Ordens de pessoal unificadas. Regras para registrar e processar pedidos de pessoal

Documentos administrativos – a base das atividades da empresa, porque sem eles é quase impossível estabelecer e organizar as atividades normais. Um desses documentos é ordem de pessoal.

É elaborado pelo diretor e tem por objetivo regular a relação jurídica entre empregados e empregadores.

Formulários e tipos de grupo

A ordem representa ato jurídico , que é criado pelo gestor para solucionar eventuais problemas do empreendimento. Já as ordens de pessoal contribuem para a regulamentação e documentação relações trabalhistas entre empregado e empregador.

Basicamente, o seu registo ocorre no âmbito de formulários unificados e a aprovação é efectuada pelas autoridades estatísticas e pelas normas do governo da Federação Russa.

A lei exige que quaisquer atividades e medidas relativas aos trabalhadores sejam realizadas com base em documentos relevantes, que apenas apoiam e regulam determinadas decisões de gestão. Atualmente, a preparação desses documentos é realizada em situações quando necessário:

contratar um novo funcionário;
transferir um funcionário de um local para outro;
faça uma viagem de negócios;
demitir nos termos do artigo;
dar licença;
recompensar ou coletar dinheiro.

Com base nesses critérios, também é realizada a classificação dos documentos de pedidos individuais.

Coleta de dados e desenvolvimento de projetos

A elaboração deste documento ocorre com base em várias etapas, que incluem a recolha e análise dos dados necessários, bem como o posterior desenvolvimento do projeto correspondente. Vejamos cada um desses pontos com mais detalhes.

Coleta de dados. Para que o documento seja abrangente e completo, e também contenha o máximo de informações úteis e necessárias, é importante garantir uma recolha de dados competente e racional. É realizado com base na competência dos funcionários seniores da empresa - diretores gerais, gerentes-chefes, deputados. Como parte da preparação, busca-se informações sobre o tema para o qual o pedido está sendo criado e são eliminados dados irrelevantes. Como resultado, o documento contém apenas informações “frescas” e úteis que podem ser utilizadas por todos os funcionários e seus subordinados.
Desenvolvimento de projetos. A minuta do documento de pedido é desenvolvida com base nas informações coletadas no parágrafo anterior. O processo é realizado pelo diretor-geral ou outro funcionário-chefe da empresa. Se se trata de elaborar um documento de grande porte, outros colaboradores estão envolvidos no processo, por exemplo, chefes de departamento e outros especialistas. Posteriormente, quando o projeto já estiver elaborado, resta redigir o documento em sua forma final, assiná-lo e colocá-lo em prática.

É esta etapa de formação do pedido a principal, pois dela depende a relevância e a viabilidade da elaboração do documento.

Estrutura do documento

A parte do texto do pedido de pessoal inclui duas partes estruturais principais - apuração e administração.

Verificando

Se o chefe imediato da organização atuar como o iniciador da formação deste documento, então, no âmbito desta seção, deverá haver obrigatório contém informações sobre as metas e objetivos das atividades de gestão que estão prescritas no documento, e também fornece uma explicação segundo a qual há necessidade de criação deste documento.

Se uma ordem for emitida para fins de execução documentação administrativa vários governos da Federação Russa e entidades constituintes, bem como representantes de órgãos federais indicam seguintes pontos:

tipo de documentação compilada;
a organização que emite este documento;
número da documentação;
a data em que foi compilado;
título.

Esta parte é introdutória e contém informações relevantes que atualizam o leitor/executor da ordem. Em seguida vem a parte estrutural principal.

Administrativo

Sua origem vem da palavra "Eu peço", que deverá ser impresso em letras maiúsculas em nova linha, sem recuo de parágrafo. Há uma divisão do texto do despacho em parágrafos, os quais são numerados em algarismos arábicos. Cada um dos pontos do documento do pedido pode incluir ações de composição diferente e independentes umas das outras.

A ação necessária dentro do texto é formada por meio de um infinitivo - um verbo que possui forma indefinida (fornecer, desenvolver, implementar, criar, fazer, etc.).

Absolutamente todos os pontos que estão presentes no vínculo administrativo da ordem devem começar por quem está encarregado desta ação, ou seja, pelo executor.

O prazo dado para a resolução de uma determinada tarefa também é especificado separadamente para cada item ou, se for geral, é escrito em item separado para todas as ações listadas. Um parágrafo separado lista as pessoas responsáveis pela execução das ações descritas. Então está escrito que o controle deve ser atribuído a um funcionário específico.

Na prática, muitas vezes há situações em que um novo pedido cancela total ou parcialmente o documento anterior, bem como suas cláusulas individuais. Nesta situação, o texto deve conter os seguintes elementos: “o despacho n.º ... considera-se perdido a partir de ... (é indicado o momento a partir do qual o despacho anterior deixa de ser válido).

Quanto à prática de gestão, no seu âmbito é habitual realizar coordenação deste documento com determinadas unidades e serviços que estão interessados no trabalho da empresa. Estas podem ser certas unidades estruturais ou serviço jurídico. Eles verificarão a conformidade do documento com as normas legislativas básicas e garantirão o controle da conformidade.

A encomenda começa a ser válida a partir do momento em que o responsável coloca a sua assinatura na mesma. O registro é realizado separadamente dos demais tipos de documentação. Os índices de registro atribuídos aos valores mobiliários são anexados dentro de um determinado período de calendário e tradicionalmente incluem números de série.

A formação de todas as cópias originais é efectuada pelo serviço de gestão documental. Se falamos da situação que se desenvolveu no caso, então a sua sistematização é feita por números e cronologia.

Etapas de compilação e publicação

Existem vários etapas principais, de acordo com o qual este documento é elaborado.

Preparação de dados. Esta etapa já foi discutida anteriormente. Seu objetivo é coletar lista necessária materiais nos quais se baseará o artigo que está sendo compilado. Por exemplo, você precisa determinar quais tarefas exigem soluções urgentes para serem fixadas no contrato.
Desenvolvimento de projetos. É criada uma estrutura aproximada do documento e suas disposições, ou seja, são determinadas as ações que devem ser executadas com base nesta ordem. Esta etapa é de responsabilidade dos autores diretos do pedido.
Criação real. O pedido é impresso e assinado. A partir deste momento é considerado válido e tem pleno valor jurídico. Não é mais possível alterar nenhum ponto e caso precise fazer isso será necessário criar novos papéis.

Assim, o processo de criação de um documento é bastante simples e direto, principalmente se você seguir todos os pontos.

Você pode aprender como preencher um pedido de trabalho neste vídeo.

