Ševeleva E.I
Arhīvu pārvaldība Sverdlovskas apgabals
Valsts iestāde "Dokumentācijas centrs"
Sverdlovskas apgabala sabiedriskās organizācijas"
UZŅĒMĒJDARBĪBAS PROCESU NORĀDĪJUMU PARAUGS
SABIEDRISKĀS ASOCIĀCIJĀS
SVERDLOVSKAS REĢIONS
Jekaterinburga
Vispārīgi noteikumi………………………………………………………………. Dokumentu sagatavošanas un noformēšanas noteikumi…………………………………………………………… Dokumentu aprites organizēšana un dokumentu noformēšana…………………. 4. Dokumentu reģistrācija………………………………………………………… 5. Dokumentu noformēšanas kontrole……………………………………………….. 6. Darba organizēšana ar dokumentiem biroja darbā……………………… 6.1. Lietu saraksta sastādīšana……………………………………………………………….. 6.2. Lietu noformēšana un reģistrācija……………………………………………… 6.3. Dokumentu operatīvās uzglabāšanas organizācija……………………………… 7. Dokumentu nodošanas glabāšanai arhīvā kārtība……………………………… 7.1. Dokumentu vērtības pārbaude……………………………………………….. 7.2. Dokumentu sagatavošana un nodošana Centrālajai izglītības un kultūras organizācijai……………………………….. 8. Veidlapu, zīmogu, zīmogu un zīmogu uzskaite un glabāšana…………………. Lietojumprogrammas: Vispārējas formas paraugs ar detaļu garenisko izvietojumu………… Pakalpojuma vēstules paraugs ar detaļu leņķisko izkārtojumu. Konkrēta veida dokumenta veidlapas paraugs ar detaļu garenisko izkārtojumu……………………………………………………….. Pasūtījuma paraugs uz veidlapas ar garenisko detaļu izvietojumu……………………………………………………………………………………………….. Pasūtījuma paraugs uz veidlapas ar gareniski sakārtotām detaļām…………………………………………………………. Pilna protokola paraugs……………………………………….. Īsa protokola paraugs……………………………………. Iekšējā memoranda noformējuma paraugs…………………………… Izziņas par dokumentu plūsmas apjomu paraugs………………… Sabiedriskā apvienībā izmantoto zīmogu un zīmogu paraugi Aptuvenais dokumentu saraksts ar apstiprinājuma zīmogu………………….. Aptuvens sabiedriskās apvienības dokumentu saraksts, kas apzīmogoti……………………………………………………………………………………. Veidlapa ienākošo dokumentu reģistrēšanai……………………….. Nosūtīto dokumentu žurnāla forma……………………. Žurnāla forma pilsoņu vēstuļu, priekšlikumu, iesniegumu un sūdzību reģistrēšanai……………………………………………………………………………………… Sabiedriskās apvienības lietu nomenklatūras forma………………………… Lietas vāka detaļas paraugs………………………………… Lietu apliecinoša dokumenta forma……………………………………………………………….. Veidlapa iekšējais inventārs lietas dokumenti………………………………………………………… Pastāvīgo glabāšanas lietu uzskaites gada sadaļas forma…………………… Personāla lietu uzskaites gada sadaļas forma………………………….. Pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas lietu uzskaites gada sadaļas forma.... Akta par glabāšanai nepakļauto dokumentu piešķiršanu iznīcināšanai forma…………………………………………………………………………………………… Aptuvenais sabiedriskās apvienības ekspertu komisijas nolikums……………………………………………………………………………………… Aptuvenie noteikumi par sabiedriskās apvienības arhīvu……………. Instrukciju paraugi par biroja darbu atbildīgās personas tiesībām un pienākumiem sabiedriskajā biedrībā……………………………….. Atsevišķu vārdu, vārdu un frāžu rakstīšana……………… |
1. VISPĀRĪGI NOTEIKUMI
1.1. Instrukciju paraugi darbam birojā sabiedriskās asociācijas Sverdlovskas apgabals (turpmāk tekstā Instrukciju paraugs) tika izstrādāts ar mērķi izveidot metodoloģiskais pamats racionālai organizācijai dokumentācijas atbalsts vadība sabiedriskajās biedrībās - Valsts institūcijas Sverdlovskas apgabala sabiedrisko organizāciju dokumentācijas centra (turpmāk tekstā CDOOSO) personāla atlases avoti. Sabiedriskā biedrība tiek saprasta kā brīvprātīgs, pašpārvaldes, bezpeļņas veidojums, kas izveidots pēc pilsoņu iniciatīvas, kas apvienoti uz kopīgu interešu pamata, lai īstenotu sabiedriskās apvienības statūtos noteiktos kopīgus mērķus.
