Signering av pdf digital signatur. Hvordan signere dokumenter korrekt med en elektronisk signatur (EDS)? Sender en fil for signering

I vår tid datateknologi For å sertifisere dokumenter begynte man å bruke den såkalte elektroniske digitale signaturen eller forkortet EDS. Men i denne saken er det mange som ikke har en klar forståelse av hvorfor dette er nødvendig, fordi de fleste er vant til å jobbe på den gamle måten, og signere dokumenter manuelt. Vi vil diskutere senere hvordan du signerer dokumenter elektronisk.

digital signatur eller digital signatur?

EDS er et bestemt objekt i elektronisk skjema, der du umiddelbart kan identifisere personen som opprettet det, etablere forfatterskap, sjekke ektheten til dokumentet, etc.

Naturligvis, visuelt, kan en elektronisk digital signatur se ut som en vanlig signatur i form av et grafisk objekt satt inn i et dokument. Faktisk er asymmetrisk kryptering og kryptografialgoritmer på jobb her. Den digitale signaturen selv bruker privat nøkkel og et nøkkelsertifikat, som lar deg bestemme den pålitelige personen og signaturen som tilhører ham, integriteten til dokumentet og bekreftelse på dets signering.

Hvorfor skal du signere dokumenter med digital signatur?

Mange stiller seg litt rådvill over om det er nødvendig og om det er mulig å signere dokumenter med elektronisk signatur. Dette spørsmålet kan bare besvares bekreftende. For en forenklet forståelse, la oss se på ett eksempel.

La oss anta et selskap representert av daglig leder må utarbeide en bilateral kontrakt. Det er klart at det vil måtte visums i alle fall, siden uten dette vil det ikke ha rettskraft. Men forsendelsen ferdig kontrakt, si, per faks viser seg å være umulig. Ved sending av e-post Det grafiske formatet til det skannede dokumentet er ikke velkommen, fordi signaturen kan forfalskes. Dermed må du sende samme Word-fil, men dette er dokumentet som skal signeres. Men hvordan signere et Word-dokument med en elektronisk signatur? Generelt er det ikke noe spesielt vanskelig med dette. Deretter vil vi vurdere flere enkle metoder for å lage digitale signaturer. La oss foreløpig fokusere på juridiske spørsmål.

Må jeg signere elektronisk signerte dokumenter manuelt?

Mange kontoransatte og ledere mener at det er nødvendig å i tillegg (manuelt) godkjenne dokumenter som inneholder digitale signaturer (så å si i tilfelle). Klart misvisende. Dette er helt valgfritt.

Faktum er at når du oppretter en digital signatur og sertifikat, blir det utarbeidet en spesiell avtale med et sertifiseringssenter og sertifisert av en notarius, og på tidspunktet for generering av sertifikatet utstedes en privat nøkkel. Fra et juridisk synspunkt er dette en bekreftelse fra eieren av den digitale signaturen. Dermed antyder konklusjonen seg selv: sekundært syn er ikke nødvendig.

Algoritme for arbeid med digital signatur

La oss finne ut hvordan du signerer et dokument og se hvordan det hele fungerer.

Slike prosesser er basert på opprettelsen av et kryptogram som hasheser den sertifiserte filen, og bestemmer eierens data, forfatterskap og dataintegritet. På neste trinn krypteres den opprettede hashen ved hjelp av en privat nøkkel, hvoretter enten et helt dokument med digital signatur eller en egen signaturfil knyttet til dokumentet genereres.

Mottakeren bruker offentlig nøkkel. Selvfølgelig, i generell disposisjon De fleste algoritmer er veldig like hverandre. Forskjellen kan bare vises avhengig av hvilken type programvare som brukes.

Hvordan signere et Word-dokument med en elektronisk signatur ved hjelp av editoren?

Mange brukere skjønner ikke engang at digitale signaturer kan lages ganske enkelt selv i Word-editoren på kontoret. Hvordan signere et Word-dokument med en elektronisk signatur? Det kunne ikke vært enklere. Handlingene i forskjellige versjoner av editoren er litt forskjellige, men generelt er essensen den samme. La oss se på å lage en signatur med Word 2007 som eksempel.

Så, hvordan signerer du dokumenter elektronisk med kun Word? For å gjøre dette, etter å ha plassert markøren på stedet der signaturen skal plasseres, brukes innsettingsmenyen, der tekstelementet er valgt. Deretter bør du finne signaturlinjeelementet og angi MS Office-signaturlinjen.

I innstillingsdialogboksen må du spesifisere detaljene til personen som signerer dokumentet, deretter velge en skanning av den originale signaturen, og deretter angi fornavn i boksen ved siden av "x"-ikonet. Etter dette vil en trykt versjon av signaturen vises.

På et nettbrett med håndskrift kan du signere det selv. Hvis du trenger å signere et dokument på vegne av mer enn én person, må du konfigurere signaturfelt for hver person.

Du kan gjøre det enda enklere ved å velge "Forbered"-linjen i "Kontor"-knappmenyen, spesifisere deretter å legge til en signatur, bruk deretter formålet med å signere dokumentet, velg deretter en signatur, og til slutt, velg "Sign" -elementet . Signeringen vil bli bekreftet av et rødt ikon på panelet og en inskripsjon som sier at dokumentet inneholder en elektronisk signatur.