Cada parágrafo deste documento de pedido deve conter uma base detalhada de acordo com a qual é realizada sua emissão. Vejamos um exemplo de um documento clássico ponto por ponto.

Verificando

Primeiramente, a forma jurídica da empresa é indicada no centro, e seu nome segue na linha abaixo. Se o nome for curto e caber em uma linha do formulário, não faz sentido escrevê-lo em uma nova linha.
A seguir vem o título do documento em letras maiúsculas – “ORDEM”.
Na linha seguinte sem parágrafo indica-se a data da compilação e a seguir, na linha abaixo e no centro, indica-se a cidade.
Em seguida vem o título do documento: “na transferência para outro local de trabalho”, “na demissão”, etc.
Em seguida, é determinada a finalidade do pedido ou sua base: “devido à violação de regras por parte dos funcionários”, “devido a mudanças nas condições climáticas” e assim por diante.

Administrativo

Após os dados anteriores, a palavra “EU ENCOMENDO” é escrita em nova linha em letras maiúsculas.
Em seguida, é listada uma lista de ações em relação a funcionários específicos que devem ser executadas com base neste documento. Por exemplo, demitir um funcionário, transferi-lo para outro local de trabalho, mandá-lo em viagem de negócios, dar-lhe licença e assim por diante.
A seguir vêm informações sobre os compiladores e suas assinaturas.

O pedido de amostra que analisamos é típico. Mas como não existe uma forma unificada do documento, cada empresa pode ter sua própria versão deste documento.

Numeração, registro e armazenamento

Cada documento tem sua vida útil. Se falamos de encomendas em arquivo pessoal, elas são armazenadas constantemente, pois pela sua especial importância podem ser úteis a qualquer momento.

Existe uma gradação de períodos de armazenamento dependendo dos tipos de documentos. Por exemplo, documentos de particular importância são mantidos por 75 anos, enquanto os documentos menos importantes estão sujeitos a armazenamento apenas durante os primeiros 5 anos a partir da data da sua publicação.

Assinatura certa

O direito de assinar o pedido tem apenas pessoas autorizadas . São funcionários especializados - representantes de departamentos, bem como Director Geral e seu vice.

A lista de pessoas que têm o direito de assinar este documento é estabelecida pela estrutura da empresa e é determinada para cada empresa separadamente.

Cancelamento e alterações

É impossível simplesmente cancelar o efeito de um documento ou de algumas de suas cláusulas, ou adicionar novas disposições. Para que o documento passe a operar em ordem diferente e seja sujeito a alterações, é necessária a criação de uma ordem auxiliar que anule ou complemente o documento anterior.

Sua estrutura será a mesma do artigo principal, porém, após a palavra “EU ORDENO”, seguirão ações ligeiramente diferentes, por exemplo, “cancelar a vigência do documento anterior”, “implementar novas cláusulas”, etc.

Assim, o documento possui uma estrutura simples e de fácil execução. Caso seja necessário alterar algumas disposições, outro despacho é formado.

Períodos de armazenamento e contabilidade ordens de pessoal apresentado no vídeo.

Uma ordem é documento interno organização, publicado por seu chefe sobre questões operacionais, organizacionais, de pessoal e outras questões do trabalho interno da organização. O conteúdo da ordem de pessoal deve corresponder às condições do preso contrato de trabalho. A partir das ordens do chefe da organização sobre pessoal, as informações são transferidas para documentos contábeis e carteiras de trabalho dos funcionários. As ordens de pessoal documentam o processo de movimentação de pessoal na organização. Para o efeito, é aconselhável desenvolver instruções que determinem o procedimento de processamento de documentos na contratação, transferência, despedimento e registo de trabalhadores de uma empresa, bem como o procedimento de emissão, registo e distribuição de ordens ao pessoal.

Os pedidos de pessoal documentam o seguinte:

Contratação, transferência para outro emprego, demissão;

Alteração das condições de trabalho, atribuição de notas, notas;

Estabelecimento de taxas salariais;

Fornecimento de férias;

Destacamento de funcionários;

Imposição de sanções disciplinares, etc.

Para emitir uma ordem de pessoal, é necessária uma justificativa por escrito: uma declaração do funcionário, um memorando, um ato (por exemplo, sobre violação da disciplina trabalhista), um pedido de transferência de um funcionário de outra organização, etc. geralmente escrito à mão de forma livre, onde consta pedido de emprego, demissão, transferência para outro cargo vago ou para outra organização, etc. A candidatura deve indicar o destinatário (cargo, apelido, iniciais do responsável da organização), texto, assinatura pessoal, data. No requerimento é afixada a resolução do gestor e uma nota indicando que o documento foi enviado para o arquivo. Os pedidos de pessoal são emitidos e mantidos separadamente dos pedidos para as atividades principais da organização. Os pedidos de pessoal começam com as palavras: ACEITAR, NOMEAR, TRANSFERIR, DEMITIR, ENVIAR, FORNECER LICENÇA, etc. A estrutura dos pedidos pode ser simples ou complexa. Se o pedido diz respeito a uma pessoa, é denominado simples (individual). Os títulos dos textos de tais despachos incluem: “Na contratação...”, “Na transferência para outro emprego...”, “Na promoção...”, etc. A combinação de vários pontos administrativos num pedido torna-o complexo. Em pedidos complexos, ao resolver uma questão de pessoal (admissão ou demissão, etc.), o título é formulado dependendo da questão que está sendo resolvida. Em pedidos complexos que resolvem diversas questões de pessoal (admissão, demissão, etc.), falta o título ou é dado de forma generalizada (“Sobre pessoal”). Nessas ordens, via de regra, há uma certa sequência de disposição das questões individuais: primeiro - nomeação para cargos, depois - transferência para outros cargos, depois - dispensa de cargos. Se vários nomes estiverem listados em um parágrafo, eles serão listados em ordem alfabética.

Os pedidos de pessoal devem ser emitidos em estrita conformidade com o Código do Trabalho da Federação Russa:

Na contratação deverá ser indicado o valor da remuneração e as condições de trabalho estabelecidas: temporariamente (de... a...), com período probatório (duração), etc.;

Em caso de demissão - o motivo da demissão (artigo específico do Código do Trabalho da Federação Russa);

Na concessão de férias - tipo, duração, data de início e término;

Na transferência para outro emprego - tipo de transferência (se temporária - duração), novo cargo e departamento, motivo da transferência, alteração de salário;

Com incentivo ou ação disciplinar– o motivo e o tipo de incentivo ou penalidade;

Ao viajar em viagem de negócios – data, duração e propósito da viagem de negócios, nome da organização da viagem de negócios.

