Kaip sutvarkyti archyvinį bylos įrišimą? Registruojame bylas nuolatiniam saugojimui Užrašas ant aplanko su dokumentais yra nuo galo.

Kaip teisingai ir kokiu siūlu susiūti dokumentus.

Dėl tinkamos programinės įrangos dokumentus lengviau tvarkyti. Daugelis dokumentų perkeliami į archyvą. Patogiau saugoti surištus kelių lapų dokumentus ir pateikti dokumentus tikrinančioms institucijoms. Dokumentai lieka visiškai nepažeisti, todėl nėra galimybės juos pakeisti, suklastoti ar prarasti.

Teisingos dokumentų programinės įrangos klausimas rūpi ne tik darbuotojams vyriausybines agentūras, bet ir smulkaus verslo atstovai.
Jei programinė įranga neįdiegta tinkamai, registracijos procesas gali trukti neribotą laiką. Tinkama programinė įranga garantuoja maksimalią dokumentų apsaugą.

Kaip atlikti programinę-aparatinę įrangą pagal esamus reikalavimus? Kaip viską padaryti pirmą kartą, jei nėra aiškių biuro dokumentų pateikimo taisyklių? Šiame straipsnyje pateikta medžiaga skirta įvairiais būdais programinės įrangos dokumentacija.

Jei jums reikia susegti biuro popierius ant kelių lapų, pirmiausia turite susipažinti su taisyklėmis. Žinoma, pirmas dalykas, kuris ateina į galvą, yra klijai arba segiklis. Kelių puslapių dokumentų įklijuoti negalima. Bet kaip juos susiūti? Galų gale, dėl netinkamos programinės įrangos gali būti atsisakyta registruoti instituciją, reikalaujančią pateikti dokumentų paketą.
Ką daryti, jei nėra taisyklių ir pavyzdžių, o popieriaus susiūti taip, kaip pasirodo, o ne taip, kaip turėtų būti, neįmanoma. Nepaisant to, kad nėra aiškių nurodymų dėl dokumentų įrišimo, būtina orientuotis į specifinius institucijos, kuri prašo informacijos surišto dokumentų paketo forma, reikalavimus.
Taip pat bus naudinga susipažinti su bendromis rekomendacijomis, kaip mirksi dokumentus, kuriuos sudaro daugiau nei vienas lapas. Jie surinkti į brošiūrą arba gaires, skirtas 2009 m. Taip pat yra brošiūra, skirta 2004 m. Tai labiau tinka LLC dokumentacijai registruoti.

GOST dokumentų susiuvimo taisyklės

Brošiūrose aprašyti lakštų susiuvimo būdai yra susiję su dokumentais, kurie turi būti saugomi ilgiau nei 10 metų.
Kelių puslapių dokumentų susiuvimas atliekamas naudojant įprastą adatą ir storą siūlą. Bet kaip išmokti tinkamai atnaujinti įmonės dokumentaciją? Juk šis įgūdis pravers ne kartą per visą biurokratinę ar verslininko karjerą.

Kokie dokumentai yra susiuvami?

Personalo dokumentacija pagal einamųjų metų rezultatus
Buhalterinė dokumentacija
Raštininko gaunami ir išsiunčiami dokumentai
Dokumentai mokesčių inspekcijai
dokumentai ataskaitoms pateikti Rusijos pensijų fondui
dokumentus įvairiems banko skyriams
konkurso dokumentus
įstatymų numatytų dokumentų kopijos
ypač svarbių sutarčių sudarymo dokumentus
pelno knygos
notaro patvirtintos kopijos ir vertimai
rengiant dokumentaciją archyvavimui

Įprasta dokumentų paketą susiūti adata ir siūlu. Tai leidžia išlaikyti jų vientisumą: tokio tipo popieriuje jį bus sunku pakeisti, o tai šiandien labai svarbu.
Kartais dokumentams susegti leidžiama naudoti segiklį. Idealus variantas yra naudoti specialią įrangą.
Daugelio organizacijų buhalteriai pradeda dirbti buhalterinės apskaitos programos. Jų nereikia dauginti popieriuje. Tam yra internetinė apskaita. Įtraukti dokumentai elektronine forma pasirašė skaitmeninis parašas turėti tą patį teisinę reikšmę, taip pat popierines (pavyzdžiui, sąskaitas faktūras).
Tačiau, nepaisant paprasto darbo su dokumentais skaitmeniniu formatu, su įprasta popierine dokumentacija turėsime tvarkytis ilgą laiką, o kai kuriuos dokumentus jau reikia parengti.

Yra biuro dokumentai skirtinga prasmė. Dokumentai skiriasi bylos storiu ir lapų forma. Štai kodėl yra keletas būdų, kaip atkurti dokumentus.

Kokie išoriniai skirtumai gali būti tarp susiūtų objektų:

dokumentas, kurį sudaro 2 ar daugiau A4 formato lapų
buhalterinės apskaitos dokumentai, įskaitant kasos dokumentus, susidedantys iš skirtingo skaičiaus dokumentų, yra laikomi kartoninėse dėžėse

Kokį siūlą turėčiau naudoti norint susiūti dokumentus?

