Mottak for sysselsetting enkeltutvalg. Arbeidsavtale mellom individuell næringsdrivende og arbeidstaker

Sekretæren kalles sjefens trofaste assistent og høyre hånd, og med god grunn, fordi oppgavene til lederens sekretær inkluderer å sikre effektiv ledelse og administrative aktiviteter. Lederens sekretær er involvert i utarbeidelse og gjennomføring av forretningspapirer og dokumenterer, hjelper sjefen i virksomheten, løser mange organisatoriske problemer.

Stillingen som sekretær-assistent kan også betraktes som en representativ stilling, siden han er selskapets ansikt utad – han møter gjester, svarer på telefoner og brev. Denne typen arbeid krever stor ro, kommunikasjonsevner og organisering. Av denne grunn kan yrket som sekretær love store utsikter - i fremtiden kan en spesialist bli kontorsjef, og deretter en av direktørene eller topplederne.

Stillingen som eksekutivsekretær kreves i nesten alle selskaper som har kontor for kunder og besøkende. Dette kan være både store bedrifter og små bedriftsorganisasjoner.

Historien om yrket

Over tid har sekretærens fullmakter utvidet seg betydelig og i dag kan de utføre en lang rekke funksjoner. Dermed oppsto et behov for spesialister med snever spesialisering, som et resultat av at yrket sekretær-assistent, kontorist, sekretær-oversetter og kontorsjef dukket opp.

Sekretærens ansvar

I jobbansvar sekretær-referent inkluderer:

motta besøkende;
motta telefonsamtaler;
journalføring;
planlegging av lederens arbeidsdag;
organisering av møter;
bestilling av billetter og hotellreservasjoner for lederen og andre ansatte under en forretningsreise;
bestilling av skrivesaker til kontoret;
oppfyller lederens forespørsler.

Noen ganger inkluderer funksjonene til lederens sekretær korrespondanse på engelsk.

Krav til sekretær

Krav til en sekretærassistent inkluderer:

gjennomsnittlig eller høyere utdanning;
PC eierskap;
kunnskap om det grunnleggende innen kontorarbeid;
kunnskap engelsk språk(Noen ganger).

Stillingen som sekretær krever også følgende ferdigheter:

punktlighet;
evne til å se bra ut (presentabel);
organisasjon.

Sekretær CV prøve

Eksempel på CV

Hvordan bli sekretær

Hvordan bli sekretær? Dette kan være innehaver av hvilken som helst høyere utdanning som har gjennomført sekretærassistentkurs eller fått opplæring direkte i jobben. Arbeidsgivere stiller som regel ikke særskilte krav til søkerens ervervede spesialitet, men fokuserer på at søkeren har nødvendige personlige egenskaper og er i stand til å utføre oppgaver på riktig nivå.

Sekretærlønn

En sekretærs lønn kan variere - fra 15 til 45 tusen rubler. Inntekt avhenger av den ansattes ansvar og regionen han jobber i. Gjennomsnittlig lønn sekretær-assistent er 30 tusen rubler.

Gå tilbake til lederansvar

Sekretæren utfører følgende oppgaver:

— Utfører arbeid med organisatorisk og teknisk støtte til lederens administrative og administrative aktiviteter.

— Mottar korrespondanse mottatt til behandling av leder, overfører den iht ved vedtak til konstruksjonsenheter eller en bestemt entreprenør til bruk i arbeidsprosessen eller utarbeidelse av svar.

- Godtar dokumenter og personlige uttalelser for lederens signatur.

— Besvarer telefonsamtaler, registrerer og overfører offisiell informasjon til lederen, organiserer telefonsamtaler med lederen.

— På vegne av lederen utarbeider brev, forespørsler og andre dokumenter.

— Utfører arbeid med å forberede møter og møter holdt av leder (samler inn nødvendig materiale, varsler deltakere om tid og sted for møtet, agenda, deres registrering), opprettholder og utarbeider møtereferater og møter.

— Overvåker utførelsen av ansatte i bedriften av utstedte ordrer og instrukser, samt overholdelse av fristene for å oppfylle instruksjonene og instruksjonene til lederen, tatt under kontroll.

— Gir arbeidsplass hode nødvendige midler organisasjonsteknologi, skrivesaker, skaper forhold som legger til rette for effektivt arbeid leder.

— Organiserer mottak av besøkende, legger til rette for rask behandling av forespørsler og forslag fra ansatte.

— Former filer i samsvar med godkjent nomenklatur, sikrer deres sikkerhet og inn fastsatte frister arkivert.

— Organiserer forretningsreiser for lederen: bestiller fly- og togbilletter, bestiller hotell.

— Utfører individuelle offisielle oppdrag fra sin nærmeste overordnede.

Sekretæren har rett:

— Motta informasjon, inkludert konfidensiell informasjon, i den grad det er nødvendig for å løse tildelte oppgaver.

— Sende forslag til ledelsen for å forbedre deres arbeid og arbeidet i selskapet.

- Be personlig eller på vegne av lederen fra virksomhetens avdelinger og andre spesialister om informasjon og dokumenter som er nødvendige for å utføre hans offisielle oppgaver.

— Kreve at ledelsen skaper normale forhold for utførelse av offisielle oppgaver og sikkerheten til alle dokumenter som genereres som følge av selskapets aktiviteter.

— Ta avgjørelser innenfor din kompetanse.

