Rregullat për përgatitjen e dokumenteve në punën e zyrës. Standard i ri për dokumentacionin organizativ dhe administrativ Puna zyre dhe pranimi i dokumenteve

Një sërë ndryshimesh të rëndësishme do të ndodhin në fushën e menaxhimit të zyrës dhe rrjedhës së dokumenteve në vitin 2017. Para së gjithash, ato do të ndikojnë në menaxhimin e të dhënave të personelit, dhe gjithashtu do të ndikojnë në disa standardet shtetërore rregullimi i dizajnit dokumentet zyrtare.

Nga artikulli do të mësoni:

Në vitin 2017, puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve (si përbërësi i saj) mbeten aspektet më të rëndësishme të aktiviteteve të çdo organizate. Si pjesë e këtyre proceseve, krijohen të gjitha dokumentet zyrtare të kompanisë dhe rregullohet puna me to. Puna në zyrë përfshin dy komponentë bazë: dokumentacionin (informacioni i regjistrimit) dhe rrjedha e dokumenteve (lëvizja e dokumentacionit). Kjo fushë e veprimtarisë pëson ndryshime të rëndësishme çdo vit, ajo është një nga fushat që ndryshojnë më shpejt.

Asnjë kompani në territor Federata Ruse nuk mund të ekzistojë i veçuar nga legjislacioni aktual. Rrjedha e dokumentitÇdo organizatë duhet të plotësojë kërkesat e saj. Kuadri rregullator merren parasysh ligjet në këtë fushë rregulloret, të cilat rregullojnë krijimin e dokumenteve dhe promovimin e tyre, rregullojnë funksionet e shërbimeve të punës në zyrë dhe strukturën e tyre. Ndryshimet në këto akte bëhen rregullisht. Ato mund të përfshijnë rregulla të reja të projektimit dokumentacion zyrtar, vendosja e llojeve të reja të tij dhe shfuqizimi i të vjetrave dhe konsolidimi normativ i rregullave të punës në zyrë.

Në vitin 2017 nuk priten ndryshime thelbësore në fushën e punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve. Ngjarjet më të rëndësishme përfshijnë:

anulimi i GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit";
futja e regjistrave të thjeshtuar të personelit për mikro-ndërmarrjet;
futja e elektronikës pushim mjekësor;
sigurimin e natyrës së paguar të vlerësimit të pavarur të kualifikimeve të punonjësve;

Për më tepër, janë miratuar një sërë ndryshimesh në Kodin e Punës, të cilat indirekt ndikojnë në rrjedhën e dokumenteve të organizatës në vitin 2017.

Si më parë, akti kryesor rregullator lokal që rregullon teknologjitë për të punuar me dokumentacionin brenda një kompanie mbetet në 2017 udhëzimet e punës në zyrë. Ai zhvillohet duke marrë parasysh nevojat e organizatës dhe specifikat e proceseve të saj dokumentare dhe informacioni. Ky akt bazohet në kërkesat ligjore dhe është bazë për rrjedhën racionale të dokumenteve.

Ndryshimet në rrjedhën e dokumenteve dhe punën e zyrës në 2017

Deri kohët e fundit, hyrja në fuqi e pritshme e Standardit të ri Shtetëror që rregullon punën me dokumentet zyrtare mund të konsiderohet ngjarja kryesore e këtij viti. Mysafir i ri në menaxhimin e zyrës dhe rrjedha e dokumentit duhej të hynte në fuqi më 1 korrik 2017, megjithatë, me Urdhrin e Rosstandart data u shty për në korrik 2018.

Bëhet fjalë për standardin R 7.0.97-2016 "Sistemi i standardeve për informacionin, bibliotekën dhe botimin. Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit."

Një nga ndryshimet kryesore të GOST-it të ri është se efekti i tij do të jetë shumë më i gjerë. Për shembull, ai do të rregullojë ekzekutimin e statuteve, rregulloreve, rregullave, urdhrave, rregulloreve, rezolucioneve, vendimeve dhe urdhrave, kontratave, akteve, udhëzimeve, letrave dhe certifikatave.

Standard i ri grupe kërkesat e përgjithshme për të krijuar dokumente. Kapitulli i tij me të njëjtin emër i kushtohet kësaj. Për shembull, ai përcakton qartë kërkesat për fontet e përdorura dhe madhësinë e tyre.

Për më tepër, ju lejon të përdorni plotësisht ligjërisht anën e pasme të fletës kur krijoni dokumente zyrtare.

Disa ndryshime do të ndikojnë gjithashtu në detajet e detyrueshme. Akti tregon qartë vendndodhjen e tyre. Përveç kësaj, janë renditur detaje të reja të mundshme letrat e biznesit dhe disa të vjetra u shfuqizuan.

Detaje të reja	Detaje të shfuqizuara
Emri njësi strukturore(nëse shkakton krijimin e dokumentit)	OGRN (shteti kryesor numri i regjistrimit)
	Numri i identifikimit të tatimpaguesit ( numri i identifikimit tatimpaguesi)
vula e kufizimit të hyrjes	KPP (kodi i arsyes për regjistrimin tatimor)
shënoj rreth nënshkrim elektronik	Kodi i organizatës OKPO

Shenja e re e nënshkrimit elektronik përfshin numrin e certifikatës së çelësit, emrin e plotë. pronarin e saj dhe periudhën e vlefshmërisë së certifikatës. Shfaqja e këtij kushti mund të sjellë një sërë ndryshimesh në rrjedhën e dokumenteve tashmë në vitin 2017: këshillohet të përgatitni paraprakisht vulat përkatëse.

Ndryshimet ndikuan edhe në përshkrimin e simboleve shtetërore. Stema shtetërore e Federatës Ruse dhe stema e subjektit të saj tani janë kombinuar në një kusht, i cili mban emrin e përgjithshëm "Stema".

Lexoni gjithashtu:

Rregullat e BNJ në 2017

Ndryshime të mëdha në rregullat e zyrës 2017 do të ndikojë në sferën e të dhënave të personelit. Këto janë risi mjaft domethënëse në lidhje me rregullat e punësimit, të dhënat e personelit për mikro-ndërmarrjet dhe rregullat për vlerësimin e nivelit të kualifikimeve të personelit.

Të dhënat e thjeshtuara të personelit për mikro-ndërmarrjet

Sipas Ligjit Federal Nr. 348-FZ, në vitin 2017, një procedurë e tillë si miratimi i rregulloreve lokale në fushën e personelit mund të zhduket plotësisht ose pjesërisht nga rrjedha e dokumenteve të mikro-ndërmarrjeve. Po flasim për dokumente që pasqyrojnë norma ligji i punës: rregulloret për pagat, oraret e turneve, rregulloret e punës, etj. Të gjitha kushtet e nevojshme tani është e mundur dhe e nevojshme të regjistroheni drejtpërdrejt në marrëveshje pune me një punonjës. Kur hartoni një marrëveshje, duhet të udhëhiqeni nga formulari standard i miratuar më 27 gusht 2016 me dekretin e qeverisë nr. 858.

