Roki hrambe dokumentov po nomenklaturi spisovimajo različno trajanje in so nastavljeni posebni seznami. Iz našega gradiva boste izvedeli, katere dokumente bo moralo podjetje hraniti trajno in katerih se lahko občasno znebite.

Zakaj potrebujemo nomenklaturo zadev in kako je povezana z roki hrambe dokumentov?

Analizirajmo obdobja hrambe dokumentov glede na nomenklaturo primerov na praktičnem primeru. Diplomirati Finančna akademija Maria je odšla na delo v Virage LLC, ki se ukvarja z obnovo in gradnjo pisarn. Od izkušenj v finančne zadeve nekdanja študentka ni imela, se je vodstvo odločilo, da jo dodeli v pisarno za čas poskusne dobe - tako so se lahko hitro seznanili s strukturo podjetja in preučili posebnosti njegovih dejavnosti.

Ta oddelek je sestavljalo 5 zaposlenih, ki so sodelovali pri reševanju različne vrste organizacijska vprašanja, vključno z odgovornostjo za organizacijo dokumentnega toka podjetja.

Uslužbenec oddelka, ki mu je bila dodeljena Maria, je pripravljal seznam primerov za naslednje leto.

POMEMBNO! Seznam zadev za naslednje leto se sestavi v zadnjem četrtletju tekočega leta, potrdi ga vodja in začne veljati 1. januarja (točka 3.4.6 Pravilnika o poslovanju arhivov podjetij z dne 06.02. 2002).

Pri tem delu je sodelovala tudi Maria - zadolžena je bila za določitev rokov shranjevanja dokumentov po nomenklaturi zadev nasproti imen naslovov zadev strogo v skladu s standardnim seznamom.

POMEMBNO! Obdobja shranjevanja dokumentov se odražajo v standardu in oddelčne liste. Podlaga za določitev rokov je Seznam arhivskih dokumentov in njihova obdobja shranjevanja, odobrena z odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558.

Struktura poslovnega portfelja podjetja

Seznam primerov Virage LLC je bil oblikovan na podlagi organizacijska struktura podjetja. V dokumentnem procesu so sodelovali naslednji oddelki:

• oddelek za organizacijska vprašanja (pisarna);
• kadrovska služba;
• Ministrstvo za delo in plače;
• Oddelek za gospodarsko planiranje, statistiko in finance;
• oddelek računovodstvo in poročanje;
• Oddelek za davčno računovodstvo in prijavo;
• oddelek za varstvo pri delu;
• proizvodno-tehnični oddelek (PTO);
• druge divizije.

Preden je določila obdobja skladiščenja poleg tistih, ki so navedena v nomenklaturi, je Maria podrobno preučila strukturo podjetja in razumela funkcionalni namen vsake strukturne enote. Potem je začela temeljito razumeti Seznam, odobren z ukazom št. 558. Maria je odražala podatke o obdobjih shranjevanja določenih dokumentov v stolpcu 4 nomenklature. Začela je v pisarni in še posebej natančno preučila dokumentni tok oddelka, v katerem je trenutno zaposlena.

Pisarniški dokumenti: kako dolgo bodo morali biti shranjeni?

Nomenklatura urada je vsebovala seznam najrazličnejših datotek, katerih obdobja hrambe so se med seboj presenetljivo razlikovala. Na primer, za interne delovne predpise velja rok hrambe le 1 leto (po zamenjavi z novimi) in kolektivna pogodba predpisana za trajno hrambo.

Nomenklatura poslov urada je imela naslednji pogled(skrajšano):

Indeks primerov	Naslov primera	Število skladiščnih enot		Opomba
01. Pisarna
	Listina Virage LLC		Nenehno
	Kolektivna pogodba Virage LLC		Nenehno
	Interni delovni predpisi Virage LLC			Po zamenjavi z novimi
	Odredbe direktorja Virage LLC o osnovnih dejavnostih		Nenehno
	Odredbe direktorja Virage LLC o upravnih in gospodarskih dejavnostih
	Zapisniki sestankov z upravnikom		Nenehno	Zapisniki operativnih sestankov - 5 let
	Letno poročilo o glavnih vprašanjih dejavnosti Virage LLC		Nenehno	Nenehno
	Seznam telefonskih številk in naslovov zaposlenih v Virage LLC			Po zamenjavi z novimi
	Nomenklatura primerov		Nenehno

Pri izpolnjevanju stolpca 4 nomenklature je Maria opozorila na zadnji 2 vrstici v stolpcu 2 »Naslov zadeve«. Kot se je izkazalo, je običajno v nomenklaturi katerega koli oddelka podjetja pustiti več rezervnih vrstic, če se pojavijo naslovi primerov, ki prej niso bili predvideni v nomenklaturi. Roke hrambe v te vrstice bomo vnesli šele, ko bodo rezervne vrstice izpolnjene z imeni primerov – medtem ko jih je Marija pustila prazne.

Po vnosu obdobij shranjevanja dokumentov, ki se odražajo v pisarniški nomenklaturi, je Maria začela dokumentirati kadrovski oddelek.

Določimo roke hrambe kadrovske dokumentacije

Dokumentacijo kadrovske službe odlikuje en odtenek: veliko datotek je treba hraniti 75 let. Tako dolgo obdobje hrambe je predvideno za dokumente, povezane z osebnimi podatki o zaposlenih v podjetju.

Maria je izpolnila tudi kadrovsko nomenklaturo z roki hrambe, ki so predstavljene v tabeli (skrajšano):

Indeks primerov	Naslov primera	Število skladiščnih enot	Rok uporabnosti in številke artiklov po seznamu	Opomba
	Osebna miza		Nenehno
	Osebne datoteke zaposlenih		Art. 656 "b"
	Počitniški urniki
	Seznami zaposlenih v organizaciji		Art. 685 "g"
	Seznami oseb, ki so predmet vojaške registracije
	Seznami upokojenih delavcev
	Dokumenti (dopisi, poročila, potrdila, značilnosti) o privedbi kršiteljev delovne discipline pred sodišče.
	Dnevnik o registraciji pogodb o zaposlitvi		Art. 695 "b"
	Dokumenti (poročila, poročila, potrdila ipd.) o stanju in preverjanju dela s kadri		Nenehno

Posebej podrobno je Maria proučevala posamezne dokumente iz nomenklature. Zanimala so jo vprašanja v zvezi s tem, kako regulativne zahteve morajo ustrezati in biti pravilno izpolnjeni.

Maria je našla odgovore na svoja vprašanja na naši spletni strani.

Na primer:

• O vrsti in vsebini kadrovske tabele se lahko naučite iz gradiva "Enotni obrazec št. T-3 - kadrovska tabela (obrazec)" ;
• rok za odobritev urnika počitnic in kazen za njegovo odsotnost je naveden v članku "Enotni obrazec št. T-7 - urnik počitnic" .

Dokumenti oddelka za plače in njihova obdobja shranjevanja

Rok hrambe dokumentacije v zvezi z obračunom in izplačilom plač v večini primerov ne presega 5 let, z izjemo nekaterih dokumentov, ki jih ni mogoče uničiti 75 let (na primer osebni računi zaposlenih). A lokalni akti, na podlagi katerih se izvajajo obračuni z osebjem, so predmet trajne hrambe.

Nomenklatura in roki hrambe za to vrsto dokumentov so predstavljeni v tabeli (skrajšano):

Indeks primerov	Naslov primera	Število skladiščnih enot	Rok uporabnosti in številke artiklov po seznamu	Opomba
03. Delo in plače
	Pravilnik o prejemkih in bonusih		Nenehno Art. 411 "a"
	Osebni računi avtorja plače delavcev
	Vloge za denarno pomoč
	Izpisi plačil za izplačilo plač zaposlenim v Virage LLC
	Potrdila o bolniški odsotnosti zaposlenih
	Izvršbe za zaposlene v Virage LLC		Medtem ko obstaja potreba	Najmanj 5 let

Imena primerov tega oddelka podjetja so bila Mariji znana - med stažiranjem je pomagala računovodkinji in sama opravila posamezne izračune. Za roke hrambe teh izpiskov, potrdil in registrov pa prvič slišim.

Več o obrazcu in postopku izpolnjevanja dokumentacije v zvezi z obračuni plač si lahko preberete na naši spletni strani. Na primer:

• Vzorec izpolnjevanja plačilne liste za zaposlenega v podjetju je na voljo za ogled v gradivu "Enotni obrazec št. T-51 - plačilni list" ;
• Več podrobnosti o pripravi plačilne liste lahko izveste iz gradiva "Obrazec za plače T53 (prenos obrazca)" .

Obdobja, v katerih davčnih dokumentov ni mogoče odstraniti

Ko je preučevala naslove nomenklaturnih datotek za oddelek za davčno knjigovodstvo in prijave, je Maria zase naredila naslednji zaključek: ta vrsta dokumentacije se nanaša na papirje za kratkoročno shranjevanje. Skoraj vse zadeve tega oddelka, vključno z davčno poročanje in izjave so bile shranjene 4-5 let:

Indeks primerov	Naslov primera	Število skladiščnih enot	Rok uporabnosti in številke artiklov po seznamu	Opomba
04. Davčno računovodstvo in napoved
	Računovodske usmeritve za davčno računovodstvo Virage LLC
	Potrdila o registraciji s davčni organ, ob prijavi pri Skladu za socialno zavarovanje		nenehno
	Dopisovanje glede davčnih nesoglasij
	Računi
	Davčne kartice za obračun dohodkov in dohodnine
	Napovedi za DDV, davek od premoženja, dohodnino, promet in davek na zemljišče
	Registri za izračun zemljiškega davka Virage LLC
	Akti o usklajevanju plačil davka z Zvezno davčno službo
	Podatki o dohodkih posameznikov
	Knjige nakupov in prodaje Virage LLC		Art. 459 "y"

Maria je bila z davčno dokumentacijo seznanjena le teoretično. Zato je za dopolnitev svojega znanja uporabila gradiva na naši spletni strani, kjer je izvedela ne le o vseh vrstah računov (rednih, popravljenih in popravnih), ampak se je seznanila tudi s pravili registracije. davčne napovedi in druge podobne dokumente.

