Pieteikums. Valsts institūciju, pašvaldību un organizāciju darbības procesā izveidoto standarta pārvaldības arhīva dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus

Darba kodekss RF, raksti, 230.1
, kas uzliek pienākumu saglabāt noteiktu dokumentāciju noteikumos noteiktos termiņos.
(turpmāk – Saraksts), kas nosaka pienākumus visām organizācijām attiecībā uz dokumentācijas, tai skaitā grāmatvedības, nodokļu un personāla uzskaites, glabāšanas termiņu.
“Organizācijas arhīvu darbības pamatnoteikumi”, kas apstiprināti ar Rosarkhiv valdes 2002. gada 2. jūnija lēmumu (ir metodoloģiski un informatīvi).

Neaizmirstiet, ka noteikumiem ir ieteikuma raksturs.

Jums vajadzētu pievērst uzmanību jaunākās izmaiņas federālajos tiesību aktos, kas 2016. gada martā tika ieviesti likuma 125-FZ 22. panta 1. punktā, kas nosaka jaunus glabāšanas periodus lietas nomenklatūrai organizācijā - jo īpaši pasūtījumiem personālam, kas izveidoti pēc 2003. gada, nevis 75 gadu periodu, tas ir norādīts jauns termins- 50 gadus vecs.

Jāpievērš uzmanība konfliktam, kas radies saistībā ar šīm izmaiņām. Saskaņā ar Art. Minētā likuma 3. pantā absolūti visa informācija par personālu attiecas uz arhīva dokumentiem, kas atspoguļo darba attiecības darbinieks ar darba devēju. Taču ar rīkojumu Nr.558 apstiprinātajā Sarakstā jaunas izmaiņas netika iekļautas. Šajā sakarā radās domstarpības. Pēc dažu ekspertu domām, glabāšanas laiks mainās no 75 uz 50 tikai dokumentiem atbilstoši lietu nomenklatūrai ar noteiktu glabāšanas laiku 75 gadi. Pēc citu domām, jaunie termiņi attiecas uz visu arhīvu.

Uzglabāšanas noteikumi

Darbinieku, kas atbildīgs par personāla uzskaites uzturēšanu un informācijas glabāšanu, ieceļ ar organizācijas vadītāja rīkojumu, viņa funkcionālie pienākumi ir ierakstīti amata aprakstā.

Personāla informācija tiek apkopota failos atbilstoši apstiprinātajai informācijai.

Ar lietu veidošanu jāsaprot noformēto dokumentu grupēšana lietās (mapēs) atbilstoši lietu nomenklatūrai.

Zemāk ir aprakstīta lietu veidošanas procedūra

1. Uz kastes vāka jānorāda šādi dati:

organizācijas nosaukums (pilns)
struktūrvienības nosaukums (pilns)
lietas numurs (pēc nomenklatūras)
lietas nosaukums
dokumentu derīguma termiņš pēc nomenklatūras

2. Failā ir iekļauti šādi dati:

tikai aizpildīti un noformēti dokumenti
viens oriģināleksemplārs, ar dažiem izņēmumiem
publicēts tajā pašā kalendārajā gadā

Lietas iekšpusē papīri tiek sakārtoti secībā pēc numuriem un datumiem, ja dokuments pārsniedz 250 lapas vai apjomu (4 cm), dokuments tiek sadalīts sējumos. IN lielas organizācijas publicēts liels skaits rīkojumi, kā likums, tiek iesniegti dažādos gadījumos (piemēram, rīkojumi par bērna kopšanas atvaļinājuma nodrošināšanu, rīkojumi par bezalgas atvaļinājuma nodrošināšanu utt.).

Derīguma termiņš

Dokumentācijas glabāšanas periodi ir norādīti tabulā.

Uzglabāšanas periods	Vārds
	darbā nepieņemto personu dati
	atvaļinājumu grafiki
	akreditācijas dati, kas apstiprina darba aktivitāte un darbinieku pieredze
	darba disciplīnas uzskaiti
	akti, noteikumi, drošības pārskati
	izraksti par darba apstākļu un drošības uzlabošanu
	dokumenti par drošības pasākumiem un to atbilstību
	komandējuma dokumenti
50 gadi (līdz īpašnieks to pieprasa)	personas informācija, oriģināli (sertifikāti, diplomi, darba grāmatas, sertifikāti utt.)
	darbinieku raksturojums un personīgās kartes
	darba līgumi
Pastāvīgi	koplīgumi
Pastāvīgi	vadītāju personīgās lietas

Detalizētākas organizāciju darbības jomas ir norādītas Sarakstā, kas sastāv no 12 sadaļām. Uz personāla dienestu tieši attiecas: 1.2., 7.1., 7.2., 7.3., 8.1., 8.2., 8.3., 8.4.

Zemāk mēs apsveram tabulu ar aptuvenu sarakstu personāla dokumenti.

Pastāvīgais glabāšanas laiks
Paziņojums par personas datu aizsardzību


Sertifikācijas noteikumi
Noteikumi par apmācību sistēmu
Rīkojumi par galvenajām darbībām
Ilgtermiņa uzglabāšana
Rīkojumi par uzņemšanu, pārvešanu, atlaišanu, atvaļinājumu bez algas
Uzņemšanas, pārcelšanas, atlaišanas rīkojumu reģistrācijas žurnāli, grāmatiņas
Darba līgumi, līgumi ar viņiem
		pirms nomaiņas ar jauniem
Profesiju saraksti		līdz nepieciešamība pāriet

Dokumenti ar pastāvīgu termiņu tiek glabāti komercorganizācijās līdz to likvidācijai. Bet valsts un pašvaldību organizācijās dokumentācija tiek aizpildīta noteiktajā kārtībā nodošanai arhīvā.

Nosakot lietu glabāšanas termiņus personāla dienestā, ir jāņem vērā ekspertu komisijas īpašā loma. 1. diagrammā jūs varat redzēt uzdevumus, ko atrisināja iepriekšminētā struktūra.

Šādas komisijas darba nolikums, kā likums, tiek izstrādāts, pamatojoties uz Federālā arhīva 1995.gada 19.janvāra rīkojumu Nr.2 “Par aptuveno nolikuma par iestādes pastāvīgo ekspertu komisiju apstiprināšanu” organizācija, uzņēmums”.

Nosakot termiņus lietu saraksta 4.ailē, izdara atzīmi:

pēc protokola (EK), ja tāda nav - organizācijas vadītāja rīkojumu;
“kamēr nepieciešamība pāries” vai “līdz aizstāšanai ar jauniem”, t.i. Uzglabāšanas laiku organizācija nosaka neatkarīgi (vismaz 1 gads).

Dokumentu glabāšanas laiks pēc lietu nomenklatūras sākas nākamā kalendārā gada 1.janvārī. Lietas ar beidzies derīguma termiņu sagatavo iznīcināšanai.

Sarakstos vai noteikumos norādīto uzglabāšanas termiņu samazināšana ir nepieņemama. Ja divi noteikumi nosaka atšķirīgus glabāšanas termiņus viena veida informācijai, labāk izvēlēties garāko termiņu.

Administratīvā atbildība

In Art. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 par pārkāpumiem, kas saistīti ar dokumentācijas glabāšanu, ir paredzēta dažāda administratīvā un civiltiesiskā atbildība - brīdinājuma, naudas soda vai tiesību atņemšanas veidā.

Tiesu prakse

Lietas par administratīvie pārkāpumi arhīvu likumdošanas jomā tiek skatītas in civilprocess. Lielākoties kontrole mūsdienās ir vērsta uz esošo pārkāpumu konstatēšanu. Inspektori vadās pēc Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas 2007. gada uzglabāšanas organizēšanas noteikumiem: neskatoties uz to, ka normatīvais akts ir nedaudz novecojis, jauns nav izstrādāts.

Šobrīd minimālie naudas sodi tiek izmantoti saskaņā ar Art. 13.20, taču par to nevajadzētu priecāties, jo tie galvenokārt attiecas uz valsts un pašvaldību arhīviem. Bet attiecībā uz komerciālām organizācijām Art. 13.25, kurā naudas sodi ir daudz lielāki un sasniedz līdz pat 300 000 rubļu.

Saskaņā ar likumu Krievijas Federācija, komerciālas organizācijas, kā arī valsts aģentūras jānodrošina drošība arhīva dokumenti. Tas jo īpaši attiecas uz personāla dokumentiem, kas bieži vien ir nepieciešami, lai apstiprinātu sociālās tiesības pilsoņiem.