Sekretæren har ansvar for:

— For manglende oppfyllelse og/eller uaktsom utførelse av ens offisielle plikter.

— For manglende overholdelse av gjeldende instrukser, pålegg og forskrifter om vedlikehold av forretningshemmeligheter og konfidensiell informasjon.

— For brudd på interne arbeidsbestemmelser, arbeidsdisiplin, sikkerhet og brannsikkerhetsregler.

Direktørens ansvar
Tidligere direktør
Ekstern kontroll
Driftsledelse
Kontrollsystem

Tilbake | | Opp

©2009-2018 Økonomistyringssenter. Alle rettigheter forbeholdt. Publisering av materiell
tillatt med den obligatoriske indikasjonen av en lenke til nettstedet.

Hva en sekretær skal kunne og kunne står i kvalifikasjonsbeskrivelsen.

Kvalifikasjonsegenskaper- dette er et normativt dokument som fastslår hva en bestemt ansatt skal gjøre i jobben sin, hva han bør vite og kunne for dette, og hva som skal være nivået på opplæringen hans.

Arbeidsansvar (sekretæren må kunne) Utfør tekniske funksjoner for å støtte og vedlikeholde arbeidet til lederen av bedriften (eller divisjonen), hjelpe til med å planlegge lederens arbeidsdag. Motta nødvendig informasjon for lederen fra avdelinger eller utøvere, ring ansatte på hans instruks. Organisere telefonsamtaler med lederen, motta og overføre telefonmeldinger, ta opp mottatte meldinger i hans fravær og gjøre lederen oppmerksom på innholdet. Organiser turer og forretningsreiser for lederen. Utføre arbeid med å forberede møter og møter holdt av leder (samle inn nødvendig materiale, varsle deltakere om tidspunkt, sted og agenda for møtet eller møtet, registrere dem), vedlikeholde og utarbeide referat. Gi lederens arbeidsplass kontorrekvisita, organisasjonsutstyr og skap forhold som bidrar til hans effektive arbeid. Send og motta informasjon via intercoms, skriv raskt ut diverse materialer som instruert av lederen. Utfør dokumentasjonsarbeid, godta korrespondanse adressert til lederen, systematisere den i samsvar med prosedyren som er vedtatt i bedriften og overføre den, etter vurdering, til avdelingsledere eller bestemte utøvere for bruk i prosessen med deres arbeid eller for å utarbeide et svar . Gi informasjonstjenester til leder og ansatte (muntlig, dokumentar, kompiler presseanmeldelser, legg til kopier av interessante artikler). Overvåk fristene for å fullføre lederens instruksjoner om personlige søknader fra innbyggere. Organiser mottak av besøkende, samtidig som du viser takt og oppmerksomhet til dem, legg til rette for rask behandling av forespørsler og forslag fra ansatte, formuler filer i samsvar med den godkjente nomenklaturen av filer, sørg for deres sikkerhet og send dem til arkivene innen den fastsatte tidsrammen . Opprett og bruk databaser (inkludert Internett-informasjon).

Sekretæren må vite: virksomheten til selskapet og de ansattes ansvar og kompetanse; forskrifter og instrukser for dokumentasjonsstøtte; maskinskrift; arbeid på en personlig datamaskin, moderne datamaskinredigerere (Word, Excel, etc.); stave- og tegnsettingsregler; rekkefølgen på materiell arrangement ved utskrift av ulike dokumenter; regler for drift av kontorutstyr (fakser, mini-automatiske telefonsentraler, kopimaskiner, stemmeopptakere, båndopptakere); regler for bruk av intercoms; standarder enhetlig system organisatorisk og administrativ dokumentasjon; interne arbeidsregler; grunnleggende vitenskapelig organisasjon sekretærarbeid; menneskelig psykologi og lovene for effektiv kommunikasjon; kontor etikette; regler og forskrifter for arbeidsbeskyttelse, sikkerhetstiltak, industriell sanitæranlegg Og brannvern; fremmedspråk til kunder og partnere; Den russiske føderasjonens arbeidskode.

For utvikling og spesifikasjon kvalifikasjonsegenskaper Stillingsbeskrivelser utvikles ved bedrifter (bedrifter).

En stillingsbeskrivelse er det viktigste organisatoriske og juridiske dokumentet som regulerer sekretærens aktiviteter, definerer hans rettigheter, posisjon i organisasjonen og arten av hans arbeid. Sekretæren baserer seg på dette dokumentet i sitt forhold til ansatte. Hva som står i stillingsbeskrivelsen, så oppstår spørsmålet, hvilke rettigheter som er gitt i den, det er de sekretæren har.

Stillingsbeskrivelsen for en sekretær er et individuelt dokument, siden sekretærstillingen har mange graderinger. I en liten organisasjon (eller bedrift) vil det kun være én sekretær (refererende sekretær). I større organisasjoner kan lederen og hans stedfortreder ha sekretærer i hver strukturell enhet. Det er sekretærer for styret, vitenskapelige sekretærer for vitenskapelige råd osv. Hver sekretær utvikler alltid sitt eget utvalg av ansvar og rettigheter, basert på volumet og spesifikke av organisasjonens aktiviteter, kravene til lederen og hans tillit til sekretæren. , ulike kombinasjoner av kreative, logiske og tekniske typer arbeid. Samtidig er det et standard sett med styringsoperasjoner for dokumentar- og ikke-dokumentartjenester som utføres av alle sekretærer. I tillegg skyldes det særegne og kompleksiteten ved å utarbeide en sekretærs stillingsbeskrivelse allsidigheten til hans aktiviteter. Derfor er det umulig å snakke om en enkelt standard for stillingsbeskrivelsen til en sekretær (refererende sekretær).

