Arhīva digitalizācija kā mūsdienīgs dokumentu glabāšanas veids. Kā digitalizēt savus dokumentus Elektroniskā arhīva ieviešanas efekts


Šobrīd dokumentu digitalizācija kļūst par ļoti populāru pakalpojumu, ko piedāvā arhīvu uzņēmumi. Mūsdienu pasaulē informācijas tehnoloģijas Gandrīz neviena organizācija nevar iztikt bez elektroniskais arhīvs.

Elektroniskais arhīvs un digitalizācija

Elektroniskie dokumentācijas arhīvi ievērojami ietaupa darbinieku laiku, jo tieši pateicoties digitālajiem arhīviem dokumenti vienmēr būs pa rokai ikvienam ieinteresētam uzņēmuma speciālistam. Ceļā uz elektroniskā arhīva vai datu bāzes izveidi dokumentu digitalizācija ir pirmais solis.

Speciāls aprīkojums digitalizācijai

Šķiet, ka dokumentu digitalizācijas procesā nav nekā sarežģīta, taču tas nav pilnīgi taisnība vairumam papīra digitalizēšanas arhīva dokumenti nepieciešams īpašs aprīkojums– tā sauktie rūpnieciskie skeneri. Turklāt piedāvātā pakalpojuma “dokumentu digitalizācija” ietvaros arhīvu organizācijas, ir saprotams ne tikai pats skenēšanas process.

Dokumentu apstrāde

Dokumentu apstrāde digitalizācijas laikā un dažas papildu darbības. Tā, pirmkārt, ir dokumentu nodalīšana pirms digitalizācijas procesa un to sekojošā sašūšana. Kā arī digitalizēto dokumentu salīdzināšana ar oriģināliem.

Svarīgākie dokumentu apstrādes posmi

  • dokumentu skenēšana;
  • Informācijas ievadīšana uzglabāšanas sistēmā.

Sīkāka informācija par dokumentu digitalizāciju

Runājot par dokumentu digitalizāciju, īpaša uzmanība jāpievērš elektronisko kopiju un papīra oriģinālu saskaņošanai. Papildus tam, ka šis ir ārkārtīgi darbietilpīgs process, vairumā gadījumu tas prasa īpašas prasmes. Daudziem papīra dokumentiem ir sava veida bojājumi, krokas un izliekumi, drukātās rakstzīmes ir izdzēstas, un ar roku rakstītos burtus datorprogrammas ir grūti atpazīt.

Nepieciešams pārbaudīt dokumentus

Īpaši svarīgi ir rūpīgi pārbaudīt oriģinālus un kopijas. projektēšanas dokumentācija, kurā tas tiek izmantots liels skaitsīpašas zīmes un simboli (jāpiebilst, ka dizaina dokumentu digitalizācija ir grūtākais process, jo projektēšanas dokumenti pārsvarā neformatēts).

Bez roku darba neiztikt

Pēc dokumentu digitalizācijas un saskaņošanas visas neprecizitātes un atšķirības starp papīra oriģināliem un digitālajām kopijām tiek novērstas manuāli. Tādējādi varam izdarīt šādu secinājumu: ņemot vērā procesa sarežģītību, dokumentu digitalizāciju vislabāk uzticēt profesionāļiem.

21.01.2016., ceturtdien, 17:51 pēc Maskavas laika, teksts: Pāvels Pritula 3068

Pārsūtīt uz elektroniskais skats vēsturiskie dokumenti un uz arhīvu krājumiem balstītu datu bāzu veidošana ir viens no sarežģītākajiem digitalizācijas veidiem, kas prasa īpašu aprīkojumu, tehnoloģijas un rūpīgu uzmanību oriģinālajiem dokumentiem.

Tāpat kā visās citās valsts pārvaldes un komercdarbības nozarēs, arī valsts un pašvaldību arhīvos esošo fondu digitalizācija kalpo, lai atrisinātu vairākas problēmas uzreiz: sakārtotu lietas krājumu uzskaitē, vienkāršotu dokumentu meklēšanu, samazinātu darbinieku slogu un laiku, kad lietotāju pieprasījumu apstrāde, nolietotu oriģinālu saglabāšana, pāreja uz arhīva pakalpojumu sniegšanu elektroniskā veidā, tai skaitā maksas pakalpojumi.