De mest populære verktøyene for å lage digitale signaturer

La oss nå se hva som kan være løsningen på problemet med hvordan du signerer et dokument. For dette er det tilrådelig å bruke en tredjepart programvare.

Blant russiskspråklig programvare er følgende programvarepakker den mest populære og mest utbredte:

"CryptoARM";
"Crypto PRO";
"CryptoTree".

Det første programmet ser ut som det enkleste, så vi vil videre diskutere hvordan du signerer dokumenter med en elektronisk signatur ved å bruke det.

Oppretting av digital signatur ved å bruke eksemplet med CryptoARM-applikasjonen

Det er to metoder for å lage en digital signatur ved hjelp av denne applikasjonen: ved å bruke kontekstmenyen og utføre handlinger gjennom hovedgrensesnittet til programmet. For en enklere forståelse av prosessen, vil vi fokusere på det første alternativet, spesielt siden det andre er nesten identisk, bare hovedhandlingen kalles direkte fra programmet. La oss si at du må signere et Word-dokument digitalt.

Først, i Utforsker, må du velge dokumentet du er interessert i og velge "Sign" -linjen i RMB-menyen. Etter dette vil vinduet "Veivisere" vises, som vil hjelpe deg med å utføre alle ytterligere handlinger. Klikk på fortsett-knappen og sjekk om filen er valgt. Om nødvendig kan du legge til flere objekter for å signere dem samtidig.

Klikk på "Neste"-knappen igjen og velg kodingsmetoden i neste vindu. I prinsippet kan du ikke endre noe og forlate standardinnstillingene. I neste trinn kan du legge inn tilleggsdata (tidsstempel, visum osv.). Underveis kan du krysse av i boksen for å lagre signaturen som et eget objekt (begge filene vil kreves ved senere sjekk av signaturen i dokumentet). Hvis du ikke merker av i denne boksen, vil signaturfilen bli slått sammen med dokumentet.

Etter å ha fortsatt, må du velge et sertifikat som ble utstedt av den aktuelle sertifiseringsmyndigheten (det kan være plassert på eksterne eToken-medier eller registrert i systemregisteret). Etter dette kan de resterende parametrene forbli uendret. Etter å ha fullført alle trinnene, er alt du trenger å gjøre å klikke på "Fullfør"-knappen.

Merk: Hvis en separat fil er valgt for signering, vil den som regel ligge i samme katalog som originaldokumentet som signeres og vil ha en SIG-utvidelse.

Funksjoner for å signere PDF-, HTML- og XML-dokumenter

Til slutt noen ord om andre formater. I prinsippet, for PDF-dokumenter, vil trinnene være de samme, men på grunn av spesifikasjonene til andre Adobe-programmer, er det tilrådelig å skille signaturfilen fra hoveddokumentet.

En situasjon er mulig når mottakeren av et dokument først ønsker å gjøre seg kjent med innholdet ved å bruke samme Acrobat (Reader) for dette, og først deretter begynner å sjekke signaturen. Noen Adobe-applikasjoner lar deg forresten også signere filer med sine egne standardmidler.

Hvis du legger inn en signatur i HTML-dokumenter når du arbeider med tynnklienter, må du klikke "Sign and Send" i nettleseren, hvoretter utviklerens skript aktiveres, og genererer en strengvariabel med dokumentverifiseringsdata, som vil bli lagt inn inn i et spesielt skjult felt, signert og overført til serveren ved hjelp av POST-metoden. Dette vil bli etterfulgt av verifisering av dokumentet og signaturen, hvoretter en tabell vil bli generert på serveren med feltene til selve det signerte dokumentet og dets digitale signatur.

Du kan signere på samme måte som vanlige dokumenter, bruke InfoPath Office-verktøyet eller lage et spesielt tag-attributt i selve dokumentet.

Kort oppsummering

Her er en kort oppsummering av hvordan du signerer dokumenter elektronisk. Selvfølgelig ble ikke alle metoder som tillater slike operasjoner gitt her, og ikke alle programmer for å lage digitale signaturer ble vurdert. Men selv i henhold til dette kort beskrivelse Du kan allerede forstå hvorfor en elektronisk signatur er nødvendig, og hvordan alle nødvendige algoritmer i utgangspunktet fungerer.

Hvis du ser på noen typer programvare, spesielt kontorprogrammer eller de mest populære produktene fra Adobe, kan du også bruke dem egne midler. Men med tanke på å forenkle arbeidet, iht i det minste, er det bedre for en nybegynner å bruke tredjepartsverktøy som et eksempel med "CryptoARM". Det sier seg selv at vi ikke bør glemme det juridisk side spørsmål. Noen selskaper lager elektroniske signaturer og sertifikater på egenhånd, men til syvende og sist er de ikke bare ugyldige, men har ingen rettskraft.

Elektroniske dokumenter, som papirer, krever godkjenning. Usignerte papirer vil ikke ha rettskraft og kan derfor ikke brukes i noen transaksjoner. Du må vite hvordan du signerer et digitalt signaturdokument riktig, da vil deltakere i forretningsprosesser kunne motta en rekke fordeler.

Til tross for at en elektronisk digital signatur er veldig praktisk, kan ikke alle finne ut av det. Grunnen til dette er de forskjellige dokumentformatene du må forholde deg til. Når du signerer brev med elektronisk signatur, møter du oftest filer som tilhører Microsoft Office-systemet.

