Apie naujas biuro darbo taisykles „iš arklio lūpų. Apie „Federalinės vykdomosios valdžios institucijų apskaitos tvarkymo taisykles Įrašų saugojimas vykdomosios valdžios institucijose


Darbo biure taisyklės federalinės institucijos vykdomoji valdžia, patvirtintas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2009 m. birželio 15 d. dekretu Nr. 477, nesukelia didelio specialistų džiaugsmo. Tačiau faktas lieka faktu, kad jie buvo patvirtinti, su jais teks dar kurį laiką pagyventi, todėl šiame straipsnyje pagrindinis akcentas yra ne šio dokumento privalumų ir trūkumų aptarimas, o kas ir kaip gali jais naudotis. jų naudai.

Padidinti biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose reguliavimo lygį

Dokumentų valdymo srities ekspertai savo komentaruose sutinka, kad pagrindinė naujovė, susijusi su Dokumentų tvarkymo taisyklėmis, buvo reikšmingas dokumentų valdymo klausimų reglamentavimo lygio pakėlimas. Pirmą kartą reguliavimo sistema buvo priimta vyriausybės lygiu teisės aktas

, kuris reglamentuoja darbo su dokumentais federalinėse vykdomosiose institucijose klausimus. Šį faktą galima vertinti kaip dar vieną ryškėjančios tendencijos apraišką: sunku, bet vis tiek pamažu „viršuje“ ima suvokti, kad būtent dėl ​​neišspręstų teisinių ir organizacinių dokumentų valdymo problemų kyla milijardų dolerių vertės programos. viešojo administravimo modernizavimas ir „elektroninės valdžios“ kūrimas vėl ir vėl laužomi“. Šiuo atžvilgiu taip pat verta paminėti faktą, kadšį dokumentą atsirado pagal 2006 m. liepos 27 d. federalinio įstatymo Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinės technologijos

ir dėl informacijos apsaugos“.

Ištraukimas

iš federalinio įstatymo „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“

11 straipsnis. Informacijos dokumentavimas […] 2. Federalinėse vykdomosios valdžios institucijose informacijos dokumentavimas vykdomas Vyriausybės nustatyta tvarka Rusijos Federacija . Kitų valstybės įstaigų ir institucijų nustatytos kanceliarinio darbo ir dokumentų srauto taisyklės vietos valdžia

Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimai yra poįstatyminiai aktai, kurie turi viršenybę prieš federalinių ministerijų ir departamentų nuostatas. Darbo su dokumentais reikalavimai, nustatyti Biuro darbo taisyklėse, yra privalomi visoms federalinėms vykdomosios valdžios institucijoms, o kitos valstybės institucijos ir vietos valdžios institucijos, kurdamos savo taisykles, turi atsižvelgti į jų nuostatas.

Tuo pačiu Vyriausybės nutarimu Federalinei archyvų agentūrai buvo nurodyta patvirtinti iki 2010 m. sausio 1 d. metodinės rekomendacijos dėl instrukcijų biuro darbui federalinėse vykdomosiose institucijose rengimo. Žinoma, jas taip pat reikės sukurti, bet bet kuriuo atveju tai bus tik metodinės rekomendacijos, kurių naudojimas nėra privalomas.

Dėl to galime tikėtis tam tikrų pokyčių teismų praktika: jei anksčiau teismai, nagrinėdami su biuro darbu susijusius klausimus, turėjo remtis neįpareigojančiais standartais (nesant geresnių), prastesniais savo juridinę galią bet kokį departamento sprendimą, jie dabar gali remtis aukšto lygio dokumentu, kuris yra aukščiau departamento nuostatų.

Dabartinės arbitražo teismų praktikos analizė rodo, kad apskaitos standartai dažnai taikomi tada, kai tai svarbu teisinga interpretacija biuro terminai. Tikėtina, kad šiose pareigose dažnai bus naudojamos biuro taisyklės.

Biuro taisyklėse yra terminų skyrius, kuriame pateikiami 11 pagrindinių sąvokų apibrėžimai. Prieš tai tam tikruose Rusijos Federacijos įstatymuose buvo galima rasti tik keletą biuro darbo terminų, o visuotinai priimtas „aiškinamasis žodynas“ dokumentų valdymo srityje buvo GOST R 51141-98 standartas „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“. Tarnybos taisyklėse pateikiami apibrėžimai labai skiriasi nuo tradicinio atitinkamų terminų aiškinimo ir šie skirtumai gali prilipti teisminių ginčų metu.

Pavyzdžiui, pagrindinis terminas „dokumentas“ apibrėžiamas iš naujo:

Biuro taisyklės:

dokumentas– oficialus dokumentas sukurta valstybės įstaigos, vietos valdžios institucijos, juridinio asmens ar fizinio asmens, įregistruota m nustatyta tvarka ir įtrauktas į federalinės vykdomosios institucijos dokumentų srautą.

GOST R 51141-98:

dokumentas; dokumentuota informacija– informacija, įrašyta į materialią laikmeną su informacija, leidžiančia ją identifikuoti.

Visų pirma, Biuro darbo taisyklėse pateiktas apibrėžimas, mūsų požiūriu, yra logiškai neteisingai sukonstruotas: sąvoka atsiskleidžia per save. Nepaaiškinta, ką reikėtų suprasti kaip „įtraukimas į dokumentų srautą“. Dėl to paaiškėja, kad iki registracijos momento dokumentas neegzistuoja, net jei jį atsiuntė aukštesnė institucija.

Liūdna, kad taisyklėse niekada neminimas terminas „vadybos dokumentinis palaikymas (DOU). Vartojamas tik terminas „biuro darbas“:

„Biuro darbo taisyklės

biuro darbas - veikla, užtikrinanti oficialių dokumentų kūrimą ir darbo su jais organizavimą federalinėse vykdomosiose institucijose

GOST R 51141-98:

biuro darbas; valdymo dokumentacija – veiklos šaka, teikianti dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą

valdymo dokumentacija– veikla, apimanti dokumentacijos organizavimą ir dokumentų valdymą, įgyvendinant įstaigos, organizacijos ir įmonės funkcijas.

„Klerijos vadyba“ yra rimtas, „gerbiamas“ terminas, tačiau negalime užmerkti akių, kad kitų profesijų specialistai ir plačioji visuomenė tai suvokia kitaip nei mes. Daugeliui žmonių žodis „biuro darbas“ turi stiprų pasenusių praėjusio amžiaus technologijų, biurokratijos, techninio popierizmo skonį, o tai, mūsų požiūriu, gerokai pažemina paslaugos statusą, tarsi priskiriant jai tik techninį. darbo su dokumentais funkcijos. Dėl to ikimokyklinio ugdymo įstaigai dabar gali būti sunkiau įrodyti, kad tai nėra išskirtinai brangus padalinys ir kad be jo aktyvus dalyvavimas Tokių pačių plačiai reklamuojamų IT projektų sėkmės tikimybė paprastai yra maža.