A parte de verificação nos pedidos de pessoal pode estar faltando. A parte administrativa do pedido inicia-se com a indicação do sobrenome (impresso em letras maiúsculas), nome e patronímico (impresso inteiramente em letras minúsculas, deve conter a redação precisa da solução para um determinado problema de pessoal); A ordem de pessoal deve conter uma justificativa para cada item, que indique os documentos que serviram de base para sua emissão. Na ordem de pessoal é necessária a seguinte entrada: “Li a ordem, assinatura, transcrição da assinatura, data.” As ordens de pessoal são endossadas pelo responsável pelo pessoal e pelos chefes das unidades estruturais cujos funcionários a ordem. preocupações. As ordens sobre questões de demissão, transferência, aplicação de penalidades são endossadas (ACORDADAS) por um advogado (se disponível). As ordens de pessoal são assinadas pelo gerente e, na sua ausência, pelo vice-gerente responsável por essas questões, de acordo. com o despacho sobre a distribuição de responsabilidades entre a gestão. Pedidos separados são emitidos para promoções, bônus, férias e viagens de negócios. O índice de pedidos de pessoal possui um número de registro de série dentro do ano civil e um índice de letras: “l/s” (pessoal); "k" (quadros). Outras indexações de letras também são aceitáveis, por exemplo, para pedidos de admissão, transferência, demissão - “l/s”, para pedidos de promoção - “p”, para pedidos em viagens de negócios - “k”. Os pedidos de pessoal são registrados, enviados e compilados em arquivos pelo departamento de pessoal. Os fundamentos das ordens são arquivados nos arquivos pessoais dos funcionários ou formam um arquivo independente de anexos às ordens de pessoal. Como as ordens de concessão de licenças, multas e viagens de negócios possuem prazos de armazenamento temporário, elas devem ser geradas separadamente de todas as demais ordens de pessoal. De acordo com a cláusula 3.5.5 4, as ordens de atividades principais e de pessoal são mantidas separadamente e são formadas em casos distintos. Este procedimento também se aplica a pequenas organizações onde é criada uma pequena quantidade de documentação administrativa, e gerenciamento de registros de pessoal responde um dos funcionários (secretária, contador, economista, etc.). Uma ordem para cancelar uma ordem emitida anteriormente (cláusula, cláusulas da ordem) relativa ao pessoal. No processo de atividades diárias de gestão de pessoal, a direção de qualquer organização, de tempos em tempos, tem a necessidade de cancelar ordens anteriormente emitidas (cláusulas, cláusulas de ordens) relativas ao pessoal. As situações mais típicas que implicam o cancelamento de ordens anteriormente emitidas (cláusulas, cláusulas de ordens) são:

Mudanças nas circunstâncias relacionadas à contratação do funcionário;

Mudanças nas circunstâncias relacionadas à mudança do funcionário;

Mudanças nas circunstâncias relacionadas à concessão de licença a um funcionário;

Mudanças nas circunstâncias relacionadas à demissão de um funcionário;

Mudanças nas circunstâncias relacionadas ao envio de um funcionário em viagem de negócios.

Devem ser entendidas como circunstâncias relevantes aquelas circunstâncias cuja ocorrência torna juridicamente nula uma ordem anteriormente emitida (qualquer uma das suas cláusulas ou cláusulas) pela impossibilidade de execução ou pelo desaparecimento dos fundamentos para a execução de tal ordem ( cláusula, cláusulas do despacho) por um motivo ou outro, conforme determinado por ações do empregador e (ou) empregado, não causadas por eles, ou seja, surgidas independentemente da vontade das partes na relação de trabalho. O objetivo funcional da ordem de cancelamento de ordem anteriormente emitida (cláusula, cláusulas da ordem) relativa ao pessoal é documentar o fato da justificativa (principalmente em termos legais) cancelamento da decisão de gestão correspondente através da adoção de uma nova decisão de gestão(V nesse caso- ordens de pessoal). O conteúdo da ordem de cancelamento de uma ordem de pessoal emitida anteriormente reflete as seguintes informações:

sobre o pedido (item, itens do pedido) referente ao pessoal sujeito a cancelamento - sua data, número, nome (número ou números dos itens correspondentes do pedido);

com base no cancelamento do pedido relevante - com uma breve exposição das circunstâncias que serviram de motivo para a emissão do pedido de cancelamento;

sobre instruções funcionários(unidades estruturais) da organização sobre as ações que devem ser realizadas em conexão com o cancelamento da ordem anterior de pessoal e a emissão de uma nova;

sobre medidas para garantir o controle sobre a execução da ordem.

A elaboração de uma minuta de ordem de cancelamento de uma ordem anteriormente emitida (item, itens da ordem) relativa a pessoal é realizada por um funcionário do departamento de RH em conformidade com os requisitos do GOST R 6.30-2003.

Uma ordem para alterar uma ordem emitida anteriormente (cláusula, cláusulas da ordem) relativa ao pessoal. A necessidade de emissão de ordens para efetuar quaisquer alterações deve-se à ocorrência de alterações correspondentes nas circunstâncias que anteriormente serviram de motivo para a emissão da ordem, cujo conteúdo está sujeito a alterações. Estas são circunstâncias cuja ocorrência torna uma ordem emitida anteriormente (qualquer uma de suas cláusulas ou cláusulas) legal e (ou) factualmente imprecisa. Os casos mais comuns de ocorrência de tais circunstâncias na prática de trabalho serviço de pessoal acreditar:

Mudanças na legislação, regulamentos, atos locais da organização, inclusive aquelas relacionadas a mudanças na estrutura do documento, sua renomeação, etc.;

Mudanças nas circunstâncias pessoais (dados pessoais) dos funcionários da organização, em relação aos quais foram anteriormente emitidas ordens de pessoal relevantes (pontos de ordens);

Mudanças nas circunstâncias de tempo, lugar, etc., que sejam significativas para o bom desempenho pelos respectivos empregados do trabalho que lhes é atribuído (função laboral).

Outras circunstâncias semelhantes que exijam alterações no conteúdo de ordens de pessoal emitidas anteriormente, se tais alterações forem essenciais para a boa execução da ordem.

Assim, a finalidade funcional da ordem de alteração de ordem anteriormente emitida (cláusula, cláusulas da ordem) relativa ao pessoal é:

na documentação do facto de efetuar alterações justificadas (principalmente legalmente) à decisão de gestão correspondente através da adoção de uma nova decisão de gestão (ordem de pessoal);

no cancelamento do pedido (item, itens do pedido) referente a pessoal, cujo conteúdo revele qualquer discrepância.

entrada em força legal a ordem de pessoal correspondente contendo alterações - sua data e número, nome.

se necessário, uma medida para garantir o controle sobre a execução da ordem.

