Tipos de sistemas de documentação unificados. Sistema de documentação unificado

3.7. Períodos de armazenamento de documentação pessoal Os períodos de armazenamento de documentação pessoal são regulamentados pela Lista de padrões documentos de gestão, formado nas atividades das organizações, aprovado. Rosarkhiv em 6 de outubro de 2000 (conforme alterado em 27 de outubro de 2003) (doravante -

1.1. Atos legislativos da Federação Russa no domínio da informação e documentação A legislação da Federação Russa regulamenta princípios gerais organização de apoio documental à gestão de organizações e empresas A lei básica que rege.

9.3 Sobre suporte de informações para documentação regulatória Disponibilidade de informações sobre padrões nacionais desenvolvidos e adotados, classificadores técnicos e econômicos totalmente russos, bem como esses próprios documentos para usuários, inclusive estrangeiros,

O sistema de documentação é um conjunto de documentos interligados de acordo com sua origem, finalidade, tipo, escopo de atividade e requisitos uniformes para sua execução.

As funções de gestão em todas as organizações são do mesmo tipo, portanto os documentos para cada função devem ser iguais em tipo e forma. Trazer documentos para uniformidade ideal em composição e forma é chamado de unificação de documentos. A forma unificada de um documento é um conjunto de detalhes estabelecidos de acordo com as tarefas que estão sendo resolvidas em um determinado ramo de atividade e localizados em uma determinada ordem em um meio de armazenamento.

Eles unificam não apenas documentos individuais, mas também sistemas de documentação como um todo.

Sistemas de documentação unificados

Um sistema unificado de documentação (UDS) é criado de acordo com regras e requisitos uniformes e deve conter as informações necessárias à gestão em um determinado ramo de atividade.

Normalmente, consiste em um ou dois padrões estaduais, um conjunto de formulários unificados totalmente russos interconectados que fornecem apresentação documentada de dados em certos tipos de atividades econômicas, meios de conduzi-los, regulatórios e documentos metodológicos no seu desenvolvimento, gestão e aplicação. Os desenvolvedores diretos de formulários específicos de documentos e sistemas de documentação são ministérios (departamentos) que coordenam um determinado setor de atividade.

Lista de sistemas de documentação unificados

Todos os documentos sobre os tipos de atividades neles refletidos estão divididos em dois grandes grupos. O primeiro são documentos sobre questões gerais e questões administrativas, ou seja sobre questões de gestão geral de uma empresa (organização) e suas atividades produtivas. Esses documentos podem ser elaborados por funcionários de todos os departamentos da empresa. O segundo grupo são documentos sobre funções de gestão. Esses documentos são elaborados pelos funcionários autoridades financeiras, departamentos de contabilidade, planejamento, suprimentos e vendas e outros departamentos funcionais.

Os documentos são classificados por nome: ofícios, despachos, protocolos, atos, memorandos, contratos, etc. O design de todos esses documentos é unificado, mas em conteúdo eles podem ser completamente diferentes:

por local de compilação: interno (documentos elaborados por funcionários de uma determinada empresa) e externo (documentos provenientes de outras empresas, organizações e indivíduos);

por formulário: individual, quando o conteúdo de cada documento possui características próprias (por exemplo, memorandos), estêncil, quando parte do documento é impressa e parte preenchida na compilação, e padrão, criado para um grupo de empresas semelhantes. Via de regra, todos os documentos padrão e de tela são impressos por tipografia ou em máquinas duplicadoras;

por prazos: urgente, exigindo execução dentro certo período e não urgentes, para os quais não há prazo estabelecido;

por origem: oficial, afetando os interesses da empresa, organização, e pessoal, relativo a pessoa específica e estar registrado;

por tipo de desenho: original, cópias, extratos, duplicatas;

por meio de registro: documentos escritos, gráficos, fotográficos e cinematográficos, etc.

Um original é uma cópia assinada e devidamente executada de um documento lavrado pela primeira vez.

Uma cópia é uma reprodução repetida e absolutamente precisa do original (marcada como “cópia”), certificada na forma prescrita pelo funcionário competente. Nas cópias de documentos oficiais que exijam identificação especial, em obrigatório A assinatura e o selo do gerente estão afixados.

Às vezes, o trabalho não requer uma cópia do documento original, mas um extrato de uma ou outra seção dele. Ao preparar um extrato, é necessário indicar de qual documento ele foi feito. A exatidão da declaração é confirmada pelas assinaturas funcionários e selar. As empresas e organizações têm o direito, caso o proprietário perca um documento original, de lhe emitir uma segunda via correspondente (marcada como “duplicada”), tendo o mesmo força legal com o original.

