Samling i ordets bredeste forstand er det "å bringe elementene i et gitt sett til ensartethet i henhold til etablerte egenskaper eller å redusere antall elementer i et gitt sett." Sammenslåingen av dokumenter betyr valg av rasjonelle strukturer for å konstruere dokumentasjonssystemer, og bringe dem til ensartethet basert på å etablere et rasjonelt antall av deres former og typifisering av konstruksjon.

hovedmål forening av dokumenter består i å skape stabile sett med dokumenter som inneholder nødvendig og tilstrekkelig informasjon for å effektivt løse styringsproblemer både under tradisjonelle forhold og under betingelser for bruk av ny informasjonsteknologi, med minimumskostnader midler til innsamling, behandling, overføring og lagring av data.

Som et objekt forening kan være dokumenter på alle typer medier. Forening kan være som uavhengig retning forbedring av dokumenter, og utgjør en av stadiene i den teknologiske prosessen med standardisering. Og i dette tilfellet er standardisering normativ konsolidering foreningsresultater. Gjenstanden for forening kan være et sett med eksisterende eller mulige elementer av systemer, mellom hvilke det er relasjoner av utskiftbarhet og utskiftbarhet, som bestemmer muligheten for deres forening. Gjenstander for forening kan være produkter, materialer, deler, dokumenter, terminologi, etc. Det vil si at emnet forening, samt standardisering, er varianter av tilbakevendende situasjoner.

Under distribusjonsområdet forening forstås som et sett med systemer der resultatet av forening brukes, et enhetlig element beregnet for bruk i flere systemer

Regelverket for å samle dokumenter er:

Statens system dokumentasjonsstøtte ledelse (GSDOU);

Mellomstatlige og statlige standarder for den russiske føderasjonen for enhetlige dokumentasjonssystemer (UDS);

Standard retningslinjer for gjennomføring av industri/avdelings/, republikansk forening av dokumenter brukt i automatiserte systemer ah ledelse;

Grunnleggende bestemmelser i det enhetlige systemet for klassifisering og koding av teknisk, økonomisk og sosial informasjon og enhetlige dokumentasjonssystemer i den russiske føderasjonen;

Andre styrende dokumenter av den russiske føderasjonens statsstandard;

All-russiske klassifiserere av teknisk, økonomisk og sosial informasjon. GOST-er inkludert i den russiske føderasjonens statlige standardiseringssystem er også av stor betydning for foreningen av dokumenter.

Sammenslåingen er basert på implementering av følgende prinsipper:

> forening fra det generelle til det spesifikke, som består i å konstruere et malskjema for dokumenter, og på grunnlag av det utvikling av spesifikke former for dokumenter;

> enhetlighet i konstruksjonen av dokumentskjemaer og regler for konstruksjon og design, sikret ved maksimal skriving og stensilisering av tekster, utvikling av enhetlige krav til dokumentasjon på ulike ledelsesnivåer, enhet av plassering av data på tvers av dokumentfeltet;

> kompleksiteten av forening. Når du utfører det, må alle krav til dokumentet i alle stadier av dets opprettelse, utførelse, behandling og lagring oppfylles;

> informasjonsinnhold, dvs. inkludering i dokumenter bare av de detaljene som er nødvendige for å løse spesifikke problemer eller deres komplekser med en gitt nøyaktighet, samt for å gi dokumentene rettskraft;

> gruppere detaljer i dokumenter i samsvar med rekkefølgen de fylles ut i,

> rimelig fastsettelse av minste tillatte arealer for plassering av detaljer;

> stabilitet i dokumentkrav basert på bruk av dokumentskjemaer over ganske lang tid;

> kostnadseffektivitet på grunn av rimelig inkludering av dokumenter i dokumentasjonssystemet og utstrakt bruk av skjemaer;

> grensesnitt med eksisterende systemer for klassifisering og koding av teknisk, økonomisk og sosial informasjon.

Når du utfører forening av søknader. metoder gir mening og formell forening . Innhold assosiert med analyse av innholdet i bestemte former for dokumenter og deres systemer. Det utføres på grunnlag av klassifisering av dokumenter i henhold til ulike kriterier. Metodene inneholder foreninger angående:

· etablering av restriktive nomenklaturer for eksisterende former;

· opprettelse av standardskjemaer;

· konstruksjon av en enhetlig dokumentmodell for grupper av homogene oppgaver (bygge et eksempelskjema);

· enhet og standardisering av informasjonselementer og indikatorer som brukes.

Formell forening av dokumenter

Metoder for formell forening av dokumenter er:

· forening av dokumentstrukturen;

· opprettelse av generelle syntaktiske regler for å konstruere dokumenter;

· forening av metoder for kontroll av informasjon i dokumenter;

· forening av medietyper og dokumentformater

Som et resultat av foreningen av sammensetningen av dokumenter utelukkes former for dokumenter som ikke er forårsaket av REELLE ledelsesbehov, og sammensetningen av organisasjonens dokumenter kan reduseres betydelig. Sammenslåingen av dokumentskjemaer består av utvelgelse og konsolidering i enhetlige former ah dokumenter med informasjonsindikatorer og detaljer som svarer til formålet med dokumentene, og etablering av enhetlige krav for deres utarbeidelse og utførelse.
Resultatene av å samle sammensetningen av dokumenter registreres i tabellen over dokumentskjemaer, og resultatene av samlende dokumentskjemaer registreres i albumet med dokumentskjemaer som brukes i organisasjonens aktiviteter.

Ensretting av dokumenttekst- dette er identifisering og valg av den optimalt nødvendige minimumsmengden av informasjon.

Ensretting av teksten til styringsdokumenter betraktes som en organisert aktivitet som tar sikte på å øke dokumentets evne til å fungere i forvaltningsfeltet.

Som et resultat av forening, en reduksjon i tid og intellektuelle kostnader for å utarbeide et dokument, oppnås optimalisering av deres oppfatning, bruk av standard semantiske strukturer og maksimal formalisering av informasjon ved utarbeidelse av tekster til styringsdokumenter. Ensretting av tekster til styringsdokumenter er en av nødvendige forhold for implementering av automatiserte førskoleopplæringssystemer. Ensretting av tekster til styringsdokumenter gjør det mulig å løse følgende oppgaver:

Strømlinjeforme sammensetningen av organisatoriske dokumenter som registrerer implementeringen av lignende funksjoner og oppgaver;

Å forene formene og tekstene til styringsdokumenter med deres fokus på automatisert forberedelse basert på statlige standarder;

Redusere kostnader for å lage dokumenter ved bruk av strukturert informasjon;

Bruk enhetlige dokumenttekstmaler for automatiserte kontoradministrasjonssystemer;

Få fart på adopsjonsprosessene ledelsesbeslutninger.

Stadier av forening av dokumenttekster:

1) forening av strukturen til tekster - valg av sekvensen for arrangement av semantiske komponenter av teksten som passer best til formålet med dokumentet;

2) forening språklige virkemidler uttrykk for innhold i teksten til dokumenter;

3) utvikling av enhetlige tekster i form av en sammenhengende tekst, sjablong, spørreskjema, tabell.

Teksten til et enhetlig styringsdokument må være tydelig, informasjonsrik og overbevisende. Klarhet i en tekst eller en enkelt setning oppnås gjennom logikk og presisjon. Tekstens logikk avhenger av arrangementet av elementer i hver setning (emne, predikat, omstendigheter, innledende ord, etc.), samt av riktig valg av setningsform (en-delt, todelt, kompleks). Overtalelsesevne er en av de viktigste egenskapene til dokumentteksten. Et overbevisende dokument inneholder begrunnet og logisk forsvarlig informasjon som er nødvendig for å ta en ledelsesbeslutning. Overtalelsesevne avhenger av rekkefølgen av arrangementet av semantiske komponenter som uttrykker det logiske forholdet mellom argumentet og konsekvensen. I tillegg krever forretningsstil spesifikke måter å uttrykke modalitet på. Modalitet uttrykker forfatterens holdning til innholdet i dokumenter og oppnås ved å bruke infinitiv, stemningen til verbet, og i noen tilfeller den riktige betydningen av verbet. Valget av et eller annet modalitetsmiddel avhenger av det spesifikke innholdet i dokumentet, men vi kan også snakke om standardmåter å uttrykke modalitet på.

Ensretting av dokumenttekster gjennomføres basert på å identifisere typiske, tilbakevendende situasjoner og løsninger, etablere en eksakt samsvar mellom dokumentets funksjoner (oppgaver) og formen for informasjonspresentasjon. Under analyse av tekster, for hvert dokument a kart, inkludert dokumentdetaljer (type dokument, forfatter, korrespondent, adressat, saksregister etter nomenklatur) og merknad av teksten (sammendrag, formål med opprettelsen, struktur). Basert på analysen av merknaden, kompileres en tekstmodell av en enhetlig form, som bestemmer hvilken informasjon som skal inneholdes i dokumentet.

Dokumentasjonssystem- et sett med innbyrdes relaterte dokumenter brukt i et bestemt aktivitetsfelt. Dokumentasjonssystemet er et sett med sammenhengende dokumenter som konsekvent gjenspeiler aktivitetene til en bestemt bransje regjeringskontrollert, For eksempel, Jordbruk, kultur, da - individuelle ledelsesfunksjoner, for eksempel planlegging, finansiering, deretter - ledelsesnivå, bestemt etter sted av dette objektet i systemet med statlige organer: departement, bekymring, virksomhet.

I industridokumentasjonssystemer produksjonsaktiviteter som er iboende i en bestemt sektor av økonomien, kulturen, helsevesenet osv. registreres. Det er like mange slike systemer som det er bransjer. Dessuten øker antallet stadig på grunn av intensiveringen av teknisk utvikling og fremveksten av nye næringer.

I funksjonelle systemer de viktigste ledelsesfunksjonene gjenspeiles. Funksjonelle systemer kan enten være i alle institusjoner, eller i noen av dem, eller i separate.

For øyeblikket er det 8 USD:
1. Unified system (USA) organisasjons-
vil avhende dokumentasjon (US ORD);
2. USA bankdokumentasjon;
3. Forvaltning av finans-, regnskaps- og rapporteringsdokumentasjon
budsjettinstitusjoner og organisasjoner;
4. MS for rapportering og statistisk dokumentasjon;
5. Forvaltning av regnskaps- og rapporteringsdokumentasjon av virksomheter;
6. CS av arbeidsdokumentasjon;
7. amerikansk dokumentasjon Pensjonsfond RF;
8. CS av utenrikshandelsdokumentasjon.

Utviklingsstadier for USD (UFD)

DSD-er består av et sett med sammenkoblede enhetlige

dokumentskjemaer (DFD), som gir dokumentert presentasjon av data

V visse typer Økonomisk aktivitet; midler for deres gjennomføring;

regulatoriske og metodiske dokumenter på deres utvikling, vedlikehold og

applikasjon.