Darbs pie arhīvu fondu konvertēšanas elektroniskā formā sākās tūkstošgades mijā. Kopš tā laika Krievijas arhīvi ir digitalizējuši simtiem tūkstošu vēsturisku dokumentu un inventāru. Bet tomēr šī ir tikai neliela daļa no Krievijas Federācijas arhīvu fonda.

Divas pieejas

1. Ja arhīvu iestādes fondus nosacīti iztēlojamies piramīdas formā, tad tās galvenais apjoms būs paši dokumenti, un tikai neliela daļa augšpusē būs zinātniskais uzziņu aparāts (inventāri), kas nodrošina navigāciju. izmantojot līdzekļus un nepieciešamo lietu un dokumentu meklēšanu.


Daudzas iestādes izmanto digitalizāciju vienreizēju, šauru uzdevumu risināšanai. Pēc analoģijas ar komplekta ieviešanu programmatūras produkti katram mazam uzdevumam šādu digitalizāciju sauc par “patchwork”. Piemēram, saistībā ar Krievijas Federācijas veidojošai vienībai nozīmīgas personības jubileju sagaidāms pētnieku intereses pieaugums par arhīva dokumentiem. Arhīvs saņem finansējumu, skenē šos līdzekļus un pārvērš atbilstošos krājumus datu bāzes formātā.

Piemēram, saistībā ar Krievijas Federācijas veidojošai vienībai nozīmīgas personības jubileju sagaidāms pētnieku intereses pieaugums par arhīva dokumentiem. Arhīvs saņem finansējumu, skenē šos līdzekļus un pārvērš atbilstošos krājumus datu bāzes formātā.

Šis ceļš ir nesistemātiska pieeja, kas ļauj īsā laika periodā atskaitīties par paveikto, taču nekādā veidā neietekmē arhīva kopējo efektivitāti, jo kopējais elektroniskā formā pārvērsto dokumentu apjoms ir procentuālo daļu no iestāžu līdzekļiem. Daudzi arhīvi iet šo ceļu tikai finansējuma trūkuma dēļ. Taču lielākā daļa tomēr saprot, ka ir vajadzīgs ilglaicīgs, plānveidīgs darbs.

2. Tāpēc daudzi meklē ilgtermiņa programmu budžetus un ievēro citu stratēģiju, kas ir daudz perspektīvāka arhīvu pakalpojumu un tiešsaistes pakalpojumu attīstības ziņā. Šo stratēģiju atbalsta arī Federālā arhīvu aģentūra (Rosarkhiv).


Prioritāte tiek dota visu pārveidošanai elektroniskā formā. zinātniskās atsauces aparāts. Šis ceļš ļauj pāriet uz pilnvērtīgu automatizētu līdzekļu uzskaiti, tai skaitā vienotas veidošanu informācijas sistēmas reģionālajiem arhīviem.

Turklāt kļūst iespējams vienkārši un ērti meklēt līdzekļus, kas to atvieglo iekšējās darbības un ļauj pāriet uz arhīvu pakalpojumu sniegšanu elektroniskā formā.

Kad tiek saņemti lietotāju pieprasījumi, dokumenti tiek skenēti pašreizējā režīmā. Lai to izdarītu, arhīvā ir jābūt vismaz vienam profesionālam skenerim. Bet liela apjoma failu, inventāru, kā arī īpaši vērtīgu dokumentu digitalizēšanai joprojām tiek piesaistīti eksperti no organizācijām, kas specializējas skenēšanā un retrokonversijā.

Arhīvu dokumentu digitalizācijas specifika

Tagad sīkāk apskatīsim dažas arhīva dokumentu un krājumu skenēšanas un indeksēšanas funkcijas. Atšķirībā no, piemēram, apgrozībā esošajām grāmatām, arhīvos gandrīz katrs dokuments ir unikāls. Milzīga atbildība gulstas uz skenēšanas operatoru, kuram ir jāredz dokumenta īpašais stāvoklis (sabrukums, bojājumi, teksta pazušana mugurkaulā, speciālas šuves u.c.) un operatīvi jāuzstāda aparatūra vai jānodod dokuments restaurācijai.

Viens no bieži skenētajiem arhīvu fondu veidiem ir mērniecība. Šis ir standarta arhīva dokuments ar biezu mugurkaulu. Tomēr starp tās lapām ir pielikumi līdz A0 formātam. Jūs nevarat izšūt lietas; Būvuzņēmējam jābūt citas klases aprīkojumam - lielformāta planētu tipa skeneriem (piemērs).

