Novas regras para operação de arquivos: o que mudou? Novo documento regulamentar: Normas de organização do armazenamento, aquisição, registo e utilização de documentos nos arquivos das organizações Agrupamento de atos administrativos.

No dia 21 de setembro entraram em vigor as Normas para organização de armazenamento, aquisição, registro e utilização de documentos do Fundo Arquivístico Federação Russa e outros documentos de arquivo em órgãos poder estatal, órgãos governo local e organizações (aprovadas por despacho do Ministério da Cultura da Rússia datado de 31 de março de 2015 nº 526; doravante denominadas as novas Regras).

Quais eram suas diretrizes antes do lançamento das novas Regras?

Antes da aprovação das novas Regras, os arquivos das autoridades estaduais, governos locais, organizações (doravante denominados arquivos das organizações) eram guiados em seu trabalho pelas Regras Básicas para o Funcionamento dos Arquivos das Organizações e alguns arquivos das organizações utilizou um documento muito antigo - as Normas Básicas de Funcionamento dos Arquivos Departamentais. Ambos os documentos não eram documentos normativos, mas definiam seu status como normativos documento metodológico. Ao mesmo tempo, as Normas Básicas de 1985 tinham, na verdade, o status de documento normativo, pois foram aprovadas por despacho do Arquivo Principal, e as Normas Básicas de 2002 não foram aprovadas pelo Arquivo Federal, portanto não tinham o estatuto de documento normativo.

Por que motivo, diante das Normas Básicas de 2002, se tornou necessário desenvolver um novo documento, especificamente regulatório, sobre a organização armazenamento de documentos nos arquivos das organizações?

O fato é que em 2004 foi adotada a Lei Federal nº 125-FZ de 22 de outubro de 2004 “Sobre Assuntos de Arquivo na Federação Russa” (doravante denominada Lei Federal nº 125-FZ), que introduziu muitas inovações em a organização dos assuntos arquivísticos no país:

Extração

de Lei Federal Nº 125-FZ

Artigo 13. Criação de arquivos

1. Órgãos estatais, governos locais distrito municipal e distrito urbano são necessários para criar arquivos para armazenamento, aquisição, registro e utilização de documentos arquivísticos gerados no processo de suas atividades.

2. Organizações e cidadãos tem o direito de criar arquivos para fins de armazenamento de documentos arquivísticos gerados no exercício de suas atividades, inclusive para fins de armazenamento e utilização de documentos arquivísticos que não sejam de propriedade estadual ou municipal.

Artigo 17. Responsabilidades agências governamentais, governos locais, organizações e cidadãos envolvidos em atividade empreendedora sem educação pessoa jurídica, para garantir a segurança dos documentos de arquivo

1. Órgãos estaduais, órgãos governamentais locais, organizações e cidadãos que exerçam atividades empresariais sem constituir pessoa jurídica são obrigados a garantir a segurança dos documentos arquivísticos, inclusive documentos de pessoal, durante os períodos de armazenamento estabelecidos pelas leis federais e outros regulamentos atos jurídicos Federação Russa, bem como listas de documentos […]

Além disso, esta Lei Federal introduziu o conceito de propriedade de documentos de arquivo (os documentos podem ser estaduais (federais, de propriedade de entidades constituintes da Federação Russa), municipais, propriedade privada(organizações não governamentais e indivíduos)).

Além disso, por despacho do Ministério da Cultura da Rússia datado de 18 de janeiro de 2007 nº 19, as Regras para organizar o armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo em estado e arquivos municipais, museus e bibliotecas, organizações foram aprovadas Academia Russa Ciências (doravante denominadas Regras de 2007).

Estas duas circunstâncias, bem como o facto de as Normas Básicas não terem o estatuto de documento normativo, obrigaram-nos a recorrer ao desenvolvimento de um documento normativo que determinasse o procedimento de armazenamento de documentos nos arquivos das organizações.

“Que comentários haverá?”

Durante a elaboração do projeto do novo Regulamento, o documento foi amplamente discutido duas vezes entre os arquivistas:

a primeira vez - por funcionários de órgãos de gestão de arquivos nas entidades constituintes da Federação Russa, arquivos estaduais e municipais;
a segunda vez - por funcionários de órgãos federais poder executivo.

Mais de 400 comentários vieram apenas de arquivos estaduais e municipais. Todos os comentários recebidos foram cuidadosamente considerados e, na fase final, por um grupo de trabalho temporário, que incluía especialistas de Rosarkhiv e VNIIDAD. Deve-se notar que muitos comentários foram causados pelo desejo dos arquivistas de descrever com o máximo de detalhes possível os processos individuais das tecnologias arquivísticas utilizadas para garantir a preservação, registro, aquisição e uso de documentos nos arquivos das organizações, que, em princípio, era impossível de fazer, dado o estatuto do novo Regulamento como documento normativo.

Ao mesmo tempo, alguns comentários foram de natureza fundamental, por exemplo, a observação de que na secção “Aquisição” do projecto de novas Regras, a questão do exame do valor dos documentos não é apresentada de forma suficientemente consistente, em particular, devido a o facto de terem sido excluídas disposições relativas à nomenclatura dos casos. Considerando que actualmente a forma de nomenclatura dos negócios de uma organização e o procedimento para o seu desenvolvimento são definidos apenas em documento de natureza metodológica - Recomendações metodológicas para o desenvolvimento de instruções para trabalhos de escritório em órgãos federais poder executivo, ao finalizar a minuta do novo Regulamento, decidiu-se incluir na seção “Aquisição” as principais disposições sobre a nomenclatura dos casos, incluindo a forma da nomenclatura dos casos (consolidada e unidade estrutural).

Objetivo das novas regras

As novas Regras destinam-se a autoridades estaduais, governos locais, organizações que criam arquivos para armazenamento, compilação, registro e utilização de documentos arquivísticos gerados no processo de suas atividades.

Eles não se aplicam à organização de armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo que contenham informações que constituam segredos de Estado.