For den all-russiske enhetlige formen for dokumenter

Følgende utviklingstrinn er etablert:

Trinn 1 - organisering av utviklingen av en all-russisk. Det begynner med en foreløpig studie av problemet som utføres av hovedorganisasjonen for utviklingen av DSD. I løpet av denne studien studeres lov- og reguleringsdokumenter som etablerer visse standarder som bør gjenspeiles i formene for enhetlige dokumenter til den utviklede USD. I tillegg til lovgivende og reguleringsdokumenter studert:

Industrinomenklaturer og -lister;

Veiledende dokumenter;

Dokumenter som brukes under tradisjonelle forhold for å løse problemer som de utviklede UVD-ene er ment for.

I tillegg fastsettes et sett med delsystemer og oppgaver som de utviklede dokumentskjemaene er ment for.

Resultatene av studien tjener som grunnlag for utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner for utvikling av USD. Innholdet i den tekniske spesifikasjonen må være i samsvar med GOST R 1.2-92 og inkludere følgende seksjoner: grunnlag for utvikling av USD; utviklingsperiode; mål og mål for utviklingen av USDD; egenskaper ved klassifiseringsobjektet; strukturen til USD og listen over grunnleggende krav til den; sammenheng med andre dokumentasjonssystemer og regulatoriske og tekniske dokumenter; informasjonskilder for utvikling av UVD; stadier av arbeidet og tidsfrister for deres fullføring; tilleggsinstruksjoner.

På samme stadium utarbeider og sender moderorganisasjonen til det all-russiske forskningsinstituttet for klassifisering, terminologi og informasjon om standardisering og kvalitet (VNIIKI) for godkjenning en liste over organisasjoner for obligatorisk godkjenning og en liste over organisasjoner som UFD-prosjekter skal til. sendes til vurdering.

Teknisk oppgave signert av hovedorganisasjonen for utviklingen av USD, co-executing organisasjoner og avtalt med de obligatoriske godkjenningsorganisasjonene og VNIKI. Deretter dette dokumentet godkjent av departementet (avdelingen) som er ansvarlig for utviklingen av USD, og ​​deretter sendes den til obligatoriske godkjenningsorganisasjoner, VNIKI og medutøvere.

Trinn 2 - utvikling av den første utgaven av det all-russiske prosjektet

enhetlig form for dokumenter;

Trinn 3 - utvikling av den endelige versjonen av prosjektet

All-russisk enhetlig form for dokumenter;

Fjerde trinn - godkjenning og registrering av den all-russiske

enhetlig form for dokumenter;

Trinn 5 - replikering av dokumentskjemaer.

Resultatet av foreningen av dokumenter, nedfelt i forskrifter, er opprettelsen av enhetlige former for dokumenter. UVD representerer et sett med detaljer etablert i samsvar med oppgavene som løses i et gitt aktivitetsfelt og ligger i en bestemt rekkefølge på et lagringsmedium. Avhengig av godkjenningsnivået er enhetlige former for dokumenter delt inn i kategorier:

1) nasjonal;

2) industri/avdeling;

Et av de mest effektive områdene for å forbedre dokumenter er deres standardisering, dvs. samling.

Forening av dokumenter - etablering av et enkelt sett med typer og varianter av dokumenter for lignende ledelsessituasjoner, utvikling av enhetlige skjemaer og regler for utarbeidelse av dem, utforming og opprettelse av maltekster. Sammenslåingen av typer og varianter av dokumenter ble utført på grunnlag av klassifiseringen av nettsteder, spørsmål om institusjonens aktiviteter og opprettelsen av en klassifiserer ledelsesdokumentasjon.

Enheten av dokumenter består i å etablere ensartethet i sammensetningen og formene for styringsdokumenter som registrerer implementeringen av lignende styringsfunksjoner. Standardisering av dokumenter er en form for juridisk bekreftelse av foreningen som er utført og nivået på dens obligatoriske natur. Følgende kategorier av standarder er etablert: statlige standarder (GOST), industristandarder(OST), republikanske standarder (RCT). Sammenslåingen av dokumenter utføres for å redusere antall dokumenter som brukes, karakterisere skjemaene deres, forbedre kvaliteten, redusere arbeidsintensiteten i behandlingen og oppnå informasjonskompatibilitet ulike systemer dokumentasjon på samme og relaterte styringsfunksjoner, mer effektiv bruk datateknologi.

Retningen til forening er opprettelsen av sjablongtekster. Det anbefales å gjøre dette for grupper av dokumenter som dokumenterer identiske handlinger. Noen detaljer skrives ut typografisk (konstante detaljer), for variabler - frie linjer er igjen. Sjablonger bestemmer sammensetningen av dokumentinformasjon, dens rekkefølge og etablerer stabile verbale formuleringer. Sjablongtekster av dokumenter tegnes i institusjonen i form av en samling.

Innholdet i dokumenter bestemmes av sammensetningen og betydningen av indikatorene og detaljene som er inkludert i dem. Sistnevnte kan være annerledes, men dette utelukker ikke muligheten for å stille generelle krav til dem. I tillegg er de fleste indikatorer og detaljer de samme selv i forskjellige dokumenter. Sammenslåingen av dokumenter utføres for å redusere antallet dokumenter som brukes, karakterisere skjemaene deres, forbedre kvaliteten, redusere arbeidsintensiteten i behandlingen, oppnå informasjonskompatibilitet for ulike dokumentasjonssystemer for samme og relaterte styringsfunksjoner, og mer effektiv bruk av datateknologi.

Et enhetlig dokumentasjonssystem bidrar til:

1) å redusere kostnadene for manuelt arbeid i informasjonsprosesser (som et resultat kreves et minimum av innsats fra en person for å fylle ut eller lese dokumenter);

2) den utbredte bruken av elektronisk datateknologi, siden enhetlige former for dokumenter er praktiske for elektronisk behandling (dette oppnås ved å sikre programvare, teknisk og informasjonskompatibilitet av dokumenter, utvikle passende former for dokumenter, klassifiserere, ordbøker, etc.);

3) effektivisering av informasjonsflyt;

4) å redusere antall dokumenter;

5) ytterligere forbedring av dokumentkultur og informasjonskultur generelt.

Målet med dette storstilte arbeidet er å skape forutsetninger for dannelsen av et enhetlig informasjonsrom på Russlands territorium, for å forene dokumentasjon i implementeringen av dokumentflyt mellom industrien og sikre kompatibilitet informasjonssystemer og ressurser.

Enhetsarbeid inkluderer:

Utvikling av et enhetlig dokumenthåndteringssystem (UDS), som utføres av departementer og avdelinger med ansvar for de relevante dokumentasjonssystemene;

Innføring av tverrsektoriell (interdepartemental) DSD innenfor rammen av republikansk og sektoriell DSD;

Vedlikeholde DSD og Industry Classifier of Technical and Economic Documentation (OKTEI) for å opprettholde påliteligheten til informasjonen og dens videre utvikling;

Utvikling av komplekser av industrielt enhetlige former for dokumenter som gjenspeiler bransjens spesifikasjoner og ikke er inkludert i USDD, samt deres statlig registrering;

Utvikling av industriklassifiserere av teknisk økonomisk informasjon, som gjenspeiler bransjens spesifikasjoner.

Organisatorisk og metodisk styring av forening og standardisering av dokumenter, koordinering av relevant arbeid og kontroll utføres av hovedorganisasjonen for koordinering av implementering og vedlikehold av SD og OKTEI i republikken. På bransjenivå utføres dette arbeidet av hovedorganisasjonen for implementering og vedlikehold av SD og OKTEI i bransjen.

Introduksjon

Mest effektiv måte Opprettelsen av rasjonelle dokumentasjonsstandarder er forening og standardisering av dokumenter.

Ensretting i dokumenthåndtering anses å redusere det opprinnelige antallet dokumentskjemaer og bringe dem til enhetlige utførelsesregler.

Standardisering er prosessen med å etablere og anvende standarder, som forstås som "en prøve, standard, modell, tatt som de første for sammenligning av andre lignende objekter med dem. En standard, som et normativt og teknisk dokument, etablerer et sett med normer, regler, krav for standardiseringsobjektet og er godkjent av den kompetente myndigheten” (GOST 6.10.1–88). I Russland koordineres standardiseringsaktiviteter av komiteen Den russiske føderasjonen om standardisering, metrologi og sertifisering (utvalget er for tiden inkludert i Den russiske føderasjonens industri- og handelsdepartementet). Bruken av standarder bidrar til å forbedre kvaliteten på det opprettede produktet (dokumentet).

Standardisering er en kompleks prosess som inkluderer elementer som typifisering og forening. På den ene siden er dette standardiseringsmetoder, som også kan utføres som selvstendige typer arbeid. I dokumentvitenskap brukes skriving til å lage standardformer for dokumenter og standardtekster, det vil si prøver eller standarder på grunnlag av hvilke spesifikke dokumenter opprettes. En standardtekst er en eksempeltekst som tekster med lignende innhold i ettertid lages på grunnlag av. Standardskjema – godkjent av den utpekte kompetente myndigheten statsmakt en form for dokument som brukes til å samle inn og presentere data innen en lang rekke områder av ledelsesaktivitet.

I dokumentvitenskap betraktes forening og standardisering som prosessen med å etablere ensartethet i prosessene med å lage og behandle dokumenter. Det er imidlertid umulig å sette et likhetstegn mellom disse to konseptene. Standardisering av dokumenter er det høyeste nivået av deres forening, og bringer resultatene til nivået av obligatorisk juridisk norm.

Standardkravene har obligatorisk natur innenfor sin distribusjonssfære. Derfor utføres forening vanligvis som et foreløpig standardiseringsstadium, men det kan også være det en uavhengig art aktiviteter. Resultatet av arbeidet med forening og standardisering av dokumenter kan være standarder for enkeltdokumenter (for eksempel for en rapport om forskningsarbeid, for dekning av saker permanent lagring), for individuelle typer produkter (for eksempel papirformater) og for enhetlige dokumentasjonssystemer. Standardisering - konsolidering av resultatene av forening i regulatoriske og tekniske dokumenter - standarder. Standardisering kan utføres på statlig nivå, på industrinivå og på bedriftsnivå.

Dokumentasjonssystemet er et sett med dokumenter som er koblet sammen basert på deres opprinnelse, formål, type, aktivitetsfelt og enhetlige krav til utførelse (GOST R 51141-98). Dokumentasjonssystemet utvikler seg i prosessen med implementering i regjerings- og styringsorganer, i institusjoner, organisasjoner og virksomheter i en eller annen ledelsesfunksjon; sammensetningen av dokumentene som den inkluderer, er ment å dokumentere visse typer aktiviteter, for eksempel planlegging, finansiering, regnskap. Dokumentasjonssystemer er klassifisert etter bransje og i tillegg til typiske systemer Dokumentasjonssystemer omfatter også dokumentasjonssystemer for helsevesen, utdanning (generelt og spesielt), notarial, rettsvesen mv.

Kapittel 1. Formål og sammensetning av det enhetlige dokumentasjonssystemet

Unified Documentation System (UDS) er et dokumentasjonssystem laget av enhetlige regler og krav, som inneholder informasjon som er nødvendig for ledelsen i et bestemt virksomhetsområde.

