Dokumentu sagatavošana arhīva glabāšanai. Mana dokumentu organizācija - Reaktīvās mājsaimnieces - LiveJournal Mapes ar dokumentu paraugu dizains

Katras organizācijas darbībā veidojas īpaša kategorija faili - pastāvīgas krātuves faili. Šajā rakstā mēs jums pateiksim, kā formalizēt šādas lietas nodošanai arhīvā.

PASTĀVĪGI - CIK TAS IR?

Dokumentu glabāšanas termiņus nosaka standarta saraksti:

• Tipiskas vadības saraksts arhīva dokumenti, kas rodas darbības procesā valsts aģentūras, orgāni vietējā pašvaldība un organizācijas, norādot glabāšanas termiņus (apstiprināts ar Krievijas Kultūras ministrijas 2010. gada 25. augusta rīkojumu Nr. 558, ar grozījumiem 2016. gada 16. februārī; turpmāk 2010. gada saraksts);
• Standarta arhīva dokumentu saraksts, kas izveidots zinātniskajā, tehniskajā un ražošanas darbības organizācijas, norādot glabāšanas termiņus (apstiprināts ar Krievijas Kultūras ministrijas 2007. gada 31. jūlija rīkojumu Nr. 1182, ar grozījumiem 2011. gada 28. aprīlī; turpmāk 2007. gada saraksts).

Dokumentu glabāšanas laiku var noteikt arī nozares normatīvajos aktos. normatīvie dokumenti. Šajā gadījumā vārdu “pastāvīgi” var aizstāt ar sinonīmu, piemēram, “nenoteikti”.

• Ja organizācija nav valsts arhīva ieguves avots.

2010. gada saraksta 3. ailē “Dokumentu glabāšanas laiks” ir zemsvītras piezīme<*>, kurā teikts, ka dokumentu “pastāvīgi” (Past.) glabāšanas laiks organizācijās, kas nav valsts un pašvaldību arhīvu komplektēšanas avoti, nevar būt mazāks par desmit gadiem. Runa ir tikai par tiem dokumentiem, kuru glabāšanas termiņi ir norādīti 2010.gada sarakstā.

Tādējādi, ja organizācija nav valsts (pašvaldības) arhīva ieguves avots, tai ir jāglabā dokumenti ar “pastāvīgo” periodu vismaz 10 gadus, un pēc tam tie var brīvi iznīcināt tos kā parasti kopā ar failiem, kas ir līdz tam laikam beidzās. Vienlaikus biroja vadības instrukcijās vai citos vietējos noteikumos par dokumentu glabāšanu vēlams noteikt šo dokumentu minimālo glabāšanas laiku. Piemēram:

Tā kā Biedrība nav organizācija - valsts (pašvaldību) arhīvu ieguves avots, tad glabāšanas laiks ir “pastāvīgs” vadības dokumenti vienāds ar 10 gadiem.

Lūdzu, ņemiet vērā

2007. gada sarakstā nav nevienas šādas zemsvītras piezīmes vai norādījumi, kas izdoti kādā citā veidā. Tāpēc, ja dokumentam saskaņā ar 2007. gada sarakstu ir “pastāvīgs” glabāšanas laiks, tas nozīmē uzglabāšanu visas organizācijas pastāvēšanas laikā.

• Ja organizācija ir valsts arhīva ieguves avots, tad glabāšanas laiks “pastāvīgi” nozīmē “visai organizācijas pastāvēšanai”. Ja likvidētajai organizācijai ir pēctecis, tad “pastāvīgi” pastāvēs tik ilgi, kamēr pastāvēs pārņēmēja organizācija. Ja organizācija tiek likvidēta bez tiesību pārņēmējiem, valsts arhīvs, kuram tā pieder, veic dokumentu ar pastāvīgu derīguma termiņu vērtības pārbaudi un ņem glabāšanā tos, kurus uzskata par noderīgiem. Dokumenti, kas arhīvu neinteresē, var tikt iznīcināti.

MĒS VEIDOJAM UN SISTEMATIZĒJAM LIETAS UN DOKUMENTUS

Lietu veidošanas iezīmes

Faila sagatavošana glabāšanai sākas ilgi pirms dokumenta pabeigšanas biroja darbā. Visi DOE procesi tiek veikti secīgi un ir savstarpēji saistīti.

Lūdzu, ņemiet vērā

Jau uzņemšanas stadijā ienākošais dokuments vai veidojot izejošo, jāsaprot, kurā gadījumā dokuments tiks ievietots un kādas ir šīs lietas veidošanas pazīmes.

Piemēram, pasūtījumi par pamatdarbību ir jāņem vērā un jāveido stingri atsevišķi no pasūtījumiem personālam. Pretēji bieži ir mazās organizācijās, kur sekretārs apvieno lietveža un personāla darbinieka funkcijas. Pirms šāda saliktā faila nosūtīšanas glabāšanai, jums tas būs jāizformē, un tas ir papildu darbs.

Kas attiecas uz korespondenci, tā jāveido pēc principa “pieprasījums-atbilde”, kad katra saņemtā vai nosūtītā vēstule tiek kārtota atbilstoši tās jautājumam, nevis pēc veida (ienākošā vai izejošā). Tas jādara nekavējoties, pretējā gadījumā, kad ir pienācis laiks nosūtīt failus glabāšanai, sekretārs pavadīs daudz laika, veidojot sarakstes vēsturi.

Dokumentu kārtošanas veidi

Failā esošos dokumentus var sistematizēt:

• Hronoloģiski, tas ir, saskaņā ar radīšanas laiku. Parasti šādos gadījumos dokumenti tiek sakārtoti stingri saskaņā ar reģistrācijas numuri, Piemēram:

	Lietas lapas numurs (sējums)
2015. gada 12. janvāra rīkojums Nr.1
2015. gada 13. janvāra rīkojums Nr.2
2015. gada 13. janvāra rīkojums Nr.3
2015. gada 16. janvāra rīkojums Nr.4
2015. gada 19. janvāra rīkojums Nr.5

• Alfabētiski- piemēram, projektu nosaukumi vai nosaukumi:

• Kombinētā metode- vispirms dokumenti tiek sakārtoti alfabētiskā secībā un pēc tam arī hronoloģiski, piemēram:

Dokuments un tā reģistrācijas dati	Lietas lapas numurs (sējums)
Sarakste ar Astra LLC
Atdalīšanas lapa
Atsauce Nr.53 no 14.01.2015
In. Nr.243 no 16.01.2015
Atsauce Nr.105 no 23.01.2015
In. Nr.341 no 28.01.2015
Sarakste ar Vasilek LLC
Atdalīšanas lapa
In. Nr.14 no 12.01.2015
Atsauce Nr.18 no 13.01.2015
In. Nr.201 no 15.01.2015

Dokumenti, kas sadalīti alfabēta blokos, tiek atdalīti viens no otra, piemēram, ar krāsainiem atdalītājiem. Tas nav obligāti, taču tas ievērojami atvieglo darbu ar skaļumu. Numerējot lapas, atdalītājus numurē vispārējā secībā.

Tādējādi līdz brīdim, kad lietas tiks nodotas glabāšanai, dokumenti jau būs pareizi veidoti lietās un lietu ietvaros tiks sistematizēti.

