Darbo ataskaitos rengimas. Ataskaitos apie įmonėse atliktą darbą iš pareigūnų ir skirtingu laikotarpiu surašymas

Kiekvienas iš mūsų daug kartų gyvenime susiduria su įvairių dokumentų rašymu ir vykdymu. Šioje dokumentacijoje taip pat pateikiama ataskaita, kurios gali būti reikalaujama tiek iš studijuojančio studento, tiek iš darbuotojo jo profesinės veiklos vietoje. Todėl kiekvienam svarbu žinoti, kaip teisingai parašyti ataskaitą ir ją suformatuoti. Ataskaitų rašymas yra gana plati tema, apimanti daug niuansų, nes ataskaitos skiriasi savo forma ir turiniu. Apsiribosime populiariausiais atvejais, papasakosime, kaip parašyti studijų ir darbo ataskaitą, taip pat išryškinsime pagrindinius reikalavimus bet kokio pobūdžio ataskaitoms.

Bendrosios ataskaitų rašymo taisyklės

Kaip teisingai parašyti ataskaitą? Bet kuri ataskaita turi atitikti šiuos kriterijus:

Trumpumas. Ataskaitoje turi būti aiškiai ir glaustai pateikta visa reikalinga informacija, naudojant paprastą dalykinę kalbą.
Ataskaita turi prasidėti tinkamai suformatuotu tituliniu puslapiu (būtina didelėms ataskaitoms).
Jei vis tiek reikia parašyti didelę ataskaitą, tuomet taip pat reikia sukurti turinį ir viename papildomame lape nurodyti pagrindines ataskaitos mintis ir idėjas.
Aiški struktūra. Ataskaita turi būti logiškai struktūrizuota. Pradžioje būtina supažindinti su dalyku, nurodant visus reikiamus duomenis, viduryje – pagrindinės pranešimo mintys, pabaigoje – išvados.
Ataskaitoje sakiniai turi būti trumpi ir taisyklingai sukonstruoti, neturi būti didelių pastraipų. Skatinama naudoti antraštes ir paantraštes. Ataskaita turi būti įskaitoma.
Norėdami atskleisti temą, jei reikia, sudarykite ataskaitos priedus: diagramas, brėžinius, diagramas, lenteles.
Ataskaitą geriausia pateikti specialiame aplanke.

Darbo ataskaita

Vadovai ir direktoriai dažnai reikalauja iš darbuotojų specialių ataskaitų apie atliktą darbą. Kaip tokiu atveju parašyti ataskaitą? Vadovaukitės ataskaitų rašymo ir rengimo forma, kuri yra priimta jūsų įmonėje, jums tiks ir visi aukščiau aprašyti patarimai. Be to, darbo ataskaitai galima pateikti šias rekomendacijas:

Ataskaita neprivalo būti surašyta ant firminio blanko, jei prie jos pridedamas laiškas arba aiškinamasis raštas.

Jeigu viršininkui pateikiama tam tikro laikotarpio darbo ataskaita, tai motyvacinio laiško šiuo atveju nereikia.

Kelionės ataskaita turi būti pateikta kartu su visais reikalingais dokumentais.

Ataskaita turi būti parašyta standartiniuose lapuose (A4) ir suformatuota pagal GOST R 6.30-2003.

Didelei ataskaitai reikia suprojektuoti titulinį puslapį, kurio pavadinimas gali būti nurodytas pirmojo lapo viršuje. Pirmiausia turite nurodyti žodį „Ataskaita“, tada jo temą ir laikotarpį, už kurį teikiama ataskaita.

Darbo ataskaita pradedama įvadu, kuriame aprašoma problema, atliekamo darbo tikslai ir tikslai. Jei ataskaita yra standartinis dokumentas su nustatytu dažnumu (pavyzdžiui, kas ketvirtį arba kas mėnesį), tada įvadinės dalies nereikia.

Kaip suformatuoti ataskaitą pagrindinėje jos dalyje? Čia reikia surašyti ir atskleisti visų tipų darbus, kuriuos atlikote, ir nurodyti kiekvienos konkrečios užduoties atlikimo terminus. Jeigu tokių yra, tuomet reikėtų nurodyti sunkumus atliekant darbą arba priežastis, kodėl darbas nebuvo atliktas tinkamai, ir paaiškinti, kodėl taip atsitiko.

Ataskaitos pabaigoje pateikiama išvada, kurioje būtina nurodyti išvadas ir įvertinti atlikto darbo efektyvumą pagal pavestas užduotis.

Darbo ataskaita nėra tik popierius, tai svarbus dokumentas, galintis rimtai paveikti jūsų karjerą, todėl rimtai žiūrėkite į jo rašymą ir dizainą.

Tyrimo ataskaita

Kitas ataskaitų tipas yra studentų ataskaitos, populiariausia tarp jų yra praktikos ataskaita, todėl pakalbėkime apie tai, kaip ją teisingai parašyti.

Praktikos ataskaita yra svarbus dokumentas, patvirtinantis, kad studentas sėkmingai atliko praktiką.

Galutinis stažuotės pažymys, kuris bus skirtas diplomui, priklausys nuo šios ataskaitos, todėl reikia rimtai žiūrėti į jos rašymą ir formatavimą.

Kaip parašyti praktikos ataskaitą, nuo ko pradėti? Praktikos ataskaitoje būtina tinkamai suformatuoti titulinį puslapį. Be abejo, jūsų mokymo įstaiga turi šablonus tituliniams puslapiams kurti, galite naudoti tinkamiausią ir suprojektuoti titulinį puslapį pagal jo pavyzdį. Tituliniame puslapyje turi būti nurodyta jūsų pavardė, vardas ir patronimas, įmonė, kurioje atlikote praktiką, ir praktikos laikotarpis (nuo kokios datos iki kokios datos).

Praktikos ataskaita prasideda įmonės, kurioje dirbote, aprašymu. Nurodykite pagrindinius reikalingus duomenis – koks yra įmonės pavadinimas, kuo ji užsiima, kokios pagrindinės jos charakteristikos (kiek laiko ji egzistuoja, kokio dydžio įmonė ir pan.).

Jei praktika buvo visiškai įvadinė ir jūs aktyviai nedalyvavote darbe, tada pakaks nurodyti pagrindinę informaciją apie įmonę. Kitaip yra su pramonine praktika – didžiojoje ataskaitos dalyje turėtų būti informacija apie Jūsų praktinę veiklą ir jos rezultatus.

Tada turėtumėte nurodyti savo tikslus ir uždavinius (tai bus jums naudinga). Tikslas yra tai, ką norite pasiekti iš praktikos, konkrečiai ir tiksliai galite nurodyti skirtingus tikslus. Pavyzdžiui, įgyti naujų žinių, susijusių su profesija, įtvirtinti ir išmokti pritaikyti teorines žinias praktikoje ir kt. Tikslai yra būdai pasiekti tikslus. Pavyzdžiui, sistemingas apsilankymas įmonėje, kurioje studentas atlieka praktiką, ir kruopštus jos darbo tyrimas; pokalbiai profesinėmis temomis su įmonės darbuotojais; įvairaus pobūdžio darbų atlikimas pagal viršininko nurodymus ir kt.

Kitas svarbus ir pagrindinis dalykas, kurį reikėtų išsamiai aprašyti, yra visų rūšių veikla, kurioje dalyvavote praktiškai.

Daugelis mokytojų pataria savo mokiniams ataskaitoje užsirašyti visas savo veiklas, net jei tai buvo labai trumpas skambutis klientui ar labai lengva darbo užduotis. Viena iš patogiausių šios ataskaitos dalies rašymo formų yra tokia: pirmiausia - visa data (pasižymėkite visas praktikos dienas eilės tvarka), tada - ką studentas veikė kiekvieną praktikos dieną, o po to - mikro- išvada (ko mokinys išmoko, kokią patirtį įgijo). Negalite padaryti išvados iš kiekvieno įrašo, bet sudarykite ją pabaigoje, įvesdami visą reikiamą informaciją. Pagrindinis Jūsų tikslas šioje darbo dalyje – visapusiškai ir kompetentingai kalbėti apie tai, ką veikėte praktiškai, kokį darbą atlikote. Taip pat galite pažymėti sunkumus, su kuriais susidūrėte, ir nurodyti galimas jų atsiradimo priežastis arba sutelkti dėmesį į tai, kas jums labiausiai patiko praktikoje ir paaiškinti, kodėl.

