Instruções padrão para trabalho de escritório. Regulamentos de escritório: os mais necessários e simplesmente úteis


A manutenção de registros em uma organização envolve a criação de documentos oficiais e a organização do trabalho com eles. Para unificar os processos de trabalho com documentos, aumentar sua eficiência e eficiência, a organização pode desenvolver instruções para trabalho de escritório. Além disso, a organização pode introduzir o cargo de escriturário, cujo círculo responsabilidades do trabalho nós olhamos para isso separadamente. Nesta consulta iremos fornecer instruções padrão no trabalho de escritório 2017 e 2018.

Trabalho de escritório como um processo

As instruções para o trabalho de escritório em uma organização podem abranger todas as etapas da movimentação de documentos na organização e prever, em particular, o procedimento para:

  • receber, registrar, registrar, repassar e enviar correspondência;
  • elaboração e processamento de documentos oficiais;
  • preparação e execução de documentos organizacionais e administrativos (despachos, atas de reuniões de escritório);
  • elaboração de nomenclaturas de casos e formação de casos em trabalhos de escritório;
  • preparar documentos para posterior armazenamento e uso;
  • contabilidade, armazenamento e uso de formulários.

Por exemplo, o processo de preparação de documentos para posterior armazenamento e utilização pode envolver:

  • exame do valor dos documentos, ou seja, determinação do valor dos documentos para selecioná-los para armazenamento e estabelecer prazos de armazenamento;
  • registro de casos, ou seja, conjunto de trabalhos de descrição do caso na capa, livreto, numeração de folhas e elaboração de inscrição de certificação;
  • transferir os casos para o arquivo e garantir a segurança dos documentos.

Além disso, as instruções para trabalhos de escritório podem prever o procedimento de utilização de selo, cuja utilização obrigatória em sociedades empresariais atualmente não é necessário.

O que é gestão de escritório e fluxo de documentos (2019)? Tutorial, assim como o dicionário econômico moderno, define fluxo documental como a movimentação de documentos entre seus compiladores e executores ao longo das cadeias tecnológicas da informação, possibilitando informar todos os interessados ​​​​e trazê-los para decisões tomadas, realizar contabilidade e controle. Por sua vez, o trabalho de escritório são as atividades de manutenção, atualização e monitoramento de documentação.

Como o valor da informação em mundo moderno e é difícil superestimar os negócios, o trabalho de escritório e o fluxo de documentos da organização desempenham um papel importante. Muitas vezes, o acerto da tomada de decisão e o resultado final dependem da clareza da redação e da rapidez com que os trabalhos são processados.

Existem três tipos de fluxo de documentos:

  • entrante (entrando na organização);
  • de saída (dirigido pela organização);
  • interno (documentação criada e utilizada pelos colaboradores no processo de gestão).

Etapas do trabalho

O trabalho com documentos em uma organização é dividido em etapas.

Para entrada:

  • recepção e processamento primário;
  • revisão preliminar pelo escrivão;
  • registro;
  • consideração pela direção da organização e orientação para execução;
  • controle de execução.

Para saída:

  • desenvolvimento, design;
  • registro;
  • expedição.

Para interno:

  • desenvolvimento, design;
  • registro;
  • processamento, execução, preparação de respostas;
  • controle de execução.

Para todos:

  • contabilidade e análise de volumes de fluxo de documentos;
  • armazenar.

A velocidade com que as etapas são concluídas depende diretamente da correção da documentação, bem como dos padrões de fluxo de documentos aprovados pela organização. Um exemplo de regulamento sobre fluxo de documentos em uma organização (2019) pode ser baixado abaixo.

Padrões GOST para trabalho de escritório 2019

Os requisitos para a preparação de documentos oficiais estão atualmente formulados na norma nacional Federação Russa. Ele mudou padrão estadual Federação Russa GOST R 6.30-2003.

Em nossa opinião, é útil começar a se familiarizar com o GOST para trabalho de escritório estudando a terminologia, que é descrita detalhadamente por outro padrão nacional - (trabalho de escritório e arquivamento GOST), pois esse conhecimento ajudará a compreender e usar corretamente o profissional vocabulário.

Define os conceitos utilizados no artigo:

  1. Documento é a informação registrada em um meio com detalhes que permitem sua identificação.
  2. Execução do documento - colocação dos dados necessários no documento.
  3. O atributo do documento é um elemento do design do documento.

GOST R 7.0.8-2013

Trabalho de escritório 2019: novos requisitos para papelada

Tendo em conta as definições descritas, consideremos as regras para a elaboração de documentos oficiais.

Para aqueles que aprenderam sobre a existência de um padrão na área de trabalho de escritório com este artigo, uma análise detalhada das seções do GOST será útil. Aos funcionários experientes, sugerimos que se familiarizem com as alterações que entraram em vigor em 01/07/2018 junto com.

Uma nova seção importante chama imediatamente a atenção: “ Requisitos geraisà criação de documentos”, que sistematiza e descreve as regras relativas a todos os tipos de detalhes, incluindo texto:

  • números de página;
  • tipos de letra e tamanhos de fonte preferidos;
  • recuo de parágrafo;
  • a quantidade de espaçamento entre linhas, intervalos entre letras e palavras;
  • alinhamento de texto;
  • comprimento máximo da linha para arranjo angular e longitudinal;
  • regras para destacar texto em negrito;
  • design da página de título.

Todas as mudanças visam melhorar os requisitos. A lista de detalhes foi expandida para incluir:

  • carimbo de restrição de acesso;
  • marcar sobre assinatura eletrônica;
  • nome da unidade estrutural - autor do documento;
  • cargo da pessoa que escreveu o documento.

Alguns detalhes são combinados em um só, por exemplo, o detalhe “informações de referência sobre a organização” pode incluir não apenas endereço postal e número de telefone, mas também OKPO, OGRN, INN/KPP.

A seção “Registro de dados” foi complementada com regras para uso de endereços introdutórios e frases finais de etiqueta, assinaturas eletrônicas, bem como a assinatura do gestor.

Iremos ensinar-lhe como organizar com competência o trabalho com os documentos da empresa, bem como a sua contabilidade e armazenamento. Daremos instruções passo a passo para organizar o trabalho de escritório na empresa.

Com o artigo você aprenderá:

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Por que é importante prestar atenção ao trabalho de escritório?

O trabalho de escritório é uma atividade que garante a elaboração de documentos oficiais e determina o procedimento para trabalhar com eles. É claro que a questão de saber se é necessário pensar na ordem de trabalho com os documentos surge quando se torna difícil encontrar algum papel específico. Por um lado, deveríamos estar satisfeitos com o desenvolvimento e o crescimento da empresa, mas, por outro lado, uma nova tarefa está na agenda - como organizar de forma adequada e conveniente o fluxo de documentos.

É mais fácil trabalhar em escritórios em instituições oficiais - aí este processo é regulado por regulamentos especiais:

  • Despacho do Ministério da Justiça da Rússia de 16/04/2014 nº 78 “Sobre a aprovação das Regras para trabalhos de cartório” (juntamente com as Regras para trabalhos de cartório, aprovadas por decisão do Conselho da FNP de 17/12/ 2012, despacho do Ministério da Justiça da Rússia de 16/04/2014 nº 78) aprovou as regras de fluxo de documentos para notários;
  • A decisão do Conselho da Comissão Económica da Eurásia de 5 de maio de 2015 n.º 46 “Sobre as Regras para a Gestão Interna de Documentos na Comissão Económica da Eurásia” determinou as regras para trabalhar com documentos na CEE;
  • Por despacho do Departamento Judiciário em Suprema Corte RF datado de 29 de abril de 2003 nº 36 aprovou as Instruções para processos judiciais no tribunal distrital;
  • Resolução da Comissão Eleitoral Central da Rússia datada de 20 de janeiro de 2016 nº 321/1831-6 adotou as Instruções para trabalho de escritório na Central comissão eleitoral Federação Russa;
  • O Decreto do Governo da Federação Russa datado de 15 de junho de 2009 nº 477 aprovou as Regras para trabalho de escritório em órgãos federais poder executivo.

Existem também regulamentos específicos que mencionam como realizá-lo em determinados empreendimentos. Por exemplo, a Lei Federal nº 66-FZ de 15 de abril de 1998 “Sobre associações de cidadãos sem fins lucrativos de horticultura, jardinagem e dacha” prescreve o procedimento para a realização de trabalhos de escritório em tais organizações.

Nas empresas privadas, todas as questões de organização do trabalho de escritório são decididas pelos proprietários. Ou melhor, o desenvolvimento do trabalho de escritório do zero é confiado a executores específicos - às vezes funcionários de RH, às vezes secretários. Uma vez que tal ordem amadureceu, significa que existe realmente necessidade de tal regulamentação.

Como trabalhar com documentos: lembretes sobre exemplos de instruções para trabalho de escritório

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Como organizar o trabalho de escritório: instruções passo a passo

Trabalho de escritório em LLC do zero instruções passo a passo irá ajudá-lo a decidir por onde começar e quais resultados você deve buscar. O ideal é que a organização adote um documento interno - instruções para trabalho de escritório. Se a empresa for de grande porte, com divisões e filiais, justifica-se a adoção de diversos atos locais que regulamentem essas questões.

