Uma lista aproximada de documentos indicando períodos de armazenamento. Lista de documentos de arquivo de gerenciamento padrão
Já se passaram 10 anos desde a adoção da Lista de documentos padrão de gestão gerados nas atividades das organizações, indicando os prazos de armazenamento (aprovada pelo Arquivo Federal em 6 de outubro de 2000; doravante denominada Lista de 2000). Durante esse tempo houve mudanças significativas no desenvolvimento da nossa sociedade: foram melhoradas a estrutura, as tarefas, as funções e os rumos de atuação dos órgãos poder estatal e órgãos governo local. A relação entre órgãos estatais, governos locais e organizações de todas as formas de propriedade também mudou, o que se refletiu na adoção de atos legislativos relevantes e outros atos normativos e legais Federação Russa. Estes processos implicaram a criação de novos tipos de documentos que não constavam da Lista de 2000. Houve necessidade de desenvolver uma nova lista padrão que satisfizesse as necessidades dos proprietários de documentos na determinação dos seus períodos de armazenamento.
Ordem do Ministério da Cultura da Rússia datada de 25 de agosto de 2010 nº 558 aprovou a Lista de gestão padrão documentos de arquivo, gerado no processo de atividade agências governamentais, órgãos e organizações governamentais locais, indicando os períodos de armazenamento (registrado no Ministério da Justiça da Rússia em 8 de setembro de 2010, nº 18380) (doravante denominada Lista de 2010).
A lista de 2010 foi revisada por todos os órgãos do governo federal e órgãos governamentais assuntos de arquivo entidades constituintes da Federação Russa (após o que foi finalizado levando em consideração seus comentários), bem como um exame pelo Ministério da Justiça da Rússia.
Quase toda a redação dos artigos e períodos de armazenamento de documentos da Lista de 2010 atende aos padrões contidos nos atos jurídicos regulamentares da Federação Russa que definem as funções dos órgãos estatais, governos locais e organizações e a composição dos documentos gerados no processo de suas atividades.
Lista 2010 – ato normativo, cujo cumprimento dos requisitos relativos à composição dos documentos e à determinação dos prazos da sua conservação é obrigatório para as organizações de todas as formas de propriedade, independentemente do seu ramo de atividade.
A lista é construída sobre um princípio funcional e consiste em seções que refletem as principais direções das atividades da organização: organizacional, administrativa e atividade jurídica; planejamento; financiamento, contabilidade e relatórios; pessoal; relações trabalhistas; logística; questões administrativas e económicas; questões sociais e domésticas, etc.
Os documentos das seções e subseções da Lista 2010 estão organizados de acordo com o grau de importância dos assuntos e tipos em uma sequência lógica.
A lista inclui documentos de arquivo de gestão padrão (doravante denominados documentos) gerados no processo de atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações (doravante denominadas organizações), independentemente da forma de propriedade na implementação do mesmo tipo (comum para todas ou a maioria) funções de gerenciamento, indicando períodos de armazenamento.
Estrutura da Lista 2010
A estrutura da Lista de 2010 e os nomes das suas secções permaneceram praticamente inalterados em comparação com a Lista de 2000.
A lista de 2010 consiste em 12 seções:
Seção 1 inclui documentos que refletem funções de gestão administrativa, organizacional, funções de controle, bem como suporte jurídico para gestão, organização suporte de documentação gerenciamento e armazenamento de documentos.
Seções 2–4 incluem documentos que divulgam consistentemente planejamento, preços, financiamento, empréstimos, contabilidade e relatórios.
Seção 5 contém documentos sobre a organização e implementação das relações econômicas, científicas, técnicas, culturais e outras das organizações.
Seção 6 inclui documentos sobre serviços de informação sobre as atividades das organizações.
Seção 7 inclui documentos sobre organização do trabalho, normas trabalhistas, tarifas, remuneração e proteção trabalhista.
Seção 8 contém documentos sobre o trabalho com pessoal: contratação, realocação, demissão de funcionários, melhoria de qualificação, realização de certificação, bem como premiação.
Seção 9 contém documentos sobre a logística das atividades e a organização do armazenamento de bens e bens materiais.
Seção 10 inclui documentos sobre serviços administrativos e económicos das organizações: cumprimento dos regulamentos internos, funcionamento de edifícios de escritórios, serviços de transporte, comunicações internas, garantindo a segurança das organizações.
Seção 11 contém documentos que refletem questões sociais e cotidianas, incl. seguro social, habitação e questões domésticas, organização do lazer.
Seção 12 contém documentos que refletem a organização das atividades dos sindicatos primários e outras organizações públicas (associações).
A lista de 2010 possui 4 colunas.
Na coluna nº 1 os números dos artigos são indicados. Os artigos da Lista 2010 recebem uma numeração única e contínua.
Na coluna nº 2 tipos de documentos são fornecidos. A lista de 2010 não contém nomes específicos de documentos nos artigos, mas dá um nome geral para cada tipo de documento. Ao combinar em um artigo diferentes tipos de documentos sobre um assunto que tenham o mesmo prazo de validade, utiliza-se o termo “documentos”, e os nomes dos principais tipos de documentos incluídos no artigo são divulgados entre colchetes.
Na coluna nº 3 são indicados os prazos de armazenamento dos documentos em papel e em suporte eletrónico, cujo cálculo é efetuado a partir de 1 de janeiro do ano seguinte ao ano de conclusão da sua gestão documental.
Na coluna nº 4 São fornecidas notas para comentar e esclarecer os períodos de armazenamento dos documentos.
O que há de novo?
A composição dos documentos incluídos na Lista de 2010 expandiu-se significativamente em comparação com a Lista de 2000. Isto aplica-se, em primeiro lugar, às secções que incluem documentos que reflectem funções administrativas, de gestão organizacional, funções de controlo, apoio jurídico gerenciamento; documentos sobre normas trabalhistas, tarifas, salários, proteção trabalhista; trabalhar com pessoal; apoio logístico às atividades, questões administrativas, econômicas e sociais.
Os compiladores da Lista 2010 prestaram especial atenção aos documentos que contêm informações natureza social: sobre proteção trabalhista, lesões, trabalho com condições de trabalho perigosas, etc.
Em vários casos, os períodos de armazenamento de documentos também mudaram de acordo com a adoção de novos atos jurídicos regulamentares e a expansão do quadro legislativo da Federação Russa.
A seção 1 “Organização do sistema de gestão” na subseção “Gestão” inclui novos tipos de documentos, incluindo:
● registros estaduais municípios(v. 9);
● certidões de inclusão dos municípios no cadastro estadual (artigo 10);
● assuntos de registo dos municípios (artigo 11.º);
● acordos sobre a transferência de competências entre órgãos de governo autônomo local dos municípios (artigo 13);
● documentos sobre a criação de especiais zonas econômicas(vv. 14–17), etc.
