Arkivi i dokumenteve. Procedura për formimin, përgatitjen dhe transferimin e lëndëve në arkiv Arkivimi i dokumenteve parimet bazë

Dokumentet e organizatës në lidhje me periudhat e kaluara kalendarike janë objekt i ruajtjes. Dokumenti kryesor që rregullon krijimin dhe funksionimin e arkivave është Ligji Federal Nr. 125 i 22 tetorit 2004. Dispozitat e tij zbatohen jo vetëm për arkivat si organizata të veçanta, por edhe për arkivat brenda një organizate.

Gjithashtu, punonjësit të arkivit i kërkohet të njohë kuadrin rregullator për çdo lloj dokumenti për arkivimin, kushtet e ruajtjes së tyre. Si rregull, një informacion i tillë tregohet në faqen e titullit të çështjes. Për shembull, dokumentet për personelin, sipas Ligjit Federal, duhet të ruhen për 50 vjet, dhe ato të krijuara më herët se 2003 - edhe më shumë, deri në 75 vjet. Dokumentet e menaxhimit arkivohen dhe ruhen sipas “Listës”, të miratuar. Ministria e Kulturës e Federatës Ruse (pr. Nr. 558 e 25.08.10). Mes tyre ka dokumente që duhet të mbahen përgjithmonë.

Ekzistojnë gjithashtu veçori të punës me taksat, dokumentet e kontabilitetit, të pasqyruara në Ligjin Federal Nr. 402, Kodi Tatimor i Federatës Ruse).

Arkivi i organizatës

Arkivi si njësi strukturore zakonisht krijohet në sekondar dhe organizatat e mëdha, me shkresa të rëndësishme. Statusi i tij do të përcaktohet nga "Rregullorja për arkivin" e miratuar. akt lokal kompani, e cila pasqyron si procedurën e arkivimit ashtu edhe përgjegjësinë personale të zyrtarëve individualë.

Në procesin e arkivimit, duhet të merren parasysh çështjet e mëposhtme organizative:

• dokumentet duhet të vijnë në arkiv nga departamentet sipas inventarit (ose një dokumenti që e zëvendëson atë);
• nëse dokumentet janë depozituar tashmë në dosje nga punonjësit e njësisë, ajo duhet të hartohet në mënyrë korrekte metodike;
• nënndarjet strukturore janë të detyruara të transferojnë dokumente për ruajtje në përputhje me afatet e përcaktuara me ligj federal;
• nëse shkelet orari i transferimit të lëndëve në arkiv, punonjësit e kësaj strukture janë të detyruar të informojnë drejtuesit e kompanisë për faktin e shkeljes.

Arkivimi kryhet për të optimizuar procedurën ruajtjen e dokumenteve, dhe në këtë drejtim, tani gjithnjë e më shumë firma preferojnë të kenë version elektronik arkivin tuaj. Sidoqoftë, duhet të kihet parasysh se shumë dokumente janë të vlefshme vetëm në formë letre, kështu që arkivimi elektronik mund të konsiderohet vetëm një shtesë e përshtatshme për skedarët e zakonshëm të letrës.

Arkivimi i dokumenteve në faza:

1. Përgatitja konsiston në analizën e masës ekzistuese të dokumentit, zbulohen veçoritë e tij. Për shembull, mund të përcaktoni vizualisht nëse të gjitha dokumentet kanë nevojë për qepje shtesë, cila është sasia e punës që duhet bërë, etj.
2. Dokumentet renditen në ato që mund të shkatërrohen ligjërisht, si pa vlerë, dhe ato me të cilat mund të punohet më tej.
3. Sistematizoni dhe qepni dokumentet sipas llojeve të tyre (kontabilitet, menaxhim, personel). Dokumentet e papërdorura kombinohen dhe futen në skedarë. Si rregull, në qepje vihet vula e shoqërisë dhe nënshkrimi i personit përgjegjës për qepjen.
4. Përpilohet një inventar i përmbajtjes së çdo rasti, një listë dokumentesh në dosje.
5. Katalogjet e rasteve përpilohen sipas llojit dhe ato duhet të dërgohen për ruajtje.

• indeksi i rastit (një numër i kushtëzuar i caktuar për çështjen, pjesa e parë e të cilit, si rregull, është kodi i njësisë nga ka ardhur);
• titulli;
• numri i njësive të ruajtjes;
• periudha e ruajtjes dhe një tregues i normës së ligjit që e përcakton atë;
• shënime (për shembull, lloje të ndryshme planesh: rindërtim, fushatë reklamuese) mund të ketë vetëm format elektronik, për këtë bëhet një shënim.

"Rregullorja për arkivin" e shoqërisë, LNA tjetër mund të parashikojë që puna, deri në sistemimin dhe përpilimin e inventarit të dosjes, u caktohet punonjësve të departamenteve dhe punonjësit e arkivit marrin vetëm rastet në dokument transferimi, kontrolloni nëse janë dizajnuar saktë, kontrolloni përbërjen e dokumenteve me listën e tyre në dosje. Më pas lënda kthehet për rishikim ose pranohet për depozitim. Nëse keni nevojë të kopjoni ose skanoni elementë individualë të rasteve, kjo është gjithashtu kompetencë e punonjësit të arkivit. Transferimi përfundon me një nënshkrim në akt ku thuhet se dokumentet janë transferuar për ruajtje.

Arkivimi pa arkiv

Kompanitë e vogla, organizatat shpesh nuk mund të përballojnë të kenë një arkiv të veçantë: ambiente, punonjës me kohë të plotë. Pastaj e gjithë puna e arkivimit bie mbi supet e një personi. Si rregull, ky është sekretari.

Një punonjës në një pozicion të tillë, ndryshe nga specialistët e arkivimit, mund të jetë i panjohur me të gjithë shumëllojshmërinë e dokumenteve rregullatore në këtë fushë (kjo vlen edhe për punonjësit e organizatës, për të cilët puna në një njësi strukturore arkivore është e re).

• dokumenti nr.263, datë 05.09.85, botuar nga Arkivi Kryesor i BRSS, por ende i vlefshëm si i detyrueshëm;
• miratuar më 06/02/02 nga kolegjiumi i Arkivit Federal të rregullave për punën e arkivave të organizatave, një dokument rekomandimi.

Ata specifikojnë se si të arkivohen dhe ruhen dokumentet e kompanisë.

Sekretari, i cili përpunon fluksin ditor dhe aktual të dokumenteve, në fillim të arkivimit, duhet t'i ndajë dokumentet në dy kategori:

• afati i arkivimit për të cilin tashmë ka ardhur, janë përfunduar me punë zyre;
• dokumentet aktuale të përdorura në punë.

Punonjësit e departamenteve të ndryshme të kompanisë mund të vijnë në shpëtim: kontabiliteti, shërbimet ekonomike, etj. Secili prej tyre mund të formojë saktë një ose një dosje (rast), të rregullojë materialet në të në sekuencën e duhur, të bëjë një listë të tyre, dhe titullin e çështjes në përputhje me përmbajtjen. Në bazë të punës së bërë, sekretari mund të formojë një nomenklaturë të rasteve të një individi.

A është e nevojshme të përfshihen specialistë nga jashtë

Përfshirja e organizatave të palëve të treta që kryejnë arkivimin për një tarifë këshillohet në disa raste:

• vëllimi i dokumentacionit për arkivim është i madh, është e pamundur të bëhet kjo nga forcat e punonjësve të kompanisë pa paragjykuar proceset e prodhimit dhe menaxhimit;
• organizata krijon Arkivi elektronik, përveç një sasie të madhe pune, mund të bëhet problem edhe humbja e kohës për zhvillimin e softuerit të ri nga punonjësit;
• dokumentet transferohen në anën, për shembull, për ruajtje në arkivin shtetëror, dhe kërkohet një nivel i rritur i kompetencës së specialistëve.

E rëndësishme! Shkelja e rregullave të arkivimit - kundërvajtje administrative. Kodi Administrativ (neni 13.25) parashikon gjoba: për një person përgjegjës - 2,5-5 mijë rubla, për një person juridik - 200-300 mijë rubla.

Rezultatet

1. Arkivimi i dokumenteve në organizatë mund të kryhet nga specialistë të arkivit të saj. Nëse organizimi është i vogël, arkivimi bëhet nga sekretari dhe përfaqësuesit e departamenteve të kompanisë.
2. Kur transferoni çështje në një arkiv të palës së tretë, një sasi e madhe dokumentesh të arkivuara, këshillohet të përdorni shërbimet e një kompanie të veçantë.
3. Për mosrespektim të normave të arkivit federal Kodi i Kundërvajtjeve Administrative parashikon gjoba deri në 300 mijë rubla. ndaj organizatës.

Më 21 shtator, filluan të funksionojnë Rregullat për organizimin e ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve të Fondit Arkivor. Federata Ruse dhe dokumente të tjera arkivore në autoritetet, organet shtetërore pushteti vendor dhe organizatat (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 31 Mars 2015 Nr. 526; në vijim - Rregullat e reja).

Çfarë ju udhëhoqi përpara publikimit të Rregullave të reja?

Para miratimit të Rregullave të reja, arkivat e autoriteteve shtetërore, qeverive lokale, organizatave (në tekstin e mëtejmë: arkivat e organizatave) udhëhiqeshin në punën e tyre nga rregullat themelore për punën e arkivave të organizatave dhe disa arkiva të organizatat përdorën një dokument shumë të vjetër - Rregullat themelore për punën e arkivave të departamenteve. Të dy dokumentet nuk ishin dokumente normative, por përcaktuan statusin e tyre si dokument normativ dhe metodologjik. Në të njëjtën kohë, Rregullat Themelore të 1985 kishin vërtet statusin e një dokumenti rregullator, pasi ato u miratuan me urdhër të Arkivit Kryesor, dhe Rregullat Themelore të 2002 nuk u miratuan nga Arkivat Federale, prandaj ato nuk kishin statusi i një dokumenti rregullator.

Për çfarë arsye, në prani të Rregullave Themelore të 2002, u bë e nevojshme të hartohej një dokument i ri, për më tepër, normativ për organizimin e ruajtjes së dokumenteve në arkivat e organizatave?

Fakti është se në vitin 2004 u miratua Ligji Federal i 22 tetorit 2004 Nr. 125-FZ "Për arkivimin në Federatën Ruse" (në tekstin e mëtejmë - Ligji Federal Nr. 125-FZ), i cili prezantoi shumë risi në organizimin e arkivimi në vend:

nxjerrjes

nga Ligji Federal Nr. 125-FZ

Neni 13. Krijimi i arkivave

1. Organet shtetërore, pushtetet vendore rrethi komunal dhe rrethi i qytetit kërkohet për të krijuar arkiva për ruajtjen, blerjen, kontabilizimin dhe përdorimin e dokumenteve arkivore të formuara gjatë veprimtarisë së tyre.

2. Organizatat dhe qytetarët e drejta për të krijuar arkiva për qëllime të ruajtjes së dokumenteve arkivore të formuara gjatë veprimtarisë së tyre, përfshirë për qëllim të ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve arkivore që nuk janë pronë shtetërore ose komunale.

Neni 17 Detyrat agjencive qeveritare, pushtetet vendore, organizatat dhe qytetarët e përfshirë në aktiviteti sipërmarrës pa arsim person juridik, për të garantuar sigurinë e dokumenteve arkivore

1. Organet shtetërore, organet e vetëqeverisjes lokale, organizatat dhe qytetarët e angazhuar në veprimtari sipërmarrëse pa formuar një person juridik janë të detyruar të sigurojnë sigurinë e dokumenteve arkivore, përfshirë dokumentet për personelin, gjatë periudhave të ruajtjes së tyre të përcaktuara me ligje federale, të tjera. aktet rregullatore ligjore të Federatës Ruse, si dhe listat e dokumenteve […]

Gjithashtu, ky Ligj Federal prezantoi konceptin e pronësisë së dokumenteve arkivore (dokumentet mund të jenë në shtet (federal, pronë e subjekteve përbërëse të Federatës Ruse), komunale, Pronë private(organizata joqeveritare dhe individë)).

Për më tepër, Urdhri i Ministrisë së Kulturës së Rusisë i datës 18 janar 2007 Nr. 19 miratoi Rregullat për organizimin e ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore në shtet dhe arkivat komunale, muzetë dhe bibliotekat, organizatat Akademia Ruse Shkenca (në tekstin e mëtejmë - Rregullat e 2007).

Këto dy rrethana, si dhe fakti që Rregullat Themelore nuk kishin statusin e një dokumenti normativ, na detyruan t'i drejtohemi zhvillimit të një dokumenti normativ që përcakton procedurën e ruajtjes së dokumenteve në arkivat e organizatave.