De direkte utviklerne av bestemte former for dokumenter og dokumentasjonssystemer er departementer (avdelinger) som koordinerer denne eller den sektoren virksomhet. De godkjenner også enhetlige former for dokumenter. Dermed er Finansdepartementet ansvarlig for regnskapsdokumenter, Helsedepartementet i Den Russiske Føderasjon er ansvarlig for medisinske dokumenter, Statskomiteen for Den Russiske Føderasjon for statistikk er ansvarlig for formene for primær regnskap og statistisk dokumentasjon, og Federal Archive of the Russian Federation er ansvarlig for systemet med organisatorisk og administrativ dokumentasjon.

Nasjonale enhetlige former for dokumenter utvikles under hensyntagen til muligheten for databehandling. De er obligatoriske for bruk i alle institusjoner, organisasjoner og virksomheter, uavhengig av deres underordning og eierform.

Således er enhetlige dokumentasjonssystemer former for dokumenter som bringes til størst mulig enhetlighet, kombinert til grunnleggende generelle styringsfunksjonelle systemer og beregnet for bruk av alle organisasjoner, uavhengig av ledelsesnivå og eierform, ved bruk av både tradisjonelle og blandede, vha. datateknologi, metoder for å behandle dokumentinformasjon.

Samlede systemer styringsdokumentasjon er utviklet på grunnlag av:

Ensartethet i konstruksjonen av dokumentskjemaer;

Regulering av innholdet i dokumenter som inngår i hvert system;

Utelukkelser av dupliserte data fra dokumenter, som sikrer at informasjon legges inn én gang i prosessen med å løse et ledelsesproblem;

Redusere mengden data som tradisjonelt er inkludert i dem som ikke brukes til å løse spesifikke ledelsesproblemer;

Enhet av terminologi brukt og symboler, oppnå sammenlignbarhet av indikatorer ikke bare på forskjellige ledelsesnivåer, men også i forskjellige dokumentasjonssystemer basert på enheten av algoritmer for å generere dokumenter og indikatorer i dem;

Bestemme et sett med detaljer og indikatorer for hver type dokument og lage enhetlige modeller for deres konstruksjon, orientert mot databehandling, men også egnet for menneskelig oppfatning;

Etablere enhetlige regler for sammenstilling og utførelse av dokumentdetaljer, felles for alle dokumentasjonssystemer og spesifisert i tilfeller med spesifikke funksjoner.

Til dags dato har mer enn tre og et halvt tusen (3500) former for planlegging, regnskap, økonomiske og andre dokumenter, samlet i 1993 i All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD), blitt samlet på det generelle ledelsesnivået. Hvert av dokumentene fikk en kodebetegnelse som bestemmer dets tilhørighet til et av dokumentasjonssystemene og dets plass i dette systemet. Skjemakoden bekrefter selve dens rett til å eksistere og samsvar med den godkjente standardmodellen.

Følgende all-russiske enhetlige styringsdokumentasjonssystemer må brukes, inkludert sett med dokumenter gruppert etter oppgave.

Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon:

· dokumentasjon på opprettelsen av en organisasjon eller bedrift;

· dokumentasjon om omorganisering av en organisasjon eller virksomhet;

· dokumentasjon om avvikling av en organisasjon eller virksomhet;

· dokumentasjon om privatisering av statlig og kommunale organisasjoner, bedrifter;

· dokumentasjon på organisasjonens, bedriftens administrative aktiviteter;

· dokumentasjon om organisatorisk og forskriftsmessig regulering av virksomheten til en organisasjon eller virksomhet;

· dokumentasjon om drifts- og informasjonsregulering av virksomheten til en organisasjon eller virksomhet;

· HR-dokumentasjon.

Kapittel 2.Karakteristiskenhetlig dokumentasjonssystem

Et enhetlig dokumentasjonssystem (UDS) lages etter enhetlige regler og krav og skal inneholde den informasjonen som er nødvendig for ledelsen i et bestemt virksomhetsfelt.

Vanligvis består den av en eller to statlige standarder, et sett med sammenkoblede all-russiske enhetlige skjemaer som gir dokumentert presentasjon av data i visse typer Økonomisk aktivitet, midler for deres vedlikehold, normative og metodiske dokumenter for deres utvikling, vedlikehold og anvendelse. De direkte utviklerne av bestemte former for dokumenter og dokumentasjonssystemer er departementer (avdelinger) som koordinerer en bestemt virksomhetssektor.

Et spesielt trekk ved personaldokumenter er deres samtidige forening som en del av to enhetlige dokumentasjonssystemer: organisatorisk og administrativ og primær regnskap. En ordre på personell kan betraktes som et dokument for administrativ handling som bekrefter tilstedeværelsen juridisk faktum forekomst (endring, oppsigelse osv.) av en arbeidsavtale. Den samme rekkefølgen registrerer imidlertid forekomsten (avslutning) arbeidsforhold, og i dette tilfellet er det det primære regnskapsdokumentet som fungerer som grunnlag for opprettelsen av andre regnskapsdokumenter.

Siden det aldri har vært en eneste avdeling som skulle koordinere personalvirksomheten, utarbeidet avdelingen som forener organisatorisk og administrativ dokumentasjon (Glavarchive) et dokumentasjonssystem for personell, og statistikkmyndighetene utarbeidet dokumentskjemaer for personaljournaler. Det første systemet ble brukt i regjerings- og styringsorganer, det andre - i bygg- og industriorganisasjoner.

I dag er denne historisk etablerte funksjonen bevart: noen institusjoner og organisasjoner fører journal over personell i tekstformer av dokumenter, og andre - i tabellformer. Derfor må den HR-ansatte kjenne til gjeldende krav for registrering personaldokumenter og kunne bruke dem i praktiske aktiviteter.

Prosedyren for å utarbeide dokumenter som er inkludert i systemet for organisatorisk og administrativ dokumentasjon, kravene til skjemaer og tekster bestemmes av GOST R 6.30-97. I henhold til kravene fastsatt i denne standarden utvikles det tekstformer for dokumenter, det utarbeides pålegg om opptak, overføring, avskjed mv, samt protokoller, brev, rapporter og forklarende notater.

I tillegg til statsstandarden, inkluderer det enhetlige systemet for organisatorisk og administrativ dokumentasjon et album med enhetlige former for dokumenter, opprettet i utviklingen av kravene til standarden og inneholder spesifikke former for dokumenter (struktur og bemanning, bemanning, ferieplan, etc. .). Albumet inneholder eksempler på utformingen av alle personaldokumenter, og for komplekse og omfangsrike dokumenter (stilling, stillingsbeskrivelse) - ikke bare komposisjon og arrangement obligatoriske detaljer, men også den nødvendige strukturen i teksten.

NIIstatinform fra Statens statistikkkomité i Russland har utviklet et album med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon, inkludert 6 skjemaer for registrering av personell og 7 skjemaer for registrering av bruk av arbeidstid og oppgjør med personell for lønn, inkludert former for ordre (instruksjoner) om ansettelse, overdragelse, oppsigelse.

Instruksjonen om prosedyren for å vedlikeholde arbeidsbøker ved bedrifter, institusjoner og organisasjoner (godkjent ved resolusjon fra USSR State Committee for Labor av 20. juni 1974 nr. 162, som endret og supplert) fastsetter betydningen av arbeidsboken som den viktigste dokument på arbeidsaktivitet ansatt, etablerer prosedyren for registrering, utstedelse, regnskap og vedlikehold, reglene for utstedelse av et vedlegg og et duplikat av arbeidsboken. Instruksjonene gjelder for disse forskrifter, som fullt ut regulerer prosedyren for å skaffe og vedlikeholde en arbeidsbok, og er et uunnværlig referanseverktøy i aktivitetene til en HR-spesialist.

I praktisk jobb ved opprettelse og utførelse av dokumenter blir koding av teknisk, økonomisk og sosial informasjon stadig viktigere.

Den all-russiske klassifiseringen av blåsnippyrker, funksjonærstillinger og lønnskarakterer lar deg kode personlige og biografiske data om arbeidere, informasjon om utdanning, stilling osv. Klassifisereren er designet for å løse problemer knyttet til: estimering av antall arbeidere og ansatte; tar hensyn til sammensetningen og fordelingen av personell etter personellkategori, ferdighetsnivå, grad av mekanisering og arbeidsforhold; gi sysselsetting; organisasjon lønn arbeidere og ansatte, beregning av pensjoner; fastsettelse av tilleggsbehov for personell etc. Klassifisereren brukes ved utfylling av en rekke regnskapsskjemaer (for eksempel T-2) som brukes i personaltjenestens virksomhet.

Den all-russiske klassifiseringen av spesialiteter i utdanning (OKSO) tjener de samme formålene.

All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD) fungerer som grunnlag for koding av dokumenter i systemer for informasjonsinnhenting. OKUD er designet for å løse problemer med registrering av enhetlige former for dokumenter, deres regnskap, reduksjon av brukte former for dokumenter, samt for å kontrollere sammensetningen av dokumenter og eliminere duplisering av enhetlige former. Klassifiseringsobjektene i OKUD er de enhetlige formene til ni for tiden opererende enhetlige dokumentasjonssystemer, inkludert organisatorisk og administrativ, primær regnskapsdokumentasjon og arbeidsdokumentasjon, som brukes til å dokumentere personellaktiviteter.

Sistnevnte inkluderer dokumenter om ansettelse, overføring, oppsigelse av ansatte, registrering av ferier, insentiver og straffer. OKUD-koden må festes på hvert enhetlig skjema. Nyutviklede skjemaer er registreringspliktige ved innlemmelse i OKUD.

Samlede dokumentasjonssystemer inneholder elementer av duplisering. Eksempelvis er et pålegg om ansettelse klassifisert som organisatorisk og administrativ dokumentasjon og har i OKUD kode 0281151, og skjema T-1 «Ordre (instruks) for ansettelse» refererer til systemet med primær regnskapsdokumentasjon (kode 0301006).

Reguleringsdokumenter inkluderer også tverrsektorielle konsoliderte tidsstandarder for bemanning og personalregnskapsarbeid. Arbeidskostnader til arbeidere personelltjenester knyttet til utarbeidelse og behandling av personaldokumentasjon påvirker bemanningsnivået i personaltjenestene. Ved å bruke standarder er det mulig å rettferdiggjøre det nødvendige antallet personellservicearbeidere, siden den totale arbeidsintensiteten til arbeidet som utføres er en av komponenter formler for beregning av bemanningsnivåer inkludert i de konsoliderte standardene. Men hovedbetydningen av dette dokumentet er reguleringen av sammensetningen av personelldokumenter, samt sekvensen av utførte operasjoner:

når du utarbeider dokumenter ved ansettelse og oppsigelse av arbeidere og ansatte;

registrering og regnskapsføring av arbeidsbøker;

utarbeidelse av dokumenter for å registrere bevegelse av personell;

sammenstilling av statistisk rapportering om personellposter;

utarbeide sertifikater, utvikle planer og utføre annet arbeid;

arbeid med timelister;

arbeid av passkontoret;

arbeidet med den militære registreringstabellen.

