Avtomatizirani elektronski sistemi za upravljanje dokumentov. Avtomatiziran sistem za upravljanje dokumentov

Po določitvi zahtevane stopnje avtomatizacije organizacija izbere sistem, ki bo zadovoljil potrebe organizacije po avtomatizaciji22.

Sistem avtomatizacije je vsak avtomatiziran sistem, namenjen reševanju problemov pisarniškega dela, ne glede na predmet avtomatizacije, naj bo to organ. državna oblast, komercialna banka, trgovsko podjetje ali katero koli drugo organizacijo. Pomembno je, da organizacija opravlja pisarniško delo in da se izvaja v skladu s postavljenimi zahtevami Ruska zakonodaja, ki nam omogoča, da precej jasno začrtamo obseg nalog, ki jih je treba rešiti8.

Pri izbiri sistema za avtomatizacijo dokumentov se praviloma upošteva ena od dveh možnosti:

avtomatizacija pisarn;

Avtomatizacija dokumentnega toka.

Sistemi za pisarniško avtomatizacijo rešujejo predvsem probleme obračunavanja (registracije) vhodnih, izhodnih, internih in organizacijsko-administrativnih dokumentov, obračunavanja izdanih sklepov in prejetih informacij o njihovem izvajanju. Sistemske podatkovne baze ne smejo hraniti podatkov o dokumentih v obliki t.i. »registrsko-kontrolne kartice«, ampak tudi njihovo vsebino v obliki besedil, datotek ali slik. Sistemi za avtomatizacijo pisarn vam omogočajo spremljanje izvajanja dokumentov in posameznega sklepa ali navodila ter shranjevanje podatkov o zadevah, v katere so dokumenti razporejeni. Hitro iskanje potrebne dokumente po danem kriteriju ali naboru le-teh je sestavni atribut tovrstnih sistemov.

Sistemi upravljanje elektronskih dokumentov, najprej usmeril delo z elektronske dokumente, njihovo gibanje znotraj organizacije ali med organizacijami, kar praktično izhaja iz same besedne zveze »elektronski dokumentarni promet«.

V takih sistemih velika pozornost posvečen vsem življenjskim fazam elektronskega dokumenta, od priprave prve verzije in prve postavitve v repozitorij dokumentov do njegovega prenosa v arhiv. V tem primeru je poudarek na kolektivni pripravi dokumenta, njegovi odobritvi, vzdrževanju verzij dokumenta, potrditvi končne verzije in njeni objavi23.

Hiter tempo gospodarskega razvoja ustvarja veliko povpraševanje po avtomatizaciji pisarn in sistemih za elektronsko upravljanje dokumentov (SADED). Glede na pestrost ponudbe na trgu EDMS se postavlja vprašanje, kateri sistem naj potrošnik izbere in v čem se med seboj razlikujejo26.

Danes obstajajo trije glavni načini za implementacijo sistema za avtomatizacijo dokumentov:

Razvoj izvirnega sistema avtomatizacije;

Namestitev standardnega sistema avtomatizacije;

Nastavitev orodij za avtomatizacijo.

Razvoj originalnega sistema za avtomatizacijo dokumentov vključuje sodelovanje programerjev in razvoj avtomatiziranega sistema "iz nič" za določeno organizacijo.

Namestitev standardnega sistema dokumentne avtomatizacije je v tem smislu pravo nasprotje razvoja originalnega sistema. Podjetja, ki proizvajajo pisarniške sisteme za avtomatizacijo, razvijajo standardne programske izdelke, ki jih je mogoče z minimalnimi prilagoditvami uporabljati v različnih organizacijah.

Nastavitev orodij za avtomatizacijo dela z dokumenti je vmesna možnost med obema zgoraj navedenima načinoma reševanja problema. Po eni strani se v okviru te metode izvaja določen standardni sistem, ki izvaja določen nabor funkcij (kot v drugem primeru), po drugi strani pa je tak sistem zgrajen na podlagi industrijskih orodij. ki ga je mogoče uporabiti za prilagajanje potrebam določene organizacije. Takšna prilagoditev omogoča upoštevanje značilnosti posamezne organizacije (kot v prvem primeru)8.

Idealno bi bilo, če bi sistem podpiral papirni in elektronski pretok dokumentov ter poslovne procese organizacije. V praksi je to težko doseči, saj sistemi podpirajo bodisi standard DMS (upravljanje pisarn, sistemi za upravljanje dokumentov) bodisi Workflow (avtomatizacija poslovnih postopkov, oblikovanje in organizacija poslovnih procesov)26.

Pomemben dejavnik, ki ga moramo upoštevati, je razširljivost programa, to je možnost sčasoma povečanja števila delovnih postaj (računalnikov), na katerih se program uporablja, in povečanja števila dokumentov, ki so shranjeni v sistemu.

Druga točka, na katero morate biti pozorni, je sposobnost dela z dokumenti več let. V nekaterih programih se dokumenti za preteklo leto vsako leto premaknejo v arhiv in a novo podlago dokumentov tekočega leta. Po eni strani to poenostavi delo in zmanjša obremenitev sistema. A po drugi strani lahko bistveno oteži nadzor nad izvršbo in brskanje po dokumentih iz lanskega leta. To je še posebej opazno v začetku leta, ko so pogosti klici po dokumentih, ki so stari 2-3 mesece in so že odstavljeni v arhiv.

Zato je pomembno, da program omogoča enostavno iskanje dokumentov iz preteklih let13.

Izdelek mora biti dostopen, tako da lahko uporabnik sam opravi nekatere sistemske nastavitve (na primer slovarje, imenike, standardne poti itd.), ne da bi se ponovno zatekel k storitvam skrbnika. Skrbnik mora izvajati samo funkcije za zagotavljanje informacijske varnosti, nadzor nad pravicami in dejanji uporabnikov.

Posebna zahteva je postavljena na načela izvajanja varstva podatkov v sistemu, to je, kako je organiziran sistem pravic, ali je uporaba elektronski podpis in šifriranje, integracija s protivirusnimi paketi.

Ne nazadnje pomembno vlogo pri izbiri igrajo stvari, kot so DBMS, ki jih uporablja sistem, in razvojna orodja. Bolj ko je DBMS razširjen, lažje je delo z njim in bolj kot je uporabnik neodvisen od razvijalca sistema, lažje najde strokovnjaka, ki bi ga lahko namestil in konfiguriral. Mnogi sodobni DBMS-ji lahko implementirajo več programski izdelki, in to je še en plus v prid njihovi izbiri. Enako velja za razvojna orodja. Bolj kot so znane in razširjene, več strokovnjakov, ki jih poznajo in bodo sposobni razviti dodatne komponente za EDMS, nižji so stroški tovrstnih storitev. Sposobnost programa za integracijo z drugimi izdelki je zelo pomembna26.

