Sistemas automatizados de gerenciamento de documentos. Sistemas de automação de escritório e gerenciamento eletrônico de documentos

Pavel Baskakov, Chefe do departamento de TI da RosLogistics, Moscou

Como automatizar o fluxo de documentos em uma empresa
O melhor momento para implementar o sistema gerenciamento eletrônico de documentos
3 problemas que isso resolverá

Há alguns anos automação do fluxo de documentos na empresa não foi implementado em todos os lugares: principalmente em grandes organizações. Nos últimos dois anos, pequenas e médias empresas também se interessaram por esse tipo de software. Os sistemas tornaram-se mais funcionais e fáceis de usar. Apareceram recursos de entrada de dados de fluxo. Um conjunto composto por um moderno scanner industrial e um conjunto de softwares permite reconhecer um documento em papel em poucos minutos, convertê-lo em eletrônico e indexá-lo por palavras-chave e classificar.

O melhor momento para implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Você precisa pensar em automatizar o fluxo de documentos em sua empresa se os documentos demorarem muito para serem revisados pelos funcionários (o que pode causar o fracasso dos negócios) ou se forem perdidos dentro da empresa (isso se aplica tanto a arquivos quanto a cópias em papel). Via de regra, uma empresa deve implementar um sistema de automação documental se seu número de funcionários chegar a 100 pessoas e o departamento jurídico empregar pelo menos dois especialistas (ver também: Que problemas isso resolve?automação do fluxo de documentos na empresa).

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Processamento de um maior número de documentos. Há vários anos, era prática comum celebrar acordos por tempo indeterminado ou contratos de longo prazo. No entanto, esses contratos estavam associados a uma variedade de riscos comerciais. Hoje, os contratos são frequentemente celebrados por um período mais curto. Assim, o número de novos documentos que requerem assinatura aumenta várias vezes.

Controle reforçado das contrapartes. As empresas se esforçam para reduzir o risco de danos financeiros devido à culpa de contrapartes inescrupulosas. Hoje, um dossiê sólido é compilado para cada parceiro, incluindo o máximo de informações - desde o estatuto até amostras de assinaturas.

Coleta de dados sobre compradores e clientes na conclusão de transações. Anteriormente, os fornecedores exigiam pré-pagamento ou adiantamento como garantia da transação. Agora, os instrumentos financeiros estão a ser substituídos por instrumentos jurídicos. O mercado de hoje é um mercado de clientes. Os clientes estão cada vez mais concordando em pagar apenas no momento da entrega. E o registro legal de todas as etapas da transação passa a ser uma espécie de garantia de pagamento.

Como se preparar para a automação do fluxo de documentos em uma empresa

A primeira etapa é mapear seu fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos. Normalmente esse trabalho é realizado pelo departamento jurídico da empresa. Ao se preparar para implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é necessário considerar todas as etapas da circulação de documentos: criação, aprovação, aprovação, execução, descarte. É importante decidir sobre os direitos de acesso à informação e um sistema de notificação aquando da aprovação de um documento e durante a sua circulação.

O primeiro passo para lançar um sistema de automação documental é preparar um procedimento para trabalhar com documentos. O procedimento deve ser familiarizado com a assinatura de todos os participantes do processo, obrigando-os a seguir rigorosamente ordem estabelecida. Depende muito da primeira pessoa da empresa nas fases iniciais do projeto. A tarefa do Diretor Geral é exigir do pessoal o cumprimento estrito do procedimento. Os documentos que não sejam inseridos no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e nele não sejam acordados não devem ser assinados.

Durante a implementação, alguns funcionários podem tentar o procedimento para se fortalecer, inventando o mesmo tipo de desculpas para a impossibilidade de trabalhar com o sistema: demora muito para inserir os documentos, o programa não é aplicável ao negócio único esquemas da empresa. Esses problemas surgem porque a empresa redigiu anteriormente contratos ruins. Nesta fase Diretor GeralÉ importante entender: os sistemas eletrônicos foram desenvolvidos há mais de um ano e passaram por mais de uma implementação. Portanto, é importante, apesar dos problemas que surgem, fazer novo pedido obrigatório para todos, e um pouco mais tarde começaremos a otimizá-lo localmente.

Deixe-me enfatizar mais uma vez: o Diretor Geral deve controlar pessoalmente a implementação. Se o controlo dos resultados for delegado ao serviço de segurança ou (pior ainda) ao departamento jurídico, existe o risco de o projecto terminar em fracasso. Ao mesmo tempo departamento jurídico você pode ser confiável para gerenciar o processo de implementação, controlar seu tempo e custo. Para incentivar os funcionários a concluir um projeto no prazo, desenvolva um sistema de bônus. A remuneração só deverá ser paga se o sistema atingir a capacidade planeada atempadamente e sem ultrapassar o orçamento.

Prazo de implementação do projeto. A implantação da gestão automatizada de documentos costuma levar de um mês a um ano, dependendo do porte da empresa. Este processo pode ocorrer em etapas. Por exemplo, numa primeira fase, a aprovação eletrónica é lançada apenas em relação aos fornecedores da empresa ou apenas na filial ou divisão selecionada (ver. Quanto tempo demoram as diferentes fases de implementação da gestão eletrónica de documentos?).

Etapas de automação do fluxo de documentos em uma empresa

A fase de lançamento é a preparação das propostas e a tomada de decisão sobre a viabilidade do projeto. Ocupa 10% do tempo total de implementação.

Fase de pré-implementação – formulação de requisitos do sistema, seleção de um fornecedor, celebração de um contrato, desenvolvimento regulamentos internos, preparação da equipe. Leva 20% do tempo.

Estágio de implementação – implantação do sistema, configuração, treinamento de pessoal, implementação projeto piloto. Leva 40% do tempo.

A etapa para atingir a capacidade planejada é a entrada massiva de documentos, monitorando o cumprimento dos procedimentos. Leva 30% do tempo.