Ļoti liela nozīme ir pieredzei, kas tiek piesaistīta darbam iestādē. Kā liecina daudzu gadu prakse, bieža aprīkojuma pārkonfigurēšana un nepieciešamība reāllaikā uzraudzīt oriģinālu un no tā izrietošo elektronisko attēlu kvalitāti ir ārpus digitalizācijas jaunpienācēju iespējām. Ja konkursā uzvar šāds uzņēmums, pastāv lieli riski būtiski palielināt projekta termiņu vai saņemt nekvalitatīvu resursu (tāpēc, iesniedzot darbu, rūpīgi jāpārbauda sagatavotie elektroniskie attēli).

Aprīkojums

Dokumentu specifiskās īpašības iekārtām izvirza simetriski augstas prasības. Arhīva dokumentiem varat izmantot tikai bezkontakta skenēšanas tehnoloģiju - planētu skenerus.

Turklāt skenerim ir jābūt visaugstākajām izšķirtspējas, krāsu atveides un kontrasta īpašībām, jo ​​zema kontrasta, izbalējošu tekstu un attēlu klātbūtne ir augsta. Kādas iekārtas ir populāras planētu skeneru tirgū, var atrast mūsu 2014. gada pārskatā.

Pirmo šādu skeneri izstrādāja ELAR Krievijas Valsts seno aktu arhīva 350. fonda “Revīzijas pasakas un konfesionālie paziņojumi” digitalizācijas projekta ietvaros. Lai skenētu vecus oriģinālus, kuru augstums ir līdz 50 cm un svars līdz 50 kg, skeneris ir aprīkots ar motorizētu turētāju. Drošo spiediena līmeni pret stiklu kontrolē vairāki sensori.

Arhīvu dokumentu īpašā struktūra, biezums un svars dažkārt rada nepieciešamību tos izstrādāt īpašs aprīkojums. Tā vairumā valsts arhīvu pieprasīto ģenealoģisko fondu vidū atrodamas lietas, kuru biezums pārsniedz 30 cm un svars līdz 60 kg: piemēram, tautas skaitīšanas materiāli (skaitīšanas grāmatas), baznīcas draudzes dzimšanas dokumenti u.c. Uz ilgu laiku, neskatoties uz to pieprasījumu, šie līdzekļi netika skenēti aprīkojuma trūkuma dēļ. Piemēroti skeneri tirgū parādījās tikai 2013. gada beigās, taču šodien tie jau ir guvuši popularitāti.

Indeksēšana

Lai veiktu uzskaiti un varētu meklēt dokumentus, tie ir jāindeksē - jāaizpilda kartītes AIS. Lielākā daļa arhīvu dokumentu un inventāra tika izgatavoti manuāli vai izmantojot rakstāmmašīnu, tas ir, tie nav pakļauti augstas kvalitātes programmatūras atpazīšanai. Nepieciešama manuāla retrokonversija.

atkal parādīties papildu prasības izpildītājam. Pirmkārt, viņam ir jābūt pietiekamam personālam, lai darbu pabeigtu laikā. Līdz šim lielākajos arhīvu kolekciju digitalizācijas projektos piedalījās līdz 700 indeksēšanas operatoru. Noturēt šādu pastāvīgu personālu ir neizdevīgi, tāpēc bieži algo lielus un pieredzējušus uzņēmumus vietējie iedzīvotāji. Pirmo reizi šī tehnoloģija tika izmantota, digitalizējot metriku grāmatas projektam “Paaudzes”. Permas reģions" Ar Nodarbinātības centra starpniecību uz laiku tika nodarbināti vairāki simti cilvēku. Turklāt viņi strādāja no mājām, izmantojot īpašu lietojumprogrammu.

Klasisks piemērs ir tas, ka vecā dokumentā norādīts datums 37. maijs. Apmācītā un saprātīgā operatore, protams, neievadīja nepareizus datus, bet precizēja datumu blakus esošajās dzimtsarakstu grāmatiņas lapās.

Galvenais jautājums ir, kā panākt 100% kvalitāti? Galu galā jūs nevarat kļūdīties savā vārdā, datumos, skaitļos. Stingra sistēma un tehnoloģija nāk palīgā. Piemēram, dubultās ievades metode, kad informācija datu bāzē nonāk tikai pēc viena un tā paša 2 operatoru ieraksta.

