Sheveleva E. I
Menaxhimi i arkivit Rajoni i Sverdlovsk
Institucioni shtetëror "Qendra e Dokumentacionit"
organizatat publike të rajonit të Sverdlovsk"
SHEMBULL UDHËZIME PËR PROCESIN E BIZNESIT
NË SHOQATA PUBLIKE
RAJONI SVERDLOVSK
Ekaterinburg
Dispozitat e përgjithshme………………………………………………………………. Rregullat për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve…………………………………………………………… Organizimi i rrjedhës së dokumenteve dhe ekzekutimi i dokumenteve…………………. 4. Regjistrimi i dokumenteve…………………………………………………………… 5. Kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve…………………………………………….. 6. Organizimi i punës me dokumente në punë në zyrë……………………… 6.1. Hartimi i listës së rasteve………………………………………………………………… 6.2. Formimi dhe regjistrimi i lëndëve……………………………………………… 6.3. Organizimi i ruajtjes operacionale të dokumenteve……………………………… 7. Procedura e transferimit të dokumenteve për ruajtje në arkiv………………………………… 7.1. Ekzaminimi i vlerës së dokumenteve…………………………………………….. 7.2. Përgatitja dhe transferimi i dokumenteve në Organizatën Qendrore të Arsimit dhe Kulturës……………………………….. 8. Kontabiliteti dhe ruajtja e formularëve, vulave, vulave dhe vulave…………………. Aplikimet: Shembull i një formulari të përgjithshëm me renditje gjatësore të detajeve………… Një formular shembull i një letre shërbimi me rregullimin këndor të detajeve. Një formular shembull i një lloji specifik dokumenti me një rregullim gjatësor të detajeve………………………………………………………….. Një mostër e një porosie në një formular me një rregullim gjatësor të detajeve…………………………………………………………………………………………………….. Një mostër e një porosie në një formular me detajet e renditura gjatësore………………………………………………………… Shembull i një protokolli të plotë…………………………………….. Shembull i një protokolli të shkurtër………………………………………. Modeli i dizajnit të një memorandumi të brendshëm…………………………… Shembull i një certifikate për vëllimin e rrjedhës së dokumentit…………………… Mostrat e vulave dhe vulave të përdorura në një shoqatë publike Lista e përafërt e dokumenteve me vulën e miratimit………………….. Një listë e përafërt e dokumenteve të një shoqate publike që janë të vulosura………………………………………………………………………………………… Formulari për regjistrimin e dokumenteve hyrëse……………………….. Formulari i regjistrit të dokumenteve të dërguara………………………. Formulari i ditarit për regjistrimin e letrave, propozimeve, kërkesave dhe ankesave të qytetarëve…………………………………………………………………………………………… Forma e nomenklaturës së punëve të shoqatës publike………………………… Një mostër e detajeve për kopertinën e një rasti………………………………… Formulari i dokumentit që vërteton rastin…………………………………………………………………… Forma inventari i brendshëm dokumentet e çështjes……………………………………………………… Formulari i seksionit vjetor të inventarit të skedarëve të ruajtjes së përhershme…………………… Formulari i seksionit vjetor të inventarit të çështjeve të personelit………………………….. Formulari i seksionit vjetor të inventarit të kutive të magazinimit të përkohshëm (mbi 10 vjet). Forma e aktit për ndarjen për asgjësimin e dokumenteve që nuk janë objekt i ruajtjes…………………………………………………………………………………………………… Rregullore të përafërta për komisionin e ekspertëve të një shoqate publike………………………………………………………………………………………… Rregullore të përafërta për arkivin e një shoqate publike……………. Shembull udhëzimesh mbi të drejtat dhe detyrimet e personit përgjegjës për punën në zyrë në një shoqatë publike………………………………….. Shkrimi i emrave, fjalëve dhe frazave individuale………………… |
1. DISPOZITA TË PËRGJITHSHME
1.1. Shembuj të udhëzimeve për punën në zyrë shoqatat publike Rajoni i Sverdlovsk (në tekstin e mëtejmë referuar si Udhëzimet e mostrës) u zhvillua me qëllim të krijimit të bazë metodologjike për organizim racional mbështetje dokumentacioni menaxhimi në shoqatat publike - burimet e rekrutimit të Qendrës së Institucionit Shtetëror për Dokumentimin e Organizatave Publike të Rajonit Sverdlovsk (në tekstin e mëtejmë CDOOSO). Një shoqatë publike kuptohet si një formacion vullnetar, vetëqeverisës, jofitimprurës i krijuar me iniciativën e qytetarëve të bashkuar në bazë të interesave të përbashkëta për të realizuar qëllimet e përbashkëta të përcaktuara në statutin e shoqatës publike.