As Novas Regras são um documento regulatório. O seu estatuto regulamentar determina requisitos mais rigorosos para o seu conteúdo. As regras publicadas anteriormente (ver acima) incluíam não apenas normas (regras, requisitos), mas também recomendações e métodos sobre como essas normas deveriam ser aplicadas. Todas as disposições de caráter recomendatório, metodológico e descritivo estão excluídas do novo Regulamento. Foi nesta parte que o projecto deste Regulamento durante a discussão foi criticado pelos arquivistas, que afirmavam constantemente que o Regulamento deveria ser detalhado e conter não só as regras em si, mas também o mecanismo para a sua implementação.

Estrutura e conteúdo das novas Regras

As novas Regras consistem em sete seções:

Disposições gerais.
Organização do armazenamento de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo da organização.
Contabilização de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo da organização.
Completando o arquivo com documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo.
Organização do uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo da organização.
Transferência de documentos da organização para armazenamento no arquivo estadual (municipal).
Transferência de documentos durante a reorganização ou liquidação de uma organização, mudança do chefe do arquivo da organização.

Os apêndices das novas Regras fornecem documentos contábeis e outras formas utilizadas nos arquivos das organizações.

A sequência das principais seções deste Regulamento corresponde à Lei Federal nº 125-FZ e ao Regulamento de 2007, embora, como muitos especialistas observaram na fase de discussão, seria mais lógico começar com a aquisição e terminar com o uso.

As seções das novas Regras refletem as principais funções do arquivo da organização:

organizar o armazenamento de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo;
contabilidade de documentos;
completar o arquivo da organização com documentos;
organizar o uso de documentos de arquivo;
transferência de documentos para armazenamento no arquivo estadual (municipal).

Além disso, as novas Regras incluem uma seção “Transferência de documentos durante a reorganização ou liquidação de uma organização, mudança do chefe do arquivo da organização”.

Observe

Ao contrário das Regras Básicas de 2002, a Regra nº 526 não contém disposições relativas a aspectos organizacionais atividades do próprio arquivo (as metas e objetivos do arquivo, suas funções, direitos, etc. não estão definidos). Seu principal objetivo é estabelecer requisitos para a organização dos processos de armazenamento arquivístico de documentos, desde o preenchimento do arquivo da organização com documentos até a organização do uso de documentos.

Vejamos as seções com mais detalhes.

Seção I. Disposições gerais

Define base jurídica desenvolvimento e escopo do documento, e também contém disposições que definem alguns fundações organizacionais atividades do arquivo da organização.

As novas Regras aplicam-se a órgãos governamentais, órgãos governamentais locais e organizações - fontes de aquisição de arquivos estaduais e municipais, no processo de cujas atividades são formados documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa (doravante denominadas organizações). As disposições destas Regras também podem ser utilizadas por outras organizações estatais e não estatais cujas atividades não geram documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa.

Com base no disposto na Lei Federal nº 125-FZ, as novas Normas estabelecem que os órgãos estaduais, autarquias locais de município, distrito urbano e distrito intramunicipal são obrigados a criar arquivos para armazenamento, compilação, registro e uso de arquivo documentos gerados no processo de suas atividades. As atribuições e funções do arquivo (arquivo central) de um órgão estadual, órgão do governo local, organização - fonte de aquisição do arquivo estadual, municipal são determinadas pelo regulamento aprovado pelo chefe da organização.

Observe

As Novas Regras não se aplicam à organização de armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo que contenham informações que constituam segredos de Estado.

Seção II. Organização do armazenamento de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo da organização

Define o conceito de fundo arquivístico de uma organização e os tipos de fundos arquivísticos da organização.

O fundo arquivístico da organização faz parte fundo documental, incluindo documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa, documentos pessoais e documentos com períodos de armazenamento temporário (mais de 10 anos) incluídos em documentos contábeis arquivo. O fundo arquivístico deve ser armazenado nos arquivos da organização.

Tipos de fundos arquivísticos da organização:

fundo de arquivo da organização, composto por documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo;
um fundo arquivístico unificado que consiste em documentos do Fundo Arquivístico da Federação Russa formado no processo das atividades de duas ou mais organizações e outros documentos arquivísticos que tenham conexões históricas e/ou logicamente determinadas entre si;
acervo arquivístico constituído por documentos arquivísticos individuais de diversas origens, combinados de acordo com uma ou mais características (temática, autor, tipo, objeto, etc.).

Armazenamento de documentos em papel. A cláusula 2.9 do novo Regulamento enfatiza: os documentos arquivísticos são armazenados de maneira sistemática no fundo arquivístico. A unidade de sistematização de documentos do fundo arquivístico no arquivo de uma organização é uma unidade de armazenamento. As regras também determinam os sinais de sistematização das unidades de armazenamento do fundo arquivístico:

estrutural (pertencimento das unidades de armazenamento às divisões estruturais da organização);
cronológico (por períodos ou datas a que pertencem as unidades de armazenamento);
funcional, setorial, temático, temático (tendo em conta as funções da organização, temas ou questões que dizem respeito ao conteúdo das unidades de armazenamento);
nominal (de acordo com a forma de trabalho do escritório - tipos e variedades de documentos);
correspondente (para organizações, em decorrência de correspondência com as quais foram formadas unidades de armazenamento);
geográfico (de acordo com certos territórios, assentamentos e outros objetos geográficos aos quais esteja associado o conteúdo dos documentos, seus autores, correspondentes);
do autor (pelos nomes das organizações ou sobrenomes dos cidadãos autores dos documentos).

São estabelecidos requisitos para garantir a segurança dos documentos (condições regulatórias (ótimas) para armazenamento de documentos; colocação racional de documentos no armazenamento de arquivo; verificação da disponibilidade e estado dos documentos, procedimento de busca de documentos), incluindo recursos de armazenamento de documentos eletrônicos

Armazenamento de documentos eletrônicos. As regras determinam as condições obrigatórias de armazenamento de tais documentos:

a presença no arquivo da organização de pelo menos duas cópias de cada unidade de armazenamento eletrônico de documentos (as cópias principal e de trabalho devem estar localizadas em dispositivos físicos diferentes);
disponibilidade de ferramentas técnicas e de software destinadas à reprodução, cópia, conversão e migração de documentos eletrônicos, controle de sua integridade física e condição técnica;
garantir um regime de armazenamento de documentos eletrônicos que evite perda, distribuição não autorizada, destruição ou distorção de informações.