SAGATAVOJAM DOKUMENTUS REĢISTRĀCIJAI

• Mēs noņemam nevajadzīgas lietas. Visticamāk, līdz šim dokumenti glabājās mapēs-reģistratoros. Ir pāragri izņemt no tiem dokumentus. Lai sāktu, izskatīsim katru mapi un noņemsim no tās melnrakstus, dokumentu dubultās (atkārtotas) kopijas, piezīmju lapas un no pašiem dokumentiem - saspraudes un skavotājus.
• Mēs sadalām lietas sējumos.Šajā posmā mēs nosakām, cik lietas sējumos beigsies un kā vislabāk sadalīt dokumentus sējumos: pēc mēneša, pēc lapu skaita, pēc darījuma partneriem, pēc uzvārdiem utt. Saskaņā ar Arhīva fonda dokumentu glabāšanas, iegūšanas, uzskaites un izmantošanas organizēšanas noteikumu 4.20. Krievijas Federācija un citi dokumenti iestādēs valsts vara, pašvaldību iestādes un organizācijas (apstiprināts ar Krievijas Kultūras ministrijas 2015. gada 31. marta rīkojumu Nr. 526; turpmāk tekstā – 2015. gada noteikumi) katrā failā nedrīkst būt vairāk par 250 lapām.

Nepavisam nav nepieciešams izdomāt kaut kādu sistēmu dokumentu sadalīšanai sējumos, pietiek ar šo noteikumu. Vienveidīgs lokšņu sadalījums, pirmkārt, ļauj izveidot aptuveni vienāda biezuma apjomus, otrkārt, atvieglo dokumentu meklēšanu failā. Tādējādi, ja failā ir aptuveni 300 loksnes, labāk ir izveidot divus sējumus pa 150 lapām, nevis 250 un 50.

Pēc tam mēs rūpīgi izņemam dokumentus no mapēm, sadalām tos sējumos un sākam apstrādāt glabāšanai.

MĒS IESNIEDZAM LIETAS UZGLABĀŠANAI

Atkarībā no uzglabāšanas laika lietas var apstrādāt daļēji vai pilnībā. Visas organizācijā atvērtās lietas, kuru glabāšanas laiks pārsniedz 5 gadus, ir daļēji dokumentētas, izņemot personāla lietas. Uzglabāšanai saskaņā ar 2015. gada noteikumiem ir pilnībā jāreģistrē šādi gadījumi:

• pastāvīgs termiņš uzglabāšana;
• pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) uzglabāšanas laiks;
• personāla dokumenti ( Visi, ieskaitot tos, kuru glabāšanas laiks ir pieci gadi).

Katra apjoma projektēšanas posmi. Katra lietas sējuma pilnīga reģistrācija uzglabāšanai notiek šādā secībā:

1) lietu lapu numerācija;

2) lietas iekšējās inventarizācijas sastādīšana;

3) pierādījumu lapas noformēšana lietai;

4) lietas dokumentu iesniegšana vai iesiešana;

5) vāka (titullapas) dizains.

Pirmais posms: sējuma lapu numurēšana

Ja dokumentus kāds iepriekš numurējis tajā pašā augšējā labajā stūrī un jaunā numerācija nesakrīt ar veco, tad veco numuru izsvītro un blakus ieraksti jaunu. Citās lapas daļās ievietotie numuri nav jālabo. Ja sējumā ir iekļauta brošūra ar savu lappušu numerāciju, tad katra lapa, ieskaitot vāku, saņem savu numuru vispārējā kārtībā.

Katram numurētajam sējumam var būt uzlīme ar šādu informāciju:

• kopējais lapu skaits;
• trūkst skaitļu;
• burtu cipari.

Šī informācija mums noderēs nedaudz vēlāk, noformējot lietu apliecinošu dokumentu.

Ja sējumā trūkst vairāku burtu cipari, tad tie jāņem vērā, aprēķinot lapu skaitu. Piemēram, ja sējumā ir 100 ciparu lapas, bet trūkst trīs ciparu un divu burtu cipari, tad kopējais lapu skaits sējumā būs 99 (100 - 3 +2).

2015. gada noteikumos nekas nav teikts par labojumu skaitu sējumu numerācijā. Acīmredzot, ja kļūdu ir pārāk daudz, tad labāk ir pārnumurēt lapas. Tomēr nav zināms, ar kādu nozīmi šis “pārāk daudz” sākas. Šajā gadījumā iesakām iepazīties ar Notariālā biroja darba noteikumu 75. punktu (apstiprināts ar FNP valdes 2012. gada 17. decembra lēmumu, ar Krievijas Tieslietu ministrijas 2014. gada 16. aprīļa rīkojumu Nr. 78):

Ekstrakcija

no notāra biroja darba noteikumiem

75. […] Ja, numurējot lietas (sējuma) lapas, tiek pieļautas vairāk nekā 5 kļūdas, lietas lapas (sējums) numurē vēlreiz.

Šis noteikums nav nepieciešams vispārējam biroja darbam, bet saskaņā ar vismaz, sniedz priekšstatu par kļūdu skaitu, pie kurām ir labāk pārnumurēt sējumu.

Otrais posms: sējuma iekšējā inventāra sastādīšana

Ne vienmēr ir nepieciešams izveidot sējuma dokumentu iekšējo uzskaiti. Citējam 2015. gada noteikumus:

Ekstrakcija

no Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu glabāšanas, iegūšanas, uzskaites un izmantošanas organizēšanas noteikumiem

un citi dokumenti valsts iestādēs, pašvaldībās un organizācijās

4.30. Uzrakstīt uz papīra noteiktu lietu kategoriju dokumentus (personas, tiesas lietas, krimināllietu materiāli, akadēmisko grādu piešķiršanas un piešķiršanas lietas akadēmiskie nosaukumi, lietas, kas saistītas ar autortiesību apliecību izsniegšanu un patentu izgudrojumi) ir apkopots iekšējais inventārs lietas dokumenti.

Iekšējais inventārs ir sava veida satura rādītājs sējumam.

Sekretārs, ja nepieciešams, var izveidot iekšējo uzskaiti citām lietu kategorijām. Lūk, ko viņi saka par šo: Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumi (apstiprināti ar Rosarkhiv valdes lēmumu, kas datēts ar 2002. gada 2. jūniju):

Ekstrakcija

no Organizatorisko arhīvu darbības pamatnoteikumiem

3.6.17. Lietas dokumentu iekšējā uzskaite tiek sastādīta, lai fiksētu pastāvīgās un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas dokumentus, kuru fiksēšanu izraisa šīs dokumentācijas specifika (īpaši vērtīgas, personiskas, tiesas, izmeklēšanas lietas u.c.), kā kā arī fiksēt pastāvīgas un pagaidu (virs 10 gadiem) glabāšanas gadījumus, kas veidoti atbilstoši dokumentu veidiem, kuru virsraksti neatklāj konkrēto dokumenta saturu.

Tādējādi iekšējo inventarizāciju iespējams sastādīt gan ar pamatdarbības pasūtījumiem (sevišķi, ja nepareizas sistematizācijas dēļ tajā pārkāpta numerācija), gan arī ar saraksti, ja tas atvieglos sējumu izmantošanu.

Iekšējās inventarizācijas veidlapa dota 2015.gada noteikumos (pielikums Nr.27). Inventāram ir sava lapu numerācija, kuru var ievadīt automātiski dokumenta izveides stadijā MS Word (1. piemērs).

