Rreth Rregullave të reja të punës së zyrës "nga goja e kalit. Rregullat për punën në zyrë në organet ekzekutive federale Organizimi i rrjedhës së dokumenteve në organet ekzekutive federale

Aplikimi. Lista e informacionit të detyrueshëm në lidhje me dokumentet e përdorura për qëllime të regjistrimit dhe kërkimit të dokumenteve në sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve të autoriteteve ekzekutive federale

Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 15 qershorit 2009 N 477
“Për miratimin e Rregullores për punë në zyrë në organet federale dega ekzekutive"

Me ndryshime dhe shtesa nga:

"sistemi menaxhimi elektronik i dokumenteve" - një sistem informacioni të automatizuar që siguron krijimin e dokumenteve elektronike dhe kopjeve elektronike të dokumenteve, menaxhimin e tyre, ruajtjen dhe aksesin në to, si dhe regjistrimin e dokumenteve;

"Menaxhimi i dokumenteve elektronike"- duke përdorur rrjedhën e dokumenteve sistemi i informacionit.

Konceptet e tjera të përdorura në këto Rregulla korrespondojnë me konceptet e përcaktuara në legjislacion Federata Ruse.

III. Krijimi i dokumenteve në organin ekzekutiv federal

5. Dokumentet e krijuara nga organi ekzekutiv federal hartohen në letra me letra, në fletë standarde letre në format A4 (210 x 297 mm) ose A5 (148 x 210 mm), ose në formën e dokumenteve elektronike dhe duhet të kenë një përbërjen e detajeve, vendndodhjen dhe regjistrimin e tyre.

6. Format e organit ekzekutiv federal zhvillohen në bazë të variantit këndor ose gjatësor të vendndodhjes së detajeve. Në versionin qoshe, detajet e formularit ndodhen në këndin e sipërm të majtë të fletës. Në versionin gjatësor, detajet e formularit janë të vendosura në mes të fletës përgjatë kufirit të sipërm.

Kur krijoni dokumente elektronike në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve, përdoren shabllone të dokumenteve elektronike.

7. Çdo fletë e një dokumenti, e hartuar si në një kokë letre ashtu edhe në një fletë standarde letre, duhet të ketë kufij të paktën 20 mm në të majtë, 10 mm në të djathtë, 20 mm në krye dhe 20 mm në fund.

9. Detajet e dokumenteve të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organit ekzekutiv federal janë:

a) Stema Shtetërore e Federatës Ruse;

b) emrin e organit ekzekutiv federal;

c) emrin e njësisë strukturore të organit ekzekutiv federal;

d) titullin e punës;

e) të dhëna referuese për organin ekzekutiv federal;

f) emrin e llojit të dokumentit;

g) datën e dokumentit;

h) numri i regjistrimit dokument;

j) vendi i përpilimit (publikimit) të dokumentit;

k) vulën që kufizon aksesin në dokument;

l) adresuesi;

m) vulën e miratimit të dokumentit;

o) udhëzimet për ekzekutimin e dokumentit (rezolutës);

n) titullin e tekstit;

p) tekstin e dokumentit;

c) shenjë kontrolli;

r) shënim për aplikimin;

y) nënshkrimi;

x) vulën e miratimit të dokumentit;

h) shtypje;

x) shenjën në vërtetimin e kopjes;

y) një shënim për interpretuesin;

e) një shënim për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje;

y) një shënim për marrjen e dokumentit;

10. Përbërja e të dhënave të dokumentit përcaktohet nga lloji dhe qëllimi i tij.

11. Miratimi i një dokumenti nga organi ekzekutiv federal lëshohet me vizë nga një zyrtar i autorizuar i organit ekzekutiv federal. Koordinimi i një dokumenti të krijuar nga organi ekzekutiv federal me organet e tjera pushtetin shtetëror dhe organizatat hartohen me një vulë miratimi (fletë), një protokoll ose një letër miratimi.

IV. Kërkesat për organizimin e rrjedhës së dokumenteve në organin ekzekutiv federal

12. Në rrjedhën e dokumenteve të organit ekzekutiv federal dallohen rrjedhat e mëposhtme të dokumenteve:

a) dokumentacioni në hyrje (në hyrje);

b) dokumentacionin e dërguar (në dalje);

c) dokumentacionin e brendshëm.

13. Në organin ekzekutiv federal dorëzimi dhe dërgimi i dokumenteve kryhet me anë të shërbimeve postare, komunikimeve korriere dhe telekomunikacionit.

14. Dokumentet e marra nga organi ekzekutiv federal i nënshtrohen përpunimit fillestar, regjistrimit, shqyrtimit paraprak, transferimit në menaxhim për shqyrtim në shërbimin e menaxhimit të zyrës, transferohen te ekzekutorët dhe, pas ekzekutimit, vendosen në dosje.

15. Përpunimi parësor i dokumenteve të pranuara përfshin kontrollin e dorëzimit të saktë të dokumenteve dhe disponueshmërisë së dokumenteve dhe bashkëngjitjeve në to, si dhe shpërndarjen e dokumenteve në ato që janë të regjistruara dhe ato që nuk janë objekt regjistrimi.

16. Regjistrimi i dokumenteve të pranuara dhe të krijuara kryhet në ditën e marrjes, krijimit (nënshkrimit ose miratimit) ose në ditën tjetër të punës, përveç nëse përcaktohet ndryshe nga legjislacioni i Federatës Ruse.

18. Dokumentet e regjistruara transferohen nga shërbimi i menaxhimit të të dhënave për shqyrtim te kreu i organit ekzekutiv federal ose me vendim të kreut të organit ekzekutiv federal, ndryshe zyrtarët organ ekzekutiv federal.

Dokumentet ose kopjet e tyre me udhëzime për ekzekutim (rezolutat) transferohen nga shërbimi i menaxhimit të zyrës tek ekzekutorët.

19. Origjinali i dokumentit i dërgohet njësisë strukturore të organit ekzekutiv federal përgjegjës për ekzekutimin e dokumentit. Nëse ka disa ekzekutues, dokumenti origjinal i transferohet njësisë strukturore që është ekzekutuesi përgjegjës dhe njësitë e mbetura marrin një kopje të dokumentit.

Nëse ekzekutuesit i sigurohet akses në një kopje elektronike të dokumentit në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve, dokumenti origjinal mund të mbetet në shërbimin e menaxhimit të të dhënave, nëse kjo përcaktohet nga udhëzimet për menaxhimin e të dhënave në organin ekzekutiv federal.

20. Dokumentet pasi janë nënshkruar nga kreu i organit ekzekutiv federal ose një tjetër person i autorizuar transferohen në shërbimin e menaxhimit të zyrës për regjistrim dhe dërgim.

21. Shërbimi i menaxhimit të zyrës kontrollon korrektësinë e dokumentit, plotësinë e dokumentit dhe korrespondencën e numrit të kopjeve të dokumentit në listën e postimeve. Dokumentet e kompletuara gabimisht i kthehen kontraktuesit.

22. Dokumentet duhet të dërgohen në ditën e regjistrimit të tyre ose ditën tjetër të punës.

23. Transferimi i dokumenteve ndërmjet divizioneve strukturore të organit ekzekutiv federal kryhet nëpërmjet shërbimit të menaxhimit të zyrës.

24. Në organin ekzekutiv federal, shërbimi i menaxhimit të zyrës mban shënime për dokumentet hyrëse, të krijuara dhe të dërguara. Të dhënat për numrin e dokumenteve përmblidhen, analizohen nga shërbimi i menaxhimit të të dhënave dhe i paraqiten kreut të organit ekzekutiv federal në mënyrën e përcaktuar prej tij.

25. Me qëllim të regjistrimit dhe kërkimit të dokumenteve në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal, informacioni i detyrueshëm për dokumentet përdoret në përputhje me Shtojcën. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal mund të përdorë informacion shtesë në lidhje me dokumentet.

V. Fondi dokumentar i organit ekzekutiv federal

26. Organi ekzekutiv federal:

a) formon fondin e vet dokumentar nga dokumentet e krijuara në procesin e veprimtarisë së tij;

b) harton dhe miraton, në marrëveshje me organin ekzekutiv federal në fushën e çështjeve arkivore, një listë të dokumenteve të krijuara në procesin e veprimtarive të tij, si dhe në veprimtaritë e organizatave në varësi të tij, duke treguar periudhat e ruajtjes;

Informacion rreth ndryshimeve:

Me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 26 Prillit 2016 N 356, paragrafi 26 u plotësua me nënparagrafin "c"

c) zhvillon dhe miraton një album me shabllone forma të unifikuara dokumentet e krijuara nga organi ekzekutiv federal.

27. Formimi i fondit dokumentar të organit ekzekutiv federal kryhet nga shërbimi i menaxhimit të të dhënave duke përpiluar një nomenklaturë të çështjeve, duke formuar dhe regjistruar dosjet, duke siguruar sigurinë e tyre, duke regjistruar dhe transferuar çështjet në arkivin e organit ekzekutiv federal.

