veiklos specifika. Tačiau nagrinėjamose Biuro valdymo taisyklėse trūksta pagrindinių kriterijų, kurie nulemtų sisteminį požiūrį į dokumentų tipų nustatymą būtent federalinėse vykdomosiose institucijose.

Be to, Taisyklių nuostatos dėl

dokumentų kūrimas prieštarauja Vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemos (USORD)1 standarto nuostatoms tiek pagal naudojamų rekvizitų skaičių, tiek dėl jų pavadinimų. Pažymėtina, kad šis standartas buvo sukurtas siekiant užtikrinti vienodumą išorinė forma pagrindinis valdymo dokumentus, o jo išskirtinumas slypi tame, kad jis naudojamas bet kurioje organizacijoje, nepaisant jos nuosavybės formos. Todėl esamo susivienijimo atsisakymas gali turėti neigiamos įtakos praktinė veikla vykdomosios valdžios institucijoms visoje vertikalioje jų sąveikoje tiek su juridiniais, tiek su fiziniais asmenimis. Standarto nuostatų dėl pačių detalių projektavimo reglamentavimo nepaisymas ne tik neužtikrins kuriamų dokumentų išorinės formos suvienodinimo, bet ir leis manipuliuoti pateikta informacija. Ši pastaba visų pirma taikoma skirtumui pastaruoju metu tokia praktika, kaip „pažyma apie priedų buvimą“, kurioje nurodomas tik lapų skaičius (pvz.: Priedai: tik 51 lapas). Kaip šiuo atveju nustatyti priedų sudėtį, jei nenurodomi pridedamų dokumentų rūšių pavadinimai, lapų skaičius kiekviename iš jų ir ar yra reikiamų kopijų?

Pažymėtina, kad Taisyklės nustato tik dokumentus, sukurtus vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą. Dėl to gaunamų dokumentų srautas neatitinka reglamentų, susijusių su reikiamų duomenų užpildymu. Vadinasi, „dokumento įforminimo instrukcijos“ negali būti privalomas elementas gaunamas dokumentas, reikalaujantis sprendimo (vykdymo), arba gali būti surašytas atskirame lape.

Kitas aspektas – darbo su elektroniniais dokumentais organizavimas

1 GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui“, patvirtinta. 2003 m. kovo 3 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto nutarimas Nr. 65. - M., IPC standartų leidykla, 2003 m.

federalinėje vykdomojoje institucijoje. Visi apklausos dalyviai pastebėjo, kad Taisyklėse yra specialus skyrius, skirtas šiai dokumentų kategorijai ir, anot respondentų, padės pagerinti biuro darbo organizavimą. Įvedus naujas Taisykles, nustatyta bendrieji principai organizuojant darbą su dokumentais popierinėje ir elektroninėje laikmenoje:

Poreikis sukurti vieningą bylų nomenklatūrą;

reglamentas privaloma informacija apie dokumentus, naudojamus fiksavimui ir paieškai dokumentų sistemose;

Elektroninių dokumentų, panašių į popierinius dokumentus, saugojimo terminų nustatymas ir kt.

Dėl to būtina sukurti vieningus dokumentuotos informacijos klasifikavimo ir kodavimo metodus ir sukurti centralizuotą informacijos gavimo sistemą federalinės vykdomosios institucijos dokumentams.

Ir paskutinis aspektas. Kaip viena iš pagrindinių nuostatų, išdėstytų 2008 m. 5 „Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų fondas“ pažymima, kad reikia sudaryti dokumentų, sugeneruotų vykdant federalinės vykdomosios institucijos ir jai pavaldžių organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo terminus. Tačiau šios problemos sprendimas neįmanomas nepatobulinus paties valdymo proceso, o tai reikalauja išaiškinti vykdomosios valdžios uždavinius ir aiškiai paskirstyti šias užduotis bei funkcijas jų įgyvendinimui tarp visų organizacijų ir struktūrinių padalinių. Viena iš pagrindinių problemų – dokumentų procesų nevystymas tiek valstybės, tiek žinybų lygmeniu.

Nuodugniai išnagrinėti valdymo veiklos sritis, išskaidant sritis į funkcijas, pofunkcijas, užduotis, procedūras, nustatant ir konsoliduojant dokumentų, kuriais įforminama kiekviena procedūra, sudėtį, t.y. Šiuo metu vykdomas šią veiklos sritį atspindinčios dokumentacijos sistemos projektavimas kaip administracinės plėtros dalis

vykdymo nuostatai valdžios funkcijas(paslaugos). Taigi šiame sąraše turėtų būti kaupiami visų tipų ir atmainų dokumentai, lydintys visų konkrečios vykdomosios valdžios funkcijų ir paslaugų įgyvendinimą visoje vertikalioje padėtyje. Remiantis Taisyklėmis, parengtas dokumentų sąrašas turi būti suderintas su Federaline archyvų agentūra. Tačiau panašu, kad ši procedūra bus formali ir tik konstatuojamojo pobūdžio, nes susitarimas turėtų būti vykdomas paskutiniame formavimo etape. žinybinė sistema dokumentacija.

