Automatizimi i rrjedhës së punës në prodhim. Menaxhimi elektronik i dokumenteve si një mënyrë për të optimizuar proceset e biznesit

Dërgoni punën tuaj të mirë në bazën e njohurive është e thjeshtë. Përdorni formularin e mëposhtëm

Studentët, studentët e diplomuar, shkencëtarët e rinj që përdorin bazën e njohurive në studimet dhe punën e tyre do t'ju jenë shumë mirënjohës.

Dokumente të ngjashme

Moderne sistemet elektronike menaxhimin dhe punën me dokumente. Problemet e teknologjive tradicionale dhe elektronike të institucioneve arsimore parashkollore. Zgjedhja e një EDMS efektive (klasifikimi i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike). Siguria e menaxhimit të dokumenteve elektronike.

tezë, shtuar 12/12/2007

Përdorimi i teknologjisë së informacionit në kujdesin shëndetësor. Automatizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike. Rishikimi i tregut shërbimet mjekësore. Kujdesi shëndetësor në SHBA. Zbatimi i softuerit të automatizimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike të institucioneve mjekësore.

raport praktik, shtuar 27.04.2016

Koncepti i një procesi biznesi. Format e automatizimit të regjistrimit të dokumenteve. Funksionet e sistemeve të menaxhimit elektronik për punën në zyrë dhe menaxhimin e dokumenteve, arsyetimi i zgjedhjes së tyre dhe përdorim praktik. Struktura e tregut produkte softuerike në fushën e EUD.

punim afatshkurtër, shtuar 17.07.2013

Detyrat e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Analiza ekzistuese sistemet e informacionit. Metodat dhe mjetet e inxhinierisë softuerike. Modeli konceptual i të dhënave në BPWin. Ndërtimi i një modeli infologjik të sistemit të menaxhimit të dokumenteve "Doc_Univer".

punim afatshkurtër, shtuar 25.03.2014

Klasifikimi dhe krahasimi i produkteve softuerike në fushën e menaxhimit të dokumentacionit elektronik. Hulumtimi i informacionit dhe analiza e proceseve që do të automatizohen në ndërmarrje. Zbatimi i një sistemi të menaxhimit elektronik të dokumenteve të korporatës.

tezë, shtuar 29.06.2012

Aplikimi i teknologjive të informacionit në menaxhimin e projekteve (inovacionit), përcaktimi i efektivitetit të tyre. Parimet metodologjike të sigurisë së informacionit. Llojet dhe veçoritë e sistemeve inteligjente të informacionit. Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike.

kurs leksionesh, shtuar 29.04.2012

Parimet e organizimit të rrjedhës së punës së aktiviteteve të menaxhimit. Krijimi i komponentëve të sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve. direkte: Përshkrim i shkurtër sistemet, detyrat për t'u zgjidhur, arkitektura. Praktikat e sigurta të punës. Llojet e faktorëve të rrezikshëm dhe të dëmshëm.

tezë, shtuar 17.03.2013

Një nga mjetet më të zakonshme të organizimit të proceseve të biznesit në prodhim janë dokumentet. Me ndihmën e tyre, ekziston një fiksim dhe transferim i informacionit midis interpretuesve. Për rrjedhojë, cilësia dhe shpejtësia e kalimit të dokumenteve nga një punonjës te tjetri do të varet nga sa efikase janë organizuar këto procese biznesi. Prandaj, një nga detyrat kryesore në punën e specialistëve të IT sot është zbatimi i sistemeve të automatizimit. rrjedhën e punës në prodhim.

Funksionet e kryera nga ky sistem janë mjaft të gjera. Gjegjësisht:

Aftësia për të marrë informacion të saktë në lidhje me lëvizjen e dokumenteve elektronike, të cilat do t'ju lejojnë të kontrolloni përparimin e të gjithëve procesi i punës në zyrë dhe interpretues. Me ndihmën e sistemit regjistrohen të gjitha ndryshimet që janë bërë në dokumente.
Lehtësimi i kërkimit për një dokument, duke reduktuar sasinë e kohës së shpenzuar për këtë kërkim. Mundësia e humbjes së dokumentit është plotësisht e përjashtuar.
Organizimi i punës me dokumente. Redukton ndjeshëm kohën e transmetimit të dokumenteve përmes Email ose rrjetit lokal të organizatës. Të gjitha sa më sipër kontribuojnë në rritjen e produktivitetit të çdo punonjësi.
Përdorimi i sistemeve të automatizimit të rrjedhës së punës kontribuon në vendimmarrjen e shpejtë dhe korrekte nga menaxhmenti.

