Es piegādāju piezīmes paraugu. Piezīmes sastādīšana pēc GOST parauga


Galvenais dokumentu apjoms, kas nodrošina informācijas apmaiņu starp organizācijām un strukturālās nodaļas, ir: sertifikāti, atskaites un skaidrojošās piezīmes, atskaites, atskaites, akti, vēstules, telefona ziņas. Šajos dokumentos ietvertā informācija var mudināt uz rīcību vai to var tikai ņemt vērā. Apskatīsim atšķirības sastāvā un dizainā piezīmes, piezīmes Un sertifikāti.

Pārskati Un piezīmes- Tie, kā likums, ir organizācijas iekšējie dokumenti. Tiem ir palīgdarbības raksturs saistībā ar organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem. IN Īsa vārdnīca PSRS Galvenā arhīva VNIIDAD, TsGADA 1974. gadā izstrādātie dokumentu veidi un šķirnes ir dotas šo dokumentu definīcijas, no kurām izriet dažas atšķirības to nolūkos:

  • Memorands- vadībai adresēts dokuments, kurā izklāstīti visi jautājumi saistībā ar autora secinājumiem un priekšlikumiem.
  • Servisa piezīme- piezīme par jebkura darba veikšanu, ko viena amatpersona nosūta citai amatpersonai.

Memorands

Memorands(kods vienota forma 0286041 pēc OKUD) tiek sastādīts, lai informētu vadību par aktuālo situāciju, notikušajiem faktiem u.c. un mudina jūs pieņemt lēmumu.

Pārskati var būt arī tikai informatīvs raksturs. Šādās piezīmēs parasti ir informācija par jebkura darba gaitu. Pārskati ziņo par uzdevumu, plānu, instrukciju un darbu izpildi. Tādējādi piezīmes nodrošina vadības objektu savienojums vertikālā līmenī- no apakšas uz augšu, tas ir, nosūtīts no zemākas amatpersonas augstākai amatpersonai.

Atkarībā no saņēmēja piezīmes var būt:

  • iekšējais , tie. nosūtīts struktūrvienības vai iestādes vadītājam, un
  • ārējie - adresēti augstākām iestādēm.

Iekšējā piezīme

Iekšējās piezīmes sastādīts uz standarta papīra lapas, bet norādot visas nepieciešamās detaļas, kas atrodas saskaņā ar GOST 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota sistēma organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu noformēšanai." Šāda informācija ietver:

  • struktūrvienības nosaukums;
  • dokumenta veids (ATSKAITE);
  • datums;
  • reģistrācijas numurs;
  • teksta virsraksts;
  • teksts;
  • galamērķis;
  • sastādītāja paraksts (norādot amatu).

Jebkuras informācijas un atsauces dokumenta teksts ir formatēts Times New Roman fontā, izmērs 14, ar atstarpi 1,5.

Vēlams pie kases memorandu izmantojiet galvenes detaļu leņķisko izvietojumu (tomēr šī prasība nav stingra). Galvenes izkārtojuma piemēri iekšējā piezīme divos veidos:

In iekšējā piezīme augšējā kreisajā stūrī ir struktūrvienības nosaukums - dokumenta autors.

Dokumenta veida nosaukumu raksta ar lielajiem burtiem (REPORT) un var atrasties centrā vai no kreisās piemales robežas (atkarībā no izvēlētās dokumenta galvenes daļas pozicionēšanas metodes) ar 2 rindu atstarpēm.

Datums un indekss memorandu ir rakstīti vienā rindā. Datums tiek rakstīts ar arābu cipariem, piemēram, 02/02/2006, vai burtciparu, piemēram, 02.02.2006. ārējā piezīmešis ir datums, kad tas ir parakstīts un parasti nosūtīts. Datums iekšējā piezīme būs noformēšanas un parakstīšanas datums.

Reģistrācijas numurs ieslēgts iekšējā piezīme tiek piestiprināts vai nu sastādīšanas vietā, vai saņemšanas vietā, atkarībā no reģistrācijas sistēmas, kas darbojas organizācijā. Apsverot memorandu ieinteresētajām pusēm tiek uzlīmētas apstiprinājuma vīzas, un pēc lēmuma pieņemšanas tiek uzlīmēta pārvaldnieka rezolūcija. Rezolūcijas pieņemšana ir pēdējais izskatīšanas posms memorandu.