Etapa 1. Decida quais documentos estarão sujeitos às instruções. Lembremos que toda a massa de papéis está dividida na organização em internos (locais), de saída e de entrada. O procedimento para trabalhar com eles é diferente, por isso vale a pena descrevê-lo em diferentes seções.

Etapa 2. Escreva instruções. Fornecer separadamente atos locais:

  • como são recebidos;
  • como os funcionários são apresentados a eles;
  • onde e com quem os atos locais são armazenados.

Com base na documentação recebida, é necessário descrever quem e onde registra a documentação recebida, em que prazo, como registra a transferência do documento para execução, onde armazenar o documento recebido após respondê-lo e outras questões processuais . Para chamadas de saída, resolva da mesma forma a questão do procedimento de registro, regras de envio, assinatura.

Instruções para trabalho de escritório: procedimento para registro de documentos internos

Como preparar documentos de acordo com as instruções de amostra

Etapa 3. Indique nas instruções quais documentos possuem aprovação formulário padrão, e que deve ser elaborado, orientado pelo GOST aprovado.

Como implementar GOST através de instruções para trabalho de escritório

Etapa 4. Determine as pessoas responsáveis ​​pela implementação de cada seção das instruções. Decida em que ordem, onde e sob a responsabilidade de quem os documentos serão armazenados.

Seção “Armazenamento imediato de documentos” nas Instruções de Gestão de Escritório

Baixe instruções de amostra

Etapa 5. Determine se seções adicionais das instruções são necessárias. Dependendo das especificidades da atividade da organização, pode ser necessário indicar o procedimento de realização de cópias, o procedimento de trabalho com selos e carimbos e o procedimento de troca de documentos entre departamentos.

Vários documentos podem estar sujeitos a outros regulamentos locais, por exemplo, ao abrigo do procedimento aprovado para trabalhar com dados pessoais ou ao procedimento de segurança segredo comercial organizações. É aconselhável fazer referências a estes atos locais. Além disso, o trabalho com documentos em diversas organizações também pode ser regulamentado por legislação especial. Por exemplo, o fluxo de documentos numa instituição de crédito está sujeito a Lei Federal“Sobre bancos e atividades bancárias”, que regulamenta o procedimento de tratamento do sigilo bancário. Esses pontos também devem ser levados em consideração na elaboração das instruções.

Contabilidade e armazenamento de selos e carimbos na empresa: seção de instruções

Como organizar o trabalho com selos e carimbos

Etapa 6. Aprovar instruções e levá-las ao conhecimento dos colaboradores. Após esta etapa ato local entra em vigor e sua execução passa a ser obrigatória para todos os colaboradores da empresa.

Como organizar o gerenciamento de registros de pessoal

É igualmente importante que a empresa pense bem gerenciamento de registros de pessoal. As etapas de organização do fluxo de documentos de pessoal não são, em princípio, diferentes das etapas de estabelecimento do trabalho de escritório como um todo. Determinam também a lista de documentos que serão compilados, modificados, copiados e distribuídos de acordo com as instruções para gerenciamento de registros de pessoal. Aqui é preciso levar em conta que a organização tem espaço para “imaginação” em relação a documentos pessoais muito menos - o que está em obrigatório deve estar presente na empresa para registros de pessoal, especificados em Código do Trabalho RF e outros regulamentos. E pela ausência ou projeto incorreto documentos pessoais prevêem multas significativas. Portanto, a preparação desta instrução deve ser encarada com a maior seriedade.

As seções das instruções para gerenciamento de registros de pessoal devem conter informações sobre o desenvolvido documentos padrão em uma empresa, por exemplo, um formulário aprovado contrato de trabalho, pedidos, bem como o procedimento de familiarização dos funcionários com os documentos. É necessário também refletir os aspectos específicos das atividades de uma determinada organização: se elaboram cronogramas, em que prazo e em que ordem devem ser submetidos para aprovação, se emitem equipamentos de proteção, então em que ordem; manterá registros.

Instruções para gerenciamento de registros de pessoal: amostra

Baixe a amostra completa

Deve-se também levar em conta que para organização do trabalho de escritório, incluindo pessoal, foi desenvolvido software especial para automatizar esses processos. Atualmente, grandes empresas os utilizam, mas esse fato não substitui a necessidade de desenvolver e seguir instruções.

Formas organizacionais de trabalho de escritório

Existem três formas de organização do trabalho de escritório:

  • centralizado;
  • descentralizado;
  • misturado.

De forma centralizada, todas as operações técnicas de processamento de documentos estão concentradas em uma unidade estrutural. Geralmente é o serviço de gerenciamento de escritório. A vantagem desta forma de trabalho de escritório é que você pode criar base única em todos os documentos recebidos ou criados na organização. Procurar documentos necessários mais rápido. Esta forma de trabalho de escritório é adequada para empresas com uma estrutura funcional linear.

Com uma forma descentralizada de trabalho de escritório, são criados serviços de educação pré-escolar em cada unidade estrutural. Se a empresa estiver distribuída geograficamente, este formulário será útil.

Com uma forma mista de organização do trabalho de escritório, algumas operações são realizadas em Serviço DOW, outros - em divisões estruturais. Os primeiros costumam tratar da recepção, registro e controle de documentos, os segundos - criam e elaboram papéis, sistematizam-nos e organizam-nos para armazenamento. A mesma operação com esta forma de trabalho de escritório pode ser realizada tanto no serviço da instituição de ensino pré-escolar como nos departamentos - depende do documento.

As rotas de documentos ajudarão a agilizar o fluxo de documentos na empresa

Atividades de qualquer pessoa jurídica(especialmente com uma equipe) envolve a criação de vários tipos de documentos. E a certa altura surge a questão de organizar o trabalho com eles, bem como a sua contabilidade e armazenamento. É difícil organizar o trabalho de escritório? As instruções passo a passo de 2017 ajudarão nisso.

Com o artigo você aprenderá:

  • É necessário prestar atenção ao trabalho de escritório;
  • como você pode organizar o trabalho de escritório do zero: instruções passo a passo 2017;
  • como colocar os registros de RH em ordem: instruções passo a passo 2017.

Quadro regulatório

O trabalho de escritório é reconhecido como uma atividade que assegura a documentação (criação de documentos oficiais) e determina o procedimento de organização do trabalho com documentos oficiais. É claro que a questão de saber se é necessário pensar na ordem de trabalho com os documentos surge quando encontrar um documento específico causa dificuldade. Por um lado, deveríamos estar satisfeitos com o desenvolvimento e o crescimento da empresa, mas, por outro lado, uma nova tarefa está na agenda - como organizar de forma adequada e conveniente o fluxo de documentos.

É mais fácil trabalhar em escritórios em instituições oficiais - lá esse processo é regulamentado por especial regulamentos. Por exemplo:

  • Despacho do Ministério da Justiça da Rússia de 16/04/2014 nº 78 “Sobre a aprovação das Regras para trabalhos de cartório” (juntamente com as Regras para trabalhos de cartório, aprovadas por decisão do Conselho da FNP de 17/12/ 2012, despacho do Ministério da Justiça da Rússia de 16/04/2014 nº 78) aprovou as regras de fluxo de documentos para notários;
  • A decisão do Conselho da Comissão Económica da Eurásia de 5 de maio de 2015 n.º 46 “Sobre as Regras para a Gestão Interna de Documentos na Comissão Económica da Eurásia” determinou as regras para trabalhar com documentos na CEE;
  • Por Ordem do Departamento Judicial do Supremo Tribunal da Federação Russa datada de 29 de abril de 2003 nº 36, foram aprovadas as Instruções para gestão de registros judiciais no tribunal distrital;
  • Resolução da Comissão Eleitoral Central da Rússia datada de 20 de janeiro de 2016 nº 321/1831-6 adotou as Instruções para trabalho de escritório na Comissão Eleitoral Central da Federação Russa;
  • O Decreto do Governo da Federação Russa datado de 15 de junho de 2009 nº 477 aprovou as Regras para trabalho de escritório nos órgãos executivos federais.

Existem também regulamentos específicos que mencionam como organizar o trabalho de escritório em determinadas organizações, por exemplo, a Lei Federal nº 66-FZ de 15 de abril de 1998 “Sobre associações de cidadãos sem fins lucrativos de jardinagem, jardinagem e dacha” prescreve o procedimento para cargos trabalhar nessas entidades.

Leia sobre o assunto no e-zine

  • Qual a importância de manter registros quantitativos das folhas de documentos recebidos?
  • Auditoria de escritório: quando é rentável contratar uma empresa de auditoria?
  • Controle de execução de documentos

Nas empresas privadas, todas as questões de organização do trabalho de escritório são decididas pelos proprietários. Ou melhor, desenvolva o trabalho de escritório do zero: as instruções passo a passo 2017 são confiadas a executores específicos - às vezes funcionários de RH, às vezes secretárias. Uma vez que tal ordem amadureceu, significa que existe realmente necessidade de tal regulamentação.

  • Tipos de documentos em trabalho de escritório
  • Metas do escritório
  • Trabalho de escritório e fluxo de documentos 2017

Como organizar o trabalho de escritório

ano irá ajudá-lo a decidir por onde começar e qual resultado você deve buscar. O ideal é que a organização adote um documento interno - instruções para trabalho de escritório. Se a empresa for de grande porte, com divisões e filiais, justifica-se a adoção de diversos atos locais que regulamentem essas questões.

Etapa 1.