Pastāv stingras juridiskās prasības, kas paredz definīciju personāla dokumentu glabāšanas termiņi. Šīs prasības liek jebkura uzņēmuma personāla nodaļai pārvarēt kārdinājumu saglabāt tikai vissvarīgākos un interesantākos dokumentus. Bet šī ir tikai viena no galējībām. Darbiniekiem ir pretēja uzvedība HR departaments baidoties no pārbaudes iestāžu sodiem, viņi sāk glabāt personāla dokumentus, kuriem beidzies derīguma termiņš.

Likums par personāla dokumentu glabāšanas termiņiem

1. Likums “Par arhīvu lietas Krievijas Federācijā"

Jautājumus, kas saistīti ar personāla dokumentu glabāšanas organizēšanu, to iegūšanu, reģistrēšanu un izmantošanu, regulē 2004. gada 22. oktobra federālais likums N 125-FZ “Par arhivēšanu Krievijas Federācijā”. panta 1. punktā. Likuma 17. pants nosaka organizāciju pienākumu nodrošināt arhīva dokumentu drošību.

Arhīva dokuments ir taustāms nesējs ar tajā ierakstītu informāciju, kurā ir rekvizīti, kas ļauj to identificēt, un ir pakļauts glabāšanai sakarā ar noteiktā nesēja un informācijas nozīmi pilsoņiem, sabiedrībai un valstij (panta 2. punkts). Arhīvu lietu likuma 3).

2. Speciālie likumi

Lai precizētu personāla dokumentu glabāšanas specifiku, kas nav norādīta vispārējā sarakstā, ir jāiepazīstas ar departamentu struktūru sarakstiem un aptuvenajām lietu nomenklatūrām.

3. Tipisko saraksts vadības dokumenti, kas rodas darbības procesā valsts aģentūras, orgāni vietējā pašvaldība un organizācijas, norādot uzglabāšanas termiņus

Šis saraksts, ko Krievijas Kultūras ministrija apstiprināja 2010. gada 25. augustā, ir galvenais normatīvais dokuments, kas tiek izmantots, lai noteiktu glabāšanas termiņus, tostarp personāla dokumentu glabāšanas termiņus. Tas ir nepieciešams arī atlases laikā iznīcināšanai.

Dokuments sastāv no 12 sadaļām, kas atspoguļo galvenos organizāciju darbības virzienus un ietver dokumentus, kas ģenerēti, dokumentējot standarta (vairumam organizāciju identiskas) vadības funkcijas – neatkarīgi no uzņēmuma funkcionālās specifikas, tā lieluma un īpašuma formas.

Visbiežāk sastopamie dokumentu veidu nosaukumi Sarakstā sakārtoti atbilstoši jautājumu svarīguma pakāpei. Rakstiem ir viena nepārtraukta numerācija. Dokumenta beigās ir sniegti norādījumi par to, kā lietot sarakstu.

Personāla dokumentu glabāšanas termiņi

Sarakstā noteiktie dokumentu glabāšanas termiņi attiecas uz visām organizācijām neatkarīgi no tā, vai dokumenti tiek saņemti glabāšanai valsts vai pašvaldību arhīvā vai nav. Taču ir vairākas atšķirības.

Pagaidu uzglabāšanas periodi personāla dokumenti ir kopīgi visām organizācijām.

Pastāvīgs glabāšanas laiks izmanto šīs valdības un pašvaldību organizācijas kuras tiek atpazītas. Šādu uzņēmumu dokumenti noteiktā kārtībā tiek glabāti arhīvā.

Organizācijas, kas nav personāla atlases avoti, uzglabā pastāvīgus dokumentus savā rīcībā līdz organizācijas likvidācijas brīdim.

Daži dokumenti (regulatīva un mantiski ekonomiska rakstura, par darbības rezultātiem un organizācijas attīstības perspektīvām) ar pastāvīgu glabāšanas laiku ir jāuzglabā organizācijās neatkarīgi no īpašuma formas, ja to dokumenti netiek saņemti valsts vai pašvaldību arhīvi. Tas ir saistīts ar likumdošanu un šo dokumentu ieilgušo praktisko nozīmi.

Ko nozīmē atzīmēt, pirms nepieciešamība ir pārgājusi?

Šī atzīme nozīmē, ka dokumentam ir tikai praktiska nozīme. Tāpēc tā glabāšanas laiku organizācija nosaka neatkarīgi. Tomēr tas nevar būt mazāks par vienu gadu.

Ko nozīmē EPC zīme?

Dažiem dokumentu veidiem sarakstā parādās EPK - ekspertu pārbaudes komisija. Tas nozīmē, ka daļai šādas dokumentācijas var būt zinātniska un vēsturiska nozīme un tā noteiktajā kārtībā ir jānodod valsts, pašvaldību arhīvā vai jāuzglabā organizācijā. Šī zīme tiek izmantota visu veidu īpašumtiesību organizācijās, kas ir valsts un pašvaldību arhīvu iegūšanas avoti. Turklāt arī pašas nevalstiskās organizācijas var pastāvīgi glabāt savus dokumentus.

Marķējuma “EPC” noņemšana pieļaujama tikai tad, ja ir norādīti Saraksta pantos apkopotie dokumentu veidi un to glabāšanas termiņi.

Saskaņā ar Saraksta lietošanas vadlīniju 3.1.punktu nepieciešams izveidot ekspertu komisiju, lai organizētu un veiktu darbu pie glabāšanas termiņu noteikšanas un dokumentu atlases glabāšanai un iznīcināšanai. To parasti veido kvalificētākie speciālisti no galvenajām struktūrvienībām, kuru vadībā ir kāds no uzņēmuma vadošajiem darbiniekiem. Par ekspertu komisijas locekli, iepriekš vienojoties ar viņu, kļūst arī arhīva institūcijas pārstāvis (organizācijām, kas ir ieguves avoti).

Ekspertu komisijas kopā ar arhīvu un lietvedības dienestiem nosaka dokumentu atlases kārtību glabāšanai un iznīcināšanai, kā arī organizē dokumentu vērtības pārbaudi un uzrauga tās izpildi. Vērtības pārbaude - attiecas uz dokumentu izpēti, pamatojoties uz to vērtības kritērijiem, lai noteiktu glabāšanas termiņus un atlasītu tos iekļaušanai Krievijas Federācijas Arhīvu fondā (Arhīvu likuma 3. panta 16. punkts).

Vai ir iespējams saīsināt vai palielināt glabāšanas laiku?

Atbilstoši Saraksta lietošanas instrukcijas 2.11.punktam Saraksta noteikto uzglabāšanas termiņu samazināšana ir aizliegta. Personāla dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšana ir iespējama gadījumos, kad tas ir saistīts ar organizācijas darbības īpatnībām.

Vai dažos gadījumos ir iespējams iznīcināt dokumentus pirms glabāšanas termiņa beigām?

Dokumentu iznīcināšana bez arhīva iestādes iepriekšējas saskaņošanas ar pastāvīgās glabāšanas dokumentu inventarizāciju (organizācijām, kas nodod dokumentus valsts un pašvaldību arhīvā), kā arī noteikto dokumentu glabāšanas termiņu pārkāpšana ir prettiesiska un rada atbildību. noteikts ar likumu rīkojumu (Saraksta lietošanas instrukcijas 3.11. punkts).

Kāda atbildība paredzēta par personāla dokumentu glabāšanas noteikumu pārkāpšanu?

Saskaņā ar Art. 27 Arhīvu lietu likuma, juridiskās personas, kā arī pilnvarotās personas un pilsoņi, kuri atzīti par vainīgiem arhīvu lietu tiesību aktu pārkāpumos, tiek sodīti ar administratīvo, civiltiesisko un kriminālatbildība ko paredz Krievijas Federācijas tiesību akti.

In Art. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 13.20 par arhīva dokumentu glabāšanas, iegūšanas, ierakstīšanas vai izmantošanas noteikumu pārkāpšanu ir nepieciešams brīdinājums vai uzlikšana administratīvais sods 100 līdz 300 rubļu apmērā. pilsoņiem un no 300 līdz 500 rubļiem. ieslēgts ierēdņiem.