O formato dos documentos eletrônicos de texto transferidos para armazenamento no arquivo da organização - fonte de aquisição dos arquivos estaduais e municipais - PDF/A.

As regras estipulam que em caso de alteração do ambiente de software e hardware e obsolescência dos formatos informáticos ou danos aos suportes, o arquivo da organização realiza trabalhos de conversão de documentos eletrónicos para novos formatos e/ou novos suportes.

Além das disposições discutidas, esta seção estabelece o procedimento para verificação da disponibilidade e estado dos documentos arquivísticos (cláusulas 2.39-2.43), organização da busca de documentos não detectados (cláusula 2.44), o procedimento para emissão de documentos dos arquivos (cláusulas 2.45 -2.48), bem como o procedimento que garante a segurança dos documentos arquivísticos durante situações de emergência(cláusula 2.49).

Verificando a disponibilidade e condição dos documentos em papel. Realizado no arquivo da organização por uma comissão ou pelo menos dois funcionários pelo menos uma vez a cada 10 anos, documentos eletrônicos - pelo menos uma vez a cada 5 anos.

De acordo com a cláusula 2.11.5 do Procedimento de 2007, verificações extraordinárias e únicas da disponibilidade e condição de todos os documentos do arquivo da organização ou de seus peças individuais(grupos) são realizados:

em caso desastres naturais, movimentos em massa e outras circunstâncias, como resultado das quais documentos de arquivo podem ser perdidos ou danificados,
ao alterar os gerenciadores de arquivos.

Com base nos resultados da fiscalização, são elaborados os seguintes atos:

verificar a disponibilidade e estado dos documentos arquivísticos (Anexo nº 3);
Ó erros técnicos em documentos contábeis (se encontrados) (Anexo nº 4);
sobre a descoberta de documentos (não relacionados a este fundo, desaparecidos) (Anexo nº 5).

O procedimento de emissão de documentos dos arquivos. Os documentos são emitidos com base na autorização por escrito do chefe do arquivo da organização ou do seu substituto (se o arquivo for uma instituição), do chefe da unidade estrutural da organização (se o arquivo for uma unidade estrutural):

funcionários das divisões estruturais da organização;
judiciais, policiais e outros órgãos autorizados V da maneira prescrita;
outros usuários mediante solicitação por escrito.

O prazo para emissão de documentos do arquivo não deve ultrapassar:

um mês - para uso dos funcionários da organização e demais usuários;
seis meses - para órgãos judiciais, policiais e outros órgãos autorizados.

É possível prorrogar o prazo de emissão de documentos - com autorização do responsável da organização com base na confirmação por escrito do usuário sobre a preservação/garantia da segurança dos documentos.

Os documentos eletrônicos são emitidos do arquivo na forma de cópias eletrônicas ou cópias em no papel.

Os documentos do armazenamento de arquivo não são emitidos:

se existe fundo de uso;
estão em condições físicas insatisfatórias.

Seção III. Contabilização de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo da organização

Dedicado a perguntas de alguns documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo em organizações.

Conforme estabelecido na cláusula 3.1 do novo Regulamento, todos os documentos armazenados no arquivo da organização estão sujeitos a contabilidade, incluindo documentos de pessoal, cópias de documentos do fundo de uso (se houver) e inventários de casos e documentos.

As principais unidades de contabilização de documentos arquivísticos são:

A cada unidade de armazenamento é atribuído um número contábil, que faz parte do código de arquivo.

Nosso dicionário

Cifra de arquivo- designação aplicada no canto inferior esquerdo a cada unidade de armazenamento para garantir a contabilização e identificação - é composta por: número do fundo arquivístico; números do inventário de processos, documentos; números de unidades de armazenamento.

O código de arquivo dos documentos eletrônicos armazenados em meio eletrônico separado está indicado no encarte incluído na caixa da mídia. Cifra de arquivo de documentos eletrônicos armazenados em sistema de informação arquivo, faz parte da meta descrição ( elemento obrigatório descrições) do contêiner de documentos eletrônicos.

As informações sobre as unidades contábeis do arquivo são refletidas nos documentos contábeis. Uma nova disposição do Regulamento na organização da contabilidade documental é a disposição sobre a atribuição de dois grupos de documentos contabilísticos no arquivo da organização: principal (obrigatório) e auxiliar.

Os principais documentos contábeis (obrigatórios) do arquivo da organização incluem:

livro de recebimento e descarte de processos e documentos (Anexo nº 11);
lista de fundos (Anexo nº 12);
folha de fundos (Anexo nº 13);
inventário de processos e documentos (anexos nº 14-16);
registro de inventário (Anexo nº 19).

Os formulários para inventário de arquivos eletrônicos constam dos Anexos nº 17, 18 do novo Regulamento.

A composição dos documentos contabilísticos auxiliares não é regulamentada. Cada arquivo tem o direito de os utilizar como documentos auxiliares. formulários contábeis, de que necessita devido às especificidades dos documentos armazenados ou por outros motivos.

As regras também estabelecem que o arquivo da organização pode manter registros de forma automatizada por meio de bancos de dados contábeis (BD) (ver cláusula 3.13). As bases de dados contábeis do arquivo da organização - fonte de aquisição do arquivo estadual (municipal) devem ser compatíveis com as correspondentes bases de dados contábeis dos arquivos estaduais (municipais) e dos órgãos de gestão arquivística.

Seção IV. Completando o arquivo com documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo

Dedicado questões de preenchimento do arquivo da organização com documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo. A conclusão do arquivo de uma organização é a reposição sistemática do arquivo com documentos das divisões estruturais da organização.