O primeiro passo é decidir quais documentos estarão sujeitos às instruções destinadas a regular o fluxo documental. Lembremos que toda a massa de papéis está dividida na organização em internos (locais), de saída e de entrada. O procedimento para trabalhar com eles será diferente, por isso vale a pena descrevê-lo em diferentes seções.

Etapa 2.

Instruções de redação (suas seções). Disponibilize separadamente os atos locais: como são adotados, como os funcionários os conhecem, onde e com quem os atos locais são armazenados. Com base na documentação recebida, é necessário descrever quem e onde registra a documentação recebida, em que prazo, como é registrada a transferência de um documento para execução, onde o documento recebido é armazenado após a resposta a ele e outras questões processuais. Para chamadas de saída, resolva da mesma forma a questão do procedimento de registro, regras de envio e assinatura.

Etapa 3.

As instruções devem indicar quais documentos possuem um formulário padrão aprovado e, na elaboração de quais documentos, devem ser orientados pelo GOST aprovado.

Etapa 4.

Determinamos as pessoas responsáveis ​​pela implementação de cada seção das instruções.

Decidimos em que ordem, onde e sob a responsabilidade de quem os documentos serão armazenados.

Etapa 5.

Determinando a necessidade seções adicionais instruções. Dependendo das especificidades da atividade da organização, pode ser necessário indicar o procedimento de realização de cópias, o procedimento de trabalho com selos e carimbos e o procedimento de troca de documentos entre departamentos.

Vários documentos podem estar sujeitos a outros atos locais, por exemplo, no âmbito do procedimento aprovado para trabalhar com dados pessoais ou do procedimento para preservar os segredos comerciais da organização. É aconselhável fazer referências a estes atos locais. Além disso, o trabalho com documentos em diversas organizações também pode ser regulamentado por legislação especial - por exemplo, o fluxo de documentos em uma instituição de crédito está sujeito à Lei Federal “Sobre Bancos e Atividades Bancárias”, que regulamenta o procedimento de tratamento do sigilo bancário . Esses pontos também devem ser levados em consideração na elaboração das instruções.

Etapa 6.

Aprovar instruções e levá-las ao conhecimento dos colaboradores. Após esta etapa, a lei local entra em vigor, e sua implementação passa a ser obrigatória para todos os colaboradores da empresa.

Como organizar o gerenciamento de registros de pessoal

É igualmente importante para uma empresa pensar na gestão de registros de pessoal; as instruções passo a passo em 2017 ajudarão nisso.

As etapas de organização do fluxo de documentos de pessoal não são, em princípio, diferentes das etapas de estabelecimento do trabalho de escritório como um todo. Também é determinada uma lista de documentos que serão compilados, alterados, copiados e distribuídos de acordo com as instruções para gerenciamento de registros de pessoal. Aqui é necessário levar em conta que a organização tem muito menos espaço para “imaginação” em relação aos documentos pessoais - o que deve estar presente na empresa para registros pessoais está indicado no Código do Trabalho da Federação Russa e outros regulamentos. E pela ausência ou execução incorreta de documentos pessoais, são aplicadas multas consideráveis. Portanto, a preparação desta instrução deve ser encarada com a maior seriedade.

As seções das instruções para gerenciamento de registros de pessoal devem conter informações sobre os documentos padrão desenvolvidos na empresa (por exemplo, a forma aprovada de contrato de trabalho, pedidos), bem como o procedimento para familiarização dos funcionários com os documentos. Também é necessário refletir os aspectos específicos das atividades de uma determinada organização: se os cronogramas são elaborados, em que prazo e em que ordem são submetidos para aprovação, se são emitidos equipamentos de proteção, então em que ordem os registros serão ser mantido, etc.

Deve-se também levar em consideração que para a organização do trabalho de escritório, inclusive de pessoal, foram desenvolvidas ferramentas de software especiais para automatizar esses processos. Atualmente, grandes empresas os utilizam, mas esse fato não elimina a necessidade de desenvolvimento e cumprimento de instruções.

  • As primeiras etapas do trabalho de escritório em uma organização
  • Tecnologia de trabalho com documentos. Fluxo de documentos
  • Instruções para trabalho de escritório. Nuances de design

INSTRUÇÕES

PARA GERENCIAMENTO DE CASOS

1. DISPOSIÇÕES GERAIS

1.1. Esta instrução (doravante denominada “Instrução”) foi desenvolvida para estabelecer um procedimento uniforme para a elaboração de documentos e organização do trabalho com eles em “_____________________” e suas filiais (doravante denominada “Organização”) e é obrigatória para execução por todos os funcionários da Organização.

1.2. Nas filiais da Organização, o trabalho de escritório é realizado de forma independente, atendendo aos requisitos desta Instrução.

Ao desenvolver as Instruções, foram utilizados os regulamentos atuais da Federação Russa, que prevêem a preparação de documentos de acordo com certas regras, mantendo uma nomenclatura (lista) de casos, criando arquivos nas organizações para garantir a segurança dos documentos mais valiosos, prática existente, bem como documentos internos da Organização.

1.3. O disposto nas Instruções aplica-se à organização do trabalho com documentos, independentemente do tipo de suporte, incluindo a sua preparação, registo, contabilização e controlo da execução, efectuado através de tecnologias automatizadas (informáticas).

As tecnologias automatizadas de processamento de informações documentais utilizadas na Organização devem atender aos requisitos das Instruções.

1.4. Responsabilidade pela organização do trabalho de escritório, conformidade estabelecido pelas Instruções as regras e procedimentos para trabalhar com documentos nos departamentos e departamentos da Organização são atribuídos aos chefes das unidades estruturais "______________".

1.5. A manutenção direta de registros em uma unidade estrutural é realizada por um secretário ou funcionário nomeado pelo chefe da unidade estrutural relevante.

Use na mídia, falar em público, etc. as informações contidas em documentos oficiais são permitidas somente com a autorização da administração de "______________".

2. RECEPÇÃO, CONTABILIDADE, REGISTRO, PASSAGEM E ENVIO DE CORRESPONDÊNCIA

2.1. Recepção de documentos.

2.1.1. Toda a correspondência recebida pela Organização é aceite e registada no Gabinete.

2.1.2. Ao receber a correspondência é necessário verificar a regularidade da sua entrega. A correspondência entregue incorretamente é encaminhada de acordo com o seu proprietário. A correspondência aceita é aberta (exceto a correspondência marcada como “Pessoalmente” no envelope).

2.1.3. A correspondência marcada como “Pessoalmente” é entregue pessoalmente ao destinatário ou ao seu representante autorizado. A correspondência marcada como "Confidencial" é processada pelo funcionário que a ela tem acesso.

2.1.4. Ao abrir os envelopes, os colaboradores do Escritório verificam a idoneidade do destinatário, a integridade da embalagem, a presença de documentos anexos e anexos aos mesmos, bem como a presença de assinatura no documento. Se forem detectados danos, faltam documentos ou anexos, etc. o remetente deve ser informado sobre isso.

2.1.5. Os envelopes das correspondências recebidas são guardados e anexados aos documentos nos casos em que o carimbo da data no envelope deva servir como prova do horário de envio ou recebimento deste documento ou se o endereço do remetente estiver indicado apenas no envelope. Os envelopes com cartas de natureza reivindicativa, bem como com apelos dos cidadãos, devem ser preservados.

2.2. O procedimento para registrar documentos recebidos.

2.2.1. Todos os documentos dirigidos à administração de "______________" estão sujeitos a registo (exceto os documentos incluídos em lista de amostra documentos não registrados) no Escritório (Anexo nº 1).

2.2.2. Nos documentos recebidos é aposto um carimbo de registro, indicando a data de recebimento e o número de série. Se houver anexo ao documento, é feita uma anotação ao lado do número de entrada. O carimbo é colocado na frente da primeira folha do documento, no canto inferior direito.

Os números de série são registrados no registro de números de série de registro (Anexo nº 2).

Os documentos não sujeitos a registo são carimbados e apenas é indicada a data de recepção do documento.

2.2.3. No registro, deve-se observar o princípio da única vez: cada documento é registrado apenas uma vez no Escritório da Organização.

2.3. O procedimento para passar documentos.

2.3.1. O documento registrado é transferido para o gestor em cujo endereço foi recebido. Os documentos que não requerem revisão gerencial são transferidos para os chefes das unidades estruturais e departamentos da Organização de acordo com as questões levantadas nos documentos.

2.3.2. Após análise e imposição de deliberação do gestor (a deliberação inclui o nome do executor, o conteúdo da ordem, prazo de execução, assinatura e data), que pode servir de base para a tomada do documento sob controle, o documento é transferido ao executor mediante assinatura no livro de registro de documentos recebidos, com o executor marcando a data de recebimento. Se a resolução especificar vários executores, serão feitas cópias adicionais do documento de acordo com o número de executores especificados. O documento original é enviado ao contratante indicado primeiro na resolução.

2.3.3. Quando um documento é enviado a vários executores, o executor nomeado em primeiro lugar na resolução é o responsável pela preparação do material. Os restantes empreiteiros são obrigados a submeter os materiais necessários ao empreiteiro responsável no prazo acordado com ele.

A resposta deve ser endossada por todos os executores listados na resolução.

2.3.4. Os documentos recebidos do Gabinete às unidades estruturais não são novamente registados.

2.3.5. Os documentos registados no Gabinete são transferidos de uma unidade estrutural da Organização para outra apenas através do Gabinete.