Hva er digital signatur og hvordan du bruker den

En elektronisk digital signatur skal forstås som et objekt som du enkelt kan bestemme forfatterskap med og forstå hvem som har opprettet dokumentet. I tillegg, ved hjelp av en elektronisk digital signatur, kan du bestemme integriteten til filen og dens autentisitet. Samtidig må filskapere vite hvordan man signerer digitale signaturdokumenter riktig for å unngå feil.

Mye her vil avhenge av hvilken type elektronisk digital signatur som brukes. Ved å bruke moderne virkemidler informasjonsbeskyttelse, vil det ikke bare være mulig å bekrefte forfatterskap, men også å klargjøre endringene som ble gjort i dokumentene dine etter den endelige publiseringen.

Virtuelt signering: arbeidsprosedyre

For å signere et dokument med en elektronisk digital signatur, må du først generere generell informasjon som vil bli angitt i det, og deretter legge til en signaturlinje og digital signatur til det. Filsigneringsalgoritmen kan variere betydelig. Her avhenger det vanligvis av nøyaktig hvordan programvaren brukes i arbeid. Oftest snakker vi om dokumenter som behandles i Microsoft Office 2007-utgaven. For å legge til en signatur til disse filene, må du gjøre følgende:

plasser markøren der du trenger å signere dokumentet ved hjelp av en elektronisk digital signatur;
i menyen, finn fanen "Sett inn", og velg "Tekst" i den, finn deretter "Signaturlinje", og finn deretter "MSOffice Signature Line" i rullegardinlisten;
deretter må du sette opp en signatur i dialogboksen som umiddelbart vises når du velger linjen ovenfor (du må oppgi informasjon om personen som signerer dokumentet);
hvis dokumentet må signeres av flere personer samtidig, lag en linje for hver signatur, og følg punktene ovenfor.

Hvis du bare trenger å signere en linje, og ikke hele filen, må du velge denne linjen der den elektroniske digitale signaturen legges inn. For å signere et digitalt signaturdokument, må du åpne "Signatur"-dialogboksen og deretter utføre en av følgende handlinger:

velg et skannet bilde av signaturen du legger på papirdokumenter hver dag;
skriv inn ditt eget navn ved siden av X-ikonet - så vil du se en trykt versjon av den digitale signaturen;
hvis du bruker et nettbrett, kan du sette en håndskrevet signatur;
hvis du har spesiell programvare, trenger du bare å klikke på "Sign" -knappen.

Det er fullt mulig å signere en elektronisk signatur med en skanning av et dokument, det viktigste er at signaturen din er godt synlig. Det er også mulig å lage en usynlig signatur som ikke vises i innholdet i dokumentet. Du kan se det hvis du klikker på "Signatur"-linjen, som er plassert i statuslinjen (den er plassert nederst på skjermen).

Hvorfor en elektronisk digital signatur?

Et dokument signert med elektronisk signatur har det samme rettskraft, det samme som vanlig papir. Ved å bruke slike dokumenter kan du spare en enorm mengde tid som du vanligvis må bruke på postkontoret for å prøve å sende alle nødvendige rapporter. I tillegg kan du spare penger som brukes på utskrift av dokumentasjon.

Alle dokumentsigneringsalgoritmer er veldig like. De ble opprettet etter samme prinsipp med noen endringer. For å signere et dokument som er HTML-format, må du opprette et skjult typefelt ved å bruke riktig skjema. Arbeid i en nettleser EDS-brukere det blir mye lettere. Det viktigste er å fylle ut riktig det nødvendige skjemaet, og klikk deretter "Sign" og "Send inn". Etter dette vil det skje automatisk sending bokstaver.

Hvis det er nødvendig å godkjenne en fil i XML-format, kan signering av dokumentet med en elektronisk digital signatur utføres ved å bruke algoritmen som brukes for MSOffice-formatet. Hvis vi snakker om å jobbe med XMLdsig-formatet, må du bruke tilleggsprogrammer og MSInfopath-applikasjonen, som er inkludert i hver Office-pakke.

Kryptografisk beskyttelse av digitale signaturer er nøkkelen til sikkerheten til rapportene dine

For å bruke digital signatur til å signere dokumenter, må du anskaffe spesiell programvare. Programvaren må utføre kryptografiske operasjoner som kan brukes til å kontrollere de digitale sertifikatene som utstedes av sentrene. Dermed er det mulig å forenkle prosedyren for godkjenning av dokumenter betydelig.

Det er nødvendig å velge det mest optimale programmet ved hjelp av hvilket det er mulig å utføre kryptooperasjoner på territoriet til det tidligere CIS. I tillegg til databeskyttelse og kryptering gir slik programvare rikelige muligheter til sine eiere som ønsker å signere dokumenter ved hjelp av en elektronisk digital signatur.

Fordelene med slik programvare er som følger:

Ved å bruke en elektronisk digital signatur kan du godkjenne hele pakker med dokumenter, samt arkiver.
Det er tillatt å bruke en enkel og forbedret digital signatur.
Eieren av signaturen har rett til å lage en primær og tilleggsversjon, i noen tilfeller brukes også en sertifiseringsversjon.
Hvis du har tenkt å jobbe med MSOffice-filer, kan du også bruke en usynlig elektronisk signatur. Hvis du trenger å legge til flere signaturer samtidig, kan du bruke to alternativer samtidig. Hvis bare én person signerer filen, brukes en usynlig signatur.
Spesiell programvare vil tillate eieren å legge til kommentarer sammen med signaturen, samt justere godkjenningsdatoen for filen.
Restriksjoner på signerte dokumenter kan bare settes på grunn av utilstrekkelig minne på datamaskinen.
Samtidig behandling av flere dokumenter er tillatt.