Memorands var būt nosaukums, kas īsi atklāj dokumenta saturu. Ziņojuma nosaukums formulēts saskaņā ar vispārīgie noteikumi dokumentu virsrakstu sastādīšana: izmantojot prievārdu “o” un verbālu lietvārdu in prievārda gadījums. Piemēram: “par O. V. Korolevas tulkojumu. uz grāmatvedību."

IN ziņojuma teksts divas daļas skaidri izceļas. Pirmajā daļā ir izklāstīti fakti, kas kalpoja par pamatu dokumenta sastādīšanai, bet otrajā – konkrēti secinājumi, lūgumi un priekšlikumi. Atgādinājuma teksts var sastāvēt no trim daļām. Šajā gadījumā pirmajā daļā (paziņojumā) tiks izklāstīti iemesli, fakti vai notikumi, kas kalpoja par iemeslu tā rakstīšanai, otrajā daļā būs esošās situācijas analīze, iespējamie varianti lēmumi, bet trešajā - secinājumi un priekšlikumi konkrētām darbībām, kas jāveic, pēc sastādītāja domām. memorandu. Memorands var parādīt teksta un tabulas veidā vai abu kombinācijā.

Ja ir pieteikums, tad pirms parakstīšanas par to tiek izdarīta atzīme:

Ārējā piezīme

Ārējā piezīme sastāda uz vispārīgas veidlapas un paraksta organizācijas vadītājs. Šajā gadījumā saskaņā ar organizācijas statūtiem tiek izmantots pilns vai saīsināts mātesorganizācijas nosaukums. Autororganizācijas nosaukums atrodas zemāk.


Servisa piezīme

IN Viskrievijas klasifikators vadības dokumenti(OKUD) nav tāda veida dokumenta kā “ Servisa piezīme" Tomēr šis tips dokuments tiek plaši izmantots vadības praksē. Šajā sakarā mēs ierosinām izdot “ Servisa piezīme» saskaņā ar GOST 6.30-2003 prasībām “USD. USORD. Prasības dokumentu noformēšanai” vadības dokumentācijas sagatavošanas vienveidības nolūkos.

Biroja piezīmes, atšķirībā no piezīmes, nodrošināt saziņu starp vadības objektiem horizontālā līmenī, tas ir, sastāda darbinieks vai nodaļas vadītājs, kas adresēts citas nodaļas vadītājam vai speciālistam. Tas būtu jāatceras piezīmes parasti tiek nosūtīti no viena vadītāja pie otra vai no viena darbinieka pie cita tikai tad, ja viņu oficiālais statuss ir līdzvērtīgs citādi tā būs piezīme.

Kā likums, piezīmes tiek apkopoti par loģistikas, informācijas, organizatoriskā un ekonomiskā atbalsta jautājumiem. Biroja piezīmes- tā ir sava veida atbilstība starp struktūrvienībām. Tie parasti satur konkrētu pieprasījumu vai priekšlikumu. Tiek sastādītas dienesta atzīmes tas pats, kas ziņojumos.

Piezīmes piemērs:


Atsauce

Informācijas piezīmes bieži tiek aizstāti ar dokumentu, piemēram, sertifikātu, un otrādi, kas ir nelikumīgs. Sertifikāts ir dokuments, kas satur noteiktu faktu vai notikumu, tostarp biogrāfiska vai oficiāla rakstura, aprakstus un apstiprinājumus; atšķirībā no piezīmēm, tas neprasa nekādas darbības no vadītāja.

Atkarībā no sertifikāta sastādīšanas mērķiem var būt:

  • analītisks,
  • ziņošana vai
  • informatīvs.

Analītiskā informācija satur informāciju par problēmu vai problēmu, kas jārisina. Parasti analītiskie ziņojumi ir ievērojams teksta apjoms (līdz 3 lapām). Teksts analītiskais ziņojums sastāv no trim daļām. Pirmajā daļā ir izklāstīts apkopojuma pamatojums, otrajā ir situācijas vai jautājuma analīze, bet trešajā – secinājumi un priekšlikumi.

Atskaites sertifikāti satur vispārinošu kopsavilkuma informāciju par darbības rezultātiem, tāpēc atskaites sertifikāta nosaukumā ir ietverta norāde uz laika periodu, uz kuru attiecas sertifikātā ietvertā informācija, piemēram: Izziņa par uzņēmuma dokumentu aprites apjomu 2006.gadā .