Vini re se mikro-ndërmarrjet përfshijnë ligjore ose individët, ekipi i të cilit përfshin jo më shumë se 15 punonjës me të ardhura totale vjetore prej jo më shumë se 120 milion rubla.

Pushim mjekësor elektronik

Ligji Federal për Pushimin Elektronik të Sëmundjes Nr. 86-FZ prezanton ndryshime të mëdha në punën e zyrës dhe rrjedhën e dokumenteve në vitin 2017. Nga 1 maji 2107, çdo punonjës që merr pushim mjekësor mund të zgjedhë letrën ose formë elektronike. Ky rregull zbatohet për ata që marrin përfitime sëmundjeje ose lehonie. Inovacioni duhet të bëjë punën e kontabilistëve dhe punëtorët e personelit, mbështesin trendin e zbatimit menaxhimi elektronik i dokumenteve, si dhe të thjeshtojë ndërveprimin e shoqërive me Fondin e Sigurimeve Shoqërore.

Vlerësimi me pagesë i kualifikimeve të personelit

Që nga janari 2017, rregulloret që rregullojnë vlerësim i pavarur kualifikimet e punëtorëve. Duke filluar nga ky vit, një vlerësim i tillë do të paguhet. Le të theksojmë se risitë nuk e lirojnë punëdhënësin nga detyrimi për t'i dhënë punonjësit garanci ligjore për të mbajtur vendin e punës dhe pagën mesatare. pagat, si dhe kompensim shpenzimet e udhëtimit. Të gjitha dokumentet zyrtare që lidhen me vlerësimin e kualifikimit janë gjithashtu të përfshira në shkresa dhe rrjedha e dokumenteve të organizatës në vitin 2017.

Në rastin kur provimi, si dhe udhëtimi për në vendin ku ai mbahet, paguhet nga punonjësi, ai ka të drejtë të zbritja tatimore për shumën e shpenzimeve të tatimit mbi të ardhurat personale (jo më shumë se 120,000 rubla). Punëdhënësi ka mundësinë t'i atribuojë këto kosto shpenzimeve që lidhen me prodhimin dhe shitjet.

Për ta përmbledhur, mund të vërehet se ndryshimet në punën e zyrës dhe rrjedhën e dokumenteve në vitin 2017 nuk mund të quhen radikale. Futja e GOST-it të ri dhe një sërë ligjesh federale do të ndikojë në proceset e zakonshme dhe, ndoshta, do të nisë një rishikim të udhëzimeve të menaxhimit të zyrës dhe orareve të rrjedhës së dokumenteve në 2017. Megjithatë, këto risi nuk zbatohen menjëherë, dhe ka kohë të mjaftueshme për t'u njohur me to dhe për të filluar të ndiqni rregullat e reja.

Ne do t'ju tregojmë se si të organizoni me kompetencë punën me dokumentet e kompanisë, si dhe kontabilitetin dhe ruajtjen e tyre. Ne do të japim udhëzime hap pas hapi për organizimin e punës së zyrës në kompani.

Nga artikulli do të mësoni:

Materiale të ngjashme:

Pse është e rëndësishme t'i kushtoni vëmendje punës në zyrë?

Puna në zyrë është një aktivitet që siguron krijimin e dokumenteve zyrtare dhe përcakton procedurën e punës me to. Natyrisht, pyetja nëse është e nevojshme të mendoni për rendin e punës me dokumente lind kur bëhet e vështirë të gjesh ndonjë dokument specifik. Nga njëra anë, ne duhet të jemi të lumtur që kompania po zhvillohet dhe po rritet, por nga ana tjetër, një detyrë e re është në rendin e ditës - si të organizojmë siç duhet dhe me lehtësi rrjedhën e dokumenteve.

Është më e lehtë me punën në zyrë në institucionet zyrtare - atje ky proces rregullohet me rregullore të veçanta:

Urdhri i Ministrisë së Drejtësisë së Rusisë, datë 16 Prill 2014 Nr. 78 "Për miratimin e Rregullave të punës së zyrës noteriale" (së bashku me Rregullat e punës së zyrës noteriale të miratuar me vendim të Bordit të FNP të datës 17 dhjetor 2012, Urdhri i Ministrisë së Drejtësisë së Rusisë, datë 16 Prill 2014 Nr. 78) miratoi rregullat e rrjedhës së dokumenteve për noterët;
Vendimi i Bordit të Komisionit Ekonomik Euroaziatik, datë 5 maj 2015 nr. 46 “Për rregullat e menaxhimit të dokumenteve të brendshme në Komisionin Ekonomik Euroaziatik” përcaktoi rregullat për punën me dokumentet në EEC;
Me urdhër të Departamentit Gjyqësor në Gjykatën Supreme të Federatës Ruse të datës 29 Prill 2003 Nr. 36, Udhëzimet për procedurat gjyqësore në gjykatën e rrethit;
Rezoluta e Komisionit Qendror të Zgjedhjeve të Rusisë e datës 20 janar 2016 Nr. 321/1831-6 miratoi Udhëzimet për punën e zyrës në qendrën qendrore komisioni zgjedhor Federata Ruse;
Dekreti i Qeverisë së Federatës Ruse i datës 15 qershor 2009 Nr. 477 miratoi Rregullat për punën në zyrë në organet federale dega ekzekutive.

Ekzistojnë gjithashtu rregullore specifike që përmendin mënyrën e kryerjes së tij në ndërmarrje të caktuara. Për shembull, Ligji Federal Nr. 66-FZ i 15 Prillit 1998 "Për shoqatat jofitimprurëse të qytetarëve për kopshtarinë, kopshtarinë dhe dacha" përcakton procedurën për kryerjen e punës në zyrë në organizata të tilla.

Në kompanitë private, të gjitha çështjet e organizimit të punës në zyrë vendosen nga pronarët. Ose më mirë, ekzekutuesve specifikë u është besuar zhvillimi i punës së zyrës nga e para - ndonjëherë oficerëve të burimeve njerëzore, ndonjëherë sekretarëve. Meqenëse një urdhër i tillë është maturuar, do të thotë se vërtet ka nevojë për një rregullim të tillë.