Instrukcijas paraugi ir izstrādāti saskaņā ar likumu Krievijas Federācija un Sverdlovskas apgabals, GOST R 6.30-2003 “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota sistēma organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu sagatavošanai" (turpmāk - GOST R 6.30-2003), Standarta instrukcijas par darbu birojā izpildinstitūcijas valsts vara Sverdlovskas apgabals, apstiprināts ar Sverdlovskas apgabala valdības 2006. gada 29. jūnija dekrētu Nr. 561-PP.
1.2. Instalēšanas instrukciju paraugi vispārīgās prasības Sverdlovskas apgabala sabiedriskajās biedrībās vadības dokumentācijas atbalsta dienestu funkcionēšanai, vadības darbību dokumentēšanai un darba ar dokumentiem organizēšanai. Šo instrukciju prasības ir ieteicamas.
1.3. Sabiedriskās asociācijas organizē un veic biroja darbu saskaņā ar individuāliem norādījumiem, kas izstrādāti, pamatojoties uz šo parauginstrukciju, kā arī pamatojoties uz citiem Krievijas Federācijas un Sverdlovskas apgabala normatīvajiem un metodiskajiem dokumentiem vadības un vadības dokumentācijas atbalsta jomā. arhīvu lietas.
Individuālos norādījumus biroja darbam apstiprina sabiedrisko biedrību vadītāji pēc vienošanās ar Sverdlovskas apgabala Arhīvu pārvaldes (turpmāk EPK) ekspertu pārbaudes komisiju.
1.4. Parauginstrukcijas noteikumi attiecas uz darba organizēšanu ar dokumentiem neatkarīgi no nesēju veida, tai skaitā to sagatavošanu, uzskaiti, uzskaiti un izpildes kontroli, kas tiek veikta, izmantojot automatizētas (datortehnoloģijas).
Publiskā apvienībā izmantotajām automatizētajām dokumentu informācijas apstrādes tehnoloģijām jāatbilst šīs asociācijas biroja vadības instrukciju prasībām.
1.5. Noteikumus darbam ar slepeniem dokumentiem un dokumentiem, kas apzīmēti ar atzīmi “Dienesta lietošanai”, nosaka īpaši norādījumi.
1.6. Vispārējo kontroli pār noteikto noteikumu ievērošanu, darba ar dokumentiem kārtību un to drošības nodrošināšanu veic sabiedriskās apvienības vadītājs.
1.7. Biroja darbu tiešā administrēšana tiek uzticēta par biroja darbu atbildīgajam darbiniekam, kas iecelts ar koleģiālas institūcijas lēmumu, ar sabiedriskās apvienības vadītāja rīkojumu. Tiek noteikti par biroja darbu atbildīgā darbinieka uzdevumi darba apraksts(Pielikums Nr. 26), šie Instrukcijas paraugi.
1.8. Darbinieku īslaicīgas prombūtnes (atvaļinājuma, komandējuma), atlaišanas vai pārcelšanas gadījumā visi viņu rīcībā esošie dokumenti pēc vadītāja norādījuma tiek nodoti citam darbiniekam. Par biroja darbu atbildīgās personas atlaišanas gadījumā dokumenti saskaņā ar aktu tiek nodoti citam darbiniekam, kas veic savus pienākumus vai pieņemts darbā šajā amatā.
1.9. Dokumentos ietvertās oficiālās informācijas izmantošanas, dokumentu (dokumentu kopiju) nodošanas citām organizācijām, plašsaziņas līdzekļiem, sabiedriskās apvienības biedriem un iedzīvotājiem kārtību nosaka sabiedriskās apvienības vadītājs.
1.10. Sabiedriskās apvienības jaunpieņemtie darbinieki, kā arī vēlētu institūciju locekļi ir jāiepazīstina ar sabiedriskās apvienības lietvedības instrukcijām.
1.11. Sabiedriskās apvienības darbinieki nes personisku atbildību par instrukcijas prasību ievērošanu, savlaicīgu dokumentu izskatīšanu un noformēšanu, to pareizu noformēšanu un drošību.
2. DOKUMENTU SAGATAVOŠANAS UN IZPILDES NOTEIKUMI
2.1. DOKUMENTU VEIDAS
2.1.1. Sabiedriskās apvienības organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem jābūt noformētiem uz veidlapām un ar noteiktu komplektu obligātas detaļas saskaņā ar GOST R 6.30-2003.
Dokumentu veidlapas tiek sagatavotas uz standarta papīra loksnēm A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) formātā.