Trešais posms: noformējam lietu apliecinošu dokumentu

Katram lietas sējumam tiek sastādīta sertifikācijas lapa. Lapas forma ir ietverta arī 2015.gada noteikumos (pielikums Nr.8). To ir viegli aizpildīt: mēs jau zinām, cik lapu ir katrā sējumā, kā arī to, cik tajās ir trūkstošu un burtu ciparu. Runājot par “fiziskā stāvokļa iezīmēm”, mēs runājam par:

• par saplēstiem palagiem;
• Līmētas loksnes;
• sējumā iekļautās brošūras, iesieti un aizzīmogoti dokumenti;
• lielāka formāta loksnes nekā lielākā daļa sējumā, un citi nestandarta dokumenti šim sējumam (2. piemērs).

Ceturtais posms: skaļuma sašūšana

• Vāka izvēle. Dokumenti ar pastāvīgu glabāšanas laiku tiek iepakoti kartona vākos, kas īpaši paredzēti failiem ar pastāvīgu glabāšanas laiku (1. att.). Tos ir vieglāk atrast tiešsaistes veikalu vietnēs, nevis mazumtirdzniecības veikalos - prece nav vispopulārākā, tāpēc cilvēki bieži aizmirst to nolikt uz letes.

Kartona saistvielu papildina elastīgs plats mugurkauls ar adhezīvu slāni. Augšējos un apakšējos vākos ir kroka ar 25 mm ievilkumu no kreisās malas, kas ļauj bez grūtībām šķirstīt korpusu kā grāmatu un kopēt lapas.

Sējums, kas dekorēts ar šādu vāku, izskatās kā parasta grāmata, tikai lielā formātā. Šādi veidotus sējumus var novietot vertikāli uz plaukta, nebaidoties, ka tie izlocīsies, sasmalcinot saturu.

• Vāka izgatavošana. Ja vadība to uzskatīs par dārgu, sekretāram pašam būs jāpaņem šķēres, kartons un jāveido vāki. Tomēr jūs varat izgatavot pienācīgus vākus tikai tad, ja varat atrast augstas kvalitātes kartonu, kas sagriezts A4 formātā vai nedaudz lielākās loksnēs. No ierastā “Bērnu radošumam” nekas labs nenāks.

Lai izgatavotu savu apvalku, jums būs nepieciešams kartons, vinila vinila loksne (izturīgs, ūdensizturīgs iesiešanas materiāls uz papīra bāzes) un abpusēja lente.

Iegādāto un paštaisītu vāku sašūšanas princips ir vienāds:

1. Novietojiet apakšējo vāku, dokumentus un augšējo vāku kopā, izurbiet un šujiet iesējumu.

2. Aptiniet mīksto materiālu (ja izgatavojat pats, vinila vinila sloksni) aiz apakšējā vāka un cieši pielīmējiet lenti apakšā (2. att.).

Rezultātā paštaisītais vāks izskatīsies gandrīz tāpat kā attēlā. 3.

• Mēs izmantojam caurumu perforatoru. Tā kā dokumenti tiek izšūti 4 caurumos, labāk ir izmantot speciālus caurumotājus 4 caurumiem, kas vienā reizē caururbj dokumentu kaudzi no 150 līdz 300 loksnēm (4., 5. att.).

Varat arī izmantot parasto caurumu 10 loksnēm ar diviem caurumiem, tomēr šīs desmit loksnes jums būs jāizdur divas reizes. Attālumam starp četriem caurumiem jābūt 8 cm (saskaņā ar
ar GOST 17914-72 ieteikumiem “Daiļu vāki ar ilgu glabāšanas laiku. Specifikācijas"), tāpēc skaitītājs jāiestata uz "888".

Pirms caurumu veikšanas sējumā lietas dokumenti jāsakārto šādā secībā:

1) iekšējā inventarizācija (ja tāda ir izveidota);

2) lietas dokumenti;

3) sertifikācijas lapa.

• Mēs izvēlamies adatu un diegu.Šūšanas adata ir pārāk maza, labāk ir izmantot maisa adatu (tā saukto "čigānu") - garu (apmēram 12 cm) un ar platu aci. Jums būs nepieciešams stiprs pavediens, taču jūs varat to salocīt vairākas reizes, izmantojot parasto pavedienu. Var šūt arī ar bankas auklu, taču to nav viegli ievīstīt pat “čigānu” adatā.

Standarta toma vītnes garums ir aptuveni 1 metrs. Optimālo garumu vislabāk noteikt sev eksperimentāli – jau trešajā šuvju sējumā kļūs skaidrs, cik tas būs nepieciešams. Diega galā nav jāsien mezgls, kā ar parasto šūšanu – galus vienalga nogriezīs optimālā garumā. Ja tilpums tika rūpīgi caurdurts (perforēts, urbts), ar vītni nebūs problēmu, jo adatas diametrs ir daudz mazāks nekā urbuma diametrs no urbuma vai perforatora.

Adatas un diega virziens, šujot tilpumu, ir parādīts 6. attēlā.

Pēc tam, kad abi vītnes gali ir izvilkti no sējuma aizmugures, tos sasien (ne cieši, lai sējumu var ne tikai atvērt, bet arī nepieciešamības gadījumā izgatavot jebkura dokumenta kopiju, bet arī ne vaļīgi , lai faila lapas “nestaigātu”) un ir apgraizītas.

Lūdzu, ņemiet vērā: kopumā un personāla uzskaites pārvaldība Nav nepieciešams izvilkt diegu galus no vāka iekšpuses un piestiprināt tos ar sertifikācijas uzlīmi. Galus apgriež un, ja iespējams, paslēp zem pārsega. Ja vāka nav, tie tiek vienkārši parādīti no iekšpuses bez jebkādām papildu manipulācijām.

Piektais posms: sējuma titullapas (vāka) noformēšana

Lietas titullapas forma dota noteikumos 2015 (pielikums Nr.28). Tā aizpildīšana parasti nesagādā nekādas grūtības. Atcerieties, ka vāka augšējā rinda “Valsts (pašvaldības) arhīva nosaukums” paliek tukša. Ja lieta kādreiz nonāks valsts arhīvs, viņa darbinieki paši aizpildīs šo rindu.

Titullapas apakšējā kreisajā stūrī ir piestiprināts lietas arhīva kods: fonda numurs, inventāra numurs un šīs krātuves numurs atbilstoši inventāram (3.piemērs).

Titullapu uzlīmējam uz sējuma vāka. Vislabāk ir izmantot PVA līmi, bet pēc tam futrālis nekavējoties jāpaliek zem preses uz vairākām stundām, pretējā gadījumā titullapa nevienmērīgi pielips un vietām saburzās. Vismazāk piemērotie materiāli tam ir līmes kociņi (pēc pāris stundām noņemsies vāks) un biroja līme (pārāk šķidra un sabojā titullapu tā, ka neviena prese nevar glābt). Vāku drukāšana uz loksnēm ar lipīgu slāni ir dārga un neefektīva: uz tām esošais “līmējošais slānis” ir nosacīts, un vāku var noņemt ar vienu rokas kustību.

Tātad, dokumentu sagatavošanas algoritms pastāvīga uzglabāšana izskatās šādi:

KAS IEGĀDĀTIES ARHĪVĀ

Veikalos piedāvāto speciālo rakstāmpiederumu klāsts arhīvam ir neliels, taču jūs varat kaut ko izvēlēties.