Shembuj të udhëzimeve janë zhvilluar në përputhje me ligjin Federata Ruse dhe rajoni Sverdlovsk, GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve" (në tekstin e mëtejmë - GOST R 6.30-2003), Udhëzime standarde për punën në zyrë organet ekzekutive pushtetin shtetëror Rajoni Sverdlovsk, miratuar me Dekret të Qeverisë së Rajonit Sverdlovsk, datë 29 qershor 2006 Nr. 561-PP.
1.2. Shembuj të udhëzimeve të instalimit kërkesat e përgjithshme për funksionimin e shërbimeve mbështetëse të dokumentacionit për menaxhimin, dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit dhe organizimin e punës me dokumente në shoqatat publike të rajonit Sverdlovsk. Rekomandohen kërkesat e këtyre udhëzimeve.
1.3. Shoqatat publike organizojnë dhe kryejnë punë në zyrë në përputhje me udhëzimet individuale të zhvilluara në bazë të këtij Udhëzimi Model, si dhe në bazë të dokumenteve të tjera rregullatore dhe metodologjike të Federatës Ruse dhe rajonit të Sverdlovsk në fushën e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin dhe punët arkivore.
Udhëzimet individuale për punën në zyrë miratohen nga krerët e shoqatave publike pas marrëveshjes me komisionin e verifikimit të ekspertëve të Menaxhimit të Arkivave të Rajonit Sverdlovsk (në tekstin e mëtejmë EPK).
1.4. Dispozitat e Udhëzimeve Model zbatohen për organizimin e punës me dokumente, pavarësisht nga lloji i medias, përfshirë përgatitjen, regjistrimin, kontabilitetin dhe kontrollin e ekzekutimit të tyre, të kryera duke përdorur teknologji të automatizuara (kompjuterike).
Teknologjitë e automatizuara për përpunimin e informacionit të dokumenteve të përdorura në një shoqatë publike duhet të plotësojnë kërkesat e udhëzimeve të menaxhimit të zyrës për këtë shoqatë.
1.5. Rregullat për të punuar me dokumente sekrete dhe dokumente të shënuara "Për përdorim zyrtar" përcaktohen me udhëzime të veçanta.
1.6. Kontrolli i përgjithshëm mbi respektimin e rregullave të vendosura, procedurën e punës me dokumentet dhe sigurimin e sigurisë së tyre kryhet nga kreu i shoqatës publike.
1.7. Administrimi i drejtpërdrejtë i punës në zyrë i besohet punonjësit përgjegjës për punën në zyrë, i caktuar me vendim të një organi kolegjial, me urdhër të kryetarit të një shoqate publike. Përcaktohen detyrat e punonjësit përgjegjës për punën në zyrë përshkrimi i punës(Shtojca nr. 26), këto mostra të udhëzimeve.
1.8. Në rast mungese të përkohshme (pushime, udhëtim pune), largim nga puna ose zhvendosje të punonjësve, të gjitha dokumentet që ata disponojnë, me urdhër të drejtuesit, i kalojnë një punonjësi tjetër. Në rast shkarkimi të personit përgjegjës për punë në zyrë, dokumentet i transferohen sipas aktit një punonjësi tjetër që kryen detyrën ose punësohet në këtë pozicion.
1.9. Procedura për përdorimin e informacionit zyrtar të përfshirë në dokumente, transferimin e dokumenteve (kopjet e dokumenteve) te organizatat e tjera, mediat, anëtarët e një shoqate publike dhe qytetarët përcaktohet nga kreu i shoqatës publike.
1.10. Punonjësit e sapo punësuar të një shoqate publike, si dhe anëtarët e organeve të zgjedhura, duhet të njihen me udhëzimet për punën nëpunës të një shoqate publike.
1.11. Punonjësit e shoqatës publike mbajnë përgjegjësi personale për respektimin e kërkesave të udhëzimeve, shqyrtimin dhe ekzekutimin në kohë të dokumenteve, ekzekutimin e saktë dhe sigurinë e tyre.
2. RREGULLAT E PËRGATITJES DHE EKZEKUTIMIT TË DOKUMENTEVE
2.1. FORMULARI I DOKUMENTIT
2.1.1. Dokumentet organizative dhe administrative të një shoqate publike duhet të hartohen në formularë dhe të kenë një grup të caktuar detaje të detyrueshme në përputhje me GOST R 6.30-2003.
Formularët e dokumenteve përgatiten në fletë standarde letre në format A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm).
Çdo fletë e dokumentit, qoftë në një formular apo pa të, duhet të ketë fushat e mëposhtme:
majtas - të paktën 20 mm;
djathtas - të paktën 10 mm;
sipër - të paktën 20 mm;
më e ulët - të paktën 20 mm.