Informatīvās uzziņas ir apkopoti ar mērķi informēt vadību par situāciju, un tiem var būt, piemēram, šāds virsraksts: Sertifikāts par darba gaitu saskaņā ar līgumu ar Luna OJSC. Tie tiek apkopoti pēc pieprasījuma un iesniegti noteiktajā termiņā.

Atkarībā no adresāta sertifikāti var būt:

  • ārējā un
  • iekšējais.

Ārējās atsauces ir sastādīti uz organizācijas vispārējās veidlapas, ko parakstījis organizācijas vadītājs, un tajos ir tāda pati informācija kā piezīmēs.

Iekšējās izziņas sastāda uz iekšējai memorandam līdzīgas standarta papīra lapas un paraksta struktūrvienības vadītājs un/vai speciālists sastādītājs.

Gan informācijas, gan ziņošanas sertifikātu teksts var formatēt tabulas veidā un ietvert sadaļas un apakšsadaļas (skatiet iekšējā sertifikāta piemēru 6. piemērā).


Gatavojoties sertifikāta projekts ir nepieciešams rūpīgi rediģēt tā saturu no šāda viedokļa:

  • faktu un informācijas pilnīgums un ticamība;
  • līdzekļu reģistrācijas pareizība atsauksmes(adrese, tālrunis utt.);
  • datēšanas precizitāte;
  • atbilstība parakstīšanas līmenim.

Tas viss ir nepieciešams, lai sertifikāts neizraisītu papildu jautājumi un vēl jo vairāk nākamā skaidrojošā sarakste.

Biogrāfiskie vai oficiālie sertifikāti kalpo, lai apliecinātu jebkuru juridiskos faktus, piemēram, par apstiprinājumu ieņemamajam amatam, par algas, dzīvesvieta utt. Ja situācijas, kurām tiek izsniegti sertifikāti, ir tipiskas, organizācija izveido vienotas veidņu veidlapas.

Teksts biogrāfisko informāciju sākas ar tās personas uzvārda, vārda, uzvārda norādi nominatīvajā rakstā, par kuru tiek ziņots. Sertifikāta tekstā nedrīkst būt arhaiskas frāzes, kas satur nevajadzīgus vārdus, piemēram, “īsts sertifikāts”, “tiešām darbojas” utt. Sertifikāta beigās tiek norādīts iestādes nosaukums, kurā tas tiek iesniegts. Apliecību paraksta tās sastādītājas un atbildīgs par sniegtajiem datiem. Atkarībā no sertifikāta mērķa tas var būt organizācijas vadītājs un galvenais grāmatvedis vai organizācijas vadītājs un cilvēkresursu nodaļas vadītājs. Šādi sertifikāti jāapstiprina ar organizācijas zīmogu.
Oficiālā sertifikāta piemērs:



Atgādne ir dokumentu aprites modelis organizācijā, kas ļauj efektīvi reaģēt uz visa veida apstākļiem.

Oficiālā dokumenta mērķi un veidi

Oficiālā vēstule ir paredzēta, lai informētu noteiktu amatpersonu par esošajām grūtībām vai izteiktu priekšlikumus par ražošanas jautājumiem.

Turklāt oficiālais dokuments ir sava veida apliecinājums tam, ka darbinieki ne tikai dara savu darbu, bet arī saskata esošās problēmas, kas vēlāk tiek izceltas šajā piezīmē. Šajā gadījumā darbinieks, kurš uzrakstīja piezīmi vadītājam par jebkādu pārkāpumu esamību, pilnībā atbrīvo sevi no atbildības par šī jautājuma risināšanu.

Pakalpojuma piezīmes ir sadalītas:

  • tie, kas norāda uz noteiktiem negatīva rakstura darbības vai parādības faktoriem. Šādas ražošanas piezīmes ietver paskaidrojumus, aktus par konstatētajiem pārkāpumiem un sūdzības;
  • tie, kas ir papildu paskaidrojumi uz galvenajiem dokumentiem. Tās varētu būt piezīmes par materiālu norakstīšanu vai iegādi, par piešķiršanu skaidras naudas palīdzība, akcijas, prēmijas un tamlīdzīgi.