Foi estabelecido que documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e documentos com períodos de armazenamento temporário (mais de 10 anos), incl. os documentos sobre o pessoal são transferidos para o arquivo da organização no máximo um ano e no máximo três anos após a conclusão do trabalho de escritório. Uma exceção é feita para os documentos relativos ao pessoal dos funcionários públicos estaduais e municipais demitidos do serviço - eles são transferidos para o arquivo da organização após 10 anos da data da demissão dos funcionários.

Observe

Os casos com períodos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive), como tem sido prática há muito tempo no trabalho dos arquivos das organizações, não são transferidos para o arquivo, são armazenados nas divisões estruturais da organização e, após o vencimento do prazo; período de armazenamento, estão sujeitos a destruição da maneira prescrita.

As novas Regras indicam que os casos são transferidos para o arquivo da organização após análise do seu valor. Por este motivo, esta secção estabelece o procedimento para a realização de exame do valor dos documentos, preparação de processos para transferência para o arquivo da organização, elaboração de inventários dos assuntos das divisões estruturais, com base nos quais os casos são transferidos para o arquivo da organização , e ressalta ainda que antes que o exame do valor dos documentos seja realizado na forma prescrita, é proibida a destruição de documentos.

O disposto na seção chama a atenção para o fato de que os inventários de arquivos para armazenamento permanente e de pessoal, os atos de destruição de documentos são considerados em reunião da comissão de especialistas (CE) da organização, via de regra, simultaneamente. Com base nos resultados da apreciação, o CE coordena o inventário de caixas, documentos de armazenamento permanente e pessoal e atua na atribuição de documentos para destruição.

Organizações - fontes de aquisição do arquivo estadual (municipal) submetem inventários de documentos de armazenamento permanente e por pessoal (seções anuais), pactuados pelo CE da organização, para apreciação da comissão de verificação pericial (EPC) da instituição arquivística:

prazo de validade permanente - para aprovação;
em relação ao pessoal - para aprovação.

Depois de aprovado e acordado o inventário de caixas e documentos pelo EPC, esses inventários e a lei sobre a destinação para destruição de documentos que não estão sujeitos a armazenamento são aprovados pelo responsável da organização. Além disso, os casos destinados à destruição de acordo com a lei podem ser destruídos.

As organizações cujas atividades não criam documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa não devem coordenar inventários de arquivos pessoais com o EPC da instituição arquivística.

Observe

A cláusula 4.13 do novo Regulamento estabelece que os arquivos eletrônicos com prazo de armazenamento vencido estão sujeitos à destruição por princípios gerais, após o que são fisicamente destruídos ou destruídos por software e hardware com a devida marca no ato.

Atenção especial nesta seção das Regras é dada à nomenclatura dos assuntos da organização. De acordo com as principais disposições:

consolida a classificação (agrupamento) dos documentos executados em arquivos (arquivos eletrônicos) e é o principal documento contábil que reflete a composição e organização do fundo documental da organização;
serve de base para a elaboração de inventários de processos, documentos com períodos de armazenamento permanente e temporário (acima de 10 anos), bem como para o registo de processos com períodos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive);
é desenvolvido com base em listas de documentos padronizados, departamentais e outros que indicam períodos de armazenamento, outros atos jurídicos regulamentares, bem como nomenclaturas padronizadas e aproximadas de casos;
compilado na forma prescrita (Anexo n.º 25) com base nas nomenclaturas de assuntos das divisões estruturais (Anexo n.º 26).

As organizações que são fontes de aquisição de arquivos estaduais (municipais) uma vez a cada cinco anos acordam a nomenclatura dos arquivos com o Comitê Executivo Central (CE) da organização e submetem-na para aprovação do EPC ou arquivo estadual (municipal) competente, em de acordo com os poderes que lhe foram conferidos. As organizações cujas atividades não criam documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa aprovam a nomenclatura dos arquivos de forma independente.

As regras estabelecem a ordem preparação para transferência de documentos eletrônicos para os arquivos da organização. Em particular, está previsto que sejam compilados inventários separados para unidades de armazenamento de documentos eletrônicos de armazenamento permanente, períodos de armazenamento temporário (mais de 10 anos), incl. por pessoal. Os formulários para inventários de casos eletrônicos, como já dissemos, constam dos Anexos nº 17, 18 do novo Regulamento.

Seção V. Organização do uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo da organização

Esta seção estabelece padrões relativos à organização do uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo da organização. As principais disposições das Regras nesta parte são as seguintes:

Para sua informação

As novas Normas determinam as formas de utilização dos documentos de arquivo. Os principais são:

suporte de informação aos colaboradores da organização;

execução de solicitações do usuário, incl. solicitações de cidadãos de natureza social e jurídica;

emissão de documentos e arquivos para uso temporário, fornecimento de cópias de documentos de arquivo mediante solicitação do usuário, incl. na forma de documentos eletrônicos.

Atenção especial nas novas Regras é dada à organização do trabalho com as solicitações dos usuários. Definido:

tipos de solicitações (temáticas e sociojurídicas);
requisitos para um pedido escrito (sua forma, composição das informações que devem constar do pedido);
procedimento de processamento de solicitações (prazos para registro, consideração, encaminhamento de solicitações não essenciais, preparação de respostas às solicitações de usuários na forma de certificado arquivado, extrato arquivado e cópia arquivada);
Funcionalidades de organização do trabalho com solicitações recebidas pela Internet.

As novas Normas definem os casos em que o arquivo pode recusar a emissão de documentos arquivísticos:

disponibilidade de um fundo de uso;
mau estado físico dos documentos;
documentos não sofreram descrição científica e projeto técnico(até a conclusão destas obras);
restrições de uso estabelecidas pela legislação da Federação Russa ou pelo criador do fundo.

R Seção IV. Transferência de documentos da organização para armazenamento no arquivo estadual (municipal)

Determina o procedimento de transferência de documentos da organização para armazenamento no arquivo estadual (municipal). Esta seção estabelece que:

organizações - fontes de aquisição de arquivos estaduais (municipais), após o término do armazenamento temporário de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa no arquivo da organização, transferi-los para armazenamento permanente para o arquivo estadual (municipal) correspondente em de acordo com as Regras No. 19;
organizações estatais e não estatais que não sejam fontes de aquisição de arquivos estaduais (municipais) podem transferir documentos do Fundo Arquivístico da Federação Russa, gerados em suas atividades, para arquivos estaduais (municipais) com base em acordos.