Men som med enhver stillingsbeskrivelse er den underlagt generelle krav. Først av alt har den en allerede etablert enhetlig struktur av teksten, nemlig seksjoner:

1) generelle bestemmelser;

2) funksjoner;

3) jobbansvar;

5) ansvar;

6) relasjoner;

7) forbindelser etter posisjon.

En "Jobbevaluering"-seksjon kan legges til, og siste årene Avsnittet "Organisering av arbeidet (daglig rutine)" dukker stadig opp.

Kapittel " Generelle bestemmelser» inneholder den nøyaktige tittelen på stillingen iht bemanningstabell, plass i styringssystemet, dvs. navn på strukturell enhet og underordning, prosedyre for tilsetting og avskjed og prosedyre for avløsning. I store organisasjoner som har en førskoleopplæringstjeneste, har sekretæren dobbel underordning - direkte til sin leder og til sin sjef DOW-tjenester. Sekretærer utnevnes og avskjediges etter ordre fra lederen (i stor organisasjon- som anbefalt av leder for førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten).

Dette avsnittet spesifiserer også kravene til yrkesopplæring og arbeidserfaring. I dag har holdningen til sekretæren og kravene til ham endret seg dramatisk. Bedrifter ser etter en sekretær med høyere eller videregående spesialisert utdanning, som kan et fremmedspråk og er flytende på en datamaskin. I økende grad er sekretæren, så vel som i utlandet, pålagt å kjenne ikke én, men to eller flere fremmedspråk, siden firmaer har mange kontakter med utenlandske partnere, og sekretæren kommuniserer med dem. Den inneholder også instruksjoner om de viktigste lovgivningsmessige, normative, metodiske, organisatoriske, administrative dokumenter, som veileder sekretæren i hans arbeid.

Seksjonen "Funksjoner" viser hovedaktivitetsområdene til sekretæren (sekretærassistenten), for eksempel: informasjons- og dokumentasjonsstøtte til lederen, organisatorisk støtte til lederens arbeid, deltakelse i utarbeidelse av utstillinger og presentasjoner, etc.

"Jobbansvar"-delen viser alle typer arbeid, operasjoner og teknologier som brukes i implementeringen. Den viser arbeidet utført av sekretæren i en logisk rekkefølge. Alle typer arbeid er delt inn i operasjoner som indikerer utførelsesteknologien. For eksempel er funksjonen «informasjons- og dokumentasjonsstøtte» delt i to deler: dokumentasjon og arbeid med dokumenter. Dokumentasjon inkluderer på sin side å utarbeide brev (invitasjonsbrev, purrebrev osv.), telegrammer osv. etter instruks fra prosjektleder; skrive lederdokumenter på en datamaskin; kontrollere riktigheten av dokumentene når de presenteres for lederen for signatur (visum, tilgjengelighet og korrekthet av detaljer i samsvar med kravene i standarden, etc.); lage og bekrefte kopier av dokumenter osv. Arbeid med dokumenter inkluderer mottak av innkommende dokumenter (timer er angitt for eksempel: kl. 09 og 16 timer), mottak av fakser og e-post (på dagtid); innledende behandling av mottatte dokumenter i samsvar med kravene i kontorstyringsinstruksjonene; foreløpig gjennomgang av dokumenter (hvis overlatt til sekretæren); registrering av dokumenter i henhold til reglene fastsatt i organisasjonen; innrapportering av dokumenter til leder mv.

"Rettigheter"-delen er kanskje den viktigste. Han understreker sekretærens plass i styringssystemet, hans betydning og posisjon i organisasjonen. Det er gjennom rettigheter at myndighetene delegert av lederen til sekretæren og graden av hans uavhengighet er synlige. Denne delen lar sekretæren frigjøre lederens tid til å løse grunnleggende strategiske og taktiske oppgaver.

Det er denne delen av stillingsbeskrivelsen som gir sekretæren (sekretær-referenten) større eller mindre fullmakter og bestemmer graden av hans evner.

Avsnittet "Ansvar" er utarbeidet i strengt samsvar med loven.

Avsnittet "Relasjoner (forbindelser etter stilling)" er også veldig viktig for å organisere arbeidet til enhver ansatt i styringsapparatet, og først og fremst skyldes dette den aktive implementeringen automatiserte systemer, som krever detaljert angivelse av hvilken informasjon, i hvilken form, til hvem den overføres og fra hvem den kommer.

De siste årene har det ofte dukket opp en "Jobbevaluering"-seksjon i stillingsbeskrivelser. Den spesifiserer vanligvis kriterier for aktualitet av arbeidet og dets kvalitet, for eksempel: fravær av klager, krav og kritikk; ingen feil i dokumenter; overholdelse av frister for utførelse av styringsinstruks mv.

Som regel avsluttes stillingsbeskrivelsen med en angivelse av prosedyren for revisjonen. Betingelsene for å revidere en stillingsbeskrivelse kan være endringer i strukturen i organisasjonen, som resulterer i en omfordeling av ansattes ansvar, en endring i typen arbeid utført av sekretæren, introduksjonen datateknologi. Men mye oftere angir de perioden for obligatorisk revisjon eller re-godkjenning av instruksjoner (3 år eller 5 år).