Savukārt oficiālu skaitīšanu var veikt gan starp padotajiem un darba devēju (iekšējais), gan starp struktūrvienību vadītājiem un uzņēmuma galveno vadītāju (ārējais). Ārēji ražošanas dokumenti ir paredzēts sniegt ārpus organizācijas, šāda veida piezīmju saņēmējs ir augstākā vadība.

Informācija un iekšējā biznesa papīra forma

Oficiālo dokumentu saturs parasti aptver ražošanas, materiālos, saimnieciskos jautājumus, kā arī prēmiju, paaugstināšanas vai pazemināšanas jautājumus. Tādējādi jebkuras nodaļas darbinieks var iesniegt rakstisku pieprasījumu sniegt viņam noteiktu materiālu vai finanšu resursi, gan rūpnieciskai, gan personīgai lietošanai. Turklāt šāda dokumenta saturs var ietvert sūdzību pret konkrētu darbinieku vai tiešo vadītāju.

Kas attiecas uz darbinieku apbalvošanu, tiešais darba devējs raksta piezīmi lūgumraksta veidā, kas adresēts viņa augstākajam vadītājam. Kur viņš izceļ padotā nopelnus un sniedz ieteikumus par prēmiju piešķiršanas metodēm.

Iekšējā vēstule organizācijas vadītājam no padotajiem tiek sastādīta ar roku rakstīta brīvā formā. Tomēr, lai rakstītu šāda veida dokumentus, varat izmantot datoru vai drukas tehnoloģiju.

Kompetenta dokumentu rakstīšana

Lai gan šo aktu tas nav instalēts likumdošanas līmenī paraugs, viņš ir iekšā obligāti jāsatur šāda informācija:

  • kam šis pieteikums adresēts (adresāta amats, uzvārds un iniciāļi), norādīts dokumenta augšējā labajā stūrī, atzīmes numurs un reģistrācijas datums;
  • rakstāmās vēstules nosaukums;
  • ievaddaļā parasti tiek atspoguļots incidenta laiks, datums un laiks;
  • galvenā daļa, izklāsta detalizētu pasākuma būtību;
  • noslēguma daļā iekļauti sastādītāja priekšlikumi, kurus viņš lūdz īstenot uzņēmuma vadītājam;
  • Zem teksta ir dokumenta uzrakstīšanas datums, sastādītāja amats vai profesija, uzvārds un iniciāļi.

Kas attiecas uz ārējām vēstulēm, tām ir jābūt līdzīga satura un jābūt noformētām uz iestādes veidlapas, vēlams drukātā veidā, izmantojot datortehnoloģiju.

Daudziem uzņēmumiem ir gatava piezīmju veidne, ko izstrādājusi un apstiprinājusi vadība. Pateicoties tam, darbiniekiem būs daudz vieglāk un kompetentāk sastādīt šādu dokumentālu aktu.

Iekšējās un ārējās vēstulēs informācija jāsniedz īsi un skaidri, bez liekām pūkām. Tas ietaupa laiku gan personai, kura sagatavo dokumentu, gan personai, kurai tas ir adresēts. Un arī skaidra priekšlikumu izklāsta dod vislielāko ieguldījumu ātra atbilde ko vadītājs.

Ražošanas vēstuļu ģenerēšana elektroniski

Daudzi uzņēmumi ļauj sagatavot oficiālus piezīmes, izmantojot datoru, kas ļauj izveidot dokumenta elektronisko formu. Šī metode reģistrāciju katra struktūrvienība izvēlas patstāvīgi un to nosaka atsevišķos likumā paredzētajos dokumentos. Tādējādi elektroniskā versija ievērojami vienkāršo dokumenta sagatavošanu un nosūtīšanu, kas būtiski samazina piezīmes izskatīšanas un atbildes pasākumu veikšanas laiku.

Pakalpojuma vēstules elektroniskā sastādīšanas metode īpaši neatšķiras no ar roku rakstītās versijas, taču tai joprojām ir šādas atšķirības:

  • V elektroniskais dokuments nav jānorāda, kam tā tiek nosūtīta, jo šāda informācija jau ir ierakstīta adreses joslā;
  • autora paraksts elektroniskajā piezīmē tiek ievietots automātiski (iepriekš sagatavots skenēts paraksts);
  • Sūtītājs pa e-pastu saņem paziņojumu no adresāta, ka viņš ir saņēmis vēstuli un to izlasījis. Šis pakalpojums ir piezīmes nosūtīšanas apstiprinājums.