O sistema de documentação administrativa está dividido em três grupos de documentos por tipo de documento.

• 1. Documentação organizacional e administrativa (ORD) - regulamentos, cartas, instruções, ordens, decisões, protocolos, mesa de pessoal, regulamentos, etc., telegramas, mensagens telefônicas, relatórios, oficiais, explicativos, notas explicativas, certificados, atos, etc.
• 2. Documentação de referência e informação (DI) - cartas, telegramas, mensagens telefônicas, relatórios, notas oficiais, explicativas, explicativas, certidões, atos, etc.
• 3. Documentos de pessoal (DLS) - pedidos, arquivos pessoais, declarações, livros de trabalho, características, questionários, currículos, contratos, etc.

Sistema Unificado de Documentação (UDS), segundo definição padronizada, é “um sistema de documentação criado de acordo com regras e requisitos uniformes, contendo as informações necessárias à gestão em determinado ramo de atividade”. Como vemos, esta definição reflete a essência de dois conceitos: “sistemas de documentação” e “unificação de documentos”.

Se um sistema de documentação é formado com base nas necessidades de documentação de uma determinada atividade, então um sistema de documentação unificado é o resultado da unificação dos documentos deste sistema: trazer documentos para sistema unificado, forma, uniformidade e redução do conjunto original de formulários ou tipos de documentos, seus indicadores e detalhamento. A unificação leva necessariamente ao estabelecimento de uniformidade racional na documentação por um período bastante longo.

Um sistema de documentação unificado contribui para:

• 1) redução do custo do trabalho manual nos processos de informação (como resultado, é necessário um mínimo de esforço de uma pessoa para preencher ou ler documentos);
• 2) o uso generalizado da tecnologia de computação eletrônica, uma vez que formas unificadas de documentos são convenientes para o processamento eletrônico (isso é conseguido garantindo a compatibilidade de software, técnica e informacional dos documentos, desenvolvendo formulários adequados de documentos, classificadores, dicionários, etc.);
• 3) racionalização dos fluxos de informação;
• 4) redução do número de documentos;
• 5) melhoria adicional da cultura documental e da cultura informacional em geral.

Tudo isto em conjunto permite aumentar a eficiência da gestão, uma vez que se consegue maior eficiência na obtenção de informação de qualidade, reduz-se o número de erros nos documentos, reduz-se as operações manuais, aumenta-se o carácter criativo do trabalho de gestão e os custos financeiros. de trabalhar com documentos são reduzidos.

O que foi dito acima se aplica não apenas a Esfera russa trabalhando com documentos. Assim, de acordo com estudos realizados nos EUA, o custo de uma carta de serviço composta e impressa individualmente atingiu o valor de 3 dólares e 75 centavos, enquanto o custo de elaboração de uma carta modelo, ou seja, documento unificado, era igual a apenas 25 centavos.

A padronização é uma forma de consolidação jurídica dos resultados da unificação. Portanto, o USD é um conjunto de normas estaduais que definem, em primeiro lugar, as principais disposições do sistema unificado e, em segundo lugar, a forma uniforme de todos os documentos nele incluídos. Em outras palavras, o sistema de documentação unificado (UDS) inclui: 1) padrões estaduais; 2) formas unificadas de documentos, 3) diretrizes em sua aplicação. O núcleo de todo o USD é composto por formulários de documentos unificados.

Formulário de documento unificado- trata-se de “um conjunto de detalhes estabelecidos de acordo com as tarefas que estão sendo resolvidas em um determinado ramo de atividade e localizados em uma determinada ordem em um meio de armazenamento”.

Dependendo do nível de aprovação, eles são divididos nas seguintes categorias:

• - totalmente russo;
• - indústria (departamental);
• - formulários de documentos dos súditos da Federação;
• - formulários de documentos de associações, empresas, organizações.

Os formulários unificados de toda a Rússia são intersetoriais. Esses formulários são utilizados para documentar processos de gestão típicos inerentes a todas as organizações, independentemente dos tipos de atividades e formas jurídicas. Esses formulários são aprovados em nível federal. Os desenvolvedores de formulários unificados em nível totalmente russo são a Agência Federal de Arquivos, Serviço federal estatísticas estaduais, Ministério das Finanças da Rússia, Banco Central da Federação Russa. Os formulários nacionais unificados de documentos são obrigatórios para uso em todas as instituições, organizações e empresas, independentemente de sua subordinação e forma de propriedade. Um exemplo de formas unificadas de documentos em nível nacional podem ser as formas unificadas de documentação contábil primária para contabilização do trabalho e seu pagamento, aprovadas pela resolução Comitê Estadual Federação Russa de acordo com estatísticas datadas de 5 de janeiro de 2004 nº 1.