Si të punoni me dokumente: përkujtues në Shembujt e udhëzimeve për punën në zyrë

Shkarko këtë dhe 9 rikujtues të tjerë në revistë

Si të organizoni punën në zyrë: udhëzime hap pas hapi

Puna në zyrë në SH.PK nga e para udhëzime hap pas hapi do t'ju ndihmojë të vendosni se ku të filloni dhe për çfarë rezultate duhet të përpiqeni. Në mënyrë ideale, organizata duhet të pranojë dokument i brendshëm- udhëzime për punën në zyrë. Nëse shoqëria është e madhe, me divizione dhe degë, atëherë është i justifikuar miratimi i disa akteve vendore që rregullojnë këto çështje.

Hapi 1. Vendosni se cilat dokumente do t'i nënshtrohen udhëzimeve. Le të kujtojmë se e gjithë masa e letrave ndahet në organizatë në të brendshme (lokale), dalëse dhe hyrëse. Procedura për të punuar me ta është e ndryshme, kështu që ia vlen të përshkruhet në seksione të ndryshme.

Hapi 2. Shkruani udhëzime. Parashikoni veçmas për aktet lokale:

si priten;
si prezantohen punonjësit me ta;
ku dhe me kë ruhen aktet lokale.

Bazuar në dokumentacionin hyrës, është e nevojshme të përshkruhet kush e regjistron dokumentacionin hyrës dhe ku, brenda çfarë afati kohor, si regjistron transferimin e dokumentit për ekzekutim, ku të ruhet. dokumenti hyrës pas përgjigjes së tij dhe çështjeve të tjera procedurale. Për thirrjet dalëse, zgjidheni në mënyrë të ngjashme çështjen e procedurës së regjistrimit, rregullat për dërgimin, nënshkrimin.

Udhëzime për punë në zyrë: procedura e regjistrimit të dokumenteve të brendshme

Si të përgatisni dokumente sipas Udhëzimeve Shembull

Hapi 3. Tregoni në udhëzime se cilat dokumente janë të miratuara formë standarde, dhe të cilat duhet të hartohen, të udhëhequra nga GOST e miratuar.

Si të zbatoni GOST përmes udhëzimeve për punën në zyrë

Hapi 4. Përcaktoni personat përgjegjës për zbatimin e çdo seksioni të udhëzimeve. Vendosni në çfarë rendi, ku, nën përgjegjësinë e kujt do të ruhen dokumentet.

Seksioni "Ruajtja e menjëhershme e dokumenteve" në Udhëzimet e Menaxhimit të Zyrës

Shkarko udhëzimet mostër

Hapi 5. Përcaktoni nëse keni nevojë seksione shtesë udhëzimet. Në varësi të specifikave të aktiviteteve të organizatës, mund të jetë e nevojshme të tregohet procedura e bërjes së kopjeve, procedura e punës me vula dhe vula dhe procedura për shkëmbimin e dokumenteve midis departamenteve.

Një numër dokumentesh mund t'i nënshtrohen akteve të tjera vendore, për shembull, sipas procedurës së miratuar për të punuar me të dhënat personale ose procedurës për ruajtjen e sekreteve tregtare të organizatës. Është e këshillueshme që të bëhen referenca për këto akte lokale. Për më tepër, puna me dokumente në një numër organizatash mund të rregullohet gjithashtu me legjislacion të veçantë. Për shembull, rrjedha e dokumenteve organizata kreditore bie nën Ligjin Federal "Për bankat dhe veprimtaritë bankare", i cili rregullon procedurën për trajtimin e sekretit bankar. Këto pika gjithashtu duhet të merren parasysh gjatë hartimit të udhëzimeve.

Kontabiliteti dhe ruajtja e vulave dhe vulave në kompani: Seksioni i udhëzimeve

Si të organizoni punën me vula dhe pulla

Hapi 6 Miratimi i udhëzimeve dhe vënia në vëmendje e punonjësve. Pas kësaj faze akt lokal hyn në fuqi dhe ekzekutimi i tij bëhet i detyrueshëm për të gjithë punonjësit e shoqërisë.

Si të organizoni menaxhimin e të dhënave të personelit

Është po aq e rëndësishme që kompania të mendojë mirë menaxhimi i të dhënave të personelit. Fazat e organizimit të rrjedhës së dokumenteve të personelit, në parim, nuk ndryshojnë nga fazat e krijimit të punës së zyrës në tërësi. Ata gjithashtu përcaktojnë listën e dokumenteve që do të përpilohen, modifikohen, kopjohen dhe shpërndahen në përputhje me udhëzimet për menaxhimi i të dhënave të personelit. Këtu është e nevojshme të merret parasysh se organizata ka vend për "imagjinatë" në lidhje me dokumentet e personelit shumë më pak - çfarë është në të detyrueshme duhet të jetë i pranishëm në kompani për të dhënat e personelit, të specifikuara në Kodi i Punës RF dhe rregullore të tjera. Dhe për mungesën ose dizajn i gabuar dokumentet e personelit parashikojnë gjoba të konsiderueshme. Prandaj, përgatitja e këtij udhëzimi duhet trajtuar me seriozitetin më të madh.

Seksionet e udhëzimeve për menaxhimin e të dhënave të personelit duhet të përmbajnë informacion në lidhje me të zhvilluara dokumente standarde në kompani, për shembull, formularin e miratuar të kontratës së punës, urdhrat, si dhe procedurën për njohjen e punonjësve me dokumentet. Është gjithashtu e nevojshme të pasqyrohen aspektet specifike të aktiviteteve të një organizate të caktuar: nëse hartojnë oraret, atëherë në çfarë kuadri kohor dhe në çfarë radhe duhet të dorëzohen për miratim, nëse lëshojnë pajisje mbrojtëse, atëherë në çfarë rendi; do të mbajë shënime.

Udhëzime për menaxhimin e të dhënave të personelit: mostër

Shkarkoni mostrën e plotë

Gjithashtu duhet pasur parasysh se për organizimi i punës në zyrë, duke përfshirë personelin, është zhvilluar softuer special për të automatizuar këto procese. Kompanitë e mëdha aktualisht i përdorin ato, por ky fakt nuk zëvendëson nevojën për të zhvilluar dhe ndjekur udhëzimet.

Format organizative të punës në zyrë

Ekzistojnë tre forma të organizimit të punës në zyrë:

i centralizuar;
i decentralizuar;
të përziera.

Në një formë të centralizuar, të gjitha operacionet teknike për përpunimin e dokumenteve janë të përqendruara në një njësi strukturore. Ky është zakonisht shërbimi i menaxhimit të zyrës. Avantazhi i kësaj forme të punës në zyrë është se ju mund të krijoni bazë e vetme mbi të gjitha dokumentet që merren ose krijohen në organizatë. Kërko letrat e nevojshme më shpejt. Kjo formë e punës në zyrë është e përshtatshme për kompanitë me një strukturë funksionale lineare.

Me një formë të decentralizuar të punës në zyrë, shërbimet e edukimit parashkollor krijohen në çdo njësi strukturore. Nëse kompania është e shpërndarë gjeografikisht, kjo formë do të jetë e dobishme.

