Dokumentu sagatavošanas noteikumi biroja darbā. Jauns organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas standarts Biroja darbs un dokumentu saņemšana

Biroja vadības un dokumentu aprites jomā 2017. gadā notiks vairākas būtiskas izmaiņas. Pirmkārt, tie ietekmēs personāla uzskaites pārvaldību, kā arī dažus valsts standarti regulējot dizainu oficiāli dokumenti.

No raksta jūs uzzināsit:

2017. gadā biroja darbs un dokumentu aprite (kā tā sastāvdaļa) joprojām ir svarīgākie jebkuras organizācijas darbības aspekti. Šo procesu ietvaros tiek veidoti visi oficiālie uzņēmuma dokumenti un regulēts darbs ar tiem. Biroja darbs ietver divus pamatkomponentus: dokumentāciju (informācijas ierakstīšanu) un dokumentu plūsmu (dokumentācijas pārvietošanu). Šī darbības joma katru gadu piedzīvo būtiskas izmaiņas, tā ir viena no visstraujāk mainīgajām jomām.

Teritorijā nav neviena uzņēmuma Krievijas Federācija nevar pastāvēt atsevišķi no spēkā esošajiem tiesību aktiem. Dokumentu plūsma Katrai organizācijai ir jāatbilst savām prasībām. Normatīvais regulējums tiek izskatīti likumi šajā jomā noteikumiem, kas reglamentē dokumentu veidošanu un to popularizēšanu, regulē biroja darba dienestu funkcijas un to struktūru. Izmaiņas šajos aktos tiek veiktas regulāri. Tie var ietvert jaunus dizaina noteikumus oficiālā dokumentācija, izveidot jaunus tā veidus un likvidēt vecos un normatīvi nostiprināt biroja darba noteikumus.

2017.gadā būtiskas izmaiņas biroja darba un dokumentu aprites jomā nav gaidāmas. Nozīmīgākie notikumi ietver:

GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas” atcelšana. Vienota sistēma organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu sagatavošanai”;
vienkāršotas personāla uzskaites ieviešana mikrouzņēmumiem;
elektronisko ieviešanu slimības atvaļinājums;
darbinieku kvalifikācijas neatkarīgas novērtēšanas maksas rakstura nodrošināšana;

Turklāt ir pieņemti vairāki grozījumi Darba kodeksā, kas netieši ietekmē organizācijas dokumentu apriti 2017. gadā.

Tāpat kā līdz šim, galvenais vietējais normatīvais akts, kas regulē tehnoloģijas darbam ar dokumentāciju viena uzņēmuma ietvaros, paliek 2017. gadā. biroja darba instrukcijas. Tā izstrādāta, ņemot vērā organizācijas vajadzības un tās dokumentālo un informatīvo procesu specifiku. Šis akts ir balstīta uz likuma prasībām un ir pamats racionālai dokumentu apritei.

Izmaiņas dokumentu plūsmā un biroja darbā 2017. gadā

Vēl nesen par šī gada galveno notikumu varēja uzskatīt paredzamo jaunā Valsts standarta, kas regulē darbu ar oficiālajiem dokumentiem, stāšanos spēkā. Jauns viesis biroja vadībā un dokumentu plūsma bija paredzēts, ka tas stāsies spēkā 2017. gada 1. jūlijā, tomēr ar Rosstandart rīkojumu datums tika pārcelts uz 2018. gada jūliju.

Runa ir par standartu R 7.0.97-2016 "Informācijas, bibliotēkas un izdevējdarbības standartu sistēma. Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu sagatavošanai."

Viena no galvenajām jaunā GOST atšķirībām ir tā, ka tā iedarbība būs daudz plašāka. Piemēram, tas regulēs hartu, noteikumu, noteikumu, rīkojumu, noteikumu, rezolūciju, lēmumu un rīkojumu, līgumu, aktu, instrukciju, vēstuļu un sertifikātu izpildi.

Jauns standarts komplekti vispārīgās prasības lai izveidotu dokumentus. Viņa nodaļa ar tādu pašu nosaukumu ir veltīta tam. Piemēram, tajā ir skaidri noteiktas prasības izmantotajiem fontiem un to lielumam.

Turklāt, veidojot oficiālus dokumentus, tas ļauj pilnībā legāli izmantot lapas otru pusi.

Dažas izmaiņas ietekmēs arī obligāto informāciju. Aktā skaidri norādīta to atrašanās vieta. Turklāt ir uzskaitītas jaunas iespējamās detaļas biznesa dokumenti un daži vecie tika atcelti.

Jaunas detaļas	Likvidētas detaļas
Vārds struktūrvienība(ja tas izraisa dokumenta izveidi)	OGRN (galvenais stāvoklis reģistrācijas numurs)
	Nodokļu maksātāja identifikācijas numurs ( identifikācijas numurs nodokļu maksātājs)
piekļuves ierobežojuma zīmogs	KPP (nodokļu reģistrācijas iemesla kods)
atzīmēt par elektroniskais paraksts	OKPO organizācijas kods

Jaunā elektroniskā paraksta zīme ietver atslēgas sertifikāta numuru, pilnu vārdu. tā īpašnieks un sertifikāta derīguma termiņš. Šī rekvizīta parādīšanās var radīt vairākas izmaiņas dokumentu plūsmā jau 2017. gadā: vēlams iepriekš sagatavot atbilstošos zīmogus.

Izmaiņas skāra arī valsts simbolu attēlojumu. Krievijas Federācijas valsts ģerbonis un tās subjekta ģerbonis tagad ir apvienoti vienā rekvizītā, uz kura ir vispārīgs nosaukums “Ģerbonis”.

Lasi arī:

HR noteikumi 2017. gadā

Galvenās izmaiņas uz biroja noteikumi 2017. gads ietekmēs personāla uzskaites sfēru. Tie ir diezgan būtiski jauninājumi attiecībā uz darbā pieņemšanas noteikumiem, mikrouzņēmumu personāla uzskaiti, personāla kvalifikācijas līmeņa novērtēšanas noteikumiem.

Mikrouzņēmumu vienkāršota personāla uzskaite

Saskaņā ar Federālo likumu Nr.348-FZ 2017. gadā tāda procedūra kā vietējo noteikumu apstiprināšana personāla jomā var pilnībā vai daļēji izzust no mikrouzņēmumu dokumentu plūsmas. Runa ir par normas atspoguļojošiem dokumentiem darba tiesības: noteikumi par darba samaksu, maiņu grafiki, darba noteikumi utt. Visi nepieciešamie nosacījumi tagad ir iespējams un nepieciešams reģistrēties tieši darba līgums ar darbinieku. Sastādot līgumu, jāvadās pēc standarta veidlapas, kas apstiprināta 2016. gada 27. augustā ar valdības rīkojumu Nr.858.