Ir izņēmums, kas paredzēts Art. Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 13.25. punkts, saskaņā ar kuru akciju sabiedrības, profesionāla tirgus dalībnieka neveiksmes. vērtspapīri, pārvaldības uzņēmums akciju ieguldījumu fonds, savstarpējo ieguldījumu fonds vai nevalsts pensiju fonds vai akciju ieguldījumu fonda, savstarpējo ieguldījumu fonda vai nevalstiskā pensiju fonda specializētajam depozitārijam, pienākums glabāt dokumentus, kas paredzēti normatīvajos aktos par akciju sabiedrības, vērtspapīru tirgū, par ieguldījumu fondiem un saskaņā ar to pieņemtajiem normatīvajiem tiesību aktiem, kuru glabāšana ir obligāta, kā arī pārkāpums noteiktas procedūras un šādu dokumentu glabāšanas laiks paredz administratīvā soda uzlikšanu no 2500 līdz 5000 rubļu. amatpersonām un no 200 tūkstošiem līdz 300 tūkstošiem rubļu juridiskām personām.

Ar Krievijas Kultūras ministrijas 2010. gada 25. augusta rīkojumu Nr. 558 tika apstiprināts jauns valsts iestāžu, pašvaldību un organizāciju darbības procesā izveidoto standarta pārvaldības arhīva dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus (turpmāk tekstā – 2010. gads). Saraksts, jaunais saraksts).

Jaunais Saraksts atšķiras no 2000.gada 6.oktobrī Federālajā arhīvā apstiprinātā un ar Federālā arhīva 2010.gada 26.augusta rīkojumu Nr.63 atzītā organizāciju darbībā izveidoto standarta pārvaldības dokumentu saraksta, norādot glabāšanas termiņus. vairs nav spēkā (turpmāk – Saraksts 2000), ievērojami lielāks - gandrīz divas reizes - pēc apjoma un līdz ar to lielāks dokumentu nosaukumu skaits, kas norāda to glabāšanas termiņus. Turklāt dažiem dokumentiem ir mainījušies arī glabāšanas termiņi.

Mēs jums piedāvājam īss pārskats jauni 2010.gada sarakstā iekļautie dokumentu veidi, kas visvairāk interesē vadības dokumentācijas atbalsta dienestus - sekretariātus, birojus, vispārējās nodaļas u.c.

Saraksta struktūra ir nedaudz mainījusies, daļu skaits palicis nemainīgs (12), un to nosaukumi nav piedzīvojuši būtiskas izmaiņas. Jāatzīmē, ka 2000. gada saraksta lietošanas vadlīnijas sastāvēja no trim sadaļām:

1. Vispārīgi noteikumi.

2. Saraksta struktūra un piemērošanas kārtība.

3. Dokumentu atlases organizēšana un apstrāde uzglabāšanai un iznīcināšanai.

Jaunajā sarakstā ir saglabāta tikai sadaļa “Vispārīgie noteikumi”, kas apraksta dokumenta struktūru. Izņēmums no Pamatnostādņu 3. sadaļas ir saprotams, jo noteikumi dokumentu atlasei glabāšanai un iznīcināšanai ir sīki aprakstīti Organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumos, kas apstiprināti ar Rosarkhiv valdes 2002. gada 2. jūnija lēmumu. 2000. gada saraksta piemērošanas pamatnostādņu otrajā daļā bija sniegti detalizēti skaidrojumi par “pastāvīgā” glabāšanas termiņa piemērošanas kārtību organizācijām, kas ir valsts un pašvaldību arhīvu krājuma avoti, un tām, kuras to nav izstrādājumi ar dokumentiem ar pastāvīgu glabāšanas laiku, kas jāglabā visu veidu īpašumtiesību organizācijās, kuru dokumenti netiek saņemti valsts un pašvaldību arhīvos, pirms likvidācijasšīs organizācijas. Jaunajā sarakstā šī saraksta nav, un dokumenta beigās paskaidrojumi ir samazināti līdz dažām zemsvītras piezīmēm:

Derīguma termiņš “līdz nepieciešamībai” nedrīkst būt mazāks par vienu gadu.

Atzīme “EPK” (“TsEK”, “EK”) nozīmē, ka daļai dokumentu var attiecināt “pastāvīgo” glabāšanas laiku.

<**>Šeit un zemāk ir zvaigznītes<**>nozīmē, ka, likvidējot organizācijas, kas nav valsts un pašvaldību arhīvu komplektēšanas avoti, dokumenti tiek pieņemti pastāvīgai glabāšanai pēc organizāciju un dokumentu paraugu ņemšanas principa.

Un vēl viena lieta būtiskas izmaiņas: 2000. gada saraksta lietošanas pamatnostādņu 1.4.punktā bija teikts par normatīvs (t.i. obligāts) raksturs dokuments: “Saraksts paredzēts lietošanai kā galvenais normatīvais dokuments nosakot uzglabāšanas termiņus un izvēloties standarta pārvaldības dokumentus uzglabāšanai un iznīcināšanai, t.i. kopīgs visām vai lielākajai daļai organizāciju (tostarp nevalstiskajām). Jaunajā sarakstā šādas norādes nav. Bet nevajadzētu aizmirst, ka 2010. gada saraksts tika apstiprināts ar Krievijas Kultūras ministrijas rīkojumu, un šo rīkojumu Krievijas Tieslietu ministrija reģistrēja 2010. gada 8. septembrī Nr. 18380, kas, protams, piešķir dokumentam normatīvu. raksturs.

Starp citu

Ņemiet vērā, ka 2010. gada saraksta 1.3. punkts, kas jau saskaņots ar Federālā arhīva Centrālās ekspertu pārbaudes komisijas 2009. gada 15. septembra lēmumu, bet vēl nav apstiprināts Krievijas Kultūras ministrijā, tika formulēts šādi: “ Saraksts ir paredzēts lietošanai kā galvenais normatīvais dokuments nosakot glabāšanas termiņus un izvēloties standarta pārvaldības arhīva dokumentus glabāšanai un iznīcināšanai.” Un 1.4.punktā tika uzskaitīti gadījumi, kad tiek piemērots 2010.gada saraksts:

● izstrādājot nozarei raksturīgus dokumentu sarakstus, kuros norādīti to glabāšanas termiņi, kā arī aptuvenās lietu nomenklatūras;

● nosakot organizāciju darbībā radušos tipveida pārvaldības arhīva dokumentu sastāvu un glabāšanas termiņus, lietu nomenklatūras izstrādes procesā, veidojot lietas;

● izvēloties un nododot arhīva dokumentus pastāvīgai glabāšanai valsts un pašvaldību arhīvos;

● iekšā praktiskais darbs federālās ekspertu pārbaudes komisijas (EPC) valsts arhīvs un Krievijas Federācijas veidojošo vienību pilnvarotās izpildinstitūcijas arhīvu lietu jomā, kā arī organizāciju centrālās ekspertu komisijas (CVK) un ekspertu komisijas (EK).

Dokumentā bija sniegti detalizēti norādījumi par to, kā piemērot pagaidu un pastāvīgos glabāšanas periodus, tāpat kā 2000. gada sarakstā.

Svarīgi norādījumi bija ietverti 2010. gada saraksta izskatāmā izdevuma 2.5.punktā: “Lai noteiktu dokumentu glabāšanas termiņus, nepieciešams, Sarakstā atrodot atbilstošo pantu, veikt lietu izskatīšanu pa lappusei. . Kastu atlase uzglabāšanai vai iznīcināšanai tikai pēc virsrakstiem krājumos vai uz kastu vākiem nav atļauta.

Gadījumā, ja viena veida dokumentiem šajā sarakstā un konkrētas nozares dokumentu sarakstā vai aptuvenā failu nomenklatūrā ir dažādi termini uzglabāšanu, tad jums vajadzētu vadīties pēc šī saraksta. Dažos gadījumos var tikt piemērots ilgāks glabāšanas laiks, kas norādīts nozarei specifiskajā dokumentu sarakstā vai aptuvenā lietu nomenklatūrā.

Saskaņā ar šī izdevuma 2.11 glabāšanas laika samazināšana izveidots ar sarakstu, aizliegts.

Rosarkhiv sniedza citus precizējumus, kas nebija atspoguļoti jaunā saraksta galīgajā versijā.

Vadības sistēmas organizācija

1.1. sadaļa jaunajā sarakstā tiek saukta par "Pārvaldību", nevis "Administratīvās darbības", kā tas bija 2000. gada sarakstā. Daudzu veidu dokumentu sagatavošana un pastāvīga glabāšana šajā sadaļā ir lietvedības dienestu pienākumi, tāpēc mēs mēģinās sīkāk runāt par sadaļā veiktajiem papildinājumiem.

