Shumica e informacionit të menaxhimit regjistrohet në formën e dokumenteve. Vetë procesi i menaxhimit karakterizohet nga një larmi dhe përsëritje e konsiderueshme e situatave të punës dhe veprimeve të ndërmarra për zgjidhjen e tyre. Prej këtu rrjedh larmia e madhe, shpesh e pajustifikuar e dokumenteve, elementeve të përbërësve të tyre dhe nevoja për standardizimin dhe unifikimin e tyre.

Efikasiteti ekonomik i unifikimit dhe standardizimit të dokumenteve arrihet si rezultat i uljes së kostove për përgatitjen, prodhimin dhe ekzekutimin e dokumenteve dhe përpunimin e tyre. Gjithashtu, një efekt indirekt mund të arrihet duke përmirësuar sistemin e menaxhimit, i shprehur në rritjen e efikasitetit të menaxhimit duke reduktuar kohën për të gjitha llojet e punës me dokumente dhe duke i afruar vendimet e marra me opsionet optimale si rezultat i përmirësimit të cilësisë. të dokumenteve. Për rrjedhojë, unifikimi i dokumenteve do të përfaqësojë një zgjidhje për problemet e përmirësimit të përmbajtjes dhe formave të tyre.

Kështu, objektet e unifikimit dhe standardizimit të një dokumenti duhet të jenë si forma e tij ashtu edhe përbërja e detajeve të përfshira në të.

Objektivat kryesore të përmirësimit të përmbajtjes së një dokumenti duhet të jenë: gjatë unifikimit, përzgjedhja e detajeve që korrespondojnë me qëllimin e dokumentit dhe metodat e përpunimit të tij; gjatë standardizimit, duke vendosur kërkesa uniforme për detajet e përfshira në dokumente.

Objektivat kryesore të përmirësimit të formave të dokumenteve duhet të konsiderohen: me unifikimin - reduktimi i përshtatshëm i shumëllojshmërisë së dokumenteve në formë dhe rregulla ekzekutimi; gjatë standardizimit, formimi dhe zbatimi si një normë e detyrueshme e kufizimeve që bëjnë të mundur zgjedhjen e formave dhe rregullave më efektive për hartimin e dokumenteve dhe sigurimin e ruajtjes së tyre afatgjatë.

Standardizimi- ky është një aktivitet për vendosjen e rregullave dhe karakteristikave me qëllim të përdorimit të përsëritur vullnetar të tyre, që synon arritjen e rregullit në fushat e prodhimit dhe qarkullimit të produkteve dhe rritjen e konkurrencës së produkteve, punëve ose shërbimeve.

Me rëndësi të veçantë sot është cilësia e dokumentit si bartës i informacionit të menaxhimit. Kërkesa për rritjen e përmbajtjes së informacionit dhe unifikimin e dokumenteve si në formë ashtu edhe në përmbajtje del në pah. Ky problem zgjidhet me metodën e standardizimit.

Thelbi i termit "standardizim" karakterizohet nga tre pika kryesore. Së pari, standardizimi është norma kombëtare e detyrueshme për krijimin e dokumenteve të vendosura për një periudhë të gjatë kohore. Për më tepër, ai jo vetëm që prezanton standarde, por gjithashtu garanton përputhjen e tyre. Së dyti, ky është unifikimi i vetive dhe cilësive të dokumentit, futja e madhësive uniforme të formave, rregullave, kërkesave për të gjitha dokumentet dhe, së treti, standardizimi - ky është konsolidimi dhe shpërndarja e vetëm atyre cilësive dhe vetive të dokumenteve që kanë justifikimin më të madh funksional dhe ofrojnë efektin më të madh menaxherial.

Në fushën e punës në zyrë, thelbi i standardizimit duhet të interpretohet si procesi i vendosjes dhe zbatimit të rregullave, normave optimale për përgatitjen e Dokumentacionit, të miratuara në mënyrën e përcaktuar për përdorimin universal dhe të përsëritur të tyre.

Standardi shtetëror i Rusisë "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion." GOST R 6.30-2003 është standardi kryesor në fushën e punës në zyrë, megjithëse ka aplikime të shumë aspekteve. Përdorimi i tij kryesor është në organizatat e të gjitha formave të pronësisë si bazë për zhvillimin e udhëzimeve, rregullave ose standardeve për mbështetje dokumentacioni aktivitetet e menaxhimit.

Rezultati i punës së standardizimit mund të jetë standarde për specie individuale dokumente (për shembull, GOST 7.32-91 "Raport mbi punën kërkimore. Rregullat e strukturës dhe projektimit") ose elementet e tyre (për shembull, GOST 9327 "Letër konsumatore. Formatet"), si dhe për sistemet e unifikuara të dokumentacionit. GOST R 6.30-2003 tashmë është cituar më lart për kërkesat për hartimin e ORD, i cili është pjesë e sistemit të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe shpërndarjes (USORD).

Në nivel shtetëror po punohet për unifikimin e dokumenteve dhe krijimin sistemet e unifikuara të dokumentacionit (UDS).

Unifikimi- ky është një reduktim i shumëllojshmërisë së pajustifikuar të llojeve të dokumenteve, duke i sjellë ato në uniformitet të formave, strukturës, strukturave gjuhësore, operacioneve për përgatitjen, përpunimin, kontabilizimin dhe ruajtjen e tyre.

Unifikimi i dokumenteve konsiston në vendosjen e uniformitetit në përbërjen dhe format e dokumenteve të menaxhimit që regjistrojnë zbatimin e funksioneve dhe detyrave të ngjashme të menaxhimit. Unifikimi i dokumenteve kryhet për të zvogëluar numrin e dokumenteve të përdorura, për të tipizuar format e tyre, për të përmirësuar cilësinë, për të zvogëluar kompleksitetin e përpunimit të tyre dhe për të arritur përputhshmërinë e informacionit gjatë përpunimit të automatizuar.

Puna e unifikimit përfshin:

Zhvillimi, zbatimi dhe mirëmbajtja e sistemeve të unifikuara të dokumentacionit (UDS);

Zhvillimi i komplekseve të formave të unifikuara të dokumenteve specifike për industrinë, që pasqyrojnë specifikat e industrisë, dhe që nuk përfshihen në USD;

Zhvillimi i klasifikuesve të industrisë të informacionit teknik dhe ekonomik që pasqyrojnë specifikat e industrisë.

USDështë një sistem dokumentacioni i krijuar sipas rregullave dhe kërkesave uniforme, që përmban informacione të nevojshme për menaxhimin në një fushë të caktuar veprimtarie.

USD është një kompleks i ndërlidhur forma të unifikuara dokumente që ofrojnë paraqitje të dokumentuar të të dhënave në lloje të caktuara aktiviteti ekonomik; mjetet e zbatimit të tyre; dokumente rregullatore dhe metodologjike për zhvillimin e tyre; menaxhimi dhe aplikimi.