Ievērojiet, ka mikrouzņēmumi ietver juridisko vai privātpersonām, kuras komandā ir ne vairāk kā 15 darbinieki ar kopējiem gada ienākumiem, kas nepārsniedz 120 miljonus rubļu.

Elektroniskais slimības atvaļinājums

Federālais likums par elektronisko slimības atvaļinājumu Nr.86-FZ ievieš lielas izmaiņas biroja darbā un dokumentu aprites jomā 2017. gadā. No 2107. gada 1. maija ikviens darbinieks, kurš saņem slimības lapu, var izvēlēties papīra vai elektroniskā forma. Šis noteikums attiecas uz tiem, kas saņem slimības vai maternitātes pabalstus. Inovācijai vajadzētu padarīt grāmatvežu darbu un personāla darbinieki, atbalsta ieviešanas tendenci elektroniskā dokumentu pārvaldība, kā arī vienkāršos uzņēmumu mijiedarbību ar Sociālās apdrošināšanas fondu.

Apmaksāts personāla kvalifikācijas novērtējums

Kopš 2017. gada janvāra noteikumi, kas regulē neatkarīgs novērtējums strādnieku kvalifikācija. Sākot ar šo gadu, šāds novērtējums tiks apmaksāts. Vēršam uzmanību, ka jauninājumi neatbrīvo darba devēju no pienākuma nodrošināt darbiniekam juridiskas garantijas darbavietas un vidējās algas saglabāšanai. algas, kā arī kompensāciju ceļa izdevumi. Papīros ir iekļauti arī visi oficiālie dokumenti, kas saistīti ar kvalifikācijas novērtēšanu un organizācijas dokumentu plūsma 2017. gadā.

Gadījumā, ja eksāmenu, kā arī braucienu uz tā kārtošanas vietu apmaksā darbinieks, viņam ir tiesības nodokļa atskaitījums par iedzīvotāju ienākuma nodokļa izdevumu summu (ne vairāk kā 120 000 rubļu). Darba devējam ir iespēja šādas izmaksas attiecināt uz izdevumiem, kas saistīti ar ražošanu un pārdošanu.

Rezumējot, var atzīmēt, ka izmaiņas biroja darbā un dokumentu aprites jomā 2017. gadā nevar nosaukt par radikālām. Jaunā GOST un vairāku federālo likumu ieviešana ietekmēs ierastos procesus un, iespējams, rosinās biroja vadības instrukciju un dokumentu plūsmas grafiku pārskatīšanu 2017. gadā. Tomēr šie jauninājumi netiek ieviesti uzreiz, un ir pietiekami daudz laika, lai ar tiem iepazīties un sāktu ievērot jaunos noteikumus.

Mēs jums pastāstīsim, kā kompetenti organizēt darbu ar uzņēmuma dokumentiem, kā arī to uzskaiti un glabāšanu. Sniegsim soli pa solim instrukcijas biroja darba organizēšanai uzņēmumā.

No raksta jūs uzzināsit:

Saistītie materiāli:

Kāpēc ir svarīgi pievērst uzmanību darbam birojā?

Biroja darbs ir darbība, kas nodrošina oficiālu dokumentu izveidi un nosaka darba kārtību ar tiem. Protams, jautājums par to, vai ir jāpārdomā darba kārtība ar dokumentiem, rodas, kad kļūst grūti atrast kādu konkrētu papīru. No vienas puses, jāpriecājas, ka uzņēmums attīstās un aug, bet, no otras puses, dienaskārtībā ir jauns uzdevums - kā pareizi un ērti organizēt dokumentu apriti.

Ar biroja darbu oficiālajās iestādēs ir vieglāk - tur šo procesu regulē īpaši noteikumi:

Krievijas Tieslietu ministrijas 16.04.2014. rīkojums Nr.78 “Par notariālā biroja darba noteikumu apstiprināšanu” (kopā ar Notariālā biroja darba noteikumiem, kas apstiprināti ar FNP valdes 17.12. 2012, Krievijas Tieslietu ministrijas 16.04.2014 rīkojums Nr.78) apstiprināti notāru dokumentu aprites noteikumi;
Eirāzijas Ekonomikas komisijas padomes 2015.gada 5.maija lēmums Nr.46 “Par iekšējās dokumentu pārvaldības noteikumiem Eirāzijas Ekonomikas komisijā” noteica noteikumus darbam ar dokumentiem EEK;
Ar Krievijas Federācijas Augstākās tiesas Tieslietu departamenta 2003. gada 29. aprīļa rīkojumu Nr. 36 Instrukcijas tiesvedība rajona tiesā;
Krievijas Centrālās vēlēšanu komisijas 2016. gada 20. janvāra rezolūcija Nr. 321/1831-6 pieņēma Instrukcijas biroja darbam Centrālajā centrā. vēlēšanu komisija Krievijas Federācija;
Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrēts Nr. 477 apstiprināja Biroja darba noteikumus federālās struktūras izpildvara.

Ir arī īpaši noteikumi, kuros minēts, kā tas ir jādara noteiktos uzņēmumos. Piemēram, 1998. gada 15. aprīļa federālais likums Nr. 66-FZ "Par dārzkopības, dārzkopības un pilsētnieku bezpeļņas apvienībām" nosaka biroja darba veikšanas kārtību šādās organizācijās.

Privātajos uzņēmumos visus biroja darba organizēšanas jautājumus izlemj īpašnieki. Pareizāk sakot, biroja darbu no nulles ir uzticēts izstrādāt konkrētiem izpildītājiem - dažreiz personāla darbiniekiem, dažreiz sekretārēm. Tā kā šāds rīkojums ir nobriedis, tas nozīmē, ka šāds regulējums patiešām ir vajadzīgs.

Kā strādāt ar dokumentiem: atgādinājumi par Instrukcijas paraugs biroja darbam

Lejupielādējiet šo un vēl 9 atgādinājumus žurnālā

Kā organizēt biroja darbu: soli pa solim instrukcijas

Biroja darbs SIA no nulles soli pa solim instrukcijas palīdzēs jums izlemt, ar ko sākt un uz kādiem rezultātiem jātiecas. Ideālā gadījumā organizācijai vajadzētu pieņemt iekšējais dokuments- instrukcijas darbam birojā. Ja uzņēmums ir liels, ar nodaļām un filiālēm, tad vairāku vietējo likumu, kas regulē šos jautājumus, pieņemšana ir pamatota.