Katrā dokumenta lapā neatkarīgi no tā, vai tā atrodas veidlapā vai bez tās, ir jābūt šādiem laukiem:
pa kreisi - vismaz 20 mm;
pa labi - vismaz 10 mm;
augšpusē - vismaz 20 mm;
zemāks - vismaz 20 mm.
2.1.2. Sabiedriskajā apvienībā tiek izmantotas šādas veidlapas:
vispārējā forma;
vēstules forma;
veidlapa konkrētam dokumenta veidam (rīkojums, lēmums, protokols utt.).
Vispārīgo veidlapu (Pielikums Nr. 1) izmanto jebkura veida dokumentu sagatavošanai, izņemot vēstules, un atkarībā no sabiedriskās apvienības dibināšanas dokumentiem ietver rekvizītus:
sabiedriskās apvienības emblēma (ja tāda ir),
dokumenta datums,
vieta, kur dokuments tika sastādīts.
Vēstules veidlapā (pielikums Nr. 2) atkarībā no sabiedriskās apvienības dibināšanas dokumentiem ir iekļauta šāda informācija:
sabiedriskās asociācijas emblēma,
sabiedriskās apvienības nosaukums,
galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN) juridiska persona,
identifikācijas numurs nodokļu maksātāja/reģistrācijas iemesla kods (TIN/KPP),
uzziņas informācija par sabiedrisko asociāciju,
un, ja nepieciešams, robežzīmes to apgabalu augšējām robežām, kurās atrodas detaļas:
dokumenta datums,
izšķirtspēja,
teksta virsraksts,
kontroles zīme,
dokumenta teksts.
Konkrēta veida dokumenta (izņemot vēstuli) veidlapā (pielikums Nr. 3) atkarībā no sabiedriskās apvienības dibināšanas dokumentiem ir iekļauta informācija:
sabiedriskās apvienības emblēma (ja tāda ir),
sabiedriskās apvienības nosaukums,
dokumenta veida nosaukums,
dokumenta sagatavošanas vai publicēšanas vieta,
un, ja nepieciešams, robežzīmes to teritoriju robežām, kurās atrodas detaļas:
dokumenta datums,
teksta virsraksts,
kontroles zīme.
Atkarībā no detaļu atrašanās vietas tiek uzstādītas divu veidu formas - leņķiskās un gareniskās.
Formas detaļas un detaļu ierobežojošās atzīmes detaļu atrašanās vietu zonu robežās ir izvietotas centrēti (katras detaļu rindas sākums un beigas ir vienādā attālumā no detaļu atrašanās vietas zonas robežām) vai karoga veidā ( katra detaļu rinda sākas no detaļu atrašanās vietas zonas kreisās robežas).
Sabiedriskā apvienībā izmantojamo veidlapu veidu un formu konkrēto sastāvu apstiprina tās vadītājs.
2.1.3. Dokumentu veidlapas izgatavo uz balta vai gaiša papīra, galvenokārt poligrāfijas veidā, poligrāfijas uzņēmumos, kuriem ir licences attiecīgajam darbības veidam, pēc sabiedriskas apvienības pieprasījuma. Ir atļauts izmantot veidlapas, kas iegūtas, izmantojot tiešsaistes drukas rīkus (fotokopijas), kā arī reproducēt visas nepieciešamās veidlapas detaļas tieši, veidojot konkrētu dokumentu personālajā datorā.
2.1.4. Jaunu dokumentu veidlapu ieviešana apgrozībā tiek veikta ar sabiedriskās apvienības vadītāja atļauju.
2.1.5. Veidlapu izgatavošanas un izmantošanas kontrole sabiedriskajā apvienībā tiek uzdota par lietvedību atbildīgajai personai.
2.2. DOKUMENTU ZIŅAS REĢISTRĀCIJA
Sagatavojot organizatoriskos un administratīvos dokumentus, sabiedrisko asociāciju darbinieki sastāda dokumentu rekvizītus, ņemot vērā GOST R 6.30-2003 prasības.
2.2.1. Sabiedriskās apvienības ģerbonis.
Sabiedriskās apvienības emblēmu (ja tāda ir) izvieto uz veidlapām saskaņā ar sabiedriskās apvienības statūtiem (nolikumu).
2.2.2. Sabiedriskās apvienības nosaukums.
Sabiedriskās apvienības nosaukumam, kas ir dokumenta autors, ir jāatbilst norādītajam nosaukumam dibināšanas dokumenti.
Ja ar dibināšanas dokumentiem ir saīsināts sabiedriskās biedrības nosaukums, to ievieto (iekavās) zem pilna nosaukuma vai aiz tā.