Vadības instrukcijas

Ja jūsu organizācijai ir augstāka organizācija, tad būtu noderīgi zināt, ka Art. 6 List 2010 instalēta pastāvīgs termiņš augstāko organizāciju instrukciju un dokumentu glabāšana to izpildei, bet, ja norādījumi attiecas uz darbības operatīviem jautājumiem, to glabāšanas laiks ir 5 gadi EPC.

Kas attiecas uz organizācijas vadības norādījumiem struktūrvienībām un dokumentiem to īstenošanai, tie jāuzglabā 5 gadus EPC (2010. gada saraksta 7. pants), un saskaņā ar piezīmi Art. 7, ar vīzu izsniegto instrukciju glabāšanas laiks uz dokumenta atbilst dokumenta glabāšanas laikam. Piemēram, pasūtījums ģenerāldirektors par līguma sagatavošanu par zinātniskās un tehniskās palīdzības sniegšanu jebkuram Krievijas uzņēmumam, kas sastādīts uz ienākošas vēstules ar šādas palīdzības lūgumu un adresēta organizācijas struktūrvienībai, EPC jāglabā 10 gadus. , jo saskaņā ar Art. 493 no 2010. gada saraksta, šāda veida korespondencei ir tieši šāds glabāšanas laiks.

Lūdzu, ņemiet vērā. Uzņēmējdarbības praksē viņi izmanto vīzas apstiprināšana(ar dokumenta iekšējo apstiprinājumu), bet šajā detaļā saskaņā ar GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas” 3.24. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu noformēšanai” ietver amata nosaukumu, personīgo parakstu, dokumentu vizējusī amatpersonas paraksta atšifrējumu un apstiprināšanas datumu, vīzās nav norādītas nekādas norādes. Praksē vadības norādījumi tiek izsniegti nevis ar vīzu, bet gan izšķirtspēju uz dokumenta.

Administratīvie dokumenti

2010. gada saraksta 21. pants nosaka, ka ir jāuzglabā dokumenti par ieviešanu administratīvie dokumenti 5 gadu laikā EPC.

Ja Art. 72 no 2000. gada saraksta tika noteikts vienots - pastāvīgs - glabāšanas periods visu organizācijas administratīvo un normatīvo dokumentu reģistrācijas grāmatām un žurnāliem, pēc tam Art. 258 sadaļas 1.5 “Dokumentācijas atbalsts dokumentu uzglabāšanas vadībai un organizēšanai” Jaunajā sarakstā ir paredzēti reģistrācijas žurnālu glabāšanas periodi atsevišķi katrai administratīvo dokumentu grupai:

	Grāmatas, kartes (datu bāzes), reģistri, reģistrācijas un kontroles žurnāli:		(1) Uzglabā organizācijā. Ieņemama valsts vai pašvaldību arhīvā, ja tos var izmantot kā zinātnisku izziņas aparātu
	(2) Par disciplinārsodiem, ikgadējiem apmaksātiem atvaļinājumiem, atvaļinājumiem saistībā ar mācībām, dežūrām, īslaicīgiem iekšzemes un ārvalstu komandējumiem - 5 l.
	a) administratīvie dokumenti par galveno (pamatdarbību).
	b) personāla administratīvie dokumenti (2)

c) administratīvie dokumenti par administratīvo un saimniecisko darbību

Kā redzat, reģistrācijas veidlapas ir jāglabā tik ilgi, kamēr tajās ir reģistrēti dokumenti - tas ir ļoti svarīgs mūsu darba noteikums, ko jau sen ieteica uzņēmējdarbības prakse, tagad tas ir nostiprināts normatīvajā dokumentā.

Noteikumi, instrukcijas, noteikumi

2010. gada saraksta 31. pants nosaka, ka sarakste par noteikumu, instrukciju, noteikumu, ieteikumu piemērošanu jāglabā 5 gadus EPC.

2010.gada saraksta 33.-35.panti nosaka vienotu glabāšanas termiņu - 5 EPC gadi - sarakstei par galvenajām (pamat) darbības jomām ar priekšniekiem, ar padotajiem (padotajiem) un citām organizācijām. Sadaļā ir parādījušies daudzi jauni dokumentu veidi

1.2 “Pārvaldības organizatoriskie pamati”.

2010. gada saraksta 37. pants nosaka vienotu dokumentu glabāšanas laiku par valsts reģistrāciju un darbības pārtraukšanu juridiska persona, un 38. pantā – individuāls kā individuālais uzņēmējs – 15 gadi EPC pēc darbības pārtraukšanas; vienīgie izņēmumi ir risinājumus kas jāuzglabā pastāvīgi.

Lūdzu, ņemiet vērā. Kā teikts 2010.gada saraksta skaidrojumos, likvidējot organizācijas, kas nav valsts un pašvaldību arhīvu komplektēšanas avoti, dokumenti tiek pieņemti pastāvīgai glabāšanai pēc organizāciju un dokumentu paraugu ņemšanas principa. 255.panta sadaļa 1.5 “Dokumentu pārvaldība un dokumentu uzglabāšanas organizēšana” 2010.gada saraksts nosaka, ka valsts un pašvaldību arhīvu slēdzieni par privatizētas un likvidētas organizācijas dokumentu sastāvu ir pakļauti pastāvīgai glabāšanai.

Informatīvās vēstules, paziņojumi, paziņojumi ir iekļauti atsevišķā pantā (40) par reģistrāciju attiecīgajās reģistrācijas iestādēs - tiem ir 5 gadu glabāšanas laiks.

2010. gada saraksta 48. pants nosaka korespondences glabāšanas laiku par reorganizāciju un pārdēvēšanu organizācijas un pāreja no vienas sistēmas uz otru - 5 gadi EPC.

Licencēšana

2010. gada saraksta 96. pants nosaka glabāšanas termiņu licencēšanas dokumentiem, kuru detalizēts saraksts ir norādīts ailē “Dokumenta veids”:

Noteikumi par organizācijas struktūrvienībām, koleģiālajām, ekspertu un citām organizācijas struktūrām

Jaunā saraksta 56. pants novērsa visas šaubas par glabāšanas laiku noteikumiem par vienībām, kas ir daļa no lielākām strukturālās nodaļas:

Dokumenti, kas saistīti ar dokumentu piekļuves ierobežošanas režīmu

Vairāki raksti jaunajā sarakstā ir veltīti dokumentiem par konfidenciālu informāciju. Jo īpaši informācijas, noteikumu un citu dokumentu saraksts par komerciālā, dienesta, dienesta noslēpuma režīma noteikšanu organizācijā saskaņā ar Art. 62 no 2010. gada saraksta ir jāsaglabā pastāvīgi<**>.

Uz sadaļu 1.5 “Dokumentācijas atbalsts dokumentu uzglabāšanas vadībai un organizēšanai”, par ko sīkāk runāsim vēlāk, iekļauti trīs jauni panti, kas regulē ar konfidencialitātes režīmu saistīto dokumentu glabāšanas termiņus:

● 207. pants – nosaka 5 gadu glabāšanas periodu drošības rīcības plāniem komercnoslēpums organizācijā (pēc aizstāšanas ar jauniem);

● 208.pants – nosaka vienādu glabāšanas termiņu dokumentiem (saraksti, pieteikumi, secinājumi) par konfidenciālās informācijas turētāju reģistrāciju un pieņemšanu izsniegšanai (pēc dereģistrācijas);

● 209.pants – nosaka vienādu – 5 gadu – glabāšanas termiņu to personu dokumentiem (saraksti, saistības, kvītis), kuras uzņēmušās saistības par ierobežotas pieejamības informācijas neizpaušanu (pēc informācijas pieejamības ierobežojuma zīmoga noņemšanas).

Personāla galds

2010. gada saraksta 73. pants nosaka 3 gadu glabāšanas periodu sarakstei par personāla grafiku izstrādi un grozīšanu (pēc apstiprināšanas).

Pilnvaras

Tagad nav nepieciešams vērsties pie citiem informācijas avotiem, meklējot pilnvaru glabāšanas termiņus: saskaņā ar Art. 60 no 2010. gada vingrinājumam izsniegto pilnvaru saraksta atsevišķas sugas filiāļu un pārstāvniecību darbību, EPC jāuzglabā 5 gadus pēc to derīguma termiņa beigām, un saskaņā ar Art. 61 no 2010. gada pilnvaru saraksta organizācijas interešu pārstāvēšanai ir pastāvīgi glabājamas<**>.