Paskutinė studentų praktikos ataskaitos dalis yra išvada. Būtent iš ataskaitos išvadų mokytojai spręs, kaip gerai įvaldėte profesiją, ko sugebėjote išmokti ir kiek sugebėjote savo žinias pritaikyti praktikoje. Ypatingą dėmesį atkreipkite į savo išvadų formatavimą. Aiškiai ir tvarkingai (galite naudoti sąrašą) išdėstykite viską, kas nauja, ką išmokote ir įvaldėte praktiškai. Bet kokiu atveju rašykite nuoširdžiai, nereikia sugalvoti to, ko nėra, patyręs mokytojas pastebės dirbtinumą. Tebūnie tai paprasta ir sąžininga istorija, bet išsami ir išsami.

Kalbant apie ataskaitos dizainą, jis turi atitikti normas ir standartus. Galite paklausti savo skyriaus, apie kurį iš jų, jie tikriausiai jums pasakys. Na, apskritai šriftas turėtų būti paprastas (Times New Roman), dydis – 12 taškų, tarpai tarp eilučių – 1,5. Jei reikia, skatinamas aiškus skirstymas į dalis, skyrius, pastraipas ir sąrašus. Ataskaita turi būti įskaitoma ir prasminga.

Dabar žinote, kaip parašyti darbo ar mokymo praktikos ataskaitą. Apibūdinome visus pagrindinius tokio tipo ataskaitų reikalavimus, tikimės, kad mūsų patarimai jums padės.

Kaip parašyti teisingą ataskaitą

Kasmet firmų, įmonių ir organizacijų darbuotojai surašo tūkstančius darbo ataskaitų – kas mėnesį, kas ketvirtį, kasmet. Ir jie perrašomi tūkstančius kartų vėl ir vėl. Atrodė, kad kalba apie darbą, bet čia neteisingai suformatavo, čia neteisingai parašė, o trečią puslapį viršininkas visiškai išplėšė ir išmetė į šiukšliadėžę. Ataskaita turi būti pateikta palankiai.

Instrukcijos

Bet kuri ataskaita visų pirma yra jūsų praėjusio laikotarpio darbo analizė, parodanti, ar atlikote užduotis, ar ne. Nepatingėkite iš anksto pradėti rinkti jums reikalingus rodiklius. Priešingu atveju vienas iš jūsų kolegų jus nuvils, pamiršęs jums pateikti statistiką. Ir tik tada, kai bus surinkti visi dokumentai, pradėkite dirbti su ataskaita. Peržiūrėkite dokumentus ir pateikite aiškų planą, kaip dirbti su ataskaita. Nusistatykite kiekvienos pozicijos svarbą, kaip ją apibūdinsite, ką naujo ir perspektyvaus nuveikėte įmonei per šį laikotarpį, ar išaugo pelnas iš Jūsų veiksmų (ar buvo sutaupytos įmonės lėšos). Jei kažkas nepavyko, pagalvokite, kodėl. Pabandykite lentelių ir grafikų pavidalu atspindėti svarbiausius rodiklius, palyginti su praėjusiais metais. Tai aiškiai parodys veiklos rodiklių augimą, ar buvo įvykdytas šio laikotarpio planas, o tai svarbu rengiant ataskaitas.

Pristatymo kalba oficiali, dalykiška. Nereikia „skleisti minčių ant medžio“, aiškiai aprašyti visus pasiekimus per šį laikotarpį, kokiomis naujoviškomis idėjomis prisidėjote ir koks buvo rezultatas.

Ataskaita surašoma A4 formato lapais, standartinėmis paraštėmis, Times New Roman šriftu, 12 arba 14 dydžio. Geriau naudoti pusantro tarpo, įtrauką „raudona linija“, lygiavimą „plotis“. Taip jūsų ataskaita taps lengviau skaitoma. Ir nepamirškite apie puslapių numeravimą.

Naudingi patarimai

Ataskaita apie atliktą darbą – tai visų pirma tavo darbo rezultatų, planų ir įvykdytų užduočių suvestinė, todėl nevertinkite jos kaip varginančio oficialaus dokumento, parodykite kantrybę, o kai kur – vaizduotę, o tada jūsų pranešimas bus ne kartą įvertintas kaip pavyzdys visiems kitiems.

kaip teisingai rašyti ataskaitas

Spausdinti

Kaip parašyti teisingą ataskaitą

www.kakprosto.ru

Kaip parašyti teisingą ataskaitą

Paprastai prie ataskaitos pridedamas aiškinamasis raštas arba laiškas, todėl nereikia jo rašyti ant firminio blanko. Jei tai yra komandiruotės ataskaita, tada ji pridedama prie viso dokumentų paketo, o jei tai yra tam tikro laikotarpio darbo ataskaita, tada ji perduodama tiesioginiam vadovui ir tokiu atveju motyvacinio laiško taip pat nereikia. . Užrašykite jį ant standartinio popieriaus lapo ir suformatuokite pagal GOST R 6.30-2003.

Jei tai rimta, kelių puslapių ataskaita, pavyzdžiui, apie atliktus bandymus, tuomet geriau pasidaryti titulinį puslapį. Norėdami gauti trumpą ataskaitą, tiesiog parašykite pavadinimą viršuje, pirmame lape. Antraštėje po žodžio „Ataskaita“ nurodykite ataskaitos temą ir laikotarpį, už kurį ataskaitą rengiate.

Įžanginėje dalyje apibūdinkite savo atlikto darbo problemą, tikslus ir uždavinius. Jeigu tai yra standartinis ataskaitų teikimas su nustatytu dažnumu – mėnesio, ketvirtinio darbo ataskaita, tai jokios įvadinės dalies rašyti nereikia – jos esmė jau nurodyta pavadinime.

Pagrindiniame ataskaitos tekste nurodykite darbus, kuriuos atlikote kaip priskirtos užduoties dalį, ir nurodykite kiekvieno punkto atlikimo terminą. Po to pateikite išvadą, kiek pavyko atlikti jums skirtas užduotis.

Išanalizuokite, kodėl nepavyko įvykdyti visko, ką užsibrėžėte. Taip gali nutikti dėl laiko apribojimų, medžiagų trūkumo arba būtinos įrangos trūkumo. Išvardykite visas priežastis, kurios tai turėjo įtakos. Tiesą sakant, ši pranešimo dalis yra pati svarbiausia, nes čia turite išvardyti objektyvias priežastis, sutrukdžiusias sąžiningai atlikti darbą. Taigi jūs perkeliate atsakomybę už tai vadovybei, kuri nesugebėjo jums suteikti visko, ko jums reikia.

Vadovybė, remdamasi jūsų ataskaita, yra įpareigota padaryti išvadas ir imtis reikiamų priemonių, kad aprūpintumėte Jus visomis darbui reikalingomis medžiagomis ir įranga arba pratęstų tam tikrų darbų atlikimo terminą.

Kaip parašyti pažangos ataskaitą

Jums reikės

kompiuteris, internetas, A4 popierius, spausdintuvas, rašiklis, įmonės antspaudas, atitinkami dokumentai

Formoje įveskite savo organizacijos pavadinimą.

Nurodykite dokumento numerį ir parengimo datą.

Įveskite įmonės kodą pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių.

Parašykite į komandiruotę išsiųsto darbuotojo pavardę, vardą ir patronimą.

Įveskite savo organizacijos darbuotojo personalo numerį.

Atitinkamame laukelyje įveskite įmonės struktūrinį padalinį, kuriame dirba darbuotojas. Laukelį „Pareigos (profesija, specialybė)“ užpildykite įvesdami į komandiruotę išsiųsto darbuotojo pareigas. Įveskite komandiruotės tikslą, šalį, miestą, organizacijos, į kurią vyksta darbuotojas, pavadinimą.

Įveskite komandiruotės pradžios datą ir jos pabaigos datą.

Nurodykite bendrą kalendorinių dienų, kurias darbuotojas yra komandiruotėje, skaičių ir dienų skaičių, neįskaitant kelionės laiko.

Įveskite organizacijos, kuri apmokės visas būsimas darbuotojo išlaidas komandiruotėje, pavyzdžiui, apgyvendinimą viešbutyje, keliones ir pan., pavadinimą. Į komandiruotę išsiųsto darbuotojo išlaidų apmokėjimo pagrindas bus bilietai, viešbučio mokėjimo kvitai ir kt.

Struktūrinio padalinio, kuriame dirba į komandiruotę išsiųstas darbuotojas, vadovas ir įmonės direktorius rašo savo parašą, stenogramą, pareigas.

Grįžęs iš komandiruotės darbuotojas trumpai praneša apie komandiruotę ir įrašo į atitinkamą laukelį.

Darbuotojas pasirašo.

Struktūrinio padalinio vadovas surašo išvadą apie užduoties atlikimą ir pasirašo su stenograma.

www.kakprosto.ru

Pagrindinis pažangos ataskaitos tikslas – raštu užfiksuoti konkrečių veiksmų rezultatus. Pavyzdį, šabloną, pavyzdį galima atsisiųsti nemokamai.

