Viagem de negócios por 1 dia. Viagem de negócios de um dia: como é paga?

A definição de viagem de negócios está contida no artigo 166 do Código do Trabalho da Federação Russa. Trata-se de uma viagem de um trabalhador por ordem do empregador por um determinado período de tempo para cumprir uma missão oficial fora do local de trabalho permanente.

As especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios estão nos Regulamentos aprovados pelo Decreto do Governo da Federação Russa datado de 13 de outubro de 2008 nº 749 (doravante denominado Regulamento sobre Viagens de Negócios).

Nem o Código do Trabalho nem o Regulamento de Viagens de Negócios estabelecem um período mínimo durante o qual um funcionário pode ser enviado em viagem de negócios. Portanto, se uma viagem for feita em missão e durante a viagem o funcionário realizar uma missão de trabalho, então ela poderá ser chamada de viagem de negócios. Mesmo que dure apenas um dia. O empregador determina a duração da viagem de negócios de forma independente, levando em consideração o volume, a complexidade e outras características da missão oficial.

Pagamentos de funcionários

Um trabalhador destacado tem direito a determinados benefícios.

Procedimento geral

De acordo com o artigo 167 do Código do Trabalho da Federação Russa, quando um funcionário é enviado em viagem de negócios, ele reterá seu salário médio. Além disso, o funcionário é reembolsado (parte 1 do artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa):

Despesas de viagem;

Despesas com aluguel de imóveis residenciais;

Despesas adicionais associadas à residência fora do local de residência permanente (diárias);

Outras despesas incorridas pelo empregado com autorização ou conhecimento do empregador.

Características de uma viagem de negócios de um dia

A viagem de negócios de um dia é paga ao empregado de acordo com o seu rendimento médio; ele deverá ser reembolsado pelas despesas de viagem, bem como por outras despesas incorridas com autorização ou conhecimento do empregador. Ou seja, serão aplicadas as mesmas regras de uma viagem normal de negócios.

Mas o empregado não tem direito a diárias durante viagem de negócios de um dia. Isto é afirmado no parágrafo 11 do Regulamento de Viagens de Negócios.

Se um funcionário deve retornar para casa diariamente após uma viagem de negócios, se possível, é uma decisão tomada caso a caso (cláusula 11 do Regulamento de Viagens de Negócios). O gerente leva em consideração:

Faixa de distância;

Condições de transporte;

A natureza da tarefa que está sendo executada;

A necessidade de criar condições para o descanso do trabalhador.

Se o trabalhador, no final da jornada de trabalho, de acordo com o responsável da organização, permanecer no local da viagem de negócios, as despesas de aluguer de alojamento são reembolsadas ao trabalhador nos valores determinados em convenção colectiva ou regulamentos locais. Os custos deverão ser confirmados por documentos relevantes (cláusula 11 do Regulamento de Viagens de Negócios). Porém, nesta situação, uma viagem de negócios não será mais considerada uma viagem de um dia.

O que é diária

Como observamos acima, as diárias são despesas adicionais associadas à vida fora do local de residência permanente (parte 1 do artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa). No entanto, os legisladores não explicaram exatamente de que despesas estão falando.

A interpretação do conceito de “subsídio diário” pode ser encontrada, por exemplo, na Decisão do Supremo Tribunal da Federação Russa de 26 de abril de 2005 nº KAS05-151. Diz que o legislador vincula o direito à compensação por despesas adicionais (diárias) não só ao facto de exercer uma missão oficial fora do local de trabalho permanente, mas também à residência do trabalhador fora do seu local de residência permanente.

Ao mesmo tempo, com base no conteúdo do artigo 168.º do Código do Trabalho, entende-se por residência a permanência em alojamento, cuja necessidade se deve à impossibilidade do trabalhador regressar e residir em alojamento no seu local de residência.

Nestes casos, incumbe ao empregador a obrigação decorrente da parte 2 do artigo 22.º do Código do Trabalho de assegurar as necessidades quotidianas do trabalhador relacionadas com o desempenho das suas funções laborais, nomeadamente, de criar condições para o trabalhador descansar em o local onde exerce a sua missão oficial.