Me një formë të përzier të organizimit të punës në zyrë, disa operacione kryhen në shërbimin e institucionit arsimor parashkollor, të tjerët - në ndarjet strukturore. Të parët zakonisht merren me pritjen, regjistrimin dhe kontrollin e dokumenteve, të dytat - krijojnë dhe hartojnë letra, i sistemojnë dhe i organizojnë për ruajtje. I njëjti operacion me këtë formë të punës në zyrë mund të kryhet si në shërbimin e institucionit arsimor parashkollor ashtu edhe në departamente - kjo varet nga dokumenti.

Rrugët e dokumenteve do të ndihmojnë në përshpejtimin e rrjedhës së dokumenteve në kompani

Nga 1 korriku 2017, në vend të GOST R 6.30-2003, do të hyjë në fuqi GOST R 7.0.97-2016 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekë dhe botim". Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion." Teksti i tij mund të shihet në faqen e internetit Agjencia Federale për rregullimin teknik dhe metrologjinë: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

Standardi u zhvillua nga Instituti Kërkimor Gjith-Rus i Dokumentacionit dhe Arkivimit (VNIIDAD). Fushëveprimi i dokumentit përshkruhet si më poshtë: “Ky standard zbatohet për dokumentet organizative dhe administrative: statutet, rregulloret, rregullat, udhëzimet, rregulloret, rezolutat, urdhrat, urdhrat, vendimet, protokollet, marrëveshjet, aktet, letrat, certifikatat, etj. Klasifikues gjithë-rus dokumentacionin e menaxhimit"(OKUD), klasa 0200000." Standardi i ri, si paraardhësi i tij, përcakton:

përbërja e detajeve të dokumentit;
rregullat për hartimin e tyre (por tashmë duke përdorur teknologjia e informacionit);
llojet e formularëve, përbërja e detajeve të formularëve, paraqitja e detajeve në dokument; formularët e mostrave;
rregullat për krijimin e dokumenteve.

Dispozitat e standardit zbatohen për dokumentet në letër dhe media elektronike.

Ne do t'ju orientojmë se çfarë ka ndryshuar saktësisht (përveç numrit dhe emrit GOST).

Lista e detajeve përfshin 30 pozicione (si më parë), por ka ndryshime:

Stema e Federatës Ruse dhe stema e një entiteti përbërës të Federatës Ruse tani konsiderohen si një pronë e vetme;
rekuizita “Emblema e organizatës ose markë tregtare(marka e shërbimit)" ndahet në dy: "stema" dhe "markë (markë shërbimi)";
kodi i organizatës, OGRN dhe INN/KPP u zhdukën;
në vend të "emrit të organizatës" tani do të jetë "emri i organizatës - autori i dokumentit";
u shfaqën detajet "emri i njësisë strukturore - autori i dokumentit" dhe "emri i pozitës së personit - autori i dokumentit";
detaji "lidhja me numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit" tani do të quhet "lidhje me numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit të marrë";
shtoi atributin "vula e kufizimit të hyrjes në dokument";
Atributi "identifikuesi i një kopje elektronike të një dokumenti" është hequr, por është shfaqur "shenja e nënshkrimit elektronik";
në vend të "përshtypjes së vulës" tani lexohet "vulë";
në vend të "vizës së miratimit të dokumentit" - thjesht "vizë";
"etiketa e aplikacionit" u bë "etiketa e aplikacionit";
në vend të "një shenjë në marrjen e një dokumenti nga organizata" - "një shenjë në marrjen e një dokumenti";
në vend të "një shenjë në ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje" - "një shenjë në dërgimin e dokumentit në dosje".

Për shembull, në paragrafin 5.5 thuhet se emri i organizatës duhet të korrespondojë me emrin e personit juridik në statutin e tij. Megjithatë, legjislacioni tani i lejon organizatat të përdorin model statuti, dhe në këtë rast emri i saj nuk do të jetë në statut. Në të njëjtën kohë, ajo është domosdoshmërisht e pranishme në Një regjistri shtetëror personat juridikë(Regjistri i Bashkuar Shtetëror i Personave Juridik).

Në përshkrimin e rekuizitave "destinacion"(5.15) nuk merr parasysh që shpesh marrësit janë organizata dhe individë të huaj që nuk janë shtetas të Rusisë. Kufizimi i listës së të adresuarve në katër, që ka zbritur nga koha e makinave të shkrimit, si dhe parashikimi që “kur dërgoni një letër nga email ose me faks (pa dërguar me postë) adresa postare nuk është specifikuar”, ndoshta mund të konsiderohet optimizim, por në asnjë rast imperativ (d.m.th. kërkon ekzekutim të detyrueshëm).

Tek rekuizitat "data e dokumentit" nuk bëri ndryshime, megjithëse që nga viti 2013 Kodi Civil Federata Ruse gjithashtu kërkon që në procesverbal të shënohet koha e saktë e takimit.

Në pikën 5.14 "vula e aksesit për kufizimin e aksesit në një dokument" ekziston një kërkesë për të vendosur një vulë vetëm në fletën e parë të dokumentit, megjithëse kjo është në kundërshtim me ligjin: vulat e fshehtësisë dhe vula " sekret tregtar" duhet të tregohet në çdo fletë (për dokumentet letre të palidhura kjo është veçanërisht e rëndësishme, pasi ndryshe do të jetë e vështirë të kërkosh përgjegjësi nga shkelësit).

Mbështetja më e dyshimtë, ndoshta, mund të konsiderohet "shenja e nënshkrimit elektronik"(klauzola 5.23). Praktika e përdorimit të shenjave që vizualizojnë nënshkrimet elektronike nuk është zhvilluar ende. Këtu lindin vështirësitë 1. Dhe mund të jetë problematike përputhja me kërkesën për vendosjen e vizualizimit në vendin e parashikuar për nënshkrimin që përdoren në praktikën botërore. Për më tepër, është e çuditshme kur vizualizimi i nënshkrimit nuk tregon informacionin më të rëndësishëm në lidhje me të:

a është ajo e kualifikuar?
cilat janë kompetencat e nënshkruesit,
kufizimet në përdorimin e certifikatës (nëse ka),
emri i autoritetit certifikues që ka lëshuar certifikatën,
data dhe ora kur është krijuar nënshkrimi.

Në përshkrimin e rekuizitave "vulë"(klauzola 5.24) nuk janë pasqyruar ndryshimet e fundit legjislacioni që e bën opsional përdorimin e tij nga organizatat tregtare. Ato. GOST flet për nevojën për të vendosur një vulë pa klauzolën "nëse është e disponueshme".