2.1.2. Format e mëposhtme përdoren në një shoqatë publike:
forma e përgjithshme;
formulari i letrës;
një formular për një lloj të caktuar dokumenti (urdhër, vendim, protokoll, etj.).
Formulari i përgjithshëm (Shtojca nr. 1) përdoret për përgatitjen e çdo lloj dokumenti, përveç letrave, dhe, në varësi të dokumenteve përbërëse të shoqatës publike, përfshin detajet:
emblema e shoqatës publike (nëse ka),
data e dokumentit,
vendi ku është hartuar dokumenti.
Formulari i letrës (Shtojca nr. 2), në varësi të dokumenteve përbërëse të shoqatës publike, përfshin të dhënat e mëposhtme:
stema e shoqatës publike,
emri i shoqatës publike,
numri kryesor i regjistrimit të shtetit (OGRN) person juridik,
numri i identifikimit tatimpaguesi/kodi i arsyes për regjistrim (TIN/KPP),
informacion referencë për shoqatën publike,
dhe, nëse është e nevojshme, shenjat kufitare për kufijtë e sipërm të zonave ku ndodhen detajet:
data e dokumentit,
rezolucioni,
titulli i tekstit,
shenjë kontrolli,
teksti i dokumentit.
Formulari për një lloj të caktuar dokumenti (përveç letrës) (Shtojca nr. 3), në varësi të dokumenteve përbërëse të shoqatës publike, përfshin detajet:
emblema e shoqatës publike (nëse është e disponueshme),
emri i shoqatës publike,
emri i llojit të dokumentit,
vendi i përgatitjes ose publikimit të dokumentit,
dhe, nëse është e nevojshme, shenjat kufitare për kufijtë e zonave ku ndodhen detajet:
data e dokumentit,
titulli i tekstit,
shenjë kontrolli.
Në varësi të vendndodhjes së detajeve, instalohen dy lloje formash - këndore dhe gjatësore.
Detajet e formularit dhe shenjat kufizuese për detajet brenda kufijve të zonave të vendndodhjes së detajeve vendosen në mënyrë të përqendruar (fillimi dhe fundi i çdo rreshti detajesh janë po aq larg nga kufijtë e zonës së vendndodhjes së detajeve) ose në një mënyrë flamuri ( çdo rresht detajesh fillon nga kufiri i majtë i zonës së vendndodhjes së detajeve).
Përbërja specifike e llojeve dhe formave të formularëve të përdorur në një shoqatë publike miratohet nga drejtuesi i saj.
2.1.3. Format e dokumenteve prodhohen në letër të bardhë ose me ngjyrë të çelur, kryesisht me printim, nga ndërmarrjet e printimit që kanë licenca për llojin përkatës të veprimtarisë, me kërkesë të një shoqate publike. Lejohet përdorimi i formularëve të marrë duke përdorur mjete printimi në internet (fotokopje), si dhe riprodhimi i të gjitha detajeve të nevojshme të formularit drejtpërdrejt kur krijoni një dokument specifik në një kompjuter personal.
2.1.4. Futja në qarkullim e formularëve të rinj të dokumenteve kryhet me lejen e kreut të shoqatës publike.
2.1.5. Kontrolli mbi prodhimin dhe përdorimin e formularëve në një shoqatë publike i caktohet personit përgjegjës për punën në zyrë.
2.2. REGJISTRIMI I DETAJEVE TË DOKUMENTIT
Gjatë përgatitjes së dokumenteve organizative dhe administrative, punonjësit e shoqatave publike hartojnë detajet e dokumentit duke marrë parasysh kërkesat e GOST R 6.30-2003.
2.2.1. Emblema e një shoqate publike.
Stema e shoqatës publike (nëse ka) vendoset në letra me letra në përputhje me statutin (rregulloret) e shoqatës publike.
2.2.2. Emri i shoqatës publike.
Emri i shoqatës publike që është autori i dokumentit duhet të korrespondojë me emrin e specifikuar në dokumentet përbërëse.
Nëse ka një emër të shkurtuar të një shoqate publike të krijuar nga dokumentet përbërës, ai vendoset (në kllapa) poshtë emrit të plotë ose pas saj.
Mbi emrin e shoqatës publike, shënoni emrin e shkurtuar dhe në mungesë të tij, emrin e plotë të organizatës mëmë (nëse ka).
Emri i një shoqate publike duhet të tregojë organizimin e saj - formë juridike dhe fushëveprimi territorial i veprimtarisë. Për shembull: organizata publike rajonale Sverdlovsk "Zashchita", fondi publik rajonal Sverdlovsk "Zashchita", etj.