Virs sabiedriskās apvienības nosaukuma norādiet saīsināto nosaukumu un, ja tā nav, pilnu mātesorganizācijas nosaukumu (ja tāds ir).
Sabiedriskās apvienības nosaukumā jānorāda tās organizatoriskā - juridiskā forma un darbības teritoriālais apjoms. Piemēram: Sverdlovskas apgabala sabiedriskā organizācija “Zaščita”, Sverdlovskas apgabala sabiedriskais fonds “Zaščita” u.c.
2.2.3. Juridiskas personas galvenais valsts reģistrācijas numurs.
Sabiedriskās apvienības galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN) tiek piestiprināts saskaņā ar nodokļu iestāžu izsniegtajiem dokumentiem.
2.2.4. Nodokļu maksātāja identifikācijas numurs.
Nodokļu maksātāja identifikācijas numurs/reģistrācijas iemesla kods (TIN/KPP) tiek ievadīts saskaņā ar nodokļu iestāžu izsniegtajiem dokumentiem.
2.2.3., 2.2.4. punktos norādītās detaļas tiek norādītas pēc sabiedriskās apvienības ieskatiem.
2.2.5. Pamatinformācija par sabiedrisko apvienību.
Atsauces dati par sabiedrisko apvienību ietver: pasta adresi, tālruņa numuru, faksa numurus, teleksa numurus, bankas kontus, adresi e-pasts un cita informācija pēc sabiedriskās apvienības ieskatiem.
2.2.6. Dokumenta veida nosaukums.
Organizācijas veida nosaukums administratīvais dokuments ko izveidojusi sabiedriska apvienība, jāatbilst Viskrievijas vadības dokumentācijas klasifikatorā paredzētajiem dokumentu veidiem.
2.2.7. Dokumenta datums.
Dokumenta datums ir detaļa, kas satur norādi par izveides un (vai) parakstīšanas, apstiprināšanas vai lēmuma pieņemšanas laiku.
Dokumentā ir norādīti arī lēmumu saņemšanas un apstiprināšanas datumi. Datumu formatēšanas noteikumi visos gadījumos ir vienādi.
Dokumentu datē amatpersona, parakstot vai apstiprinot to uzreiz pēc parakstīšanas. Sagatavojot dokumenta projektu, tiek drukāts tikai mēnesis un gads.
Dokumentiem, kuros reģistrēti kolektīvi pieņemtie lēmumi, datums ir lēmuma pieņemšanas datums.
Administratīvā dokumenta, dienesta vēstules datums ir tā parakstīšanas datums. Apstiprinātā dokumenta datums ir tā apstiprināšanas datums.
Divu vai vairāku sabiedrisko apvienību kopīgi izdotiem dokumentiem jābūt vienam datumam.
Dokumenta datumu raksta ar arābu cipariem secībā: mēneša diena, mēnesis, gads. Mēneša dienu un mēnesi raksta ar diviem arābu ciparu pāriem, kas atdalīti ar punktu; gads - četri arābu cipari, piemēram: 07/05/2006
2.2.8. Reģistrācijas numurs dokumentu.
Dokumenta reģistrācijas numurs ir ciparu vai burtciparu apzīmējums, kas tiek piešķirts dokumentam, to reģistrējot. Tajā iekļauts kārtas numurs, kuru var papildināt ar lietas (kurā tiks iesniegts dokuments) indeksu atbilstoši lietu nomenklatūrai, ziņas par dokumenta autoru, izpildītāju.
Divu vai vairāku juridisku personu kopīgi sastādīta dokumenta reģistrācijas numuru veido katras juridiskās personas dokumenta reģistrācijas numuri, kas ierakstīti atsevišķi vai atdalīti ar slīpsvītru tādā secībā, kādā dokumentā norādīti autori.
Atsauce uz dokumenta reģistrācijas numuru un datumu ietver saņemtā dokumenta reģistrācijas numuru un datumu, uz kuru ir sniegta atbilde. Reģistrējot šo rekvizītu, atbildes dokumenta tekstā nav jāmin saņemtā dokumenta reģistrācijas numurs un datums.
2.2.10. Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vieta.
Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vietu norāda, ja to ir grūti noteikt, izmantojot rekvizītus “Sabiedriskās apvienības nosaukums” un “Atsauces dati par sabiedrisko apvienību”. Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vietu norāda, ņemot vērā pieņemto administratīvi teritoriālo iedalījumu un tikai vispārpieņemtu saīsinājumu lietošanu.
2.2.11. Galamērķis.
Dokuments ir adresēts organizācijām, to struktūrvienībām, amatpersonām vai privātpersonām.