Podrobnosti o izpolnjevanju popravljenega računa izveste iz gradiva "Kdaj se uporablja popravljeni račun?" .

Praktičen primer izpolnjevanja popravnega računa je v članku "Vzorec izpolnjevanja računa za popravek (2017)" .

Ta članek vam bo pomagal pravilno izpolniti obračun DDV. “Kakšen je postopek izpolnjevanja obračuna DDV (primer, navodila, pravila)” .

Nianse obdobij shranjevanja nekaterih davčnih dokumentov

Iz znanja, ki ga je pridobila na akademiji, se je Maria spomnila, da lahko izgubo, ki jo prejme podjetje, prenese v prihodnja obdobja in zmanjša njen obseg (ali del tega) davčna osnova. Toda kako v tem primeru shraniti dokumentacijo v zvezi s potrditvijo zneska izgube in postopkom prenosa v naslednja obdobja? Ali se je mogoče znebiti izračunov in izjav, ki utemeljujejo izgubo, 5 let po prejemu, kot je določeno v seznamu za primarni dokumenti?

POMEMBNO! V skladu s 4. odstavkom čl. 283 davčnega zakonika Ruske federacije mora imeti podjetje dokumente, ki potrjujejo znesek nastale izgube.

Kaj so ti dokumenti in kakšen je njihov rok trajanja? Marija je prelistala celotno Davčna številka, vendar te informacije nisem našel. Potem se je obrnila k sodna praksa. Uradniki Ministrstva za finance vključijo vso primarno knjigovodsko dokumentacijo, ki utemeljuje take potrditve. finančni rezultat delo družbe (dopis z dne 23. 4. 2009 št. 03-03-06/1/276).

Tako je treba primarno knjigovodsko listino hraniti ves čas prenosa izgube in še 4 leta po njenem popolnem odpisu. Na srečo je bilo Virage LLC uspešno in donosno podjetje in ta odtenek, povezan z izračunom rokov shranjevanja davčne in računovodske dokumentacije, ga ni zadeval.

Za več podrobnosti o niansah prenosa izgube glejte gradivo "Kako in za koliko časa se lahko prenesejo izgube?" .

Roki hrambe knjigovodske dokumentacije

Začetek razumevanja roka uporabnosti knjigovodske listine, je Maria nadaljevala z najobsežnejšim delom nomenklature. Tudi večji primeri, združeni pod istim naslovom, so jo presenetili s svojo raznolikostjo. Samo knjigovodska dokumentacija je imela tako raznolike oblike in vrste. Začenši z računi in akti o opravljenem delu in končati inventarne liste in poročanje. Poročanje je bilo predmet trajne hrambe, za razliko od računov, aktov in drugih primarnih dokumentov, katerih rok hrambe ni presegel (po seznamu) 5 let:

Indeks primerov	Naslov primera	Število skladiščnih enot	Rok uporabnosti in številke artiklov po seznamu	Opomba
05. Računovodstvo in poročanje
	Računovodska politika za računovodstvo Virage LLC
	Letno finančno poročilo organizacije		Nenehno Art. 351 "b"
	Četrtletnik računovodska poročila organizacije		Art. 351 "v"
	Dokumenti (protokoli, akti, izračuni) o prevrednotenju osnovnih sredstev, ugotavljanje amortizacije osnovnih sredstev		Nenehno
	Listine (protokoli, akti, izjave) o popisu premoženja in inventarnih predmetov		Nenehno	O inventarnih artiklih - 5 let Predmet pregleda (revizija)
	Dokumenti (kopije poročil, vlog, seznamov, potrdil, izvlečkov iz protokolov, mnenj) o izplačilu nadomestil, izplačilu potrdil o nezmožnosti za delo, denarni pomoči.
	Primarne knjigovodske listine (gotovina, bančne listine, akti o prevzemu, prevzemu, odpisu nepremičnin in materiala, računi in avansi)
	Dogovori o finančna odgovornost finančno odgovorne osebe			Po razrešitvi premoženjsko odgovorne osebe
	Prometni listi za računovodstvo materiala, zalog, opreme			Predmet pregleda (revizija)
	Blagajna Virage LLC
	Glavna knjiga Virage LLC
	Obračunske kartice osnovnih sredstev		Art. 459 "d"	Po likvidaciji osnovnih sredstev

S podrobnim seznamom poenotenih dokumentov lahko preberete gradivo "Enotni obrazci primarnih dokumentov (seznam)" .

Podrobnosti o vsakem določene dokumente so opisani v ločenih člankih, objavljenih na naši spletni strani.

na primer O Nianse priprave dobavnice se lahko naučite iz gradiva "Enotni obrazec Torg-12 - obrazec in vzorec" .

Nomenklatura datotek oddelka za varstvo pri delu in obdobja njihovega shranjevanja

Potem ko so se obdobja shranjevanja računovodskih in davčnih dokumentov odražala v nomenklaturi podjetja, je Maria prešla na oddelek, ki ji je bil popolnoma neznan - zadeve oddelka za varstvo pri delu. Vse glave zadev, navedene v nomenklaturi, so bile prisotne v standardnem seznamu, odobrenem z odredbo št. 558, zato je bilo enostavno določiti njihova obdobja shranjevanja:

Indeks primerov	Naslov primera	Število skladiščnih enot	Rok uporabnosti in številke artiklov po seznamu	Opomba
06. Varstvo pri delu
	Zdravstvena in varnostna navodila		Art. 27 "b", 28 "b"	Po zamenjavi z novimi
	Protokoli varnostnih spričeval
	Zakoni, varnostni predpisi, dokumenti (certifikati, memorandumi, poročila) o njihovem izvajanju
	Dokumenti (programi, seznami, korespondenca) o usposabljanju delavcev za varnost
	Dnevnik uvodno usposabljanje		Art. 626 "b"
	Dnevnik navodil za požarno varnost
	Dnevnik za izdajo navodil za varnost pri delu zaposlenim		Art. 259 "b"
	Dnevnik zdravniški pregled vozniki

Kot je razvidno iz nomenklature, je služba za varstvo pri delu pripravila različne dnevnike, ki naj bi jih hranili od 2 (na primer dnevnik za izdajo navodil za varstvo pri delu) do 10 let (dnevnik za vpis uvajalnega usposabljanja). Toda glavnina dokumentacije tega oddelka je bila predmet hrambe v 5-letnem obdobju.

Planska in statistična dokumentacija: kako dolgo jo hraniti

Naslednji del nomenklature je bil majhen. Sestavljali so ga predvsem načrti in statistična poročila. Vse napovedne in planske dokumente nasploh za podjetje Virage doo je bilo odrejeno trajno hraniti v seznamu. Samo individualni načrti in poročanje zaposlenih ni zahtevalo tako dolgega obdobja hrambe - čas, v katerem jih ni mogoče odstraniti, je le 1 leto.

Indeks primerov	Naslov primera	Število skladiščnih enot	Rok uporabnosti in številke artiklov po seznamu	Opomba
07. Načrtovanje, statistika in finance
	Gospodarski in socialni razvojni načrti Virage LLC		Nenehno
	Poslovni načrti Virage LLC, dokumenti (študije izvedljivosti, sklepi, potrdila, izračuni) zanje		Nenehno
	Letni načrti Virage LLC za glavna področja dejavnosti		Nenehno
	Operativni načrti (četrtletni, mesečni) za vsa področja delovanja		Dokler potreba ne izgine
	Individualni načrti zaposlenih
	Dokumenti (tabele, potrdila, izračuni) zbirnih statističnih poročil
	Posamezna poročila zaposlenih

Kje lahko izvem roke hrambe dokumentov, ki niso vključeni v standardni seznam?

Oddelek nomenklature za zadeve, oblikovan ali uporabljen v proizvodno-tehničnem oddelku (PTO), je vključeval naslove zadev, ki jih Maria sploh ni poznala. In na standardnem seznamu, odobrenem z ukazom št. 558, ni našla dokumentov s podobnimi imeni. Ker je rok uporabnosti v stolpcu 4 nomenklature v vsakem primeru treba vnesti, se je Marija po pomoč obrnila na neposredno vodjo, ki ji je zaupala to nalogo.

Od njega je Maria izvedela, da se roki hrambe dokumentov podjetja določajo na podlagi standardni seznam, odobren z ukazom št. 558, kot tudi seznami oddelkov. Na primer, obdobja shranjevanja dokumentov PIU je treba določiti v skladu s Seznamom standardnih arhivskih dokumentov, ustvarjenih v znanstvenih, tehničnih in proizvodne dejavnosti organizacije z navedbo rokov shranjevanja (kakor je bil spremenjen z odredbo Ministrstva za kulturo z dne 28. aprila 2011 št. 412).

V skladu z navedenim seznamom je Maria v nomenklaturi navedla ustrezna obdobja shranjevanja dokumentacije poklicnega izobraževanja in usposabljanja:

Indeks primerov	Naslov primera	Število skladiščnih enot	Rok uporabnosti in številke artiklov po seznamu	Opomba
	Tehnološke karte		Nenehno
	Tehnološka pravila in predpisi		Pred zamenjavo z novimi
	Specifikacije tehnološkega procesa		Pred likvidacijo organizacije
	Tehnološki potni list		Dokler obstaja potreba
	Tabela nastavitve orodja		Pred zamenjavo z novimi

Ko je preučila zgornji seznam, je Maria svojemu nadzorniku postavila še eno vprašanje: kako določiti obdobja, v katerih so dokumenti poklicnega izobraževanja in usposabljanja predmet hrambe, če niso navedeni na tem seznamu? Odgovor na to vprašanje boste izvedeli v naslednjem razdelku.

Kako določiti rok uporabnosti dokumenta, če njegovega imena ni na seznamih standardov in oddelkov

V dejavnostih podjetja so možne situacije, ko imena zadeve po nomenklaturi ni mogoče najti v nobenem regulativni dokument urejanje rokov hrambe dokumentov. V tem primeru podjetje nima pravice samostojno določati rokov hrambe take dokumentacije.