2.2.3. Numri kryesor i regjistrimit shtetëror të një personi juridik.
Numri kryesor i regjistrimit shtetëror (OGRN) i një shoqate publike vendoset në përputhje me dokumentet e lëshuara nga autoritetet tatimore.
2.2.4. Numri i identifikimit të tatimpaguesit.
Numri i identifikimit të tatimpaguesit/kodi i arsyes së regjistrimit (NIPT/KPP) shënohet në përputhje me dokumentet e lëshuara nga organet tatimore.
Detajet e specifikuara në pikat 2.2.3, 2.2.4 tregohen sipas gjykimit të shoqatës publike.
2.2.5. Informacione mbi shoqatën publike.
Të dhënat e referencës për shoqatën publike përfshijnë: adresën postare, numrin e telefonit, numrat e faksit, numrat e teleksit, llogaritë bankare, adresën email dhe informacione të tjera sipas gjykimit të shoqatës publike.
2.2.6. Emri i llojit të dokumentit.
Emri i llojit të organizatës dokument administrativ krijuar nga një shoqatë publike duhet të përputhet me llojet e dokumenteve të parashikuara nga Klasifikuesi Gjith-Rus i Dokumentacionit të Menaxhimit.
2.2.7. Data e dokumentit.
Data e dokumentit është një detaj që përmban një tregues të kohës së krijimit dhe (ose) nënshkrimit, miratimit ose vendimmarrjes.
Datat e marrjes dhe vendimeve të miratimit tregohen gjithashtu në dokument. Rregullat për formatimin e datave janë të njëjta në të gjitha rastet.
Dokumenti datohet me nënshkrimin zyrtar ose miratimin e tij menjëherë pas nënshkrimit. Kur përgatitni një draft dokument, shtypen vetëm muaji dhe viti.
Për dokumentet që regjistrojnë vendimet e marra kolektivisht, data është data e marrjes së vendimit.
Data e dokumentit administrativ, letrës së shërbimit është data e nënshkrimit të tij. Data e dokumentit të miratuar është data e miratimit të tij.
Dokumentet e lëshuara së bashku nga dy ose më shumë shoqata publike duhet të kenë një datë të vetme.
Data e dokumentit shkruhet me numra arabë në rendin: dita e muajit, muaji, viti. Dita e muajit dhe e muajit shkruhen me dy çifte numrash arabë të ndarë me një pikë; viti - katër numra arabë, për shembull: 07/05/2006
2.2.8. Numri i regjistrimit dokument.
Numri i regjistrimit të dokumentit është një emërtim dixhital ose alfanumerik që i është caktuar një dokumenti pas regjistrimit të tij. Ai përfshin një numër serial, i cili mund të plotësohet me indeksin e çështjes (në të cilën do të depozitohet dokumenti) sipas nomenklaturës së çështjeve, informacione për autorin e dokumentit, ekzekutuesin.
Numri i regjistrimit të një dokumenti të përpiluar bashkërisht nga dy ose më shumë persona juridikë përbëhet nga numrat e regjistrimit të dokumentit të secilit prej personave juridikë, të shënuar veçmas ose të ndarë me një të pjerrët sipas radhës në të cilën janë shënuar autorët në dokument.
Referenca në numrin dhe datën e regjistrimit të dokumentit përfshin numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit të marrë dhe të cilit iu përgjigj përgjigje. Regjistrimi i këtij detaji eliminon nevojën për të përmendur numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit të marrë në tekstin e dokumentit të përgjigjes.
2.2.10. Vendi i përpilimit ose publikimit të dokumentit.
Vendi i përpilimit ose publikimit të dokumentit tregohet nëse është e vështirë të përcaktohet duke përdorur detajet "Emri i shoqatës publike" dhe "Të dhënat referuese për shoqatën publike". Vendi i përpilimit ose publikimit të dokumentit tregohet duke marrë parasysh ndarjen e pranuar administrativo-territoriale dhe përdorimin e vetëm shkurtesave të pranuara përgjithësisht.
2.2.11. Destinacioni.
Dokumenti u drejtohet organizatave, divizioneve të tyre strukturore, zyrtarëve ose individëve.
