Dokumentų srauto automatizavimas gamyboje. Elektroninis dokumentų valdymas kaip būdas optimizuoti verslo procesus


Savo gerą darbą pateikti žinių bazei lengva. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Panašūs dokumentai

    Modernus elektronines sistemas valdymas ir darbas su dokumentais. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų tradicinių ir elektroninių technologijų problemos. Veiksmingos EDMS parinkimas (elektroninių dokumentų valdymo sistemų klasifikatorius). Elektroninių dokumentų valdymo saugumas.

    baigiamasis darbas, pridėtas 2007-12-12

    Naudojimas informacinės technologijos sveikatos priežiūros srityje. Elektroninių dokumentų valdymo automatizavimas. Rinkos apžvalga medicinos paslaugos. Sveikatos priežiūra JAV. Medicinos įstaigų elektroninių dokumentų valdymo automatizavimo programinė įranga.

    praktikos ataskaita, pridėta 2016-04-27

    Verslo proceso koncepcija. Dokumentų registravimo automatizavimo formos. Biuro darbo ir dokumentų srauto elektroninių valdymo sistemų funkcijos, jų pasirinkimo pagrindimas ir praktinis pritaikymas. Rinkos struktūra programinės įrangos produktai EUD srityje.

    kursinis darbas, pridėtas 2013-07-17

    Elektroninės dokumentų valdymo sistemos užduotys. Esamų analizė informacines sistemas. Programinės įrangos inžinerijos metodai ir įrankiai. Koncepcinis duomenų modelis BPWin. Dokumentų valdymo sistemos „Doc_Univer“ informacinio modelio sukūrimas.

    kursinis darbas, pridėtas 2014-03-25

    Programinės įrangos produktų klasifikavimas ir palyginimas elektroninių dokumentų valdymo srityje. Informacijos tyrimas ir įmonėje automatizuojamų procesų analizė. Įmonės elektroninių dokumentų valdymo sistemos diegimas.

    baigiamasis darbas, pridėtas 2012-06-29

    Informacinių technologijų taikymas projektų (inovacijų) valdyme, jų efektyvumo nustatymas. Informacijos saugumo metodiniai principai. Išmaniųjų informacinių sistemų tipai ir ypatumai. Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas.

    paskaitų kursas, pridėtas 2012-04-29

    Valdymo veiklos dokumentų srauto organizavimo principai. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų komponentų kūrimas. Kryptis: trumpas aprašymas sistemos, sprendžiamos problemos, architektūra. Saugi darbo praktika. Pavojingų ir kenksmingų veiksnių rūšys.

    baigiamasis darbas, pridėtas 2013-03-17

Viena iš labiausiai paplitusių verslo procesų organizavimo priemonių gamyboje yra dokumentai. Jų pagalba informacija įrašoma ir perduodama tarp atlikėjų. Vadinasi, dokumentų perdavimo iš vieno darbuotojo kitam kokybė ir greitis priklausys nuo to, kaip efektyviai bus organizuojami šie verslo procesai. Todėl šiandien viena iš pagrindinių IT specialistų darbo užduočių yra automatizavimo sistemų diegimas dokumentų srautas gamyboje.

Šios sistemos atliekamos funkcijos yra gana plačios. Būtent:

  • Galimybė gauti tikslią informaciją apie elektroninių dokumentų judėjimą, kuri leis kontroliuoti visko eigą biuro darbo procesas ir atlikėjai. Sistema fiksuoja visus dokumentų pakeitimus.
  • Palengvinti dokumento paiešką, sumažinant šiai paieškai skiriamą laiką. Galimybė prarasti dokumentą visiškai pašalinta.
  • Darbo su dokumentais organizavimas. Žymiai sutrumpėja dokumentų perdavimo laikas paštu arba vietinis tinklas organizacijose. Visa tai, kas išdėstyta aukščiau, galiausiai prisideda prie kiekvieno darbuotojo produktyvumo didinimo.
  • Dokumentų automatizavimo sistemų naudojimas palengvina greitą ir teisingą vadovybės sprendimų priėmimą.

Naudojant elektroninę dokumentų valdymo sistemą, sprendžiamos šios užduotys:

  • Vieningos informacinės erdvės formavimas organizacijoje
  • Kiekvieno darbuotojo žinių ir patirties išsaugojimas
  • Darbuotojų darbo laiko apskaitos vedimas
  • Darbuotojų darbo laiko paskirstymas pagal klientą ir priklausomai nuo darbo pobūdžio
  • Santykių su kiekvienu klientu tvarkymas
  • Greito sprendimo teikimas ginčytinus klausimus problemų, kylančių dirbant su klientu
  • Sąveika tarp visų organizacijos padalinių
  • Su informacijos paieška susijusių darbo laiko sąnaudų mažinimas
  • Dokumentų saugumo ir jų apsaugos užtikrinimas
  • Organizacijoje veikiančių vidinių standartų kūrimas ir diegimas
  • Organizacijos konkurencingumo rinkoje didinimas
  • Aukšto lygio organizacijos teikiamų paslaugų kokybės palaikymas

Kad šios problemos būtų išspręstos pilnai, dokumentų srauto automatizavimas gamyboje atlieka tokius procesus kaip:

  • Dokumentų bylos tvarkymas
  • Archyvo, kuriame dokumentai saugomi per visą jų ciklą, nuo registravimo iki sunaikinimo, tvarkymas
  • Dokumentų rengimo ir tvirtinimo proceso formavimas
  • Prieiga prie dokumentų, atsižvelgiant į darbuotojo statusą ir funkcines pareigas
  • Dokumentų ir nurodymų vykdymo kontrolė
  • Darbo laiko apskaitos vedimas, jo paskirstymas tarp projektų
  • Daugelio bendrųjų įmonių katalogų prieinamumas

Taigi, dokumentų automatizavimo sistemos panaudojimas įmonės darbe leis pereiti į naują, aukštesnį gamybos verslo procesų valdymo lygį.

Šiuo metu minėtoms problemoms spręsti tinka šios programos:

  • EDMS „Įmonės dokumentų srautas“
  • 1C: įmonės dokumentų valdymas
  • 1C: Document flow Corp
  • Analizė: dokumentų srautas

Programų galimybės išsamiai aprašytos šioje svetainėje.