2.4. O procedimento de registro e envio de documentos de saída.

2.4.1. Os documentos assinados pela direção de “______________” deverão ser apresentados ao Escritório para registro e envio no mesmo dia.

2.4.2. Antes de registrar um documento recebido para envio, é verificada a exatidão de sua formatação:

Disponibilidade de formulário, assinatura, data, vistos necessários e informações sobre o artista;

A presença de título do texto, número e data do documento ao qual é dada a resposta;

O endereço do destinatário está correto;

Disponibilidade dos anexos especificados no documento, bem como dos materiais com base nos quais o documento de saída foi elaborado (se for uma resposta a uma carta recebida);

Disponibilização de selo nos casos em que seja necessário.

Documentos preenchidos incorretamente são devolvidos aos executores.

2.4.3. Se um documento for enviado para vários endereços, são apresentadas para envio tantas cópias da carta assinada quantas forem necessárias para enviar a todos os destinatários, e uma cópia da cópia.

2.4.4. Após a verificação da execução, o documento é registrado em diário (Anexo nº 3) e o número de saída é aposto ordenadamente em todas as vias do documento.

2.4.5. O número de saída é composto pelo índice da unidade estrutural que elaborou a resposta, pelo número do processo de acordo com a nomenclatura dos casos e pelo número de série.

2.4.6. Um carimbo de registro de certificação é colocado na cópia do documento de saída no canto superior esquerdo.

A correspondência é enviada para envio aos correios ou entregue por correio.

2.4.7. Cópias autenticadas dos documentos enviados são transferidas no mesmo dia aos departamentos competentes dos executores para arquivamento nos arquivos.

3. PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E EXECUÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS

3.1. Requisitos gerais.

Qualquer documento consiste em vários elementos (data, texto, assinatura), que são chamados de detalhes.

Cada tipo de documento (pedido, carta, ato, etc.) possui um conjunto específico de detalhes. A localização dos dados no documento e as regras para sua execução devem atender aos requisitos da regulamentação vigente.

Entre os mais significativos do ponto de vista jurídico (ou seja, para dar ao documento força legal) os detalhes incluem:

Assinatura;

Data do documento;

Carimbo de aprovação de documento;

Número de registro do documento.

A assinatura é requisito obrigatório qualquer documento. O direito de assinar é concedido aos funcionários de acordo com os documentos organizacionais e administrativos da Organização (estatuto, descrições de cargos etc.). Em nome da Organização, os documentos são normalmente assinados pelo Diretor Geral ou seus suplentes. Os documentos das divisões estruturais são assinados pelos seus responsáveis. Contador-chefe As organizações assinam documentos de acordo com sua competência com base na Lei Federal “Sobre Contabilidade”.

A assinatura é colocada na primeira via do documento, se necessário (por exemplo, assinatura de contrato, acordo) e nas demais vias.

A data do documento é um dos detalhes mais importantes. A ausência de data em um documento torna o documento inválido (por exemplo, uma procuração) ou pode levar à redução do prazo prazo de prescrição sob obrigações contratuais.

O selo serve para certificar a assinatura de um funcionário nos documentos mais importantes (inclusive financeiros), indica a autenticidade do documento e é afixado em documentos cuja publicação acarreta consequências jurídicas ou materiais para a Organização (reorganização, transferência bens materiais, certificado de direito, etc.).

O carimbo de aprovação indica a entrada em vigor do documento e a extensão da sua validade a todos os colaboradores da Organização. Aprovação obrigatória Compete ao diretor-geral, à assembleia geral de participantes ou ao conselho de administração, nos limites da sua competência:

Carta da Organização, regulamentos sobre filiais;

Cronogramas de pessoal;

Relatórios de inspeção, certificados de aceitação;

Descrições de cargos;

Estimativas, planos de negócios, relatórios, etc. documentos.

O número de registro indica que o documento passou por todas as etapas do processamento, está registrado e, portanto, documento oficial Organizações.

3.1.1. O texto dos documentos oficiais deve ser conciso e preciso, não permitindo diferentes interpretações. Abreviaturas e designações pouco conhecidas não devem ser utilizadas em documentos.

3.1.3. As respostas aos documentos recebidos devem ser preparadas em por escrito apenas nos casos em que as questões levantadas exijam documentação obrigatória.

3.1.4. Quaisquer acréscimos ou correções nos documentos assinados (aprovados) que alterem a essência do que está declarado no documento só poderão ser feitos por quem o assinou.

Forma geral;

Formato de carta;

Um formulário para um tipo específico de documento (exceto carta).

A forma geral pode ser utilizada para redigir qualquer tipo de documento, exceto cartas. Recomenda-se incluir os seguintes detalhes:

Nome da Organização;

Estimule partes de detalhes como a data e o número de registro do documento.

Selo de aprovação;

Título do texto;

Marca de controle.

O formato da carta contém os seguintes detalhes:

Emblema (logotipo) da Organização;

Nome da organização-mãe;

Nome da Organização;

Informações de referência sobre a Organização (endereço para correspondência, números de telefone, números de fax, endereço e-mail, páginas da Web na Internet).

Recomenda-se incluir partes do estêncil com detalhes como data, número de registro do documento e um link para a data e número de registro documento recebido; e também coloque cantos limitantes para os seguintes detalhes:

Destino;

Título do texto;

Marca de controle.

Um formulário para um tipo específico de documento (com exceção de uma carta) é elaborado com base em um formulário geral e é complementado com o nome do tipo de documento correspondente, por exemplo “Pedido”, “Instrução”, etc. .

3.2. Regras básicas para preparação de documentos.

3.2.1. Um título é adicionado ao texto do documento que reflete resumo documento, que está escrito antes do texto à esquerda. O título geralmente responde à pergunta “Do que se trata?”

Se o documento refletir diversas questões, o título poderá ser formulado de forma genérica.

O título é formulado diretamente pelo contratante no momento da elaboração do documento.

Não são escritos títulos para cartas cujo texto não exceda meia página, bem como para respostas a cartas de cidadãos.

3.2.2. Nas respostas às cartas de organizações e empresas, deve ser feita referência à data e ao número do documento ao qual é dada a resposta. Se o documento for impresso em papel timbrado, o link será indicado em local especialmente designado, e em documento não impresso em papel timbrado - antes do título ou texto da carta.

3.2.3. Cada documento (exceto carta) deve ter o nome do tipo a que pertence (despacho, protocolo, ato, memorando, etc.).

3.2.4. O texto do documento pode ser dividido em seções, subseções, parágrafos e subparágrafos, que são numerados em algarismos arábicos. As seções possuem numeração de série contínua, os demais componentes do documento são numerados em ordem dentro de cada seção.

Por exemplo: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Os parágrafos dentro de um parágrafo não são numerados.

Na ausência de seções, todo o texto do documento pode ser dividido em parágrafos com numeração sequencial.

3.2.5. O procedimento para trabalhar com documentos restritos está estabelecido no projeto de instruções para trabalhar com documentos confidenciais “___________”.

3.2.6. Ao preparar documentos com duas ou mais páginas, a segunda página e as subsequentes devem ser numeradas.

Os números das páginas são colocados no meio da margem superior da folha em algarismos arábicos, sem a palavra “página” ou a abreviatura “página”. e sinais de pontuação.

É permitida a impressão de documentos no verso da folha.

3.2.7. A data do documento é a data da sua assinatura ou aprovação, para o protocolo - a data da reunião, para o ato - a data do evento. Se os autores do documento forem várias organizações, a data do documento será a última data de assinatura.

A data do documento é elaborada digitalmente na seguinte sequência: o dia do mês e o mês são escritos em dois pares de algarismos arábicos separados por ponto, e o ano é indicado por quatro dígitos, por exemplo: 01/05 /2003. Depois de escrever uma data digitalmente, não há letra “d” com ponto ou apenas ponto, exceto quando a data encerra a frase.

É permitido formatar a data na seguinte sequência: ano, mês, dia do mês, por exemplo: 2003.01.05.

É permitido um método verbal-numérico de formatação de data, no qual após os números que indicam o ano deve ser colocada a letra “r” com ponto ou a palavra “ano”, por exemplo: 1º de março de 2003.

3.2.8. Se o documento for impresso em formulário, a data é indicada no espaço previsto para tal no carimbo do formulário. A data é colocada no mesmo local (canto superior esquerdo) nos documentos internos que não são impressos em papel timbrado.

Num documento sujeito a aprovação, a data é indicada nos próprios detalhes da aprovação.

3.2.9. O número de registro do documento, composto pelo número índice de subdivisão, pelo número do processo conforme a nomenclatura dos casos e pelo número de série conforme registro, se estiver impresso no formulário, é colocado no local indicado no carimbo do forma. Se o documento não for impresso em papel timbrado, o número será inserido da mesma forma que o carimbo de data.

O número de registro de um documento elaborado em conjunto por duas ou mais organizações é composto pelos números de registro do documento de cada uma dessas organizações, separados por uma barra na ordem em que os autores são indicados no documento.

3.2.10. Na preparação de documentos em conjunto com diversas organizações, deve-se ter em mente que todas as cópias desses documentos devem ser originais.

3.2.11. O destinatário pode ser organizações, suas divisões estruturais, funcionários ou particulares (indivíduos). Os nomes da organização e sua divisão estrutural são indicados no caso nominativo, por exemplo:

Departamento de RH da Romashka LLC

A posição da pessoa a quem o documento é endereçado é indicada em caso dativo, Por exemplo:

Ministério das Finanças da Administração de Assuntos da Federação Russa

Ao especialista-chefe A.B.