Com base nesses argumentos, os juízes do Supremo Tribunal da Federação Russa confirmaram que, como o funcionário pode voltar para casa após uma viagem de negócios, ele não tem direito ao subsídio diário.

Formalmente não é uma diária, mas os objetivos são os mesmos

Uma análise da prática judicial e explicações de especialistas de diversos departamentos sugere que mesmo para uma viagem de negócios de um dia, os funcionários recebem determinados valores, que em sua essência se assemelham a ajudas de custo diárias. A prática mostra que há necessidade de tais pagamentos.

Há casos em que uma organização, durante uma viagem de negócios de um dia, substitui a diária pelo pagamento de refeições. Dado que as normas do Código do Trabalho e do Regulamento de Viagens de Negócios não prevêem o reembolso de despesas de alimentação, surgem opiniões divergentes sobre esta matéria. As autoridades reguladoras entendem que o pagamento da alimentação deve ser excluído das despesas reembolsadas ao trabalhador.

Ao mesmo tempo, os tribunais apoiam os empregadores nesse sentido, ou seja, acreditam que é possível substituir a diária pelo pagamento de alimentação (resoluções do Serviço Federal Antimonopólio do Extremo Oriente de 02/03/2006, 22.02.2006 nº Ф03-А80/05-2/5074, FAS Distrito de Moscou datado de 16/07/2007, 20/07/2007 nº KA-A40/6799-07). Explicando isso dizendo que o funcionário faz viagem de negócios não por vontade própria, mas por ordem do gestor. Ele é forçado a arcar com o custo da alimentação no desempenho de suas funções de trabalho. É importante acertá-los para evitar o aumento da carga tributária.

Cálculo de impostos e contribuições

Preciso cobrar contribuições diárias, reter imposto de renda pessoa física e considerá-las se a viagem de negócios for de um dia?

A essência das consultas e decisões judiciais é que não se deve falar em diárias, mas sim em outras despesas incorridas pelo empregado com autorização ou conhecimento do empregador.

Imposto de renda

Recentemente considerei a possibilidade de levar em conta despesas com pagamento de diárias no cálculo do imposto de renda.

O acordo coletivo da empresa, bem como os regulamentos sobre viagens de negócios dos funcionários da organização na Federação Russa, prevêem o pagamento de diárias para viagens de negócios de um dia, que são indicadas nos documentos como “reembolso de outras despesas associadas a uma viagem de negócios.” Esses pagamentos para viagens de negócios de um dia reduzem a base tributária do imposto de renda?

Especialistas do departamento afirmam que esses custos podem ser levados em consideração. Mas não como parte das ajudas de custo para viagens, mas como parte de outras despesas associadas à produção e vendas. A base é o parágrafo 49 do parágrafo 1 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa.

A condição para contabilizar essas despesas é que elas sejam fixadas por um ato regulatório local da organização (por exemplo, um acordo coletivo) e documentadas (artigo 252 do Código Tributário da Federação Russa). Tais recomendações são fornecidas na carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 21 de maio de 2013 nº 03-03-06/1/18005.

Os especialistas do departamento explicaram que a lista de despesas com viagens de negócios que podem ser levadas em consideração na tributação dos lucros é apresentada no subparágrafo 12 do parágrafo 1 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa. Estes incluem, em particular, subsídios diários. Mas durante uma viagem de negócios de um dia eles não são permitidos.

Imposto de renda pessoal

O imposto de renda pessoal não precisa ser retido nos pagamentos a um funcionário enviado em viagem de negócios de um dia, desde que as despesas sejam documentadas. Na ausência de confirmação das despesas incorridas, um valor de até 700 rublos está isento de tributação. no caso de uma viagem de negócios dentro da Federação Russa. Isto é afirmado na carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 1º de março de 2013 nº 03-04-07/6189.

Especialistas do departamento financeiro explicaram que se para uma viagem de negócios de um dia não forem diárias, mas de acordo com o artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa pertencem a outras despesas associadas à viagem de negócios, elas são levadas em conta como parte dos rendimentos isentos de imposto de renda pessoa física, por se tratarem de indenizações relacionadas ao desempenho de funções oficiais por parte do empregado. Estes pagamentos não são tributados integralmente se houver prova documental das despesas incorridas.