28. Nomenklatura e punëve të organit ekzekutiv federal:

a) hartuar nga shërbimi i administrimit të zyrës në bazë të nomenklaturës së rasteve të ndarjeve strukturore;

b) miratuar pas miratimit të tij nga komisioni qendror i ekspertëve të organit ekzekutiv federal nga kreu i organit ekzekutiv federal jo më vonë se fundi i vitit aktual dhe vihet në fuqi më 1 janar të vitit të ardhshëm;

c) një herë në 5 vjet bihet dakord me komisionin e verifikimit të ekspertëve të Federatës arkivi shtetëror, në të cilin dokumentet nga Fondi Arkiv i Federatës Ruse të krijuara gjatë veprimtarive të organit ekzekutiv federal transferohen për ruajtje të përhershme;

d) në rast të një ndryshimi në funksionet dhe strukturën e organit ekzekutiv federal, ai i nënshtrohet marrëveshjes me komisionin e verifikimit të ekspertëve të arkivit shtetëror federal.

29. Emrat e seksioneve të nomenklaturës së punëve të organit ekzekutiv federal janë emrat e njësive strukturore të organit ekzekutiv federal.

30. Çështjet formohen në përputhje me nomenklaturën e çështjeve, si dhe në përputhje me parimet e sistemimit të dokumenteve dhe shpërndarjes (grupimit) të tyre në raste të ruajtjes së përhershme, të përkohshme (mbi 10 vjet), përfshirë dosjet për personelin, dhe ruajtje e përkohshme (deri në 10 vjet përfshirëse).

31. Çështjet nga data e formimit të tyre deri në transferimin e tyre në arkivin e organit ekzekutiv federal ose për shkatërrim, ruhen në njësitë strukturore në vendin e formimit të tyre.

32. Çështjet u lëshohen për përdorim të përkohshëm punonjësve të njësive strukturore për një periudhë të caktuar nga kreu i organit ekzekutiv federal, dhe pas skadimit të tij ato i nënshtrohen kthimit.

Të tjerët agjencive qeveritare dhe organizatat, çështjet lëshohen në bazë të kërkesave të tyre me shkrim me lejen e kreut të organit ekzekutiv federal ose zëvendësit të tij përgjegjës për çështjet e menaxhimit të të dhënave.

33. Heqja e dokumenteve nga dosjet ruajtje e përhershme lejohet në raste të jashtëzakonshme dhe kryhet me lejen e kreut të organit ekzekutiv federal, duke lënë në dosje një kopje të dokumentit të vërtetuar në në mënyrën e përcaktuar, dhe një akt për arsyet e lëshimit të origjinalit.

34. Rastet e ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet) transferohen në arkivin e organit ekzekutiv federal jo më herët se 1 vit dhe jo më vonë se 3 vjet pas përfundimit të çështjeve nga shërbimi i menaxhimit të të dhënave. Transferimi i dosjeve në arkivat e organit ekzekutiv federal kryhet në bazë të inventarëve të rasteve të përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet) të ruajtjes dhe dosjeve të personelit të formuara në njësitë strukturore të organit ekzekutiv federal. Rastet me një periudhë ruajtjeje të përkohshme (deri në 10 vjet përfshirëse) nuk transferohen në arkivat e organit ekzekutiv federal dhe i nënshtrohen shkatërrimit në mënyrën e përcaktuar pas skadimit të periudhës së ruajtjes së tyre.

35. Baza e përpilimit të inventarit të lëndëve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet) është nomenklatura e lëndëve.

36. Procedura për përpilimin e një nomenklature të lëndëve dhe inventareve të lëndëve, formimin dhe regjistrimin e lëndëve, si dhe shkatërrimin e rasteve të ruajtjes së përkohshme në organin ekzekutiv federal përcaktohet nga organi ekzekutiv federal në fushën e punëve arkivore.

VI. Veçoritë e punës me dokumente elektronike në organin ekzekutiv federal

37. Dokumentet elektronike krijohen, përpunohen dhe ruhen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal.

38. Një dokument elektronik duhet të lëshohet sipas rregullat e përgjithshme punë zyre dhe të ketë të përcaktuara detajet për një dokument të ngjashëm në në letër, me përjashtim të kushtit "Stema Shtetërore e Federatës Ruse".

Organi ekzekutiv federal përdor dokumente elektronike(pa dokumentacion paraprak në letër) dhe kopje elektronike të dokumenteve.

39. Përbërja e dokumenteve elektronike të krijuara nga organi ekzekutiv federal përcaktohet nga lista e dokumenteve, krijimi, ruajtja dhe përdorimi i të cilave kryhen ekskluzivisht në formën e dokumenteve elektronike gjatë organizimit aktivitetet e brendshme organ ekzekutiv federal, i zhvilluar në bazë të rekomandimeve të Agjencisë Federale të Arkivave.

Lista e dokumenteve, krijimi, ruajtja dhe përdorimi i të cilave kryhen ekskluzivisht në formën e dokumenteve elektronike gjatë organizimit të veprimtarive të brendshme të një organi ekzekutiv federal, miratohet nga kreu i këtij organi ekzekutiv federal në marrëveshje me Arkivin Federal. Agjencia.

40. Dokumentet elektronike dërguar organeve dhe autoriteteve qeveritare pushtetit vendor, nënshkruhen me një nënshkrim elektronik të kualifikuar të zgjeruar të një zyrtari të organit ekzekutiv federal në përputhje me Ligjin Federal "Për Nënshkrimet Elektronike".

41. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal mund të përdorë metoda të konfirmimit të veprimeve me dokumente elektronike që përdorin lloje të tjera të nënshkrimeve elektronike në përputhje me Ligjin Federal "Për nënshkrimet elektronike".

42. Marrja dhe dërgimi i dokumenteve elektronike kryhet nga shërbimi i menaxhimit të zyrës.

43. Pas marrjes së dokumenteve elektronike të nënshkruara me nënshkrim elektronik, shërbimi i menaxhimit të zyrës kontrollon vlefshmërinë e nënshkrimit elektronik.

44. Pas përfshirjes së dokumenteve elektronike në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve, gjenerohen të dhënat e regjistrimit dhe kontabilitetit për dokumentin, duke siguruar menaxhimin e dokumentit, përfshirë kërkimin e tij, aksesin në dokument, kontrollin, ruajtjen, përdorimin dhe të dhëna të tjera.

45. Dokumentet e krijuara nga organi ekzekutiv federal dhe (ose) të marra nga organi ekzekutiv federal në letër regjistrohen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve me krijimin e një kopje elektronike të një dokumenti të tillë në të.

46. Regjistrimi dhe kontabiliteti i dokumenteve elektronike kryhen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal.

47. Dokumentet elektronike formohen në dosje elektronike në përputhje me nomenklaturën e dosjeve.

Nomenklatura e lëndëve tregon se rasti është duke u zhvilluar në formë elektronike, që shënohet në titullin e çështjes ose në kolonën “Shënim”.

48. Dokumentet elektronike, pasi të jenë ekzekutuar ose dërguar, ruhen në mënyrën e përcaktuar në sistemet e informacionit të organit ekzekutiv federal për periudhat e parashikuara për dokumente të ngjashme në letër.

49. Pas skadimit të afateve të përcaktuara për ruajtjen e dokumenteve elektronike, ato i nënshtrohen shkatërrimit në bazë të një akti të miratuar nga kreu i organit ekzekutiv federal.

Anna ERMOLAEVA

RREGULLA TË REJA TË PROCEDURËS SË ÇËSHTJEVE NË ORGANET EKZEKUTIVE FEDERALE: PROBLEMET E APLIKIMIT

Artikulli ofron një analizë kritike të Rregullave të reja për punën në zyrë në organet ekzekutive federale dhe parashikon ndikimin e tyre në organizimin e punës me dokumentet zyrtare.

Analiza kritike e rregullave të reja të menaxhimit të të dhënave në autoritetet ekzekutive federale është dhënë në artikull; parashikohet ndikimi i tij në punën me dokumentet zyrtare.

Fjalë kyçe:

autoritete ekzekutive, punë zyre, dokument letre, dokument elektronik; autoritetet ekzekutive, menaxhimi i të dhënave, dokumenti në formë të shtypur, dokumenti elektronik.

Në përputhje me legjislacionin federal, puna e zyrës në autoritetet ekzekutive federale duhet të kryhet në përputhje me rregullat e miratuara nga qeveria e Federatës Ruse1. Këto rregulla u shfaqën tre vjet pas hyrjes në fuqi të kësaj norme2. Gjatë gjithë kësaj periudhe, organizimi i punës së zyrës në autoritetet ekzekutive federale u krye në bazë Udhëzime standarde për menaxhimin e zyrës3, një referencë për të cilën përmbahej në dy rregullore. Dikush mund të debatojë në lidhje me statusi juridik ky udhëzim, por duke qenë se vendi ynë ende nuk ka një sistem të strukturuar qartë të akteve ligjore rregullatore të parashikuara në ligjin federal përkatës, kjo do të jetë një detyrë e pafalshme. Megjithatë, duhet theksuar se në mungesë rregullimi legjislativ Në fushën e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin, ky udhëzim indirekt kryente një funksion të rëndësishëm në sigurimin e uniformitetit në proceset e dokumentimit dhe organizimit të punës me dokumentet zyrtare në të gjithë Federatën Ruse.