O conteúdo das ordens e instruções do chefe da organização relativas ao pessoal (artigo 19b da Lista de 2010), que têm prazo de validade de 75 anos, é mais detalhado. Isso inclui pedidos:
● na admissão, transferência, combinação, transferência, demissão;
● certificação, formação avançada, atribuição de títulos (ranks);
● mudança de sobrenome;
● incentivos, prêmios;
● remuneração, bônus, pagamentos diversos;
● todos os tipos de licenças para trabalhadores com condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas;
● licença maternidade, licença sem remuneração ( remunerações);
● plantão no perfil da atividade principal;
● longas viagens de negócios nacionais e estrangeiras;
● viagens de negócios para trabalhadores com condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas.
Ao mesmo tempo, na nota ao art. 19b da Lista de 2010 diz que os pedidos em sanções disciplinares, férias anuais remuneradas, férias relacionadas a treinamento, serviço, viagens de negócios nacionais e estrangeiras de curto prazo têm prazo de validade de 5 anos.
Atenção: os despachos de penalidades, que contêm informações sobre a privação de bônus aos funcionários (ou seja, relativos a salários), têm prazo de validade de 75 anos.
A subseção “Fundamentos Organizacionais da Gestão” da Seção 1 foi significativamente ampliada. Inclui novos tipos de documentos, tais como:
● registos estaduais unificados de pessoas colectivas e empresários individuais (artigo 36.º);
● documentos sobre registro estadual individual como empreendedor individual, por cessação da actividade de pessoa singular na qualidade de empresário individual (artigo 38.º);
● registros estaduais e documentos para sua manutenção (artigos 41, 42);
● documentos sobre liquidação de organizações (artigo 49);
● acordos de criação (constituição) de sociedade, alterações e acréscimos aos mesmos (artigo 51.º);
● listas de fundadores (participantes) de organizações não governamentais (artigo 53);
● regulamentos administrativosórgãos estatais, órgãos governamentais locais (artigo 54);
● documentos que estabelecem um regime de segredo comercial, oficial e profissional numa organização (artigo 62.º);
● acordos sobre direitos e obrigações com membros dos órgãos colegiais, executivos e outros da organização (artigo 78);
● acordos sobre a transferência de direitos sobre o resultado da atividade intelectual, etc.
Um grupo especial nesta subseção é representado por documentos de licenciamento, certificação, credenciamento das atividades da organização e certificação.
Se na Lista 2000 os documentos de licenciamento foram apresentados em dois artigos, na nova lista existem oito deles (artigos 96.º a 103.º). Então, no art. 96 inscritos seguintes documentos: requerimentos, cópias dos documentos constitutivos, certidões, cópias dos documentos comprovativos da possibilidade de exercício de determinado tipo de atividade, cópias dos documentos de pagamento, lista dos documentos apresentados, protocolos, decisões, notificações, documento comprovativo da presença de licença, cópias de relatórios de inspeção.
O período de armazenamento desses documentos é de 5 anos após o vencimento da licença. Ao mesmo tempo, protocolos, decisões, documentos que comprovem a presença de licença devem ser armazenados de forma permanente (organizações que não são fontes de aquisição de arquivos estaduais e municipais armazenam esses documentos até a liquidação da organização).
Seis artigos da Lista 2010 são dedicados a questões de certificação e acreditação das atividades da organização, oito são dedicados à certificação, cujos documentos têm diferentes períodos de armazenamento. (Na Lista 2000, todos os tipos de documentos sobre certificação, acreditação e certificação foram listados em um artigo e tiveram um período de armazenamento “permanente”.) Por exemplo, no art. 110 incluíam documentos de certificação: declarações de conformidade, imagens da marca de conformidade, notificações, materiais comprobatórios, relatórios de investigação, testes, pareceres de especialistas, decisões. O período de armazenamento desses documentos é de 10 anos. No entanto, a nota contém uma nota de rodapé informando que o período de armazenamento desses documentos pelo requerente é de 3 anos após a expiração do certificado. Organização que emitiu este certificado, deverá conservar esses documentos por 10 anos. E, novamente, a nota contém uma nota de rodapé informando que os protocolos e decisões que comprovam a emissão do certificado devem ser armazenados de forma permanente (organizações que não são fontes de aquisição de arquivos estaduais e municipais armazenam esses documentos até a liquidação da organização).
Um grande grupo nesta subseção da Lista de 2010 é representado por documentos relacionados ao direito de propriedade, questões fundiárias e organização de atividades sociedades por ações.
Notas importantes
Algumas palavras sobre a utilização do prazo de armazenamento permanente dos documentos indicados na lista para organizações que não sejam fontes de aquisição de arquivos estaduais e municipais.
O prazo de guarda de documentos “permanentemente” para organizações que não sejam fontes de aquisição de arquivos estaduais e municipais não pode ser inferior a 10 anos.
Parte dos documentos da organização para armazenamento permanente de acordo com a Lista de 2010 com marca de natureza regulatória e legal, contendo informações sobre o direito de propriedade de bens, obrigações contratuais etc., devem ser mantidos na organização até a sua liquidação, uma vez que esses documentos podem servir de base para reclamações ou ações judiciais de pessoas jurídicas e físicas, bem como de autoridades policiais e judiciário. Isto se aplica principalmente ao art. 18, 19, 22, 27, 39, 51–53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105, etc. Seu significado prático para a organização também deve ser levado em consideração.
Marca<**>ao lado do prazo de armazenamento “permanentemente” significa que em caso de liquidação de entidade que não seja fonte de aquisição de arquivos estaduais ou municipais, os documentos gerados no curso de suas atividades e com prazo de armazenamento permanente conforme lista poderão ser recebido para armazenamento estadual ou municipal mediante convênio celebrado com a instituição arquivística competente, tanto de forma remunerada quanto gratuita.
As marcas “EPK” e “EC” colocadas na lista para certos tipos de documentos significam que estes documentos podem conter informações de importância científica e histórica. Tais documentos são cuidadosamente estudados e, se necessário, selecionados para armazenamento estadual ou municipal.
A marca “Até que a necessidade passe” significa que os documentos contidos no arquivo têm apenas significado prático e são armazenados na organização até que não sejam mais necessários (geralmente pelo menos 1 ano).
As notas utilizadas na Lista de 2010 comentam e esclarecem os períodos de retenção dos documentos. Em vários casos, é especificado o local de armazenamento de documentos com um prazo de validade longo (permanente) (por exemplo, artigos 2.º, 18.º, 19.º, 22.º, 27.º, 28.º), as condições em que o período de armazenamento de documentos é calculado (por exemplo, artigos 27.º-B, 28.º-B).