Kviečiame žiūrėti filmukus apie elektroninę dokumentų valdymo sistemą

Šioje svetainėje galite peržiūrėti vaizdo įrašus apie elektroninę dokumentų valdymo sistemą. Kviečiame susipažinti su dokumentų srauto, pagrįsto 1C:Enterprise, galimybėmis, naudojant tikrus jo naudojimo pavyzdžius.

Vaizdo įrašai bus naudingi įvairiems vartotojams, specialistams, konsultantams, verslo vadovams ir visiems besidomintiems naujomis technologijomis.

Elektroninių dokumentų srauto organizavimas įmonėje klausimais ir atsakymuose

Dokumentų srauto automatizavimas šiandien tapo ne tik vidinių įmonės procesų optimizavimo priemone, bet ir neatidėliotina būtinybe aršios konkurencijos sąlygomis. Būtent dokumentų srauto automatizavimas suteikia bet kuriai organizacijai naujų galimybių pagreitinti darbą ir leidžia aplenkti konkurentus priimant tiek veiklos, tiek strateginius sprendimus. Šis straipsnis padės nustatyti poreikį automatizuoti dokumentų srautą organizacijoje, taip pat kai kuriuos veiksnius, į kuriuos reikia atsižvelgti priimant sprendimą automatizuoti dokumentų srautą įmonėje.

Ankstesniame straipsnyje palietėme programinės įrangos produktų, skirtų darbui su dokumentais automatizuoti, klasifikaciją ir išnagrinėjome pagrindinius dalykus, į kuriuos turėtumėte atkreipti dėmesį renkantis biuro automatizavimo sistemas.

Tačiau biuro automatizavimo sistema leidžia automatizuoti tik nedidelę darbo sritį organizacijoje. Šiame straipsnyje elektronines dokumentų valdymo sistemas pažiūrėsime plačiau, neišskirdami konkrečių produktų ir pabandysime atsakyti į svarbiausius klausimus, kylančius diegiant elektronines dokumentų valdymo sistemas (EDVS).

1 klausimas. Kada ir kodėl įmonėje reikia organizuoti elektroninių dokumentų valdymą?

Šiandien dokumentų srauto automatizavimas įmonėje yra toks pat būtinas kaip ir automatizavimas buhalterinė apskaita devintojo dešimtmečio viduryje. Tam yra daug priežasčių. Pirma, informacija turi būti apdorojama kuo greičiau ir efektyviau, kartais informacijos srautai yra ne mažiau svarbūs nei materialūs srautai. Antra, informacijos praradimas ar patekimas į netinkamas rankas gali būti labai brangus. Galime nustatyti nemažai problemų, būdingų toms organizacijoms, kuriose darbas su dokumentais vyksta tradiciniu būdu:

  • · pamesti dokumentai;
  • · kaupiasi daug dokumentų, kurių paskirtis ir šaltinis neaiškūs;
  • · dokumentai ir juose esanti informacija patenka į netinkamas rankas;
  • · daug darbo laiko praleidžiama paieškoms reikalingą dokumentą ir teminės dokumentų atrankos formavimas;
  • · sukuriamos kelios to paties dokumento kopijos – daug pinigų išleidžiama popieriui ir dokumentų kopijavimui;
  • · Daug laiko sugaišta dokumentų ruošimui ir tvirtinimui.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas leidžia išspręsti visas šias problemas, taip pat:

  • · Užtikrinti koordinuotą visų skyrių darbą;
  • · supaprastins darbą su dokumentais ir padidins jo efektyvumą;
  • · padidins darbuotojų produktyvumą, sumažinant dokumentų kūrimo, apdorojimo ir paieškos laiką;
  • · padidins prieigos prie informacijos efektyvumą;
  • · leis diferencijuoti darbuotojų prieigos prie informacijos teises.

Išvada: dokumentų srauto automatizavimas yra būtinas bet kurioje organizacijoje, nepriklausomai nuo nuosavybės masto ir tipo. EDMS organizavimas turi prasidėti dabar.

Klausimas 2. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimas – mielos gamintojų ir tiekėjų dainos.

Dabar turite nuspręsti dėl sistemos pasirinkimo. Ankstesniame straipsnyje klasifikavome esamus produktus, skirtus automatizuoti darbą su dokumentais. Prisiminkime sistemų klases:

  • · biuro automatizavimo ir dokumentų srauto sistemos
  • Darbo srautų valdymo sistemos
  • · dokumentų archyvų organizavimo ir tvarkymo sistemos
  • · elektroninės dokumentų valdymo sistemos

Kiekviena sistema išsprendžia tam tikros klasės problemas. Taigi nereikėtų tikėtis visiško darbo srautų nukreipimo iš biuro automatizavimo sistemos.

Atskiro paminėjimo nusipelno ERP klasės sistemos – dažnai iš potencialaus kliento girdime tokius žodžius: „diegiame ERP sistemą ir neįdiegsime automatizavimo sistemos dokumentacijos palaikymas valdymas (DOU)“. Yra klaidinga nuomonė, kad ERP sistemos išsprendžia visas įmonės dokumentų srauto problemas. Taip nėra – ERP sistemos skirtos automatizuoti gamybos dokumentų srautą, o ne valdymą, o efektyviausias sprendimas yra ERP sistemos ir ikimokyklinio ugdymo automatizavimo sistemos integravimas.

Kiekvienas sistemų gamintojas teigia, kad jų gaminiai yra patys funkcionaliausi, patogiausi ir efektyviausi. Dažnai būna taip – ​​klientas ateina su labai specifine problema, kurią išklausęs gamintojas pasakoja apie savo super sistemą, kuri iš karto išspręs šią ir visas kitas problemas. Dėl to klientas išleidžia pinigus (dažnai nemažus pinigus) organizuodamas dokumentų automatizavimo sistemą įmonėje ir negauna to, ko norėjo. Turint visa tai, programinės įrangos produktas gali būti tikrai geras, tačiau iš pradžių jis buvo skirtas spręsti kitos klasės problemas.