Še eno vprašanje, ki ga je treba upoštevati pri pripravi projektna naloga, je razlikovanje pravic in obračunavanje dostopa do dokumentov. Mnogi programi standardno podpirajo tako imenovano beleženje, to je beleženje vseh dejanj vsakega uporabnika ali zaposlenega, ki dela s programom. Najpogosteje se zahteva: seznam zaposlenih, ki so delali s tem dokumentom (kdo in kdaj si je ogledoval in/ali urejal ta dokument), pa tudi seznam dokumentov, ki jih je odprl (uredil, ogledal) ta ali oni zaposleni .

Posebna naloga je določiti vrstni red dostopa do dokumentov organizacije. Malo je organizacij, v katerih so vsi dokumenti na voljo vsakemu zaposlenemu. IN splošni primer vsi razpoložljivi dokumenti so na voljo samo vodstvu organizacije. Poleg tega veljajo omejitve za dokumente glede na njihovo kategorijo in oddelek, ki jih je ustvaril. Za vsak dokument lahko pooblaščene osebe ročno spreminjajo pravice dostopa. Raven dostopa se lahko razlikuje:

Zaposleni vidi kartico in sam dokument ter ga lahko ureja (če gre za osnutek dokumenta);

Zaposleni vidi dokument v načinu samo za branje (vhodni dokumenti, dokumenti, opravljeni s pisarniškim delom, dokumenti drugih izvršiteljev);

Zaposleni vidi kartico dokumenta, vendar besedilo dokumenta ni na voljo (na voljo le z dovoljenjem vodstva);

Zaposleni ne vidi niti kartice niti dokumenta; v načinu iskanja dokument ni prikazan med rezultati iskanja, ko tipkate registrsko številko dokumenta, se prikaže sporočilo o odsotnosti dokumenta ali o pomanjkanju pravic dostopa do ta dokument(odvisno od nastavitev programa).

Seveda je način urejanja na voljo samo za osnutke dokumentov. Ko je dokument podpisan in dokumentacija končana, je na voljo samo za ogled. Običajno je dokument shranjen kot grafična slika (večstranski *tiff) in kot besedilo dokumenta v besedilni datoteki (*txt, MSWord, *xml) za namene iskanja po celotnem besedilu. Toda danes se format *pdf14 vedno bolj uporablja za shranjevanje dokumentov.

Pri izbiri programa je pomembno biti pozoren ne le na sam program, ampak tudi na njegovega razvijalca in dobavitelje. Ni neobičajno, da organizacije kupijo dober in poceni program in ugotovijo, da podjetje, ki je program razvilo, ne more zagotoviti zahtevane ravni tehnične podpore. Poleg tega niso vsi dogodki, ki vstopajo na trg, v stabilnem povpraševanju. Podjetje lahko izda program za avtomatizacijo pisarn, nato pa na primer, ne da bi doseglo komercialni uspeh, preide na razvoj programov za povsem druga področja dejavnosti. Zato je treba pri izbiri programa upoštevati tudi razširjenost programa, uveljavljen ugled podjetja razvijalca, širok krog uporabnikov in čas obstoja na trgu.

Vsak bolj ali manj kompleksen korporativni sistem zahteva stalno podporo, storitev. Pri oblikovanju sistemskih zahtev in odločanju o nakupu je treba to vprašanje upoštevati. Pri nakupu katerega koli programa je potrebno zagotoviti vsaj usposabljanje za sistemskega skrbnika. Poleg tega je nujno zagotoviti usposabljanje za uporabnike programa.

Pozorni bodite tudi na možnost in stroške posodobitve programa v prihodnosti. Najpogosteje je posodobitev brezplačna eno leto od datuma nakupa programa. Nekateri proizvajalci vam omogočajo nadgradnjo na novo, izboljšano različico tudi po več letih s precejšnjim popustom. Če se v nekaterih podjetjih odločite za nadgradnjo obstoječe programske opreme, boste morali programsko opremo znova kupiti po polni ceni13.

Trenutno je težko presenetiti potrošnike programskih izdelkov. Ni več dovolj zagotoviti izdelek z več funkcionalnosti kot pri konkurentu in bolj osredotočen na reševanje specifičnih problemov.

Vendar pa mora podjetje v prizadevanju za oglaševanje in predlagane superzmožnosti kupljenega izdelka jasno razumeti obseg nalog, ki jih rešuje z njegovo pomočjo, kako se bodo izvajale in dejansko razmerje med ceno in kakovostjo26.

Oglejmo si dobro znane avtomatizirane pisarniške sisteme in sisteme za elektronsko upravljanje dokumentov ter njihove glavne funkcije v tabeli 1.

Tabela 1. Primeri pisarniških sistemov za avtomatizacijo

Ime sistema in organizacija razvijalca	Glavne funkcije sistema
"BUSINESS" (elektr pretok dokumentov) LLC "Elektronska pisarna sistemi"	Samodejna registracija dokumentov, poslanih po e-pošti Skeniranje in prepoznavanje papirnatih dokumentov Prilaganje elektronske podobe dokumenta na vpisni karton Razlikovanje pravic dostopa do priloženih datotek elektronske podobe dokumentov Zagotoviti, da ima uradna oseba dostop le do dokumentov iz svoje pristojnosti Iskanje po celotnem besedilu in atributih elektronskih dokumentov Pošiljanje elektronskih odhodnih dokumentov po elektronski pošti Arhivsko shranjevanje elektronskih dokumentov organizacije
"BOSS-Referent" IT Co.	Avtomatizacija procesov ustvarjanja, obdelave, shranjevanja, registracije dokumentov, hitro iskanje potrebnih dokumentov Avtomatizacija skeniranja, prepoznavanja, registracije vhodnih dokumentov Prenos potrjenih dokumentov v pregled in izvedbo Izdelava in shranjevanje standardnih predlog dokumentov Izdelava nalogov z različnimi prioritetami izvrševanja, kontrola izvrševanja, poročilo o izvršitvi naročil, avtomatsko obveščanje o zapadlih ali izvršenih naročilih Usklajevanje dokumentov z možnostjo prenosa pooblastil in obvestila o sprejeti odločitvi
"Pisarniško delo" Podjetje "InterTrust"	Registracija in iskanje vhodnih, izhodnih in internih dokumentov Kontrola izvrševanja dokumentov in navodil Vodenje arhiva uradnih dokumentov Vzdrževanje različnih knjižnic delovnih dokumentov Nadzor dostopa Oblikovanje dnevnega reda za seje, priprava dokumentov za seje Priprava protokolov Izdajanje navodil po protokolih in kontrola izvajanja Priprava osnutkov operativnih dokumentov, njihova odobritev in odobritev Nadzor nad izvajanjem operativnih predpisov Skeniranje in prepoznavanje ORD Vzdrževanje kartoteke Začasna izdaja elektronskih kopij operativnih dokumentov na zahtevo
"Dokumentni tok" -- programski modul korporativni sistem"Zastavonoša" Podjetje "INFOSOFT"	Razvoj zaslonskih obrazcev za vnos podatkov o dokumentih Nastavitev algoritmov za izpolnjevanje kartic za registracijo dokumentov Samodejni izračun podrobnosti dokumenta z uporabo določenih formul Razvoj postavitev tiskanja dokumentov Določitev faz obdelave in operacij na dokumentih Vzdrževanje zgodovine izvajanja dokumenta Izdelava dokumentov s polnimi besedili in prilog k njim v različnih formatih Samodejno ustvarjanje in polnjenje registrskih kartic novih dokumentov po posebej prilagojeni shemi za kopiranje podatkov iz katerega koli dokumenta, registriranega v sistemu Nastavitev, samodejno vzdrževanje in tiskanje registrov dokumentov Iščite dokumente po njihovih podrobnostih
Elektronska pisarna ("Pepelka")	Registracija korespondence v registrski in kontrolni kartici Iskanje dokumentov po naboru atributov ali po vsebini Izdaja navodil in opominov o rokih za izvedbo dokumentov Kontrola izvedbene discipline, priprava raznih potrdil, poročil, seznamov in registrov Organiziranje dostopa do elektronskih kopij dokumentov Samodejno ustvarjanje mape dokumentov o zadevi: primarni dokumenti, ponavlja in spremni dokumenti, korespondenca "v izvedbi" Možnost ločevanja pravic dostopa po oddelkih in izvajalcih Samodejno pošiljanje navodil in opomnikov po elektronski pošti Izdajanje "signalnih" opomnikov o kontrolni dokumenti in roke za njihovo izvedbo Nadzor od konca do konca nad izvajanjem dokumentov v geografsko porazdeljenih organizacijah, vključno s tistimi, ki vodijo neodvisno korespondenco Oblikovanje zgodovine gibanja dokumentov