Na nossa empresa, o processo de implementação de um sistema de gestão eletrónica de documentos decorreu em várias etapas. O iniciador e “motor” do projeto foi o departamento jurídico. Antes da implementação, nossos documentos, como muitas outras empresas, eram aprovados em papel. A automação levou cerca de cinco meses. Foram implementadas soluções para o departamento jurídico (aprovação eletrônica de contratos) e para o departamento de operações (armazenamento de fluxogramas de processos de operações, coordenação de documentação desenvolvida durante a implantação de projetos). Os planos incluem automatização do escritório interno (ordens, instruções, regulamentos) e fluxo de documentos de pessoal (ordens, documentos relacionados à motivação financeira).

Como escolher o sistema de automação de documentos certo

O mercado russo oferece soluções de mais de 20 fabricantes, dos quais quatro ou cinco players são muito avançados tecnologicamente. Maioria produtos de software– doméstico. Os desenvolvedores russos de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos oferecem soluções mais competitivas do que as empresas internacionais. Ao escolher um sistema, avalie os seguintes parâmetros:

custo total de propriedade por ano ( solução padrão+ serviços de implementação e treinamento + serviços de suporte);
garantir que o produto esteja atualizado (atualização do sistema dentro de um ou dois anos como parte do suporte técnico padrão sem custo adicional);
a capacidade de conectar módulos adicionais de maneira fácil e rápida (sem pagamento) serviços adicionais implementação);
potencial de integração do sistema de gestão documental com outros programas (clientes de correio, sistemas de contabilidade).

Automação do fluxo de documentos nas tecnologias corporativas e de nuvem

As tecnologias em nuvem permitem não instalar sistema de gerenciamento de documentos nos computadores da empresa - os dados serão armazenados em servidores remotos. A utilização de tais tecnologias reduz significativamente os custos de licenciamento e de infraestrutura. No entanto, também existem sérias desvantagens - relacionadas principalmente com a segurança dos dados. Vou me concentrar especialmente em duas deficiências.

1. Muitos contratos possuem cláusulas de confidencialidade que impõem penalidades pela divulgação de informações. Se sua empresa armazena documentos em seus próprios servidores, você controla totalmente o risco de divulgação (por exemplo, definindo condições apropriadas em contratos de trabalho). Ao celebrar um contrato de utilização tecnologias de nuvem O fornecedor da solução normalmente não assume quaisquer riscos de privacidade. Isso significa que se as informações do contrato forem divulgadas, você, e não o prestador do serviço, sofrerá perdas financeiras.

Aplicação de tecnologias de nuvem: as questões mais difíceis para os negócios

2. Em regra, os contratos contêm dados pessoais. Lei federal“Sobre dados pessoais” de 27 de julho de 2006 nº 152-FZ estabelece pedido especial trabalhando com essas informações. Portanto, ao conectar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos baseado em nuvem, lembre-se de que informações pessoais podem ser transferidos de forma incontrolável a terceiros, inclusive no exterior. Isso significa que ao fechar um contrato de utilização de sistema em nuvem, é necessário discutir com o fornecedor a segurança dos dados pessoais, bem como a aceitação dos riscos em caso de vazamento dessas informações.

Vale a pena trabalhar com documentos em tablets?

EM ano passado Tornou-se moda trabalhar em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos a partir de tablets. Quase todos os fornecedores de sistemas desenvolveram uma versão para tablet de seus produtos. Acredito, no entanto, que só faz sentido que o Diretor Geral trabalhe a partir dele, e também, em alguns casos, para os funcionários que estão em viagem. É conveniente usar um tablet principalmente para assinar documentos e emitir instruções. Para um advogado ou gerente de projeto que precisa fazer alterações significativas em um contrato, deixar comentários ou trabalhar na modalidade de registro de correções, um tablet não é adequado. Essas operações são mais rápidas e convenientes de serem executadas em um computador desktop. Minha opinião: a possibilidade de trabalhar em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos a partir de um tablet é, obviamente, uma opção conveniente e bonita, mas não obrigatória.

Diretor Geral fala

Dmitry Pinchukov, Diretor Executivo da empresa "Deka", São Petersburgo

Agora, como parte da transição para a oitava versão do 1C, lançamos um projeto para automatizar e consolidar relatórios gerenciais e orçamentários. Os objetivos são vários: aumentar a precisão das informações, reduzir custos com mão de obra e tempo na elaboração de relatórios gerenciais, simplificar o controle dos indicadores aprovados e ampliar as possibilidades de utilização de dados online. Por enquanto, temos que lidar com muitos papéis impressos, assinados à mão e arquivados em pastas. A automação permitirá que você consolide formas aprovadas de relatórios gerenciais - demonstração de lucros e perdas, balanço patrimonial, fluxos dinheiro, – enquanto na versão “1C” 7.7 só era possível baixar os dados do programa de contabilidade e processá-los no Excel. A automação também nos dará a oportunidade de distribuir instantaneamente os custos entre centros de responsabilidade financeira e itens orçamentários, analisar a execução dos orçamentos departamentais para tomar decisões operacionais e avaliar a eficácia do seu trabalho online, e analisar detalhadamente itens de custos individuais, especialmente significativos. Também poderemos monitorar diretamente o cumprimento dos indicadores planejados durante os trabalhos. Os indicadores planejados e os orçamentos dos departamentos serão registrados em 1C em formulários aprovados ao definir os parâmetros básicos de planejamento.

Elena Ivanova, Diretor de Marketing de Sistemas Eletrônicos de Escritório, Moscou

Antes de implementar qualquer sistema de gestão eletrónica de documentos, por melhor que seja o trabalho com documentos em papel, é necessário, em primeiro lugar, algum estudo pré-projeto dos processos de negócio da empresa e, em segundo lugar, a sua regulamentação muito detalhada. Você deve entender de quem e para quem o documento está sendo enviado – só assim ficará claro se o sistema é adequado aos processos de negócio da empresa.

Caso a empresa ainda não tenha implementado a automação, a transição para a gestão eletrônica de documentos deverá ser gradual. A princípio, é melhor duplicar documentos eletrônicos por documentos em papel. Em seguida, o sistema deverá incluir funções que permitirão acompanhar a movimentação das cópias em papel para que a mudança na forma de trabalho não seja muito abrupta para os funcionários. Ao implementar um sistema, o responsável da empresa cliente deve nomear um gerente de projeto - especialista responsável pelo processo e seus resultados. O principal é entender que não só o fornecedor, mas também o cliente deve trabalhar na implantação do sistema. Então o projeto será coroado de sucesso.