Konklusjon

Enheten av dokumenter består i å etablere ensartethet i sammensetningen og formene for styringsdokumenter som registrerer gjennomføringen av lignende styringsfunksjoner og -oppgaver.

Sammenslåingen av dokumenter utføres for å redusere antallet dokumenter som brukes, karakterisere skjemaene deres, forbedre kvaliteten, redusere arbeidsintensiteten i behandlingen, oppnå informasjonskompatibilitet for ulike dokumentasjonssystemer for samme og relaterte styringsfunksjoner, og mer effektiv bruk av datateknologi.

Arbeidet med forening inkluderer: utvikling av USD, som utføres av departementer og avdelinger med ansvar for de relevante dokumentasjonssystemene; implementering av intersektoriell (interdepartemental) DSD i republikansk og sektoriell DSD: implementering av utviklet OKTEI; opprettholde USD og OKTEI for å opprettholde påliteligheten til informasjon og deres videre utvikling; utvikling av komplekser av industrispesifikke enhetlige former for dokumenter som gjenspeiler bransjens spesifikasjoner og ikke er inkludert i USDD, samt deres statlige registrering; utvikling av industriklassifiseringer av teknisk og økonomisk informasjon som gjenspeiler bransjens spesifikasjoner.

Organisatorisk og metodisk styring av forening og standardisering av dokumenter, koordinering av arbeid og kontroll utføres av moderorganisasjonen for å koordinere implementering og vedlikehold av SD og OKTEI i republikken. På bransjenivå utføres dette arbeidet av hovedorganisasjonen for implementering og vedlikehold av SD og OKTEI i bransjen.

Ensretting og standardisering av styringsdokumenter bør betraktes som en av faktorene for å øke produktiviteten i lederarbeid. Ensretting av dokumenter er valget av rasjonelle strukturer for deres konstruksjon, og bringer dokumentene til ensartethet basert på å etablere et rasjonelt antall av deres former og karakterisere deres konstruksjon.

Det gjelder ikke bare styringsdokumenter, men også nye systemer. For eksempel er reise-, fly- og jernbanebilletter blitt samlet.

De grunnleggende prinsippene for dokumentforening er:

1) Ensretting fra det generelle til det spesifikke. Det består av å konstruere et skjema - et utvalg av dokumenter for et spesifikt dokumentasjonssystem og etablere på grunnlag av sammensetningen av detaljene for dette dokumentasjonssystemet, individuelle arter dokumenter, spesifikt dokument, etc.;

2) Ensartethet i dokumentskjemaer og regler for deres konstruksjon, utforming og utførelse. Dette oppnås gjennom maksimal typifisering og stensilisering av dokumenter, forening av plasseringen av data på dokumentfeltet, utvikling av teknologier og konvensjonelle forkortelser;

3) Sammenslutningens kompleksitet. Når du utfører denne prosessen, må alle krav til dokumentet oppfylles i alle stadier av opprettelse, fylling, behandling og lagring. I tillegg må de psykofysiologiske evnene til en person og parametere tas i betraktning tekniske midler;

4) Informasjonsinnhold. Det betyr å inkludere i dokumenter bare de detaljene som er nødvendige for å løse spesifikke problemer, for å søke og bekrefte dokumentets juridiske gyldighet;

5) Redusere antall typer dokumenter. Oppnås ved å forbedre styringsmetoder, for eksempel mot utbredt bruk av kontorutstyr; stabilitet av dokumentkrav (etablert av statlige og industristandarder);

6) Grensesnitt med eksisterende systemer for klassifisering og koding av teknisk og økonomisk informasjon; effektivitet. Det oppnås gjennom rimelig inkludering av dokumenter i dokumentasjonssystemet, utstrakt bruk av skjemaer, rasjonell utforming av dokumentskjemaer og etablering av det optimale detaljvolumet.

Liste over kilder og litteratur som er brukt

Jeg.Kilder

1. GOST R 6.30-2003 Samlede dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav. – M.: Standards Publishing House, 2003.

2. Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelsen: Grunnleggende bestemmelser: Generelle Krav til dokumenter og dokumentasjonsstøttetjenester. - M.: Standards Publishing House, 1991.

3. GOST R 51141-98 Journalføring og arkivering. Begreper og definisjoner. – M.: Standards Publishing House, 1998.

4. All-russisk klassifisering av ledelsesdokumentasjon. Godkjent ved dekret av den russiske føderasjonens statsstandard av 30. desember 1993 N 299. - M.: Gosstandart, 1993.

II.Litteratur

5. Andreeva, V.I. Kontorarbeid. Lærebok godtgjørelse / V.I. Andreeva. Ed. 6., revidert og tillegg - M.: JSC "Business School "Intel-Sintez", 2000 - 187 s.

6. Basakov M.I. Kontorarbeid (dokumentasjonsstøtte for ledelsen): Lærebok. – M.: ICC “Marketing”, 2003 – 336 s.

7. Bykova, T.A. Sekretærer trenger fortsatt EGSD og GSDOI // Secretarial Affairs. – 2001 – nr. 2.

8. Kuznetsova, T.V. Dokumenter og papirarbeid: Referanseguide/TV. Kuznetsova. - M.: Økonomi, 2001. - 271 s.

9. Kuznetsova, T.V. Sekretærarbeid. Lærebok godtgjørelse / T.V. Kuznetsova. Ed. 8., rev. og tillegg - M.: JSC "Business School "Intel-Sintez", 2003. - 288 s.

Læring

Trenger du hjelp til å studere et emne?

Våre spesialister vil gi råd eller gi veiledningstjenester om emner som interesserer deg.
Send inn søknaden din angir emnet akkurat nå for å finne ut om muligheten for å få en konsultasjon.

Introduksjon………………………………………………………………………………………………………………………6

Ensretting og standardisering av dokumenter………………………………………………….8

Samlede dokumentasjonssystemer………………………………………………………………12

All-russiske klassifiserere av teknisk, økonomisk og sosial informasjon………………………………………………………………………………………18

Konklusjon………………………………………………………………………………………25

Referanser………………………………………………………………………………………26

Enheten av dokumenter består i å etablere ensartethet i sammensetningen og formene for styringsdokumenter som registrerer implementeringen av lignende styringsfunksjoner. Standardisering av dokumenter er en form for juridisk bekreftelse av foreningen som er utført og nivået på dens obligatoriske natur. Følgende kategorier av standarder er etablert: statlige standarder (GOST), industristandarder (OST), republikanske standarder (RST). Sammenslåingen av dokumenter utføres for å redusere antallet dokumenter som brukes, karakterisere skjemaene deres, forbedre kvaliteten, redusere arbeidsintensiteten i behandlingen, oppnå informasjonskompatibilitet for ulike dokumentasjonssystemer for samme og relaterte styringsfunksjoner, og mer effektiv bruk av datateknologi.

Enhetsarbeid inkluderer:

· Utvikling av et enhetlig dokumenthåndteringssystem (UDS), som utføres av departementer og avdelinger med ansvar for de relevante dokumentasjonssystemene;

· Innføring av tverrsektoriell (interdepartemental) DSD innenfor rammen av republikansk og sektoriell DSD;

· Vedlikeholde DSD og Industry Classifier of Technical and Economic Documentation (OKTEI) for å opprettholde påliteligheten til informasjonen og dens videre utvikling;

· Utvikling av komplekser av industrielt enhetlige former for dokumenter som gjenspeiler bransjens spesifikasjoner og ikke er inkludert i USD, samt deres statlige registrering;

· Utvikling av industriklassifiseringer av teknisk og økonomisk informasjon som gjenspeiler bransjens spesifikasjoner. Organisatorisk og metodisk styring av forening og standardisering av dokumenter, koordinering av relevant arbeid og kontroll utføres av hovedorganisasjonen for koordinering av implementering og vedlikehold av SD og OKTEI i republikken. På bransjenivå utføres dette arbeidet av hovedorganisasjonen for implementering og vedlikehold av SD og OKTEI i bransjen.

Betydningen av dokumentforening øker på grunn av den stadig mer utbredte introduksjonen i ledelsespraksis av elektronisk datateknologi og automatiserte kontrollsystemer opprettet på grunnlag av den. Det enhetlige systemet for organisatorisk og administrativ dokumentasjon utviklet av VNIIDAD egner seg både for bruk i automatiserte kontrollsystemer og for behandling ved bruk av konvensjonelle, tradisjonelle metoder i institusjoner over hele landet. USORD inkluderer et sett med statlige standarder for organisatorisk og administrativ dokumentasjon, enhetlige former for dokumenter, samt instruksjons- og metodologisk materiale om bruken av disse skjemaene.

Ensretting og standardisering av dokumenter

Teknologisk fremgang stiller nye krav til utarbeidelse av offisiell dokumentasjon.

Førskoleopplæringssystemet inkluderer tre sammenhengende komponenter: utarbeidelse av styringsdokumenter, teknologi for arbeid med dokumenter, systematisering av dokumenter i løpet av kalenderåret og deres organisering arkivlagring. Når du løser hvert av disse problemene, må utøvere veiledes av gjeldende regulatoriske og metodiske dokumenter innen kontorledelse, godkjent Statens utvalg av den russiske føderasjonen for standardisering og den føderale arkivtjenesten i Russland.

Det regulatoriske og metodiske grunnlaget for kontorarbeid er et sett med lover, forskrifter og metodiske dokumenter som regulerer teknologien for opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter i institusjonens nåværende virksomhet og kontorarbeidstjenestens arbeid.

De grunnleggende kravene for utarbeidelse av organisatoriske og administrative dokumenter er angitt i GOST R. 6.30-97, godkjent av resolusjonen til Russlands statsstandard datert 31. juli 1997.

Det enorme antallet dokumenter nødvendiggjør deres standardisering og forening.

Standardisering - Dette er aktiviteten med å etablere normer og regler.

Standardisering er prosessen med å etablere og anvende regler for å effektivisere aktiviteter på et gitt felt til fordel for og deltakelse for alle interesserte parter, spesielt for å oppnå total optimal økonomi samtidig som funksjonelle forhold og sikkerhetskrav respekteres. Standardisering er basert på resultatet av vitenskap, teknologi og praktisk erfaring.

Innen kontorarbeid er essensen av standardisering å etablere til en norm, obligatorisk for anvendelse, optimale regler og krav for utvikling og utførelse av dokumenter vedtatt i på den foreskrevne måten for generell og gjentatt bruk.

Standardisering, i samsvar med den russiske føderasjonens lov "On Standardization", vedtatt 10. juni 1993, er aktiviteten med å etablere normer, regler og egenskaper for å sikre:

· sikkerhet for produkter, verk og tjenester for miljø, liv, helse og eiendom;

· teknisk kompatibilitet og informasjonskompatibilitet, samt utskiftbarhet av produkter;

· kvaliteten på produkter, verk og tjenester i samsvar med utviklingsnivået for vitenskap, teknologi og teknologi; ensartethet av målinger;

· sparer alle typer ressurser;

sikkerhet økonomiske fasiliteter tar hensyn til risikoen for naturkatastrofer og menneskeskapte katastrofer og annet nødsituasjoner;

· landets forsvarsevne og mobiliseringsberedskap.