Jei į dokumentų pateikimą nežiūrėsite rimtai, pristatymui paruošti dokumentai gali būti jums tiesiog grąžinti su reikalavimu visiškai iš naujo atlikti programinę-aparatinę įrangą. Todėl patartina susipažinti su susiuvimo taisyklėmis ir pagrindiniais reikalavimais prieš darant rimtų klaidų dokumentų programinėje įrangoje.
Kitas problemos sprendimo variantas – kreiptis į specialistus. Jei neturite laiko studijuoti programinės įrangos dokumentacijos klausimo, galite tai patikėti spausdinimo įmonės specialistams. Dokumentų susiuvimas plastikine arba metaline spyruokle su dangteliu užtruks 10-30 minučių.
Tačiau yra tam tikra rizika patikėti savo dokumentus trečiajai šaliai: dokumentuose gali būti komercinių paslapčių.
Todėl vieną kartą atidžiai perskaitykite instrukcijas, kaip susiūti įvairių formatų dokumentus naudojant įprastus siūlus arba segiklį.

Dokumentacija susiūta špagatu, plona Mylar juostele arba susiuvimo siūlais. Bet jei tokių siūlų nėra, tiks įprasti šiurkštūs siūlai.
Įprastu siūlu susiuvami 2-3 lakštai. Dėl stiprumo jį reikia sulankstyti per pusę. Susiuvimo procesas prasideda nuo skylių padarymo lakštuose. Susiuvimas atliekamas iš galinės kartu surinktų lakštų pusės.
Pirmiausia adata įkišama į vidurinę angą. Geriau naudoti dvigubą programinę-aparatinę įrangą. Kai susiuvimas baigtas, adata ir siūlai įkišami į centrinę angą ir išvedami į surinktų dokumentų galą. Likęs sriegio galas turi būti surištas mazgu.

Dokumentacija susiūta špagatu, plona Mylar juostele arba susiuvimo siūlais

Kaip susiūti dokumentus su siūlu

Aksesuarų paruošimas:

tinkamo storio adatos ir siūlai
dokumentus, kuriuos reikia blykstinti
yla ar kitas įrankis skylėms popieriuje daryti
organizacijos antspaudas
raštinės reikmenų klijai

Sujungiame dokumentą 3 etapais:

Ruošiame popierius susiuvimui. Norėdami tai padaryti, turite juos suskirstyti į grupes
Tikrinama, ar teisinga numeracija
Susiuvimas
Surašome pridedamą užrašą.
Ruošiame vidinę inventorizaciją.
Atliktus darbus sertifikuojame

Surištam dokumentų paketui leidžiama:

praleisti dokumentų sisteminimo etapą
platinti dokumentus be numeracijos
Galima pateikti dokumentus be pažymos

1 etapas:

Išdėliojame popierius taip, kaip jie turi būti dokumente. Kiekvieną puslapį sunumeruojame skaičiais viršutiniame dešiniajame kampe. Tam naudojame paprastą pieštuką.
Darome pradūrimus. Jei mūsų dokumentas sudarytas iš kelių lapų, tada adata ir siūlu lengvai pradursite. Kelių puslapių dokumentą perveriame yla arba aštria vinimi. Norėdami palengvinti popieriaus pradūrimo procesą, paimkite plaktuką.
Kiek skylių turėčiau padaryti? Tai priklauso nuo dokumentų prašančios organizacijos reikalavimų. Pradūrimai turi būti tolygiai išdėstyti išilgai kairiojo krašto. Skylės padarytos lapo viduryje, atstumas tarp jų 3 cm.

Ant įrištų dokumentų klijuojamas popieriaus lapas. Antspaudas, parašas ir data

Ypač svarbiems dokumentams padaromos penkios skylės. Tai yra patikimiausias būdas apsaugoti popierių nuo pakeitimo.
Patvirtiname dokumentą: paruošiame 4 x 5-6 cm dydžio popierių. Ant jo nurodome susiūtų lapų skaičių skaičiais ir žodžiais. Čia pridedame dokumentus tvirtinančio asmens pareigas, pavardę, vardą ir patronimą.

Teisingai įrištas dokumentas: nugarėlė

Užtepkite klijus ir padėkite šį lapą toje vietoje, kur yra mazgas ir susilieja siūlai. Trumpus siūlų galus paimame už lapo, kad jie laisvai kabėtų. Dokumentą patvirtinantis asmuo pasirašo. Jei ant dokumento yra antspaudas arba jis būtinas, tada dedame antspaudą. Čia reikia ne tik pasirašyti ar uždėti antspaudą, o tai padaryti taip, kad dalis parašo ir antspaudo išeitų už įklijuoto lapo ribos.