Organizāciju pārbaudes

Piezīmē Art. 2010. gada saraksta 173. punkts nosaka dokumentu glabāšanas laiku iekšējie auditi organizācijas:

Īpašumtiesību sertifikāti

Papildus Art. 185. 2010. gada sarakstā, kas apstiprināja īpašumtiesību, valdījuma, īpašuma lietošanas apliecību pastāvīgo glabāšanas laiku, zīmolu nosaukumu, dienesta zīmju reģistrāciju un pārreģistrāciju, tika ieviesti divi jauni panti:

● 186. pants, kas nosaka sertifikātu dokumentu (dekrētu, pilnvaru, iesniegumu, atzinumu, lēmumu) pastāvīgu glabāšanas laiku;

● 187. pants, saskaņā ar kuru sarakste par īpašuma tiesību nodibināšanu juridiskās un privātpersonām jāuzglabā 5 litri. EPC pēc īpašumtiesību sertifikāta izsniegšanas.

Tiesībaizsardzības jautājumi, juridiskā ekspertīze

Sadaļa ir papildināta ar Art. 190, kas nosaka korespondences glabāšanas termiņu tiesībaizsardzības jautājumos – 5 gadi EPC.

Ja ir nepieciešams veikt dokumentu juridisku pārbaudi, jums jāatceras, ka saskaņā ar Art. 2010.gada saraksta 192.p., ar juridisko ekspertīzi saistītie dokumenti (secinājumi, izziņas, sarakste) jāglabā 5 gadus EPC.

Organizācijas un struktūrvienības lietu nomenklatūra

Organizācijas lietu nomenklatūra, tāpat kā iepriekš, ir jāsaglabā pastāvīgi. Bet tagad vispārinātā formulējuma “Dokumenti par dokumentu organizēšanu organizācijas biroja darbā” vietā, kas ietver Art. 67 no 2000. gada saraksta ietvēra lietu un dokumentu nomenklatūras, sarakstus un klasifikatorus. 200, kas nosaka konkrētus glabāšanas termiņus organizācijas lietu konsolidētajai nomenklatūrai un struktūrvienību nomenklatūrām:

Dokumentu izpildes kontrole

Biroja darba pakalpojumu praksē tiek ģenerēti dokumenti par dokumentu izņemšanu no kontroles un par to noformēšanas termiņu pagarināšanu. Līdz šim nebija skaidrs, cik ilgi tie jāuzglabā. 2010. gada sarakstā iekļauts Art. 203, saskaņā ar kuru šo dokumentu glabāšanas laiks ir 1 gads pēc attiecīgo dokumentu izņemšanas no kontroles.

Piezīme. Ir pilnīgi neskaidrs, kā praksē biroja darbinieki izsekos šo dokumentu glabāšanas laikus. Dažādi dokumenti V dažādi laiki tiek noņemti no kontroles – viena gada glabāšanas termiņa beigu izsekošana katram dokumentam atsevišķi šķiet ļoti problemātiska. Daudz saprātīgāk būtu glabāšanas laiku skaitīt no tā gada 1. janvāra, kas seko gadam, kurā tika nokārtoti šādu dokumentu papīri.

In Art. 2010.gada saraksta 258d nosaka 3 gadu glabāšanas termiņu žurnāliem (kartēm) dokumentu noformēšanas uzraudzībai.

Dokumentu izplatīšana, pārsūtīšana

Nevajadzētu steigties iznīcināt dokumentu obligāto pasta adrešu sarakstus uzreiz pēc to aizstāšanas ar jaunām! 2010. gada saraksta 204. pantā ir noteikts 3 gadu glabāšanas periods šādiem sarakstiem.

Jaunajā Listā pat ņemts vērā tāds rets gadījums kā dokumentu nosūtīšanas noteikumu pārkāpšana. 205.pants nosaka korespondences glabāšanas laiku šajā jautājumā — 1 gadu.

2010. gada saraksta 259.c pants nosaka 3 gadu glabāšanas termiņu dokumentiem, kuros fiksēta dokumentu (pielikumu) neesamība (bojājumi) pasta sūtījumos.

Stingras ziņošanas formas

Jaunajā sarakstā ir noteikts arī atskaišu glabāšanas laiks un akti par veidlapu izmantošanu un iznīcināšanu stingra ziņošana. Saskaņā ar Art. 208 no 2010. gada saraksta, šie dokumenti jāglabā trīs gadus. Ņemiet vērā, ka tāds pats glabāšanas laiks ir noteikts Art. 259 jaunā saraksta un grāmatvedības dokumentiem stingras atskaites formas.

Elektroniskais ciparparaksts

Vairāki raksti 2010. gada sarakstā ir veltīti informācijas drošībai, pretvīrusu un kriptogrāfiskā aizsardzība. Vairāk nekā desmit panti nosaka glabāšanas termiņus dokumentiem, kas saistīti ar elektronisko ciparparakstu un paraksta atslēgu sertifikātu izmantošanu. Ja nepieciešams, varat viegli noteikt šo dokumentu glabāšanas laikus, izmantojot 2010. gada sarakstu.

Dokumentu arhīva uzglabāšanas organizēšana

2010. gada sarakstā ir jautājums par organizāciju arhīva krātuve dokumenti ir izstrādāti daudz labāk nekā tas, kas tika darīts sarakstā 2000.

Salīdzinot ar Art. 74 no 2000. gada saraksta par lietu inventarizācijas glabāšanas periodiem līdzīgā rakstā. Jaunā saraksta 248. pantā ir sniegta plašāka informācija un papildu skaidrojumi. Jo īpaši:

● piezīmē Art. 248 ir ļoti svarīga norāde, ka pastāvīgās uzglabāšanas krājumi strukturālās nodaļas ir jāsaglabā 3 gadi pēc inventarizācijas konsolidētās gada sadaļas EPC vai EK apstiprināšanas;

● izveidota ar 248.a pantu personāla uzskaites pastāvīgais glabāšanas laiks, un šī panta piezīmē norādīts, ka pēc organizācijas likvidācijas šie krājumi jānodod pastāvīgai glabāšanai valsts vai pašvaldību arhīvā.

In Art. 2010. gada saraksta 251. punktā papildus uzskaites dokumentiem lietu izsniegšanai pagaidu lietošanai norādīti grāmatvedības dokumenti. lietu arests un dokumentiem krājumu izsniegšana pagaidu lietošanai. Visu dokumentu glabāšanas laiks saglabājas 3 gadi. Bet ir viens izņēmums: piezīmē pie Art. 251 ir noteikts glabāšanas termiņš lietu izdošanas aktu pagaidu lietošanai citas organizācijas– 5 gadi EPC.

Glabāšanas termiņš līgumiem un līgumiem ar arhīvu iestādēm un citām organizācijām par arhīva lietām un biroja darbu saglabājas saskaņā ar Art. 254 no 2010. gada saraksta, iepriekšējais – 5 gadu EPC, bet piezīme šim rakstam ir pievienota svarīgs precizējums: līgumi par dokumentu glabāšanu glabāšanā, līgumi par dokumentu pieņemšanu un nodošanu pastāvīgai glabāšanai, sadarbības līgumi jāglabā pastāvīgi.

2010.gada saraksta 256.pants nosaka korespondences glabāšanas termiņu lietvedības un arhīva jautājumos - 5 gadi. EPK.

Ja organizācija sagatavo pārskatus un izziņas par dokumentu plūsmas apjomu, jāņem vērā, ka Regulas Nr. 257 no 2010. gada saraksta pieprasa šos dokumentus glabāt 1 gadu.

In Art. 258 un paredz pieteikumu, pasūtījumu, pasūtījumu dokumentu kopēšanas žurnālu glabāšanu 1 gadu.

Visbeidzot, Art. 259g nosaka, ka dokumenti, kas fiksē temperatūras un mitruma mērinstrumentu rādījumus (ko īpaši svarīgi darīt arhīvu glabātavās) glabājami 1 gadu.

Sadaļā parādījušies divi jauni raksti, nosakot uzglabāšanas termiņus: elektronisko mediju grāmatām un žurnāliem, elektroniskajiem sertifikātiem ciparparaksti, datu bāzu kopēšana utt. (260. pants) un grāmatas (žurnāli) dokumentu un elektronisko datu nesēju ierakstīšanai, kas satur konfidenciālu informāciju (261. pants). Ja jūsu organizācijai ir uzskaitītie dokumentu veidi, jums rūpīgi jāizlasa norādītie 2010. gada saraksta panti.

