Pavyzdinis atmintinės dėl telefono pirkimo. Prekių pirkimo dokumento pavyzdys: kaip parašyti atmintinę dėl pirkimo? Aiškinamojo rašto pavyzdys


Šis dokumentas turėtų būti surašytas, jei darbuotojas (nesvarbu, kokias pareigas jis užima konkrečioje įmonėje) mano, kad reikia atkreipti įmonės vadovo dėmesį į ką nors svarbaus ir supranta, kad be jo asmeninio įsikišimo reikalo išspręsti nepavyks.

Dėmesio! Atmintinė dažnai painiojama su ataskaita.

Šios dvi raštiškų prašymų kategorijos įmonėje yra tikrai panašios svarbiausiu požiūriu – yra informacinės ir numanomos tam tikrus veiksmus nuo to, kuriam jie skirti.

Jie susiję arba su konkrečiu specialistu, arba su konkretaus skyriaus veikla. Nepaisant to, atmintinė yra hierarchiškesnė: visada rašoma „iš apačios į viršų“, tai yra iš žemesnio rango specialisto į aukštesnes pareigas.

Oficialus laiškas gali būti adresuotas to paties rango atstovui, kaip ir autorius, ir žemesnes pareigas užimančiam asmeniui. Be to, jis taip pat skirtas partnerių organizacijų atstovams. Tiesą sakant, memorandumas yra oficialaus porūšis, kaip ir aiškinamasis.

Apie skirtumą tarp atmintinės ir ataskaitos skaitykite specialisto komentare.

Ar vadovas turėtų parengti dokumentą?

Turėtų, bet tais atvejais, kai nori ką nors perteikti specialisto ar skyriaus vedėjo dėmesiui ir tikisi konkrečių atsakomųjų veiksmų.

Iš kokių skyrių sudaro atmintinė?

Kaip jau minėta, Tokiam popieriui nėra specialiai nustatyto pavyzdžio. Tačiau yra rašymo taisyklės, pagal dalykinės komunikacijos taisykles, taip pat konkrečios įmonės vidaus nuostatas.

Tokio užrašo pavyzdžiai paprastai pateikiami vietiniai dokumentaiįmonės – popierine forma arba pateikiamos darbuotojui kartu su vidiniu įmonės el. IN pastarasis atvejis(jei jūsų įmonė įprastai kreipiasi su prašymais elektronine forma), turite naudoti skaitymo kvito funkciją.

Taip, panašiai dokumente visada yra:

  • pilnas įmonės ir struktūrinio padalinio pavadinimas (iš kur parašyta);
  • registracijos numeris;
  • adresato nuoroda (reikia nurodyti rangą, pavardę ir inicialus arba visą vardą ir patronimą);
  • popieriaus pavadinimas ir paskirtis (pavyzdžiui, atmintinė dėl remonto);
  • tekstas – informacinė dalis (glausta ir taikliai) ir kokių veiksmų tikimasi iš adresato;
  • data;
  • parašas su stenograma.

Rašyti reikia glaustai ir tiksliai, prisimindami, kad tarnybos laikas kiekvienam darbuotojui yra ribotas ir tai brangu.

Svarbu! Rašymo kalbos klaidos neleidžiamos. Taip pat turėtumėte vengti gremėzdiškų, pernelyg painių ir gremėzdiškų frazių, kurios gali būti interpretuojamos įvairiomis reikšmėmis ir iškraipo to, ką norite perteikti, prasmę.

Rašymo principas visada tas pats: kas atsitiko – ko tu nori – kodėl manote, kad tas, į kurį kreipiatės, turėtų tai daryti. Parašymas ant firminio blanko su įmonės logotipu padidins svorį.

Taip pat naudinga nurodyti esamos situacijos verslo pasekmes ir kaip gavėjo įsikišimas ją ištaisys. Pavyzdžiui, kažkas pažeidžia vidinę rutiną ir sukelia nesantaiką komandoje, dėl ko skyriuje atsirado nesutarimų, sutrinka pardavimų didinimui reikalinga komandinė dvasia.