1. darbība. Izlemiet, uz kuriem dokumentiem attieksies instrukcijas. Atgādināsim, ka visa papīru masa organizācijā ir sadalīta iekšējā (lokālā), izejošā un ienākošā. Procedūra darbam ar viņiem ir atšķirīga, tāpēc ir vērts to aprakstīt dažādās sadaļās.

2. darbība. Uzrakstiet instrukcijas. Atsevišķi paredzēt vietējos aktus:

kā tos saņem;
kā darbinieki ar tiem tiek iepazīstināti;
kur un pie kā tiek glabāti vietējie akti.

Pamatojoties uz ienākošo dokumentāciju, jāapraksta, kas un kur, kādā termiņā reģistrē ienākošo dokumentāciju, kā fiksē dokumenta nodošanu izpildei, kur glabāt ienākošais dokuments pēc atbildes uz to un citiem procedūras jautājumiem. Izejošajiem zvaniem līdzīgi risiniet jautājumu par reģistrācijas kārtību, nosūtīšanas noteikumiem, parakstīšanu.

Norādījumi biroja darbam: iekšējo dokumentu reģistrācijas kārtība

Kā sagatavot dokumentus saskaņā ar instrukciju paraugiem

3. darbība. Instrukcijā norādiet, kuri dokumenti ir apstiprināti standarta forma, un kas būtu jāizstrādā, vadoties pēc apstiprinātā GOST.

Kā ieviest GOST, izmantojot instrukcijas biroja darbam

4. darbība. Noteikt personas, kas ir atbildīgas par katras instrukcijas sadaļas ieviešanu. Izlemiet, kādā secībā, kur un par kuru atbildību dokumenti tiks glabāti.

Biroja pārvaldības instrukcijas sadaļa “Dokumentu tūlītēja uzglabāšana”.

Lejupielādējiet instrukciju paraugus

5. darbība. Nosakiet, vai jums tas ir nepieciešams papildu sadaļas norādījumus. Atkarībā no organizācijas darbības specifikas var būt nepieciešams norādīt kopiju izgatavošanas kārtību, darba kārtību ar zīmogiem un zīmogiem, kā arī dokumentu apmaiņas kārtību starp nodaļām.

Uz vairākiem dokumentiem var attiekties citi vietējie tiesību akti, piemēram, saskaņā ar apstiprināto procedūru darbam ar personas datiem vai organizācijas komercnoslēpumu saglabāšanas kārtību. Ieteicams sniegt atsauces uz šiem vietējiem tiesību aktiem. Turklāt darbu ar dokumentiem vairākās organizācijās var regulēt arī īpaši tiesību akti. Piemēram, dokumentu plūsma kredītu organizācija attiecas uz federālo likumu “Par bankām un banku darbību”, kas regulē banku noslēpumu apstrādes kārtību. Šie punkti jāņem vērā arī, izstrādājot instrukcijas.

Plombu un zīmogu uzskaite un uzglabāšana uzņēmumā: Instrukciju sadaļa

Kā organizēt darbu ar zīmogiem un zīmogiem

6. darbība. Instrukciju apstiprināšana un darbinieku uzmanība tiem. Pēc šī posma vietējais akts stājas spēkā un tā izpilde kļūst obligāta visiem uzņēmuma darbiniekiem.

Kā organizēt personāla lietvedību

Uzņēmumam vienlīdz svarīgi ir pārdomāt personāla uzskaites pārvaldība. Personāla dokumentu plūsmas organizēšanas posmi principā neatšķiras no biroja darba izveides posmiem kopumā. Tie arī nosaka to dokumentu sarakstu, kuri tiks apkopoti, pārveidoti, kopēti un izplatīti saskaņā ar instrukcijām HR ierakstu pārvaldība. Šeit ir jāņem vērā, ka organizācijai ir vieta “iztēlei” attiecībā uz personāla dokumenti daudz mazāk - kas ir iekšā obligāti punktā norādītajā uzņēmumā jāatrodas personāla uzskaitei Darba kodekss RF un citi noteikumi. Un par prombūtni vai nepareizs dizains personāla dokumenti paredz ievērojamus naudas sodus. Tāpēc šīs instrukcijas sagatavošanai ir jāpieiet ar vislielāko nopietnību.

Personāla lietvedības instrukciju sadaļās jāsatur informācija par izstrādāto standarta dokumenti uzņēmumā, piemēram, apstiprinātā darba līguma forma, rīkojumi, kā arī darbinieku iepazīstināšanas kārtība ar dokumentiem. Ir arī jāatspoguļo konkrētās organizācijas darbības konkrētie aspekti: ja viņi sastāda grafikus, tad kādā termiņā un kādā secībā tie jāiesniedz apstiprināšanai, ja tie izdod aizsarglīdzekļus, tad kādā secībā veiks uzskaiti.

Norādījumi personāla uzskaites pārvaldībai: paraugs

Lejupielādējiet pilnu paraugu

Jāņem vērā arī tas, ka par biroja darba organizēšana, ieskaitot personālu, šo procesu automatizēšanai ir izstrādāta īpaša programmatūra. Lielie uzņēmumi pašlaik tos izmanto, taču šis fakts neaizstāj nepieciešamību izstrādāt un ievērot norādījumus.

Biroja darba organizatoriskās formas

Ir trīs biroja darba organizēšanas veidi:

centralizēta;
decentralizēts;
sajaukts.

Centralizētā veidā visas dokumentu apstrādes tehniskās darbības ir koncentrētas vienā struktūrvienībā. Parasti tas ir biroja vadības pakalpojums. Šīs biroja darba formas priekšrocība ir tā, ka jūs varat izveidot viena bāze uz visiem dokumentiem, kas tiek saņemti vai izveidoti organizācijā. Meklēt nepieciešamie papīriātrāk. Šī biroja darba forma ir piemērota uzņēmumiem ar lineāru funkcionālo struktūru.

Ar decentralizētu biroja darba formu pirmsskolas izglītības pakalpojumi tiek veidoti katrā struktūrvienībā. Ja uzņēmums ir ģeogrāfiski sadalīts, šī veidlapa noderēs.