Reguleringsdokumenter om standardisering som er gjeldende i vårt land inkluderer:

· statlige standarder for den russiske føderasjonen (GOST R);

· internasjonale (regionale) standarder anvendt på foreskrevet måte;

· all-russiske klassifiserere av teknisk, økonomisk og sosial informasjon;

· industristandarder;

· bedriftsstandarder;

· standarder for vitenskapelige, tekniske, ingeniørforeninger og andre offentlige foreninger.

Statlige standarder for den russiske føderasjonen - forskrifter, etablere enhetlige regler i et bestemt aktivitetsområde i staten vår.

Det utvikles statlige standarder for produkter, arbeid og tjenester som har tverrsektoriell betydning. Innholdet i kravene til standardene, omfanget av deres distribusjon, omfanget av deres gyldighet og datoen for deres innføring bestemmes av de statlige styringsorganene som vedtar dem. I samsvar med loven "On Standardization", blir statlige standarder og all-russiske klassifiseringer av teknisk, økonomisk og sosial informasjon vedtatt av Russlands statsstandard, de settes i kraft etter deres statlige registrering.

Kravene fastsatt av standardene er obligatoriske for alle offentlige myndigheter og forretningsenheter. Gosstandart av Russland og andre spesielt autorisert statlige organer avdelinger innenfor deres kompetanse utøver statlig kontroll og tilsyn med overholdelse obligatoriske krav statlige standarder.

Standarden sier:

· sammensetning av dokumentdetaljer;

· krav til sammensetning av dokumentdetaljer;

· krav til skjemaer og papirarbeid;

· krav til produksjon, registrering, bruk og lagring av skjemaer med reproduksjon av den russiske føderasjonens statsemblem, våpenskjoldene til den russiske føderasjonens konstituerende enheter.

Alle statlige standarder som opererer i vårt land er forent i et enkelt statlig standardiseringssystem - et hierarkisk organisert system for klassifisering og koding av selve statlige standarder.

Serie 1 av det statlige standardiseringssystemet inneholder et sett med grunnleggende standarder, som angir bestemmelser om prosedyren for å utvikle statlige standarder, om konstruksjon, presentasjon og utførelse av standarder, deres godkjenning, registrering og implementering, om prosedyren for å endre standarder, kansellere standarder, etc., for eksempel: 1. april 2000, endring nr. 1 til GOST R. 6.30-97, vedtatt ved resolusjon av Russlands statsstandard av 21. januar 2000 nr. 9-Art.

Prosedyren for anvendelse og implementering av GOST R. 6.30-97 er forklart og spesifisert i metodologiske anbefalinger fra All-Russian Research Institute of Documentation and Archival Science. Retningslinjer beregnet for implementering i organisasjoner:

· enhetlige regler for utarbeidelse av dokumentdetaljer og alternativer for deres plassering basert på det moderne regelverket for dokumentasjonsstøtte;

· ny informasjonsteknologi for utarbeidelse av dokumenter og overføring av dokumentinformasjon;

· forretningsstil av dokumenter, grunnleggende krav for utarbeidelse og forening av dokumenttekster;

· regler for produksjon av dokumenter ved bruk av utskriftsenheter, inkludert tekstbehandling på datamaskiner;

· regler for utforming av dokumentskjemaer;

· regler for bruk, regnskap og oppbevaring av skjemaer og segl;

· regler for utarbeidelse av dokumenter overført via telekommunikasjonskanaler.

GOST 1.RO-92. Den russiske føderasjonens statlige standardiseringssystem: Grunnleggende bestemmelser.

Et uavhengig sett med standarder består av standarder for enhetlige dokumentasjonssystemer og enhetlig system for klassifisering og koding av teknisk og økonomisk informasjon.

Send ditt gode arbeid i kunnskapsbasen er enkelt. Bruk skjemaet nedenfor

Studenter, hovedfagsstudenter, unge forskere som bruker kunnskapsbasen i studiene og arbeidet vil være deg veldig takknemlig.

Lagt ut på http://www.allbest.ru/

Introduksjon

Konklusjon

Bibliografi

Introduksjon

Den effektive funksjonen til styringsapparatet er uløselig knyttet til riktig organisering av arbeidet med dokumenter. Nesten ingen teknologisk styringsfunksjon knyttet til informasjonskilder, forberedelse og beslutningstaking kan gjøres uten dokumentasjon - prosessen med å lage, utføre og behandle dokumenter. Aktivitetene til alle ansatte i styringsapparatet er knyttet til dokumentasjon: fra tekniske utøvere til ledere på alle nivåer. Noen lager dokumenter, andre sørger for utførelse og overføring, andre styres av disse dokumentene og tar beslutninger basert på dem. Konseptet "dokument" er definert av den russiske føderasjonens statsstandard for terminologi for kontorarbeid og arkivering. Den er obligatorisk for bruk i alle typer dokumentasjon: lærebøker, læremidler, fag- og referanselitteratur.

Et dokument er et middel for på ulike måter å feste seg til spesiell materiell informasjon om fakta, hendelser, fenomener med objektiv virkelighet og menneskelig mental aktivitet. Dermed er begrepet "dokument" avledet fra forståelsen av informasjon som informasjon. Informasjon inneholder informasjon om enkelte hendelser som de reflekterer. I det daglige arbeidet til bedrifter opprettes det dokumenter om ulike spørsmål om produksjon, økonomisk, finansiell og sosiale aktiviteter. Dette er pålegg, vedtak, brev, lover, avtaler, protokoller, erklæringer, telegrammer, attester osv. Dokumenter som utarbeides ved virksomheter kalles vanligvis korrespondanse.

Settet med arbeider knyttet til opprettelsen av dokumenter, deres registrering, klassifisering, bevegelse, regnskap og lagring kalles kontorarbeid. Papirarbeid skal være enkelt og effektivt. I moderne forhold er hovedoppgaven å sikre videreutvikling og økning i effektiviteten til automatiserte kontrollsystemer og datasentre, konsekvent integrere dem i et landsdekkende system for innsamling og behandling av informasjon; utvide produksjonen og bruken av kontorutstyr for å effektivisere kontorarbeidet og forbedre organiseringen av lederarbeidet.

Relevansen til dette emnet skyldes det faktum at moderne scene I lys av reformen av lovgivningen om standardisering, er det av større interesse å underbygge problemet med forening og standardisering av styringsdokumenter og sammensetningen av plasseringen av hoveddetaljene i dokumentet, som en faktor for å øke produktiviteten til lederarbeid. .

administrasjonsdetaljer for foreningsdokumentasjon

1. Ensretting og standardisering av dokumenter. Samlede dokumentasjonssystemer

Å bringe dokumenter til optimal enhetlighet i sammensetning og form kalles dokumentforening. Ensretting er også etablering av et maksimalt enhetlig sett med detaljer, papirformat og registrering av detaljer på papir. En enhetlig form for et dokument er et sett med detaljer etablert i samsvar med oppgavene som løses i et gitt aktivitetsfelt og ligger i en bestemt rekkefølge på et lagringsmedium. De forener ikke bare individuelle dokumenter, men også dokumentasjonssystemer som helhet.

Et enhetlig dokumentsystem er et dokumentasjonssystem opprettet i henhold til enhetlige regler og krav, som inneholder den informasjonen som er nødvendig for ledelsen i et bestemt aktivitetsfelt. DSD inkluderer:

CS av organisatorisk og administrativ dokumentasjon;

CS av bankdokumentasjon;

MS av finansiell, regnskaps- og rapbudsjettinstitusjoner og organisasjoner;

MS for rapportering og statistisk dokumentasjon;

MS regnskaps- og rapfor bedriften;

CS av arbeidsdokumentasjon;

CS av pensjonsfond dokumentasjon;

CS av utenrikshandelsdokumentasjon.

Enheten av dokumenter består i å etablere ensartethet i sammensetningen og formene for styringsdokumenter som registrerer implementeringen av lignende styringsfunksjoner. Sammenslåingen av dokumenter utføres for å redusere antallet dokumenter som brukes, karakterisere skjemaene deres, forbedre kvaliteten, redusere arbeidsintensiteten i behandlingen, oppnå informasjonskompatibilitet for ulike dokumentasjonssystemer for samme og relaterte styringsfunksjoner, og mer effektiv bruk av datateknologi. Enhetsarbeid inkluderer:

Utvikling av et enhetlig dokumenthåndteringssystem (UDS), som utføres av departementer og avdelinger med ansvar for de relevante dokumentasjonssystemene;

Innføring av tverrsektoriell (interdepartemental) DSD innenfor rammen av republikansk og sektoriell DSD;

Vedlikeholde DSD og Industry Classifier of Technical and Economic Documentation (OKTEI) for å opprettholde påliteligheten til informasjonen og dens videre utvikling;

utvikling av komplekser av industrispesifikke enhetlige former for dokumenter som gjenspeiler bransjens spesifikasjoner og ikke er inkludert i USDD, samt deres statlige registrering;

Utvikling av bransjeklassifiserere av teknisk og økonomisk informasjon som gjenspeiler bransjens spesifikasjoner. Organisatorisk og metodisk styring av forening og standardisering av dokumenter, koordinering av relevant arbeid og kontroll utføres av hovedorganisasjonen for koordinering av implementering og vedlikehold av SD og OKTEI i republikken. På bransjenivå utføres dette arbeidet av hovedorganisasjonen for implementering og vedlikehold av SD og OKTEI i bransjen.

Ensretting av dokumenter er en av metodene for deres standardisering.

Standardisering er aktiviteten med å etablere regler og egenskaper for frivillig gjentatt bruk, rettet mot å oppnå ryddighet i produksjon og sirkulasjon av produkter og øke konkurranseevnen til produkter, verk eller tjenester. Standardene for styringsdokumentasjon fastsetter sammensetningen av individuelle elementer i dokumentet (detaljer), deres plassering og designregler. Standardisering av dokumenter er en form for juridisk bekreftelse av foreningen som er utført og nivået på dens obligatoriske natur. Følgende kategorier av standarder er etablert: statlige standarder (GOST), industristandarder (OST), republikanske standarder (RST).

Målene for standardisering er:

Øke nivået av sikkerhet for liv og helse for borgere, eiendom til enkeltpersoner og juridiske enheter, myndigheter og kommunal eiendom, gjenstander som tar hensyn til risikoen for naturlig og teknologisk natur, nivå opp miljøsikkerhet, sikkerhet for liv og helse til dyr og planter;

Sikre konkurranseevne og kvalitet på produktene (verk, tjenester), ensartethet i målinger, rasjonell bruk av ressurser, utskiftbarhet av teknisk utstyr (maskiner og utstyr, deres komponenter, komponenter og materialer), teknisk kompatibilitet og informasjonskompatibilitet, sammenlignbarhet av forskning (test) og måleresultater, tekniske og økonomisk-statistiske data, analyse av produktenes egenskaper (verk, tjenester), utførelse av offentlige ordrer, frivillig bekreftelse av samsvar med produkter (verk, tjenester);

Fremme overholdelse av tekniske forskrifter;

Opprettelse av klassifiserings- og kodesystemer for teknisk, økonomisk og sosial informasjon, katalogiseringssystemer for produkter (verk, tjenester), kvalitetssikringssystemer for produkter (verk, tjenester), systemer for søk og overføring av data, tilrettelegging av foreningsarbeid.