Bet mirušo valodu un rakstīšanas problēma joprojām pastāv. Retrokonvertējot šādus dokumentus, priekšplānā izvirzās komandu vadītāju indeksēšanas pieredze, kuriem bieži nākas risināt sarežģītas nestandarta problēmas.

Inventārs

Un tagad par galveno. Kā jau minēts raksta sākumā, daudzsološa stratēģija arhīvu fondu digitalizēšanai ir visas ECA pārvēršana elektroniskā formā. Šis ir visgrūtākais darbs. Metodiskie ieteikumi Rosarkhiv ir izstrādājis noteikumus arhīvu krājumu datu bāzu uzturēšanai. Tāpēc krājumi ir jāindeksē pēc dažādiem laukiem.

Arhīvu krājumu digitalizācijas sarežģītība cita starpā ir ņemta vērā 44-FZ “Par līgumu sistēma" Saskaņā ar Art. 2. daļu. likuma 56. pantu “pakalpojumu sniegšana, kas saistīti ar darbuzņēmēju un izpildītāju piekļuves nepieciešamību muzeju, arhīvu un bibliotēku grāmatvedības datu bāzēm” ir pamats konkursa rīkošanai ar ierobežotu dalību (piedalīšanās ierobežota ar konkursa rezultātiem). priekškvalifikācijas atlase). Tas ir, tikai pēc tam, kad pretendents ir apstiprinājis savas kompetences un pieredzi līdzīgu projektu veikšanā.

Inventāri, tāpat kā dokumenti, var būt nobružāti un rakstīti kādā no mirušajām valodām. Inventāram var būt ļoti sarežģīta struktūra un saturs. Krājumu formāts atšķiras parastajai un zinātniski tehniskajai dokumentācijai, kā arī ārpuskrājumu uzskaites posteņiem. Izveidotā datu bāze jāievada programmatūras pakotnē “Arhīvu fonds” utt.

Bez dziļas izpratnes par arhīvu darbības procesiem, normatīvā un metodiskā regulējuma zināšanām nebūs iespējams veikt kvalitatīvu izziņas datu tulkojumu elektroniskā formā. Tāpēc ir nepieciešams uzticēt digitalizāciju tikai uzticamiem uzņēmumiem, kas praksē ir pierādījuši savu spēju rīkoties ar arhīvu fondiem. Jūs varat novērtēt savu budžetu, pasūtot.

Mājas lapa, elektroniskā lasītava:
ZAO "Alt-soft" - programmatūras un informācijas kompleksa (PIK) ieviešana un tehniskais atbalsts elektronisko lasītavu organizēšanai Pleskavas apgabala valsts arhīvā.
2012. gadā darbs pie PIK pabeigšanas netika veikts finansējuma trūkuma dēļ.
2013. gadā tika turpināts darbs, kura rezultātā cita starpā tika izveidots interneta portāls Pleskavas apgabala arhīviem.
Iekļauts finansējums valsts programma Pleskavas apgabals “Informācijas sabiedrības attīstība” (līdz 2020. gadam), sadaļa “PIK “Reģionālā arhīva elektroniskā lasītava” atbalsta pasākumu īstenošana” gadā tiek piešķirti 1,5 miljoni rubļu.

No sarakstes ar GAPO direktoru: Šai programmai patiešām katru gadu jāpapildina arhīva limiti par 1 500 000 rubļu. Patiesībā mums ir 500 000.
Arhīvs (precīzāk, reģions) maksā 250 000 par ikgadējo Informācijas resursu vietnes uzturēšanu un uzlabošanu.

Vietnē vēl nav iespējams neko ievietot (2018. gada augusts) (jebkura pieeja).

Kļūdas aprakstos arī netiek labotas.

Tajā pašā laikā tiek lemts, kā tehniski nodrošināt attālo piekļuvi.

Bet tas viss joprojām ir neskaidrs. Naudas nav nekam.


Diskusija par RGIA mājaslapas darbu, ko arī veica Alt-soft.

Arhīva failu digitalizācija:
Filiāle apdrošināšanas fonds un Pleskavas apgabala valsts pārvaldes iestādes “Pleskavas apgabala valsts arhīvs” audiovizuālie dokumenti.