Ar jauktu biroja darba organizācijas formu dažas darbības tiek veiktas pirmsskolas izglītības iestādes dienestā, citas - struktūrvienībās. Pirmie parasti nodarbojas ar dokumentu pieņemšanu, uzskaiti un kontroli, otrie - veido un noformē papīrus, sistematizē tos un organizē glabāšanai. To pašu darbību ar šo biroja darba formu var veikt gan pirmsskolas izglītības iestādes dienestā, gan nodaļās - tas ir atkarīgs no dokumenta.

Dokumentu maršruti palīdzēs paātrināt dokumentu apriti uzņēmumā

No 2017. gada 1. jūlija GOST R 6.30-2003 vietā stāsies spēkā GOST R 7.0.97-2016 “Informācijas, bibliotēkas un izdevējdarbības standartu sistēma”. Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Dokumentācijas prasības." Tās tekstu var apskatīt mājaslapā Federālā aģentūra par tehniskajiem noteikumiem un metroloģiju: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

Standartu izstrādāja Viskrievijas Dokumentācijas un arhivēšanas pētniecības institūts (VNIIDAD). Dokumenta darbības joma ir aprakstīta šādi: “Šis standarts attiecas uz organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem: hartas, noteikumi, noteikumi, instrukcijas, noteikumi, rezolūcijas, rīkojumi, rīkojumi, lēmumi, protokoli, līgumi, akti, vēstules, sertifikāti utt. (turpmāk tekstā - dokumenti), ieskaitot tos, kas iekļauti OK 011-93 " Viskrievijas klasifikators vadības dokumentācija"(OKUD), klase 0200000." Jaunais standarts, tāpat kā tā priekšgājējs, nosaka:

dokumenta rekvizītu sastāvs;
to dizaina noteikumi (bet jau tiek izmantoti informācijas tehnoloģijas);
veidlapu veidi, veidlapu rekvizītu sastāvs, rekvizītu izkārtojums uz dokumenta; veidlapu paraugi;
dokumentu veidošanas noteikumi.

Standarta noteikumi attiecas uz dokumentiem uz papīra un elektroniskajiem plašsaziņas līdzekļiem.

Mēs orientēsimies uz to, kas tieši ir mainījies (izņemot GOST numuru un nosaukumu).

Detaļu saraksts ietver 30 pozīcijas (kā iepriekš), taču ir izmaiņas:

Krievijas Federācijas ģerbonis un Krievijas Federācijas veidojošās vienības ģerbonis tagad tiek uzskatīti par vienu īpašumu;
rekvizīti “Organizācijas ģerbonis vai preču zīme(pakalpojuma zīme)" ir sadalīts divās daļās: "emblēma" un "preču zīme (pakalpojuma zīme)";
organizācijas kods, OGRN un INN/KPP pazuda;
"organizācijas nosaukuma" vietā tagad būs "organizācijas nosaukums - dokumenta autors";
parādījās rekvizīti “struktūrvienības nosaukums – dokumenta autors” un “personas – dokumenta autora amata nosaukums”;
detaļa “saite uz dokumenta reģistrācijas numuru un datumu” turpmāk tiks saukta par “saite uz saņemtā dokumenta reģistrācijas numuru un datumu”;
pievienots atribūts “dokumentu piekļuves ierobežojuma zīmogs”;
Noņemts atribūts “dokumenta elektroniskās kopijas identifikators”, bet parādījusies “elektroniskā paraksta atzīme”;
"zīmoga nospieduma" vietā tagad ir "zīmogs";
"dokumenta apstiprināšanas vīza" vietā - vienkārši "vīza";
“lietotnes tags” kļuva par “lietotnes tagu”;
"atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā" vietā - "atzīme par dokumenta saņemšanu";
"atzīme par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu uz lietu" vietā - "atzīme par dokumenta nosūtīšanu uz lietu."

Piemēram, 5.5. punktā ir teikts, ka organizācijas nosaukums jāatbilst juridiskās personas nosaukumam tās statūtos. Tomēr tiesību akti tagad atļauj organizācijām izmantot hartas paraugs, un šajā gadījumā tā nosaukums hartā nebūs. Tajā pašā laikā tas noteikti ir klātesošs Vienotajā valsts reģistrs juridiskām personām(Vienotais valsts juridisko personu reģistrs).

Rekvizītu aprakstā "galamērķis"(5.15) neņem vērā, ka bieži vien saņēmēji ir ārvalstu organizācijas un privātpersonas, kas nav Krievijas pilsoņi. Adresātu saraksta ierobežojums līdz četriem, kas atkāpies no rakstāmmašīnu laikiem, kā arī noteikums, ka “nosūtot vēstuli līdz plkst. e-pasts vai pa faksu (bez nosūtīšanas pa pastu) pasta adrese nav norādīts”, droši vien var uzskatīt par optimizāciju, taču nekādā gadījumā ne par obligātu (t.i., kas prasa obligātu izpildi).

Uz rekvizītiem "dokumenta datums" izmaiņas neveica, lai gan kopš 2013.g Civilkodekss Krievijas Federācija arī pieprasa sēdes protokolā norādīt precīzu sēdes laiku.

5.14.punktā “piekļuve dokumenta zīmogam” ir noteikta prasība zīmogu uzlikt tikai uz dokumenta pirmās lapas, lai gan tas ir pretrunā ar likumu: slepenības zīmogi un zīmogs “ komercnoslēpums" ir jānorāda uz katras lapas (neiesietiem papīra dokumentiem tas ir īpaši svarīgi, jo citādi pārkāpējus būs grūti saukt pie atbildības).

Par šaubīgāko rekvizītu, iespējams, var uzskatīt "elektroniskā paraksta zīme"(5.23. punkts). Elektronisko parakstu vizualizējošo zīmju izmantošanas prakse vēl nav izveidojusies. Šeit rodas grūtības 1. Un var būt problemātiski ievērot prasību vizualizāciju novietot parakstam paredzētajā vietā, pasaules praksē tiek izmantotas citas pieejas. Turklāt dīvaini, ja paraksta vizualizācijā par to nav norādīta svarīgākā informācija:

vai viņa ir kvalificēta?
kādas ir parakstītāja pilnvaras,
sertifikāta izmantošanas ierobežojumi (ja tādi ir),
tās sertifikācijas iestādes nosaukums, kura izdevusi sertifikātu,
paraksta izveides datums un laiks.

Rekvizītu aprakstā "ronis"(5.24.punkts) netika atspoguļoti jaunākās izmaiņas tiesību akti, kas komercorganizācijām nosaka to izmantošanu pēc izvēles. Tie. GOST runā par nepieciešamību piestiprināt zīmogu bez klauzulas “ja pieejams”.