Geriausia laikytis dalykiško, neutralaus stiliaus. susisiekus. Atitinkamai, jūs negalite vartoti nepadorių, slengo frazių, emociškai įkrautų atsiliepimų, ypač įžeidžiančių, įžeidžiančių ar neetiškų.

Jei norite, kad gavėjas atliktų daugiau nei vieną veiksmą, turite juos nurodyti numeruotame sąraše, kiekvieną naujoje eilutėje, atskirtą kabliataškiu.

Žingsnis po žingsnio instrukcijos: kaip teisingai komponuoti?

Kaip teisingai naudojant pavyzdį parašyti atmintinę direktoriui? Viršutiniame dešiniajame kampe surašyta dokumento „antraštė“ - kam ir kuriam skyriui perkeliamas popierius, būtinai nurodykite pareigas ir paso duomenis. Žemiau, centre, yra atmintinė ir jos paskirtis (pavyzdžiui, remontui, ar nurašymui, darbuotojo paaukštinimui ar premijoms), taip pat yra registracijos numeris.

Žemiau yra tekstas - klausimo esmė, pirmiausia informacinė dalis, tada ko norite (pvz., prašau išduoti įsakymą dėl patikrinimo dėl tokio ir tokio įvykio), arba prašau pakeisti sekti įrangą tokiame ir tokiame skyriuje (pirmiausia informuojant, kodėl tai turėtų būti daroma) atlikti ir kokios būklės yra esama įranga).

Pateikime konkretų pavyzdys, kaip gali atrodyti toks popierius.

„Lotos-V LLC“ generalinis direktorius

Sergejus Sergejus Sergejevičius

iš vyresniosios pardavimų vadybininkės Ivanovos I.I.

PASLAUGOS PASTABA Nr.21

(remontui ir įrangos keitimui)

Informuoju, kad Lotos-M LLC pardavimų skyriuje kompiuterinė įranga netinkamas tolesniam darbui ir turi būti pakeistas bei suremontuotas. Taigi šiuo metu iš 8 kompiuterių (po vieną dviem darbuotojams) 5 yra visiškai neveikiantys, dar 2 sistemos administratorius pripažino remontuotinus. Dėl šios priežasties bendravimas su klientais lėtėja. Darbuotojai yra priversti naudotis savo asmeniniais nešiojamaisiais ir planšetiniais kompiuteriais. Spausdintuvas taip pat laikomas nepataisomu, nes jis labai senas.

Aš klausiu jūsų:

  1. įsigyti 5 naujus kompiuterius;
  2. užsakyti 2 kompiuterių remontą;
  3. skyriuje pakeiskite spausdintuvą.

Pagarbiai

vyresnioji pardavimų vadovė, Ivanova Irina Ivanovna (parašas).

Taigi, aišku, kad jei darbuotojas kažko nori iš kito darbuotojo, ypač iš viršininko, tai turi būti užpildytas raštu ir pagal konkrečioje įmonėje nustatytą šabloną, pagal verslo etiką.

Tik tai garantuoja, kad jūsų kreipimasis neliks be dėmesio ir bus pateiktas išsamus atsakymas, o tik tokiu būdu jūsų kreipimasis bus vertinamas kaip racionalus, o ne kaip privatus prašymas, kurio vadovybė (viršutinė ar bendroji) gali ignoruoti.

Kaip žinoma iš visuotinai priimto apibrėžimo, toks dokumentas yra susijęs su informacija ir informaciniais dokumentais ir yra skirtas dalykiškam bendravimui su racionaliu pasiūlymu kitiems darbuotojams. Nebūtinai pranašesni – tai gali būti ir ant to paties karjeros laiptų stovintys žmonės.

Egzistuoja atmintinių potipis, kuris reiškia hierarchinę orientaciją ir gali būti sprendžiamas tik – tai atmintinės (nes tik organizacijos vadovas turi teisę spręsti personalo problemas ir drausmines priemones).