Vēršot dokumentu organizācijai vai tās struktūrvienībai, nenorādot amatpersonu, to vārdus norāda nominatīvajā rakstā. Piemēram:
Sverdlovskas apgabala jaunatnes lietu departaments
Vēršot dokumentu amatpersonai, organizācijas un nodaļas nosaukumu norāda nominatīvajā, bet amatu un uzvārdu - datīvā. Piemēram:
Kultūras ministrija
Sverdlovskas apgabals
ministra vietnieks
P.S. Stražņikovs
Vēršot dokumentu organizācijas vadītājam, tā nosaukums tiek iekļauts adresāta amatā. Piemēram:
fiziskās kultūras ministrs,
sports un tūrisms
Sverdlovskas apgabals
V.A. Vāgenleitners
Atribūts “Adresāts” var ietvert pasta adresi. Sastāvdaļas pasta adrese norādīts noteiktajā secībā pašreizējie noteikumi pasta pakalpojumu sniegšana. Pasta adrese tiek norādīta aiz adresāta vārda. Piemēram:
Arhīvu pārvaldība
Sverdlovskas apgabals
st. Malysheva, 101,
Jekaterinburga, 620004
Uzrunājot dokumentu indivīdam norādiet saņēmēja uzvārdu un iniciāļus, pēc tam pasta adresi. Piemēram:
Ivanova A.E.
st. Popova, 10, apt. 31,
Jekaterinburga, 620014
Visos adresācijas veidos, izņemot privātpersonas uzrunāšanu, iniciāļus liek pirms uzvārda.
2.2.12. Dokumenta apstiprināšana.
Dokumenta apstiprinājuma zīmogs - dokumenta rekvizīti, kas norāda normatīvo vai juridiskais raksturs tā saturs vai prasība juridiska sankcija(Pielikums Nr. 11).
Apstiprinājuma zīmogs tiek novietots dokumenta pirmās lapas augšējās piemales labajā pusē.
Dokumentu apstiprina amatpersona vai īpaši izsniegts dokuments.
Amatpersonai apstiprinot dokumentu, apstiprinājuma zīmogam jāsastāv no vārda APSTIPRINĀTS (bez pēdiņām, ar lielajiem burtiem), dokumenta saskaņotājas amata nosaukuma, viņa personiskā paraksta un tā atšifrējuma iniciāļu veidā, uzvārds un apstiprināšanas datums. Piemēram:
ES APSTIPRINĀJU
Sverdlovskas apgabala arodbiedrību federācijas priekšsēdētājs
A.L. personīgais paraksts. Vetlužskis
Kad dokumentu apstiprina vairāki ierēdņiem viņu paraksti atrodas vienā līmenī.
Ja dokuments ir apstiprināts ar citu dokumentu (rezolūciju, lēmumu, rīkojumu, protokolu), apstiprinājuma zīmogs sastāv no vārda APSTIPRINĀTS (APSTIPRINĀTS, APSTIPRINĀTS, APSTIPRINĀTS), apstiprinošā dokumenta nosaukuma. instrumentālā lieta, tā datumi un numuri. Piemēram:
Autors Norādījumi
... NorādījumiAutorsbiroja darbs V Federālais dienests tiesu izpildītāji I. Vispārīgie noteikumi 1.1. NorādījumiAutorsbiroja darbs... direktoram asociācijas"Rostekstil" ... ar Aptuvens amats... organizācijas; Ar publiski organizācijas (ja nepieciešams...
Habarovskas apgabala gubernators, 2006.gada 11.augusta rīkojums Nr.491 par instrukciju apstiprināšanu biroja darbam aparātā
Norādījumi1.2. Norādījumi izstrādāts saskaņā ar Standartu norādījumusAutorsbiroja darbs ... publiskiasociācijas, kongresi, kongresi, konferences 4.1. Nosaukumi publiski ... Autors vismaz") Autors vismaz gandrīz aptuveni ar visu to aptuveni ...
Ir viegli iesniegt savu labo darbu zināšanu bāzei. Izmantojiet zemāk esošo veidlapu
Studenti, maģistranti, jaunie zinātnieki, kuri izmanto zināšanu bāzi savās studijās un darbā, būs jums ļoti pateicīgi.