Me ndihmën e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, zgjidhen detyrat e mëposhtme:

Formimi i një hapësire të vetme informacioni në organizatë
Ruajtja e njohurive dhe përvojës së çdo punonjësi
Mbajtja e kohës së punonjësve
Shpërndarja e kohës së punës së punonjësve sipas klientëve dhe në varësi të llojit të punës
Menaxhimi i marrëdhënieve me çdo klient
Sigurimi i zgjidhjes së shpejtë të mosmarrëveshjeve që lindin gjatë punës me një klient
Ndërveprimi ndërmjet të gjitha departamenteve të organizatës
Ulja e kostos së kohës së punës që lidhet me kërkimin e informacionit
Sigurimi i sigurisë së dokumenteve dhe mbrojtja e tyre
Zhvillimi dhe zbatimi i standardeve të brendshme në fuqi në organizatë
Rritja e konkurrencës së organizatës në treg
Ruajtja e cilësisë së shërbimeve të ofruara nga organizata në një nivel të lartë

Në mënyrë që këto detyra të zgjidhen plotësisht, automatizimi i rrjedhës së punës në prodhim kryhet nga procese të tilla si:

Menaxhimi i skedarëve të dokumenteve
Mbajtja e një arkivi ku dokumentet ruhen gjatë gjithë ciklit të tyre, nga regjistrimi deri në shkatërrim
Formimi i procesit të zhvillimit të dokumenteve dhe miratimi i tyre
Qasja në dokumente në varësi të statusit të punonjësit, detyrave të tij funksionale
Kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe urdhrave
Mbajtja e shënimeve të kohës së punës, shpërndarja e saj në projekte
Disponueshmëria e një numri drejtorish të korporatave

Kështu, përdorimi i një sistemi automatizimi të rrjedhës së punës në punën e një ndërmarrje do të lejojë kalimin në një nivel të ri, më të lartë të menaxhimit të proceseve të biznesit të prodhimit.

Sot, programet e mëposhtme janë të përshtatshme për zgjidhjen e problemeve të mësipërme:

EDMS "Menaxhimi i Dokumenteve të Korporatës"
1C: Menaxhimi i dokumenteve të korporatës
1C: Document Management Corp
Analiza: Rrjedha e punës

Karakteristikat e programit përshkruhen në detaje në këtë faqe.

Ne ju ofrojmë të shikoni video rreth sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve

Në këtë faqe mund të shikoni video rreth sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Ju ftojmë të njiheni me mundësitë e menaxhimit të dokumenteve bazuar në 1C: Enterprise bazuar në shembuj realë të përdorimit të tij.

Videoklipet do të jenë të dobishme për përdorues të ndryshëm, specialistë, konsulentë, drejtues biznesi dhe këdo që është i interesuar për teknologjitë e reja.

Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike në ndërmarrje në pyetje dhe përgjigje

Automatizimi i rrjedhës së punës, sot, është bërë jo vetëm një mjet për të optimizuar proceset e brendshme të ndërmarrjes, por një nevojë urgjente përballë konkurrencës së ashpër. Është automatizimi i rrjedhës së punës që i jep çdo organizate mundësi të reja për të përshpejtuar punën, ju lejon të ecni përpara konkurrentëve kur merrni vendime operative dhe strategjike. Ky artikull do t'ju ndihmojë të përcaktoni nevojën për automatizimin e rrjedhës së punës në organizatën tuaj, si dhe disa nga faktorët që duhet të keni parasysh kur vendosni nëse do të automatizoni rrjedhën e punës në një ndërmarrje.

Në artikullin e mëparshëm, ne prekëm klasifikimin e produkteve softuerike për automatizimin e punës me dokumente dhe shqyrtuam pikat kryesore që duhet t'i kushtoni vëmendje kur zgjidhni sistemet e automatizimit të zyrës.

Sidoqoftë, sistemi i automatizimit të zyrës ju lejon të automatizoni vetëm një pjesë të vogël të punës në organizatë. Në këtë artikull, ne do t'i qasemi sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve më gjerësisht, pa theksuar produkte specifike dhe do të përpiqemi t'u përgjigjemi pyetjeve më të rëndësishme që lindin gjatë zbatimit të sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve (EDMS).