Naudodami ylą padarome tris skylutes. Tarp jų turi būti 3-5 cm atstumas.
Adatą įkišame per vidurinį pradūrimą, esantį užpakalinėje sujungtų lakštų pusėje, palikdami daugiau nei 7 cm siūlą.
Atnešame adatą į priekinė pusė per skylę, esančią viršuje. Ištraukiame adatą ir siūlą per apatinę angą galinėje pusėje.
Per priekinę pusę mes perduodame adatą į vidurinę punkciją. Dabar siūlą galima nukirpti, paliekant bent 7 cm ilgį.
Turime du likusius siūlus: viršutinėje skylėje ir viduryje. Sujunkime juos kartu.
Paruoškite stačiakampį lapą ir priklijuokite jį ant gauto mazgo.

Rankinis dokumentų susiuvimas į 3 skylutes: diagrama

Vaizdo įrašas: kaip pasiūti diplomą su trimis skylutėmis?

Patikimesnis būdas susiūti dokumentus yra keturių pradūrimų. Padarome 4 skylutes. Siūkite iš angos, esančios antroje nuo viršaus. Įkišame adatą į viršutinę punkciją, grįžtame į antrąją viršutinėje dalyje esančią angą, o tada į trečią. Per ketvirtą punkciją siunčiame adatą į dokumento galą.
Belieka įkišti adatą į trečią skylę iš priekinės pusės. Toliau pateiktame paveikslėlyje parodyta, kaip susiūti dokumentus naudojant keturias skylutes.

Kaip paleisti aplanką su 4 skylėmis: diagrama

Į ką turėtumėte atkreipti dėmesį:

Programinę įrangą atliekame griežtai vertikaliai ir laikydamiesi simetrijos
skylės dokumentuose turi būti išilgai kairiosios paraštės
riba nuo lapo krašto yra 1,5-2 cm
adata pirmą kartą įduriama iš dokumento galo

Mes įvedame siūlą į išorinę punkciją iš galinės pusės

Vaizdo įrašas: kaip atkurti dokumentus?

Kaip siūti dokumentus ant kampo: diagrama

Kartais reikia susiūti dokumentą už kampo. Kaip tai padaryti teisingai, žiūrėkite vaizdo įrašą.

Vaizdo įrašas: kaip susiūti dokumentus?

Dokumentų susegimas segtuku

Kaip susegti dokumentus naudojant segiklį - žiūrėkite vaizdo įrašą.

Vaizdo įrašas: kaip teisingai susiūti dokumentus?

Kaip teisingai sunumeruoti dokumento puslapius pateikiant bylą?

Ant lapų dedame arabiškus skaičius
Tam naudojame paprastą pieštuką
Skaičius išdėstome didėjimo tvarka
Mes numeruojame lapus, o ne puslapius (dokumentai gali turėti savo numeraciją)
Puslapio numerį dedame viršutiniame dešiniajame kampe, neliesdami dokumento teksto.
Sunumeruojame paraiškas bendra tvarka
Raides numeruojame taip: ant voko uždedame skaičių ir tik po to sunumeruojame laiške esančius lapus
Keli dokumentų tomai numeruojami atskirai
Atskiram tomui priskirtos paraiškos taip pat numeruojamos atskirai
Jei dokumentai surašomi didelio formato lape, viršutiniame dešiniajame kampe uždėkite numeraciją, sulenkite ir paduokite po vienu kraštu
Atskiriems dokumente nurodytiems fragmentams (pavyzdžiui, čekiams) surašome inventorių ir šį dokumentą sunumeruoti bendra tvarka.

Kaip susegti dokumentus mokesčių inspekcijai: taisyklės, pavyzdys

lapų skaičius vienoje programinėje įrangoje - ne daugiau kaip 150
dokumentai susiuvami taip, kad datos ir vizos liktų įskaitomos
Mokesčių inspektoriui gali prireikti dokumento kopijos, todėl popierius reikia susegti taip, kad norint nuskaityti ar kitaip kopijuoti nereikėtų sugadinti programinės įrangos.
visi dokumento lapai yra sunumeruoti (numeracija prasideda nuo vieno: 1, 2, 3)
Dokumentai susiuvami 2-4 punkcijos metodu. Siūlas ištraukiamas į galinę pusę ir surišamas.
Prie mazgo priklijuojamas popieriaus lapelis (jo dydis 3x5 cm) su sertifikavimo užrašu ir antspaudu.

Kaip susegti dokumentus mokesčių inspekcijai

Žurnalas įrišamas kietu viršeliu. Tai būtina norint išlaikyti tinkamą dokumento išvaizdą ilgą saugojimo laikotarpį.
Dokumentai sunumeruoti.
Žurnalas susiūtas įprastais šiurkščiais siūlais, nesilaikant jokių norminių reikalavimų.