1 patarimas – nuspręskite, kokio tipo užduotis norite patikėti automatizavimo sistemai. Jei organizacijoje nėra darbuotojų, kurie galėtų savarankiškai nustatyti reikiamos sistemos klasę, geriau kreiptis pagalbos į konsultantą. Pirmiausia galite peržiūrėti apžvalgas, paskelbtas specializuotoje spaudoje ir kai kuriose interneto svetainėse.

Patarimas Nr.2 – išsiaiškinę, kokios klasės sistemos reikia ieškoti, išstudijuokite, jei įmanoma, visus pasiūlymus, pasirinkite sistemas su jums reikalingu funkcionalumu, bet tokias, kurias ateityje bus galima išplėsti pridedant naujų funkcijų.

3 patarimas – susisiekite technikos specialistas. Sistemos galimybes daugiausia lemia programinė ir aparatinė platforma, kurioje sistema bus valdoma. Neturėtumėte manyti, kad EDMS, kurioje DBVS nepalaiko replikacijos, o žinomos Redmondo įmonės pašto serveris naudojamas kaip transporto priemonė, veiksmingai išspręs dokumentų srauto organizavimo problemas geografiškai paskirstytose įmonėse.

4 patarimas – rinkitės sistemas, kurias būtų lengva konfigūruoti, išplėsti ir išplėsti (t. y. užtikrinti investicijų apsaugą), jas lengva naudoti ir kurios turi ergonomišką vartotojo sąsają.

5 patarimas – patikrinkite, ar sistema veikia. Žinoma, gamintojas turi demonstracinę versiją arba pristatymo variantą su vertinimo licencijomis – įdiekite sistemą namuose ir išbandykite ją prieš pirkdami. Beje, kai kurie gamintojai vertinimo laikotarpiu teikia nemokamą techninę pagalbą.

6 patarimas – jums nereikia iš karto pirkti galingos, brangios sistemos. Elektroninių dokumentų valdymo organizavimo procesas gali vykti etapais – pirmiausia galite įdiegti paprasta sistema, kurią galima toliau plėtoti keičiant mastelį ir pridedant naujų funkcijų.

Išvada: įsigykite jūsų organizacijai tinkančią dokumentų valdymo sistemą. Apibrėžkite klasę reikalinga sistema, reikalingas funkcionalumas, jei negalite pasirinkti patys, kreipkitės į konsultantą.

3 klausimas. Įgyvendinimas – etapai, laikas, pinigai.

Šis klausimas yra logiškas ankstesnio tęsinys – kai kurie diegėjai dažnai sako, kad elektroninį dokumentų valdymą organizuos m. kuo greičiau, 2 etapais ir tuo pačiu jie bandys iškratyti iš kliento maksimalius įmanomus pinigus.

Sistemos diegimo laikotarpis priklauso nuo daugelio veiksnių. Išvardinkime pagrindinius:

  • · Sistemos klasė. Biuro automatizavimo sistema, susidedanti iš vienos sekretorės darbo vietos, užtruks savaitę, per kurią sekretorė bus apmokyta dirbti su sistema. ERP klasės sistemos įdiegimas gali užtrukti ištisus metus ir nebūtina, kad darbo vietų skaičius būtų didelis.
  • · Įdiegtos sistemos mastas. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos organizavimo trukmė neabejotinai priklauso nuo darbo vietų ir serverių, kuriuose sistema veiks, skaičiaus – vartotojai turi būti apmokyti, programinė įranga turi būti įdiegta ir sukonfigūruota visuose asmeniniuose kompiuteriuose ir serveriuose.
  • · Sistemos pritaikymas. Sistemos pritaikymas pagal kliento reikalavimus (kartais vartojamas terminas „pritaikymas“) galimas dviem būdais – nustatant ir keičiant. programos kodas. Jei sistema prisitaiko keisdama nustatymus, adaptacijos procesas vyksta greičiau.

Dokumentų srauto organizavimo procesas bet kurioje įmonėje susideda iš kelių etapų. Pagrindiniai etapai yra šie:

  • · Apklausa organizacinė struktūraįmonės, pagrindinių verslo procesų, darbo eigų identifikavimas ir formalus dokumentų srauto aprašymas.
  • · Dokumentų nomenklatūros sudarymas, žinynų ir klasifikatorių kūrimas, instrukcijų sudarymas.
  • · Elektroninės dokumentų valdymo sistemos pritaikymas remiantis apklausos etape gauta informacija.
  • · Programinės įrangos diegimas ir konfigūravimas bei bandomasis veikimas.
  • · Galutinis dokumentų srauto sistemos nustatymas įmonėje, atsižvelgiant į bandomosios eksploatacijos metu nustatytus trūkumus.
  • · Organizacijos personalo mokymas.

Kai kurie iš šių etapų gali vykti lygiagrečiai. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas personalo mokymo procesui, nereikėtų sutaupyti pinigų, nes jei darbuotojai yra neapmokyti, net pažangiausia dokumentų valdymo sistema, idealiai tinkanti jūsų įmonei, bus neefektyvi.

Atsižvelgiant į aukščiau išvardintus veiksnius, elektroninių dokumentų valdymo organizavimas gali užtrukti nuo vienos iki dviejų savaičių iki šešių mėnesių. Įmonės išteklių valdymo sistemos įdiegimas gali užtrukti metus ar ilgiau.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos kaina nusipelno ypatingo dėmesio. Pagrindinė taisyklė yra tokia: tos pačios klasės sistemos kainuoja maždaug tiek pat.

Sistemos kaina priklauso nuo kelių faktorių: sistemos klasės, tam tikros klasės reprezentacinės sistemos funkcinių ir technologinių galimybių, elektroninių dokumentų valdymo organizavimo masto. Sistemos kainą sudaro ne tik programinės įrangos licencijų kaina – darbui, atliekamam viename ar kitame diegimo proceso etape, taip pat reikės lėšų, o įdiegimui išleista suma gali gerokai viršyti visas reikiamų licencijų kainas. programinė įranga. Kitas labai svarbus veiksnys, turintis įtakos galutinei sistemos kainai, yra sistemos eksploatavimo, priežiūros ir techninio aptarnavimo kaštai.