En valgfri del er "Organisering av arbeidet", men i i det siste det er veldig populært og stadig mer vanlig. Det gir en omtrentlig daglig rutine for en sekretærs arbeid. Det kan se slik ut.

FØRSTE HALVDEL AV ARBEIDSDAG:

1) kom på jobb 10 minutter før lederen for å sjekke tilstanden på arbeidsplassen (din og lederens), få orden på deg selv, utarbeide eller avklare en plan for den kommende dagen;

2) velg i henhold til planen nødvendige dokumenter og saker;

3) motta korrespondanse, gjøre deg kjent med innholdet, sette til side dokumenter som krever en prioritert beslutning fra lederen;

4) umiddelbart overføre telegrammer, hastefakser og telefonmeldinger til lederen;

5) for de resterende dokumentene, forberede alternativer for mulige svar eller vedtak, distribuere dem blant eksekutørene;

6) se mottatte anmeldelser, rapporter, invitasjoner osv.

d.; skriv ned datoene og klokkeslettet for alle hendelser i kalenderdagboken din;

7) oppbevare dokumentene som er nødvendige for aktuell informasjon og oppslagsverk;

8) rapportere til lederen om mottatt korrespondanse;

9) sammen med lederen avklare innholdet i planlagte arrangementer for gjeldende dag;

10) formidle lederens instrukser til de relevante bobestyrerne per telefon og personlig og minne dem om utløpende frister for utførelse av dokumenter.

ANDRE HALVDEL AV DAGEN:

1) innsamling og utarbeidelse av utførte dokumenter for signering;

2) rapportere til lederen om de utførte dokumentene, ta dokumentene behandlet av ham fra lederen;

3) behandle og sende utgående dokumenter;

4) planlegge aktiviteter for neste dag.

Gjennom hele arbeidsdagen utføres følgende:

a) arbeid med besøkende, telefonsamtaler;

b) arkivering av utførte dokumenter i filer;

c) utføre arbeid på en datamaskin;

d) organisere kopiering av dokumenter i samsvar med instruksjonene fra lederen.

SLUTT PÅ ARBEIDSDAG:

1) gå gjennom dagboken din og informer de relevante avdelingene om behovet for å forberede seg til visse hendelser;

2) hvis lederen fortsetter å jobbe etter slutten av arbeidsdagen, er det nødvendig å gi ham all nødvendig informasjon og materiale;

3) ordne arbeidsplassen din, fjerne dokumenter, låse safen og alle arkivskap, slå av elektronisk og teknisk utstyr fra nettverket.

Stillingsbeskrivelsen er integrert del hele pakken med dokumenter som er nødvendig for å organisere arbeidet til det administrative apparatet.

RÅD. Organiser arbeidsdagen din slik at du kan få alt gjort og være nyttig for alle. Dediker deg til arbeidet ditt, men ikke glem at det er problemer som ligger utenfor din kompetanse. Så gjør bare det du må gjøre.

For å oppsummere: Det skal nok en gang bemerkes at stillingsbeskrivelsen for en sekretær er et individuelt dokument, siden stillingen som sekretær har mange graderinger. Hver sekretær, basert på volumet og spesifikasjonene til organisasjonens aktiviteter, kravene til lederen og hans tillit til sekretæren, utvikler sitt eget utvalg av ansvar og rettigheter, ulike kombinasjoner av kreative, logiske og tekniske typer arbeid.

Sjefingeniøren til et foretak regnes vanligvis som direktørens høyre hånd, og stedfortrederen for handel er den venstre, men når sekretæren er fraværende, har direktøren ingen hender i det hele tatt.

Konseptet med sekretær og varianter
Konseptet "sekretær" ganske bred. Oversatt fra latin betyr ordet "secretarius" "fortrolig".

Vanligvis er forholdet mellom sekretær og leder ganske tillitsfullt, og det er slik det skal være, fordi forpliktet av offisielle fullmakter.

Konseptet med sekretær i dag er ganske komplekst og har mange graderinger, jeg vil gi et eksempel på noen av dem:
Teknisk sekretær– jobber med kontorutstyr (faks, multifunksjonsenhet, personlig datamaskin), bruker internett, utfører instruksjoner fra ledere og ansatte, ringer bedrifter og institusjoner på vegne av leder, mottar og sender meldinger via kommunikasjon.
Resepsjonssekretær– mottar innkommende brev og fakser, meldinger av e-post, svarer på telefonsamtaler, videresender dem til avdelinger eller bestemte ansatte, og hilser på besøkende.
Kontorsekretær– mottar og analyserer korrespondanse, utfører instrukser fra leder og hans stedfortredere, skriver dokumenter, vedlikeholder dokumentasjon.
Sekretær-assistent- ikke bare en sekretær, men også en spesialist som er godt kjent med virksomheten til selskapet, som i noen tilfeller kan ta noen selvstendige beslutninger. Assisterende sekretær utarbeider lederrapporter, søker etter nødvendig dokumentasjon for leder, planlegger leders arbeidsdag, bestemmer administrative spørsmål innenfor rammen av sin kompetanse.
Kontorsjef– sikrer at hele kontoret fungerer: forbereder materiell for presentasjoner, sikrer uavbrutt transporttjenester, tydelig kommunikasjon, sikrer drift av kontorutstyr og tilgjengelighet av skrivesaker. Kontorleder har ansvar for utseende kontor, i en liten institusjon kan samtidig utføre funksjonene til en personelloffiser.
I det små kommersielle organisasjoner Sekretærer, uansett hva de heter, kjennetegnes ved at de må utføre universelt arbeid.
Sekretæryrket er kanskje nærmest skuespilleryrket. Spesifisiteten og kompleksiteten til sekretærens arbeid skyldes det faktum at han alltid er i sikte, i sentrum av kommunikasjonen med ledelsen, kolleger og kunder. Et smil, en hyggelig stemme, et pent utseende, selvsikre gester og velvilje, uansett humør, skaper en spesiell atmosfære på kontoret.