Juntamente com os sistemas de documentação intersetorial, existem formas de documentos que refletem as especificidades do suporte de informação para setores de atividade específicos ou organizações individuais. Esta especificidade pode ser de dois tipos: 1) especial requisitos adicionaisàs informações para a resolução de funções padrão de gestão, por exemplo, registro de admissão, transferência e demissão de pessoal da educação, saúde, etc.; 2) actividade específica, para cuja implementação este ou aquele ramo de actividade e a sua gestão foram, de facto, constituídos. Este tipo certamente existe documentação específica, pois esses documentos registram as principais atividades da indústria, por exemplo, documentação de saúde (receitas, licença médica, histórico médico, etc.); documentação para assuntos de arquivo(inventário de cases, fichas de certificação, guias, etc.); documentação da produção de exploração geológica (mapas, perfis, registos de poços, etc.); documentação educacional (horários, relatórios de progresso, programas de cursos, etc.). Questões de determinação da composição desta documentação, seu conteúdo informativo, organização interna e o registro é realizado por departamentos e (ou) outras organizações oficialmente designadas como líderes em um determinado campo de atividade, por exemplo, a Biblioteca Estatal Russa - para outras bibliotecas do país. Os formulários de documentos específicos do setor são de natureza regulatória dentro do sistema administrativo (departamental), por exemplo, documentação judicial, notarial, etc., ou para todas as organizações envolvidas em atividades específicas, por exemplo, seguros, documentação médica, etc.

Os formulários de documentos das entidades constituintes da Federação são aprovados em nível de regiões, regiões, territórios, repúblicas, órgãos governo local e refletir as especificidades da documentação das atividades dessas entidades. O uso de tais formulários se aplica a organizações e instituições sob a jurisdição das entidades constituintes relevantes da Federação Russa.

Os formulários de documentos para associações, empresas e organizações são desenvolvidos, aprovados e aplicados em nível local.

A unificação do formulário dos documentos permite melhorar a sua qualidade, uma vez que o conteúdo do formulário unificado inclui o número ideal de indicadores comparáveis ​​​​e detalhes necessários. Este formulário é racional em termos de disposição dos detalhes e oferece formas convenientes de preenchimento e compilação. A utilização de formulários unificados na prática tem um efeito significativo ao reduzir os custos de elaboração, produção, processamento de documentos, sua transmissão e processamento. Tudo isso permite agilizar a passagem de documentos na organização e otimizar o fluxo documental. Melhorar o conteúdo dos documentos permite melhorar a sua qualidade e otimizar as tarefas de gestão, obtendo a informação necessária e suficiente.

Os resultados da unificação da composição dos documentos são registrados na Tabela de Formulários de Documentos, e os resultados da unificação dos formulários de documentos são registrados no Álbum de Formulários de Documentos.

Com o objetivo de reduzir o número de formulários documentais utilizados, numa base estritamente legal e funcional, em ministérios, departamentos e organizações específicas, com base nos resultados da unificação, estão a ser desenvolvidas Tabelas de formulários unificados de documentos.

Tabela de formas unificadas de documentos- esta é “uma lista de formas unificadas de documentos aprovados para uso”.

Uma Tabela de Formulários aproximada é um documento normativo único, que é uma lista de formulários unificados de documentos necessários e suficientes para a execução das funções e tarefas das atividades de gestão de uma empresa, com suas características estatuto jurídico, as principais etapas de preparação e aprovação, apresentação e estabelecimento formulário obrigatório. Na prática, o boletim é de uma maneira real agilizar o processo de documentação ou elaboração de documentos, criar um esquema visual para registrar todos os tipos de atividades em documentos. O boletim estabelece regras rígidas para esse registro em relação ao local, horário, tomadores de decisão e forma documental. O Quadro de Horários deve incluir todos os documentos, independentemente de quem e em que suporte sejam produzidos.

Nas atividades atuais, a Tabela de Formulários de Documentos serve como livro de referência, contendo de forma ordenada os formulários de documentos utilizados pela organização para documentar suas próprias atividades de gestão, e permitindo uma busca rápida formulários necessários documentos que indiquem todas ou as principais etapas de preparação e execução do documento.