"Cilat do të jenë komentet?"

Gjatë zhvillimit të draftit të Rregullave të reja, dokumenti u diskutua dy herë gjerësisht midis arkivistëve:

• herën e parë - nga punonjësit e organeve të menaxhimit të arkivave në entitetet përbërëse të Federatës Ruse, arkivat shtetërore dhe komunale;
• herën e dytë - punonjës të organeve federale pushteti ekzekutiv.

Më shumë se 400 vërejtje erdhën vetëm nga arkivat shtetërore dhe komunale. Të gjitha komentet e marra u shqyrtuan me kujdes, dhe në fazën përfundimtare - nga një grup i përkohshëm pune, i cili përfshinte specialistë nga Arkivat Federale dhe VNIIDAD. Duhet theksuar se shumë komente u shkaktuan nga dëshira e arkivistëve për të përshkruar në mënyrë sa më të detajuar proceset individuale të teknologjive arkivore të përdorura për të garantuar sigurinë, kontabilitetin, përpilimin dhe përdorimin e dokumenteve në arkivat e organizatave, të cilat, në parim, ishte e pamundur të bëhej, duke pasur parasysh statusin e Rregullores së re si një dokument normativ.

Në të njëjtën kohë, disa vërejtje ishin të një natyre themelore, për shembull, vërejtja se në seksionin "Kuvendi" të draft Rregullores së re, çështja e shqyrtimit të vlerës së dokumenteve nuk ishte deklaruar vazhdimisht, veçanërisht për shkak të për faktin se janë përjashtuar dispozitat që kanë të bëjnë me nomenklaturën e lëndëve. Duke pasur parasysh që aktualisht forma e nomenklaturës së punëve të organizatës dhe procedura për zhvillimin e saj përcaktohen vetëm në një dokument metodologjik - Rekomandime metodologjike për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në organet federale ekzekutivi, në finalizimin e draftit të Rregullores së re, u vendos që në rubrikën “Kuvendi” të përfshihen dispozitat kryesore për nomenklaturën e lëndëve, duke përfshirë edhe formën e nomenklaturës së lëndëve (nëndarjet e konsoliduara dhe strukturore).

Caktimi i Rregullave të reja

Rregullat e reja janë të destinuara për autoritetet publike, qeveritë vendore, organizatat që krijojnë arkiva për ruajtjen, blerjen, kontabilizimin dhe përdorimin e dokumenteve arkivore të formuara gjatë veprimtarisë së tyre.

Ato nuk zbatohen për organizimin e ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore që përmbajnë informacione që përbëjnë një sekret shtetëror.

Rregullat e reja janë dokument normativ. Statusi i tyre rregullator përcakton kërkesa më të rrepta për përmbajtjen e tyre. Rregullat e nxjerra më parë (shih më lart) përfshinin jo vetëm norma (rregulla, kërkesa), por edhe rekomandime, metoda se si duhet të zbatohen këto norma. Të gjitha dispozitat e natyrës rekomanduese, metodologjike dhe përshkruese përjashtohen nga Rregullat e reja. Pikërisht në këtë pjesë drafti i këtyre Rregulloreve gjatë diskutimit u kritikua nga arkivistët, të cilët vazhdimisht thoshin se Rregullorja duhet të jetë e detajuar dhe të përmbajë jo vetëm vetë rregullat, por edhe mekanizmin e zbatimit të tyre.

Struktura dhe përmbajtja e Rregullave të reja

Rregullat e reja përbëhen nga shtatë seksione:

1. Dispozitat e përgjithshme.
2. Organizimi i ruajtjes së dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore në organizatë.
3. Kontabiliteti i dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore në organizatë.
4. Plotësimi i arkivit me dokumente nga Fondi Arkivor i Federatës Ruse dhe dokumente të tjera arkivore.
5. Organizimi i përdorimit të dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore të organizatës.
6. Transferimi i dokumenteve të organizatës për ruajtje në arkivin shtetëror (komunal).
7. Transferimi i dokumenteve gjatë riorganizimit ose likuidimit të organizatës, ndryshimi i drejtuesit të arkivit të organizatës.

Anekset e Rregullave të reja ofrojnë kontabilitet dhe forma të tjera të dokumenteve të përdorura në arkivat e organizatave.

Sekuenca e seksioneve kryesore të këtyre Rregullave korrespondon me Ligjin Federal Nr. 125-FZ dhe Rregullat e vitit 2007, megjithëse, siç vunë re shumë ekspertë në fazën e diskutimit, do të ishte më logjike të fillonte me blerjen dhe të përfundonte me përdorim.

Seksionet e Rregullave të reja pasqyrojnë funksionet kryesore të arkivit të organizatës:

• organizimi i ruajtjes së dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore;
• kontabiliteti i dokumenteve;
• plotësimi i arkivit të organizatës me dokumente;
• organizimi i përdorimit të dokumenteve arkivore;
• transferimi i dokumenteve për ruajtje në arkivin shtetëror (komunal).

Për më tepër, Rregullat e reja përfshijnë seksionin "Transferimi i dokumenteve në rast riorganizimi ose likuidimi të një organizate, ndryshimi i drejtuesit të arkivit të një organizate".

shënim

Ndryshe nga Rregullat Themelore të 2002, Rregulli Nr. 526 nuk përmban dispozita në lidhje me aspektet organizative Veprimtaritë e vetë arkivit (qëllimet dhe objektivat e arkivit, funksionet, të drejtat e tij, etj. nuk janë të përcaktuara). Qëllimi i tyre kryesor është vendosja e kërkesave për organizimin e proceseve ruajtje arkivore dokumente nga blerja e arkivit të organizatës me dokumente deri te organizimi i përdorimit të dokumenteve.

Le të shohim seksionet në më shumë detaje.

Seksioni I. Dispozitat e Përgjithshme

Përcakton baza ligjore zhvillimin dhe qëllimin e dokumentit, dhe gjithashtu përmban dispozita që përcaktojnë disa bazat organizative aktivitetet e arkivit të organizatës.

Rregullat e reja zbatohen për autoritetet publike, qeveritë lokale dhe organizatat - burimet e blerjes së arkivave shtetërore dhe komunale, gjatë të cilave formohen dokumentet e Fondit Arkivor të Federatës Ruse (në tekstin e mëtejmë - organizata). Dispozitat e këtyre rregullave mund të përdoren gjithashtu nga organizata të tjera shtetërore dhe joshtetërore, në veprimtaritë e të cilave nuk janë formuar dokumente të Fondit Arkivor të Federatës Ruse.

Bazuar në dispozitat e Ligjit Federal Nr. 125-FZ, Rregullat e reja thonë se organet shtetërore, organet e vetëqeverisjes vendore të një rrethi komunal, të rrethit të qytetit dhe të rrethit të brendshëm janë të detyruar të krijojnë arkiva për ruajtjen, blerjen, kontabilitetin dhe përdorimin të dokumenteve arkivore të formuara gjatë veprimtarisë së tyre. Detyrat dhe funksionet e arkivit (arkivit qendror) të organit shtetëror, organit të qeverisjes vendore, organizatës - burimi i marrjes së shtetit, arkivit komunal përcaktohen me rregullore të miratuar nga titullari i organizatës.

shënim

Rregullat e reja nuk zbatohen për organizimin e ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore që përmbajnë informacione që përbëjnë një sekret shtetëror.

Seksioni II. Organizimi i ruajtjes së dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore në organizatë

Përcakton konceptin e fondit arkivor të organizatës dhe llojet e fondeve arkivore të organizatës.

Fondi arkivor i organizatës është pjesë e fondit dokumentar, duke përfshirë dokumente të Fondit Arkivor të Federatës Ruse, dokumente për personelin dhe dokumente të periudhave të ruajtjes së përkohshme (mbi 10 vjet) të përfshira në të dhënat e arkivit. Fondi arkivor ruhet në arkivin e organizatës.

Llojet e fondeve arkivore të organizatës:

• fondin arkivor të organizatës, i përbërë nga dokumente nga Fondi Arkivor i Federatës Ruse dhe dokumente të tjera arkivore;
• një fond i përbashkët arkivor, i përbërë nga dokumente të Fondit Arkivor të Federatës Ruse, të krijuar në rrjedhën e veprimtarive të dy ose më shumë organizatave dhe dokumente të tjera arkivore që kanë lidhje të kushtëzuara historikisht dhe / ose logjikisht me njëra-tjetrën;
• një koleksion arkivor i përbërë nga dokumente individuale arkivore me origjinë të ndryshme, të bashkuara sipas një ose më shumë karakteristikave (tematike, autoriale, specifike, objekti etj.).

Ruajtja e dokumenteve në letër. Klauzola 2.9 e Rregullave të reja thekson: dokumentet arkivore ruhen në mënyrë sistematike brenda fondit arkivor. Njësia e sistemimit të dokumenteve të fondit arkivor në arkivin e organizatës është njësia e ruajtjes. Rregullat përcaktojnë gjithashtu shenjat e sistemimit të njësive të ruajtjes së fondit arkivor:

• strukturore (që i përkasin njësive të magazinimit në njësitë strukturore të organizatës);
• kronologjike (sipas periudhave ose datave të cilave u përkasin njësitë e ruajtjes);
• funksionale, sektoriale, tematike, temë-pyetje (duke marrë parasysh funksionet e organizatës, temat ose çështjet që lidhen me përmbajtjen e njësive të ruajtjes);
• nominale (sipas formës klerikale - llojet dhe llojet e dokumenteve);
• korrespondent (për organizatat, si rezultat i korrespondencës me të cilën u formuan njësitë e ruajtjes);
• gjeografike (sipas territoreve të caktuara, vendbanimet dhe objekte të tjera gjeografike me të cilat lidhet përmbajtja e dokumenteve, autorët e tyre, korrespondentët);
• të autorit (me emrat e organizatave ose emrat e qytetarëve që janë autorë të dokumenteve).

Kërkesat janë vendosur për të siguruar sigurinë e dokumenteve (kushtet normative (optimale) për ruajtjen e dokumenteve; vendosja racionale e dokumenteve në arkiv; kontrollimi i disponueshmërisë dhe gjendjes së dokumenteve, procedura e kërkimit të dokumenteve), duke përfshirë veçoritë e ruajtjes së dokumenteve elektronike

Ruajtja e dokumenteve elektronike. Rregullat përcaktojnë kushtet e detyrueshme duke mbajtur dokumentet e mëposhtme:

• prania në arkivin e organizimit të të paktën dy kopjeve të secilës njësi ruajtjeje të dokumenteve elektronike (kopjet kryesore dhe ato të punës duhet të jenë në pajisje të ndryshme fizike);
• disponueshmëria e mjeteve teknike dhe softuerike të krijuara për të riprodhuar, kopjuar, konvertuar dhe migruar dokumentet elektronike, kontrollin e tyre fizik dhe gjendje teknike;
• sigurimin e mënyrës së ruajtjes së dokumenteve elektronike, duke përjashtuar humbjen, shpërndarjen e paautorizuar, shkatërrimin ose shtrembërimin e informacionit.

Formati i tekstit të dokumenteve elektronike të transferuara për ruajtje në arkivin e organizatës - burimi i blerjes së arkivave shtetërore dhe komunale - PDF / A.

Rregullat parashikojnë që në rast të një ndryshimi në mjedisin e softuerit dhe harduerit dhe vjetërsimit të formateve kompjuterike, dëmtimit të medias, arkivi i organizatës kryen punë për konvertimin e dokumenteve elektronike në formate të reja dhe/ose në media të reja.

Përveç dispozitave të shqyrtuara, ky seksion përcakton procedurën për kontrollin e disponueshmërisë dhe gjendjes së dokumenteve arkivore (klauzola 2.39-2.43), organizimin e kërkimit për dokumente të pazbuluara (klauzola 2.44), procedurën për lëshimin e dokumenteve nga arkivat (klauzola 2.45 -2.48), si dhe procedurën për sigurimin e dokumenteve arkivore gjatë situatat emergjente(Seksioni 2.49).

Kontrollimi i disponueshmërisë dhe statusit të dokumenteve për media letre . Kryer në arkivin e organizatës nga një komision ose të paktën dy punonjës të paktën një herë në 10 vjet, dokumente elektronike - të paktën një herë në 5 vjet.

Sipas pikës 2.11.5 të Urdhrit të vitit 2007, kontrolle të jashtëzakonshme një herë të disponueshmërisë dhe gjendjes së të gjitha dokumenteve të arkivit të organizatës ose të tyre. pjesë të veçanta(grupet) mbahen:

• kur fatkeqësitë natyrore, lëvizje masive dhe rrethana të tjera, si rezultat i të cilave dokumentet arkivore mund të humbasin ose dëmtohen,
• kur ndërrohen kokat e arkivave.