Në të njëjtën kohë, klasifikuesit e informacionit teknik, ekonomik dhe social janë duke u zhvilluar për të siguruar përpunimin e integruar të automatizuar të të dhënave të përfshira në USD. Përgjegjësia për zhvillimin dhe mirëmbajtjen e DSD-së i takon ministrive dhe departamenteve përkatëse.

Sipas klasifikuesit gjithë-rus të dokumentacionit të menaxhimit OK 011-93, sistemet e mëposhtme të dokumentacionit të menaxhimit të unifikuar janë aktualisht në funksionim në vend:

Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ (kodi 0200000);

Sistemi parësor i unifikuar dokumentacioni kontabël(kodi 0300000);

Sistemi i unifikuar dokumentacionin bankar(kodi 0400000);

Sistemi i unifikuar i dokumentacionit kontabël financiar, kontabël dhe raportues institucionet buxhetore dhe organizata (kodi 0500000);

Sistemi i unifikuar i raportimit dhe dokumentacionit statistikor (kodi 0600000);

Sistemi i unifikuar i dokumentacionit kontabël dhe raportues kontabël (kodi 0700000);

Sistemi i unifikuar i dokumentacionit të punës (kodi 0800000);

Sistemi i unifikuar i dokumentacionit të fondeve të pensioneve Federata Ruse(kodi 0900000);

Sistemi i unifikuar i dokumentacionit të tregtisë së jashtme (kodi 1000000).

Meqenëse format e unifikuara të dokumenteve të përfshira në DSD përbëjnë vetëm një pjesë të dokumentacionit të organizatës, për të thjeshtuar dokumentet që nuk përfshihen në DSD, por përdoren në aktivitetet e tyre, vetë organizatat duhet të kryejnë punë për të unifikuar formularët e dokumenteve. Rezultatet e kësaj pune regjistrohen në fletën dhe albumin e formularëve të dokumenteve të përdorura në aktivitetet e organizatës.

Një nga USD është sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ (USORD). Karakteristika e tij karakteristike është se përdoret për të dokumentuar veprimet e organizatave dhe ndërmarrjeve gjatë kryerjes së ndonjë funksioni menaxhimi në çdo nivel të menaxhimit dhe në çdo industri. Prandaj, për të arritur një uniformitet më të madh të dokumenteve, është e nevojshme të vendosen kërkesa uniforme për përgatitjen dhe ekzekutimin e tyre, pavarësisht nga vartësia hierarkike dhe specifikat e departamenteve.

Kompleksiteti i qasjes ndaj unifikimit të dokumenteve të përfshira në USORD shprehet në faktin se, brenda formularëve individualë, detajet janë rregulluar në rendin që korrespondon me sekuencën e regjistrimit dhe përpunimit të tyre. Në këtë rast merren parasysh edhe mënyrat e regjistrimit. detaje individuale. Një pjesë e tyre është projektuar me dorë, tjetra - me ndihmë mjete teknike, e treta - me ndihmën e pajisjeve të veçanta mekanike (pulla, vula). Prandaj, detajet dhe treguesit e formatuar në një mënyrë vendosen krah për krah për të thjeshtuar procesin e plotësimit të tyre. Kjo, në veçanti, ju lejon të regjistroni të dhënat e përfshira në vulën e formularit në të njëjtën kohë duke përdorur një pullë gome. USORD siguron besueshmëri më të madhe të informacionit dhe jep dokumente fuqi juridike. Gjatë zhvillimit të formularëve të dokumenteve individuale, vëmendje i kushtohet faktit që informacioni që ka kuptim juridik, është hartuar në përputhje me kërkesat që i vendos legjislacioni përkatës, në mënyrë që dokumentet të përmbajnë të gjitha detajet që u japin atyre fuqinë e nevojshme ligjore.

Qëllimi i zhvillimit dhe përmirësimit të USORD është sigurimi i detyrave optimale të menaxhimit të informacionit dhe rritja e efikasitetit të vendimmarrjes së menaxhimit. Parimi bazë i përcaktuar në USORD është identifikimi i një numri detyrash tipike të menaxhimit që zbatohen duke përdorur një zinxhir të caktuar formularësh të unifikuar dokumentesh të ndërtuara në bazë të një formulari të vetëm. Dokumenti i parë në zinxhir përmban, si rregull, informacion fillestar, i fundit përmban formulimin e një vendimi menaxhimi.

Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ- një grup standardesh, forma të ndërlidhura dokumentesh, rregullash dhe rregulloresh që vendosin kërkesa për përmbajtjen dhe ndërtimin e dokumenteve të përdorura për zgjidhjen e problemeve të menaxhimit.

Kështu, USORD vendos mënyra për të përmirësuar ORD, bën të mundur përpunimin e ORD duke përdorur teknologjinë kompjuterike dhe rregullon përdorimin e formularëve të dokumenteve në varësi të detyrave të menaxhimit.

Standardizimi dhe unifikimi i dokumenteve janë të lidhura ngushtë. Unifikimi shpesh konsiderohet si një nga metodat e standardizimit. Unifikimi i dokumenteve mund të kryhet edhe në mënyrë të pavarur. Në këtë rast, standardizimi si konsolidimi ligjor kërkesat e unifikimit do të jenë vetëm një nga metodat e shprehjes praktike të tij. E përbashkëta e këtyre dy termave është kërkesa për të futur uniformitetin, ndryshimi qëndron në fuqinë ligjore dhe shtrirjen e shpërndarjes, me konceptin e përbashkët "unifikim".

Hyrje

Funksionimi efektiv i aparatit të menaxhimit është i lidhur pazgjidhshmërisht me organizimin korrekt të punës me dokumente. Pothuajse asnjë funksion menaxhimi teknologjik i lidhur me burimet e informacionit, përgatitjen dhe vendimmarrjen nuk mund të bëhet pa dokumentacion - procesi i krijimit, ekzekutimit dhe përpunimit të dokumenteve. Aktivitetet e të gjithë punonjësve të aparatit drejtues janë të lidhura me dokumentacionin: nga interpretuesit teknikë deri te menaxherët e të gjitha niveleve. Disa krijojnë dokumente, të tjerët sigurojnë ekzekutimin dhe transmetimin e tyre, të tjerët udhëhiqen nga këto dokumente dhe marrin vendime bazuar në to. Koncepti i "dokumentit" përcaktohet nga Standardi Shtetëror i Federatës Ruse për terminologjinë e punës në zyrë dhe arkivimit. Është i detyrueshëm për përdorim në dokumentacionin e të gjitha llojeve: në tekstet shkollore, tekstet shkollore, literaturë teknike dhe referencë.