Në përshkrimin e rekuizitave "kopjimi i shenjës së certifikimit"(klauzola 5.26) tregon opsionin e vetëm të projektimit që u shfaq në GOST-in e vjetër, i përshtatshëm vetëm për certifikimin e një faqeje të dokumentit dhe i reduktuar në krahasim me përbërjen e elementeve që kërkojnë përfshirë 2:

Rekomandime metodike mbi zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në autoritetet ekzekutive federale (miratuar me urdhër të Rosarkhiv, datë 23 dhjetor 2009 nr. 76) dhe
Dekret i Presidiumit Këshilli i Lartë BRSS datë 08/04/1983 Nr. 9779-X (aktualisht i vlefshëm).

Siç mund ta shihni, Është e padëshirueshme që rekomandimet e dhëna në standardin e ri të përdoren në mënyrë jokritike.

Përshkrimi i një numri detajesh (për shembull, "shenjat në marrjen e një dokumenti" në pikën 5.27) është formuluar në një gjuhë thjesht "letër" dhe nuk është i zbatueshëm për dokumentet elektronike. Propozimi për të theksuar se në menaxhimin elektronik të dokumenteve, kjo shenjë mund të përfshihet në kartën e regjistrimit të dokumentit (ose të regjistrohet ndryshe në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve) u refuzua.

Seksioni për formularët transferon kërkesat për formularët në letër në dokumente elektronike pa marrë parasysh specifikat e krijimit, përdorimit të tyre dhe në kundërshtim me praktikën e vendosur tashmë si në sektorin publik ashtu edhe në atë tregtar.

Në përgjithësi, standardi i përditësuar mund të konsiderohet një zgjidhje e përkohshme, pasi ai është ende i fokusuar kryesisht në rrjedhën tradicionale të dokumenteve të letrës dhe në shumë aspekte nuk përshtatet mirë me praktikën gjithnjë e më të përhapur të "qeverisjes elektronike".

Të rregullosh çdo proces prodhimi ose biznesi do të thotë të vendosësh rregulla për zbatimin e këtij procesi në nivelin e legjislacionit të brendshëm, korporativ. Kjo mund të bëhet duke përdorur rregulloret lokale. Cili prej tyre mund të funksionojë në një organizatë dhe do të jetë i nevojshëm së pari, do të shqyrtojmë në artikull.

SHENJAT E AKTEVE RREGULLATORE LOKALE (LNA)

Në jurisprudencë ekziston koncepti “normativ akt juridik" Aktet rregullatore juridike të nivelit më të lartë, shtetëror, përmbajnë rregulla të së drejtës që janë të detyrueshme për të gjithë qytetarët e shtetit. Kjo është, për shembull, Kushtetuta e Federatës Ruse, ligjet federale, kode, dekrete presidenciale. Ndryshe nga rregulloret kombëtare, rregulloret lokale funksionojnë brenda një ose më shumë organizatave dhe janë të detyrueshme vetëm për punonjësit e tyre.

Me fjalë të tjera, lokale akt normativ“Udhëzimet për punë në zyrë të SH.PK “ABV” janë të detyrueshme vetëm për punonjësit e SH.PK “ABV”. Për mospërputhje me rregulloret lokale, punonjësit e organizatës mund t'i nënshtrohen masave disiplinore.

Tiparet thelbësore të një akti juridik normativ janë renditur në paragrafin 9 të rezolutës së Plenumit Gjykata e Lartë RF, datë 29 nëntor 2007 Nr. 48 "Për praktikën e gjykatave që shqyrtojnë çështjet që sfidojnë aktet ligjore rregullatore tërësisht ose pjesërisht". Për analogji, mund të përcaktohen shenjat kryesore të LAD. Si të gjitha aktet ligjore rregullatore, ato:

Publikuar në mënyrën e përcaktuar.Çdo LNA kalon nëpër një rrugë nga përgatitja e një draft dokumenti deri në miratimin e tij drejtor i përgjithshëm ose një zyrtar i autorizuar posaçërisht (shih Diagramin).

Përmban rregulla dhe rregullore të cilat mund të lidhen me aktivitetet e organizatës në tërësi, divizionet e saj (departamentet, grupet e punës, komisionet), organet kolegjiale dhe të tjera, zbatimin e proceseve të prodhimit ose të biznesit. Në të njëjtën kohë, ka LNA me të cilat jo të gjithë punonjësit duhet të respektojnë. Pra, nëse udhëzimet për punë në zyrë janë të detyrueshme për të gjithë, atëherë vetëm anëtarët e këtij komisioni udhëhiqen nga rregullorja për komisionin e ekspertëve.
Përdoret në mënyrë të përsëritur. Rregulloret lokale nxirren dhe zbatohen në mënyrë të përsëritur. Disa LNA e shoqërojnë organizatën gjatë gjithë ekzistencës së saj. Këto janë, për shembull, rregulloret e brendshme të punës ose rregulloret për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve.

LNA PËR PRODHIM KLAS: LLOJET DHE QËLLIMI

Të gjitha dokumentet organizative dhe ligjore kanë një qëllim - të rregullojnë çdo proces apo fenomen. Prandaj, ndonjëherë edhe sekretarët dhe nëpunësit me përvojë e kanë të vështirë të zgjedhin llojin e dokumentit për çdo rast specifik. Le të përpiqemi ta kuptojmë. Burimi i të gjitha përkufizimeve është "Fjalori i llojeve dhe llojeve të dokumentacionit modern të menaxhimit".

■ Pozicioni- një akt ligjor normativ që përcakton statusin e një organi qeveritar, organizate, njësie strukturore, kolegjiale, këshillimore, eksperte, metodologjike ose organi tjetër dhe (ose) vendos procedurën për kryerjen e veprimtarive (punimeve). lloj i caktuar.

Rregulloret përcaktojnë se çfarë divizionesh ose organesh strukturore ekzistojnë në organizatë, përcaktojnë funksionet, qëllimet, objektivat dhe përgjegjësitë e tyre. Dispozitat shfaqen kur formohen njësi të reja strukturore. Për shembull, në vend të një zyre, krijohen një departament i menaxhimit të zyrës dhe një Arkiv.

■ Udhëzimet- një akt ligjor që nxirret për të vendosur rregulla që rregullojnë aspekte organizative, shkencore, teknike, teknologjike, financiare ose të tjera të veçanta të veprimtarisë së organizatave, divizioneve të tyre strukturore, zyrtarëve dhe qytetarëve.

Ndryshe nga një pozicion që i përgjigjet kryesisht pyetjeve "kush?" dhe “çfarë?”, udhëzimet i përgjigjen pyetjes “si?”. Ai përshkruan në detaje dhe në mënyrë gjithëpërfshirëse gjithçka që lidhet me zbatimin e një procesi të caktuar.