Para facilidade de uso, foi compilado um índice para a Lista 2010, que lista em ordem alfabética os tipos de documentos e questões de seu conteúdo com links para os números dos artigos relevantes da lista.
Observe
Os prazos de armazenamento de arquivos e documentos são calculados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao ano em que foram concluídos. Por exemplo, o cálculo do período de armazenamento para casos concluídos em trabalho de escritório em 2009 é calculado a partir de 1º de janeiro de 2010.
O cálculo dos prazos de armazenamento dos livros (revistas) de registro (contábil) inicia-se no dia 1º de janeiro após o último lançamento no livro (revista).
É proibida a redução do prazo de armazenamento dos documentos estabelecidos na lista.
O prazo de validade de documentos em suportes não tradicionais corresponde ao prazo de validade de tipos semelhantes de documentos em papel.
É necessário recompilar as nomenclaturas dos casos no âmbito da introdução de uma nova lista?
A resposta é clara: é necessário. Afinal, não só mudaram os números dos artigos de lista, que são referenciados na coluna correspondente da nomenclatura de casos, mas também os prazos de armazenamento dos documentos.
A lista de 2010 é o principal documento para a realização do exame do valor dos documentos, independentemente da forma e tipo de suporte de informação, da formação de documentos em trabalhos de escritório, da elaboração de uma nomenclatura de processos e da preparação de processos para posterior arquivo armazenar.
E.A. Kosheleva,
arquivista
- Código do Trabalho da Federação Russa, artigos, 230.1
- , que obriga à conservação de determinada documentação pelos prazos estabelecidos em regulamentação.
- (doravante denominada Lista), que define as obrigações de todas as organizações em relação aos períodos de retenção de documentação, incluindo registros contábeis, fiscais e de pessoal.
- “Regras Básicas para Funcionamento de Arquivos Organizacionais”, aprovadas por decisão da Diretoria do Rosarkhiv de 06/02/2002 (são de natureza metodológica e informativa).
Não se esqueça que os regulamentos são de natureza consultiva.
Você deve prestar atenção últimas mudanças na legislação federal, introduzida em março de 2016 no artigo 22.1 da Lei 125-FZ, que estabelece novos prazos de armazenamento para a nomenclatura de arquivos de uma organização - em particular, para pedidos de pessoal criados após 2003, em vez de um período de 75 anos, está indicado novo termo- 50 anos.
Deve-se prestar atenção ao conflito que surgiu em conexão com estas mudanças. De acordo com o art. 3º da Lei acima, absolutamente todas as informações sobre pessoal referem-se a documentos de arquivo que refletem a relação de trabalho do empregado com o empregador. No entanto, não foram incluídas novas alterações na Lista aprovada pelo Despacho n.º 558. A este respeito, surgiram divergências. Segundo alguns especialistas, o prazo de armazenamento muda de 75 para 50 apenas para documentos de acordo com a nomenclatura de casos com prazo de armazenamento definido de 75 anos. Segundo outros, os novos prazos aplicam-se a todo o arquivo.
Regras de armazenamento
Funcionário responsável pela manutenção gerenciamento de registros de pessoal e armazenamento de informações, é atribuído por ordem do chefe da organização, seu responsabilidades funcionais estão consagrados na descrição do trabalho.
As informações pessoais são compiladas em arquivos de acordo com as informações aprovadas.
A formação de processos deve ser entendida como o agrupamento dos documentos executados em processos (pastas) de acordo com a nomenclatura dos processos.
Abaixo está o procedimento para formação de casos
1. Os seguintes dados devem ser indicados na capa da caixa:
- nome da organização (por extenso)
- nome da unidade estrutural (por extenso)
- número do caso (de acordo com a nomenclatura)
- título do caso
- prazo de validade dos documentos de acordo com a nomenclatura
2. São arquivados no processo:
- apenas documentos preenchidos e executados
- uma cópia original, com algumas exceções
- publicado no mesmo ano civil
Dentro do arquivo, os papéis são arquivados em ordem de números e datas; se o documento ultrapassar 250 folhas ou volume (4 cm), o documento é dividido em volumes. EM grandes organizações publicado grande número as ordens, em regra, são apresentadas em casos diversos (por exemplo, ordens de concessão de licença parental, ordens de concessão de licença sem vencimento, etc.).
Prazo de validade
Os prazos de armazenamento da documentação são apresentados na tabela.
|
Período de armazenamento |
Nome |
|---|---|
|
dados de pessoas não contratadas |
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|
credenciais confirmando atividade laboral e experiência do funcionário |
|
|
registros de disciplina trabalhista |
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|
atos, regulamentos, relatórios de segurança |
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extratos sobre a melhoria das condições de trabalho e segurança |
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documentos de segurança e conformidade |
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50 anos (até exigência do proprietário) |
informações pessoais, originais (certificados, diplomas, cadernos de trabalho, certificados, etc.) |
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Constantemente |
acordos coletivos |
|
arquivos pessoais de gerentes |
As áreas de atuação mais detalhadas das organizações são apresentadas na Lista, composta por 12 seções. Diretamente para serviço de pessoal incluem o seguinte: 1,2, 7,1, 7,2, 7,3, 8,1, 8,2, 8,3, 8,4.
Abaixo consideramos uma tabela com uma lista aproximada documentos pessoais.
Prazo de validade permanente |
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|
Pedidos nas principais atividades |
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Armazenamento de longo prazo |
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Ordens de admissão, transferência, demissão, licença sem vencimento |
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Diários, livros de registro de pedidos de admissão, transferência, demissão |
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|
Contratos de trabalho e respectivos acordos |
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antes de substituir por novos |
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Listas de profissões |
até que a necessidade passe |
||||
Os documentos com prazo permanente ficam armazenados nas organizações comerciais até a sua liquidação. Mas no estado e organizações municipais a documentação é preenchida em da maneira prescrita para transferência para o arquivo.
É necessário levar em consideração o papel especial da comissão de peritos ao estabelecer os prazos de armazenamento dos arquivos no serviço de pessoal. No Diagrama 1 você pode ver as tarefas resolvidas pelo órgão acima.
O regulamento de funcionamento de tal comissão, via de regra, é desenvolvido com base no despacho do Arquivo Federal de 19 de janeiro de 1995 nº 2 “Sobre a aprovação do regulamento aproximado da comissão permanente de peritos de uma instituição, organização, empresa.”
Ao definir prazos na coluna 4 da lista de casos, é colocada a seguinte marca:
- conforme protocolo (CE), se não houver - ordem do chefe da organização;
- “até que a necessidade passe” ou “até a substituição por novos”, ou seja, O período de armazenamento é definido de forma independente pela organização (pelo menos 1 ano).