POMEMBNO! V skladu s Temeljnimi pravili za arhivsko poslovanje, če roka hrambe za določeno dokumentacijo ni določena s tipskimi ali oddelčnimi seznami, jo ugotovi strokovna revizijska komisija ustreznega arhiva po predložitvi arhiva organizacije in arhiva organizacije. centralna strokovna komisija organizacije.

Podoben postopek je predviden v klavzuli 1.6 Seznama standardnih arhivskih dokumentov, ki nastanejo v znanstvenih, tehničnih in proizvodnih dejavnostih organizacij.

Tako se je Maria ponovno prepričala, da je vprašanje upoštevanja rokov hrambe dokumentov pomembno, zagotavljanje varnosti dokumentacije pa je odgovoren postopek vsake organizacije. Vključno za Virage LLC.

Naknadno, ko preizkusna kazen končalo in deklica je začela opravljati svoje glavne naloge v oddelku za računovodstvo in poročanje, prevzela je ustrezno odgovornost pri vlaganju zadev v skladu z nomenklaturo, ki jo je odobrilo podjetje, pri čemer ni dovolila, da bi bili dokumenti s trajnimi in začasnimi roki v eni datoteki.

Rezultati

Roki hrambe so določeni s standardnimi ali oddelčnimi seznami, da se zagotovi varnost pomembnih dokumentov.

Rok hrambe dokumentov je določen v razponu od 1 leta do 75 let, odvisno od pomembnosti. Določene vrste dokumentacije je treba hraniti trajno.

Če dokumenti začasne hrambe z različni izrazi(1 leto, 3 leta, 5 let itd. - kar pomeni različne stopnje njihove pomembnosti), potem se rok hrambe spisa po nomenklaturi določi glede na najdragocenejšo dokumentacijo, to je dlje.

Prepovedano je skrajšati obdobja shranjevanja, določena s seznamom, in jih samovoljno določiti za dokumente, za katere v standardnih in oddelčnih seznamih ni podatkov o rokih shranjevanja. Če želite določiti obdobje shranjevanja takšne dokumentacije, se morate obrniti na strokovnjake Rosarhiva.

Začel veljati marca 2016 nov članek Zvezni zakon z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ »O arhivskih zadevah v Ruska federacija", ki ne le skrajša obdobje hrambe številnih dokumentov o osebju s 75 let na 50, ampak tudi uvede nova tehnologija delo. Kako to izvesti v praksi, uradno še ni pojasnjeno. Toda zdaj moramo izpolniti zahteve zakona. Ugotavljamo, kako »zapreti« seznam zadev za leto 2016 (je treba v njem kaj spremeniti, kako izpolniti končni vnos?). Kako sestaviti seznam zadev za leto 2017 (ponujamo rešitev, kako to najbolje narediti, in prikazujemo približen seznam zadev za kadrovsko službo). Odločili se bomo, kje se bodo kadrovski dokumenti oblikovali in hranili, spremenili pa bomo tudi ovitke spisov.

Zvezni zakon št. 43-FZ z dne 2. marca 2016 "O spremembah zveznega zakona "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji"" je prilagodil obdobja hrambe dokumentov o osebju, tako da jih je uvedel v člen 22.1.

Člen vzpostavlja novo merilo za določitev obdobja hrambe dokumentov o osebju - 2002/2003 kot pogojna omejitev pri določanju 50-letnega ali 75-letnega obdobja skladiščenja. A spremembe se tu ne končajo.

Treba je biti pozoren tudi dejstvo, da zdaj komercialne organizacije, ki so viri pridobitve državni in občinski arhivi morajo hraniti svoje kadrovski dokumenti toliko kot vladne agencije (ker so združene v enem samem členu v delih 1 in 2 člena 22.1) – tam uporabljeno besedilo "za" 75/50 let. A druge gospodarske organizacije mora hraniti te dokumente "nič manj" 75/50 let (3. odstavek 1. in 2. dela prvega odstavka 22. člena). Samo dokumenti o osebju likvidiranih organizacij so predmet prenosa v državne in občinske arhive. torej glavna funkcija zagotavljanja socialnih in pokojninskih pravic državljanov/delavcev je dejansko dodeljena delodajalcem.

Za več informacij o novih rokih hrambe kadrovskih dokumentov preberite članek: “Roki hrambe kadrovskih dokumentov”

Fragment dokumenta

Strni oddajo

Zvezni zakon "O arhiviranju v Ruski federaciji" z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ. Člen 22.1 "Pogoji začasne hrambe dokumentov o osebju"

1. Dokumenti o osebju (razen dokumentov iz 3. dela tega člena), nastala pred letom 2003, so shranjeni:

že 75 let

2) v državnih in občinskih arhivih, ki prejemajo dokumente o osebju likvidiranih oseb vladne agencije, organi lokalna vlada, državne, občinske in nedržavne organizacije - od datuma prejema do izteka 75 let od datuma nastanka, s pregledom vrednosti dokumentov po izteku določenega roka hrambe;

3) v drugih organizacijah – vsaj 75 let od datuma nastanka.

2. Dokumenti o osebju (razen dokumentov iz 3. dela tega člena), nastaja od leta 2003, so shranjeni:

1) v državnih organih, organih lokalne samouprave in organizacijah, ki delujejo kot vir pridobivanja državnega in občinskega arhivskega gradiva z arhivskimi dokumenti, - za 50 let od datuma nastanka s pregledom vrednosti dokumentov po poteku določenega roka hrambe;

2) v državnih in občinskih arhivih, ki sprejemajo dokumente o osebju likvidiranih državnih organov, organov lokalne samouprave, državnih, občinskih in nevladnih organizacij - od dneva prejema do poteka 50 let od dneva nastanka z preverjanje vrednosti dokumentov po poteku določenega roka trajanja;

3) v drugih organizacijah – vsaj 50 let od datuma nastanka.

3. Dokumenti o osebju, ki nastanejo v zvezi s prehodom državljanov državna uprava, ki ni državna državna uprava, so shranjeni:

1) v državnih organih, v katerih so državljani opravljali javno službo, ki ni državna uprava, - 75 let po prenehanju javne službe s preizkusom vrednosti dokumentov po poteku določenega roka hrambe;

2) v državnih arhivih, ki prejemajo dokumente o osebju likvidiranih državnih organov iz prvega odstavka tega dela - od dneva prejema do poteka 75 let od dneva prenehanja javne službe s preizkusom vrednosti dokumentov po poteku določenega roka hrambe.

Iz Rosarhiva zaenkrat ni nobenih pojasnil, kako morajo državni in občinski arhivi, ki so pravočasno prejeli kadrovsko dokumentacijo, zdaj izpolnjevati že sklenjene pogodbe z organizacijami, ki so viri pridobitve.

Poleg tega, če bi lahko podružnice in predstavništva geografsko porazdeljene organizacije predhodno prenesle dokumente o osebju v državne ali občinske arhive na kraju registracije ločene enote (na podlagi pogodb in po načrtih), potem v zvezi z novo normalno Zakon št. 125-FZ bo očitno morala "matična" organizacija organizirati shranjevanje dokumentov o osebju odpuščenih uslužbencev svojih teritorialnih enot, če ne bo likvidirana in bo še naprej delovala.

To resnično zahteva pojasnilo ali prilagoditev. regulativni okvir, ki ga pričakujemo v začetku prihodnjega leta 2017. Toda tudi če ni uradnih pojasnil o uporabi veljavne zakonodaje, je treba upoštevati njene norme! Kaj je mogoče in kaj je treba storiti zdaj?

Kje se ustvarjajo in hranijo kadrovski dokumenti?

V skladu z zakonom št. 125-FZ imajo organizacije pravico do ustvarjanja arhivov, vendar dolžan izvajati arhivsko hrambo dokumentov.

zato, če je organizacija ustvarila arhiv kot strukturno enoto, potem je treba v razdelku Arhivskega pravilnika, ki določa sestavo dokumentov, s katerimi je dopolnjen, ustrezno omeniti dokumente o osebju z navedbo roka pri določanju rokov njihove hrambe.

Primer 1

Odlomek Arhivskega pravilnika

Strni oddajo

Arhiv organizacije izvaja arhivsko hrambo in je opremljen z:

• – organizacijski dokumenti na vseh področjih delovanja;
• – upravni dokumenti po glavni dejavnosti;
• <. . .>
• – dokumenti o osebju, ustvarjenem do vključno leta 2002;
• – dokumenti o kadrih, ustvarjeni od leta 2003;
• <. . .>

Če arhiv ni oblikovan kot strukturna enota, To odgovornost za arhivsko hrambo kadrovskih dokumentov je treba dodeliti drugemu oddelku in njegovim zaposlenim osebno. To je formalizirano z ukazom prvega vodje, ki je odgovoren za svoj položaj za organiziranje tekoče operativno in arhivsko hrambo dokumentov podjetja.

Običajno je določena oseba, odgovorna za kadrovske dokumente kadrovski oddelek in eden od njegovih zaposlenih, na kateri nov videz odgovornost za arhivsko hrambo dokumentov o osebju se lahko dodeli hkrati z "običajno" odgovornostjo za vzdrževanje delovnih knjižic in osebnih map zaposlenih, za obdelavo in varnost osebnih podatkov.

Primer 2

Strni oddajo

NAROČAM:

1. Dodelite vodji kadrovske službe M.V. Karpovi. (nadomeščanje v primeru začasne odsotnosti - namestnik vodje kadrovske službe Sokova N.A.) odgovornost za vodenje delovnih evidenc zaposlenih, oblikovanje in vzdrževanje osebnih datotek, obdelavo in varnost osebnih podatkov ter za arhivsko hrambo in zagotavljanje varnosti dokumenti o osebju.

Če arhiv ni ustanovljen kot strukturna enota, se lahko odgovornost za arhivsko hrambo dokumentov organizacije dodeli za enega od zaposlenih v pisarni(in v majhni organizaciji - kot tajnik) ali uslužbenec kadrovske službe.