Naujasis dokumento apibrėžimas sukasi aplink „oficialaus dokumento“ sąvoką. Kadangi Tarnybos taisyklėse pastaroji nėra atskleista, išlieka ginčų dėl to, ar juridiniai ir fiziniai asmenys gali pateikti oficialius dokumentus, ar tai yra tik oficialių valdžios institucijų prerogatyva. Teismai vis dar turi galimybę naudoti apibrėžimą, pateiktą 1994 m. gruodžio 29 d. Federaliniame įstatyme Nr. 77-FZ „Dėl privalomo dokumentų saugojimo“ (su 2008 m. liepos 23 d. pakeitimais).

ir dėl informacijos apsaugos“.

iš federalinio įstatymo „Dėl privalomo dokumentų saugojimo“

5 straipsnis. Į privalomąjį depozitą įtrauktų dokumentų rūšys

1. Privalomas indėlis apima šių tipų dokumentai:

[…] oficialūs dokumentai – tai įstatymų leidžiamosios, vykdomosios valdžios ir teisminių institucijų priimti dokumentai, kurie yra privalomojo, patariamojo ar informacinio pobūdžio... […]

Problemų gali kilti ir dėl naujas leidimas Sąvokos „dokumento kopija“ apibrėžimai:

Biuro taisyklės

dokumento kopiją– dokumentas, kuriame visa informacija atkuriama originalus dokumentas ir jo išoriniai požymiai, neturintys teisinės galios

GOST R 51141-98:

dokumento kopija – dokumentas, kuriame visa informacija atkuriama originalus dokumentas ir visi jo išoriniai ženklai ar jų dalis, neturintys teisinės galios

Terminija apskritai yra keblus dalykas, ir net nedideli pakeitimai gali turėti didelių pasekmių. Panašu, kad apibrėžimas šiek tiek pasikeitė: išbraukta nuostata dėl galimybės kopijoje atgaminti tik dalį išorinių dokumento požymių. Tačiau dabar, pavyzdžiui, kopiją galima atpažinti tik spalvotą fotokopiją, ypač tais atvejais, kai dokumento blankas ar antspaudas yra spalvoti. Tie, kurie tokias subtilybes laiko nesvarbiomis, turėtų pasidomėti atidžiau teismų praktika susiję su konkursais ir viešaisiais pirkimais: įmonės išbraukiamos iš dalyvių sąrašo dėl nedidelių dokumentų tvarkymo trūkumų.

Griežtai kalbant, dabar kopiją galima padaryti tik iš pirmosios dokumento kopijos (originalo). Lygiaverčio antrojo egzemplioriaus (pavyzdžiui, sutarties) savininkas nebeturi teisės daryti jo kopijų.

Netgi įvyko „verslo“ apibrėžimo pokyčių. Atrodytų, čia būtų sunku kažką naujo sugalvoti, bet Taisyklių autoriams pavyko.

Biuro taisyklės

atvejis - dokumentų rinkinys arba atskiras dokumentas, susijęs su vienu federalinės vykdomosios institucijos klausimu ar veiklos sritimi

GOST R 51141-98:

atvejis - dokumentų rinkinys arba dokumentas, susijęs su vienu klausimu ar veiklos sritimi, dedamas į atskirą viršelį

Nesunku pastebėti, kad žodžiai apie „atskiras viršelis“ dingo, o atskiras vieno puslapio dokumentas dabar gali būti laikomas byla.

Biuro taisyklės yra dviašmenis kardas

Kadangi Įrašų tvarkymo taisyklių nuostatos yra privalomos visoms federalinėms vykdomosios valdžios institucijoms, tiek vyriausybinės institucijos DOU tarnyba, tiek kitos suinteresuotos šalys gali pasikliauti savo įgaliojimais priimdamos joms reikalingus sprendimus dokumentų valdymo srityje.

■ Kaip ikimokyklinio ugdymo įstaiga gali pasinaudoti Taisyklėmis savo naudai. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba, naudodamasi Tarnybos darbo taisyklėmis, turi šias galimybes.

  • Pirmiausia, mūsų akimis žiūrint, galima ir būtina pasinaudoti aukštu šio dokumento statusu, o tai rodo dėmesį, kuris pradedamas skirti dokumentų valdymo klausimams valstybiniu lygiu. Jei anksčiau reikėdavo įtikinti žmones, kartais remiantis neįpareigojančiais standartais ir susiklosčiusiomis tradicijomis, tai dabar vykdomosios valdžios institucijų darbuotojai privalo laikytis tam tikrų įstatyme numatytų reikalavimų.
  • Būtina atidžiai išstudijuoti Taisykles ir palyginti jas su egzistuojančiomis organizacijoje dokumentų valdymo taisyklėmis ir praktika. Jeigu Tarnybos taisyklėse yra nuostatos, kurias būtina įdiegti ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugai (pavyzdžiui, reikalavimas centralizuotai registruoti visus institucijos dokumentus), tuomet yra reali galimybė pasiekti norimą.
  • Atsižvelgiant į tai, kad Biuro valdymo taisyklės taikomos visiems valdžios institucijų dokumentams, yra reali galimybė reikalauti nustatyti tvarką darbe ne tik su organizacine ir administracine dokumentacija, bet ir su kitomis jos rūšimis.
  • VI skyrius „Darbo su elektroniniais dokumentais federalinėje vykdomojoje institucijoje ypatybės“ atveria galimybę, jei pageidaujama, „po sparnu“ paimti visus organizacijos elektroninius dokumentus, jei jų šiuo metu nekontroliuoja ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba.

Naujasis požiūris gali patikti tiems ikimokyklinio ugdymo įstaigų vadovams, kurie nori daugiau savarankiškumo šiais klausimais.

  • Kaip minėta pirmiau, net atskiras dokumentas dabar gali būti laikomas atveju. Šiuo atžvilgiu galimi įdomūs Taisyklių 34 punkto (mūsų nuomone, itin nesėkmingo) dėl bylų perdavimo į archyvą interpretacijos: „Nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejai perduodami į Lietuvos Respublikos Vyriausybės archyvą. federalinė vykdomoji institucija ne anksčiau kaip po 1 metų ir ne vėliau kaip po 3 metų nuo jų naudojimo ar saugojimo struktūriniuose padaliniuose pradžios dienos“ (plg. Standartinių nurodymų 6.3.1 punktą: „Užbaigti nuolatinių ir ilgalaikių atvejai). (daugiau nei 10 metų) saugojimo terminai yra saugomi jų formavimo vietoje trejus metus, o po to pateikiami federalinės vykdomosios institucijos archyvui").

Net ir prieš Petrines laikais, archyvuose po nustatytų terminų Buvo perduodamos tik baigtos bylos, o bylų perdavimo terminas niekada nebuvo susietas „su momentu, kai jos buvo pradėtos naudoti ar saugoti“. Pasirodo, Tarnybos taisyklės tiesiogiai reikalauja visus trejus metus sukurtus dokumentus pateikti skyriaus archyvui, o tai gali būti panaudota verslo padaliniams atleisti nuo popierinių „užsikimšimų“.

  • Taip pat rekomenduotume ikimokyklinio ugdymo įstaigai nustatyti 11 metų saugojimo terminą tiems dokumentams, kurie paprastai saugomi 10 metų. Tai leis po trejų metų atitinkamas bylas pateikti skyriaus archyvui, o ne saugoti visus dešimt metų skyriuose.

■ Kaip kiti federalinės vykdomosios valdžios padaliniai gali panaudoti Tarnybos taisykles prieš ikimokyklinio ugdymo įstaigas. Taisyklėse niekur nėra punkto, kad jos taikomos tik organizacinei ir administracinei dokumentacijai, kurią tradiciškai tvarko ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba. Todėl galime manyti, kad jie reglamentuoja darbą su visų tipų dokumentais, įskaitant, pavyzdžiui, apskaitos ir mokesčių dokumentus.