Em primeiro lugar, o sistema é pré-configurado - são inseridos diretórios, definidos direitos de acesso (qualquer empresa possui documentos destinados apenas a determinados funcionários ou departamentos). A configuração é seguida por uma operação experimental: vários especialistas da empresa trabalham no sistema e relatam quaisquer lacunas e inconvenientes que encontrarem. Tudo isso está sendo consertado. E só então começa a operação completa.

Como escolher o sistema de automação de documentos certo

Nadezhda Merkuryeva, Chefe de promoção de produtos “1C: Document Flow” em 1C, Moscou

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é selecionado em duas etapas.

Selecionando um integrador. Avalie a experiência do integrador na realização de projetos semelhantes e se ele recebe avaliações positivas das empresas clientes. Verifique se ele é parceiro oficial do fabricante do sistema proposto, se seus especialistas possuem certificados que comprovem o nível de qualificação necessário para trabalhar com os produtos em questão.
Na verdade, escolhendo um sistema. Em primeiro lugar, preste atenção características principais produto. Não se trata apenas da conformidade da sua funcionalidade com as tarefas da sua empresa, mas também, por exemplo, da facilidade de utilização, abertura e adaptabilidade (a facilidade com que o sistema pode ser customizado tendo em conta as necessidades específicas da empresa). Digamos que se falamos do sistema 1C: Document Flow, ele se integra facilmente aos produtos já instalados na empresa na plataforma 1C: Enterprise 8, e seus especialistas podem resolver esse problema sem ajuda externa.

"1C:Document Flow" na plataforma "1C:Enterprise 8.2" pode funcionar através de um cliente web, ou seja, através de navegadores comuns - como Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Isso permite instalar o produto em dispositivos com diversos sistemas operacionais (Microsoft Windows, Linux, MacOS), não apenas nos fixos, mas também nos móveis.

A conexão através de um servidor web ao banco de dados 1C:Enterprise é realizada usando o protocolo https seguro. Esta solução impede o acesso não autorizado.

Se falamos de eficiência, então a automação do fluxo de documentos em uma empresa proporciona economias significativas. O número de documentos em papel é significativamente reduzido, minimizando assim os custos de consumíveis. Os funcionários gastam menos tempo pesquisando informações necessárias, para criar documentos padrão do zero e elaborando diversos relatórios. A preparação e aprovação dos documentos são muitas vezes mais rápidas, o que, entre outras coisas, aumenta a confiança na empresa por parte dos parceiros.

Aqui está um exemplo. A empresa Alliance Energy, por meio da troca de dados online, acelerou o processamento de um grande fluxo de documentos e reduziu o tempo de aprovação documentos internos. A integração de “1C: Document Flow” e “1C: Accounting 8” permitiu reduzir o tempo de liquidação mútua de contratos e efetuar pagamentos no menor tempo possível. Agora 500 usuários podem trabalhar no sistema simultaneamente e, com isso, os funcionários conseguem realizar rapidamente tarefas coletivas e resolver questões polêmicas.

Empresa estatal federal "Fábrica com o nome. Inhame. Sverdlov" graças à implementação do "1C: Document Flow" reduziu o tempo de celebração de contratos entre departamentos e minimizou o risco de perda de contratos, e também conseguiu controlar de forma mais eficaz o tempo de preparação dos documentos, acompanhando o prazo de conclusão cada etapa deste processo.

RosLogística
Campo de atividade: serviços profissionais de logística integrada na Rússia
Forma de organização: LLC
Território: sede – em Moscou; filiais - em São Petersburgo, Yekaterinburg, Irkutsk, Novosibirsk, Rostov-on-Don
Número de pessoal: 500

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Nas condições empresariais modernas, a eficiência operacional depende em grande parte da eficiência e velocidade da gestão da informação. O armazenamento confiável de informações e o acesso fácil para quem precisa é a chave para uma colaboração bem-sucedida. Os sistemas de gestão eletrónica de documentos permitem resolver este problema, aumentando significativamente a eficiência e a qualidade atividades conjuntas funcionários.

Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos(Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos) são um sistema interligado sistema organizacional, técnicos e softwares para gerenciamento de diversos tipos de documentos e informações. Esses sistemas permitem gerenciar documentos em todo o vida útil: da criação à sua destruição.

Gerenciar documentação, informações, diversos tipos de dados e registros é um dos processos complexos no trabalho de uma organização. Os sistemas de gestão eletrônica de documentos permitem automatizar esse processo. A automação do processo de fluxo de documentos ajuda a organização a aumentar significativamente a velocidade de trabalho, reduzir perdas associadas à troca de informações e melhorar a qualidade do sistema de gestão como um todo.

Vantagens de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Os funcionários de qualquer organização são forçados a gastar grande número tempo para pesquisar e processar documentos necessários e informações. Via de regra, o volume dessas informações só aumenta a cada dia. A busca e o processamento manual de documentos tornam-se a fonte de muitos problemas na organização.

A utilização de um sistema de gestão eletrónica de documentos tem um impacto significativo na qualidade do trabalho. Esses sistemas oferecem uma série de vantagens em relação ao processamento manual.