Programinei įrangai galite naudoti šias medžiagas:

banko špagatas
įprastas siūlas Nr. 10 (susiūtas daugybe siūlių)
plonas ilgas laidas
neapdorotas arba susiuvimo siūlas
įrištas dokumentas užantspauduojamas, kad įrašai būtų apsaugoti nuo išorinių trukdžių

Žurnalo programinės įrangos procesas:

paruoškite tris skylutes perforatoriumi arba yla (padarykite skylutes kairėje dėtuvės paraštėse)
įkiškite siūlą iš žurnalo įrišimo galo į išorinę angą
nuneškite siūlą į priekinę pusę ir ištraukite kraštus, juos sulygiuodami
įkiškite siūlų galus (segmentas turi būti 6-8 cm) į skylę, esančią centre, ir patraukite ją į galinę pusę
jei naudojate nepakankamai tvirtą siūlą, pakartokite procedūrą
Siūlų galus surišame mazgu galinėje pusėje, sugriebdami centrinį siūlą, einantį per išorines skylutes
priklijuokite siūlų galus prie žurnalo, o ant viršaus užklijuokite nedidelį kvadratinį popieriaus lapelį, ant kurio atsakingas asmuo pasirašo ir pasirašo
nurodykite programinės įrangos datą

Kaip paleisti apskaitos sąsiuvinį: pavyzdys

Vaizdo įrašas: kaip individualus verslininkas gali susigrąžinti dokumentus?

Archyvų dokumentų programinė įranga

Vaizdo įraše sužinosite apie mirksinčių archyvo dokumentų ypatybes.

Vaizdo įrašas: į fotoaparatą įdedu ARCHYVŲ Aplanką – išsamus aprašymas

Kaip paleisti aplanką su dokumentais?

Aplanko su dokumentais mirksėjimo procesas parodytas vaizdo įraše.

Vaizdo įrašas: bylos išdavimas

Kaip pasiūti dėklą?

Žiūrėkite vaizdo įrašą, kad sužinotumėte, kaip tinkamai pateikti bylą.

Vaizdo įrašas: bylos išdavimas (1 variantas).

Vaizdo įrašas: bylos registravimas (2-asis variantas)

Vieningų nurodymų dėl privalomų dokumentų nėra. Tačiau rekomendacijos dėl mirksinčių atvejų yra pateiktos Metodinės rekomendacijos Rosarchiv, Rusijos kultūros ministerijos įsakymas 2005 m. Nr. 536, instrukcijos Centrinis bankas apie dokumentų valdymą ir GOST 51141, reglamentuojančius dokumentų saugojimo taisykles.

Pažvelkime į pagrindinius tinkamo įvairių dokumentų susiuvimo principus.

Viršelis

Prieš paduodami dokumentus, turėtumėte pagalvoti apie kartoninį dangtelį kiekvienam aplankui. Jie yra:

Ant viršelio yra ši informacija:

Organizacijos pavadinimas.
Organizacijos skyriaus pavadinimas (pavyzdžiui, žmogiškųjų išteklių skyrius).
Atvejo indeksas.
Bylos pavadinimas.
Galiojimo laikas.
Tomo numeris.
Lapų skaičius segtuve.
Failo sudarymo data.

Inventorius

Kiekvienas dokumentų rinkinys pateikiamas su inventoriumi. Jame pateikiama informacija:

Dokumento pavadinimas.
Pateikimo data.
Galiojimo laikas.
Anotacija (ty paaiškinimas, kas yra dokumente ir kodėl jį reikia saugoti).
Visų į segtuvą įtrauktų dokumentų sąrašas, nurodant kiekvieno dokumento puslapius.
Atsakingo asmens – bylos sudarytojo – duomenys.

Numeruojant į inventorių neatsižvelgiama. Inventorizaciją galima sudėti į bendrą aplanką, įklijuoti į viršelį arba saugoti atskirai. Tačiau tarnautojai vis tiek nori jį paryškinti: didesnė jo saugumo tikimybė.

Lapų numeracija

Nurodyta numeracija Arabiški skaitmenys(retais atvejais – romėniškas), kylanti. Paprastai numeracijos sudarymas nesukelia sunkumų, tačiau reikia atsižvelgti į keletą subtilybių:

Dokumentų mirksėjimo būdai

Galite susieti dokumentus keliais būdais:

Naudojant adatą ir siūlą. Tinka smulkiems dokumentams. Siuvinėjimas atliekamas dviem pradūrimais nugaroje, siūlų galai tvirtinami. Prie sriegio pritvirtinamas popierius su sertifikavimo užrašu ir antspaudu.
Naudojant siūlą ir skylių perforatorių. Metodas panašus į ankstesnį, tačiau tokiu būdu vienu metu galite pritvirtinti didesnį dėklą. Dangtis paprastai nepaveikiama.
Naudojant gręžtuvą arba atsuktuvą. Taip susiuvamos didelės apimties dėklai. Kaip siūlą galima naudoti storą virvę ar virvelę. Šis metodas taip pat naudojamas, jei reikia siūti dėklą kartu su užvalkalu.
Naudojant įrišimo mašiną ir automatinį numeratorių.Šis metodas taikomas tik spaustuvėse.

Žurnalai darbo įrašai prieš susiuvant turi būti užplombuotas sandarikliu.