Se um documento for dirigido a várias organizações homogêneas ou a várias divisões estruturais de uma organização, eles deverão ser indicados de forma geral, por exemplo:

Aos chefes de departamentos e filiais da OJSC "Mashstroyexport"

O atributo “Destinatário” pode incluir um endereço postal. Os elementos do endereço são indicados na sequência estabelecida pelas Regras de prestação de serviços postais.

O documento não deve conter mais de quatro destinatários. A palavra “Cópia” não é indicada antes do segundo, terceiro, quarto destinatários. Ao endereçar um documento para mais de quatro endereços, o contratante elabora uma mailing list e apenas um endereço é indicado em cada via do documento.

3.2.12. Se o documento for endereçado a uma organização, indique o seu nome e depois o endereço postal, por exemplo:

Conselho editorial da revista "Glavbukh"

Pista B. Sukharevsky, 24/02, Moscou, 127051

Se a carta for dirigida a uma pessoa física (pessoa física), indique primeiro o endereço postal, depois o sobrenome e as iniciais do destinatário, por exemplo:

121019, Moscou, Novy Arbat, nº 4, apto. 25

A. B. Ivanov

3.2.13. O carimbo de aprovação é afixado em documentos que requerem certificação adicional de sua autenticidade e confiabilidade. Os documentos podem ser aprovados pelo chefe da Organização, seus suplentes e demais funcionários aos quais tenham sido delegados os respectivos poderes.

Na aprovação de um documento por um funcionário, o carimbo de aprovação do documento deve ser composto pela palavra APROVADO (sem aspas), o título do cargo do aprovador do documento, sua assinatura, iniciais, sobrenome e data de aprovação ( colocado à mão), por exemplo:

APROVO Diretor Geral ______________________ (nome da organização) assinatura Nome completo.

data

Quando um documento é aprovado por vários funcionários, as suas assinaturas são colocadas no mesmo nível.

Na aprovação de documento por despacho, protocolo, resolução, decisão, o carimbo de aprovação é composto pela palavra APROVADO (APROVADO, APROVADO sem aspas), o nome do documento aprovador no caso nominativo, sua data e número, por exemplo:

APROVADO

Na aprovação de documento por despacho, protocolo, resolução, decisão, o carimbo de aprovação é composto pela palavra APROVADO (APROVADO, APROVADO sem aspas), o nome do documento aprovador no caso nominativo, sua data e número, por exemplo:

Ata da Assembleia Geral de Acionistas datada de nº. _____

Despacho do Diretor Geral "______________" de nº. ____________

O carimbo de aprovação do documento está localizado no canto superior direito do documento.

3.2.14. Se o documento contiver anexos, a presença de um anexo será anotada da seguinte forma:

Aplicação: para 3 litros. em 2 cópias.

Caso o documento possua um apêndice que não esteja mencionado no texto, indique seu nome, número de folhas e número de cópias. Se houver vários aplicativos, eles serão numerados, por exemplo: Apêndice: 1. Formulário N 2 para 2 litros. em 1 cópia. 2.

Nota explicativa

para formar N 2 para 1 litro. em 1 cópia.

Caso a candidatura não seja enviada para todos os endereços indicados no documento, é feita uma nota sobre a sua disponibilidade da seguinte forma:

Aplicação: para 5 l. em 3 cópias. para o primeiro endereço

Se os pedidos forem encadernados, o número de folhas não será indicado.

3.2.15. O carimbo de aprovação do documento é composto pela palavra ACORDADO (sem aspas), cargo da pessoa com quem o documento está sendo aprovado (incluindo o nome da organização), assinatura pessoal, transcrição da assinatura (iniciais, sobrenome) e o data de aprovação, por exemplo:

ACORDADO

Supervisor "_________"

Assinatura pessoal Nome completo

Data

ACORDADO

Se a aprovação for efectuada por carta, protocolo, etc., o carimbo de aprovação é lavrado da seguinte forma:

Ata da reunião do Conselho datada de 00.00.00. N ____

O selo de aprovação é colocado abaixo do atributo “assinatura” ou em uma folha de aprovação separada.

É elaborada uma ficha de aprovação nos casos em que o conteúdo do documento afete os interesses de diversas organizações, o que consta da marca de aprovação, por exemplo:

A folha de aprovação está anexada.

Assinatura, data.

A folha de aprovação é elaborada da seguinte forma:

FOLHA DE APROVAÇÃO título do documento

ACORDADO ACORDADO título do cargo, título do cargo, assinatura da organização, iniciais, assinatura do sobrenome, iniciais, sobrenome 00.00.00. (data) 00.00.00. (data)

3.2.16. A aprovação interna do documento é emitida mediante visto, que inclui a assinatura do viseira, transcrição da assinatura (iniciais, apelido) e data; se necessário, a posição do titular do visto.

Caso haja algum comentário sobre o documento, o visto é emitido da seguinte forma:

Os comentários estão anexados Assinatura pessoal Nome completo

00.00.00. (data)

Os vistos são apostos nas cópias dos documentos remanescentes na organização, abaixo da assinatura na capa da última folha do documento. Os projetos de resolução, despachos, decisões dos órgãos colegiados são endossados ​​​​na primeira via no verso da última folha do documento.

3.2.17. O detalhe “Assinatura” inclui: o título do cargo da pessoa que assinou o documento, a sua assinatura pessoal e uma transcrição da assinatura, composta por iniciais e apelido.

Ao assinar um documento por vários funcionários, suas assinaturas são colocadas uma abaixo da outra na sequência correspondente ao cargo ocupado, por exemplo:

Assinatura pessoal do Diretor Geral Nome completo

Assinatura pessoal do contador-chefe Nome completo

Quando um documento é assinado por várias pessoas em posições iguais, suas assinaturas ficam no mesmo nível.

Os documentos elaborados pela comissão não indicam os cargos dos signatários do documento, mas sim as suas responsabilidades dentro da comissão de acordo com a distribuição, por exemplo:

Assinatura pessoal do presidente da comissão Nome completo

Assinatura pessoal dos membros da comissão Nome completo

assinatura pessoal nome completo

assinatura pessoal nome completo

O documento pode ser assinado pelo funcionário em exercício indicando seu cargo real e sobrenome. Neste caso, não é permitido colocar a preposição “Para”, a inscrição manuscrita “Deputado”. ou uma barra antes do título do trabalho.

3.2.18. O selo certifica a autenticidade da assinatura de um funcionário em documentos previstos em regulamentos especiais e certifica os direitos das pessoas que registam factos relacionados com activos financeiros.

Os documentos são certificados com o selo da organização. O selo deverá ser afixado de forma a cobrir parte das palavras do cargo de quem assina o documento, ou no local indicado.

3.2.19. Ao certificar a conformidade de uma cópia de documento com o original, abaixo do requisito “Assinatura”, deverá ser aposta: a inscrição de certificação “Verdadeiro”; posição de quem autentica a cópia; assinatura pessoal; descriptografia da assinatura (iniciais, sobrenome); data de certificação, por exemplo:

Assinatura

Assinatura pessoal correta do inspetor de RH Nome completo

Data

3.2.20. A marca do executor inclui o sobrenome (ou sobrenome, nome, patronímico) do executor do documento e seu número de telefone. Uma marca sobre o intérprete é colocada na frente ou no verso da última folha do documento no canto inferior esquerdo, por exemplo:

Sidorov ou Sidorov Petr Ivanovich 321 58 79 321 58 79

Nos documentos que possuem carimbo de restrição de acesso, é acrescentada uma nota sobre o executor com informações sobre a quantidade de exemplares impressos do documento indicando os destinatários, por exemplo:

Espanhol Sidorov

Impresso 2 cópias.

Ex. N 1 - ao destinatário

Ex. N 2 - para arquivo do departamento Rascunho e variantes destruídos sobre execução; as palavras “mãos à obra”; o número do arquivo no qual o documento será armazenado.

A nota sobre a assinatura do documento e seu envio ao arquivo deverá ser assinada e datada pelo executor do documento.

4. PREPARAÇÃO E EXECUÇÃO DE DOCUMENTOS ORGANIZACIONAIS E ADMINISTRATIVOS (ORDENS, ATA DE REUNIÕES OFICIAIS)

4.1. O texto do despacho é impresso em formulário especial e, via de regra, é composto por duas partes: informativa e administrativa.

A parte apurativa expõe sucintamente os factos e acontecimentos que serviram de base à emissão do despacho.

Se a encomenda for emitida com base noutro documento, o texto indica a data, número, nome completo e expõe o conteúdo deste documento na parte relativa a “______________”.

4.2. A parte administrativa do pedido inicia-se com a palavra EU PEDIDO, que está impressa em letras maiúsculas em linha separada.

A parte administrativa deverá conter tarefas específicas com indicação de executores e prazos.

Devem ser dados prazos realistas, em função do volume de trabalho a realizar, bem como tendo em conta o tempo necessário para impressão, distribuição de documentos e entrega da tarefa ao executor.

Não é permitida a alteração dos prazos estabelecidos nos documentos com base nos quais a encomenda é emitida.

O texto da parte administrativa está dividido em parágrafos e subparágrafos.