Autorius dažniausiai yra organizacijos administracinio ir ekonominio skyriaus atstovas, kuris jau apžiūrėjo patalpas ir įvertino, galima sakyti, nelaimės mastą, tačiau tai gali būti bet kuris kitas specialistas.

Pagrindiniai reikalavimai

Tokio tipo popieriui nėra specialaus popieriaus. nustatytas standartas. Ją sudarydamas rašytojas turi pasikliauti savo žiniomis apie verslo dokumentų srautą ir darbo etiką.

Nuoroda! Kai kurios įmonės turi specialius vidinių atmintinių pavyzdžius, kuriuos galima rasti vietiniuose dokumentuose.

Užrašas rašomas ant standartinio A4 formato lapo. Paprastai naudojamas šriftas 14, Times New Roman. Jei rašoma ranka (retesnis variantas), rašysena turi būti aiškiai įskaitoma ir aiški. Turi būti laikomasi verslo stilius kalbos, venkite sudėtingų, neraštingų, dviprasmiškų ir emociškai įkrautų frazių.

Atmintinėje yra ši informacija:

  • visas įmonės pavadinimas (pavyzdžiui, Cenotaph LLC);
  • kam ir kam jis skirtas (nurodant pareigas, pvz. generalinis direktorius Maskvos filialas Nikiforui N. N. iš biuro vadovo Petrovos)
  • skyriaus pavadinimas (pavyzdžiui, Klientų aptarnavimo skyrius);
  • pavadinimas (Atmintinė dėl remonto);
  • tekstas (informacinė dalis „Noriu atkreipti jūsų dėmesį, kad ...“, tada prašymas dėl įrangos keitimo ar remonto. Jei reikia remontuoti ne vieną įrangą, o kelis, jie nurodomi tašku taškas po skaičiais, kiekvienas naujoje eilutėje);
  • data, parašas su stenograma.

Kaip komponuoti?

Jei reikia atnaujinti kambarį ar biurą

Čia turėtumėte aprašyti, kokia yra problema ir kodėl tam ar kitam biurui reikia remonto. Pavyzdžiui:

Alas-standard LLC generalinis direktorius

Sidorovas E. E.

iš Administracinių operacijų skyriaus vedėjo Petrovo I.P.

PASLAUGOS PASTABA Nr. 3

Noriu atkreipti jūsų dėmesį į poreikį atnaujinti ryšių su klientais skyriaus biurą. Patalpoje drėgna, nukrito tinkas, neveikia šildymo sistema. Darbuotojai dažnai yra priversti sėdėti su viršutiniais drabužiais, lankytojai susikuria neigiamą įspūdį apie organizaciją ir jos teikiamas paslaugas.

Prašau jūsų samdyti remonto komandą remontui atlikti.

Pagarbiai

Petrovas Ivanas Petrovičius (parašas).

Įranga

Čia reikia surašyti įrangą, kurią reikia taisyti.

Svarbu! Toks dokumentas gali būti adresuotas ne pačiam įmonės vadovui, o tiesiogiai skyriaus vadovui, kuris atsakingas už įrangos tinkamumą naudoti techninis skyrius, arba IT.

Pavyzdžiui:

IT skyriaus vedėjas

UAB „Verslo konsultacijos“

Borisovas B.B.

iš klientų aptarnavimo skyriaus vedėjos Ivanovos I.I.

PASLAUGOS PASTABA Nr. 4

Noriu atkreipti jūsų dėmesį, kad klientų aptarnavimo skyriuje yra 4 Rover kompiuteriai, kuriems reikia remonto. Dviem monitorius neįsijungia, trečias nuolat išsijungia darbo metu, ketvirtas turi problemų su klaviatūra ir gali nematyti žymeklio). Darbas su duomenų baze yra labai sunkus;

Prašau susiremontuoti kompiuterius ir remonto metu pateikti mums dar bent 2 mašinas.

Pagarbiai

Ivanova Irina Ivanovna (parašas)

Automobilis

Čia reikia nurodyti įmonės automobilio markę ir ką tiksliai reikia remontuoti. Pavyzdžiui:

LLC "Chrysanthemum-A" generalinis direktorius

Sergejevas S.S.

iš vairuotojo Petrovo I.I.