Målet med standardisering er således å oppnå en optimal grad av orden på et bestemt område gjennom utbredt og gjentatt bruk av etablerte bestemmelser, krav og normer for å løse faktiske, planlagte eller potensielle problemer. Hovedresultatene av standardiseringsaktiviteter bør være å øke graden av samsvar med produktet (tjenesten), prosesser med deres funksjonelle formål, eliminering av tekniske barrierer i internasjonal handel, fremme vitenskapelig og teknologisk fremgang og samarbeid på ulike felt.

Standardisering er knyttet til begreper som standardiseringsobjekt og standardiseringsomfang. Objektet (emnet) for standardisering kalles vanligvis et produkt, en prosess eller en tjeneste som det er utviklet visse krav, egenskaper, parametere, regler osv. for. Standardisering kan gjelde enten objektet som helhet eller dets individuelle komponenter (karakteristikker). Standardiseringsområdet er et sett med sammenhengende standardiseringsobjekter. For eksempel er maskinteknikk et standardiseringsområde, og standardiseringsobjektene innen maskinteknikk kan være teknologiske prosesser, motortyper, sikkerhet og miljøvennlighet av maskiner mv. Standardisering utføres på ulike nivåer. Standardiseringsnivået varierer avhengig av hvilken geografisk, økonomisk eller politisk region i verden deltakerne aksepterer standarden. Så hvis deltakelse i standardisering er åpen for relevante myndigheter i et hvilket som helst land, er dette internasjonal standardisering. Regional standardisering er en aktivitet som kun er åpen for relevante myndigheter i stater i én geografisk, politisk eller økonomisk region i verden. Regional og internasjonal standardisering utføres av spesialister fra land representert i relevante regionale og internasjonale organisasjoner, hvis oppgaver vil bli diskutert nedenfor. Nasjonal standardisering er standardisering i en bestemt stat. Samtidig kan nasjonal standardisering også utføres på ulike nivåer: på statlig, industrinivå, i en eller annen sektor av økonomien, på nivå med foreninger, produksjonsbedrifter, foretak og institusjoner.

2. Sammensetning og plassering av hoveddetaljene i dokumentet

I kontorarbeid er det en rekke enhetlige krav og regler for utarbeidelse av dokumenter, som er fastsatt av statlige forskrifter og standarder. Overholdelse av reglene for dokumentutarbeidelse sikrer at de:

* rettskraft;

* rask forberedelse og utførelse av høy kvalitet;

* organisering av raskt søk;

* databehandling for å redusere arbeidskostnader og tid;

Standard er et dokument som etablerer produktegenskaper, implementeringsregler og egenskaper ved produksjonsprosesser, drift, lagring, transport, salg og avhending, utførelse av arbeid eller levering av tjenester for gjentatt bruk. Dokumentskjema - et sett med offisielle detaljer skriftlig dokument, plassert i en bestemt rekkefølge.

Dokumentskjema - et sett med detaljer som identifiserer forfatteren av et offisielt skriftlig dokument.

Ethvert dokument inneholder en rekke designelementer (dato, signatur, segl osv.), som kalles detaljer.

Regler for registreringsdetaljer:

Forutsetninger - nødvendige elementer utførelse av et offisielt dokument.

Hver type dokument (ordre, brev, handling, etc.) har et visst sett med detaljer, som er plassert og tegnet på dokumentet i samsvar med kravene fastsatt av Russlands statsstandard.

Når du utarbeider og behandler dokumenter, bruk følgende detaljer:

* Den russiske føderasjonens statsemblem;

* våpenskjold fra en konstituerende enhet i den russiske føderasjonen;

* logoen til organisasjonen eller varemerke;

* organisasjonskode;

* hovedtilstand registreringsnummer(OGRN) juridisk enhet;

* skattebetalers identifikasjonsnummer\årsakskode for registrering (TIN\KPP);

* dokumentskjemakode;

* navn på firma;

* referanseinformasjon om organisasjonen;

* navn på dokumenttypen;

* dokumentdato;

* dokumentregistreringsnummer;

* sted for kompilering eller publisering av dokumentet;

* adressat;

* dokumentgodkjenningsstempel;

* Vedtak;

* tittel på teksten;

* kontrollmerke;

* dokumenttekst;

* merk om tilstedeværelsen av applikasjonen;

* signatur;

* dokumentgodkjenningsstempel;

* godkjenning av visumdokumenter;

* segl inntrykk;

* merke på attestering av kopien;

* merke om utøveren;

* et notat om utførelsen av dokumentet og sende det til filen;

* merke ved mottak av dokumentet av organisasjonen;

* identifikator for den elektroniske kopien av dokumentet.

Noen detaljer endres ikke når du utarbeider ulike dokumenter fra en bedrift, for eksempel: organisasjonens logo, navnet på organisasjonen, referanseinformasjon om organisasjonen. Derfor kalles disse detaljene vanligvis permanente. De resterende opplysningene registrert ved utarbeidelse av et bestemt dokument (navn på dokumenttype, dato for dokumentet osv.) på ulike dokumenter vil avvike - det er derfor de kalles variabler.

Spesielt viktig er riktig utførelse av slike detaljer som dato, signatur, segl, registreringsnummer, godkjenningsstempel, som gir dokumentet rettskraft.

Hvert dokument kan deles inn i tre hoveddeler:

1) overskriftsdelen (den inkluderer detaljer plassert før teksten);

2) hoveddelen (detaljer "tekst" og "applikasjoner");

3) designdelen (detaljer plassert under testen og applikasjonen).

I dokumentet er detaljer atskilt fra hverandre med 2-3 linjeavstander.

Når du utarbeider dokumenter, anbefales det å bruke WordforWindows tekstbehandler versjon 6.0 og høyere med TimesNewRomanCyr-skriftstørrelse nr. 12 (for utforming av tabellmateriale), 6_16. For å designe detaljene "Navn på organisasjon" er det tillatt å bruke fontene 6_24.

Ved utarbeidelse av dokumenter på to eller flere sider nummereres den andre og alle påfølgende sider. Sidetall skal plasseres i midten av arkets toppmarg med arabiske tall uten ordet side eller skilletegn.

La oss vurdere en mer detaljert design av noen detaljer.

Detaljene "Den russiske føderasjonens statsemblem" og "våpenskjoldet til en undersått av den russiske føderasjonen" er ikke festet til dokumenter opprettet av ikke-statlige strukturer.

"Organisasjonens emblem eller varemerke" (tjenestemerke) er plassert på brevpapiret til organisasjoner i samsvar med charteret (organisasjonens forskrifter). Du kan ikke erstatte navnet på en bedrift eller institusjon med et emblem.

Emblemet må være offisielt registrert.

Varemerket kan ikke brukes av andre personer.

Hvis et våpenskjold er angitt på skjemaet, er emblemet ikke gjengitt.

Varemerket (emblemet) plasseres på den øverste margen av dokumentet, sentrert i forhold til navnet på organisasjonen.

"Organisasjonskoden" legges inn i henhold til den all-russiske klassifiseringen av bedrifter og organisasjoner (OKPO).

"Hovedstatsregistreringsnummer (OGRN)" og " Et identifikasjonsnummer skattyter/registreringsårsakskode (TIN/KPP)» angis i samsvar med dokumenter utstedt av skattemyndighetene.

Dokumentskjemakode.

Skjemakoden påføres dersom den tilsvarende dokumenttypen er inkludert i klassifiseringen i henhold til den all-russiske klassifikatoren for styringsdokumentasjon (OKUD), klasse 0200000. Denne detaljen skrives ut når du utarbeider en bestemt type dokument og er inkludert i referanseinformasjon om organisasjonen i brevskjemaer, i andre tilfeller er det påført ved siden av navnet på dokumenttypen.

"Navnet på organisasjonen" som er forfatteren av dokumentet må samsvare med navnet som er nedfelt i dokumentet inngående dokumenter. Over navnet på organisasjonen er det forkortet navn angitt, og i fravær det fulle navnet på overordnet organisasjon (hvis noen). Navnet på organisasjonen er plassert under attributtet "organisasjonsemblem".

Navnene på organisasjoner av konstituerende enheter i den russiske føderasjonen som, sammen med statsspråket i den russiske føderasjonen (russisk), har statsspråket til de konstituerende enhetene i den russiske føderasjonen, er trykt på to språk.

Navn på organisasjon på statens språk av et emne i den russiske føderasjonen eller på et annet språk er plassert under eller til høyre for navnet på statsspråket i den russiske føderasjonen.

Det forkortede navnet på organisasjonen er gitt i tilfeller der det er nedfelt i organisasjonens konstituerende dokumenter. Det forkortede navnet (i parentes) er plassert under hele navnet.

Navnet på filialen, territorialkontoret, representasjonskontoret er angitt hvis det er forfatteren av dokumentet, og er plassert under navnet på organisasjonen.

"Referanseinformasjon om organisasjonen" inkluderer: postadressen til bedriften, telefonnummer og andre data etter organisasjonens skjønn (faksnummer, telexnummer, bankkontoer, adresse E-post og så videre.). Denne detaljen er plassert i øvre venstre hjørne under "navn på organisasjon" detalj.

Rekkefølgen for å skrive adressen til adressaten:

1) navn på adressaten (for enkeltpersoner- Fullt navn);

2) gatenavn, husnummer, leilighetsnummer;

3) navn bosetting(by, by);

4) navnet på regionen, kant, Autonome Okrug, republikker;

5) land (for internasjonale postforsendelser);

6) postnummer;

7) telefon-, faks-, e-post- og nettsidenumre;

8) bankdetaljer (brev vedrørende oppgjør og kontanttransaksjoner).

Navn på dokumenttype”, plasseres i midten av siden på overskriften til dokumentet på langsgående skjemaer og fra kanten av venstre marg - på hjørneskjemaer. Skriv inn store bokstaver, for eksempel; HANDLING, REFERANSE.

"Dato" er en av hoveddetaljene i et dokument som sikrer dets juridiske kraft.

Datoen for dokumentet er:

1) datoen for signering eller godkjenning;

2) datoen for hendelsen som er registrert i den (for protokoller, handlinger).

Alle datoer i dokumentet er skrevet med arabiske tall på én linje i følgende rekkefølge: dag, måned, år. For eksempel: datoen 17. mars 2005 skal utstedes som 17.03.2005. I tekstene til dokumenter som inneholder finansiell informasjon og forskriftsdokumenter, er det tillatt å bruke den verbalt-digitale metoden for formatering av datoer: 17. mars 2005.

Hvis datoen eller måneden består av ett siffer, må den innledes med en 0, for eksempel 02/01/2006.