O prazo de armazenamento dos documentos de acordo com a nomenclatura dos casos inicia-se em 1º de janeiro do ano civil seguinte. As caixas com prazo de validade vencido são preparadas para destruição.
A redução dos períodos de armazenamento indicados em listas ou regulamentos é inaceitável. Se dois regulamentos estabelecem períodos de retenção diferentes para o mesmo tipo de informação, é melhor escolher o período mais longo.
Responsabilidade administrativa
Na arte. , estão previstas diversas responsabilidades administrativas e civis pelas infrações relacionadas ao armazenamento de documentação - na forma de advertência, multa ou inabilitação.
Prática judicial
Casos sobre infrações administrativas no campo da legislação arquivística são considerados em processos civis. Na maior parte, o controle hoje visa identificar as violações existentes. Os inspetores são guiados pelas Regras para Organização de Armazenamento de 2007 do Ministério da Cultura da Federação Russa: apesar de o ato normativo estar um tanto desatualizado, um novo não foi desenvolvido.
Atualmente, as multas mínimas são aplicadas de acordo com o art. 13.20, mas você não deve ficar feliz com isso, pois se aplica principalmente a arquivos estaduais e municipais. Mas em relação às organizações comerciais, o art. 13,25, em que as multas são muito mais altas e chegam a até 300.000 rublos.
formada no decorrer das atividades de órgãos estaduais, governos locais e organizações, indicando os períodos de armazenamento (Apêndice por despacho do Ministério da Cultura RF datado de 25 de agosto de 2010 nº 558)
formado durante as atividades de órgãos estaduais, governos locais e organizações, indicando períodos de armazenamento
Aplicativo
por despacho do Ministério da Cultura
Federação Russa
datado de 25 de agosto de 2010 nº 558
I. DISPOSIÇÕES GERAIS
b) em outras organizações
Antes de substituir por novos
a) no local de desenvolvimento e/ou aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por novos
Rápido. ** (1)
(1) Enviado para informação - até que a necessidade passe
Acordos gerais, inter-regionais, regionais, setoriais (intersetoriais), territoriais e outros
Correspondência sobre o andamento da celebração de acordos coletivos
Documentos (protocolos, análises, certidões, atos, relatórios) de verificação do cumprimento das condições acordo coletivo
Correspondência relativa à verificação do cumprimento dos termos do acordo coletivo
Documentos (requisitos, certidões, informações, protocolos, recomendações) sobre conflitos coletivos de trabalho com participação de mediador
Documentos (decisões, lista de divergências, propostas, informações) sobre o movimento grevista
Documentos (relatórios, certidões, informações) sobre a transferência de funcionários para jornada de trabalho ou semana de trabalho reduzida
5 litros. (1) EPC
Documentos (requerimentos, memorandos, certificados, cálculos, protocolos) relativos à permissão disputas trabalhistas
Documentos (resumos, informações, memorandos, saldo de horário de trabalho) sobre controle de horário de trabalho
(1) Em condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas - 75 l.
Documentos (atos, mensagens, informações, relatórios, memorandos, certificados, correspondência) sobre o cumprimento da disciplina trabalhista
7.2. Racionamento de mão de obra, tarifação, remuneração
Padrões trabalhistas padrão:
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por novos
Padrões de produção e preços (1):
(1) Padrões temporários de produção e preços - 3 anos após a substituição por novos
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por novos
Documentos (certificados, cálculos, memorandos, propostas) sobre o desenvolvimento de padrões de produção e preços
Diretórios tarifários e de qualificação, grades, tarifas:
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Até que a necessidade passe
Correspondência sobre acréscimos e alterações em livros de referência tarifários e de qualificação, grades, tarifas
Folhas tarifárias (listas)
Documentos (cálculos, análises, certidões) sobre revisão e aplicação de padrões de produção, preços, tabelas e taxas tarifárias, melhoria de diversas formas de remuneração, formas de remuneração
Documentos (certidões, memorandos, atos, relatórios, protocolos) sobre fiscalização do cumprimento das normas trabalhistas e gastos do fundo salarial
Correspondência sobre regulamentação e fixação de salários, abonos e cálculo de gratificações
Correspondência sobre pagamento por trabalho em feriados, dias de descanso e horas extras
Categorias (níveis) de salários aprovadas, pagamentos de salários para cargos de funcionários:
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por novos
Documentos (protocolos, atos, certidões, informações) sobre remuneração, pagamento de abonos e acumulação de experiência profissional para titulares de cargos públicos
Documentos (cálculos, certificados, listas) sobre pagamentos de bônus a funcionários
Correspondência sobre educação e uso de fundos de incentivos materiais
7.3. Segurança ocupacional
Documentos (regulamentos, protocolos, decisões, propostas, conclusões, listas de padrões e normas, listas de locais de trabalho, justificativas, dados, informações, declarações de locais de trabalho, cartões de certificação de locais de trabalho, planos) sobre certificação de locais de trabalho de acordo com as condições de trabalho
45 litros. (1) EPC
(1) Em condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas - 75 l.
Atos, regulamentos de segurança; documentos (certificados, memorandos, relatórios) sobre sua implementação
Planos abrangentes para melhorar as condições de trabalho e segurança
Correspondência sobre desenvolvimento e progresso planos abrangentes melhorar as condições de trabalho e as medidas de segurança, sanitárias e de saúde
Documentos (certificados, propostas, justificativas, recomendações) sobre a situação e medidas para melhorar as condições de trabalho e proteção trabalhista, normas de segurança
Correspondência sobre a situação e medidas para melhorar as condições de trabalho e proteção do trabalho, regulamentos de segurança
Planos de ação para melhorar as condições de trabalho dos trabalhadores
Documentos (atos, certidões, informações) sobre os resultados das fiscalizações de cumprimento de acordos sobre questões de proteção trabalhista
Documentos (memorandos, certidões, relatórios, relatórios, atos, correspondências) sobre o estado das condições e aplicação do trabalho de mulheres e adolescentes
Lista de empregos com condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas, durante os quais não é permitido o emprego de mulheres e menores de 18 anos:
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por um novo
Lista de profissões com condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas:
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por um novo
Listas de trabalhadores na produção com condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas
Apólices de seguro de responsabilidade civil para perigos instalações de produção
Boletins informativos e ordens de serviço para trabalhos pesados, perigosos, profissões perigosas
Regras para proteção trabalhista de trabalhadores com deficiência:
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por novos
Documentos (atos, conclusões, certificados, etc.) que comprovem condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas
Correspondência sobre medidas preventivas em caso desastres naturais, situações de emergência
Planos e esquemas para evacuação de pessoas e bens materiais em caso de emergência
Antes de substituir por novos
Normas para estocagem de equipamentos e materiais em caso de emergência:
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por novos
Documentos (relatórios, certidões, informações) sobre as causas de adoecimento entre funcionários de organizações
Atos de investigação de intoxicações e doenças ocupacionais
Contratos de seguro contra acidentes de trabalho
(1) Após o término do contrato. Em caso de acidente – 75 litros.