Cada parágrafo (subparágrafo) deve estabelecer apenas uma tarefa com um prazo específico e indicar executores específicos da tarefa.

O último parágrafo do despacho indica a unidade estrutural ou funcionário a quem é confiado o controlo da execução do despacho.

4.3. Na listagem dos intérpretes nas encomendas das atividades principais, os sobrenomes dos funcionários são escritos sem iniciais.

Nos despachos sobre nomeações, transferências e despedimentos de trabalhadores, sobre incentivos, sobre a imposição penalidades administrativas, na atribuição de salários pessoais, etc. são indicados os sobrenomes, nomes e patronímicos das pessoas listadas nos pedidos.

Se a tarefa do pedido for dirigida a uma unidade estrutural, o sobrenome do gerente será escrito no caso nominativo e impresso entre colchetes, por exemplo:

Planejamento e Gestão Financeira (Sidorova) para preparar...

Se a tarefa for dirigida especificamente ao gerente, o sobrenome será escrito no caso dativo sem parênteses, por exemplo:

A chefe do Departamento de Planejamento e Finanças, Sidorova, deverá preparar...

4.4. As ordens emitidas anteriormente são consideradas inválidas total ou parcialmente em simultâneo com a publicação de novo documento sobre o mesmo assunto. A lista de documentos vencidos pode ser fornecida tanto no texto quanto no anexo do despacho.

Se o despacho estiver sujeito a alteração parcial, a minuta prevê nova edição cláusula alterada ou parte de uma ordem emitida anteriormente.

Um pedido que complemente outro emitido anteriormente deve ter um link correspondente no texto, por exemplo:

Além da ordem diretor geral"______________" datado de 25 de fevereiro de 2000 N 321

4.5. As alterações e acréscimos a um despacho anteriormente emitido só podem ser efetuados por despacho assinado pelo diretor-geral ou por quem o substitua.

4.6. Caso exista anexo ao despacho, então na sua primeira página no canto superior direito está escrita a palavra “Apêndice” indicando o documento administrativo, sua data e número de registro, por exemplo:

Aplicativo

à ordem do general

Diretor "______________"

Se houver vários pedidos, é indicado o número de cada um (sem o sinal No.).

4.7. O título do pedido está impresso no espaço fornecido em formulário especial, à esquerda.

Os títulos não são compilados para pedidos relativos a pessoal.

4.8. Antes de ser submetido à assinatura, o projecto de despacho é referendado pelo director-geral adjunto das áreas de actividade, pelo titular gestão jurídica e outras unidades estruturais interessadas.

Ao aprovar uma minuta de documento, os advogados verificam a sua conformidade com a legislação em vigor, bem como a correcção das referências aos documentos regulamentares.

4.9. Os vistos são apostos no verso da última página do pedido original da seguinte forma:

O projeto de despacho foi elaborado (nome, assinatura do chefe estrutural estrutural. divisões divisões) data

ACORDADO:

Deputado Data de assinatura do Diretor Geral, sobrenome

Data de assinatura do Chefe do Departamento Jurídico, sobrenome

Os comentários sobre o projeto de despacho constam do verso da última folha ou em folha separada, sobre a qual é feita a correspondente nota no projeto.

Caso o contratante faça alterações e acréscimos, a minuta do pedido deverá ser acordada com todos que endossaram o documento anteriormente.

4.10. O sobrenome e o telefone do intérprete estão impressos na frente da última folha do original no canto inferior esquerdo, se não houver espaço - no verso da última folha do original.

4.11. As ordens emitidas em conjunto com outras organizações não são impressas em papel timbrado e são assinadas em vários exemplares originais de acordo com o número de autores do documento.

Os chefes das divisões estruturais endossam em conformidade a cópia da ordem que se encontra guardada na Organização.

4.12. A assinatura nos pedidos consiste em um cargo abreviado, uma assinatura pessoal e sua decodificação, por exemplo:

Iniciais da assinatura pessoal do Diretor Geral, sobrenome

4.13. As encomendas assinadas pela administração são transferidas para o Gabinete no dia da assinatura para registo em diário especial e circulação.

Os pedidos são emitidos em um número estritamente limitado de exemplares e enviados apenas às unidades estruturais que deles necessitam.

A responsabilidade pela determinação da circulação e pela correta preparação da distribuição do documento cabe aos chefes das unidades estruturais que elaboraram o pedido.

4.14. Os projetos de pedidos de pessoal são preparados pelo departamento de pessoal do departamento de pessoal.

Nos pedidos de pessoal, pode faltar a parte introdutória. A parte administrativa do despacho inicia-se com um verbo que denota a ação: NOMEAR, LIBERAR, TRADUZIR, DIRECIONAR, a seguir indicar o sobrenome, nome, patronímico da pessoa a quem é expedido o despacho, cargo, nome da unidade estrutural. O texto termina com a indicação da base para a emissão do despacho.

A redação das ordens de pessoal deve cumprir rigorosamente o Código do Trabalho. Nos casos previstos pela legislação da Federação Russa, os documentos contábeis trabalhistas são elaborados de acordo com formulários padronizados.

Nos pedidos de pessoal, os vistos de aprovação são registrados na frente do documento, abaixo do detalhe “Assinatura”.

4.15. Os pedidos de pessoal são registrados, formados em arquivos separados dos demais pedidos e possuem numeração própria: para número de registro a letra "k" é adicionada.

4.16. As ordens originais das atividades principais são armazenadas no Departamento e de pessoal - no departamento de pessoal da gestão de pessoal.

4.17. Aceitação decisões de gestão e as próprias decisões são documentadas pelas atas das reuniões de produção com a administração.

O texto do protocolo consiste em duas partes: introdutória e principal.

A parte introdutória contém informações constantes (palavras: presidente, secretário, presente) e variáveis ​​​​(iniciais e sobrenomes do presidente, secretário e presentes). No grandes quantidades dos participantes da reunião, é elaborada uma lista dos presentes, que acompanha a ata. A parte introdutória do protocolo termina com a ordem do dia. Dois pontos são colocados após as palavras “AGENDA”. Os itens da agenda são numerados. A ordem em que as questões são organizadas é determinada pelo seu grau de importância. As questões são listadas no caso nominativo, o nome do cargo e o sobrenome do locutor - no caso genitivo.

A parte principal está estruturada de acordo com os itens da agenda de acordo com o esquema: ouviu - falou - decidiu (decidiu).

Formas curtas e abreviadas de protocolos são usadas quando não é necessário um registro detalhado do progresso da discussão de questões. No protocolo forma curta apenas são indicadas a lista dos presentes, as questões em apreciação e as decisões tomadas.

4.18. O procedimento de preparação, processamento, celebração, registo e acompanhamento da execução dos contratos é regulado por despacho do Diretor Geral “______________”.

5. COMPILAÇÃO DE NOMENCLATURAS DE CASOS E FORMAÇÃO DE CASOS NA PRODUÇÃO DE CASOS

5.1. Elaboração de listas de casos.

5.1.1. Para organizar corretamente os casos no atual trabalho de escritório, registrá-los, garantir a segurança e a rápida busca de documentos, as divisões estruturais da Organização compilam anualmente nomenclaturas de casos de forma estritamente estabelecida (Anexo nº 4).

5.1.2. A nomenclatura dos processos é uma lista sistematizada dos nomes específicos dos processos abertos num ano civil, com indicação dos seus prazos de armazenamento, elaborada na forma prescrita.

5.1.3. A lista de casos de uma unidade estrutural é elaborada pelo responsável pelos trabalhos de escritório, com a participação de especialistas. A responsabilidade pela correta compilação da lista de casos cabe aos chefes das unidades estruturais.

5.1.4. Com base nas nomenclaturas de assuntos das divisões estruturais, o Escritório compila uma nomenclatura consolidada de assuntos da Organização, que em prazos estabelecidos acordado com as autoridades arquivísticas.

5.1.5. A lista consolidada de casos é compilada de acordo com a estrutura da Organização.

5.1.6. A lista de assuntos de uma unidade estrutural deve incluir todos os assuntos e documentos gerados nas atividades da unidade. A nomenclatura também inclui todos os arquivos de referência, diários e outros formulários contábeis.

5.1.7. Todas as caixas devem possuir um índice, que consiste em uma designação digital convencional da unidade estrutural, o número de série da caixa conforme a nomenclatura.

5.1.8. A nomenclatura indica os nomes (títulos) dos casos.

O título do caso na nomenclatura deve refletir o conteúdo dos documentos nele contidos, ser breve e específico.

Os títulos dos casos na nomenclatura são organizados de acordo com o grau de importância dos documentos neles incluídos: organizacional - documentos administrativosórgãos poder estatal, ordens de gestão "___________", planos, relatórios, protocolos, certificados, etc. Os casos constituídos por documentos de conteúdo semelhante são colocados lado a lado: os relatórios trimestrais seguem os relatórios anuais, os relatórios mensais seguem os trimestrais.

Na compilação do título de um case, o nome do tema (assunto, assunto) é complementado pela indicação do tipo de case que está sendo aberto (materiais, correspondência, etc.), bem como informações que esclarecem o conteúdo sobre correspondentes, datas de eventos, indicação da autenticidade ou cópias de documentos, etc.

O termo “Materiais” é utilizado no título quando se pretende combinar documentos de diferentes tipos relacionados a um mesmo assunto. O termo “Materiais” deverá ser divulgado listando os principais tipos de documentos que compõem o caso.