Miratimi në qershor 2009 i Rezolutës nr. 477 të Qeverisë së Federatës Ruse, datë 15 qershor 2009 "Për miratimin e rregullave të punës në zyrë në organet ekzekutive federale" na lejon të shprehim legjitimitetin e natyrës normative të rregullave të reja të punës në zyrë. Bazuar në këto rregulla, autoritetet ekzekutive federale, në marrëveshje me Agjencinë Federale të Arkivave, duhet të nxjerrin udhëzime individuale për mbajtjen e të dhënave. Përveç kësaj, normat juridike, të përfshira në rregullore, zbatohen për organet e tjera të qeverisjes, si dhe për organet e qeverisjes vendore.

Shtrohet pyetja: çfarë e shkaktoi zëvendësimin e llojit tradicional të dokumentit - udhëzimet që rregullojnë fushën e dokumentacionit

1 Ligji Federal i 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjia e informacionit dhe për mbrojtjen e informacionit" // SZ RF, 2006, Nr. 31 (1 pjesë), art. 3448.

2 Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 15 qershorit 2009 Nr. 477 "Për miratimin e rregullave të punës së zyrës në autoritetet ekzekutive federale" // SZ RF, 2009, Nr. 25, Art. 3060.

3 Urdhri i Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të 8 nëntorit 2005 Nr. 536 "Për udhëzimet standarde për punën e zyrës në organet ekzekutive federale" (regjistruar nga Ministria e Drejtësisë e Federatës Ruse më 27 janar 2006 Nr. 7418) // gazeta ruse, 2006, 7 shkurt.

ERMOLAEVA

Vsevolodovna - kandidat i shkencave historike, profesor i departamentit

mbështetje dokumentacioni për menaxhimin e PAGS me emrin. P.A. Stolypin [email i mbrojtur]

sigurimin e menaxhimit, mbi rregullat? Klasifikimi i udhëzimeve në kategorinë e akteve normative përcaktohet qartë në dekretin përkatës të Qeverisë së Federatës Ruse1. Nuk ka dyshim se rregullimi i "industrisë që siguron dokumentacionin dhe organizimin e punës me dokumente zyrtare" presupozon, para së gjithash, krijimin e një teknologjie të unifikuar që synon zbatimin e të gjitha fazave të jetës operacionale të një dokumenti.

Nga momenti i krijimit deri në ekzekutimin e funksionit përkatës. Për këto qëllime, udhëzimet si lloj dokumenti ishin më të preferuarit, pasi përmbajtja e tij, ndryshe nga llojet e tjera të rregulloreve, ju lejon të merrni përgjigje jo vetëm për pyetjen: çfarë të bëni, por edhe si ta bëni atë. Referim për faktin se prerogativa akt normativ- vendosja e normave të përgjithshme pa një mekanizëm për zbatimin e tyre, veçanërisht në lidhje me proceset e informacionit dhe dokumentacionit, nuk justifikohet, dhe vetë përmbajtja e Rregullave të reja tregon të kundërtën.

Titulli i dokumentit në shqyrtim përmban disa devijime nga formulimi i përmbajtur në Ligjin Federal të 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit", sipas të cilit duhet të vendosen rregulla për sjelljen e "Menaxhimi i të dhënave dhe rrjedha e dokumenteve." Kjo pasaktësi në përdorimin e terminologjisë u vu re menjëherë nga studiuesit e dokumenteve dhe arkivistët. Termi "rrjedhje e dokumenteve" është dytësore në lidhje me termin "punë zyre", pasi organizimi i rrjedhës së dokumenteve është një nga komponentët e punës në zyrë si një degë e pavarur e veprimtarisë.

ekziston interpretim të ndryshëm arsyet për përdorimin dhe vendosjen faktike të barazisë ndërmjet këtyre dy termave. Një nga versionet është se termi "punë zyre" i referohet sferës së organizimit të punës me dokumente në letër, dhe termi "rrjedhë dokumentesh"

1 Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 13 gushtit 1997 Nr. 1009 "Për miratimin e Rregullave për përgatitjen e akteve ligjore normative të organeve ekzekutive federale dhe të tyre regjistrimin shtetëror"(i ndryshuar më 24 mars 2009) // SZ RF, 1997, Nr. 33, Art. 3895; Gazeta ruse, 2009, 27 mars.

e cila përdoret gjerësisht nga përfaqësuesit teknologji kompjuterike, nënkupton procedurat teknologjike për organizimin e punës me dokumente elektronike. Sidoqoftë, teknologjia për organizimin e punës me dokumente në letër dhe media elektronike është identike dhe përfshin procedurat standarde(mbledhja, përpunimi, transmetimi, ruajtja, etj.), për zbatimin e të cilave përdoren mjete të ndryshme ( mjete teknike). Kjo konfirmohet nga Rregullat e reja për punën në zyrë në organet ekzekutive federale, të cilat pasqyrojnë parimet themelore të organizimit të punës me dokumente në letër dhe media elektronike.

Për të përcaktuar domethënien praktike të dispozitave të rregullores, u krye një anketë me shkrim e nëpunësve civilë shtetërorë. organet territoriale dega ekzekutive (52 persona gjithsej) - studentë të programit të trajnimit të avancuar "Mbështetje dokumentacioni për menaxhimin dhe rregullat e reja të punës në zyrë". Në kuadër të këtij neni do të ndalemi vetëm në disa nga dispozitat që kanë shkaktuar debatin më të madh dhe do të japim komentet e nevojshme.

Aspekti i parë është forma e jashtme e dokumenteve. Sipas Rregullave, "shërbimi i menaxhimit të zyrës kontrollon korrektësinë e dokumentit" dhe "dokumentet e ekzekutuara gabimisht i kthehen kontraktuesit" (klauzola 21). Megjithatë, nuk tregon se cilat standarde kombëtare apo lokale dokumentet rregullatore ata duhet të respektojnë, me përjashtim të deklaratës se "përbërja e të dhënave të dokumentit përcaktohet nga lloji dhe qëllimi i tij" (klauzola 10). Siç e dini, përcaktimi i llojit të dokumentit lidhet drejtpërdrejt me qëllimin e tij. Nga ana tjetër, qëllimi i dokumentit përcaktohet nga specifikat e veprimtarive të sistemit të autoriteteve ekzekutive në përgjithësi dhe funksioneve të një autoriteti ekzekutiv specifik në veçanti. Megjithatë, Rregullave të Administrimit të Zyrës në shqyrtim u mungojnë kriteret bazë që do të përcaktonin një qasje sistematike për përcaktimin e llojit të dokumenteve në mënyrë specifike në autoritetet ekzekutive federale.

Përveç kësaj, dispozitat e Rregullave në lidhje me

krijimi i dokumenteve bie ndesh me dispozitat e standardit për Sistemin e Unifikuar të Dokumentacionit Organizativ dhe Administrativ (USORD)1 si për nga numri i detajeve të përdorura ashtu edhe për emrat e tyre. Duhet të theksohet se ky standard është zhvilluar për të siguruar uniformitet formë e jashtme kryesore dokumentet e menaxhimit, dhe veçantia e tij qëndron në faktin se përdoret në çdo organizatë, pavarësisht nga forma e pronësisë së saj. Prandaj, braktisja e unifikimit ekzistues mund të ketë një ndikim negativ në aktivitete praktike autoritetet ekzekutive në të gjithë vertikalin në ndërveprimin e tyre si me personat juridikë ashtu edhe me individët. Injorimi i dispozitave të standardit në lidhje me rregullimin e dizajnit të vetë detajeve jo vetëm që nuk do të sigurojë unifikimin e formës së jashtme të dokumenteve që krijohen, por gjithashtu do të lejojë manipulimin e informacionit të dhënë. Kjo vërejtje, në veçanti, vlen për përhapjen në kohët e fundit praktika e lëshimit të detajeve të tilla si "shenja për praninë e bashkëngjitjeve", e cila tregon vetëm numrin e fletëve (për shembull: Shtojcat: vetëm 51 fletë). Si, në këtë rast, të identifikohet përbërja e bashkëngjitjeve nëse nuk tregohen emrat e llojeve të dokumenteve të bashkangjitura, numri i fletëve në secilën prej tyre dhe disponueshmëria e kopjeve të nevojshme?

Duhet të theksohet se Rregullat përcaktojnë detaje vetëm për dokumentet e krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organit ekzekutiv federal. Si rrjedhojë, fluksi i dokumenteve hyrëse rezultoi të ishte jashtë rregullores përsa i përket plotësimit të detajeve të nevojshme për to. Për rrjedhojë, "udhëzimet për ekzekutimin e një dokumenti" mund të mos jenë një element i detyrueshëm për dokumenti hyrës, që kërkon një vendim (ekzekutim), ose mund të hartohet në një fletë të veçantë.