Hvis du vet hvordan du setter en digital signatur på et dokument, men filen er forskjellig fra de som ble brukt tidligere (for eksempel formatet deres er PDF), må du velge et annet optimalt program. Det er viktig at det kan brukes til å støtte filer opprettet i AdobeReader og AdobeAcrobat. Sørg for at programmet støtter alle versjoner.

Det er svært viktig å velge den mest optimale strategien for signering av eksisterende dokumentasjon laget i elektronisk format. Hvis du ønsker det, kan du rådføre deg med spesialister - de vil hjelpe deg med å velge en praktisk strategi, men vær forberedt på at du må betale for dette arbeidet.

Digital signatur i næringslivet

Formålet med å signere et dokument med en elektronisk signatur er dets offisielle påtegning. Elektronisk fil, godkjent med en elektronisk signatur, er ikke forskjellig fra en papirsignatur, juridisk sett har den samme kraft. Før du begynner å bruke en elektronisk digital signatur i ditt faktiske arbeid, må du generere data for nøkkelen og sertifikatet.

De vil bli brukt til å verifisere ektheten til den digitale signaturen. Den private nøkkelen vil bidra til å lage en elektronisk signatur. Når du oppretter nøkler og sertifikater, bruker spesialister kryptografiske strukturer som finnes i operativsystemene til alle moderne datamaskiner. Sertifiseringsmyndigheten sikrer riktig bruk av alle eksisterende sertifikater.

Du må signere en spesiell avtale med sertifiseringssenteret, og avtalen må være offisielt sertifisert av en notarius. Noen organisasjoner åpner egne sentre, men i dette tilfellet EDS av ansatte foretaket vil ikke være gyldig utenfor sine grenser. Det er derfor det er nødvendig å bruke tjenestene til eksterne sertifiseringsorganisasjoner.

Når EDS-sertifikatet nettopp er generert, mottar hver ansatt i bedriften en privat nøkkel. Prosedyren for å generere nøkler kan utføres ved hjelp av helt andre algoritmer, det viktigste her er å sørge for at de alle er oppdaterte slik at det ikke oppstår komplikasjoner i fremtiden.

Siste stadier

Etter at absolutt alle nøklene og sertifikatene er opprettet, må du installere kryptoleverandører. De er vanligvis installert i operativsystemer, så du må sjekke tilgjengeligheten på datamaskinene dine før du installerer dem. Endelig registrering av nøkler kan bare være mulig etter den endelige installasjonen av kryptoleverandører.

Deretter må du installere programvare som kan fungere med elektroniske signaturer. Spesielt snakker vi om Microsoft Office, som du allerede kan lage signerte dokumenter med. Hver datamaskin i organisasjonen må ha slik programvare installert. Det er ønskelig at programvaren er universell, og du kan bruke det meste ulike typer signaturer.

Nå vet du hvordan du signerer et dokument med en elektronisk digital signatur, og du kan bruke denne til å samarbeide med partnerne dine. Husk at hver digital signatur har sin egen gyldighetsperiode og må fornyes hvert år. Det er nødvendig å hele tiden overvåke din digitale signatur. Hvis du signerer dokumenter med ugyldig signatur, kan du støte på enorme vanskeligheter. For å fornye signaturen din, må du kontakte sertifiseringssentre, hvor du vil bli bedt om å oppgi de samme papirene som når du utsteder en elektronisk signatur.

I i det siste Informasjonsmulighetene til Internett har økt betydelig, og behov for godkjenning elektroniske dokumenter, ved hjelp av hvilken visse operasjoner kan utføres.

Hvordan installere på en datamaskin

Før du kan signere dokumenter eksternt, må du først installer et digitalt signatursertifikat på datamaskinen, takket være det vil det være mulig å vise til og med seriøse dokumenter relatert til økonomiske problemer.

For å installere digital signatur på en personlig datamaskin, må du installere CryptoPro-programmet. Etter installasjonen må du starte den ved å klikke på venstre museknapp. Deretter velger du "Service"-fanen i vinduet som åpnes og velger "Se sertifikater i beholderen."

Et nytt vindu vil dukke opp der du må velge "Bla gjennom"-knappen, når du klikker, vil brukeren ha tilgang til listen over beholdere. Fra denne listen velg den som skal brukes til arbeid i fremtiden.

Etter å ha valgt beholderen, høyreklikk på den og start kategorien "Egenskaper". Vinduet "Sertifikatimportveiviser" åpnes. Deretter flytter vi alle de valgte filene til lagringen til kategorien "Personlig".

Etter at datamaskinen har importert alle filene til den nødvendige beholderen, installasjon av digital signatur til datamaskinen vil bli ansett som fullstendig fullført, og du kan begynne å jobbe.

Generell operasjonsprosedyre

Den raske spredningen av digitale signaturer kan ikke forårsake noen spesiell overraskelse, siden i utviklingens æra informasjonsteknologi bruken av elektronisk dokumentasjon har blitt allestedsnærværende.

Takket være tilstedeværelsen av din egen signatur kan du godkjenne dokumenter for en rekke formål, og brukeren får mange fordeler når han samhandler med forretningspartnere.