Documentos (programas, listas, correspondência) sobre treinamento em segurança do trabalhador
Protocolos de certificação de segurança
a) trabalho de segurança preventiva
Documentos (condições, programas, protocolos, recomendações) de competições de saúde e segurança ocupacional
Notificações do posto de primeiros socorros sobre vítimas de acidentes
5 litros. (1) EPC
(1) Informações sobre acidentes com vítimas humanas - post. **
a) no local de desenvolvimento e aprovação
b) em outras organizações
Antes de substituir por novos
Questionários para levantamento das condições de trabalho dos trabalhadores
8. PESSOAL
|
Número do artigo |
Tipo de documento |
Período de armazenamento de documentos* |
Notas |
|||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
8.1. Recepção, realocação (transferência), demissão de funcionários |
||||||
|
Documentos (relatórios, resumos, certificados, informações) sobre o status e verificação do trabalho com pessoal | ||||||
|
Correspondência sobre recepção, distribuição, movimentação, cadastramento de trabalhadores | ||||||
|
Documentos (pedidos, informações, correspondência) sobre a necessidade de trabalhadores, redução (liberação) de trabalhadores | ||||||
|
Correspondência sobre transferência de funcionários para outras organizações | ||||||
|
Documentos (listas, petições, petições, características, questionários) para formação de reserva de funcionários para contratação | ||||||
|
Informações sobre a composição dos funcionários que ocupam cargos governamentais por sexo, idade, escolaridade, experiência profissional no ano | ||||||
|
Notificações escritas do empregador sobre demissão de empregados indicando os motivos que não constam dos arquivos pessoais | ||||||
|
(1) Depois de substituir por novos |
||||||
| ||||||
| ||||||
|
Assuntos de campo de especialistas enviados para trabalhar no exterior | ||||||
|
Informações sobre rendimentos, bens e passivos natureza da propriedade servidores civis e municipais estaduais não incluídos em arquivos pessoais | ||||||
|
Características e currículos de funcionários não incluídos em arquivos pessoais | ||||||
|
Correspondência sobre questões de reabilitação (política, profissional, médica) de trabalhadores | ||||||
|
Documentos (formulários de inscrição, autobiografias, registros pessoais, inscrições, cartas de recomendação) de pessoas não contratadas | ||||||
|
Documentos pessoais originais (cadernetas de trabalho, diplomas, certificados, certificados) |
Posto restante (1) |
(1) Não reclamado –75 l. |
||||
|
Documentos (certificados, relatórios, memorandos, cópias de pedidos, extratos de pedidos, extratos, etc.) não incluídos em arquivos pessoais | ||||||
|
Documentos (declarações de consentimento de funcionários para o processamento de dados pessoais, informações, notificações) sobre o assunto dos dados pessoais | ||||||
|
Atos de aceitação e transferência de arquivos pessoais de servidores civis estaduais e municipais mediante transferência para outro emprego | ||||||
|
(1) Após retornar de uma viagem de negócios. Para trabalhadores enviados em viagens de negócios ao Extremo Norte e áreas equiparadas - 75 l. |
||||||
|
Documentos (missões oficiais, relatórios, correspondência) sobre o destacamento de trabalhadores |
5 litros. EPA (1) |
(1) Para viagens de negócios ao exterior de longa duração – 10 l. EPK |
||||
|
Atas de reuniões de comissões de concorrência para substituição cargos vagos, eleição para cargo, formação de reserva de pessoal; conclusão contratos de serviço com servidores públicos estaduais que tenham completado 60 anos; documentos (certificados, características, etc.) para eles | ||||||
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Documentos (extratos de atas, listas de trabalhos, relatórios) para comissões de concurso para preenchimento de vagas, eleição de pessoas (funcionários) que não possuam arquivos pessoais | ||||||
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Documentos (candidaturas, certificados, etc.) de candidatos a vagas |
(1) Depois de realizar um concurso para preencher vagas |
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Correspondência sobre preenchimento de vagas, eleição para cargo, formação de reserva de pessoal | ||||||
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Correspondência sobre a passagem do estado e serviço municipal | ||||||
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Correspondência sobre confirmação da experiência profissional dos funcionários | ||||||
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Documentos (submissões, petições, questionários, atos) sobre o estabelecimento de taxas pessoais, salários, subsídios |
(1) Na falta de encomendas - 75 l. EPK |
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Correspondência sobre o estabelecimento e pagamento de taxas pessoais, salários, subsídios | ||||||
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Atas de reuniões da comissão sobre cumprimento de requisitos para comportamento oficial servidores civis e municipais estaduais e resolução de conflitos | ||||||
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Documentos (declarações, protocolos, decisões, relatórios, memorandos) sobre o cumprimento dos requisitos de conduta oficial dos colaboradores e resolução de conflitos de interesses |
5 litros. (1) EPC |
(1) Depois que o conflito for resolvido |
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Documentos (oficiais, notas explicativas, conclusões, protocolos, declarações, etc.) sobre os fatos de tratamento para induzir servidores estaduais e servidores municipais à prática de crimes de corrupção; sobre o cumprimento dos requisitos de conduta oficial, regulação de conflitos de interesses | ||||||
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Notificações de factos recursais para efeitos de indução de servidores públicos estaduais e servidores municipais à prática de crimes de corrupção; sobre a execução de outras atividades remuneradas por servidores estaduais e municipais | ||||||
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Documentos (requerimentos, memorandos, conclusões, etc.) sobre fiscalizações oficiais de servidores estaduais e municipais | ||||||
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Registros de funcionários públicos estaduais federais, funcionários públicos estaduais das entidades constituintes da Federação Russa e funcionários municipais |
(1) A composição dos documentos e informações contidas nos registros é determinada por leis e regulamentos atos jurídicos Federação Russa. Armazenado em organização que desempenha a função de manutenção do cadastro, transferido para armazenamento permanente após conclusão da manutenção |
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(1) Na ausência de contas pessoais – 75 l. |
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Antes de substituir por novos |
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Documentos (relatórios, atos, informações) sobre a contabilização das cadernetas de trabalho e encartes das mesmas | |||||
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(1) Para viagens de negócios ao exterior – 10 l. EPK |
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Correspondência sobre obtenção de passaportes estrangeiros por funcionários da organização | ||||||
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Correspondência (pedidos) para registro e recebimento vistos estrangeiros | ||||||
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Documentos (características, memorandos, certidões, correspondência) sobre a responsabilização de pessoas que violaram a disciplina trabalhista | ||||||
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(1) Após demissão (2) Para viagens de negócios ao exterior – 10 l. |
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8.2. Estabelecimento de qualificações de trabalhadores |
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Atas de reuniões, resoluções de certificação, qualificação, comissões tarifárias; documentos (protocolos de comissões de contagem; votos secretos) para eles |
15 litros. (1) EPC |