Viena no galvenajām formēšanas priekšrocībām elektroniskā forma piezīme ir jau esoša veidne. Ko var izmantot turpmākajā līdzīgu dokumentu sagatavošanā. Šo priekšrocību izmanto uzņēmuma pakalpojumi vai atsevišķi darbinieki, kuriem sava darbības veida dēļ bieži ir jāsastāda piezīmes.

Kompilācijas aspekti

Sastādot piezīmes, ir jāņem vērā šādas nianses, kas tiek piemērotas atkarībā no to veida un mērķa:

Atbilstība iepriekš minētajām niansēm ļaus pat nepieredzējušam darbiniekam sastādīt kompetentu un saprotamu piezīmi vadītājam.

Dokumenta nozīme

Oficiālie dokumenti palīdz izvairīties no tiešiem konfliktsituācijām starp konkrēta uzņēmuma darbiniekiem, kas pozitīvi ietekmē tā darbu. Viņiem ir arī nozīmīga loma grāmatvedībā un nodokļu atskaites, kur finanšu problēmas prasa zināmu uzmanību un dažādu niansu ievērošanu.

Cita starpā oficiālas vēstules ir efektīvas cīņā pret likumpārkāpējiem organizācijā. Turklāt sūdzības dokumentu rakstīšana darba devējam ļauj atrisināt problēmu bez strīdiem un uzbrukumiem. Tā kā oficiālas sūdzības var rakstīt anonīmi, vai arī vienkārši iesniedzēja vārdu pēc viņa lūguma vadītājs nepaziņos.

Tāpēc šāds dokuments kalpo kā daudzfunkcionāls rīks, pateicoties kuram lielāko daļu organizatorisko jautājumu var atrisināt diezgan īsā laika periodā.

Servisa piezīme ir informācijas un uzziņu dokuments, rīks lietišķā sarakste organizācijas ietvaros.

Atgādne tiek sastādīta, lai izceltu visus biznesa jautājumus, kas saistīti ar nodaļas vai konkrēta darbinieka darbu, kuru risinājums ir atkarīgs no citas organizācijas vai darbinieka struktūrvienības.

Turpretim piezīmju rakstīšana notiek starp struktūrvienībām vai līdzvērtīga oficiālā statusa darbiniekiem, kuri nav tieši pakļauti.

Kā uzrakstīt piezīmi

Lai gan piezīmes rakstīšanas forma ir patvaļīga, to sastādot, jāņem vērā šādas detaļas:

  • “cepure”, kur norādīts, kam tā adresēta (amats, uzvārds, vārds, tēvvārds datīvā);
  • dokumenta nosaukums - Pakalpojuma zīme;
  • sastādīšanas datums un numurs;
  • dokumenta teksta virsraksts - runā par piezīmes tēmu;
  • dokumenta teksts - vispirms ir esošās situācijas apraksts, tad kāds konkrēts pieprasījums;
  • sastādītāja amats, paraksts un paraksta atšifrējums - autora uzvārds, vārds, uzvārds.

Piezīmes paraugs datora iegādei

Servisa piezīme
05.10.2013 № 2
Maskava


Par datoru remontu (nomaiņu)


Vēlos vērst jūsu uzmanību, ka kopš 2013. gada 20. septembra personāla vadītājai Tatjanai Ivanovnai Morozai piešķirtajā personāla datorā bieži rodas programmatūras kļūmes.

Šajā sakarā es lūdzu šo datoru salabot vai nomainīt.

Atgādinājuma paraugs par preču izdošanu

APKOPES PIEZĪME
2013-09-20-CN, datēts ar 20.09.2013


Par produktu izdošanu


Aicinu vienoties par akcijas rīkošanu TM “J”.

Darbības mērķis:
- TM “J” sulu mazumtirdzniecības pieaugums;
- skaitliskā un kvalitātes sadalījuma pieaugums.

Akcijas periods: 2013. gada oktobris-novembris

Reģions: Sanktpēterburga, Voroņeža

Akcijas dalībnieki: mazumtirdzniecības vietu pārdevēji

Akcijas mehānisms: tirdzniecības vietā pasūtot 5 litrus TM “J” sulas, dāvanā tiek nodrošināts 1 litrs TM “J” sulas.