O novo Regulamento estabelece o procedimento para transferência de documentos. Ressaltam que os documentos são transferidos para armazenamento permanente em estado ordenado e com aparelho de referência científica adequado, e a transferência dos documentos para o arquivo estadual (municipal) é formalizada por ato de aceitação e transferência de documentos para armazenamento (Anexo nº 30 ).

Seção VII. Transferência de documentos durante a reorganização ou liquidação de uma organização, mudança do chefe do arquivo da organização

Define a ordem transferência de documentos durante a reorganização ou liquidação de uma organização, mudança do chefe do arquivo da organização. Esta seção estabelece que a transferência de documentos para uma organização liquidada é de responsabilidade da comissão formada para transferir negócios e bens.

Na liquidação de organizações que sejam fontes de aquisição de arquivos estaduais (municipais), um representante do arquivo estadual (municipal) é incluído na comissão liquidatária.

Quando há mudança no chefe do arquivo da organização (o responsável pelo arquivo da organização), a recepção e transmissão do arquivo, contabilidade e aparelho de referência científica para eles é realizado de acordo com o ato.

Retomar

1. As novas regras são complexas regulamentos, abrangendo todos os principais processos executados pelo arquivo da organização:

organização do armazenamento de documentos,
contabilidade de documentos no arquivo,
completando o arquivo com documentos
uso de documentos de arquivo.

2. Uma vez que estas Regras são documento normativo, é possível que no processo de aplicação na prática haja necessidade de acréscimo metodológico ao documento (desenvolvimento de recomendações, recomendações metodológicas de acordo com as Regras como um todo ou seções separadas Regras).

3. A principal diferença fundamental entre o novo Regulamento e outros documentos é que este Regulamento é um documento normativo. As Regras Básicas de 2002 são de natureza consultiva. As Regras Básicas de 1985 eram um documento normativo e metodológico. Por esta razão, as novas Regras têm um alcance muito menor: contêm apenas as disposições (regras, requisitos) que devem ser aplicadas em obrigatório. Todo o resto – isto é, como fazer – é deixado para os arquivistas.

4. Podemos dizer que existem menos requisitos. O número de formulários de documentos transportados foi reduzido natureza obrigatória. Anteriormente, eram mais de 40: no Regulamento Básico nº 263 - 44 formulários, no Regulamento Básico - 48, agora, no novo Regulamento - 30. Isso significa que os arquivos podem utilizar seus formulários se necessário. Na prática foi esse o caso.

5. As novas Normas destinam-se principalmente às organizações fontes de aquisição de arquivos estaduais e municipais, mas isso não está diretamente expresso no documento, portanto é mais correto dizer que as normas são dirigidas às organizações que possuem arquivos próprios .

Aprovado por despacho do Arquivo Principal da URSS de 5 de setembro de 1985 nº 263 (doravante denominado Regras Básicas de 1985). Na verdade, perderam força com a publicação do Despacho nº 526 do Ministério da Cultura da Rússia, de 31 de março de 2015, que aprovou as novas Normas que consideramos no artigo.

Trabalho de escritório e escritório

Regras para o trabalho dos arquivos das organizações 2015

Evgenia Kozhanova 15 de fevereiro de 2016 13h58

Desde setembro de 2015, entrou em vigor o despacho do Ministério da Cultura da Federação Russa de 31 de março de 2015 nº 526. Ele aprovou as “Regras para organizar o armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo em órgãos governamentais, governos locais e organizações”. Mais adiante no texto do artigo, por questões de brevidade, iremos chamá-los de “ Regras 2015».

Vale destacar que não houve revolução no arquivamento com a publicação das Normas de 2015. Será possível que as novas regras sejam mais amigáveis para documentos eletrônicos...Sobre a situação das novas e antigas regras sobre assuntos de arquivo falamos neste artigo. Você também pode baixar as regras para operação de arquivos de organizações 2015 aqui.

Lembremos como era antes da entrada em vigor do despacho: as organizações trabalhavam de acordo com dois documentos.

A primeira delas são as Regras Básicas para o Funcionamento dos Arquivos Departamentais (aprovadas por despacho do Arquivo Principal da URSS de 5 de setembro de 1985 N 263). Este foi o único documento regulatório (isto é, obrigatório) sobre trabalho de arquivo na Rússia até 21/09/15.

A carta da Agência Federal de Arquivos de 18 de setembro de 2015 N 2/2133-A afirma que a partir da entrada em vigor do Despacho nº 526 “As regras básicas para o funcionamento dos arquivos departamentais não são passíveis de aplicação”. Eles não podem mais ser usados.

Segundo - Regras básicas para o funcionamento dos arquivos das organizações (aprovadas por decisão da Diretoria do Rosarkhiv de 06/02/2002). Este é um documento metodológico (opcional, mas informativo) que não foi cancelado, mas você pode e até precisa utilizá-lo, pois As Normas de 2015 deixaram para trás muitas questões relacionadas às ações práticas de armazenamento de documentos nas organizações.

Assim, ficamos com dois documentos de trabalho: Regras 2015 e Regras Básicas. Eles têm status completamente diferentes:

Regras básicas - documento metodológico. Não é necessário utilizá-lo, embora neste caso pareça muito difícil criar um arquivo em uma organização. As regras básicas só foram aprovadas por decisão do Conselho Rosarkhiv, o que significa que o seu estatuto é muito inferior ao das Regras de 2015.

Baixe as Regras para organizar o armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo em órgãos governamentais, governos locais e organizações (PDF, 4,02 MB).

Em que confiar agora na esfera regulamentação regulatória e suporte metodológico para o trabalho arquivístico?