Dokument - mjet fiksimi në mënyra të ndryshme në materiale të veçanta informacioni për fakte, ngjarje, fenomene të realitetit objektiv dhe veprimtarisë mendore njerëzore. Kështu, koncepti i "dokumentit" rrjedh nga të kuptuarit e informacionit si informacion. Informacioni përmban informacion për disa ngjarje që ato pasqyrojnë. Në punën e përditshme të ndërmarrjeve krijohen dokumente për çështje të ndryshme prodhuese, ekonomike, financiare dhe aktivitete sociale. Këto janë urdhra, vendime, letra, akte, marrëveshje, protokolle, deklarata, telegrame, certifikata etj. Dokumentet që hartohen pranë ndërmarrjeve zakonisht quhen korrespondencë.

Tërësia e punëve që lidhen me krijimin e dokumenteve, regjistrimin, klasifikimin, lëvizjen, kontabilitetin dhe ruajtjen e tyre quhet punë zyre. Dokumentet duhet të jenë të thjeshta dhe efikase. Në kushtet moderne, detyra kryesore është të sigurohet zhvillimi i mëtejshëm dhe rritja e efikasitetit të sistemeve të automatizuara të kontrollit dhe qendrave kompjuterike, duke i integruar vazhdimisht ato në një sistem mbarëkombëtar për mbledhjen dhe përpunimin e informacionit; zgjerimi i prodhimit dhe përdorimit të pajisjeve të zyrës për të përmirësuar punën e zyrës dhe për të përmirësuar organizimin e punës menaxheriale.

Rëndësia e kësaj teme është për faktin se skenë moderne në dritën e reformimit të legjislacionit për standardizimin, vërtetimi i problemit të unifikimit dhe standardizimit është me interes më të madh. dokumentet e menaxhimit dhe përbërjen e vendndodhjes së detajeve kryesore të dokumentit, si një faktor në rritjen e produktivitetit të punës menaxheriale.

detajet e menaxhimit të dokumentacionit të unifikimit

Unifikimi dhe standardizimi i dokumenteve. Sisteme të unifikuara dokumentacionin

Sjellja e dokumenteve në uniformitet optimal në përbërje dhe formë quhet unifikimi i dokumenteve. Gjithashtu, unifikimi është vendosja e një grupi të njëtrajtshëm maksimal të detajeve, formatit të letrës dhe regjistrimit të detajeve në letër. Një formë e unifikuar e një dokumenti është një grup detajesh të vendosura në përputhje me detyrat që zgjidhen në një fushë të caktuar veprimtarie dhe të vendosura në një rend të caktuar në një medium ruajtjeje. Ato unifikojnë jo vetëm dokumentet individuale, por edhe sistemet e dokumentacionit në tërësi.

Një sistem i unifikuar dokumentesh është një sistem dokumentacioni i krijuar sipas rregullave dhe kërkesave uniforme, që përmban informacionin e nevojshëm për menaxhimin në një fushë të caktuar veprimtarie. DSD përfshin:

SK të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;

CS e dokumentacionit bankar;

MS të dokumentacionit kontabël financiar, kontabël dhe raportues të institucioneve dhe organizatave buxhetore;

MS të raportimit dhe dokumentacionit statistikor;

Kontabiliteti MS dhe dokumentacioni i kontabilitetit raportues të ndërmarrjes;

CS e dokumentacionit të punës;

SK të dokumentacionit të fondit pensional;

CS e dokumentacionit të tregtisë së jashtme.

Unifikimi i dokumenteve konsiston në vendosjen e uniformitetit në përbërjen dhe format e dokumenteve të menaxhimit që regjistrojnë zbatimin e funksioneve të ngjashme të menaxhimit. Unifikimi i dokumenteve kryhet për të zvogëluar numrin e dokumenteve të përdorura, për të tipizuar format e tyre, për të përmirësuar cilësinë, për të zvogëluar intensitetin e punës së përpunimit të tyre dhe për të arritur përputhshmërinë e informacionit. sisteme të ndryshme dokumentacioni mbi të njëjtat dhe funksionet e lidhura të kontrollit, më shumë përdorim efektiv teknologji kompjuterike. Puna e unifikimit përfshin:

Zhvillimi i një sistemi të unifikuar të menaxhimit të dokumenteve (UDS), i cili kryhet nga ministritë dhe departamentet përgjegjëse për sistemet përkatëse të dokumentacionit;

Futja e DSD-së ndërsektoriale (ndërdepartamentale) në kuadër të DSD-së republikane dhe sektoriale;

Ruajtja e DSD dhe Klasifikuesit të Industrisë së Dokumentacionit Teknik dhe Ekonomik (OKTEI) për të ruajtur besueshmërinë e informacionit dhe të tij zhvillimin e mëtejshëm;

zhvillimi i komplekseve të industrisë, forma të unifikuara të dokumenteve që pasqyrojnë specifikat e industrisë dhe nuk përfshihen në USDD, si dhe të tyre regjistrimin shtetëror;

Zhvillimi i klasifikuesve të industrisë të informacionit teknik dhe ekonomik që pasqyrojnë specifikat e industrisë. Menaxhimi organizativ dhe metodologjik i unifikimit dhe standardizimit të dokumenteve, koordinimi i punës përkatëse dhe kontrolli kryhet nga organizata kryesore për koordinimin e zbatimit dhe mirëmbajtjes së SD dhe OKTEI në republikë. Në nivel industrie, kjo punë kryhet nga organizata drejtuese për zbatimin dhe mirëmbajtjen e SD dhe OKTEI në industri.

Unifikimi i dokumenteve është një nga metodat e standardizimit të tyre.

Standardizimi është veprimtaria e vendosjes së rregullave dhe karakteristikave me qëllim të përdorimit të përsëritur vullnetar të tyre, që synon arritjen e rregullit në prodhimin dhe qarkullimin e produkteve dhe rritjen e konkurrencës së produkteve, punëve ose shërbimeve. Në standardet për dokumentacionin e menaxhimit përcaktohen përbërja e elementeve individuale të dokumentit (detajet), vendndodhja e tyre dhe rregullat e projektimit. Standardizimi i dokumenteve është një formë e konfirmimit ligjor të unifikimit të kryer dhe nivelit të natyrës së tij të detyrueshme. Janë krijuar kategoritë e mëposhtme të standardeve: standardet shtetërore (GOST), standardet e industrisë(OST), standardet republikane (RCT).