Før du signerer et dokument, må du først opprette det. Dette betyr at visse opplysninger legges inn i filen, som vil utgjøre hoveddelen av dokumentet og må sertifiseres.

Så snart informasjonen er gruppert og fullstendig lagt inn, er det nødvendig å legge til en signaturlinje og selve den digitale signaturen. Signeringsalgoritmen vil avvike fra hverandre. Alt avhenger av hvilken programvare som brukes for å fungere.

Hvordan signere

La oss se mer detaljert på hvordan du signerer et dokument, avhengig av hvilken programvare som brukes til aktivt arbeid og opprettelse av dokumentasjon. Det finnes flere typer programmer som samhandler med digitale signaturer og brukes til å utføre alle operasjoner og overføre personlig informasjon.

Ord

Dette er det mest populære programmet for å lage filer som krever visum når hjelp med digital signatur. Alt vil avhenge av hvilken versjon av programmet som brukes:

HTML

Fra tid til annen blir det nødvendig å feste visum til dokumenter i HTML-format. Et lignende skjema krever en signatur når du bruker offentlige Internett-portaler for å tilby visse tjenester (f.eks. Pensjonskasse RF www.pfrf.ru).

For å signere, må du gå til portalen ved hjelp av nettleseren Internet Explorer, finne funksjonen "Sign og send" i menyen, bestemme deg for sertifikatet og, etter instruksjonene i dialogboksen, klikk på "Sign" -knappen .

PDF

For å signere et dokument som er i PDF-format, må du installere CryptoPro PDF-plugin på datamaskinen din, som er spesielt utviklet for å fungere med Adobe Reader versjon 7.0 og høyere. Denne plugin er fritt tilgjengelig på Internett, og i tillegg er den helt gratis.

XML

Dokumenter med XML-utvidelsen støtes oftest på når du arbeider med databaser. I noen situasjoner blir det nødvendig å godkjenne et dokument (for eksempel hvis du har å gjøre med et dokument knyttet til statistiske data, eller informasjon om periodiseringen lønn ansatte).

For å sette signaturen din, må du trykke på en spesiell tast innebygd i programmet som standard. Det er også mulighet for å signere dokumenter i XML-format ved å bruke ekstra programvarefunksjoner som leveres av en rekke programmer, inkludert CryptoPro ARM og XMLdsig.

Dokumenter med flere filer (Rar-arkiver og lignende)

Noen ganger kan det være nødvendig å signere et stort antall dokumenter. I denne situasjonen er det tilrådelig å sette en elektronisk signatur på hver fil separat. Hvis denne operasjonen av en eller annen grunn ikke er mulig, er et annet alternativ tillatt.

Det er nødvendig å lage et såkalt dokumentkort i et eget tekstvedlegg. Den skal inneholde alle identifikasjonsdata for hvert dokument på listen, samt nøkkelhash-funksjoner for hver fil.

Database

Behovet for å signere databaser oppstår kun i to tilfeller: hvis du jobber med lønn eller håndterer skattetrekk. I i dette tilfelletå forlate din digitale signatur vil være ekstremt enkelt. Programmet som brukes til databasen har i utgangspunktet en innebygd knapp for å signere dokumentet. Du må finne den og utføre flere handlinger i samsvar med menymeldingene.

Hva gjør du hvis den digitale signaturen ikke fungerer

Brukere støter ofte på et problem når den digitale signaturen ikke fungerer og det ikke er mulig å sertifisere et dokument i elektronisk format. Problemer som disse er vanlige og det finnes spesifikke løsninger for dem.

La oss se på de vanligste tilfellene av problemer med digitale signaturer:

"Ugyldig sertifikat". For å bli kvitt dette problemet, må du installere en elektronisk signatur ved å følge instruksjonene fra sertifiseringsmyndigheten.
"Sertifikatet er ikke klarert". Dette problemet oppstår ganske ofte, og for å bli kvitt det, må du installere rotsertifikater Sertifiseringsmyndighet, som kan finnes på digitale medier med digital signaturdata eller på den offisielle internettportalen til Association of Electronic Free Platforms aetp.ru.
"CryptoPro-programmet har utløpt". Det er bare én løsning på dette problemet - å angi en lisensnøkkel. Når denne operasjonen er fullført, vil problemet være løst og programmet vil fortsette å fungere.
« Capicom er ikke installert eller fungerer ikke som det skal". For å takle denne kompleksiteten, må du laste ned og installere Capicom, og deretter konfigurere nettleseren i henhold til instruksjonene på handelsplattformer hvem du planlegger å samhandle med.
"Beholdernøkkelen samsvarer ikke med sertifikatnøkkelen". Hvis denne vanskeligheten blir identifisert når du arbeider med digital signatur, må du nøye sjekke alle beholderne på datamaskinen din. Det er mulig at signaturen ble flyttet, eller at feil sertifikat ble valgt på grunn av en feil. Hvis den nødvendige beholderen ikke blir funnet, må du i dette tilfellet sende en forespørsel til sertifiseringssenteret angående reinstallering og gjenutstedelse av den digitale signaturen.
"Det er ingen sertifikatvalg eller ingen fungerende sertifikater ble funnet". Denne situasjonen regnes som en av de vanskeligste, og en effektiv løsning kan bli funnet ved å installere CA og Capicom rotsertifikater. I tillegg må du også kontakte sertifiseringsinstansen og innhente tilleggsinformasjon om sertifikatets gyldighetsperiode.