As principais vantagens do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos incluem: redução do tempo de acesso às informações
– o gerenciamento eletrônico de documentos permite evitar a movimentação de documentos em papel. Qualquer documento pode ser enviado por e-mail ou através dos meios de comunicação de um sistema eletrônico de gestão de documentos. redução da duplicação de documentos e informações
– num sistema de gestão eletrónica de documentos, uma cópia de um documento pode estar disponível para todos os utilizadores autorizados, incluindo utilizadores fora da organização. simplificando o acesso aos dados
otimização do armazenamento de documentos e dados– um único armazenamento de dados reduz a necessidade de armazenar múltiplas cópias de documentos. As ferramentas de acesso e indexação de documentos que utilizam sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos permitem aos usuários acessar instantaneamente os documentos necessários e outras informações.
automação de processos de negócios– os sistemas de gestão eletrónica de documentos exigem a implementação de um determinado processo de processamento de documentos. Com base nas ações com documentos, as aplicações de negócios podem ser atualizadas automaticamente, novos documentos podem ser criados e a comunicação com usuários internos e externos pode ser estabelecida.
melhorando a qualidade do atendimento ao cliente c – devido ao acesso rápido às informações necessárias, os clientes podem receber rapidamente respostas às suas dúvidas.
aumentando a disciplina e a qualidade do trabalho– os sistemas de gestão eletrónica de documentos estabelecem regras e procedimentos de trabalho rigorosos para os funcionários. O sistema não permitirá que os funcionários violem essas regras. Todos os documentos ficam armazenados no sistema, possuem a necessária identificação e ordem de movimentação. Os funcionários não poderão alterar o estado do documento sem realizar as ações especificadas.
reutilização de informações– devido ao processamento e armazenamento eletrônico das informações, torna-se possível o reaproveitamento dos dados inseridos no sistema. Por exemplo, no preenchimento de formulários padrão ou na elaboração de relatórios.
melhorando a qualidade dos dados– nos sistemas de gestão eletrônica de documentos, muitos formulários e documentos são preenchidos automaticamente, o que reduz o risco de erros. Além disso, isto reduz o número de verificações e ajustes repetidos de documentos.
aumentando a segurança de documentos e informações– usando meios de controle de acesso, você pode controlar rigorosamente o acesso dos funcionários às informações e documentos. Disponibilidade base única permite arquivar e restaurar informações em um curto período de tempo.

A estrutura do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ser considerada do ponto de vista do complexo de software e hardware e do ponto de vista das funções desempenhadas.

Do ponto de vista do complexo de hardware e software, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é composto por um conjunto de componentes de hardware e software: servidores, estações de trabalho, software, equipamentos de rede, equipamentos adicionais projetados para executar funções específicas do sistema.

O servidor foi projetado para realizar as operações necessárias com documentos e informações. O servidor pode ser dedicado ou virtual, dependendo do fornecedor do sistema e das tecnologias operacionais utilizadas. Além disso, o servidor pode hospedar um banco de dados do sistema de gerenciamento de documentos.

As estações de trabalho fornecem interação do usuário com o sistema de gerenciamento de documentos. Cada estação de trabalho possui seu próprio conjunto de funções para gerenciamento de documentos e dados.

O software implementa o conjunto de ações necessárias para a gestão documental e é a base do sistema de gestão eletrônica de documentos. O software do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, via de regra, inclui uma parte funcional, uma parte administrativa e uma parte de interface. Parte funcional

projetado para gerenciar e processar informações. A parte administrativa fornece as configurações necessárias do sistema. A parte da interface apresenta informações e dados de forma acessível aos usuários finais.

Equipamento adicional

necessários à implementação de diversas funções específicas do sistema de gestão eletrónica de documentos. Esses equipamentos podem incluir dispositivos de entrada e saída de informações, sistemas de codificação e criptografia de informações, etc.

O equipamento de rede é necessário para a colaboração dos usuários do sistema e a interação dos diversos componentes do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Em termos das funções desempenhadas, a estrutura do sistema de gestão eletrónica de documentos inclui módulos que implementam as seguintes ações: entrada de dados, indexação, processamento de documentos, controlo de acessos, encaminhamento de documentos, integração de sistemas, armazenamento.
módulo de entrada de dados necessário para inserir as informações iniciais no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Esta informação pode vir de diversas fontes: documentos em papel, scanners, correio, formulários online, etc. Este módulo garante a recepção e o processamento inicial dos dados.
módulo de indexação. Fornece registro e sistematização de dados. Com sua ajuda, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode organizar o armazenamento e recuperação dos documentos necessários de acordo com as necessidades dos usuários.
módulo de processamento de documentos. Este módulo garante a distribuição de informações e documentos entre os usuários. Cada usuário do sistema pode trabalhar apenas com o conjunto de documentos de que necessita.
módulo de roteamento necessário para organizar o trabalho com documentos. Este módulo especifica as regras para movimentação e processamento de documentos. Para criar rotas de fluxo de documentos, os processos de fluxo de documentos devem primeiro ser definidos.
módulo de integração de sistema. Via de regra, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos funcionam em conjunto com outros sistemas de gestão (por exemplo, sistemas CRM, ERP, OLAP). O módulo de integração de sistemas garante a transferência de dados entre esses sistemas.
módulo de armazenamento de documentos e dados. Este módulo implementa as funções de um banco de dados de documentos. Este módulo fornece armazenamento, arquivamento, recuperação e backup de documentos.

Tipos de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos

Os sistemas de gestão eletrónica de documentos podem diferir nos tipos de tecnologias utilizadas, no grau de integração e no âmbito de aplicação.

Dependendo das tecnologias operacionais utilizadas, quatro tipos de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem ser distinguidos:

sistemas cliente-servidor. Neste tipo de sistema, os principais módulos de gerenciamento de documentação e dados estão localizados em um servidor dedicado. A parte do cliente é a interface para interação do usuário com o sistema. A vantagem deste tipo de sistema é a sua velocidade e confiabilidade.
sistemas de banco de dados. Esses sistemas geralmente são integrados a bancos de dados como SQL ou Oracle. Todas as informações são armazenadas nesses bancos de dados. Módulos separados são usados para processar informações. A vantagem de tais sistemas é a capacidade de armazenar grandes quantidades de informações.
sistemas baseados em tecnologias web. Esses sistemas fornecem trabalho baseado em acesso remoto ao servidor. A vantagem desta tecnologia é a capacidade de eliminar aplicativos clientes. O acesso ao sistema de gerenciamento de documentos a partir das estações de trabalho dos usuários pode ser obtido por meio de navegadores da web.
sistemas baseados em tecnologias de nuvem. Esses sistemas são essencialmente semelhantes aos sistemas com tecnologias web. A única diferença é que o servidor do provedor de hospedagem é utilizado como servidor do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Dependendo do grau de integração, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem ser divididos em os seguintes tipos:

sistemas universais de gerenciamento eletrônico de documentos(sistemas EDMS). São sistemas independentes de gerenciamento de documentos totalmente projetados para automatizar o processo de gerenciamento de documentos. Via de regra, tais sistemas usam tecnologia cliente-servidor.
sistemas de gerenciamento de trabalho em grupo. Esses sistemas fornecem trabalho distribuído com documentos e dados para um grupo de usuários. Seu principal objetivo é garantir a colaboração. Portanto, os sistemas de gerenciamento de trabalho em grupo têm significativamente menos funcionalidades do que os sistemas EDMS.
módulos integrados como parte de sistemas de gerenciamento de informações. Todos os sistemas ERP possuem esses módulos. Esses módulos também possuem funcionalidade limitada (em comparação com sistemas EDMS) e, via de regra, os sistemas ERP não funcionam sem a implementação de funcionalidades básicas.