Qëllimet e standardizimit janë:

Rritja e nivelit të sigurisë së jetës dhe shëndetit të qytetarëve, pronës së individëve dhe personat juridikë, shteti dhe pronë komunale, objekte duke marrë parasysh rrezikun e ndodhjes situatat emergjente natyrore dhe natyrën teknologjike, niveli lart siguria mjedisore sigurinë e jetës dhe shëndetin e kafshëve dhe bimëve;

Sigurimi i konkurrencës dhe cilësisë së produkteve (punëve, shërbimeve), uniformiteti i matjeve, përdorimi racional i burimeve, këmbyeshmëria e pajisjeve teknike (makinat dhe pajisjet, përbërësit e tyre, përbërësit dhe materialet), përputhshmëria teknike dhe e informacionit, krahasueshmëria e kërkimit (testi) dhe rezultatet e matjeve, të dhënat teknike dhe ekonomiko-statistikore, analiza e karakteristikave të produkteve (punëve, shërbimeve), ekzekutimi i porosive qeveritare, konfirmimi vullnetar i konformitetit të produkteve (punëve, shërbimeve);

Promovimi i pajtueshmërisë me rregulloret teknike;

Krijimi i sistemeve të klasifikimit dhe kodimit të informacionit teknik, ekonomik dhe social, sistemeve për katalogimin e produkteve (punëve, shërbimeve), sistemeve për sigurimin e cilësisë së produkteve (punëve, shërbimeve), sistemeve për kërkimin dhe transmetimin e të dhënave, lehtësimin e punës së unifikimit.

Kështu, qëllimi i standardizimit është të arrijë një shkallë optimale të rendit në një zonë të caktuar përmes përdorimit të gjerë dhe të përsëritur të dispozitave, kërkesave dhe normave të vendosura për të zgjidhur problemet aktuale, të planifikuara ose të mundshme. Rezultatet kryesore të aktiviteteve të standardizimit duhet të jenë rritja e shkallës së përputhshmërisë së produktit (shërbimit), proceseve me qëllimin e tyre funksional, eliminimi i barrierave teknike në tregtinë ndërkombëtare, promovimi i përparimit shkencor dhe teknologjik dhe bashkëpunimit në fusha të ndryshme.

Standardizimi shoqërohet me koncepte të tilla si objekti i standardizimit dhe fushëveprimi i standardizimit. Objekti (subjekt) i standardizimit zakonisht quhet një produkt, proces ose shërbim për të cilin zhvillohen disa kërkesa, karakteristika, parametra, rregulla etj. Standardizimi mund të ketë të bëjë ose me objektin në tërësi ose me komponentët e tij individualë (karakteristikat). Zona e standardizimit është një grup objektesh standardizimi të ndërlidhura. Për shembull, inxhinieria mekanike është një fushë e standardizimit, dhe objektet e standardizimit në inxhinierinë mekanike mund të jenë proceset teknologjike, llojet e motorëve, siguria dhe mirëdashja mjedisore e makinave, etj. Standardizimi kryhet në nivele të ndryshme. Niveli i standardizimit ndryshon në varësi të rajonit gjeografik, ekonomik ose politik të botës që pjesëmarrësit e pranojnë standardin. Pra, nëse pjesëmarrja në standardizim është e hapur për autoritetet përkatëse të çdo vendi, atëherë kjo standardizimi ndërkombëtar. Standardizimi rajonal është një aktivitet i hapur vetëm për autoritetet përkatëse të shteteve të një rajoni gjeografik, politik ose ekonomik të botës. Standardizimi rajonal dhe ndërkombëtar kryhet nga specialistë të vendeve të përfaqësuara në organizatat përkatëse rajonale dhe ndërkombëtare, detyrat e të cilave do të diskutohen më poshtë. Standardizimi kombëtar është standardizimi në një shtet specifik. Në të njëjtën kohë, standardizimi kombëtar mund të kryhet edhe në nivele të ndryshme: në nivel shtetëror, industri, në një ose një sektor tjetër të ekonomisë, në nivel shoqatash, firmash prodhuese, ndërmarrjesh dhe institucioneve.

Drejtimet kryesore në përmirësimin e sistemit shtetëror të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin janë unifikimi dhe standardizimi. Unifikimi dhe standardizimi kontribuojnë në racionalizimin e aktiviteteve të menaxhimit, duke u dhënë atyre një natyrë më të organizuar dhe më të efektshme.

Unifikimi- kjo është vendosja e uniformitetit në përbërjen dhe format e dokumenteve të menaxhimit të krijuara në procesin e zbatimit të funksioneve dhe detyrave të ngjashme të menaxhimit, operacioneve për përpunimin, kontabilitetin dhe ruajtjen e tyre. Unifikimi kryhet për të zvogëluar numrin e dokumenteve të përdorura, për të tipizuar format e tyre, për të përmirësuar cilësinë, për të zvogëluar intensitetin e punës së përpunimit të tyre, për të arritur përputhshmërinë e informacionit të sistemeve të ndryshme të dokumentacionit për të njëjtat dhe funksionet e menaxhimit të lidhura me të, dhe përdorimin më efikas të kompjuterit. teknologjisë. Menaxhimi organizativ dhe metodologjik i unifikimit dhe standardizimit të dokumenteve, koordinimi i punës përkatëse dhe kontrolli kryhet nga Rosstat. Unifikimi i dokumenteve të menaxhimit përfshin unifikimin e përbërjes së dokumenteve të krijuara gjatë zgjidhjes së problemeve të menaxhimit dhe unifikimin e formularëve të dokumenteve.

Unifikimi i përbërjes së dokumenteve organizimi është përzgjedhja dhe konsolidimi i një sërë dokumentesh të nevojshme dhe të mjaftueshme për të zgjidhur problemet e menaxhimit (si rezultat, përbërja e dokumenteve të organizatës mund të zvogëlohet ndjeshëm).

Unifikimi i formularëve të dokumenteve- kjo është përzgjedhja dhe konsolidimi në forma të unifikuara të dokumenteve të treguesve dhe detajeve të informacionit që korrespondojnë me qëllimin e dokumenteve dhe vendosja e kërkesave uniforme për përgatitjen dhe ekzekutimin e tyre. Rezultatet e unifikimit të përbërjes së dokumenteve regjistrohen në Fletën e Formularëve të Dokumentit, dhe rezultatet e formularëve unifikues të dokumenteve regjistrohen në albumet e formularëve të dokumenteve të përdorura në aktivitetet e organizatës.

Shembull i fletës së formularëve të dokumentit- kjo është një listë e formave të unifikuara të dokumenteve të miratuara për përdorim, të nevojshme dhe të mjaftueshme për zbatimin e funksioneve dhe detyrave të menaxhimit, me karakteristikat e tyre statusi juridik, fazat e përgatitjes dhe kalimit. Në aktivitetet aktuale të organizatave, Fleta kohore shërben si një libër referimi i përdorur nga organizata për të dokumentuar aktivitetet e menaxhimit dhe lejon kërkimin e shpejtë format e nevojshme dokumente që tregojnë të gjitha ose fazat kryesore të përgatitjes dhe ekzekutimit të tyre.