Pleskavas apgabala Apdrošināšanas fonda un audiovizuālo dokumentu valsts arhīvs tika izveidots 2003. gada 1. februārī pēc Pleskavas apgabala administrācijas pasūtījuma. Jaunizveidotajam arhīvam tika noteikti galvenie uzdevumi: vienota unikālo un īpaši vērtīgo dokumentu, kas ir valsts, aizsardzības, zinātnes, kultūrvēsturiskais mantojums, kā arī pilnvērtīga dokumentācijas apdrošināšanas fonda izveide un drošības nodrošināšana. Arhīvu fonda iegāde Krievijas Federācija audiovizuālo un elektroniskie dokumenti, kas būtiski papildina dokumentālos avotus par papīra nesēji vērtīgu informāciju, nodrošinot pagātnes notikumu un to dalībnieku vizuālu un audio reproducēšanu, kas ir ārkārtīgi svarīgi vēstures atspoguļošanai.
Arhīva struktūru pārstāv divas nodaļas: dokumentu mikrofilmēšanas un digitalizācijas nodaļa un dokumentu drošības, uzskaites, iegūšanas un izmantošanas nodrošināšanas nodaļa. Saite.

Dokumentu mikrofilmēšanas un digitalizācijas nodaļa, kurā strādā trīs darbinieki, nodarbojas ar Pleskavas apgabala valsts arhīva krājumu un lietu tulkošanu elektroniskā formā. Digitalizācija palīdzēs nodrošināt lietotājiem ātru, ērtu piekļuvi mūsdienu informācijas sabiedrības standartiem atbilstošiem dokumentiem un sagatavoties apdrošināšanas fonda izveidei, kas paredzēts, lai garantētu bagātīgā Krievijas Arhīvu fonda mantojuma saglabāšanu.

Galvenais nodaļas speciālistu darba veids ir dokumentu skenēšana. Saite.

Arhīvs meklē naudu digitalizēto dokumentu serverim (izdošanas cena ir 600 tūkstoši rubļu), jo pieejamā brīvā vieta tuvojas beigām.

Dokumentu digitalizācijas resursu kopsavilkums:

Cilvēki: trīs darbinieki.

Finansējums:
2017. gadā Rosarkhiv nepiešķir naudu no federālās mērķprogrammas “Krievijas kultūra”.
2012. gadā viņi piešķīra 1 500 000 rubļu, viņi vairs nedos.
Reģionālajā programmā lielas naudas nav, izmantojot iegādāto tehniku, digitalizācija norit, kā plānots.

Tehnika:
grāmatu skeneris,
cits grāmatu skeneris, kas ļauj skenēt līdz 35 cm biezus dokumentus,
divas darbstacijas.

Veikto darbu apjoms:
Divu gadu laikā (2010-2011) mēs izveidojām krājumu digitālos attēlus pilnībā- 12734 inventāri, 180904 loksnes.

Kopš 2012. gada Apdrošināšanas fonda un audiovizuālo dokumentu valsts arhīvs ir uzsācis plānoto arhīva dokumentu digitalizāciju no laika posma līdz 1917. gada oktobrim, kas glabājas plkst. Valsts arhīvs Pleskavas apgabals. GAPO ir sagatavojis ilgtermiņa plānu dokumentu digitālo kopiju veidošanai, kas izskatīts un saskaņots reģiona Valsts arhīvu departamenta Ekspertu pārbaudes un metodiskajā komisijā. Iekļaušanai Plānā tika izmantotas trīs galvenās pazīmes: visbiežāk lietotās lietas, īpaši vērtīgo lietu kategorija, ņemot vērā turpmāko apdrošināšanas kopiju izveidi, Veļikije Luki pilsētas un Veļikije Luki rajona vēstures dokumenti kārtībā. lai apmierinātu Velikiye Luki pilsētas lietotāju intereses, kur novadpētniecības kustība ir ļoti attīstīta.

2012.-2013.gadā digitalizētas 1595 lietas ar apjomu 157459 loksnes.
Izrādās, ka vidēji dienā tika skenētas 216 lapas.
Ja veicat piemaksas brīvdienām un brīvdienām, noapaļojiet uz augšu - lai tas būtu 300 lappuses.
No komentāra zemāk esošajā saitē:
Vienā darba dienā uz viena planētu skenera (un lielākajā daļā arhīvu ir tikai viens) varat izveidot ne vairāk kā 280–300 loksnes (tas ir, ja sīkas lietas, kas ērti izkārtotas skenerī, nav metrika /pārskatījumi/atzīšanās, nevis zīmējumi). Tā ir tikai skenēšana, neapstrādājot saņemtos kadrus.