Pagal str. Taisyklių 14, 18, 20, 24, 40, 41 p., ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba įpareigota priimti, pirminis tvarkymas, registravimas, išankstinis svarstymas, perdavimas valdyti, išsiuntimas, perdavimas vykdytojams, talpinimas į bylas, surinkimas. statistinių duomenų apie dokumentų skaičių ir visų rūšių dokumentų, įskaitant elektroninius, analizę. Dirbant su elektroniniais dokumentais, elektroninį skaitmeninį parašą turi patikrinti DOU tarnyba.

Nesunku pastebėti, kad Taisyklės suteikia teisinį pagrindą daugelio skyrių (ypač apskaitos) darbuotojams pereiti į ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslauga masė techninis darbas. Visų pirma, verslo skyrių darbuotojai, kurie nėra atsakingi už apskaitos tvarkymą, turi teisę atsisakyti registruotis savarankiškai elektroninius dokumentus sistemoje elektroninis dokumentų valdymas– juk tai dabar yra tiesioginė ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos atsakomybė.

■ Kaip komercinės organizacijos gali panaudoti Įrašų valdymo taisykles prieš federalines vykdomosios valdžios institucijas. Prekybos organizacijos ir piliečiai gali pasinaudoti Tarnybos taisyklių nuostatomis, kuriose nustatyti privalomi dokumentų įforminimo reikalavimai, taip pat Taisyklėse pateiktų pagrindinių terminų apibrėžimų niuansais, siekdami reikalauti, kad Vyriausybės išduoti dokumentai organai pripažinti negaliojančiais dėl jų vykdymo taisyklių pažeidimo.

Pavyzdžiui, remiantis Taisyklėmis, galite nepripažinti A0 formato popieriaus piešinio kaip oficialaus dokumento, nes pagal 3 str. Taisyklių 5 p., federalinės vykdomosios institucijos sukurti dokumentai surašomi ant blankų, standartinių A4 (210 x 297 mm) arba A5 (148 x 210 mm) formato popieriaus lapų.

Tinkama dirva teisiniams ginčams gali būti detalių, kurios interpretuojamos kaip privalomi dokumentų įforminimo elementai, klausimas. Pagal str. Taisyklių 10 p., dokumento rekvizitų sudėtis nustatoma pagal jo rūšį ir paskirtį. Tais atvejais, kai neįmanoma rasti tinkamo norminio dokumento, nustatančio tam tikros rūšies dokumento rekvizitų sudėtį, jų vietą ir dizainą, galite reikalauti, kad visos 24 detalės, išvardytos 2 str. 9 (juolab, kad straipsnyje nėra aiškiai parašyta, kad tai yra galimų detalių sąrašas).

Geras specialistas nelaukia, kol bus parašyti idealūs norminiai dokumentai, o kuo efektyviau naudoja esamus reguliavimo sistema. Nėra nieko blogo naudoti visas įstatymo nuostatas siekiant naudos, įskaitant. nesėkmingas ir klaidingas.


Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji dokumentų ir dokumentacijos aptarnavimo paslaugų reikalavimai (patvirtinta SSRS pagrindinio archyvo valdybos 1988 m. balandžio 27 d.; SSRS pagrindinio archyvo 1988 m. gegužės 25 d. įsakymas Nr. 33).

2009 m. birželio 15 d. V.V. Putinas pasirašė Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretą Nr. 477 „Dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklių patvirtinimo“. Taisyklės įsigaliojo 2009 metų liepos 2 dieną.

Taisyklės parengtos vadovaujantis Elektroninės vyriausybės formavimo Rusijos Federacijoje koncepcijos įgyvendinimo iki 2010 m. veiksmų planu. Taisyklių rengimo terminas buvo 2009 m. kovo mėn., o atsakingi vykdytojai buvo Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. Rusijos kultūra, Rusijos telekomunikacijų ir masinių komunikacijų ministerija ir Rusijos ekonominės plėtros ministerija.
Taisyklių rengėjas buvo VNIIDAD.

Vyriausybės nutarime, kuriuo patvirtinamos Taisyklės, visų pirma atkreiptinas dėmesys į pirmąją pastraipą, kurioje nurodoma, kad nutarimas yra LR BK 2 str. 2006 m. liepos 27 d. Federalinio įstatymo „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ 11 str. Nr. 149. Pereikime prie šio svarbiausio straipsnio, kurio 2 dalyje nurodyta: „Federalinėse vykdomosiose institucijose informacijos dokumentai yra vežami. Rusijos Federacijos Vyriausybės nustatyta tvarka. Kitų valstybės ir vietos valdžios institucijų pagal savo kompetenciją nustatytos raštvedybos ir dokumentų srauto taisyklės turi atitikti Rusijos Federacijos Vyriausybės nustatytus federalinės vykdomosios valdžios institucijų biuro ir dokumentų srauto reikalavimus.

Iki Taisyklių paskelbimo, apskaitos vieningumo valstybės įstaigose ir vietos savivaldos institucijose reikalavimai buvo įgyvendinti remiantis „Federalinių vykdomųjų organų sąveikos pavyzdiniais nuostatais“, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės dekretu. Rusijos Federacijos 2005 m. sausio 19 d. Nr. 30 ir Rusijos Federacijos Vyriausybės 2005 m. liepos 28 d. dekretu Nr. vidinė organizacija federalinės vykdomosios valdžios institucijos“. Pirmuosiuose biuro darbo organizavimo nuostatuose buvo visiškai skirtas 11 skirsnis „Pagrindinės dokumentų srauto organizavimo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės“. Pačioje pirmojoje jo pastraipoje nurodyta, kad „rašto darbas federalinėse vykdomosiose institucijose organizuojamas pagal standartines biuro darbo federalinėje vykdomojoje institucijoje instrukcijas (toliau – tipinės instrukcijos), patvirtintas Kultūros ministerijos ir masinės komunikacijos Rusijos Federacija. Federalinės vykdomosios valdžios institucijos leidžia instrukcijas dėl įrašų saugojimo, suderintos su Federaline archyvų agentūra. 11.2 punkte, kuris liko nepakeistas, nustatyta: „Ruošiant dokumentus ir aktų projektus, teikiamus Rusijos Federacijos prezidentui ir Vyriausybei, turi būti laikomasi atitinkamų instrukcijų nustatytų kanceliarinio darbo Rusijos Federacijos prezidento administracijoje ir 2007 m. atsižvelgiama į Rusijos Federacijos Vyriausybės kanceliariją.

Standartiniai federalinių vykdomosios valdžios institucijų vidaus organizavimo nuostatai taip pat nustatė, kad darbą su dokumentais nustato federalinės vykdomosios valdžios centrinėje įstaigoje esančios biuro darbo instrukcijos.
Vadovaujantis „Federalinių vykdomųjų organų sąveikos standartinių taisyklių“ 11.1 punktu, buvo parengtos ir patvirtintos standartinės biuro darbo instrukcijos 2005 m. lapkričio 8 d. Rusijos Federacijos kultūros ir masinių komunikacijų ministerijos įsakymu Nr. 536. ir įregistruota Teisingumo ministerijoje 2006-01-27 Nr.7418. standartines instrukcijas Federalinės vykdomosios valdžios institucijos sukūrė savo instrukcijas.

Taisyklės, skirtingai nei standartinės instrukcijos, yra patvirtintos Rusijos Federacijos vyriausybės dekretu, tai yra aukštesnis standartas teisinis dokumentas, privaloma. 2009-06-15 nutarimu pristačius Vyriausybės pataisas standartinės taisyklės, jie visiškai atitinka Federalinio įstatymo „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ 11.1 punktą.