Rekvizītu aprakstā “sertifikācijas zīmes kopija”(5.26. punkts) parāda vienīgo dizaina variantu, kas parādījās vecajā GOST, piemērots tikai vienas dokumenta lapas sertifikācijai un samazināts salīdzinājumā ar elementu sastāvu, kurā jāiekļauj 2:

Metodiskie ieteikumi par instrukciju izstrādi biroja darbam federālajās izpildvaras iestādēs (apstiprināts ar Rosarkhiv 2009. gada 23. decembra rīkojumu Nr. 76) un
Prezidija dekrēts Augstākā padome PSRS datēts ar 08.04.1983. Nr.9779-X (pašlaik spēkā).

Kā redzat, Jaunajā standartā dotos ieteikumus nav vēlams izmantot nekritiski.

Vairāku detaļu apraksts (piemēram, “atzīmes par dokumenta saņemšanu” 5.27.punktā) ir formulēts tīri “papīra” valodā un nav attiecināms uz elektroniskajiem dokumentiem. Ierosinājums atzīmēt, ka elektroniskajā dokumentu pārvaldībā šo atzīmi var iekļaut dokumenta reģistrācijas kartītē (vai citādi ierakstīt elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā), tika noraidīts.

Veidlapu sadaļa pārceļ prasības papīra veidlapām uz elektroniskajiem dokumentiem, neņemot vērā to veidošanas, izmantošanas specifiku un pretēji jau iedibinātajai praksei gan publiskajā, gan komercsektorā.

Kopumā atjaunināto standartu var uzskatīt par pagaidu risinājumu, jo tas joprojām pārsvarā ir vērsts uz tradicionālo papīra dokumentu plūsmu un daudzējādā ziņā neatbilst arvien plašākai “elektroniskās pārvaldes” praksei.

Regulēt jebkuru ražošanas vai biznesa procesu nozīmē noteikt noteikumus šī procesa īstenošanai iekšējā, korporatīvā, likumdošanas līmenī. To var izdarīt, ievērojot vietējos noteikumus. Kurš no viņiem var darboties organizācijā un būs vajadzīgs vispirms, mēs apsvērsim rakstā.

VIETĒJO REGULĒJOŠO AKTU ZĪMES (LNA)

Jurisprudencē pastāv jēdziens “normatīvs tiesību akts" Augstākā, valsts līmeņa normatīvie tiesību akti satur tiesību normas, kas ir saistošas visiem valsts pilsoņiem. Tā ir, piemēram, Krievijas Federācijas konstitūcija, federālie likumi, kodeksi, prezidenta dekrēti. Atšķirībā no valsts noteikumiem, vietējie noteikumi darbojas vienā vai vairākās organizācijās un ir saistoši tikai to darbiniekiem.

Citiem vārdiem sakot, vietējais normatīvais akts“SIA “ABV” biroja darba instrukcijas ir obligātas tikai SIA “ABV” darbiniekiem. Par vietējo noteikumu neievērošanu organizācijas darbiniekiem var tikt piemērots disciplinārsods.

Normatīvā tiesību akta būtiskās pazīmes ir uzskaitītas plēnuma lēmuma 9. punktā Augstākā tiesa RF 2007. gada 29. novembrī Nr. 48 “Par tiesu praksi, izskatot lietas, kas pilnībā vai daļēji apstrīd normatīvos aktus”. Pēc analoģijas var noteikt galvenās LAD pazīmes. Tāpat kā visi normatīvie tiesību akti, tie:

Publicēts noteiktajā kārtībā. Katra LNA iziet ceļu no dokumenta projekta sagatavošanas līdz tā apstiprināšanai ģenerāldirektors vai īpaši pilnvarota amatpersona (skatīt diagrammu).

Satur noteikumus un noteikumus kas var attiekties uz organizācijas darbību kopumā, tās nodaļām (nodaļām, darba grupām, komisijām), koleģiālām un citām struktūrām, ražošanas vai biznesa procesu ieviešanu. Tajā pašā laikā ir LNA, kas ne visiem darbiniekiem ir jāievēro. Tātad, ja biroja darba instrukcijas ir obligātas visiem, tad tikai šīs komisijas deputāti vadās pēc nolikuma par ekspertu komisiju.
Lietots atkārtoti. Vietējie noteikumi tiek izdoti un piemēroti atkārtoti. Daži LNA pavada organizāciju visā tās pastāvēšanas laikā. Tie ir, piemēram, iekšējie darba noteikumi vai noteikumi par darbinieku personas datu aizsardzību.

LNA KLASES RAŽOŠANAI: VEIDI UN MĒRĶIS

Visiem organizatoriskiem un juridiskiem dokumentiem ir viens mērķis – regulēt jebkuru procesu vai parādību. Tāpēc dažreiz pat pieredzējušiem sekretāriem un ierēdņiem ir grūti izvēlēties dokumenta veidu katram konkrētajam gadījumam. Mēģināsim to izdomāt. Visu definīciju avots ir “Mūsdienu vadības dokumentācijas veidu un šķirņu vārdnīca”.

■ Pozīcija- normatīvais tiesību akts, kas nosaka valdības institūcijas, organizācijas, struktūrvienības, koleģiālās, padomdevējas, eksperta, metodiskās vai citas institūcijas statusu un (vai) nosaka darbību (darbu) veikšanas kārtību. noteikta veida.

Noteikumi nosaka, kādas struktūrvienības vai struktūras ir organizācijā, nosaka to funkcijas, mērķus, uzdevumus un pienākumus. Uzkrājumi parādās, veidojot jaunas struktūrvienības. Piemēram, biroja vietā tiek izveidota biroja vadības nodaļa un Arhīvs.

■ Norādījumi- tiesību akts, kas izdots, lai noteiktu noteikumus, kas reglamentē organizāciju, to struktūrvienību, amatpersonu un pilsoņu darbības organizatoriskos, zinātniskos, tehniskos, tehnoloģiskos, finansiālos vai citus īpašus aspektus.

Atšķirībā no pozīcijas, kas galvenokārt atbild uz jautājumiem "kurš?" un "ko?", instrukcijas atbild uz jautājumu "kā?". Tajā detalizēti un vispusīgi aprakstīts viss, kas saistīts ar konkrēta procesa ieviešanu.

■ Uzņēmējdarbības procesu noteikumi- normatīvais tiesību akts, kas nosaka valdības institūcijas, koleģiālās vai padomdevējas institūcijas darbības kārtību.