Plānošana un atskaites

IN sadaļa 2.2 “Ikdienas plānošana” viena panta par valsts pasūtījumu glabāšanas termiņu vietā (2000. gada saraksta 89. pants) ir iekļauti vairāki panti, kas nosaka glabāšanas termiņus dokumentiem, kas saistīti ar valsts un pašvaldību līgumu izpildi par preču piegādi, darbu veikšanu, nodrošināšanu. pakalpojumiem, kā arī konkursa dokumentāciju (2010. gada 273.–279. pants).

2010. gada saraksta 280.–284. pants ir veltīts dokumentiem, kas saistīti ar dalību grantu konkursos.

2010. gada saraksta 287. pants nosaka pastāvīgu glabāšanas laiku organizācijas vadības apstiprinātiem plāniem un rīcības programmām tādās darbības jomās kā reaģēšana ārkārtas situācijās, dabas katastrofas un steidzami darbi.

Derīguma termiņš gada plāniem struktūrvienības nav mainījušās (5 l.), bet piezīmē pie Art. 2010. gada saraksta 290. pantā ir paskaidrots, ka, ja organizācijai nav gada darba plānu, tie ir pastāvīgi jāuzglabā.

Individuālajiem darbinieku plāniem ir noteikts glabāšanas laiks - saskaņā ar Art. 291 tie jāuzglabā gadu.

Ir vērts pieminēt atsevišķi par atskaites dokumentiem un to glabāšanas termiņiem, jo Par dažu no tiem reģistrāciju un pastāvīgu glabāšanu var būt atbildīgs ierakstu pārvaldības dienests.

Ieviests jauns raksts par filiāļu, pārstāvniecību un meitas uzņēmumu pārskatu glabāšanas termiņiem:

2010. gada saraksta 475. pants nosaka gada pārskatu par organizācijas struktūrvienību darbu glabāšanas laiku - 5 gadi, un, ja nav gada ceturkšņa pārskatu par organizācijas darbu, - pastāvīgi.

Darbinieku individuālie ziņojumi saskaņā ar Art. 476 no 2010. gada saraksta, jāuzglabā vienu gadu.

Nav aizmirsti arī pārskati par valsts un pašvaldību līgumu izpildi par preču piegādi, darbu veikšanu, pakalpojumu sniegšanu (471.pants), kā arī par dotāciju izpildi (2010.gada saraksta 273.p.).

Ekonomiskie, zinātniskie, kultūras un citi sakari

Ja jūsu uzņēmums uztur ekonomiskās, zinātnes, kultūras un citas saites ar starptautiskām organizācijām vai plāno pievienoties šādām organizācijām, jums rūpīgi jāizpēta sadaļa 5.1 “Sakaru organizēšana” Uzskaitiet 2010. gadu un pievērsiet uzmanību izmaiņām, kas tajā notikušas.

Pirmkārt, Art. 482 nosaka pastāvīgu glabāšanas laiku starptautisko organizāciju, kuru dalībniece organizācija ir, administratīvajiem dokumentiem; otrkārt, māksla. 483 nosaka 5 gadu glabāšanas termiņu korespondencei par dalību starptautisko organizāciju darbībā.

Sadaļā ir iekļauti vairāki jauni raksti. Piemēram, Art. 2010. gada saraksta 500. punkts nosaka pastāvīgu glabāšanas laiku dokumentiem par organizācijas inovatīvām darbībām.

Speciālistu ziņojumi par dalību starptautisko organizāciju darbā, saskaņā ar Art. 501, jāsaglabā pastāvīgi<**>.

Sarakstei ar ārvalstu organizācijām par ārējās ekonomiskās darbības jautājumiem glabāšanas laiks ir EPC 15 gadi (502.p.), bet sarakstei ar Krievu organizācijas par tiem pašiem jautājumiem – EPK 5 gadi (503. pants).

Korespondencei par eksporta un importa piegādēm uzglabāšanas laiks saskaņā ar Art. 507 no 2010. gada saraksta, ievērojami atšķiras atkarībā no tā, ar ko šāda sarakste tiek veikta:

Informācijas dienests

Ja lietvedības dienestam ir uzticēta atbildība par sarakstes uzturēšanu un glabāšanu ar plašsaziņas līdzekļiem, jāņem vērā, ka Art. 515 6.1. sadaļa “Informācijas vākšana (saņemšana), mārketings” 2010. gada saraksts nosaka glabāšanas laiku sarakstei ar plašsaziņas līdzekļiem par organizācijas darbības galveno (pamat) jomu atspoguļošanu - 5 gadi EPC, un 516. pants nosaka, ka kritiskās atsauksmes un atspēkojumi tiek glabāti tikpat ilgi. nepatiesa informācija par organizācijas darbību.

Sekretāram var uzdot izdot ārzemju literatūras tulkošanas vēstules un iesniegt pieteikumus ārzemju grāmatu un žurnālu rakstu tulkojumiem. Šajā gadījumā jums jāzina, ka šo dokumentu glabāšanas laiks saskaņā ar Art. 523. un 524. 2010. gada sarakstā ir 1 gads.

Organizācijas iekšējie noteikumi

Uz sadaļu 10.1 “Atbilstība iekšējiem uzņēmējdarbības noteikumiem” 2010. gada sarakstā ir iekļauti vairāki jauni ieraksti:

● saskaņā ar Art. 775 grāmatu, žurnālu, nospiedumu un zīmogu, pastmarku nospiedumu glabāšanas laiks paliek nemainīgs - pastāvīgi<**>, tāds pats glabāšanas laiks ir noteikts ar norādīto pantu faksimila izdrukas;

● saskaņā ar Art. 780, apliecību un caurlaižu reģistrācijas grāmatiņu (izsniegšanas uzskaites) glabāšanas laiks nav mainījies un ir 3 gadi, tāds pats glabāšanas termiņš noteikts ar norādīto reģistrācijas grāmatiņu pantu. ID kartes;

● līdzīgs papildinājums tika veikts pantā, kas nosaka sertifikātu un caurlaižu veidlapu pieņemšanas aktu glabāšanas laiku (1 gads), sertifikātu iznīcināšanas izlietojamās aktus, caurlaides, to spārnus: saskaņā ar Art. Vienu gadu jāglabā arī 781 pieņemšanas akts uz veidlapām ID kartes

M. V. Žuravļeva,
HR speciālists

Uzņēmuma dokumentu apriti regulē lietu nomenklatūras panti. Kādi ir lietu nomenklatūras panti un kā tos pielietot praksē, mēs pastāstīsim šajā rakstā.

No raksta jūs uzzināsit:

Kā aizpildīt rakstu “Dokumentu glabāšanas termiņi”

Obligāta RD sagatavošanas sastāvdaļa ir biznesa dokumentu glabāšanas termiņa (SH) noteikšana. CX attiecas uz periodu, kurā papīrs ir jāuzglabā tā nozīmīguma dēļ. CX ir:

pastāvīgs;

ilgtermiņā: virs 10 gadiem;

īstermiņa: līdz 10 gadiem ieskaitot.

Katrai organizācijai jāizmanto īpaši saraksti, pēc kuriem ir iespējams noteikt biznesa dokumentu CX. Krievijas Federācijas īpašie tiesību akti nosaka arī atsevišķu dokumentu CX.

Kad dokumentu saraksti nonāk darbinieku rokās, kuri sastāda nodaļas lietu sarakstu, viņi pazūd un nezina, kā ar tiem strādāt. Un šeit tas ir svarīgi klerkiem un sekretāri kompetenti paskaidrojiet kolēģiem, kā strādāt ar sarakstiem.

Lietu pārvaldības nodaļa var sniegt metodisku palīdzību, konsultēt kolēģus no citām nodaļām un pārbaudīt darba rezultātus

Praksē bieži rodas jautājums: kāpēc nodaļas darbiniekiem vajadzētu instalēt CX? Paskaidrojiet saviem kolēģiem, ka pat viskvalificētākais biroja darbinieks vai sekretārs neuzskaitīs visus nodaļas biznesa dokumentus un nenoteiks to vērtību uzņēmumam.

Kāda veida saraksti palīdzēs noteikt termiņus?

Ir standarta un departamentu dokumentu saraksti.

Modeļu saraksti

Galvenais saraksts, nosakot SH, ir Valsts institūciju, pašvaldību un organizāciju darbībā veidoto vadības tipveida dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus (turpmāk – vadības tipveida dokumentu saraksts Nr.558).

Tas satur biznesa dokumentu sarakstu, kas izveidots, dokumentējot uzņēmuma galvenās vadības funkcijas.

Šis saraksts tiek izmantots, sastādot RD uzņēmumā, kā arī izvēloties papīrus glabāšanai vai iznīcināšanai ekspertu komisijas darba laikā.