Primer 3

Usmerjevalna klavzula odredbe o dodelitvi odgovornosti za arhivsko hrambo kadrovskih dokumentov

Strni oddajo

NAROČAM:

1. Dodelite višjemu specialistu oddelka za predšolske vzgojne ustanove Kuznetsova S.L. (nadomeščanje v primeru začasne odsotnosti - vodja predšolske vzgojne ustanove N.S. Morozova) odgovornost za arhivsko hrambo in zagotavljanje varnosti dokumentov iz arhivskega fonda organizacije, vključno z dokumenti o osebju.

Te vrste odgovornosti, določene z odredbo, morajo biti vključene v opisi delovnih mest zaposleni (z njihovim pisnim soglasjem):

• kadrovska služba ali pisarniška služba (tajnica) in
• osebe, ki nadomeščajo odgovorne delavce v primeru njihove začasne odsotnosti.

Upoštevati je treba tudi, da pojem "kadrovske listine" vključuje dokumente o plačah in drugih prejemkih (delovni časniki, osebni računi, individualni osebni računovodski podatki, kartice za evidentiranje dohodkov in dohodnine, plačilne liste v odsotnosti osebne osebe). računi itd.). računovodstvo. Ker je arhivsko hrambo kadrovskih dokumentov priporočljivo organizirati centralno (v pristojnosti kadrovske službe ali pisarniške službe / tajnice), je treba rešiti vprašanje interakcije med oddelki v tem procesu. Priporočamo, da ugotovite, v kakšni obliki (seveda je bolje v obdelani in izvedeni obliki), v kakšnem roku (sestavi se urnik) in priložite kakšne knjigovodske listine (po možnosti tako popis kadrovskih zadev, ki ga sestavi računovodstvo, kot npr. in enostavni dobavni popis) obračunskih listin za plače bo računovodstvo oddalo v arhivsko hrambo v arhiv ali v kadrovsko službo / službo za pisarniško delo.

Nomenklature zadev za leti 2016 in 2017

Za pripravo seznama zadev za naslednje koledarsko leto pisarniška služba, kot je znano, uporablja svojo delovno kopijo, v katero v tekočem letu naredi potrebne spremembe in pojasnila, določi naslove zadev, vzame rezervne številke, vzdržuje tabela korespondence indeksov primerov, ko se spremeni struktura organizacije itd. .p. Nova obdobja hrambe dokumentov o osebju bi se morala odražati v delovni kopiji nomenklature datotek za leto 2016 že od trenutka, ko so začele veljati spremembe, ki smo jih analizirali v zakonu št. 125-FZ - to je 13. marec 2016. In če se rok uporabnosti 75 let v nekaterih primerih spremeni v 50 let, potem več kratki roki(10 let, 5 let, 3 leta itd.) ostanejo nespremenjeni.

Na primer, če so zaposleni zaposleni leta 2002 ali prej, se bodo obdobja shranjevanja njihovih osebnih datotek in osebnih računov razlikovala od obdobij za pozneje zaposlene delavce.

Primer 4

Del seznama zadev za leto 2016 komercialna organizacija(z oranžno označenimi komentarji)

Strni oddajo

Iz 4. primera je razvidno, da bo v popisu zadev za leto 2017 potrebna tudi odražajo spremembo obdobij shranjevanja po konvencionalni časovni premici – 2002/2003 (tj. zdi se, da se številni primeri razcepijo).

Toda dokumenti o osebju odpuščenih delavcev, ustvarjeni pred vključno letom 2002 in predmet dolgoročnega (več kot 10 let) shranjevanja, s sodobnim prometom osebja, bi morali biti že zdavnaj vključeni v popis kadrovskih datotek in preneseni v arhiv (po vse, običajno se sestavijo in tja prenesejo v enem do treh letih po odpustu). In v tem primeru postane najbolj pereče povsem drugo vprašanje: ali je treba ponovno registrirati že sestavljene popise osebnih datotek in dokončanih datotek v zvezi s spremembo njihovega obdobja hrambe? Zakon nima retroaktivnega učinka (z vsaj ne bi smel), vendar ostaja potreba po pojasnilu Rosarhiva.

Pri oblikovanju naslovov zadev v nomenklaturi zadev navesti rok 2002/2003. morda ni potrebno, če je bila organizacija sama ustanovljena po letu 2002, tj. Kadrovske dokumentacije še nisem izdeloval. Potem bo predmet pojasnila samo obdobje hrambe tistih kategorij kadrovskih dokumentov, za katere se spremeni na 50 let (s sklicevanjem na člen 22.1 zakona št. 125-FZ) z običajnih 75 (ki jih je določil PTUD).

Pravila kompilacije dokončni vpis v spis za leto 2016, ki opravlja računovodsko funkcijo, se formalno ne sme spremeniti. Navsezadnje se obe roki hrambe dokumentov o osebju (75 let, kot je bilo prej, in 50 let, v zvezi s spremembami zakona št. 125-FZ) nanašata na začasna (več kot 10 let) obdobja hrambe. Končni zapis vsebuje navedbo skupnega števila datotek istega obdobja hrambe v letu, vključno s prenosljivimi (osebne datoteke, knjige in dnevniki itd.). Glej primer 5.

Samo Oznaka "EPK". v zadnjem vnosu v seznam zadev v tem trenutku v zvezi z dokumenti/dosjeji o osebju nadomestiti z oznako "EK", ker pregled vrednosti v skladu z pravne zahteve se bodo v organizaciji izvajale po poteku 75-letne oziroma 50-letne dobe dejansko dolgoročne oddelčne hrambe dokumentov o kadrih.

Primer 5

Strni oddajo

Pri razvoju seznama primerov za leto 2017 priporočamo, da ste pozorni na 3 najpomembnejše dejavnike:

V primeru 6 bomo prikazali besedilo naslovov zadev in njihovo sistematizacijo, pravilna obdobja shranjevanja v osnutku nomenklature zadev za kadrovsko službo komercialne organizacije za leto 2017. Vendar upoštevajte naslednje:

• pri določanju rokov hrambe spisov se uporablja čl. 22.1 zakona št. 125-FZ in PTUD;
• Skrajšujemo 75-letno obdobje hrambe, predpisano v PTUD za osebne dokumente, na 50 let v skladu z zakonom št. 125-FZ. Toda v našem kadrovska služba obstajajo drugi dokumenti, na primer organizacijski, za katere ostaja v veljavi rok hrambe 75 let, predpisan v PTUD (glej npr. primere 03-06, 03-08 in 03-09 v primeru 6);
• krajši roki hrambe kadrovskih dokumentov (10 let, 5 let, 3 leta itd.) po PTUD ostajajo relevantni in se odražajo v nomenklaturi zadev nespremenjeni (glej npr. zadeve z indeksi 03-20, 03-45, 03-66 v primeru 6);
• za številne dokumente se bo v drugih oddelkih organizacije (na primer v varnostni službi ali pisarniški službi) upošteval stalni rok hrambe, ki ga predpisuje PTUD, v kadrovski službi pa jih bomo hranili manj (glej , na primer primeri z indeksi 03-04, 03 -66, 03-67);
• Poleg tega trajna dobava hrambe po PTUD dejansko pomeni obdobje hrambe »Do likvidacije organizacije«.

Primer 6

Strni oddajo

Pojasnilo roka uporabnosti na pokrovu ohišja

Glede na zahteve glede varstva osebnih podatkov je priporočljivo oblikovati osebne dosjeje za vsakega zaposlenega posebej in v procesu evidentiranja osebnih dosjejev odpuščenih delavcev v pripravi za vložitev v arhiv ne združevati več osebnih dosjejev. v enega, tudi če obseg ne preseže meje 250 listov, tiste. ne spajajte več osebnih datotek skupaj glede na leto odpusta.

Osebne datoteke zaposlenih v kovinski omari v kadrovski službi (ali pri tajnici) so bile vedno razdeljene na dva niza:

1. Odpuščeni delavci, katerih osebni spisi še niso bili preneseni v arhiv.
2. Delovni zaposleni. To skupino primerov je zdaj treba razdeliti na dva dela:
   1. Delujejo od leta 2003 (dokumenti v njih so bili ustvarjeni od tega leta in se hranijo 50 let, v skladu s členom 22.1 zakona št. 125-FZ).
   2. Tisti, ki so bili zaposleni leta 2002 in prej (shranjeni bodo po prvotnem načrtu za 75 let).

Za skupino 2.1 osebnih datotek na platnicah je treba organizirati uvedbo pojasnil glede na zakon št. 125-FZ, kot je prikazano v primeru 7 (označeno oranžno).

Enako je treba storiti za vse primere, za katere je ta zakon prilagodil rok hrambe. Da bi se izognili večkratnemu ročnemu vnašanju dolgega besedila, lahko za pospešitev postopka uporabite samotipkani žig.

Preglejte demo različico tiskane revije

Vsak dan se arhiv podatkov katere koli organizacije poveča. Nekateri dokumenti imajo neomejeno informacijsko vrednost, drugi pa hitro izgubijo uporabno vrednost.

Kako dolgo in katere dokumente je treba hraniti, kakšen način odstranjevanja je predviden za nekatere vrste dokumentacije? Ta in druga vprašanja so jasno obravnavana in pojasnjena v veljavni zakonodaji. Izbira dokumentov, ki so predmet državne hrambe, ali določitev obdobij njihove hrambe temelji na podatkih strokovna ocena dokumenti.

Splošni pogoji za hrambo dokumentacije

Za različne vrste razvita dokumentacija določene roke shranjevanje:

• začasno - do 10 let;
• dolgoročno - več kot 10 let;
• konstantna.

Primeri dolgoročnega in trajnega periodičnega hranjenja se po zaključku prenesejo v hrambo v posebne enote (za 2 leti za referenčne namene). Nato pojdite na razdelek z arhiviranimi dokumenti.

Obdobje shranjevanja podatkov ni odvisno od nosilca podatkov (elektronski, papirni). Na vrednost dokumenta vplivajo informacije, ki jih vsebuje.

Imenuje se poseben pregled, ki določa potrebo po nadaljnji uporabi primera. Označujejo dokumente, ki se lahko uporabljajo v (ali proti) interesu države, družbe, znanosti, posameznika ipd.

Glavni cilji preizkusa vrednosti listin

V pisarniškem delu organizacije ali podjetja, v državnih arhivih, je nemogoče brez specializirane strokovne ocene dokumentov.