Pyetja 1. Kur dhe pse është e nevojshme të organizohet menaxhimi elektronik i dokumenteve në një ndërmarrje?

Deri më sot, automatizimi i rrjedhës së punës në ndërmarrje është gjithashtu i nevojshëm, si automatizimi Kontabiliteti në mesin e viteve nëntëdhjetë. Ka shumë arsye për këtë. Së pari, informacioni duhet të përpunohet sa më shpejt dhe me efikasitet të jetë e mundur, ndonjëherë rrjedhat e informacionit nuk janë më pak të rëndësishme se ato materiale. Së dyti, humbja e informacionit ose rënia e tij në duar të gabuara mund të jetë shumë e shtrenjtë. Ka një sërë problemesh të përbashkëta për ato organizata ku dokumentet përpunohen në mënyrë tradicionale:

Dokumentet kanë humbur
janë grumbulluar shumë dokumente, qëllimi dhe burimi i të cilave janë të paqarta;
Dokumentet dhe informacionet e përfshira në to bien në duar të gabuara;
Kalon shumë kohë duke kërkuar dokumenti i kërkuar dhe formimi i një përzgjedhjeje tematike të dokumenteve;
krijohen kopje të shumta të të njëjtit dokument - shpenzohen shumë para për letër dhe kopjimin e dokumenteve;
Shumë kohë shpenzohet për përgatitjen dhe koordinimin e dokumenteve.

Futja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve ju lejon të zgjidhni të gjitha këto probleme, si dhe:

Siguron punën e koordinuar të të gjitha departamenteve;
Thjeshtoni punën me dokumente, rrisni efikasitetin e saj;
rritja e produktivitetit të punonjësve duke reduktuar kohën e krijimit, përpunimit dhe kërkimit të dokumenteve;
rritja e efikasitetit të aksesit në informacion;
Ju lejon të dalloni të drejtat e punonjësve për të hyrë në informacion.

Përfundim: automatizimi i rrjedhës së punës është i nevojshëm në çdo organizatë, pavarësisht nga shkalla dhe lloji i pronësisë. Organizimi i EDS duhet të fillojë që tani.

Pyetja 2. Zgjedhja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve - këngë të ëmbla të prodhuesve dhe furnitorëve.

Tani ju duhet të vendosni për zgjedhjen e sistemit. Në artikullin e mëparshëm, ne klasifikuam produktet ekzistuese për automatizimin e punës me dokumente. Le t'i kujtojmë vetes klasat e sistemeve:

Automatizimi i zyrës dhe sistemet e menaxhimit të dokumenteve
sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës
sistemet për organizimin dhe menaxhimin e arkivave të dokumenteve
sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve

Çdo sistem zgjidh një klasë të caktuar problemesh. Pra, nga sistemi i automatizimit të zyrës, nuk duhet të pritet një rrugëtim i plotë i flukseve të punës.

Sistemet e klasës ERP meritojnë përmendje të veçantë - shpesh fjalët e mëposhtme dëgjohen nga një klient i mundshëm: "ne po zbatojmë një sistem ERP dhe nuk do të zbatojmë një sistem automatizimi mbështetje dokumentacioni menaxhimi (DOE). Ekziston një mendim i gabuar se sistemet ERP zgjidhin të gjitha problemet e rrjedhës së punës në ndërmarrje. Kjo nuk është kështu - sistemet ERP janë krijuar për të automatizuar rrjedhën e punës së prodhimit, jo menaxhimin, dhe zgjidhja më efektive është integrimi i sistemit ERP dhe sistemit të automatizimit të institucionit arsimor parashkollor.

Çdo prodhues i sistemit pretendon se produktet e tij janë më funksionale, më të përshtatshmet dhe më efikaset. Shpesh ndodh kështu - klienti vjen me një problem shumë specifik, pasi e dëgjon të cilin prodhuesi flet për super-sistemin e tij, i cili do ta zgjidhë menjëherë këtë dhe të gjitha problemet e tjera. Si rezultat, klienti shpenzon para (shpesh shumë) për organizimin e një sistemi automatizimi të rrjedhës së punës në ndërmarrje dhe nuk merr atë që dëshironte. Me gjithë këtë, një produkt softuer mund të ishte vërtet i mirë, por fillimisht kishte për qëllim zgjidhjen e problemeve të një klase tjetër.