Bazuar në rezultatet e kontrollit, përpilohen aktet e mëposhtme:

• kontrollimi i disponueshmërisë dhe gjendjes së dokumenteve arkivore (Shtojca nr. 3);
• O gabime teknike në dokumentet e kontabilitetit (nëse gjenden) (Shtojca nr. 4);
• për zbulimin e dokumenteve (të palidhura me këtë fond, të pallogaritura) (Shtojca nr. 5).

Procedura për nxjerrjen e dokumenteve nga arkivat. Dokumentet lëshohen në bazë të lejes me shkrim të drejtuesit të arkivit të organizatës ose zëvendësit të tij (nëse arkivi është institucion), drejtuesit të njësisë strukturore të organizatës (nëse arkivi është një njësi strukturore):

• punonjësit ndarjet strukturore organizatat;
• gjyqësore, të zbatimit të ligjit dhe të tjera organet e autorizuara sipas rendit të vendosur;
• përdoruesit e tjerë me kërkesë me shkrim.

Afati për lëshimin e dokumenteve nga arkivi nuk duhet të kalojë:

• një muaj - për përdorim nga punonjësit e organizatës dhe përdoruesit e tjerë;
• gjashtë muaj - tek organet gjyqësore, të zbatimit të ligjit dhe organeve të tjera të autorizuara.

Është e mundur të zgjatet periudha për lëshimin e dokumenteve - me lejen e drejtuesit të organizatës në bazë të një konfirmimi me shkrim të përdoruesit për ruajtjen / ruajtjen e dokumenteve.

Dokumentet Elektronike lëshohen nga arkivat në formën e kopjeve elektronike ose kopjeve në letër.

Dokumentet nga arkivat nuk lëshohen:

1. nëse ka një fond përdorimi;
2. në gjendje të keqe fizike.

Seksioni III. Kontabiliteti i dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore në organizatë

Dedikuar pyetjeve disa dokumente të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumente të tjera arkivore në organizatave.

Siç përcaktohet në pikën 3.1 të Rregullave të reja, të gjitha dokumentet e ruajtura në arkivin e organizatës, përfshirë dokumentet për personelin, kopjet e dokumenteve nga fondi për përdorim (nëse ka) dhe inventarët e rasteve dhe dokumenteve i nënshtrohen kontabilitetit.

Njësitë kryesore të kontabilitetit të dokumenteve arkivore janë:

Çdo njësie ruajtëse i caktohet një numër llogarie, i cili është pjesë e shifrës së arkivit.

Fjalori ynë

Shifra arkivore- një emërtim i aplikuar në këndin e poshtëm majtas për çdo njësi ruajtjeje për të siguruar kontabilitetin dhe identifikimin - përbëhet nga: numri i fondit të arkivit; numrat e inventarit të lëndëve, dokumenteve; numri i njësisë së ruajtjes.

Shifra arkivore e dokumenteve elektronike të ruajtura në media elektronike të veçanta tregohet në insertin e bashkangjitur në kutinë e medias. Shifra arkivore e dokumenteve elektronike të ruajtura në sistemin e informacionit të arkivit është pjesë e përshkrimit meta ( element i detyrueshëm përshkrimi) i kontejnerit të dokumentit elektronik.

Informacioni për njësitë e kontabilitetit të arkivit pasqyrohet në dokumentet e kontabilitetit. Një dispozitë e re e Rregullave në organizimin e kontabilitetit të dokumenteve është dispozita për ndarjen e dy grupeve të dokumenteve të kontabilitetit në arkivin e organizatës: kryesore (të detyrueshme) dhe ndihmëse.

Përbërja e dokumenteve kryesore (të detyrueshme) të kontabilitetit të arkivit të organizatës përfshin:

• libri i kontabilitetit për marrjen dhe asgjësimin e lëndëve, dokumenteve (Shtojca nr. 11);
• lista e fondeve (Shtojca nr. 12);
• fletën e fondit (Shtojca nr. 13);
• inventarizimi i lëndëve, dokumenteve (shtojcat nr. 14-16);
• regjistri i inventarëve (Shtojca nr. 19).

Format e inventarizimit të lëndëve elektronike jepen në shtojcat nr. 17, 18 të Rregullores së re.

Përbërja e dokumenteve kontabël ndihmëse nuk është e rregulluar, çdo arkiv ka të drejtë të përdorë si ndihmës ato formularë kontabël që i nevojiten për shkak të specifikave të dokumenteve në ruajtje, ose për arsye të tjera.

Rregullat gjithashtu përcaktojnë që arkivi i organizatës mund të mbajë regjistrime në një mënyrë të automatizuar duke përdorur bazat e të dhënave të kontabilitetit (DB) (shih pikën 3.13). Bazat e të dhënave të kontabilitetit të arkivit të organizatës - burimi i blerjes së arkivit shtetëror (komunal) duhet të jetë në përputhje me bazat e të dhënave përkatëse të kontabilitetit të arkivave shtetërore (komunale) dhe organeve të menaxhimit të arkivit.

Seksioni IV. Plotësimi i arkivit me dokumente nga Fondi Arkivor i Federatës Ruse dhe dokumente të tjera arkivore

të përkushtuar çështjet e plotësimit të arkivit të organizatës me dokumente nga Fondi Arkivor i Federatës Ruse dhe dokumente të tjera arkivore. Blerja e arkivit të organizatës është një rimbushje sistematike e arkivit me dokumente të ndarjeve strukturore të organizatës.

Është vërtetuar se dokumentet e Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumentet e periudhave të përkohshme (mbi 10 vjet) të ruajtjes, përfshirë. dokumentet për personelin transferohen në arkivin e organizatës jo më herët se një vit dhe jo më vonë se tre vjet pas përfundimit të çështjeve në punë në zyrë. Përjashtim bëjnë dokumentet për personelin e punonjësve shtetërorë civilë dhe komunalë të shkarkuar nga shërbimi - ato transferohen në arkivin e organizatës pas 10 vjetësh nga data e shkarkimit të punonjësve.

shënim

Rastet e periudhave të ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirë), siç është vendosur prej kohësh në praktikën e arkivave të organizatave, nuk transferohen në arkiv, ato ruhen në njësitë strukturore të organizatës dhe pas skadimit të periudhat e ruajtjes i nënshtrohen shkatërrimit në mënyrën e përcaktuar.

Rregullat e reja thonë se lëndët transferohen në arkivin e organizatës pas ekzaminimit të vlerës së tyre. Për këtë arsye, ky seksion përcakton procedurën për kryerjen e ekzaminimit të vlerës së dokumenteve, përgatitjen e rasteve për transferim në arkivin e organizatës, përpilimin e inventarit të rasteve të njësive strukturore, në bazë të të cilave lëndët transferohen në arkiv. të organizatës, dhe gjithashtu thekson se para ekzaminimit të vlerës së dokumenteve në mënyrën e përcaktuar, dokumentet e asgjësimit janë të ndaluara.

Në dispozitat e seksionit, tërhiqet vëmendja për faktin se inventarët për rastet e ruajtjes së përhershme dhe për personelin, aktet për shkatërrimin e dokumenteve konsiderohen në një mbledhje të komisionit të ekspertëve (KE) të organizatës, si rregull, njëkohësisht. . Bazuar në rezultatet e shqyrtimit, KE koordinon inventarët e rasteve, dokumentet e ruajtjes së përhershme dhe personelin dhe vepron për ndarjen e dokumenteve për shkatërrim.

Organizatat - burimet e përvetësimit të arkivit shtetëror (komunal) paraqesin inventar të dokumenteve afat të përhershëm magazinimi dhe personeli (seksionet vjetore), të miratuara nga KE-ja e organizatës, për t'u shqyrtuar nga komisioni i verifikimit të ekspertëve (EPC) të institucionit arkivor:

• periudha e përhershme e ruajtjes - për miratim;
• mbi personelin - për marrëveshje.

Pas inventarizimit të rasteve, dokumentet miratohen dhe bien dakord nga EPC, këto inventarë dhe akti për ndarjen për asgjësimin e dokumenteve që nuk janë objekt ruajtjeje miratohen nga titullari i organizatës. Më tej, rastet e caktuara sipas aktit për shkatërrim mund të shkatërrohen.

Organizatat, aktivitetet e të cilave nuk krijojnë dokumente të Fondit Arkivor të Federatës Ruse, nuk duhet të koordinojnë inventarin e rasteve nga personeli me EPC-në e institucionit arkivor.

shënim

Klauzola 4.13 e Rregullave të reja përcakton se skedarët elektronikë me periudha të ruajtjes së skaduar i nënshtrohen ndarjes për shkatërrim për bazat e përbashkëta, pas së cilës ato shkatërrohen fizikisht ose asgjësohen nga softueri dhe hardueri me shënimin përkatës në akt.

Vëmendje e veçantë në këtë seksion të Rregullave i kushtohet nomenklaturës së punëve të organizatës. Sipas parimeve të tij kryesore:

• rregullon klasifikimin (grupimin) e dokumenteve të ekzekutuara në skedarë (skedarë elektronikë) dhe është dokumenti kryesor i kontabilitetit që pasqyron përbërjen dhe organizimin e fondit dokumentar të organizatës;
• është bazë për përpilimin e inventarizimit të lëndëve, dokumenteve të periudhave të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet), si dhe për regjistrimin e rasteve të periudhave të ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirë);
• është zhvilluar në bazë të listave standarde, departamentale dhe të tjera të dokumenteve që tregojnë periudhat e ruajtjes, akte të tjera rregullatore ligjore, si dhe nomenklaturë standarde dhe shembullore të çështjeve;
• është hartuar në formën e përcaktuar (Shtojca nr. 25) mbi bazën e nomenklaturës së rasteve të ndarjeve strukturore (Shtojca nr. 26).

Organizatat - burimet e marrjes së arkivave shtetërore (komunale) një herë në pesë vjet bashkërendojnë nomenklaturën e çështjeve me KQZ-në (KE) të organizatës dhe e paraqesin për miratim nga KPE-ja përkatëse ose arkivi shtetëror (komunal), në përputhje me kompetencat që i janë dhënë. Organizatat, aktivitetet e të cilave nuk krijojnë dokumente të Fondit Arkivor të Federatës Ruse, miratojnë vetë nomenklaturën e çështjeve.

Rregullat vendosin rendin trajnimi për transferim në arkivin e organizatës së dokumenteve elektronike. Në veçanti, parashikohet që të përpilohen inventarë të veçantë për njësitë e ruajtjes së dokumenteve elektronike të ruajtjes së përhershme, periudhat e ruajtjes së përkohshme (mbi 10 vjet), përfshirë. nga personeli. Format e inventarizimit të lëndëve elektronike, siç e kemi thënë tashmë, jepen në shtojcat nr. 17, 18 të Rregullores së re.

Seksioni V. Organizimi i përdorimit të dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore të organizatës

Ky seksion përcakton rregullat në lidhje me organizimin e përdorimit të dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore të organizatës. Dispozitat kryesore të Rregullave në këtë pjesë janë si më poshtë:

Për informacionin tuaj

Rregullat e reja përcaktojnë format e përdorimit të dokumenteve arkivore. Ato kryesore janë:

mbështetje informative e punonjësve të organizatës;

ekzekutimi i kërkesave të përdoruesve, përfshirë. kërkesat e qytetarëve të natyrës sociale dhe juridike;

lëshimi i dokumenteve dhe rasteve për përdorim të përkohshëm, sigurimi i kopjeve të dokumenteve arkivore me kërkesë të përdoruesve, përfshirë. në formën e dokumenteve elektronike.

Vëmendje e veçantë në Rregullat e reja i kushtohet organizimit të punës me kërkesat e përdoruesve. Përcaktuar:

• llojet e kërkesave (natyra tematike dhe socio-juridike);
• kërkesat për një kërkesë me shkrim (forma e saj, përbërja e informacionit që duhet të përmbahet në kërkesë);
• procedura e punës me kërkesat (afatet e regjistrimit, shqyrtimi, ridrejtimi i kërkesave jo thelbësore, përgatitja e përgjigjeve ndaj kërkesave të përdoruesve në formën e një referencë arkivore, një ekstrakt arkivor dhe një kopje arkivore);
• tiparet e organizimit të punës me kërkesat e marra nëpërmjet internetit.

Rregullat e reja përcaktojnë rastet në të cilat arkivi mund të refuzojë të lëshojë dokumente arkivore:

• disponueshmëria e një fondi përdorimi;
• gjendje e keqe fizike e dokumenteve;
• dokumentet nuk janë përshkruar shkencërisht dhe dizajn teknik(deri në përfundimin e këtyre punimeve);
• kufizimet e përdorimit të përcaktuara nga legjislacioni i Federatës Ruse ose krijuesi i fondit.