Albumet e formularëve të dokumenteve përmbajnë formularë të unifikuar të dokumenteve të përfshira në Fletën kohore dhe konsolidojnë rezultatet e unifikimit të kryer, përbërjen dhe format e dokumenteve të organizatës sipas funksioneve të menaxhimit. Format e unifikuara kombëtare të dokumenteve zhvillohen duke marrë parasysh aftësitë e përpunimit të tyre kompjuterik. Ato janë të detyrueshme për përdorim në të gjitha institucionet, organizatat dhe ndërmarrjet, pavarësisht nga vartësia e tyre dhe forma e pronësisë. Unifikimi zakonisht kryhet si një fazë paraprake e standardizimit, por mund të jetë gjithashtu një specie e pavarur aktivitetet.

Standardizimi- ndërtimi në norma juridike rregullat dhe kërkesat bazë për zhvillimin dhe ekzekutimin e dokumenteve të menaxhimit. Falë standardizimit, një masë e madhe dokumentesh krijohet sipas të njëjtave rregulla, më shpejt dhe më lehtë për t'u perceptuar nga marrësit. Procesi i standardizimit kryhet nëpërmjet zhvillimit dhe miratimit të standardeve.

Standard- është një dokument normativ i hartuar nga palët e interesuara në bazë të marrëveshjes për çështje të rëndësishme, i miratuar nga një organ (ose ndërmarrje) i njohur, duke vendosur rregulla për përdorim universal dhe të përsëritur, parimet e përgjithshme, karakteristikat, kërkesat ose metodat që lidhen me objekte të caktuara dhe që synojnë arritjen e një shkalle optimale rregulli në një zonë të caktuar.

Standardi është një dokument normativ që është një mostër, standard (model).

Janë të mëposhtmet llojet e standardeve:

1. GOST - standarde shtetërore.

2. OST-të - standardet e industrisë.

3. STP - standardet e ndërmarrjeve, institucioneve, organizatave etj.

Standardet janë zhvilluar dhe miratuar nga Standardi Shtetëror i Rusisë.

Për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhmentit, standardet e mëposhtme janë me interes më të madh:

1. GOST R 6.30-2003 “Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion."

Hyrje…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Unifikimi dhe standardizimi i dokumenteve…………………………………………….8

Sistemet e unifikuara të dokumentacionit………………………………………………………………………………………………………………………………………

Klasifikuesit gjithë-rusë informacion teknik, ekonomik dhe social………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

përfundimi…………………………………………………………………………………………………………………………………………

Referencat……………………………………………………………………………………… 26

Unifikimi i dokumenteve konsiston në vendosjen e uniformitetit në përbërjen dhe format e dokumenteve të menaxhimit që regjistrojnë zbatimin e funksioneve të ngjashme të menaxhimit. Standardizimi i dokumenteve është një formë e konfirmimit ligjor të unifikimit të kryer dhe nivelit të natyrës së tij të detyrueshme. Janë vendosur këto kategori të standardeve: standardet shtetërore (GOST), standardet e industrisë (OST), standardet republikane (RST). Unifikimi i dokumenteve kryhet për të zvogëluar numrin e dokumenteve të përdorura, për të tipizuar format e tyre, për të përmirësuar cilësinë, për të zvogëluar intensitetin e punës së përpunimit të tyre, për të arritur përputhshmërinë e informacionit të sistemeve të ndryshme të dokumentacionit për të njëjtat dhe funksionet e menaxhimit të ndërlidhura, dhe më efikase. përdorimin e teknologjisë kompjuterike.

Puna e unifikimit përfshin:

· Zhvillimi i një sistemi të unifikuar të menaxhimit të dokumenteve (UDS), i cili kryhet nga ministritë dhe departamentet përgjegjëse për sistemet përkatëse të dokumentacionit;

· Futja e DSD-së ndërsektoriale (ndërdepartamentale) në kuadër të DSD-së republikane dhe sektoriale;

· Mbajtja e DSD-së dhe Klasifikuesit të Industrisë së Dokumentacionit Teknik dhe Ekonomik (OKTEI) për të ruajtur besueshmërinë e informacionit dhe zhvillimin e mëtejshëm të tij;

· Zhvillimi i komplekseve të industrisë të formave të unifikuara të dokumenteve që pasqyrojnë specifikat e industrisë dhe që nuk përfshihen në USDD, si dhe regjistrimi i tyre shtetëror;

· Zhvillimi i klasifikuesve të industrisë të informacionit teknik dhe ekonomik që pasqyrojnë specifikat e industrisë. Menaxhimi organizativ dhe metodologjik i unifikimit dhe standardizimit të dokumenteve, koordinimi i punës përkatëse dhe kontrolli kryhet nga organizata kryesore për koordinimin e zbatimit dhe mirëmbajtjes së SD dhe OKTEI në republikë. Në nivel industrie, kjo punë kryhet nga organizata drejtuese për zbatimin dhe mirëmbajtjen e SD dhe OKTEI në industri.

Rëndësia e unifikimit të dokumenteve po rritet për shkak të futjes gjithnjë e më të gjerë në praktikën e menaxhimit të teknologjisë kompjuterike elektronike dhe sistemeve të automatizuara të kontrollit të krijuara në bazë të saj. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ i zhvilluar nga VNIIDAD është i përshtatshëm për të dyja sisteme të automatizuara menaxhimit, dhe kur përpunohet me metoda të zakonshme, tradicionale në institucionet e vendit. USORD përfshin një kompleks standardet shtetërore për dokumentacionin organizativ dhe administrativ, format e standardizuara të dokumenteve, si dhe materialet udhëzuese dhe metodologjike për përdorimin e këtyre formularëve.

Unifikimi dhe standardizimi i dokumenteve

Progresi teknologjik krijon kërkesa të reja për përgatitjen e dokumentacionit zyrtar.

Sistemi i arsimit parashkollor përfshin tre komponentë të ndërlidhur: përgatitjen e dokumenteve të menaxhimit, teknologjinë për të punuar me dokumente, sistemimin e dokumenteve gjatë vitit kalendarik dhe organizimin e tyre. ruajtje arkivore. Gjatë zgjidhjes së secilit prej këtyre problemeve, praktikuesit duhet të udhëhiqen nga dokumentet aktuale rregullatore dhe metodologjike në fushën e menaxhimit të zyrës, të miratuara Komiteti Shtetëror të Federatës Ruse për standardizimin dhe Shërbimit Arkivor Federal të Rusisë.

Baza rregullative dhe metodologjike për punën në zyrë është një grup ligjesh, rregulloresh dhe dokumentesh metodologjike që rregullojnë teknologjinë e krijimit, përpunimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve në aktivitetet aktuale të institucionit dhe punën e shërbimit të punës së zyrës.

Kërkesat themelore për përgatitjen e dokumenteve organizative dhe administrative përcaktohen në GOST R. 6.30-97, miratuar me Rezolutën e Standardit Shtetëror të Rusisë, datë 31 korrik 1997.