Sekretærens stillingsbeskrivelse

JEG GODKJENT
Daglig leder
Etternavn I.O. ________________
"_______"_____________ ____ G.

1. Generelle bestemmelser

1.1. Sekretæren tilhører kategorien tekniske utøvere.
1.2. Sekretæren tilsettes i stillingen og avskjediges fra den etter ordre fra selskapets daglige leder.
1.3. Sekretæren rapporterer direkte daglig leder/ leder for en strukturell enhet i selskapet.
1.4. Under sekretærens fravær overføres hans rettigheter og plikter til en annen offisiell, som annonsert i organisasjonsordren.
1.5. En person som oppfyller følgende krav utnevnes til stillingen som sekretær: utdanning - høyere, ufullstendig høyere eller videregående spesialisert, erfaring fra lignende arbeid i minst seks måneder, kunnskap om kontorutstyr (faks, kopimaskin, skanner, skriver), Microsoft-programmer Office (Word, Excel).
1.6. Sekretæren veiledes i sin virksomhet av:
— rettsakter RF;
— Bedriftsvedtekter, Interne arbeidsforskrifter, andre forskrifter selskaper;
— ordre og instrukser fra ledelsen;
- ekte stillingsbeskrivelse.

2. Arbeidsoppgaver til sekretæren

Sekretæren utfører følgende oppgaver:
2.1. Utfører arbeid med organisatorisk og teknisk støtte til lederens administrative og administrative aktiviteter.
2.2. Godtar korrespondanse mottatt for behandling av lederen, overfører den i samsvar med beslutningen som er tatt til strukturelle enheter eller en spesifikk utøver for bruk i arbeidsprosessen eller utarbeidelse av svar.
2.3. Godtar dokumenter og personlige uttalelser for lederens signatur.
2.4. Besvarer telefonsamtaler, registrerer og overfører offisiell informasjon til lederen, organiserer telefonsamtaler med lederen.
2.5. På vegne av lederen utarbeider brev, forespørsler og andre dokumenter.
2.6. Utfører arbeid med å forberede møter og møter holdt av leder (samler inn nødvendig materiale, varsler deltakere om tid og sted for møtet, agenda, deres registrering), vedlikeholder og utarbeider møtereferater og møter.
2.7. Overvåker utførelsen av ansatte i bedriften av utstedte ordre og instrukser, samt overholdelse av fristene for å oppfylle instruksjonene og instruksjonene fra lederen, tatt under kontroll.
2.8. Forsyner lederens arbeidsplass med nødvendig organisasjonsutstyr, kontorrekvisita og skaper forhold som bidrar til lederens effektive arbeid.
2.9. Organiserer mottak av besøkende, legger til rette for rask behandling av forespørsler og forslag fra ansatte.
2.10. Skjemaer filer i samsvar med godkjent nomenklatur, sikrer deres sikkerhet og sender dem til arkivene innen den fastsatte tidsrammen.
2.11. Organiserer forretningsreiser for lederen: bestiller fly- og togbilletter, bestiller hotell.
2.12.

Utfører individuelle offisielle oppdrag fra sin nærmeste overordnede.

3. Sekretærens rettigheter

Sekretæren har rett:
3.1. Motta informasjon, inkludert konfidensiell informasjon, i den grad det er nødvendig for å løse tildelte oppgaver.
3.2. Send inn forslag til ledelsen for å forbedre ditt og selskapets arbeid.
3.3. Be personlig eller på vegne av lederen fra virksomhetens avdelinger og andre spesialister om informasjon og dokumenter som er nødvendige for å oppfylle hans offisielle oppgaver.
3.4. Krev at ledelsen skaper normale forhold for utførelse av offisielle oppgaver og sikkerheten til alle dokumenter generert som følge av selskapets aktiviteter.
3.5. Ta avgjørelser innenfor din kompetanse.

4. Sekretærens ansvar

Sekretæren har ansvar for:
4.1. For unnlatelse av å utføre og/eller for tidlig, uaktsom utførelse av ens offisielle plikter.
4.2. For manglende overholdelse av gjeldende instruksjoner, pålegg og forskrifter om oppbevaring av forretningshemmeligheter og konfidensiell informasjon.
4.3. For brudd på interne arbeidsbestemmelser, arbeidsdisiplin, sikkerhet og brannsikkerhetsregler.

Hvis du etter å ha lest denne artikkelen ikke får et sikkert svar, søk rask hjelp.

Stillingsbeskrivelse
lederens sekretær[navn på organisasjon, bedrift osv.]