Pažangos ataskaita yra abstrakti sąvoka. Šis dokumentas, lydintis bet kurį teisinių santykių subjekto veiksmą, turi laisvą vykdymo formą. Pagrindinė nagrinėjamos veikos paskirtis – konkrečių veiksmų rašytinis fiksavimas. Puslapyje yra pavyzdys, šablonas ir pažangos ataskaitos pavyzdys. Naudodami specialią tiesioginę nuorodą galite nemokamai atsisiųsti reikiamą tekstą.

Paprasčiausias formatas leis jums pakeisti kai kurias referato santraukas Word teksto rengyklėje ir naudoti formą savo praktikoje.

Ataskaita apie atliktus darbus bus reikalinga įvairių profesijų ir specialybių atstovams: darželio auklėtojas, HOA pirmininkas, slaugytoja ir kitos profesijos. Kadangi aptariamo pakto tikslas yra apibendrinti kai kuriuos rezultatus, jo rašymas reikalauja ypatingo autoriaus dėmesio. Rengiant atlikto darbo ataskaitą, reikia kiek įmanoma pašalinti teksto gramatines ir skyrybos klaidas. Turinys turi būti kelis kartus tikrinamas ir tik po to viešinamas bei viešinamas.

Privalomi pažangos ataskaitos punktai

Direktoriaus patvirtinimas, viršuje dešinėje;
Galutinių nuostatų pavadinimas;
Laikotarpis, už kurį informacija teikiama, visas atskaitingo asmens vardas ir pavardė;
Tada veiklos rodikliai įvedami lentelės arba elementų pavidalu;
Pabaigoje rezultatai susumuojami, duodamas asmens parašas ir stenograma.

Galutiniai atlikto darbo reglamentai turi unikalių savybių ir reikšmių. Informacija, kurią skaitytojas gauna studijuodamas medžiagą, turi būti įsisavinama ir suprantama. Procesui nebus skiriamas deramas dėmesys ir plėtra, jei atlikto darbo rezultatai nebus surinkti kokybiškai ir kompetentingo specialisto. Į turinį neturėtumėte pridėti nereikalingų faktų. Tačiau taip pat svarbu pateikti visą atliktų procedūrų vaizdą. Skaitytojo patogumui, pateikiant medžiagą verta laikytis trumpumo ir kartu pakankamai.

Data: 2016-03-29

Pažangos ataskaitos pavyzdys

ATSAKYMAS:
(medžiagą parengė UAB SPAR RETAIL vadovaujantis patarėjas teisės klausimais I. Kurolesovas)

Darbdaviai vis dažniau reikalauja iš savo darbuotojų ataskaitų apie atliktus darbus ir visai nesvarbu, kokį darbą jie dirba, kokias pareigas užima, kiek laiko dirba įmonėje. Ir, kaip taisyklė, tokia darbdavio teisė nėra nurodyta jokiuose vidiniuose įmonės dokumentuose. Nepaisant to, darbuotojai besąlygiškai surašo mėnesio, ketvirčio, metų ataskaitas – priklausomai nuo jų rengimo tikslo (juk darbdaviui prieštarauti itin sunku). Straipsnyje kalbėsime apie tai, kodėl reikalinga atliktų darbų ataskaita, kas ir kokiomis sąlygomis gali reikalauti ją pateikti, kas joje turėtų būti, ar ją reikia tvirtinti
jo formą ir saugoti pagal visas taisykles.

Kam skirta ataskaita?

Žinoma, kad poreikis pritraukti darbuotojų turi būti ekonomiškai pagrįstas, nes samdomų darbuotojų atlygis organizacijai yra išlaidų straipsnis, ir gana nemenkas. Beveik kiekvienas organizacijos struktūrinio padalinio vadovas, pasirinkdamas darbuotojus per personalo tarnybą, turi pagrįsti šiuos svarbius vadovybei dalykus:
— padalinio personalo lygis;
— skyriaus darbo užmokesčio fondas;
— padalinio organizacinė struktūra;
— skyriaus darbuotojų funkcionalumas;
— reikalavimai kandidatams (išsilavinimas, kvalifikacija, darbo patirtis, profesiniai įgūdžiai ir kt.).
Tik vadovybei patvirtinus motyvuotą struktūrinio padalinio vadovo siūlymą samdyti darbuotojus, bus galima skelbti laisvas darbo vietas ir ieškoti kandidatų. Tačiau poreikio „išlaikyti“ tą ar kitą darbuotoją pateisinimas nėra
baigiasi jį įdarbinus. Priešingai, tai tik prasideda. Taigi, jam reikės atlikti tiesioginio vadovo nustatytą darbų apimtį Reikia pasakyti, kad retos organizacijose skaičiuojami gamybos standartai (tai dažniausiai atlieka ekonomistai ir finansininkai, kurie, net ir dirbdami įmonėje, visada). turi svarbesnių darbų). Praktikoje užduotis paskirstyti darbo kiekį tarp struktūrinio padalinio darbuotojų paprastai guli ant padalinio vadovo pečių, kuris turi veikti pagal principą „kiekvienas darbuotojas turi būti darbe“. Tuo pačiu padalinio vadovas turi planuoti savo globotinių darbą. Savo ruožtu, norėdamas dirbti efektyviau, darbuotojas turi pats planuoti savo darbo laiką. Planą surašius ir organizacijoje nustatyta tvarka patvirtinus struktūrinio padalinio vadovui, jo turi laikytis ir vadovas.
struktūrinis padalinys, ir pavaldūs darbuotojai. Žinoma, norint atsižvelgti tiek į viso padalinio, tiek į atskirų darbuotojų atliktus darbus, lyginant jį su patvirtintu planu, iškyla ataskaitos poreikis.
Taigi darbuotojo ataskaita reikalinga:
— išlaidų struktūrinio padalinio darbuotojų darbo užmokesčiui pagrindimas;
— naudoti jį kaip pagrindą teikiant ataskaitas sandorio šalims pagal civilines sutartis dėl savo personalo paslaugų teikimo/darbo atlikimo (įskaitant užsakomųjų paslaugų ir personalo sutartis);
— savotiškos tvarkos kūrimas ir disciplinos palaikymas padalinyje;
- greitas bendravimo užmezgimas: koks darbuotojas, kokį darbą atliko, kada ir (pavyzdžiui, kilus konfliktinėms situacijoms, susijusioms su darbuotojo darbo pareigų neatlikimu ar netinkamu atlikimu).

Kada reikalinga ataskaita?

Svarbu pažymėti, kad darbuotojų ataskaitų teikimo apie atliktus darbus klausimas teisės aktais reglamentuojamas tik tuo atveju, jei darbuotojas siunčiamas į komandiruotę.

Kalbant apie kitus atvejus, akivaizdu, kad ataskaitas apie atliktus darbus privaloma teikti tik tiems darbuotojams, kurių darbo pareigos tai apima, t.y.

kas tai nurodė savo darbo sutartyje ir (arba) pareigybės aprašyme. Kaip pavyzdį pateiksime šių dokumentų ištraukas.

Kas gali reikalauti sąskaitos?

Kyla klausimas: kam tiksliai darbuotojas turėtų atsiskaityti? Norint į tai atsakyti, svarbu suprasti, kam darbuotojas yra tiesiogiai atskaitingas. Paprastai ši informacija nurodoma darbo sutartyje, taip pat pareigybės aprašyme (jei toks yra). Vadinasi, šio darbuotojo tiesioginis vadovas turi teisę reikalauti iš jo ataskaitos. Be to, jis turi teisę reikalauti ataskaitos ne tik apie numatytų darbų atlikimą, bet ir apie bet kokius kitus.
Atkreipiame dėmesį: darbuotojo atlikto darbo ataskaita gali būti pagrindu premijų sistemai, t.y. paskatinimai organizacijos darbuotojams. Tada jo turinys gali nurodyti šiuos premijų skyrimo ir mokėjimo rodiklius:
— standarto įvykdymas;
- atlikti papildomus darbus pagal darbuotojo darbo pareigas;
— kokybiškas ir operatyvus ypač svarbių ir ypač neatidėliotinų darbų atlikimas, darbuotojo darbo pareigų vienkartinės valdymo užduotys ir kt. Ir atvirkščiai: jei darbuotojas buvo paskirtas atlikti tam tikrą darbą, bet dėl kokių nors priežasčių jis tai padarė jos neužpildę, ataskaita padės tiesioginiam vadovui nustatyti priežastis (tiksliau, jūs pats turite jas jam pademonstruoti ataskaitoje).