Taigi net ir nepilna Taisyklių analizė rodo, kad reikia tikslinti ir patikslinti nemažai esamų nuostatų bei įtraukti naujas, kurias reikės papildyti ir keisti. Suformuluokime keletą pagrindinių krypčių, kurios, mūsų nuomone, leis, viena vertus, užtikrinti dokumentacijos procesų suvienodinimą, o iš kitos – atspindėti konkrečios vykdomosios valdžios institucijos veiklos dokumentavimo specifiką:

1) pakeitimai ir papildymai turėtų užtikrinti terminų sistemos derinimą informacijos ir dokumentacijos valdymo srityje;

vadinamasis „raštvedybos požiūris“ organizuojant darbą su oficialiais dokumentais iki dokumentų valdymo sistemos kūrimo (informacijos valdymo);

3) viena iš pagrindinių Taisyklių nuostatų turėtų būti nurodymas, kad vykdomoji valdžia (ministerija, federalinė tarnyba, agentūra) funkcinis vieningos sistemos dokumentus ir vėlesnį jų įtraukimą Visos Rusijos klasifikatorius valdymo dokumentacija1. Šių sistemų kūrimas turi būti koordinuojamas vykdomoji institucija, atsakingas už dokumentacijos palaikymas valdymas ir būti grindžiamas vienu metodinis pagrindas. Tik įvykdžius šias sąlygas bus galima įgyvendinti įmonių tarpžinybinį dokumentų srautą.

Galiausiai Tarnybos taisyklės turėtų tapti neatskiriama federalinių vykdomosios valdžios institucijų veiklą reglamentuojančių reglamentų sistemos dalimi ir pagrindiniu organizaciniu ir norminiu dokumentu dokumentų valdymo srityje.

RUSIJOS FEDERACIJOS VYRIAUSYBĖ

REZOLIACIJA

APIE TAISYKLIŲ PATVIRTINIMĄ

BIURAS FEDERALINIUOSE ORGANUOSE

VYKDOMASIS VALDYMAS

Keičiamų dokumentų sąrašas

(su pakeitimais, padarytais Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011-07-09 dekretais N 751 ,

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Šios taisyklės nustato vienodą biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose tvarką.

2. Šios Taisyklės netaikomos organizuojant darbą su valstybės paslaptį turinčiais dokumentais.

3. Federalinė vykdomoji institucija, remdamasi šiomis Taisyklėmis, atsižvelgdama į savo veiklos sąlygas ir specifiką, parengia kanceliarinio darbo instrukcijas, kurias tvirtina federalinės vykdomosios institucijos vadovas, susitaręs su federaline vykdomąja institucija toje srityje. archyvinių reikalų.

II. TERMINAI IR APIBRĖŽIMAI

(redaguota) nuostatai

4. Šiose Taisyklėse vartojamos šios sąvokos ir apibrėžimai:

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

„dokumentacija“ - informacijos įrašymas į materialines laikmenas nustatyta tvarka;

„Raštinės darbas“ yra veikla, užtikrinanti oficialių dokumentų kūrimą ir darbo su jais organizavimą federalinėse vykdomosiose institucijose;

"dokumentas" - oficialus dokumentas sukurta valstybės įstaigos, vietos valdžios institucijos, juridinio ar individas, surašytas nustatyta tvarka ir įtrauktas į federalinės vykdomosios institucijos dokumentų srautą;

„dokumentų srautas“ – dokumentų judėjimas nuo jų sukūrimo ar gavimo iki įforminimo pabaigos, patalpinimo į bylą ir (ar) išsiuntimo;

„dokumento rekvizitai“ - dokumento elementas, būtinas jo vykdymui ir darbui su juo organizuoti;

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

„dokumento originalas“ – pirmoji arba vienintelė dokumento kopija;

dokumento kopija – dokumentas, kuriame visapusiškai atkuriama originalaus dokumento informacija ir jo išoriniai požymiai ir kuris neturi teisinės galios;

„dokumento registracija“ - registracijos numerio suteikimas dokumentui, informacijos apie dokumentą įvedimas į registracijos ir apskaitos formą;

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

„bylų nomenklatūra“ – sisteminis bylų pavadinimų sąrašas, nurodantis jų saugojimo terminus;

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

„byla“ - dokumentų rinkinys arba atskiras dokumentas, susijęs su vienu klausimu ar federalinės vykdomosios institucijos veiklos sritimi;

„Raštinės darbo tarnyba“ - struktūrinis padalinys, kuriam pavestos raštvedybos funkcijos, taip pat kituose struktūriniuose padaliniuose už apskaitos vedimą atsakingi asmenys;

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

„elektroninė dokumento kopija“ – elektronine forma sukurta dokumento kopija;

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

pastraipa nebegalioja. - Rezoliucija Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356;

„elektroninė dokumentų valdymo sistema“ – automatizuota informacinė sistema, užtikrinanti elektroninių dokumentų ir dokumentų elektroninių kopijų kūrimą, jų valdymą, saugojimą ir prieigą prie jų, taip pat dokumentų registravimą;

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

„elektroninis dokumentų srautas“ – dokumentų srautas naudojant informacinę sistemą.

(įrašyta pastraipa Rezoliucija

Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Rusijos Federacijos teisės aktuose apibrėžtas sąvokas.

(įrašyta pastraipa Rezoliucija Rusijos Federacijos Vyriausybė 2011-07-09 N 751)

III. DOKUMENTŲ KŪRIMAS FEDERALINĖJE INSTITUCIJOJE

VYKDOMASIS VALDYMAS

Kuriant elektroninius dokumentus elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, naudojami elektroniniai dokumentų šablonai.