Numri i madh i dokumenteve kërkon standardizimin dhe unifikimin e tyre.

Standardizimi - Ky është aktiviteti i vendosjes së normave dhe rregullave.

Standardizimi është procesi i vendosjes dhe zbatimit të rregullave për të përmirësuar aktivitetet në një fushë të caktuar për përfitimin dhe pjesëmarrjen e të gjitha palëve të interesuara, në veçanti për të arritur ekonominë e përgjithshme optimale duke respektuar kushtet funksionale dhe kërkesat e sigurisë. Standardizimi bazohet në rezultatin e shkencës, teknologjisë dhe përvojës praktike.

Në fushën e punës në zyrë, thelbi i standardizimit është vendosja në një normë, e detyrueshme për aplikim, rregulla dhe kërkesa optimale për zhvillimin dhe ekzekutimin e dokumenteve të miratuara në në mënyrën e përcaktuar për përdorim të përgjithshëm dhe të përsëritur.

Standardizimi, në përputhje me Ligjin e Federatës Ruse "Për standardizimin", miratuar më 10 qershor 1993, është veprimtaria e vendosjes së normave, rregullave dhe karakteristikave për të siguruar:

· siguria e produkteve, punëve dhe shërbimeve për mjedisi, jeta, shëndeti dhe pasuria;

· Përputhshmëria teknike dhe e informacionit, si dhe këmbyeshmëria e produkteve;

· cilësinë e produkteve, punëve dhe shërbimeve në përputhje me nivelin e zhvillimit të shkencës, teknologjisë dhe teknologjisë; uniformiteti i matjeve;

· kursimi i të gjitha llojeve të burimeve;

sigurinë objektet ekonomike duke marrë parasysh rrezikun e fatkeqësive natyrore dhe të shkaktuara nga njeriu dhe situatave të tjera emergjente;

· aftësia mbrojtëse dhe gatishmëria mobilizuese e vendit.

Dokumentet rregullatore për standardizimin në fuqi në vendin tonë përfshijnë:

· standardet shtetërore të Federatës Ruse (GOST R);

· standardet ndërkombëtare (rajonale) të zbatuara në mënyrën e përcaktuar;

· Klasifikuesit gjithë-rus të informacionit teknik, ekonomik dhe social;

· standardet e industrisë;

· standardet e ndërmarrjes;

· standardet e shoqatave shkencore, teknike, inxhinierike dhe shoqatave të tjera publike.

Standardet shtetërore të Federatës Ruse - rregulloret, duke vendosur rregulla uniforme në një fushë të caktuar të veprimtarisë brenda shtetit tonë.

Standardet shtetërore janë zhvilluar për produktet, punën dhe shërbimet që kanë rëndësi ndërsektoriale. Përmbajtja e kërkesave të standardeve, fushëveprimi i shpërndarjes së tyre, vlefshmëria e tyre dhe data e paraqitjes së tyre përcaktohen nga organet e qeverisjes shtetërore që i miratojnë ato. Në përputhje me Ligjin "Për standardizimin", standardet shtetërore dhe klasifikuesit gjithë-rusë të informacionit teknik, ekonomik dhe social miratohen nga Standardi Shtetëror i Rusisë, ato futen në fuqi pas regjistrimit të tyre shtetëror.

Kërkesat e përcaktuara nga standardet janë të detyrueshme për të gjitha organet dhe entet qeveritare aktiviteti ekonomik. Gosstandart i Rusisë dhe të tjerë të autorizuar posaçërisht organet qeveritare departamentet në kompetencën e tyre ushtrojnë kontrollin dhe mbikëqyrjen shtetërore mbi përputhshmërinë kërkesat e detyrueshme standardet shtetërore.

Standardi thotë:

· përbërjen e detajeve të dokumentit;

· kërkesat për përbërjen e detajeve të dokumentit;

· kërkesat për formularët dhe dokumentet;

· Kërkesat për prodhimin, regjistrimin, përdorimin dhe ruajtjen e formularëve me riprodhimin e stemës shtetërore të Federatës Ruse, stemave të entiteteve përbërëse të Federatës Ruse.

Të gjitha standardet shtetërore që veprojnë në vendin tonë janë bashkuar në një sistem të vetëm shtetëror standardizimi - një sistem i organizuar në mënyrë hierarkike i klasifikimit dhe kodimit të vetë standardeve shtetërore.

Seria 1 e Sistemit Shtetëror të Standardizimit përmban një sërë standardesh themelore, të cilat përcaktojnë dispozita për procedurën e zhvillimit të standardeve shtetërore, për ndërtimin, paraqitjen dhe zbatimin e standardeve, miratimin, regjistrimin dhe zbatimin e tyre, për procedurën e ndryshimit të standardeve, standardet e anulimit, etj., për shembull: më 1 prill 2000, Amendamenti nr. 1 i GOST R. 6.30-97, miratuar me Rezolutën e Standardit Shtetëror të Rusisë të 21 janarit 2000 Nr. 9-Art.

Procedura për aplikimin dhe zbatimin e GOST R. 6.30-97 shpjegohet dhe specifikohet në Rekomandimet Metodologjike të Institutit Kërkimor Gjith-Rus të Dokumentacionit dhe Shkencës Arkivore. Rekomandime metodike të destinuara për zbatim në organizata:

· rregulla uniforme regjistrimin e detajeve të dokumentit dhe opsionet për vendndodhjen e tyre bazuar në moderne kuadri rregullator për mbështetjen e dokumentacionit;

e re teknologjia e informacionit përgatitja e dokumenteve dhe transmetimi i informacionit dokumentar;

· stili i biznesit të dokumenteve, kërkesat themelore për përgatitjen dhe unifikimin e teksteve të dokumenteve;

· rregullat për prodhimin e dokumenteve duke përdorur pajisje printimi, duke përfshirë përpunimin e tekstit në kompjuter;

· rregullat për hartimin e formularëve të dokumenteve;

· rregullat për përdorimin, kontabilitetin dhe ruajtjen e formularëve dhe vulave;

· Rregullat për përgatitjen e dokumenteve të transmetuara nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit.

GOST 1.RO-92. Sistemi shtetëror Standardizimi i Federatës Ruse: Dispozitat themelore.

Një grup i pavarur standardesh përbëhet nga standarde për sistemet e unifikuara të dokumentacionit dhe Sistemi i unifikuar klasifikimi dhe kodimi i informacionit teknik dhe ekonomik.

Unifikimi në një kuptim të gjerë teorik zakonisht kuptohet si reduktimi optimal i numrit të elementeve në objektet që përbëjnë çdo kompleks ose sistem.