Jei ataskaitos trūksta

„O jei darbuotojas atsisako pateikti ataskaitą apie atliktą darbą, – kartais klausia vadovai, – ar už tai gali būti nubaustas? Teoriškai tai įmanoma. Rusijos Federacijos darbo kodekso 192 straipsnis numato drausminę atsakomybę už darbuotojo darbo pareigų nevykdymą ar netinkamą vykdymą. Atitinkamai, jeigu ataskaitos apie atliktą darbą pateikimas yra darbuotojo pareiga (t. y. tai yra įtvirtinta darbo sutartyje ir (ar) pareigybės aprašyme), tai už šios pareigos nevykdymą ar netinkamą vykdymą darbdavys turi teisę taikyti 2014 m. šios drausminės nuobaudos: papeikimas arba papeikimas (priklausomai nuo drausminio nusižengimo sunkumo).

Žinoma, vargu ar kuris nors darbdavys praktiškai taip nubaus darbuotoją už tai, kad jis iki reikiamo laiko nepateikė darbo ataskaitos.

Be to, darbdaviui greičiau reikia ne pačios ataskaitos, o darbo atlikimo. Ir dažniausiai darbdavio prašymu ataskaitos nepateikęs darbuotojas problemų turi ne su pačia ataskaita, o su
atlieka pavestą darbą. Todėl darbdaviui drausminę nuobaudą teisingiau taikyti būtent už darbuotojo tiesioginių darbo pareigų nevykdymą ar netinkamą atlikimą, o ne už ataskaitos nepateikimą.

Kas įtraukta į ataskaitą?

Darbuotojo ataskaitoje gali būti:

— atlikti darbai (gali būti išvardyti kiekybine arba procentine išraiška, nurodant darbo atlikimo laiką ir be jo ir pan.):
- planuojami darbai;
- neplaninis darbas;
- Pilnas vardas ir darbus užsakiusio asmens pareigos (arba užsakovės organizacijos pavadinimas);
— darbo statusas (baigtas pilnas arba tik dalis);
— darbo rezultatas (parengtas dokumentas, surengtas susirinkimas ir pan.);
— kam buvo perduotas darbo rezultatas;
— su kuo darbuotojas bendravo dirbdamas darbą;
— ar atlikti darbai atitinka patvirtintą planą;
— ataskaitos sudarymo data, taip pat laikotarpis, kurio rezultatais remiantis buvo sudaryta ataskaita.
Žinoma, tai tik apytikslės ataskaitos dalys. Jis gali būti ne toks išsamus.

Supaprastinta ataskaitos versija tinka tais atvejais, kai organizacija ar konkretus struktūrinis padalinys yra nustačiusi darbuotojų kasdieninių ataskaitų teikimo sistemą. Supaprastintoje ataskaitoje daugiausia yra šie elementai:
- Pilnas vardas ir darbuotojo pareigas;
— struktūrinis padalinys, kuriame darbuotojas dirba;
— atlikti darbai (numatyti ir neplanuoti);
— ataskaitos sudarymo data, taip pat laikotarpis, kurio rezultatais remiantis buvo sudaryta ataskaita.
Atkreipkite dėmesį: ataskaita turi būti pasirašyta darbuotojo ir pateikta tiesioginiam vadovui.

Ar man reikia patvirtinti ataskaitos formą?

Kaip žinia, darbuotojo atlikto darbo ataskaitos vieningos formos nėra.
Pirma, todėl, kad įstatymai neįpareigoja darbuotojų teikti tokių ataskaitų.
Antra, kiekviena organizacija turi savo specifinę veiklą ir vadovavimo stilių. Tai reiškia, kad iš esmės neįmanoma visiems patvirtinti vienos ataskaitos formos.

Tačiau jei organizacijoje yra nusistovėjęs dokumentų srautas, dokumentai tinkamai fiksuojami ir saugomi, tai darbuotojų ataskaitų apie atliktus darbus formos patvirtinimas bus visiškai pakankamas. Jį galite patvirtinti vienu iš šių būdų:
— kaip vietinio norminio akto dalis, pavyzdžiui, nurodymai dėl darbo biure arba personalo taisyklės (jei darbuotojai centralizuotai atsiskaito už atliktą darbą);
- pagal užsakymą (jei tuo užsiima tik tam tikrų struktūrinių padalinių darbuotojai).

Ar man reikia saugoti ataskaitą?

Nepriklausomai nuo to, ar darbuotojo ataskaitos apie organizacijoje atliktus darbus forma yra patvirtinta, ar ne, tokios ataskaitos yra saugomos. Kyla klausimas, kiek laiko juos reikia saugoti? Norminiai teisės aktai nenumato ataskaitų saugojimo taisyklių
atlikti darbai, kurių ruošimas nėra privalomas. Nepaisant to, pateikiame keletą ištraukų iš 2010 m. standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašo.
Remdamiesi aukščiau pateiktais sąrašo punktais, rekomenduojame laikytis šių ataskaitų saugojimo laikotarpių:
- darbuotojo ataskaita apie atliktus darbus (išskyrus „kelioninius“ darbus) - per 1 metus;
— struktūrinio padalinio darbo suvestinę ataskaitą — 5 metams.

Šią ir kitas konsultacijas aktualiais klausimais rasite sistemos „ConsultantPlus“ informaciniame banke „Buhalterinė spauda ir knygos“.

Darbo procesą sudaro vadovo užduočių nustatymas ir įmonės darbuotojo jų įgyvendinimas. Kartkartėmis kiekvienas darbuotojas surašo ataskaitą apie atliktą darbą. Dažnumas priklauso nuo įmonės vidaus taisyklių, taip pat nuo formos. Nenuvertinkite šio dokumento svarbos vadovybei.

Kodėl reikia mokėti teisingai atsiskaityti apie savo darbą

Darbo procesą galima pavaizduoti kaip sudėtingą mechanizmą, kuriame kiekvienas įmonės darbuotojas yra pavara. Šiame pavyzdyje organizacijos vadovas veikia kaip inžinierius, atsakingas už tai, kad visi mechanizmai veiktų sklandžiai ir kuo greičiau.

Sveikas! Realiame gyvenime viršininkams gana sunku įvertinti, kaip gerai darbuotojai atlieka savo darbą, jei jie nemato savo darbo rezultatų. Todėl beveik visose įmonėse vadovybė įpareigoja kiekvieną darbuotoją reguliariai rengti atlikto darbo ataskaitą. Dažnai šis dokumentas sudaromas kas 1 savaitę. Tokiu būdu vadovybė gali matyti, ką darbuotojai veikė ir kiek jie buvo naudingi įmonei.

Klaidingas pavyzdys

Dokumentas surašomas laisva forma. Galbūt todėl gausu pranešimų, kurie vadovybei nieko nepasako arba verčia manyti, kad darbuotojas nesusitvarko su jam pavestomis funkcijomis. Tuo pačiu metu konkretus darbuotojas gali būti tikras darbštuolis ir viršyti savo planą. Kaltas neteisingai surašytas aktas apie atliktus darbus. Tokio dokumento pavyzdys pateikiamas žemiau.

Dokumento tipas: ataskaita apie atliktus darbus už laikotarpį nuo 2016-02-15 iki 16-02-19.

Buvo padaryta taip:

buvo nustatytas gamybos cecho darbo laikas;
laiko rezultatai buvo įrašyti į darbo programą;
apskaičiuoti nauji laiko normatyvai;
reagavo į darbo saugos inspekcijų, taip pat kelių klientų prašymus;
dalyvavo konferencijoje apie darbo efektyvumo didinimą įmonėje.

Surinkimo data: 02/19/16

Parašas: Petrovas R.

Jei darbuotojas surašo ataskaitą apie atliktą darbą tokiu būdu, vadovybė manys, kad jis nėra pakankamai užimtas.

Kokios yra klaidos?

Aukščiau pateiktame pavyzdyje aiškiai parodytos standartinės klaidos rengiant tokio pobūdžio dokumentus.

Pagrindiniai iš jų yra:

specifikos trūkumas;
nėra analizės;
Darbuotojo iniciatyvumo stoką pabrėžia pasiūlymų trūkumas jo darbo srityje.

Minėti reikalavimai turi būti naudojami tiek rengiant savaitines formas, tiek formuojant metų atliktų darbų ataskaitą.

Tinkamas variantas

Tikėtina, kad pirmą kartą nepavyks parengti aukštos kokybės ataskaitos.

Kad jums būtų lengviau tai padaryti, pateikiame pavyzdį, kaip reikėjo surašyti ataskaitą vadovui apie atliktą darbą, nurodytą pirmame pavyzdyje:

Šiame straipsnyje apžvelgsime, kaip tinkamai parengti atliktų darbų ataskaitą, dokumento pildymo pavyzdį ir keletą jo rengimo patarimų.

Pagrindiniai iš jų yra:

trūksta užduočių, kurios buvo nustatytos vykdyti, sąrašo;
kitam ataskaitiniam laikotarpiui planų nėra;
specifikos trūkumas;
nėra analizės;
Darbuotojo iniciatyvos stoką pabrėžia tai, kad trūksta pasiūlymų jo darbo srityje
per metus atliktų darbų

Sveikas! Minėti reikalavimai turi būti naudojami tiek rengiant savaitines formas, tiek formuojant metų atliktų darbų ataskaitą.