Līdzīgi dokumenti
Vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanas teorētiskie aspekti veselības aprūpes iestādē. Atšķirības starp biroja darbu un dokumentu plūsmu. Rietumu sistēmas biroja automatizācija Krievijā. Slimnīcas dokumentācijas plūsmas analīze.
diplomdarbs, pievienots 01.06.2013
Mūsdienīga biroja vadības sistēma. Federālās īpašuma pārvaldīšanas aģentūras teritoriālās pārvaldes darbība Sanktpēterburgā, problēmas un veidi, kā uzlabot dokumentu aprites organizāciju. Attīstība automatizētas sistēmas elektroniskā biroja vadība.
diplomdarbs, pievienots 29.11.2012
Biroja darbu un dokumentu aprites automatizācija uzņēmumā. Sistēmas priekšrocības elektroniskā dokumentu pārvaldība. Elektroniskās dokumentu pārvaldības programmatūras mērķis, veidi un galvenās funkcijas. ITIL un COBIT standartu specifika un filozofija.
kursa darbs, pievienots 02.05.2016
Biroja darba jēdziens un nozīme. Biroja darba parādīšanās Krievijā. Pasūtīt biroja darbu, koleģiāla biroja darba sistēma. 19. gadsimta un 20. gadsimta sākuma ministriju darba sistēma, vadības un biroja darba racionalizācija.
kursa darbs, pievienots 29.04.2014
Veterinārā departamenta darbību reglamentējošs dokumentāls sastāvs Tjumeņas apgabals. Mūsdienīga biroja vadības sistēma. Biroja darba un dokumentu plūsmas procesu automatizācijas mērķi un uzdevumi. Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu izvēle.
diplomdarbs, pievienots 27.11.2013
Biroja automatizācijas programmatūras sistēmas. Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanas efektivitātes izvērtēšana. Biroja vadības pakalpojuma analīze AS "Tekhnoliga". Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas izveide uz EDMS "BOSS-Referent" bāzes.
kursa darbs, pievienots 03.04.2015
Analīze modernas sistēmas biroja darba automatizācija organizācijā un elektroniskā dokumentu pārvaldība, to klasifikācijas pazīmes. Elektronisko dokumentu pārvaldības automatizācijas problēmas. Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ieviešanas priekšrocības.
kursa darbs, pievienots 15.01.2013
Sabiedrisko organizāciju biroja darbu ietekmēja darbības dokumentēšanas normas un noteikumi valsts aģentūras un lieliem privātiem uzņēmumiem. Tajā pašā laikā sabiedriskās organizācijas kā brīvprātīgas pilsoņu apvienības noteiktu (politisko, profesionālo, ekonomisko, zinātnisko u.c.) problēmu risināšanai savā darbā vadījās pēc savām hartām un saskaņā ar tām veidotām instrukcijām.
Visvairāk uzmanības vēsturniekus tradicionāli piesaista politisko organizāciju un partiju materiālu kompleksi. Kā dokumentācijas un biroja vadības sistēmas tās ir parādījušās Krievijā kopš otrās 19. gadsimta puse gadsimts To attīstībā pieņemts izšķirt trīs posmus: 1) XIX – XX gadsimta sākums. - populistisko organizāciju, RSDLP, buržuāzisko, sīkburžuāzisko, sociāldemokrātisko, monarhistisko politisko partiju dokumenti: 2) 1917. gada oktobris - 1991. gada augusts - RSDLP (b) - PSKP (b) - PSKP dokumenti; 3) 90. gadi - Krievijas Federācijas politisko partiju un kustību dokumenti.
Pagrīdes un stingras noslēpumainības apstākļos nebija iespējams izveidot nozīmīgus populistisku organizāciju dokumentācijas kompleksus: daudzi rīkojumi tika pārsūtīti mutiski, vēstules tika šifrētas, aresta vai kratīšanas draudu gadījumā tās bieži tika iznīcinātas. Organizācijas “Zeme un brīvība” statūtos teikts: “Personiskās tikšanās un vēstījumi tiek atzīti par labāko aprindu attiecību formu; bet, tā kā šāda veida saziņa ne vienmēr ir iespējama, šādos gadījumos ir pieļaujama šifrēta sarakste caur pareizajām adresēm. Īpaši svarīgos gadījumos saraksti nedrīkst pieļaut vispār: visa lieta jārisina ar savu cilvēku tiešo starpniecību. Citu populistu organizāciju biroja darbs tika strukturēts tādā pašā veidā. Sistemātiskāk saglabātie populistu dokumenti ir apkopoti divās publikācijās: "Zemes un brīvības arhīvs" un "Narodnaja Volja" (M., 1932) un "XIX gadsimta 70. gadu revolucionārais populisms". (M., 1964 – 1965).