• Mašīnas arhīvu iesiešanai. Korpusa tilpums tiek fiksēts tajos un izurbts. Mašīna var būt manuāla (urbšanai jāpagriež speciāls rokturis, 7. att.) vai elektriskā (sējmašīna tiek iedarbināta, nospiežot pogu, 8. att.). Speciālistu viedokļi par šīm mašīnām atšķiras: daži uzskata, ka tie ir ērti, citi - tieši pretēji. Bet caurums, kas izdurts ar caurumu, noteikti izskatās gludāks un glītāks nekā tas, kas urbts ar mašīnu.

• Uzglabāšanas kaste. Gatavos apjomus var vienkārši novietot uz plaukta, vai arī tos var papildus iepakot kastēs. Ir daudz veidu kastes. Atzīmēsim, piemēram, kastīti ar aukliņām, kurā ievietoti vairāki iesieti lietu sējumi (9. att.).

Pārdošanā var atrast arī lielas kastes ar atvāžamu vāku (10. att.). Šādā kastē var ievietot 10 vai vairāk sējumus.

No kastēm ar veramu vāku ir ērti iegūt vēlamo tilpumu vai saišķi, neizņemot kastīti no plaukta. Dažām kastēm ir pat speciāli stiprinājuma kronšteini, kas ļauj savienot kastes, veidojot statīvu (11. att.).

Gandrīz visi uzņēmuma dokumenti tiek glabāti grāmatvedībā, un ar katru dienu papīri kļūst arvien vairāk. Lai “primārais” nepazustu un grāmatvedis to varētu atrast dažu minūšu laikā nepieciešamais dokuments, jums ir pareizi jāsakārto papīra uzglabāšanas sistēma. Gatavojieties pasūtīt tām dažāda biezuma mapes un grāmatzīmes, lai nepazustu dokumentu kalnos.

Ko un kur uzglabāt

Likumdošana nereglamentē dokumentu noformēšanas kārtību, tāpēc uzņēmums var patstāvīgi izstrādāt uzglabāšanas sistēmu, vadoties pēc savas darbības specifikas, dokumentu aprites īpatnībām un glabājamo papīru skaita. Parasti lielākā daļa uzņēmumu strādā ar šādiem dokumentiem: kases papīri, bankas izraksti, rēķini, rēķini, algu dokumenti. Apskatīsim, kā tos ērtāk uzglabāt.

Katram dokumenta veidam ir jāizveido atsevišķa mape. Parasti dokumentus iesniedz vai nu pēc to pieņemšanas uzskaitei, vai alfabēta secībā. Piemēram, bankas izraksti tiek glabāti grāmatvedības nodaļas mapēs kalendāra kārtībā, un, piemēram, līgumi, atbilstoši darījuma partnera vārda pirmajam burtam. Tomēr grāmatvedis var izdomāt savu procedūru. Galvenais, lai dokumenti nepazustu un būtu viegli atrodami.

Katra dokumentu mape jāparaksta, piemēram:

SIA "Solnyshko"

RĒĶINI SAŅEMTI

2014. gada 3. ceturksnis

Grāmatvedības mapes “mugurpusē” norādiet ne tikai to, kādi dokumenti tajā tiek glabāti, bet arī periodu, uz kuru tie attiecas. Tādā gadījumā ne tikai Jūs, bet arī jebkurš cits uzņēmuma darbinieks varēs ērti atrast vajadzīgo dokumentu vai noformēt saņemto. Varēsi arī orientēties, kuri iepriekšējo gadu papīri arhivējami un kuri pilnībā jāiznīcina. Ērtības labad no gada sākuma tiek veidota jauna mape, un, ja dokumentu ir daudz, tad no ceturkšņa sākuma, mēneša utt.

Apskatīsim, kā jūs varat ievietot dokumentus mapēs. Varat izmantot šo pasūtījumu vai izveidot savu.

Kases dokumenti

Tās ērti glabājas A5 formāta mapēs. Kases grāmatiņas lapas un kases atskaite ir numurētas, tāpēc mapei virsū jāliek vecākais dokuments un tad zem tās jāliek jauni papīri. Novietojiet kases pārskatu par dienu un ierakstiet zem tā ieņēmumus un izdevumus tādā secībā, kādā tie norādīti kases pārskatā. Savākt kases grāmatas lapas atsevišķi. Atkarībā no kases dokumentu skaita kases atskaitei var izveidot 1 mapi visam gadam un kases grāmata. Lai izvairītos no neskaidrībām par to, kuri dokumenti atrodas, varat starp tiem ievietot atdalītāju. Šajā mapē varat arī ielīmēt skaidras naudas limita aprēķinu.

Ja jūsu uzņēmums bieži izsniedz naudu kontā, varat izveidot atsevišķu mapi izdevumu pārskatiem. Ja šādi darījumi notiek 1-2 reizes gadā, izrakstus un atskaites var piespraust pie kases atskaites.

Bankas izraksti

Uzņēmuma izrakstu oriģināli tiek iegūti no bankas kopā ar maksājuma uzdevumiem, rīkojumiem un citiem bankas dokumentiem. Ievietojiet tos mapēs pēc datuma. Maksājuma uzdevumos ir jānorāda rēķini, par kuriem tika veikts maksājums. Tā kā vienam izrakstam parasti tiek pievienoti daudzi papīri, lai ātri orientētos pēc datumiem, var iegādāties atdalītājus ar cipariem.

Rēķini, akti un rēķini

Saņemtajiem un izsniegtajiem dokumentiem jāizveido atsevišķas mapes. Daži uzņēmumi dod priekšroku aktu un rēķinu glabāšanai kopā, savukārt citi izvēlas tos glabāt atsevišķi. Ja nodarbojaties gan ar tirdzniecību, gan pakalpojumu sniegšanu, ērtāk būs dokumentus glabāt dažādās mapēs. Rēķini arī jākārto atsevišķās mapēs, īpaši, ja uzņēmums ir PVN maksātājs.

Arī mapes bieži tiek manipulētas ar tajās esošo dokumentu reģistriem. Tos var izdrukāt no vairuma grāmatvedības programmatūras. Izmantojot šos reģistrus, ir ērti pārbaudīt, vai visi dokumenti ir vietā.

Rēķiniem var pievienot arī ienākošo un izejošo rēķinu žurnālus, kā arī pirkumu un pārdošanas virsgrāmatas. Taču, ja jūsu uzņēmumam ir liela dokumentu plūsma, šos žurnālus un grāmatas var glabāt atsevišķi.

Algas dokumenti

Personas lieta jāizveido katram uzņēmuma darbiniekam. Lai to izdarītu, varat iegādāties plānas mapes vai izmantot sadalītājus, lai katra darbinieka dokumentiem norādītu vietu biezā mapē. Ierakstīts personas lietā darba līgums, dokumentu kopijas, kuras darbinieks sniedzis, pieņemot darbā, un pēc atlaišanas - kopija darba grāmata. Personas lietā varat iesniegt arī pieteikumus un rīkojumus par pieņemšanu darbā, atvaļinājumu, atlaišanu utt.

Bieži pieteikumi un pasūtījumi tiek apkopoti atsevišķā mapē pa mēnešiem. Tur kārto arī darba laika uzskaites lapas, algu aprēķina dokumentus utt.

Mirgot vai nemirgot?

Lai dokumenti nepazustu, gada beigās dažas organizācijas dod priekšroku dokumentu iesiešanai mapēs. Tādā veidā tie nesadalīsies pat tad, ja nometīsit mapi. Tas tiek darīts šādi:

1. Dokumenti tiek ievietoti cietā vākā. Tie ir caurdurti malas kreisajā pusē.
2. Caur caurdurumiem tiek izvilkts biezs pavediens vai lente, kas aizmugurē sasien mezglā. Šajā gadījumā brīvajiem galiem jābūt vismaz 5 cm.
3. Uz mezgla tiek pielīmēts papīrs, kura izmēri ir aptuveni 4x5 cm.
4. Papīra augšpusē ir uzrakstīta frāze “Sasprādzētas un numurētas... lapas”. Tiek uzlikts organizācijas zīmogs un atbildīgās personas paraksts.