Kljub temu, da so v avtomatiziranih sistemih ohranjene vse osnovne tradicionalne funkcije pisarniškega dela, avtomatizacija seveda omogoča učinkovitejšo organizacijo dela z dokumenti kot tradicionalne (»ročne«) tehnologije in s pomočjo računalniških omrežij reševanje številna tipična pisarniška opravila na nov način, kar bistveno poenostavi in ​​pospeši proces pretoka dokumentov v organizaciji. Naj to ponazorimo na primeru integriranega sistema za pisarniško avtomatizacijo DELO. V eni izmed reklamnih brošur za ta glavni produkt specializiranega podjetja "Electronic Office Systems", ki je eno od priznanih vodilnih na področju razvoja in implementacije avtomatiziranih informacijskih tehnologij, so razlike med tradicionalno tehnologijo obdelave dokumentov in avtomatizirano tehnologijo opisane v eni od reklamnih brošur za ta glavni produkt specializiranega podjetja "Electronic Office Systems", ki je eno od priznanih vodilnih na področju razvoja in implementacije avtomatiziranih informacijskih tehnologij. sprejeti v sistemu »DELO« so predstavljeni v tabeli 2 1.

Tabela 2. Razlike med tradicionalno tehnologijo obdelave dokumentov in avtomatizirano tehnologijo.

Tradicionalna tehnologija	Tehnologija sistema "DELO".
Ročno sprejemanje dokumentov, prejetih po elektronski poti (faks, telegraf, e-pošta)	Avtomatizirano sprejemanje dokumentov, prejetih po elektronski poti
Ročno tiskanje kart, priprava povzetkov, potrdil, poročil, registrov	Avtomatsko tiskanje kartic, standardnih poročil, potrdil in registrov, izdelava poročil po meri
Razmnoževanje dokumentov in kartic, prevoz in prenos le-teh do izvajalcev
Ročna, pogosto neobvezna registracija dejstva prenosa dokumentov in sklepov uradniku	Samodejna registracija dejstev o pošiljanju in prejemanju dokumentov in sklepov preko računalniškega omrežja
Večkratna registracija istih dokumentov v dnevnikih in kartotekah različnih strukturnih oddelkov	Enotna začetna registracija dokumenta v kateremkoli oddelku in naknadno samodejno sledenje gibanja in izvajanja dokumenta v elektronskih vložiščih oddelkov
Ročno iskanje dokumentov in zbiranje podatkov o njihovi izvedbi v razpršenih datotekah različnih oddelkov	Samodejno iskanje po vseh kartotekah in prikaz informacij tako v kontekstu dokumentov kot v kontekstu izvajalcev
Pošiljanje dokumentov in sklepov drugim institucijam po pošti	Avtomatizacija poštnih funkcij, pošiljanje dokumentov in sklepov drugim institucijam preko elektronske pošte

Moje delo preučuje avtomatizirane pisarniške procese na primeru sistema ESCOM.BPM.

Sistem ESCOM.BPM je avtomatizirana univerzalna programska platforma, ki ustreza mednarodnim standardom upravljanja (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) in je namenjena celoviti avtomatizaciji poslovnih procesov, lokalnemu in korporativnemu elektronskemu upravljanju dokumentov ter nadzoru nad izvajanjem dokumentov in naročil v podjetjih katere koli velikosti27.

V procesu avtomatizacije dokumentnega toka lahko štiri stopnje razdelimo na štiri stopnje: papirni dokumentni tok, papirni dokumentni tok z uporabo avtonomnih osebnih računalnikov, mešani in brezpapirni dokumentni tok.

Papirni tok dokumentov pomeni, da vse faze dokumenta potekajo v papirni obliki. Še pred desetletjem in pol ta tip dokumentarni tok je bil dominanten. Za registracijo papirnih dokumentov so bili uporabljeni veliki dnevniki ali listi velikega formata, v katere so se vpisovali novo registrirani dokumenti. Po določeno obdobje revije in liste so predali arhivu.

Ko so se pojavili računalniki, so nadomestili dnevnike in liste, kar je povzročilo papirno upravljanje dokumentov z uporabo samostojnih osebnih računalnikov.

Upravljanje papirnih dokumentov z uporabo samostojnih osebnih računalnikov pomeni, da se osebni računalnik uporablja za pripravo in registracijo dokumentov. Pravzaprav se na tej stopnji pojavi koncept elektronskega dokumenta, tj. takšen dokument, ki je shranjen izključno na računalniku ali, kot pravijo, »na računalniškem mediju«. Vendar pa je prednosti elektronskega dokumenta v odsotnosti lokalnega omrežja mogoče uresničiti le v majhni meri. Prenos, usklajevanje in odobritev dokumentov na tej stopnji poteka v papirni obliki.