R seksioni IV. Transferimi i dokumenteve të organizatës për ruajtje në arkivin shtetëror (komunal).

Përcakton procedurën e transferimit të dokumenteve të organizatës për ruajtje në arkivin shtetëror (komunal). Ky seksion përcakton se:

• organizatat - burimet e blerjes së arkivave shtetërore (komunale) pas skadimit të ruajtjes së përkohshme të dokumenteve të Fondit Arkivor të Federatës Ruse në arkiv, organizatat i transferojnë ato për ruajtje të përhershme në arkivin përkatës shtetëror (komunal) në përputhje me Rregullat. nr 19;
• Organizatat shtetërore dhe joshtetërore që nuk janë burime të blerjes së arkivave shtetërore (komunale) mund të transferojnë dokumentet e Fondit Arkivor të Federatës Ruse, të formuar në veprimtaritë e tyre, në arkivat shtetërore (komunale) në bazë të marrëveshjeve.

Rregullat e reja vendosin procedurën për transferimin e dokumenteve. Ata theksojnë se dokumentet transferohen për ruajtje të përhershme në mënyrë të rregullt me ​​aparatin përkatës të referencës shkencore dhe transferimi i dokumenteve në arkivin shtetëror (komunal) zyrtarizohet me akt pranimi dhe transferimi të dokumenteve për ruajtje (Shtojca nr. 30 ).

Seksioni VII. Transferimi i dokumenteve gjatë riorganizimit ose likuidimit të organizatës, ndryshimi i drejtuesit të arkivit të organizatës

Përcakton rendin transferimi i dokumenteve gjatë riorganizimit ose likuidimit të organizatës, ndryshimi i drejtuesit të arkivit të organizatës. Ky seksion përcakton se transferimi i dokumenteve të organizatës së likuiduar është përgjegjësi e komisionit të formuar për transferimin e punëve dhe pronës.

Në rast likuidimi të organizatave - burime të marrjes së arkivave shtetërore (komunale), në komisionin e likuidimit përfshihet një përfaqësues i arkivit shtetëror (komunal).

Kur ndryshoni drejtuesin e arkivit të organizatës (personi përgjegjës për arkivin e organizatës), pranimi dhe transmetimi i dokumenteve nga arkivi, kontabiliteti dhe aparate referimi shkencore ndaj tyre kryhet sipas aktit.

Përmbledhje

1. Rregullat e reja janë komplekse rregulloret, duke mbuluar të gjitha proceset kryesore të kryera nga arkivi i organizatës:

• organizimi i ruajtjes së dokumenteve,
• arkivimin e dokumenteve,
• arkivimin e dokumenteve
• përdorimi i dokumenteve arkivore.

2. Meqenëse këto Rregulla janë një dokument normativ, është e mundur që në procesin e zbatimit të tij në praktikë, të ketë nevojë për një shtesë metodologjike të dokumentit (zhvillimi i rekomandimeve, udhëzime sipas Rregullave në tërësi ose seksione të veçanta rregullat).

3. Dallimi kryesor themelor ndërmjet Rregullave të reja dhe dokumenteve të tjera është se këto Rregulla janë një dokument normativ. Rregullat Themelore të vitit 2002 kanë natyrë këshilluese, Rregullat Themelore të vitit 1985 ishin një dokument rregullator dhe metodologjik. Për këtë arsye, rregullat e reja janë shumë më të vogla në shtrirje: ato përmbajnë vetëm ato dispozita (rregulla, kërkesa) që duhet të zbatohen në pa dështuar. Gjithçka tjetër – pra si të bëhet – është në mëshirën e arkivistëve.

4. Mund të themi se kërkesat janë bërë më të pakta. Reduktuar numrin e formave të dokumenteve që janë të detyrueshme. Më parë, kishte më shumë se 40 prej tyre: në formularët e Rregullave Bazë Nr. 263 - 44, në Rregullat Themelore - 48, tani, në Rregullat e reja - 30. Kjo do të thotë që arkivat mund të përdorin formularët e tyre, nëse është e nevojshme . Në praktikë, ishte.

5. Rregullat e reja fokusohen kryesisht në organizatat që janë burime të blerjes së arkivave shtetërore dhe komunale, por kjo nuk është e përcaktuar drejtpërdrejt në dokument, kështu që është më e saktë të thuhet se rregullat u drejtohen organizatave që kanë të tyren. Arkivi.

Miratuar me urdhër të Arkivit Kryesor të BRSS, datë 5 shtator 1985 Nr. 263 (në tekstin e mëtejmë - Rregullat Themelore të 1985). Në fakt, ata e humbën forcën e tyre me publikimin e urdhrit të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 31 mars 2015, nr. 526, e cila miratoi Rregullat e reja që konsiderojmë në artikull.

Artikulli do të shqyrtojë një nga rregulloret më të rëndësishme lokale për ruajtjen e dokumenteve - udhëzime për përgatitjen dhe transferimin e skedarëve në arkivin e organizatës. Ky udhëzim është po aq i nevojshëm si për punonjësit e sektorëve strukturorë ashtu edhe për punonjësit e institucionit arsimor parashkollor. Së pari, sepse është udhëzues hap pas hapi për përpunimin e dokumenteve gjatë përgatitjes së tyre për ruajtje, dhe e dyta - sepse i imponon këto përgjegjësi divizioneve të organizatës dhe u jep atyre të drejtën që t'u kërkojnë atyre të transferojnë rastet e rregulluara dhe të ekzekutuara në mënyrë korrekte në arkiv. Një shembull i udhëzimit është dhënë në artikull.

Meqenëse nuk ka një formë të unifikuar dhe të detyrueshme për të gjitha organizatat e udhëzimeve për përgatitjen dhe transferimin e dokumenteve në arkivin e një organizate, secila kompani e zhvillon atë në mënyrë të pavarur, bazuar në traditat dhe nevojat e veta për ruajtjen e dokumenteve. Si bazë për zhvillimin e udhëzimeve, përdoren Rregullat Themelore për funksionimin e Arkivave të Organizatave (miratuar me vendim të Kolegjiumit të Arkivave Federale më 06.02.2002, më tej në artikull - "Rregullat themelore").

Udhëzimi në fjalë përshkon rrugën e zakonshme lokale. akt normativ: punonjësi i arkivit harton draftin e tij, i cili është në përputhje me të interesuarit zyrtarët dhe miratohet nga drejtuesi i organizatës. Të gjitha njësitë strukturore duhet të marrin një kopje të udhëzimeve.

Një shembull i udhëzimeve për përgatitjen dhe transferimin e dokumenteve në arkiv

Këtu është një shembull udhëzimi për përgatitjen dhe transferimin e dokumenteve në arkivat e një organizate të zakonshme joqeveritare. Pas shembullit, do të komentojmë dispozitat e udhëzimit lidhur me çështjet e pranimit të dokumenteve me afat të shkurtër ruajtjeje në arkiv, si dhe ruajtjen dhe asgjësimin e dokumenteve elektronike.

përgatitjen dhe transferimin e dokumenteve në arkiv

• Rregullat kryesore për punën e arkivave të organizatave (miratuar me vendim të Kolegjiumit të Arkivave Federale të 6 shkurtit 2002) (në tekstin e mëtejmë - Rregullat Themelore).
• Një listë e dokumenteve tipike arkivore menaxheriale të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive vendore dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse, datë 25 gusht 2010 Nr. 558) .
• Një listë e dokumenteve tipike arkivore të krijuara në veprimtaritë shkencore, teknike dhe prodhuese të organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës dhe komunikimet masive Federata Ruse e datës 31 korrik 2007 Nr. 1182).
• Nomenklatura e punëve të Shoqërisë.
• Rregullore për komisionin e ekspertëve të Shoqërisë (miratuar nga Drejtori i Përgjithshëm më 30 Tetor 2014).
• Udhëzime për punën në zyrë të Shoqërisë (miratuar me urdhër nr. 12 datë 17.01.2014).

1. Përbërja e dokumenteve që do të transferohen në arkiv
   1. Arkivi i Shoqërisë plotësohet me rastet e ruajtjes së përkohshme, të përhershme, si dhe dosjet e personelit.
   2. Skedarët e ruajtjes së përkohshme me një periudhë ruajtjeje prej 5 vjetësh ose më shumë transferohen në arkivin e Shoqatës. Skedarët me një periudhë ruajtjeje deri në 5 vjet ruhen në seksionet strukturore të Kompanisë dhe, pas skadimit të periudhës së ruajtjes, asgjësohen në mënyrën e përcaktuar (shih seksionin 4 të këtij Udhëzimi).

1. Ekzaminimi i vlerës së dokumenteve
   1. Ekzaminimi i vlerës së dokumenteve (në tekstin e mëtejmë KE) është studimi i dokumenteve bazuar në kriteret për vlerën e tyre me qëllim përcaktimin e kushteve të ruajtjes së dokumenteve dhe përzgjedhjen e tyre për ruajtje të përhershme.
   2. EC mbahet në kompani çdo vit.
   3. KE kryhet në bazë të nomenklaturës së rasteve të Kompanisë.
   4. Gjatë KE-së, kryhet si më poshtë:
      1. përzgjedhja e dokumenteve për transferim në arkivin e Shoqatës;
      2. përzgjedhja dhe ndarja nga dosjet e dokumenteve që nuk i nënshtrohen ruajtjes arkivore (projekte, kopje, dokumente që nuk janë objekt transferimi në arkiv në përputhje me seksionin 2 të këtij udhëzimi);
      3. caktimi për asgjësimin e dosjeve dhe dokumenteve, periudha e ruajtjes së të cilave ka skaduar.
   5. Bazuar në rezultatet e KE-së, përpilohen këto:
      1. për dokumentet për të cilat është marrë vendim për kalimin në arkiv - listat e dorëzimit të lëndëve (Shtojca 1);
      2. për dokumentet të cilave u ka skaduar afati i ruajtjes dhe që njihen si pa vlerë shkencore dhe historike dhe kanë humbur rëndësinë e tyre praktike - aktet për ndarjen për asgjësimin e lëndëve dhe dokumenteve të cilave u ka skaduar periudha e ruajtjes (Shtojca 2);
      3. për dokumentet e humbura - aktet e moszbulimit të dokumenteve, rrugët e kërkimit për të cilat janë ezauruar (Shtojca 3).

1. Shkatërrimi i dokumenteve
   1. Shkatërrimi i dokumenteve është procesi i eliminimit të dokumenteve pa mundësi rikuperimi.
   2. Aktet për ndarjen për asgjësimin e lëndëve dhe dokumenteve, afati i ruajtjes së të cilave ka skaduar (Shtojca 2), miratohen nga Drejtori i Përgjithshëm i Shoqërisë.
   3. Dokumentet duhet të shkatërrohen në mënyrë të tillë që të ruhet konfidencialiteti i çdo informacioni që ato përmbajnë.
   4. Dokumentet elektronike mund të shkatërrohen si nga shkatërrimi fizik i medias ashtu edhe nga riformatimi ose rishkrimi i medias. Nëse është e nevojshme, specialistë të Departamentit të Teknologjisë së Informacionit të Kompanisë përfshihen në procedurën e shkatërrimit të dokumenteve elektronike.

1. Marrja dhe ekzekutimi i dosjeve dhe dokumenteve për transferim në arkiv
   1. Arkivimi përfshin operacionet e mëposhtme:
      1. renditja e dokumentacionit për të ndarë nga dosjet dokumentet të cilave u ka skaduar periudha e ruajtjes, dublikatat, kopjet, etj.;
      2. verifikimi i korrektësisë së sistematizimit të dokumenteve brenda rasteve;
      3. kontrollimi i plotësisë së lëndëve;
      4. verifikimi i korrektësisë së ekzekutimit të dokumenteve të përfshira në çështje (disponueshmëria e të gjitha detajeve të nevojshme, nënshkrimeve, vizave).
   2. Nëse dosja përmban korrespondencë, dokumentet grupohen në mënyrë kronologjike ose në bazë të kërkesë-përgjigjes. Nëse rasti përmban korrespondencë për disa çështje kryesore, dokumentet grupohen veçmas për secilën prej tyre dhe grupet ndahen nga njëri-tjetri me ndarës.
   3. Aplikimet dorëzohen direkt pas dokumenteve kryesore. Shtojcat-objektet (CD, flash cards, etj.), ose bashkëngjitjet që mund të dëmtohen (foto, diagrame) vendosen në një zarf, i cili ngjitet pas dokumentit kryesor.
   4. Dokumentet në dosje janë të renditura në atë mënyrë që dokumentet e muajit janar janë në fillim të dosjes (vëllimi), dhe dokumentet e muajit dhjetor janë në fund.
   5. Skedari duhet të përmbajë jo më shumë se 250 fletë. Nëse vëllimi i kasës është më i madh, ai ndahet në vëllime.
   6. Nëse vëllimi i kasës është i vogël, lejohet plotësimi i tij së bashku me kutitë e tjera, me kusht që të gjitha kaset e kompletit të kenë të njëjtat periudha ruajtjeje. Gjatë kapjes së rasteve të tilla, ndërmjet tyre futen ndarës, të cilët tregojnë indeksin dhe titullin e secilit prej rasteve.
   7. Dokumentet elektronike ruhen në media të jashtme të ruajtjes.
   8. Emri i dosjes së dokumentit elektronik duhet të korrespondojë plotësisht me titullin e çështjes sipas nomenklaturës.
   9. Skedarët e dokumenteve elektronike me të njëjtën periudhë ruajtjeje vendosen në një medium ruajtjeje.
   10. Një transportues informacioni me dosje të dokumenteve elektronike futet në një zarf. Zarfi tregon indeksin dhe titullin e secilit prej rasteve.