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

8. Formų pavyzdžius ir elektroninių dokumentų šablonus tvirtina federalinės vykdomosios institucijos vadovas.

(8 punktas su pakeitimais) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

9. Išsami informacija apie dokumentus, sukurtus vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą:

a) Rusijos Federacijos valstybės herbas;

b) federalinės vykdomosios institucijos pavadinimas;

c) federalinės vykdomosios institucijos struktūrinio padalinio pavadinimas;

d) pareigų pavadinimas;

e) informaciniai duomenys apie federalinę vykdomąją instituciją;

f) dokumento rūšies pavadinimas;

g) dokumento data;

h) dokumento registracijos numeris;

j) dokumento surašymo (paskelbimo) vieta;

k) antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento;

l) adresatas;

m) dokumento patvirtinimo antspaudas;

o) dokumento (nutarties) vykdymo nurodymai;

n) teksto pavadinimas;

p) dokumento tekstas;

c) kontrolinis ženklas;

r) pastaba apie paraišką;

y) parašas;

t) elektroninio parašo ženklas;

x) dokumento patvirtinimo antspaudas;

h) spausdinimas;

x) žyma ant kopijos patvirtinimo;

y) pastaba apie atlikėją;

e) pažyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą;

y) pažyma apie dokumento gavimą;

(9 punktas su pakeitimais) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

10. Dokumento rekvizitų sudėtis nustatoma pagal jo tipą ir paskirtį.

11. Federalinės vykdomosios institucijos patvirtintą dokumentą išduoda federalinės vykdomosios institucijos įgalioto pareigūno viza. Federalinės vykdomosios institucijos sudaryto dokumento derinimas su kitomis valdžios institucijomis ir organizacijomis įforminamas patvirtinimo antspaudu (lapu), protokolu arba patvirtinimo raštu.

IV. DOKUMENTŲ SRAUTOS FEDERALIJOJE ORGANIZAVIMO REIKALAVIMAI

VYKDOMASIS ORGANAS

12. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų sraute išskiriami šie dokumentų srautai:

a) gaunami dokumentai (įeinantys);

b) išsiųsta (išsiunčiama) dokumentacija;

c) vidinė dokumentacija.

13. Federalinėje vykdomojoje institucijoje dokumentų pristatymas ir siuntimas vykdomas pašto, kurjerių ryšių ir telekomunikacijų priemonėmis.

16. Gautų ir sukurtų dokumentų registracija vykdoma gavimo, sukūrimo (pasirašymo ar patvirtinimo) dieną arba kitą darbo dieną, jeigu Rusijos Federacijos teisės aktai nenustato kitaip.

(16 punktas su pakeitimais) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

17. Prarasta galia. - Rezoliucija Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356.

18. Registruotus dokumentus dokumentų tvarkymo tarnyba perduoda svarstyti federalinės vykdomosios institucijos vadovui arba federalinės vykdomosios institucijos vadovo sprendimu kitiems federalinės vykdomosios institucijos pareigūnams.

Dokumentus ar jų kopijas su vykdymo nurodymais (nutarimais) biuro valdymo tarnyba perduoda vykdytojams.

(18 punktas su pakeitimais) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

(įrašyta pastraipa Rezoliucija Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

20. Dokumentai, juos pasirašius federalinės vykdomosios institucijos vadovui ar kitam įgaliotam asmeniui, perduodami įstaigos valdymo tarnybai registruoti ir išsiųsti.

(20 punktas su pakeitimais) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

21. Biuro tvarkymo tarnyba tikrina dokumento teisingumą, dokumento išsamumą ir dokumento kopijų skaičiaus atitikimą adresų sąrašui. Neteisingai užpildyti dokumentai grąžinami rangovui.

22. Dokumentai turi būti išsiųsti jų įregistravimo dieną arba kitą darbo dieną.

23. Dokumentų perdavimas tarp federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių vykdomas per biuro valdymo tarnybą.

25. Dokumentų fiksavimui ir paieškai federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje naudojama privaloma informacija apie dokumentus pagal. Federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojama papildoma informacija apie dokumentus.

V. FEDERALINĖS INSTITUCIJOS DOKUMENTINIS FONDAS

VYKDOMASIS VALDYMAS

26. Federalinė vykdomoji institucija:

a) formuoja savo dokumentinį fondą iš dokumentų, gautų vykdant veiklą;

c) rengia ir tvirtina federalinės vykdomosios institucijos sukurtų unifikuotų formų dokumentų šablonų albumą.

(įvedamas „c“ punktas). Rezoliucija Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

28. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūra:

a) sudaro biuro valdymo tarnyba pagal struktūrinių padalinių bylų nomenklatūrą;

c) kartą per 5 metus susitariama su federalinės valstybės archyvo ekspertinės patikros komisija, kuriai nuolat saugoti perduodami Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentai, sukurti vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą. ;

d) pasikeitus federalinės vykdomosios institucijos funkcijoms ir struktūrai, susitarus su federalinės žemės archyvo ekspertinės patikros komisija.

29. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūros skyrių pavadinimai yra federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių pavadinimai.

31. Bylos nuo jų suformavimo dienos iki perdavimo į federalinės vykdomosios institucijos archyvą arba sunaikinti saugomos jų formavimo vietos struktūriniuose padaliniuose.

32. Struktūrinių padalinių darbuotojams bylos išduodamos laikinai naudoti federalinės vykdomosios institucijos vadovo nustatytam laikotarpiui, o jam pasibaigus, jie turi būti grąžinti.

Bylos išduodamos kitoms vyriausybės įstaigoms ir organizacijoms pagal jų rašytinius prašymus, gavus federalinės vykdomosios institucijos vadovo ar jo pavaduotojo, atsakingo už dokumentų tvarkymą, leidimą.

33. Išimti dokumentus iš nuolatinio saugojimo bylų leidžiama išimtiniais atvejais ir gavus federalinės vykdomosios institucijos vadovo leidimą, byloje paliekant nustatyta tvarka patvirtintą dokumento kopiją ir pareiškimą apie originalo išdavimo priežastys.

(34 punktas su pakeitimais) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

35. Nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo bylų inventorizacijų surašymo pagrindas yra bylų nomenklatūra.

VI. DARBO SU ELEKTRONINIAIS DOKUMENTAIS YPATUMAI

FEDERALINĖJE VYKDOMOJOJE organizacijoje

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

37. Elektroniniai dokumentai kuriami, tvarkomi ir saugomi federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

38. Elektroninis dokumentas turi būti surašytas pagal bendrąsias kanceliarinio darbo taisykles ir popieriuje turi būti nustatyti analogiško dokumento rekvizitai, išskyrus rekvizitus „Rusijos Federacijos valstybės herbas“.