Na ausência de provas documentais de despesas, os fundos especificados estão isentos de imposto de renda pessoal de até 700 rublos. para uma viagem de negócios na Federação Russa e 2.500 rublos. para uma viagem de negócios ao exterior. Ao mesmo tempo, na carta do Ministério das Finanças da Rússia, foi feita referência à resolução do Presidium do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa, datada de 11 de setembro de 2012, nº 4357/12.

Prêmios de seguro

Especialistas da Federação Russa acreditam que os valores pagos em troca de diárias estão sujeitos a contribuições de seguro (carta do Serviço Federal de Seguros da Federação Russa datada de 2 de julho de 2013 nº 15-03-14/05-6357).

Mas há outra posição baseada na lógica de raciocínio apresentada acima. Outras despesas de viagem de negócios incorridas com autorização ou conhecimento do empregador não estão sujeitas a contribuições de seguro, uma vez que são de natureza compensatória (Determinação do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa de 14 de junho de 2013 nº VAS-7017/13) .

A peculiaridade de uma viagem de negócios é que sua duração é determinada pela complexidade da tarefa do gestor. Sua execução pode levar um dia ou vários meses.

Ao mesmo tempo, a organização de uma viagem de negócios está relacionada com a execução das instruções do empregador. Assim, o empregador é obrigado a fornecer alojamento ao trabalhador e a indemnizá-lo por todas as despesas incorridas relacionadas com a viagem. Uma das formas de apoio a uma pessoa durante uma viagem de negócios é o pagamento de diárias.

Preciso reservar uma viagem de negócios por um dia?

A legislação trabalhista estabelece a obrigação de todos os empregados observarem os horários de trabalho e descanso na empresa. O tempo especificado é anotado na planilha de horas. Ao mesmo tempo, neste documento são inseridos determinados códigos que indicam este ou aquele momento - estar em situação de invalidez temporária, ser enviado para outro território, licença maternidade, etc.

Mas e se a viagem de negócios cair num fim de semana? Como pode o patrão de um trabalhador destacado pagá-lo? A resposta está no artigo no link.

Ao mesmo tempo, devem ser destacados vários argumentos que indicam a importância de reservar viagens, mesmo que seja de um dia:

Você precisa anotar na sua planilha de horas. Se você não registrar a viagem, acontece que o funcionário não foi trabalhar por motivo injustificado. E isso significa absenteísmo e necessidade de aplicação de medidas disciplinares;
Além disso, surge a questão da compensação relacionada com viagens. Em primeiro lugar, estamos a falar de despesas de viagem. Na saída, o funcionário é obrigado a adquirir passagens de ônibus ou pagar gasolina nos veículos da empresa. Portanto, estes custos devem ser reembolsados pelos fundos do empregador. E sem registrar uma viagem de negócios isso será impossível;
O registro de uma viagem de negócios também é importante para registrar o tempo total trabalhado.

O dia especificado não deve cair fora da experiência profissional da pessoa. Deve ser considerado um desperdício e pago. Assim, o registo é obrigatório. Portanto, o empregador deve elaborar despacho ou regulamento especial nesse sentido.

Como organizar uma viagem de negócios de um dia?

Existem duas opções para envio de funcionários em viagens de negócios. Portanto, o empregador tem o direito de emitir uma ordem ou direção de viagem. Ambas as formas de expressar a decisão das autoridades são equivalentes. Eles são igualmente válidos e vinculativos.

Em geral, a ordem de inscrição é a seguinte:

Quando for necessária a saída, o chefe da unidade informa a alta administração sobre isso. A mensagem é emitida em forma de memorando. Especifica a justificativa da saída e as tarefas que se recomenda atribuir ao funcionário;
Memorando de serviçoé considerado pela administração da empresa. Se se justificar, o gestor deve instruir o serviço de pessoal para preparar uma ordem de destacamento;
O documento preenchido é assinado pelo gestor e comunicado ao funcionário. Neste caso, o trabalhador é obrigado a familiarizá-lo mediante assinatura.