Kur i drejtohet një dokumenti një organizate ose njësisë së saj strukturore pa treguar një zyrtar, emrat e tyre tregohen në rastin nominativ. Për shembull:
Departamenti i Çështjeve Rinore të Rajonit Sverdlovsk
Kur i drejtohet një dokumenti një zyrtari, emri i organizatës dhe divizioni tregohet në rastin nominativ, dhe pozita dhe mbiemri - në rastin dativ. Për shembull:
Ministria e Kulturës
Rajoni i Sverdlovsk
Zëvendësministri
P.S. Strazhnikov
Kur i drejtohet një dokument drejtuesit të një organizate, emri i tij përfshihet në pozicionin e adresuesit. Për shembull:
Ministrja e Kulturës Fizike,
sportit dhe turizmit
Rajoni i Sverdlovsk
V.A. Wagenleitner
Atributi "Adresuesi" mund të përfshijë një adresë postare. Komponentët adresa postare treguar në sekuencën e vendosur Rregullat aktuale ofrimi i shërbimeve postare. Adresa postare tregohet pas emrit të adresuesit. Për shembull:
Menaxhimi i arkivit
Rajoni i Sverdlovsk
rr. Malysheva, 101,
Ekaterinburg, 620004
Kur adresoni një dokument ndaj një individi tregoni mbiemrin dhe inicialet e marrësit, pastaj adresën postare. Për shembull:
Ivanova A.E.
rr. Popova, 10, ban. 31,
Ekaterinburg, 620014
Në të gjitha llojet e adresimeve, me përjashtim të një individi, inicialet vendosen para mbiemrit.
2.2.12. Miratimi i dokumentit.
Vula e miratimit të dokumentit - detajet e dokumentit që tregojnë rregullatore ose natyra juridike përmbajtjen ose kërkesën e tij sanksion ligjor(Shtojca nr. 11).
Vula e miratimit vendoset në anën e djathtë të margjinës së sipërme të fletës së parë të dokumentit.
Dokumenti miratohet nga një zyrtar ose një dokument i lëshuar posaçërisht.
Gjatë miratimit të një dokumenti nga një zyrtar, vula e miratimit duhet të përbëhet nga fjala MIRATUAR (pa thonjëza, me germa të mëdha), titulli i pozicionit të personit që miraton dokumentin, nënshkrimin e tij personal dhe deshifrimin e tij në formën e inicialeve. mbiemri dhe data e miratimit. Për shembull:
E MIRATUA
Kryetar i Federatës së Sindikatave të Rajonit Sverdlovsk
Nënshkrimi personal i A.L. Vetluzhsky
Kur një dokument miratohet nga disa zyrtarët nënshkrimet e tyre janë të vendosura në të njëjtin nivel.
Kur një dokument miratohet me një dokument tjetër (rezolucion, vendim, urdhër, protokoll), vula e miratimit përbëhet nga fjala APROVED (MIRATUAR, MIRATUAR, MIRATUAR), emri i dokumentit miratues në rast instrumental, datat dhe numrat e tij. Për shembull:
Nga Udhëzimet
... UdhëzimetNgapunë zyre V Shërbimi Federal përmbaruesit I. Dispozitat e përgjithshme 1.1. UdhëzimetNgapunë zyre... te drejtori shoqatat"Rostekstil" ... me e përafërt pozicioni... organizatat; Me publike organizatat (nëse është e nevojshme...
Guvernatori i Territorit të Khabarovsk, urdhri nr. 491 i 11 gushtit 2006, për miratimin e udhëzimeve për punën e zyrës në aparat
Udhëzimet1.2. Udhëzimet projektuar në përputhje me Standardin udhëzimetNgapunë zyre ... publikeshoqatat, konventa, kongrese, konferenca 4.1. Titujt publike ... Nga të paktën") Nga të paktën pothuajse përafërsisht me gjithë këtë përafërsisht ...
Paraqitja e punës suaj të mirë në bazën e njohurive është e lehtë. Përdorni formularin e mëposhtëm
Studentët, studentët e diplomuar, shkencëtarët e rinj që përdorin bazën e njohurive në studimet dhe punën e tyre do t'ju jenë shumë mirënjohës.
Dokumente të ngjashme
Aspekte teorike të organizimit të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin në një institucion shëndetësor. Dallimet midis punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve. Sistemet perëndimore Automatizimi i zyrës në Rusi. Analiza e rrjedhës së dokumentacionit të spitalit.
tezë, shtuar 01/06/2013
Sistemi modern i menaxhimit të zyrës. Aktivitetet e administratës territoriale të Agjencisë Federale të Menaxhimit të Pronës në Shën Petersburg, problemet dhe mënyrat për të përmirësuar organizimin e rrjedhës së dokumenteve. Zhvillimi sisteme të automatizuara menaxhimi elektronik i zyrës.
tezë, shtuar 29.11.2012
Automatizimi i punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje. Përparësitë e sistemit menaxhimi elektronik i dokumenteve. Qëllimi, llojet dhe funksionet kryesore të softuerit të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Specifikat dhe filozofia e standardeve ITIL dhe COBIT.