Aspekti tjetër është organizimi i punës me dokumente elektronike

1 GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve”, miratuar. Rezoluta e Standardit Shtetëror të Federatës Ruse, datë 3 Mars 2003 Nr. 65. - M., Shtëpia Botuese e Standardeve IPC, 2003.

në organin ekzekutiv federal. Prania në Rregullat e një seksioni të veçantë kushtuar kësaj kategorie dokumentesh është vërejtur nga të gjithë pjesëmarrësit e anketës dhe, sipas të anketuarve, do të ndihmojë në përmirësimin e organizimit të punës në zyrë. Me futjen e Rregullave të reja, vendosja e parimet e përgjithshme në organizimin e punës me dokumente në letër dhe media elektronike:

Nevoja për të zhvilluar një nomenklaturë të unifikuar të rasteve;

Rregullore informacion i detyrueshëm për dokumentet e përdorura për qëllime të regjistrimit dhe kërkimit në sistemet e dokumenteve;

Vendosja e periudhave të ruajtjes së dokumenteve elektronike, të ngjashme me dokumentet në letër, etj.

Kjo kërkon zhvillimin e metodave të unifikuara për klasifikimin dhe kodimin e informacionit të dokumentuar dhe ndërtimin e një sistemi të centralizuar të marrjes së informacionit për dokumentet e organit ekzekutiv federal.

Dhe aspekti i fundit. Si një nga dispozitat kryesore të përfshira në Sec. 5 "Fondi dokumentar i organit ekzekutiv federal", vihet re nevoja për të zhvilluar një listë të dokumenteve të krijuara në procesin e veprimtarive të organit ekzekutiv federal dhe organizatave vartëse të tij me një tregues të periudhave të ruajtjes. Megjithatë, zgjidhja e këtij problemi është e pamundur pa përmirësimin e vetë procesit të menaxhimit, i cili kërkon qartësimin e detyrave me të cilat përballet autoriteti ekzekutiv dhe një shpërndarje të qartë të këtyre detyrave dhe funksioneve për zbatimin e tyre midis të gjitha organizatave dhe divizioneve strukturore. Një nga problemet kryesore është mungesa e zhvillimit të proceseve të dokumenteve si në nivel shtetëror ashtu edhe në nivel departamenti.

Një studim i plotë i fushave të veprimtarisë së menaxhimit, zbërthimi i fushave në funksione, nënfunksione, detyra, procedura, përcaktimi dhe konsolidimi i përbërjes së dokumenteve që përdoren për të formalizuar çdo procedurë, d.m.th. hartimi i një sistemi dokumentacioni që pasqyron këtë fushë aktiviteti po kryhet aktualisht si pjesë e zhvillimit të administratës

rregulloret e ekzekutimit funksionet e qeverisë(shërbime). Kështu, kjo listë duhet të grumbullojë të gjitha llojet dhe llojet e dokumenteve që shoqërojnë zbatimin e të gjitha funksioneve dhe shërbimeve të një autoriteti të caktuar ekzekutiv në të gjithë vertikalin. Në përputhje me Rregullat, lista e zhvilluar e dokumenteve duhet të bihet dakord me Agjencinë Federale të Arkivave. Megjithatë, duket se kjo procedurë do të jetë formale dhe vetëm me karakter deklarues, pasi marrëveshja supozohet të kryhet në fazën përfundimtare të formimit. sistemi i departamentit dokumentacionin.

Kështu, edhe një analizë jo e plotë e Rregullave tregon nevojën për të përmirësuar dhe specifikuar një sërë dispozitash ekzistuese dhe për të përfshirë të reja, të cilat do të kërkojnë shtesa dhe ndryshime të përshtatshme. Le të formulojmë disa drejtime kryesore që, sipas mendimit tonë, do të lejojnë, nga njëra anë, të sigurojnë unifikimin e proceseve të dokumentacionit, dhe nga ana tjetër, të pasqyrojnë specifikat e dokumentimit të veprimtarive të një autoriteti ekzekutiv të caktuar:

1) ndryshimet dhe shtesat duhet të sigurojnë harmonizimin e sistemit terminologjik në fushën e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për menaxhim;

e ashtuquajtura "qasje klerikale" për organizimin e punës me dokumente zyrtare për zhvillimin e një sistemi të menaxhimit të dokumentacionit (menaxhimi i informacionit);

3) një nga dispozitat kryesore të Rregullave duhet të jetë një tregues i nevojës për zhvillim nga një autoritet ekzekutiv (ministri, shërbimi federal, agjenci) funksionale sisteme të unifikuara dokumentacionin dhe përfshirjen e tyre të mëvonshme në Klasifikues gjithë-rus dokumentacioni i menaxhimit1. Zhvillimi i këtyre sistemeve duhet të jetë i koordinuar organ ekzekutiv, përgjegjës për mbështetje dokumentacioni menaxhimi dhe të bazohet në një të vetme bazë metodologjike. Vetëm nëse plotësohen këto kushte, do të jetë e mundur të zbatohet rrjedha e dokumenteve ndërinstitucionale të korporatës.

Në fund të fundit, Rregullat e Zyrës duhet të bëhen një komponent integral i sistemit të rregulloreve që rregullojnë veprimtaritë e autoriteteve ekzekutive federale, dhe dokumenti kryesor organizativ dhe rregullator në fushën e menaxhimit të dokumenteve.

QEVERIA E FEDERATES RUSE

REZOLUCION

PËR MIRATIMIN E RREGULLAVE

PROCEDURA E ZYRËS NË ORGANET FEDERALE

PUSHTETI EKZEKUTIV

Lista e dokumenteve që ndryshojnë

(ndryshuar nga Dekretet e Qeverisë së Federatës Ruse të datës 09/07/2011 N 751 ,

I. DISPOZITA TË PËRGJITHSHME

1. Këto rregulla vendosin një procedurë uniforme për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale.

2. Këto Rregulla nuk zbatohen për organizimin e punës me dokumente që përmbajnë sekrete shtetërore.

3. Organi ekzekutiv federal, në bazë të këtyre rregullave, duke marrë parasysh kushtet dhe specifikat e veprimtarisë së tij, harton udhëzime për punën në zyrë, të miratuara nga kreu i organit ekzekutiv federal në marrëveshje me organin ekzekutiv federal në terren. të çështjeve arkivore.

II. TERMAT DHE PËRKUFIZIMET

(e redaktuar) Rregulloret

4. Për qëllimet e këtyre Rregullave, përdoren termat dhe përkufizimet e mëposhtme:

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

“Dokumentacioni” - regjistrimi i informacionit në media të prekshme në mënyrën e përcaktuar;

"Punë klerikale" është një veprimtari që siguron krijimin e dokumenteve zyrtare dhe organizimin e punës me to në autoritetet ekzekutive federale;

"dokument" - dokument zyrtar krijuar nga një organ shtetëror, organ i qeverisjes vendore, ligjor ose një individ, hartuar në mënyrën e përcaktuar dhe përfshirë në rrjedhën e dokumenteve të organit ekzekutiv federal;

"rrjedhja e dokumenteve" - lëvizja e dokumenteve nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit, vendosjen në dosje dhe (ose) dërgimin;

"Detajet e dokumentit" - një element i një dokumenti të nevojshëm për ekzekutimin e tij dhe organizimin e punës me të;

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

"dokument origjinal" - kopja e parë ose e vetme e dokumentit;

“kopje e një dokumenti” është një dokument që riprodhon plotësisht informacionin e dokumentit origjinal dhe veçoritë e jashtme të tij dhe nuk ka fuqi ligjore;

"Regjistrimi i dokumentit" - caktimi i një numri regjistrimi në një dokument, futja e informacionit rreth dokumentit në formularin e regjistrimit dhe kontabilitetit;

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

"Nomenklatura e rasteve" - një listë sistematike e titujve të çështjeve që tregon periudhat e ruajtjes së tyre;

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

"rast" - një grup dokumentesh ose një dokument të veçantë që lidhet me një çështje ose fushë të veprimtarisë së organit ekzekutiv federal;

“Shërbimi i punës nëpunës” - një njësi strukturore që i janë besuar funksionet e mbajtjes së evidencës, si dhe personat përgjegjës për mbajtjen e evidencës në divizione të tjera strukturore;

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

"kopje elektronike e një dokumenti" - një kopje e një dokumenti të krijuar në formë elektronike;

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

paragrafi nuk është më i vlefshëm. - Rezolucioni Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356;

"Sistemi i menaxhimit elektronik të dokumenteve" - një sistem i automatizuar informacioni që siguron krijimin e dokumenteve elektronike dhe kopjeve elektronike të dokumenteve, menaxhimin e tyre, ruajtjen dhe aksesin në to, si dhe regjistrimin e dokumenteve;

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

"rrjedha elektronike e dokumenteve" - rrjedha e dokumenteve duke përdorur një sistem informacioni.

(paragrafi i futur Rezolucioni

Konceptet e tjera të përdorura në këto rregulla korrespondojnë me konceptet e përcaktuara në legjislacionin e Federatës Ruse.

(paragrafi i futur Rezolucioni Qeveria e Federatës Ruse e datës 09/07/2011 N 751)

III. KRIJIMI I DOKUMENTEVE NË AUTORITETIN FEDERAL

PUSHTETI EKZEKUTIV

Kur krijoni dokumente elektronike në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve, përdoren shabllone të dokumenteve elektronike.