Nuotraukų instrukcijos, kaip susiūti dokumentus siūlais

Bendra dokumentų programinės įrangos schema

Kaip atkurti dokumentus archyvui

Dokumentai turi būti pateikti įmonės archyvui praėjus vieneriems metams nuo jų atlikimo raštvedyboje. Jie tam tikrą laiką buvo saugomi organizacijoje, jie turi būti perduoti valstybės, regiono ar savivaldybės archyvui. Terminai yra tokie:

75 metai – personalo dokumentams, buities knygoms, įrašams notariniai veiksmai ir nemažai kitų.
20 metų – kapitalinės statybos projektams, technologiniams ir projektinė dokumentacija, patentai.
15 metų – už mokslinę dokumentaciją.
5 metai – kino dokumentams.
3 metai – video ir foto dokumentams.

Dokumentus archyvui perduoda tarnybos darbuotojai dokumentacijos palaikymas valdymas. Jeigu tokio konkretaus padalinio organizacijoje nėra, tai archyvui vadovauja sekretorius, specialistas personalo aptarnavimas arba vadovo pavaduotojas, retais atvejais – buhalteris.

Prieš ruošiant dokumentus archyvui, reikia rasti jiems tinkamą viršelį ir papildyti inventorių, pvz.:

Inventorizacijos sudarymo data.
Tomo numeris (jei bylą sudaro keli tomai).
Inventorizuojančio asmens vardas, pavardė ir pareigos.

Pati bylos registracija susideda iš šių etapų:

Dokumentų grupavimo faile kontrolė.
Segiklis.
Lapų numeracija.
Sertifikavimo įrašo su antspaudu pritvirtinimas ir surašymas.
Atvejo inventoriaus sudarymas.

Vaizdo įrašas: kaip atkurti dokumentus archyvui

Kaip sugrąžinti dokumentus mokesčių inspekcijai

Nuotrauka: sertifikavimo užrašas

Programinės įrangos dokumentai mokesčių paslaugašiek tiek skiriasi nuo mirksinčių dokumentų archyvui. Jo savybės yra šios:

Dokumentai tvirtinami 3 pradūrimais, atstumas tarp jų ne mažesnis kaip 3 cm.
Dėklas gali būti siuvamas naudojant susiuvimo adatą su siūlu, špagatą arba nailoninį siūlą.
Dokumentai turi būti užklijuoti ant mazgo klijuojant 3x5 cm popierių. Siūlų galai turi likti laisvi.
Ant lipduko uždedamas sertifikavimo užrašas su antspaudu.
Buhalterinės apskaitos ataskaitos reikia susiūti į 5 skylutes, mazgas uždengtas servetėle.

2013 metų liepos mėnesį fiskalinė tarnyba išaiškino, kad pareiškimai ir steigiamųjų dokumentų leidžiama pateikti nepateiktus.

Vaizdo įrašas: kaip tinkamai sutvarkyti dokumentus mokesčių inspekcijai

Pažymėjimo raštas

Tai daroma surašius ir sunumeravus visus dokumentus. Tai 5x6 centimetrų popieriaus lapas. Užrašas klijuojamas paskutinio lapo gale, kad būtų pritvirtintas siūlų mazgas, laikantis dėklą.

Jame teigiama:

Lapų skaičius byloje (skaičiais ir žodžiais).
Prisegtų dokumentų ypatybės (pavyzdžiui, jei kai kurie iš jų suplyšę).
Failų sudarytojo pavardė, pareigos ir parašas.

Įmonės antspaudas dedamas ant užrašo taip, kad jo įspaudas būtų ir ant lipduko (tai yra pačiame užraše), ir ant lapo.

Kaip ištaisyti klaidas

Pagrindinis reikalavimas pateiktiems dokumentams yra neliečiamumas. Jei kažkur yra netikslumų - pavyzdžiui, pamiršote pridėti dokumentą, turite jį arba pateikti atskiro tomo pavidalu, arba išardyti visą dėklą ir dar kartą jį atnaujinti. Prie įrištos bylos neleidžiami jokie priedai ar papildymai.

Jei numeruojant atsiranda klaidų, galima naudoti raidžių numeraciją. Tai reiškia, kad ant trūkstamo lapo dedamas tas pats skaičius, bet prie jo pridedama raidė, pavyzdžiui: 15, 16, 16a, 16b, 17...

Jei numeracija bus pažeista rimčiau, tai reikės padaryti dar kartą. Norėdami tai padaryti, turite atsargiai išbraukti neteisingus skaičius ir įvesti naujus.

Taip pat reikės pakeisti sertifikavimo užrašą: išbraukti senus duomenis ir šalia įdėti naujus.

3.6.1. Bylas registruoja organizacijos vadovybės dokumentacijos tarnybos ar kitų struktūrinių padalinių darbuotojai, kurių pareigos apima bylų sudarymą ir formavimą, su metodine pagalba ir kontroliuojami organizacijos archyvo.

3.6.2. Priklausomai nuo saugojimo termino, vykdoma pilna arba dalinė bylų registracija.

3.6.3. Nuolatinio, laikinojo (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo apskaitos atvejai turi būti visiškai registruojami.