Glavni namen izpita:

1. Določitev ali sprememba roka za nadaljnjo hrambo dokumenta.
2. Izbor dokumentov za uničenje, ki so brez vrednosti ali pa je praktična vsebina informacij v njih izgubila pomen.
3. Določitev roka hrambe dokumentov, ki nimajo znanstvene ali zgodovinske vrednosti, so pa praktičnega pomena.
4. Ocena dokumentacije, ki ima:
   • politični;
   • gospodarski;
   • znanstveni;
   • kulturno in drugo vrednoto

Vprašanja hrambe, prevzema, evidentiranja in nadaljnjega posredovanja dokumentov ureja zakon o arhivski zadevi.

V teku strokovne dejavnosti je bil sestavljen in seznam odobren iz 12 razdelkov standardni dokumenti(z jasno navedbo obdobja njihovega shranjevanja), ki so se pojavile kot posledica funkcionalnih dejavnosti vladnih struktur, institucij, podjetij itd.

Oddelka I in IV

Iz uveljavljenega seznama sta zelo zanimiva oddelka I in IV. Evidenca in hramba sta na obeh področjih tesno povezana. Navsezadnje so nadaljnje računovodske časovne razmejitve odvisne od pravilne izvedbe in hrambe kadrovskih datotek.

Računovodstvo kadrovskih dokumentov (I)

Ohraniti je treba izvirnike in kopije kadrovskih dokumentov organizacije.

Rok hrambe dokumentov:

1. 1 leto:
   • dnevniki, ki prikazujejo delovni čas (urniki, časovnice);
   • podatki o osebah, ki niso zaposlene;
   • urniki dopustov.
2. 3 leta:
   • poverilnice dokumentov, ki potrjujejo delovna dejavnost in izkušnje zaposlenih;
   • evidenca delovne discipline;
3. 5 let:
   • zakoni, predpisi, varnostna poročila;
   • izvlečki o izboljšanju delovnih pogojev in varnosti;
   • dokumenti, ki potrjujejo seznanitev, usposabljanje, certificiranje zaposlenih o varnostnih ukrepih in njihovo skladnost;
   • podatki o službenem potovanju;
4. 75 let:
   • karakteristike in osebne karte zaposlenih;
   • pogodbe o zaposlitvi delavcev;
5. 50 let (dokler ne zahteva lastnik):
   • osebni dokumenti, originali (spričevala, diplome, delovne knjižice, potrdila itd.);
6. Nenehno:
   • kolektivne pogodbe;
   • osebne datoteke vodij.

Knjigovodske listine (IV)

Na knjigovodske listine vladna struktura uporabiti ločeni pogoji in rok uporabnosti.

Primarna dokumentacija, podatki računovodskega registra, bilance, poročila po obdelavi so nujno shranjeni v posebnem prostoru (zaprti omarici), dokler se ne prenesejo v arhiv organizacije. Obrazci strogo poročanje shranjeni v sefih ali kovinskih omarah. Za varnost datotek je odgovorna oseba, ki jo pooblasti glavni računovodja.

V primeru izgube, poškodbe ali nepooblaščenega prenosa računovodskih listin mora vodja podjetja obvestiti organe pregona.

Zaseg (zlasti uničenje) dokumentacije poteka v skladu z zahtevami veljavne zakonodaje.

Običajna obdobja shranjevanja:

• primarni dokumenti, obrazci - najmanj 3 leta;
• gotovinski dokumenti, ki so predmet finančnega spremljanja (podatki o finančnih transakcijah) – 5 let;
• plačilne liste in plačilne liste – 75 let (če ni osebnega računa).

Odvoz zabojev ob koncu obdobja skladiščenja brez pregleda ni dovoljen davčna služba za navedeno obdobje.

O uničenju ali prenosu spisov v arhivski oddelek odloča posebna komisija.

Podrobne podatke za vsako postavko v seznamu standardnih dokumentov si lahko podrobneje ogledate v izdelani in odobreni tabeli.

Vrsta dokumenta	Rok uporabnosti	Opomba
Naročila, navodila; dokumenti (potrdila, povzetki, informacije, poročila itd.) zanje:
po osnovni dejavnosti	nenehno	poslano v vednost - dokler potreba ne mine
po osebju	75 let star	EPK. O zagotavljanju rednih in izobraževalnih dopustov, dolžnosti, kazni, kratkoročnih domačih službenih potovanj - 5 let
o upravnih in gospodarskih vprašanjih	5 let
Bilance stanja in poročila; listine (priloge k bilanci stanja, pojasnjevalne opombe, specializirani obrazci) jim:
konsolidirano letno	nenehno
letno	nenehno
četrtletno	5 let
obdobje	1 leto	v odsotnosti četrtletnega - nenehno
prenos, ločitev, likvidacijske bilance stanja; prijave, pojasnila do njih	nenehno
analitične dokumente (tabele, zapiske, poročila) do letn bilance in poročila	Nenehno
dopisovanje v zvezi z odobritvijo in razčiščevanje bilanc in poročil	5 let
listine (protokoli, akti, sklepi) o obravnavi in odobritev bilanc in poročil	nenehno	četrtletno - 5 let
sporočila (certifikati) o registracija pri davčnih organih organov	5 let po odjavi
poročila o denarnih nakazilih zneski za državno in nedržavno zavarovanje (pokojninsko, zdravstveno, sociala, zaposlitev)	nenehno
Davčna poročila:
letno	nenehno
četrtletno	5 let	v odsotnosti letnih plačil - trajno
obdobje	1 leto	v odsotnosti četrtletnega - 5 let
dokumenti (izračuni, potrdila, tabele, informacije) o obračunanih ter zneske nakazanega davka v proračune vseh ravni. Dopisovanje o nesoglasjih davčna vprašanja, pobiranje trošarin in drugih davkov	5 let	EPK
dokumenti (izračuni, informacije, izjave, sklepi, seznami, izjave, dopisovanje) o oprostitev plačila davki, ugodnosti, posojila, odložena plačila oz zavrnitev za davke, trošarine in druge pristojbine	5 let	EPK
dokumenti za davčno prijavo prihodkov v različne proračune ravni in v zunajproračunske sklade, dolgov na njih	5 let
Poročila o realizaciji predračunov:
konsolidirano letno	Nenehno
letno	Nenehno
četrtletno	5 let	v odsotnosti letnih plačil - trajno
Druga dokumentacija o vodenju proizvodnih in gospodarskih dejavnosti
sintetični, analitični, finančni računi računovodstvo	5 let
dokumenti (načrti, poročila, protokoli, akti, potrdila, zapiski, korespondenca) o izvajanje dokumentarnih revizij finančno in gospodarsko aktivnosti, kontrolno-revizijsko delo, v vključno s pregledom blagajne, pravilno pobiranje davkov in itd.	5 let	v primeru sporov, nesoglasij, preiskovalnih in sodnih zadev - se hranijo do končne odločitve
računovodski registri (glavna knjiga, dnevniki naročil razvojne tabele itd.)	5 let
primarni dokumenti in vloge jim, ko so zabeležili dejstvo izvajanje poslovne transakcije in ki je bila osnova za knjigovodske evidence (gotovina, bančni dokumenti, škrbine bančne čekovne knjižice, nalogi, časovnice, bančna obvestila in zahteve za prenos, akti prevzem, izročitev, odpis premoženja in materiali, potrdila, škrbine njim, računi, dobavnice in predhodna poročila itd.). Dokumenti o prevzemu izpolnjeni dela (akti, potrdila)	5 let	odvisno od zaključka revizije (verifikacije). V primeru sporov, nesoglasij, preiskovalnih in sodnih zadev se hranijo do končne odločitve.
listine (akti, informacije, dopisovanje) o medsebojnih obračunih in preračuni med organizacijami	5 let
dopisovanje o finančno in gospodarsko dejavnosti (o računovodstvu sredstev, na naložitev kazni, glob, prevzem, izročitev, odpis materialna sredstva itd.)
dopisovanje o izdaji in vračilu posojila	5 let
listine (potrdila, listine, obveznosti, dopisovanje) o terjatve in obveznosti dolgovi, pomanjkanje, poneverba, tatvina	5 let
garancijska pisma	5 let
listine (protokoli, akti, izračuni, sklepi) o prevrednotenju osnovna sredstva, določitev amortizacija osnovnih sredstev, cenitev vrednost premoženja organizacije	nenehno
dokumenti (vloge, naročila, potrdila, urniki, dejanj) o plačilu, menjavi, sprejem in prenos računov	nenehno
pogodbe, sporazumi (kredit, ekonomsko, operativno), nepremičninske pogodbe zavarovanje, z revizorji (revizijske družbe)	5 let po izteku pogodbe (sporazuma). EPK
pogodbe o odgovornosti	5 let po razrešitvi materialno odgovorne osebe
dokumenti (zapisniki sej popisne provizije, izjave) o inventarju osnovna sredstva, nepremičnine, zgradbe in objekti, predmeti inventarja	5 let	odvisno od zaključka revizije (verifikacije). V primeru sporov, nesoglasij, preiskovalnih in sodnih zadev se hranijo do končne odločitve.
dokumenti (računi, potrdila, dopisovanje itd.) o finančnih dobrodelna vprašanja aktivnosti	5 let	EPK
Za kadrovske evidence, plače itd.
osebni računi zaposlenih	75 let star	EPK
določbe o bonitetah za zaposlene	5 let	EPK. Ti dokumenti se hranijo pet let po zamenjavi z novimi
dokumenti (zbirni obračun (plačilne liste). (tabulagrami) za izdajo plače, ugodnosti, honorarji, finančna pomoč in druga plačila; pooblastilo za prejemanje vsote denarja in inventar, v vključno s preklicanimi pooblastila)	5 let	Rok uporabnosti je 5 let, pod pogojem opravljene revizije (verifikacije). V primeru sporov, nesoglasij, preiskovalnih in sodnih zadev se hranijo do končne odločitve. pri Če osebnih računov ni, se ti dokumenti (razen pooblastil) hranijo 75 let.
dopisovanje v zvezi z izplačilom plač deske; podatke, potrdila o skupni dohodek zaposlenega za leto in plačilo davki; informacije o računovodstvu sredstev, limiti plače in nadzor nad njimi distribucija, izračuni za prekomerna poraba in dolg plače, o odtegljaju od plače, iz sredstev socialno zavarovanje, o izplačilo regresa in prostih dni koristi; dokumentov (kopije poročil, izjave, sezname zaposlenih, potrdila, izvlečke iz protokolov, sklepi) o izplačilu nadomestil, plačilo bolniške odsotnosti	5 let
listine (vloge, odločbe, potrdila, korespondenca) o plačilu študijske počitnice	dokler potreba ne mine, vendar ne manj kot 5 let
Knjige, revije, računovodske kartice:
vrednostni papirji	nenehno
osnovna sredstva (zgradbe, objekti)	5 let po likvidaciji osnovnih sredstev, po opravljenem pregledu (reviziji)
denarni prejemki in izdatki dokumenti (računi, plačila navodila)
gospodarska lastnina; auxiliary, nadzor (transport, tovor, teža itd.)	5 let po zaključku revizije (revizija)
deponirane plače deske	5 let po zaključku revizije (revizija)
prodaja blaga, dela, storitve, obdavčene in neobdavčene davek na dodano vrednost
vlagatelji zneski; pooblastila	5 let od datuma zadnjega vnosa, pod pogojem, da je opravljeno preverjanje (revizija)