(1) Em empresas com condições de trabalho difíceis, prejudiciais e perigosas - 75 l. EPK |
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Relatórios de atestação; documentos (propostas, recomendações, cópias de documentos, programas de implementação de recomendações emitidas durante a certificação) para eles que não constam de arquivos pessoais | ||||||
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Documentos (declarações, conclusões, diplomas, certificados, certificados) sobre a atribuição de categorias de classe e títulos especiais que não constem de arquivos pessoais | ||||||
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Declarações de desacordo com decisões de certificação, qualificação, comissões tarifárias; documentos (certificados, conclusões) sobre sua consideração | ||||||
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Antes de substituir por novos |
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Documentos (testes, questionários, questionários) para determinar (avaliar) as qualidades e capacidades profissionais dos funcionários: | ||||||
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Antes de substituir por novos |
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Correspondência sobre certificação, exames de qualificação | ||||||
8.3. Melhoria das qualificações dos funcionários |
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Documentos (relatórios, certificados, informações, cálculos, memorandos, relatórios) sobre reciclagem de trabalhadores, formação em segundas profissões, formação avançada | ||||||
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Correspondência sobre reciclagem e treinamento avançado de funcionários da organização | ||||||
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Aproximado programas educacionais(longo prazo e direcionado): | ||||||
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Até que a necessidade passe |
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(1) Depois de substituir por novos |
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Transcrições de palestras de professores | ||||||
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Cursos e testes ouvintes instituições educacionais(organizações) que oferecem treinamento avançado para funcionários | ||||||
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Correspondência sobre a organização do trabalho das instituições (organizações) de ensino que oferecem formação avançada aos colaboradores | ||||||
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Documentos (atos, memorandos, declarações, correspondências) sobre equipamentos de laboratórios educacionais, salas de aula, oficinas, materiais programas de treinamento, educacional e literatura metodológica, filmes educativos |
(1) Depois de substituir por novos |
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Documentos (horários, planos, gráficos) sobre a realização de aulas, consultas, testes | ||||||
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Documentos (submissões, listas de características, correspondência) relativos à atribuição de bolsas a trabalhadores estudantes | ||||||
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Documentos (candidaturas, programas, horários, planos, relatórios, avaliações, listas, características, correspondência) sobre a organização e realização de estágios práticos e estágios para alunos | ||||||
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Documentos (planos, informações, correspondência) sobre a organização e realização de excursões educacionais e industriais | ||||||
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Listas, demonstrativos de distribuição por perfil de formação de alunos de instituições de ensino (organizações) que oferecem formação avançada para trabalhadores |
(1) Após a conclusão do treinamento |
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Listas de pessoas que se formaram em instituições de ensino (organizações) que oferecem treinamento avançado para funcionários | ||||||
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Registros de registro de emissão de certificados de conclusão de instituições (organizações) de ensino que oferecem treinamento avançado para funcionários | ||||||
8.4. Prêmios |
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Documentos (submissões, certificados de premiação, petições, depoimentos, autobiografias, extratos de decisões, resoluções, protocolos, etc.) sobre indicações a prêmios estaduais, municipais e departamentais, atribuição de títulos, premiação: |
Documentos (protocolos, extratos, decisões, certidões, resoluções, livros de registro) que comprovem o direito de emissão de certidões para participantes em conflitos armados, liquidação de acidentes e outras situações de emergência | |||||
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Petições para emissão de segunda via de documentos de laudos estaduais, municipais e departamentais em substituição aos perdidos; documentos (pedidos, certificados) para eles: | ||||||
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Livros de registro para emissão de segunda via de premiações estaduais, municipais e departamentais, em substituição aos perdidos | ||||||
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Correspondência sobre recompensar funcionários, conferir títulos honoríficos e conceder bônus | ||||||
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Protocolos para entrega de prêmios estaduais, municipais e departamentais | ||||||
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Antes de substituir por novos |
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Documentos (declarações, petições, correspondência) sobre privação de prêmios estaduais | ||||||
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Documentos (declarações, petições, depoimentos, biografias, extratos de decisões, resoluções, despachos, correspondências) sobre inclusão no Conselho de Honra que não constem de arquivos pessoais | ||||||
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Livro de Honra da organização | ||||||
Uma parte obrigatória do processo de compilação de uma nomenclatura de arquivos é a determinação dos prazos de armazenamento dos documentos. Geralmente, os prazos são definidos por listas especiais, que são obrigatórios para uso por organizações de todas as formas de propriedade e tipos de atividade. Quando esses volumes volumétricos documentos regulatórios caem nas mãos dos funcionários que vão cuidar da nomenclatura do seu departamento, começam as dificuldades para o atendimento da instituição de ensino pré-escolar. Quando as pessoas veem uma tabela com mil linhas, ficam confusas e não sabem como trabalhar com ela, imaginando que terão que passar por cada uma das entradas. E aqui é importante não perder o momento e explicar corretamente aos colegas como trabalhar com listas. Esta será a chave para acertar mais ou menos prazos estabelecidos armazenamento para assuntos do departamento. Como navegar nas listas de documentos com períodos de armazenamento? Como explicar aos colegas que não é necessário ler cada um deles artigo por artigo? Daremos respostas a essas perguntas no artigo.
Nomenclatura de casos divisões estruturais devem ser desenvolvidos em departamentos sob orientação do serviço de educação pré-escolar. Não importa quão grande seja o desejo dos chefes de departamento de transferir esse trabalho inteiramente para você, você não pode concordar com isso. Principal motivo: mesmo o funcionário mais qualificado do serviço DOW, que já trabalha na empresa há mais de um ano, não conseguirá listar integralmente todos os documentos gerados nas atividades do departamento e determinar de forma independente seu valor para o empresa. Idealmente, a instituição de ensino pré-escolar deveria:
- fornecer às unidades métodos para realizar este trabalho e aconselhar em particular casos difíceis,
- verifique os resultados da compilação da nomenclatura dos assuntos da divisão.
Onde estão os prazos de retenção dos documentos?
Hoje, o prazo de validade é determinado de acordo com:
Maioria organizações comerciais use estes típico listas, não se enquadrando em e.