O funcionário não tem oportunidade de recusar a viagem. As únicas exceções são certas categorias de funcionários. Incluem-se aqui mulheres com filhos menores de 14 anos e outros dependentes, pessoas com deficiência e empregados similares.

Pedido de viagem de negócios por um dia

O exemplo de pedido de viagem de negócios de um dia inclui as mesmas disposições que qualquer outro pedido de viagem de negócios.

Dentre essas condições, devem ser listadas as principais:

É necessário refletir o propósito da partida. Pode ser uma viagem para uma reunião em um centro regional ou em qualquer outro local. Neste caso, o colaborador é obrigado a informar sobre a execução da gestão. Se necessário, poderá exigir a apresentação de documentos;
O período de partida deve ser indicado. Se for um dia, deverá constar no texto do ato administrativo;
Uma circunstância importante é a inclusão de informações sobre quem vai viajar.

Neste caso, é necessário indicar sua posição e dados do passaporte. O pedido original, assinado pelo funcionário, deve ser mantido nos arquivos da organização.

Viagem de negócios de um dia, há diária ou não?

É preciso dizer que as diárias representam um pagamento em dinheiro a todos os funcionários que estão em viagem de negócios. São pagos por cada dia de saída num valor definido pelo empregador. No entanto, as diárias para uma viagem de negócios de um dia não são pagas.

Esta disposição está contida na lei. Portanto, se a saída e o retorno ao trabalho forem realizados no prazo de um dia, não há necessidade de pagamento de transferências diárias. No entanto, o empregador é obrigado a reembolsar os custos de transporte.

Diária para viagem de negócios de um dia - cálculo

Se falarmos especificamente sobre diária, ela não está listada. Afinal, a duração da saída não ultrapassou um dia e o funcionário não pernoitou fora de casa durante a viagem. Neste caso, a jornada de trabalho indicada está incluída no tempo total de serviço e é paga de acordo com o rendimento médio. Portanto, ele não estará perdido.

No âmbito das suas funções, todos os colaboradores devem seguir rigorosamente as descrições das funções e desempenhar as funções que lhes são atribuídas. Em muitas empresas do nosso vasto país, estas funções laborais são desempenhadas, via de regra, em locais de trabalho fixos, mas acontece que alguns especialistas fazem viagens de negócios.

Para essas viagens de negócios, o funcionário recebe uma determinada quantia para despesas diárias. Ao viajar a negócios em 2017, a taxa dessas despesas será determinada pelo governo da Federação Russa.

Via de regra, o salário dos funcionários “viajantes” é um pouco superior ao daqueles que estão constantemente em um local de trabalho fixo. Isso se explica pelo fato de a pessoa se encontrar em um ambiente desconhecido, estar separada de sua família e entes queridos e passar muito tempo na estrada. O valor do subsídio de viagem depende das funções do trabalhador, bem como da sua complexidade.

Em 2017, a liderança do país não alterará o valor das diárias para viagens de negócios, mesmo considerando que bate todos os recordes.

Procedimento de pagamento

Em cada empresa, os padrões de pagamento diário são definidos individualmente. A administração, com base na legislação vigente, pode alterar anualmente o valor dos pagamentos dependendo da situação financeira da empresa.

Esses valores devem ser especificados no despacho ou memorando da empresa. Dependendo da situação do funcionário e da região de viagem, uma abordagem diferenciada pode ser aplicada no cálculo dos pagamentos.

As diárias em 2017, assim como em períodos anteriores, são consideradas nas despesas da instituição. Se houver um aumento perceptível em tais pagamentos, então a administração pode se interessar por esse fato, portanto deve haver sempre argumentos em mãos confirmando todas as despesas incorridas. Embora a prova documental do dinheiro gasto não esteja prevista na legislação em vigor.