Denne stillingsbeskrivelsen er utviklet og godkjent i henhold til bestemmelsene Arbeidskodeks Den russiske føderasjonen og andre forskrifter som gjelder arbeidsforhold i den russiske føderasjonen.

I. Generelle bestemmelser

1.1. Lederens sekretær tilhører kategorien tekniske utøvere.

1.2. En person med høyere profesjonsutdanning, uten å stille krav til yrkeserfaring, eller en videregående yrkesutdanning og arbeidserfaring innen spesialiteten på minst [verdi] år tilsettes i stillingen som sekretær for leder.

1.3. Utnevnelse til stillingen som sekretær for lederen og avskjedigelse fra denne skjer etter ordre fra lederen av foretaket etter innlevering av [fyll ut det som kreves].

1.4. Sekretæren må vite:

Vedtak, instrukser, pålegg, andre styrende og reguleringsdokumenter overordnede og andre myndigheter knyttet til virksomheten til virksomheten;

Forskrifter, instrukser, andre forskriftsdokumenter om journalføring;

Strukturen og ledelsen av bedriften og dens divisjoner;

Charter av bedriften;

Organisering av kontorarbeid;

Metoder for registrering og behandling av dokumenter;

Arkivering virksomhet;

Typescript;

Regler for bruk av intercoms;

Standarder for et enhetlig system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon;

Skriveregler forretningsbrev ved hjelp av standardskjemaer;

Grunnleggende om etikk og estetikk;

Regler for forretningskommunikasjon;

Regler for drift av datautstyr;

Grunnleggende forvaltningsrett og arbeidslovgivning;

Interne arbeidsbestemmelser;

Regler og forskrifter for arbeidsbeskyttelse, sikkerhet, industriell sanitær og brannvern;

1.5. Sekretæren rapporterer direkte til leder for [foretak, strukturell enhet].

1.6. Under sekretærens fravær (ferie, sykdom osv.) utføres hans oppgaver av en person som er utnevnt til å på den foreskrevne måten, som erverver de tilsvarende rettigheter og er ansvarlig for riktig utførelse oppgaver som er tillagt ham.

1.7. [Skriv inn etter behov].

II. Arbeidsansvar

Sekretær:

2.1. Utfører arbeid med organisatorisk og teknisk støtte til lederens administrative og administrative aktiviteter.

2.2. Godtar korrespondanse mottatt for behandling av leder, overfører den i samsvar med beslutningen som er tatt til strukturelle enheter eller spesifikke utøvere for bruk i arbeidsprosessen eller forberedelse av svar.

2.3. Utfører kontorarbeid, utfører ulike operasjoner vha datautstyr, beregnet for innsamling, bearbeiding og presentasjon av informasjon når man forbereder og tar beslutninger.

2.4. Godtar dokumenter og personlige uttalelser for lederens signatur.

2.5. Forbereder dokumenter og materiell som er nødvendig for lederens arbeid.

2.6. Overvåker rettidig gjennomgang og innsending av strukturelle enheter og spesifikke utøvere av dokumenter som sendes til lederen for signatur, sikrer deres redigering av høy kvalitet.

2.7. Organiserer telefonsamtaler med lederen, registrerer informasjonen mottatt i hans fravær og gjør ham oppmerksom på innholdet, overfører og mottar informasjon via mottaks- og intercom-enheter (telefaks, telex, etc.), samt telefonmeldinger, umiddelbart bringer til ham oppmerksomhetsinformasjon mottatt gjennom kommunikasjonskanaler.

2.8. På instruksjoner fra lederen skriver han brev, forespørsler og andre dokumenter, og forbereder svar til forfatterne av brevene.

2.9. Utfører arbeid med å forberede møter og møter holdt av leder (samler inn nødvendig materiale, varsler deltakere om tid og sted for møtet, agenda, deres registrering), vedlikeholder og utarbeider møtereferater og møter.

2.10. Overvåker utførelsen av ansatte i bedriften av utstedte ordre og instrukser, samt overholdelse av fristene for å oppfylle instruksjonene og instruksjonene fra lederen, tatt under kontroll.

2.11. Vedlikeholder en kontroll- og registreringsfil.

2.12. Forsyner lederens arbeidsplass med nødvendig organisasjonsutstyr, kontorrekvisita og skaper forhold som bidrar til lederens effektive arbeid.

2.13. Skriver ut, etter anvisning fra lederen, offisielt materiale som er nødvendig for arbeidet hans, eller legger inn gjeldende informasjon i databanken.

2.14. Organiserer mottak av besøkende, legger til rette for rask behandling av forespørsler og forslag fra ansatte.

2.15. Skjemaer filer i samsvar med godkjent nomenklatur, sikrer deres sikkerhet og sender dem til arkivene innen den fastsatte tidsrammen.

2.16. Utfører individuelle offisielle oppdrag til lederen.

2.17. [Skriv inn etter behov].

III. Rettigheter

Sekretæren har rett:

3.1. Gjør deg kjent med utkast til beslutninger fra virksomhetsledelsen om dens virksomhet.

3.2. Fremlegge forslag til forbedring av arbeidet knyttet til ansvarsområder gitt i denne instruksen til behandling i ledelsen.

3.3. Innenfor din kompetanse, informer din nærmeste overordnede om alle mangler som er identifisert i utførelsen av dine offisielle oppgaver, og kom med forslag for å eliminere dem.