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

8. Formularët e mostrave dhe shabllonet e dokumenteve elektronike miratohen nga kreu i organit ekzekutiv federal.

(klauzola 8 e ndryshuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

9. Detajet e dokumenteve të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organit ekzekutiv federal janë:

a) Stema Shtetërore e Federatës Ruse;

b) emrin e organit ekzekutiv federal;

c) emrin e njësisë strukturore të organit ekzekutiv federal;

d) titullin e punës;

e) të dhëna referuese për organin ekzekutiv federal;

f) emrin e llojit të dokumentit;

g) datën e dokumentit;

h) numrin e regjistrimit të dokumentit;

j) vendi i përpilimit (publikimit) të dokumentit;

k) vulën që kufizon aksesin në dokument;

l) adresuesi;

m) vulën e miratimit të dokumentit;

o) udhëzimet për ekzekutimin e dokumentit (rezolutës);

n) titullin e tekstit;

p) tekstin e dokumentit;

c) shenjë kontrolli;

r) shënim për aplikimin;

y) nënshkrimi;

t) shenjën e nënshkrimit elektronik;

x) vulën e miratimit të dokumentit;

h) shtypje;

x) shenjën në vërtetimin e kopjes;

y) një shënim për interpretuesin;

e) një shënim për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje;

y) një shënim për marrjen e dokumentit;

(klauzola 9 e ndryshuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

10. Përbërja e të dhënave të dokumentit përcaktohet nga lloji dhe qëllimi i tij.

11. Miratimi i një dokumenti nga organi ekzekutiv federal lëshohet me vizë nga një zyrtar i autorizuar i organit ekzekutiv federal. Koordinimi i një dokumenti të krijuar nga organi ekzekutiv federal me organet dhe organizatat e tjera qeveritare formalizohet me një vulë miratimi (fletë), një protokoll ose një letër miratimi.

IV. KËRKESAT PËR ORGANIZIMIN E RRJEDHJES SË DOKUMENTEVE NË FEDERAL

ORGAN EKZEKUTIV

12. Në rrjedhën e dokumenteve të organit ekzekutiv federal dallohen rrjedhat e mëposhtme të dokumenteve:

a) dokumentacioni në hyrje (në hyrje);

b) dokumentacionin e dërguar (në dalje);

c) dokumentacionin e brendshëm.

13. Në organin ekzekutiv federal dorëzimi dhe dërgimi i dokumenteve kryhet me anë të shërbimeve postare, komunikimeve korriere dhe telekomunikacionit.

(klauzola 16 e ndryshuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

17. Fuqia e humbur. - Rezolucioni Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356.

Dokumentet ose kopjet e tyre me udhëzime për ekzekutim (rezolutat) transferohen nga shërbimi i menaxhimit të zyrës tek ekzekutorët.

(Klauzola 18 e ndryshuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

(paragrafi i futur Rezolucioni Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

20. Dokumentet, pasi nënshkruhen nga kreu i organit ekzekutiv federal ose nga një person tjetër i autorizuar, kalojnë në shërbimin e menaxhimit të zyrës për regjistrim dhe dërgim.

(klauzola 20 e ndryshuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

22. Dokumentet duhet të dërgohen në ditën e regjistrimit të tyre ose ditën tjetër të punës.

23. Transferimi i dokumenteve ndërmjet divizioneve strukturore të organit ekzekutiv federal kryhet nëpërmjet shërbimit të menaxhimit të zyrës.

25. Me qëllim të regjistrimit dhe kërkimit të dokumenteve në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal, informacioni i detyrueshëm në lidhje me dokumentet përdoret në përputhje me. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal mund të përdorë informacion shtesë në lidhje me dokumentet.

V. FONDI DOKUMENTAR I AUTORITETIT FEDERAL

PUSHTETI EKZEKUTIV

26. Organi ekzekutiv federal:

a) formon fondin e vet dokumentar nga dokumentet e krijuara në procesin e veprimtarisë së tij;

c) zhvillon dhe miraton një album me shabllone për format e unifikuara të dokumenteve të krijuara nga organi ekzekutiv federal.

(paraqitet paragrafi "c". Rezolucioni Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

28. Nomenklatura e punëve të organit ekzekutiv federal:

a) hartuar nga shërbimi i administrimit të zyrës në bazë të nomenklaturës së rasteve të ndarjeve strukturore;

c) një herë në 5 vjet është rënë dakord me komisionin e verifikimit të ekspertëve të arkivit shtetëror federal, të cilit i transferohen për ruajtje të përhershme dokumentet e Fondit Arkivor të Federatës Ruse të krijuara gjatë veprimtarive të organit ekzekutiv federal. ;

d) në rast të një ndryshimi në funksionet dhe strukturën e organit ekzekutiv federal, ai i nënshtrohet marrëveshjes me komisionin e verifikimit të ekspertëve të arkivit shtetëror federal.

29. Emrat e seksioneve të nomenklaturës së punëve të organit ekzekutiv federal janë emrat e njësive strukturore të organit ekzekutiv federal.

31. Çështjet nga data e formimit të tyre deri në transferimin e tyre në arkivin e organit ekzekutiv federal ose për shkatërrim, ruhen në njësitë strukturore në vendin e formimit të tyre.

Çështjet u lëshohen organeve dhe organizatave të tjera qeveritare në bazë të kërkesave të tyre me shkrim me lejen e kreut të organit ekzekutiv federal ose zëvendësit të tij përgjegjës për çështjet e dokumentacionit.

33. Heqja e dokumenteve nga dosjet e ruajtjes së përhershme lejohet në raste të jashtëzakonshme dhe kryhet me lejen e kreut të organit ekzekutiv federal, duke lënë në dosje një kopje të dokumentit, të vërtetuar në mënyrën e përcaktuar dhe një deklaratë të arsyet e nxjerrjes së origjinalit.

(klauzola 34 e ndryshuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

35. Baza e përpilimit të inventarit të lëndëve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet) është nomenklatura e lëndëve.

VI. VEÇORITË E PUNËS ME DOKUMENTA ELEKTRONIKE

NË ORGANIN EKZEKUTIV FEDERAL

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

37. Dokumentet elektronike krijohen, përpunohen dhe ruhen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal.

38. Një dokument elektronik duhet të hartohet në përputhje me rregullat e përgjithshme të punës së zyrës dhe të ketë të dhënat e përcaktuara për një dokument të ngjashëm në letër, me përjashtim të detajit "Stema Shtetërore e Federatës Ruse".

Organi ekzekutiv federal përdor dokumente elektronike (pa dokumentacion paraprak në letër) dhe kopje elektronike të dokumenteve.

39. Përbërja e dokumenteve elektronike të krijuara nga organi ekzekutiv federal përcaktohet nga një listë dokumentesh, krijimi, ruajtja dhe përdorimi i të cilave kryhen ekskluzivisht në formën e dokumenteve elektronike gjatë organizimit të veprimtarive të brendshme të organit ekzekutiv federal; zhvilluar në bazë të rekomandimeve të Agjencisë Federale të Arkivave.

40. Dokumentet elektronike dërguar autoriteteve shtetërore dhe pushteteve vendore nënshkruhen nga një i kualifikuar nënshkrim elektronik zyrtar i organit ekzekutiv federal në përputhje me Federale me ligj"Rreth nënshkrimit elektronik".

41. Sistemi i menaxhimit elektronik të dokumenteve të një organi ekzekutiv federal mund të përdorë metoda për konfirmimin e veprimeve me dokumente elektronike që përdorin lloje të tjera të nënshkrimeve elektronike në përputhje me Federatën Federale. me ligj"Rreth nënshkrimit elektronik".

42. Marrja dhe dërgimi i dokumenteve elektronike kryhet nga shërbimi i menaxhimit të zyrës.

43. Pas marrjes së dokumenteve elektronike të nënshkruara me nënshkrim elektronik, shërbimi i menaxhimit të të dhënave kontrollon vlefshmërinë e nënshkrimit elektronik.

46. Regjistrimi dhe kontabiliteti i dokumenteve elektronike kryhen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal.

47. Dokumentet elektronike formohen në dosje elektronike në përputhje me nomenklaturën e dosjeve.

Nomenklatura e lëndëve tregon se çështja zhvillohet në formë elektronike, e cila shënohet në titullin e lëndës ose në kolonën “Shënim”.

49. Pas skadimit të afateve të përcaktuara për ruajtjen e dokumenteve elektronike, ato i nënshtrohen shkatërrimit në bazë të një akti të miratuar nga kreu i organit ekzekutiv federal.