1905. - 1907. gada revolūcijas laikā. Krievijā izveidojās politiskās partijas. Viņu programmas tika publicētas. Tika publicēti kongresu un konferenču protokoli. Informācija par šīm publikācijām sniegta grāmatā “Krievijas politiskās partijas. XIX beigas– 20. gadsimta pirmā trešdaļa. Enciklopēdija" (Maskava, 1996). Padomju vēsturnieku darbos 20. gadsimta 60. – 90. gados zinātniskajā apritē tika ieviesti daudzi PSRS glabātie dokumenti no šo partiju un to vadītāju arhīviem. Deviņdesmitajos gados izdevniecība "ROSSPEN" publicēja partiju dokumentus: "17.oktobra savienība", konstitucionālie demokrāti, sociālistiskie revolucionāri, meņševiki u.c.
RSDLP darbības gaitā kopš 20. gadsimta sākuma ir izveidojies boļševiku partijas dokumentu komplekss. Vairāki 1903. gadā Otrajā kongresā pieņemtie hartas noteikumi - par partijas kongresu lomu, par CK rezolūcijām, par partijas organizāciju atskaitēm - būtiski ietekmēja tās papīrus.
Viena no lielākajām partijas dokumentu grupām bija protokolu dokumentācija. To pārstāv kongresu, konferenču, CK sēžu, sapulču un partijas organizāciju sapulču protokoli. Sākot no Otrā kongresa, sēdes š augstākais ķermenis spēles tika ierakstītas. Runu ieraksti tika apstiprināti kārtējās sanāksmēs. Īpaša delegātu ievēlēta komisija sagatavoja publicēšanai kongresa protokolus, kas tika publicēti 1904. gadā Ženēvā. Jāpatur prātā, ka pirmsrevolūcijas publikācijās dažas rezolūcijas netika iekļautas, bet gan tikai viņu partijas pseidonīmi. 1927. - 1937. gadā Šo kongresu protokoli tika atkārtoti publicēti.
Stingri centralizētas politiskās partijas darbība prasīja pastāvīgu zemāka līmeņa organizāciju un struktūru atskaiti augstākajām: vietējās organizācijas sūtīja ziņojumus CK vai kongresam, centrālās struktūras atskaitījās kongresam. Jau RSDLP otrajā kongresā tika prezentēti Organizācijas komitejas ziņojumi par kongresa sagatavošanu, laikraksta Iskra organizēšanu, vietējās organizācijas Krievijā (jo īpaši Tveras, Tulas, Baku komitejas).
Pastāvīgas lietišķās komunikācijas funkciju pildīja sarakste. Tā Iskras organizācijas ziņojumā Otrajam partijas kongresam tika ziņots, ka redaktori izveidojuši tiešu saraksti ar lielāko daļu vietējo komiteju. Šie materiāli ir izklāstīti izdevumā “V.I. sarakste. Ļeņins un laikraksts “Iskra” ar vietējām sociāldemokrātiskajām organizācijām Krievijā 1900.–1903. (T. 1-3. M., 1969-1970). Partijas nelegālo darbību apstākļos ziņas bieži tika šifrētas. Lai glabātu RSDLP partijas dokumentus pirmsrevolūcijas periodā, tika izveidoti arhīvi Ženēvā un Parīzē.
Laika posmā no 1917. gada oktobra līdz 1991. gada augustam valdošā partija bija RSDLP (b) - RKP (b) - PSKP (b) - PSKP. Tāpēc tās papīros padomju nacionālās vēstures periodā līdzās partijas iekšējiem jautājumiem tika atspoguļotas visas būtiskās valsts dzīves problēmas.
Partijas komitejas visos līmeņos (no Centrālās komitejas līdz rajonu un pilsētu komitejām ieskaitot) nodrošināja dokumentu kārtošanu saistībā ar padomju, ekonomikas, arodbiedrību un komjaunatnes orgānu vadošo darbinieku amatu aizpildīšanu. Šīs pozīcijas tika norādītas īpašie saraksti- nomenklatūras un tāpēc tos sauca par nomenklatūru. Trīs gadus partiju lietvedībā glabājās viņu personas lietas, bet agrāk – izziņas un statistikas atskaites par attiecīgo komiteju nomenklatūrā ietilpstošo iestāžu, organizāciju un uzņēmumu darbinieku sastāvu un mainību. partijas arhīvs. Līdz ar to valdošās partijas dokumentācijā par PSRS vadošo personālu ir unikāla savā pilnībā un sistemātismā informācija.