Svarbiausia „Tarnybinio darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklių“ nuostata pateikta 1 punkte. Jame nurodyta, kad „Taisyklės nustato vienodą biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose tvarką“. Vadovaujantis Taisyklių 3 punktu, „federalinė vykdomoji institucija, remdamasi šiomis Taisyklėmis, atsižvelgdama į savo veiklos sąlygas ir specifiką, parengia biuro darbo instrukcijas, patvirtintas federalinės vykdomosios institucijos vadovo susitarimu. su federaline vykdomąja institucija archyvų reikalų srityje.

Išleidus taisykles, federalinės vykdomosios valdžios institucijos turės pakoreguoti savo nurodymus dėl biuro darbo. Pažiūrėkime, kas naujo Taisyklėse.

Skirtingai nuo standartinių nurodymų, Taisyklės prasideda sąvokų apibrėžimu (1 skyrius). Visi jie, išskyrus „biuro darbo paslaugos“ sąvoką, yra GOST R 51141-98, sukurtame to paties VNIIDAD „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“. Tačiau kiekviena taisyklių sąvoka turi bent nedidelį, dažnai ne esminį skirtumą ir pabrėžia federalinės vykdomosios valdžios naudojimą biuro darbe. Pavyzdžiui, terminai:

– „popierizmas“ – veikla, užtikrinanti oficialių dokumentų kūrimą ir darbo su jais organizavimą federalinėse vykdomosiose institucijose;
– „bylų nomenklatūra“ – federalinės vykdomosios institucijos sudarytas susistemintas bylų pavadinimų sąrašas, nurodantis jų saugojimo laikotarpius;
– „byla“ – dokumentų rinkinys arba atskiras dokumentas, susijęs su vienu federalinės vykdomosios institucijos klausimu ar veiklos sritimi.
Taisyklėse pateikta „dokumento“ sąvoka apibrėžiama kaip „oficialus dokumentas, sukurtas valstybės įstaigos, vietos valdžios institucijos, juridinio ar individas, surašytas nustatyta tvarka ir įtrauktas į federalinės vykdomosios institucijos dokumentų srautą“; tai yra per bendra koncepcija„dokumentas“, kuris negali būti laikomas sėkmingu. Nauja sąvoka yra „apskaitos tarnyba“ – federalinės vykdomosios institucijos struktūrinis padalinys, kuriam patikėtos apskaitos funkcijos, taip pat asmenys, atsakingi už apskaitos tvarkymą kitose įstaigose. struktūriniai padaliniai federalinis vykdomasis organas.

Kaip matote, daugelis sąvokų pateikiamos būtent federalinėms vykdomosios valdžios institucijoms.
3 skyrius vadinasi – Dokumentų kūrimas federalinėje vykdomojoje institucijoje. Jame, kaip ir standartinėse instrukcijose, nustatyta, kad dokumentas surašomas ant blankų ir popieriaus lapų A4 ir A5 formatais, naudojant tuos pačius anksčiau legalizuotus minimalūs dydžiai paraštės (20 mm - kairėje, 10 mm - dešinėje, 20 mm - viršuje, 20 mm - apačioje), su kampiniu ir išilginiu detalių išdėstymu.

Ypatingo dėmesio nusipelno 9 dalis, kurioje išvardijami dokumento duomenys.
Standartinėse biuro darbo instrukcijose buvo nurodyta, kad visa informacija parengta atsižvelgiant į GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga sistema organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentų rengimui“ ir kiekvienas iš jų buvo aprašytas pagal šio standarto reikalavimus. Taisyklėse įvardijamos 24 detalės, su kuriomis galima susidurti rengiant dokumentus federalinėse vykdomosiose institucijose. Tuo pačiu metu, teikdama didelę reikšmę dokumentą pasirašančių pareigūnų nurodymui, Taisyklėse, kaip ir federaliniame įstatyme „Dėl buhalterinės apskaitos“ (9 straipsnis), „parašo“ atributas yra suskirstytas į dvi detales: „Parašo pareigos“. dokumentą pasirašęs asmuo“ ir „parašas pareigūnas“ Dvi detalės gavo naują pavadinimą: „antraštė“ – „dokumento pavadinimas“ ir „rezoliucija“ – „dokumento vykdymo instrukcijos“. Tas, kuris dingo viduje naujausias leidimas GOST 2003 reikalavimas „prieigos prie dokumentų apribojimo antspaudas“, taisyklėse vadinamas „konfidencialumo ženklu“. Taisyklėse trūksta dviejų ženklų: „žyma apie dokumento gavimą organizacijoje“, kuris tapo nereikalingas perduodant dokumentą elektroninių ryšių kanalais ir „dokumento elektroninės kopijos identifikatorius“, išimtis. iš kurių, mūsų nuomone, dar nėra laiku, atsižvelgiant į likusį didelį popierinių dokumentų srautą.

Rekvizitų registravimo reikalavimai Taisyklėse nenustatyti. Jie turės būti paimti iš tų pačių standartinių biuro darbo instrukcijų. Nurodoma tik tai, kad dokumentų tvirtinimas federalinėje vykdomojoje institucijoje išduodamas su viza, o su kitomis organizacijomis – patvirtinimo antspaudu, patvirtinimo lapu, protokolu ar patvirtinimo raštu.
Taisyklių 4 skirsnis skirtas dokumentų srauto organizavimo reikalavimams. Jame yra tik bendros nuostatos:

  1. Nurodomi dokumentų srautai: gaunami, išeinantys, vidiniai.
  2. Pristatymo ir išsiuntimo būdai: paštu, per kurjerį ir telekomunikacijomis.
  3. Pirminis dokumentų tvarkymas: teisingo dokumentų pristatymo ir priedų prie jų buvimo tikrinimas, dokumentų paskirstymas į registruotus ir neregistruotus.
  4. Registracija. Atkreipiame dėmesį, kad jei standartinėse instrukcijose nurodyta, kad dokumentai registruojami gavimo dieną, o sukurti – pasirašymo ar patvirtinimo dieną, tai Taisyklės, nustatančios registravimo tvarką, leidžia registruoti kitą dieną paprastai atliekama gavimo dieną, sukuriama - pasirašymo ar patvirtinimo dieną arba kitą darbo dieną.
  5. Biuro tvarkymo tarnybos dokumentų perdavimas.
  6. Už teisingą dokumentų įforminimą ir jų išsamumą atsakinga biuro valdymo tarnyba.
  7. Pareiga sekti dokumentų eigą.

Dokumentų tvarkymo metodika Taisyklėse neaprašyta, ji nurodyta tipinėse raštinės darbo instrukcijose.
Bendra tvarka Dabartinis dokumentų saugojimas, tvarkymas ir pateikimas archyve nurodytas 5 skyriuje „Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų fondas“. Šis skyrius įdomus tuo, kad įpareigoja federalinei vykdomajai institucijai, kuri savo dokumentinį fondą formuoja iš savo veiklos metu sukurtų dokumentų, „sutarimu su federaline vykdomąja institucija archyvų reikalų srityje parengti ir patvirtinti jos veiklos metu, taip pat jam pavaldžių organizacijų veikloje sugeneruotų dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus. Tai labai svarbus dalykas, nes šiandien ne visos federalinės vykdomosios valdžios institucijos turi savo sąrašus, todėl organizacijoms sunku nustatyti dokumentų saugojimo terminus rengiant bylų sąrašus ir tiriant dokumentų vertę.