Os pedidos de pessoal são grupo separado documentação de pessoal e exigem certas regras de elaboração, diferentes das ordens para a atividade principal. Eles registram contratações, movimentações no trabalho, demissões, estabelecimentos salários oficiais, férias, viagens de negócios, mudanças de nome, promoções, penalidades, etc.

Atualmente, estão em vigor formulários unificados da maioria dos pedidos de pessoal (Resolução do Comitê Estatal de Estatística da Rússia de 5 de janeiro de 2004 N 1). Possuem peculiaridades de elaboração e execução: essas ordens não são emitidas para diversas ações, mas para uma, ou seja, a ordem de contratação é emitida de forma independente, a ordem de transferência, demissão ou destacamento é emitida de forma independente. Cada pedido pode ser emitido não para um funcionário individual, mas para vários ao mesmo tempo, o que é muito conveniente quando há um grande número de funcionários.

A introdução de formulários unificados suscitou opiniões diversas: alguns acreditam que tais formulários são convenientes e necessários para o serviço de pessoal, outros acreditam que os novos formulários aumentam a intensidade do trabalho de manutenção da documentação de pessoal.

No entanto, deve-se levar em conta que a documentação pessoal moderna apresenta deficiências como: a impossibilidade de processamento de alguns documentos por meio de computadores eletrônicos, uma variedade injustificada de formulários que formalizam tarefas semelhantes de organização da gestão de pessoal e a ausência de um documento regulamentar único para a preparação de documentação de pessoal.

Os desenvolvedores de formas unificadas de documentação de pessoal perseguiram dois objetivos: agilizar e unificar o conjunto tradicional de documentos que formalizam uma série de tarefas de organização da gestão de pessoal e adaptar esses documentos ao processamento informatizado.

A introdução de formulários unificados de ordens de pessoal permitiu uniformizar a estrutura do texto do documento e livrou os funcionários dos serviços de pessoal das dúvidas na escolha de uma ou outra opção de redação da parte administrativa.

A execução de ordens de pessoal não possui instruções GOST claras para a preparação de documentação administrativa (GOST R 6.30-2003 "USD. USORD. Requisitos para a preparação de documentos"), no entanto, a fim de introduzir uniformidade na preparação deste tipo de documento, é necessário cumprir uma série de regras que estão estipuladas nas instruções para organização do trabalho com documentos em uma determinada organização.

Os pedidos de pessoal são elaborados em formato A4 e possuem os seguintes dados:

· nome do tipo de documento – “Pedido”;

· data, número;

· local de publicação, título do texto;

· assinatura;

· aprovação de visto;

· nota sobre familiarização com o pedido do funcionário;

· nota sobre a execução do documento e seu envio ao arquivo.

Os pedidos são numerados dentro de um ano civil. O número (índice) é escrito com a letra “k”, que significa um pedido de pessoal, ou l/s (pedido de pessoal), outras designações de letras são possíveis. Pedidos de termos diferentes o armazenamento não pode ser formado em um único caso. As ordens são geralmente endossadas pelo vice-diretor de pessoal, por um funcionário do departamento de pessoal, pelo chefe do departamento para o qual o funcionário é enviado, e as ordens que possuem cláusula sobre responsabilidade financeira, deve ser endossado por um contador. O funcionário que mantém documentação de pessoal deve familiarizar cada funcionário com o pedido, após o que o funcionário apõe seu visto, composto pelos seguintes elementos: “Li o pedido”, assinatura, transcrição da assinatura e data de familiarização.

Os despachos entram em vigor a partir do momento da sua assinatura, mas por vezes o texto do despacho pode indicar uma data diferente para a sua entrada em vigor. Por exemplo, o despacho foi assinado em 22 de abril e o funcionário foi nomeado para o cargo em 27 de abril.

Existem requisitos especiais para os textos das ordens de pessoal: a redação deve ser clara e precisa, pois reflete direitos trabalhistas funcionário. Um pedido de pessoal, ao contrário de um pedido para a atividade principal, não pode conter uma parte declarativa e a palavra administrativa “Eu peço” (não está contido em pedidos de pessoal, ao contrário de um pedido para a atividade principal). A palavra de comando nas ordens de pessoal são as palavras: “Aceitar”, “Dispensar”, “Atribuir”, “Alterar”, “Atribuir”, etc.

O texto do despacho, no âmbito da prática estabelecida, pode ser redigido de duas formas.

A primeira opção é quando a parte administrativa geralmente começa com um verbo: “Alterar”, “Atribuir”, “Anunciar”, etc., impresso em letras maiúsculas, sem parágrafo, em uma nova linha após o título do texto. O título do texto dos despachos responde à pergunta “sobre o quê?”: sobre contratação, sobre demissão, sobre mudança de sobrenome, sobre repreensão, sobre transferência para outro emprego, etc. , estão escritos o sobrenome e o nome completos , patronímico do funcionário a quem o pedido é emitido e sujeito ao pedido.

Anunciar:

Ivanova Irina Sergeevna, especialista sênior do departamento de vendas, foi repreendida por atitude negligente em relação às funções oficiais, resultando em danos ao equipamento técnico.

Na segunda opção, a palavra administrativa é escrita na mesma linha da ação. Consideremos a elaboração de um despacho de alteração de documentos que contenham os dados pessoais do trabalhador no âmbito do casamento do trabalhador. Este pedido não possui formulário unificado e é elaborado de acordo com as regras de registro documentos administrativos. O texto de tal pedido deve necessariamente conter informações sobre os dados antigos e novos do funcionário e detalhes dos documentos com base nos quais novas informações sobre ele são inseridas. O nome recomendado para tal pedido é “Ordem de alteração de documentos que contenham dados pessoais do funcionário”.

Não é recomendado usar uma formulação comum como “A partir de tal e tal data, considere Ivanova Lebedeva em conexão com o registro de casamento...”, porque isso é analfabeto. Pode-se pensar que sem ordem do empregador Ivanov não seria considerado Lebedeva? Ela é considerada Lebedeva com base em uma certidão de registro de casamento, e não com base em uma ordem de seu empregador.

Outra redação comum também está incorreta: “Faça alterações nos dados pessoais do funcionário”. A alteração dos dados pessoais de um funcionário é competência de autoridade especial agências governamentais, e não o departamento de pessoal do empregador. O serviço de pessoal só efetua alterações em documentos que contenham dados pessoais com base em documentos sobre alterações de dados pessoais de colaboradores emitidos por órgãos governamentais especiais.

A data do pedido é o recebimento de cópia do passaporte pelo serviço de pessoal.

Ordens sobre questões administrativas e econômicas

Os documentos administrativos relativos às atividades administrativas e econômicas estão indicados na mesma Lista de Normas documentos de gestão, formado nas atividades das organizações. De acordo com esta Lista, são identificados temas que revelam o conteúdo da função administrativa e económica:

1. Cumprimento das regras internas de negócio

2. Operação de edifícios e instalações

3. Serviços de transporte, comunicações internas

Conclui-se que as ordens (instruções) emitidas nas áreas listadas devem ser classificadas como questões administrativas e económicas. Pastas com tais documentos devem ser guardadas por cinco anos, e no registro de pedidos (instruções) número de registro deverá adicionar a letra índice “a”, “ah” ou outra, por exemplo: pedido nº 1-ah, nº 2-a, nº 3-doméstico.

Registro e armazenamento de pedidos

Só após assinatura as encomendas são registadas (aceitas no próprio dia) pelo serviço de gestão de escritório por ordem numérica com indicação da data. Todos os anos, a numeração começa novamente a partir de um, embora o próprio registo de encomendas possa ser guardado durante vários anos.

O registo das encomendas sobre atividades fim é efetuado separadamente das encomendas, bem como das encomendas sobre questões administrativas e económicas e sobre pessoal. Isto se deve principalmente aos diferentes prazos de validade.

Os pedidos podem ser registrados em formulário eletrônico. O registro de pedidos pode servir ao mesmo propósito. A base de dados para registro de pedidos para atividades fim foi termo permanente armazenamento independentemente do nome selecionado. Se o registo for efectuado numa base de dados electrónica, não é necessário (nem mesmo necessário) duplicá-lo em papel.

Não existe amostra uniforme diário de registro de pedidos, o formulário em si não é regulamentado por nenhum documento normativo e metodológico. Portanto, você pode adicionar as colunas necessárias ou remover, na sua opinião, as desnecessárias.

A ordem de alteração de documentos que contenham dados pessoais é apresentada a todos os interessados, mediante assinatura: o próprio trabalhador, o pessoal competente e os contabilistas.

Com base em tal ordem, serão feitas alterações livro de trabalho funcionário, cartão pessoal do funcionário, conta pessoal do funcionário e demais documentos do departamento de recursos humanos, departamento de contabilidade, serviço de segurança e demais unidades estruturais.

Os pedidos para atividades principais têm prazo de validade “permanente”. Encomendas sobre questões administrativas e económicas - o período de armazenamento é de 5 anos.

As ordens de pessoal sobre contratação, demissão e transferência de funcionários ficam armazenadas por 75 anos. No entanto, as ordens sobre a concessão de licença educacional, deveres, penalidades e viagens de negócios de curto prazo dentro da Rússia têm um prazo de validade de 5 anos, de acordo com o art. 6 Lista de documentos gerenciais padrão gerados nas atividades da organização, indicando os períodos de armazenamento. Os pedidos da caixa são organizados de acordo com os números de série dos pedidos.

Nas pequenas organizações, via de regra, as encomendas são atribuídas às atividades fim e ao pessoal, por vezes esquecendo-se de outro grupo - as encomendas para questões administrativas e económicas. Nas grandes organizações, mesmo estas três variedades não serão suficientes. Além disso, muitas vezes diferentes departamentos preparam diferentes grupos de pedidos e, às vezes, especialistas individuais desejam provar que um pedido sobre uma questão recém-surgida não é sua dor de cabeça, mas sim o domínio de um colega de outro departamento. Para reconciliar todos, precisamos restaurar a ordem.

Por que tudo isso é necessário?

A prática mostra que grandes organizações, independentemente do ramo de atividade e da forma jurídica, publicar o suficiente grande número documentos administrativos, especialmente ordens. Ao mesmo tempo, ao realizar um exame do valor de documentos deste tipo, surgem certas dificuldades devido às especificidades da atividade de uma grande organização. O facto é que uma pequena organização pode limitar-se à emissão de ordens de dois tipos: sobre a actividade principal e sobre pessoal (complementadas pela emissão de ordens), cuja execução neste caso é confiada a uma pessoa. Quanto maior a escala de atividades da organização, maior o quadro de funcionários e mais complexa a estrutura de gestão, menos adequado é para a organização o algoritmo acima descrito para emissão de atos administrativos.

O que devo fazer? A resposta a esta pergunta foi encontrada há muito tempo: as ordens são divididas em tipos distintos e sua execução é confiada a funcionários individuais ou vários departamentos. Como resultado, surge uma situação normal para o trabalho de escritório doméstico moderno, quando algumas encomendas são processadas (respectivamente, registadas e armazenadas antes de serem transferidas para o arquivo) pelo serviço de escritório e outras pelo serviço de pessoal.

Ao mesmo tempo, por vezes, os funcionários do serviço administrativo e do serviço de pessoal têm dificuldades em decidir se que tipo de ordem para formalizar certas decisões - uma ordem sobre a atividade principal ou uma ordem sobre pessoal.

Vale acrescentar ao que foi dito que a divisão das encomendas em dois tipos - por atividade principal e por pessoal - não pode satisfazer grandes organizações que têm um conjunto significativo de questões a resolver. Como resultado, aumenta o número de tipos de encomendas (aparecem encomendas sobre questões administrativas e económicas, sobre envio de funcionários em viagens de negócios, etc.), e a preparação de encomendas sobre determinados assuntos pode ser confiada a funcionários individuais ou departamentos, quer como uma tarefa única ou única. de forma contínua, o que naturalmente adiciona complexidade.

As atuais normas estaduais contêm instruções gerais quanto à execução de ordens e não permitem a resolução dessas questões. As recentemente aprovadas “Regras para trabalho de escritório em órgãos federais poder executivo". A única saída continua sendo um estudo detalhado da classificação das ordens ato local, publicado pela própria organização.

Em primeiro lugar, é necessário determinar a quantidade de tipos de ordens que podem ser emitidas. É provável que seja aconselhável dividir as encomendas das atividades principais e do pessoal em grupos menores para facilitar ainda mais trabalho de referência e garantir a possibilidade de especialização das atividades dos colaboradores que os preparam. Os grupos selecionados deverão ser registrados na tabela de formulários de documentos unificados. Porém, mesmo a utilização de boletim de formulários unificados não nos permite organizar integralmente o trabalho de atribuição de encomendas a um tipo específico, pelo que é necessário estipular a questão da classificação das encomendas nas instruções de trabalho de escritório, ou para emitir um classificador separado. EM o último caso o classificador pode ser aprovado por despacho e utilizado como anexo à nomenclatura de casos. Esta opção é conveniente se as instruções atuais de gerenciamento de escritório geralmente estiverem em conformidade requisitos modernos e não há necessidade urgente de seu processamento imediato.

O conteúdo do classificador será individual para cada organização. Ao compilá-lo, você pode ser guiado pelas disposições Sistema unificado documentação organizacional e administrativa. Ao mesmo tempo, tendo em conta que embora o USORD esteja entre os USRD existentes, na verdade não é utilizado nas atividades das organizações, desde a primeira fase do USORD, aprovada pelo Arquivo Principal da URSS em 1979 , está agora bastante desatualizado e a segunda fase do USORD, aprovada por Rosarkhiv em 1993, não foi posta em prática. A seção OKUD dedicada à documentação organizacional e administrativa não é mantida desde 1993, portanto o OKUD não inclui muitas formas de documentos previstos em leis e outros atos jurídicos regulamentares Federação Russa. Muito mais útil seria a “Lista de gestão típica documentos de arquivo, formado no processo de atuação de órgãos governamentais, órgãos governo local e organizações, indicando períodos de armazenamento”, porque somente com base nela os pedidos podem ser classificados de acordo com os períodos de armazenamento (doravante denominada Lista).

Abaixo está um exemplo de classificador de pedidos. EM neste exemplo as encomendas são divididas em três grupos (de acordo com o artigo 19 da Lista):

para a atividade principal - o prazo de validade é constante;
em termos de pessoal - a maioria fica armazenada por 75 anos, mas espécies individuais pode ser armazenado por 5 anos;
em questões administrativas e económicas - 5 anos.

O agrupamento foi feito por conteúdo e prazo de validade de acordo com o artigo 19 da nova Lista.

A seguir, dividimos cada grupo em subgrupos separados, porque a execução de diferentes grupos (variedades) de pedidos pode ser atribuída a diferentes departamentos ou a diferentes funcionários do serviço de pessoal. Esta divisão facilitará o trabalho de referência no futuro. Você pode, por exemplo, destacar pedidos de incentivo e ajuda financeira, pois estão associados à atribuição e dispêndio de recursos financeiros adicionais e existe a necessidade de um controlo de gestão especial sobre esta área de trabalho. E, por fim, é lógico distinguir como tipos distintos ordens de férias, plantões, multas, bem como de envio de funcionários em viagens de negócios, pois eles têm uma vida útil de 5 anos.

Cada tipo de pedido recebe seu próprio índice de gerenciamento de registros, cada tipo é arquivado e armazenado separadamente de acordo com prazos estabelecidos armazenar

Propomos a utilização de indexação baseada em duas letras que podem evocar determinadas associações, o que facilita aos colaboradores a lembrança e assimilação do agrupamento proposto:

DO — SOBRE principal D atividade,
PM — eu pessoal COM saindo
Deputado — M atéreo P ajuda / M material P encorajamento
OK — SOBRE`PARA- está tudo bem, férias,
km — PARAÓ M andering (regular),
KS— Viagem de negócios para COM sempre (ou PARA viagem de negócios COM sério),
OH — UM administrativo X questões econômicas, etc.

O classificador pode ser apresentado na forma de uma tabela.

Você pode adicionar uma coluna que indicará qual dos gerentes assina principalmente o pedido certo tipo(se tal distribuição de poderes estiver prevista no despacho pertinente). Nesse caso, é claro, o gestor, que é a primeira pessoa da organização, pode assinar qualquer pedido.

A quinta coluna contém títulos padrão que podem ser usados ao fazer pedidos. Isso reduzirá o número de erros cometidos ao fazer pedidos e facilitará significativamente a inserção de informações em sistemas de recuperação de informações (afinal, a maioria deles permite criar um diretório de títulos padrão, a partir do qual o usuário poderá selecionar o que deseja) . Esse classificador evitará problemas ao realizar um exame do valor dos documentos.

Notas de rodapé

Recolher exibição

Os pedidos de pessoal estão entre as principais fontes de fluxo de documentos nas empresas modernas. Quais são as especificidades de sua compilação? Como seriam esses documentos?

O que são ordens de pessoal?

A legislação russa que regulamenta os registros de pessoal exige a aplicação regular de vários atos jurídicos locais nas empresas. Entre eles estão os pedidos. É costume classificá-los em 2 tipos principais. Nomeadamente:

em encomendas relacionadas com a atividade principal;
em ordens emitidas com a finalidade de gerir o pessoal de uma empresa.

Neste caso estamos falando de um ato jurídico do segundo tipo.

Uma ordem de pessoal é um tipo de documentação administrativa de uma empresa. Estas fontes são publicadas pela empresa para fins legais:

pessoal;
de uma posição para outra;
pedidos dirigidos a funcionários específicos ou à equipe como um todo;
demissões de funcionários.

Essas tarefas pressupõem que a empresa emitirá os tipos apropriados de pedidos para o pessoal. O que eles poderiam ser?

Por exemplo, existem pedidos:

na nomeação de empregados, na sua demissão;
em recompensar e incentivar os funcionários;
sobre mover um funcionário para outro cargo.

Inserção e correção de informações registradas em cadernos de trabalho e outros documentos pessoais, em muitos casos realizados com base nas encomendas em questão.

Formulários de pedidos para atividades principais

As empresas russas usam ativamente ordens de pessoal unificadas com base em formulários aprovados em várias fontes de direito. A principal delas é a Resolução Goskomstat nº 1, emitida pelo departamento em 5 de janeiro de 2004. Distinguem-se os seguintes tipos principais de ordens de pessoal, conforme definido pela Resolução pertinente:

na admissão de um empregado (é elaborado com base formulário unificado T-1 ou T-1a, o primeiro é pessoal, o segundo é resumido);
na transferência de funcionário (formulários T-5, T-5a);
sobre a saída do funcionário de férias (documentos T-6, T6a);
na rescisão do contrato (formulários T-8, T-8a);
por destacamento de especialista (documentos T-9, T-9a);
sobre incentivos aos funcionários (formulários T-11, T11-a).

Vale ressaltar que no fluxo documental das empresas também podem ser utilizados formulários próprios de pedidos, salvo proibição legal. Isso também é possível se um determinado pedido de amostra para pessoal na forma de um formulário unificado não for aprovado por lei.

Se uma empresa elaborar este ou aquele documento de forma independente, recomenda-se a aplicação do disposto no especial padrão estadual, GOST R 6.30-2003. Como seria uma ordem unificada para pessoal? Exemplo documento semelhante- na foto abaixo.

Neste caso, é considerado de acordo com o formulário unificado nº T-1.

Formulários de pedido unificados são usados com mais frequência em organizações orçamentárias, bem como em empresas estatais. Em muitos casos, isto se deve à disponibilidade de amostras de origem departamental aprovadas.

Por sua vez, as empresas privadas utilizam frequentemente os seus próprios formulários de encomenda. Mas, via de regra, apenas nos casos em que não tenha sido aprovado um documento unificado para solucionar os problemas do serviço de pessoal. Se estiverem em circulação, normalmente as empresas não perdem tempo criando novos formulários, que, de fato, duplicarão os unificados. Que também se caracterizam por um grau de comodidade bastante elevado, em termos de estrutura.

Como seriam os exemplos de pedidos de pessoal desenvolvidos por uma empresa de forma independente? Um exemplo de um deles está na imagem a seguir.

Neste caso, é considerado um pedido de aprovação de amostra. Geralmente é apresentado em uma estrutura bastante simples.

Observe que normalmente as empresas não têm motivos específicos para substituir formulários padronizados por amostras corporativas internas - a menos que a empresa tenha formatos de produção particularmente complexos que exijam o estabelecimento de mecanismos de contabilidade separados. Ou, se a sua estrutura for bastante simples - como é o caso do calendário de férias.

Pode-se notar que existem alguns critérios para classificar as ordens em questão. Entre elas está a estrutura do documento. Vamos dar uma olhada em seus recursos.

Estrutura de pedidos: documentos simples e complexos

Assim, o critério mais importante para classificar os pedidos em consideração é a estrutura. De acordo com ela, os documentos são divididos em dois tipos principais - simples e complexos.

As ordens do tipo 1 caracterizam-se pela presença de 1 bloco administrativo (com as palavras “aceitar”, “exoneração do cargo”, “transferência”, etc.). Se se tratar, por exemplo, de uma ordem de nomeação de 1 especialista, será considerada individual; se houver vários funcionários na sua jurisdição, será denominado documento consolidado;

Se uma fonte contiver vários blocos administrativos, ela será considerada complexa. São bastante comuns, mas a sua aplicação é considerada um processo muito trabalhoso mesmo com soluções técnicas modernas, pois neste caso pode ser necessário comparar grandes quantidades de dados que se encontram localizados em secções diferentes, essencialmente.

Agora vamos estudar os vários elementos da estrutura do documento que podem conter pedidos em uma organização.

Elementos da estrutura de pedidos de pessoal

O principal elemento do pedido é a seção. Consiste em pontos. Devem ser incluídos no pedido com base em documento específico. Nesse caso, você precisa fornecer um link para ele. Se, por exemplo, for lavrada uma ordem de nomeação de uma pessoa para um cargo, os pontos relevantes podem ser incluídos no documento com base em:

declaração pessoal do funcionário;
contrato de trabalho;
notas do gestor que entrevistou o funcionário ou decidiu sobre sua nomeação por outro motivo;
ato societário interno;
memorando.

Recomenda-se incluir a palavra “fundamentos” no pedido, seguida de um link para um documento específico. A fonte em questão deve reflectir o facto de a pessoa nomeada para um determinado cargo estar familiarizada com as disposições do despacho. Neste caso, é necessário incluir no documento a frase “Li o pedido”, após a qual o funcionário que estudou a fonte relevante coloca sua assinatura e indica a data.

Nas encomendas - em particular, se forem efectuados registos de pessoal, mais uma vez, para reflectir o facto da nomeação de um trabalhador para um cargo, é necessário fornecer uma redacção juridicamente significativa. Por exemplo, relacionado à duração do contrato com o funcionário, ao valor do seu salário e ao seu horário de trabalho.

Assim, a estrutura típica de um pedido de pessoal pressupõe a presença de blocos que refletem:

atuação administrativa da direção da empresa;
Nome completo e demais informações do funcionário;
a data de entrada em vigor de determinada cláusula do documento;
outra redação importante do despacho.

Os documentos em questão podem ser complementados com diversos pedidos. Eles podem ser apresentados em uma ampla variedade. Assim, os apêndices às ordens de pessoal podem refletir listas de cargos de funcionários dentro da jurisdição do documento relevante. O anexo ao pedido pode registrar dados que sejam difíceis de refletir diretamente no texto do documento - por exemplo, podem ser gráficos, imagens, diagramas necessários para explicar o conteúdo textual do documento.

Elaboração de pedidos: no que prestar atenção?

A que você deve prestar atenção especial ao preparar os documentos em questão?

Em primeiro lugar, como observam os especialistas, a elaboração de ordens de pessoal não deve ser feita por meio de abreviaturas. A redação deve ser incluída no documento sem abreviaturas.

O próximo critério mais importante para a correta execução dos documentos relevantes é a ausência de informações sobre fontes com diferentes períodos de armazenamento. Por exemplo, pedidos de pessoal relacionados a férias e viagens de negócios são armazenados de acordo com os padrões atuais por 3 anos. Os documentos que reflitam informações sobre a contratação de funcionários deverão ser mantidos nos arquivos da empresa por 75 anos.

Assim, cada pedido deve refletir dados de fontes com o mesmo prazo de validade.

Será útil considerar as principais etapas da publicação dos documentos em questão.

Etapas de emissão de ordens para pessoal

Em primeiro lugar, é importante destacar que dependendo dos padrões específicos pelos quais a empresa realiza a gestão de registros de pessoal, as ordens de pessoal podem ser elaboradas de acordo com diferentes princípios. Mas em caso geral A sua publicação envolve a solução por especialistas responsáveis da empresa de tarefas como:

iniciar uma decisão sobre a necessidade de desenvolver um documento apropriado;
recolha de dados necessários à emissão de uma encomenda;
preparação de projeto de despacho específico, sua aprovação, modificação se necessário;
depósito informações necessárias no documento e sua assinatura por pessoas competentes;
familiarização com a ordem das pessoas cujos cargos sejam da competência do ato jurídico pertinente.

Preparação de uma decisão para emitir um pedido

A solução do primeiro problema pode ser realizada a partir de informações contidas em certificados e atos corporativos internos. As ordens internas, via de regra, baseiam-se em atos jurídicos locais e sua lista pode ser muito ampla. Os projetos de documentos em questão são normalmente elaborados com a participação dos responsáveis dos serviços de pessoal da empresa. Além disso, o seu trabalho pode ser realizado com base em ideias assinadas pelos responsáveis das diversas divisões estruturais da empresa.

Como base para os documentos relevantes, podem ser utilizadas amostras de ordens de pessoal tradicionalmente utilizadas pela empresa. O principal na solução do problema em questão é estudar cuidadosamente os fatores que predeterminam a publicação do documento e os fundamentos do desenvolvimento do despacho. É importante que a redação incluída no documento relevante esteja em conformidade com a lei.

Coleta de dados para fazer um pedido

A próxima tarefa dos especialistas responsáveis da empresa que elaboram este ou aquele pedido de amostra de pessoal é coletar as informações necessárias para efeito de emissão do documento. Pode ser apresentado:

em atos jurídicos oficiais;
na documentação interna da empresa;
em fontes publicadas por estruturas superiores, departamentos aos quais a entidade empresarial responde;
em documentos de arquivo;
na mídia, publicações científicas.

Desenvolvimento de um projeto de pedido

Após a coleta das informações, especialistas competentes desenvolvem diretamente um projeto de pedido de pessoal. A resolução deste problema requer, antes de mais nada, a correta execução do documento. É aconselhável indicar nele que se trata de um projeto, um pedido modelo de pessoal, que está sendo desenvolvido, e não um ato jurídico local oficial. Ou seja, escreva a palavra “projeto” no documento. Porém, o texto da fonte deve ser o mais próximo possível do que deveria constar do despacho oficial. É possível que um gestor competente pré-aprove o texto do documento em sua forma original.

Se o pedido - tanto na forma quanto no conteúdo - for acordado - imediatamente ou com ajustes, ele poderá ser enviado para assinatura. O que é esse procedimento?

Assinar o pedido e transmiti-lo aos funcionários

Em princípio, não há nada de complicado nisso - o principal é que a pessoa que certifica o documento tenha autoridade para fazê-lo. Via de regra, o chefe da empresa assina pedidos de pessoal. É enviado a ele um formulário totalmente elaborado - unificado ou interno, com informações inseridas pelos especialistas responsáveis. A assinatura de um documento envolve a indicação do cargo do dirigente da empresa, seu nome completo, bem como sua assinatura.

De acordo com as regras estabelecidas na empresa, o documento é cancelado, se necessário.

Após certificação pelo gestor, o documento é entregue ao funcionário, que deve familiarizá-lo. O facto de uma pessoa ter estudado o documento pode ser comprovado pela sua assinatura no pedido ou na ficha de registo que o complementa.

Vamos agora estudar como são mantidas as ordens de pessoal. A principal tarefa que os responsáveis da empresa resolvem neste caso é o registo dos documentos em questão.

Registro de pedidos: nuances

O procedimento em questão envolve a inserção de informações sobre o pedido em cadastros corporativos internos especiais. Acredita-se que um ou outro pedido de amostra aprovado para pessoal adquire força legal somente mediante registro da fonte correspondente na empresa. Se este procedimento não tiver sido realizado em relação ao documento, então consequências jurídicas- para funcionários e direção da empresa, não ocorrem.

O registro de pedidos de pessoal, como observamos acima, é o aspecto mais importante da manutenção desses documentos. O procedimento correspondente envolve a resolução de 3 problemas:

contabilidade de documentos;
controle sobre a execução de ordens;
garantindo acesso imediato aos documentos.

Todas as fontes classificadas como administrativas, de relatórios e financeiras devem ser registradas na empresa. As informações sobre documentos recebidos de entidades empresariais terceirizadas também devem ser inseridas em registros corporativos internos. As encomendas de pessoal, como qualquer outra fonte, recebem um número individual no ato do registro, bem como índices necessários do ponto de vista da classificação ótima das fontes relevantes.

Todos os documentos sujeitos a execução e também utilizados para efeitos de registo e informação aos colaboradores interessados sobre determinados factos empresariais devem ser registados em registo pessoal. As ordens de pessoal, é claro, pertencem a essas fontes.

O procedimento de registo de um documento é efectuado 1 vez - directamente quando são emitidos pela administração (como é o caso das encomendas em causa) ou quando recebidos por entidade externa. Se a fonte se mover de um unidade estrutural empresa para outra, não há necessidade de registrá-la novamente.

Existem 3 métodos principais para registrar fontes utilizadas no fluxo de documentos de uma organização.

Em primeiro lugar, trata-se de um registo diário, que envolve uma reflexão detalhada em registos especiais de informação sobre em que estrutura e para que fins foi emitida uma determinada ordem de pessoal, a exemplo de qualquer apêndice à mesma.

Em segundo lugar, existe um formato de cartão para registro de informações sobre fontes, que é utilizado como parte do fluxo interno de documentos corporativos. Envolve o design de cartões de controle para fontes, bem como sua combinação em arquivos de cartões especializados.

Em terceiro lugar, existe o registo automatizado de documentos. Envolve inserir automaticamente informações sobre os pedidos em questão e outras fontes em registros corporativos internos - usando software especial e a infraestrutura necessária (por exemplo, impressoras, scanners, interfaces de rede).

Existe ato normativo, segundo o qual deve ser registrado documentos regulatórios— Ordem do Ministério da Cultura da Federação Russa nº 536, adotada em 8 de novembro de 2005. Esta fonte os direitos exigem reflexão nos registos:

o nome da empresa que emitiu este ou aquele documento - neste caso, uma ordem de pessoal;
nome da fonte;
data de publicação do documento, seu número de registro;
título e resumo documento;
linguagem operativa;
prazo de origem;
informações sobre a execução da ordem.

A inserção de informações sobre determinados pedidos nos cadastros da organização pode ser realizada utilizando outros critérios para sua classificação. Por exemplo, o departamento de pessoal pode dividir as fontes relevantes naquelas que estão especificamente relacionadas a férias de funcionários, viagens de negócios e emissão de incentivos para eles. Normalmente, quanto maior o número de pedidos que formam o fluxo de documentos de uma empresa, mais ideal será classificá-los em bases de dados separadas dentro do registo.

Armazenando pedidos

Outro aspecto importante da manutenção dos pedidos em uma empresa é o seu armazenamento. Observamos acima que os pedidos de pessoal são armazenados dependendo da finalidade específica do documento dentro certos prazos. Portanto, os documentos classificados de acordo com os critérios adequados devem ser colocados em locais diferentes.

Qualquer pedido de pessoal (um formulário para o mesmo) deve ser armazenado separadamente das fontes relacionadas às atividades principais da empresa. Os documentos registrados e enviados para armazenamento deverão ser apresentados na forma de originais.

As ordens de pessoal geralmente são combinadas em arquivos, que são conjuntos sistematizados de vários documentos. O especialista responsável do serviço de pessoal deve arquivar os arquivos, numerar corretamente as folhas nele colocadas, complementar com os inventários necessários e projetar capas para os correspondentes conjuntos de documentos.