1. Paraqitja e një rasti për arkivim
   1. Në varësi të kushteve të ruajtjes, bëhet regjistrimi i plotë ose i pjesshëm i lëndëve. Rastet me një periudhë ruajtjeje prej 10 vjetësh ose më shumë i nënshtrohen regjistrimit të plotë.
   2. Regjistrimi i plotë përfshin:
      1. Paraqitja ose lidhja e çështjes.

Dokumentet që përbëjnë çështjen janë depozituar në 4 shpime në një kopertinë të fortë prej kartoni ose të lidhur, duke marrë parasysh mundësinë e leximit falas të tekstit të të gjitha dokumenteve, datave, vizave dhe rezolutat mbi to. Gjatë përgatitjes së rasteve për depozitim (lidhje), fiksuesit metalikë (kunjat, kapëse letre) hiqen nga dokumentet.

1. Numërimi i fletëve në rast.

Numërimi i fletëve brenda kutisë bëhet në këndin e sipërm djathtas të secilës fletë me një laps të thjeshtë me numra arabë. Dokumentet e paraqitura në çështje me numërimin e tyre të fletëve (përfshirë botimet e shtypura) janë të numëruara në rendit të përgjithshëm. Nëse rasti përbëhet nga disa vëllime, secili prej tyre numërohet veçmas. Nëse ka zarf me shtojcë të paqepur (diagramë, fotografi), numërohet vetëm zarfi, pavarësisht nga numri i fletëve të shtojcës. Rastet që përmbajnë dokumente të të njëjtit lloj që kanë numërimin e tyre bruto (për shembull, porositë) nuk janë të numëruara. Inventari i brendshëm ka një numërim të veçantë. Fleta e mbishkrimit të vërtetimit dhe ndarësit brenda kutisë nuk janë të numëruara.

1. Hartimi, në rastet e nevojshme, inventari i brendshëm dokumentet e çështjes (Shtojca 4).

Inventari i brendshëm është përpiluar për të llogaritur dokumentet e ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet), llogaritja e të cilave shkaktohet nga specifikat e këtij dokumentacioni, si dhe për të llogaritur rastet e formuara nga dokumentet, titujt e të cilëve nuk zbulojnë specifikat e tyre. përmbajtjen.

1. Hartimi i një mbishkrimi vërtetues (fletë vërtetuese) të çështjes (Shtojca 5).

Në fund të çështjes, depozitohet një fletë mbishkrimi i vërtetimit. Fleta e vërtetimit tregon numrin e fletëve të lëndëve dhe inventarin e brendshëm (nëse ka), përcaktohet gjendja e dokumentacionit në çështje. Mbishkrimi i vërtetimit është i datës dhe i firmosur nga titullari i njësisë strukturore që paraqet çështjen.

1. Regjistrimi i detajeve të kopertinës së çështjes (emri i njësisë strukturore, indeksi dhe titulli i çështjes, afatet e dokumenteve në çështje, numri i fletëve).

Titulli i dosjes arkivore duhet të përputhet rreptësisht me nomenklaturën e dosjeve dhe të pasqyrojë përmbajtjen e dokumentacionit që përmban dosje. Për çështjet e përpiluara sipas parimit tematik, këshillohet që të hartohet një titull i detajuar (me një listë çështjesh të cilave u kushtohet dokumentacioni i çështjes). Kufizimi i aksesit në informacionin e rastit pasqyrohet edhe në titull. Titulli shkruhet në formular dhe ngjitet në kopertinën e dosjes.

Detajet e titullit:

• Emri i Kompanise;
• emri i njësisë strukturore (menaxhimi, departamenti);
• indeksi i rasteve sipas nomenklaturës;
• numri i çështjes (vëllimi), nëse është e nevojshme;
• titulli i çështjes
• shënim për dokumentet e çështjes (për rastet e ruajtjes së përhershme që përmbajnë dokumente veçanërisht të vlefshme);
• datat e fundit të çështjes (vëllimi);
• numrin e fletëve të arkivave (vëllimeve);
• periudha e ruajtjes së kasës (vëllimi).
  1. Rastet e ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirëse) i nënshtrohen regjistrimit të pjesshëm: lejohet të mos sistemohen dokumentet në çështje, të mos numërohen fletët e çështjes, të mos hartohen shënime vërtetimi.

1. Procedura për transferimin e lëndëve në arkiv
   1. Transferimi i dosjeve për ruajtjen arkivore kryhet sipas listës së dorëzimit (Shtojca 1).
   2. Gjatë plotësimit të inventarit, të dhënat e mëposhtme i transferohen atij nga kopertina e secilit rast:

7.2.1. titulli i lëndës pa shkurtesa;

7.2.3. datat e afatit të rastit;

7.2.4. numri i fletëve të lëndës.

1. Nëse rasti përbëhet nga disa vëllime, çdo vëllim futet në inventar nën numrin e tij serik.
2. Lista e dërgesave për lëndët e përgatitura nga njësia strukturore për arkivim hartohet në dy kopje dhe miratohet nga titullari i njësisë strukturore. Të dy kopjet e inventarit, së bashku me kutitë e përgatitura për ruajtje arkivore, kalohen në arkiv.
3. Gjatë pranimit të çështjeve, një punonjës i arkivit të Shoqatës kontrollon lëndët e transferuara me listën e pranimit dhe bën një procesverbal të pranimit, pas së cilës një kopje e listës së pranimit transferohet në njësinë strukturore.

Shtojca 1 Kompani me përgjegjësi të kufizuar "Altair" (SHPK "Altair") __________________________________________________________________________ (emri i ndarjes) PËRSHKRIMI I FURNIZIMIT rastet për ________________ vit "___" ___________ 201__ Nr. ____ Nr. p / fq Indeksi i rasteve sipas nomenklaturës Titulli i lëndës sipas nomenklaturës Afatet Afati i ruajtjes Numri i fletëve shënim Rastet në masën ______________________________________ njësi. kurriz depozituar: (me numra dhe fjalë) "___" ______________ 20___ Rastet në shumën ________________________________________________ njësi. kurriz për ruajtje (me numra dhe fjalë) "___" ______________ 20___ PAKONI Protokolli KE i datës "____" _________ 20_____ № _____________ "___" ______________ 20___

Shtojca 2 tek Udhëzimet për përgatitjen dhe transferimin e dokumenteve në arkiv (miratuar CEO OOO "Altair" 26.12.2014) MIRATOJE Drejtori i Përgjithshëm i LLC "Altair" N.S. Rybakov "___" ______________ 20__ për ndarjen për asgjësimin e dokumenteve, nuk i nënshtrohet ruajtjes së mëtejshme "___" ___________ 201__ Nr. ____ Bazuar në nomenklaturën e rasteve, Altair LLC u përzgjodh për shkatërrim si pa vlerë shkencore dhe historike dhe duke humbur rëndësinë e tij praktike. dokumentet e mëposhtme ________________________________________________ SH.PK "Altair": (emri i njësisë strukturore) Nr. p / fq Titulli i rastit ekstreme datat Numrat e inventarit Indeksi i lëndës sipas nomenklaturës ose numri i lëndës sipas inventarit Sasia njësive kurriz Afati i ruajtjes dhe numrat e artikujve sipas listës shënim Totali: _____________________________________ njësi. kurriz për vite (me numra dhe fjalë) "___" ______________ 20___ PAKONI Protokolli CI i organizatës nga "___" ______________ 20___ № ____________ Dokumentet në sasi: _________________________________________________________________ (me numra dhe fjalë) shkatërruar nga _____________________________________, për të cilin është hartuar (bashkëngjitur) akti i datës "___" ______________ 20___ Nr. ____________. "___" ______________ 20___

Shtojca 4 tek Udhëzimet për përgatitjen dhe transferimin e dokumenteve në arkiv (miratuar nga Drejtori i Përgjithshëm i Altair LLC më 26 dhjetor 2014) PËRSHKRIMI I BRENDSHËM dokumentet e çështjes _________________________________________________________________ (emri i rastit) ____________________________________________________________________________ (emri i ndarjes) ne një vit Nr. p / fq Indeksi i dokumentit Data e dokumentit Titulli i dokumentit Numri i njësive të fletëve. kurriz shënim Gjithsej: _________________________________________________ dokumentet (me numra dhe fjalë) Numri i fletëve të inventarit të brendshëm të ________________________________ dokumenteve "___" ______________ 20___ "___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

Udhëzimi i dhënë është universal dhe mund të transformohet nga çdo organizatë për t'iu përshtatur nevojave të veta.

Dispozitat e udhëzimit që devijojnë nga normat e përcaktuara me Rregullat Themelore

Klauzola 2.2. Udhëzimet përmbajnë informacion që skedarët me një periudhë ruajtjeje prej pesë vjetësh ose më shumë përfshihen në arkiv. Sipas Rregullave Bazë, dokumentet me një periudhë ruajtjeje prej 10 vjetësh ose më shumë duhet të dorëzohen në arkiv, dhe dosjet me periudha më të shkurtra të ruajtjes duhet të lihen në ndarjet strukturore. Megjithatë, departamentet janë aktualisht organizatat tregtare priren të arkivojnë sa më shumë dokumente, ndërkohë që rrallë marrin parasysh periudhën e ruajtjes së tyre.

Nëse madhësia e dhomës së arkivit ju lejon të merrni të gjitha dokumentet që njësitë strukturore të kompanisë dëshirojnë të dorëzojnë, dhe në arkiv punojnë mjaft njerëz të cilët mund të përpunojnë dokumentet e marra dhe të organizojnë ekzaminimin dhe shkatërrimin e tyre në kohën e duhur. , atëherë nuk ka probleme. Pra, në shembullin tonë, konstatohet se arkivi i organizatës pranon raste me një periudhë ruajtjeje 5 vjet ose më shumë.

Paragrafët 4.4., 5.7. – 5.10. udhëzimet përmbajnë informacion në lidhje me ruajtjen dhe shkatërrimin e dokumenteve elektronike. NË vitet e fundit Gjithnjë e më shumë ka pyetje se si të ruhen dokumentet elektronike dhe kopjet e dokumenteve në formë elektronike.

Vini re se një dokument elektronik dhe një kopje elektronike e një dokumenti nuk janë e njëjta gjë. Një dokument elektronik është “informacion i dokumentuar i paraqitur në formë elektronike, pra në një formë të përshtatshme për perceptimin njerëzor duke përdorur elektronikë kompjuterët, si dhe për transmetimin mbi rrjetet e informacionit dhe telekomunikacionit ose përpunimin në sistemet e informacionit". Shembulli më i thjeshtë i një dokumenti elektronik është një skedar log i mbajtur në Excel ose Access. Pas përfundimit, ai nuk printohet, por ruhet në mënyrë elektronike.

Art. 2, Ligji Federal i 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit"

Përkundër faktit se Rregullat Themelore kërkojnë që kopjet origjinale të dokumenteve të vendosen në dosje, në Kohët e fundit ka një tendencë për të ruajtur shtesë kopjet e tyre elektronike. Me fjalë të tjera, dokumentet e përfunduara të dokumenteve skanohen për t'u transferuar në arkiv. Skedarëve të marrë si rezultat i skanimit u caktohen periudha individuale të ruajtjes, të cilat tejkalojnë ndjeshëm periudhat e ruajtjes për origjinalet e tyre në letër. Si rregull, kopjet e skanuara ruhen përgjithmonë. Nëse flasim për avantazhet e ruajtjes së kopjeve elektronike të dokumenteve, ato janë të dukshme: mediat e jashtme elektronike zënë një hapësirë ​​minimale dhe në të njëjtën kohë mund të përmbajnë terabajt informacion.