Išvados. Tos pačios klasės sistemos kainuoja maždaug tiek pat bendrą sistemos kainą lemia ne tik programinės įrangos licencijų kaina. Diegimo procese nereikėtų taupyti – sistemos efektyvumas daugeliu atvejų priklauso nuo teisingo sistemos pasirinkimo ir teisingai atlikto elektroninių dokumentų valdymo organizavimo proceso.

Augant gamybiniams pajėgumams, didėja ir naudojamų daiktų apimtys, kurias reikia efektyviai ir teisingai apdoroti bei sugrupuoti. Visiškas biuro darbo automatizavimas padės sutvarkyti visą dokumentaciją taip, kad prireikus reikiamą informaciją galėtų gauti ir panaudoti konkretus darbuotojas.



Dokumentų srauto automatizavimas: ar yra poreikis?

Tradiciškai visas bet kurios įmonės darbo procesas, nepriklausomai nuo įdarbinimo apimties ir specifikos, gali būti skirstomas į dokumentacijos tvarkymą, dokumentų srauto koordinavimą ir paslaugų bei prekių pardavimą. Tuo pačiu metu tik prekių pardavimas atneša materialinį pelną, tačiau net ir be kokybiško gaminių asortimento apdorojimo visas procesas bus chaotiškas ir neišsamus.

Ar reikia automatizuoti įmonės ar verslo dokumentų srautą, ar galima naudoti asmenines prekių priežiūros ir tvirtinimo parinktis? Norint apsvarstyti šią problemą, būtina pateikti elementarų pavyzdį - telefono pirkimas parduotuvėje. Tam, kad parduotuvė ar įmonė galėtų parduoti savo produkciją, reikia atlikti daug darbo, kuris dažniausiai yra susijęs su dokumentacijos tvarkymu:

  • paklausos apdorojimas ir rinkos analizė (dabarti pasiūlymai);
  • tiekėjų paieška, sutarties sudarymas;
  • prekių pirkimas;
  • prekių priėmimas (pagal sąskaitas faktūras);
  • žymėjimo produktas;
  • įgyvendinimas;
  • pristatymo užtikrinimas, garantijos;
  • pirkimas tarp parduotuvės ir pirkėjo;
  • pelningų periodinių akcijų teikimas pirkėjams pritraukti;
  • vartotojų teisių laikymąsi ir kontrolę.

Tai tik maža dalis visų procesų, kuriuos reikia organizuoti perkant vieną telefoną. O jei darysime prielaidą, kad apyvarta didžiulė, o mažmeninės prekybos vietos yra kelios, tai apdorojamų prekių apimtys yra kolosalios. Be ypatingų automatizuota sistema negali apsieiti.

Elektroninių dokumentų automatizavimas

Dokumentų srautas, nepaisant jo apimties, turi būti lengvai pasiekiamas tinkamu laiku. Šiandien yra kelios automatizuotos dokumentų saugojimo ir apdorojimo sistemos, kurios kelis kartus sumažina visus dokumentus. Populiariausios yra 1C dokumentacijos sistemos ir specialios mokamos SRM sistemos.

Remiantis Ernst & Young tyrimais, įmonės, kurios pasinaudojo sistemų diegimu elektroninis valdymas prekių, pagerino jų produktyvumo rodiklius 20–40 proc., mokestinių dokumentų tvarkymą ir tvarkymą – 75 proc. Tuo pačiu metu išlaidos apmokėjimui už visos dokumentacijos saugumą sumažėjo 80%.

Visus automatizuotos valdymo sistemos naudotojus galima suskirstyti į tris komponentus: valdymo organą, darbuotojus ir partnerius. Visų kategorijų vartotojai naudoja aiškius ir paprastus įrankius bet kokioms manipuliacijoms valdyti ir koordinuoti, o sistema tik padeda visas procedūras atlikti be klaidų (šablonas).

Automatizuotas biuro darbas padeda:

  • rengti dokumentaciją, aktus, sutikinėjimus;
  • siųsti ir gauti reikiamus dokumentus tiek vienoje sistemoje, tiek iš trečiųjų šalių vartotojų (partnerių);
  • saugoti dokumentaciją specialiuose failuose ir prieglobos paslaugas kelerius metus;
  • stebėti darbuotojų pavestų ir atliktų užduočių apimtį;
  • kontroliuoti paslaugų kokybę;
  • daryti antkainius, tvarkyti buhalterinę apskaitą;
  • ieškoti dokumentacijos tinkamu laiku, tinkamoje vietoje;
  • bylų formavimas pagal esamus šablonus;
  • keistis informacija tarp darbuotojų ir vadovybės.

Gali būti įdiegta automatinė dokumentavimo sistema nuolat, ir laikina. Tačiau tokio automatizavimo nauda bet kokiam verslui yra akivaizdi.

Automatizuotas dokumentų srautas: pranašumai

Automatizuota dokumentacija – nauja galimybė verslui, kuris orientuotas į gamybos apimčių didinimą ir pardavimų didinimą. Yra keletas trūkumų, tačiau yra daug daugiau privalumų.


Centrinis valdymas, kontrolė

Anksčiau suvaldyti verslą bet kuriame etape buvo nepaprastai sunku. Vadovas negalėjo valdyti visų procesų vienu metu, o dokumentų srauto kiekis didėjant pardavimams ir plėtrai natūraliai didėjo proporcingai pelnui. Buitinis požiūris į verslą šiandien, atsižvelgiant į interneto galimybes ir elektronines programas, neaktualu, neproduktyvu.

Šiandien prekių valdymo ir kontrolės rinkoje yra specialių produktų, kurie leidžia valdytojui:

  1. padidinti informacijos apdorojimo greitį;
  2. operatyviai priimti įvairaus pobūdžio sprendimus;
  3. didinti vykdomąją drausmę tarp darbuotojų;
  4. aukšto modernaus kompiuterinių programų automatizavimo modulio įsisavinimas padeda sekti bet kurio padalinio, kiekvieno darbuotojo darbo rezultatus;
  5. sukurti prekybos apyvartos sistemą ir bendradarbiavimą su partneriais.