Taisyklėse pateikti reikalavimai bylų nomenklatūrai yra bendri, nedetalizuojamas bylų saugojimas struktūriniuose padaliniuose ir bylų paruošimas paduoti į federalinės vykdomosios institucijos archyvą. Mūsų nuomone, 34 punktas yra svarbus ir aiškiai išdėstytas: „Nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejai perduodami į federalinės vykdomosios institucijos archyvą ne anksčiau kaip po 1 metų ir ne vėliau kaip per 3 metus nuo saugojimo pradžios dienos. jų naudojimo ar saugojimo struktūriniuose padaliniuose. Bylos perdavimas į federalinės vykdomosios institucijos archyvą vykdomas remiantis bylų inventorizacija nuolatinis saugojimas, laikinas (daugiau nei 10 metų) saugojimas ir personalas, sudarytas federalinės vykdomosios institucijos struktūriniuose padaliniuose. Laikinojo (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai neperduodami į federalinės vykdomosios institucijos archyvus ir yra sunaikinami nustatyta tvarka.

Iš esmės naujas yra 6 skyrius – „Darbo su elektroniniais dokumentais federalinėje vykdomojoje institucijoje ypatybės“. Jei standartinėse biuro darbo instrukcijose reikalavimai darbui su elektroniniais dokumentais buvo išbarstyti po įvairius skyrius, pavyzdžiui, registracija, paieškos sistemos organizavimas ir pan., Tai Taisyklėse jie ne tik surinkti vienoje vietoje, bet ir gerokai išplėsti. . Svarstomas elektroninių dokumentų pasirašymas, derinimas, registravimas, apskaita ir saugojimas. Būtent ši Taisyklių dalis skirta organizuoti elektroninį dokumentų valdymą ir perėjimą prie elektroninio valdymo.

Kaip priedas Taisyklėse pateikiamas informacijos apie dokumentus, naudojamus fiksuojant ir ieškant dokumentų federalinės vykdomosios valdžios institucijų elektroninėse dokumentų valdymo sistemose, sąrašas. Šios informacijos rinkinys skiriasi nuo aukščiau išvardytų rekvizitų ir nurodo Taisyklių 25 punktą, kuriame teigiama, kad „siekiant registruoti ir ieškoti dokumentų federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, privaloma informacija apie dokumentus pagal prašymą. Federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojama papildoma informacija apie dokumentus.

Taigi, remiantis Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu patvirtintomis Taisyklėmis, federalinės vykdomosios valdžios institucijos ir, vadovaujantis jomis, joms pavaldžios institucijos turės keisti jau parengtas biuro darbo instrukcijas pagal 2014 m. Taisyklių reikalavimus ir, visų pirma, atsižvelgiant į privalomą elektroninio biuro valdymo sistemų diegimą

Apie „Įrašų tvarkymo federalinėse institucijose taisykles“

vykdomoji valdžia"

(straipsnis parengtas rinkiniui metodinius dokumentus, parengė Riazanės regioninis švietimo plėtros institutas m

Iš aukščiau pateiktos lyginamosios lentelės aišku, kad daugelis detalių, nustatytų GOST R 6.30-2003, nėra įtrauktos į Taisykles, nes jos nenaudojamos dirbant su dokumentais federalinėse vykdomosiose institucijose. Tai yra tokios detalės kaip: „Rusijos Federacijos subjekto herbas“, „Organizacijos herbas arba prekės ženklas(paslaugos ženklas)“, „Dokumento formos kodas“, „Organizacijos kodas“, „Pirminė būsena registracijos numeris(OGRN) juridinis asmuo», « ID numeris mokesčių mokėtojo / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP). Norint suprasti priežastį, kodėl šios detalės neįtrauktos iš Taisyklių, pakanka prisiminti, kas vienu metu buvo kodų (OKPO, OGRN, INN/KPP) įtraukimo į detales priežastis: būtinybė organizacijoms tam tikrose situacijose patikrinti. korespondentinės organizacijos veiklos teisėtumas. Jei organizacijai kyla abejonių, ar korespondentinė organizacija egzistuoja ar yra oficialiai įregistruota, organizacija turi teisę kreiptis mokesčių institucija su prašymu. Mažai tikėtina, kad toks patikrinimas bus reikalingas federalinės vykdomosios valdžios institucijų atžvilgiu.

Priežastis, kodėl Taisyklėse nėra rekvizito „Pastaba apie dokumento gavimą organizacijoje“, yra ta, kad jis yra grynai oficialaus pobūdžio ir nenaudojamas rengiant dokumentus.

Dauguma detalių, pateiktų GOST R 6.30-2003 ir Taisyklėse, turi tuos pačius pavadinimus arba pavadinimus, kurie šiek tiek skiriasi. Tačiau yra ir detalių, kurias reikia patikslinti. Visų pirma, tai atributas „Dokumento vykdymo instrukcijos“, kuris pakeitė atributą „Rezoliucija“. Rekvizito pavadinimo keitimo priežastis yra ta, kad federalinėse vykdomosiose institucijose dokumento vykdymo nurodymai išduodami ne tik nutarimo, bet ir nurodymų forma.

Pažįstamas atributas „Teksto pavadinimas“ Taisyklėse gavo pavadinimą „Dokumento pavadinimas“. Tai paaiškinama tuo, kad nemaža dalis išduodamų dokumentų yra federalinėse vykdomosiose institucijose reglamentus(taisyklės, nuostatai, įsakymai, instrukcijos, nuostatai ir kt.), ir šie dokumentai turi pavadinimą, susidedantį iš dokumento rūšies ir santrauka dokumentai glaudžiai sujungti į vieną pavadinimą. Pavyzdžiui: „Federalinės vykdomosios valdžios institucijų apskaitos tvarkymo taisyklės“, „Valstybės tarnautojų ir ministerijų darbuotojų asmens duomenų apsaugos taisyklės“. Kitaip tariant, dokumento pavadinimas yra pavadinimas, kuriame nurodomas dokumento tipas ir trumpas jo turinys.

Taisyklėse buvo įvestos tokios naujos detalės kaip „Dokumentą pasirašiusio asmens pareigos“, „Konfidencialumo ženklas“. Detalė „Dokumentą pasirašiusio asmens pareigos“ yra vadinamųjų oficialių dokumentų blankų detalė. Šis rekvizitas jau seniai naudojamas praktikoje. Ir nors GOST R 6.30-2003 oficialias formas nustatė kaip specialią blankų rūšį, atitinkamos detalės, išskiriančios šio tipo formas iš kitų, į standartą nebuvo įtrauktos. Pareigūnų laiškuose po federalinės vykdomosios institucijos pavadinimu nurodomas dokumentą pasirašiusio asmens pareigos.

„Konfidencialumo ženklas“ taip pat yra atributas, plačiai naudojamas praktikoje. Konfidencialumo ženklu pažymimi dokumentai, kuriuose yra su tarnybos paslaptimis susijusi informacija ar kitokio pobūdžio informacija. konfidencialią informaciją. Ankstesniuose GOST R 6.30-2003 standarto leidimuose (R 6, R 6.30-1997) šis atributas buvo, bet pavadinimu „Prieigos prie dokumentų ribojimo tinklelis“. Iš esmės konfidencialumo ženklas yra antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento.