■ Rregulloret e procesit të biznesit- akt juridik normativ që përcakton procedurën e veprimtarisë së një organi qeveritar, organ kolegjial ose këshillimor.

Por në rastin e LNA-së, më shpesh bëhet fjalë për një dokument pak më ndryshe, sidomos në organizatat tregtare. Më pas, një rregullore e procesit të biznesit kuptohet si një lloj dokumenti organizativ dhe ligjor që përshkruan në mënyrë konsistente të gjitha fazat e procesit dhe rendin e ndërveprimit të interpretuesve në çdo fazë.

Rregulloret e procesit të biznesit ndryshojnë nga udhëzimet në mënyrën se si i përshkruajnë operacionet. Në rregullore ato përshkruhen në mënyrë sekuenciale (nga e para në të fundit), dhe në udhëzime ato janë renditur në mënyrë tematike.

■ Rregullat- akt juridik normativ që përcakton norma dhe kërkesa në lidhje me lëndën e rregullimit juridik.

Detyra kryesore e rregullave është të specifikojnë dhe përshkruajnë në detaje një nga proceset e miratuara tashmë në udhëzime. Për shembull, në udhëzimet për punën në zyrë, vetëm një paragraf mund t'i kushtohet rregullave për kryerjen e korrespondencës elektronike. A rregulla të pavarura Kryerja e korrespondencës elektronike është shpesh një LNA voluminoze, e përbërë nga disa seksione. Ai përshkruan procesin e krijimit, dërgimit, marrjes dhe përpunimit të emaileve në më shumë detaje.

Nëse udhëzimet lëshohen për të përshkruar plotësisht disa aspekte të aktiviteteve të organizatës, atëherë rregullat i specifikojnë udhëzimet. Ato përshkruajnë jo vetëm çdo hap, por çdo frymëmarrje dhe nxjerrje të kryerësit të operacionit.

■ Rendit- një akt ligjor i miratuar nga drejtuesi i një organizate, duke vepruar i vetëm, për të rregulluar veprimtarinë e organizatës.

Një urdhër nuk është gjithmonë një akt rregullator vendor, por ai mund ta kryejë mirë këtë funksion. Këtu do të ishte e përshtatshme të kujtojmë tipare karakteristike LNA, të cilën e diskutuam më lart. Nëse urdhri përcakton norma (rregulla) për zbatimin e procesit, emëron persona përgjegjës, zbatohet në mënyrë të përsëritur dhe është i detyrueshëm për të gjithë punonjësit e specifikuar në të, atëherë ai mund të njihet si LNA e plotë.

Urdhrat nuk përshkruajnë rendin e procesit, por regjistrojnë vendimi i marrë. Për shembull, caktoni ata përgjegjës për punën në zyrë në degë ose miratoni sistemin e zhvilluar të indeksimit për departamentet.

Tabela 1 do të ndihmojë në përcaktimin e qëllimit të LNA-ve të ndryshme dhe zgjedhjen më të madhe pamje e përshtatshme dokument për çdo rast.

Tabela 1

Llojet dhe qëllimi i LNA për punë në zyrë

Lloji i LNA	Qëllimi i LNA	Shembull
Pozicioni	Përcakton statusin e një njësie strukturore	Rregulloret mbi Shërbimin mbështetje dokumentacioni menaxhimit
	Përcakton procedurën për kryerjen e veprimtarive (punëve) të një lloji të caktuar	Rregulloret për ruajtjen e dokumenteve
	Përcakton statusin e një organi këshillimor kolegjial	Rregullore për komisionin e ekspertëve
Udhëzimet	Rregullon një aspekt të aktiviteteve të organizatës	Udhëzime për punë në zyrë
Rregulloret e procesit të biznesit	Përshkruan në mënyrë të vazhdueshme operacionet e procesit dhe rendin e ndërveprimit ndërmjet pjesëmarrësve në operacione	Rregullore për procesin e biznesit "Kontrolli i ekzekutimit të detyrave në bazë të dokumenteve"
	Ata specifikojnë një proces tashmë të rregulluar	Rregullat për dërgimin dhe marrjen e postës
	Regjistron vendimin e marrë për procesin	Urdhri "Për emërimin e përgjegjësve për punën në zyrë në njësitë strukturore"

UDHËZIME PËR PROCEDURËN E ÇËSHTJES

Udhëzimet për punën në zyrë janë në qendër të rregulloreve lokale të dedikuara për institucionet arsimore parashkollore. Është e mundur, megjithëse nuk rekomandohet, të bëhet pa rregullore për shërbimin e institucionit arsimor parashkollor ose pa rregullore për proceset e zyrës së biznesit. Por nëse të paktën disa njerëz në një organizatë janë të përfshirë në punën e zyrës, atëherë udhëzimet e duhura janë thjesht të nevojshme. Përndryshe, çdo pjesëmarrës në proceset e dokumentacionit (d.m.th., çdo punonjës) do të punojë me dokumentet sipas dëshirës, duke u mbështetur vetëm në njohuritë dhe përvojën e tij dhe duke i konsideruar ato si të vetmet korrekte. Kjo është një fatkeqësi për sekretaren. Prandaj, nuk mund të bëni pa udhëzime për punën në zyrë.

Kuadri rregullator

Fatkeqësisht, nuk ka udhëzime standarde për punë në zyrë për organizatat joqeveritare dhe nuk mund të ketë, sepse ato janë shumë të ndryshme, megjithëse brenda kornizës rregulla uniforme, drejtuar arsimin parashkollor.

Procedura e përgjithshme për zhvillimin e udhëzimeve për punën në zyrë është saktësisht e njëjtë si në Diagram: draft dokumenti i përgatitur kalon në procedurën e miratimit dhe miratohet nga Drejtori i Përgjithshëm ose një person i autorizuar.

Nuk ka nevojë të shkruani vetë udhëzimet e punës në zyrë nga e para. Të gjitha rregullat e punës në zyrë në Rusi janë testuar për dekada dhe kanë ndryshuar vetëm pak. Ka shumë burime për të shkruar udhëzime. Ato kryesore mund të jenë:

Rekomandime metodologjike për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në autoritetet ekzekutive federale (miratuar me urdhër të Rosarkhiv, datë 23 dhjetor 2009 Nr. 76; në vijim - Rekomandime metodologjike për autoritetet ekzekutive federale);
GOST R 7.0.8.-2013. “Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekë dhe botim. Mbajtja dhe arkivimi i të dhënave. Termat dhe përkufizimet";
GOST R 7.0.97-2016 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekë dhe botim. Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve" (në tekstin e mëtejmë - GOST R 7.0.97-2016);
Udhëzime standarde mbi menaxhimin e zyrës dhe punën e arkivave në autoritetet doganore Federata Ruse (miratuar me urdhër të Shërbimit Federal të Doganave të Rusisë, datë 07/09/2014 Nr. 1331; në vijim referuar si Udhëzimet për Shërbimin Federal të Doganave). Ai është i detyrueshëm vetëm për Shërbimin Federal të Doganave dhe organizatat e tij vartëse, por organizatat e tjera mund ta përdorin atë si bazë për udhëzimet e tyre.