"Dokumentregistreringsnummer" består av serienummeret. Dokumentnummeret er angitt på utgående, innkommende og interne dokumenter selskap ved siden av «dokumentdato»-attributtet.

Registreringsnummeret til et dokument utarbeidet i fellesskap av to eller flere organisasjoner består av registreringsnumrene til dokumentet til hver av disse organisasjonene, atskilt med en skråstrek i den rekkefølgen forfatterne er angitt i dokumentet.

Sekvensnummer tildeles separat til innkommende og utgående brev.

Avhengig av dokumenttypene, typen kontorstyringssystem som er gjeldende i organisasjonen, tilstedeværelsen av klassifikatorer osv., kan andre komponenter legges til serienummeret, for eksempel ved registrering av offisielle brev, saksindeks iht. saksnomenklaturen legges til serienummeret, og om nødvendig dokumentkoden etter tematisk klassifisering, korrespondentkode, etc.

På dokumenter som er utarbeidet i fellesskap av flere organisasjoner, er registreringsnummeret til forfatterne angitt med en skråstrek i den rekkefølgen forfatterne er angitt i dokumentet. Tilstedeværelsen av et registreringsnummer på et dokument indikerer at det er inkludert i informasjonsutvalget til organisasjonen og er under dens kontroll og ansvar.

Rekvisittene består av en sjablongdel “____№____”, som fylles ut for hånd med dato og registreringsnummer.

«Referanse til registreringsnummer og dokumentdato» omfatter registreringsnummer og dato for dokumentet som skal svares på. Denne detaljen plasseres fra grensen til venstre felt under detaljene "dato" og "dokumentnummer".

Stedet hvor dokumentet ble kompilert eller publisert.

Detaljene brukes kun i generelle skjemaer og former for spesifikke typer dokumenter (unntatt brev). Når du registrerer denne detaljen, tas den administrative-territoriale inndelingen av landet i betraktning ved å bruke generelt aksepterte forkortelser.

"Dokumentgodkjenningsstempel"-detaljen må bestå av ordet

JEG GODKJENT (uten anførselstegn)

1) tittelen på stillingen til personen som godkjenner dokumentet;

2) hans signatur, initialer, etternavn og godkjenningsdato.

Dokumentgodkjenningsstempelet er plassert i høyre venstre hjørne av dokumentet.

Hvis det er flere godkjenningsmerker på et dokument, er de plassert parallelt (venstre og høyre) på samme nivå.

Godkjenningsstemplet skal bestå av ordet GODKJENT uten anførselstegn.

Ved godkjenning av et dokument oppgis navnet på godkjenningsdokumentet i den instrumentelle saken.

Når et dokument er godkjent av flere personer, er deres signaturer oppført på samme nivå.

Vedtak.

En resolusjon er en inskripsjon på et dokument som er påført av en tjenestemann og inneholder avgjørelsen han har tatt.

Instrukser for utførelse av dokumentet skal inneholde: etternavn og initialer til bobestyreren, innholdet i ordren og fristen for utførelse.

Oppløsningen skrives for hånd i overskriftsdelen av dokumentet på et hvilket som helst tekstfritt sted. Det er tillatt å utarbeide vedtak på egne ark med angivelse av registreringsnummer og dato på dokumentet vedtaket gjelder.

Hvis flere eksekutorer er angitt i dokumentet, blir den første utnevnt til ansvarlig, men det gjøres ingen ekstra notater. «Tittel til teksten»-attributtet inkluderer et kort sammendrag av hovedbetydningen av dokumentteksten. Tittelen skal være grammatisk i samsvar med navnet på dokumenttypen, og svare på spørsmålene "om hva?" (om hvem?)", for eksempel: Order to create sertifiseringskommisjon; " hva? (hvem?)", for eksempel: Stillingsbeskrivelse Hovedprogrammerer

Tittelen er plassert etter detaljene "dato" og "dokumentets registreringsnummer" fra kanten av venstre marg. Det er tillatt å ikke angi tittel på A5-dokumenter.

Tittelen er plassert til venstre over dokumentteksten.

Tittelen på teksten på A5-dokumenter er ikke angitt.

Tittelen er skrevet ut under skjemadetaljene uten anførselstegn og er ikke understreket. Det er ingen punktum på slutten av tittelen.

Volumet bør ikke overstige 5 linjer, hver ikke mer enn 28-30 tegn.

En merknad som indikerer at dokumentet er sendt til kontroll.

Et kontrollmerke betyr at dokumentet er satt under kontroll under utførelse for å sikre fastsatte frister spesifisert i vedtaket, eller standard frister for gjennomføring.

Det er to typer dokumentutførelsesfrister:

1) typisk begrep utførelse av dokumentet - frist for utførelse av dokumentet, for gruppen standard dokumenter(for eksempel for borgernes forespørsler) frist for utførelse av standardforespørsler osv.;

2) individuell frist for utførelse av et dokument - fristen for utførelse av et dokument fastsatt av det mottatte dokumentet, ordren eller spesifisert i vedtaket. Alle dokumenter som krever utførelse er underlagt kontroll.

I samsvar med GOST er et merke på kontroll over utførelse påført de viktigste dokumentene og er indikert med bokstaven "K", ordet eller stempelet "Kontroll". For klarhetens skyld kan denne egenskapen utheves i farger.

"Tekst" er det viktigste og viktigste elementet i dokumentet. Tekstene til dokumenter er utarbeidet i form av et spørreskjema, tabell, lenket tekst, eller som en kombinasjon av disse strukturene. Kolonner og rader i tabellen må ha overskrifter uttrykt med et substantiv i nominativ kasus.

Hvis tabellen er skrevet ut på mer enn én side, er kolonnene i tabellen nummerert og kun kolonnenumrene er angitt på de følgende sidene.

Den tilknyttede dokumentteksten består vanligvis av to deler:

1) innledende, som angir begrunnelsen og formålet med å utarbeide dokumentet;

2) den viktigste, som skisserer vedtak, forespørsler, forslag, anbefalinger.

Teksten kan inneholde én hoveddel (for eksempel ordre, brev, uttalelser).

Hvis teksten inneholder flere avgjørelser, konklusjoner osv., bør den deles inn i seksjoner, underseksjoner, klausuler og underklausuler, som er nummerert med arabiske tall: Seksjon, Underseksjon, Klausul, Underklausul.

Følgende former for tekstpresentasjon brukes i brev:

* første person entall (jeg tror, ​​jeg spør, jeg bestemte meg);

* første person flertall (vi spør, vi dirigerer);

* fra tredje person entall (departementet motsetter seg ikke, forskningsinstituttet anser det som mulig).

Teksten i form av et spørreskjema inneholder konstant informasjon om ett objekt i henhold til en rekke indikatorer. Profiltekster brukes oftest i personal- og markedsdokumenter.

Tekst i tabellform inneholder informasjon om flere objekter basert på en rekke egenskaper. Tabeller er mye brukt i rapportering, planlegging, økonomiske og andre dokumenter.

Hvis tabellen er plassert på flere sider, nummereres kolonnene, og kun kolonnenumrene skrives ut på de påfølgende sidene. Hvis dokumentet inneholder flere tabeller, er ordet "Tabell" skrevet over tabellen til høyre, og serienummeret er angitt uten tegn.

Koblet tekst kan komponeres vilkårlig eller basert på sjablonger som inneholder konstant informasjon og mellomrom for å legge inn variabel informasjon:

Bruken av sjablongtekster kan øke hastigheten på dokumentforberedelsen betydelig, samtidig som stadiene med tekstredigering og nyutskrift elimineres. Bruken av sjablonger er spesielt effektiv når du tegner dokumenter på en datamaskin.

Tekstene til dokumentet er skrevet på russisk når de sendes til:

1) føderale myndigheter statsmakt;

2) til statlige myndigheter i den russiske føderasjonens konstituerende enheter;

3) i organisasjoner og foretak som ikke er under denne enhetens jurisdiksjon;

4) i organisasjoner og foretak lokalisert på territoriet til andre konstituerende enheter i Den russiske føderasjonen.

Attributtet "merke for tilstedeværelse av søknader" er plassert etter teksten før signaturen fra grensen til venstre marg, tegnet i forkortet form:

Hvis dokumentet har en søknad som ikke er navngitt i teksten, er navnet, antall ark og antall kopier angitt. Hvis det er flere søknader, er de nummerert.

Dersom dokumentet er utarbeidet av en kommisjon, er det ikke stillingene til personene som har undertegnet dokumentet som er angitt, men deres ansvar innenfor kommisjonen i henhold til fordelingen.

Alle kopier av dokumenter som gjenstår i virksomhetens anliggender må inneholde originale signaturer fra tjenestemenn og godkjenningsvisum. De eneste unntakene er kopier av utgående brev, hvor det i stedet for en signatur er plassert et merke som indikerer bekreftelsen av kopien. Hvis tjenestemannen hvis signatur var påkrevd på utkastet til dokumentet er fraværende, kan dokumentet signeres av hans stedfortreder eller personen som utfører sine oppgaver. I dette tilfellet er det nødvendig å angi den faktiske stillingen og etternavnet til personen som signerte dokumentet. Rettelser "Vordfører" eller "I.O." skrevet inn for hånd eller maskinskrevet, er det ikke tillatt å sette en skråstrek eller preposisjonen "for" foran tittelen på stillingen.

Dokumenter fra det kollegiale organet ( Generalforsamling deltakere i et aksjeselskap, styre osv.) undertegnes av dette organets formann og sekretæren.

Dokumentene utarbeidet av kommisjonen angir ikke de faktiske stillingene til personene som har utarbeidet dokumentet, men ansvarsfordelingen i kommisjonen (leder, medlemmer av kommisjonen).

"Signatur"-detaljene plasseres etter "tekst" og "applikasjons"-detaljene.

"Godkjenningsstemplet" på et dokument består av ordene AVTALT, posisjonen til personen som dokumentet godkjennes med (inkludert navnet på organisasjonen), personlig signatur, utskrift av signaturen og datoen for godkjenning. Hvis godkjenningen av et dokument utføres ved å utstede et annet dokument, indikerer godkjenningsstemplet typen dokument, dets forfatter (navn på organisasjonen), dato og indeks for dokumentet.

Detaljene er tegnet opp i nedre venstre del av siden fra grensen til venstre felt under detaljene: tekst, en merknad om tilstedeværelsen av søknaden, en signatur.

Dokumentgodkjenningsvisum - dokumentdetaljer som indikerer enighet eller uenighet offisielt organisasjon - forfatteren av dokumentet med innholdet.

Dokumentet godkjennes avhengig av dokumentets art og innhold av eksekutøren, interesserte tjenestemenn, ansvarlige personer for juridiske, finansielle og økonomiske tjenester, nestlederen for organisasjonen som er ansvarlig for dette spørsmålet, lederen for kontoradministrasjonstjenesten.

Visumet inkluderer signaturen til visiret, en utskrift av signaturen (initialer, etternavn) og dato; om nødvendig, stillingen til en visuminnehaver.

Visum er festet på baksiden av den siste siden av originalen. administrativt dokument, på en kopi av dokumentet (brevet) som sendes.