puna e kursit, shtuar 02/05/2016
Koncepti dhe kuptimi i punës në zyrë. Shfaqja e punës në zyrë në Rusi. Porositni punë në zyrë, sistem pune në zyrë kolegjiale. Sistemi i punës së zyrës ministrore i shekullit të 19-të dhe fillimit të shekullit të 20-të, racionalizimi i menaxhimit dhe punës së zyrës.
puna e kursit, shtuar 29.04.2014
Përbërja dokumentare që rregullon veprimtarinë e Departamentit të Veterinarisë Rajoni Tyumen. Sistemi modern i menaxhimit të zyrës. Qëllimet dhe objektivat e automatizimit të punës në zyrë dhe proceseve të rrjedhës së dokumenteve. Përzgjedhja e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike.
tezë, shtuar 27.11.2013
Sistemet e softuerit të automatizimit të zyrës. Vlerësimi i efektivitetit të zbatimit të sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Analiza e shërbimit të menaxhimit të zyrës në SHA "Tekhnoliga". Krijimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve bazuar në EDMS "BOSS-Referent".
puna e kursit, shtuar 03/04/2015
Analiza sistemet moderne automatizimi i punës së zyrës në organizimin dhe menaxhimin e dokumenteve elektronike, veçoritë e klasifikimit të tyre. Problemet e automatizimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Avantazhet e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve.
puna e kursit, shtuar 15.01.2013
Puna në zyrë e organizatave publike u ndikua nga normat dhe rregullat për dokumentimin e aktiviteteve agjencive qeveritare dhe ndërmarrjet e mëdha private. Në të njëjtën kohë, organizatat publike si shoqata vullnetare të qytetarëve për zgjidhjen e problemeve të caktuara (politike, profesionale, ekonomike, shkencore etj.) në punën e tyre udhëhiqeshin nga statutet dhe udhëzimet e tyre të krijuara në përputhje me to.
Më së shumti vëmendje historianët tradicionalisht tërhiqen nga komplekset e materialeve nga organizatat dhe partitë politike. Si sisteme të menaxhimit të dokumentacionit dhe zyrave, ato janë shfaqur në Rusi që nga e dyta gjysma e shekullit të 19-të Shekulli është zakon të dallohen tre faza në zhvillimin e tyre: 1) XIX - fillimi i shekullit XX. - dokumente të organizatave populiste, RSDLP, borgjeze, minorborgjeze, socialdemokrate, partitë politike monarkiste: 2) tetor 1917 - gusht 1991 - dokumente të RSDLP (b) - CPSU (b) - CPSU; 3) Vitet 1990 - dokumente të partive politike dhe lëvizjeve të Federatës Ruse.
Në kushtet e fshehtësisë së rreptë dhe të fshehtë, ishte e pamundur të krijoheshin ndonjë kompleks të rëndësishëm dokumentacioni të organizatave populiste: shumë urdhra transmetoheshin gojarisht, letrat ishin të koduara dhe në rast rreziku arrestimi ose kërkimi, ato shpesh shkatërroheshin. Në statutin e organizatës “Toka dhe Liri” thuhej: “Takimet dhe mesazhet personale njihen si forma më e mirë e marrëdhënieve ndërmjet qarqeve; por meqenëse ky lloj komunikimi nuk është gjithmonë i mundur, në raste të tilla lejohet korrespondenca e koduar përmes adresave të sakta. Në rastet e një rëndësie të veçantë, nuk duhet të lejohet fare korrespondencë: e gjithë çështja duhet të bëhet përmes mediumit të drejtpërdrejtë të njerëzve të vet.” Puna në zyrë e organizatave të tjera populiste ishte e strukturuar në të njëjtën mënyrë. Dokumentet më të ruajtura në mënyrë sistematike të populistëve janë paraqitur në dy botime: "Arkivi i "Toka dhe Liria" dhe "Narodnaya Volya" (M., 1932) dhe "Populizmi revolucionar i viteve 70 të shekullit XIX". (M., 1964 – 1965).
Gjatë revolucionit të 1905 - 1907. Partitë politike morën formë në Rusi. Programet e tyre u publikuan. U publikuan procesverbalet e kongreseve dhe konferencave. Informacioni në lidhje me këto botime jepet në librin "Partitë Politike të Rusisë. Fundi i XIX- e treta e parë e shekullit të 20-të. Enciklopedi" (Moskë, 1996). Në veprat e historianëve sovjetikë në vitet 1960-1990, shumë dokumente nga arkivat e këtyre partive dhe drejtuesve të tyre të ruajtura në BRSS u futën në qarkullimin shkencor. Në vitet ’90 shtëpia botuese “ROSSPEN” botoi dokumente të partive: “Bashkimi i 17 Tetorit”, demokratë kushtetues, socialistë revolucionarë, menshevikë etj.