Be kita ko, vadovui ar atsakingam asmeniui dokumentacijos automatizavimo sistema leidžia visus darbus atlikti nuotoliniu būdu, iš tos vietos, iš kurios to šiuo metu reikia. Tokios galimybės tapo realybe, pradėjus naudoti specialią nešiojamą programinę įrangą ir programas telefonams, planšetiniams kompiuteriams ir kompiuteriams. Viskas, ko jums reikia norint pradėti, yra įvesti duomenis, atlikti valdiklius ir atlikti reikiamas veiklas.

Populiariausios dokumentų valdymo nuotoliniu būdu ir biure sistemos yra: SRM sistemos.

Komandinis darbas

Anksčiau, norint atlikti nesudėtingas manipuliacijas tame pačiame buhalterijos padalinyje, reikėjo daug punktų derinti su skirtingais padaliniais. Rezultatas – PVM apskaičiavimas, apmokestinimas ir registracija darbo užmokesčio buvo vykdoma keletą savaičių. Šiandien visi šie procesai yra kiek įmanoma supaprastinti ir automatizuoti.

Norėdami atlikti darbo užmokesčio skaičiavimus, galite naudoti anksčiau užpildytus šablonus, kontroliuoti kaupimą, procesą papildomi mokėjimai. Tačiau svarbiausia yra minimali klaidos tikimybė, nes žmogiškojo faktoriaus praktiškai nėra.

Tuo pačiu metu visi įmonės darbuotojai nuolat bendrauja vieni su kitais, vyksta sąveika tarp padalinių ir individualūs darbuotojai biuras. Pats vadovas gali stebėti įgyvendinamų užduočių efektyvumą, valdyti procesą ir duoti įsakymus.

Konfidencialios savybės

Bet koks verslas yra patirties, įgūdžių ir žinių derinys. Natūralu, kad kuo daugiau krypčių, tuo didesnė tikimybė apskaičiuoti visą riziką, rinkos ypatumus ir verslo veiklos specifiką. Tokia patirtis yra pati svarbiausia, neįkainojama, vertingesnė už materialinius turtus. Todėl pagrindinis tiek vadovo, tiek kiekvieno įmonės darbuotojo uždavinys yra išlaikyti konfidencialumą ir vesti apskaitą taip, kad visa strateginė informacija nebūtų viešai prieinama konkurentams rinkoje.

Svarbi automatizavimo sistemų ypatybė (pavyzdžiui, 1C) yra galimybė užsiprenumeruoti dokumentų srautą naudojant elektroninis parašas su patvirtintu šifravimu. Todėl galima ne tik nustatyti autorių, bet ir patvirtinti informacijos tikrumą bei aktualumą.

Šiuolaikinė dokumentų automatizavimo sistema leidžia ne tik kuo greičiau ir efektyviau atlikti visas manipuliacijas, bet ir tai padaryti visiškai konfidencialiai. Pavyzdžiui, visi svarbi informacija dėl finansų partnerių, klientų, darbuotojų kontaktų skaičius prieinamas tik keliems darbuotojams ( vieningas registras): Žmogiškųjų išteklių departamento saugumo departamento vadovas. Anksčiau tokią užduotį įgyvendinti buvo itin sunku.

Sandėliavimas

Vykdyti verslą ar verslumą reiškia kalnus informacinės ir strateginės dokumentacijos, kurią svarbu laiku gauti, gauti ir apdoroti. Didėjant prekybos apyvartai ir pardavimams, tokia informacija tampa vis labiau prieinama, todėl be specialaus skyriaus neapsieina.

Tarp didelės įmonės„Documentum“ produktai yra populiarūs „Content Management Server“ pasiūlymai yra aktualūs mažesnėms įmonėms.

Norint sumažinti viso skyriaus išlaikymo kaštus, pakanka automatizuoti dokumentų rengimą talpinimui į specialias saugyklas. Be kita ko, galima kopijuoti duomenis reikiamu kiekiu, saugoti informaciją tiek, kiek jos reikia, ir turėti prieigą tuo metu, kai jos reikia.

Papildomi dokumentų automatizavimo pranašumai:

  • galimybė greitai sukurti norimą dokumentą naudojant šabloną;
  • atlikti automatinį dokumentų registravimą ir platinimą;
  • kurti darbo aplankus vartotojams ir skyriams;
  • patogus darbas su korespondencija;
  • administracinių dokumentų tvarkymas ir kontrolė;
  • dokumentų saugojimas registracijos kortelėje;
  • susietas darbas su dokumentais;
  • dokumentų judėjimo sekimas;
  • įdėtųjų posistemių palaikymo teikimas;
  • sunumeruotų daiktų apskaita ir kontrolė;
  • darbų atlikimas internetu;
  • laiškų formavimas;
  • paslaugų, skyrių, mažmeninės prekybos vietų teritorinis paskyrimas;
  • reikiamų parinkčių nustatymas apdorojamoje sistemoje;
  • keitimasis informacija el. paštu;
  • informacijos paieška pagal nurodytus atrankos kriterijus;
  • automatinis katalogų atnaujinimas.

Visos automatizavimo, registravimo ir dokumentų valdymo funkcijos versle padeda ženkliai supaprastinti visus biurokratinius pagrindus, sumažinti vadovo ir jo pavaldinių naštą, padidinti prekybos apyvartos efektyvumą.

Pavelas Baskakovas, Maskvos RosLogistics IT skyriaus vadovas

  • Kaip automatizuoti dokumentų srautą įmonėje
  • Pats metas diegti elektroninę dokumentų valdymo sistemą
  • 3 problemos, kurias jis išspręs

Prieš keletą metų dokumentų srauto automatizavimas įmonėje buvo įgyvendintas ne visur: daugiausia m didelės organizacijos. Per pastaruosius dvejus metus tokia programine įranga susidomėjo ir mažos bei vidutinės įmonės. Sistemos tapo funkcionalesnės ir lengviau naudojamos. Atsirado srautinio duomenų įvedimo galimybės. Rinkinys, sudarytas iš modernaus pramoninio skaitytuvo ir programinės įrangos rinkinio, leidžia per kelias minutes atpažinti popierinį dokumentą, konvertuoti jį į elektroninį ir indeksuoti pagal raktinius žodžius ir klasifikuoti.