Visa bylų registracija apima:

bylų padavimas ar įrišimas;

bylų lapų numeravimas;

surašyti sertifikavimo lapą;

kompiliacija, in būtini atvejai, vidinis inventorius dokumentai;

reikalingų patikslinimų įvedimas į bylos viršelio detales (organizacijos pavadinimo patikslinimas, bylos registravimo rodyklė, bylos nagrinėjimo terminai, bylos pavadinimas).

Laikinojo (iki 10 metų imtinai) saugojimo atvejai registruojami iš dalies: leidžiama nesisteminti byloje esančių dokumentų, nenumeruoti bylos lapų, nerašyti atestavimo raštų.

3.6.4. Bylą sudarantys dokumentai yra paduodami 4 smeigtukais į kietą kartoninį dangtelį arba įrišti, atsižvelgiant į galimybę laisvai perskaityti visų dokumentų tekstus, datas, vizas ir nutarimus ant jų. Ruošiant bylas paduoti (įrišti), nuo dokumentų nuimamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės).

3.6.5. Nuolatinės bylos, susidedančios iš labai vertingų dokumentų arba neformatų dokumentų, saugomi uždaruose, standžiuose, trijų atvartų aplankuose su užtrauktukais arba dėžutėse.

3.6.6. Jeigu byloje yra nepaimtų asmens dokumentų (asmens tapatybės kortelės, darbo įrašai, kariniai pažymėjimai), šie dokumentai įdedami į voką, kuris įforminamas į bylą. Priklausomai nuo užimtumo didelis kiekis Tokie dokumentai vėliau pašalinami iš bylų ir surašoma atskira jų inventorizacija.

3.6.7. Kiekvienos bylos pabaigoje įforminamas tuščias patvirtinamojo lapo blankas, o bylos pradžioje (ypač vertingiems dokumentams įrašyti) - bylos dokumentų vidaus inventorizacijos blankas.

3.6.8. Siekiant užtikrinti saugumą ir įtvirtinti į bylą įtrauktų dokumentų išdėstymo tvarką, visi šios bylos lapai (išskyrus atestavimo lapą ir vidinį inventorių) sunumeruojami arabiškais skaitmenimis su bruto numeracija lapo viršutiniame dešiniajame kampe naudojant paprastas pieštukas arba numeratorius. Bylos dokumentų vidaus inventorizacijos lapai numeruojami atskirai.

3.6.9. Dėžių, susidedančių iš kelių tomų ar dalių, lapai numeruojami kiekvienam tomui arba kiekvienai daliai atskirai.

3.6.10. Nuotraukos, brėžiniai, schemos ir kiti iliustruojantys dokumentai, vaizduojantys atskirą bylos lapą, numeruojami kitoje lapo viršutinėje paraštėje.

3.6.11. Sulenktas lapas (A3, A2 formato) išlankstomas ir sunumeruojamas dešinėje lapo viršutinės paraštės pusėje. Šiuo atveju bet kokio formato lapas, apsiūtas viename krašte, numeruojamas kaip vienas lapas; per vidurį sulankstytas ir apsiūtas lapas yra iš naujo susiuvamas ir sunumeruojamas kaip vienas lapas.

3.6.12. Lapas su tvirtai suklijuotais dokumentais (nuotraukomis, iškarpomis, ištraukomis ir kt.) numeruojamas kaip vienas lapas. Jei prie dokumento viename krašte klijuojami kiti dokumentai (teksto intarpai, vertimai, iškarpos ir pan.), tai kiekvienas dokumentas numeruojamas atskirai.

3.6.13. Į bylą pateikti vokai su priedais yra sunumeruoti; šiuo atveju pirmiausia sunumeruojamas pats vokas, o po to kiekvienas voko priedas sunumeruojamas kitu numeriu.

3.6.14. Į bylą pateikti dokumentai su savo lapų numeracija (įskaitant spausdintus leidinius) gali būti sunumeruoti bendra tvarka arba išlaikyti savo numeraciją, jei ji atitinka lapų eilę byloje.

3.6.15. Jei bylų lapų numeravime aptinkama daug klaidų, jie numeruojami iš naujo. Pernumeruojant lapus seni skaičiai perbraukiami ir dedami šalia naujas numeris lapas; bylos pabaigoje surašomas naujas atestavimo lapas, o senasis perbraukiamas, tačiau lieka byloje.

Jei bylose yra pavienių lapų numeravimo klaidų, kai organizacijos archyvas juos rengia perduoti valstybiniam saugojimui, susitarus su valstybės archyvu, leidžiama naudoti raidžių lapų numerius.

3.6.16. Atestavimo lapas surašomas byloje atskirame lape, knygose - kitoje paskutinio tuščio lapo pusėje, kartotekose - atskirame tuščiame kortelės formato lape.