A folha de formulário do documento destina-se a:

• - otimização da composição dos formulários documentais utilizados na organização e sua consolidação em um único documento normativo;
• -classificação dos formulários documentais utilizados nas atividades da organização por funções e áreas de atuação;
• - unificação e consolidação normativa procedimentos de preparação de documentos na organização;
• - unificação de formulários de documentos;
• - agilizar a base documental da organização, a fim de aumentar a eficiência da utilização das tecnologias de informação informática nas atividades de gestão.

A base jurídica para o desenvolvimento da Tabela de formas unificadas de documentos é a entrada correspondente em Sistema estadual documentação de apoio à gestão (GSDMOU): “a composição dos documentos de gestão criados nas organizações é determinada pela sua competência e funções, pelo procedimento de resolução de questões, pelo volume e natureza das relações entre as organizações e é fixada no quadro de documentos”. De acordo com a Instituição de Ensino Orçamental do Estado, cada organização deve elaborar uma folha de formulários documentais. É proibida a utilização de documentos não especificados na Tabela. A Instituição de Ensino Orçamental do Estado disponibiliza forma aproximada Tabela de formas unificadas de documentos organizacionais. É compilado em forma de tabela. A base do esquema Timesheet é a classificação das funções desempenhadas por todas as divisões da organização.

Juntamente com o desenvolvimento de uma Folha de Formulários Documentais, é aconselhável desenvolver um Álbum de Formulários Documentais, que contém os formulários documentais incluídos na Folha e consolida os resultados da unificação da composição e formas dos documentos da organização. Tanto o Álbum quanto a Folha de documentos são aprovados pelo chefe da organização. Com base no Álbum de Formulários de Documentos, são elaborados formulários de documentos.

O álbum de formulários documentais contém formulários unificados de documentos incluídos no Quadro de Horários e consolida os resultados da unificação da composição e formulários dos documentos da organização por funções de gestão.

Os formulários nacionais unificados de documentos são desenvolvidos tendo em conta a possibilidade do seu processamento informático. São de utilização obrigatória em todas as instituições, organizações e empresas, independentemente da sua subordinação e forma de propriedade.

Álbum de formulários de documentos- uma coleção de formulários unificados padrão de documentos necessários para suporte documental para a gestão desta organização, instituição, empresa específica

Um álbum de formulários de documentos em uma organização deve ser apresentado em duas versões:

• - papel (amostra de referência), que fica armazenado no serviço de gestão documental da organização (no escritório);
• - uma cópia eletrônica, que deverá estar em cada posto de trabalho automatizado.

As características dos álbuns de formas unificadas de documentos incluídos em sistemas unificados de documentação de gestão são:

• - uniformidade na construção dos formulários e regulamentação do conteúdo dos documentos incluídos em cada sistema; exclusão de dados duplicados de documentos, bem como de dados tradicionalmente neles incluídos, mas não utilizados na resolução de problemas específicos, o que permite obter uma entrada única de informação no processo de resolução de um problema de gestão;
• - unidade da terminologia utilizada e símbolos, que permite alcançar a comparabilidade dos indicadores na passagem de um nível de gestão para outro e de um sistema para outro a partir da unificação de algoritmos de geração de indicadores e documentos;
• - um determinado conjunto final de detalhes e indicadores para cada tipo de documento e a criação de modelos unificados de construção de tipos de documentos e formulários específicos;
• - estabelecimento regras uniformes compilação e execução de detalhes documentais comuns a todos os sistemas de documentação e especificados em casos de características específicas.

A utilização dos formulários Quadro de Horários e Álbum de Documentos garante:

• - conformidade dos formulários documentais utilizados com as tarefas a resolver;
• - eficiência na implementação das funções de gestão;
• - redução do tempo de trabalho despendido na preparação, execução e processamento de documentos.

Os DSDs são posicionados pelos órgãos de padronização e desenvolvedores como obrigatórios para quaisquer estruturas de gestão e organizações que usam várias tecnologias documentação de apoio à gestão (DOU).

O mais extenso em termos de tarefas e documentos é o complexo documentos regulatórios(padrões) e sistemas unificados de documentação de gestão desenvolvidos com base neles, incluindo várias centenas de formulários de documentos.

O conjunto mais completo de sistemas unificados de documentação de gestão e formas correspondentes de documentos é apresentado em Classificador totalmente russo documentação de gestão OK 011-931 (OKUD), onde cada tipo de documento recebeu uma designação de código próprio, determinado pela sua pertença a um dos USD e pela sua localização neste sistema. Esta designação de código confirma a conformidade com a amostra padrão aprovada para uso obrigatório.

Atualmente, existem os seguintes sistemas unificados de documentação de gestão na Federação Russa.