Hvis dokumentutkastet under godkjenningsprosessen inneholder betydelige endringer, er det gjenstand for re-godkjenning. Re-påtegning er ikke nødvendig dersom det ved ferdigstillelse av dokumentutkastet gjøres avklaringer som ikke endrer essensen.

"Seal imprint" bekrefter ektheten av en tjenestemanns signatur på dokumenter som bekrefter rettighetene til personer som registrerer fakta knyttet til økonomiske midler Og materielle eiendeler, samt spesielt fastsatt i rettsakter.

Forseglingsavtrykket er festet slik at det fanger opp en del av den personlige signaturen til "Signatur"-attributtet til personen som signerte dokumentet.

Segl kan være offisielle eller enkle.

Det offisielle seglet er rundt, i midten er det et bilde av våpenskjoldet, og institusjonens fulle navn er angitt rundt omkretsen.

Enkle tetninger i form kan være: runde, firkantede, trekantede og rektangulære. På slike segl er det ikke noe bilde av våpenskjoldet, men kun navnet på institusjonen eller dens strukturelle enhet.

Forseglingsavtrykket bør påføres på en slik måte at avtrykket av seglet som påføres og den personlige signaturen er lett lesbare.

Brev skrevet på brevpapir krever ikke stempel.

Liste over dokumenter som det offisielle seglet er påført:

1) sivile avtaler eller kontrakter (om forsyninger, kontrakter, felles aktiviteter, utleie av lokaler, arbeidsutførelse osv.);

2) arbeidskontrakter, kontrakter om ansvar;

3) fullmakter (for å motta varelager, drive virksomhet i voldgift, etc.);

4) handlinger for aksept av gjenstander, utstyr, utført arbeid, avskrivning, undersøkelse, etc.;

5) garantibrev og kommersielle brev (for arbeid, tjenester, etc.);

6) sertifikater som bekrefter det juridiske faktum;

7) offisielle/personlige dokumenter (utdanningsvitnemål, arbeidsbøker, vigselsattest osv.);

8) regnskapsdokumenter (arbeidsordrer, etc.);

9) søknad om kredittbrev, avslag på aksept, etc.;

10) budsjett-, bank-, pensjons-, betalingsordrer (konsoliderte bestillinger for mottak og overføring av valuta, for import, etc.);

11) registre over sjekker, budsjettbestillinger sendt til banker

12) attester for betaling av forsikringsbeløp, trukket og forfalt lønn, etc.;

13) kostnadsestimat (for produksjon av nye produkter for kapitalkonstruksjon, kostnadsberegning for kontrakten, etc.);

14) søknader om utstyr, etc.;

15) reisebevis;

16) prøver av segl og signaturer fra ansatte som har rett til å utføre finansielle og økonomiske transaksjoner;

17) spesifikasjoner (produkter, produkter, etc.);

18) bemanningsplaner og endringer i disse.

Et notat som bekrefter sertifiseringen av en kopi av dokumentet.

Denne detaljen er inkludert for å gi kopien rettskraft. Merket på sertifiseringen av en kopi av dokumentet består av ordet "true", navnet på stillingen til den ansatte som sertifiserte kopien, en personlig signatur, utskriften og datoen for sertifiseringen.

Hvis en kopi av dokumentet sendes til en annen institusjon eller overleveres, bekreftes sertifiseringsmerket med et segl.

Et dokument sendt på faks har ikke rettskraft, så bekreftede kopier sendes per post.

"Merknad om utførelse" av dokumentet og sending av det til filen inkluderer:

Dersom dokumentet skal reproduseres, så settes et merke om eksekutør på forsiden.

Et notat om utførelse av dokumentet og sending av det til filen.

Detaljene er kun angitt på utførte dokumenter, som er arkivert i filen for senere lagring og bruk for referanseformål.

Detaljene fylles ut på første side av dokumentet i bunnmargen.

Rekvisitter inkluderer:

* ordet "I aksjon";

* saksnummer som dokumentet skal lagres i (evt. angir årstall);

* signatur fra eksekutør av dokumentet;

* dato for merking.

Utførelsesmerket påføres og dateres enten av utøveren selv eller av lederen for den strukturelle enheten.

Et notat som indikerer at dokumentet er mottatt av organisasjonen.

Et merke som indikerer mottak av et dokument av organisasjonen, plasseres på innkommende dokumenter for hånd eller ved hjelp av et spesielt registreringsstempel.

Detaljene inkluderer serienummeret, datoen for mottak av dokumentet, og om nødvendig timer og minutter.

Merket er plassert i nedre høyre hjørne på forsiden av det første arket i dokumentet.

Den "elektroniske kopiidentifikatoren" til et dokument er et merke (bunntekst), plassert i nedre venstre hjørne av hver side i dokumentet og inneholder navnet på filen på datamedier, datoen og andre søkedata installert i organisasjonen.

Konklusjon

Betydningen av et dokument for en virksomhet kan neppe overvurderes. Informasjonen som er registrert i dokumenter er en refleksjon av organisasjonens aktiviteter og danner grunnlaget for enhver virksomhet. Ansatte i en bedrift mottar mesteparten av sin offisielle informasjon gjennom dokumenter. I hver organisasjon brukes i gjennomsnitt opptil 60 prosent av arbeidstiden på å utarbeide dokumenter og arbeide med dem. Basert på dokumentene tas passende ledelsesbeslutninger. Dokumenter er i mange tilfeller hovedargumentet i kontroversielle situasjoner, og bekrefter dermed den primære definisjonen av begrepet «dokument» som «en metode for bevis». Journalføring er aktiviteten med å lage dokumenter og filer iht statlige standarder og organisere arbeidet med dem, nemlig å skape forhold for bevegelse, søk og lagring av dokumenter.

Derfor er oppgaven til bedriftens kontortjenester å sikre at dokumenter ikke går tapt under bevegelsen og kommer frem til neste behandlingspunkt i tide. Aktualiteten og riktigheten av ledelsesbeslutninger som tas, avhenger av klarheten i bevegelsen av dokumenter. Denne oppgaven løses ved hjelp av mange års erfaring i et verifisert og polert dokumenthåndteringssystem, som er nedfelt i forskriftsdokumenter. Slike dokumenter kalles Unified statlig system dokumentasjonsstøtte for ledelsen. Det er ubestridelig at dokumenter spiller en viktig rolle i livet til enhver person, bedrift, organisasjon og institusjon. Dokumenter tiltrekker seg forskeres oppmerksomhet, de brukes av personell, pensjon og andre tjenester. Derfor deres opprettelse og design i samsvar med regelverk Det vil helt sikkert få en dyp betydning for alle som lager og jobber med dokumenter.

Bibliografi

1. GOST R 6,30-2003. Samlede dokumentasjonssystemer: et enhetlig system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. - M., 2003.-19 s.

2. Dokumentasjon: En lærebok med eksempeldokumenter. - T., 2002. - 110 s.

3. Kontorarbeid: Sekretærkontorarbeid: lærebok. godtgjørelse / E.P. Smirnova.- M.: Omega-L, 2010.-152 s.

4. Demin, Yu. M. Kontorarbeid: Utarbeidelse av offisielle dokumenter: lærebok. godtgjørelse / Yu. M. Demin. - M.: UNITY, 2007.

5. Krylova, I. Yu. Dokumentasjon av ledelsesaktiviteter: lærebok. godtgjørelse / I. Yu. Krylova. - M.: Business Press, 2005.

6. Moderne kontorarbeid: lærebok. godtgjørelse / N.M. Berezina, L.M. Lysenko, E. P. Vorontsova - St. Petersburg: Peter, 2007. - 224 s.

7. Organisering av arbeidet med dokumenter: opplæringen/ M.V. Vatolina.- Rostov n/D: Phoenix: 2004.

8. Abramkin V.A. Grunnleggende om kontorarbeid. - St. Petersburg: Peter Press, 2004.

9. Klokov I.V. Effektivt kontorarbeid på PC. St. Petersburg: Peter, 2006.

10. Teplitskaya T.Yu. Håndbok for sekretæren _ assistent. Rostov n/a: "Phoenix", 2005.

Skrevet på Allbest.ru

Lignende dokumenter

Studie av generelle krav til organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Prinsipper for forening og standardisering av styringsdokumenter. Regler for registrering av detaljer om organisatorisk, juridisk, administrativ og informasjons- og referansedokumentasjon.

sammendrag, lagt til 17.05.2011


Kjennetegn på forening og standardisering av styringsdokumenter. Konseptet med standardisering, kjennetegn ved standardiseringsobjekter. Internasjonal og innenlandsk erfaring innen studieretningen. Ensretting av dokumenter - bringe dem til enhetlig system, form.

kursarbeid, lagt til 13.01.2011


Ensretting og standardisering av dokumenter. GOST R6.30-2003: omfanget av standarden, typer skjemaer. Registrering av detaljer om organisatoriske og administrative dokumenter. Regulerings- og metodisk grunnlag for kontorarbeid. Kontraktsmessig og juridisk dokumentasjon.

opplæringsmanual, lagt til 04.07.2011


Begrepene "standardisering" og "forening". Bestemmelse av normative dokumenter som regulerer standardiseringsprosesser i Den russiske føderasjonen. Funksjoner i tekniske utvalg for standardisering av dokumentasjonsstøtte for ledelse og arkivsaker.

kursarbeid, lagt til 16.12.2014


Dokumentskjemaer: generelt konsept og egenskaper, formål, varianter. Papir som brukes til å lage skjemaer. Registrering av detaljer og et obligatorisk sett med komponenter i dokumentet, ordnet i en bestemt rekkefølge.

test, lagt til 13.05.2013


Generelle krav til organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Ensretting og standardisering av styringsdokumentasjon. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Detaljer om organisatoriske og administrative dokumenter.

avhandling, lagt til 02/10/2009


Rettskraft dokument. Dokumentfunksjoner. Grunnleggende regler for utarbeidelse og behandling av dokumenter. Krav til utarbeidelse og utførelse av dokumenter. Krav til utarbeidelse av dokumentdetaljer. Krav til dokumentskjema.

kursarbeid, lagt til 14.12.2004


Studerer det teoretiske grunnlaget for rasjonering, motivasjon og godtgjørelse for lederarbeid ved å bruke eksemplet fra Solontsy landbruksproduksjonsselskap. Ledelsens avlønningssystemer og forskning på mulighetene for forbedring av dem som en motivasjonsfaktor og økt produktivitet.

kursarbeid, lagt til 07.06.2011


Funksjoner i kontorstyringssystemet og forening av dokumenter. Systemet med administrativ, høyskole og ministeriell skriving i ulike historiske perioder. Russiske forfattere fra 1700- og 1900-tallet. Modell tekster konsept. Tiden for det sovjetiske kanselliet.

avhandling, lagt til 02.09.2011


Samlede dokumentasjonssystemer, deres rolle i ledelsen, forskrifter for opprettelse av et passende album. Analyse av LLC "Southern Kuban Trade and Industrial Company", utvikling av enhetlige former for dokumenter for å jobbe med kunder, deres innhold.