PASLAUGOS PASTABA Nr. 4

Atkreipiu dėmesį, kad įmonės poreikiams prieš metus įsigytas įmonės automobilis Volkswagen Passat SS (2012 m.) reikalauja remonto ir nėra tinkamas keleiviams vežti (neveikia stabdys). Tai tapo žinoma vakar, kai vežiau kurjerį Samokhiną iš kliento į įmonės biurą. Sugedusią mašinos būklę patvirtino technikas A.A.

Prašau išduoti pavedimą perduoti automobilį remontui į autoservisą.

Pagarbiai

Petrovas Ivanas Ivanovičius.

Taigi atmintinę apie remontą gali parašyti bet kas – juk galiausiai sugenda viskas, kompiuteriai, lempos, automobiliai. Būtina tik tiksliai nurodyti, ką tiksliai reikia taisyti, ir ar įrangą apskritai galima „atgaivinti“ - gali pasirodyti, kad atėjo laikas įsigyti naują.

Norėdami tai padaryti, geriau pasikonsultuoti su specialistu ir parašyti pastabą.

Atmintinė kaip nepriklausomos rūšys trūksta dokumento visos Rusijos klasifikatorius valdymo dokumentus(OKUD).

Be to, šis dokumentas plačiai naudojamas verslo praktikoje. Šiuo atžvilgiu geriausia parengti atmintinę pagal GOST 6.30-2003 „USD.

Atmintinės dokumentas, skirtingai nei atmintinė, užtikrina bendravimą tarp organizacijos padalinių horizontaliu lygiu, jį surašo darbuotojas ar padalinio vadovas, adresuotas kito padalinio vadovui ar specialistui. Reikėtų nepamiršti, kad atmintinės paprastai siunčiamos iš vieno vadovo kitam arba vieno darbuotojo kitam tik tuo atveju, jei jų oficialus statusas yra lygiavertis, kitaip tai bus atmintinė.

Iš esmės atmintinės sudaromos logistikos, informacijos, organizacinės ir ekonominės paramos klausimais. Biuro atmintinės yra tam tikras susirašinėjimas struktūriniai padaliniai. Juose paprastai pateikiamas konkretus prašymas, pasiūlymas ar kita nuosavybės teise priklausanti informacija. Vidinė atmintinė, paaiškinanti planų neįvykdymo priežastis ir išsiųsta aukštesniam skyriui, yra aiškinamasis raštas.

Atmintinės laukelių sudėtis:

  • Antraštė, nurodanti raštelio adresatą, nurodant struktūrinį padalinį, pareigas ir pilną gavėjo vardą ir pavardę;
  • Atmintinės parengimo data ir registracijos numeris;
  • Tikrasis vardas" Paslaugos atmintinė";
  • Pranešimo tema teksto subtitrų forma;
  • Tikrasis atmintinės tekstas;
  • Padalinys ir sudarytojo pareigos, parašas ir jo nuorašas;

Vidinės atmintinės yra pagrindinė komunikacijos priemonė organizacijoje visais tais veiklos klausimais, kurių sprendimas yra skyriaus kompetencija ir nereikalaujantis vadovo dėmesio. pareigūnas. Tai unikalus korespondencijos tarp struktūrinių padalinių tipas. Praktikoje beveik bet kurios organizacijos veikloje pasitaiko situacijų, kai reikia dokumentuoti padalinių informacinius ryšius. Tokiose situacijose naudojamos atmintinės.

Memorandumas- tai informacinis ir informacinis dokumentas, kuriame yra tam tikros problemos teiginys, taip pat tam tikros išvados ir pasiūlymai.

Atmintinės rašymo tikslas – informuoti vadovybę apie esamą situaciją ir paskatinti priimti tam tikrą sprendimą.

Kai kuriais atvejais ataskaita gali būti tiesiog informacinio pobūdžio, t.y.