Taisyklių IV skirsnyje „Dokumentų srauto organizavimo reikalavimai federalinėje vykdomojoje institucijoje“ yra nuostatos, nustatančios pagrindinius dokumentų priėmimo ir svarstymo etapus ir terminus. Šioje dalyje ypač svarbios nuostatos, apibrėžiančios biuro valdymo tarnybos vaidmenį organizuojant dokumentų srautą. Taisyklėse pabrėžiama, kad dokumentai, gauti federalinės vykdomosios institucijos, dokumentų tvarkymo tarnyboje, yra pirminis įforminimas, registravimas, preliminari peržiūra, perduodami tvarkymui atlyginti ir perduodami vykdytojams struktūriniuose padaliniuose. Biuro valdymo tarnyba tikrina dokumentų teisingumą, dokumento išsamumą ir dokumento kopijų skaičiaus atitikimą adresų sąrašui. Biuro valdymo tarnyba grąžina rangovui neteisingai užpildytus dokumentus. Dokumentų perdavimas tarp federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių taip pat vykdomas per biuro valdymo tarnybą. Taisyklių rengėjai pagal galimybes stengėsi nubrėžti biuro valdymo tarnybos organizacinį vaidmenį.

Taisyklių V skirsnyje „Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų fondas“ yra nuostatos, apibrėžiančios dokumentų, sukurtų vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą, saugojimo tvarką. Pagrindinės šio skyriaus nuostatos apima šias nuostatas, kurias federalinė vykdomoji institucija:

· Formuoja savo dokumentinį fondą iš savo veiklos metu sugeneruotų dokumentų.

· Sudaro ir tvirtina, susitarus su federaline vykdomąja institucija archyvų reikalų srityje, savo veiklos procese, taip pat jai pavaldžių organizacijų veikloje sugeneruotų dokumentų sąrašą, nurodant saugojimo terminus.

Taigi Taisyklės įpareigoja federalines vykdomosios valdžios institucijas suformuoti visavertę dokumentinis fondas parengti žinybinius dokumentų sąrašus su saugojimo terminais. Šių sąrašų tvirtinimas, taip pat federalinės įstaigos biuro darbo instrukcijų patvirtinimas atliekamas tik susitarus su Federaliniu archyvu.

Federalinės vykdomosios institucijos dokumentinis fondas formuojamas remiantis bylų nomenklatūra. Bylų nomenklatūrą, numatytą archyvų reikalų norminiuose dokumentuose, sudaro dokumentų tvarkymo tarnyba ir tvirtina vadovas, gavęs susitarimą su federalinės vykdomosios institucijos centrine ekspertų komisija (VRK). valstybės valdžia regionuose. Šiame Taisyklių skyriuje nustatyta bylų išdavimo laikinai naudoti federalinės vykdomosios institucijos darbuotojams tvarka, vyriausybines agentūras ir organizacijos, taip pat dokumentų išėmimo iš bylų tvarka, kuri galima tik išimtiniais atvejais. Tokiu atveju į bylą įdedama paimto dokumento nustatyta tvarka patvirtinta kopija ir originalo išdavimo motyvų aprašymas. Šis Taisyklių punktas nustato nuolatinių ir laikinų (virš 10 metų) bylų dokumentų saugojimo struktūriniuose padaliniuose terminus iki jų perdavimo į skyriaus archyvą: bent vienerius metus ir ne daugiau trejus metus nuo jų naudojimo ar saugojimo struktūriniuose padaliniuose pradžios dienos. Bylos į žinybinį archyvą perduodamos bylų inventorizacijų pagrindu, kurių surašymo pagrindas – bylų nomenklatūra.

Ypač svarbios yra Taisyklių nuostatos, apibrėžiančios darbo su elektroniniais dokumentais ypatumus (VI skirsnis, IV skyriaus 25 punktas). Taisyklėse yra keletas pagrindinių darbo su elektroniniais dokumentais nuostatų, jos yra šios:

· Elektroniniai dokumentai kuriami, apdorojami ir saugomi federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

· Federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje privaloma informacija apie dokumentus naudojama dokumentų fiksavimo ir paieškos tikslais.

· Elektroniniai skaitmeniniai parašai naudojami federalinės vykdomosios institucijos elektroniniams dokumentams pasirašyti.

· Tvarkant elektroninius dokumentus į bylas, nustatant jų saugojimo terminus, sunaikinimą ir pan., taikomos taisyklės, nustatytos panašiems popieriniams dokumentams.

Rusijos Federacijos Vyriausybės dekreto, kuriuo buvo patvirtintos Tarnybinio darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės, 4 dalis suteikė Federalinei archyvų agentūrai (Rosarkhiv) užduotį parengti ir patvirtinti metodines rekomendacijas dėl biuro darbo instrukcijų rengimo. federalinėse vykdomosiose institucijose. Federalinio archyvo įsakymu tokios rekomendacijos buvo patvirtintos. Rekomendacijos skirtos naudoti biuro valdymo tarnyboms kuriant biuro valdymo instrukcijas ir yra skirtos kaip vieningas metodinis pagrindas biuro darbų atlikimas federalinėse vykdomosiose institucijose.

Nė vienam mano kolegai ne paslaptis, kad mūsų biuro darbas praktiškai nėra reglamentuojamas federaliniu lygiu. Kalbu apie komercines organizacijas: daugybei nevalstybinių įmonių galima tik rekomenduoti vadovautis vienu ar kitu „reglamentuojančiu“ dokumentu. Šiandien kalbėsime apie vieną iš jų. Pagal ją visos vyriausybės įstaigos privalo atlikti biuro darbą: tai yra darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės. Galite juos atsisiųsti čia.

Taisyklių statusas

Nepaisant to, kad pagal pavadinimą taisyklės taikomos tik federalinėms vykdomosios valdžios institucijoms, 2006 m. liepos 27 d. federaliniame įstatyme Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ sakoma, kad „rašto darbo taisyklės ir dokumentų srautas, nustatytas kitos valstybės įstaigos, vietos valdžios institucijos pagal savo kompetenciją, turi atitikti Rusijos Federacijos Vyriausybės nustatytus federalinės vykdomosios valdžios institucijų biuro ir dokumentų srauto reikalavimus“ (11 straipsnis). Taigi federalinės vykdomosios valdžios institucijų taisyklės yra privalomos visoms valstybės įstaigoms ir vietos valdžios institucijoms.

Įpareigoti jų laikytis komercines organizacijas neįmanoma, galime tik rekomenduoti. Laimei, dauguma įmonių vis dar laikosi šių rekomendacijų.

Biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės: dabartiniai pakeitimai

2016 m. gegužės mėn. buvo pakeistos biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės:

Atnaujinta skiltis „Sąlygos ir apibrėžimai“, ypač dingo keista frazė „elektroninis dokumento vaizdas“ ir atsirado visiškai suprantama ir nekvestionuojama „elektroninė dokumento kopija“;

Atsirado dvi naujos detalės (jos neįtrauktos): Elektroninio parašo ženklas ir Dokumento nuoroda;

Įrašant dokumentus atsirado galimybė atskirti dokumento gavimo (pasirašymo, patvirtinimo) ir jo įregistravimo dieną ir tai oficialiai įregistruoti savo biuro darbo instrukcijose;

Skyrius „Darbo su elektroniniais dokumentais federalinėje vykdomojoje institucijoje ypatybės“ buvo visiškai peržiūrėtas;

Dabar taisyklėse yra priedas: Privalomos informacijos apie dokumentus, naudojamų registruojant ir ieškant dokumentų federalinės vykdomosios valdžios institucijos EDMS, sąrašas.