20. gados partijas Centrālās komitejas aparātā tika izveidota informācijas nodaļa. Republikāņu un reģionālās komitejas nosūtīja šeit savu konferenču un plēnumu protokolus, kā arī informatīvos ziņojumus, kas raksturoja reģionu politiskajās un ekonomiskajās attiecībās. Līdzīga prakse pastāvēja rajona komitejas informācijas vertikālē - reģionālajā komitejā. Vispārējie ziņojumi tika papildināti ar īpašiem, kurus no apakšas pieprasīja nozares departamenti (rūpniecība, lauksaimniecība, būvniecības, transporta u.c.) augstākās partijas komitejas. Tādā veidā tika izveidots reprezentatīvs informācijas klāsts, kas aptver visus padomju valsts dzīves aspektus.
Tāpat kā valdības institūciju biroja darbā, arī partiju struktūru dokumentācijā plaši ir ietverti materiāli no to saņemto darbinieku vēstuļu un sūdzību izskatīšanas. To tēmu analīze, kurām tie ir veltīti, ļauj rekonstruēt ikdienas problēmu kompleksu, kas izraisīja negatīvu reakciju Padomju cilvēki. Attēla otra puse - pozitīvā - tika atspoguļota dokumentācijā par apbalvošanas un goda nosaukumu piešķiršanas jautājumiem, ko saskaņā ar pašreizējo kārtību apstiprināja partijas varas iestādes.
Pētnieku uzmanība pēdējos gados piesaistīja Vissavienības komunistiskās partijas (boļševiku) - PSKP - biroja darbā izveidotās tā sauktās "speciālās mapes" - dokumentus, kurus personīgi glabāja rajonu komiteju, apgabalu komiteju un CK vispārējo nodaļu vadītāji ar zīmogs “Sevišķi slepeni, īpaši svarīgi”. Tie tika ierakstīti īpašos reģistrācijas žurnālos un atradās aizzīmogotās aploksnēs, kuras bija tiesības atvērt tikai diviem partijas komitejas locekļiem: pirmajam sekretāram un vispārējās nodaļas vadītājam. Dokumentu sastāvs “speciālajās mapēs” un atļauja ar tiem strādāt tika noteikts nevis pēc instrukcijām, bet gan ar partijas komitejas vadītāja personīgu lēmumu.
Ne visi dokumenti, kas nonāk “īpašās mapēs”, vēsturniekam var šķist cienīgi ar “Īpašas nozīmes” zīmogu. Piemēram, žurnālā “Krievijas Federācijas prezidenta arhīva biļetens” (Nr. 1, 1995), kas izdots žurnāla “Istochnik” ietvaros, tika publicēts neliels dokuments: “Top Secret. Īpaša mape. Personīgi. Nr.P 187/154. Tt. Gorbačovs, Boldins. Izraksts no PSKP CK Politbiroja sēdes 1990.gada 23.jūnija protokola Nr.187. Tulkot valsts publiski arhīva dokumenti, glabājas PSKP CK Vispārējās nodaļas VI sektorā, PSRS prezidenta arhīvā. Centrālās komitejas sekretārs." Ar PSRS prezidenta 1991. gada 10. septembra rīkojumu šim arhīvam tika nodoti PSKP CK Politbiroja arhīva dokumenti par 1919. - 1991. gadu. “kā informatīva un atsauces vērtība” Tādējādi tika izveidota vēl viena unikāla “īpaša mape”. Pašlaik tas tiek glabāts Krievijas Federācijas prezidenta arhīvā (AP RF).
Valdošās partijas nostāja ļāva PSKP izveidot savu arhīvu - centrālo un vietējo -, kurā pastāvīga uzglabāšana dokumenti, kas bija zaudējuši savu operatīvo un informatīvo vērtību, tika nolikti malā. Pēc PSKP darbības pārtraukšanas un partijas arhīvu sistēmas likvidācijas partijas augstāko un centrālo institūciju dokumenti tika izkliedēti trīs Maskavas arhīvos: Krievijas Federācijas AP, Krievijas Valsts pārvalde. mūsdienu vēsture(RGANI) un sabiedriski politiskās vēstures RGA RGASPI). Vietējo partiju organizāciju dokumenti atrodas bijušajos Krievijas Federācijas veidojošo vienību partiju arhīvos.
Vairākos arhīvos glabājās arī citu sabiedrisko organizāciju dokumentācija. Sniedzam informāciju par sabiedrisko organizāciju augstāko un centrālo orgānu dokumentu atrašanās vietu.
4. tabula.
Arhīvi, kuros glabājas sabiedrisko organizāciju dokumenti Krievijas impērija,
RSFSR, PSRS, RF
Krievijas Federācijas sabiedrisko organizāciju biroja darbs attīstās atbilstoši padomju laikā veidotajām tradīcijām. Kā vēstures avotiŠie dokumenti joprojām praktiski netiek izmantoti.