Balvu fonda sadale:
Sanktpēterburga - 400 iepakojumi (1 l katrā)
Voroņeža - 60 iepakojumi (katrs 1 l)
Efektivitāte: plānots pārdošanas pieaugums par 30-40%.
Pārējie neizmantotie produkti tiks atgriezti noliktavā.

Atgādne tiek sastādīta uz A4 lapas, ja organizācija nenodrošina elektronisku dokumentu pārvaldību.

Diezgan liela daļa iedzīvotāju ir saistīti ar darbu dažāda lieluma un darbības veida organizācijās. Veicot savus pienākumus, darbinieki regulāri nepieciešama komunikācija ar vadību lai atrisinātu noteiktus jautājumus.

Tā kā ikviens var saskarties ar šāda veida biznesa korespondenci, ļaujiet mums sīkāk apsvērt galvenos jautājumus: kad un kā tiek sastādīts piezīmes, kādas ir atšķirības tā sastādīšanā oficiālais papīrs vadībai?

Cienījamie lasītāji! Mūsu raksti runā par tipiskiem risinājumiem juridiskie jautājumi, bet katrs gadījums ir unikāls.

Ja vēlaties zināt kā tieši atrisināt savu problēmu - sazinieties ar tiešsaistes konsultantu labajā pusē vai zvaniet bezmaksas konsultācija:

Kādos gadījumos tiek rakstīta piezīme?

Oficiālā piezīme ir viens no iekšējās dokumentu plūsmas elementiem. Ar tās palīdzību uzņēmuma darbinieki var pēc iespējas ātrāk un efektīvāk atrisināt ražošanas jautājumus un situācijas.

Servisa piezīme paredzēts biznesa problēmu un jautājumu risināšanai kas saistīti ar konkrēta darbinieka vai visas nodaļas darbu. Šajā gadījumā jautājuma risinājums var būt atkarīgs gan no cita uzņēmuma darbinieka, gan no pavisam citas struktūrvienības.

Galvenā atšķirība no pārskata ir tā, ka to izmanto lietišķajā saziņā starp darbiniekiem vai struktūrvienībām, kurām organizācijā ir vienāds statuss. Citiem vārdiem sakot, nav tiešas pakļautības.

Piezīmes sastādīšanai ir papildu priekšrocības. Šis dokuments pierāda, ka darbinieks, kurš to sastādījis, norādījis uz problēmu, kas atrodas viņa atbildības jomā.

Ja speciālists nespēju pats to izdomāt Ja radusies problēma, viņš var sastādīt piezīmi un virzīt šo jautājumu izskatīšanai citiem speciālistiem. Šajā gadījumā viņš varēs atbrīvot sevi no atbildības par nekvalitatīvu vai nesavlaicīgu uzdevuma izskatīšanu.

Dažos gadījumos, pamatojoties uz piezīmi, tiek sastādīts rīkojums par nepieciešamību veikt noteiktu darbību.

Kam jābūt dokumenta tekstam?

Lai gan precīza minētās biznesa vēstules aizpildīšanas forma nav noteikta, tomēr var noteikt vairākus pamatpunktus, obligāti norādēm dokumentā. Detaļu sarakstā ir:

  1. Galvene, kurā ir rakstīta informācija par adresātu, piemēram, pilns vārds un amats.
  2. Oficiālā papīra nosaukums.
  3. Rakstīšanas datums un numurs.
  4. Virsraksts, no kura uzreiz ir skaidrs sarakstes priekšmets.
  5. Dokumenta “teksts”, kurā sākotnēji aprakstīta esošā situācija, pēc kuras autors norāda savu lūgumu.
  6. Tā darbinieka amats, kurš sastādījis oficiālo ziņojumu, viņa paraksts un pilns autora vārds.

Bieži vien piezīmes teksts sākas ar vārdiem “Vēlos vērst jūsu uzmanību...”, pēc kā nāk pamatinformācija. Bet tas nav obligāts noteikums.

Kā pareizi sacerēt un rakstīt?

Dokumenta sākumam jābūt organizācijas un kompilatoru dati oficiāla vēstule . Pa vidu ir rakstīts paša dokumenta nosaukums. Galvenajam tekstam jāsākas zem sarkanās līnijas. Kā jau minējām iepriekš, problēmas būtība ir izteikta brīvā formā. Dokuments ir aizpildīts līdz sagatavošanas un parakstīšanas datumam.