Katera obdobja začasne hrambe arhivskih dokumentov določa zvezni zakon z dne 2. marca 2016 št. 43-FZ? Kakšna je razlika med začasno hrambo arhivskih dokumentov in začasno hrambo dokumentov iz arhivskega fonda Ruske federacije?

Kadrovski dokumenti so arhivski dokumenti, ki odražajo delovno razmerje med zaposlenim in delodajalcem. Zvezni zakon št. 43-FZ z dne 2. marca 2016 »O spremembah zveznega zakona »O arhiviranju v Ruski federaciji« (v nadaljnjem besedilu: zvezni zakon št. 43-FZ) je določil začasna obdobja hrambe takih dokumentov. Kakšni so ti roki? Kakšna je razlika med začasno hrambo arhivskih dokumentov in začasno hrambo dokumentov iz arhivskega fonda Ruske federacije? Kakšne so značilnosti hrambe dokumentov v arhivu zavoda? V kakšnem vrstnem redu se uničijo dokumenti zaradi pretečenega roka hrambe? Kako poteka prenos dokumentov v državni ali občinski arhiv? Odgovore na ta vprašanja boste našli v tem članku.

O obveznosti zagotavljanja varnosti arhivskih dokumentov

Po čl. 3 zveznega zakona z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ "O arhiviranju v Ruski federaciji" (v nadaljnjem besedilu zvezni zakon št. 125-FZ) je arhivski dokument materialni medij z informacijami, zapisanimi na njem, ki ima podatke, ki omogočajo njegovo identifikacijo, in je predmet hrambe zaradi pomena navedenega medija in informacije za državljane, družbo in državo. Dokumenti Arhivskega sklada Ruske federacije so arhivski dokumenti, ki so bili pregledani kot dokumenti, registrirani pri državi in ​​predmet trajne hrambe.

Na podlagi 1. dela čl. 17 Zveznega zakona št. 125-FZ se obveznost zagotavljanja varnosti arhivskih dokumentov, vključno z dokumenti o osebju, razteza na:

• državnim organom;
• lokalnim oblastem;
• o organizacijah;
• o državljanih, ki se ukvarjajo s podjetniško dejavnost brez ustanovitve pravne osebe.

Državni organi, lokalne samouprave občinski okraj, mestno okrožje in mestno okrožje morajo ustvariti arhive za shranjevanje, zbiranje, evidentiranje in uporabo arhivskih dokumentov, ki nastanejo v procesu njihove dejavnosti (1. del 13. člena zveznega zakona št. 125-FZ).

FYI

Arhiv je strukturna enota ustanove, ki izvaja pridobivanje, računovodstvo, hrambo in uporabo arhivskih dokumentov (GOST R 7.0.8-2013 »Nacionalni standard Ruske federacije. Sistem standardov za informacije, knjižnico in založništvo. Vodenje evidenc in arhiviranje. Izrazi in definicije", odobren z Odlokom Rosstandarta z dne 17. oktobra 2013 št. 1185-st). Normativni in metodološki dokument, ki opredeljuje dejavnosti arhiva, je Osnovna pravila za delovanje organizacijskih arhivov (potrjena s sklepom Sveta Rosarhiva z dne 2. 6. 2002).

Da bi zagotovili skupna načela Pri organizaciji hrambe, pridobivanja, računovodstva in uporabe arhivskih dokumentov morajo državni organi, lokalne oblasti in organizacije pri delu z arhivskimi dokumenti upoštevati zakonodajo Ruske federacije (vključno s pravili, ki jih je določila posebej pooblaščena vlada Ruske federacije). zvezni organ izvršilna oblast), zakonodaja sestavnih subjektov Ruske federacije in občin pravni akti(5. del 14. člena zveznega zakona št. 125-FZ). Ta pravila vključujejo zlasti Pravila za organizacijo hrambe, pridobivanja, evidentiranja in uporabe dokumentov Arhivskega sklada Ruske federacije in drugih arhivskih dokumentov v organih. državna oblast, lokalne vlade in organizacije.

Varnost arhivskih dokumentov je zagotovljena v času njihovega shranjevanja, ki ga določajo zvezni zakoni, drugi regulativni pravni akti Ruske federacije, pa tudi seznami dokumentov iz 3. dela čl. 6 in 1. del čl. 23. člena omenjenega zakona.

3. del čl. 6 zveznega zakona št. 125-FZ določa, da sezname standardnih arhivskih dokumentov z navedbo obdobja njihovega shranjevanja in navodila za uporabo teh seznamov odobri zvezni izvršni organ, ki ga posebej pooblasti vlada Ruske federacije. Trenutno velja:

Seznam je pripravljen v skladu z zveznim zakonom št. 125-FZ ob upoštevanju določb drugih zveznih zakonov in drugih regulativnih pravnih aktov Ruske federacije, ki urejajo sestavo in rok uporabnosti. posamezne vrste dokumenti. Lahko se domneva, da bo po spremembah zveznega zakona št. 125-FZ ta seznam spremenjen.

Naj vas spomnimo, da je kadrovska dokumentacija v Seznamu razporejena po oddelkih. 7" Delovna razmerja« in 8 »Kadrovanje«. Poleg tega so nekateri kadrovski dokumenti prikazani v drugih razdelkih ta seznam. Na primer, kadrovska ureditev in opisi delovnih mest so navedeni v klavzuli 1.2 " Organizacijske osnove upravljanje". 1 "Organizacija sistema vodenja."

Glede na pomen dokumentov so možni:

• trajno skladiščenje dokumenti Arhivskega sklada Ruske federacije;
• začasna hramba arhivskih dokumentov;
• začasna hramba dokumentov iz arhivskega sklada Ruske federacije.

Trajna hramba dokumentov iz arhivskega sklada Ruske federacije vključuje hrambo takih dokumentov brez določitve obdobja (nedoločen čas hrambe) (12. člen 3. člena Zveznega zakona št. 125-FZ).

Začasna hramba arhivskih dokumentov se izvaja, dokler niso uničeni v obdobjih, ki jih določajo regulativni pravni akti (13. člen 3. člena zveznega zakona št. 125-FZ).

Kar zadeva začasno hrambo dokumentov iz Arhivskega sklada Ruske federacije, v skladu s 14. členom čl. 3 Zveznega zakona št. 125-FZ je hramba te kategorije dokumentov, dokler se ne prenesejo v trajno hrambo. Postopek za takšen prenos določa čl. 21 zveznega zakona št. 125-FZ.

V skladu s pravili 1. dela čl. 21 Zveznega zakona št. 125-FZ dokumenti Arhivskega sklada Ruske federacije, ki se nahajajo v državi oz. občinsko lastnino, po poteku rokov njihove začasne hrambe v državnih organih, organih lokalne samouprave ali državnih in občinske organizacije prenese v trajno hrambo v pristojni državni in občinski arhiv.

Pravilno organizirajte shranjevanje dokumentov med pisarniškim delom, pa tudi pri njihovi pripravi arhivsko hrambo V pomoč bo nomenklatura primerov. Nomenklatura datotek je sistematiziran seznam imen zadev, vnesenih v evidenco organizacije, z navedbo obdobij njihove hrambe v ustaljeni obliki (točka 3.4.1 Osnovnih pravil za delovanje arhivov organizacij). Obrazec nomenklature zadev je podan v prilogi 7 pravilnika.

Nomenklatura datotek se uporablja pri preverjanju vrednosti dokumentov, pa tudi za določitev roka hrambe datotek, ki vsebujejo dokumente začasne hrambe (točka 2.3.3 Osnovnih pravil za delovanje arhivov organizacij).

V skladu s členom 3.4.3 Osnovnih pravil za delovanje arhivov organizacij je nomenklatura datotek podlaga za sestavljanje popisov datotek trajne in začasne (več kot 10 let) hrambe ter glavni knjigovodski dokument v pisarniškem delu, in v arhivu organizacije se uporablja za shranjevanje začasnih datotek (do vključno 10 let). Shema sistematizacije primerov, določena v nomenklaturi, se lahko uporablja pri razvoju diagrama kartoteke za izvršene dokumente.

O obdobjih začasne hrambe dokumentov o osebju

Pogoji začasne hrambe dokumentov Arhivskega sklada Ruske federacije pred prenosom v trajno hrambo so določeni v čl. 22 zveznega zakona št. 125-FZ. Preden se spremenijo odstavki. "b" četrtega odstavka tega člena je bilo za dokumente o osebju zagotovljeno obdobje začasne hrambe do vstopa v državni in občinski arhiv - 75 let. Vendar pa v skladu s spremembami, uvedenimi z zveznim zakonom št. 43-FZ, ta norma iz besedila odstavkov. "b" odstavek 4 čl. 22 zveznega zakona št. 125-FZ je bil izključen. Zdaj je ločen članek posvečen obdobjem začasne hrambe dokumentov o osebju - čl. 22.1.