Mešani tok dokumentov predvideva, da računalniki, povezani v lokalno omrežje, služijo za pripravo, prenos in shranjevanje dokumentov, vendar ima dokument pravno veljavo le v papirni obliki. Usklajevanje in odobritev finančnih in pravnih dokumentov poteka v papirni obliki. Tipičen diagram takšnega dokumentnega toka je prikazan na sliki 8.7.

riž. 8.7. Mešani tok dokumentov

Osnutek dokumenta je v pripravi v elektronski obliki(klavzula 1), nato gre dokument do tajnice, ki ga evidentira, natisne in posreduje v potrditev vodji (klavzula 2). Upravnik spremeni in da dokument v revizijo izvajalcu (čl. 3). Po odobritvi se dokument pošlje po lokalnem omrežju vsem izvajalcem (točka 4).

Brezpapirni pretok dokumentov pomeni, da vse transakcije z dokumenti potekajo elektronsko.

8.7.1. Pravna moč elektronskega dokumenta

Pravna moč elektronskega dokumenta je zagotovljena na podlagi uporabe elektronskega digitalni podpis Digitalni podpis je mehanizem, s katerim lahko dokažete, da je avtor poslanega elektronskega dokumenta v resnici točno tisti, za katerega se predstavlja, in da dokument med dostavo ni bil spremenjen. EDS se uporablja kot analog lastnoročnega podpisa ali običajnega pečata v primeru pravna oseba. Digitalni podpis je dodan podatkovnemu bloku in omogoča prejemniku bloka, da preveri izvor in celovitost podatkov ter se tako zaščiti pred ponarejanjem.

Večina podjetij prepoznava prednosti elektronskega (brezpapirnega) upravljanja dokumentov, ki ima naslednje prednosti:

Enostavnost spreminjanja dokumenta;

Sposobnost umestitve ne samo besedila, ampak tudi večpredstavnostnih podatkov v dokument;

Možnost uporabe vnaprej pripravljenih obrazcev;

Večja hitrost prenosa informacij na veliko število naslovov;

Prihranite papir;

Večja kompaktnost arhivov;

Lažji nadzor informacijskih tokov;

Visoka hitrost iskanja in pridobivanja informacij;

Sposobnost zaščite dokumentov pred nepooblaščenim dostopom in razlikovanje pravic dostopa zaposlenih do informacij.

Uvedba elektronskega upravljanja z dokumenti omogoča zmanjšanje števila služb, ki delajo z dokumenti (kurirji, pisarniški delavci itd.).

V pogojih elektronskega upravljanja dokumentov so potrebni veliko manjši stroški za prestrukturiranje dokumentnega toka, ko se spremenijo zunanji pogoji, na primer zahteve po spremembi obrazca poročanja.

Kljub temu, da je učinkovitost elektronskega upravljanja dokumentov splošno priznana, popoln prehod na brezpapirne tehnologije zahteva številne rešitve. pravna vprašanja, kot tudi naložbe. Tako lahko danes v Rusiji najdete vse vrste pretoka dokumentov.

Še vedno obstajajo podjetja in ustanove, ki še vedno delujejo v papirnem okolju, večina uporablja računalnike in lokalna omrežja za organizacijo pretoka dokumentov, le majhen odstotek pa jih uporablja popolnoma avtomatizirane sisteme za elektronsko upravljanje dokumentov. Kaj je razlog za to stanje?

Idealno bi bilo, če bi razvoj elektronskega upravljanja dokumentov povzročil popolnoma brezpapirne tehnologije. Vendar pa so papirni dokumenti danes še vedno potrebni za izpolnjevanje zahtev številnih predpisov – davčne zakonodaje, zakonodaje o računovodstvo itd. Eden glavnih namenov dokumenta je zmožnost potrditve določenih dejstev. Do nedavnega je bil papirni dokument s potrebnimi podatki in stopnjami zaščite glavni način dokazovanja določenega dejstva, tj. predstavljala pravno moč. Papir kot materialni medij ima pomanjkljivost v smislu, da ne omogoča popolnega brisanja in zapisa novih informacij, vendar se ta pomanjkljivost spremeni v prednost z vidika odprave ponarejanja dokumentov. Ni čudno, da ruski pregovor pravi: kar je napisano s peresom, ni mogoče posekati s sekiro.

Z drugimi besedami, ko prejmemo dokument, ki ima podpis na vsaki strani in na površini papirja ni znakov poškodbe (tj. jasno je, da besedilo ni bilo izbrisano ali prepisano), smo lahko prepričani, da je ta dokument poslala podpisana oseba in da med dostavo ni bil spremenjen.

Načeloma sodobna sredstvašifriranje vam omogoča, da zagotovite enako sredstvo za preverjanje pristnosti dokumenta kot podpis na papirju.

Sprejeto aprila 2011 Zvezni zakon"O elektronskem digitalnem podpisu" daje organizacijam možnost, da ustvarijo sisteme za izmenjavo izključno elektronskih dokumentov, v katerih lahko elektronski dokument deluje kot izvirnik, ki ga ni treba podvajati s tiskano kopijo. Vendar je danes zakonitost digitalnega podpisa absolutna samo za interni dokumentarni promet, kjer se aktivno uporablja, saj notranji dokumentarni promet ureja generalni direktor.

Tako je glavni razlog za prisotnost mešanega dokumentnega toka dejstvo, da na državni ravni še ni rešeno vprašanje uporabe digitalnega podpisa.

Vendar izmenjave dokumentov v elektronski obliki ni mogoče uporabiti na vseh, ampak le na nekaterih področjih dejavnosti organizacije.

8.7.2. Elektronska menjava ne pravni dokumenti

V primerih, ko podpis ni potreben, je pretok dokumentov lahko popolnoma brezpapirni. Tipičen primer so časopisne in revijalne založbe, med katerimi mnoge pripravljajo članke v elektronski obliki v vseh fazah in pošiljajo gradivo v tiskarno tudi v celoti v elektronski obliki (slika 8.8).

riž. 8.8. Brezpapirna izmenjava nepravnih dokumentov

Vse se začne tako, da avtor napiše članek (1. točka). Pogosto je avtor samostojni podjetnik in z osebjem založbe komunicira prek elektronske pošte. Avtor pripravi članek (v veliki večini primerov v Wordu) in ga pošlje uredniku, ki pogosto dela tudi iz domače pisarne, čeprav je redno zaposlen v založbi.

Urejevalnik (korak 2) z uporabo Wordovih zmožnosti sledenja spremembam naredi opombe v članku, vstavi komentarje v besedilo in ga pošlje avtorju v popravek. Na stopnji 1-2 se urednik in avtor z izmenjavo elektronske pošte dogovorita o besedilu članka. Ko je besedilo pripravljeno, urednik v naslov članka vnese potrebne podatke za identifikacijo tega članka:

Ime revije;

Številka dnevnika;

Naslov članka;

urednik;

Anotacija;

Ključne besede.