Características de cálculo da diária em 2017:

Na determinação do valor das diárias das viagens de negócios, são considerados todos os dias de ausência do funcionário. Considera-se início o dia da saída direta do veículo para o local de trabalho pretendido.
Se algum dinheiro adicional for gasto no trajeto até a estação/aeroporto, ele também poderá ser reembolsado. O final de uma viagem de negócios é o dia em que a pessoa chega ao seu local de trabalho principal.
O cálculo também leva em consideração finais de semana e feriados caso o funcionário estivesse em viagem de negócios naquele horário. A ida para o trabalho em dias não úteis é paga em dobro. Mesmo que neste dia de folga a pessoa estivesse na estrada e não em um local de trabalho de “viagem de negócios”, o custo da viagem dobra. Isso se explica pelo fato de o funcionário destacado dedicar seu tempo pessoal.
O valor médio dos pagamentos de viagens é calculado com base no valor do pagamento pelo número de dias passados em viagem de negócios, pagamento de alojamento e acumulação de ajudas de custo diárias.

Despesas diárias máximas

Antes de começar a calcular as despesas máximas diárias de viagem em 2017, primeiro você precisa entender quem pode ser enviado em viagens de trabalho remuneradas.

Somente deverão ser enviados dentro do país ou para o exterior os funcionários que tenham celebrado contrato de trabalho com a empresa. Isso significa que a pessoa deve estar oficialmente registrada em seu local de trabalho. Se essa condição não for atendida, as viagens governamentais dificilmente poderão ser consideradas uma viagem de negócios e as despesas delas não serão devolvidas ao funcionário.

Vale ressaltar que as viagens de negócios não incluem viagens de funcionários se seu trabalho envolver viagens frequentes e estiverem especificadas na descrição do cargo.

As despesas de viagens de negócios incluem:

Pagamento de salários - apesar de o funcionário estar em viagem de negócios forçada, ele ainda recebe um salário.
O pagamento das viagens de ida e volta fica por conta da administração da empresa. Ao retornar da viagem, o funcionário será reembolsado por todas as despesas com transporte público, exceto táxi.
Pagamento de alojamento (em hotel ou apartamento alugado). Este valor pode incluir o pagamento de alimentação.
Pagamentos diários. No caso em que a viagem de negócios não seja de um dia, o funcionário deverá receber uma determinada quantia em dinheiro por cada dia. Se os fundos previstos no orçamento forem excedidos, não serão reembolsados.
Reembolso de valores gastos com processamento de documentos para viagens ao exterior – vistos, autorizações, passaportes.
Pagamento de despesas adicionais. Em algumas viagens de negócios, o funcionário participa de diversas exposições, conferências e outros eventos pagos. Essas viagens também devem ser pagas integralmente.

Todas essas despesas devem ser deduzidas da coluna “Receitas” de forma oficial, mas deve-se levar em conta que, de acordo com a lei prescrita pela Federação Russa, o valor das despesas diárias no país não excede 700 rublos, e no exterior - não mais do que dois mil e quinhentos rublos. Se um funcionário gastou grandes somas, estará sujeito à tributação de acordo com o Código Tributário da Federação Russa.

Documentos necessários para pagamento de viagem de trabalho

Assim que terminar a viagem de negócios, o funcionário ausente deverá fornecer à administração todos os recibos que comprovem o fato de ter gasto dinheiro do governo.

Se a prova documental dos resíduos investidos na viagem for tornada pública, todos os valores serão reembolsados integralmente. É aconselhável guardar todos os recibos para evitar dúvidas adicionais sobre onde foi gasto este ou aquele valor.

Os principais documentos exigidos após a “viagem” oficial incluem:

uma passagem de ida e volta, onde o custo está claramente indicado;
recibos de despesas diárias;
custo de hospedagem para viagens;
receitas de todos os veículos públicos;

Se durante uma viagem de negócios o funcionário realizar despesas pessoais e também ultrapassar o limite diário estabelecido pela empresa, tais despesas não serão pagas pela administração.

Viagem de negócios ao exterior e pagamentos

Se uma viagem de negócios envolver a passagem de fronteira, poderão ser acrescidas despesas adicionais às principais despesas de viagem, alimentação e alojamento: para obtenção de passaporte estrangeiro, visto e outros documentos. Além disso, a pedido do patrão, o empregado pode receber seguro. Todas as taxas associadas ao câmbio e transporte de bagagem devem ser levadas em consideração e pagas pela administração.