Tinkamas variantas

Tikėtina, kad pirmą kartą nepavyks parengti aukštos kokybės ataskaitos. Kad jums būtų lengviau tai padaryti, pateikiame pavyzdį, kaip reikėjo surašyti ataskaitą vadovui apie atliktą darbą, nurodytą pirmame pavyzdyje:

„Kam: Planavimo skyriaus vedėjas Ivanovas P.M.

Iš: planavimo skyriaus 1 kategorijos ekonomistas R. Petrovas.

Darbo rezultatų ataskaita (02/15/16-02/19/16)

Per ataskaitinę savaitę man buvo paskirtos šios užduotys:

Atlikite darbų laiką gamybos ceche, kuriam nėra galiojančių laiko standartų arba jie yra pasenę.
Remiantis atliktais matavimais, parengti tvirtinti naujus atitinkamo struktūrinio padalinio darbo standartus.
Dalyvaukite 2016 m. vasario 18 d. vyksiančioje konferencijoje apie darbo efektyvumo didinimą įmonėje, ruoškite klausimus ir pasiūlymus.

Atliktos visos pavestos užduotys, būtent:

atlikti 5 laiko testai ir sudaryti tiek pat naujų standartų gamybos cecho darbui;
dalyvavo konferencijoje, pridedamas atmintinė su pasiūlymais.

Taip pat buvo atliktas darbas su gaunama dokumentacija, būtent:

Surašyti 2 atsakymai į IOT užklausas.

Atsakymai į laiškus iš gr. Jurjeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

Laikotarpiu nuo 2016-02-22 iki 2016-02-26 planuojama komandiruotė tikrinti Pečersko skyriaus struktūrinio padalinio darbą.

Surinkimo data: 02/19/16

Parašas: Petrov Yu.R.

Sutikite, kad šią ataskaitos versiją geriau skaityti, o vadovybė gali matyti, kaip gerai dirba vienas iš darbuotojų.

Kaip rašyti ataskaitas ilgesniam laikui?

Žinoma, nėra sunku gražiai parašyti vienos savaitės laikotarpį ant popieriaus. Sunkiau parengti šešių mėnesių ar net metų atliktų darbų ataskaitą. Tačiau tai padaryti lengviau, nei gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Pavyzdžiui, jei turite reikiamo laikotarpio savaitines ataskaitas, galite saugiai jomis naudotis.

Didžiausias tūris – 1 A4 formato lapas

Tuo pačiu verta pabandyti šiek tiek padidinti informaciją, kad rezultatas tilptų 1-2 puslapiuose. Tuo atveju, jei organizacija nefiksuoja savaitės rezultatų, tačiau privalote sudaryti metų darbo ataskaitą, nepanikuokite ir nepulkite į isteriją.

Apibendrinkime

Aukščiau pateikėme keletą pavyzdžių, kaip parašyti pažangos ataskaitą. Svarbiausia yra apibūdinti atliktas operacijas, nurodant kiekybines charakteristikas (tiek kartų ar tiek ir tiek dalių ir pan.). Tokiu būdu jūs leisite vadovybei tiksliai žinoti, kiek darbų atlikote.

Turime nepamiršti ataskaitos pradžioje nurodyti konkrečių užduočių, kurias jums buvo pavesta atlikti, sąrašo.

Svarbi dalis yra ataskaitos užbaigimas. Būtinai užsirašykite, ką artimiausiu metu norite įgyvendinti darbe. Tai parodys, kad žiūrite plačiau nei tik į savo tiesioginių pareigų ir funkcijų sritį, kurias privalote atlikti pagal pareigybės aprašymą.

Taip pat galite apsvarstyti aukščiau pateiktą pavyzdį

Kad būtų lengviau parengti tokias ataskaitas, kasdien atliktus darbus galite užsirašyti į sąsiuvinį ar elektroninį dokumentą. Šiai smulkmenai sugaišite tik 3–5 minutes per dieną. Tai nėra tiek daug. Tačiau dėl tokių įrašų galite lengvai sukurti savo darbo ataskaitą bet kokiam laikotarpiui ateityje.

Atliktų darbų ataskaita leis vadovui įvertinti sekretorės darbo kokybę ir greitį. Straipsnyje pateikiami atliktų darbų ataskaitų pavyzdžiai. Norėdami teisingai sudaryti ataskaitą, vadovaukitės nuosekliomis instrukcijomis.

Iš straipsnio sužinosite:

Kodėl jums reikia pažangos ataskaitos?

Vadovas nustato užduotį, darbuotojas ją įvykdo – tokia yra darbo proceso esmė. Užduoties atlikimo faktas fiksuojamas atlikto darbo ataskaitos forma. Kiekvienas darbuotojas periodiškai surašo tokį dokumentą. Ataskaitų dažnumas ir jų forma priklauso nuo įmonės vidaus taisyklių.

Kam reikalinga pažangos ataskaita ir kodėl?

Vadovui jo reikia. Šis dokumentas leidžia įvertinti darbuotojo užduoties atlikimo kokybę ir greitį. Visų darbuotojų ataskaitiniai dokumentai suteikia galimybę susidaryti bendrą įmonės darbo vaizdą bei palengvina taktinį ir strateginį planavimą.

Pačiam darbuotojui reikia ataskaitos. Pirma, gerai surašytas galutinis dokumentas padeda vadovybei palankiai pristatyti jūsų darbo rezultatus. Antra, ataskaita yra naudinga savikontrolės priemonė. Ataskaitinio laikotarpio pabaigoje matote savo sėkmes ir nesėkmes. Tai parodys jums kryptis, kuriomis turite tobulėti.

Finansinių išlaidų ataskaita (fragmentas)

Ką rašyti pažangos ataskaitoje

Vieno standartinio atlikto darbo ataskaitos šablono nėra. Dokumentas surašomas laisva forma. Tai priklauso nuo atliekamų užduočių pobūdžio.

Laisvos formos trūkumas yra tas, kad daugelis darbuotojų nemoka rašyti pažangos ataskaitos. To nemokoma mokykloje ir retai mokoma universitete. Darbuotojas negaus tinkamo savo darbo įvertinimo, jei neturės įgūdžių kompetentingai surašyti ataskaitą.

Negalite priversti darbuotojų rašyti teisingų ataskaitų, tačiau galite išmokyti juos kompetentingai pristatyti savo sėkmes ir pasiekimus. Sudarant ataskaitinį dokumentą nėra jokių sunkumų. Reikia vengti klaidų, kurias daro daugelis žmonių.

Pažiūrėkime į neteisingai sudarytos savaitės darbų ataskaitos pavyzdį ir pažvelkime į tipines klaidas.

Blogas variantas

Buvo padaryta taip:

buvo rašomi raštai mokesčių ir darbo inspekcijoms;

pasirengta susitikimui su HR-consulting LLC atstovais (išsiųsti kvietimai, surinkta reikalinga medžiaga, parengtas susitikimo darbotvarkės projektas);

buvo surašyti atsakymai į darbo inspekcijos ir daugelio klientų prašymus;

dalyvavo konferencijoje apie darbo laiko panaudojimo optimizavimo problemas.

Surinkimo data: 218-04-27.
Parašas: Petrova A.S.

Perskaičius tokį dokumentą, vadovui susidarys įspūdis, kad sekretorė nelabai užsiėmusi darbais. Be to, tekstas sunkiai skaitomas.

Ataskaitos struktūra

Pagrindinė peržiūrėto dokumento klaida – aiškios struktūros nebuvimas. Kokių elementų trūksta?

Užduočių, kurios buvo priskirtos vykdyti, sąrašas.
Atliktų užduočių specifikacija.
Atliktų darbų analizė.
Kito ataskaitinio laikotarpio planai.
Pasiūlymai.

Struktūros elementų rinkinys priklauso nuo ataskaitinio laikotarpio trukmės. Dienos ar savaitės pažangos ataskaitoje nebūtina pateikti analizės ir pasiūlymų, tačiau mėnesinėje pažangos ataskaitoje arba metinėje ataskaitos dokumente šie elementai turi būti.

Tinkamas variantas

Pažiūrėkime į pavyzdį, kaip reikėjo surašyti atliktų darbų ataskaitą.