Bet LNA gadījumā mēs biežāk runājam par mazliet citu dokumentu, īpaši in komerciālas organizācijas. Tad biznesa procesa regulējums tiek saprasts kā organizatoriskā un juridiskā dokumenta veids, kas konsekventi apraksta visus procesa posmus un izpildītāju mijiedarbības kārtību katrā posmā.

Biznesa procesu noteikumi atšķiras no instrukcijām ar to, kā tie apraksta darbības. Noteikumos tie ir aprakstīti secīgi (no pirmā līdz pēdējam), un instrukcijās tie ir sakārtoti tematiski.

■ Noteikumi- normatīvais tiesību akts, kas nosaka normas un prasības attiecībā uz tiesiskā regulējuma priekšmetu.

Noteikumu galvenais uzdevums ir precizēt un detalizēti aprakstīt vienu no instrukcijā jau apstiprinātajiem procesiem. Piemēram, biroja darba instrukcijās elektroniskās sarakstes veikšanas noteikumiem drīkst atvēlēt tikai vienu rindkopu. A neatkarīgi noteikumi elektroniskās sarakstes veikšana bieži ir apjomīga LNA, kas sastāv no vairākām sadaļām. Tajā ir sīkāk aprakstīts e-pasta izveides, nosūtīšanas, saņemšanas un apstrādes process.

Ja tiek izdoti norādījumi, lai pilnībā aprakstītu kādu organizācijas darbības aspektu, tad noteikumi precizē norādījumus. Tie apraksta ne tikai katru soli, bet katru operācijas veicēja ieelpu un izelpu.

■ Pasūtiet- tiesību akts, ko organizācijas vadītājs pieņēmis, darbojoties viens pats, lai regulētu organizācijas darbību.

Rīkojums ne vienmēr ir vietējais normatīvais akts, taču tas var labi veikt šo funkciju. Šeit derētu atgādināt raksturīgās iezīmes LNA, par kuru mēs runājām iepriekš. Ja rīkojums nosaka normas (noteikumus) procesa īstenošanai, ieceļ atbildīgās personas, piemēro atkārtoti un ir obligāts visiem tajā norādītajiem darbiniekiem, tad to var atzīt par pilntiesīgu LNA.

Pasūtījumos nav aprakstīta procesa secība, bet gan ieraksts pieņemts lēmums. Piemēram, iecelt atbildīgos par biroja darbu filiālēs vai apstiprināt izstrādāto departamentu indeksēšanas sistēmu.

1. tabula palīdzēs noteikt dažādu LNA mērķi un izvēlēties visvairāk piemērots izskats dokuments par katru gadījumu.

1. tabula

LNA veidi un mērķis biroja darbam

LNA veids	LNA mērķis	Piemērs
Pozīcija	Nosaka struktūrvienības statusu	Pakalpojuma noteikumi dokumentācijas atbalsts vadība
	Nosaka noteikta veida darbību (darbu) veikšanas kārtību	Dokumentu uzglabāšanas noteikumi
	Nosaka koleģiālas padomdevējas institūcijas statusu	Nolikums par ekspertu komisiju
Norādījumi	Regulē vienu organizācijas darbības aspektu	Instrukcijas darbam birojā
Uzņēmējdarbības procesu noteikumi	Konsekventi apraksta procesa darbības un mijiedarbības kārtību starp darbību dalībniekiem	Uzņēmējdarbības procesa „Uzdevumu izpildes kontrole uz dokumentiem” noteikumi
	Tie nosaka jau regulētu procesu	Pasta nosūtīšanas un saņemšanas noteikumi
	Reģistrē par procesu pieņemto lēmumu	Rīkojums “Par biroja darbu atbildīgo iecelšanu struktūrvienībās”

NORĀDĪJUMI LIETAS PROCEDŪRAI

Biroja darba instrukcijas ir centrālais no vietējiem noteikumiem, kas veltīti pirmsskolas izglītības iestādēm. Var, lai gan nav ieteicams, iztikt bez noteikumiem par pirmsskolas izglītības iestādes apkalpošanu vai bez biznesa biroja procesu noteikumiem. Bet, ja organizācijā biroja darbā ir iesaistīti vismaz vairāki cilvēki, tad vienkārši ir nepieciešami atbilstoši norādījumi. Citādi katrs lietvedības procesu dalībnieks (tas ir, katrs darbinieks) strādās ar dokumentiem pēc saviem ieskatiem, paļaujoties tikai uz savām zināšanām un pieredzi un uzskatot tos par vienīgajiem pareizajiem. Sekretārei tā ir katastrofa. Tāpēc bez instrukcijām biroja darbam neiztikt.

Normatīvais regulējums

Diemžēl standarta instrukcijas biroja darbam nevalstiskajām organizācijām nav un nevar būt, jo tās ir pārāk atšķirīgas, lai gan ietvaros. vienoti noteikumi, vadīt pirmsskolas izglītību.

Vispārējā biroja darba instrukciju izstrādes procedūra ir tieši tāda pati kā diagrammā: sagatavotais dokumenta projekts iziet apstiprināšanas procedūru, un to apstiprina ģenerāldirektors vai pilnvarota persona.

Nav nepieciešams pašam rakstīt biroja darba instrukcijas no nulles. Visi biroja darba noteikumi Krievijā ir pārbaudīti gadu desmitiem un ir mainījušies tikai nedaudz. Instrukciju rakstīšanai ir daudz avotu. Galvenie var būt:

Metodiskie ieteikumi instrukciju izstrādei biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās (apstiprināti ar Rosarkhiv 2009. gada 23. decembra rīkojumu Nr. 76; turpmāk - Metodiskie ieteikumi federālajām izpildinstitūcijām);
GOST R 7.0.8.-2013. “Informācijas, bibliotēkas un izdevējdarbības standartu sistēma. Lietvedība un arhivēšana. Termini un definīcijas”;
GOST R 7.0.97-2016 “Informācijas, bibliotēkas un izdevējdarbības standartu sistēma. Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu sagatavošanai" (turpmāk - GOST R 7.0.97-2016);
Standarta instrukcijas par biroja pārvaldību un arhīvu darbu muitas iestādes Krievijas Federācija (apstiprināts ar Krievijas Federālā muitas dienesta rīkojumu, kas datēts ar 07.09.2014. Nr. 1331; turpmāk tekstā – Federālā muitas dienesta instrukcijas). Tas ir obligāts tikai Federālajam muitas dienestam un tā pakļautībā esošajām organizācijām, bet citas organizācijas to var izmantot kā pamatu saviem norādījumiem.