Aplikimi

te Rregullat e Punës së Zyrës

në organet federale

dega ekzekutive

LËVIZJE

INFORMACION I DETYRUAR RRETH DOKUMENTEVE TË PËRDORUR

PËR QËLLIMET E KONTABILITETIT DHE KËRKIMIT TË DOKUMENTEVE NË SISTEMET ELEKTRONIKE

RRJEDHJA E DOKUMENTIT TË ORGANET EKZEKUTIVE FEDERALE

Lista e dokumenteve që ndryshojnë

(e redaktuar) Rregulloret Qeveria e Federatës Ruse e datës 26 Prill 2016 N 356)

2. Adresuesi

3. Pozicioni, mbiemri dhe inicialet e nënshkruesit të dokumentit

4. Emri i llojit të dokumentit

5. Data e dokumentit

6. Numri i regjistrimit të dokumentit

7. Data e marrjes së dokumentit

8. Numri i regjistrimit të dokumentit në hyrje

9. Informacion rreth dokumentet përkatëse(emri i llojit të dokumentit, data, numri i regjistrimit, lloji i lidhjes)

10. Titulli i tekstit ( përmbledhje dokument)

12. Informacion rreth përcjelljes së dokumentit

13. Numri i fletëve të dokumentit kryesor

14. Shenja e aplikimit (numri i aplikimeve, numri i përgjithshëm i fletëve të aplikimit)

15. Udhëzime për ekzekutimin e dokumentit (përmbaruesi, porosia, data e ekzekutimit)

16. Shenja e kontrollit

17. Vula e kufizimit të aksesit

18. Informacion për nënshkrimin elektronik

19. Verifikimi elektronik i nënshkrimit

20. Divizioni - përmbarues përgjegjës i dokumentit

21. Skedarët e dokumenteve elektronike (numri i skedarëve, emrat e skedarëve)

"Për miratimin e rregullave për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale"

Rishikimi i datës 26.04.2016 — E vlefshme nga 06.05.2016

 Shfaq ndryshimet

QEVERIA E FEDERATES RUSE

REZOLUCION
datë 15 qershor 2009 N 477

PËR MIRATIMIN E RREGULLAVE TË PROCEDURËS SË ÇËSHTJES NË ORGANET EKZEKUTIVE FEDERALE

datë 07.09.2011 N 751, datë 26.04.2016 N 356)

1. Miratoni Rregullat e bashkangjitura për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale.

2. Klauzola shtetërore 11.1 Rregulloret model ndërveprimi i autoriteteve ekzekutive federale, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 19 janarit 2005 N 30 (Koleksioni i Legjislacionit të Federatës Ruse, 2005, N 4, Art. 305; 2009, N 12, Art. 1429) , si më poshtë:

"11.1. Puna e zyrës në organet ekzekutive federale kryhet në përputhje me Rregullat e punës së zyrës në organet ekzekutive federale, të miratuara me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 15 qershorit 2009 N 477. Bazuar në këto Rregulla, ekzekutivi federal organet në marrëveshje me organin ekzekutiv federal në fushën e çështjeve arkivore, nxjerrin udhëzime për punën në zyrë."

3. Përcaktoni paragrafët 2.38 dhe 2.39 të Rregullores Model organizimi i brendshëm Autoritetet ekzekutive federale, të miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 28 korrikut 2005 N 452 (Koleksioni i Legjislacionit të Federatës Ruse, 2005, N 31, Art. 3233), si më poshtë:

"2.38. Puna e zyrës në organin ekzekutiv federal kryhet në përputhje me Rregullat e punës së zyrës në organet ekzekutive federale, të miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 15 qershorit 2009 N 477. Bazuar në këto rregulla, organi ekzekutiv federal në marrëveshje me organin ekzekutiv federal në fushën e punëve arkivore, publikon udhëzime për punën në zyrë.

Puna me dokumente sekrete, telegrame të koduara, dokumente të tjera me akses të kufizuar, si dhe përpunimi i informacioneve sekrete dhe të tjera me akses të kufizuar kryhet në përputhje me udhëzimet e veçanta.

2.39.

Organizimi dhe menaxhimi i punës së zyrës në organin ekzekutiv federal kryhet nga njësia strukturore e organit ekzekutiv federal, të cilit i janë besuar funksionet e punës në zyrë, si dhe nga personat përgjegjës për punën në zyrë në njësitë e tjera strukturore të organ ekzekutiv federal”. 4. Agjencia Federale e Arkivave, para datës 1 janar 2010, miraton rekomandimet metodologjike

për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në autoritetet ekzekutive federale.
Kryetar i Qeverisë
Federata Ruse

V. PUTIN
MIRATUAR
Kryetar i Qeverisë
Dekret i Qeverisë

datë 15 qershor 2009 N 477
RREGULLAT

(ndryshuar me Rezolutat e Qeverisë së Federatës Ruse të datës 09/07/2011 N 751, datë 26/04/2016 N 356)

I. Dispozitat e përgjithshme

1. Këto rregulla vendosin një procedurë uniforme për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale.

2. Këto Rregulla nuk zbatohen për organizimin e punës me dokumente që përmbajnë sekrete shtetërore.

II. Termat dhe përkufizimet datë 26.04.2016 N 356)

4. Për qëllimet e këtyre Rregullave, përdoren termat dhe përkufizimet e mëposhtme: (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

“Dokumentacioni” - regjistrimi i informacionit në media të prekshme në mënyrën e përcaktuar;

"Punë klerikale" është një veprimtari që siguron krijimin e dokumenteve zyrtare dhe organizimin e punës me to në autoritetet ekzekutive federale;

"Dokument" - një dokument zyrtar i krijuar nga një organ shtetëror, organ i qeverisjes vendore, person juridik ose individ, i hartuar në mënyrën e përcaktuar dhe i përfshirë në rrjedhën e dokumenteve të organit ekzekutiv federal;

"rrjedhja e dokumenteve" - lëvizja e dokumenteve nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit, vendosjen në dosje dhe (ose) dërgimin;

"Detajet e dokumentit" - një element i një dokumenti të nevojshëm për ekzekutimin e tij dhe organizimin e punës me të; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

"dokument origjinal" - kopja e parë ose e vetme e dokumentit;

“kopje e një dokumenti” është një dokument që riprodhon plotësisht informacionin e dokumentit origjinal dhe veçoritë e jashtme të tij dhe nuk ka fuqi ligjore;

"Regjistrimi i dokumentit" - caktimi i një numri regjistrimi në një dokument, futja e informacionit rreth dokumentit në formularin e regjistrimit dhe kontabilitetit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

"Nomenklatura e rasteve" - një listë sistematike e titujve të çështjeve që tregon periudhat e ruajtjes së tyre; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

"rast" - një grup dokumentesh ose një dokument të veçantë që lidhet me një çështje ose fushë të veprimtarisë së organit ekzekutiv federal;

"kopje elektronike e një dokumenti" - një kopje e një dokumenti të krijuar në formë elektronike; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

Paragrafi 14 - Nuk është më i vlefshëm. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

"rrjedha elektronike e dokumenteve" - rrjedha e dokumenteve duke përdorur një sistem informacioni. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 09/07/2011 N 751)

Konceptet e tjera të përdorura në këto rregulla korrespondojnë me konceptet e përcaktuara në legjislacionin e Federatës Ruse. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 09/07/2011 N 751)

III. Krijimi i dokumenteve në organin ekzekutiv federal

Kur krijoni dokumente elektronike në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve, përdoren shabllonet e dokumenteve elektronike. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

8. Formularët e mostrave dhe shabllonet e dokumenteve elektronike miratohen nga kreu i organit ekzekutiv federal. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

9. Detajet e dokumenteve të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organit ekzekutiv federal janë: (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

a) Stema Shtetërore e Federatës Ruse; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

b) emrin e organit ekzekutiv federal; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

c) emrin e njësisë strukturore të organit ekzekutiv federal; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

d) titullin e punës; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

e) të dhëna referuese për organin ekzekutiv federal; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

f) emrin e llojit të dokumentit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

g) datën e dokumentit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

h) numrin e regjistrimit të dokumentit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

i) referencë për numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit hyrës; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

j) vendi i përpilimit (publikimit) të dokumentit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

k) vulën që kufizon aksesin në dokument; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

l) adresuesi; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

m) vulën e miratimit të dokumentit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

o) udhëzimet për ekzekutimin e dokumentit (rezolutës); (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

n) titullin e tekstit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

p) tekstin e dokumentit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

c) shenjë kontrolli; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

r) shënim për aplikimin; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

y) nënshkrimi; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

t) shenjën e nënshkrimit elektronik; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

x) vulën e miratimit të dokumentit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

v) vizë; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

h) shtypje; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

x) shenjën në vërtetimin e kopjes; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

y) një shënim për interpretuesin; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

e) një shënim për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

y) një shënim për marrjen e dokumentit; (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

10. Përbërja e të dhënave të dokumentit përcaktohet nga lloji dhe qëllimi i tij.

11. Miratimi i një dokumenti nga organi ekzekutiv federal lëshohet me vizë nga një zyrtar i autorizuar i organit ekzekutiv federal. Koordinimi i një dokumenti të krijuar nga organi ekzekutiv federal me organet dhe organizatat e tjera qeveritare formalizohet me një vulë miratimi (fletë), një protokoll ose një letër miratimi.