Outra área em que os sistemas de gestão eletrônica de documentos podem ser estruturados é o escopo de aplicação. Existem sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos focados em tipos especiais documentação ou escopo de atividade. Por exemplo, sistemas PDM, sistemas de suporte ao desenvolvimento de software, sistemas do tipo HelpDesk, sistemas de suporte documentação médica, etc.

A implementação de um sistema de gestão eletrónica de documentos inclui várias etapas que a organização deve cumprir de forma independente, independentemente da participação do fornecedor do sistema. Essas etapas incluem um conjunto de ações e atividades logicamente inter-relacionadas que permitirão à organização avaliar o projeto como um todo e aumentar a probabilidade de conclusão bem-sucedida do projeto.

O diagrama geral das etapas de implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é apresentado na figura.

As principais etapas da implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos incluem:

Etapa 1: Definir processos e procedimentos básicos.

O objetivo desta etapa é definir claramente a composição dos processos de fluxo de documentos e procedimentos de processamento de documentação existentes. Para isso, é necessário realizar uma análise detalhada dos processos e procedimentos existentes.

Durante esta etapa é necessário:

definir processos de nível superior;
determinar a composição detalhada dos processos;
determinar metas de negócios para processos de fluxo de documentos;
definir fins técnicos para processos de fluxo de documentos.

Etapa 2. Determinação de requisitos para processos de fluxo de documentos.

Nesta fase, são determinadas quais alterações precisam ser feitas nos processos de fluxo de documentos para que funcionem de forma eficiente e possam ser automatizados.

Nesta fase é necessário:

realizar uma avaliação tecnológica dos processos de fluxo de documentos;
determinar requisitos de negócios para processos;
preparar mapas de processos “como deveria ser”;
estabelecer características mensuráveis do processo;
formular requisitos técnicos documentar processos de fluxo e preparar especificações técnicas.

Documentos de exemplo:

O mapa de processos “Gestão de Correspondências Recebidas” representa um dos subprocessos da gestão documental.

A gestão de correspondência recebida regula o procedimento de aceitação, verificação, registo e gestão da documentação recebida da organização. O mapa do processo descreve detalhadamente o procedimento dos funcionários ao trabalhar com a documentação recebida. As disposições deste mapa de processos podem ser usadas para desenvolver o roteamento de documentos durante a implementação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos de uma organização.

O mapa do processo de gerenciamento de correspondência de saída representa parte do processo de gerenciamento de documentos.

A gestão da correspondência de saída regula a atuação dos colaboradores na preparação e envio de documentos a destinatários externos. O mapa de processos descreve detalhadamente o trabalho dos funcionários no gerenciamento da correspondência enviada. As disposições deste mapa de processos podem ser usadas para desenvolver o roteamento de documentos durante a implementação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos de uma organização.

O documento inclui 9 páginas.

O termo de referência do subsistema “Fluxo de Documentos” é um exemplo Especificações técnicas para automatizar o processo de gerenciamento de documentos.

Este documentoé um exemplo de um verdadeiro Termo de Referência, com base no qual foi selecionado e implementado um sistema de gestão documental para uma empresa industrial.

O documento inclui 17 páginas. Formato do documento - Microsoft Word 2002. Compatível com todas as versões do MS Word. O documento pode ser editado e fazer alterações.

Etapa 3. Formação de critérios para escolha de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Com base nos dados da primeira e segunda etapas, é necessário formular um conjunto de critérios para a escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Os critérios para a escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos determinarão em grande parte o escopo do trabalho futuro e o procedimento para organizar a interação com o fornecedor do sistema.

Nesta fase é necessário:

classificar documentos existentes por tipo;
realizar uma avaliação formulários existentes documentos;
determinar a composição dos dados que serão transferidos para formato eletrônico;
determinar os requisitos da interface do usuário;
criar um conjunto de critérios para a escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Etapa 4. Seleção de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Esta fase permite à organização determinar as principais tecnologias sobre as quais irá funcionar o sistema de gestão eletrónica de documentos, selecionar um sistema adequado e determinar um prestador de serviços para a implementação do sistema de gestão eletrónica de documentos.

Nesta fase é necessário:

determinar a composição das funções do sistema de gestão documental;
determinar o tipo de sistema de gestão documental que melhor se adapta às necessidades da organização;
criar uma lista possíveis fornecedores sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos;
escolha um fornecedor de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Etapa 5. Gerenciamento de projeto para implantação de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Após selecionar um fornecedor de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é necessário desenvolver um plano de implementação. Esta etapa pode levar bastante tempo, mas o tempo de planejamento ajudará a reduzir significativamente o tempo necessário para implementar o sistema. O plano pode ser desenvolvido em conjunto com o prestador de serviço.

O plano de gerenciamento do projeto deve incluir as seguintes atividades:

design da funcionalidade do sistema;
implementação do sistema;
teste e avaliação da operação do sistema;
operação experimental do sistema;
modificação e configuração do sistema.

Etapa 6. Documentando o sistema.

Esta etapa pode ser realizada paralelamente à etapa anterior. O objetivo desta etapa é criar determinadas regras organizacionais que garantam o funcionamento estável do sistema de gestão eletrónica de documentos.

Nesta fase é necessário:

realizar treinamento de pessoal;
desenvolver procedimentos e regulamentos para interação do usuário;
desenvolver manuais para trabalhar com o sistema.