O termo “Materiais” também é utilizado quando se combinam em um único arquivo documentos que são apêndices de algum outro documento, por exemplo: “Materiais para atas de reuniões do conselho de administração”.

O termo “Caso” é usado no título ao iniciar casos pessoais ou de arbitragem.

5.1.9. Os períodos de armazenamento das caixas e números dos artigos são indicados de acordo com a Lista de padrões documentos de gestão, formado nas atividades das organizações, indicando os prazos de armazenamento de documentos (aprovado pelo Rosarkhiv em 06/10/2000).

Os prazos de armazenamento dos casos não listados na Lista são estabelecidos por especialistas das unidades estruturais em conjunto com o arquivo consolidado.

5.1.10. Os processos constituídos durante o ano de expediente e não incluídos na lista de processos são adicionalmente incluídos na secção correspondente. Para este efeito, são deixados vários números de reserva em cada secção da nomenclatura.

5.1.11. A nomenclatura dos casos é revista anualmente: são especificados os títulos dos casos e os períodos de armazenamento, e são acrescentados novos casos abertos durante o ano. Nestes casos, a lista de casos é reimpressa e entra em vigor em 1º de janeiro do corrente ano.

A primeira via da lista de casos deve ser endossada pelo chefe da unidade estrutural.

5.1.12. Durante todo o período de validade da nomenclatura de casos, são feitas anotações em tempo hábil (na coluna “Notas”) sobre o estabelecimento de casos, sobre casos transferíveis (ou seja, sobre a continuação de casos do ano passado para Ano Novo), sobre a destinação para destruição de arquivos com prazos de armazenamento expirados, etc.

5.1.13. Os transitórios (casos inacabados) da unidade estrutural são transferidos para a lista de casos do ano seguinte, mantendo o índice original de trabalho de escritório. Por exemplo, planos de longo prazo, questões relativas à construção de instalações, etc.

5.1.14. No final do ano, no final da nomenclatura dos processos, é feito um registo final sobre as categorias e número de processos abertos, separadamente permanentes, de longa duração (acima de 10 anos) e temporários (até 10 anos inclusive) períodos de armazenamento. O registo final é certificado e esta informação é reportada ao arquivo (Anexo n.º 5).

5.2. Formação de casos.

5.2.1. Os casos no atual trabalho de escritório são formados estritamente de acordo com a nomenclatura dos casos.

5.2.2. Todos os documentos são agrupados em arquivos e armazenados até serem transferidos para o arquivo em divisões estruturais Organizações.

Apenas documentos assinados são arquivados. O executor baixa os documentos executados “No Caso nº ____”, confirmando assim que a questão levantada na carta foi resolvida.

Cópias de documentos arquivados em arquivos são autenticadas.

5.2.3. Os documentos executados são arquivados no arquivo na ordem de resolução das questões conforme cronologia, alfabeto, indexação (numeração), devendo o documento de resposta seguir o documento de solicitação.

5.2.4. Os documentos de um ano de mandato são agrupados em casos, com exceção dos casos transitórios, cuja necessidade de formação prolongada por mais de um ano é causada pelo progresso na resolução da questão (por exemplo, planos de longo prazo, arquivos pessoais, etc.).

Os documentos de armazenamento permanente e temporário deverão ser agrupados em arquivos separados.

5.2.5. Na formação de um caso não é permitido:

Inconsistência entre o título da caixa e seu período de armazenamento e o título e período de armazenamento de acordo com a nomenclatura;

Inconsistência entre o conteúdo dos documentos e o título do processo;

Combinar documentos com diferentes períodos de armazenamento em um arquivo;

Arquivamento nos arquivos de documentos não executados e de documentos sem marca do executor “Para processo nº____”, bem como cópias não autenticadas de documentos ou cópias dispersas de documentos;

Arquivar em arquivos duas ou mais vias do mesmo documento, com exceção dos documentos que contenham resoluções, vistos ou marcas que complementem o conteúdo das primeiras vias;

Separação em questões de solicitações e respostas;

Fichário cartas de apresentação sem aplicações ou sem marcas sobre eles;

Um arquivo de documentos marcados como “retornáveis” (os documentos executados com essa marca devem ser devolvidos às organizações competentes).

5.2.6. Cada caixa não deve conter mais de 250 folhas (espessura da caixa 30-40 mm). Se houver um grande volume de documentos, ou é feita uma divisão cronológica do complexo em assuntos independentes, ou a questão é dividida em subtemas.

5.2.7. Ao iniciar um negócio, a cobertura deve ser desenhada de acordo com as regras estabelecidas.

5.3. Sistematização categorias individuais documentos.

5.3.1. As instruções das autoridades públicas são agrupadas em casos por tipo de documento e correspondente. Os documentos dentro do arquivo são organizados em ordem cronológica.

5.3.2. Os pedidos são agrupados em casos por números e cronologia.

Os pedidos de atividades principais são agrupados separadamente dos pedidos de pessoal.

5.3.3. Os protocolos são compilados em arquivos em ordem cronológica e por número ou cada protocolo separadamente, dependendo do seu volume e dos documentos que o acompanham.

Os documentos das reuniões são colocados após a ata na sequência de apreciação dos assuntos ou são agrupados em arquivo separado de acordo com os números da ata da reunião.

5.3.4. Planos, relatórios, estimativas são agrupados separadamente dos projetos desses documentos.

Os planos, relatórios, estimativas devem ser arquivados nos arquivos do ano a que respeitam, independentemente do momento da sua elaboração ou da data da sua recepção.

Por exemplo, um relatório de 1999 elaborado em 2000 deve ser arquivado no arquivo de 1999 e não no arquivo de 2000.

O plano para 2001, elaborado em 2000, está formado em questões de 2001, e não de 2000, etc.

Os planos de longo prazo, concebidos para vários anos, são formados no primeiro ano de operação. Os ajustamentos ao plano de longo prazo aplicam-se ao ano para o qual são elaborados. Os relatórios sobre a implementação dos planos de longo prazo são gerados em arquivo ano passado as ações desses planos.

5.3.5. A correspondência é agrupada em casos para o período do ano civil.

Todos os documentos surgidos no decurso da resolução da questão são colocados no arquivo de correspondência. A correspondência é sistematizada por ordem cronológica, sendo o documento de resposta colocado a seguir ao documento de pedido.

A solicitação e a resposta deverão ser arquivadas em um único arquivo.

5.3.6. Os documentos dos arquivos pessoais são organizados na seguinte ordem: lista interna de documentos; pedido de emprego ou contrato de trabalho(acordo); direção ou apresentação; questionário; folha de registro de pessoal; documentos educacionais; extratos de ordens de nomeação, transferência, demissão, acréscimo à ficha pessoal de cadastro de pessoal, acréscimo ao arquivo pessoal para contabilização de incentivos, certificados e demais documentos relativos a essa pessoa.

Cópias de despachos sobre aplicação de penalidades, incentivos, mudança de sobrenomes, etc. em conexão com a entrada dessas entradas, além da folha de registro pessoal, elas não são colocadas no arquivo pessoal.

5.3.7. Certificados do local de residência, atestados médicos o estado de saúde e outros documentos de importância secundária são formados separadamente dos arquivos pessoais.

5.3.8. As contas pessoais de trabalhadores e empregados são agrupadas em arquivos independentes dentro do ano e organizadas em ordem alfabética por sobrenome.

5.3.9. Propostas, declarações e reclamações de cidadãos e organizações são formadas separadamente.

Cada pedido (reclamação) e documentos para sua apreciação constituem um grupo independente no caso. Se recebido dentro de um ano útil reafirmação(reclamações) ou ocorrências documentos adicionais eles são arquivados neste grupo de documentos.

5.4. Uso e armazenamento de documentos no trabalho atual de escritório.

5.4.1. Os documentos e arquivos, desde o momento da sua instalação no trabalho de escritório até a sua entrada no arquivo, são armazenados em unidades estruturais em armários trancados. Para melhorar sua pesquisa documentos necessários Uma lista de caixas é colocada na parte interna da porta do armário. Não é permitido armazenar arquivos em tabelas.

5.4.2. A retirada de documentos dos registros correntes é realizada com autorização da direção da unidade estrutural. Os documentos dos processos são emitidos mediante assinatura em “folha de substituição”, que fica na posse de um funcionário do Gabinete.

5.4.3. As pessoas responsáveis ​​pela manutenção de registros garantem os registros e a segurança dos documentos. Remoção de documentos de arquivos termo permanente o armazenamento após a conclusão do trabalho de escritório é proibido.

6. PREPARAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA ARMAZENAMENTO E UTILIZAÇÃO SUBSEQUENTE

6.1. Exame do valor científico e prático dos documentos.

6.1.1. O exame do valor dos documentos é a determinação do significado político, económico nacional, sociocultural e outro dos documentos, a fim de selecioná-los para armazenamento e estabelecer períodos de armazenamento.

6.1.2. O exame do valor dos documentos é realizado por uma comissão permanente de peritos “______________” (CE).

6.1.3. A composição pessoal da Comissão de Especialistas é aprovada por despacho do Diretor Geral. A CE inclui especialistas das divisões estruturais da Organização.

No seu trabalho, a CE é guiada pelos Fundamentos da legislação da Federação Russa sobre o Fundo de Arquivo da Federação Russa, os Regulamentos sobre o Fundo de Arquivo da Federação Russa, documentos normativos e metodológicos do Arquivo Russo, ordens e instruções do Diretor Geral "_______________".