Qëllimi kryesor i unifikimit dhe standardizimit të dokumentacionit të menaxhimit është krijimi i një sistemi dokumentesh që mund të japin një efekt ekonomik. Përdorimi i dokumenteve të unifikuara duhet të nxisë njëkohësisht rritjen e elementeve krijuese në punën menaxheriale dhe të përmirësojë kulturën e saj.

Efikasiteti ekonomik i unifikimit dhe standardizimit të dokumenteve arrihet si rezultat i uljes së kostove për përgatitjen, prodhimin dhe ekzekutimin e dokumenteve, transferimin, përpunimin, ruajtjen dhe shkatërrimin e tyre. Gjithashtu, një efekt indirekt mund të arrihet duke përmirësuar sistemin e menaxhimit, i shprehur në rritjen e efikasitetit të menaxhimit duke reduktuar kohën për të gjitha llojet e punës me dokumente dhe duke i afruar vendimet e marra me opsionet optimale si rezultat i përmirësimit të cilësisë. të dokumenteve. Për rrjedhojë, unifikimi i dokumenteve do të përfaqësojë një zgjidhje për problemet e përmirësimit të përmbajtjes dhe formave të tyre.

Kështu, objektet e unifikimit dhe standardizimit të një dokumenti duhet të jenë si forma e tij ashtu edhe përbërja e detajeve të përfshira në të.

Objektivat kryesore të përmirësimit të përmbajtjes së një dokumenti duhet të jenë: gjatë unifikimit - përzgjedhja e detajeve që korrespondojnë me qëllimin e dokumentit dhe metodat e përpunimit të tij; gjatë standardizimit - vendosja e kërkesave uniforme për detajet e përfshira në dokumente.

Një formular i unifikuar i dokumentit (UFD) është një grup detajesh të krijuara në përputhje me detyrat që duhet të zgjidhen në fushën e caktuar të veprimtarisë dhe të vendosura në një medium ruajtjeje në një rend të caktuar.

Objektivat kryesore të përmirësimit të formularëve të dokumenteve duhet të merren parasysh: kur bashkohen:

· reduktim i përshtatshëm i shumëllojshmërisë së dokumenteve në formë dhe rregulla ekzekutimi; gjatë standardizimit

· Formimi dhe zbatimi si një normë e detyrueshme e kufizimeve që bëjnë të mundur zgjedhjen e formave dhe rregullave më efektive për ekzekutimin e dokumenteve dhe sigurimin e ruajtjes afatgjatë të tyre.

Standardet e dokumenteve duhet të kontribuojnë në unifikimin e formave të dokumentacionit të menaxhimit, organizimin e prodhimit të centralizuar të formularëve, krijimin e mundësisë së përpunimit të centralizuar të dokumenteve zyrtare dhe lehtësimin e punës së personelit drejtues, si dhe uljen e kostos së shpenzimeve të zyrës.

Futja e standardizimit në dokumentacionin e menaxhimit është për shkak të shumëllojshmërisë së pajustifikuar të llojeve dhe formave të dokumenteve që regjistrojnë zbatimin e veprimeve identike të menaxhimit.

Me rëndësi të veçantë sot është cilësia e dokumentit si bartës i informacionit të menaxhimit. Kërkesa për rritjen e përmbajtjes së informacionit dhe unifikimin e dokumenteve, si në formë ashtu edhe në përmbajtje, del në pah. Ky problem zgjidhet me metodën e standardizimit.

Thelbi i termit "standardizim" karakterizohet nga tre pika kryesore.

Së pari, standardizimi është norma kombëtare e detyrueshme për krijimin e dokumenteve të vendosura për një periudhë të gjatë kohore. Për më tepër, ai jo vetëm fut norma, por garanton edhe respektimin e tyre.

Së dyti, ky është unifikimi i vetive dhe cilësive të dokumentit, futja e madhësive uniforme të formave, rregullave dhe kërkesave për të gjitha dokumentet.

Së treti, standardizimi është konsolidimi dhe përhapja e vetëm atyre cilësive dhe vetive të dokumenteve që kanë justifikimin më të madh funksional dhe japin efektin më të madh menaxherial.

Unifikimi dhe standardizimi i dokumenteve janë të lidhura ngushtë. Unifikimi shpesh konsiderohet si një nga metodat e standardizimit. Unifikimi i dokumenteve mund të kryhet edhe në mënyrë të pavarur. Në këtë rast, standardizimi si konsolidim ligjor i kërkesave të unifikimit do të jetë vetëm një nga metodat e shprehjes praktike të tij. E përbashkëta e këtyre dy termave është kërkesa për të futur uniformitetin; dallimi qëndron në fuqinë ligjore dhe shtrirjen, me konceptin e përbashkët që është "unifikim"

Forca ligjore e standardeve, përfshirja në standarde e kërkesës për unifikimin e detyrueshëm të dokumenteve, konsolidimi në standarde i vetëm zgjidhjeve dhe kombinimeve më të mira bëjnë standardizimin. metodë efektive racionalizimi i punës me dokumente.

Metoda kryesore për arritjen e qëllimeve të standardizimit është metoda e formës së vetme, e cila paraqet përqendrimin e vetive dhe cilësive të një grupi të caktuar dokumentesh në një matricë të vetme - një formë. Në përgjithësi, gjatë unifikimit të dokumenteve, është e nevojshme të ndërtohen formularët e tyre në atë mënyrë që gjatë plotësimit dhe përpunimit, mjetet teknike të mund të përdoren më gjerësisht për të zvogëluar sasinë e punës joproduktive manuale.

Për shembull, kalimi i ekonomisë së Republikës së Bjellorusisë në marrëdhëniet e tregut kërkon masat e nevojshme për të zhvilluar dhe mbajtur format e unifikuara kombëtare të dokumenteve të përdorura nga ndërmarrjet dhe organizatat e formave të ndryshme të pronësisë dhe niveleve të menaxhimit për qëllime kontabël, përfshirë. dhe statistikat, dhe përmbushja e standardeve të pranuara në praktikën ndërkombëtare.

Format e zhvilluara të unifikuara të dokumenteve kombinohen në sisteme të unifikuara dokumentacioni (UDS). USD është një sistem dokumentacioni i krijuar sipas rregullave dhe kërkesave uniforme, që përmban informacione të nevojshme për menaxhimin në një fushë të caktuar veprimtarie.

Format e unifikuara të dokumenteve të përdorura janë një grup detajesh të vendosura në përputhje me detyrat që zgjidhen në një fushë të caktuar veprimtarie dhe të vendosura në një medium ruajtjeje në një rend të caktuar.

Qëllimi i krijimit të një DSD është përcaktimi dhe vendosja e përbërjes optimale të formularëve të dokumenteve.