Kaip teisingai parašyti atmintinę

informuoti apie užsakymų vykdymą, darbų atlikimą ar eigą, užduotis.

Šis dokumentas gali būti sudarytas taip: savo iniciatyva autorius ir vadovybės nurodymu.

Atmintinė gali būti vidinė arba išorinė. Vidinis surašomas struktūrinio padalinio ar organizacijos vadovo vardu (tiesioginio pavaldumo tvarka), išorinis - aukštesnės institucijos vadovo vardu.

Kaip parašyti atmintinę

Savo esme ir forma memorandumas primena vidinį memorandumą. Skirtumas tarp jų yra tas, kad pavaldaus pareigūno atmintinės siunčiamos aukštesniam, o vieno struktūrinio padalinio darbuotojo ar vadovo tarnybinės pažymos siunčiamos lygiavertį pareiginį statusą turinčiam darbuotojui kitame padalinyje.

Ataskaitos formoje pateikiama ši informacija:

  • struktūrinio padalinio pavadinimas (išorinei ataskaitai - organizacijos pavadinimas);
  • dokumento pavadinimas;
  • dokumento data ir registracijos numeris;
  • rengimo vieta (miestas) (išoriniam memorandumui);
  • adresatas – kam jis skirtas: pareigūno vardas, pavardė, inicialai;
  • dokumento teksto pavadinimas - prasideda žodžiais „Apie ...“, „Dėl ...“;
  • užrašo tekstas – dažniausiai jis susideda iš dviejų dalių: pirmojoje aprašoma esama situacija, antrojoje išdėstomi pasiūlymai, prašymai, daromos konkrečios išvados;
  • parašas - sudarytojo pareigos, asmeninis parašas, parašo nuorašas: pavardė ir inicialai.

Atmintinių pavyzdžiai ir pavyzdžiai

Pranešimas apie darbo drausmės pažeidimą
Informuoja apie darbuotojo darbo drausmės pažeidimo faktą ir pateikia prašymą patraukti jį drausminėn atsakomybėn.
1 pavyzdys Ataskaita apie pravaikštas
Informuoja apie darbuotojo neatvykimą į darbo vietą visą darbo dieną ar reikšmingą jos dalį ir pateikia prašymą patraukti jį drausminėn.
1 pavyzdinis raštas prieš darbuotoją už įžeidimą
Informuoja apie įžeidžiantį pareigūno elgesį darbo vietoje ir prašoma imtis priemonių, kad toks elgesys būtų užkirstas kelias ateityje.
1 neatitikimo memorandumo pavyzdys darbo pareigas
Informuoja apie neatitikimą arba netinkamas vykdymas jo darbuotojas darbo pareigas ir jame yra prašymas patraukti jį drausminėn atsakomybėn.
1 pavyzdys

Memorandumo dėl premijų pavyzdys

ATASKAITA

2013-04-10-CN 2013-04-10

Apie premijas

Prašau jūsų pardavimų vadybininką Aleksandrą Olegovičių Krasnovą apdovanoti 8 000 rublių pinigine premija už klientų bazės išplėtimą nuo 30 iki 50 mažmeninės prekybos vietų ir padvigubinant bendrą produktų pardavimo apimtį 2013 m.

Memorandumo rengimas organizacijoje gali būti atliekamas ant įprasto A4 formato popieriaus lapo, išorinio, siunčiamo adresu aukštesnės valdžios institucijos- ant organizacijos firminio blanko.

Atsisiųskite memorandumo pavyzdį

Paslaugos atmintinė yra informacinis ir informacinis dokumentas, priemonė verslo korespondencija organizacijos viduje.

Atmintinė surašoma siekiant pabrėžti bet kokias su skyriaus ar konkretaus darbuotojo darbu susijusias verslo problemas, kurių sprendimas priklauso nuo kito organizacijos struktūrinio padalinio ar darbuotojo.

Atmintinės, priešingai nei atmintinės, rašomos tarp struktūrinių padalinių arba lygiavertį tarnybinį statusą turinčių darbuotojų, kurie nėra tiesiogiai pavaldūs.