Nato urednik pošlje popravljeno besedilo in ilustracije po elektronski pošti odgovornemu sekretarju (čl. 3). Datoteko z besedilom članka izvršni sekretar postavi na datotečni strežnik v lokalnem omrežju, tako da imajo dostop do nje razni zaposleni, ki bodo dokument nadalje obdelovali, in pripravi nov dokument, ki vsebuje vse podrobnosti za ta članek in podatke o avtorjih.

Glavni urednik (točka 4) pregleda članek in ga, če je odobren, prenese v nadaljnje delo v fazi literarnega urejanja (točka 5).

Po kopiranju gre članek v postavitev (klavzula 6).

Umetniki in oblikovalci postavitev prevajajo besedilo in slike v program za postavitev. Kot program za postavitev lahko uporabite QuarkXPress, MS Publisher ali PageMaker. Nato se postavitev pošlje na strežnik tiskarne (korak 7). Tiskarna se lahko nahaja v tujini, na primer številne moskovske založbe tiskajo svoje materiale na Finskem.

Hkrati se članek pošlje uredniku spletne strani (točka 8), ki pripravi različico za oddajo na internet. Tu lahko uporabite domačo stran ali Macromedia Dreamweaver. Vedeti je treba, da se spletni strežnik, na katerega se pošiljajo članki, pogosto nahaja zunaj založbe, pri nekem ponudniku gostovanja (9. člen).

Če končna različica članka ni bila poslana avtorju v fazi postavitve, lahko gre na spletno mesto in od tam dobi končno različico. Nekateri založniki pa članke iz zadnje številke objavijo na spletu šele po razprodani nakladi.

8.7.3. Dvojna izmenjava pravnih dokumentov

Zaradi omejene izvedbe mehanizma Elektronski digitalni podpisi dokumenti so večinoma dvojniki papirnatih izvirnikov. Najpogosteje se uporabljajo le za pospešitev določenih faz tradicionalnega pisarniškega dela: ustvarjanje, reprodukcija in premikanje dokumentov.

Pri izmenjavi pravnih dokumentov je precej pogosta praksa dvojne izmenjave dokumentov, ko kurirji po pošiljanju elektronskih kopij prenašajo papirne dokumente.

Tipična situacija je, ko si dve organizaciji (pogosto v različnih mestih) izmenjata e-pošto v procesu priprave in dogovora o pogodbi. V nekaterih primerih, potem ko je pogodba dogovorjena na ravni elektronske pošte, stranki začneta delati na izvedbi skupnega projekta, vzporedno pa se pogodba, ki jo podpiše ena od strank, pošlje po pošti ali kurirju.

Uvedba brezpapirnega dokumentnega toka vam omogoča hitro izmenjavo informacij s partnerji in strankami, vendar povečana učinkovitost prenosa informacij zahteva uvedbo posebnih elektronskih varnostnih storitev, ki nadzorujejo uhajanje informacij.

Pri prenosu elektronskih dokumentov lahko sodelujejo posredniki (ponudniki informacij - ponudniki storitev prenosa podatkov v internet).

Sodelovanje ponudnika v sistemu elektronskega upravljanja dokumentov zahteva rešitev vprašanja njegovih pravic in obveznosti, odgovornosti za njihovo neizpolnjevanje ipd. Pomembno je pravilno določiti zahtevano stopnjo zanesljivosti sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Za uporabo določenih kriptografskih orodij so trenutno potrebna posebna dovoljenja. Popolne izrinitve papirnih dokumentov iz pisarniškega dela torej najverjetneje še ne bo kmalu. Za to je treba rešiti številna vprašanja v zvezi s priznavanjem pravna moč elektronskega dokumenta ter zagotavljanje varnosti elektronskih komunikacij.

8.7.4. Pretok dokumentov na podlagi elektronske pošte

V podjetjih z majhnim številom zaposlenih ni potrebe po uvedbi zapletenega avtomatiziranega sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

V tem primeru se kot medij za distribucijo dokumentov praviloma uporablja program Microsoft Outlook, s pomočjo katerega se pošiljajo datoteke z dokumenti, isti program pa se uporablja za pošiljanje slik dokumentov, pridobljenih s skeniranjem primarnih papirnatih izvirnikov.

Kot prikazuje slika 8.9, z e-pošto vsi ostanejo v stiku.

riž. 8.9. Primer organizacije dokumentnega toka

po načelu "vsi z vsemi"

Običajno s tem pristopom ni enotnih avtomatiziranih imenikov za celotno podjetje in vsak oddelek ustvari svoje sisteme klasifikatorjev in standardov. V tem primeru se običajno uporabljajo isti imeniki, ki vsebujejo elektronske naslove zaposlenih.

Registracija dokumentov po tej shemi se izvaja ročno; informacije o dokumentih se vnesejo v tabele, ki jih ne obdelujejo avtomatizirani sistemi. Vsak dokument se pošlje po poti, ki jo izbere naslednji izvršitelj. Ko podjetje raste, se takšna organizacija dokumentnega toka izkaže za neučinkovito. Težko postane slediti poti določenega dokumenta in spremljati izvedbo določenega naročila. Zakomplicira se nadzor verzij dokumentov, postopek potrjevanja in iskanja dokumentov. V tem primeru je potreben prehod na specializirane avtomatizirane sisteme za upravljanje dokumentov.

8.7.5. Sistemi avtomatiziran pretok dokumentov

V majhnem podjetju je možno organizirati delo na podlagi izmenjave elektronske pošte in shranjevanja dokumentov na datotečnem strežniku, kjer ima vsak svojo celico. Majhna podjetja običajno izvajajo shemo upravljanja, v kateri je datotečni sistem zelo primeren za shranjevanje dokumentov. Na primer, v mapi »Računovodstvo« je mapa »finančni oddelek«, v njej je » finančno načrtovanje”, še globlje - “minimiziranje davkov”. Takšna hierarhija je za uporabnike intuitivna - vsak pozna svojo celico, ve, kam dati določene dokumente. Vendar vse to preneha delovati, ko se obseg podjetja poveča. V velikem podjetju se pojavi veliko delovnih skupin. Posamezni zaposleni lahko hkrati delajo na več projektih. Predstavljajte si, da je en projekt avtomatizacija FSB, drugi pa avtomatizacija nakupovalno središče. Jasno je, da morajo biti zahteve za nadzor dostopa do informacij drugačne. Tukaj je potrebna posebna programska oprema, ki omogoča shranjevanje elektronskih dokumentov, ki vam omogoča, da razvrstite celoten sklop dokumentov po več parametrih: po hierarhiji, po stopnji tajnosti itd. To vam omogoča bolj kompetentno odobritev dostopa in hitro iskanje potrebnih dokumentov.