Sociedades por ações Eles também utilizam o Regulamento sobre o procedimento e prazos para armazenamento de documentos de sociedades por ações (aprovado pela Resolução da Comissão Federal para o Mercado de Valores Mobiliários da Federação Russa de 16 de julho de 2003 nº 03-33/ps). Mas esta disposição em relação a muitos documentos acaba por levar o utilizador ao PTUD, por exemplo, como no artigo 2.1.5 “ Documentos internos sociedade."
Estrutura e navegação da lista
O mais importante a transmitir aos seus colegas é que as listas de documentos não são uma tabela contínua de mil linhas. Cada um deles contém, em primeiro lugar, um índice, em segundo lugar, seções temáticas e, em terceiro lugar, um índice de assuntos. Isso simplifica muito a percepção e restringe a busca pelo documento necessário.
Vamos considerar o PTUD, com o qual a maioria das organizações trabalha. Começa com a seção " Disposições gerais", que, claro, muitos sentirão falta sem ler. Mas em vão, porque aqui eles descrevem:
- seções temáticas do documento(12 no total, depois de lê-los com atenção, você entende imediatamente em quais seções procurar primeiro os documentos de um determinado departamento, por exemplo, o departamento de RH precisa começar com a seção 8, que “contém documentos sobre como trabalhar com pessoal: contratação, realocação, demissão de funcionários, melhoria de qualificação, realização de certificação, bem como premiação");
- colunas da tabela, depois de ler sua descrição, a pessoa entende que:
- na coluna 2 “Tipo de documento”, de fato, seu nome específico não é necessariamente indicado, mas aqui é dada uma designação geral da categoria de documentos (por exemplo, relacionada à solução de algum problema);
- e o prazo na coluna 3:
- é igual para todos os documentos do artigo, independente da forma de apresentação (papel ou eletrônico);
- é calculado não a partir da data de publicação/registo do documento, mas “a partir de 1 de janeiro do ano seguinte ao ano de conclusão dos seus trabalhos de escritório”, ou seja, quando terminaram de trabalhar com o documento e arquivaram-no no arquivo;
- se houver nota de rodapé entre parênteses, poderá ajustar o prazo conforme descrito em sua transcrição na coluna 4 “Nota”.
Exemplo 1
Como entender o conteúdo das colunas da tabela principal do PTUD
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Exemplo 2
Fragmento do “Índice de tipos de documentos” no PTUD
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A parte principal do PTUD é uma tabela, cujas linhas listam os documentos e os seus períodos de armazenamento, muitas vezes com diversas ressalvas (aparecem na coluna “Nota”). Conclui PTUD . Aqui não apenas todos os tipos de documentos incluídos no fígado são listados em ordem alfabética, mas também suas variedades com links para artigos (ver marca “2” no Exemplo 2). Acontece que um tipo de documento está presente em vários artigos e até diferentes secções (ou seja, áreas de aplicação), e só depois de se familiarizar com todas as opções poderá escolher a mais adequada ao seu caso (ver marca “1” no Exemplo 2).
Agora vamos comentar sobre como entender esses os prazos indicados na coluna 3, - eles não são tão simples quanto parecem:
- O que é indicado aqui não é um prazo de validade rigoroso, mas sim um prazo de validade mínimo exigido, ou seja, a organização, a seu critério, pode aumentá-lo;
- e se aqui aparece um período de armazenamento permanente (“Post.”), então para organizações que não são fontes de aquisição de arquivos estaduais e municipais, isso na verdade significa um período de armazenamento de “pelo menos 10 anos” - e esta cláusula valiosíssima é escondido em uma nota de rodapé<*>abaixo da tabela principal. A liquidação de uma organização pode encurtar ainda mais o período, porque então não haverá ninguém para guardar os documentos;
- se você vir, por exemplo, “5 l. EPK", então após pelo menos 5 anos de armazenamento será necessário realizar um exame do valor por uma comissão pericial de verificação (EPC) para que alguns dos documentos mais valiosos para a organização possam continuar a ser armazenados (até um período de armazenamento permanente) e alguns podem ser destruídos. Da mesma forma, vale a pena entender “5 litros”. EK" e "5 l. CEC" - apenas as comissões podem ser diferentes;
- o período “Até passar a necessidade” não pode ser inferior a 1 ano.
Tudo isto decorre do texto das notas de rodapé e da lista de abreviaturas do PTUD.
Lista de documentos científicos e técnicos ( PTTD) será necessário para organizações envolvidas em atividades científicas, científicas e técnicas, de produção e técnicas, de projeto e construção. O documento abre com detalhadas “Instruções para utilização da lista”, que também explica sua estrutura (contém 13 seções). A lista termina com um índice de assuntos.
Sua diferença fundamental do PTUD é o estabelecimento para uma categoria de documentos (em uma linha) termos diferentes armazenamento dependendo da “forma de utilização” na organização:
- se ela os desenvolver, veja o prazo na coluna 4,
- se apenas concordar/aprovar - na coluna 3,
- se ele é o cliente do seu desenvolvimento - na coluna 5,
- se ele opera os objetos neles descritos, mas não é cliente - na coluna 6.
Assim, a utilização de listas que indicam os períodos de armazenamento dos documentos deve ser consciente. É igualmente prejudicial lê-los completamente, de cima para baixo, e usar impensadamente a pesquisa automática de texto.
Duas opções para trabalhar com PTUD
Analisaremos o algoritmo de utilização de listas de documentos indicando períodos de armazenamento usando o exemplo do PTUD, com o qual trabalha a maioria de nossos leitores. Isso pode ser feito de duas maneiras:
- método #1 – use o índice primeiro, onde os tipos de documentos são listados em ordem alfabética (e seus “subtipos” podem ser indicados no interior - ver marca “2” no Exemplo 2). Ilustremos a aplicação deste método no Exemplo 3;
- Método número 2 - primeiro encontre na lista a seção que corresponde à sua unidade estrutural. Lembramos: a lista das seções é apresentada logo no início das “Disposições Gerais”. A seguir, na tabela principal da seção selecionada (ver Exemplo 1), observamos as linhas da coluna 2, que lista as categorias de documentos de mais para menos importantes. Entre eles você precisa encontrar o mais adequado para o seu negócio. Veja o Exemplo 4.
Exemplo 3
Na determinação do período de armazenamento iniciamos a pesquisa pelo índice de assuntos do PTUD (utilizando o exemplo de atas de reuniões operacionais com o diretor geral)
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Vamos determinar o prazo de conservação das atas das reuniões operacionais realizadas semanalmente pelo diretor geral.
Passo 1. Encontre “PROTOCOLOS” no “Índice de Tipos de Documentos” (ver Exemplo 2 para este fragmento do PTUD).