Kaip parašyti atmintinę

Nors atmintinės rašymo forma yra savavališka, ją rengiant reikia atsižvelgti į šiuos duomenis:

  • „kepurė“, kur nurodoma, kam ji skirta (pareigos, pavardė, vardas, tėvavardis datyviuoju atveju);
  • dokumento pavadinimas - Paslaugos atmintinė;
  • sudarymo data ir numeris;
  • dokumento teksto pavadinimas – kalbama apie atmintinės temą;
  • dokumento tekstas - pirmiausia pateikiamas esamos situacijos aprašymas, tada koks nors konkretus prašymas;
  • sudarytojo pareigos, parašas ir parašo nuorašas - autoriaus pavardė, vardas, patronimas.

Pavyzdinis atmintinės apie kompiuterio įsigijimą

Paslaugos atmintinė
05.10.2013 № 2
Maskva

Apie kompiuterių remontą (keitimą)

Noriu atkreipti jūsų dėmesį, kad nuo 2013 m. rugsėjo 20 d. personalo vadovei Tatjanai Ivanovnai Moroz priskirtame asmeniniame kompiuteryje dažnai nutinka programinės įrangos gedimai.

Šiuo atžvilgiu prašau, kad šis kompiuteris būtų suremontuotas arba pakeistas.

Atmintinės apie gaminių išdavimą pavyzdys

PASLAUGOS PASTABA
2013-09-20-CN 2013-09-20

Apie gaminių išdavimą

Prašau susitarti dėl TM „J“ akcijos.

Veiksmo tikslas:
— TM „J“ sulčių mažmeninės prekybos augimas;
— skaitmeninio ir kokybės pasiskirstymo didinimas.

Akcijos laikotarpis: 2013 m. spalio-lapkričio mėn

Regionas: Sankt Peterburgas, Voronežas

Akcijos dalyviai: mažmeninės prekybos vietų pardavėjai

Akcijos mechanizmas: išparduotuvėje užsakius 5 litrus TM „J“ sulčių, dovanų dovanojamas 1 litras TM „J“ sulčių.

Prizinio fondo paskirstymas:
Sankt Peterburgas - 400 pakuočių (po 1 l)
Voronežas - 60 pakuočių (po 1 l)
Efektyvumas: planuojamas pardavimų padidėjimas 30-40%.

Kaip teisingai parašyti atmintinę vadovui

Likusios nepanaudotos prekės grąžinamos į sandėlį.

Atmintinė surašoma A4 formato lape, jei organizacija netvarko elektroninių dokumentų.

Atsisiųskite atmintinės pavyzdį

Viso rasta: 7

Prašau pasakyti, kuris variantas yra teisingas? Ir kodėl?
Jis tyrinėja personalo sąrašus, ieškodamas pakaitalų tiems, kurie nebeveikia.
pareigūnai.
Jis nagrinėja personalo sąrašus, ieškodamas pakaitalų tiems, kurie nebeveikia.
pareigūnai.

Geriau pertvarkyti frazę: jis nagrinėja personalo sąrašus, skirtus pakeisti į pensiją išėjusius pareigūnus.

Laba diena.
Pakeiskite sugedusią įrangą.
Ar šiame sakinyje būtina iš abiejų pusių frazę „netvarkinga“ atskirti kableliais?
Ačiū.

Rusijos pagalbos tarnybos atsakymas

Kablelių nereikia. Atributinė frazė, esanti prieš apibrėžiamą žodį, nėra izoliuota.

Sveiki!

Paslaugos atmintinė: funkcijos paskirtis

Prašau, mums labai skubiai reikia jūsų pagalbos! Pasakykite, ar teisinga sakinio formuluotė ir ar teisingi skyrybos ženklai: „Prašome suremontuoti arba pakeisti elektros laidus, atsižvelgiant į jos būklę, taip pat pakeisti sugedusią elektros įrangą: maišelius, lizdus, ​​komponentus lempose. .