O CE da Organização desempenha as seguintes funções:

Analisa projetos de nomenclaturas de assuntos de divisões estruturais da Organização;

Organiza a seleção anual de documentos para armazenamento e destruição;

Revisa estoques de armazenamento permanente, pessoal e armazenamento de longo prazo (acima de 10 anos);

Revisa e aprova atos de destinação para destruição de arquivos não passíveis de armazenamento posterior;

Considera propostas de alteração dos prazos de armazenamento de determinadas categorias de documentos estabelecidas pelas listas atuais de materiais documentais com prazos de armazenamento e decide sobre a submissão dessas propostas à apreciação da instituição arquivística;

Participa na preparação e revisão de projetos de listas de documentos, nomenclaturas padrão e aproximadas de casos e outros auxílios metodológicos para trabalhos de escritório e de arquivo “______________”.

6.1.4. Os membros do CE, com a participação de outros especialistas, verificam a exatidão da seleção dos documentos para armazenamento e destruição por meio da revisão de inventários, atos e documentos. A seleção direta dos documentos é realizada por funcionários das unidades estruturais responsáveis ​​​​pelos trabalhos de escritório e pelos trabalhadores do arquivo.

6.1.5. A seleção de documentos e arquivos para destruição está documentada em ato (Anexo nº 7). Os atos são apreciados pela CE, assinados pelo presidente, pelos seus vogais e aprovados pela direção de “______________”.

6.1.6. Os casos a serem destruídos são entregues de forma organizada aos arquivos para processamento ou destruídos em máquinas especiais do tipo “Triturador” por pelo menos dois funcionários da Organização.

Não é permitida a destruição não autorizada de quaisquer categorias de documentos por funcionários da Organização, sem o departamento de arquivo. De acordo com o art. 27 da Lei Federal “Sobre assuntos de arquivo na Federação Russa" por violação da lei, inclusive pela destruição de documentos em violação dos prazos de armazenamento de documentos estabelecidos pela Lista, funcionários Os responsáveis ​​​​pela segurança dos documentos assumem responsabilidades criminais, administrativas ou outras estabelecidas pela legislação da Federação Russa.

6.2. Registro de casos.

6.2.1. O registo do caso inclui um conjunto de trabalhos de descrição do caso na capa, encadernação, numeração das folhas e elaboração de inscrição de certificação.

6.2.2. Os casos de armazenamento permanente e de longo prazo (acima de 10 anos) são arquivados em capa dura, as folhas são numeradas. No final do caso, uma inscrição de certificação é colocada em folha separada (formato de folha A4). Indica em números e por extenso o número de folhas numeradas, especifica as características de numeração e o estado físico dos documentos. A certificação é assinada por quem a compilou, indicando o cargo e a data (Anexo nº 8).

Os casos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive) são elaborados de forma simplificada: não estão entrelaçados, as folhas neles contidas não são numeradas e não é feita inscrição de certificação.

6.2.3. No processo de agrupamento de documentos em arquivos de armazenamento permanente, recomenda-se a elaboração de um inventário interno dos documentos do arquivo. O inventário interno é colocado no início do caso. Indica as datas e índices dos documentos, resumos e números das folhas do arquivo. Folhas inventário interno são numerados separadamente, seu número é indicado na certificação após o número total de folhas da caixa através do sinal “+” (Anexo nº 9).

6.2.4. As folhas para armazenamento permanente e de longo prazo (acima de 10 anos) são numeradas com lápis de grafite preto obedecendo às seguintes regras:

6.2.4.1. O número da folha é colocado no canto superior direito, sem afetar o texto do documento (o verso da folha não é numerado).

6.2.4.2. Fotografias e outros materiais ilustrados estão numerados no verso, no canto superior esquerdo.

6.2.4.3. Os documentos arquivados em arquivos que possuem numeração própria, inclusive publicações impressas, são numerados em ordem geral.

6.2.4.4. A numeração das fichas divididas em volumes é realizada separadamente para cada volume.

6.2.4.5. As tampas das caixas devem ser projetadas de acordo com GOST 17914-72 (Apêndice No. 6).

6.2.4.6. As seguintes informações estão incluídas na capa de uma caixa com documentos com períodos de armazenamento permanente ou de longo prazo (acima de 10 anos):

Diretoria "______________";

Nome da unidade estrutural;

Índice de unidade estrutural;

Índice de casos por nomenclatura de casos;

Título do caso;

Número do volume, se o caso for composto por vários volumes;

Datas limite do processo (datas de início e término do processo);

Número de folhas arquivadas;

Prazo de validade.

As inscrições nas capas dos arquivos para armazenamento permanente e de longo prazo devem ser feitas de forma clara, em tinta resistente à luz.

As capas dos arquivos de armazenamento temporário são desenhadas da mesma forma que as de armazenamento permanente, com a diferença de que o número de folhas do arquivo é exibido na capa e os prazos para a constituição e conclusão do arquivo não são indicados, mas apenas o ano em que o arquivo foi formado é indicado.

6.3. Transferência de casos para o arquivo unido "______________".

6.3.1. Os casos de armazenamento temporário permanente e de longo prazo (acima de 10 anos) são transferidos para o arquivo "__________" no mínimo um ano após a sua conclusão no trabalho de escritório atual. Os casos com período de armazenamento temporário (até 10 anos) são transferidos para o arquivo a critério da gestão e do nível de carga de trabalho do armazenamento do arquivo.

6.3.2. O envio dos arquivos para o arquivo “______________” é realizado de acordo com o cronograma aprovado.

6.3.3. O arquivo aceita documentos para armazenamento de acordo com listas de entrega para períodos separados de armazenamento permanente e temporário em 2 vias.

Caso os processos individuais necessitem de ser deixados no escritório para trabalhos em curso, o arquivo emite a emissão desses processos para utilização temporária a uma unidade estrutural.

O funcionário do arquivo assina o recebimento das caixas em todas as vias das listas de entrega, indicando a data de recebimento e a quantidade de caixas aceitas.

Uma cópia do inventário é devolvida ao entregador, o restante permanece no arquivo “______________”.

6.3.4. A emissão de ficheiros de uso temporário aos colaboradores das divisões estruturais da Organização é efectuada mediante pedido especial.

A emissão dos processos é formalizada por recibo de funcionário da Organização e correspondente lançamento no livro de registo de emissão de processos do arquivo.

Os casos são emitidos por um período não superior a um mês. Os funcionários das unidades estruturais são responsáveis ​​​​pela devolução atempada dos documentos emitidos pelo arquivo para uso temporário.

6.3.5. Os funcionários de organizações e empresas, bem como os indivíduos, estão autorizados a familiarizar-se com os documentos armazenados no arquivo pela administração de "______________" de acordo com o chefe da unidade estrutural relevante e somente mediante solicitação por escrito.

6.3.6. Certificados de arquivo, cópias de documentos e extratos de documentos são emitidos pelo arquivo mediante solicitação por escrito de instituições e cidadãos.

6.3.7. Os funcionários do arquivo "______________" são obrigados a monitorar o estado e a ordem de armazenamento dos arquivos emitidos para uso temporário.

6.4. Garantir a segurança dos documentos.

6.4.1. Os funcionários responsáveis ​​pela manutenção de registros devem garantir a segurança dos documentos.

Os casos, desde o momento em que são introduzidos na gestão de registos até ao seu arquivamento ou destruição, podem ser armazenados tanto em salas de trabalho como em instalações especialmente designadas, adequadas e trancadas. As caixas são colocadas com a lombada voltada para fora em armários com chave que protegem os documentos da exposição à poeira e luz solar e garantindo sua segurança.

6.4.2. Não é permitida a apreensão e liberação de quaisquer documentos de arquivos de armazenamento permanente. Em casos excepcionais, a apreensão é efectuada com autorização da direcção de “__________________”, sendo obrigatório deixar no arquivo cópia exacta e autenticada do documento apreendido e anexar declaração sobre os motivos da apreensão do original.

6.4.3. Durante o ano de expediente, é preenchido um cartão substituto para um processo expedido por motivos oficiais. Indica a unidade estrutural, o número do processo, a data da sua emissão, a quem o processo foi expedido, a data da sua devolução e disponibiliza colunas de recibos de recepção e aceitação do processo.

7. CONTABILIDADE, ARMAZENAMENTO E USO DE FORMULÁRIOS

7.1. Os formulários “__________” (pedidos, cartas) são produzidos centralmente, armazenados e contabilizados pelo departamento administrativo da Organização.

7.2. Nas unidades estruturais, o recebimento, registro, emissão e armazenamento dos formulários são atribuídos ao funcionário responsável pelos trabalhos de escritório.

7.3. Nas unidades estruturais, os formulários devem ser armazenados em armários trancados; é proibido armazená-los em armários e mesas abertas.

7.4. A responsabilidade pela correta utilização dos formulários de pedido e cartas de serviço nas unidades estruturais é de seus gestores.

8. PROCEDIMENTO PARA APLICAÇÃO DO IMPRESSÃO “______________”

8.1. O selo redondo "_____________" confirma a assinatura do gestor de crédito ou de pessoas autorizadas a realizar operações financeiras e económicas nas áreas de atividade e é certificado espécies individuais documentos (Anexo nº 10).