Savaitinė pažangos ataskaita: pavyzdys

Kam: „Communications Technologies LLC“ vadovas Yu.P.
Iš Komunikacijos technologijų LLC Petrova sekretoriaus A.S.
Dokumento tipas: ataskaita apie atliktus darbus už laikotarpį nuo 2018-04-23 iki 2018-04-27

Per ataskaitinę savaitę turėjau šias užduotis:

parengti raštus: mokesčių inspekcijai dėl mokesčių mokėjimo paaiškinimo ir darbo inspekcijai dėl P. P. Smirnovo skundo;

parengti informacinę paramą susitikimui su HR Consulting LLC, išsiųsti kvietimus dalyviams, parengti susitikimo programos projektą;

dalyvauti konferencijoje apie darbo laiko panaudojimo optimizavimo problemas, rengti klausimus ir pasiūlymus.

Atliktos visos pavestos užduotys, būtent:

parengti ir išsiųsti raštai mokesčių ir darbo inspekcijoms;

Parengta informacinė medžiaga susitikimui su HR Consulting LLC, išsiųsti kvietimai, parengtas susitikimo programos projektas.

dalyvavo konferencijoje, prie pranešimo pridedamas atmintinė su pasiūlymais.

Be to, buvo atliktas darbas su gaunama dokumentacija, būtent:

parengė ir išsiuntė du atsakymus į darbo inspekcijos prašymus;

buvo pateikti atsakymai į rašytinius prašymus iš gr. Semenova A.A., Kuznecova V.N. ir Moskalenko R.A.

Laikotarpiu nuo 2018-04-30 iki 2018-05-05 numatomas dalyvavimas mokymuose sekretorėms „Laiko planavimo ir saviorganizacijos pagrindai“, skirtuose sekretorės darbo grafiko sudarymo pagrindams.

Surinkimo data: 218-04-27.
Parašas: Petrova A.S.

Ataskaitos rengimas

Jei nėra kitų reikalavimų, surašoma atlikto darbo ataskaita pagal GOST 7.32-2001. GOST reglamentuoja pagrindinius ataskaitinio dokumento rengimo reikalavimus. Jame yra standartai, nustatantys formatavimo metodą, šrifto tipą ir dydį, tarpus, paraštės dydį ir tt. Jums pasakys žurnalo „Sekretoriaus vadovas“ ekspertas. kaip sukurti ataskaitą naudojant „Sway“ paslaugą

Kokie gali būti rašymo reikalavimai?

Kadangi nėra standartizuotų ataskaitinio dokumento rengimo reikalavimų, visi rašymo reikalavimai yra susiję su teksto suvokimo gerinimu ir jo skaitomumo didinimu. Norėdami tai padaryti:

vienoje pastraipoje vartoti ne daugiau kaip 5 sakinius;
pakaitomis ilgi ir trumpi sakiniai;
suskaidykite tekstą taip, kad lentelė ar grafikas neužimtų viso puslapio;
palikite vietos komentarams prie lentelių ir grafikų;
jei ataskaita yra ilga, pabaigoje padarykite išvadą.

Ataskaita apie atliktą darbą kartais parengiama lentelės pavidalu:

Ryžiai. 1. Pažangos ataskaitos lentelė: pavyzdys

Kaip parašyti ataskaitą: nuoseklios instrukcijos

Sudarykite apytikslį dokumento kontūrą. Trumpo laikotarpio ataskaita neturėtų apimti daugiau nei 1–2 puslapius. Jei reguliariai pranešate, kiekvienam atvejui paruoškite elektroninio dokumento šabloną:

dienos pažangos ataskaitos pavyzdys;

savaitės pažangos ataskaitos pavyzdys;

pavyzdinė mėnesio atliktų darbų ataskaita ir kt.

Tiesiog įveskite esamus duomenis į šabloną ir atsispausdinsite.

Sudarykite savo užduočių sąrašą. Jei užduočių daug, sugrupuokite jas į semantinius blokus.

Išvardykite įrankius ir išteklius, kurie buvo naudojami atliekant užduotis (papildoma darbo jėga, finansinės išlaidos, kelionės, medžiagos ir kt.)

Pristatykite savo darbo rezultatus. Apibūdinkite, kaip jie pasiekia tikslus. Jei užduotis neatlikta, paaiškinkite priežastį. Pateikite savo situacijos įvertinimą. Padarykite išvadas.

Suformuluokite kito ataskaitinio laikotarpio tikslus ir uždavinius.

Į tekstą įterpkite lenteles, grafikus ir diagramas. Dažnai vadovas perskaito ataskaitinį dokumentą. Pasistenkite, kad lentelė ar grafikas sudarytų galimybę įvertinti jūsų darbą.

Atidžiai dar kartą perskaitykite tekstą, atkreipkite dėmesį į raštingumą ir stilių. Pagrindinius faktus paryškinkite pusjuodžiu arba kursyvu. Parengti elektroninę dokumento versiją ir spausdintą versiją. Jei reikia pranešti žodžiu ar pristatymo forma, iš anksto paruoškite trumpą teksto versiją, įtraukdami svarbiausius dalykus.

Atlikto darbo ataskaita padeda vadovui įvertinti darbuotojo užduočių kokybę ir greitį, o pačiam darbuotojui – pamatyti savo sėkmes ir nesėkmes. Dokumentas sudaromas laisva forma, tačiau yra pagrindinė ataskaitos struktūra, kurią rekomenduojame laikytis: paskirtų užduočių sąrašas, darbo rezultatai, analizė, pasiūlymai ir išvados.

Ar jūsų praktikoje yra buvę atvejų, kai 24 valandas per parą nenuilstamai dirbote rankomis, kojomis ir kitomis kūno dalimis? Parduodamas turtas puikiai paruoštas. Jūs jau sukrėtėte rinką savo komerciniais pasiūlymais, nubrėžėte tolesnių veiksmų planą ir, visiškai harmonijoje su savimi, laukiate logiško rezultato sandorio forma ir vėliau sąžiningai uždirbtų komisinių gavimo.

Tačiau tam tikru momentu telefono ekrane pasirodo jūsų kliento numeris ir jūs nieko neįtardami ramiai pakeliate ragelį. Tačiau vietoj dėkingumo išgirsti daug nusiskundimų – nuo to, kad visiškai nieko nedarai, iki reikalavimo nutraukti sutartį ir grasinimų. Skamba pažįstamai?

Prieš įsižeiddami, atsistokite į jo vietą...

Asmuo su jumis sudarė išskirtinę sutartį. Jis jums patikėjo bene brangiausią savo turtą. Jis patikėjo tavimi, nusprendė, kad tu esi beveik magas ir vienintelis galintis jam padėti. Tačiau visą laiką, kai dirbate nenuilstamai, jis nieko negirdi ir nežinia apie jus ar jūsų darbą! Atitinkamai auga įtarimas, kad nieko nevyksta. Be to, visada atsiras „gerų patarėjų“ iš giminių, draugų ir pažįstamų, kurie jam patars. plauti jiems smegenis ir gąsdinti siaubo istorijomis apie „apgavikus“, „juoduosius maklerius“ ir „kaip brangus toks darbas“. Todėl po 7-10 dienų įvyksta visiškai logiškas ir natūralus sprogimas.

Tiesą sakant, yra labai paprastas būdas užkirsti kelią tokiems reiškiniams. Klientui užtenka kas savaitę nusiųsti ataskaitą apie atliktus darbus.

Reguliariai, naudodami iš anksto suformuotą šabloną, sudarykite ataskaitą, kurioje išvardijami visi per praėjusį laikotarpį atlikti veiksmai ir veikla. Ir išsiųskite jį pardavėjui paštu. Ir klientas patenkintas – jis supranta, kas vyksta, kad jo nepamiršo, dirba su jo tema, ir jūs visada būsite apsaugoti nuo nepagrįstų pretenzijų.

Dabar suformuluokime reikalavimus dokumentui „Atliktų darbų ataskaita“:

Kas turi būti įtraukta į ataskaitą

Sutarties numeris
Agento kontaktai
Atliktų veiksmų ir atliktų veiklų sąrašas
Ataskaitos sukūrimo data ir parašas

Perkėlimo būdai

paštu
atsispausdinkite ir įteikite asmeniškai

Pranešimo perdavimo laikas

Optimalus penktadienio vakaras (kai turite savaitės darbo rezultatus)
Arba po paskutinių patikrinimų savaitgalį

SVARBU!

Jei ataskaitoje yra interneto išteklių, kuriuose įdėjote skelbimus, sąrašas, būtinai nurodykite nuorodas į šiuos skelbimus
Jei paskelbėte žiniasklaidoje, pridėkite nuotrauka ar ekranas skelbimai
Jei sukūrėte atskirą pristatymas, nepamirškite pridėti prie ataskaitos

Atlikę visus šiuos paprastus veiksmus, greitai sumažinsite tokių skambučių skaičių iki minimumo. Ir, beje, valdyti situaciją jums taps daug lengviau. Na, o norėdami kiek įmanoma supaprastinti šį ir taip nedulkėtą ataskaitų kūrimo darbą, siūlome atsisiųsti paruošto šablono pavyzdį.