Geriausias laikas diegti elektroninę dokumentų valdymo sistemą

Turite pagalvoti apie dokumentų srauto automatizavimą savo įmonėje, jei darbuotojai ilgai peržiūri dokumentus (dėl to sandoriai gali nutrūkti) arba jie pametami įmonėje (tai galioja ir byloms, ir popierinėms kopijoms). Paprastai įmonė turėtų diegti dokumentų automatizavimo sistemą, jei jos darbuotojų skaičius siekia 100 žmonių, o teisės skyriuje dirba ne mažiau kaip du specialistai (taip pat žr. Kokias problemas tai išsprendžia?dokumentų srauto automatizavimas įmonėje).

>

  1. Padidėjusio dokumentų skaičiaus tvarkymas. Prieš keletą metų buvo įprasta sudaryti neterminuotą arba ilgalaikes sutartis. Tačiau tokios sutartys buvo susijusios su įvairia verslo rizika. Šiandien sutartys dažnai sudaromos trumpesniam laikui. Atitinkamai naujų dokumentų, kuriuos reikia pasirašyti, skaičius išauga kelis kartus.
  2. Sustiprinta sandorio šalių kontrolė. Įmonės stengiasi sumažinti finansinės žalos riziką dėl nesąžiningų sandorio šalių kaltės. Šiandien kiekvienam partneriui sudaromas tvirtas dokumentų rinkinys, apimantis maksimalią informaciją – nuo ​​chartijos iki parašų pavyzdžių.
  3. Duomenų apie pirkėjus ir klientus rinkimas sudarant sandorius. Anksčiau tiekėjai reikalavo išankstinio apmokėjimo arba išankstinio apmokėjimo kaip sandorio garantijų. Dabar finansines priemones keičia teisinės priemonės. Šiandieninė rinka yra klientų rinka. Klientai vis dažniau sutinka mokėti tik pristatę. O visų sandorio etapų teisinė registracija tampa savotiška mokėjimo garantija.

Kaip pasiruošti dokumentų srauto automatizavimui įmonėje

Pirmas žingsnis yra suplanuoti dokumentų valdymo darbo eigą. Paprastai šį darbą atlieka įmonės teisės skyrius. Ruošiantis diegti elektroninę dokumentų valdymo sistemą, reikia apgalvoti visus dokumentų apyvartos etapus: sukūrimą, tvirtinimą, tvirtinimą, įforminimą, disponavimą. Tvirtinant dokumentą ir jo išplatinimo metu svarbu apsispręsti dėl prieigos prie informacijos ir pranešimų sistemos teisių.

Pirmasis dokumentų automatizavimo sistemos paleidimo žingsnis yra darbo su dokumentais procedūros paruošimas. Procedūra turi būti supažindinta su visų proceso dalyvių parašais, įpareigojant juos tiksliai laikytis nustatyta tvarka. Daug kas priklauso nuo pirmojo įmonės asmens pradiniame projekto etape. Generalinio direktoriaus užduotis – reikalauti, kad darbuotojai griežtai laikytųsi tvarkos. Nepasirašyti į elektroninę dokumentų valdymo sistemą neįvesti ir joje nesuderinti dokumentai.

Diegimo metu kai kurie darbuotojai gali išbandyti stiprybės procedūrą, sugalvodami tokius pat pasiteisinimus, kodėl neįmanoma dirbti su sistema: užtrunka ilgai įvesti dokumentus, programa netaikoma unikaliam verslui. įmonės schemos. Tokios problemos kyla dėl to, kad įmonė anksčiau rengdavo blogas sutartis. Šiame etape generalinis direktorius Svarbu suprasti: elektroninės sistemos buvo kuriamos ne vienerius metus ir buvo įdiegtos ne vieną kartą. Todėl svarbu, nepaisant iškylančių problemų, padaryti nauja tvarka privalomas visiems, o kiek vėliau pradėsime jį optimizuoti vietoje.

Dar kartą pabrėžiu: generalinis direktorius turi asmeniškai kontroliuoti įgyvendinimą. Jei rezultatų kontrolė bus perduota saugos tarnybai arba (dar blogiau) teisės skyriui, kyla pavojus, kad projektas baigsis nesėkmingai. Tuo pačiu metu teisės skyrius galite patikėti, kad valdysite diegimo procesą, kontroliuosite jo laiką ir išlaidas. Norėdami paskatinti darbuotojus laiku užbaigti projektą, sukurkite premijų sistemą. Atlyginimas turėtų būti mokamas tik tuo atveju, jei sistema laiku pasiekia planuotą pajėgumą ir neviršija biudžeto.

Projekto įgyvendinimo terminas.Įgyvendinimas automatizuotas dokumentų srautas paprastai trunka nuo mėnesio iki metų, priklausomai nuo įmonės dydžio. Šis procesas gali vykti etapais. Pavyzdžiui, pirmajame etape elektroninis patvirtinimas pradedamas tik įmonės tiekėjų atžvilgiu arba tik pasirinktame filiale ar padalinyje (žr. Kiek laiko užtrunka įvairūs elektroninių dokumentų valdymo įgyvendinimo etapai?).

Dokumentų srauto automatizavimo įmonėje etapai

  1. Pradinis etapas – pasiūlymų parengimas ir sprendimo dėl projekto įgyvendinamumo priėmimas. Užima 10% viso diegimo laiko.
  2. Priešdiegimo etapas – sistemos reikalavimų formulavimas, tiekėjo parinkimas, sutarties sudarymas, plėtra vidaus nuostatai, komandos paruošimas. Užima 20% laiko.
  3. Diegimo etapas – sistemos diegimas, konfigūravimas, personalo mokymas, diegimas bandomasis projektas. Užima 40% laiko.
  4. Planuotų pajėgumų pasiekimo etapas – masinis dokumentų įvedimas, procedūrų laikymosi stebėjimas. Užima 30% laiko.