Federalinė vykdomoji institucija naudoja elektroninius dokumentus (be išankstinės dokumentacijos popieriuje) ir elektronines dokumentų kopijas.

39. Federalinės vykdomosios institucijos rengiamų elektroninių dokumentų sudėtį nustato dokumentų, kurių kūrimas, saugojimas ir naudojimas organizuojant federalinės vykdomosios institucijos vidinę veiklą vykdomas tik elektroninių dokumentų forma, sąrašu. parengta remiantis Federalinės archyvų agentūros rekomendacijomis.

40. Valstybės institucijoms ir savivaldybėms siunčiamus elektroninius dokumentus pasirašo sustiprintas kvalifikuotas elektroninis parašas federalinės vykdomosios institucijos pareigūnas pagal federalinį pagal įstatymus„Apie elektroninį parašą“.

41. Federalinės vykdomosios institucijos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojami būdai patvirtinti veiksmus su elektroniniais dokumentais, kuriuose naudojami kitų tipų elektroniniai parašai pagal federalinį pagal įstatymus„Apie elektroninį parašą“.

42. Elektroninių dokumentų priėmimą ir siuntimą vykdo biuro tvarkymo tarnyba.

43. Įrašų tvarkymo tarnyba, gavusi elektroninius dokumentus, pasirašytus elektroniniu parašu, patikrina elektroninio parašo galiojimą.

46. Elektroninių dokumentų registracija ir apskaita vykdoma federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

47. Elektroniniai dokumentai formuojami į elektronines bylas pagal bylų nomenklatūrą.

Bylų nomenklatūroje nurodyta, kad byla nagrinėjama elektronine forma, tai pažymima bylos pavadinime arba skiltyje „Pastaba“.

49. Pasibaigus nustatytiems elektroninių dokumentų saugojimo terminams, jie sunaikinami federalinės vykdomosios institucijos vadovo patvirtintu aktu.

Taikymas

prie Tarnybos darbo taisyklių

federalinėse institucijose

vykdomoji valdžia

SLUKTI

PRIVALOMA INFORMACIJA APIE NAUDOJAMUS DOKUMENTUS

APSKAITOS IR DOKUMENTŲ IEŠKOTI ELEKTRONINĖSE SISTEMOSE TIKSL

FEDERALINIŲ VYKDOMŲJŲ ORGANŲ DOKUMENTŲ SRAUTAS

Keičiamų dokumentų sąrašas

(redaguota) nuostatai Rusijos Federacijos Vyriausybė 2016 m. balandžio 26 d. N 356)

2. Adresatas

3. Dokumentą pasirašančio asmens pareigos, pavardė ir inicialai

4. Dokumento tipo pavadinimas

5. Dokumento data

6. Dokumento registracijos numeris

7. Dokumento gavimo data

8. Gaunamo dokumento registracijos numeris

9. Informacija apie susijusių dokumentų(dokumento tipo pavadinimas, data, registracijos numeris, ryšio tipas)

10. Teksto pavadinimas ( santrauka dokumentas)

12. Informacija apie dokumentų persiuntimą

13. Pagrindinio dokumento lapų skaičius

14. Paraiškos ženklas (paraiškų skaičius, bendras paraiškos lapų skaičius)

15. Dokumento įforminimo instrukcijos (vykdytojas, užsakymas, įvykdymo data)

16. Kontrolinis ženklas

17. Prieigos apribojimo antspaudas

18. Informacija apie elektroninį parašą

19. Elektroninio parašo tikrinimas

20. Skyrius - atsakingas dokumento vykdytojas

21. Elektroninių dokumentų bylos (bylų skaičius, bylų pavadinimai)

„Dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklių patvirtinimo“

Peržiūra 2016-04-26 — Galioja nuo 2016-06-05

 Rodyti pakeitimus

RUSIJOS FEDERACIJOS VYRIAUSYBĖ

REZOLIACIJA
2009 m. birželio 15 d. N 477

DĖL BYLŲ PROCEDŪROS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO FEDERALINIUOSE VYKDOMUOSE ORGANUOSE

2011-07-09 N 751, 2016 04 26 N 356)

1. Patvirtinti pridedamas biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisykles.

2. Nurodykite 11.1 punktą Pavyzdiniai reglamentai federalinių vykdomosios valdžios institucijų sąveika, patvirtinta 2005 m. sausio 19 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 30 (Rusijos Federacijos teisės aktų rinkinys, 2005, N 4, 305 str.; 2009, N 12, 1429 str.) , taip:

"11.1. Biuro darbas federalinėse vykdomosiose institucijose vykdomas pagal Biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisykles, patvirtintas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2009 m. birželio 15 d. dekretu N 477. Remiantis šiomis taisyklėmis, federalinė vykdomoji valdžia organai, susitarę su federaline vykdomąja institucija archyvų reikalų srityje, leidžia instrukcijas dėl biuro darbo“.

3. Išdėstykite pavyzdinių taisyklių 2.38 ir 2.39 punktus vidinė organizacija federalinės vykdomosios valdžios institucijos, patvirtintos 2005 m. liepos 28 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 452 (Rusijos Federacijos teisės aktų rinkinys, 2005, N 31, 3233 str.):

"2.38. Biuro darbas federalinėje vykdomojoje institucijoje vykdomas pagal Tarnybos darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisykles, patvirtintas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2009 m. birželio 15 d. dekretu N 477. Remiantis šiomis taisyklėmis, 2009 m. federalinė vykdomoji institucija, susitarusi su federaline vykdomąja institucija archyvų reikalų srityje, skelbia biuro darbo instrukcijas.