3.4. Forespørsel personlig eller på vegne av bedriftsledelsen fra strukturelle inndelinger og spesialister informasjon og dokumenter som er nødvendige for å utføre sine oppgaver.

3.5. Kreve at ledelsen i foretaket yter bistand i utførelsen av sine offisielle plikter og rettigheter.

3.6. [Skriv inn etter behov].

IV. Ansvar

Sekretæren har ansvar for:

4.1. Til feilaktig utførelse eller unnlatelse av å oppfylle sine arbeidsoppgaver som angitt i denne stillingsbeskrivelsen, innenfor grensene fastsatt av arbeidslovgivningen i Den russiske føderasjonen.

4.2. For lovbrudd begått i løpet av å utføre sin virksomhet - innenfor grensene fastsatt av administrative, kriminelle og sivilrett Den russiske føderasjonen.

4.3. For å forårsake materielle skader- innenfor grensene fastsatt av den russiske føderasjonens arbeids- og sivillovgivning.

Stillingsbeskrivelsen er utviklet i henhold til [navn, nummer og dato for dokument].

Leder for strukturell enhet

[initialer, etternavn]

[signatur]

[dag, måned, år]

Avtalt:

Leder for juridisk avdeling

[initialer, etternavn]

[signatur]

[dag, måned, år]

Jeg har lest instruksjonene:

[initialer, etternavn]

[signatur]

[dag, måned, år]

Stillingen som sekretær er klassifisert i arbeidslovgivning Hvordan teknisk kategori av utførende ansatte. Dets aktiviteter utføres innenfor rammen av en standard rettsakt som regulerer forholdet mellom de to partene, deltakere i prosessen - arbeidsgiver Og ansatt, og tilhører kvalifikasjonsdelen jobbegenskaper flersektoriell plan involvert produksjonsbedrifter, selskaper, statlige organisasjoner, kommunale og private institusjoner.

Instruksjonsstruktur

Et velskrevet dokument bør reflektere fullt ut følgende hovedkapitler, skrevet i en bestemt rekkefølge. Det er tilrådelig å vurdere dem mer detaljert.

En borger som har fullført høyere profesjonsutdanning godtas som sekretær. utdanningsinstitusjon uten krav på å ha arbeidserfaring fra en gitt spesialitet, eller en person som har mottatt videregående spesialisert utdanning. I sistnevnte tilfelle forutsetning for en jobb kan bli ha kontinuerlig erfaring i dette yrket i en periode på minst 2 år.

Fullmakten til å ansette og avskjedige en sekretær fra stillingen som sekretær er gitt ved lov leder av organisasjonen.

Den som opptrer som søker skal ha følgende liste kunnskap og faglige ferdigheter:

Vær oppmerksom på reglene for registrering, prosedyren for mottak og lagring av forskriftspapirer og dokumenter fra høyere organisasjoner som virksomheten avhenger av - ordre, vedtak, handlinger;
ha grunnleggende kunnskap om fremgangsmåten for gjennomføring av papirarbeidsprosessen, ha god forståelse og forståelse av betydningen av standard instruksjoner, bestemmelser som arbeidstakeren vil måtte møte i prosessen med sin arbeidsaktivitet;
kjenne den strukturelle klassifiseringen av selskapet etter divisjoner;
vite hvordan du utarbeider dokumenter og de grunnleggende prinsippene for å jobbe med dem;
ha en klar forståelse av oppbevaring av papirer og bruk av arkivet;
ha høy hastighet på datamaskinskriving eller skriving;
demonstrere kommunikasjon, forhandlinger og diplomatiske ferdigheter;
kunne bruke kontorutstyr og kommunikasjonsutstyr;
kjenne til de grunnleggende standardene for å utarbeide administrative papirer;
ha en klar forståelse av det grunnleggende om etisk og estetisk atferd og bruke dem kompetent;
inneha det administrative og juridisk rammeverk statlige forskrifter regulering av arbeidsvirksomhet.

Direkte underordning - til lederen av organisasjonen eller til avdelingslederen.

I tilfelle tvungen fravær av denne ansatte, kan hans fullmakter overføres til en annen utøver som er midlertidig utnevnt til stillingen etter en intern ordre fra bedriften.

Funksjoner og offisielle rettigheter

Sekretæryrket er en multifunksjonell og ganske mangefasettert stilling, inkludert implementeringen neste handlinger som tiltenkt:

Grunnleggende rettigheter:

ta selvstendige beslutninger om spørsmål innenfor hans ansvarsområde og kompetanse;
ikke å utføre instrukser og oppgaver som grenser til risiko for helse og liv;
krav fra den nærmeste lederen om å sikre en normal arbeidsplass og overholdelse av arbeidssikkerhetsregler på jobben;
ha tilgang til all informasjon som er nødvendig for å utføre sine arbeidsoppgaver;
komme med rasjonaliseringsforslag innenfor rammen av å regulere sin virksomhet og arbeidet til heltidsansatte;
informere ledelsen om brudd og mangler oppdaget i arbeidsprosessen, og også selvstendig iverksette tiltak for å eliminere dem;
kreve en skriftlig rapport fra ansatte hvis de ikke overholder ordrene og instruksjonene fra sjefen, med angivelse av årsakene.