JU LUTEM KUJDES

GOST R 7.0.97-2016 hyn në fuqi më 1 korrik 2017. Rekomandimet metodologjike për autoritetet ekzekutive federale dhe udhëzimet për Shërbimin Federal të Doganave janë përpiluar në bazë të standardit të mëparshëm për përgatitjen e dokumenteve - GOST R 6.30-2003 dhe rekomandimet metodologjike për të. Nga 1 korriku 2017, të dyja këto dokumente pushojnë së qeni relevant në pjesën që i kushtohet përgatitjes së detajeve. Prandaj, përpiluesit e udhëzimeve të punës në zyrë duhet të jenë të kujdesshëm - GOST R 7.0.97-2016 i ri ndryshon jo vetëm rregullat për regjistrimin e detajeve, por edhe përbërjen e tyre.

Struktura e udhëzimit

Përbërja, rregullimi dhe përmbajtja e seksioneve të udhëzimeve mund të ndryshojnë. E gjitha varet nga mënyra se si është ndërtuar sistemi i menaxhimit të zyrës. Udhëzime për punën në zyrë në organizatat që përdorin në mënyrë aktive një sistem të menaxhimit të dokumenteve elektronike (EDMS) dhe elektronik nënshkrim dixhital(EDS), dhe në organizatat ku lulëzon rrjedha e dokumenteve në letër, do të jetë shumë e ndryshme.

Sidoqoftë, është e mundur të hartohet përmbajtja themelore universale e udhëzimeve për punën në zyrë, në mënyrë që zhvilluesit e kësaj LNA "në terren" të kenë diçka për të ndërtuar (Tabela 2).

Tabela 2

Struktura bazë e udhëzimeve të menaxhimit të zyrës

Numri i seksionit	Seksioni i udhëzimeve për punën në zyrë	Formularët/mostrat e dokumenteve të miratuara nga seksioni
	Dispozitat e përgjithshme
	Termat dhe përkufizimet
	Kërkesat për dokumentacion	Formularët e dokumentit (formulari i përgjithshëm për dokumentet, formulari i letrës, formularët specie individuale dokumente, forma të tjera). Formulari i regjistrit dhe lëshimi i formularëve (nëse organizata mban shënime të formularëve). Shembuj të regjistrimit të secilit prej detajeve (parashikohen menjëherë në tekst kur përshkruhen rregullat për përgatitjen e detajeve të dokumentit).
	Organizimi i punës me dokumente
	Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve
	Karakteristikat e punës me dokumente elektronike
	Pritja, përpunimi, regjistrimi dhe shpërndarja e korrespondencës hyrëse	Formulari për regjistrimin e dokumenteve hyrëse. Shembull i raportit për mungesën e dokumenteve. Shembull raporti për dëmtimin e dokumenteve. Stampa e vulës së regjistrimit të dokumentit në hyrje.
	Organizimi i ekzekutimit të dokumenteve dhe udhëzimeve	Shembull i një rezolute. Formulari i një raporti certifikate për ekzekutimin e dokumenteve.
	Karakteristikat e përgatitjes dhe ekzekutimit të llojeve të caktuara të dokumenteve	Rendi i mostrës. Rendi i mostrës. Shembull i aktit (për shembull, në lidhje me kthimin e një pakete jo të plotë dokumentesh) Shembull i autorizimit (për shembull, për të marrë postë).
	Procedura e formalizimit dhe ekzekutimit të vendimeve të marra në mbledhje	Shembull i procesverbalit të shkurtër të takimit. Shembull i procesverbalit të plotë të mbledhjes.
	Përgatitja dhe dërgimi i dokumenteve dalëse	Shembull i letrës motivuese. Formulari i ditarit për regjistrimin e dokumenteve dalëse. Formulari i regjistrit të dërgimit postar. Formulari i listës për dërgimin e postës së grupit.
	Procedura për trajtimin e ankesave të qytetarëve	Formulari i aplikimit (aplikimit) qytetar. Formulari për regjistrimin e ankesave të qytetarëve (nëse organizata merr parasysh ankesat e qytetarëve veç e veç).
	Procedura për transferimin e dokumenteve për ruajtje	Formulari i inventarit të dorëzimit.
	Organizimi dhe regjistrimi i dokumenteve në arkiv	Formulari i listës së punëve të organizatës. Forma e nomenklaturës së punëve të një njësie strukturore. Formulari i inventarit të lëndës ruajtje e përhershme; Formulari për inventarizimin e dosjeve me periudha të ruajtjes së përkohshme (mbi 10 vjet). Formulari i inventarizimit të lëndëve për personelin. Formulari i inventarit për dosjet elektronike dhe dokumentet e ruajtjes së përhershme. Formulari i inventarit të dosjeve elektronike dhe dokumenteve të ruajtjes së përkohshme (mbi 10 vjet).
	Përdorimi i dokumenteve në arkiv	Akt shembull për lëshimin e lëndëve për përdorim të përkohshëm.
	Shkatërrimi i dokumenteve me afat të skaduar të ruajtjes	Formulari i një akti për ndarjen për shkatërrimin e dokumenteve me periudha të skaduara të ruajtjes.

Procedura për ruajtjen e dokumenteve sipas udhëzimeve

Procedura për ruajtjen arkivore të dokumenteve përshkruhet në seksionet e udhëzimeve bazuar në:

Rregullat për organizimin e ruajtjes, blerjes, regjistrimit dhe përdorimit të dokumenteve nga Fondi Arkiv i Federatës Ruse dhe të tjerët dokumente arkivore në organe pushtetin shtetëror, organe pushtetit vendor dhe organizatat (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 31 Mars 2015 Nr. 526; në vijim referuar si Rregullat 2015);
Rregullat themelore për punën e arkivave të organizatave (miratuar me vendim të Bordit të Rosarkhiv të datës 02/06/2002).

LNA PËR PRODHIM KLAS: SI TË ZGJEDHNI?

Për një organizatë të vogël, udhëzimet për punën në zyrë do të jenë mjaft të mjaftueshme, veçanërisht nëse përshkruan të gjitha proceset e punës në zyrë, nga krijimi deri në shkatërrimin e një dokumenti.