Šī procedūra nav obligāta. Tāpēc jūs varat patstāvīgi apstiprināt atsevišķu dokumentu sašūšanas secību vai tos nesašūt vispār (šajā gadījumā jūs vienmēr varat noņemt vai nomainīt dokumentu). Vienīgie izņēmumi ir tie dokumenti, kas jāiesaista saskaņā ar likuma prasībām (piemēram, pirkumu grāmatiņas un pārdošanas grāmatiņas, kas sastādītas papīra nesēji, jābūt mežģīnēm).

Par iesūtni primārie dokumenti Var .

Par dokumentu glabāšanu arhīvā.

Lai tos sakārtotu, ir nepieciešams sašūt dokumentus.

Uzņēmumi un iestādes sašuj dokumentus, kas jānodod arhīvā.

Iesietos dokumentus ir ērti uzglabāt un nepieciešamības gadījumā iesniegt inspekcijas iestādēm, neuztraucoties par to drošību un aizstāšanas iespēju.

Kādi standarti regulē šūšanu?

Teorētiski tāda vienkārša lieta kā dokumentu sašūšana nav reglamentēta noteikumiem. Ir tikai norādījumi, kā to izdarīt:

1. Metodiskie ieteikumi, kas apstiprināti ar Federālā arhīva 2009. gada 23. decembra rīkojumu;
2. GOST 51141 biroja darbam;
3. Arī biroja darba noteikumi, kas satur prasības dokumentācijas iesniegšanai, ko izstrādājuši nozares departamenti (Krievijas Federācijas Centrālā banka, Nodokļu un nodevu ministrija utt.).

Kādi dokumenti prasa šādu reģistrāciju?

Iestādēs un uzņēmumos dokumentus šuj gandrīz visas struktūrvienības.

Darbinieki personāla apkalpošana Atsevišķi sistematizēti un kalendārā gada beigās sašūti šādi dokumenti:

• personāla rīkojumi,
• vispārējie pasūtījumi,
• personāla tabula.

Grāmatveži dūriens:

• iepriekšējas atskaites,
• materiālo vērtību apgrozījuma lapas,
• rēķini,
• rēķini,
• sertifikāti par paveikto darbu,
• pavadzīmes,
• kases grāmata,
• saņemšanas izraksti algas iestādes darbinieki gadījumā, ja alga tiek nodota darbiniekiem viņu rokās.

Ierēdņi: ienākošā un izejošā dokumentācija.

Varat flash dokumentus, izmantojot šādus rīkus:

• Skavotājs;
• Diegi;
• Īpašs aprīkojums.

Bet dokumenti, kas sašūti ar diegiem, tiek garantēti, ka netiks aizstāti, kas ir svarīgi mūsdienu realitātē.

Lietu apgriešana ar diegu tiek uzskatīta par visuzticamāko.

Vispārīgie dizaina noteikumi

Dokumenti, kas pēc tam būs jāiesien, vispirms tiek sakārtoti pēc datuma, rūpīgi piestiprināti viens otram, un katra lapa tiek numurēta labajā pusē ar arābu cipariem. Numerācija sākas ar numuru 1. Inventārs nav numurēts.

Vākam izvēlieties īpašu kartona vāciņu “Bizness”. Tas ir dažāda izmēra un kvalitātes. Šūšanai standarta dokumenti Tiek izmantota parasta A4 formāta mape.
Arī dokumentos aploksnes ir numurētas. Šajā gadījumā vispirms tiek numurēta aploksne, pēc tam tajā esošās lapas un fotogrāfijas.

Ja, numurējot dokumentus, pieļauta kļūda, tā tiek izsvītrota ar vienu rindiņu un numerācija turpinās. Šajā gadījumā lapa būs jāapliecina ar uzrakstu “Tici labots”, jāparaksta atbildīgā persona un jāaizzīmogo.

Soli pa solim instrukcijas šai procedūrai

Pirms dokumentu skavošanas no skavotāja ir jāizņem visas papīra saspraudes un skavas. Sakārtojiet pēc datuma vai svarīguma un numurējiet katru dokumenta lapu. Ja iegūtais fails sastāv no daudzām loksnēm, varat savienot dokumentus ar īpašām saspraudes un sākt šūšanu.

Sagatavojiet sekojošo instrumenti un materiāli:

• Pavedieni. Labāk ir izmantot neilona.
• Adata. Izvēlieties izmēru atkarībā no skavojamo dokumentu biezuma.
• Papīra līme.
• Tukša papīra lapa.
• Papīrs, kartona mape.

Procedūra:

1. Noņemiet no dokumenta saspraudes un skavas.
2. Izklājiet loksnes kārtīgi un vienmērīgi, pārbaudiet numerācijas uzticamību.
3. Atkarībā no iegūtā saišķa biezuma, paņemiet īlenu vai adatu un, atkāpjoties no malas, izveidojiet vismaz 3 caurumus. Caurumiem jābūt vienā rindā vertikāli pret papīra malu 2,5-3 centimetri viens no otra. Vidējam caurumam jābūt centrētam.
4. Atkarībā no iegūtās papīra kaudzes biezuma ņem 70–80 centimetrus garu pavedienu.
5. Ievietojiet adatu no dokumenta aizmugures apakšas centrālajā caurumā.
   
6. Iet no augšas augšējā caurumā.
   
7. Pēc tam caur dokumenta aizmuguri līdz galējai apakšai.
   
8. Caur atgriežamies centrālajā priekšējā puse.
   
9. Pēc šādas sašūšanas vītne būs aizmugurē. Ja sašuj dokumentu ar lielu skaitu lokšņu, šī manipulācija ir jāveic vairākas reizes, lai tās nostiprinātu.
10. Uzsieniet mezglu mugurā. Atlikušajai daļai jābūt vismaz 8 centimetriem garai.
    
11. Uz iegūtā mezgla pielīmējiet papīra gabalu taisnstūra formā. Uz kura jau iepriekš izdarīts uzraksts: “Aplocīts un numurēts.____ loksnes Direktors____Uzvārds I.O.”. Ja vadītāja amats ir atšķirīgs, to norāda atbilstoši dokumentācijai.
    
12. Uz iesietā dokumenta, norādītās papīra lapas, uzliek parakstu un zīmogu. Daļai paraksta un zīmoga jābūt uz papīra lapas un dokumenta aizmugurē.

Jāteic, ka, ja vienlaicīgi jāšuj lielāks skaits lokšņu, jāizveido vismaz 4 caurumi. Tas nodrošinās stabilitāti un uzticamību, uzglabājot iesieto dokumentu.

Šajā video instrukcijā ir sniegta vienkāršota dokumentu mirgošanas metode:

Kas un kā nodrošina

Dokumentus apliecina uzņēmuma vadītājs vai individuālais uzņēmējs. Svarīgi, lai daļa paraksta būtu gan uz ielīmētā papīra, gan uz dokumenta.

Jāteic, ka, parakstot iesietos dokumentus, vadītājs uzņemas saistības par to saturu vai ar rīkojumu norīko pilnvaroto personu autentiskuma pārbaudei.