Kryptobeskyttelse og pålitelighet

Bruken av digitale signaturer blir stadig mer mer og mer aktuell problemstilling . Under forhold med papirløs dokumentflyt vises viktige positive egenskaper ved digitale signaturer, for eksempel en betydelig økning i hastigheten på arbeidet med dokumenter, en økning i behandlede dokumenter i kvantitative termer og mye mer.

Imidlertid fortsetter mange brukere å mistro fordi de tror at det er stor sannsynlighet for å bli ofre for hackere.

Lignende mening kardinalt feil. Den digitale signaturen opererer på grunnlag av regler og krav til kryptografisk beskyttelse, der det er en offentlig og hemmelig tilgangsnøkkel. Kun tilgjengelig for de digitale signaturene som er klassifisert som høyt kvalifiserte. Forskjellen deres ligger i det faktum at kryptobeskyttelse har et kvalitetssertifikat fra FSB i Den russiske føderasjonen, og det er på forhånd umulig å støte på uredelige handlinger eller hackerhandlinger når du bruker den.

Et annet viktig poeng er det faktum at, i henhold til føderale forskrifter, er en elektronisk signatur lik en vanlig signatur og derfor må kryptobeskyttelsen ha økt. kvalifikasjonskrav for å hindre informasjonslekkasje til det offentlige.

Ytterligere informasjon om prosessen med å signere et elektronisk signaturdokument er presentert i disse instruksjonene.

For de som så vidt begynner å bli kjent med elektronisk dokumenthåndtering(EDI), spørsmål dukker opp: hvorfor trenger du en e-signatur, hvilke typer det finnes, og hvordan signere med en elektronisk signatur PDF-dokument eller Word.

En elektronisk digital signatur er en online analog av en håndskrevet signatur. På papir ser det annerledes ut: det er et sett med tall, et grafisk bilde, for eksempel utskrift eller tekst.

Den elektroniske signaturen beskytter informasjon mot forfalskning (ulovlige endringer) og lar deg identifisere opphavsmannen og eieren.

Et elektronisk dokument har samme rettskraft som et papirdokument hvis det er signert med en forbedret, kvalifisert elektronisk signatur. Det benyttes også en enkel og forbedret ukvalifisert e-signatur, men bruken av den i omløp må diskuteres på forhånd med motparter eller eksterne brukere av informasjon.

Loven innfører visse regler for bruk av elektroniske signaturer. Hvilken av de tre typene trenger du? spesifikk situasjon, oppsummert i tabellen:

		Forsterket ufaglært	Forsterket kvalifisert
Når du skal bruke	på banktransaksjoner; for registrering i statlige informasjonssystemer og mottak av offentlige tjenester; for intern bruk; for ekstern EDI, dersom partene er enige om bruken.	å delta i e-innkjøp i henhold til 44-FZ; for interne bedriftsformål; for bytte forretningspapirer med motparter, dersom det foreligger en tilsvarende avtale.	for rapportering; å delta i elektronisk handel; for samarbeid med myndighetene informasjonssystemer, inkludert den føderale skattetjenesten, den russiske føderasjonens pensjonsfond, Rosalkogolregulirovanie; for gjennomføring av EDI innad i selskapet og med partnere.

Hvor og hvordan får man tak i en EP

En forbedret kvalifisert elektronisk signatur utstedes kun av sertifiseringssentre som har mottatt passende akkreditering fra departementet for telekom og massekommunikasjon. Et register over slike organisasjoner er publisert på avdelingens nettside, som vil hjelpe deg å velge det mest passende alternativet.

For å motta trenger du:

søknad, pass, SNILS - for enkeltpersoner(unntatt for individuelle gründere);
det samme pluss et utdrag fra Unified State Register of Individual Entrepreneurs og et registreringsbevis hos Federal Tax Service (siden 01/01/2017 er slike skjemaer ikke utstedt, så en kopi av registreringsarket i registeret) - for individuelle gründere;
søknad, pass, kopier inngående dokumenter, utdrag fra Unified State Register of Legal Entities, sertifikat for registrering (fra 01/01/2017 - en kopi av registreringsarket i registeret) - for en juridisk enhet;
det samme pluss oppgi registreringsdata etter reglene fremmed land, oversatt til russisk og sertifisert - for utenlandske selskaper.

Dersom en representant for søkeren tar kontakt med senteret, må han ha med seg pass og fullmakt.

Signer dokumentet

Etter å ha mottatt og installert en signatur på din personlige datamaskin, bør du finne ut hvordan du signerer et digitalt signaturdokument i ulike situasjoner. La oss vurdere de to mest populære formatene - PDF og Word.

Så det er en ferdig tekst dannet i Microsoft program Word-versjon 2010. Åpne delen som heter "Fil" i øvre venstre hjørne. Vi finner inskripsjonen "Informasjon". Denne fanen har tre forskjellige alternativer: gi noen tillatelse til å endre teksten, sjekke kvaliteten på informasjonen ved hjelp av tilleggstjenester, og se en av de tidligere lagrede versjonene. Vi må stoppe ved delen "Beskytt dokument". Helt nederst er det en knapp som lar deg sette inn en e-signatur.

Dette alternativet vil ikke fungere hvis du har Word versjon 2003 eller 2007. I 2003-programmet må du gå til et verktøy som "Verktøy", deretter "Alternativer" og "Sikkerhet". Her velger vi " Digitale signaturer».