Në rrjedhën e veprimtarive të RSDLP që nga fillimi i shekullit të 20-të, është formuar një kompleks dokumentesh të Partisë Bolshevike. Një numër dispozitash të statutit të miratuara në 1903 në Kongresin e Dytë - mbi rolin e kongreseve të partisë, për rezolutat e Komitetit Qendror, për raportimin e organizatave të partisë - patën një ndikim të rëndësishëm në dokumentacionin e saj.
Një nga grupet më të mëdha të dokumenteve të partisë ishte dokumentacioni protokoll. Ai përfaqësohet nga procesverbalet e kongreseve, konferencave, mbledhjeve të Komitetit Qendror, mbledhjeve dhe mbledhjeve të organizatave të partisë. Duke filluar nga Kongresi i Dytë, mbledhjet e këtij trupi suprem ndeshjet u regjistruan. Regjistrimet e fjalimeve u miratuan në mbledhjet e rregullta. Një komision i posaçëm i zgjedhur nga delegatët përgatiti për botim procesverbalin e kongresit, i cili u botua në vitin 1904 në Gjenevë. Duhet pasur parasysh se për arsye konspirative, disa rezoluta nuk ishin përfshirë në botimet e para-revolucionit, emrat e vërtetë të delegatëve, por vetëm pseudonimet e tyre partiake. Në 1927 - 1937 Procesverbalet e këtyre kongreseve u ribotuan.
Veprimtaritë e një partie rreptësisht të centralizuar politike kërkonin raportim të vazhdueshëm të organizatave dhe organeve të nivelit më të ulët tek ato më të larta: organizatat lokale i dërgonin raporte Komitetit Qendror ose kongresit, organet qendrore i raportonin kongresit. Tashmë në Kongresin e Dytë të RSDLP janë paraqitur raporte nga Komiteti Organizativ për përgatitjen e kongresit, organizimi i gazetës Iskra, organizatat lokale në Rusi (në veçanti, komitetet Tver, Tula, Baku).
Funksioni i komunikimit të vazhdueshëm të biznesit kryhej me korrespondencë. Kështu, në raportin e organizatës Iskra për Kongresin e Dytë të Partisë, u raportua se redaktorët kishin krijuar korrespondencë të drejtpërdrejtë me shumicën e komiteteve vendore. Këto materiale janë paraqitur në botimin “Korrespondenca e V.I. Lenini dhe gazeta “Iskra” me organizatat lokale socialdemokrate në Rusi 1900-1903”. (T. 1-3. M., 1969-1970). Në kushtet e veprimtarive të paligjshme të partisë, mesazhet shpesh ishin të koduara. Për të ruajtur dokumentet partiake të RSDLP në periudhën para-revolucionare, u krijuan arkiva në Gjenevë dhe Paris.
Në periudhën nga tetori 1917 deri në gusht 1991, RSDLP (b) - RKP (b) - CPSU (b) - CPSU ishte partia në pushtet. Prandaj, në dokumentacionin e saj gjatë periudhës sovjetike të historisë kombëtare, së bashku me çështjet e brendshme partiake, pasqyroheshin të gjitha problemet e rëndësishme të jetës së shtetit.
Komitetet e partisë në të gjitha nivelet (nga Komiteti Qendror deri te komitetet e rretheve dhe të qyteteve përfshirëse) parashikuan mbajtjen e dokumenteve në lidhje me plotësimin e pozitave të punonjësve kryesorë të organeve sovjetike, ekonomike, sindikaliste dhe Komsomol. Këto pozicione u treguan në lista speciale- nomenklatura dhe prandaj quheshin nomenklatura. Për tre vjet dosjet e tyre personale mbaheshin në regjistrat e partisë dhe për një periudhë të mëparshme ruheshin vërtetimet dhe raportet statistikore për përbërjen dhe qarkullimin e punonjësve të institucioneve, organizatave dhe ndërmarrjeve që bënin pjesë në nomenklaturën e komisioneve përkatëse. arkivat e partisë. Prandaj, dokumentacioni i partisë në pushtet përmban informacione për personelin drejtues të BRSS që është unik në tërësinë dhe sistematikën e tij.