Passo 2. Dentre os tipos de protocolos apresentados, a opção “reuniões, reuniões” (marcar “3” no mesmo local) é a mais adequada para nós. Ao lado de “reuniões, reuniões” está o número do artigo que contém seu prazo de validade – 18. Vamos ao que interessa:
Passo 3. No Artigo 18 vemos a alínea e) “reunião com o chefe da organização (2).” Mas vemos aqui a nota de rodapé “(2)” e olhamos sua transcrição na coluna “Nota” - as atas das reuniões operacionais ficam guardadas por 5 anos, após os quais passam por um exame de valor e são destruídas ou guardadas por mais algum tempo por decisão da comissão de especialistas (isso é indicado pela marca “EPK”).
Assim, na nomenclatura de processos para o caso “Atas de reuniões operacionais do Diretor Geral” inscrevemos o período de armazenamento “5 anos EPC, art. 18 e)" segundo o PTUD.
Exemplo 4
Na determinação do período de conservação de documentos/materiais que não constam do “Índice de Tipos de Documentos” do PTUD
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Agora nossa tarefa é determinar o prazo de validade dos artigos elaborados pela assessoria de imprensa para publicação no site da empresa e aprovados diretor geral. O índice de assuntos não contém este tipo de documento/materiais. Podemos proceder da seguinte forma:
Passo 1. Abra as “Disposições Gerais” do PTUD e leia que a secção 6 inclui documentos sobre serviços de informação para as atividades das organizações.
Passo 2. Vá para a seção 6 da tabela principal e estude os tipos de documentos nela apresentados.
Passo 3. Encontre o artigo 553 “Documentos (informações, informações, resumos, relatórios, certificados) sobre as principais atividades (principais) da organização, preparados para publicação no site da Internet”. Obviamente, os artigos da nossa assessoria de imprensa se enquadram nesta categoria. Então seu prazo de validade é “5 anos EPC”, ou seja, Após 5 anos de armazenamento, como resultado da análise do seu valor, podem ser destruídos ou posteriormente armazenados.
Assim, o prazo de validade dos artigos elaborados pela assessoria de imprensa para publicação no site e aprovados pelo diretor-geral é de 5 anos (EPC) nos termos do art. 553 PTUD.
Obviamente, praticando ambas as abordagens descritas, não é difícil estabelecer períodos de armazenamento para documentos do departamento. Mas esse caminho não foi isento de armadilhas. Ao instruir colegas sobre o uso de listas, duas nuances precisam ser mencionadas.
Você não pode usar a pesquisa impensadamente. A lista provavelmente será usada em formulário eletrônico, ao que parece: abra a barra de pesquisa pressionando “Ctrl+F” e insira nela o fragmento-chave do nome do documento ou caso. A gente encontra, define o prazo de validade e transfere para a nomenclatura. Está feito?
Na verdade, essa pesquisa no texto das listas pode ser rápida. Mas ao usá-lo, você deve esclarecer a qual seção pertence a linha encontrada da tabela. É melhor avaliar todas as linhas encontradas pelo computador que contêm o fragmento desejado, ou seja, Nem sempre é possível optar pela primeira opção que lhe surge.
Exemplo 5
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Um funcionário do serviço de despacho de uma empresa fornecedora de energia precisa definir o período de armazenamento do diário operacional. Não há nada mais simples: no PTUD existe o artigo 843 “Logs do despachante”. Eles são prescritos para serem armazenados por 3 anos. Refere-se apenas à seção 10.3 “Serviços de transporte, comunicações internas”, portanto não tem nada a ver com os registros do despachante que recebe informações sobre cortes de energia locais!
Aqui deverá utilizar o PTUD, no artigo 1107 do qual, na secção 8.1 “Organização da produção”, o período de retenção dos “Registos de registos operacionais de expedição, relatórios de supervisores de turno, engenheiros e encarregados” é estabelecido igual a 1 ano em operação organizações.
No Exemplo 5 estamos falando de imprecisão no sentido de aumentar o prazo de armazenamento, o que não é tão preocupante como se, por engano e descuido, o prazo de armazenamento do documento fosse reduzido.
Outro argumento a favor de que os seus colaboradores devam tratar da nomenclatura dos assuntos do departamento (e isso deve ser-lhes transmitido) - discrepância entre os nomes dos documentos nas listas e em cada organização específica, então você precisa avaliar o significado (!) do que está escrito na lista e compará-lo com os documentos que você possui.
Afinal, as listas são universais e a redação é o mais generalizada possível para que todas as organizações possam “reconhecer” nelas seus documentos. Nem todos os assuntos nas atividades de produção e gestão das empresas são chamados de forma tão inequívoca (por exemplo, em vez de “ Contratos de trabalho“Por alguma razão, algumas pessoas usam as palavras “contratos” e “acordos”).
Exemplo 6
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Tomemos como exemplo o artigo 753.º do PTUD “Documentos ( declarações resumidas, tabelas, cálculos) sobre a necessidade de materiais (matérias-primas), equipamentos, produtos.” Caso a empresa não possua documentos com tais nomes, isso não significa que não existam documentos com tal função, podendo a nomenclatura dos casos incluir a posição “Solicitações anuais consolidadas de estoques e materiais para atendimento às necessidades de divisões estruturais .” Obviamente, é mais provável que um funcionário do departamento de suprimentos reconheça “seu documento” em um item formulado de maneira geral na lista do que um funcionário.
Apesar de trabalhar com listas de documentos não ser tão complicado e trabalhoso como parece à primeira vista, é necessário verificar os funcionários do departamento. É fortemente recomendado que o especialista da instituição de ensino pré-escolar responsável pela compilação de uma lista consolidada dos assuntos da organização, analise cada caso e verifique o número do artigo da lista indicado na coluna 4. Definitivamente haverá erros e muita coisa terá que ser corrigida - isso é inevitável. Mas uma explicação clara aos colegas sobre os princípios de trabalho com listas de documentos ajudará a reduzir o número de erros e prazos e artigos retirados do nada.
Veja as respostas às perguntas " Qual categoria inclui ordens para aumentar a carga horária de um professor-formador e distribuir carga docente adicional a um novo funcionário? », « Que documentos de apoio à elaboração de uma resolução/instrução devem ser transferidos para o arquivo para armazenamento permanente?» em nosso site
Como desenvolver uma lista de tarefas para um departamento de TI? Como pode uma holding limitar-se a compilar listas de assuntos de divisões estruturais sem fundi-las numa consolidada? Leia as respostas no artigo “ Desenvolvimento de uma nomenclatura de casos: casos difíceis e casos especiais »
O que e como usar (com exemplos) na determinação dos prazos de armazenamento de documentos científicos e técnicos foi explicado pelo chefe do departamento de aquisição de arquivos do estado no artigo “