La oss se på hvordan du signerer et Word-dokument elektronisk, versjon 2007. Gå til Office (knappen i øvre venstre hjørne), og deretter "Forbered". Det er en egen seksjon med digitale signaturer.

Det er enda enklere å signere informasjon utarbeidet i Open Office. I "Fil"-fanen på verktøylinjen er det umiddelbart en "Digitale signaturer"-seksjon.

La oss se på hvordan du signerer et PDF-dokument digitalt i Adobe Acrobat Reader. Åpne "Redigering"-delen og fanen "Innstillinger". Vi befinner oss umiddelbart i "Kategorier", hvor vi går til "Digitale signaturer" og velger den vi trenger.

Spesialprogrammer

CryptoPro CSP

Støttede algoritmer:

GOST R 34.10-2012, GOST R 34.10-2001, ECDSA, RSA

Støttet programvare:

Microsoft Office;
Microsoft Exchange og Microsoft Outlook;
Adobe Systems Inc.-produkter;
nettlesere Yandex.Browser, Sputnik, Internet Explorer, Edge;
Microsoft Autentikode;
Microsoft IIS, nginx, Apache;
Microsoft Remote Desktop Services;
Microsoft Active Directory.

CryptoARM

Har flere versjoner:

"CryptoARM Start" - gratis versjon, som ikke krever inntasting av en lisensnøkkel. Utfører signerings- og krypteringsoperasjoner ved å bruke standard Windows-kryptoleverandører. Hvis du har installert CryptoPro CSP CIPF, kontrolleres den digitale signaturen på dokumentet (selve den digitale signaturen kan ikke opprettes);
"CryptoARM Standard" - grunnleggende versjon: opprettelse og verifisering av riktigheten av den digitale signaturen, støtter fullt ut CIPF "CryptoPro CSP";
"CryptoARM Standard PRO" inneholder tilleggsmoduler TSP og OCSP, en avansert signaturmodul. Oppretter og verifiserer riktigheten til den forbedrede CRYPTO-PRO-signaturen;
"CIPF CryptoARM 5". Sertifisert versjon. Samsvarer med kravene i nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer". I tillegg må du kjøpe et distribusjonssett på CD med et skjema og CIPF CryptoPro CSP 4.0.

Funksjoner til CryptoARM:

Digital signatur av individuelle filer, datapakker og arkiver;
signaturalternativer: primære, ekstra (av flere personer) og sertifisert (av en høyere rangert ansatt);
bruk av avanserte egenskaper for digital signatur (opprettingstid, brukerkommentar);
klassiske og forbedrede digitale signaturformater;
to signaturalternativer (atskilt fra kildedataene og kombinert med dataene);
sletting av en signert fil, inkludert garantert sletting;
størrelsen på signerte data er bare begrenset av filsystemet og tilgjengelig ledig plass;
samtidig behandling av et ubegrenset antall filer;
skrive ut signatur på papir.

Sertifisering av nøyaktig tidspunkt for signering av dokumenter:

EDS med tidsstempel;
se og sjekke tidsstemplet på et signert dokument;
se og sjekke tidsstemplet på signaturen.

CryptoTree

Dette er en omfattende løsning for kryptering og signering av dokumenter, administrasjon digitale sertifikater, autentisering osv. Å kjøpe CryptoTree er mye billigere enn å kjøpe produktene separat.

Kryptoleverandøren CryptoPro CSP og CryptoARM-applikasjonen er installert på brukerens arbeidsplass for å utføre kryptering og elektroniske signaturoperasjoner. Programmet oppfyller kravene Føderal lov RF nr. 1-FZ datert 10. januar 2002 "Om elektronisk digital signatur."

Moderne programvare lar deg sette en elektronisk signatur (EDS) på alle dokumenter, inkl. og opprettet ved hjelp av Adobe System-produktet. I PDF-filer kan du sette en synlig signatur, som reflekteres som en linje i filen, og en visuelt usynlig. Hver type digital signatur har lik rettskraft, og den signerte filen kan sendes til mottakeren via e-post.

Det er viktige forskjeller i driften av programmer under dannelsen av en elektronisk signatur. Acrobat lar deg:

sertifisere PDF-filen med en usynlig eller synlig digital signatur (ved hjelp av kryptografiske algoritmer foreskrevet i GOST R-34.10-2001);
lage et PDF-dokument basert på GOST R-34.10-2001;
sjekk den elektroniske signaturen du har laget.

For opprettede og åpnede filer gir Reader muligheten til å:

EDS-verifisering ved hjelp av kryptografiske algoritmer;
sertifisering av PDF-dokumenter med utvidet tilgang.

Før du begynner å jobbe med en signatur i Reader, må du bruke Adobe Acrobat. I den brukeren:

Åpner (oppretter) det nødvendige dokumentet.
Åpner menyelementet "Fil".
Velger "Lagre som" fra menyen.
Velger "File PDF Reader with Advanced Features" fra menyen.
Kobler til tilleggsfunksjoner om nødvendig.
Klikk "Lagre nå".

Etter dette kan filen signeres med en elektronisk signatur ved hjelp av Adobe Reader.

Danner en signatur i Adobe Reader

For å sette inn en elektronisk signatur, må du klikke på "Signering" i menyvinduet "Arbeid med sertifikater". Også der velger du ønsket type digital signatur (synlig eller usynlig). Hvis du, når du valgte en signaturgenereringsmetode, merket av i boksen ved siden av "Spør når jeg signerer", vil en dialogboks dukke opp. Metoden for å generere en elektronisk signatur er angitt i samsvar med programmet som brukes til å arbeide med signaturen.