Këshilla numër 1 - vendosni se çfarë lloj detyrash dëshironi t'i besoni sistemit të automatizimit. Nëse stafi i organizatës nuk ka specialistë që janë në gjendje të përcaktojnë në mënyrë të pavarur klasën e sistemit të dëshiruar, atëherë është më mirë të kërkoni ndihmë nga një konsulent. Si fillim, mund të shikoni komentet e publikuara në shtypin e specializuar dhe në disa faqe në internet.

Këshilla numër 2 - pasi të keni përcaktuar se çfarë klase sistemi duhet të kërkoni, studioni, nëse është e mundur, të gjitha ofertat, zgjidhni sistemet me funksionalitetin që ju nevojitet, por ato që mund të zgjerohen më tej duke shtuar veçori të reja.

Këshilla #3 - Kontaktoni teknik. Aftësitë e sistemit përcaktohen kryesisht nga platforma softuerike dhe harduerike në të cilën do të operohet sistemi. Ju nuk duhet të mendoni se një EDMS në të cilin DBMS nuk mbështet përsëritjen, dhe serveri i postës së një kompanie të njohur nga Redmond përdoret si një mjet transporti, do të zgjidhë në mënyrë efektive problemet e organizimit të menaxhimit të dokumenteve në ndërmarrjet e shpërndara gjeografikisht.

Këshilla #4 - Zgjidhni sisteme që janë të lehta për t'u ngritur, zgjeruar dhe shkallëzuar (d.m.th. ofrojnë mbrojtje investimi), që janë të lehta për t'u përdorur dhe kanë një ndërfaqe ergonomike të përdoruesit.

Këshillë # 5 - Testoni sistemin në veprim. Me siguri prodhuesi ka një version demo ose një opsion shpërndarjeje me licenca vlerësimi - instaloni sistemin në vendin tuaj dhe provojeni në veprim përpara se ta blini. Nga rruga, disa prodhues ofrojnë mbështetje teknike falas gjatë periudhës së vlerësimit.

Këshilla # 6 - Nuk keni nevojë të blini menjëherë një sistem të fuqishëm dhe të shtrenjtë. Procesi i organizimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve mund të zhvillohet në faza - së pari ju mund të zbatoni sistem i thjeshtë, e cila mund të zhvillohet më tej duke shkallëzuar dhe shtuar veçori të reja.

Përfundim: merrni një sistem të menaxhimit të dokumenteve që i përshtatet organizatës suaj. Përcaktoni klasën e sistemit të kërkuar, funksionalitetin e kërkuar, në rast të pamundësisë së vetëzgjedhjes, kontaktoni një konsulent.

Pyetja 3. Zbatimi - fazat, afatet, paratë.

Kjo pyetje është një vazhdim logjik i asaj të mëparshme - disa zbatues shpesh thonë se ata do të organizojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve në sa me shpejt te jete e mundur, në 2 faza dhe në të njëjtën kohë ata do të përpiqen të shkundin paratë maksimale të mundshme nga klienti.

Koha e zbatimit të sistemit varet nga shumë faktorë. Ne rendisim ato kryesore:

Klasa e sistemit. Sistemi i automatizimit të zyrës, i përbërë nga një vend pune i sekretarit, do të marrë një javë gjatë së cilës sekretari do të trajnohet për të punuar me sistemin. Futja e një sistemi të klasës ERP mund të zgjasë një vit të tërë dhe nuk është e nevojshme që numri i stacioneve të punës të jetë i madh.
· Shkalla e sistemit të zbatuar. Termi për organizimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve varet sigurisht nga numri i stacioneve të punës dhe serverëve në të cilët do të funksionojë sistemi - përdoruesit duhet të trajnohen, softueri duhet të instalohet dhe konfigurohet në të gjithë kompjuterët dhe serverët personalë.
Përshtatshmëria e sistemit. Përshtatja e sistemit në përputhje me kërkesat e klientit (ndonjëherë përdoret termi "përshtatje") është i mundur në dy mënyra - duke vendosur dhe ndryshuar kodin e programit. Nëse sistemi përshtatet duke ndryshuar cilësimet, atëherë procesi i përshtatjes është më i shpejtë.