Rusijos pagalbos tarnybos atsakymas

Teisingai: _Prašome suremontuoti arba pakeisti elektros instaliaciją (priklausomai nuo jos būklės), taip pat pakeisti sugedusią elektros įrangą: paketus, rozetes, lempos komponentus_.

Klausimo Nr.213049

Prašau pasakyti, kas yra klerikalizmas? Pavyzdys: skaitykite sakinius, paimtus iš šnekamosios kalbos. Raskite juose kanceliarinius žodžius ir pakeiskite juos kitais žodžiais, atitinkančiais šnekamosios kalbos stilių. 1.Sūnui nupirkau stalo žaidimą. 2. Susukama beždžionė neveikia.

Rusijos pagalbos tarnybos atsakymas

Oficializmas_ – stiliui būdingas žodis ar kalbos figūra verslo dokumentus, dokumentus ir kt.

Atmintinė yra dokumentas, dažnai naudojamas versle. Jei dar nesinaudojote, verta pasimokyti visų popieriaus komponavimo subtilybių. Mūsų straipsnyje mes išsamiai papasakosime, kaip sudaryti atmintinę, kokius duomenis jame reikia nurodyti ir į kokias funkcijas reikia atsižvelgti.

○ Kas yra atmintinė?

Atmintinė yra dokumentas, naudojamas informacijos mainams tarp darbuotojų. Jis gali būti vidinis (naudojamas tik organizacijos viduje) arba išorinis (siunčiamas kitoms struktūroms).

Priklausomai nuo reikšmės, jis gali būti ataskaitinis, aiškinamasis, analitinis arba aiškinamasis.

○ Kada to gali prireikti?

Tai yra vidinio dokumentų srauto dalis, skirta efektyviausiai išspręsti esamas gamybos situacijas.

Dokumento ypatumas tas, kad jame ne tik aprašoma iškilusi problema, bet ir siūlomi jos sprendimo būdai.

Be to, užrašas yra įrodymas, kad specialistas nustatė situaciją, kurią reikia išspręsti. Sudarydami šio dokumento pripažįstamas darbuotojo nesugebėjimas savarankiškai susidoroti su problema ir nuo jo nuimama atsakomybė už ją.

○ Atmintinės sudarymo taisyklės.

Įstatymas nenumato speciali formašio dokumento rengimas. Tačiau registruojant reikia atsižvelgti į kai kurias taisykles.

✔ Turinys.

Galite rašyti dokumentą bet kokia forma, tačiau turite įtraukti visus esminius duomenis, dėl kurių pastaba galioja. Tai apima:

  • Dokumento gavėjo nurodymas (vardas, pavardė, visos pareigos).
  • Dokumento pavadinimas ir jo numeris.
  • Problemos, kurią reikia išspręsti, esmė.
  • Pasiūlymai, kaip išspręsti problemą, arba veiksmų, kurių kūrėjas tikisi iš gavėjo, sąrašas.
  • Sudarytojo vardas, pavardė, data ir parašas.

✔ Reikalavimai registracijai.

Raštas surašomas ant standartinio A4 arba A5 formato popieriaus. Jei problemos pristatymas užtrunka daugiau nei vieną puslapį, likusieji bus įtraukti privalomas yra sunumeruoti.

Leidžiama ir popierinė, ir elektroninė raštelio versija.

Privalomi registracijos reikalavimai:

  • Parašo buvimas – raštelis negali būti anoniminis.
  • Nebuvimas keiksmažodžiai ir atitikimas rusų kalbos standartams.
  • Skaitomumas: jei užrašas rašytas ranka, būtinas įskaitomas rašysena, jei atspausdintas, naudokite standartinį šriftą.

Taip pat prieš rašydami turite pasitikrinti, ar anksčiau buvo atsakyta į panašius prašymus.

✔ Atmintinės pavyzdys.

Kadangi nėra nustatytos dokumento formos, pastabą galite parašyti savavališkai. Tačiau tuo pat metu reikėtų atsižvelgti į reikalavimus, kurie turi būti atspindėti dokumente.