Mūsų įmonėje elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo procesas vyko keliais etapais. Projekto iniciatorius ir „variklis“ buvo teisės skyrius. Prieš įgyvendinant mūsų, kaip ir daugelio kitų įmonių, dokumentai buvo patvirtinti popieriuje. Automatizavimas truko apie penkis mėnesius. Įgyvendinti sprendimai Teisės skyriui (elektroninis sutarčių tvirtinimas) ir operacijų skyriui (procesų operacijų schemų saugojimas, projektų įgyvendinimo metu parengtos dokumentacijos derinimas). Planuose numatyta automatizuoti vidaus biurą (įsakymai, instrukcijos, nuostatai) ir personalo dokumentų srautą (įsakymai, dokumentai, susiję su finansine motyvacija).

Kaip pasirinkti tinkamą dokumentų automatizavimo sistemą

Įjungta Rusijos rinka pristatomi daugiau nei 20 gamintojų sprendimai, iš kurių keturi ar penki žaidėjai yra labai technologiškai pažangūs. Dauguma programinės įrangos produktų yra vietiniai. Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų kūrėjai siūlo konkurencingesnius sprendimus nei tarptautinės įmonės. Rinkdamiesi sistemą įvertinkite šiuos parametrus:

  • visos nuosavybės išlaidos per metus ( standartinis sprendimas+ diegimo ir mokymo paslaugos + paslaugų palaikymas);
  • užtikrinti, kad produktas būtų atnaujintas (sistemos atnaujinimas per metus ar dvejus kaip standarto dalis techninė pagalba be papildomo mokesčio);
  • galimybė lengvai ir greitai prijungti papildomus modulius (be mokėjimo) papildomos paslaugosįgyvendinimas);
  • galimybė integruoti dokumentų valdymo sistemą su kitomis programomis (pašto klientais, apskaitos sistemomis).

Dokumentų srauto automatizavimas įmonėje ir debesų technologijose

Debesų technologijos leidžia įmonės kompiuteriuose neįdiegti dokumentų valdymo sistemos – duomenys bus saugomi nuotoliniuose serveriuose. Tokių technologijų naudojimas žymiai sumažina licencijavimo ir infrastruktūros išlaidas. Tačiau yra ir rimtų trūkumų – jie daugiausia susiję su duomenų saugumu. Ypatingą dėmesį skirsiu dviem trūkumams.

1. Daugelyje sutarčių yra konfidencialumo sąlygos, pagal kurias už informacijos atskleidimą taikomos nuobaudos. Jei jūsų įmonė dokumentus saugo savo serveriuose, jūs visiškai kontroliuojate atskleidimo riziką (pavyzdžiui, nustatydami atitinkamas sąlygas darbo sutartys). Sudarant naudojimosi sutartį debesų technologijos Sprendimo teikėjas paprastai neprisiima jokios privatumo rizikos. Tai reiškia, kad jei informacija iš sutarties bus atskleista, jūs, o ne paslaugų teikėjas, patirsite finansinių nuostolių.

  • Debesų technologijų taikymas: sudėtingiausios problemos verslui

2. Paprastai sutartyse nurodomi asmens duomenys. Federalinis įstatymas„Dėl asmens duomenų“ 2006 m. liepos 27 d. Nr. 152-FZ nustato specialus užsakymas dirbant su tokia informacija. Todėl jungdami debesies pagrindu veikiančią elektroninių dokumentų valdymo sistemą atminkite, kad asmeninė informacija gali būti nekontroliuojamai perduotas tretiesiems asmenims, taip pat ir į užsienį. Tai reiškia, kad sudarant debesų sistemos naudojimo sutartį, su tiekėju reikia aptarti asmens duomenų saugumą, taip pat jų rizikos prisiėmimą šios informacijos nutekėjimo atveju.

Ar verta dirbti su dokumentais planšetiniuose kompiuteriuose?

IN pernai Tapo madinga dirbti elektroninėse dokumentų valdymo sistemose iš planšetinių kompiuterių. Beveik kiekvienas sistemos tiekėjas yra sukūręs savo produkto planšetinį kompiuterį. Tačiau aš manau, kad prasminga dirbti tik generaliniam direktoriui, o kai kuriais atvejais ir keliaujantiems darbuotojams. Planšetinį kompiuterį patogu naudoti daugiausia dokumentų pasirašymui ir instrukcijų išdavimui. Advokatui ar projektų vadovui, kuriam reikia atlikti esminius sutarties pakeitimus, palikti pastabas ar dirbti pataisymų įrašymo režimu, planšetė netinka. Tokias operacijas greičiau ir patogiau atlikti staliniame kompiuteryje. Mano nuomonė: galimybė dirbti elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje iš planšetės, žinoma, patogus ir gražus variantas, bet neprivalomas.

Kalba generalinis direktorius

Dmitrijus Pinčukovas, Sankt Peterburgo bendrovės „Deka“ vykdomasis direktorius

Dabar, pereidami prie aštuntosios 1C versijos, pradėjome projektą, skirtą automatizuoti ir konsoliduoti valdymo ataskaitų teikimą ir biudžeto sudarymą. Yra keli tikslai: padidinti informacijos tikslumą, sumažinti darbo ir laiko sąnaudas vadovybės ataskaitoms rengti, supaprastinti patvirtintų rodiklių kontrolę, išplėsti duomenų panaudojimo internete galimybes. Kol kas turime susitvarkyti su daugybe popierių, atspausdintų, pasirašytų ranka ir paduotų į aplankus. Automatizavimas leis konsoliduoti patvirtintas vadovybės atskaitomybės formas – pelno (nuostolio) ataskaitą, balansą, srautus grynųjų pinigų, – tuo tarpu „1C“ 7.7 versijoje duomenis buvo galima atsisiųsti tik iš apskaitos programa ir apdoroti juos „Excel“. Automatizavimas taip pat suteiks galimybę akimirksniu paskirstyti išlaidas tarp finansinės atsakomybės centrų ir biudžeto punktų, analizuoti padalinių biudžetų vykdymą, priimti operatyvinius sprendimus ir įvertinti jų darbo efektyvumą internetu, detaliai išanalizuoti atskirus, ypač reikšmingus išlaidų straipsnius. Taip pat darbo metu galėsime tiesiogiai stebėti suplanuotų rodiklių pasiekimą. Numatyti skyrių rodikliai ir biudžetai bus įrašomi į 1C patvirtintomis formomis nustatant pagrindinius planavimo parametrus.