Procesi i organizimit të qarkullimit të dokumenteve në çdo ndërmarrje përbëhet nga disa faza. Fazat kryesore janë si më poshtë:

· Ekzaminimi Struktura organizative ndërmarrjet, duke identifikuar proceset kryesore të biznesit, rrjedhat e punës dhe një përshkrim formal të rrjedhës së dokumenteve.
· Hartimi i nomenklaturës së dokumenteve, formimi i drejtorive dhe kualifikuesve, hartimi i udhëzimeve.
· Përshtatja e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve bazuar në informacionin e marrë në fazën e anketimit.
· Instalimi dhe konfigurimi i softuerit dhe funksionimi i provës.
· Rregullimi përfundimtar i sistemit të menaxhimit të dokumenteve në ndërmarrje, duke marrë parasysh mangësitë e identifikuara gjatë funksionimit provë.
· Trajnimi i personelit të organizatës.

Disa nga këto hapa mund të ecin paralelisht. Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet procesit të trajnimit të personelit, nuk duhet të kurseni para për të, sepse në rast të personelit të papërgatitur, edhe sistemi më i avancuar i menaxhimit të dokumenteve, ideal për ndërmarrjen tuaj, do të jetë i paefektshëm.

Në varësi të faktorëve të listuar më sipër, organizimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve mund të zgjasë nga një deri në dy javë deri në gjashtë muaj. Zbatimi i një sistemi të menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes mund të zgjasë një vit ose më shumë.

Kostoja e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve meriton një konsideratë të veçantë. Rregulli kryesor është si vijon: sistemet e së njëjtës klasë kushtojnë afërsisht të njëjta.

Kostoja e sistemit varet nga disa faktorë: klasa e sistemit, aftësitë funksionale dhe teknologjike të sistemit përfaqësues të një klase të caktuar, shkalla e organizimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Kostoja e sistemit nuk përbëhet vetëm nga kostoja e licencave të softuerit - puna e kryer në një fazë ose në një tjetër të procesit të zbatimit do të kërkojë gjithashtu fonde, dhe shuma e shpenzuar për zbatimin mund të tejkalojë ndjeshëm koston totale të licencave të softuerin e kërkuar. Faktori tjetër shumë i rëndësishëm që ndikon në koston përfundimtare të sistemit është shuma e kostove për funksionimin, mirëmbajtjen dhe mbështetjen teknike të sistemit.

konkluzione. Sistemet e së njëjtës klasë kushtojnë afërsisht të njëjta, kostoja totale e sistemit përcaktohet jo vetëm nga kostoja e licencave të softuerit. Ju nuk duhet të kurseni në procesin e zbatimit - efektiviteti i sistemit në shumicën dërrmuese të rasteve varet nga zgjedhja e saktë e sistemit dhe procesi i kryer si duhet i organizimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve.

Me rritjen e kapaciteteve prodhuese rritet edhe vëllimi i nomenklaturës së përdorur, e cila duhet të përpunohet dhe grupohet në mënyrë cilësore dhe korrekte. Automatizimi i plotë i punës së zyrës do të ndihmojë në zbërthimin e të gjithë dokumentacionit në atë mënyrë që, nëse është e nevojshme, të mund të merrni dhe përdorni informacionin e nevojshëm për një punonjës specifik.

Automatizimi i rrjedhës së punës: a ka nevojë?

Në mënyrë konvencionale, i gjithë procesi i punës së çdo kompanie, pavarësisht nga vëllimi dhe specifikat e punësimit, mund të ndahet në përpunimin e dokumentacionit, koordinimin e rrjedhës së dokumenteve, shitjen e shërbimeve dhe mallrave. Në të njëjtën kohë, vetëm shitja e mallrave sjell fitim material, por edhe pa përpunim cilësor të nomenklaturës, i gjithë procesi do të jetë kaotik, inferior.

A ka nevojë për të automatizuar rrjedhën e punës së një ndërmarrje, biznesi, apo mund të përdorni opsione personale për mirëmbajtjen dhe koordinimin e nomenklaturës? Për të shqyrtuar këtë çështje, është e nevojshme të jepet një shembull elementar - blerja e një telefoni në një dyqan. Në mënyrë që një dyqan ose një ndërmarrje të jetë në gjendje të shesë produktet e saj, është e nevojshme të bëhet shumë punë, e cila në shumicën e rasteve shoqërohet me përpunimin e dokumentacionit:

përpunimi i kërkesës dhe analiza e tregut (ofertat aktuale);
kërkimi i furnitorëve, lidhja e një kontrate;
blerja e mallrave;
pranimi i mallrave (sipas faturave);
produkt markup;
zbatimi;
sigurimi i dorëzimit, garancitë;
regjistrimi i blerjes midis dyqanit dhe blerësit;
ofrimi i promovimeve periodike fitimprurëse për të tërhequr blerësin;
respektimin dhe kontrollin e të drejtave të konsumatorit.