Darbas su slaptais dokumentais, šifruotomis telegramomis, kitais ribotos prieigos dokumentais, taip pat slaptos ir kitos ribotos prieigos informacijos tvarkymas atliekamas pagal specialius nurodymus.

2.39.

Biuro darbą federalinėje vykdomojoje institucijoje organizuoja ir valdo federalinės vykdomosios institucijos struktūrinis padalinys, kuriam patikėtos biuro darbo funkcijos, taip pat asmenys, atsakingi už biuro darbą kituose struktūriniuose padaliniuose. federalinė vykdomoji institucija“. 4. Federalinė archyvų agentūra patvirtina iki 2010 m. sausio 1 d metodinės rekomendacijos

dėl instrukcijų biuro darbui federalinėse vykdomosiose institucijose rengimo.
Vyriausybės pirmininkas
Rusijos Federacija

V. PUTINAS
PATVIRTINTA
Vyriausybės pirmininkas
Vyriausybės nutarimas

2009 m. birželio 15 d. N 477
TAISYKLĖS

(su pakeitimais, padarytais Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011-07-09 nutarimu N 751, 2016-04-26 N 356)

I. Bendrosios nuostatos

1. Šios taisyklės nustato vienodą biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose tvarką.

2. Šios Taisyklės netaikomos organizuojant darbą su valstybės paslaptį turinčiais dokumentais.

II. Terminai ir apibrėžimai 2016-04-26 N 356)

4. Šiose Taisyklėse vartojamos šios sąvokos ir apibrėžimai: (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

„dokumentacija“ - informacijos įrašymas į materialines laikmenas nustatyta tvarka;

„Raštinės darbas“ yra veikla, užtikrinanti oficialių dokumentų kūrimą ir darbo su jais organizavimą federalinėse vykdomosiose institucijose;

„dokumentas“ - oficialus valstybės įstaigos, vietos valdžios institucijos, juridinio ar fizinio asmens sukurtas dokumentas, surašytas nustatyta tvarka ir įtrauktas į federalinės vykdomosios institucijos dokumentų srautą;

„dokumentų srautas“ – dokumentų judėjimas nuo jų sukūrimo ar gavimo iki įforminimo pabaigos, patalpinimo į bylą ir (ar) išsiuntimo;

„Dokumento rekvizitai“ - dokumento elementas, būtinas jo vykdymui ir darbui su juo organizuoti; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

„dokumento originalas“ – pirmoji arba vienintelė dokumento kopija;

dokumento kopija – dokumentas, kuriame visapusiškai atkuriama originalaus dokumento informacija ir jo išoriniai požymiai ir kuris neturi teisinės galios;

„dokumento registracija“ - registracijos numerio suteikimas dokumentui, informacijos apie dokumentą įvedimas į registracijos ir apskaitos formą; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

„bylų nomenklatūra“ – sisteminis bylų pavadinimų sąrašas, nurodantis jų saugojimo terminus; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

„byla“ - dokumentų rinkinys arba atskiras dokumentas, susijęs su vienu klausimu ar federalinės vykdomosios institucijos veiklos sritimi;

„Raštinės darbo tarnyba“ - struktūrinis padalinys, kuriam pavestos raštvedybos funkcijos, taip pat kituose struktūriniuose padaliniuose už apskaitos vedimą atsakingi asmenys; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

„elektroninė dokumento kopija“ – elektronine forma sukurta dokumento kopija; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

14 dalis – nebegalioja. (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

„elektroninis dokumentų srautas“ – dokumentų srautas naudojant informacinę sistemą. (su pakeitimais, padarytais Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011-07-09 dekretu N 751)

Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Rusijos Federacijos teisės aktuose apibrėžtas sąvokas. (su pakeitimais, padarytais Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011-07-09 dekretu N 751)

III. Dokumentų rengimas federalinėje vykdomojoje institucijoje

Kuriant elektroninius dokumentus elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, naudojami elektroniniai dokumentų šablonai. (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

8. Formų pavyzdžius ir elektroninių dokumentų šablonus tvirtina federalinės vykdomosios institucijos vadovas. (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

9. Išsami informacija apie dokumentus, sukurtus vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą: (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

a) Rusijos Federacijos valstybės herbas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

b) federalinės vykdomosios institucijos pavadinimas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

c) federalinės vykdomosios institucijos struktūrinio padalinio pavadinimas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

d) pareigų pavadinimas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

e) informaciniai duomenys apie federalinę vykdomąją instituciją; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

f) dokumento rūšies pavadinimas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

g) dokumento data; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

h) dokumento registracijos numeris; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

i) nuoroda į gaunamo dokumento registracijos numerį ir datą; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

j) dokumento surašymo (paskelbimo) vieta; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

k) antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

l) adresatas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

m) dokumento patvirtinimo antspaudas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

o) dokumento (nutarties) vykdymo nurodymai; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

n) teksto pavadinimas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

p) dokumento tekstas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

c) kontrolinis ženklas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

r) pastaba apie paraišką; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

y) parašas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

t) elektroninio parašo ženklas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

x) dokumento patvirtinimo antspaudas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

v) viza; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

h) spausdinimas; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

x) žyma ant kopijos patvirtinimo; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

y) pastaba apie atlikėją; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

e) pažyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

y) pažyma apie dokumento gavimą; (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

10. Dokumento rekvizitų sudėtis nustatoma pagal jo tipą ir paskirtį.

11. Federalinės vykdomosios institucijos patvirtintą dokumentą išduoda federalinės vykdomosios institucijos įgalioto pareigūno viza. Federalinės vykdomosios institucijos sudaryto dokumento derinimas su kitomis valdžios institucijomis ir organizacijomis įforminamas patvirtinimo antspaudu (lapu), protokolu arba patvirtinimo raštu.