Critérios para escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Os critérios para a escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos dependem em grande parte das necessidades e capacidades da organização. A composição detalhada dos critérios deve ser determinada diretamente com base nas metas de negócios e nas metas técnicas dos processos de fluxo de documentos.

Além de critérios detalhados, a organização também deve utilizar critérios generalizados que estejam relacionados aos tipos de sistemas de gestão eletrônica de documentos e às tecnologias utilizadas.

Esses critérios gerais incluem:

“maturidade” do sistema de gestão eletrônica de documentos. É necessário avaliar o nível de “maturidade” do sistema selecionado. Tal avaliação permitirá compreender há quanto tempo o sistema está no mercado, quantas organizações utilizam este sistema e se existem atualizações no sistema. Se o sistema for novo e acabou de entrar no mercado, existe uma grande probabilidade de erros no funcionamento do sistema. Isso pode levar a problemas durante a operação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
conformidade com os padrões da indústria. Diferentes tipos de atividades possuem padrões próprios que afetam direta ou indiretamente o fluxo de documentos da organização.
Ao escolher um sistema, é preciso estar atento em como os requisitos dessas normas são levados em consideração no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. cumprimento de metas e fatores críticos sucesso
. Ao escolher um sistema, é necessário levar em consideração o grau de cumprimento dos objetivos da organização. É importante que o sistema atenda melhor aos objetivos e requisitos-chave da organização. Se o sistema não atender aos requisitos, a seleção do sistema deverá ser alterada, mas os principais requisitos e objetivos não deverão ser alterados. Uma organização pode alterar alguns dos requisitos de um sistema de gerenciamento de documentos específico, mas somente se esses requisitos não forem críticos para os processos da organização. nível de suporte técnico
. Este critério diz respeito à seleção de um fornecedor de sistema de gestão eletrónica de documentos. É necessário avaliar o nível de suporte técnico do sistema, tanto durante a implementação como durante a operação do sistema. escalabilidade do sistema
. Este critério de seleção é importante do ponto de vista da expansão das atividades da organização. À medida que os volumes de trabalho aumentam e a base de usuários do sistema se expande, isso deverá permitir que a organização dimensione as soluções. disponibilidade de documentação do sistema
. Além da documentação do usuário, pode ser importante para uma organização ter acesso à documentação para administrar ou alterar configurações do sistema.
proteção do sistema. Ao escolher um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é preciso estar atento às medidas de segurança aplicadas no sistema. Uma organização pode ter seus próprios requisitos para políticas de segurança e privacidade de dados. O sistema selecionado deverá permitir configurar o acesso às informações e documentos de acordo com a política de segurança da organização.. Para algumas organizações, o tempo de inatividade do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ser um fator crítico. Ao escolher um sistema, você precisa prestar atenção em quanto tempo pode levar para restaurar o sistema à configuração mínima de funcionamento.
custo de propriedade. Ao escolher um sistema, é necessário levar em consideração o custo total de propriedade do sistema: o custo de aquisição de licenças, o custo de administração, o custo de expansão do sistema, o custo de suporte técnico e atualizações, o custo de hardware, etc. .

Esses critérios incluem os aspectos mais gerais da escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Para desenvolver um conjunto completo de critérios, é necessário envolver vários departamentos da organização: gestão, serviço jurídico, departamentos de TI, especialistas técnicos, especialistas em gerenciamento de documentos, etc.

Os sistemas automatizados de gestão documental não só garantem a segurança da documentação, mas também permitem gerenciá-la ao longo de todo o seu ciclo de vida. Muitas organizações já apreciaram todas as vantagens das tecnologias modernas e utilizam com sucesso tais sistemas nos processos de trabalho de escritório.

Neste artigo você aprenderá:

Que problemas a automação do fluxo de documentos em uma empresa pode resolver?
Quais são as principais vantagens de um sistema de automação documental?
Que oportunidades um sistema automatizado de gerenciamento de documentos oferece ao usuário?
Que métodos podem ser usados para automatizar o gerenciamento eletrônico de documentos?

Metas e objetivos da automação da gestão eletrônica de documentos em uma empresa

Como direção do trabalho de escritório, é consequência do crescente número de documentação oficial que acompanha as atividades de qualquer empresa. Um sistema de automação ou sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) dá suporte aos processos de gestão e permite automatizar o trabalho com documentos. Seus objetos não são apenas documentos eletrônicos e em papel, mas também processos de negócios, que se refletem em sua movimentação.

A automação do fluxo eletrônico de documentos em uma empresa tem os seguintes objetivos:

minimizar operações rotineiras e reduzir a quantidade de trabalho manual;
formação de uma única matriz documentos eletrônicos e criação de um sistema de busca conveniente;
redução e eliminação completa mídia de papel Informação;
desenvolvimento de algoritmos para passagem de documentos de acordo com processos tecnológicos;
apoiar processos administrativos;
troca rápida de documentação interna entre funcionários e departamentos;
aceleração da formação de instruções e ordens, bem como acompanhamento do seu cumprimento;
planejar a distribuição da jornada de trabalho do pessoal, acompanhando as atividades dos colaboradores;
desenvolvimento de tecnologia para transferência de documentação oficial através de sistemas externos;
trazendo o fluxograma do escritório para um algoritmo unificado;

Vantagens de um sistema de automação de documentos

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tem uma série de vantagens inegáveis em comparação com a abordagem tradicional do trabalho de escritório:

aumento da produtividade devido ao acesso rápido a qualquer categoria de documentos;
manter as informações atualizadas;
redução da influência do “fator humano”;
redução de custos de materiais associados à criação e armazenamento de documentos;
criar condições para uma interação eficaz entre departamentos;
a capacidade de colaborar na documentação oficial;
reduzindo as necessidades de pessoal;
reduzindo o risco de perda ou dano à informação;
automação de relatórios;
integração do sistema com programas de escritório;

Ao mesmo tempo, ao introduzir um EDS, a empresa recebe não apenas benefícios materiais, mas também benefícios intangíveis significativos. Como mostra a prática, a automação ajuda a melhorar a percepção da documentação oficial, aumentar a disciplina e também aumentar a consciência corporativa do pessoal.