No sarakstes ar arhīva direktoru forumā:

Šobrīd (2018. gada augustā) tiek skenēts no dzimtsarakstu nodaļas pārskaitītais fonds.

Nākotnē plānots ģenealoģiskā materiāla digitalizācija.

Skenēto lietu datubāzē šobrīd ir 1680 vienības.

Vairāk tiek skenēti, tie tiek apstrādāti un pievienoti datu bāzei, kad tie ir gatavi.

Ir metrika (es neesmu precīzi pārliecināta) un ir konfesionālie (esmu pārliecināts) - tie ir tie, kas tika skenēti tūlīt pēc atjaunošanas. Sebežskas rajonā ir vairākas revīzijas.

Runājot par digitalizācijas perspektīvām, pašlaik tiek izstrādāta vienošanās ar izglītības iestādēm, kas noteiks zinātniskā darba ziņā pieprasītāko lietu digitalizācijas kārtību.

Liela mēroga metriku digitalizācija nav gaidāma (saskaņā ar vismazČau).


Dokumentu digitālo kopiju izveides ilgtermiņa plāns:
GAPO ir sagatavojis ilgtermiņa plānu dokumentu digitālo kopiju veidošanai, kas izskatīts un saskaņots reģiona Valsts arhīvu departamenta Ekspertu pārbaudes un metodiskajā komisijā.

Es gribētu zināt šo plānu.
Plāna forma, piemērs.
Arhīva dokumentu digitalizācijas darba organizācija, metodiskie ieteikumi.

Lai organizētu un kontrolētu darbu pie fondu digitalizācijas katrā arhīvā, ir jāizveido Perspektīvais digitalizācijas plāns, kurā iekļauj elektronisko kopiju veidošanai paredzēto fondu nosaukumus visa arhīva krājuma ietvaros (pielikums Nr.2).

Perspektīvas plāna uzraudzība un rediģēšana jāveic katru gadu, pamatojoties uz ikgadējā digitalizācijas plāna izpildes rezultātiem, kas iekļauti Digitalizācijai pakļauto fondu sarakstā.

Uz 2016. gadu 36 arhīviem ir fondu digitalizācijas plāns. Dati

Dokumentu arhīva apstrāde ir organizācijas darbības laikā ģenerētās dokumentācijas sistematizācija un organizēšana. Ir saraksts ar noteiktu kategoriju dokumentiem, kas stingri tiek glabāti arhīvā noteiktajā kārtībā. Dibināšana, administratīvie dokumenti, finanšu pārskati, personāla, specializētā un cita valsts, komerciālā dokumentācija juridiskām personām arhivēšanai ir pakļautas dažādas darbības jomas, pagaidu un ilgtermiņa glabāšana. Dokumentu arhīva apstrāde jāveic obligāti saskaņā ar valstī spēkā esošajiem tiesību aktiem. IN citādi, iestādei draud sodi.

Dokumenti no arhīva var būt nepieciešami, lai apkopotu pārskatus, statistiku, izpildītu iedzīvotāju pieprasījumus un sniegtu informāciju valsts aģentūras, informatīvo pasākumu sagatavošanai, finanšu analīze uc Turklāt arhīva klātbūtne ļauj uzturēt dokumentāciju kārtībā un ātri piekļūt tai nepieciešamo dokumentu vai līdz galam, pat pēc vairākiem gadiem.

Kādus organizatoriskos dokumentus var arhivēt?

Reisswolf speciālisti strādā ar dokumentiem dažādi veidi- no personāla līdz grāmatvedībai. Glabāšanas laiks un likvidācijas nosacījumi ir atkarīgi no vērtspapīru veida. Vairumā gadījumu termiņš ir no 1 gada līdz 75 gadiem.