A lista de subsídios de viagem pode incluir despesas com chamadas telefónicas ou utilização da Internet. O reembolso de fundos ao funcionário ocorre na moeda do país para onde ele viajou ou em rublos.

Cada pessoa pode calcular quanto pode gastar durante uma viagem de negócios. Para tal, deverá saber o custo do bilhete, o custo do alojamento e somar as despesas diárias aproximadas, tendo em conta despesas imprevistas.

Rumores sobre o cancelamento de pagamentos diários

Em 2016, a liderança russa tentou cancelar pagamentos diários em empresas. Associaram esta decisão à deterioração dos indicadores económicos do estado e à crise violenta. No entanto, o subsídio diário ainda não foi abolido, o que significa que em 2017 poderá contar com segurança com um apoio pecuniário todos os dias durante as deslocações de trabalho.

Em 14 de junho, a Duma Estatal adotou a Lei Federal “Sobre Emendas ao Código Tributário da Federação Russa”. O documento descreve as alterações que entrarão em vigor em 1º de janeiro de 2017. As inovações dizem respeito ao pagamento diário de viagens de negócios. Deixe-me lembrar: anteriormente a legislação não regulamentava o valor máximo das diárias. As empresas poderiam determinar de forma independente o montante de fundos alocados para viagens de negócios. Esta abordagem foi plenamente justificada: uma grande empresa pode arcar com despesas significativas em viagens de negócios, enquanto as pequenas empresas dificilmente estarão preparadas para despesas graves.

Anteriormente, o valor dos pagamentos diários emitidos aos funcionários era ajustado com base nas normas do imposto de renda. Assim, para viagens dentro da Rússia, o valor dos pagamentos diários não sujeitos ao imposto de renda pessoal foi de 700 rublos, e para viagens ao exterior – 2.500 rublos. Além disso, estes indicadores tiveram que ser registados em acordos colectivos entre o trabalhador e o empregador, bem como na regulamentação local. Se os limites especificados fossem excedidos, o imposto de renda pessoal deveria ser retido e pago a partir da diferença.

Observe

Oficialmente, as taxas de imposto não estão a aumentar. Apenas o texto muda em uma coisa
das cláusulas do Código Tributário. Ao mesmo tempo, as consequências financeiras de tais mudanças para as empresas tornam-se bastante visíveis.

Quanto ao imposto de renda, não havia restrições, e o valor integral dos pagamentos diários poderia ser levado em consideração na tributação dos lucros. A situação era mais complicada com os prêmios de seguros - antes eles não eram descontados das viagens de negócios. Mas com a adoção da nova lei, os prêmios de seguro devem ser retidos e pagos em pagamentos superiores a 700 rublos para viagens dentro da Rússia e 2.500 rublos para a realização de missões oficiais no exterior. Isto decorre do parágrafo 2 do artigo 422 do Código Tributário da Federação Russa.

Pagamento de subsídios de viagem em 2017

Agora as empresas terão que não apenas calcular as deduções para os fundos de seguro, mas também pagar dinheiro ao orçamento para os funcionários que viajam de negócios.

Por um lado, as inovações causarão dificuldades adicionais; Por outro lado, muitas empresas há muito se adaptaram aos limites de 700 e 2.500 rublos, controlando o valor do imposto de renda pessoal retido.

É pouco provável que outra barreira na forma de contribuições afecte significativamente o montante dos pagamentos diários. O problema global com estas mudanças é que a base tributária para a maioria das empresas russas realmente muda. Enviar funcionários em viagens de negócios é uma prática comum. Oficialmente, as taxas de imposto não estão a aumentar. Apenas a redação de um dos parágrafos do Código Tributário muda. Ao mesmo tempo, as consequências financeiras de tais mudanças para as empresas tornam-se bastante visíveis. Muito provavelmente, as mudanças na legislação são causadas pela situação instável da economia, e o estado está tentando reabastecer o orçamento desta forma. Bem, a medida é bastante drástica, mas eficaz. A única questão é
se deveríamos esperar a abolição de outras “incentivos fiscais” num futuro próximo. Provavelmente descobriremos isso muito em breve.