Sarakstā ir standarta arhīva biznesa dokumenti par uzņēmumu zinātnisko, zinātniski tehnisko, ražošanas-tehnisko, projektēšanas un būvniecības darbību, norādot uzglabāšanas termiņus. Saraksts tiek izmantots zinātniskās un tehniskās dokumentācijas SH noteikšanai un ND sastādīšanai.

Lasi arī:

Nodaļu saraksti

Departamentu organizāciju saraksti tiek izmantoti kā starpnozaru nozīmes uzziņu grāmatas, nosakot īpašu dokumentācijas sistēmu - nodokļu, finanšu, medicīnas u.c. - biznesa dokumentu pārvaldību.

Resoru lauksaimniecības dokumentu saraksti, kas izstrādāti pirms 1991. gada, šobrīd tiek izmantoti kā starpnozaru nozīmes uzziņu grāmatas, apstiprinot organizācijas ekspertu komisijas noteikto biznesa dokumentu glabāšanas laiku.

Tātad, Parauga saraksts kredītiestāžu darbībā radītie dokumenti, kas norāda uz SH, tika dzēsti, bet jauns tā vietā netika ieviests. Tāpēc kredītiestādes turpina izmantot šo sarakstu, bet kā uzziņu rokasgrāmata. Šādos gadījumos CX tiek ņemts kā aptuvens, precizēts ar juristiem un tikai tad apstiprināts ekspertu komisijā.

Saraksti ir ērti darbam ar dokumentiem. Viņi palīdz:

sastādot lietu sarakstu, sistematizēt organizācijas biznesa dokumentus pa darbības jomām;
noteikt biznesa dokumentu CX;
noteikt darba nozīmi: juridisko vai vēsturisko;
atlasīt dokumentus glabāšanai vai iznīcināšana;
veidojot lietas, ņemt vērā biznesa dokumentu glabāšanas īpatnības.

Kāda ir dokumentu sarakstu struktūra?

Apskatīsim struktūru, izmantojot piemēru Vadības tipveida dokumentu saraksts Nr.558. Šis ir galvenais saraksts, nosakot CX. Tas ietver četras daļas:

Vispārīgi noteikumi, kas norāda normatīvie dokumenti, saskaņā ar kuru saraksts tika sastādīts, sastādīšanas mērķi, sadaļas, kolonnas utt.

Pats dokumentu saraksts.

Saīsinājumu saraksts.

Darbu veidu rādītājs alfabētiskā secībā.

Saraksts ir parādīts tabulas veidā, kas ir sadalīts tematiskajās sadaļās - tās ir 12, pateicoties sadaļām, jūs varat uzreiz saprast, kur meklēt konkrētu dokumentu.

Grāmatvedības nodaļa nepieciešamos biznesa dokumentus atradīs 4. sadaļā, kurā ir informācija par grāmatvedību un atskaitēm.

Var būt viena veida dokumenti dažādi raksti un sadaļas, un tikai pēc iepazīšanās ar visām iespējām varat izvēlēties sev piemērotāko.

Kas attiecas uz CX (3. aile), sarakstā nav norādīts cietais, bet gan minimālais nepieciešamais CX. Organizācija to var palielināt

Sarakstā ir saīsinājumi un formulējumi: “Pasts”, “Līdz nomaiņai pret jaunu”, “Līdz nepieciešamībai”, “EPK”, “5 l. EPK". Ko tie nozīmē:

saīsinājums "Pasts". nozīmē, ka biznesa dokumenti tiek glabāti pastāvīgi. Bet pat šajā saīsinājumā ir izņēmums. Šis saīsinājums organizācijām, kas nav valsts un pašvaldību arhīvu ieguves avoti, nozīmē lauksaimniecības uzglabāšanu vismaz 10 gadus;
formulējums “Līdz aizstāšanai ar jaunu”, “Līdz nepieciešamībai” ļauj organizācijām patstāvīgi noteikt biznesa papīra glabāšanas laiku. SH “Kamēr vajadzība beidzas” - vismaz viens gads;
“EPC” zīme nozīmē, ka dažiem gadījumiem ir zinātniska un vēsturiska nozīme. Šādos gadījumos pēc termiņš veikt papildu lietu vērtības pārbaudi pa lappusei. Šāda pārbaude ir nepieciešama, lai identificētu dokumentus, kas tiek glabāti pastāvīgi;
"5 l. "EPK" nozīmē, ka pēc vismaz 5 gadu glabāšanas EPA veic vērtības pārbaudi, lai daļu biznesa dokumentu varētu turpināt glabāt, bet daļu iznīcināt.

Ailē “Piezīme” ir komentāri, kas precizē lietišķo dokumentu glabāšanas noteikumus un vietas, pazīmes, kas norāda uz dokumentiem, kuru termiņi atšķiras no 3.ailē norādītajiem termiņiem. Ja 3.ailē iekavās ir zemsvītras piezīme, tad to var labot. informācijas dokumentu, kā aprakstīts tā atšifrējumā 4.ailē “Piezīme”.

Sarakstu noslēdz saīsinājumu saraksts un rādītājs, kas veidots pēc alfabēta principa. Rādītājā ir uzskaitīti visi biznesa dokumenti alfabētiskā secībā ar saiti uz rakstu.

Indeksa kreisajā pusē ir biznesa dokumentu veidi un šķirnes, bet labajā pusē - saraksta vienumi, kuros tie parādās.

Kā pareizi strādāt ar sarakstu

Ir divi veidi, kā strādāt ar sarakstu.

1. metode.

nozīmē priekšmeta rādītāja izmantošanu. Atveram saraksta priekšmeta indeksu un meklējam tajā nepieciešamais dokuments. Iepriekš tika minēts, ka rādītājā kreisajā pusē ir biznesa dokumentu veidi, bet labajā pusē ir raksti, kuros tie atrodas. Šie raksti palīdzēs mums atrast nepieciešamo dokumentu.

Tādējādi šo dokumentu tiek glabāta pastāvīgi. Ja šis ir inventarizācijas akts inventarizācijas vienībām, tad to uzglabā 5 gadus, veicot pārbaudi.

1. metode.

ir atrast funkciju, darbības virzienu.

Izskatot “Vispārīgos noteikumus” un atlasot nepieciešamo, atveram tabulu, meklējam sadaļu un iepazīstamies ar dokumentiem.

Piemērs. Jūsu organizācija sadarbojas ar starptautiskiem uzņēmumiem. Nosakām glabāšanas termiņu sarakstei par eksporta un importa piegādēm ar ārvalstu organizācijām. Vispirms atveriet sadaļu “Vispārīgie noteikumi” un atrodiet atbilstošo sadaļu. Mūsu 5. sadaļa “Ekonomikas, zinātnes, kultūras un citi savienojumi”. Dosimies uz 5. sadaļu un iepazīsimies ar dokumentiem. Mēs atrodam 507. pantu. Mums tas der:

Sarakste par eksporta un importa piegādēm:

a) ar ārvalstu organizācijām

Korespondences glabāšanas laiks ir 15 gadi. EPK”, tas ir, pēc 15 gadu glabāšanas vērtības ekspertīzes rezultātā dokumenti tiks iznīcināti vai tiks tālāk glabāti.

Ko darīt, ja jāmaina glabāšanas laiks

Aizliegts patstāvīgi samazināt normatīvajos aktos noteikto biznesa dokumentu apjomu. YayayPalieliniet CX saskaņā ar Vadības tipveida dokumentu saraksts Nr.558 iespējams gadījumos, kad to izraisa organizāciju darba īpatnības.

Piemērs. Ir situācijas, kad uzņēmumam nav iespējas piedzīt parādus no cita uzņēmuma. Pēc tam rodas debitoru parādi, kas var ilgt mēnešus vai gadus. Loģiski, ka kad tiesvedība un nodokļu auditi šis tips dokumentācija var būt nepieciešama, lai aizsargātu uzņēmuma intereses. Debitoru parādi tiek norakstīti tikai pēc 10 gadiem, un nodokļu audits veikta pēdējo 3 gadu laikā. Izrādās, ka biznesa dokumentu kalpošanas laiks izaug līdz 13 gadiem. Tiesas uzskata, ka pieprasījums ir pamatots nodokļu birojs par apliecinošu dokumentu iesniegšanu debitoru parādi, pat ja šādu dokumentu glabāšanas termiņš ir beidzies. Izrādās, ja uzņēmums neiesniegs attiecīgos dokumentus, tam būs papildus jāaprēķina ienākuma nodoklis, jāsamaksā parāds un līdz ar to arī soda naudas un soda nauda par nokavētu nodokļa samaksu.