Në vitet 1920, në aparatin e KQ të Partisë u krijua një departament informacioni. Komitetet republikane dhe rajonale dërguan këtu procesverbalet e konferencave dhe plenumeve të tyre, si dhe raporte informacioni që karakterizonin rajonin në marrëdhëniet politike dhe ekonomike. Një praktikë e ngjashme ekzistonte në vertikalin e informacionit të komitetit të rrethit - komitetit rajonal. Raportet e përgjithshme u plotësuan nga ato të veçanta, të cilat u kërkuan nga poshtë nga departamentet e industrisë (industria, bujqësia, ndërtimi, transporti etj.) komitetet e larta të partisë. Në këtë mënyrë, u formua një grup përfaqësues informacioni, që mbulonte të gjitha aspektet e jetës së shtetit Sovjetik.
Ashtu si në punën e zyrës së institucioneve qeveritare, dokumentacioni i organeve partiake përmban gjerësisht materiale nga shqyrtimi i letrave dhe ankesave të punëtorëve të pranuara prej tyre. Analiza e temave të cilave u kushtohen na lejon të rindërtojmë një kompleks problemesh të përditshme që shkaktuan një reagim negativ. populli sovjetik. Ana tjetër e tablosë - ajo pozitive - pasqyrohej në dokumentacionin për çështjet e çmimeve dhe dhënies së titujve të nderit, i cili u miratua sipas procedurës aktuale nga autoritetet partiake.
Vëmendja e studiuesve në vitet e fundit tërhoqi të ashtuquajturat "dosje speciale" të formuara në punën e zyrës së Partisë Komuniste Gjithë Bashkimi (bolshevikët) - CPSU - dokumente të mbajtura personalisht nga krerët e departamenteve të përgjithshme të komiteteve të rretheve, komiteteve rajonale dhe Komitetit Qendror me vula “Tepër sekret, me rëndësi të veçantë”. Ato regjistroheshin në fletore të posaçme regjistrimi dhe ishin në zarfe të mbyllura, të cilët kishin të drejtë t'i hapnin vetëm dy persona në komitetin e partisë: sekretari i parë dhe shefi i drejtorisë së përgjithshme. Përbërja e dokumenteve në "dosjet speciale" dhe leja për të punuar me to nuk përcaktoheshin me udhëzime, por me vendim personal të kreut të komitetit të partisë.
Jo të gjitha dokumentet që përfundojnë në "dosje të veçanta" mund t'i duken një historiani të denjë për vulën e "Rëndësisë së Veçantë". Për shembull, në revistën “Buletini i Arkivit të Presidentit të Federatës Ruse” (Nr. 1, 1995), botuar si pjesë e revistës “Istochnik”, u botua një dokument i vogël: “Tepër sekret. Dosje speciale. Personalisht. Nr P 187/154. Tt. Gorbaçov, Boldin. Fragment nga procesverbali nr.187 i mbledhjes së Byrosë Politike të KQ të CPSU datë 23.06.1990. Përkthe shtet-publik dokumente arkivore, i ruajtur në sektorin VI të Departamentit të Përgjithshëm të Komitetit Qendror të CPSU, në arkivin e Presidentit të BRSS. Sekretar i Komitetit Qendror”. Me urdhër të Presidentit të BRSS të datës 10 shtator 1991, dokumentet nga arkivi i Byrosë Politike të Komitetit Qendror të CPSU për 1919 - 1991 u transferuan në këtë arkiv. “si me vlerë informative dhe referuese” Kështu, u krijua një tjetër “dosje speciale” unike. Aktualisht ruhet në Arkivin e Presidentit të Federatës Ruse (AP RF).
Pozicioni i partisë në pushtet i lejoi CPSU të krijonte arkivat e veta - qendrore dhe lokale - në të cilat ruajtje e përhershme dokumentet që kishin humbur vlerën e tyre operative dhe informative u lanë mënjanë. Pas ndërprerjes së veprimtarive të CPSU dhe likuidimit të sistemit të arkivave partiake, dokumentet e organeve më të larta dhe qendrore të partisë u shpërndanë në tre arkiva të Moskës: AP e Federatës Ruse, Administrata Shtetërore Ruse. histori moderne(RGANI) dhe RGA e historisë socio-politike RGASPI). Dokumentet e organizatave lokale të partisë ndodhen në arkivat e mëparshme partiake të entiteteve përbërëse të Federatës Ruse.
Në disa arkiva u depozituan edhe dokumente të organizatave të tjera publike. Ne ofrojmë informacion për vendndodhjen e dokumenteve të organeve më të larta dhe qendrore të organizatave publike.
Tabela 4.
Arkivat që ruajnë dokumentet e organizatave publike në Perandoria Ruse,
RSFSR, BRSS, RF
Puna në zyrë e organizatave publike të Federatës Ruse po zhvillohet në përputhje me traditat e formuara gjatë periudhës sovjetike. Si burimet historike Këto dokumente ende praktikisht nuk përdoren.