Apie autorę

Tatjana Porubaymikh. Konsultacijų centro „Arsenal consult“ organizatorius ir vadovas. Neakivaizdinis projekto vadovas ir idėjų generatorius. Ir taip pat konsultantas. Pagrindinis dėmesys: rinkodara ir tekstų rašymas. Tatjana yra rinkodaros specialistė, kurios portfelyje yra sėkmingai įgyvendinti projektai įvairiose srityse.

Iš dialogo apie pranešimą:
Bose, – Kokiu metodu tyrinėjate rinką?
Atsakymas yra – nuolatinio nuskaitymo metodas!

Praneškite vadovui arba „Kaip įsijausti į savo viršininko galvą“.

Ataskaitų teikimas vadovui sukelia stresą bet kuriam darbuotojui, net jei ataskaitos yra reguliarios. Žodinis pranešimas naudojant penkių–dešimties minučių pasakojimą, kurį paruošėte ir išmokote mintinai, yra būdas pranešti apie savo darbą viršininkui ir pakoreguoti savo taktiką bei darbo planus, kad jie atitiktų jūsų viršininko tikslus ir strategiją.

Ataskaitos pagalba darbuotojas ir vadovas gauna jiems reikalingą informaciją, kuri reikalinga tiek darbuotojo, tiek skyriaus veiklos analizei, veiklos planavimui ir veiklos vertinimui. Ypatingas vaidmuo čia tenka pardavimo padaliniams, kaip įmonės pelno centrams.

Pardavimų darbuotojų veiklos stebėjimas leidžia vadovui laiku imtis priemonių savo pavaldinių darbui koordinuoti ir racionaliai paskirstyti turimus išteklius. Paprasta pardavimo apimčių ataskaita negali patenkinti vadovo, nes kiekybiniai rodikliai neatspindi visų prekybos veiklos aspektų. Tik šių rodiklių naudojimas kontrolei mažina valdymo efektyvumą, nes apie prarastus pardavimus vadovybė sužino tik tada, kai žlunga perspektyvūs sandoriai, sulėtėjo įėjimas į naujas teritorines rinkas, o potencialiems klientams susidaro neigiamas įspūdis apie įmonės produktus.

Neteisingas darbuotojo paruošimas ataskaitai atima iš vadovo patikimą ir sprendimui priimti svarbią informaciją, o taip pat ataskaitos teikimo procese iškelia daug vedančių ir paaiškinančių klausimų. Tai dar labiau apsunkina situaciją, nes kalbėtojo mintys susipainioja, o jo atmintis įnirtingai ima ieškoti atsakymų į užduodamus klausimus.

Pirmieji sunkumai rengiant ataskaitos šabloną kyla dėl vadovo asmenybės įtakos, jo asmeninio pasirengimo lygio, pavaldiniams delegavimo laipsnio ir tiesiog galimybės išsaugoti atmintyje anksčiau gautą informaciją. Čia pavaldiniai paprastai pradeda pateisinti savo nesėkmingą pranešimą sakydami, kad „pakratai pakliuvo po mantija“.

Prisiminkime gerai žinomą „pirmąją pavaldinio taisyklę“ – viršininkas visada teisus. Ne vadovas prisitaiko prie jūsų ataskaitos struktūros vizijos, o jūs prisitaikote prie jo reikalavimų.

Klausiate, kaip patekti į viršininko galvą?

Yra būdas be operacijos! Jums prireiks šiek tiek laiko, dėmesio, analitinio mąstymo ir modernios programėlės – diktofono ar mobiliojo telefono su šia funkcija. Ir, jei jums pasiseks, vienoje ar dviejose ataskaitose surašysite savo viršininko viziją ataskaitų plane.

Norėdami parašyti žemiau pateiktą žodinės ataskaitos šabloną, tereikia vieną kartą įrašyti į diktofoną užsienio prekybos regionų vadovų ataskaitą su įmonės vadovu. Pasisekė ir tai, kad viršininkas, susierzinęs kito pranešimo, penkias minutes pasakė, ką norėtų išgirsti iš savo specialistų.

Siūlomoje ataskaitos šablono versijoje yra du skyriai ir iki trijų detalumo lygių kiekvienam iš jų, todėl prireikus galima sumažinti arba padidinti informacijos turinį. Kiekvienas regionas vystomas kaip atskiras projektas, atsižvelgiant į žmogiškuosius ir finansinius išteklius. Trečioje dalyje pateikiamos kelios taisyklės, į kurias reikia atsižvelgti rengiant ir vykdant ataskaitų teikimo procedūrą. Bet jei po pakartotinių bandymų apibendrinti viršininko viziją į gana nuoseklią šablono struktūrą nepavyksta, vis tiek turite sudaryti ataskaitos planą pagal savo supratimą ir tada jį pakoreguoti.

Ataskaitos šablonas gali atrodyti maždaug taip:

1. Dabartinis projektas

1. Įvertinti anksčiau iškeltų uždavinių ir numatytų veiksmų įgyvendinimo būklę:

1.1. Nurodykite artėjimą arba atstumą nuo planuojamo rezultato.

1.2. Atkreipkite dėmesį į aplinkybes, rodančias rezultato pasiekimą arba atstumą nuo jo.

1.3. Apibūdinkite sisteminius veiksmus, kurių imamasi.

1.4. Padarykite išvadas apie veiksmų rezultatus ir darbo perspektyvas.

2. Jei yra susitarimas dėl tiekimo arba pirkėjas parodė konkretų susidomėjimą, pateikite informaciją:

Trumpa ankstesnių pristatymų istorija (įskaitant ankstesnius metus)
Modeliai (nomenklatūra)
Pristatymo sąlygos
Mokėjimo sąlygos
Derybų dėl kainų rezultatai

3. Pranešimas:

3.1. Tiekimo veiksmų planas:

Pristatymo laikai
Gamybos laikas
Modelių asortimento dermė su gamybos galimybėmis
Derybų ir/ar dokumentų (asmenų ir dokumentų sąrašas) pasirašymo datos (įskaitant planuojamas)
Nubrėžkite alternatyvius veiksmų planus

3.2. Regioninės rinkos analizė (teisinga jos plėtra ir, jei reikia, darbo su ja tęsimas)

4. Pateikite oficialų išvadų dėl projekto perspektyvų ar planuojamų veiksmų patvirtinimą ir praneškite apie tai, kad:

4.1. Dokumentinis patvirtinimas:

Galimybė sudaryti sutartį ir (arba) specifikacijas (pasirašyta ar nepasirašyta)
Paraiškos prieinamumas (raštiškas prašymas)
Ketinimų protokolas
Garantinis raštas (elektroninis arba įprastas)

4.2. Aiškus žodinis pirkėjo ketinimų patvirtinimas:

Gavo derybų metu asmeniniame susitikime
Gauta pokalbių telefonu metu

5. Padaryti bendras išvadas apie projektą (teisingas įvertinimas).

2. Naujas projektas

1. Įvertinkite naują rinką:

1.1. Nurodykite aktyvaus susidomėjimo šia rinka atsiradimo priežastį (kokių veiksmų pasekmę) ir jos realybę.

1.2. Teisingai įvertinkite regiono rinką ir jos perspektyvas:

Rinkos pajėgumas
Produktų (ar analogų) tiekimo šiai rinkai istorija (jei yra, kada ir kas)

2. Būsena:

2.1. Faktai, patvirtinantys tikrą susidomėjimą nauja jūsų įmonės produktų rinka:

2.2. Veiksmų planas šiai rinkai:

Prekių skaičius būsimoje pasiūloje
Modeliai (nomenklatūra)
Parodos rengimo, derybų ir/ar dokumentų pasirašymo planai (abiejų pusių dalyvaujančių asmenų sąrašas ir planuojami pasirašyti dokumentai)
Nuoseklus veiksmų planas (žingsnis po žingsnio ir su terminais)

3. Specialūs reikalavimai

Ataskaita turi būti teisinga:

Informacija turi būti oficialiai patvirtinta
Trūksta fantazijų ir spėliojimų
Objektyviai įvertinkite tai, kas vyksta
Prasmingas pristatymas
Taktinės (detalios) darbo detalės – reikėtų praleisti
Išsami informacija apie pranešimą (kas su kuo susitiko, kam ir kiek kartų skambino, siuntė laiškus ir su kuo bendravo) - tik vadovui inicijavus klausimą
Venkite atsakymų „kamuolys yra jų aikštėje“.

Ataskaitą rekomenduojama pradėti nuo dabartinių projektų, kur ypač atkreiptumėte dėmesį į užduočių eigą ir ankstesniuose susitikimuose viršininko iškeltus ar patvirtintus terminus. Jeigu pirmajai daliai pavyks sulaukti vadovo pritarimo ar teigiamų emocijų, tai antroji dalis – pasiūlymai naujiems projektams – neliks be jo dėmesio ir gali būti iš karto tęsiama.