IV. Dokumentų srauto organizavimo federalinėje vykdomojoje institucijoje reikalavimai

12. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų sraute išskiriami šie dokumentų srautai:

a) gaunami dokumentai (įeinantys);

b) išsiųsta (išsiunčiama) dokumentacija;

c) vidinė dokumentacija.

13. Federalinėje vykdomojoje institucijoje dokumentų pristatymas ir išsiuntimas vykdomas pašto, kurjerių ryšių ir telekomunikacijų priemonėmis.

16. Gautų ir sukurtų dokumentų registracija vykdoma gavimo, sukūrimo (pasirašymo ar patvirtinimo) dieną arba kitą darbo dieną, jeigu Rusijos Federacijos teisės aktai nenustato kitaip. (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

17. Išlyga nebegalioja. (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

Dokumentus ar jų kopijas su vykdymo nurodymais (nutarimais) biuro valdymo tarnyba perduoda vykdytojams. (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

20. Dokumentai, juos pasirašius federalinės vykdomosios institucijos vadovui ar kitam įgaliotam asmeniui, perduodami įstaigos valdymo tarnybai registruoti ir išsiųsti. (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

21. Biuro tvarkymo tarnyba tikrina dokumento teisingumą, dokumento išsamumą ir dokumento kopijų skaičiaus atitikimą adresų sąrašui. Neteisingai užpildyti dokumentai grąžinami rangovui.

22. Dokumentai turi būti išsiųsti jų įregistravimo dieną arba kitą darbo dieną.

23. Dokumentų perdavimas tarp federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių vykdomas per biuro valdymo tarnybą.

V. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentinis fondas

26. Federalinė vykdomoji institucija:

a) formuoja savo dokumentinį fondą iš dokumentų, gautų vykdant veiklą;

b) susitarus su federaline vykdomąja institucija archyvų reikalų srityje, sudaro ir tvirtina dokumentų, sugeneruotų vykdant savo veiklą, taip pat jai pavaldžių organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo terminus.

c) rengia ir tvirtina federalinės vykdomosios institucijos sukurtų unifikuotų formų dokumentų šablonų albumą. (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

28. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūra:

a) sudaro biuro valdymo tarnyba pagal struktūrinių padalinių bylų nomenklatūrą;

d) pasikeitus federalinės vykdomosios institucijos funkcijoms ir struktūrai, susitarus su federalinės žemės archyvo ekspertinės patikros komisija.

29. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūros skyrių pavadinimai yra federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių pavadinimai.

31. Bylos nuo jų suformavimo dienos iki perdavimo į federalinės vykdomosios institucijos archyvą arba sunaikinti saugomos jų formavimo vietos struktūriniuose padaliniuose.

32. Struktūrinių padalinių darbuotojams korpusai išduodami laikinai naudoti federalinės vykdomosios institucijos vadovo nustatytam laikotarpiui, o jam pasibaigus, jie turi būti grąžinti.

35. Nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo bylų inventorizacijų surašymo pagrindas yra bylų nomenklatūra.

VI. Darbo su elektroniniais dokumentais federalinėje vykdomojoje institucijoje ypatumai (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

37. Elektroniniai dokumentai kuriami, tvarkomi ir saugomi federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

Federalinė vykdomoji institucija naudoja elektroninius dokumentus (be išankstinės dokumentacijos popieriuje) ir elektronines dokumentų kopijas.

40. Valstybės institucijoms ir vietos valdžios institucijoms siunčiami elektroniniai dokumentai pasirašomi sustiprintu kvalifikuotu federalinės vykdomosios institucijos pareigūno elektroniniu parašu pagal Federalinį įstatymą „Dėl elektroninių parašų“.

42. Elektroninių dokumentų priėmimą ir siuntimą vykdo biuro tvarkymo tarnyba.

43. Įrašų tvarkymo tarnyba, gavusi elektroninius dokumentus, pasirašytus elektroniniu parašu, patikrina elektroninio parašo galiojimą.

46. Elektroninių dokumentų registracija ir apskaita vykdoma federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

47. Elektroniniai dokumentai formuojami į elektronines bylas pagal bylų nomenklatūrą.

Bylų nomenklatūroje nurodyta, kad byla nagrinėjama elektronine forma, tai pažymima bylos pavadinime arba skiltyje „Pastaba“.

(su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

2. Adresatas

3. Dokumentą pasirašančio asmens pareigos, pavardė ir inicialai

4. Dokumento tipo pavadinimas

5. Dokumento data

6. Dokumento registracijos numeris

7. Dokumento gavimo data

8. Gaunamo dokumento registracijos numeris

9. Informacija apie susijusius dokumentus (dokumento rūšies pavadinimas, data, registracijos numeris, ryšio tipas)

10. Teksto pavadinimas (dokumento santrauka)

12. Informacija apie dokumentų persiuntimą

13. Pagrindinio dokumento lapų skaičius

Pagal 11 straipsnį Federalinis įstatymas Rusijos Federacijos vyriausybė „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“. nusprendžia:

1. Patvirtinti pridedamas biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisykles.

2. Išdėstykite federalinių vykdomosios valdžios institucijų sąveikos pavyzdinių taisyklių, patvirtintų 2005 m. sausio 19 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 30 (Rusijos Federacijos teisės aktų rinkinys, 2005 m., N 4, str.), 11.1 punktą. 305; 2009, N 12, 1429 str.