Upoštevajte, da zvezni zakon št. 43-FZ predvideva skrajšanje obdobja hrambe osebnih dokumentov s 75 na 50 let.

Res je, da ta novost ne velja za osebne dokumente:

• izdelan pred letom 2003;
• nastal v zvezi s prehodom državljanov javne službe, ki ni državna javna služba.

Torej, odvisno od datuma ustvarjanja, so dokumenti shranjeni:

Ustvarjeni kadrovski dokumenti	Do leta 2003 (klavzula 1–3, del 1, člen 22.1 Zveznega zakona št. 125-FZ)	Od leta 2003 (klavzula 1 – 3, del 2, člen 22.1 Zveznega zakona št. 125-FZ)
V državnih organih, samoupravah in organizacijah, ki delujejo kot viri pridobivanja državnega in občinskega arhivskega gradiva z arhivskimi dokumenti.	Za 75 let od datuma nastanka, s pregledom vrednosti dokumentov po preteku določenega roka hrambe	Za 50 let od datuma nastanka, s pregledom vrednosti dokumentov po preteku določenega roka hrambe.
V državnih in občinskih arhivih, ki sprejemajo dokumente o osebju likvidiranih državnih organov,	Od dneva prejema do preteka 75 let od dneva nastanka s preizkusom vrednosti dokumentov.	Od dneva prejema do preteka 50 let od dneva nastanka s preizkusom vrednosti dokumentov po
lokalne samouprave, državne, občinske in nevladne organizacije	po preteku določenega roka skladiščenja	poteku določenega obdobja skladiščenja
V drugih organizacijah	Najmanj 75 let od datuma nastanka	Najmanj 50 let od datuma nastanka

Na podlagi 3. dela čl. 22.1 zveznega zakona št. 125-FZ se dokumenti o osebju, ki nastanejo v zvezi s prehodom državljanov v javno službo, ki ni državna uprava, hranijo:

• v državnih organih, v katerih so državljani opravljali javno službo, ki ni državna uprava, - 75 let po prenehanju javne službe s preizkusom vrednosti listin po poteku določenega roka hrambe;
• v državnih arhivih, ki prejemajo dokumente o osebju likvidiranih državnih organov, navedenih v 3. delu 1. člena, - od dneva prejema do poteka 75 let od dneva prenehanja javne službe s pregledom vrednosti dokumentov po poteku določenega roka hrambe.

Hrana dokumentov v arhivu zavoda

Dokumentacijo trajne in dolgoročne hrambe, dopolnjeno s pisarniškim delom, je treba prenesti v hrambo v arhiv institucije.

V skladu s točko 3.7.2 Temeljnih pravil za delovanje arhivov organizacij v ustanovi je treba inventarizirati vsako leto v vsaki strukturni enoti pod neposrednim metodološkim vodstvom arhiva. Na podlagi teh popisov se listine prenesejo v arhiv. Popisi, ki jih oblikujejo strukturni oddelki, so podlaga za pripravo zbirnega popisa poslov zavoda, ki ga pripravi arhiv in po katerem odda spise v trajno hrambo.

FYI

Arhivski inventar je arhivski imenik, ki vsebuje sistematičen seznam hranilnih enot arhivskega fonda, zbirke in je namenjen njihovemu evidentiranju in razkrivanju vsebine (točka 3.7.1 Temeljnih pravil za poslovanje arhivov organizacij). Inventar se sestavi ločeno:

• za trajno skladiščenje zadev;
• za začasne (več kot 10 let) škatle za shranjevanje;
• o kadrovskih zadevah;
• za zadeve, ki so sestavljene iz dokumentov, značilnih samo za določeno institucijo (sodni, preiskovalni primeri, znanstvena poročila o temah itd.).

Popis zadev strukturne delitve se sestavijo v predpisanem obrazcu (Priloga 12 k Temeljnim pravilom za poslovanje arhivov organizacij) v treh izvodih in oddajo arhivu zavoda eno leto po opravljenem pisarniškem delu.

Prenos dokumentacije v arhiv poteka po urniku, ki ga pripravi arhiv, se dogovori z vodji strukturnih enot, ki prenašajo dokumente v arhiv, in potrdi vodja ustanove.

Dokumentacija začasne hrambe (do 10 let) se ne sme prenesti v hrambo v arhiv zavoda. Točka 3.3.2 Temeljnih pravil za organizacijsko arhivsko gradivo določa, da se taka dokumentacija hrani v oddelkih in se po preteku roka hrambe uniči.

FYI

Arhiv zavoda se dopolnjuje z dokumentacijo, ki jo izbere strokovna komisija.

Stalna strokovna komisija, ki deluje v zavodu, na podlagi meril za vrednotenje dokumentov izbere za hrambo v arhivu zavoda (izvede preizkus njihove vrednosti). Arhiv opravi preizkus vrednosti dokumentov pri odbiranju v trajno hrambo po metodološkem vodstvu ustreznega državnega oziroma občinskega arhiva (točka 2.3.4. Temeljnih pravil za organizacijsko poslovanje arhivov).

Uničenje dokumentov zaradi pretečenega roka hrambe

Akti o dodelitvi zadev v uničenje se sestavijo po pripravi arhivskih popisov zadev za trajno in začasno hrambo. Popise zadev in aktov mora strokovna komisija obravnavati v enem samem kompleksu in odobriti vodja ustanove (točka 3.7.24 Osnovnih pravil za delovanje arhivov organizacij).

Po potrditvi popisov zavoda je dovoljeno uničenje spisov z roki začasne hrambe za čas, ki ustreza potrjenim popisom.

Uničenje spisov se formalizira z aktom o dodelitvi za uničenje spisov, ki niso predmet hrambe, ki ga potrdi vodja zavoda. Obrazec akta je podan v prilogi 4 k Temeljnim pravilom za poslovanje organizacijskih arhivov.

Primeri, izbrani za uničenje in vključeni v akte, se prenesejo v uničenje na predpisan način. Uporaba teh dokumentov za poslovne potrebe je prepovedana.

V skladu s točko 2.4.7 Osnovnih pravil za delovanje arhivov organizacij se datoteke, ki so predmet uničenja, prenesejo v obdelavo (odstranitev). Prenos je formaliziran s prevzemnico, v kateri so navedeni datum oddaje, število zabojev za predajo in teža starega papirja. Nakladanje in odvoz na odlaganje morata potekati pod nadzorom uslužbenca, odgovornega za zagotavljanje varnosti arhivskega gradiva.

Prenos dokumentov v državni ali občinski arhiv

V skladu z 2. delom čl. 23 zveznega zakona št. 125-FZ morajo institucije zagotoviti izbor, pripravo in prenos dokumentov v državne ali občinske arhive v skladu s pravili, ki jih določi zvezni izvršni organ, ki ga je posebej pooblastila vlada Ruske federacije.

Zato je treba dokumente institucije, povezane z dokumenti Arhivskega sklada Ruske federacije, nemudoma predložiti državnim ali občinskim arhivom. Te dokumente od ustanov sprejemajo državni in občinski arhivi, organizacije Ruska akademija znanosti v skladu z urnikom, ki ga potrdi vodstvo arhiva v soglasju z zavodom (točka 4.4.1 Pravilnika). Nenačrtovani sprejem dokumentov iz arhivskega sklada Ruske federacije, pa tudi arhivskih dokumentov, katerih roki začasne hrambe še niso potekli, se izvedejo ob likvidaciji ustanove ali v primeru grožnje varnosti arhivskih dokumentov.

Arhivski dokumenti so sprejeti v državne in občinske arhive, organizacije Ruske akademije znanosti v urejenem stanju z ustreznimi znanstveni referenčni aparat ter zavarovalniške kopije za posebno dragocene in unikatne dokumente.

Prosimo, upoštevajte

Dela v zvezi z izbiro, pripravo in prenosom arhivskih dokumentov za trajno hrambo, vključno z njihovo organizacijo in prevozom, se izvajajo na stroške institucije, ki prenaša te dokumente.

Dokumenti arhivskega sklada Ruske federacije morajo biti sprejeti v državne in občinske arhive, organizacije Ruske akademije znanosti v skladu s popisi zadev in dokumentov, ki jih odobri Strokovna verifikacijska komisija (EPC), dokumenti o osebju - v skladu z na popise zadev, dokumentov, ki jih potrdi EPC, arhivskih dokumentov z neiztečenimi roki začasne hrambe - po odpremnih listah.

Sprejem arhivskih dokumentov je formaliziran z aktom o sprejemu in prenosu dokumentov v hrambo, sestavljenim v dveh izvodih. En izvod ostane v arhivu, drugi v zavodu. Skupaj z arhivskimi listinami se v arhiv prenesejo trije izvodi popisa zadev in listin. Nadaljnje hrambo dokumentov iz arhivskega sklada Ruske federacije izvajajo državni ali občinski arhivi.

Na koncu ugotavljamo, da na podlagi čl. 27 zveznega zakona št. 125-FZ za kršitev zakonodaje o arhivskih zadevah v Ruski federaciji, vključno z uničenjem dokumentov v nasprotju s roki hrambe dokumentov, določenimi s seznamom, pravne osebe, pa tudi uradniki in državljani nosijo civilne, upravne in kazenska odgovornost ki jih določa zakonodaja Ruske federacije.

Torej, v skladu s čl. 13.20 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije, kršitev pravil za shranjevanje, pridobivanje, evidentiranje ali uporabo arhivskih dokumentov pomeni opozorilo ali naložitev upravne globe:

• za državljane - v višini od 100 do 300 rubljev;
• na uradniki- od 300 do 500 rubljev.

Odobreno z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 31. marca 2015 št. 526 v skladu s členom 2, del 1, čl. 4, del 5 čl. 14 Zveznega zakona št. 125-FZ, oddelek 5.2.4 Pravilnika o Ministrstvu za kulturo Ruske federacije, odobren. Odlok Vlade Ruske federacije z dne 20. julija 2011 št. 590.

Odobreno z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558.

Odobreno z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 31. julija 2007 št. 1182.

Odobril Glavni arhiv ZSSR 15. avgusta 1988.