Primeiramente, a um documento válido de natureza normativa: Regras para organizar o armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo em órgãos governamentais, governos locais e organizações (aprovado pela Ordem do Ministério da Cultura da Rússia datada de 31 de março de 2015 No. .526), que entrou em vigor no final de setembro do ano passado. Mais adiante no artigo, chamaremos isso de Regras de 2015.

E em segundo lugar, em um documento válido que contenha natureza metódica: Regras básicas para o trabalho dos arquivos das organizações (aprovadas por decisão da Diretoria do Rosarkhiv de 06/02/2002, doravante denominadas Regras Básicas). Muitas questões práticas abordadas apenas pelas Regras de 2015 são aqui abordadas com algum detalhe, por exemplo, o procedimento para desenvolver uma nomenclatura de casos.

As regras básicas para o funcionamento dos arquivos departamentais (aprovadas por despacho do Arquivo Principal da URSS de 05/09/1985 nº 263), que durante muito tempo, devido à sua idade, não eram propriamente um documento de trabalho, foram finalmente enviados para um merecido descanso e não estão sujeitos a aplicação no território da Federação Russa a partir do momento em que as Regras entraram em vigor -2015 (carta de Rosarkhiv datada de 18 de setembro de 2015 nº 2/2133-A).

Preciso armazenar documentos?

Os documentos precisam ser armazenados. Apesar de as Regras de 2015 dizerem que “as organizações tem o direito (grifo nosso) criar arquivos com a finalidade de armazenar documentos arquivísticos formados no exercício de suas atividades...”, esse direito, ao ser examinado mais de perto, torna-se uma verdadeira obrigação.

Em primeiro lugar, se existe uma organização, então existem funcionários, o que significa um conjunto completo de documentos pessoais para cada um deles.

Em segundo lugar, se existe uma organização, existe a sua contabilidade fiscal, também representada por documentos em papel ou eletrónicos.

Em terceiro lugar, pelo menos todos os documentos listados devem ser armazenados para prazos estabelecidos. Fontes de prazo de validade - listas especiais:

Uma lista de documentos de arquivo de gestão padrão gerados no curso das atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, indicando os períodos de armazenamento (aprovado por despacho do Ministério da Cultura da Federação Russa de 25 de agosto de 2010, nº 558);
Lista de documentos arquivísticos padrão gerados nas atividades científicas, técnicas e produtivas das organizações, indicando os prazos de armazenamento (aprovado por despacho do Ministério da Cultura e comunicações de massa RF datado de 31 de julho de 2007 nº 1.182).

Indicado para uso por organizações governamentais e não governamentais. Acontece que qualquer empresa, mesmo a menor e mais modesta, possui um conjunto de documentos para armazenamento de arquivos. E é preciso criar condições para que eles atendam ao novo documento normativo: o Regulamento de 2015. A ausência de unidades estruturais denominadas “arquivo” e “escritório” em nada prejudica esta responsabilidade.

Armazenamento de documentos eletrônicos

Uma inovação que tem chamado a atenção de todos os especialistas em gestão de escritórios e arquivamento é o tão aguardado procedimento de armazenamento de documentos eletrônicos, previsto no Regulamento de 2015. Isto se refere às seções 2.30-2.33. A transição para documentos eletrônicos nas Normas de 2015 é feita de forma bastante abrupta, sem títulos, logo após a mensagem de que é proibido usar calçado sujo no arquivo.

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2.30. Termos obrigatórios armazenamento de documentos eletrônicos são:

a presença no arquivo da organização de pelo menos duas cópias de cada unidade de armazenamento eletrônico de documentos (as cópias principal e de trabalho devem estar localizadas em dispositivos físicos diferentes);

disponibilidade de ferramentas técnicas e de software destinadas à reprodução, cópia, reescrita de documentos eletrônicos, monitoramento do estado físico e técnico;

garantir um regime de armazenamento de documentos eletrônicos que evite perda, distribuição não autorizada, destruição ou distorção de informações.

Outra inovação importante é a definição pelas Normas de 2015 do formato de armazenamento arquivístico de documentos eletrônicos:

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Regras para organizar o armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo em órgãos governamentais, governos locais e organizações (aprovado pela Ordem do Ministério da Cultura da Rússia datada de 31 de março de 2015 No. 526, entrou em vigor em 21 de setembro de 2015)

2.31. A transferência de documentos eletrônicos de texto para armazenamento no arquivo da entidade fonte de aquisição dos arquivos estaduais e municipais é realizada no formato PDF/A.

PDF é sem dúvida um formato universal. PDF/Arquivos (PDF/A) é uma variação deste formato, especialmente projetado para armazenamento de documentos de longo prazo e consagrado na norma ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Gerenciamento de Documentos”. Formato de arquivo de documento eletrônico para armazenamento de longo prazo." Mas, como tudo que é universal, o PDF não é perfeito. Eles se sentem bem neste formato. documentos de gestão, mas as organizações não usam apenas o pacote Microsoft Office. Por exemplo, desenhos feitos no formato .dwg são exibidos incorretamente quando convertidos para .pdf. Os especialistas também levantam muitas questões sobre o comportamento dos eletrônicos assinatura digital ao converter um documento para .pdf.

O procedimento para transferência de arquivos e documentos eletrônicos está descrito na seção 4.34 do Regulamento. O seguinte segue do texto:

em primeiro lugar, os documentos eletrónicos podem ser transferidos para o arquivo e armazenados tanto em meios físicos separados como “através de uma rede de informação e telecomunicações”,
em segundo lugar, o inventário de arquivos e documentos eletrônicos é, no entanto, compilado em papel (ou seja, mesmo que criemos um arquivo no EDMS, o inventário deverá ser entregue pessoalmente ao arquivista),
em terceiro lugar, “ao ser admitido em armazenamento de arquivo arquivos eletrônicos são certificados assinatura eletrônica o chefe da organização ou seu representante autorizado oficial" Não existe tal exigência para documentos em papel. As Regras de 2015 são omissas sobre como cumprir este requisito para organizações que criam documentos eletrônicos, mas não utilizam assinaturas digitais.