3. Nurodykite Federalinių vykdomųjų organų vidaus organizavimo pavyzdinių taisyklių, patvirtintų 2005 m. liepos 28 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 452 (Rusijos Federacijos teisės aktų rinkinys, 2005, N3 1, 2.38 ir 2.39 punktus). 3233 str.), tokia redakcija:

2.39. Biuro darbą federalinėje vykdomojoje institucijoje organizuoja ir valdo federalinės vykdomosios institucijos struktūrinis padalinys, kuriam patikėtos biuro darbo funkcijos, taip pat asmenys, atsakingi už biuro darbą kituose struktūriniuose padaliniuose. federalinė vykdomoji institucija“.

4. Iki 2010 m. sausio 1 d. Federalinė archyvų agentūra patvirtina metodines rekomendacijas dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose rengimo.

Rusijos Federacijos vyriausybės pirmininkas

V. Putinas

Biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės

I. Bendrosios nuostatos

1. Šios taisyklės nustato vienodą biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose tvarką.

2. Šios Taisyklės netaikomos organizuojant darbą su valstybės paslaptį turinčiais dokumentais.

II. Pagrindinės sąvokos

4. Šiose taisyklėse vartojamos šios pagrindinės sąvokos:

„dokumentacija“ - informacijos įrašymas į materialines laikmenas nustatyta tvarka;

„Raštinės darbas“ yra veikla, užtikrinanti oficialių dokumentų kūrimą ir darbo su jais organizavimą federalinėse vykdomosiose institucijose;

„dokumentų srautas“ – dokumentų judėjimas nuo jų sukūrimo ar gavimo iki įforminimo pabaigos, patalpinimo į bylą ir (ar) išsiuntimo;

"dokumento duomenys" - reikalingas elementas dokumentų įforminimas;

„dokumento originalas“ – pirmoji arba vienintelė dokumento kopija;

dokumento kopija – dokumentas, kuriame visapusiškai atkuriama originalaus dokumento informacija ir jo išoriniai požymiai ir kuris neturi teisinės galios;

„dokumento registravimas“ - registracijos numerio suteikimas dokumentui ir informacijos apie dokumentą įrašymas nustatyta tvarka;

„bylų nomenklatūra“ - federalinės vykdomosios institucijos sudarytas susistemintas bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo laikotarpius;

„byla“ - dokumentų rinkinys arba atskiras dokumentas, susijęs su vienu klausimu ar federalinės vykdomosios institucijos veiklos sritimi;

„Raštinės valdymo tarnyba“ yra federalinės vykdomosios institucijos struktūrinis padalinys, kuriam patikėtos įrašų tvarkymo funkcijos, taip pat asmenys, atsakingi už įrašų tvarkymą kituose federalinės vykdomosios institucijos struktūriniuose padaliniuose.

III. Dokumentų rengimas federalinėje vykdomojoje institucijoje

8. Formų pavyzdžiai tvirtinami federalinės vykdomosios institucijos vadovo įsakymu.

9. Išsami informacija apie dokumentus, sukurtus vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą:

a) Rusijos Federacijos valstybės herbas;

b) federalinės vykdomosios institucijos pavadinimas;

c) dokumentą pasirašiusio asmens pareigos;

d) pareigūno parašas;

e) dokumento rūšis;

f) dokumento surašymo (paskelbimo) vieta;

g) informaciniai duomenys apie federalinę vykdomąją instituciją;

h) adresatas;

i) dokumento data;

j) dokumento registracijos numeris;

k) dokumento pavadinimas;

o) pažyma apie programų buvimą;

o) patvirtinimo antspaudas;

p) patvirtinimo antspaudas;

r) antspaudo atspaudas;

s) pažyma apie kopijos patvirtinimą;

t) pastaba apie atlikėją;

x) dokumento įforminimo nurodymai;

v) dokumentų kontrolės ženklas;

h) pažyma apie dokumento įforminimą;

w) konfidencialumo ženklas.

10. Dokumento rekvizitų sudėtis nustatoma pagal jo tipą ir paskirtį.

11. Federalinės vykdomosios institucijos patvirtintą dokumentą išduoda federalinės vykdomosios institucijos įgalioto pareigūno viza. Federalinės vykdomosios institucijos sudaryto dokumento derinimas su kitomis valdžios institucijomis ir organizacijomis įforminamas patvirtinimo antspaudu (lapu), protokolu arba patvirtinimo raštu.

IV. Dokumentų srauto organizavimo federalinėje vykdomojoje institucijoje reikalavimai

12. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų sraute išskiriami šie dokumentų srautai:

a) gaunami dokumentai (įeinantys);

b) išsiųsta (išsiunčiama) dokumentacija;

c) vidinė dokumentacija.

13. Federalinėje vykdomojoje institucijoje dokumentų pristatymas ir siuntimas vykdomas pašto, kurjerių ryšių ir telekomunikacijų priemonėmis.

16. Gauti dokumentai registruojami paprastai dokumentų gavimo dieną - pasirašymo ar patvirtinimo dieną arba kitą darbo dieną;

17. Piliečių skundai registruojami ir sujungiami į bylas atskirai nuo kitų federalinės vykdomosios institucijos dokumentų.

20. Dokumentai, juos pasirašius federalinės vykdomosios institucijos vadovui (vadovo pavaduotojui), perduodami bylų tarnybai registruoti ir išsiųsti.

21. Biuro tvarkymo tarnyba tikrina dokumento teisingumą, dokumento išsamumą ir dokumento kopijų skaičiaus atitikimą adresų sąrašui. Neteisingai užpildyti dokumentai grąžinami rangovui.

22. Dokumentai turi būti išsiųsti jų įregistravimo dieną arba kitą darbo dieną.

23. Dokumentų perdavimas tarp federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių vykdomas per biuro valdymo tarnybą.

V. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentinis fondas

26. Federalinė vykdomoji institucija:

a) formuoja savo dokumentinį fondą iš dokumentų, gautų vykdant veiklą;

28. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūra:

a) sudaro biuro valdymo tarnyba pagal struktūrinių padalinių bylų nomenklatūrą;

d) pasikeitus federalinės vykdomosios institucijos funkcijoms ir struktūrai, susitarus su federalinės žemės archyvo ekspertinės patikros komisija.

29. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūros skyrių pavadinimai yra federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių pavadinimai.

31. Bylos nuo jų suformavimo dienos iki perdavimo į federalinės vykdomosios institucijos archyvą arba sunaikinti saugomos jų formavimo vietos struktūriniuose padaliniuose.

32. Struktūrinių padalinių darbuotojams bylos išduodamos laikinai naudoti federalinės vykdomosios institucijos vadovo nustatytam laikotarpiui, o jam pasibaigus, jie turi būti grąžinti.

34. Nuolatinio ir laikino (virš 10 metų) saugojimo bylos perduodamos į federalinės vykdomosios institucijos archyvus ne anksčiau kaip po 1 metų ir ne vėliau kaip per 3 metus nuo tos dienos, kai jos buvo pradėtos naudoti ar saugomos struktūriniuose padaliniuose. Bylų perdavimas į federalinės vykdomosios institucijos archyvus vykdomas remiantis nuolatinio saugojimo, laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo įrašų, sudarytų federalinės vykdomosios institucijos struktūriniuose padaliniuose, inventoriumi. Laikinojo (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai neperduodami į federalinės vykdomosios institucijos archyvus ir yra sunaikinami nustatyta tvarka.

35. Nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo bylų inventorizacijų surašymo pagrindas yra bylų nomenklatūra.

VI. Darbo su elektroniniais dokumentais federalinėje vykdomojoje institucijoje ypatumai

37. Elektroniniai dokumentai kuriami, tvarkomi ir saugomi federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

38. Elektroniniai skaitmeniniai parašai naudojami federalinės vykdomosios institucijos elektroniniams dokumentams pasirašyti. Naudojamos elektroninio skaitmeninio parašo priemonės turi būti sertifikuotos nustatyta tvarka.

39. Nagrinėjant ir tvirtinant elektroninius dokumentus federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, gali būti naudojami būdai patvirtinti veiksmus su elektroniniais dokumentais, kuriuose el. skaitmeninis parašas nenaudotas.

40. Elektroninių dokumentų priėmimą ir siuntimą vykdo biuro tvarkymo tarnyba.

41. Įskaitų tvarkymo tarnyba, priimdama elektroninius dokumentus, patikrina elektroninio skaitmeninio parašo tikrumą.

42. Pateikiant gautus elektroninius dokumentus svarstyti federalinės vykdomosios institucijos vadovui, elektroninius dokumentus siunčiant el. struktūriniai padaliniai ir atsakingi federalinės vykdomosios institucijos vykdytojai, siunčiantys elektroninius dokumentus ir saugodami elektroninius dokumentus, jų registracijos duomenys perduodami (saugomi) kartu su elektroniniais dokumentais.

43. Elektroninio dokumento apskaitos vienetas – elektroninis dokumentas, registruotas federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

44. Vykdomi elektroniniai dokumentai susisteminami į bylas pagal federalinės vykdomosios institucijos bylų nomenklatūrą.

45. Sudarant bylų sąrašą nurodoma, kad byla nagrinėjama elektronine forma.

46. Elektroniniai dokumentai, po jų įforminimo, nustatyta tvarka saugomi federalinėje vykdomojoje institucijoje panašiems dokumentams popieriuje numatytus laikotarpius.

47. Pasibaigus nustatytam elektroninių bylų (elektroninių dokumentų) saugojimo terminui, remiantis federalinės vykdomosios institucijos vadovo patvirtintu jų paskyrimo sunaikinti aktu, nurodytos elektroninės bylos (elektroniniai dokumentai) yra sunaikinami.

Taikymas

Privalomos informacijos apie dokumentus, naudojamus registruojant ir ieškant dokumentų federalinių vykdomųjų institucijų elektroninėse dokumentų valdymo sistemose, sąrašas

1. Adresatas

2. Adresatas

3. Dokumentą pasirašančio asmens pareigos, pavardė ir inicialai

4. Dokumento tipas

5. Dokumento data

6. Dokumento numeris

7. Dokumento gavimo data

10. Teksto pavadinimas

12. Informacija apie dokumentų persiuntimą

13. Pagrindinio dokumento lapų skaičius

14. Paraiškų skaičius

15. Bendras paraiškos lapų skaičius

16. Dokumento įforminimo instrukcijos

17. Atlikėjo pareigos, pavardė ir inicialai

18. Privatumo pranešimas

Apie naujas biuro darbo taisykles „iš arklio lūpų. Biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės Dokumentų srauto organizavimas federalinėse vykdomosiose institucijose

Su pakeitimais ir papildymais iš:

Informacija apie pakeitimus:

RUSIJOS FEDERACIJOS VYRIAUSYBĖ

REZOLIACIJA 2009 m. birželio 15 d. N 477

DĖL BYLŲ PROCEDŪROS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO FEDERALINIUOSE VYKDOMUOSE ORGANUOSE

2009 m. birželio 15 d. N 477 TAISYKLĖS

I. Bendrosios nuostatos

II. Terminai ir apibrėžimai 2016-04-26 N 356)

III. Dokumentų rengimas federalinėje vykdomojoje institucijoje

IV. Dokumentų srauto organizavimo federalinėje vykdomojoje institucijoje reikalavimai

V. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentinis fondas

VI. Darbo su elektroniniais dokumentais federalinėje vykdomojoje institucijoje ypatumai (su pakeitimais, padarytais 2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356)

REZOLIACIJA
2009 m. birželio 15 d. N 477

2009 m. birželio 15 d. N 477
TAISYKLĖS