Odobrena pravila za organizacijo hrambe, pridobivanja, evidentiranja in uporabe dokumentov iz arhivskega sklada Ruske federacije in drugih arhivskih dokumentov v državnih in občinskih arhivih, muzejih in knjižnicah, organizacijah Ruske akademije znanosti. Z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 18. januarja 2007 št. 19.

Navodila za uporabo arhivskih dokumentov v 19. stoletju.

Arhivi v Rusiji v drugi polovici 19. stoletja. - začetek 20. stoletja

Struktura egafa v letih 1918 - 1921.

Uredbe o arhivskih zadevah iz leta 1919 in njihov pomen.

Razlogi za ustanovitev Državnega arhiva RSFSR in njegova organizacijska struktura.

Krepitev funkcij upravljanja Centralnega arhiva Ruske federacije. Pravilnik o organizaciji Egafa RSFSR (1925).

Arhivi med veliko domovinsko vojno (1941 – 1945)

Pojem »oddelčni arhiv«. Glavne vrste oddelčnih arhivov, njihove naloge in funkcije.

Mesto in vloga oddelčnih arhivov pri oblikovanju državnega dela arhivskega fonda Ruske federacije.

Oddelčna hramba dokumentov kot problem domačega arhivskega dela.

Arhivski odloki 1918-1919. Kot pravna podlaga za nastanek in delovanje oddelčnih arhivov v sovjetski državi.

Pravni status oddelčnih arhivov in pogoji začasne hrambe dokumentov po institucijah v Pravilniku o upravi civilnega letalstva ZSSR iz leta 1941.

Glavni vzorci, trendi in rezultati razvoja oddelčne hrambe dokumentov v ZSSR v predvojnem obdobju.

Predpisi o civilnem zakoniku ZSSR 1958: pogoji začasne hrambe arhivskih dokumentov in problem pravnega statusa oddelčnih arhivov.

Glavni trendi razvoja oddelčnega shranjevanja dokumentov v ZSSR v drugi polovici šestdesetih in sedemdesetih let prejšnjega stoletja.

Problem pravnega statusa oddelčnih arhivov in izkušnje njegovega reševanja v Pravilniku o državni upravi ZSSR iz leta 1980.

Oddelčni arhivi v (1985-1991): problemi delovanja v razmerah razgradnje upravno-komandniškega sistema.

Uporaba arhivskih dokumentov v letih 1985 – 1990.

Resolucija vlade z dne 3. marca 1993 o ciljih državne politike Ruske federacije na področju ministrskega shranjevanja dokumentov.

Sektorski državni skladi ZSSR in depozitni oddelčni arhivi sodobne Rusije: splošni in posebni; posebnosti nastanka, organizacijsko-pravnega statusa in delovanja.

Sodobni sistem depozitnih oddelčnih arhivov (panožni arhivski fondi) in značilnosti njegovega razmerja z Zveznim arhivom.

Pojem klasifikacije dokumentov v arhivih.

Pojem in znaki razvrščanja dokumentov znotraj arhivskih fondov.

50. Pojem, namen in naloge preizkusa vrednosti listin.

51. Načela pregleda in metode ocenjevanja dokumentov.

52. Tri skupine meril za vrednost dokumentov.

53. Merila izvora listin pri oceni njihove vrednosti.

54. Merila za izbor dokumentov s ponavljajočimi se informacijami

55. Sestava knjigovodskih listin v arhivih organizacij. Njihov namen

(Temeljna pravila za delovanje organizacijskih arhivov)

56. Faze preizkusa vrednosti listin.

57. Naloge in funkcije strokovnih (EK) in centralnih strokovnih komisij (CEK) ustanov ter strokovnih komisij v državnih arhivih.

58. Strokovno verifikacijske komisije (EPK) organov upravljanja arhivskega gradiva in nekaterih osrednjih državnih arhivov. Njihove naloge in funkcije.

59. Seznami dokumentov ustanov, organizacij in podjetij z navedbo rokov hrambe. Namen in vloga industrijskega dokumentnega sistema.

60. Preverjanje prisotnosti in stanja dokumentov v arhivih: cilji, pomen, postopek.

61. Seznami standardnih dokumentov, ki navajajo obdobja hrambe, njihov namen.

62. Evidenca dokumentov kot sestavni del zagotavljanja njihove varnosti.

63.Računovodstvo dokumentov v oddelčnem arhivu.

64. Znanstveni referenčni aparat kot del arhivskega informacijskega sistema.

65. Opredelitev, struktura, sestava sistema NSA za dokumente Afriške republike Ruske federacije.

66. Kontinuiteta računovodskega in referenčnega aparata pisarniškega dela, NSA oddelčnih in državnih arhivov.

67. Pojem informacijski objekt, element informacije, logični zapis, sistem za iskanje informacij, jezik za iskanje informacij.

68. Glavni problemi in načini optimizacije sistema zbiranja davkov za arhivsko gradivo

69. Koncept opisovanja primerov. Analitična in sintetična obdelava primarnih dokumentnih informacij.

70. Inventar; njegova definicija, namen, značilnosti in metode zbiranja.

71. Namen, vrste in mesto katalogov v sistemu NSA državnega arhiva.

72. Pojem katalogizacije dokumentov.

73. Pregledi dokumentov, njihova definicija, vrste, namen in načini priprave.

74. Vodniki, glavne vrste, namen in metode zbiranja.

Avtomatizirana nsa v arhivu.

Zgodovinski podatki v sistemu Državnega arhiva.

Navodila za uporabo dokumentov.

Arhivske informacije: sestava informacij, oblikovanje.

61. Seznami standardnih dokumentov, ki navajajo obdobja hrambe, njihov namen.

Seznam dokumentov z roki hrambe- to je sistematiziran seznam vrst in kategorij dokumentov, ki vsebuje regulativna navodila o obdobjih njihovega shranjevanja (GOST R 51141-98 "Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije").

Seznami dokumentov z roki hrambe pomagajo:

Sistematizirati dokumentarni fond organizacije glede na njene funkcije in področja delovanja pri razvoju nomenklatur zadev in drugih klasifikatorjev;

Ugotoviti pomen nekaterih vrst dokumentov za delovanje organizacije in jih izbrati za arhivsko hrambo ali dodelitev za uničenje; - uporablja standardne/enotne normativne dokumente v zvezi s posameznimi organizacijskimi dokumenti določeni roki

shranjevanje;

Določite posebna obdobja shranjevanja za vrste dokumentov, ki nastanejo v dejavnostih organizacije, in zanje uporabite obdobje, določeno na seznamu glede na kategorijo ali vrsto dokumentov;

Upoštevajte pravila za oblikovanje dokumentov v primerih, tj. ne shranjujte dokumentov z različnimi roki hrambe v eno zadevo (če ta zadeva ni dosje);

Zagotoviti varnost dokumentov in kakovostno oblikovanje arhivskega fonda organizacije ter navsezadnje kakovostno dopolnitev Arhivskega sklada Ruske federacije.

Normativna narava seznamov pomeni, da je obdobje hrambe dokumentov, ki ustrezajo seznamu, odločilno pri izbiri za hrambo ali uničenje tistih, ki nastanejo pri dejavnostih določene organizacije. upravni dokumenti. Zmanjšanje roka uporabnosti, določenega s seznami, je prepovedano. In odločitev o povečanju obdobja skladiščenja, ki je določena z značilnostmi dejavnosti organizacije, sprejme organizacija neodvisno. To odločitev ima pravico sprejeti strokovna komisija organizacije; zapiše se v zapisnik in potrdi prvi vodja.

62. Evidenca dokumentov kot sestavni del zagotavljanja njihove varnosti.

Arhivist kot skrbnik fondov mora do vsakega primera natančno poznati dokumentarno bogastvo, ki mu je zaupano. Celotna družba mora vedeti, koliko dragocenih virov hrani njeni arhivi.

Upoštevanje arhivskih dokumentov pomeni ugotavljanje njihove količine in prikazovanje te količine v knjigovodskih listinah arhivov in arhivskih organov. Tako je računovodstvo sestavljeno iz naslednjih faz:

štetje števila dokumentov v arhivu;

registracija podatkov o številu dokumentov v "notranjih" knjigovodskih dokumentih arhiva;

izpolnjevanje centraliziranih državnih računovodskih dokumentov na njihovi podlagi, ki se predložijo organom upravljanja arhivov sestavnih subjektov federacije;

priprava konsolidiranih dokumentov centraliziranega državnega računovodstva v organih upravljanja arhivov in njihova predložitev Rosarhivu.

Centralizirano državno računovodstvo dokumentov je računovodski sistem, ki temelji na koncentraciji podatkov o številu arhivskih dokumentov v organih upravljanja arhivov.

Znanstveno evidentiranje dokumentov poteka po naslednjih načelih:

centralizacija računovodstva- ureditev interakcije Zvezne arhivske službe z institucijami, ki ustvarjajo in hranijo dokumente državnega dela SV Ruske federacije, in lastniki dokumentov nedržavnega dela SV Ruske federacije;

poenotenje računovodstva- kontinuiteta računovodstva arhivskih dokumentov na vseh stopnjah dela z njimi (enotnost računovodskih dokumentov);

računovodska dinamičnost- vsak pretok arhivskih dokumentov (prejem, izločitev, opis) mora biti pravočasno prikazan v računovodskih obrazcih;

popolnost in zanesljivost državnega računovodstva- dokumenti, ki so bili že zdavnaj uničeni, pa tudi tisti, ki so domnevno prispeli v prevzem, se ne smejo šteti za shranjene.

Številke v računovodskih obrazcih morajo odražati dejansko število dokumentov v arhivu, sicer bo celotna statistična slika panoge popačena.

Računovodska enota Arhivskega sklada Ruske federacije se imenuje merska enota za število dokumentov.

Računovodske enote Arhivskega sklada Ruske federacije so:

arhivski fond (in njemu enakovredna arhivska zbirka);

enota za shranjevanje;

ločen ločen dokument.

Na primer: obseg dokumentov Centralne državne upravne akademije (RGADA) za leto 1989 je 1383 fondov in 3.333.104 skladiščnih enot.