Organizata ka të drejtë të vendosë vetë se cilat dokumente do të kopjohen në mënyrë elektronike përpara se të transferohen në arkiv. Natyrisht, dokumentet duhet të skanohen përpara se të lidhen në vëllime. Dokumentet mund të skanohen si nga specialistët e vetë njësisë ashtu edhe nga punonjësit e shërbimit DOE.

transportuesit informacion elektronik të ruajtura në zarfe të nënshkruara në mënyrë analogjie me vëllime letre. Këshillohet që të vendosni dokumente me të njëjtat periudha ruajtjeje në një medium elektronik.

Një lexues i vëmendshëm që njeh mirë rregulloret federale për punën në zyrë dhe arkivat, do të vërehen disa devijime nga traditat e ruajtjes arkivore dhe format e dokumenteve të përcaktuara nga Rregullat Themelore. Ka disa arsye për këtë.

Së pari, shumica e organizatave joqeveritare nuk janë burime të blerjes së arkivave shtetërore, dhe për sa i përket ruajtjes së dokumenteve ato "zihen në lëngun e tyre", duke rënë në kontakt me arkivat shtetërore, për shembull, vetëm kur transferojnë dokumente për personelin gjatë likuidimit. të organizatës. Prandaj, detaje të tilla mund të përjashtohen nga format e dokumenteve, si p.sh.: një shënim për miratimin e inventarizimit të çështjeve për personelin e EPC-së në aktin për ndarjen për asgjësimin e dokumenteve që nuk janë objekt i ruajtjes (Shtojca 2 të Udhëzimit).

Së dyti, të njëjtat kompani joshtetërore shpesh nuk mund të përballojnë të mbajnë dosje në nënndarje për 10 vjet ose më shumë. Disa departamente të kompanisë i arkivojnë dokumentet hyrëse menjëherë pasi ato hiqen nga kontrolli, thjesht sepse nuk ka vend në zyrë apo në ambientet e pritjes për t'i ruajtur ato. Të gjitha këto dokumente që hyjnë në arkiv duhet të merren dhe të organizohen, dhe këtu devijimet nga Rregullat Themelore janë të pashmangshme.

Në përfundim të artikullit, do të doja të them se Rregullat Themelore mbeten dokumenti themelor për formimin e traditave të korporatave për sa i përket ruajtjes së informacionit. Dhe nëse tërhiqeni rreth tyre, atëherë duhet ta bëni atë me mençuri. Ju mund t'i transferoni rastet në arkivin e organizatës, sepse nuk ka ku t'i ruani ato, por në asnjë rast nuk duhet të ndryshoni periudhat e ruajtjes së dokumenteve dhe të futni rregullime të ngjashme globale.

E.N. Kozhanova, specialiste në institucionet arsimore parashkollore dhe administrimin e BNJ

Të ruajtura për afate të caktuara, pas së cilës ato duhet të transferohen në ruajtje shtetërore në arkivat shtetërore dhe komunale. Legjislacioni federal përcakton afatet për ruajtjen e dokumenteve të përfshira në mënyrën e përcaktuar në Fondin Arkivor të Federatës Ruse:

• dokumentet e personelit, të dhënat veprimet noteriale, libra amvisërie dhe lidhur me privatizimin stoku i banesave dokumente - 75 vjet;
• dokumentacioni i projektit për ndërtim kapital - 20 vjet;
• teknologjike dhe dokumentacionin e projektimit- 20 vjet;
• patentat për shpikje, modele të shërbimeve, modeli industrial- 20 vjet:
• dokumentacioni shkencor - 15 vjet;
• dokumente filmike dhe fotografike - 5 vjet;
• dokumente video dhe foto - 3 vjet.

Në rast likuidimi të organizatës, dokumentet e një periudhe të përhershme ruajtjeje dhe personeli transferohen në arkivin shtetëror (komunal). Për organizatat joqeveritare, disa nga dokumentet e të cilave përfshihen në përbërjen e Fondit Arkivor të Federatës Ruse, për një transferim të tillë është e nevojshme të lidhet një marrëveshje me krijimin e sistemit të Shërbimit Arkivor Federal të Rusisë. Nëse organizata nuk ka lidhur një marrëveshje me arkivin në kohën e duhur, atëherë në këtë rast arkivi shtetëror (komunal) është i detyruar të pranojë për ruajtje vetëm dokumente për personelin e punonjësve të organizatës. Vendi i ruajtjes së dokumenteve të tjera do të përcaktohet nga kryetari i komisionit të likuidimit ose administratori i falimentimit.

Përgatitja e dokumenteve për arkivim

Në çdo organizatë formohen një numër i caktuar lëndësh gjatë vitit. Disa prej tyre pas data e duhur ruajtja duhet të arkivohet. Bëhet fjalë për raste me dokumente të ekzekutuara të ruajtjes së përkohshme (mbi 10 vjet) dhe personelit. Çështjet i dorëzohen arkivës një vit pasi kanë përfunduar në punë në zyrë. Përgatitja e dokumenteve për transferim në arkiv kryhet nga punonjësit e shërbimit të institucionit arsimor parashkollor dhe sekretarët e njësive strukturore. Rastet arkivohen pasi të jenë përfunduar plotësisht.

Regjistrimi i çështjeve përbëhet nga veprimet e mëposhtme:

• kontrollimi i korrektësisë së grupimit të dokumenteve në raste;
• broshurë (skedarje);
• numërimi i fletëve;
• hartimi i një mbishkrimi të vërtetuar (fletë vërtetuese);
• hartimin, nëse është e nevojshme, një inventar të brendshëm të dokumenteve të çështjes;
• duke bërë sqarime për detajet e kopertinës së çështjes (sqarimi i emrit të organizatës, indeksi i regjistrimit, afatet e çështjes, titulli i çështjes);
• përpilimin dhe paraqitjen e raportit të rastit.

Rastet e një periudhe magazinimi të përkohshëm (deri në 10 vjet përfshirë) i nënshtrohen regjistrimit të pjesshëm, ndërsa lejohet:

• mos organizoni dokumentet në çështje;
• mos numëroni fletët e çështjes;
• mos hartoni mbishkrime vërtetimi;
• mos qep (mos qep).

Kontrolli i korrektësisë së grupimit të dokumenteve në raste kryhet për të kontrolluar edhe një herë përputhshmërinë e dokumenteve në çështje me titullin sipas nomenklaturës, vendndodhjen e dokumenteve brenda çështjes sipas parimeve të caktuara: në çështjet në shqyrtim; kronologjikisht; gjeografikisht; korrespondentët sipas alfabetit etj.

Oriz. 6.2. Formulari i fletës së certifikimit

Me regjistrim të plotë, është e nevojshme të lidhni ose lidhni rastin. Më parë, të gjitha objektet metalike hiqen nga kutia: kapëse letre, kunja, etj. Dokumentet hiqen nga lidhësi. Pas dokumentit të fundit, në kasë futet një fletë për një procesverbal vërtetimi "në fillim të çështjes, nëse është e nevojshme, futet një fletë ose fletë për inventarin e brendshëm (nëse ka, formularë të printuar të inventarit të brendshëm). Kutia nuk duhet të kalojë 250 fletë. Nëse gjatë vitit janë depozituar më shumë dokumente në çështje, atëherë ato duhet të ndahen në disa vëllime.

Të gjitha dokumentet janë të depozituara ose të lidhura në kopertinë të fortë. Meqenëse dokumentet e formateve të ndryshme janë shtyrë në dosje, ato duhet të depozitohen për 4 shpime. Kjo do të sigurojë që të gjitha dokumentet të jenë të lidhura mirë.

Oriz. 6.3. Formulari i inventarit të brendshëm të dokumenteve të lëndës

Për kutitë me jetëgjatësi të gjatë, mund të qepni kasën, duke përfshirë si pjesën e sipërme ashtu edhe pjesën e poshtme të kapakut. Rastet e një afati të përhershëm depozitohen, duke filluar me fletën pas kopertinës. Pjesa e sipërme e kapakut nuk është e rrethuar. Një shirit kartoni i hollë deri në 1 cm i gjerë është mbivendosur në fletën e parë dhe një kuti qepet përmes saj. Meqenëse një këllëf i tillë supozohet të ruhet përgjithmonë, një mbushje e tillë mbron fijet nga gërryerja dhe i jep një pamje më estetike kasës.

Kur depozitoni, sigurohuni që të lexohet i gjithë teksti i dokumenteve. Dokumentet me jetëgjatësi më të vogël se 10 vjet nuk mund të depozitohen, por mbeten në lidhës.

Të gjitha fletët në rastet e ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme janë të numëruara për të garantuar sigurinë e dokumenteve dhe lehtësinë e përdorimit. Fletët numërohen me laps grafit të zi ose me një makinë numërimi në këndin e sipërm djathtas vetëm në anën e përparme të fletës, pa prekur tekstin e dokumentit. Përdorimi i bojës dhe lapsave me ngjyra është i ndaluar. Një fletë më e madhe se A4 lidhet në një skaj, shpaloset dhe numërohet si një fletë. Fleta e palosur dhe e rrethuar në mes numërohet si dy fletë. Materialet e ilustruara, fotografitë janë të numëruara në anën e pasme në këndin e sipërm majtas. Zarfet me mbishkrime ose bashkëngjitje të rrethuara në kasë numërohen në mënyrë të pavarur. Shtojcat e zarfit numërohen në mënyrë sekuenciale pas zarfit. Kur krijoni disa vëllime të një rasti, secili prej tyre numërohet në mënyrë të pavarur.

Oriz. 6.4. Formulari i mbulesës për rastet e ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet).

Rezultatet e numërimit regjistrohen në një hyrje konfidenciale në fletën e fundit të dosjes së qepur posaçërisht për të. Tregon me numra dhe me fjalë numrin e fletëve të numëruara të dokumenteve dhe veçmas përmes shenjës “+” numrin e fletëve të inventarit të brendshëm, numrat me germa dhe që mungojnë.

Procesverbali i vërtetimit nënshkruhet nga personi që e ka përpiluar, duke treguar pozicionin, nënshkrimin personal, mbiemrin dhe datën e përpilimit. Ndalohet bërja e vërtetimit në kopertinën e kasës ose në anën e pasme të faqes së fundit.

Forma e fletës së vërtetimit të lëndës përcaktohet me Rregullat Themelore për Punën e Arkivave të Organizatave.

Në rastin kur dosja përmban dokumente veçanërisht të vlefshme - në dosje personale, raste të dhënies së titujve akademikë dhe dhënies

Standardi Shtetëror R 51141-98 përmban përkufizimin e mëposhtëm të inventarit të brendshëm: "Inventari i brendshëm i dokumenteve të çështjes është një dokument kontabël që përmban një listë të dokumenteve të çështjes që tregon numrat serial të dokumenteve, indekset e tyre, emrat, datat, numrat e fletëve". 1.

Inventari i brendshëm depozitohet përpara shkresave të çështjes dhe përmban informacion për secilën prej tyre. Regjistri përfundimtar i inventarit të brendshëm tregon numrin e dokumenteve të përfshira në të dhe numrin e fletëve të vetë inventarit.

Duke përdorur sisteme të automatizuara regjistrimi i dokumenteve, një inventar i brendshëm mund të krijohet dhe printohet automatikisht në bazë të informacionit të futur në kartat e regjistrimit të dokumenteve të vendosura në dosje. Pas regjistrimit, numërimit të dokumenteve, hartimit të një mbishkrimi vërtetues dhe inventarizimit të brendshëm të dokumenteve të çështjes, kryhet një dizajn shtesë i kapakut të lëndëve.

Dizajni i mbulesës së rasteve kryhet në procesin e hapjes së rasteve në punë në zyrë dhe kryhet në përputhje me kërkesat. standard shtetëror GOST 17914-72. Mbulesa të rasteve të ruajtjes afatgjatë. Llojet, madhësitë, kërkesa teknike". Në momentin e hapjes së çështjes, sipas nomenklaturës së çështjeve, një sërë informacionesh ishin vendosur tashmë në kopertinë:

• emrin e institucionit (organizatës) dhe vartësisë së tij;
• emri i njësisë strukturore;
• indeksi klerik i çështjes;
• titulli i çështjes;
• periudha e mbajtjes së rastit.

Gjatë përgatitjes së një lënde për arkivim, këto detaje specifikohen dhe plotësohen. Për shembull, kopertina thotë:

• numri i vëllimit, nëse rasti ka disa vëllime;
• datat e afatit të rastit;
• numri i fletëve në dosje;
• numrat e fondeve, inventarët dhe rastet sipas inventarit.

Rekuizitat e fundit janë vendosur në arkiv.

Oriz. 6.5. Formulari i inventarit të rasteve të ruajtjes së përhershme, të përkohshme (mbi 10 vjet).