Biroja vadības dienesta un organizācijas darbinieku kopīgs darbs ir ideāls notikumu attīstības scenārijs konsolidētā ND sagatavošanā Kuram gan citam, ja ne speciālistam, kurš ikdienā nodarbojas ar konkrētiem dokumentiem, būtu jāzina to sastāvs, veidi un šķirnes viņu lauks. Lai darbinieki neatteiktos no mijiedarbības un nesabotē ND sagatavošanu, organizējiet seminārus un sanāksmes, kuru laikā izskaidrojat kolēģiem, kā lietot sarakstus, kuros norādīta SH. Dokumentu pārvaldības dienesta uzdevums ir informēt darbiniekus un nodaļas par šāda darba nozīmi.

Kādus citus dokumentus vajadzētu meklēt attiecībā uz glabāšanas periodiem?

IN Federālais likums“Par arhīvu lietām” rakstīts, ka lietišķo dokumentu kārtošanu var noteikt likumos, noteikumos un sarakstos. Ja termiņi ņemti no normatīva tiesību akts, tad RD ir atsauce uz izmantoto aktu.

Krievijā papildus sarakstiem ir juridiski un nolikumi, kas regulē biznesa dokumentu glabāšanas termiņus.

Tādējādi darbs ar sarakstiem nav grūts, taču tas prasa neatlaidību un vērību. Noteikti pārbaudiet nodaļas darbinieku termiņus. Un, lai samazinātu kļūdu skaitu, pirms nodaļas sāk sastādīt lietu sarakstu, veiciet apmācību un sniedziet vispārēju izpratni par to, kā strādāt ar sarakstu, izmantojot gatavus piemērus no raksta.

Personāla un saistīto dokumentu glabāšanas periodi, kas parasti tiek apstrādāti personāla apkalpošana, Jūs to atradīsiet "Valsts iestāžu, pašvaldību un organizāciju darbības procesā izveidoto standarta pārvaldības arhīva dokumentu sarakstā, norādot glabāšanas termiņus", kas apstiprināts ar Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas 25. augusta rīkojumu, 2010 N 558.

Zemāk ir šī dokumenta izraksts.

KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS KULTŪRAS MINISTRIJA

PASŪTĪT

PAR SARAKSTA APSTIPRINĀŠANU
IZSTRĀDĀTI STANDARTA PĀRVALDĪBAS ARHĪVA DOKUMENTI
VALSTS STRUKTŪRU UN STRUKTŪRU DARBĪBAS PROCESS
PAŠVALDĪBA UN ORGANIZĀCIJAS, NORĀDOT
UZGLABĀŠANAS Mūžs"

Saskaņā ar 2004. gada 22. oktobra federālā likuma N 125-FZ “Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā” (Krievijas Federācijas tiesību aktu krājums, 25. oktobris) 4. panta 1. daļas 2. punktu un 6. panta 3. daļu , 2004, N 4169, 11.12.2007, N 49, Art. 9 noteikumos par Krievijas Federācijas Federācijas Kultūras ministrijas 2008. gada 29. maija N 406 (Krievijas Federācijas tiesību aktu krājums, 06/02/2007, N 22, Art. 2583; 10.20.2008, N 42, 4825.11.2009., 19.01., Nr. 378., 22.06.; , Nr. 25, Art. 3063)

1. Apstiprināt pievienoto “Valsts institūciju, pašvaldību un organizāciju darbības procesā izveidoto tipveida pārvaldības arhīva dokumentu sarakstu, norādot glabāšanas termiņus”.

2. Šis rīkojums stājas spēkā desmit dienas pēc tā pieņemšanas dienas oficiālā publikācija.

3. Kontroli pār šī rīkojuma izpildi uzticēt ministra vietniekam A.E. Busygina.

Ministra pienākumu izpildītājs
A.E. BUSYGIN

Pieteikums

Piekritu
Ar centrālās padomes lēmumu
eksperta pārbaude
komisijas Rosarkhiv vadībā
datēts ar 2009. gada 15. septembri

RITINĀT

IZSTRĀDĀTI STANDARTA PĀRVALDĪBAS ARHĪVA DOKUMENTI VALDĪBAS STRUKTŪRU, PAŠVALDĪBAS STRUKTŪRU UN ORGANIZĀCIJU DARBĪBAS PROCESS, NORĀDOT UZGLABĀŠANAS LAIKU

(Izvilkums)

I. VISPĀRĪGI NOTEIKUMI 1.1. "Valsts iestāžu, pašvaldību un organizāciju darbības procesā izveidoto standarta administratīvo arhīvu dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus" (turpmāk tekstā - Saraksts) tika sagatavots saskaņā ar 2004. gada 22. oktobra federālo likumu N 125-FZ "Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā" (Krievijas Federācijas tiesību aktu kopums, 2004, Nr. 43, Art. 4169; 2006, Nr. 50, Art. 5280; 2008, Nr. 20, Art. 2253) , ņemot vērā citu noteikumu noteikumus federālie likumi un citi Krievijas Federācijas normatīvie tiesību akti, kas reglamentē noteikta veida dokumentu sastāvu un glabāšanas termiņus.1.2. Sarakstā iekļauti tipveida pārvaldības arhīva dokumenti (turpmāk – dokumenti), kas izveidoti valsts struktūru, pašvaldību un organizāciju (turpmāk – organizācijas) darbības procesā viena veida (visiem vai lielākajai daļai kopīgu) īstenošanā. apsaimniekošanas funkcijas neatkarīgi no īpašuma formas, norādot glabāšanas termiņus.1.3. Saraksts sastāv no 12 sadaļām: - 1.sadaļā iekļauti dokumenti, kas atspoguļo administratīvās, organizatoriskās vadības funkcijas, kontroles funkcijas, kā arī juridiskais atbalsts vadība, organizācija dokumentācijas atbalsts organizāciju veikto dokumentu pārvaldība un glabāšana - 2. - 4. sadaļā ir iekļauti dokumenti, kas konsekventi atklāj plānošanu, izcenojumu, finansēšanu, kreditēšanu, uzskaiti un atskaiti - 5. sadaļā ir dokumenti par ekonomikas, zinātnes, tehnikas, kultūras u.c. organizēšanu un īstenošanu; organizāciju attiecības - 6. sadaļā ir iekļauti dokumenti par organizāciju darbības informācijas pakalpojumiem, - 7. sadaļā ir dokumenti par darbu ar personālu: pieņemšana darbā, pārcelšana; , darbinieku atlaišana, kvalifikācijas paaugstināšana, kā arī apbalvojumi - 9. sadaļā ir dokumenti par darbību loģistiku un īpašuma un materiālo vērtību glabāšanas organizēšanu - 10. sadaļā ir iekļauti dokumenti par organizāciju administratīvajiem un biznesa pakalpojumiem: atbilstība; ar iekšējiem noteikumiem, biroju ēku ekspluatācija, transporta pakalpojumi , organizāciju drošības nodrošināšana - 11. sadaļā ir dokumenti, kas atspoguļo sociālos un ikdienas jautājumus, tostarp sociālo apdrošināšanu, mājokli un sadzīves jautājumus, - 12. sadaļā ir dokumenti; atspoguļojot primāro arodbiedrību un citu darbību organizēšanu sabiedriskās organizācijas(asociācijas).1.4. Sarakstā ir 4 ailes. Saraksta ailē Nr. 1 ir norādīti izstrādājumu numuri. Saraksta pantiem ir piešķirta vienota nepārtraukta numerācija Saraksta ailē Nr.2 norādīti dokumentu veidi. Saraksts nesatur konkrētus rakstos esošo dokumentu nosaukumus, bet dod vispārīgu nosaukumu katram dokumenta veidam. Apvienojot vienā rakstā dažādi veidi dokumenti par vienu jautājumu, kuriem ir vienāds glabāšanas laiks, lietots termins “dokumenti”, un iekavās norādīti rakstā ietverto galveno dokumentu veidu nosaukumi, kas norādīti dokumentu glabāšanas termiņi uz papīra un elektroniskajiem plašsaziņas līdzekļiem, kas tiek aprēķināti no 1. janvāra pēc to dokumentu noformēšanas gada, Saraksta ailē Nr. Saraksta lietošanas ērtībai tam ir izveidots rādītājs, kurā alfabētiskā secībā uzskaitīti dokumentu veidi un to satura jautājumi ar saitēm uz attiecīgo Saraksta pantu numuriem.