Përveç formularëve të unifikuar të dokumenteve, sistemet e unifikuara të dokumentacionit përfshijnë:

· Dokumentet e organizatave ndërkombëtare që krijojnë forma të unifikuara të dokumenteve;

· standardet ndërshtetërore dhe dokumente udhëzuese për standardizimin ndërshtetëror, duke përcaktuar përbërjen dhe përmbajtjen e punës për unifikimin e formularëve të dokumenteve të përdorura nga organet, departamentet dhe organizatat e vendeve të CIS;

· standardet dhe udhëzimet e Republikës së Bjellorusisë, duke vendosur përbërjen dhe përmbajtjen e punës për të unifikuar format e dokumenteve të përdorura në të gjitha nivelet e veprimtarisë ekonomike dhe duke siguruar një procedurë uniforme për kryerjen e kësaj pune;

· dokumentet rregullatore, botuar nga zhvilluesit e SDDS për një qëllim specifik funksional

Gjatë unifikimit të dokumentacionit, kryhet puna e mëposhtme:

· të krijojë një nomenklaturë të formave ekzistuese;

· të ndërtojë një model të unifikuar dokumentesh për grupe detyrash homogjene duke përdorur, si rregull, një formular mostër;

· vendos rregulla të përgjithshme sintaksore për ndërtimin e dokumenteve;

· të krijojë metoda për monitorimin e ekzekutimit të dokumenteve.

Puna për unifikimin e dokumenteve është e nevojshme në lloje të ndryshme të aktiviteteve ekonomike (statistika, aktivitetet financiare, kontabiliteti, etj.).

Aktualisht republika po zhvillon disa sisteme të unifikuara dokumentacioni: dokumentacioni parësor kontabël, dokumentacioni raportues dhe statistikor, dokumentacioni i punës dhe social, dokumentacioni tregtar, etj.

Një nga USD është sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ (USORD).

Një tipar karakteristik i dokumentacionit organizativ dhe administrativ është se përdoret për të dokumentuar veprimet e organizatave dhe ndërmarrjeve kur kryejnë ndonjë funksion menaxhues në çdo nivel të menaxhimit dhe në të gjitha industritë. Prandaj, për të arritur një uniformitet më të madh të dokumenteve, është e nevojshme të vendosen kërkesa uniforme për përgatitjen dhe ekzekutimin e tyre, pavarësisht nga vartësia hierarkike dhe specifikat e departamenteve. Po ashtu është duke u standardizuar terminologjia e përdorur në sistemin e dokumentacionit organizativ dhe administrativ, ku secilit term i jepet një përkufizim i qartë dhe i paqartë. Kur zhvilloni një USORD, numri i llojeve të dokumenteve të përdorura në të gjithashtu zvogëlohet ndjeshëm.

Kompleksiteti i qasjes ndaj unifikimit të dokumenteve të përfshira në USORD shprehet në faktin se, brenda formularëve individualë, detajet janë rregulluar në rendin që korrespondon me sekuencën e regjistrimit dhe përpunimit të tyre. Në të njëjtën kohë, merren parasysh edhe metodat e regjistrimit të detajeve individuale. Një pjesë e tyre lëshohet me dorë, tjetra - me ndihmën e mjeteve teknike, e treta - me ndihmën e pajisjeve mekanike të veçanta (vula, vula). Prandaj, detajet dhe treguesit e formatuar në një mënyrë vendosen krah për krah për të thjeshtuar procesin e plotësimit të tyre. Në veçanti, kjo ju lejon të regjistroni të dhënat e përfshira në vulën e formularit në të njëjtën kohë duke përdorur një pullë gome. USORD siguron besueshmëri më të madhe të informacionit dhe u jep dokumenteve fuqi ligjore. Gjatë zhvillimit të formave të dokumenteve individuale, vëmendje i kushtohet sigurimit që informacioni me rëndësi juridike të hartohet në përputhje me kërkesat e vendosura mbi të nga legjislacioni ekzistues, në mënyrë që dokumentet të përmbajnë të gjitha detajet që u japin atyre forcën e nevojshme ligjore.

Qëllimi i zhvillimit dhe përmirësimit të USORD është sigurimi i detyrave optimale të menaxhimit të informacionit, rritja e efikasitetit të adoptimit vendimet e menaxhmentit. Parimi bazë i ngulitur në sistemin e unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ është identifikimi i një numri detyrash tipike të menaxhimit që zbatohen duke përdorur një zinxhir të caktuar të formave të unifikuara të dokumenteve të ndërtuara mbi bazën e një formule të vetme. Dokumenti i parë në zinxhir përmban, si rregull, informacion fillestar, i fundit përmban formulimin e një vendimi menaxhimi.

Një sistem i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ është një grup standardesh, formash të ndërlidhura të dokumenteve, rregullave dhe rregulloreve që vendosin kërkesa për përmbajtjen dhe ndërtimin e dokumenteve të përdorura për të zgjidhur problemet e menaxhimit.

USORD përfshin standarde që vendosin kërkesat e përgjithshme për përmbajtjen dhe format e dokumenteve, një album të formave të unifikuara të dokumenteve, materialeve normative dhe metodologjike për aplikimin e tyre, një klasifikues i formave të unifikuara të dokumenteve, i cili është një seksion i Klasifikuesit Kombëtar të Republikës së Bjellorusisë "Dokumentet e Unifikuara". normative dhe dokumentet metodologjike mbi përdorimin e klasifikuesit të formave të unifikuara të veprimtarisë operacionale.

Përbërja e formularëve të unifikuar të dokumenteve përfshin: aktin, orarin, raportin dhe shënim shpjegues, përshkrimi i punës, deklaratë, rregullore, prezantim, rregulla, letër kërkesë, protokoll, urdhër, strukturë dhe personel, vendim, statut, tabela e personelit.

Format e unifikuara sistemohen sipas nënsistemeve: krijimi, riorganizimi dhe likuidimi i një organizate, ndërmarrjeje; privatizimi i ndërmarrjeve shtetërore dhe komunale; pranimi, transferimi, shkarkimi; regjistrimi i festave dhe stimujve, vendosja sanksionet disiplinore; veprimtaritë administrative të një organizate, ndërmarrjeje; rregullimi organizativo-normativ dhe operativo-informativ i veprimtarive të organizatave dhe ndërmarrjeve.

Përpunimi i të dhënave operacionale me anë të teknologjisë kompjuterike arrihet duke koduar informacionin që përmban dokumenti. Prandaj, për funksionimin e formave të veprimtarisë operacionale, është zhvilluar një klasifikues i formave të unifikuara të veprimtarisë operacionale, i cili është pjesë përbërëse sistemeve.

Kështu, USORD vendos mënyra për të përmirësuar format dhe përmbajtjen e ORD, bën të mundur përpunimin e ORD duke përdorur teknologjinë kompjuterike dhe rregullon përdorimin e formularëve të dokumenteve në varësi të detyrave të menaxhimit.