Elena Ivanova, Elektroninių biurų sistemų rinkodaros direktorius, Maskva

Prieš diegiant bet kokią elektroninę dokumentų valdymo sistemą, kad ir kaip gerai būtų atliktas darbas su popieriniais dokumentais, pirmiausia būtina atlikti tam tikrą priešprojektinį įmonės veiklos procesų tyrimą, antra, labai detalų jų reglamentavimą. Turite suprasti, iš ko ir kam siunčiamas dokumentas – tik tada paaiškės, ar sistema tinkama įmonės veiklos procesams.

Jei įmonė dar neįdiegė automatizavimo, perėjimas prie elektroninių dokumentų valdymo turėtų būti laipsniškas. Iš pradžių geriau dubliuoti elektroninius dokumentus popierius Tuomet sistemoje turėtų būti funkcijos, kurios leistų sekti popierinių kopijų judėjimą, kad darbo formos pasikeitimas darbuotojams nebūtų per staigus. Diegdamas sistemą užsakovo įmonės vadovas turi paskirti projekto vadovą – specialistą, atsakingą už procesą ir jo rezultatus. Svarbiausia suprasti, kad diegiant sistemą turi dirbti ne tik tiekėjas, bet ir klientas. Tada projektą vainikuos sėkmė.

Pirma, sistema sukonfigūruojama iš anksto – įvedami katalogai, nustatomos prieigos teisės (bet kuri įmonė turi dokumentus, skirtus tik tam tikriems darbuotojams ar skyriams). Po sąrankos atliekamas bandomasis veikimas: sistemoje dirba keli įmonės specialistai ir praneša apie rastus trūkumus bei nepatogumus. Visa tai yra taisoma. Ir tik tada prasideda pilnavertis veikimas.

Kaip pasirinkti tinkamą dokumentų automatizavimo sistemą

Nadežda Merkuryeva, Produktų reklamos „1C: Document Flow“ vadovas 1C, Maskva

Elektroninė dokumentų valdymo sistema parenkama dviem etapais.

  1. Integratoriaus pasirinkimas. Įvertinkite integratoriaus patirtį įgyvendinant panašius projektus ir ar jis turi teigiamų atsiliepimų iš klientų įmonių. Patikrinkite, ar jis yra oficialus siūlomos sistemos gamintojo partneris, ar jo specialistai turi sertifikatus, patvirtinančius kvalifikacijos lygį, reikalingą darbui su atitinkamais gaminiais.
  2. Tiesą sakant, sistemos pasirinkimas. Visų pirma atkreipkite dėmesį į pagrindinės savybės produktas. Tai ne tik jos funkcionalumo atitikimas Jūsų įmonės uždaviniams, bet ir, pavyzdžiui, naudojimo paprastumas, atvirumas ir pritaikomumas (kaip lengvai sistemą galima pritaikyti atsižvelgiant į specifinius įmonės poreikius). Tarkime, jei kalbėsime apie 1C: Document Flow sistemą, ji lengvai integruojasi su įmonėje jau įdiegtais produktais platformoje 1C: Enterprise 8, o jūsų specialistai gali išspręsti šią problemą be pašalinės pagalbos.

„1C:Document Flow“ platformoje „1C:Enterprise 8.2“ gali veikti per žiniatinklio klientą, tai yra, naudojant įprastas naršykles, tokias kaip „Windows Internet Explorer“, „Mozilla Firefox“, „Safari“, Google Chrome. Tai leidžia įdiegti gaminį įrenginiuose su įvairiomis operacinėmis sistemomis (Microsoft Windows, Linux, MacOS), ne tik stacionariuose, bet ir mobiliuosiuose.

Prisijungimas per žiniatinklio serverį prie 1C:Enterprise duomenų bazės atliekamas naudojant saugų https protokolą. Šis sprendimas apsaugo nuo neteisėtos prieigos.

Jei mes kalbame apie efektyvumą, tada dokumentų srauto automatizavimas įmonėje leidžia žymiai sutaupyti. Popierinių dokumentų skaičius žymiai sumažinamas, taip sumažinant išlaidas eksploatacinės medžiagos. Darbuotojai mažiau laiko praleidžia ieškodami reikalinga informacija, sukurti standartiniai dokumentai nuo nulio ir įvairių ataskaitų rengimą. Dokumentų parengimas ir tvirtinimas vyksta daug kartų greičiau, o tai, be kita ko, didina partnerių pasitikėjimą įmone.

Štai pavyzdys. „Alliance Energy“ bendrovė, keisdama duomenis internetu, pagreitino didelio dokumentų srauto apdorojimą ir sumažino patvirtinimo laiką. vidaus dokumentai. „1C: Document Flow“ ir „1C: Accounting 8“ integravimas leido sutrumpinti tarpusavio atsiskaitymų pagal sutartis laiką ir atlikti mokėjimus per trumpiausią įmanomą laiką. Dabar sistemoje vienu metu gali dirbti 500 vartotojų, todėl darbuotojai gali greitai atlikti kolektyvines užduotis ir išspręsti ginčytinus klausimus.

Federalinė valstybinė įmonė „Gamykla pavadinta. Ya.M. Sverdlov“ dėl „1C: Document Flow“ diegimo sutrumpino sutarčių tarp skyrių sudarymo laiką ir sumažino sutarčių praradimo riziką, taip pat sugebėjo efektyviau kontroliuoti dokumentų rengimo laiką, sekti užbaigimo laiką. kiekviename šio proceso etape.

„RosLogistics“.
Veiklos sritis: profesionalios integruotos logistikos paslaugos Rusijoje
Organizacijos forma: LLC
Teritorija: pagrindinė buveinė – Maskvoje; filialai – Sankt Peterburge, Jekaterinburge, Irkutske, Novosibirske, Rostove prie Dono
Darbuotojų skaičius: 500

„CEO“ sukurtas jūs ir jums. Ačiū, kad esate su mumis