Baixe documentos sobre o tema:

Instruções para trabalho de escritório (fragmento). Organização do fluxo de documentos
Diário de recebimento e descarte de documentos eletrônicos
Diário de migrações e reescritas de documentos eletrônicos
Instruções para trabalhar com e-mail corporativo

Tecnologias modernas de automação de documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos é essencialmente um software que permite ao pessoal trabalhar com documentos eletrônicos (criar, editar, pesquisar) e interagir entre si (transferir documentos, enviar notificações, emitir tarefas).

As modernas tecnologias utilizadas no processo de automação permitem classificar o EDMS.

É habitual distinguir os seguintes tipos de sistemas:

Cliente-servidor (os principais modelos de gestão estão localizados em um servidor dedicado, os usuários interagem com o EDMS através de uma interface especial, a parte cliente);
Operando com base em bancos de dados (integrados com bancos de dados SQL, Oracle, etc., as informações são armazenadas no banco de dados e módulos separados são utilizados para processá-las);
Baseado em tecnologias web (fornecer acesso remoto ao servidor sem aplicações clientes especiais, permitir a utilização de navegadores web como interface de usuário);
Sistemas “Cloud” (utilizam o servidor do provedor de hospedagem);

Dentre as modernas tecnologias que garantem o funcionamento eficaz do SED podemos destacar:

armazenamento de documentos eletrônicos;
varredura de fluxo;
reconhecimento óptico de texto;
código de barras;
assinaturas digitais eletrônicas;
pesquisa de texto completo e atributos;

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Implementação de um sistema de gestão documental

Implementação de um sistema automatizado de gestão de documentos ocorre em várias etapas. Qualquer empresa pode realizar algumas delas de forma independente. As questões técnicas, via de regra, ficam a cargo do integrador - o fornecedor do EDMS.

Etapas de implementação:

Identificação de procedimentos e processos básicos;
Determinação de requisitos de processo;
Formação de critérios de seleção;
Selecionando um integrador;
Gerenciamento de projetos de implantação;
Documentação;

O processo de implementação de um EDMS possui uma série de características que o distinguem da implementação de outros sistemas automatizados:

Criação de repositório de documentação corporativa, desenvolvimento de sua estrutura lógica, determinação de condições de política de segurança;
Descrição dos procedimentos de acesso aos dados e regulamentação dos procedimentos de trabalho;
Registrando resultados usando protocolos;

A principal dificuldade da empresa é escolher um integrador EDMS. Existem muitas empresas que fornecem esse tipo de software no mercado, o que torna a escolha muito mais difícil. Na hora de escolher o programa em si, é preciso estar atento às suas principais características: quão bem ele corresponde às tarefas funcionais da empresa, quão fácil é de usar, aberto e adaptável.

Critérios para a eficácia da automação documental

A automação da gestão eletrônica de documentos deve ocorrer de forma gradual. Antes de implementar o sistema, é necessário definir claramente as finalidades da sua utilização. Além do mais, pré-requisito A operação eficaz é o monitoramento constante dos resultados da implementação. Os indicadores de desempenho tanto na fase de seleção de um EDMS adequado quanto na análise durante a operação podem ser:

“Maturidade” do SED (número de erros no seu funcionamento por desenvolvimento insuficiente de software ou falta de atualizações);
Correspondência padrões da indústria;
Cumprimento dos principais requisitos da empresa e fatores críticos de sucesso;
Nível de suporte técnico durante a implementação e operação;
Escalabilidade (capacidade de aumentar o volume de trabalho e aumentar o número de usuários);
Disponibilidade de documentação do usuário, capacidade de alterar as configurações do sistema;
Nível de segurança e confidencialidade dos dados;
Tolerância a falhas;
Custo de propriedade (compra de licenças, administração, suporte técnico, atualizações, hardware, etc.)

Exemplos, exemplos de esquemas de automação de fluxo de trabalho

Automação da gestão de documentos requer tempo significativo e custos de materiais. Seu volume depende do número de processos de escritório automatizados e de sua estado atual. Critérios importantes são os recursos e as capacidades organizacionais da empresa.

Um processo típico de implementação de EDMS pode ser representado como o algoritmo abaixo:

Fase preparatória
	Criação de um grupo de trabalho, nomeação de um gerente de projeto
	Identificando as principais metas e objetivos do EDMS, determinando prazos e calculando o orçamento
	Análise dos processos de escritório existentes
	Desenvolvimento de Termos de Referência
Selecionando um EDMS
	Celebração de contrato com integrador para fornecimento e implementação
Implementação
	Desenvolvimento de novos regulamentos de trabalho de escritório
	Preenchendo diretórios
	Testes preliminares
	Treinamento de pessoal
Operação experimental
	Emissão de ordem para realização de operação experimental
	Aprovação do programa operacional
Análise de resultados
	Coleta de dados para análise posterior
	Avaliação do EDS de acordo com critérios de desempenho aprovados
	Modificação de software (se necessário)
	Melhorar os regulamentos de trabalho
Ordem de colocação do EDMS em operação permanente

EM negócio moderno a automação do fluxo de documentos não é apenas um meio de otimização, mas também uma necessidade urgente. A concorrência acirrada obriga os empresários a dominar e implementar novas tecnologias. Isso permite que você fique à frente dos concorrentes mesmo na fase de planejamento e tomada de decisões estratégicas. Os fluxos de informação podem por vezes ser mais valiosos do que os fluxos materiais. É por isso que você não deve economizar na automação: ela proporciona benefícios reais mensuráveis e efeito econômico.

Mesmo as pequenas empresas têm que trabalhar com uma grande quantidade de documentos – contratos, faturas, cartas, orçamentos, requisitos. Portanto, muitas empresas se esforçam para automatizar o fluxo interno de documentos. Isso garantirá a integridade e segurança das informações, facilidade de armazenamento e recuperação de documentos, além de otimizar o tempo para sua aprovação - Lenkevich L.A. Trabalho de escritório. - M.: Academia, 2009.