IV. Kërkesat për organizimin e rrjedhës së dokumenteve në organin ekzekutiv federal

12. Në rrjedhën e dokumenteve të organit ekzekutiv federal dallohen rrjedhat e mëposhtme të dokumenteve:

a) dokumentacioni në hyrje (në hyrje);

b) dokumentacionin e dërguar (në dalje);

c) dokumentacionin e brendshëm.

13. Në organin ekzekutiv federal, dorëzimi dhe dërgimi i dokumenteve kryhet me anë të shërbimeve postare, komunikimeve korriere dhe telekomunikacionit.

17. Klauzola nuk është më e vlefshme. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

18. Dokumentet e regjistruara transferohen nga shërbimi i menaxhimit të të dhënave për shqyrtim te kreu i organit ekzekutiv federal ose, me vendim të drejtuesit të organit ekzekutiv federal, te zyrtarët e tjerë të organit ekzekutiv federal. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

Dokumentet ose kopjet e tyre me udhëzime për ekzekutim (rezolutat) transferohen nga shërbimi i menaxhimit të zyrës tek ekzekutorët. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

20. Dokumentet, pasi nënshkruhen nga kreu i organit ekzekutiv federal ose nga një person tjetër i autorizuar, kalojnë në shërbimin e menaxhimit të zyrës për regjistrim dhe dërgim. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

22. Dokumentet duhet të dërgohen në ditën e regjistrimit të tyre ose ditën tjetër të punës.

23. Transferimi i dokumenteve ndërmjet divizioneve strukturore të organit ekzekutiv federal kryhet nëpërmjet shërbimit të menaxhimit të zyrës.

25. Me qëllim të regjistrimit dhe kërkimit të dokumenteve në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal, informacioni i detyrueshëm në lidhje me dokumentet përdoret në përputhje me shtojcën. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal mund të përdorë informacion shtesë në lidhje me dokumentet.

V. Fondi dokumentar i organit ekzekutiv federal

26. Organi ekzekutiv federal:

a) formon fondin e vet dokumentar nga dokumentet e krijuara në procesin e veprimtarisë së tij;

c) zhvillon dhe miraton një album me shabllone për format e unifikuara të dokumenteve të krijuara nga organi ekzekutiv federal. (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

28. Nomenklatura e punëve të organit ekzekutiv federal:

a) hartuar nga shërbimi i administrimit të zyrës mbi bazën e nomenklaturës së rasteve të ndarjeve strukturore;

d) në rast të një ndryshimi në funksionet dhe strukturën e organit ekzekutiv federal, ai i nënshtrohet marrëveshjes me komisionin e verifikimit të ekspertëve të arkivit shtetëror federal.

29. Emrat e seksioneve të nomenklaturës së punëve të organit ekzekutiv federal janë emrat e njësive strukturore të organit ekzekutiv federal.

31. Çështjet nga data e formimit të tyre deri në transferimin e tyre në arkivin e organit ekzekutiv federal ose për shkatërrim, ruhen në njësitë strukturore në vendin e formimit të tyre.

35. Baza e përpilimit të inventarit të lëndëve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet) është nomenklatura e lëndëve.

VI. Veçoritë e punës me dokumente elektronike në organin ekzekutiv federal (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

37. Dokumentet elektronike krijohen, përpunohen dhe ruhen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal.

Organi ekzekutiv federal përdor dokumente elektronike (pa dokumentacion paraprak në letër) dhe kopje elektronike të dokumenteve.

40. Dokumentet elektronike të dërguara autoriteteve shtetërore dhe pushteteve vendore nënshkruhen me një nënshkrim elektronik të kualifikuar të zgjeruar të një zyrtari të organit ekzekutiv federal, në përputhje me Ligjin Federal "Për nënshkrimet elektronike".

42. Marrja dhe dërgimi i dokumenteve elektronike kryhet nga shërbimi i menaxhimit të zyrës.

43. Pas marrjes së dokumenteve elektronike të nënshkruara me nënshkrim elektronik, shërbimi i menaxhimit të të dhënave kontrollon vlefshmërinë e nënshkrimit elektronik.

46. Regjistrimi dhe kontabiliteti i dokumenteve elektronike kryhen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal.

47. Dokumentet elektronike formohen në dosje elektronike në përputhje me nomenklaturën e dosjeve.

Nomenklatura e lëndëve tregon se çështja zhvillohet në formë elektronike, e cila shënohet në titullin e lëndës ose në kolonën “Shënim”.

(ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

2. Adresuesi

3. Pozicioni, mbiemri dhe inicialet e nënshkruesit të dokumentit

4. Emri i llojit të dokumentit

5. Data e dokumentit

6. Numri i regjistrimit të dokumentit

7. Data e marrjes së dokumentit

8. Numri i regjistrimit të dokumentit në hyrje

9. Informacion në lidhje me dokumentet përkatëse (emri i llojit të dokumentit, data, numri i regjistrimit, lloji i lidhjes)

10. Titulli i tekstit (përmbledhja e dokumentit)

12. Informacion rreth përcjelljes së dokumentit

13. Numri i fletëve të dokumentit kryesor

Në përputhje me nenin 11 Ligji Federal"Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" Qeveria e Federatës Ruse vendos:

1. Miratoni Rregullat e bashkangjitura për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale.

2. Përcaktoni pikën 11.1 të Rregullores Model për ndërveprimin e autoriteteve ekzekutive federale, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 19 janarit 2005 N 30 (Legjislacioni i mbledhur i Federatës Ruse, 2005, N 4, Art. 305, N 12, Art 1429), si më poshtë:

3. Tregoni paragrafët 2.38 dhe 2.39 të Rregullores Model për Organizimin e Brendshëm të Organeve Ekzekutive Federale, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 28 korrikut 2005 N 452 (Legjislacioni i mbledhur i Federatës Ruse, 2005, N3 1, Neni 3233), në formulimin e mëposhtëm:

2.39. Organizimi dhe menaxhimi i punës së zyrës në organin ekzekutiv federal kryhet nga njësia strukturore e organit ekzekutiv federal, të cilit i janë besuar funksionet e punës në zyrë, si dhe nga personat përgjegjës për punën në zyrë në njësitë e tjera strukturore të organ ekzekutiv federal”.

4. Para datës 1 janar 2010, Agjencia Federale e Arkivave do të miratojë rekomandimet metodologjike për zhvillimin e udhëzimeve për punën në zyrë në organet ekzekutive federale.

Kryetari i Qeverisë së Federatës Ruse

V. Putin

Rregullat për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale

I. Dispozitat e përgjithshme

1. Këto rregulla vendosin një procedurë uniforme për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale.

2. Këto Rregulla nuk zbatohen për organizimin e punës me dokumente që përmbajnë sekrete shtetërore.

II. Konceptet themelore

4. Këto Rregulla përdorin konceptet bazë të mëposhtme:

“Dokumentacioni” - regjistrimi i informacionit në media të prekshme në mënyrën e përcaktuar;

"Punë klerikale" është një veprimtari që siguron krijimin e dokumenteve zyrtare dhe organizimin e punës me to në autoritetet ekzekutive federale;

"rrjedhja e dokumenteve" - lëvizja e dokumenteve nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit, vendosjen në dosje dhe (ose) dërgimin;

"Detajet e dokumentit" - elementi i kërkuar ekzekutimi i dokumentit;

"dokument origjinal" - kopja e parë ose e vetme e dokumentit;

“kopje e një dokumenti” është një dokument që riprodhon plotësisht informacionin e dokumentit origjinal dhe veçoritë e jashtme të tij dhe nuk ka fuqi ligjore;

"Regjistrimi i një dokumenti" - caktimi i një numri regjistrimi në një dokument dhe regjistrimi i informacionit për dokumentin në mënyrën e përcaktuar;

"nomenklatura e çështjeve" - një listë e sistemuar e emrave të çështjeve të përpiluara nga organi ekzekutiv federal, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre;

"rast" - një grup dokumentesh ose një dokument të veçantë që lidhet me një çështje ose fushë të veprimtarisë së organit ekzekutiv federal;

"Shërbimi i menaxhimit të nëpunësve" është një njësi strukturore e organit ekzekutiv federal, të cilit i janë besuar funksionet e mbajtjes së të dhënave, si dhe personave përgjegjës për mbajtjen e të dhënave në njësitë e tjera strukturore të organit ekzekutiv federal.

III. Krijimi i dokumenteve në organin ekzekutiv federal

8. Formularët e mostrave miratohen me urdhër të kreut të organit ekzekutiv federal.

9. Detajet e dokumenteve të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organit ekzekutiv federal janë:

a) Stema Shtetërore e Federatës Ruse;

b) emrin e organit ekzekutiv federal;

c) pozicionin e personit që ka nënshkruar dokumentin;

d) nënshkrimin e zyrtarit;

e) llojin e dokumentit;

f) vendi i përpilimit (publikimit) të dokumentit;

g) të dhëna referuese për organin ekzekutiv federal;

h) adresuesi;

i) datën e dokumentit;

j) numrin e regjistrimit të dokumentit;

k) emrin e dokumentit;

o) shenjë për praninë e aplikacioneve;

o) vulën e miratimit;

p) vulën e miratimit;

r) mbresa e vulës;

s) një shënim për vërtetimin e kopjes;

t) një shënim për interpretuesin;

x) udhëzimet për ekzekutimin e dokumentit;

v) shenjën e kontrollit të dokumentit;

h) një shënim për ekzekutimin e dokumentit;

w) shenjën e konfidencialitetit.