Ja piezīmes galvenajam tekstam jābūt lielam, tas ir jāsadala vairākās rindkopās:

  • galvenās problēmas apraksts;
  • pieprasījums;
  • nodaļa un to darbinieku vārdi, kuri uzrakstījuši piezīmi, ja ir kolektīva pārsūdzība.

IN pēdējais gadījums Atslēgu paraksta uz dokumenta dod nodaļas vadītājs, iesniedzot dienesta dokumentu. Pamatdokumentam papildus tiek pievienots iesniegums ar visu darbinieku parakstiem.

Atgādne ir jāraksta uz A4 lapas, tāpat kā jebkurš cits dokuments. Arī nepieciešams “dzīvs” paraksts izgatavots ar rokām.

Piezīme ir uzrakstīta kopā ar sērijas numuru un rakstīšanas datumu.

Ja ir vēlēšanās, dokumentu var sastādīt redaktorā datorā un pēc tam izdrukāt, bet paraksts ir jāveic arī pašam sastādītājam.

Piezīmju dizaina iezīmes (ar paraugiem)

Atkarībā no tā, kāda veida piezīme tiek sastādīta, mainās dokumenta noformēšanas nianses un situācijas, kad tas būtu noformējams.

Uzņēmuma direktoram vai vadībai

Šim pārvaldniekam tiek rakstītas dažādas piezīmes, tāpēc parunāsim par to, kā tās vislabāk nodot. Dokumentu vēlams sastādīt divos oriģinālos variantos.

Saskaņā ar noteikumiem dokuments tiek nodots sekretāram, no kura nebūs lieki saņemt atzīmi par dokumenta pieņemšanu izskatīšanai. Pēc tam gaidiet varas iestāžu lēmumu.

Komandējumam: pagarināšana un atcelšana

Piezīme kalpo kā apstiprinājums, ka norīkotais darbinieks ir vietā, plus reģistrē ierašanās un atgriešanās datumus no komandējuma. Šo dokumentu var izsniegt, ja:

  • darbinieks pārvietojas ar īrētu, personīgo vai dienesta transportlīdzekli;
  • Darbiniekam nav dokumentu, kas apliecinātu viņa ceļošanu un dzīvesvietu.

Pārskats no atvaļinājuma

Bieži ir gadījumi, kad ražošanas iemesli vadītājiem viens no darbiniekiem ir jāatsauc.

Šajā situācijā piezīmes direktors kļūst par nodaļas vadītāju, kurā reģistrēts darbinieks, kurš atrodas ikgadējā apmaksātā atvaļinājumā.

Organizācijas vadītājam jāiepazīstas ar iesniegto dokumentu un norādiet savu piekrišanu vai atteikumu pieprasījumam ierakstīts dokumentā.

Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 99. pantu darbinieka atsaukšana no atvaļinājuma ir iespējama tikai ar viņa personisku piekrišanu.

Tāpat saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 125. pantu ir aizliegts atsaukt no atvaļinājuma:

  • grūtniecēm;
  • nepilngadīgie darbinieki;
  • darbinieki, kas saistīti ar bīstamām vai kaitīgiem apstākļiem darbs.

Atvaļinājumā

Papildus atvaļinājumam organizāciju darbinieki noteiktos apstākļos var saņemt tā saukto “brīvlaiku”, t.i. paņem atvaļinājumu no darba. Kopš V Darba kodekss šo koncepciju konfiscēta, tiek lietotas definīcijas “papildu atpūtas laiks” vai “cits atpūtas laiks”.

Dokuments, ar kuru darbinieks izsaka savas vēlmes saviem priekšniekiem, var būt gan paziņojums, gan piezīme.

Darbiniekam ir tiesības uz atvaļinājumu, ja:

  • strādāja virsstundas;
  • strādājis brīvdienās vai svētku dienās;
  • bija pilnas virsstundas maiņu darba laikā;
  • paņēma aktīva līdzdalība donoru kustībā un asins nodošanā;
  • darbinieks;
  • pretī atvaļinājumam.