LŪDZU, ŅEMIET VĒRĀ

GOST R 7.0.97-2016 stājas spēkā 2017. gada 1. jūlijā. Metodiskie ieteikumi federālajām izpildinstitūcijām un norādījumi Federālajam muitas dienestam ir apkopoti, pamatojoties uz iepriekšējo dokumentu sagatavošanas standartu - GOST R 6.30-2003 un tam pievienotajiem metodiskajiem ieteikumiem. No 2017. gada 1. jūlija abi šie dokumenti pārstāj būt aktuāli detaļu sagatavošanai veltītajā daļā. Tāpēc biroja darba instrukciju sastādītājiem jābūt uzmanīgiem - jaunais GOST R 7.0.97-2016 maina ne tikai rekvizītu reģistrācijas noteikumus, bet arī to sastāvu.

Instrukcijas struktūra

Instrukcijas sadaļu sastāvs, izkārtojums un saturs var atšķirties. Viss atkarīgs no tā, kā ir uzbūvēta biroja vadības sistēma. Instrukcijas biroja darbam organizācijās, kuras aktīvi izmanto elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu (EDMS) un elektronisko digitālais paraksts(EDS), un organizācijās, kur plaukst papīra dokumentu plūsma, būs ļoti atšķirīgi.

Tomēr ir iespējams noformēt biroja darba instrukciju pamata universālo saturu, lai šīs LNA izstrādātājiem “uz vietas” būtu uz ko balstīties (2. tabula).

2. tabula

Biroja vadības instrukciju pamatstruktūra

Sadaļas numurs	Biroja darba instrukciju sadaļa	Sadaļā apstiprinātās dokumentu veidlapas/paraugi
	Vispārīgi noteikumi
	Termini un definīcijas
	Dokumentācijas prasības	Dokumentu veidlapas (dokumentu vispārīgā veidlapa, vēstules veidlapa, veidlapas atsevišķas sugas dokumenti, citas veidlapas). Žurnāla forma un veidlapu izsniegšana (ja organizācija veic veidlapu uzskaiti). Katras rekvizītas reģistrācijas paraugi (tiek uzreiz sniegti tekstā, aprakstot dokumenta rekvizītu sagatavošanas noteikumus).
	Darba organizēšana ar dokumentiem
	Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma
	Iezīmes darbam ar elektroniskie dokumenti
	Ienākošās korespondences pieņemšana, apstrāde, reģistrācija un izplatīšana	Veidlapa ienākošo dokumentu reģistrēšanai. Ziņojuma paraugs par dokumentu trūkumu. Ziņojuma paraugs par dokumentu bojājumiem. Ienākošā dokumenta reģistrācijas zīmoga nospiedums.
	Dokumentu un instrukciju izpildes organizēšana	Rezolūcijas paraugs. Izziņas akta par dokumentu noformēšanu forma.
	Dažu veidu dokumentu sagatavošanas un noformēšanas iezīmes	Pasūtījuma paraugs. Pasūtījuma paraugs. Akta paraugs (piemēram, par nepilnīgas dokumentu paketes atgriešanu) Pilnvaras paraugs (piemēram, lai saņemtu pastu).
	Sapulcēs pieņemto lēmumu noformēšanas un izpildes kārtība	Īss sanāksmes protokola paraugs. Pilna sanāksmes protokola paraugs.
	Izejošo dokumentu sagatavošana un nosūtīšana	Motivācijas vēstules paraugs. Izejošo dokumentu reģistrēšanas žurnāla forma. Pasta žurnāla veidlapa. Pakešu pasta sūtīšanas saraksta veidlapa.
	Iedzīvotāju pārsūdzību izskatīšanas kārtība	Iedzīvotāju iesnieguma (pieteikuma) veidlapa. Veidlapa pilsoņu pārsūdzību reģistrēšanai (ja organizācija iedzīvotāju pārsūdzības ņem vērā atsevišķi).
	Dokumentu nodošanas glabāšanai kārtība	Piegādes inventāra veidlapa.
	Dokumentu organizēšana un ierakstīšana arhīvā	Organizācijas lietu saraksta forma. Struktūrvienības lietu nomenklatūras forma. Lietu inventarizācijas veidlapa pastāvīga uzglabāšana; Veidlapa failu uzskaitei ar pagaidu (vairāk nekā 10 gadiem) glabāšanas periodu. Personāla lietu uzskaites forma. Elektronisko failu un pastāvīgās uzglabāšanas dokumentu uzskaites veidlapa. Elektronisko lietu un pagaidu (virs 10 gadiem) uzglabāšanas dokumentu uzskaites forma.
	Dokumentu izmantošana arhīvā	Akta paraugs par lietu izsniegšanu pagaidu lietošanai.
	Dokumentu ar beidzies glabāšanas termiņu iznīcināšana	Akta par dokumentu ar beidzies glabāšanas termiņu piešķiršanu iznīcināšanai forma.

Dokumentu uzglabāšanas kārtība saskaņā ar instrukcijām

Dokumentu arhīva uzglabāšanas procedūra ir aprakstīta instrukciju sadaļās, pamatojoties uz:

Krievijas Federācijas arhīvu fonda un citu dokumentu uzglabāšanas, iegūšanas, ierakstīšanas un izmantošanas organizēšanas noteikumi arhīva dokumenti orgānos valsts vara, orgāni vietējā pašvaldība un organizācijas (apstiprināts ar Krievijas Kultūras ministrijas 2015. gada 31. marta rīkojumu Nr. 526; turpmāk tekstā – 2015. gada noteikumi);
Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumi (apstiprināti ar Rosarkhiv valdes lēmumu, kas datēts ar 02.06.2002.).

LNA KLASES RAŽOŠANAI: KĀ IZVĒLĒTIES?

Nelielai organizācijai pilnīgi pietiks ar instrukcijām par dokumentu noformēšanu, it īpaši, ja tajā ir aprakstīti visi dokumentācijas procesi, sākot no dokumenta izveides līdz iznīcināšanai.

Biroja darba noteikumi visbiežāk no instrukcijām “izaug” par patstāvīgām LNA. Tas notiek dabiski – organizācijai attīstoties. Ja noteiktā posmā rodas nepieciešamība regulēt biznesa procesus, tad var attīstīt:

uzņēmējdarbības procesa “Dokumenta sastādīšana” noteikumi;
biznesa procesa “Dokumentu noformēšanas kontrole” noteikumi;
biznesa procesu noteikumi " Arhīva krātuve dokuments";
citi noteikumi, atkarībā no tā, kādus biroja procesus vadība uzskata par nepieciešamu aprakstīt un regulēt.