10. Përbërja e të dhënave të dokumentit përcaktohet nga lloji dhe qëllimi i tij.

11. Miratimi i një dokumenti nga organi ekzekutiv federal lëshohet me vizë nga një zyrtar i autorizuar i organit ekzekutiv federal. Koordinimi i një dokumenti të krijuar nga organi ekzekutiv federal me organet dhe organizatat e tjera qeveritare formalizohet me një vulë miratimi (fletë), një protokoll ose një letër miratimi.

IV. Kërkesat për organizimin e rrjedhës së dokumenteve në organin ekzekutiv federal

12. Në rrjedhën e dokumenteve të organit ekzekutiv federal dallohen rrjedhat e mëposhtme të dokumenteve:

a) dokumentacioni në hyrje (në hyrje);

b) dokumentacionin e dërguar (në dalje);

c) dokumentacionin e brendshëm.

13. Në organin ekzekutiv federal dorëzimi dhe dërgimi i dokumenteve kryhet me anë të shërbimeve postare, komunikimeve korriere dhe telekomunikacionit.

16. Regjistrimi i dokumenteve të pranuara bëhet, si rregull, në ditën e marrjes së dokumenteve të krijuara - në ditën e nënshkrimit ose miratimit ose në ditën e ardhshme të punës.

17. Ankesat e qytetarëve regjistrohen dhe përpilohen në dosje veçmas nga dokumentet e tjera të organit ekzekutiv federal.

18. Dokumentet e regjistruara transferohen nga shërbimi i menaxhimit të të dhënave te kreu i organit ekzekutiv federal për shqyrtim ose, me vendim të drejtuesit të organit ekzekutiv federal, te zyrtarët e tjerë të organit ekzekutiv federal. Dokumentet me udhëzime për ekzekutim transferohen nga shërbimi i menaxhimit të zyrës tek përmbaruesit.

20. Dokumentet, pasi nënshkruhen nga drejtuesi (nënkryetari) i organit ekzekutiv federal, transferohen në shërbimin e çështjes për regjistrim dhe dërgim.

22. Dokumentet duhet të dërgohen në ditën e regjistrimit të tyre ose ditën tjetër të punës.

23. Transferimi i dokumenteve ndërmjet divizioneve strukturore të organit ekzekutiv federal kryhet nëpërmjet shërbimit të menaxhimit të zyrës.

25. Me qëllim të regjistrimit dhe kërkimit të dokumenteve në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal, informacioni i detyrueshëm në lidhje me dokumentet përdoret në përputhje me shtojcën. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal mund të përdorë informacion shtesë në lidhje me dokumentet.

V. Fondi dokumentar i organit ekzekutiv federal

26. Organi ekzekutiv federal:

a) formon fondin e vet dokumentar nga dokumentet e krijuara në procesin e veprimtarisë së tij;

28. Nomenklatura e punëve të organit ekzekutiv federal:

a) hartuar nga shërbimi i administrimit të zyrës në bazë të nomenklaturës së rasteve të ndarjeve strukturore;

d) në rast të një ndryshimi në funksionet dhe strukturën e organit ekzekutiv federal, ai i nënshtrohet marrëveshjes me komisionin e verifikimit të ekspertëve të arkivit shtetëror federal.

29. Emrat e seksioneve të nomenklaturës së punëve të organit ekzekutiv federal janë emrat e njësive strukturore të organit ekzekutiv federal.

31. Çështjet nga data e formimit të tyre deri në transferimin e tyre në arkivin e organit ekzekutiv federal ose për shkatërrim, ruhen në njësitë strukturore në vendin e formimit të tyre.

34. Rastet e ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet) transferohen në arkivat e organit ekzekutiv federal jo më herët se 1 vit dhe jo më vonë se 3 vjet nga data kur filluan të përdoren ose ruhen në njësi strukturore. Transferimi i çështjeve në arkivat e organit ekzekutiv federal kryhet në bazë të inventareve të ruajtjes së përhershme, ruajtjes së përkohshme (mbi 10 vjet) dhe regjistrimeve të personelit të përpiluara në njësitë strukturore të organit ekzekutiv federal. Rastet e ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirëse) nuk transferohen në arkivat e organit ekzekutiv federal dhe i nënshtrohen shkatërrimit në mënyrën e përcaktuar.

35. Baza e përpilimit të inventarit të lëndëve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet) është nomenklatura e lëndëve.

VI. Veçoritë e punës me dokumente elektronike në organin ekzekutiv federal

37. Dokumentet elektronike krijohen, përpunohen dhe ruhen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal.

38. Nënshkrimet dixhitale elektronike përdoren për nënshkrimin e dokumenteve elektronike të organit ekzekutiv federal. Mjetet e nënshkrimit elektronik dixhital të përdorur duhet të jenë të certifikuara në mënyrën e përcaktuar.

39. Gjatë shqyrtimit dhe miratimit të dokumenteve elektronike në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal, mund të përdoren metoda për të konfirmuar veprimet me dokumentet elektronike në të cilat elektronike nënshkrim dixhital nuk përdoret.

40. Marrja dhe dërgimi i dokumenteve elektronike kryhet nga shërbimi i menaxhimit të zyrës.

41. Në marrjen e dokumenteve elektronike, shërbimi i menaxhimit të të dhënave verifikon vërtetësinë e nënshkrimit elektronik dixhital.

42. Gjatë paraqitjes së dokumenteve elektronike të marra për shqyrtim nga kreu i organit ekzekutiv federal, dërgimi i dokumenteve elektronike në ndarjet strukturore dhe ekzekutuesit përgjegjës të organit ekzekutiv federal, duke dërguar dokumente elektronike dhe duke ruajtur dokumentet elektronike, të dhënat e regjistrimit të tyre transferohen (ruhen) së bashku me dokumentet elektronike.

43. Njësia e kontabilitetit të një dokumenti elektronik është një dokument elektronik i regjistruar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve të organit ekzekutiv federal.

44. Dokumentet elektronike të ekzekutuara sistemohen në raste në përputhje me nomenklaturën e çështjeve të organit ekzekutiv federal.

45. Me rastin e përpilimit të listës së lëndëve, tregohet se lënda është duke u zhvilluar në formë elektronike.

46. Dokumentet elektronike, pas ekzekutimit të tyre, i nënshtrohen ruajtjes në përputhje me procedurën e vendosur në organin ekzekutiv federal për periudhat e parashikuara për dokumente të ngjashme në letër.

47. Pas skadimit të periudhës së caktuar për ruajtjen e dosjeve elektronike (dokumentet elektronike), në bazë të një akti për ndarjen e tyre për asgjësim, të miratuar nga kreu i organit ekzekutiv federal, dosjet elektronike të specifikuara (dokumentet elektronike). janë objekt i shkatërrimit.

Aplikimi

Lista e informacionit të detyrueshëm në lidhje me dokumentet e përdorura për qëllime të regjistrimit dhe kërkimit të dokumenteve në sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve të autoriteteve ekzekutive federale

1. Adresuesi

2. Adresuesi

3. Pozicioni, mbiemri dhe inicialet e nënshkruesit të dokumentit

4. Lloji i dokumentit

5. Data e dokumentit

6. Numri i dokumentit

7. Data e marrjes së dokumentit

10. Titulli i tekstit

12. Informacion rreth përcjelljes së dokumentit

13. Numri i fletëve të dokumentit kryesor

14. Numri i aplikimeve

15. Numri total i fletëve të aplikimit

16. Udhëzime për ekzekutimin e dokumentit

17. Pozicioni, mbiemri dhe inicialet e interpretuesit

18. Njoftimi i privatësisë

Rreth Rregullave të reja të punës së zyrës "nga goja e kalit. Rregullat për punën në zyrë në organet ekzekutive federale Organizimi i rrjedhës së dokumenteve në organet ekzekutive federale

Me ndryshime dhe shtesa nga:

Informacion rreth ndryshimeve:

QEVERIA E FEDERATES RUSE

REZOLUCION datë 15 qershor 2009 N 477

PËR MIRATIMIN E RREGULLAVE TË PROCEDURËS SË ÇËSHTJES NË ORGANET EKZEKUTIVE FEDERALE

datë 15 qershor 2009 N 477 RREGULLAT

I. Dispozitat e përgjithshme

II. Termat dhe përkufizimet datë 26.04.2016 N 356)

III. Krijimi i dokumenteve në organin ekzekutiv federal

IV. Kërkesat për organizimin e rrjedhës së dokumenteve në organin ekzekutiv federal

V. Fondi dokumentar i organit ekzekutiv federal

VI. Veçoritë e punës me dokumente elektronike në organin ekzekutiv federal (ndryshuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 26 Prill 2016 N 356)

REZOLUCION
datë 15 qershor 2009 N 477

datë 15 qershor 2009 N 477
RREGULLAT