Por fim, “para acesso imediato a documentos eletrônicos para fins de referência e busca, é criado no arquivo um fundo para utilização de documentos eletrônicos” (cláusula 2.33). O conceito de fundo de utilização não é divulgado.

Contabilidade de documentos

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3.5. O arquivo da organização mantém documentos contábeis básicos (obrigatórios) e auxiliares. A composição e as formas dos documentos contábeis básicos são determinadas de acordo com estas regras. A composição e as formas dos documentos contábeis comprovativos são determinadas de forma independente pelo arquivo da organização.

As regras básicas explicavam por que são realizados os registros de documentos de arquivo e qual é o sistema de documentos contábeis, articulando claramente sua finalidade. Estas definições desapareceram das Regras de 2015. Vamos lembrá-los para entender por que faremos contabilidade:

E a principal mudança: a lista de documentos de arquivo em 2015 foi reduzida em mais da metade, passando de 11 para 5 posições. Existem apenas:

livro de recebimento e descarte de processos e documentos;
lista de fundos;
folha de fundos;
inventário de casos, documentos;
registro de inventário.

O procedimento de elaboração e manutenção de formulários contábeis, ainda que de forma moderada, está descrito nos parágrafos 3.7-3.11 do Regulamento de 2015.

O resto fica a critério da organização. Caso seja fonte de aquisição do arquivo estadual (municipal), deverá ser elaborado adicionalmente passaporte da organização (cláusula 3.12 do Regulamento de 2015). Aqui está uma nota de rodapé ao Regulamento contabilidade estadual documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa, datados de 1997 e aprovando o formulário de passaporte de arquivo. Note-se que o Regulamento Básico propunha um formulário que, embora quase idêntico, era ainda mais “fresco” que os regulamentos mencionados. Por pelo menos, sua cronologia iniciou-se na década de dois mil, e não na década de noventa.

Exame do valor dos documentos

As Regras de 2015 não introduziram nada de fundamentalmente novo no procedimento de realização do exame anual do valor dos documentos. Apenas o ponto 4.12 merece atenção:

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4.12. As organizações cujas atividades não criam documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa criam inventários de arquivos sobre pessoal e inventários de arquivos com períodos de armazenamento temporário (mais de 10 anos) e garantem sua segurança.

Esta disposição refere-se à conversa de que, independentemente da presença de arquivo numa organização e da sua filiação às fontes de aquisição de arquivos estaduais (municipais), esta é obrigada a tratar dos seus documentos, pelo menos em grau mínimo. Afinal, talvez poucas pessoas consigam fazer um inventário de arquivos com períodos de armazenamento temporário (mais de 10 anos) sem antes traçar uma nomenclatura de arquivos.

Nomenclatura de casos

Falam com muita parcimônia sobre a nomenclatura dos casos, que o Regulamento de 2015 chama de “o principal documento contábil que reflete a composição e organização do fundo documental da organização”, e nem sequer lhe dão uma definição clara. Do texto do documento segue-se apenas que (cláusulas 4.14-4.18):

“a nomenclatura dos casos estabelece a classificação (agrupamento) dos documentos executados em arquivos (arquivos eletrônicos)”;
a lista de casos é elaborada conforme formulário anexo;
a nomenclatura de assuntos da organização é compilada com base nas nomenclaturas de assuntos das divisões estruturais (o formulário encontra-se em anexo, no entanto, não será possível localizá-lo no índice: contém dois apêndices com o nome “ Nomenclatura de Casos”; nº 26 refere-se a divisões estruturais);
a nomenclatura dos arquivos da organização é desenvolvida com base em listas padronizadas, departamentais e outras de documentos que indicam os períodos de armazenamento, outros atos normativos, bem como nomenclaturas padronizadas e aproximadas dos arquivos;
organizações - fontes de aquisição de arquivos estaduais (municipais) coordenam-no com “a EPC ou arquivo estadual (municipal) correspondente, de acordo com as atribuições que lhe são conferidas”;
organizações que não são fontes de aquisição de arquivos estaduais (municipais) coordenam seu conjunto de arquivos de forma independente.

As Regras de 2015 não contêm mais informações práticas sobre o desenvolvimento e manutenção da nomenclatura dos assuntos de uma organização. É preciso dizer de forma inequívoca: sem as Normas Básicas, um escriturário comum, principalmente pela primeira vez, não poderá elaborá-las.

Registro de casos

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4.19. Os casos de períodos de armazenamento permanente e temporário (superior a 10 anos), incluindo os de pessoal, concluídos por trabalho de escritório, após o final do ano civil em que foram abertos, são preparados para transferência para o arquivo da organização e estão sujeitos a registo e descrição.

Dependendo do período de armazenamento, é realizado o registro total ou parcial dos casos. Os casos de períodos de armazenamento permanente e temporário (acima de 10 anos) e registros de pessoal estão sujeitos a registro completo.

O registro dos casos em papel prevê:

arquivamento ou encadernação de documentos do processo (os documentos não formatados são armazenados em pastas ou caixas rígidas fechadas);

numeração de fichas de processos;

lavratura de documento que comprove o caso (Anexo nº 8);

elaboração de inventário interno da documentação do processo (Anexo nº 27);

desenho da tampa da caixa (Anexo nº 28).

A preparação de arquivos eletrônicos para transferência para o arquivo da organização envolve a elaboração de um inventário de arquivos e documentos eletrônicos (Anexos nº 17, 18).

Não é informado o que inclui o registro parcial dos processos e como depende do prazo de armazenamento dos documentos.

Se antes inventário interno foi compilado apenas “em casos necessários"(Regras Básicas, cláusula 3.6.3.), então esta frase foi removida das Regras de 2015. O título do formulário de inventário apresentado no Anexo 27 não faz qualquer referência aos períodos de armazenamento.

Nem todos os arquivos eletrônicos devem ser descritos, mas apenas aqueles que possuem uma duração temporária (acima de 10 anos) e termo permanente armazenamento (os formulários de inventário estão nos Apêndices 17 e 18, respectivamente).