Rregulloret për punën në zyrë më shpesh "rriten" në LNA të pavarura nga udhëzimet. Kjo ndodh natyrshëm - ndërsa organizata zhvillohet. Nëse në një fazë të caktuar ekziston nevoja për të rregulluar proceset e biznesit, atëherë mund të zhvillohen sa vijon:

rregulloret për procesin e biznesit “Krijimi i një dokumenti”;
rregulloret e procesit të biznesit “Kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve”;
rregulloret e procesit të biznesit " Ruajtja arkivore dokument";
rregullore të tjera, në varësi të proceseve të zyrës që menaxhmenti i sheh të nevojshme për të përshkruar dhe rregulluar.

Një skenar tjetër: organizata ka grumbulluar shumë dokumente dhe u krijua një arkiv për to. Në këtë rast, është e nevojshme që menjëherë të rregullohet procesi i ruajtjes së tyre, përndryshe punonjësit e arkivave do të mbyten me dokumente. Udhëzimet për regjistrimin dhe transferimin e skedarëve për ruajtjen arkivore do të ndihmojnë në zgjidhjen e problemit.

Megjithatë, nëse arkivi është ende i vogël dhe në fillimet e tij, këto mund të jenë rregulla apo edhe një urdhër për aktivitetin kryesor. Zgjedhja e llojeve të dokumenteve për rregullimin e proceseve të punës në zyrë, siç kemi zbuluar tashmë, është mjaft e madhe.

Fjalor i llojeve dhe llojeve të dokumentacionit modern të menaxhimit. - Rosarkhiv, VNIIDAD. - M., 2014.

GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion."

“Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion. Rekomandime metodologjike për zbatimin e GOST R 6.30-2003" (miratuar nga Rosarkhiv).

Të gjithë specialistët përgjegjës për rrjedhën e dokumenteve duhet t'i kushtojnë vëmendje "GOST R 7.0.97-2016. Standardi kombëtar i Federatës Ruse. Sistemi i standardeve për informacionin, bibliotekën dhe botimin. Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve" (miratuar me Urdhrin e Rosstandart të datës 8 dhjetor 2016 Nr. 2004-st). Ky akt rregullator përmban një numër shtesash që nuk janë përfshirë në GOST R 6.30-2003.

Ndryshimet kryesore të përfshira në standardin e ri

Për të krijuar dokumentacion, mund të përdorni vetëm fontet:

Times New Roman nr. 13, 14;
Arial nr 12, 13;
Verdana nr 12, 13;
Kalibri nr. 14.

GOST i ri lejon që madhësi më të vogla të shkronjave të përdoren vetëm në tabela.

Nga 1 korriku 2018, dokumentacioni mund të përmbajë stemën e një entiteti përbërës të Federatës Ruse, stemë (shenjë heraldike) bashkia. Tani vendndodhja e këtij kushti është rregulluar gjithashtu normativisht. Vendoset në mes të fushës së sipërme të formularit mbi të dhënat e organizimit, në një distancë prej 10 mm nga buza e sipërme e fletës.

Përveç kësaj, më parë detajet e kërkuara Kodi ORGN, INN, KPP, OKVED tani gjenden në detajet "Të dhënat e referencës për organizatën".

Është shfaqur një "Deklaratë për kufizimin e aksesit në një dokument". Vendoset në këndin e sipërm të djathtë të fletës së parë.

Kur tregohet adresuesi, lejohet përdorimi i shkurtesave "Z.) dhe "Zonja" para mbiemrit zyrtare, dhe gjithashtu tregoni adresën e emailit në rast se letra dërgohet me faks ose email.

GOST gjithashtu përmban një udhëzim për papranueshmërinë e vendosjes së një pjerrësi (pjesë) ose mbishkrimin "për" kur letrat nënshkruhen nga një person që zëvendëson menaxherin. Në këtë rast, ndryshimet bëhen me dorë ose duke përdorur një pullë.

Në mosmarrëveshjen për mënyrën e vendosjes së saktë të vulës, nëse është e mundur të mbulohet një pjesë e nënshkrimit me vulë, pika është vënë në dukje. GOST-i i ri thotë se vula e organizatës vendoset pa marrë nënshkrimin e shkruar me dorë të personit që nënshkroi dokumentin, ose në një vend të caktuar "MP" ("Vendi i vulës").

Çështjet e mirëmbajtjes së menaxhimit të dokumenteve elektronike mbulohen gjithashtu në GOST.

Klasifikimi i dokumenteve në punë në zyrë

Të gjitha letrat në punë në zyrë klasifikohen në varësi të qëllimit të tyre:

organizative dhe administrative (statutet, vendimet, urdhrat për aktivitetet kryesore);
referencë dhe informacion (certifikata, telegrame);
nga personeli ( kontratat e punës, urdhra për personelin, deklarata).

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet regjistrimit të dokumenteve hyrëse në punën në zyrë.

Për të regjistruar një letër hyrëse, një numër serial dhe data e marrjes vendosen në krye të formularit, djathtas ose majtas. Duket kështu: “Në. Nr.152 datë 02.02.2017.” Më pas, në regjistrin e letrave hyrëse, regjistrohet ky numër, informacione: nga kush dhe kujt i drejtohet letra, për çfarë bëhet fjalë, si dhe kujt i është transferuar letra për punë pas miratimit nga mbikëqyrësi i saj. Origjinalet dhe kopjet e letrave depozitohen në dosjet përkatëse. Letrat dalëse regjistrohen në të njëjtën mënyrë (shembull: “Ref. Nr. 152, datë 29.05.2017”) dhe dokumentacione të tjera.

Regjistrimi i dokumenteve hyrëse në punën e zyrës ju lejon t'i gjeni shpejt ato në një ditar (ose spreadsheet) dokumenti i kërkuar dhe identifikoni personin përgjegjës për zbatimin e tij.

Afatet e ekzekutimit të dokumenteve në punë në zyrë

Afati standard për ekzekutimin e dokumentit është 30 ditëve kalendarike, të cilat llogariten nga data e pranimit të dokumentit hyrës ose nga data e nënshkrimit të dokumentit dalës.

Ju lutemi vini re se fundjavat dhe pushime përfshihet edhe në këtë periudhë!

Dokumentet e biznesit mund të kenë gjithashtu një afat individual. Në këtë rast, ka një shenjë në formular që tregon një datë specifike, ose mund të tregohet në vetë tekstin.

Ka edhe afate të përcaktuara me rregullore.

Nëse afati nuk mund të përmbushet, duhet të shkruani memo menaxherit me një kërkesë për të zgjatur afatet për dokumentacionin e brendshëm ose një peticion me të njëjtën kërkesë drejtuar organizatës së palës tjetër që përshkruan arsyet e vonesës.

Nuk është aq e vështirë për të krijuar dokumente në një organizatë; Gjëja kryesore është të sigurohet që dokumentacioni të përputhet me standardet e pranuara, si dhe të monitorojë menjëherë ndryshimet në legjislacionin e Federatës Ruse.