Grāmatvedības dokumentācijas reģistrācijas iezīmes

Grāmatvedības dokumentācijas skavošana ir līdzīga parasto dokumentu sašūšanai. Bet ir viena atšķirība. Šūšanai grāmatvedības dokumenti izveidojiet 5 caurumus, jo korpusi galu galā ir biezāki. Skavot dokumentus var tikai pilnvarots darbinieks. Bieži vien atbildīgais ir grāmatvedis, kas kārto lietas.

Numerācija tiek veikta ar vienkāršu zīmuli. Skavojot dokumentus, tiek sastādīta lietā esošo dokumentu uzskaite.

Inventārs sastāv no šādām sadaļām:

• dokumenta nosaukums,
• inventāra sastādīšanas datums,
• dokumentu saraksts,
• atbildīgās personas paraksts.

Dokumentu sagatavošanas iespējas iesniegšanai arhīvā

Dokumentus iesniegšanai arhīvā sagatavo struktūrvienību darbinieki. Pati sagatavošana ietver:

1. Dokumentu sistematizācija.
2. Numerācija.
3. Dokumentu kārtošana vienā mapē atkarībā no to mērķa.
4. Inventarizācijas aizpildīšana.
5. Dokumentu vāku dizains.

Iepriekš minētā dokumentu iesniegšanas kārtība ietver to ilgstošu glabāšanu, t.i. vismaz 25 gadi.

Ja dokumenti tiks glabāti organizācijas arhīvā mazāk par 10 gadiem, ir atļauti daži atvieglojumi, proti, nedrīkst veikt:

• Lapu numerācija failā.
• Lapu sistematizācija lietā.
• Izšujiet ar diegiem un atstājiet uzglabāšanai saistvielā.

Šūšanas procedūra ir tāda pati kā parastajai šūšanai. Ja gadījumā, kas pakļauts šūšanai vairāk nekā 250 loksnes, tad jums tas ir jāsadala vairākos sējumos. Katrs sējums ir iesiets.

Ja dokumentus plānots glabāt vairāk nekā 25 gadus, tad, gatavojoties šūšanai, uz korpusa tiek uzlikts papildus kartona pārsegs, kas pasargā dokumentus un diegus no pārmērīgas berzes un piešķir maciņam skaistāku izskatu.

Iesniedzot failus arhīvam, jums ir jānodrošina, lai teksts būtu lasāms. Numerācija veic ar vienkāršu zīmuli augšējā labajā stūrī. Šiem nolūkiem nav ieteicams izmantot lodīšu un gēla pildspalvas, krāsainos zīmuļus un flomāsterus.

A3 lapa numurēts kā viena lapa un apvīlēts līdz kreisajai malai un salocīts. Ja lapa ir apvīlēta vidū, tad tiks ieskaitītas 2 loksnes.

Fotogrāfijas vai attēli, un arī diagrammas un kartes numurēts aizmugurē augšējā kreisajā stūrī. Aploksnes ir numurētas vispirms un atsevišķi no to papīra korpusiem.

Ja lieta ir sastādīta no vairākiem sējumiem, tad tos (sējumus) numurē katru atsevišķi.

Vāks formatēts šādi:

• Norādiet organizācijas vai iestādes nosaukumu.
• Apakšnodaļa.
• Derīguma termiņš.
• Lietas nosaukums.

Ir svarīgi ievērot dažas prasības. Iestādes nosaukums var mainīties. Tāpēc, sastādot dokumenta vāku, nepieciešams norādīt 2 nosaukumus. Iestāžu nosaukumi norādīti nominatīva rakstā. Vecais nosaukums ir ņemts iekavās, jaunajam būs jābūt zem tā.

Turklāt ir norādīts lietas tēma. Tie var būt akti, rēķini, pasūtījumi utt. tad struktūrvienība un periods, par kuru dokumenti tajā atrodas, vai kalendārais gads. Šis ir dokumentu pirmais un pēdējais datums.

Ja dokumenti ir sašūti par kalendāro gadu, tad jānorāda, piemēram, “20015.gada pasūtījumi”. Arī norādīts glabāšanas laiks: pastāvīgs vai noteikts.

Numerējot lapas lietā, inventārs netiek ņemts vērā. Gadījumus var sakārtot svarīguma secībā. Piemēram, harta, protokoli, plāni.

Šeit ir apskatīta video pamācība, kā izveidot mapi arhivēšanai:

Sagatavošanās iesniegšanai nodokļu inspekcijā

Lai reģistrētos kā uzņēmēju vai juridiska persona, kā arī izmaiņas informācijā pārbaudē nodokļu pakalpojums Iesniegtie dokumenti tiek sašūti notāra klātbūtnē. Jauninājumi šajā gadījumā nav spēkā, jo tādējādi notārs garantē, ka pēc pretendenta paraksta apliecināšanas nesekos nekādi labojumi.

Kopš 2013. gada jūlija jūs varat iesniegt pārskatu nodokļu inspekcijai bez dokumenta sašūšanas. Šis punkts ir izslēgts no metodiskajiem ieteikumiem. Pēc uzņēmēju ieskatiem tagad ir iespēja iesniegt dokumentus vienkārši skavotus vai sašūtus.

Tomēr biroja darba noteikumus neviens neatcēla. Un tāpēc dibināšanas dokumenti Joprojām ir ieteicams to mirgot manuāli.

Kā pareizi un ar kādu diegu apvīlēt dokumentus.

Pateicoties pareizai programmaparatūrai, dokumentus ir vieglāk kārtot. Daudzi dokumenti tiek pārsūtīti uz arhīvu. Ērtāk ir glabāt iesietus vairāku lapu dokumentus un sniegt dokumentus inspekcijas iestādēm. Papīri paliek pilnīgi neskarti, novēršot aizstāšanas, viltošanas vai nozaudēšanas iespēju.

• Pareizas dokumentu programmaparatūras jautājums uztrauc ne tikai darbiniekus valsts aģentūras, bet arī mazo uzņēmumu pārstāvji.
• Ja programmaparatūra nav instalēta pareizi, reģistrācijas process var ilgt nenoteiktu laiku. Pareiza programmaparatūra garantē maksimālu dokumentācijas aizsardzību.

Kā veikt programmaparatūru atbilstoši esošajām prasībām? Kā visu izdarīt pirmajā reizē, ja nav skaidru noteikumu kopuma biroja dokumentu noformēšanai? Materiāls šajā rakstā ir veltīts dažādos veidos programmaparatūras dokumentācija.

• Ja nepieciešams skavot biroja papīrus uz vairākām loksnēm, tad vispirms jāiepazīstas ar noteikumiem. Protams, pirmais, kas nāk prātā, ir līme vai skavotājs. Vairāku lappušu dokumentus nevar ielīmēt. Bet kā tos sašūt kopā? Galu galā nepareizas programmaparatūras rezultātā iestāde var vismaz atteikt reģistrāciju, pieprasot iesniegt dokumentu paketi.
• Ko darīt, ja nav noteikumu un paraugu, un nav iespējams sašūt papīrus tā, kā izrādās, nevis kā vajadzētu. Neraugoties uz to, ka nav skaidru norādījumu par dokumentācijas iesiešanu, ir jākoncentrējas uz tās iestādes specifiskajām prasībām, kas pieprasa informāciju iesietas dokumentu paketes veidā.
• Būs arī noderīgi iepazīties ar vispārīgiem ieteikumiem mirgojošiem dokumentiem, kas sastāv no vairākām lapām. Tie ir apkopoti brošūrā vai metodiskie ieteikumi par 2009. gadu. Ir arī brošūra par 2004. gadu. Tas ir vairāk piemērots LLC dokumentācijas reģistrēšanai.