Ansvar

Sekretæren, innenfor rammen av hans offisielle virksomhet, er betrodd neste ansvar til:

representasjon av interessene til ham personlig eller til organisasjonen der ledelsen utføres, i strid med ledelsen;
egne beslutninger og handlinger;
upassende utførelse av ens direkte plikter;
manglende overholdelse generelle regler, foreskrevet av selskapets ledelsespakke med papirer;
feil holdning til personlig, konfidensiell informasjon, samt avsløring av informasjon som utgjør en forretningshemmelighet;
forårsaker materielle tap for organisasjonen;
manglende overholdelse av arbeidsdisiplin, daglig rutine, brudd på industrielle sikkerhetsforskrifter;
neglisjering av etikettenormer og kommunikativ atferd i et team.

Arbeidsforhold

En ansatts arbeidsdag består av generelle prosedyreregler for et bestemt team, vedtatt av organisasjonens charter. Om nødvendig kan sekretær sendes til forretningsreise lokal og regional betydning.

Reiseutgifter og lønn for denne perioden periodiseres i henhold til gjeldende lovgivning.

Avhengig av spesifikasjonene for selskapets aktiviteter, har ledelsen rett til å inkludere ekstra elementer regulerer sekretærens offisielle virksomhet.

Signatur høyre

I noen tilfeller gis sekretæren rett til å signere, noe som bare gjelder den listen over papirer og dokumenter som er direkte relatert til hans offisielle virksomhet. Juridisk er slike signaturrettigheter klassifisert som begrenset.

Annen

Etter foretakets leders skjønn kan dokumentet inneholde tilleggsklausuler som ikke er obligatoriske. For eksempel muligheten til å gjøre endringer, tillegg og godkjenninger til disse instruksjonene.

I tillegg inneholder «annet»-delen informasjon om grunnlaget for vedtak av dokumentet og hvilke lover det er regulert av.

Eksempel på standardinstruksjoner

Til tross for at hver instruksjon som inneholder det funksjonelle ansvaret til en sekretær har et standardformat, er den fortsatt utarbeidet under hensyntagen til selskapets spesifikasjoner og typen aktivitet.

Egendommer

Avhengig av type yrke, kan jobbansvaret til sekretæren i ulike organisasjoner litt annerledes ifølge listen funksjonelle ansvar. Som et eksempel er hovedaktivitetsområdene til en ansatt gitt, under hensyntagen til spesifikasjonene til stillingen.

Referent

Assisterende sekretær går dypere inn i produksjonsprosesser, så han må ha visse grunnleggende kunnskaper og ha høyere utdanning. Hans hovedoppgaver:

utarbeide papirer som sikrer full gjennomføring av organisasjonens arbeidsaktiviteter;
kontrollere riktigheten av dokumenter som er sendt inn for gjennomgang til sjefen;
motta besøkende;
bly personalarbeid– utarbeide interne bestillinger for ansatte, utarbeide arbeidsbøker, timelister, behandling av reisegodtgjørelser, sykefravær, utstede sertifikater heltidsansatte til hvem det måtte angå;
umiddelbart utføre gjeldende instrukser fra ledelsen.

Rettsmøte

Yrket tilhører kategorien stat utøvende tjeneste. Fungerer kun i domstoler. Den ansatte bistår i rettsarbeid, deltar i møter, og sørger for dokumenthåndtering. Han er betrodd følgende funksjoner:

valg og utarbeidelse av materiale for å studere saken i retten;
føre skriftlige referater;
utarbeide og sende stevninger som kaller alle deltakere i prosessen til å møte i retten;
registrering av saker, styrt av forskrifts- og lovverk.

Kontorist

En ansatt i denne stillingen er ansvarlig for hele sirkulasjonen av dokumenter i virksomheten. Hans hovedansvar:

Forhandling med kunder – både direkte og per telefon;
overvåke oppfyllelsen av plikter og løse oppgaver som er foreskrevet i ordre og instrukser fra ledelsen;
behandling av innkommende og utgående dokumentasjon, dens registrering innenfor rammen av gjeldende nomenklatur for saker i selskapet;
utføre utenlandske oversettelser;
delvis kombinasjon av arkivarfunksjoner.

Kontorsjef

Kontorleder er sekretær bredere profil. I tillegg til standard ansvar, må han:

nøye studere all korrespondanse og interne bestillinger, og på grunnlag av dem delta i utarbeidelsen av produksjonsprosjekter;
distribuere innkommende papirer og dokumenter;
sende utgående bestillinger;
føre referat fra møter og møter;
utarbeide fullmakter om økonomisk ansvar;
motta telefonsamtaler og videresende dem til deres tiltenkte destinasjon;
koordinere aktivitetene til service og underordnet personell - tekniske arbeidere, sjåfører, kurerer.

Hode

Hovedfunksjoner tatt i betraktning detaljene i stillingen:

utfører administrative og organisatoriske aktiviteter;
godtar personlig dokumentasjon beregnet på nærmeste leder;
gir all nødvendig informasjon til direktøren om produksjon, service og personalspørsmål;
på instruksjoner fra sjefen, utarbeider brev, forespørsler, krav og krav til tredjepartsorganisasjoner og er ansvarlig for å sende dem;
sikrer at lederens arbeidsplass opprettholdes på et passende nivå, skaper komfortable forhold for ham til å utføre sine direkte plikter;
organiserer prosessen med å motta besøkende;
danner selskapets interne anliggender;
er flytende i personlig kontorutstyr.