Em geral, um sistema de automação empresarial deve funcionar seguintes funções- Mikheeva E.V., Titova O.I. Tecnologia da Informação V atividades profissionais economista e contador. - M.: Academia, 2009:

1. Garantir total controle do recebimento e venda de mercadorias. O comércio envolve a compra ou produção de bens, seu armazenamento e venda. Todo este processo é acompanhado de vários papéis: faturas, faturas, faturas, que são necessários para o relato contabilístico. Assim, o sistema comercial deve automatizar todas as operações relacionadas com a movimentação de mercadorias e fornecer os documentos contabilísticos correspondentes.
2. Interação com o sistema de automação contabilidade necessário para a automação mais completa atividades financeiras empresas. Idealmente, um programa de contabilidade deveria ser parte integrante sistemas de automação comercial. Na verdade, dada a diversidade programas de contabilidade, há muito utilizados pelas empresas, o sistema de automação comercial deve, no mínimo, garantir que as informações necessárias sejam armazenadas nos formatos desses programas.
3. Restringir o acesso à informação num sistema de automação empresarial não é apenas uma medida para garantir o sigilo, mas também serve para distribuir mais claramente as funções entre os funcionários.
4. A máxima automação das operações serve para aumentar a eficiência dos colaboradores e ajuda a evitar muitos erros, que podem resultar em prejuízos financeiros.
5. A atualização regular e o suporte do sistema por parte do fabricante são necessários para garantir o funcionamento sustentável da empresa comercial. Na verdade, um sistema de automação comercial deve atender a todos os requisitos contabilidade financeira adotadas no país e todas as realidades do mercado.

As tarefas resolvidas ao automatizar as atividades de fluxo de documentos de uma empresa dependem em grande parte da natureza do seu negócio, infraestrutura, estrutura administrativa e muitos outros fatores. Mas independentemente das especificidades de cada empresa individual, há uma série de requisitos gerais para sistemas de automação de escritório. Portanto, para determinar esses requisitos, é necessário entender o que há de comum nas tarefas de automatização das atividades dos escritórios de diversas empresas - Mikheeva E.V. Tecnologias de informação nas atividades profissionais. - M.: Academia, 2008.

1. Garantir atividades conjuntas.

Em primeiro lugar, um escritório é um grupo de pessoas, por isso os meios de organizar a interação intracorporativa vêm à tona. A composição específica destes fundos, o seu conteúdo e conteúdo dependem em grande medida das especificidades da atividade da empresa. Por exemplo, uma organização comercial precisa de um sistema para automatizar as atividades comerciais (comércio); empresa que atua em diversos trabalho de design, - ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos e tarefas. Quase todas as empresas enfrentam o problema da automação de escritório.

Assim, ao organizar os processos corporativos internos de uma empresa (e, portanto, de seus escritórios), há necessidade de automação vários tipos atividades de seus funcionários. Os mais comuns são os seguintes.

2. Fluxo de documentos.

Em princípio, todo o fluxo documental resume-se à atribuição de um número a um documento (registo do documento no escritório) e à sua execução, eventualmente acompanhada de controlo. O fluxo de documentos cobre tudo divisões estruturais empresa - do escritório à gestão - e é uma parte importante do sistema de gestão da empresa.

Se o registo de um documento for bastante uniforme para todas as empresas, então os processos da sua execução e controlo da sua passagem são difíceis de formalizar e dependem em grande medida da estrutura administrativa da organização. Com base nisso, o sistema de fluxo de documentos deve conter meios desenvolvidos de adaptação a estrutura administrativa empresa e o procedimento de trabalho com os documentos nela adotados.

O sistema de automação documental deve apoiar a distribuição e aprovação de documentos, o que é um reflexo dos reais processos de trabalho com papéis em qualquer organização. Além disso, ao automatizar o fluxo de documentos, deve-se garantir outra operação típica no trabalho com papéis - o controle da passagem de documentos. Além do mais, este sistema deve fornecer: entrada no sistema de documentos de várias fontes: documentação em papel, mensagens e-mail, faxes, arquivos de vários programas aplicativos.

3. Planeamento e gestão do trabalho.

O planejamento do trabalho inclui a elaboração de cronogramas de trabalho, cálculo de custos e planejamento de recursos. O planejamento do trabalho está intimamente ligado ao planejamento de eventos tanto para funcionários individuais quanto para grupos de trabalho.

4. Automação das atividades comerciais (comércio).

Ao contrário do fluxo de documentos, todos os processos de produção associados ao comércio são formalizados de forma muito mais simples. Embora, como mostra a prática de desenvolver, vender e implementar pacotes de automação comercial, cada empresa tenha suas nuances, isso não impede a ampla utilização de tais sistemas.

5. Comunicação com o mundo exterior.

A atividade de qualquer empresa é impensável sem meios de interação remota entre os seus escritórios e sem comunicação com outras empresas. Portanto, qualquer empresa precisa de:

- recursos de e-mail;
- automação do serviço de mensagens de fax;
- ferramentas para organizar o acesso remoto e a interação entre os escritórios da empresa.
6. Proteção de dados.

O componente mais valioso de qualquer sistema de informação, e a razão pela qual existe, são os dados nele armazenados. Mesmo com a solução mais confiável, sempre existe o risco de perder informações vitais para a empresa - Sapkov V.V. Tecnologia da informação e informatização do trabalho de escritório. - M.: Academia, 2007.

Proteger os dados corporativos é uma tarefa complexa, cujas partes são:

- Impedir o acesso não autorizado aos dados. A separação do acesso à informação, por um lado, é necessária para garantir o seu sigilo e proteção contra a destruição deliberada e, por outro lado, serve para delimitar mais claramente as responsabilidades entre os colaboradores.
- Proteção antivírus. O perigo de vírus entrarem no ambiente de informação não deve ser subestimado. No contexto do rápido desenvolvimento de redes locais e globais e de tecnologias relacionadas à Internet, um vírus que entre na rede pode trazer perdas catastróficas para uma empresa.
- Backup de dados. Por mais confiável que seja o ambiente de informações de uma empresa, sempre existe a possibilidade de perda de dados. Neste caso, um sistema desenvolvido ajudará a reduzir as perdas associadas. backup. Como mostra a prática de implementação de sistemas de informação, é raro que um gestor de TI não instale um sistema de backup, mas ao mesmo tempo, nem sempre são utilizadas as tecnologias modernas oferecidas para esses sistemas.