Execução de solicitações

No domínio do atendimento de pedidos de organizações e cidadãos submetidos ao arquivo, há uma inovação: certidões, extratos e cópias arquivísticas, de acordo com as novas regras, podem ser “emitidos em formulário eletrônico sobre mídia eletrônica ou enviados através de redes de informação e comunicação.” Tais certificados, cópias e extratos são certificados pela “assinatura eletrônica do chefe da organização ou de outro funcionário por ele autorizado”.

Aplicações: formulários de documentos

Tradicionalmente, as Regras de 2015 terminam com um conjunto de anexos - formulários de documentos que acompanham determinados processos de armazenamento de documentos.

De uma forma geral, deve-se dizer que, em primeiro lugar, o Regulamento de 2015 contém menos formulários do que o Regulamento Básico, em segundo lugar, entre eles existem dois aplicativos com os mesmos nomes, o que é muito inconveniente, e em terceiro lugar, estão localizados em ordem de menção no texto (e não em ordem de importância ou sequência lógica, como nas Regras Básicas). Alguns aplicativos mudaram de nome, alguns mudaram ligeiramente de formato. A recomendação geral será esta: caso seja necessária a elaboração de algum documento sobre matéria arquivística, o arquivista deverá antes de mais nada procurar a sua forma no Regulamento de 2015, e somente se a forma desejada não estará neles, consulte as Regras Básicas.

Abaixo estão 3 listas. O primeiro (em forma de tabela) são os apêndices do Regulamento de 2015 e os formulários correspondentes do Regulamento Básico. O segundo são os novos formulários introduzidos em 2015. O terceiro são os formulários do Regulamento Básico que não foram incluídos no Regulamento de 2015, mas não foram cancelados (como dizem, use-os para a sua saúde).

Mesa

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Reapareceu e aprovado pelas Regras de 2015:

Inventário de arquivos eletrônicos, documentos com prazo de armazenamento temporário (acima de 10 anos);
Anexo ao inventário de arquivos eletrônicos com prazos de armazenamento temporário (acima de 10 anos);
Ato de aceitação e transferência de documentos de arquivo para armazenamento (de organização para organização. - Observação auto)
Inventário de casos;
Inventário de arquivos eletrônicos, documentos com anexo ao inventário de arquivos eletrônicos, documentos.

Os dois últimos formulários têm como objetivo substituir os inventários de entrega e, na verdade, representam atos de aceitação e transferência de documentos para armazenamento no arquivo da organização.

Inventário de armazenamento permanente, temporário (acima de 10 anos) e registros de pessoal de uma unidade estrutural da organização (Anexo 12 das Normas Básicas);
Inscrição final e certificação (Anexo 13);
Página de rosto do inventário de documentos para armazenamento permanente (Anexo 14);
Ordem (exigência) de emissão de documentos (Anexo 17);
Livro de emissão de documentos (Anexo 19);
Inventário de casos especialmente valiosos (Apêndice 23);
Livro de receitas e alienações fundo de seguro e o fundo de utilização (Apêndice 27);
Inventário do fundo de seguros (Anexo 28);
Passaporte do arquivo da organização que armazena documentação de gestão(Apêndice 29);
Passaporte da organização que armazena documentos do fundo setorial (Anexo 30);
Cartão de conta da unidade contábil de documento eletrônico (ED) (Anexo 31);
Lei sobre migração e reescrita de documentos eletrônicos (Anexo 32);
Diário de recebimento e descarte de documentos eletrônicos (Anexo 33);
Diário de migrações e reescritas de documentos eletrônicos (Anexo 34);
Ato de descrição de documentos de origem pessoal (Anexo 38);
Agir sobre a formação do fundo arquivístico unificado (Anexo 39);
Diário de registro de cópias emitidas, extratos, certidões, materiais temáticos (Anexo 44);
Registo de visitas dos utilizadores da sala de leitura (Anexo 45);
Plano anual de trabalho do arquivo (Anexo 46);
Cartão de registro de trabalho com a organização (Anexo 47);
Certificado de aceitação e transferência em caso de mudança de chefe de arquivo (Anexo 48).

É óbvio que as Regras de 2015 foram elaboradas para um leitor treinado. Mas, em muitos casos, infelizmente, o trabalho de escritório e o arquivo numa organização são realizados por secretárias ou (se necessário) por funcionários de vários departamentos: contadores, oficiais de pessoal, proteção do trabalho, advogados, etc. Será muito difícil para estas pessoas inocentes compreenderem o que lhes é exigido no domínio do armazenamento de documentos.

As Regras de 2015 prevêem um mínimo absoluto de medidas para garantir o armazenamento de documentos na organização. Os leitores das regras deverão buscar informações sobre como implementar esse mínimo na prática por conta própria em fontes metodológicas. Assim, as Regras Básicas para o Funcionamento dos Arquivos Organizacionais, apesar do seu caráter não vinculativo, serão exigidas nos escritórios com o advento das Regras de 2015 Organizações russas ainda mais forte do que antes.

Em 21 de setembro de 2015, entrou em vigor o despacho do Ministério da Cultura da Federação Russa de 31 de março de 2015 nº 526. Ele aprovou as “Regras para organizar o armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa e outros documentos de arquivo em órgãos governamentais, governos locais e organizações”. Mais adiante no texto do artigo, por questões de brevidade, iremos chamá-los de “Regras de 2015”.

Vale destacar que não houve revolução no arquivamento com a publicação das Normas de 2015. Será que as novas regras são mais amigáveis aos documentos eletrônicos... Falamos sobre a situação das novas e antigas regras de arquivamento neste artigo. Você também pode baixar as regras para operação de arquivos de organizações 2015 aqui.

Antes e depois

Lembremos como era antes da entrada em vigor do despacho: as organizações trabalhavam de acordo com dois documentos.

Assim, ficamos com dois documentos de trabalho: Regras 2015 e Regras Básicas. Eles têm status completamente diferentes:

Normas 2015 – um documento normativo. É obrigatório para todas as organizações, independentemente do seu ramo de atividade e forma de propriedade. Foi aprovado por despacho do Ministério da Cultura.