Cits scenārijs: organizācija ir uzkrājusi daudz dokumentu, un tiem tika izveidots arhīvs. Šajā gadījumā nekavējoties jāregulē to glabāšanas process, pretējā gadījumā arhīvu darbinieki būs pārslogoti ar dokumentiem. Norādījumi par failu reģistrēšanu un pārsūtīšanu arhīva glabāšanai palīdzēs atrisināt problēmu.

Tomēr, ja arhīvs joprojām ir mazs un ir sākumstadijā, tie var būt noteikumi vai pat rīkojums par galveno darbību. Biroja darba procesu regulēšanas dokumentu veidu izvēle, kā jau noskaidrojām, ir diezgan liela.

Mūsdienu vadības dokumentācijas veidu un šķirņu vārdnīca. - Rozarhiva, VNIIDADA. - M., 2014. gads.

GOST R 6.30-2003 “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības."

“Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Dokumentācijas prasības. Metodiskie ieteikumi GOST R 6.30-2003 ieviešanai" (apstiprināts Rosarkhiv).

Visiem par dokumentu apriti atbildīgajiem speciālistiem jāpievērš uzmanība “GOST R 7.0.97-2016. Krievijas Federācijas nacionālais standarts. Informācijas, bibliotēkas un izdevējdarbības standartu sistēma. Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu sagatavošanai" (apstiprināts ar Rosstandart rīkojumu, datēts ar 2016. gada 8. decembri, Nr. 2004-st). Šajā normatīvajā aktā ir iekļauti vairāki papildinājumi, kas nebija iekļauti GOST R 6.30-2003.

Galvenās izmaiņas, kas iekļautas jaunajā standartā

Lai izveidotu dokumentāciju, varat izmantot tikai fontus:

Times New Roman Nr. 13, 14;
Ariāls Nr.12,13;
Verdana Nr.12,13;
Kalibri Nr.14.

Jaunais GOST ļauj mazākus fontu izmērus izmantot tikai tabulās.

No 2018. gada 1. jūlija dokumentācijā var būt Krievijas Federācijas veidojošās vienības ģerbonis, ģerbonis (heraldiskā zīme) pašvaldība. Tagad arī šī rekvizīta atrašanās vieta ir normatīvi fiksēta. To novieto veidlapas augšējā lauka vidū virs organizācijas detaļām 10 mm attālumā no lapas augšējās malas.

Turklāt iepriekš nepieciešamās detaļas ORGN, INN, KPP, OKVED kodi tagad atrodas detaļā “Atsauces dati par organizāciju”.

Ir parādījies “Paziņojums par piekļuves ierobežošanu dokumentam”. Tas ir novietots pirmās lapas augšējā labajā stūrī.

Norādot adresātu, pirms uzvārda ir atļauts lietot saīsinājumus “Mr.” (Kungs) un “Ms ierēdnis un arī norādiet e-pasta adrese gadījumā, ja vēstule tiek nosūtīta pa faksu vai e-pastu.

GOST satur arī norādījumu par slīpsvītras (slīpsvītras) vai uzraksta “par” piestiprināšanas nepieļaujamību, ja dokumentus paraksta persona, kas aizstāj vadītāju. Šajā gadījumā izmaiņas tiek veiktas ar roku vai izmantojot zīmogu.

Debates par to, kā pareizi uzlikt zīmogu un vai ir iespējams ar zīmogu aizklāt daļu paraksta, ir beigušās. Jaunais GOST nosaka, ka organizācijas zīmogs tiek uzlikts, neuztverot dokumentu parakstītājas ar roku rakstītu parakstu, vai vietā, kas apzīmēta ar “MP” (“Zīmoga vieta”).

Elektroniskās dokumentu pārvaldības uzturēšanas jautājumi ir ietverti arī GOST.

Dokumentu klasifikācija biroja darbā

Visi biroja darbi tiek klasificēti atkarībā no to mērķa:

organizatoriskā un administratīvā (hartas, lēmumi, rīkojumi par pamatdarbību);
uzziņas un informācija (sertifikāti, telegrammas);
pēc personāla ( darba līgumi, rīkojumi personālam, izziņas).

Biroja darbā īpaša uzmanība jāpievērš ienākošo dokumentu reģistrēšanai.

Lai reģistrētu ienākošo vēstuli, veidlapas augšpusē, labajā vai kreisajā pusē, tiek ievietots sērijas numurs un saņemšanas datums. Tas izskatās šādi: “Iekšā. Nr.152 ar 02.02.2017.” Pēc tam ienākošo vēstuļu žurnālā tiek ierakstīts šis numurs, informācija: kam un kam vēstule adresēta, par ko tā ir, kā arī kam vēstule nodota darbam pēc tās vadītāja apstiprināšanas. Vēstuļu oriģinālus un kopijas ievieto atbilstošās mapēs. Tādā pašā veidā tiek reģistrētas izejošās vēstules (piemērs: “Atsauces Nr. 152 29.05.2017.”) un cita dokumentācija.

Ienākošo dokumentu reģistrēšana biroja darbā ļauj ātri tos atrast žurnālā (vai izklājlapā) nepieciešamais dokuments un identificēt par tā īstenošanu atbildīgo personu.

Dokumentu noformēšanas termiņi biroja darbā

Standarta dokumentu noformēšanas termiņš ir 30 kalendārās dienas, kas tiek skaitīti no ienākošā dokumenta pieņemšanas dienas vai no izejošā dokumenta parakstīšanas dienas.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka nedēļas nogalēs un brīvdienas iekļauts arī šajā periodā!

Biznesa dokumentiem var būt arī individuāls termiņš. Šajā gadījumā uz veidlapas ir atzīme, kas norāda konkrētu datumu, vai arī tas var būt norādīts pašā tekstā.

Ir arī noteikumos noteikti termiņi.

Ja termiņu nevar ievērot, jāraksta piezīme pārvaldniekam ar lūgumu pagarināt iekšējās dokumentācijas termiņus vai lūgumrakstu ar tādu pašu lūgumu darījuma partnera organizācijai, norādot kavēšanās iemeslus.

Tas nav tik grūti izveidot dokumentu paraugus, kas palīdzēs. Galvenais ir nodrošināt, lai dokumentācija atbilstu pieņemtajiem standartiem, kā arī nekavējoties uzraudzīt izmaiņas Krievijas Federācijas tiesību aktos.