Bylos atestavimo lapas surašomas nustatytos formos (9 priedas), kuriame skaičiais ir žodžiais nurodomas bylos sunumeruotų lapų skaičius, vidaus inventorizacijos lapų skaičius, nurodomi bylų numerių numeravimo ypatumai. (rašytų bylų numerių, trūkstamų skaičių, lapų su įklijuotomis nuotraukomis numerių, didelio formato lapų, vokų su priedais ir juose esančių lapų skaičiaus buvimas), taip pat nurodo, kad byloje yra spausdintų brošiūrų kopijų su juose esančių lapų skaičius, jeigu byloje jie nebuvo pažymėti bendroje bruto numeracijoje.

Bylą patvirtinantį dokumentą pasirašo jo sudarytojas. Visi vėlesni bylos sudėties ir būklės pakeitimai (sugadinimas, originalių dokumentų pakeitimas) pažymimi sertifikavimo lape su nuoroda į atitinkamą aktą.

Draudžiama dėti atestavimo lapą ant dėžutės viršelio arba tuščios paskutinio dokumento nugarėlės. Jei byla paduota arba įrišama be sertifikavimo lapo formos, jis įklijuojamas už lapo viršaus, ant vidinio korpuso viršelio.

3.6.17. Vidinis bylos dokumentų inventorius sudaromas nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo dokumentams, kurių fiksavimą sąlygoja šios dokumentacijos specifika (ypač vertingos, asmens, teisminės, tyrimo bylos ir kt.), fiksuoti, kaip taip pat fiksuoti nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo atvejus, suformuotus pagal dokumentų rūšis, kurių antraštės neatskleidžia konkretaus dokumento turinio.

Vidaus inventorius surašomas atskirame lape pagal nustatytą formą (10 priedas), kuriame nurodoma informacija apie bylos dokumentų eilės numerius, jų rodykles, datas, bylos antraštes ir lapų numerius. Vidaus inventorizacijai surašomas galutinis protokolas, kuriame skaičiais ir žodžiais nurodomas į jį įtrauktų dokumentų ir vidaus inventorizacijos lapų skaičius.

Vidinę inventorizaciją pasirašo jos sudarytojas. Jeigu byla įrišta arba paduota be vidinio dokumentų inventorizavimo blanko, tai nustatyta forma surašytas inventorius klijuojamas priekinio bylos viršelio vidinėje pusėje.

Bylos dokumentų sudėties pasikeitimai (atsiėmimai, dokumentų įtraukimai, pakeitimas kopijomis ir kt.) atsispindi skiltyje „Pastabos“ su nuorodomis į atitinkamus aktus. Esant poreikiui surašomas naujas galutinis vidaus inventorizacijos įrašas ir bylos atestavimo raštas.

3.6.18. Nuolatinio, laikinojo (virš 10 metų) saugojimo ir personalo bylos dangtis surašomas ir įforminamas nustatyta forma (11 priedas), kurioje nurodomas organizacijos pavadinimas, struktūrinis vienetas, bylų rodyklė, bylos archyvinis kodas, bylos numeris (tomas, dalis) pagal suvestinio bylų inventoriaus metinį skyrių, bylos pavadinimas.

Nuolatinių saugojimo failų viršelyje yra vieta pavadinimui valstybinis archyvas, į kurią bus priimami organizacijos reikalai, valstybinio archyvo ir organizacijos kodų pavadinimai.

Kai per bylos dokumentų nagrinėjamą laikotarpį pasikeičia organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas arba kai byla perduodama kitai organizacijai (kitam struktūriniam padaliniui), nurodomas naujas šios organizacijos ar perėmėjos organizacijos pavadinimas. bylos viršelis, o skliausteliuose rašomas ankstesnis organizacijos (struktūrinio padalinio) pavadinimas.

Bylos registravimas saugojimui, be kita ko, reiškia ir jos titulinio puslapio paruošimą. Ką rašyti ant tomo viršelio? Kokios trumpos informacijos apie bylą prireiks po 10, 15, 50 metų? Šiame straipsnyje galite atsisiųsti bylos viršelio failą, taip pat pavyzdį, kaip jį užpildyti. Forma atitinka naujus, paskelbtus 2015 m.

Dangtelius gauna bylos, kurios įprastai surašomos pilnai. Skirtumas tarp visiško ir dalinio bylų registravimo aprašytas. Viršelis įklijuotas ant popierinio dėklo tūrio. Rekomenduojama naudoti ne klijų pagaliuką, o kokybišką skystą PVA: jis patikimesnis.

Bylos titulinis lapas: pavyzdys ir forma

Pažvelkime į dėklo titulinio puslapio užpildymo pavyzdį (visas nuotraukas galima spustelėti):

Čia praktiškai nėra ką aiškinti, net pradedantysis archyvaras gali susidoroti su laukelių užpildymu. Tik atkreipkime dėmesį, kad organizacijos archyve viršutinė eilutė nėra užpildyta. Jei (arba kada) byla perkeliama į archyvą, ji bus pildoma ranka. Laukelyje „Išsaugoti“ patartina nurodyti ne tik sąrašų reikalaujamą metų skaičių, bet ir metus, kada byla gali būti sunaikinta. Tai netaikoma.