    Taikymas. Privalomos informacijos apie dokumentus, naudojamus registruojant ir ieškant dokumentų federalinių vykdomųjų institucijų elektroninėse dokumentų valdymo sistemose, sąrašas

2009 m. birželio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas N 477
„Dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklių patvirtinimo“

Su pakeitimais ir papildymais iš:

"elektroninė dokumentų valdymo sistema"- automatizuota informacinė sistema, užtikrinanti elektroninių dokumentų ir elektroninių dokumentų kopijų kūrimą, jų valdymą, saugojimą ir prieigą prie jų, taip pat dokumentų registravimą;

"elektroninis dokumentų valdymas"- dokumentų srautas naudojant informacinę sistemą.

Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Rusijos Federacijos teisės aktuose apibrėžtas sąvokas.

III. Dokumentų rengimas federalinėje vykdomojoje institucijoje

5. Federalinės vykdomosios institucijos sukurti dokumentai surašomi ant firminių blankų, standartinių A4 (210 x 297 mm) arba A5 (148 x 210 mm) formato popieriaus lapų arba elektroninių dokumentų forma ir turi turėti nustatytą detalių sudėtis, jų vieta ir registracija.

6. Remiantis kampiniu arba išilginiu detalių išsidėstymo variantu, kuriamos federalinės vykdomosios institucijos formos. Kampinėje versijoje formos detalės yra viršutiniame kairiajame lapo kampe. Išilginėje versijoje formos detalės yra lapo viduryje išilgai viršutinės paraštės.

Kuriant elektroninius dokumentus elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, naudojami elektroniniai dokumentų šablonai.

7. Kiekvienas dokumento lapas, sudarytas ir ant firminio blanko, ir ant standartinio popieriaus lapo, turi turėti bent 20 mm paraštes kairėje, 10 mm dešinėje, 20 mm viršuje ir 20 mm paraštes. apačioje.

9. Išsami informacija apie dokumentus, sukurtus vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą:

a) Rusijos Federacijos valstybės herbas;

b) federalinės vykdomosios institucijos pavadinimas;

c) federalinės vykdomosios institucijos struktūrinio padalinio pavadinimas;

d) pareigų pavadinimas;

e) informaciniai duomenys apie federalinę vykdomąją instituciją;

f) dokumento rūšies pavadinimas;

g) dokumento data;

h) dokumento registracijos numeris;

j) dokumento surašymo (paskelbimo) vieta;

k) antspaudas, ribojantis prieigą prie dokumento;

l) adresatas;

m) dokumento patvirtinimo antspaudas;

o) dokumento (nutarties) vykdymo nurodymai;

n) teksto pavadinimas;

p) dokumento tekstas;

c) kontrolinis ženklas;

r) pastaba apie paraišką;

y) parašas;

x) dokumento patvirtinimo antspaudas;

h) spausdinimas;

x) žyma ant kopijos patvirtinimo;

y) pastaba apie atlikėją;

e) pažyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą;

y) pažyma apie dokumento gavimą;

10. Dokumento rekvizitų sudėtis nustatoma pagal jo tipą ir paskirtį.

11. Federalinės vykdomosios institucijos patvirtintą dokumentą išduoda federalinės vykdomosios institucijos įgalioto pareigūno viza. Federalinės vykdomosios institucijos sudaryto dokumento derinimas su kitomis valdžios institucijomis ir organizacijomis įforminamas patvirtinimo antspaudu (lapu), protokolu arba patvirtinimo raštu.

IV. Dokumentų srauto organizavimo federalinėje vykdomojoje institucijoje reikalavimai

12. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentų sraute išskiriami šie dokumentų srautai:

a) gaunami dokumentai (įeinantys);

b) išsiųsta (išsiunčiama) dokumentacija;

c) vidinė dokumentacija.

13. Federalinėje vykdomojoje institucijoje dokumentų pristatymas ir išsiuntimas vykdomas pašto, kurjerių ryšių ir telekomunikacijų priemonėmis.

14. Dokumentai, gauti federalinės vykdomosios institucijos, yra apdorojami pirminiu būdu, registruojami, preliminari peržiūra, perduodami vadovybei svarstyti biuro valdymo tarnyboje, perduodami vykdytojams ir po įvykdymo dedami į bylas.

15. Pirminis gautų dokumentų tvarkymas apima teisingo dokumentų pristatymo ir dokumentų bei jų priedų prieinamumo patikrinimą, taip pat dokumentų paskirstymą į registruotus ir neregistruotinus.

16. Gautų ir sukurtų dokumentų registracija vykdoma gavimo, sukūrimo (pasirašymo ar patvirtinimo) dieną arba kitą darbo dieną, jeigu Rusijos Federacijos teisės aktai nenustato kitaip.

18. Registruotus dokumentus dokumentų tvarkymo tarnyba perduoda svarstyti federalinės vykdomosios institucijos vadovui arba federalinės vykdomosios institucijos vadovo sprendimu kitiems federalinės vykdomosios institucijos pareigūnams.

Dokumentus ar jų kopijas su vykdymo nurodymais (nutarimais) biuro valdymo tarnyba perduoda vykdytojams.

19. Dokumento originalas siunčiamas už dokumento vykdymą atsakingam federalinės vykdomosios institucijos struktūriniam padaliniui. Jeigu yra keli vykdytojai, dokumento originalas perduodamas struktūriniam padaliniui, kuris yra atsakingas vykdytojas, o likę padaliniai gauna dokumento kopiją.

Jeigu vykdytojui suteikiama prieiga prie elektroninės dokumento kopijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, dokumento originalas gali likti dokumentų tvarkymo tarnyboje, jeigu tai nustatyta federalinės vykdomosios institucijos dokumentų tvarkymo instrukcijoje.

20. Dokumentai po to, kai juos pasirašo federalinės vykdomosios institucijos vadovas ar kt įgaliotas asmuo perduotas į biuro valdymo tarnybą registracijai ir išsiuntimui.

21. Biuro tvarkymo tarnyba tikrina dokumento teisingumą, dokumento išsamumą ir dokumento kopijų skaičiaus atitikimą adresų sąrašui. Neteisingai užpildyti dokumentai grąžinami rangovui.

22. Dokumentai turi būti išsiųsti jų įregistravimo dieną arba kitą darbo dieną.

23. Dokumentų perdavimas tarp federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių vykdomas per biuro valdymo tarnybą.

24. Federalinėje vykdomojoje institucijoje biuro valdymo tarnyba tvarko gaunamų, sukurtų ir išsiųstų dokumentų apskaitą. Duomenys apie dokumentų skaičių yra apibendrinami, analizuojami dokumentų tvarkymo tarnybos ir pateikiami federalinės vykdomosios institucijos vadovui jo nustatyta tvarka.

25. Dokumentų fiksavimui ir paieškai federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje naudojama privaloma informacija apie dokumentus pagal priedą. Federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojama papildoma informacija apie dokumentus.

V. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentinis fondas

26. Federalinė vykdomoji institucija:

a) formuoja savo dokumentinį fondą iš dokumentų, gautų vykdant veiklą;

b) susitarus su federaline vykdomąja institucija archyvų reikalų srityje, sudaro ir tvirtina dokumentų, sukurtų vykdant savo veiklą, taip pat jai pavaldžių organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo terminus;

Informacija apie pakeitimus:

2016 m. balandžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 356 26 punktas buvo papildytas c punktu.

c) sukuria ir tvirtina šablonų albumą vieningos formos federalinės vykdomosios institucijos sukurti dokumentai.