Është shumë e rëndësishme të ndiqni disa kërkesa gjatë projektimit të mbulesës. Pra, emri i organizatës shkruhet në rasën nominative. Nëse emri ka ndryshuar gjatë vitit, atëherë në kopertinë janë vendosur të dy emrat, ku në kllapa është marrë emri i mëparshëm dhe nën të shkruhet emri i ri.

Titulli i çështjes bartet në kopertinë në fillim të vitit nga . Por pas analizimit të përmbajtjes së dokumenteve, mund të kërkohen disa sqarime për titullin. Nëse lind një nevojë e tillë, duhet të bëhet një shtesë në nomenklaturën e lëndëve dhe titulli dhe indeksi duhet të vendosen në kopertinë në përputhje me këtë shtesë. Së pari, titulli duhet të tregojë llojin e çështjes (rast, korrespondencë, dokumente, etj.) ose llojin e dokumenteve (procesverbale, urdhra, raporte, akte). Pastaj tregohet autori ose korrespondenti (nëse kjo është korrespondencë), dhe më pas një pyetje që pasqyron përmbajtjen e dokumenteve. Është e mundur të formohen dokumente të disa autorëve ose korrespondentëve në një rast nëse kanë të bëjnë me një çështje. Autenticiteti i dokumenteve nuk tregohet në titujt, por përcaktohet disponueshmëria e kopjeve të dokumenteve. Kopertina e çështjes duhet të tregojë datat e dokumenteve më të hershme dhe më të fundit dhe periudhën e ruajtjes së çështjes. Në rastet me dokumente të ruajtjes së përhershme, tregohet "mbajtja e përhershme", në të tjerat - një periudhë specifike e ruajtjes në përputhje me listën.

Gjatë përcaktimit të numrit të fletëve, fletët e inventarit të brendshëm dhe të dhënat e certifikimit nuk merren parasysh.

Për të gjitha rastet e ruajtjes së përhershme dhe afatgjatë është përpiluar një inventar. Inventari është një drejtori arkivore që përmban një listë sistematike të njësive të ruajtjes, si dhe e krijuar për t'i llogaritur ato dhe për të konsoliduar sistemimin. Inventari shërben si kontabiliteti kryesor udhëzues referencë në biznes dhe arkiva. Inventarët përpilohen veçmas për rastet e ruajtjes së përhershme, rastet e ruajtjes së përkohshme (mbi 10 vjet) dhe dosjet e personelit. Në disa raste, në varësi të specifikave të organizatës, mund të përpilohen inventarë për kategori të caktuara çështjesh (raste gjyqësore dhe hetimore, raporte shkencore për tema etj.).

Rastet renditen sipas rëndësisë. Për shembull, sekuenca mund të jetë si më poshtë: statuti i ndërmarrjes, protokollet mbledhjet e përgjithshme aksionarët, procesverbalet e mbledhjeve të bordit të administrimit, urdhrat e drejtorit për aktivitetet bazë, planet vjetore, etj. Inventarët për rastet përpilohen në çdo njësi strukturore nga punonjës të shërbimit të menaxhimit të të dhënave.

Oriz. 6.6. Formulari i seksionit vjetor të inventarit përmbledhës të rasteve të ruajtjes së përhershme

Përshkrimi përbëhet nga seksione vjetore. Seksionet vjetore hartohen në formën e përcaktuar. Informacioni për çdo rast të përfshirë në inventar quhet artikull përshkrues. Ai përfshin:

• numrin serial të çantës (vëllimit) sipas inventarit;
• indeksi i rastit (vëllimi);
• titulli i çështjes (vëllimi);
• datat e çështjes (vëllimi);
• numri i fletëve në skedar (vëllimi);
• periudha e ruajtjes (për rastet e ruajtura për më shumë se 10 vjet);
• shënim.

Çdo rast në inventar ka një numër serial të pavarur.

Nëse rasti përbëhet nga disa vëllime, çdo vëllim ka numrin e vet. Rregullon rastet në inventar në arkivin e organizatës. Ai cakton edhe numrat e inventarit të njësisë strukturore.

Gjatë transferimit të lëndëve për disa vjet në arkiv, ato duhet të sistemohen. Rendi i zakonshëm i sistemimit të punëve në organizatë është kronologjiko-strukturor. Kjo do të thotë se, së pari, rastet sistemohen sipas vitit. Së dyti, rastet sistemohen me emrat e njësive strukturore në të cilat ruhen. Të gjitha rastet e ruajtjes së përhershme për një vit janë rregulluar sipas rëndësisë. Kjo zakonisht korrespondon me rendin e njësive strukturore dhe titujve të lëndëve në nomenklaturën e lëndëve.

Oriz. 6.7. Formulari i regjistrimit përfundimtar dhe nënshkrimi i vërtetimit

Kështu, merret një listë harmonike e të gjitha rasteve të së njëjtës periudhë magazinimi për një vit. Për lehtësinë e kërkimit, emrat e njësisë strukturore mund të tregohen në inventar përpara dosjes së parë të njësisë strukturore përkatëse.

Në organizatat ku numri i rasteve të gjeneruara në vit është i vogël, nuk këshillohet të hartohet një inventar i ri çdo vit. Është e mundur të përgatitet një inventar, duke përfshirë rastet për disa vite.

Oriz. 6.8. Formulari i seksionit vjetor të inventarit përmbledhës të rasteve sipas personelit

Oriz. 6.9. Formulari i inventarit të dokumenteve elektronike të periudhës së ruajtjes së përhershme

Në organizata të tilla, një seksion vjetor i inventarit përpilohet çdo vit me një numërim të vazhdueshëm të rasteve. Secili nga seksionet vjetore të inventarit fillon me një tregues të vitit përkatës, dhe më pas rastet rregullohen në përputhje me strukturën e pranuar.

Çdo përshkrim ka numrin e vet. Zakonisht, inventari për rastet e ruajtjes së përhershme ka 1, për rastet me jetëgjatësi më shumë se 10 vjet - N & 2, për rastet e personelit - nr. 3 me shtimin e indeksit të shkronjës "l/s".

Përshkrimi përfundon me një hyrje përmbledhëse. Tregon me numra dhe me fjalë numrin e rasteve të përfshira në inventar, numrin e parë dhe të fundit të lëndës sipas inventarit dhe specifikon veçoritë e numërimit (gërma dhe numra që mungojnë). Inventari duhet të nënshkruhet nga përpiluesi duke treguar pozicionin e tij dhe deshifrimin e mbiemrit. Është vendosur data e inventarit.

Përveç inventareve të rasteve të një periudhe magazinimi të përhershëm, rasteve të një periudhe të përkohshme (mbi 10 vjet) të ruajtjes, departamentet e personelit të organizatave duhet të hartojnë çdo vit inventarin e rasteve për personelin. Dokumentet për personelin kanë një të veçantë rëndësi shoqërore- janë bazë për konfirmimin e kohëzgjatjes së shërbimit, pozicionit të mbajtur, kohëzgjatjes së punës në këtë organizatë dhe fakte të tjera marrëdhëniet e punës. Për të parandaluar humbjen e këtyre dokumenteve, shumica e dokumenteve për personelin e punëtorëve të larguar nga puna arkivohen dhe ruhen për 75 vjet.

Në lidhje me zhvillimin teknologji kompjuterike, një rritje në vëllimin e dokumenteve në mediat elektronike, organizatat duhet të ruajnë dokumentacionin audiovizual dhe elektronik. Në arkivin e organizatës, në varësi të përbërjes dhe vëllimit të ED-së, përpilohen inventarët e dokumenteve elektronike të një periudhe të përhershme ruajtjeje. Dokumentet elektronike përfshihen në inventar të pavarur.

Numri i kopjeve të inventarit përcaktohet nga periudha e ruajtjes së lëndëve. Një inventar i kutive të ruajtjes së përhershme është hartuar në katër kopje. Një kopje mbetet në njësinë strukturore përkatëse, kopja e dytë e inventarit transferohet në shërbimi parashkollor, organizata e tretë e arkivuar. Kopja e katërt dërgohet në arkivin përkatës shtetëror ose komunal.

Organizatat që nuk dorëzojnë dokumente tek arkivat shtetërore, harton një inventar për rastet e ruajtjes së përhershme, për rastet me afat ruajtjeje 10 vjet e më shumë dhe për personelin në tre kopje.

Inventarët nuk përpilohen për rastet e një periudhe magazinimi të përkohshëm, "ato zëvendësohen nga një nomenklaturë e rasteve, ku një shenjë në periudhën e ruajtjes vendoset përpara çdo kreu.

Gjatë periudhës së përgatitjes së çështjeve nga njësia strukturore për transferim në arkivin e organizatës, punonjësi i arkivit së pari kontrollon korrektësinë e formimit, ekzekutimit dhe përputhshmërisë së numrit të çështjeve të përfshira në inventarin e lëndëve (njësia strukturore) me numrin e lëndëve të depozituara në përputhje me nomenklaturën e lëndëve të organizatës. Të gjitha mangësitë e konstatuara gjatë kontrollit në formimin dhe ekzekutimin e çështjeve, punonjësit e njësisë strukturore janë të detyruar t'i eliminojnë. Pas konstatimit të mungesës së rasteve, përpilohet një certifikatë përkatëse.

Çdo rast pranohet nga personi përgjegjës për arkivin e organizatës, në prani të një punonjësi të njësisë strukturore. Në të njëjtën kohë, në të dy kopjet e inventarit të çështjeve të njësisë strukturore për çdo çështje të përfshirë në të, bëhet shënimi për praninë e çështjes. Në fund të çdo kopje të inventarit, numri i lëndëve të pranuara realisht në arkiv, numrat e lëndëve të munguara, data e pranimit dhe transferimit të lëndëve, si dhe nënshkrimet e personit përgjegjës për arkiv dhe personit. kush i ka transferuar lëndët, tregohen me numra dhe me fjalë. Kur pranohen raste veçanërisht të vlefshme, kontrollohet numri i fletëve në kuti.

Rastet e lidhura në pako dorëzohen në arkivin e organizatës nga punonjësit e divizioneve strukturore. Së bashku me rastet, indekset e kartës së regjistrimit për dokumentet transferohen në arkiv. Emri i çdo kabineti dosjesh përfshihet në inventar.

Rregullat e punës së zyrës arkivore përmbajnë kërkesat kryesore për të punuar me letra dhe materiale që nuk përfshihen në aktivitetet aktuale të kompanisë. Ato janë formuluar në përputhje me rregulloren ekzistuese të fushës së përpunimit, përmbledhjes dhe ruajtjes së informacionit. Konceptet kryesore të përdorura në kuadrin e aktivitetit përcaktohen nga GOST për punën e zyrës arkivore. Në përpilimin e tyre, përparimet moderne në përdorimin e mjete teknike dhe teknologjitë e avancuara të informacionit. Le të shqyrtojmë më tej bazat e punës së zyrës arkivore.

Fusha e shpërndarjes

Për punë në zyrë arkivore veprojnë në lidhje me institucionet publike. Ato janë të detyrueshme edhe për ndërmarrjet tregtare që kryejnë lloje të caktuara punon. Në veçanti, rregulloret janë në fuqi në drejtim të sigurimit të përshkrimit, kontabilitetit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumentacionit nga Fondi Arkivor i Federatës Ruse, të klasifikuar si pronë shtetërore.

Nënndarjet e ndërmarrjeve që punojnë me materiale filmike, fono, video, fotografike, informacione hartografike, shkencore, teknike, telemetrike udhëhiqen nga dispozitat e përcaktuara për sa i përket planifikimit dhe raportimit.

Detyrimi dhe e drejta për të formuar arkiva në organizata për ruajtjen e përkohshme të dokumentacionit të FA RF parashikohet nga Bazat e Legjislacionit të Industrisë (datë 1993), Rregulloret (datë 1994 dhe 1998). Baza rregullatore gjithashtu formë aktet juridike rëndësi rajonale. Rregullat në fjalë nuk zbatohen për dokumentet që rregullohen nga Ligji Federal Nr. 5485-1 dhe Dekreti Presidencial Nr. 1203 i 30 nëntorit 1995.