Drugi vidik je usmerjanje dokumentov v podjetju. Uvedba sistema za avtomatizacijo pisarn in elektronsko dokumentacijo (v nadaljevanju SPP) vam omogoča optimizacijo celotnega procesa upravljanja, ki postane enostavnejši in bolj logičen, izboljša se kakovost sprejetih odločitev in učinkoviteje se izvaja nadzor nad izvajanjem. vodstvene odločitve, se zmanjšajo stroški, povezani z vzdrževanjem upravljavskega aparata.

Dokumenti se pošiljajo s pomočjo avtomatiziranega sistema za upravljanje dokumentov, ki vsebuje enotno bazo klasifikatorjev in standardov za celotno organizacijo. Usmerjanje dokumenta se določi glede na vrsto dokumenta, t.j. obstajajo standardne poti za posamezne kategorije dokumenti. To vam omogoča pošiljanje dokumentov neposredno po registraciji uradniki organizacije v skladu z njihovimi delovne obveznosti in s tehnološkimi postopki za obdelavo dokumentov različnih vrst.

Večina razvijalcev SADD ne ustvari svojih urejevalniki besedil, vendar uporabite urejevalnik iz Microsoft Officea. Na delovnem mestu razvijalca dokumentov je vmesniku Word dodan funkcijski gumb, ki omogoča prenos ustvarjenega dokumenta v sistem za upravljanje pisarne, ki zagotavlja njegov prehod skozi sistem dokumentnega toka. Ko si je treba dokument ogledati, se na uporabnikovi napravi zažene Word.

Lahko rečemo, da je sistem avtomatiziranega pisarniškega dela tekoči trak, ki zagotavlja optimalno gibanje elementov v sistemu in Microsoft programi Office so stroji okoli tega tekočega traku, s katerimi lahko pripravite dokument (del) in ga postavite na tekoči trak. Sistem za upravljanje pisarne zagotavlja zajamčeno dostavo od enega stroja do drugega, nadzoruje, kaj se na tem stroju obdeluje, in to pošlje naprej na cilj.

Veliko obstoječih dokumentov SADD omogoča organizacijam, ki so jih uvedle, prehod na brezpapirni pretok dokumentov. Toda tudi če je SADD na voljo, ga v praksi uporablja le nekaj organizacij. elektronski obliki interno potrjevanje organizacijskih in upravnih dokumentov z uporabo elektronskega digitalnega podpisa (EDS).

V ekonomski literaturi se pojavlja trditev, da naj bi v poslu obstajale nekatere »bolj pomembne« in nekatere »manj pomembne« komponente. Zagovorniki tega pristopa trdijo, da so glavni procesi (ki na primer ustvarijo tok predpomnilnika ali proizvedejo izdelek) tisto, na čemer podjetje dejansko stoji, podporni procesi, kot je na primer pretok dokumentov v podjetju, pa so komponente ki jih je mogoče opustiti z minimalnimi izgubami. Po eni strani bi si lahko predstavljali, da imajo takšni strokovnjaki prav in da je njihovo stališče res upravičeno, vendar le, če govorimo o podjetju z enoletnim razvojnim obzorjem. Kajti takoj, ko začnemo govoriti o podjetju, ki je resnično usmerjeno v razvoj na trgu – povečevanje prometa, rast sredstev, širjenje mreže poslovalnic, postane jasno, da v ospredje stopijo podporni procesi, med katerimi so seveda v ospredju Enako pomembno vlogo pri uspešnosti poslovanja ima proces dokumentnega toka podjetja.

V današnjem članku si bomo ogledali, zakaj je avtomatizacija dokumentnega toka danes ključ do jutrišnjega reda in kakšne težave rešujejo sistemi elektronskega dokumentnega toka v podjetjih, ki so osredotočena na učinkovitost.

Kaj je EDMS

Da bi razumeli, kaj so sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov, morate najprej odgovoriti na vprašanje: "Zakaj jih podjetja potrebujejo?" Mnogi še vedno verjamejo, da so papirologija in menedžerji, ki tekajo po hodnikih z računi, računovodje s stolpnicami pogodb in računov na svojih mizah nekaj normalnega in da je to bistvo vsakega posla. Ta članek je namenjen tistim, ki razumejo, da sodobni pogoji gospodarske interakcije in stopnja tehnološkega napredka ustvarjajo razmere, v katerih je poslovna učinkovitost v veliki meri odvisna od hitrosti upravljanja informacij, ki so na voljo podjetju, in postopka za organizacijo racionalnega gibanja te informacije.

Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov rešujejo enega ključnih poslovnih problemov v administrativnem delu - poenostavljajo interakcijo med zaposlenimi.

Ko so vsi podatki podjetja varno shranjeni, se ravni dostopa različnih zaposlenih do različnih delov podjetja informacijski sistem, je zagotovljeno enostavno in razumljivo vodenje dokumentacije, vsem zainteresiranim pa so na voljo orodja za elektronsko upravljanje dokumentov in standardi za njegovo uporabo - produktivnost katerega koli skupne dejavnosti zaposlenih.

Tako imenovani EDMS (Electronic Document Management System) so individualno prilagojeni med seboj povezani programski sistemi, ki omogočajo upravljanje različnih vrst dokumentov in informacij.

V vsakem podjetju, ki aktivno posluje, je število uradna dokumentacija nenehno raste in njene rasti je predvsem zaradi zakonodajnih razlogov nemogoče zadržati. V tem primeru je treba ustvariti določene sheme avtomatizacije pretoka dokumentov, ki bodo standardizirale procese upravljanja, uredile dejavnosti zaposlenih v tem delu dela, osvobodile osebje ročnega dela in dejansko izboljšale učinkovitost celotnega sistema kot celote. Predmeti, na katere so takšni sistemi osredotočeni, niso le običajni dokumenti v papirni ali celo elektronski obliki, ampak na splošno vsi poslovni procesi podjetja, ki se na nek način odražajo v sistemu izmenjave informacij. Zato je avtomatizacija dokumentnega toka nasploh, še posebej pa avtomatizacija sistemov elektronskega dokumentnega toka v v zadnjem času Zanimala so se vodilna podjetja, ki so z uvedbo takih sprememb videla velike možnosti za povečanje splošne učinkovitosti. Pravzaprav avtomatizirani EDMS postajajo univerzalni sistem za upravljanje poslovnih informacij v širšem smislu, ki podjetju omogoča, da znotraj enega sistema prejme vsa potrebna orodja za delo od trenutka nastanka informacije do končne likvidacije.

Brezplačno
posvetovanje
strokovnjak

Natalija Sivorina

Svetovalec-analitik 1C

Hvala za vašo zahtevo!

Strokovnjak 1C vas bo kontaktiral v 15 minutah.