Dokumentu arhivēšana biroja darba organizēšanā tiek veikta trīs galvenajos virzienos:

  • standarta lietu nomenklatūra (ko izstrādā komitejas, ministrijas, dažādas struktūras un institūcijas);
  • aptuvenā lietu nomenklatūra (tiek noteikts aptuvens lietu sastāvs, un prasībām ir ieteikuma raksturs);
  • individuālā nomenklatūra (sastāda uzņēmuma darbinieki un struktūrvienību vadība).

Obligāta arhivēšana grāmatvedības dokumenti un personāla papīri ir pakļauti uzņēmuma darbinieku personas lietām, dibināšanas dokumentācijai, administratīvajiem dokumentiem, grāmatvedības uzskaitei (deklarācijas, atskaites u.c.), specializētajai dokumentācijai (vietējiem iekšējiem aktiem).

Grāmatvedības dokumentu arhivēšanas laiks ir atkarīgs no to mērķa. Piemēram, nodokļu dati grāmatvedības politika, ienākošie un izejošie kases orderi, rēķini, inventāra uzskaites kartes, norakstīšanas akti tiek glabāti 5 gadus. Rēķini par preču nosūtīšanu ir jāarhivē 4 gadus.

Arhivēšana personāla dokumenti tiek veikta saskaņā ar īpašu shēmu, un noteikumi stingri atbilst Krievijas Federācijas tiesību aktiem:

  • katru darba līgums jāuzglabā 75 gadus;
  • darbinieku personas lietas - 75 gadi;
  • dokumenti, kas apliecina darbinieku prēmiju nodrošināšanu - 5 gadi.

Pareizi organizēta dokumentu arhivēšana biroja darba organizēšanā ir ārkārtīgi svarīga jebkurai juridiskai personai, jo no tā tieši atkarīgs personāla darba ātrums un uzņēmuma vadības spēja pielāgoties mainīgajām tirgus prasībām.

Dokumentācijas arhivēšanas galvenie posmi

Grāmatvedības dokumentu, personas lietu un citas arhīvā glabājamās dokumentācijas arhivēšanas process sastāv no šādām darbībām:

  1. Dokumentu vērtības pārbaude.
    Šajā posmā tiek noteikta praktiskā, vēsturiskā un zinātniskā vērtība un attiecīgi arhīvā glabājamās dokumentācijas izvēle, tiek noteikts arī glabāšanas laiks.
  2. Dokumentācijas sistematizācijas posms.
    Atbilstoši darbības virzienam visi dokumenti tiek veidoti pastāvīgas, pagaidu un ilgtermiņa glabāšanas lietās.
  3. Sistematizētu lietu reģistrācija.
    Šis process tiek veikts saskaņā ar likumu un ietver:
  4. Inventarizāciju un priekšvārdu sastādīšana pabeigtām lietām.
    Šajā posmā tiek izveidots sistemātisks saraksts, iekļaujot lietu nosaukumus.
  5. Elektroniskā arhīva veidošana.
  6. Dokumentācijas nodošanas akta sastādīšana un lietu tālāka nodošana glabāšanai arhīvā.

Dokumentu arhivēšanas process biroja darba organizēšanā ietver arī to failu iznīcināšanu, kas nav pakļauti uzglabāšanai. Iznīcināšana tiek veikta pēc attiecīgā akta sastādīšanas un organizācijas apstiprināšanas. Nomenklatūras izstrādi paredz prasības arhīva dokumentācijas sagatavošanai. Dokumentu arhivēšanas procedūru biroja vadības organizācijā var veikt atsevišķi vai arhivēšanas procesā.

Uzņēmuma "Reisswolf" pakalpojumi

Dokumentu arhīva apstrāde ir darbietilpīgs process un prasa zināmu zināšanu bāzi. Vairumā gadījumu ir nepraktiski arhīvu apkalpot darbinieks. Turklāt, lai lietas būtu labā formā, ir nepieciešama īpaša telpa, kas atbilst noteiktai sanitārajiem standartiem. Mūsdienās daudzi uzņēmumi dod priekšroku ārpakalpojumu izmantošanai. Grāmatvedības dokumentu arhivēšanas pakalpojums ietaupīs ne tikai laiku uz ilgstošo dokumentu apstrādes procesu, bet arī finanšu resursi. Dokumentu arhivēšanu Maskavā, tālāko lietu glabāšanu un citus ar dokumentācijas arhivēšanu saistītus pakalpojumus nodrošina uzņēmums Reisswolf. Kvalificēti speciālisti apstrādā dokumentāciju atbilstoši spēkā esošās likumdošanas prasībām. Dokumentu arhivēšana lietvedības organizācijās ir liels darbs. Un tā galvenā grūtība ir stingra visu noteikumu, normu un noteikumu ievērošana. Dokumentu arhivēšanas izmaksas ir atkarīgas no darba apjoma, sarežģītības (dokumentācijas stāvokļa un pilnības) un steidzamības.