Noteikumi par GOST dokumentu sašūšanu

• Brošūrās aprakstītās lokšņu sašūšanas metodes attiecas uz dokumentāciju, kas jāuzglabā ilgāk par 10 gadiem.
• Vairāku lappušu dokumentu sašūšana tiek veikta, izmantojot parasto adatu un biezu diegu. Bet kā uzzināt, kā pareizi flash uzņēmuma dokumentāciju? Galu galā šī prasme noderēs vairāk nekā vienu reizi jūsu birokrātiskās vai uzņēmējdarbības karjeras laikā.

Kādi dokumenti ir sašūti?

• Personāla dokumentācija, pamatojoties uz kārtējā gada rezultātiem
• Grāmatvedības dokumentācija
• Ierēdņa ienākošā un izejošā dokumentācija
• Dokumenti nodokļu dienestam
• dokumenti pārskatu iesniegšanai Krievijas pensiju fondam
• dokumentus dažādām bankas nodaļām
• konkursa dokumenti
• likumā noteikto dokumentu kopijas
• dokumenti īpaši svarīgu līgumu noslēgšanai
• peļņas grāmatas
• notariāli apliecinātas kopijas un tulkojumi
• sagatavojot dokumentāciju arhivēšanai

• Ir ierasts sašūt dokumentu paku ar adatu un diegu. Tas ļauj saglabāt to integritāti: šāda veida papīrā to būs grūti nomainīt, kas šodien ir ļoti svarīgi.
• Dažreiz dokumentu skavošanai ir atļauts izmantot skavotāju. Ideāls variants ir izmantot īpašu aprīkojumu.
• Daudzu organizāciju grāmatveži pāriet uz darbu grāmatvedības programmas. Tie nav jādublē uz papīra. Tam ir tiešsaistes uzskaite. Dokumenti iekšā elektroniskā forma parakstīts digitālais paraksts ir tāds pats juridiska nozīme, kā arī papīra (piemēram, rēķini).
• Bet, neskatoties uz to, ka ir viegli strādāt ar dokumentāciju digitālā formātā, ar parasto papīra dokumentāciju mums būs jātiek galā ilgu laiku, un dažu dokumentu sagatavošana jau ir nepieciešama.

Biroja dokumentācijā ir atšķirīga nozīme. Dokumenti atšķiras pēc faila biezuma un lokšņu formas. Tāpēc ir vairāki veidi, kā flash dokumentāciju.

Kādas ārējās atšķirības varētu būt starp sašūtajiem objektiem:

• dokuments, kas sastāv no 2 vai vairākām A4 formāta lapām
• grāmatvedības dokumentācija, t.sk skaidras naudas dokumenti, kas sastāv no dažāda skaita dokumentu, tiek glabāti kartona kastēs

Kādu pavedienu vajadzētu izmantot dokumentu sašūšanai?

• Ja jūs neuztverat dokumentācijas iesniegšanu nopietni, piegādei sagatavotie papīri var tikt vienkārši atgriezti jums ar prasību pilnībā atjaunot programmaparatūru. Tāpēc, pirms dokumentu programmaparatūrā tiek pieļautas nopietnas kļūdas, ieteicams iepazīties ar šūšanas noteikumiem un pamatprasībām.
• Vēl viena problēmas risināšanas iespēja ir vērsties pie profesionāļiem. Ja jums nav laika izpētīt programmaparatūras dokumentācijas jautājumu, varat to uzticēt poligrāfijas uzņēmuma speciālistiem. Dokumentu sašūšana ar plastmasas vai metāla atsperi ar vāku prasīs 10-30 minūtes.
• Taču, uzticot savus dokumentus trešajai personai, pastāv zināms risks: papīri var saturēt komercnoslēpumus.
• Tāpēc ir vērts vienreiz rūpīgi izlasīt instrukcijas, kā sašūt dažādu formātu dokumentāciju, izmantojot parastos pavedienus vai skavotāju.

• Dokumentācija ir sašūta ar banku auklu, plānu lavsan lentu vai šuves diegiem. Bet, ja šādu pavedienu nav, tad derēs parastie skarbie pavedieni.
• 2-3 loksnes ir sašūtas kopā ar parasto diegu. Lai iegūtu spēku, tas ir jāpārloka uz pusēm. Šūšanas process sākas ar caurumu izveidošanu loksnēs. Šuves tiek veiktas no kopā salikto lokšņu aizmugures.
• Adata vispirms tiek ievietota vidējā caurumā. Labāk ir izmantot dubulto programmaparatūru. Kad izšūšana ir pabeigta, adata un vītne tiek ievietota centrālajā caurumā un izvilkta salikto dokumentu aizmugurē. Atlikušais vītnes gals jāsasien mezglā.

Dokumentācija ir sašūta ar banku auklu, plānu lavsan lentu vai šuves diegiem

Kā sašūt dokumentāciju ar diegu

Piederumu sagatavošana:

• piemērota biezuma adatas un diegi
• dokumenti, kas jāzibina
• īlens vai cits instruments caurumu veidošanai papīrā
• organizācijas zīmogs
• kancelejas preču līme

Mēs sašujam dokumentu 3 posmos:

• Gatavojam papīrus šūšanai. Lai to izdarītu, tie ir jāsakārto grupās
• Pārbauda, ​​vai numerācija ir pareiza
• Sašūšana
• Mēs sastādam pavadošu uzrakstu.
• Gatavojam iekšējo inventarizāciju.
• Gatavos darbus sertificējam

Iesietai dokumentu paketei ir atļauts:

• izlaist dokumentu sistematizācijas posmu
• izplatīt dokumentus bez numerācijas
• Ir iespēja iesniegt dokumentus bez apliecinājuma

1. posms:

• Mēs izkārtojam papīrus tā, kā tiem jāatrodas dokumentā. Mēs numurējam katru lapu ar cipariem augšējā labajā stūrī. Šim nolūkam mēs izmantojam vienkāršu zīmuli.
• Veicam punkcijas. Ja mūsu dokuments sastāv no vairākām loksnēm, tad ar adatu un diegu var viegli veikt punkciju. Vairāku lappušu dokumentu caurduram ar īlenu vai izmantojam asu naglu. Lai atvieglotu papīra caurduršanas procesu, paņemiet āmuru.
• Cik caurumu man vajadzētu izveidot? Tas ir atkarīgs no organizācijas, kas pieprasa dokumentus, prasībām. Punkcijām jābūt vienmērīgi izvietotām pa kreiso malu. Caurumi ir izveidoti loksnes vidū, attālums starp tiem ir 3 cm.

Uz iesietajiem dokumentiem tiek pielīmēta papīra lapa. Tas ir apzīmogots, parakstīts un datēts

• Īpaši svarīgiem dokumentiem tiek izveidoti pieci caurumi. Tas ir visdrošākais veids, kā aizsargāt papīru no aizstāšanas.
• Mēs apliecinām dokumentu: sagatavojam papīra gabalu 4x5-6 cm. Uz tā norādām sašūto lapu skaitu cipariem un vārdiem. Šeit pievienojam dokumentu apliecinātāja amatu, uzvārdu, vārdu un uzvārdu.