Čia parodytas pavyzdys gali būti naudojamas kaip pavyzdys.

Šaltinis: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Elektroninio atmintinės savybės.

Jei įmonė turi galimybę elektroninis dokumentų valdymas, galite naudoti elektroninę atmintinės versiją. Todėl nėra reikšmingų skirtumų nuo popierinio ekvivalento šiuo atveju taip pat galite naudoti aukščiau pateiktą parinktį.

Naudojami Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri šriftai. Dydis nuo 12 iki 14 pagal pasirinktą šriftą. Tradicinis atstumas tarp eilučių yra 1-1,5; raidėms žodžiuose – normalus; tarp atskirais žodžiais– erdvė (vienas gabalas). Taip pat būtina pastraipos įtrauka - 1,25 cm.

Vienintelis elektroninės versijos bruožas yra tai, kad nereikia nurodyti gavėjo. Vietoj to, kad jis būtų nurodytas tekste, įvedamas el. pašto adresas.

Siųsdami taip pat turėtumėte paprašyti skaitymo kvito, kuris praneš, kad jūsų pranešimas buvo perskaitytas.

○ Svarstymo procedūra.

Išsiuntus atmintinę, jis užregistruojamas personalo darbuotojas, po to siunčiama peržiūrėti atsakingam asmeniui (susipažinimo faktas pažymimas dedant atitinkamus žymes), po to siunčiamas adresatui. Pastarasis ant dokumento uždeda rezoliuciją („Sutarta“, „Atmesta“, „Įvykdyta“ ir kt.), po kurios siuntėjas informuojamas apie jo prašymu priimtą sprendimą.

Vidinis dokumentas – tai vidinio dokumentų srauto forma, leidžianti efektyviausiai ir efektyviausiai išspręsti esamas gamybos situacijas.

Toliau papasakosime, kaip parašyti atmintinę elektroniniu būdu.

Elektroninio dokumentų valdymo ypatumai

Jei organizacija leidžia keistis duomenimis naudodama elektroninius ryšius, įskaitant el. paštą, atmintinės siuntimas yra supaprastintas. Tokios dokumentų apyvartos įmonėje privalumai taip pat apima užklausų nagrinėjimo greitį.

Kaip parašyti atmintinę elektroniniu būdu? Lygiai toks pat kaip ir klasikinė versijaįjungta ant popieriaus. Esminių skirtumų dokumentuose nėra. Tokio formato pavyzdys praktiškai nesiskiria nuo anksčiau pateikto pavyzdžio.

Pagrindinė jūsų atmintinės dalis (ty skubus situacijos aprašymas ir svarstyti pateikti pasiūlymai) išlieka visiškai tokia pati kaip ir mūsų pavyzdyje.

Vienintelė išimtis – atmintinėje nebereikia nurodyti adresato. Eilutėje „Adresas“ bus įrašytas vartotojo, kuriam siunčiama užklausa, vardas. Jei kalbame apie keitimąsi dokumentais per bendras išteklius(pvz., po vieną el. pašto adresą kiekvienam skyriui), eilutėje „Tema“ reikia nurodyti, kam skirtas pranešimas.

Be to, naudojant elektroninį paštą (individualią pašto dėžutę), dažniausiai jau yra parašas, kuris į laiško tekstą įterpiamas automatiškai. Tai leidžia žymiai sutaupyti laiko, įskaitant atmintinės rašymą. Jei jūsų paštas neleidžia identifikuoti siuntėjo (pavyzdžiui, jei naudojate bendrą pašto dėžutę), laiško pabaigoje būtinai nurodykite savo vardą ir pavardę bei pareigas.

Svarbu: siunčiant informaciją per paštu nepamirškite paprašyti pranešimo, kad perskaitėte išsiųstą žinutę (norėdami tai padaryti, turite pažymėti atitinkamą langelį). Šis pranešimas yra įrodymas, kad jūs iš tikrųjų išsiuntėte atmintinę konkrečiam gavėjui konkrečiu metu.