Përvetësimi

Është një rimbushje sistematike e bazës dokumentare të divizioneve të ndërmarrjeve. Zgjedhja përfshin përkufizimin e:

1. Burimet.
2. Përbërja e materialeve që duhet pranuar.

Në kuadër të këtij aktiviteti kryhet edhe transferimi i drejtpërdrejtë i dokumenteve në arkiv. Burimet janë:

1. Divizionet e ndërmarrjeve.
2. Individët.
3. strukturat vartëse.

Përbërja e materialeve

Udhëzimi për punën e zyrës arkivore përcakton se përvetësimi kryhet me rastet e ruajtjes së përkohshme (më shumë se 10 vjet) dhe të përhershme. Informacioni mbi personelin është gjithashtu i përmbledhur. Rastet me jetëgjatësi më të vogël se 10 vjet, si rregull, nuk transferohen në arkiv. Ato janë të vendosura në departamentet përkatëse të ndërmarrjes. Në fund të periudhës së ruajtjes, raste të tilla janë objekt i shkatërrimit. Informacioni i një natyre individuale transferohet me kërkesë të pronarit. Më pas dërgohen në arkivin shtetëror për mirëmbajtje të përhershme. Materialet e ndërmarrjeve paraardhëse dhe strukturat vartëse të likuiduara janë gjithashtu subjekt i transferimit.

Menaxhimi dhe nomenklatura e të dhënave arkivore

Punonjësit e autorizuar që punojnë me materialet informative të ndërmarrjes përpilojnë një listë sistematike të rasteve. Ajo quhet nomenklaturë. Kur formohet, tregohen materialet. Udhëzimi për punën e zyrës arkivore udhëzon njësinë e autorizuar të monitorojë dhe të ndihmojë shërbimin mbështetës në hartimin e nomenklaturës. Një listë sistematike vepron si bazë për formimin e inventarëve materiale informative ruajtje e përhershme dhe e përkohshme (deri në 10 vjet). Nomenklatura është gjithashtu dokumenti kryesor i kontabilitetit. Përdoret për regjistrimin e rasteve të ruajtjes së përkohshme, përfshirë ato me një periudhë më të vogël se 10 vjet. Skema e sistematizimit e vendosur nga nomenklatura mund të përdoret kur zhvillohet një kabinet skedarësh për aktet e ekzekutuara.

Klasifikimi

Menaxhimi i të dhënave arkivore kryhet sipas tre llojeve të nomenklaturës:

1. Tipike.
2. e përafërt.
3. Individuale (për një ndërmarrje të caktuar).

E para përcakton përbërjen e materialeve të formuara në të njëjtin lloj institucionesh. Nomenklatura standarde konsiderohet një dokument normativ. Një sistematizim i përafërt përcakton përbërjen e përafërt të materialeve të informacionit për ndërmarrjet për të cilat zbatohet, duke treguar indekset. Ka karakter rekomandues. Këto lloje të sistematizimit përdoren në formimin e një nomenklature individuale dhe transferohen në të pa ndryshime.

Karakteristikat e përgatitjes

Dokumentet për punën e zyrës arkivore të ndërmarrjes sistemohen në formën e vendosur në përputhje me nomenklaturën e ndarjeve strukturore. Kjo e fundit duhet të miratohet dhe të nënshkruhet nga drejtuesit.

Nomenklatura e ndërmarrjes hartohet në një formë të përbashkët. Ai nënshkruhet nga titullari i arkivit ose një person përgjegjës, i nënshkruar nga drejtuesi i shërbimit mbështetës ose një punonjës i autorizuar prej tij. Nomenklatura duhet të miratohet nga komisioni i ekspertëve, pas së cilës miratohet nga drejtori i shoqërisë. Pas kryerjes së këtyre procedurave, drejtuesit e sektorëve strukturorë të ndërmarrjes pajisen me ekstrakte nga seksionet përkatëse.

Nomenklatura për vitin e ardhshëm është formuar gjatë tremujorit të fundit të periudhës aktuale. Barazimi kryhet të paktën një herë në 5 vjet. Kur struktura dhe funksionet e ndërmarrjes ndryshojnë, formohet një nomenklaturë e re.

Procedura e përpilimit të lëndëve

Formimi është grupimi i akteve të përfunduara në përputhje me nomenklaturën. Puna e zyrës arkivore të organizatës përfshin sistemimin e materialeve informative në përputhje me emrin e dosjeve. Nuk lejohet grupimi i rasteve të dyfishta dhe draft. Përjashtimet janë transportuesit veçanërisht të vlefshëm. Ndalohet vendosja e letrave që do të kthehen në dosje.

Menaxhimi i të dhënave arkivore kryhet me punë të centralizuar me materiale nga shërbimi i mbështetjes së informacionit dhe me punë të decentralizuar, si nga divizionet strukturore ashtu edhe nga departamenti i treguar më sipër. Grupimi kryhet nën mbikëqyrjen e drejtpërdrejtë të personave përgjegjës për sigurinë e transportuesve të të dhënave. Nëse është e nevojshme, mund të përfshihen punonjës të Arkivit Shtetëror.

Kërkesat kryesore

Menaxhimi i të dhënave arkivore kryhet në përputhje me kërkesat e akteve rregullatore. Kur krijoni dosje me, duhet të respektohen kërkesat e mëposhtme:

1. Materialet për ruajtje të përkohshme dhe të përhershme janë grupuar veçmas.
2. Dosja përfshin një kopje të çdo letre.
3. Dosja duhet të përmbajë materiale për një vit kalendarik. Megjithatë, ka përjashtime nga ky rregull. Kjo perfshin:

• dosjet personale që formohen gjatë gjithë kohës së punës së punonjësit përkatës;
• materialet e strukturave zgjedhore dhe komisioneve të përhershme pranë tyre, grupe deputetësh, të sistemuara gjatë periudhës së mbledhjes së tyre;
• letër institucionet arsimore, të hartuara dhe të grupuara gjatë gjithë vitit akademik;
• materiale teatrale që karakterizojnë aktivitetet për sezonin;
• historia mjekësore, etj.

Dosja duhet të përmbajë jo më shumë se 250 faqe me trashësi jo më shumë se 4 cm.

Grupimi i akteve administrative

Puna e zyrës arkivore përfshin sistematizimin tipe te ndryshme bartësit e informacionit. Ato përfshijnë gjithashtu rregullore. Ato grupohen sipas llojit dhe kronologjisë me aplikime:

1. Rregullore, statute, të miratuara aktet administrative, veprojnë si bashkëngjitje ndaj tyre. Ata grupohen së bashku. Nëse dispozitat, udhëzimet, statutet janë miratuar si akte të pavarura, ato sistemohen në raste të veçanta.
2. Urdhrat e strukturave më të larta dhe rezolutat për zbatimin e tyre grupohen sipas fushave të punës së ndërmarrjes.
3. Porositë në lidhje me personelin sistemohen sipas periudhave të ruajtjes. Me një sasi të madhe materialesh informacioni, këshillohet të veprohet parti të ndryshme puna e kompanisë, e grupuar veçmas.
4. Urdhrat në një fushë kyçe të veprimtarisë sistemohen veçmas nga aktet për personelin. Për shembull, një urdhër për punën e zyrës arkivore përfshihet në një dosje, dhe me emërimin e drejtuesit të departamentit përgjegjës - në një tjetër.
5. Kufijtë e miratuar, raportet, vlerësimet, listat e titujve, planet, etj. të grupuara veçmas nga projektet prej tyre.
6. Rregullimi i dokumenteve në dosjet personale kryhet sipas radhës së marrjes së tyre.
7. Llogaritë personale të punonjësve sipas pagave janë të sistemuara në dosje të veçanta. Ato janë renditur sipas rendit alfabetik.
8. Ankesat, propozimet, deklaratat e qytetarëve në lidhje me veprimtarinë e ndërmarrjes, dokumentacioni për shqyrtimin dhe zbatimin e tyre grupohen veçmas nga ankesat e individëve për çështje personale.
9. Korrespondenca zakonisht sistemohet për një periudhë kalendarike në rend kronologjik. Përgjigjet vendosen pas pyetjeve. Në rast të rifillimit të korrespondencës për një temë të veçantë, të filluar në vitin e kaluar, dokumentet përfshihen në dosjen e periudhës aktuale. Në këtë rast tregohet indeksi i rastit të vitit të kaluar.

Regjistrimi i bartësve të informacionit të pranuar për ruajtje

Puna e zyrës arkivore ofron një sërë udhëzimesh për divizionet strukturore që punojnë me akte letre. Regjistrimi i transportuesve mund të jetë i pjesshëm ose i plotë. Varet nga periudha e ruajtjes. Regjistrimi i plotë kryhet në lidhje me dokumentet me përmbajtje të përkohshme (më shumë se 10 vjet), të përhershme, si dhe aktet për personelin. Ajo nënkupton:

1. Dosja lidhëse / lidhëse.
2. Numërimi i fletëve.
3. Krijimi i një faqe verifikimi.
4. Formimi i një inventari të brendshëm, nëse është e nevojshme.
5. Bërja e sqarimeve për detajet Ato mund të lidhen me emrin e ndërmarrjes, numrin e regjistrimit dosjet, afatet etj.

Materialet e ruajtjes së përkohshme, duke përfshirë ato me një periudhë më të vogël se 10 vjet, përpunohen pjesërisht. Pra, lejohet të mos organizohen letrat në dosje, të mos numërohen fletët, të mos hartohen mbishkrime vërtetimi.

Nuancat

Puna e zyrës arkivore është një lloj aktiviteti në të cilin specialistët sigurojnë jo vetëm sigurinë e mediave të informacionit, por edhe aftësinë për të punuar me ta nëse është e nevojshme. Për këtë, aktet që përbëjnë dosjet janë rrethuar me katër shpime në një mbulesë kartoni. Ato gjithashtu lejohen të jenë të lidhura, duke marrë parasysh mundësinë e leximit të teksteve, rezolutave, datave, vizave në të gjitha letrat.

Në përgatitje për grupim, të gjithë lidhësit metalikë hiqen. Materialet e destinuara për ruajtje të përhershme dhe që përbëhen nga akte veçanërisht të vlefshme ose të paformatuara gjenden në dosje të mbyllura me tre rrathë me lidhëse ose në kuti të veçanta.

Nëse ka dokumente të padeklaruara të natyrës personale në këtë rast ( librat e punës, çertifikatat, biletat ushtarake, etj.) vendosen në një zarf të veçantë dhe futen në të me materialet e mbetura. Në fund të dosjeve duhet të ketë një fletë dëshmitar bosh. Në fillim të dosjes, depozitohet një formular për inventarin e brendshëm. Për të garantuar sigurinë dhe renditjen e letrave, çdo fletë numërohet me numra arabë. Ky rregull nuk zbatohet për faqen e certifikimit dhe formularin e inventarit. Numri vihet me laps në këndin e sipërm të djathtë.

Fletë verifikimi

Është përpiluar sipas rend i vendosur. Tregohet me fjalë dhe numra:

1. Numri i fletëve me numërim.
2. Numri i faqeve të inventarit të brendshëm.

Fleta e certifikimit specifikon gjithashtu specifikat e numërimit. Në veçanti, përcaktohet prania e indekseve të shkronjave, kodeve që mungojnë, numrave të faqeve me materiale fotografike të ngjitura, faqeve me format të madh, etj. Përveç kësaj, fleta tregon praninë e broshurave të printuara në dosje, nëse ato nuk ishin shënuar në numërimin kryesor. Fleta e certifikimit miratohet nga përpiluesi. Ndryshimet e mëvonshme në gjendjen dhe përbërjen e dosjes duhet të shënohen në të duke iu referuar akteve përkatëse. Nuk lejohet nxjerrja e fletës së vërtetimit në faqen e titullit të dosjes ose në faqen bosh të dokumentit të fundit në të.

Inventari i brendshëm

Është krijuar për të ruajtur dhe regjistruar materiale informacioni me përmbajtje të përkohshme (më shumë se 10 vjet) dhe të përhershme. Një inventar i brendshëm përpilohet edhe për rastet e krijuara në bazë të llojeve të dokumenteve, në titujt e të cilave nuk bëhet e ditur përmbajtja e tyre. Formulari duhet të përmbajë të dhëna për numrat serial të akteve në dosje, indekset, titujt, datat dhe numrat e faqeve.

Një hyrje përfundimtare i bashkëngjitet inventarit të brendshëm. Tregon me numra dhe me fjalë numrin e dokumenteve të përfshira në të, si dhe numrin e fletëve që e formojnë atë. Përpiluesi miraton inventarin e brendshëm. Nëse dosja është e lidhur ose e lidhur pa një formë, atëherë fleta e përpiluar ngjitet në pjesën e brendshme të kapakut të përparmë.

Ndryshimet në përbërjen e materialeve në dosje duhet të pasqyrohen në fushën "Shënime". Në veçanti, kjo i referohet tërheqjes, zëvendësimit të letrave me kopje, përfshirjes dokumente shtesë në një dosje. Në të njëjtën kohë vendosen lidhjet me aktet përkatëse. Nëse është e nevojshme, mund të formohet një hyrje e re përgjithësuese për fletën e inventarit të brendshëm, si dhe mbishkrimin e vërtetimit të dosjes.