Žemiau esanti nedidelė lentelė vadinama „archyvo bylos kodu“ ir iššifruojama taip:

F. Ne.– fondo, su kuriuo susijusi byla, numeris (nepildomas, jei organizacija neatsižvelgia į savo lėšas);

Op. Nr.– numeris, į kurį įtrauktas šis tomas (nepildomas, jei nevedamos atsargos);

D. Ne.- bylos numeris, kuris taip pat nepildomas, jei įmonei pavyko patekti iki bylų registravimo be nomenklatūros. Nuolatinėse saugyklose ir personalo bylose čia nurodomas bylos eilės numeris pagal inventorizaciją.

Sveiki ir geros dienos!

Daug daug raidžių ir nuotraukų po pjūviu....

Gyvenu su vyru, tad dokumentus saugome kartu. Tarp mūsų yra daugiau nei 5 gyvenamosios vietos ir pilietybės, todėl dokumentų skaičius natūraliai didėja dėl to.

Įprasti saugojimo būdai

1. Pirma, visus dokumentus saugau taip:

Aplanke yra daug skaidrių failų, suskirstytų į kategorijas su spalvotais skyrikliais. Kiekviename faile yra ORIGINALAS + kelios kopijos (nes labai dažnai reikia kopijų, ne visi namuose turi kopijavimo aparatą ir ne visada turi laiko, jei ko nors reikia skubiai). Taip niekada nekyla problemų dėl kopijų ir kur ieškoti originalo.

Kai reikia kur nors eiti, mes tiesiog pasiimame atitinkamą aplanką (nes labai dažnai nežinai, kokio dar lapelio tavęs paprašys), kitaip viskas vienoje vietoje + kopijos ir tu Nereikia bėgti, jei kas atsitiks.

2. Antra, kiekvienoje kategorijoje dokumentai skirstomi pagal principą „ką pirma gavai, tas pirmas“, tai pirma gimimo liudijimas, paskui pasas, tada kada nors bus pensija ir t.t. .

3. Trečia, mes turime savo nuotraukas aplanke su dokumentais, šiaip labai dažnai mums reikia nuotraukų, bet neturime nei laiko, nei noro skubėti ir kur nors nunešti. Na, gerai, kad pakeičiau plaukų spalvą :))

4. Ketvirta, visi mūsų dokumentai jau nuskaityti ir saugomi bendrame „Dropbox“ aplanke, prie kurio abu turime prieigą bet kada ir bet kur. Dropboxe viskas suskirstyta pagal tą patį principą kaip ir originalai, todėl net mano vyras nebeklausia, kur viskas.

Sandėliavimas

Nusipirkau milijoną įvairiaspalvių vienodų A4 formato aplankų.

Juoda – namuose visada yra strateginis skaidrių failų tiekimas.

Iš pradžių su vyru dokumentai buvome viename aplanke, tačiau dėl gyvenamųjų šalių ir pilietybės skaičiaus padaugėjo dokumentų, todėl nusprendžiau juos padalyti:

Burgundija – vyro dokumentai. Viduje pagal šalį.

Raudona – mūsų bendrieji dokumentai(santuokos liudijimas, butas, tada bus vaikai). Taip pat yra kategorija, skirta artimiausių šeimos narių dokumentų kopijoms, bet jūs niekada nežinote.

Oranžinė – vaistas. Nežinau kaip jūs, bet gyvendami keliose šalyse surinkome milijoną skirtingų testų rezultatų ir t.t., ir t.t. Medicininių dokumentų nėra, todėl viską pasilieku tam atvejui. Padalinta į 2 dalis: mano ir vyro, o viduje kiekviena dalis pagal gydytojus (ORL, gastrologė ir kt.)

Geltona – audito seka

Šviesiai žalias aplankas – studijų dokumentai. Baigimo diplomai, profesiniai pažymėjimai ir kt.

Žalia - dokumentai iš vyro banko

Tamsiai žalia – mano banko dokumentai

Tamsiai mėlyna - vyro darbo sutartys (taip pat visokios pažymos iš darbo)

Mėlyna – mano dokumentai iš darbo vietų

Mėlyna – receptai. Bet visai nenaudoju, tad greitu laiku kazkuo pakeisiu, nors dar nesugalvojau kuo

Premijos tiems, kurie perskaitė iki šiol :))

Sandėliavimo kom. mokėjimų

Na, kaip premiją, aš jums parodysiu, kaip aš jį saugoju komunaliniai mokesčiai(nors popierinių negauname ir viskas automatizuota ir kas mėnesį nurašoma nuo kortelės, bet kartais įeina kokie metiniai/bendrai).

Akordeono aplankas, padalintas pagal mokėjimo tipą:

Instrukcijų, vadovų ir garantijų saugojimas

Labai ačiū, kad užsukote ir atsiprašau už tokį ilgą įrašą - norėjau būti išsamiau ir aiškiau.

Jei turite klausimų ar paaiškinimų, mielai atsakysiu į komentarus.