Pareizi iesiets dokuments: aizmugurējā puse

• Uzklājiet līmi un novietojiet šo lapu vietā, kur atrodas mezgls un diegi saskaras. Mēs ņemam īsos pavedienu galus aiz lapas, lai tie brīvi karātos. Dokumentu apliecinātājs parakstās. Ja uz dokumenta ir zīmogs vai tas ir nepieciešams, tad uzliekam zīmogu. Šeit nevajadzētu vienkārši parakstīt vai uzlikt zīmogu, bet darīt to tā, lai daļa paraksta un zīmoga sniegtos pāri ielīmētās lapas robežai.

• Izmantojot īlenu, mēs izveidojam trīs caurumus. Attālumam starp tiem jābūt 3-5 cm.
  Ieduram adatu caur vidējo punkciju kopā savākto lokšņu aizmugurē, atstājot diega gabalu vairāk nekā 7 cm.
• Mēs nogādājam adatu uz priekšpusi caur caurumu, kas atrodas augšpusē. Mēs izvelkam adatu un diegu caur apakšējo caurumu aizmugurē.
• Caur priekšējo pusi mēs ievietojam adatu vidējā punkcijā. Tagad pavedienu var nogriezt, atstājot vismaz 7 cm garumu.
• Mums ir divi atlikušie pavedieni: augšējā caurumā un vidū. Savienosim tos kopā.
  Sagatavojiet taisnstūrveida lapu un pielīmējiet to uz iegūtā mezgla.

Manuāla dokumentu sašūšana 3 caurumos: diagramma

Video: kā uzšūt diplomu ar trim caurumiem?

• Uzticamāks dokumentu sašūšanas veids ir četras caurduršanas iespējas. Mēs izveidojam 4 caurumus. Mēs šujam no cauruma, kas atrodas otrajā vietā no augšas. Mēs ievietojam adatu augšējā punkcijā, atgriežamies otrajā atverē augšējā daļā un pēc tam trešajā. Caur ceturto punkciju mēs nosūtām adatu uz dokumenta aizmuguri.
• Atliek ievietot adatu trešajā caurumā no priekšpuses. Zemāk redzamajā attēlā ir parādīts, kā sašūt dokumentus, izmantojot četrus caurumus.

Kā flash mapi ar 4 caurumiem: diagramma

Kam jāpievērš uzmanība:

• Mēs veicam programmaparatūru stingri vertikāli un ievērojot simetriju
• caurumiem dokumentos jāatrodas gar kreiso malu
• robeža no lapas malas ir 1,5-2 cm
• adata pirmo reizi tiek ievietota no dokumenta aizmugures

Mēs ievedam vītni ārējā punkcijā no aizmugures

Video: kā flash dokumentus?

Kā uzšūt dokumentus uz stūra: diagramma

Dažkārt ir nepieciešams aizšūt dokumentu pie stūra. Kā to izdarīt pareizi, skatieties video.

Video: kā sašūt dokumentus?

Dokumentu skavošana ar skavotāju

Kā skavot dokumentus, izmantojot skavotāju - skatieties video.

Video: kā pareizi sašūt dokumentus?

Kā pareizi numurēt dokumenta lapas, noformējot?

• Uz loksnēm uzliekam arābu ciparus
• Šim nolūkam mēs izmantojam vienkāršu zīmuli
• Mēs saliekam skaitļus augošā secībā
• Mēs numurējam lapas, nevis lapas (dokumentiem var būt sava numerācija)
• Lapas numuru ievietojam augšējā labajā stūrī, nepieskaroties dokumenta tekstam.
• Pieteikumi ir numurēti vispārīgā secībā
• Burtus numurējam šādi: uz aploksnes uzliekam ciparu un tikai pēc tam numurējam vēstulē esošās lapas
• Vairāki dokumentu sējumi tiek numurēti atsevišķi
• Pieteikumi, kas piešķirti atsevišķam sējumam, arī tiek numurēti atsevišķi
• Ja dokumenti ir sastādīti uz liela formāta lapas, ievietojiet numerāciju augšējā labajā stūrī, salieciet to un kārtojiet to zem vienas malas
• Atsevišķiem dokumentā norādītajiem fragmentiem (piemēram, čekiem) sastādām inventarizāciju un šo dokumentu numurēti vispārējā secībā.

Kā skavot dokumentus nodokļu dienestam: noteikumi, paraugs

• lapu skaits vienā programmaparatūrā - ne vairāk kā 150
• dokumenti ir sašūti tā, lai datumi un vīzas paliek salasāmas
• Nodokļu inspektoram var būt nepieciešama dokumenta kopija, tāpēc ir nepieciešams saskavot papīrus tā, lai skenēšanai vai citai kopēšanai nebūtu jāsalauž programmaparatūra.
• visas dokumenta lapas ir numurētas (numerācija sākas no viena: 1, 2, 3)
• Dokumenti tiek šūti, izmantojot 2-4 punkcijas metodi. Vītne tiek izvilkta uz aizmuguri un sasieta.
• Mezglam pielīmēts papīra gabals (tā izmērs 3x5 cm) ar sertifikācijas uzrakstu un zīmogu.

Kā skavot dokumentus nodokļu dienestam

• Žurnāls ir iesiets cietajos vākos. Tas ir nepieciešams, lai saglabātu dokumenta pareizu izskatu ilgu uzglabāšanas laiku.
• Dokumenti ir numurēti.
• Žurnāls ir sašūts ar parasto rupjo diegu, neievērojot nekādas normatīvās prasības.

Programmaparatūrai varat izmantot šādus materiālus:

• bankas aukla
• parastais vītne Nr. 10 (šūts ar lielu skaitu dūrienu)
• tievs garš vads
• neapstrādāts vai šuvju pavediens
• iesietais dokuments ir aizzīmogots, lai aizsargātu ierakstus no ārējiem traucējumiem

Žurnāla programmaparatūras process:

• sagatavojiet trīs caurumus ar perforatoru vai īlenu (izveidojiet caurumus žurnāla malās kreisajā pusē)
• ievietojiet diegu no žurnāla iesiešanas aizmugures ārējā caurumā
• virziet pavedienu uz priekšpusi un izvelciet malas, izlīdzinot tās
• ievietojiet diegu galus (segmentam jābūt 6-8 cm) caurumā, kas atrodas centrā un velciet to uz aizmuguri
• ja izmantojat diegu, kas nav pietiekami stiprs, atkārtojiet procedūru
• Mēs sasienam vītņu galus ar mezglu aizmugurē, satverot centrālo pavedienu, kas iet caur ārējiem caurumiem
• diegu galus pielīmē pie žurnāla, un virsū uzlīmē nelielu kvadrātveida lapiņu, uz kuras atbildīgā persona parakstās un parakstās
• norādiet programmaparatūras datumu

Kā flash grāmatvedības piezīmju grāmatiņa: paraugs

Video: kā individuālais uzņēmējs var zibināt dokumentus?

Arhīva dokumentu programmaparatūra

No video jūs uzzināsit par arhīva programmaparatūras dokumentu funkcijām.

Video: es ievietoju kamerā ARHĪVA MAPI - detalizēts apraksts

Kā flash mapi ar dokumentiem?

Mapes ar dokumentiem mirgošanas process ir parādīts videoklipā.

Video: lietas iesniegšana

Kā uzšūt futrāli?

Noskatieties video, lai uzzinātu, kā pareizi iesniegt lietu.

Video: lietas iesniegšana (1. iespēja).

Video: lietas iesniegšana (2. iespēja)