Par darba grafika maiņu vai darba laika pārcelšanu

Katram darbiniekam var būt labi iemesli , saskaņā ar kuru viņš var sazināties ar vadību ar lūgumu mainīt darba grafiku.

Ja iniciatīva izpaužas tieši no darbinieka puses, kurš to var dokumentējiet korekciju nepieciešamību, viņš sastāda uzņēmuma vadītājam adresētu piezīmi.

Gadījumos, kad iemesls ir patiesi pamatots, darba devējam nav tiesību atteikt darbinieku saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 93.

Dokumentā jānorāda pašreizējais grafiks un vēlamais.

Par aprīkojuma iegādi

Šo piezīmi ir rakstījusi nodaļa, kurai jāiegādājas jauns vai jānomaina vecais aprīkojums.

Kā piemēru varētu minēt ekonomisko vai HR nodaļa nodaļas vadītājai informācijas tehnoloģijas pieprasot operatīvu bojātā datora nomaiņu.

Atgādinājuma forma datora iegādei: .

Par pasākumu rīkošanu

Iekšējās piezīmes par pasākumu rīkošanas organizatorisku jautājumu risināšanu, ir sava specifika. Tos bieži izmanto arī izglītības iestādēs.

Piezīmē būs jānorāda pamatinformācija par gaidāmo pasākumu un, ja nepieciešams, par tā īstenošanu atbildīgo personu kontaktinformācija.

Par informācijas sniegšanu

Viens no visbiežāk izmantotajiem veidiem piezīmes. To izmanto, lai pieprasītu noteiktu informāciju, un tā pamatā ir šāds princips:

  1. jāidentificē galvenā ideja un jāveido vaicājums;
  2. sniegt informāciju, ko saņēmējs var pieprasīt;
  3. atgādināt pieprasījuma galveno domu un sniegt papildu informāciju.

Par darbinieka sodīšanu

Šis dokumenta veids tiek izmantots gadījumos, kad darbinieka uzvedība darba vietā vai viņa neatbilstoša attieksme pret darba pienākumiem prasa atbilstošus sodus.

Piezīmes rakstītājam pēc iespējas labāk jāiesniedz fakti. objektīvi un neemocionāli, dodiet vadībai iespēju risināt incidentu.

Par jauna darbinieka nepieciešamību

Dokuments tiek sastādīts, ja to pieprasa kāda no uzņēmuma struktūrvienībām jauns darbinieks. Tad nodaļas vadītājam ir tiesības šo iekšējās lietišķās korespondences elementu iesniegt vadībai.

Tajā viņam jānorāda objektīvi iemesli, saskaņā ar kuru šis lēmums būs objektīvs un pieņemams.

Piezīme par jauna darbinieka pieņemšanu darbā: .

Par virsstundu darbu

Izplatīts iemesls šādu dokumentu sagatavošanai ir ārkārtas situāciju klātbūtne, apstākļos, kādos būs nepieciešams iesaistīt darbiniekus jautājuma risināšanā pēc darba laika beigām.

Memorandu sastāda maiņas vai nodaļas vadītājs, kas adresēts tiešajam vadītājam. Dokumenta tekstā ir norādīti pieprasījuma iemesli un saraksts ar tiem, kurus plānots iesaistīt virsstundu darbā.

Piesaista tālāk virsstundu darbs darbinieks:.

Par jaunas struktūrvienības izveidi

Jautājumu par jaunu struktūrvienību izveidi var atrisināt arī ar lūguma palīdzību, kas izteikts, izmantojot piezīmi. Šīs darbības mērķi ir izcelti dokumenta pamattekstā. Starp tiem:

  • darba standartizācijas līmeņa paaugstināšana;
  • noteiktu problēmu efektīvāks risinājums;
  • uzlabojumi personāla un citu iemeslu dēļ.

Dažās situācijās piezīmes var aizstāt paziņojumus, rīkojoties “maigāk”. Visbiežāk tos izmanto iekšējiem procesiem, kas saistīti ar ražošanas organizāciju.

Ja uzņēmums atbalsta sistēmu elektroniskā dokumentu pārvaldība, oficiālo piezīmju dizains praktiski neatšķiras no papīra versijas. Galvenā atšķirība ir datu nesējs nodota starp uzņēmuma struktūrvienībām.

Tālāk esošajā videoklipā ir parādīti daži aspekti darbā ar iekšējām piezīmēm elektroniskā formā: