Requisitos para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em uma organização. Requisitos para a infraestrutura da organização ao implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Aplicação de sistemas gerenciamento eletrônico de documentos e o gerenciamento de registros (EDMS) começou em meados da década de 1990. No entanto, a implementação do EDS em escala estadual só se generalizou nos últimos cinco anos. O principal incentivo aqui foi a ordem do Governo da Federação Russa datada de 12 de fevereiro de 2011 nº 176-r, que aprovou o Plano de Ação para a transição órgãos federais poder executivo para fluxo de documentos sem papel e Decreto do Governo da Federação Russa datado de 6 de setembro de 2012 nº 890 “Sobre medidas para melhorar o fluxo eletrônico de documentos em órgãos governamentais”.

De acordo com o mencionado Plano de Ação do Ministério de Telecomunicações e Comunicações de Massa da Federação Russa, “Requisitos para sistemas de informação para gerenciamento eletrônico de documentos de autoridades executivas federais, levando em consideração, entre outras coisas, a necessidade de processar informações oficiais de forma limitada distribuição através desses sistemas” foram preparados e aprovados. 2

Embora os SED fossem utilizados exclusivamente como sistemas intra-institucionais, a sua diversidade e incompatibilidade entre si não era um problema significativo. Mas com o início da transição para um espaço de informação unificado, a organização do fluxo eletrónico interdepartamental de documentos, a necessidade de unificar o EDMS, garantir a sua compatibilidade com os sistemas nacionais de troca de documentos, interação eletrónica e armazenamento de arquivo venha à tona. GOST R 53898-2010 visa parcialmente resolver problemas de interação entre sistemas EDMS. “Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos. Interação de sistemas de gerenciamento de documentos. Requisitos para uma mensagem eletrônica."

“Requisitos para sistemas de informação de gerenciamento eletrônico de documentos...” destinam-se ao poder executivo federal, mas de acordo com o art. 11 da Lei Federal nº 149-FZ, de 27 de julho de 2006, também se aplica a outros órgãos e autoridades governamentais governo local. As organizações comerciais têm o direito de organizar EDS a seu critério, mas dado o papel do Estado em nosso país, geralmente todas as grandes e médias empresas organizações comerciais são guiados pelas regras estabelecidas pelo estado para facilitar a interação com agências governamentais.

Esses Requisitos são de natureza estrutural e, portanto, em 2013, por ordem da Agência Federal de Arquivos, o Instituto Russo de Pesquisa Científica de Gestão de Documentos e Assuntos de Arquivo (VNIIDAD) desenvolveu “Requisitos funcionais de gerenciamento de arquivos e documentos para sistemas de informação que fornecem serviços eletrônicos fluxo de documentos no processo de atividades internas autoridades executivas federais”. 3

Consideremos as disposições mais interessantes dos Requisitos... O Ministério das Telecomunicações e Comunicações de Massa da Rússia.

“Requisitos para sistemas de informação de gestão eletrónica de documentos...” definem o conjunto mínimo de funções que devem estar presentes no SED, bem como os requisitos para organizar a utilização do SED numa instituição.

Um dos principais requisitos para um EDMS é a sua escalabilidade, tanto em termos do número de estações de trabalho conectadas como do número de documentos contidos no EDMS. Deve-se levar em conta que sistemas modernos os sistemas de gestão documental são utilizados por quase todos os funcionários da organização que trabalham com documentos, e a tendência geral é a utilização tanto de estações de trabalho fixas quanto de acesso a documentos a partir de dispositivos móveis, acesso remoto ao sistema. Quanto à quantidade de documentos armazenados no SED, deve-se ter em mente que como o sistema armazena não apenas os documentos finais preenchidos e assinados, mas também as versões intermediárias de trabalho, a quantidade de arquivos, minutas de documentos e documentos recebidos no SED por ano é várias vezes superior ao número total de documentos registados pelo serviço da instituição de ensino pré-escolar (entrada, saída e interna). Os requisitos estipulam que o EDMS deve garantir o armazenamento de todos os documentos por um período de pelo menos 5 anos, mas na prática é necessário focar em períodos de pelo menos 10-15 anos, visto que este é o período durante o qual os documentos são armazenados formulário eletrônico continuam a ser usados ativamente, especialmente desde a cláusula 20 pp. f) os mesmos Requisitos prevêem a possibilidade de armazenamento de documentos por até cem anos.

Um parâmetro importante do EDMS é a sua velocidade. Se o complexo de hardware e software (servidor EDS) não for suficientemente produtivo para um determinado número de usuários trabalhando simultaneamente no sistema e (ou) para um determinado volume bancos de dados(quantidade de documentos no sistema), então os funcionários terão que aguardar a abertura do cartão do documento ou do próprio documento, portanto, a produtividade dos funcionários diminui. Portanto, os Requisitos contêm parâmetros de tempo que o desempenho do EDMS deve atender:

tempo para acesso ao EDMS - não mais que três segundos;
o tempo de acesso ao cartão criado no registro de um documento e contendo dados que descrevem o contexto, conteúdo, estrutura do documento, ações realizadas com o documento durante a preparação, consideração, execução e armazenamento, bem como dados de identificação (metadados) - não mais que cinco segundos.

Em qualquer sistema pode ocorrer uma falha, tanto de software quanto de hardware. Mas uma falha do EDMS impossibilita que todos os funcionários da organização trabalhem com documentos, portanto, os Requisitos estabelecem limites estritos para o tempo de inatividade em caso de falhas e reinicializações do EDMS - não mais que 30 minutos. Além disso, o EDMS deve fornecer notificação automática usuários sobre uma falha do sistema. Em primeiro lugar, costumam configurar a notificação automática via SMS e e-mail Administrador e tecnólogo de EDMS.

Outra situação comum é que por algum motivo o documento seja danificado ou apagado acidentalmente pelo usuário. Os requisitos estipulam que, neste caso, o documento eletrônico deve ser restaurado a partir de uma cópia de segurança em até 30 minutos. A organização, de acordo com os Requisitos, deve ter pelo menos uma cópia de backup documentos eletrônicos, armazenado no EDMS. Porém, na prática, para garantir a segurança, são criadas pelo menos duas cópias de backup, preferencialmente em mídias diferentes. Isso minimiza o risco de perda de documentos eletrônicos.

O coeficiente de confiabilidade do EDMS deve ser de pelo menos 0,98.

Outro indicador é o nível de segurança do EDMS contra acessos não autorizados. Para órgãos governamentais que trabalham com documentos restritos, esta deve ser uma certificação de pelo menos classe 1G. Porém, devido ao alto custo de criação e operação de GED seguro, costumam tentar trabalhar com documentos restritos na modalidade tradicional, em papel, já que costumam constituir uma pequena proporção dos documentos da organização. EM de outra forma Normalmente, computadores especialmente dedicados ou mesmo uma rede segura separada são instalados para trabalhar com esses documentos, que não possuem conexão com uma rede aberta de computadores e com a Internet. Porém, neste caso, está previsto trabalhar com documentos ao nível do DSP, mas não com documentos que contenham segredos de Estado.

A parte principal dos “Requisitos para sistemas de informação de gestão eletrônica de documentos...” é uma descrição de como os processos devem ser construídos no SED suporte de documentação gerenciamento.

Ressalta-se que o SED deve garantir o trabalho com todos os tipos e categorias de documentos e minutas de documentos da organização.

EDMS usado agências governamentais, deve garantir a interação com sistemas interdepartamentais de gestão eletrônica de documentos (IDF), interação eletrônica interdepartamental (SMEI) e outros sistemas de informação.

O trabalho do EDMS deve cumprir o disposto no GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de normas para informação, biblioteca e publicação. Gerenciamento de documentos. Requisitos gerais", inclusive no campo de garantia da autenticidade, integridade e confiabilidade de um documento eletrônico, bem como as Regras para trabalho de escritório nas autoridades executivas federais, aprovadas pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 15 de junho de 2009 nº 477 (cláusulas 9 e 11 dos Requisitos).

O EDMS deve fornecer todos os processos básicos de escritório:

Guardar um documento ou informação sobre um documento (minuta de documento) no SED (seu registo ou, nos termos dos Requisitos, introdução do documento no sistema):

levar o documento ao executor (usuário EDS)
aprovação de documento
assinando um documento
transferência (envio) do documento;
“armazenamento e contabilização de documentos, de acordo com as instruções para trabalhos de escritório do poder executivo federal, bem como controle da disciplina de execução, preparação de materiais de referência e arquivamento de documentos em arquivo”, ou seja, controle de execução, informação e trabalhos de referência, armazenamento atual e contabilidade, incluindo preparação de documentos para transferência para o arquivo estadual ou armazenamento depositário.

Uma característica especial do sistema automatizado de gerenciamento de escritório é a presença de uma função para registrar todas as ações do usuário e eventos do sistema. Ou seja, tudo o que acontece no EDMS - cria-se ou cadastra-se um documento, simplesmente visualiza-se um arquivo, faz-se uma edição - toda essa informação fica armazenada em arquivos de serviço especiais, que permitem dizer sempre quem e quando olhou. ou editou o documento (cartão de documento). Separadamente, os Requisitos estipulam que é obrigatório registrar a data e hora de entrada do documento no sistema. Essas informações ficam registradas tanto na ficha de registro (metadados do documento) quanto nas informações de controle (protocolo de ações no EDMS).

De acordo com a cláusula 17 dos Requisitos, estão sujeitas a registro informações sobre todas as ações realizadas com documentos ou conjuntos de documentos, minutas de documentos, cartões de registro (metadados). Esta informação:

sobre o usuário do SED do poder executivo federal que executou a ação;
sobre a data e hora da ação;
na inserção de documentos e projetos de documentos no EDMS;
sobre a movimentação de uma seção (subseção) no esquema de classificação;
sobre alterações nas instruções sobre prazos de armazenamento e ações subsequentes com documentos;
sobre as ações praticadas pelo administrador do EDMS executivo federal durante o exame do valor do documento, realizado de acordo com Lei federal datado de 22 de outubro de 2004 nº 125-FZ “Em assuntos de arquivo V Federação Russa";
sobre a imposição e levantamento da proibição de destruição de uma secção (subsecção) do esquema de classificação;
sobre qualquer alteração ou destruição de metadados pelo usuário do EDMS;
sobre alterações nos direitos de acesso a documentos;
na transferência de documentos;
na destruição de documentos;
sobre a impressão de um documento ou metadados.

Ou seja, o EDMS deve permitir obter a qualquer momento informação sobre quem abriu, visualizou, editou um documento ou cartão de registo do mesmo e quando, bem como com que documentos este ou aquele funcionário trabalhou.

Os requisitos do Ministério das Telecomunicações e Comunicações de Massa da Federação Russa dividem os processos de escritório apoiados pelo EDMS nos seguintes grupos:

a) processamento de documentos recebidos e enviados para no papel criados ou recebidos pela organização e incluídos no FOV EDMS através do registo, digitalização e criação de imagem eletrónica de documentos (incluindo documentos recebidos através de serviços postais, telecomunicações e comunicações de correio expresso);

b) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por meio do sistema interdepartamental de gerenciamento eletrônico de documentos;

c) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por meio de sistema de interação eletrônica interdepartamental;

d) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por email;

e) processamento documentos internos no EDMS.

Nas organizações que não sejam órgãos governamentais, as alíneas b) e c) estão ausentes, os documentos são recebidos apenas através dos canais de comunicação tradicionais ou por e-mail;

Se o documento for recebido em papel, a entrada do documento no SED inclui o seu registo, digitalização e criação de imagem eletrónica do documento.

Se o documento for recebido em formato eletrônico, a inserção do documento no SED significa carregá-lo no SED, registro com proibição de alteração do documento recebido.

Uma organização pode aprovar e incluir nas instruções de gestão do escritório uma lista de documentos para os quais é proibida a criação de imagens eletrônicas, por exemplo, documentos marcados como aglomerado, marcados como “pessoais”, documentos confidenciais, etc. está cadastrado no EDMS, mas sua imagem eletrônica não é criada.

Para projetos de documentos eletrônicos, em cada etapa de sua criação, aprovação e assinatura, o conteúdo do documento é registrado criando versões dos documentos e anexando-as à ficha do documento.

O SED deve suportar a anexação de qualquer formato de arquivo ao cartão de registro. Isso é importante, pois o EDMS costuma ser utilizado há muitos anos e durante esse período podem surgir novas versões de programas e, consequentemente, formatos de arquivos que também precisarão ser suportados pelo EDMS. O SED deve permitir inserir e registrar arquivos de documentos no sistema, mesmo que o aplicativo no qual o documento foi criado não esteja disponível (não instalado) em um determinado local de trabalho. Ao mesmo tempo, o EDMS deve ser capaz de exibir alguns dos formatos mais comuns. Estes são pdf, rtf, doc, tiff.

O EDMS deve permitir a colocação dos documentos num esquema hierárquico, constituído por secções e subsecções, de acordo com o qual se organiza a sistematização e organização do armazenamento dos documentos no EDMS (esquema de classificação). Deve-se ter em mente que os documentos são colocados fisicamente no servidor (sistema de armazenamento) na ordem determinada pela configuração interna e princípios de armazenamento de arquivos em um determinado EDMS, e o esquema de classificação é simplesmente um campo no cartão de registro que permite você encontre documentos rapidamente com base em critérios de classificação.

O esquema de classificação geralmente é baseado na nomenclatura dos assuntos da organização.

O cartão de registro do EDMS deve definir os campos que devem ser preenchidos. Ao inserir um documento, o SED deve solicitar ao usuário o preenchimento dos campos obrigatórios (metadados) (cláusula 13 dos Requisitos).

Ao trabalhar com um documento, não apenas resoluções, mas também comentários e instruções sobre o documento podem ser inseridos no EDMS. Para assinar (e, se necessário, aprovar) um documento, o EDMS prevê a possibilidade de conectar meios de assinatura eletrônica de acordo com a Lei Federal “Sobre Assinatura Eletrônica”. 4

No envio de documentos pelos métodos tradicionais (em papel), o EDMS permite a sobreimpressão de envelopes e a impressão de mailing lists.

Os períodos de armazenamento dos documentos incluídos nas seções (subseções) relevantes são estabelecidos de acordo com a Lista de padrões de gerenciamento documentos de arquivo, formado no curso das atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, indicando os períodos de armazenamento, aprovado pela Ordem do Ministério da Cultura da Federação Russa de 25 de agosto de 2010 nº 558. 5

De acordo com prazos estabelecidos armazenamento EDMS deve fornecer as seguintes ações:

manter o documento permanentemente;
realizar um exame do valor dos documentos;
no final do ano civil, criar documentos na forma prescrita: um ato sobre a destinação para destruição de documentos (seções) com prazos de armazenamento vencidos e um inventário de documentos com prazo de armazenamento permanente e de longo prazo (mais de 10 anos) ;
alocar documentos para destruição (retirar do sistema) enquanto armazena informações sobre a alocação de documentos para destruição no EDMS;
transferir documentos para armazenamento para outro local de armazenamento ( sistema automatizado), incluindo a exportação de seções anuais de documentos termo permanente armazenamento para transferência para armazenamento em arquivos estaduais e exportar seções anuais de documentos pessoais para transferência para arquivos de documentos pessoais.

Na prática, a transferência para armazenamento estadual exige a garantia da compatibilidade do EDMS no formato de exportação de seção anual com o pacote de software “Fundo de Arquivo” utilizado nos arquivos estaduais e municipais.

Os Requisitos contêm uma disposição para garantir períodos de armazenamento de pelo menos cem anos. No entanto, atualmente tais tecnologias estão em fase de desenvolvimento e o autor não tem conhecimento de nenhum EDMS que possa fornecer tal longos prazos armazenar documentos legalmente significativos em formato eletrônico.

Os Requisitos considerados do Ministério de Telecomunicações e Comunicações de Massa da Federação Russa complementam aqueles desenvolvidos pela VNIIDAD “Requisitos funcionais de arquivamento e gerenciamento de documentos para sistemas de informação que garantem o fluxo eletrônico de documentos no processo de atividades internas das autoridades executivas federais”. Eles são importantes tanto para funcionários de escritório quanto para funcionários do departamento de TI que implementam ou configuram sistemas gerenciamento de escritório eletrônico e gerenciamento de documentos (EDMS).

Em geral, os considerados “Requisitos para sistemas de informação de gestão eletrônica de documentos do poder executivo federal, levando em consideração, entre outras coisas, a necessidade de processar informações oficiais de distribuição limitada por meio desses sistemas” podem e devem ser utilizados não apenas na fase de seleção, implementação e configuração inicial do EDMS, mas também para análise funcionamento do EDMS para determinar a conformidade do EDMS utilizado em uma determinada organização com os requisitos modernos.

O autor pode ser contatado em: [email protected]
Despacho do Ministério das Comunicações e comunicações de massa Federação Russa datada de 02.09.2011 N 221, registrada no Ministério da Justiça da Federação Russa em 15.11.2011 No.
Publicado no portal “Arquivos da Rússia” em: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
Lei Federal nº 63-FZ de 6 de abril de 2011 “Sobre Assinaturas Eletrônicas” (conforme alterada em 28 de junho de 2014).
Registrado no Ministério da Justiça da Federação Russa em 8 de setembro de 2010, registro nº 18380.

Se você seguir a letra da norma para elaboração termos de referência, os requisitos que um usuário típico pode colocar em sistema padrão o gerenciamento eletrônico de documentos pode ser descrito da seguinte forma.

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve:

garantir o armazenamento seguro de documentos e suas descrições;

fornecer vida útil documento (sua criação, armazenamento de versões, publicação, bloqueio de acesso a documento apreendido, transferência de documento para armazenamento em arquivo);

permitir ao usuário especificar vários tipos de documentos, criar e editar cartões para eles;

manter uma hierarquia de categorias para pesquisa eficiente de documentos;

busca de documentos com base nas informações do cartão, bem como no texto completo;

garantir a separação do acesso aos documentos ao nível dos utilizadores individuais, com base nos princípios de funções e na estrutura hierárquica da organização;

suporte à tecnologia HSM;

registrar todos os eventos relacionados ao trabalho dos usuários e do próprio sistema; é necessário ter ferramentas de administração desenvolvidas;

apoiar o acesso remoto à informação.

Os sistemas avançados devem suportar:

tecnologias de cluster para garantir operação ininterrupta;

organizações distribuídas geograficamente;

algoritmos de criptografia para armazenamento e transmissão de dados;

assinatura digital.

Requisitos de arquitetura:

disponibilidade de um servidor de aplicativos dedicado;

presença de um thin client; suporte para acesso a documentos usando um navegador.

multiplataforma para escalabilidade;

Requisitos de abertura e integração com outros sistemas:

integração com ferramentas de entrada de documentos por streaming;

integração com aplicativos de escritório;

integração de e-mail;

disponibilidade de interface de software desenvolvida (API);

integração com serviços de diretório padrão (por exemplo, LDAP) para manter e sincronizar a lista de usuários do sistema;

a capacidade de adaptar a interface do usuário a tarefas específicas;

a capacidade de complementar o sistema com seus próprios componentes especializados;

Se você usar um banco de dados externo para armazenar atributos de documentos, deverá ter descrição detalhada estruturas de dados e ferramentas para trabalhar com diferentes SGBDs.

Criação de componentes do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

A arquitetura dos componentes do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é apresentada na Figura 1. Os principais elementos da arquitetura são:

Cliente local de trabalho- componentes e controles da interface do usuário. Servidor de aplicativos - componentes do servidor para executar a lógica de negócios do sistema. Servidor de banco de dados - componentes de armazenamento e acesso de dados.

Os componentes do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos interagem com outros sistemas por meio da interface do software EDMS, por sua vez, outros sistemas interagem com o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos por meio da interface do software EDMS.

Arroz. 4

Este capítulo examinou os conceitos básicos, tipos e métodos de organização do fluxo de documentos, bem como fluxo, classificação e princípios de documentos eletrônicos. informações gerais sobre sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, classificação e requisitos. Passamos agora à revisão e seleção de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos.

Somente nos últimos cinco anos. O principal incentivo aqui foi o despacho do Governo da Federação Russa de 12/02/2011 nº 176-r, que aprovou o Plano de Ação para a transição dos órgãos federais para o fluxo de documentos sem papel e o Decreto do Governo da Rússia Federação de 06/09/2012 nº 890 “Sobre medidas para melhorar o fluxo eletrônico de documentos em órgãos governamentais”.

Embora os EDMS fossem utilizados exclusivamente como sistemas intra-institucionais, a sua diversidade e incompatibilidade entre si não era um problema significativo. Mas com o início da transição para um espaço de informação unificado e a organização da gestão eletrónica interdepartamental de documentos, surge a necessidade de unificar os EDS, garantir a sua compatibilidade com os sistemas nacionais de troca de documentos, interação eletrónica e armazenamento de arquivos. GOST R 53898-2010 visa parcialmente resolver a interação de sistemas EDMS. “Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos. Interação de sistemas de gerenciamento de documentos. Requisitos para uma mensagem eletrônica."

“Requisitos para sistemas de informação de gerenciamento eletrônico de documentos...” destinam-se ao poder executivo federal, mas de acordo com o art. 11 da Lei Federal nº 149-FZ, de 27 de julho de 2006, também se aplica a outros órgãos estaduais e governos locais. As organizações comerciais têm o direito de organizar EDS a seu critério, mas dado o papel do Estado em nosso país, normalmente todas as organizações comerciais de grande e médio porte são guiadas pelas regras estabelecidas pelo Estado para a conveniência da interação com órgãos governamentais. .

Esses requisitos são de natureza estrutural e, portanto, em 2013, a Agência Federal de Arquivos do Instituto Russo de Pesquisa Científica de Gerenciamento de Documentos e Assuntos de Arquivo (VNIIDAD) desenvolveu “Requisitos funcionais de gerenciamento de arquivos e documentos para sistemas de informação que fornecem fluxo eletrônico de documentos no processo das atividades internas do poder executivo federal ".3

Consideremos as disposições mais interessantes dos Requisitos... O Ministério das Telecomunicações e Comunicações de Massa da Rússia.

Um dos principais requisitos para um EDMS é a sua escalabilidade, tanto em termos do número de estações de trabalho conectadas como do número de documentos contidos no EDMS. Deve-se levar em consideração que os modernos sistemas de gestão documental são utilizados por quase todos os funcionários da organização que trabalham com documentos, e a tendência geral é a utilização tanto de estações de trabalho fixas quanto de acesso a documentos a partir de dispositivos móveis, acesso remoto ao sistema. Quanto à quantidade de documentos armazenados no SED, deve-se ter em mente que como o sistema armazena não apenas os documentos finais preenchidos e assinados, mas também as versões intermediárias de trabalho, a quantidade de arquivos, minutas de documentos e documentos recebidos no SED por ano é várias vezes superior ao número total de documentos registados pelo serviço da instituição de ensino pré-escolar (entrada, saída e interna). Os requisitos estipulam que o SED deve garantir o armazenamento de todos os documentos por um período de pelo menos 5 anos, mas na prática é necessário focar em períodos de pelo menos 10-15 anos, visto que este é o período durante o qual os documentos continuam a ser usado ativamente, especialmente desde 0,20 pp. f) os mesmos Requisitos prevêem a possibilidade de armazenamento de documentos por até cem anos.

Um parâmetro importante do EDMS é a sua velocidade. Se o complexo de hardware e software (servidor EDS) não for suficientemente produtivo para um determinado número de usuários trabalhando simultaneamente no sistema e (ou) para um determinado volume do banco de dados (número de documentos no sistema), então os funcionários terão que aguardar a abertura do cartão do documento ou do próprio documento, pois a produtividade dos funcionários cai. Portanto, os Requisitos contêm parâmetros de tempo que o desempenho do EDMS deve atender:

O tempo para acesso ao EDMS não passa de três segundos;

Em qualquer sistema pode ocorrer uma falha, tanto de software quanto de hardware. Mas uma falha do EDMS impossibilita que todos os funcionários da organização trabalhem com documentos, portanto, os Requisitos estabelecem limites estritos para o tempo de inatividade em caso de falhas e reinicializações do EDMS - não mais que 30 minutos. O EDMS também deve fornecer notificação automática aos usuários sobre falhas do sistema. Em primeiro lugar, costumam configurar a notificação automática via SMS e e-mail ao administrador e ao tecnólogo EDMS.

Outra situação comum é que por algum motivo o documento seja danificado ou apagado acidentalmente pelo usuário. Os requisitos estipulam que, neste caso, o documento eletrônico deve ser restaurado a partir de uma cópia de segurança em até 30 minutos. A organização, de acordo com os Requisitos, deve ter pelo menos uma cópia de segurança dos documentos eletrônicos armazenados no EDMS. Porém, na prática, para garantir a segurança, são criadas pelo menos duas cópias de backup, preferencialmente em mídias diferentes. Isso minimiza o risco de perda de documentos eletrônicos.

O coeficiente de confiabilidade do EDMS deve ser de pelo menos 0,98.

Outro indicador é o nível de segurança do EDMS contra acessos não autorizados. Para órgãos governamentais que trabalham com documentos de acesso restrito, deve ser no mínimo classe 1G. Porém, devido ao alto custo de criação e operação de GED seguro, costumam tentar trabalhar com documentos restritos na modalidade tradicional, em papel, já que costumam constituir uma pequena proporção dos documentos da organização. Caso contrário, computadores especialmente dedicados ou mesmo uma rede segura separada que não esteja conectada a uma rede aberta de computadores e à Internet geralmente são instalados para trabalhar com esses documentos. Porém, neste caso, está previsto trabalhar com documentos ao nível do DSP, mas não com documentos que contenham segredos de Estado.

A parte principal dos “Requisitos para sistemas de informação de gestão eletrónica de documentos...” é uma descrição de como os processos de documentação de gestão devem ser estruturados no SED.

Ressalta-se que o SED deve garantir o trabalho com todos os tipos e categorias de documentos e minutas de documentos da organização.

O EDMS utilizado pelas agências governamentais deve garantir a interação com sistemas interdepartamentais de gerenciamento eletrônico de documentos (IDF), interação eletrônica interdepartamental (IEIC) e outros sistemas de informação.

O trabalho do EDMS deve cumprir o disposto no GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de normas para informação, biblioteca e publicação. Gerenciamento de documentos. Requisitos gerais", inclusive no domínio da garantia da autenticidade, integridade e fiabilidade de um documento eletrónico, bem como as Regras para o trabalho de escritório nas autoridades executivas federais, aprovadas pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 15 de junho de 2009 No. .477 (cláusulas 9 e 11 dos Requisitos).

O EDMS deve fornecer todos os processos básicos de escritório:

Guardar um documento ou informação sobre um documento (minuta de documento) no SED (seu registo ou, nos termos dos Requisitos, introdução do documento no sistema):

Levar o documento ao executor (usuário EDS) para aprovação da assinatura do documento da transferência (envio) do documento;

“armazenamento e contabilização de documentos, de acordo com as instruções para trabalhos de escritório do poder executivo federal, bem como disciplina, preparação de materiais de referência e arquivamento de documentos em arquivo”, ou seja, controle de execução, informação e trabalho de referência , armazenamento e contabilidade contínuos, incluindo preparação de documentos para transferência para arquivo estadual ou para armazenamento em depósito.

sobre o usuário do SED do poder executivo federal que executou a ação;

sobre a data e hora da ação;

na inserção de documentos e projetos de documentos no EDMS;

sobre a movimentação de uma seção (subseção) no esquema de classificação;

sobre alterações nas instruções sobre prazos de armazenamento e ações subsequentes com documentos;

Uma característica especial do trabalho de escritório é a presença de uma função para registrar todas as ações do usuário e eventos do sistema. Ou seja, tudo o que acontece no EDMS - cria-se ou cadastra-se um documento, simplesmente visualiza-se um arquivo, faz-se uma edição - toda essa informação fica armazenada em arquivos de serviço especiais, que permitem dizer sempre quem e quando olhou. ou editou o documento (cartão de documento). Separadamente, os Requisitos estipulam que é obrigatório registrar a data e hora de entrada do documento no sistema. Essas informações ficam registradas tanto na ficha de registro (metadados do documento) quanto nas informações de controle (protocolo de ações no EDMS).

sobre a imposição e levantamento da proibição de destruição de uma secção (subsecção) do esquema de classificação;

sobre qualquer alteração ou destruição de metadados pelo usuário do EDMS;

sobre alterações nos direitos de acesso a documentos;

na transferência de documentos;

na destruição de documentos;

sobre a impressão de um documento ou metadados.

sobre as ações praticadas pelo administrador do EDMS do poder executivo federal durante o exame do valor do documento, realizado de acordo com a Lei Federal de 22 de outubro de 2004 nº 125-FZ “Sobre Arquivos na Rússia Federação";

Os requisitos do Ministério das Telecomunicações e Comunicações de Massa da Federação Russa dividem os processos de escritório apoiados pelo EDMS nos seguintes grupos:

b) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por meio do sistema interdepartamental de gerenciamento eletrônico de documentos;

c) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por meio de sistema de interação eletrônica interdepartamental;

d) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por email;

a) processamento de documentos de entrada e saída criados ou recebidos pela organização e incluídos no FOV EDMS por meio de registro, digitalização e criação de imagem eletrônica de documentos (incluindo documentos recebidos por meio de serviços postais, telecomunicações e comunicações de correio expresso);

e) processamento de documentos internos no SED.

Se o documento for recebido em papel, a entrada do documento no SED inclui o seu registo, digitalização e criação de imagem eletrónica do documento.

Se o documento for recebido em formato eletrônico, a inserção do documento no SED significa carregá-lo no SED, registro com proibição de alteração do documento recebido.

O esquema de classificação geralmente é baseado na nomenclatura dos assuntos da organização.

Ao trabalhar com um documento, não apenas resoluções, mas também comentários e instruções sobre o documento podem ser inseridos no EDMS. Para assinar (e, se necessário, aprovar) um documento, o EDMS prevê a possibilidade de vinculação de fundos de acordo com a Lei Federal “Sobre Assinatura Eletrônica”.4

No envio de documentos pelos métodos tradicionais (em papel), o EDMS permite a sobreimpressão de envelopes e a impressão de mailing lists.

Os prazos de armazenamento dos documentos incluídos nas respectivas seções (subseções) são estabelecidos de acordo com a Lista de documentos arquivísticos de gestão padrão gerados no curso das atividades de órgãos estaduais, governos locais e organizações, indicando os prazos de armazenamento, aprovada por Despacho de o Ministério da Cultura da Federação Russa datado de 25 de agosto de 2010 nº 558.5

De acordo com os prazos de armazenamento estabelecidos, o SED deve assegurar as seguintes ações:

manter o documento permanentemente;

realizar um exame do valor dos documentos;

no final do ano civil, criar documentos na forma prescrita: um ato sobre a destinação para destruição de documentos (seções) com prazos de armazenamento vencidos e um inventário de documentos com prazo de armazenamento permanente e de longo prazo (mais de 10 anos) ;

alocar documentos para destruição (retirar do sistema) enquanto armazena informações sobre a alocação de documentos para destruição no EDMS;

transferir documentos para armazenamento para outro local de armazenamento (sistema automatizado), incluindo a exportação de seções anuais de documentos para armazenamento permanente para transferência para arquivos estaduais para armazenamento e exportação de seções anuais de documentos sobre pessoal para transferência para arquivos de documentos sobre pessoal.

Os Requisitos contêm uma disposição para garantir períodos de armazenamento de pelo menos cem anos. No entanto, atualmente tais tecnologias estão em fase de desenvolvimento, e o autor não tem conhecimento de nenhum EDMS que possa fornecer períodos tão longos de armazenamento de documentos juridicamente significativos em formato eletrônico.

Os Requisitos considerados do Ministério de Telecomunicações e Comunicações de Massa da Federação Russa complementam aqueles desenvolvidos pela VNIIDAD “Requisitos funcionais de arquivamento e gerenciamento de documentos para sistemas de informação que garantem o fluxo eletrônico de documentos no processo de atividades internas das autoridades executivas federais”. São importantes tanto para os colaboradores dos serviços de escritório como para os colaboradores dos departamentos de informática que asseguram a implementação ou configuração de sistemas de gestão de registos eletrónicos e de gestão documental (SED).

O autor pode ser contatado em: kouznets @yandex .ru Ordem do Ministério das Comunicações e Comunicações de Massa da Federação Russa datada de 2 de setembro de 2011 N 221, registrada no Ministério da Justiça da Federação Russa em 15 de novembro de 2011 No. 22304. Publicado no portal “Arquivos da Rússia” em: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf Lei Federal de 06/04/2011 nº 63-FZ “ Sobre Assinatura Eletrônica” (conforme alterado em 28/06/2014).

Registrado no Ministério da Justiça da Federação Russa em 8 de setembro de 2010, registro nº 18380.

Um dos subsistemas funcionais do CIS empresarial é o sistema de gestão eletrónica de documentos (EDMS), que tem como objetivo aumentar a eficiência da gestão dos sistemas económicos baseados na automatização da gestão documental e dos processos de negócio, todos os tipos de trabalho com documentos , garantindo e coordenando as atividades conjuntas de todos os participantes do processo de gestão.

Os sistemas de gestão eletrónica de documentos em fase de criação devem cumprir os requisitos básicos do CIS. Escalabilidade.

É desejável que o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos possa suportar várias unidades e vários milhares de usuários, e a capacidade do sistema de aumentar sua potência seja determinada apenas pela potência do hardware correspondente. O cumprimento deste requisito pode ser garantido através do suporte a servidores de bancos de dados industriais produzidos por empresas como Sybase, Oracle, Informix, etc., que existem em quase todas as plataformas de software e hardware possíveis, proporcionando assim a mais ampla gama de produtividade. Distribuição.

Os principais problemas ao trabalhar com documentos surgem em organizações distribuídas geograficamente, portanto a arquitetura dos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos deve suportar a interação de sites distribuídos. Além disso, sites distribuídos podem ser unidos por canais de comunicação das mais diversas velocidades e qualidades. Além disso, a arquitetura do sistema deve suportar a interação com usuários remotos. J. Modularidade,

É bem possível que o cliente não precise implementar imediatamente todos os componentes do sistema de fluxo de documentos e, às vezes, a gama de tarefas resolvidas pelo cliente seja menor do que toda a gama de tarefas de fluxo de documentos. Então é óbvio que o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve consistir em módulos separados e integrados entre si. Um sistema de gestão eletrónica de documentos não pode e não deve existir isoladamente de outros sistemas, por exemplo, quando é necessário integrar o sistema com outros sistemas aplicativos, em particular um programa de contabilidade. Para isso, o sistema de gestão documental deve suportar padrões comuns de processamento e transmissão de dados e ter interfaces abertas para possível modificação e integração com outros sistemas.

4. Proteção da documentação eletrônica

O diagrama geral da proteção à saúde no empreendimento, apresentado na Fig. 8, reflete o sistema de organização e eventos técnicos de acordo com o ZD.

As medidas organizacionais determinam:

funções profissionais do pessoal envolvido no processamento de dados;

para operações críticas, o controle e a execução da operação deverão ser realizados por dois funcionários que possuam chaves diferentes;

devem ser fornecidas condições para armazenamento confiável do banco de dados;

É proibida a transferência de dados para outros locais (empresas, organizações) a menos que aí sejam fornecidas condições de proteção confiáveis;

Para salvar os dados em caso de força maior, deve ser desenvolvido um plano de evacuação.

De grande importância é o controle da saúde, que se divide em dois tipos:

Verificação ou auditoria externa (realizada por terceiros);

verificação interna (interna). A tecnologia inclui as seguintes atividades de verificação:

documentação do sistema;

documentação de projeto (edifícios, instalações, centros de informática);

documentação de projeto de software;

documentos de usuário de orientação sobre software e sistema operacional;

emprego (acesso) e sua gestão;

revisões de código-fonte;

nomes de arquivos e pastas de dados (diretórios);

todas as mídias de armazenamento;

acesso ao terminal;

listas de usuários e seus direitos;

protocolos de console;

registros do sistema;

registros de falhas de hardware e software;

Protocolos para processamento eletrônico de dados e alterações de dados pessoais, etc.

Como resultado das ações realizadas, é criado um check list, que pode ser realizado por meio de software especial ou de domínio público em dois tipos de mídia: cópia impressa (papel) e meio eletrônico.

Como medidas técnicas de proteção são usados assinaturas eletrônicas e envelopes eletrônicos.

Assinatura eletrônica é uma sequência especial de caracteres adicionada ao texto para garantir sua autenticidade. É obtido por meio de transformações matemáticas complexas do próprio texto e de um número especial K, chamado de chave secreta. Obviamente, qualquer pessoa não autorizada, ao alterar o texto, deverá fazer as alterações correspondentes na assinatura. Porém, conhecendo um de seus componentes – o texto, ele não conhece o outro – a chave, e, portanto, não pode fazer tais alterações. Ao verificar uma assinatura, são realizadas ações opostas àquelas com as quais foi obtida, mas em vez da chave secreta, está envolvido outro número - a chave pública. Naturalmente depende da chave secreta, mas de forma que seja impossível obter a chave secreta a partir da chave pública. Dessa forma, você pode enviar sua chave pública a todos os assinantes sem se preocupar em protegê-la. Mesmo que caia nas mãos de outra pessoa, suas informações não serão adulteradas. Este método de criação e distribuição de chaves é chamado de princípio de distribuição de chave aberta.

O mesmo princípio é usado ao lacrar uma carta em envelope eletrônico . Duas chaves são utilizadas para o selamento: a sua chave privada e a chave pública do assinante a quem a carta se destina. A partir dessas duas chaves, uma chave comum é criada. Também é usado na impressão, mas neste caso acontece o contrário - do seu chave pública e a chave secreta do seu assinante (esses dois pares são projetados de forma que as chaves compartilhadas sejam iguais).

Isso é conveniente, em primeiro lugar, porque você não precisa se encontrar pessoalmente com todos os assinantes para alterar as chaves - você só precisa enviar as chaves por e-mail e, em segundo lugar, porque você cria e envia a mesma chave para todos.

Precauções a serem tomadas para transmissão segura de documentos pela Internet

Integração no nó central de um complexo de hardware e software que desempenha as funções de firewall.

Filtragem de pacotes e autenticação de usuários.

Fornecer comunicação interna entre nós por meio de uma intranet corporativa que possui endereços IP locais que não estão registrados na Internet e, portanto, não acessíveis do mundo externo.

Cercar o acesso à rede externa com um servidor proxy, que converte endereços IP internos em globais, limita o tráfego de entrada e saída e registra sites externos visitados pelos usuários.

A utilização de diferentes protocolos em servidores locais contendo bases de dados particularmente importantes e em servidores Web, o que dificulta o acesso não autorizado às bases de dados. Isto pode reduzir um pouco os benefícios da tecnologia Web.

Implementação de mecanismos de controlo de acessos no próprio sistema de gestão documental (lista de controlo de acessos, níveis de acesso, funções, grupos de utilizadores, encriptação, etc.).

Requisitos para o EDMS do Ministério de Telecomunicações e Comunicações de Massa da Rússia

Requisitos para desempenho do EDMS

Requisitos para registrar todas as transações no EDMS

Requisitos para funcionalidade EDMS

Exame de valor e armazenamento de arquivo em EDMS

O uso de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos e gerenciamento de escritório (EDMS) começou em meados da década de 1990. No entanto, a implementação do EDS em escala estadual só se generalizou nos últimos cinco anos. O principal incentivo aqui foi o despacho do Governo da Federação Russa de 12.02.2011 nº 176-r, que aprovou o Plano de Ação para a transição dos órgãos executivos federais para o fluxo de documentos sem papel e o Decreto do Governo da Federação Russa de 09.06.2012 nº 890 “Sobre medidas para melhorar o fluxo eletrônico de documentos em órgãos governamentais” .

Embora os EDMS fossem utilizados exclusivamente como sistemas intra-institucionais, a sua diversidade e incompatibilidade entre si não era um problema significativo. Mas com o início da transição para um espaço de informação unificado e a organização da gestão eletrónica interdepartamental de documentos, surge a necessidade de unificar os EDS, garantir a sua compatibilidade com os sistemas nacionais de troca de documentos, interação eletrónica e armazenamento de arquivos. GOST R 53898-2010 visa parcialmente resolver problemas de interação entre sistemas EDMS. “Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos. Interação de sistemas de gerenciamento de documentos. Requisitos para uma mensagem eletrônica."

“Requisitos para sistemas de informação de gerenciamento eletrônico de documentos...” destinam-se ao poder executivo federal, mas de acordo com o art. 11 da Lei Federal nº 149-FZ, de 27 de julho de 2006, também se aplica a outros órgãos estaduais e governos locais. As organizações comerciais têm o direito de organizar EDS a seu critério, mas dado o papel do Estado em nosso país, normalmente todas as organizações comerciais de grande e médio porte se orientam pelas regras estabelecidas pelo Estado para a comodidade da interação com os órgãos governamentais. .

Consideremos as disposições mais interessantes dos Requisitos... O Ministério das Telecomunicações e Comunicações de Massa da Rússia.

Um dos principais requisitos para um EDMS é a sua escalabilidade, tanto em termos do número de estações de trabalho conectadas como do número de documentos contidos no EDMS. Deve-se levar em consideração que os modernos sistemas de gestão documental são utilizados por quase todos os funcionários da organização que trabalham com documentos, e a tendência geral é a utilização tanto de estações de trabalho fixas quanto de acesso a documentos a partir de dispositivos móveis, acesso remoto ao sistema. Quanto à quantidade de documentos armazenados no SED, deve-se ter em mente que como o sistema armazena não apenas os documentos finais preenchidos e assinados, mas também as versões intermediárias de trabalho, a quantidade de arquivos, minutas de documentos e documentos recebidos no SED por ano é várias vezes superior ao número total de documentos registados pelo serviço da instituição de ensino pré-escolar (entrada, saída e interna). Os requisitos estipulam que o EDMS deve garantir o armazenamento de todos os documentos por um período de pelo menos 5 anos, mas na prática é necessário focar em períodos de pelo menos 10-15 anos, pois é este o período durante o qual os documentos em eletrônico formulário continuam a ser usados ativamente, especialmente a cláusula 20 pp. f) os mesmos Requisitos prevêem a possibilidade de armazenamento de documentos por até cem anos.

Um parâmetro importante do EDMS é a sua velocidade. Se o complexo de hardware e software (servidor EDS) não for suficientemente produtivo para um determinado número de usuários trabalhando simultaneamente no sistema e (ou) para um determinado volume do banco de dados (número de documentos no sistema), então os funcionários terão que aguardar a abertura do cartão do documento ou do próprio documento, pois a produtividade dos funcionários cai. Portanto, os Requisitos contêm parâmetros de tempo que o desempenho do EDMS deve atender:

– tempo para obter acesso ao EDMS - não mais que três segundos;

– tempo para obter acesso ao cartão criado durante o registro do documento e contendo dados que descrevem o contexto, conteúdo, estrutura do documento, ações realizadas com o documento durante a preparação, consideração, execução e armazenamento, bem como dados de identificação (metadados) - não mais de cinco segundos.

Em qualquer sistema pode ocorrer uma falha, tanto de software quanto de hardware. Mas uma falha do EDMS impossibilita que todos os funcionários da organização trabalhem com documentos, portanto, os Requisitos estabelecem limites estritos para o tempo de inatividade em caso de falhas e reinicializações do EDMS - não mais que 30 minutos. O EDMS também deve fornecer notificação automática aos usuários sobre falhas do sistema. Em primeiro lugar, costumam configurar a notificação automática via SMS e e-mail ao administrador e ao tecnólogo EDMS.

Outra situação comum é que por algum motivo o documento seja danificado ou apagado acidentalmente pelo usuário. Os requisitos estipulam que, neste caso, o documento eletrônico deve ser restaurado a partir de uma cópia de segurança em até 30 minutos. A organização, de acordo com os Requisitos, deve ter pelo menos uma cópia de segurança dos documentos eletrônicos armazenados no EDMS. Porém, na prática, para garantir a segurança, são criadas pelo menos duas cópias de backup, preferencialmente em mídias diferentes. Isso minimiza o risco de perda de documentos eletrônicos.

O coeficiente de confiabilidade do EDMS deve ser de pelo menos 0,98.

Outro indicador é o nível de segurança do EDMS contra acessos não autorizados. Para órgãos governamentais que trabalham com documentos restritos, esta deve ser uma certificação de pelo menos classe 1G. Porém, devido ao alto custo de criação e operação de GED seguro, costumam tentar trabalhar com documentos restritos na modalidade tradicional, em papel, já que costumam constituir uma pequena proporção dos documentos da organização. Caso contrário, computadores especialmente dedicados ou mesmo uma rede segura separada que não esteja conectada a uma rede aberta de computadores e à Internet geralmente são instalados para trabalhar com esses documentos. Porém, neste caso, está previsto trabalhar com documentos ao nível do DSP, mas não com documentos que contenham segredos de Estado.

Ressalta-se que o SED deve garantir o trabalho com todos os tipos e categorias de documentos e minutas de documentos da organização.

O trabalho do EDMS deve cumprir o disposto no GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de normas para informação, biblioteca e publicação. Gerenciamento de documentos. Requisitos gerais", inclusive no domínio da garantia da autenticidade, integridade e fiabilidade de um documento eletrónico, bem como as Regras para o trabalho de escritório nas autoridades executivas federais, aprovadas pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 15 de junho de 2009 No. .477 (cláusulas 9 e 11 dos Requisitos).

O EDMS deve fornecer todos os processos básicos de escritório:

Guardar um documento ou informação sobre um documento (minuta de documento) no SED (seu registo ou, nos termos dos Requisitos, introdução do documento no sistema):

Levar o documento ao executor (usuário EDMS)

Aprovação de documento

Assinando o documento

Transferência (envio) do documento;

“armazenamento e contabilização de documentos, de acordo com as instruções para trabalhos de escritório do poder executivo federal, bem como controle da disciplina de execução, preparação de materiais de referência e arquivamento de documentos em arquivo”, ou seja, controle de execução, informação e trabalhos de referência, armazenamento atual e contabilidade, incluindo preparação de documentos para transferência para o arquivo estadual ou armazenamento depositário.

sobre o usuário do SED do poder executivo federal que executou a ação;

sobre a data e hora da ação;

na inserção de documentos e projetos de documentos no EDMS;

sobre a movimentação de uma seção (subseção) no esquema de classificação;

sobre alterações nas instruções sobre prazos de armazenamento e ações subsequentes com documentos;

sobre a imposição e levantamento da proibição de destruição de uma secção (subsecção) do esquema de classificação;

sobre qualquer alteração ou destruição de metadados pelo usuário do EDMS;

sobre alterações nos direitos de acesso a documentos;

na transferência de documentos;

na destruição de documentos;

sobre a impressão de um documento ou metadados.

Os requisitos do Ministério das Telecomunicações e Comunicações de Massa da Federação Russa dividem os processos de escritório apoiados pelo EDMS nos seguintes grupos:

a) processamento de documentos em papel de entrada e saída criados ou recebidos pela organização e incluídos no FOV EDMS, registrando, digitalizando e criando uma imagem eletrônica de documentos (incluindo documentos recebidos por meio de serviços postais, telecomunicações e comunicações de correio expresso);

b) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por meio do sistema interdepartamental de gerenciamento eletrônico de documentos;

c) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por meio de sistema de interação eletrônica interdepartamental;

d) processamento de documentos eletrônicos recebidos ou transmitidos por email;

e) processamento de documentos internos no SED.

Nas organizações que não sejam órgãos governamentais, as alíneas b) e c) estão ausentes, os documentos são recebidos apenas através dos canais de comunicação tradicionais ou por e-mail;

Se o documento for recebido em papel, a entrada do documento no SED inclui o seu registo, digitalização e criação de imagem eletrónica do documento.

O esquema de classificação geralmente é baseado na nomenclatura dos assuntos da organização.

No envio de documentos pelos métodos tradicionais (em papel), o EDMS permite a sobreimpressão de envelopes e a impressão de mailing lists.

De acordo com os prazos de armazenamento estabelecidos, o SED deve assegurar as seguintes ações:

manter o documento permanentemente;

realizar um exame do valor dos documentos;

alocar documentos para destruição (retirar do sistema) enquanto armazena informações sobre a alocação de documentos para destruição no EDMS;

Os Requisitos considerados do Ministério de Telecomunicações e Comunicações de Massa da Federação Russa complementam aqueles desenvolvidos pela VNIIDAD “Requisitos funcionais de arquivamento e gerenciamento de documentos para sistemas de informação que garantem o fluxo eletrônico de documentos no processo de atividades internas das autoridades executivas federais”. São importantes tanto para os colaboradores dos serviços de escritório como para os colaboradores dos departamentos de informática que asseguram a implementação ou configuração de sistemas de gestão de registos eletrónicos e de gestão documental (SED).