Hvis ansatte ved sertifiseringssenteret var med på å sette opp arbeidsplassen, kan det hende at dialogboksen ikke vises, pga innstillingene er satt som standard.

Deretter må du bestemme stedet der den digitale signaturen skal plasseres og opprette en signaturlinje. I det nye vinduet som åpnes, er alt du trenger å gjøre å velge signeringssertifikatet som skal brukes. For å gjøre arbeidet ditt enklere, kan listen over sertifikater sorteres etter navn, gyldighetsperiode eller utsteder.

Signering av et PDF-dokument

For å feste digitale signaturer i PDF-filer, kan du bruke to programmer: ViPNet CryptoFile og CryptoARM.

ViPNet CryptoFile lar brukeren signere et digitalt signaturdokument gratis. Programmet fungerer med ulike typer filer, så vel som med arkiver. Ulempen med ViPNet CryptoFile er muligheten til å levere kun én digital signatur.

CryptoARM fra CryptoPRO er et lisensiert og betalt produkt. Fordelene med tjenesten er arbeid med alle typer filer, med arkiv og mulighet til å påføre flere digitale signaturer ved signering av en fil. Til tross for den betalte lisensen, er CryptoARM et mer vanlig programvareverktøy for å jobbe med digitale signaturer.

Slik signerer du en PDF-fil med en elektronisk signatur:

Åpne ønsket PDF-fil.
Klikk på "Fyll ut og signer" i panelet til høyre.

I panelet som åpnes velger du "Fyll ut og signer" og "Ytterligere verktøy" igjen.

Velg "Sertifikater for å legge til panel".

Klikk på "Sett inn digital signatur" og bruk markøren til å velge stedet i hoveddelen av dokumentet der den digitale signaturen skal ligge.
I sertifikatvalgvinduet velger du det du trenger. Klikk "Ok" og "Signer".

En elektronisk signatur festet til en PDF-fil ser slik ut:

Hvordan sende en fil

Når den er signert, kan filen sendes til andre brukere. For å gjøre dette, må du klikke på "Neste" på "Fyll og signer"-panelet.

Sending er mulig på flere måter:

en lenke til det signerte dokumentet;
en kopi av filen i et eget brev;
originaldokument (for signering).

Rekkefølgen av handlinger ved sending avhenger av den valgte metoden.

Sende en lenke til et dokument

En lenke sendes til mottakerne til en signert og utfylt kopi av PDF-filen, som ikke kan redigeres. En kopi av Adobe Sign er sertifisert. For å sende, må du klikke på "Hent lenke" og "Opprett lenke".

klikk "Kopier lenke" og send den via e-post;
Klikk "Legg ved lenke til e-post". I dette tilfellet vil det bli opprettet et brev fra e-postkontoen du bruker, og emnet for meldingen vil være tittelen på dokumentet.

Brukeren kan bare legge til mottakernes adresser og klikke på "Send".

Send kopi i egen melding

En skrivebeskyttet kopi av dokumentet sendes kun via e-post. Mottakere vil kunne se uten å redigere.

For å sende trenger du:

Klikk på "Send en kopi".

Gå e-postadresse brukeren som dokumentet sendes til.
Klikk "Send".

Ved å bruke denne metoden kan du sende et dokument til flere brukere samtidig, og feltene "Emne" og "Melding" fylles ut som vanlig.

Sender en fil for signering

For å sende et dokument for signering trenger du:

Klikk på "Be om signatur" og "Kom i gang".

Adobe Sign åpnes. Den nødvendige informasjonen er angitt i "Navn" og "Melding"-feltene.
I "Ytterligere parametere", velg, om nødvendig, autentisering av dokumentets forfatter eller andre parametere.
I "Sted for signatur"-delen legger du til skjemafelt og angir stedet der den digitale signaturen skal være plassert.

Etter å ha fylt ut alle skjemaene, må du klikke på "Send".

Hvordan motta et PDF-dokument med digital signatur fra andre brukere

Å motta dokumenter i PDF-format fra andre brukere skjer gjennom verktøyet «Fyll og signer». Den kjører på skytjenesten Adobe Sign. Denne metoden lar deg signere dokumenter online ved hjelp av en digital signatur via mobile enheter eller en nettleser fra hvilken som helst by.

Mottakeren og mottakeren trenger ikke å fylle ut flere skjemaer med data eller kjøpe tilleggsprogramvare for å påføre en elektronisk signatur. Brukere mottar samtidig en forespørsel på e-post om å generere en elektronisk signatur, hvoretter operasjonen er fullført og en kopi av det sertifiserte dokumentet sendes. Prosessen kan overvåkes online via Acrobat Reader DC eller Acrobat DC.

For påfølgende sertifisering ved hjelp av EDS-sertifikat PDF-filen er generert i Adobe Acrobat. Programmet gjør det mulig ikke bare å sertifisere et dokument, men også å sjekke en tidligere opprettet digital signatur. Du kan signere filen ved å bruke den gratis programvaren ViPNet CryptoFile eller et lisensiert produkt fra CryptoPRO. Signeringssekvensen i programmene er lik, og den resulterende filen med signatur kan sendes direkte som en lenke, via en elektronisk postkasse, eller for signering av en annen part via Adobe Sign.