Arhīva pakalpojumu cenas

Dokumentu arhivēšana
Vārds Vienība mērījumi Cena
Izteikts organizācijas arhīva fonda novērtējums, ieteikumu veidošana darbības uzlabošanai un uzlabošanai fonds par brīvu
Dokumentu arhīva apstrāde lieta/mape 1425 RUR
Lietu uzskaites sastādīšana par vadības dokumenti pastāvīga un ilgstoša uzglabāšana lieta/mape 51 RUR
Vēsturiskās informācijas apkopošana par organizāciju. Fonds līdz 10 gadiem atsauce 7400 ₽
Lapu numerācija lietā, sertifikācijas lapas noformējums. Korpusa mugurkaula biezums līdz 4 centimetriem un līdz 250 loksnēm mape/lieta 210 ₽
Saliktā arhīva iesiešana (dokumenti A4, A5 formātā). Korpusa mugurkaula biezums līdz 4 centimetriem un līdz 250 loksnēm lieta/mape 167 RUR
Darbs pasūtītāja birojā vai arhīvā darbinieks/strādnieks 4500 ₽

Kam šis pakalpojums būs vajadzīgs?

Dokumentācijas arhivēšana jāveic visām organizācijām neatkarīgi no to darbības jomas. Valsts un komerciālajām iestādēm var būt nepieciešami pakalpojumi dokumentu arhivēšanai organizācijā:

  • štatā nav arhivāra;
  • tiem, kas vēlas ietaupīt naudu darba laiks, finanšu investīcijas arhīva uzturēšanai, kā arī brīvas vietas birojā;
  • arhīvu likumdošanas prasību ievērošana par dokumentu uzskaiti, apkopošanu un saglabāšanu;
  • tiem, kas vēlas uzlabot uzņēmuma efektivitāti.

Ja nav telpu glabāšanai un apstrādei, Reisswolf nodrošinās dokumentu arhivēšanas pakalpojumus juridiskām personām, kā arī to pagaidu glabāšanu savā teritorijā.


Kāpēc arhīvu apstrādi labāk uzticēt profesionāļiem?

Pirms arhivēšanas dokumentācija ir pareizi jāarhivē. Ja, reģistrējot lietas, netiek ievērotas arhīvu likumdošanas normas un prasības, pastāv risks saņemt dokumentus atkārtotai apstrādei, kas attiecīgi rada papildu laika un finanšu izmaksas. Turklāt uzņēmumi ir atbildīgi par failu drošību un ierobežotas piekļuves nodrošināšanu tiem. Grāmatvedības dokumentu arhivēšanas noteikumu pārkāpšanas gadījumā iestādei tiks piemērots sods. Arī dokumentu iznīcināšana jāveic pēc atbilstošas ​​pārbaudes un tikai pēc lietas glabāšanas termiņa beigām. Stingra glabāšanas termiņu ievērošana un iznīcināšanas sertifikāta noformēšana ir daļa no procedūras. Personāla dokumentu un cita veida dokumentācijas arhivēšana jāveic kompetenti un stingri ievērojot arhīva noteikumi. Neprofesionāla pieeja uzņēmējdarbībai bieži vien ir saistīta ar naudas sodu un sabojātu organizācijas reputāciju.

Kāpēc ir izdevīgi sadarboties ar Reisswolf?

Uzņēmums sniedz profesionālus dokumentu arhivēšanas pakalpojumus. Piedāvājam saviem klientiem izdevīgus sadarbības nosacījumus:

  • profesionāla arhīva dokumentu apstrāde par tirgus vidējo cenu un stingri saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem;
  • droša failu pagaidu glabāšana, ja nepieciešams;
  • konfidencialitātes saglabāšana;
  • īsi darbu izpildes termiņi.

Lai pasūtītu pakalpojumus personāla dokumentu arhivēšanai vai saņemtu detalizētus padomus no Reisswolf speciālistiem, izmantojiet atsauksmju veidlapu.