Učinkovitost EDMS

Če govorimo o dejanski učinkovitosti, ki jo je mogoče doseči z avtomatizacijo upravljanja elektronskih dokumentov v podjetju, je treba navesti naslednje točke:

• Popolna odprava ali maksimalno zmanjšanje rutinskih operacij in ročnega dela z informacijami. Avtomatizirani sistemi bistveno poenostavijo procese, kot so primarni vnos ali obdelava podatkov, skeniranje in nadzor podatkov ali dokumentov, procesi uvoza ali izvoza informacij iz enega vira v drugega.
• Vzpostavitev enotnega elektronskega dokumentacijskega prostora v podjetju, v katerem obstaja notranja hierarhija dostopa zaposlenih do različnih informacij.
• To odpravlja potrebo po ustvarjanju porazdeljenega shranjevanja informacij za zagotovitev njihove varnosti ali ločenih ravni dostopa, saj en medsebojno povezan sistem omogoča rešitev te naloge. Na primer, v porazdeljenih strukturah to postane izjemno priročno orodje za najvišje vodstvo, ki morda potrebuje dostop do nekaterih informacij z nižjih ravni. ASEDS vam omogoča implementacijo priročnega iskalnega sistema,
• ki je med seboj popolnoma povezan z vsemi procesi vodenja, ki potekajo v podjetju. Tako sistem za avtomatizacijo dokumentov, integriran v podjetje, postane interni sistem za iskanje informacij, ki je morda potreben za reševanje poslovnih problemov ali preprosto za izvajanje svojih neposrednih funkcij. Zmanjšati število papirnih medijev na minimum ali jih popolnoma izločiti iz dela zaposlenih. Prednosti te rešitve je veliko – od zmanjšanja dejanskih stroškov pod postavko “administrativni” do zmanjšanja tveganja, da
• zaupne informacije bo podjetje zapustil na papirju. Avtomatiziran sistem pretoka dokumentov vam omogoča, da povečate hitrost interakcije med zaposlenimi in oddelki ter povečate stopnjo njihove medsebojne odgovornosti za dejanja, storjena ali, nasprotno, nestorjena v okviru sodelovanja. To je zelo pomemben vidik učinkovitosti EDMS, saj se, kot kaže praksa, produktivnost oddelkov bistveno poveča ravno v ozadju dejstva, da so stranke sodelovanja omejene z okvirom sistema in sodelujejo izključno poslovno. . Pri tem pa je treba upoštevati, da v
• elektronski sistem
• EDMS vam omogoča uvedbo sistema ne samo notranje izmenjave informacij v podjetju, temveč tudi razvoj poti in metod za uvoz in izvoz informacij z zunanjimi sistemi.

Tako se oblikuje naravni filter, ki uravnava, v kakšni obliki informacije zapustijo podjetje (včasih je to z vidika standarda izredno pomembno) ter v kakšni obliki vhodne informacije pridejo do zaposlenih v podjetju znotraj sistema. . Vse to podjetju omogoča doseganje informacijske identitete, ki je izjemno pomembna za produktivno delovanje podjetja kot celote.

Avtomatizacija EDMS v globalnem smislu je najboljša osnova za oblikovanje standardov in algoritmov, po katerih potekajo vsi poslovni procesi v podjetju na različnih ravneh. Tako sistem elektronskega upravljanja z dokumenti ni več le del pisarniškega dela oziroma izmenjave dokumentov, ampak postane pomemben sestavni del poslovnega sistema, ki določa, kako učinkovito bodo informacije uporabljali zaposleni v podjetju.

Instrumentalne zmogljivosti avtomatiziranih sistemov za upravljanje dokumentov Zahvaljujoč aktivnemu razvoju programiranja v zadnjih desetih do petnajstih letih danes sistemi, osredotočeni na avtomatizacijo informacijske interakcije, omogočajo vključitev točno tistega nabora orodij, ki jih potrebuje določeno podjetje. Različna področja

poslovanje in preprosto posamezne značilnosti njegovega ravnanja takim sistemom nalagajo določen seznam zahtev, ki se uporabljajo posebej tukaj in zdaj.

Nekaterim podjetjem zadostuje že bolj ali manj “klasičen” nabor funkcij - ustvarjanje dokumentov, obdelava informacij, iskanje in pregledovanje podatkov ter interna interakcija (prenos, obveščanje strank, nastavitev in spremljanje izpolnjevanja nalog). Drugi potrebujejo bistveno bolj zapletene sisteme in drugačen nabor orodij, ki jim bodo omogočali gradnjo kompleksnih hierarhij, ustvarjanje ukazov na daljavo, dostop na daljavo, integracijo s podatki baze podatkov SQL in Oracle, omogočanje dostopa do strežnikov brez posebnih aplikacij in npr. sistemi v oblaku. Najnaprednejši uporabniki avtomatiziranih sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov imajo lahko dostop do tako kompleksnih in specifičnih orodij, kot so samodejno optično prepoznavanje informacij, črtno kodiranje in skeniranje, sistem digitalnega podpisovanja, iskanje po celotnem besedilu in atributih itd.

Danes uporaba avtomatiziranih sistemov za upravljanje dokumentov, še posebej sistemov, ni enostavna konkurenčno prednost podjetja, usmerjena v učinkovitost, ampak tudi objektivna nuja za vse udeležence ekonomske interakcije, ki jih načeloma zanima produktivno delovanje njihovega podjetja. Svet se je v zadnjem desetletju dramatično spremenil, kar je vplivalo na vsa področja poslovanja in podjetij ter jih prisilila v spremembe skupaj z nastopom dobe digitalne ekonomije. V primerjavi s tradicionalnimi sistemi, ki so prej omogočali izgradnjo procesa upravljanja informacij v podjetju, so sistemi avtomatiziranega dokumentnega toka podjetjem odprli nova obzorja na področju povečanja lastne učinkovitosti, ki se odražajo v naslednjih prednostih avtomatiziranega dokumentiranja: pretočni sistemi:

1. Takšni sistemi močno povečajo produktivnost podjetja s povečanjem produktivnosti, ki je zagotovljena ne le s priročnostjo procesne interakcije med oddelki, temveč tudi z razpoložljivostjo v sistemih EDMS možnosti za neomejeno delo s potrebnimi informacijami, od dostopa do radikalnih transformacij. informacije v najkrajšem možnem času.
2. Informacije v elektronski obliki se vzdržujejo v bolj ažurnem stanju, saj lahko postopek sprejemanja in sprejemanja sprememb poteka nemoteno od glavne dejavnosti v načinu »ozadja«.
3. Elektronski sistemi so bolj odporni na napake in varnejši od drugih. Lahko močno zmanjšajo vpliv človeške nepazljivosti (t. i. »človeški faktor«) in zagotovijo varnost informacij. Jasno je, da lahko ob želji in tehničnih zmožnostih zlomite kateri koli sistem, vendar tudi ob upoštevanju možnosti vdora elektronski sistem zahteva več zaščite, šifriranja oz. varnostno kopiranje podatke.
4. ASEMS ustvarja predpogoje za občutno znižanje stroškov poslovanja tako na neposrednih stroškovnih postavkah kot na področju stroškov dela zaradi zmanjšane potrebe podjetja po izvajalcih.
5. Takšen sistem odpira nove možnosti za sodelovanje med oddelki, tako pri neposrednih vprašanjih (na področju izmenjave informacij), kot v obliki možnosti za skupno ali postopno (ena za drugo, deli) delo na različne poslovne projekte. Odlično orodje za oddaljene možganske nevihte, delovne skupine, kolektivna urejanja in koordinacijo.