Bet kurios organizacijos ar įmonės veikla visada yra susijusi su ataskaitų teikimu. Net jei įmonė yra visiškai nepriklausoma ir neturi aukštesnės vadovybės, tokios įmonės veiklos ataskaita yra būtina, kad pati įmonės vadovybė galėtų įvertinti darbo efektyvumą per tam tikrą laikotarpį, susidaryti tolimesnes plėtros perspektyvas. kampanijos.

Rašyti ataskaitą, kaip ir verslo laišką, atrodo paprastas klausimas... bet kur gali kilti sunkumų?

Paprastai tiems, kurie tai daro pirmą kartą, sunku surašyti atlikto darbo ataskaitą. Kartą ar du surašęs tokią ataskaitą, pataisęs ją pagal gautas pastabas, ją surašantis specialistas jau nebepatiria ypatingų sunkumų rengdamas kitą.
Pirmą kartą parengti pažangos ataskaitą ir teisingai ją parengti nėra tokia lengva užduotis, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio.

Šiek tiek apie buhalterinę ataskaitą

Paprasčiausias vykdymo požiūriu yra apskaitos ataskaita. Jos sudarymas gali būti didelės apimties ir atimti daug laiko, ją sudaryti reikia tikslumo ir tikslumo, tačiau jį sudaryti yra šiek tiek lengviau nei tekstinę atlikto darbo ataskaitą. Rengiant apskaitos ataskaitą dažniausiai yra griežtai apibrėžta atskaitomybės forma, išreiškiama įvairiomis lentelėmis.

Reikia užpildyti šias lenteles skaitmeniniais organizacijos veiklos rodikliais, ir viskas. Žinoma, visi rodikliai turi būti patikimi ir derinami vienas su kitu, bet vis tiek lengviau suskaičiuoti ir į atitinkamus stulpelius įterpti skaičius, nei sudaryti tekstinę atlikto darbo ataskaitą, kai reikia aprašyti visus organizacijos veiklos aspektus. žodžiais.

Kartais rengiant buhalterinę ataskaitą, jai reikalingas paaiškinamasis raštas. Paprastai jis nėra didelės apimties ir kai kurie skaičiai jame paaiškinami. Pavyzdžiui, kodėl vieni rodikliai sumažėjo, kas lėmė kitų rodiklių padidėjimą, kokia bendra augimo ir plėtros tendencija, remiantis ataskaitos skaičiais.

Pažangos ataskaitų klasifikavimas

Ataskaitos klasifikuojamos pagal du kriterijus

Pagal ataskaitinio laikotarpio laiką: kasdien, kas savaitę, kas mėnesį, kas ketvirtį, pusmetį, metinį.
Pagal sudėtį ir apimtį: vieno organizacijos padalinio atlikto darbo ataskaita ir visos organizacijos darbo ataskaita.

Retai sunku sudaryti dienos ar savaitės pažangos ataskaitą. Paprastai jie susideda iš kelių skaitmeninių rodiklių, atspindinčių pagrindinę organizacijos veiklą. Mėnesinių pažangos ataskaitų apimtis yra didesnė, tačiau taip pat daugiausia išreikšta skaičiais. O kas ketvirtį, pusmetį ir metinį dažniausiai pateikiamos tekstinės ataskaitų apie atliktus darbus versijos.

Tekstinė ataskaita apie atliktą darbą – kūrybinį procesą

Ataskaitos sudarymas skaičiais yra atsakingas darbas, tačiau lengvesnis nei kompetentingos, kvalifikuotos tekstinės ataskaitos apie atliktą darbą sudarymas. Ataskaitos sudarymas tekstine forma yra savotiškas kūrybiškumas.

Jis turi atspindėti padalinio ar visos organizacijos veiklą, turi būti parašytas dokumentų kalba, bet lengvai skaitomas, jame neturi būti nereikalingo „vandens“, tekstas turi būti paremtas skaičiais, turi atspindėti palyginti su ankstesniais rodikliais praėjusių metų ataskaitinį laikotarpį ar to paties laikotarpio rodiklius, ir jis turėtų baigtis tam tikromis išvadomis.

Sudarant visos organizacijos veiklos ataskaitą, visų jos padalinių ir padalinių darbas paprastai pavedamas organizacijos vadovui. Bendra ataskaitų teikimo praktika daro prielaidą, kad aukštesnė institucija siunčia organizacijai, kuri privalo pateikti ataskaitą apie atliktus darbus, būsimos ataskaitos struktūrą, kurioje nurodoma, ką konkrečiai reikia aptarti atliktų darbų ataskaitoje, kokius skaičius. , rodikliai ir veiklos sritys turėtų atsispindėti būsimoje ataskaitoje .

Organizacijos vadovas supažindina padalinius su kiekvieno skyriaus ataskaitos struktūra, kiekvienas skyrius parengia savo atliktų darbų ataskaitą. Vadovas patikrina visas ataskaitas, jei reikia, jas taiso, sugeneruoja bendrą organizacijos veiklos ataskaitą.

Pagrindiniai pažangos ataskaitos rengimo reikalavimai

Ir nors ataskaitos apie atliktą darbą surašymas yra kūrybinis procesas ir turi atspindėti visus organizacijos veiklos aspektus, tai vis tiek yra dokumentas, o ne rašinys konkrečia tema, jis turi atitikti visus verslo reikalavimus. dokumentas. Todėl pažangos ataskaitoje neturėtų būti sakinių su asmeniniais įvardžiais, pavyzdžiui, „Aš pasakiau, jie padarė, mes pasiekėme“ ir panašiai. Štai nedidelis pavyzdys, koks žodynas turėtų būti ataskaitos tekste:

„2014 m. II ketvirčio technologijų skyriaus pardavimų skaičius buvo 205 tūkst., tai sudarė 27% visų pardavimų skaičiaus. Tai 10% daugiau nei pardavimų skaičius per atitinkamą praėjusių metų laikotarpį. Technologijų skyriaus pardavimai antrąjį ketvirtį išaugo 7%, palyginti su tuo pačiu I ketvirčio rodikliu. Tokį pardavimų lygio augimą lėmė prekybos rinkos plėtra (naujų prekybos vietų kūrimas, agentų darbo suaktyvėjimas).

Į atlikto darbo ataskaitą, kalbant apie kai kurių rodiklių gerinimą, negalima įterpti tokių sakinių kaip „ačiū vadovo sunkaus darbo dėka, pagerėjus komandos darbui“. Pirma, tai yra neteisingas verslo dokumento rengimo stilius, antra, tokie pasiūlymai neatspindi tikrosios rodiklių lygio didinimo priežasties. Ką, anksčiau vadovas nedirbo sunkiai, bet kažkaip? Prieš šį ataskaitinį laikotarpį komanda dirbo prastai, o paskui dėl kokių nors priežasčių pradėjo gerai dirbti?

Rengdami atliktų darbų ataskaitą, atitinkamose ataskaitos skyreliuose galite įterpti kai kurių konkrečių įvykių, veiksmų, pristatymų, prisidėjusių prie darbo gerinimo ir veiklos rezultatų didinimo, aprašymą.

Pažangos ataskaitos skyriai

Taigi, kokie skyreliai turėtų būti tekstinėje atliktų darbų ataskaitoje, jei prie jos rengimo nėra pridėta konkreti ataskaitos struktūra?

Įvadinė dalis, kurioje trumpai aprašoma organizacija, jos padėtis tarp panašių organizacijų mieste, regione ar kita informacija apie organizaciją ar regioną, kuriame vykdoma jos veikla.
Po to pateikiamos ataskaitos apie kiekvieno padalinio (skyriaus) nuveiktus darbus. Jei organizacija nedidelė ir joje nėra skyrių, tai pagrindinę atliktų darbų ataskaitos dalį surašo organizacijos vadovas pagal kiekvieno organizacijos specialisto pateiktus duomenis.
Baigiamojoje dalyje, kurioje apibendrinami ataskaitinio laikotarpio organizacijos darbo rezultatai, daromos išvados apie sėkmes ir nesėkmes, pateikiamos ateities veiklos prognozės.

Pažangos ataskaitų parinktys

Pažangos ataskaitos struktūroje gali būti ir kitų variantų, susijusių su organizacijos veiklos specifika, tačiau joje turi būti šie duomenys:

Išsami ir objektyvi ataskaita apie visas organizacijos veiklos sritis su skaitmeniniais rodikliais, galbūt diagramomis
Išvados apie organizacijos darbą ataskaitiniu laikotarpiu
Artėjančio ataskaitinio laikotarpio organizacijos plėtros būdai ir perspektyvos.