27. Federalinės vykdomosios institucijos dokumentinio fondo formavimą atlieka dokumentų tvarkymo tarnyba, sudarydama bylų nomenklatūrą, formuojant ir registruojant bylas, užtikrinant jų saugumą, registruojant ir perduodant bylas į federalinės vykdomosios institucijos archyvą.

28. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūra:

a) sudaro biuro valdymo tarnyba pagal struktūrinių padalinių bylų nomenklatūrą;

b) patvirtintas federalinės vykdomosios institucijos centrinei ekspertų komisijai patvirtinus federalinės vykdomosios institucijos vadovui ne vėliau kaip iki einamųjų metų pabaigos ir įsigalioja kitų metų sausio 1 d.

c) kartą per 5 metus susitariama su federalinės ekspertų patikros komisija valstybinis archyvas, į kurį nuolat saugoti perduodami dokumentai iš Rusijos Federacijos archyvo fondo, sukurti vykdant federalinės vykdomosios institucijos veiklą;

d) pasikeitus federalinės vykdomosios institucijos funkcijoms ir struktūrai, susitarus su federalinės žemės archyvo ekspertinės patikros komisija.

29. Federalinės vykdomosios institucijos reikalų nomenklatūros skyrių pavadinimai yra federalinės vykdomosios institucijos struktūrinių padalinių pavadinimai.

30. Bylos formuojamos pagal bylų nomenklatūrą, taip pat laikantis dokumentų sisteminimo ir paskirstymo (grupavimo) į nuolatinio, laikino (virš 10 metų) saugojimo bylas principų, įskaitant bylas apie personalą, bei laikinas (iki 10 metų imtinai) saugojimas.

31. Bylos nuo jų suformavimo dienos iki perdavimo į federalinės vykdomosios institucijos archyvą arba sunaikinti saugomos jų formavimo vietos struktūriniuose padaliniuose.

32. Struktūrinių padalinių darbuotojams korpusai išduodami laikinai naudoti federalinės vykdomosios institucijos vadovo nustatytam laikotarpiui, o jam pasibaigus, jie turi būti grąžinti.

Bylos išduodamos kitoms vyriausybės įstaigoms ir organizacijoms pagal jų rašytinius prašymus, gavus federalinės vykdomosios institucijos vadovo ar jo pavaduotojo, atsakingo už dokumentų tvarkymą, leidimą.

33. Išimti dokumentus iš nuolatinio saugojimo bylų leidžiama išimtiniais atvejais ir gavus federalinės vykdomosios institucijos vadovo leidimą, byloje paliekant nustatyta tvarka patvirtintą dokumento kopiją ir pareiškimą apie originalo išdavimo priežastys.

34. Bylos dėl nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo termino perduodamos į federalinės vykdomosios institucijos archyvą ne anksčiau kaip po 1 metų ir ne vėliau kaip per 3 metus nuo dokumentų tvarkymo tarnybos baigimo. Bylos perdavimas į federalinės vykdomosios institucijos archyvus vykdomas remiantis nuolatinių ir laikinųjų (virš 10 metų) saugojimo bylų ir personalo bylų, sudarytų federalinės vykdomosios institucijos struktūriniuose padaliniuose, inventorizacija. Bylos su laikinu (iki 10 metų imtinai) saugojimo terminu neperduodamos į federalinės vykdomosios institucijos archyvus ir, pasibaigus jų saugojimo laikui, sunaikinamos nustatyta tvarka.

35. Nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo bylų inventorizacijų surašymo pagrindas yra bylų nomenklatūra.

36. Bylų nomenklatūros ir bylų aprašų sudarymo, bylų formavimo ir registravimo, taip pat laikino saugojimo bylų naikinimo federalinėje vykdomojoje institucijoje tvarką nustato federalinė vykdomoji institucija archyvų reikalų srityje.

VI. Darbo su elektroniniais dokumentais federalinėje vykdomojoje institucijoje ypatumai

37. Elektroniniai dokumentai kuriami, tvarkomi ir saugomi federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

38. Elektroninis dokumentas turi būti išduotas pagal bendrosios taisyklės biuro darbą ir turėti panašaus dokumento duomenis ant popieriaus, išskyrus būtiną „Rusijos Federacijos valstybės herbą“.

Federalinė vykdomoji institucija naudoja elektroninius dokumentus (be išankstinės dokumentacijos popieriuje) ir elektronines dokumentų kopijas.

39. Federalinės vykdomosios institucijos rengiamų elektroninių dokumentų sudėtį nustato dokumentų, kurių rengimas, saugojimas ir naudojimas organizuojant vykdomas tik elektroninių dokumentų forma, sąrašas. vidinė veikla federalinė vykdomoji institucija, sukurta remiantis Federalinės archyvų agentūros rekomendacijomis.

Dokumentų, kurių kūrimas, saugojimas ir naudojimas vyksta tik elektroninių dokumentų forma organizuojant federalinės vykdomosios institucijos vidinę veiklą, sąrašą tvirtina šios federalinės vykdomosios institucijos vadovas, susitaręs su Federaliniu archyvu. agentūra.

40. Valstybės institucijoms ir vietos savivaldos įstaigoms siunčiami elektroniniai dokumentai pasirašomi sustiprintu kvalifikuotu federalinės vykdomosios valdžios organo pareigūno elektroniniu parašu pagal 2007 m. Federalinis įstatymas„Apie elektroninį parašą“.

41. Federalinio vykdomojo organo elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje gali būti naudojami būdai patvirtinti veiksmus su elektroniniais dokumentais, kuriuose naudojami kitų tipų elektroniniai parašai, vadovaujantis Federaliniu įstatymu „Dėl elektroninių parašų“.

42. Elektroninių dokumentų priėmimą ir siuntimą vykdo biuro tvarkymo tarnyba.

43. Biuro tvarkymo tarnyba, gavusi elektroninius dokumentus, pasirašytus elektroniniu parašu, patikrina elektroninio parašo galiojimą.

44. Įtraukus elektroninius dokumentus į elektroninę dokumentų valdymo sistemą, apie dokumentą generuojami registravimo ir apskaitos duomenys, užtikrinantys dokumentų valdymą, įskaitant jo paiešką, prieigą prie dokumento, kontrolės, saugojimo, naudojimo ir kitus duomenis.

45. Dokumentai, sukurti federalinės vykdomosios institucijos ir (ar) gauti federalinės vykdomosios institucijos popieriuje, registruojami elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, joje sukuriant tokio dokumento elektroninę kopiją.

46. ​​Elektroninių dokumentų registracija ir apskaita vykdoma federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje.

47. Elektroniniai dokumentai formuojami į elektronines bylas pagal bylų nomenklatūrą.

Bylų nomenklatūra rodo, kad byla nagrinėjama m elektronine forma, kas pažymėta bylos pavadinime arba stulpelyje „Pastaba“.

48. Elektroniniai dokumentai po jų įforminimo ar išsiuntimo yra saugomi nustatyta tvarka į informacines sistemas federalinė vykdomoji institucija per panašiems dokumentams popieriuje numatytus terminus.

49. Pasibaigus nustatytiems elektroninių dokumentų saugojimo terminams, jie sunaikinami federalinės vykdomosios institucijos vadovo patvirtintu aktu.