Na splošno avtomatizirani sistemi za upravljanje dokumentov podjetju ne zagotavljajo le zgoraj naštetih prednosti, ampak tudi vrsto drugih, ki jih je težko izmeriti ali izračunati v običajnih enotah, a niso nič manj pomembne. Govorimo o povečanju tehnične pismenosti osebja in jasno povečevanju discipline osebja ter odgovornosti do svojih dejanj in dela. Z delom v enotnem elektronskem sistemu zaposleni nenehno sodelujejo med seboj, rešujejo težave, ki se pojavljajo na nižjih ravneh, in s tem krepijo korporativni duh.

Avtomatizacija sistema dokumentnega toka danes ni le notranji način optimizacije poslovnih procesov, temveč naravna potreba podjetij po povečanju produktivnosti svojega dela v razmerah svetovne gospodarske krize. Občutno zmanjšanje priložnosti za pridobivanje sredstev in rast poslovanja z investicijskimi vložki vodi podjetja iz tradicionalnih panog do razumevanja, da se priložnosti za izboljšanje poslovne uspešnosti skrivajo v podjetjih samih. Če je bilo pred dvajsetimi leti pomembno le »veliko prodati«, je danes pomembno »učinkovito prodati«, kar pa je brez sodobnega avtomatiziranega sistema za delo z informacijami povsem nemogoče.

Za zaključek bi rad omenil, da je vsaka avtomatizacija v podjetju povezana z znatnimi vlaganji, čeprav (če mislimo na sam program) ni pomemben del le-teh. Njihova osnova je razvoj metodologije za izgradnjo sistema, a se dolgoročno več kot obrestujejo zaradi vse večje učinkovitosti in hitrosti poslovanja podjetja. Kot že rečeno, danes ne zmaguje le najpametnejši, ampak tudi najhitrejši udeleženec na trgu, zato je sistem dokumentne avtomatizacije ena izmed priložnosti za ugoden razvoj podjetja v prihodnosti.

Avtomatizacija dokumentnega toka ni le sredstvo za optimizacijo notranjih procesov, je priložnost za pridobitev prednosti v ostrem konkurenčnem okolju. Sistemi avtomatiziranega pretoka dokumentov pomagajo pospešiti procese in dajejo menedžerjem popolno sliko o delu podjetja za sprejemanje operativnih in strateških odločitev.

V tem članku si bomo ogledali težave, s katerimi se podjetja neizogibno srečujejo, ko se odločajo za uvedbo elektronskega upravljanja dokumentov.

Kdaj in zakaj je v podjetju potrebna avtomatizacija dokumentov?

Dokumenti in druge korporativne informacije so pomembne, prav tako materialna sredstva. Za konkurenčnost potrebujemo sodobne pristope k obdelavi dokumentov, pomembno pa je, da se problematiki posvetimo dovolj pozornosti informacijska varnost.

Identificiramo lahko številne težave, ki so skupne tistim organizacijam, ki še vedno aktivno uporabljajo papir:

• dokumenti se nenehno izgubljajo;
• kopiči se veliko dokumentov, katerih namen in vir nista jasna;
• zaupnost je pogosto kršena - informacije padejo v napačne roke;
• veliko časa se porabi za iskanje zahtevani dokument in oblikovanje kompleta;
• nastane več kopij istega dokumenta - veliko denarja se porabi za papir in kopiranje;
• Priprava in potrditev dokumentov zahteva veliko časa.

Cena projekta je odvisna od več dejavnikov: razreda sistema, funkcionalnih in tehnoloških zmogljivosti, obsega organizacije elektronskega upravljanja dokumentov. Celoten strošek sestavljajo strošek programske licence in strošek del izvajalcev pri izvedbi.

Znesek, porabljen za implementacijo, pogosto presega skupne stroške licenc programske opreme - na to morate biti pripravljeni. Varčevanje pri izvedbenem projektu je izgubljena strategija. Učinkovitost sistema je v veliki večini primerov odvisna od pravilne izvedbe: pomembno je upoštevati vse zahteve in priti do optimalnih rešitev.

Ekonomska učinkovitost - mit ali resničnost?

Vse pogosteje se odpirajo vprašanja ekonomske učinkovitosti avtomatizacije dokumentnega toka. Ekonomsko učinkovitost uvedbe sistema za avtomatizacijo upravljanja dokumentov je precej težko kvantificirati, saj je treba upoštevati veliko število dejavnikov in obdela veliko količino informacij.

Večji kot je pretok dokumentov v podjetju, težje je oceniti njegovo ekonomsko učinkovitost. Na podlagi empiričnih podatkov je s pomočjo strokovne analize možno oceniti ekonomski učinek, vendar se ne bomo spuščali v matematične izračune. Izpostavimo glavne dejavnike, ki vplivajo na ekonomski učinek.

• Če je sistem pravilno izbran in je postopek implementacije uspešen, lahko zaposleni z zmanjšanjem časa, porabljenega za rutinske operacije z dokumenti, učinkoviteje uporabljajo delovni čas in naredi več dela.
• Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov vam omogočajo optimizacijo dejavnosti posameznih oddelkov podjetja in celotne organizacije kot celote. Mnogi sistemi zagotavljajo analitične informacije, ki se uporabljajo za sprejemanje številnih pomembnih upravljavskih odločitev.
• Vodstvo podjetja prejme priročno orodje za spremljanje in nadzor delovne discipline zaposlenih. Pravočasna prerazporeditev virov, objektivna ocena delovne intenzivnosti in obremenitve oddelkov, sposobnost nadzora posameznih procesov - vse to prispeva k rasti osebne odgovornosti vsakega zaposlenega.

Obstajajo tudi druge prednosti sistem za avtomatizacijo dokumentov. Niso vedno očitne, seveda pa vplivajo tudi na učinkovitost organizacije kot celote. Gre za dvig nivoja poklicno usposabljanje kadri, ambicije zaposlenih rastejo, privzgaja se kultura uporabe sodobnih informacijskih tehnologij.