Kjo është vetëm një pjesë e vogël e të gjitha proceseve që duhet të organizohen kur blini një telefon. Dhe nëse supozojmë se qarkullimi tregtar është i madh, dhe ka disa pika, atëherë vëllimi i nomenklaturës së përpunuar është kolosal. Ju nuk mund të bëni pa një sistem të veçantë të automatizuar.

Automatizimi elektronik i rrjedhës së punës

Rrjedha e dokumentit, pavarësisht nga vëllimi i tij, duhet të jetë lehtësisht e arritshme në kohën e duhur. Sot, ekzistojnë shumë sisteme të automatizuara për ruajtjen dhe përpunimin e dokumenteve që reduktojnë të gjitha dokumentet me disa herë. Më të njohurit janë sistemet e dokumentacionit në 1C, sisteme speciale CRM me pagesë.

Sipas hulumtimit të Ernst & Young, sipërmarrjet që kanë përfituar nga implementimi i sistemeve kontroll elektronik zërat, kanë përmirësuar treguesit e performancës së tyre me 20–40%, përpunimi dhe mbajtja e dokumenteve tatimore me 75%. Në të njëjtën kohë, kostoja e pagesës për sigurinë e të gjithë dokumentacionit u ul me 80%.

Të gjithë përdoruesit e sistemit të kontrollit të automatizuar mund të ndahen në tre komponentë: organi drejtues, punonjësit, partnerët. Të gjitha kategoritë e përdoruesve përdorin mjete të qarta dhe të thjeshta për të kontrolluar dhe koordinuar çdo manipulim, dhe sistemi ndihmon vetëm për të kryer të gjitha procedurat pa gabime (shabllon).

Puna e automatizuar e zyrës ndihmon:
përgatit dokumentacionin, aktet, barazimet;
dërgoni dhe merrni dokumentet e nevojshme si në një sistem ashtu edhe nga përdoruesit e palëve të treta (partnerët);
për të ruajtur dokumentacionin në skedarë të veçantë, duke pritur për disa vite;
kontrolloni vëllimin e detyrave të vendosura dhe të kryera nga punonjësit;
kontrolloni cilësinë e shërbimit;
të bëjë shënime, të mbajë shënime kontabël;
kërkimi i dokumentacionit në kohën e duhur, nga vendi i duhur;
formimi i rasteve sipas shablloneve ekzistuese;
shkëmbejnë informacione ndërmjet punonjësve dhe menaxhmentit.

Futja e një sistemi automatik dokumentar mund të kryhet në të dyja bazë të përhershme, si dhe përkohësisht. Sidoqoftë, përfitimi për çdo biznes të një automatizimi të tillë është i dukshëm.

Rrjedha e automatizuar e punës: karakteristika të favorshme

Dokumentacioni i automatizuar është një mundësi e re biznesi që fokusohet në rritjen e vëllimeve të prodhimit dhe rritjen e shitjeve. Ka disa disavantazhe, por ka shumë më tepër avantazhe.

Menaxhimi qendror, kontrolli

Më parë, ishte jashtëzakonisht e vështirë për të kontrolluar biznesin në çdo fazë. Menaxheri nuk mund të menaxhonte të gjitha proceset në të njëjtën kohë, dhe sasia e fluksit të punës me rritjen e shitjeve dhe zhvillimit natyrisht u rrit në proporcion me fitimin. Qasja e brendshme për të bërë biznes sot, duke pasur parasysh mundësitë e internetit dhe programet elektronike, jo relevante, joproduktive.

Sot, ekzistojnë produkte të veçanta në tregun e menaxhimit dhe kontrollit të mallrave që lejojnë menaxherin të:

rritja e shpejtësisë së përpunimit të informacionit;
merrni vendime të shpejta të një natyre të ndryshme;
përmirësimi i disiplinës ekzekutive midis punonjësve;
zotërimi i një moduli të lartë modern të automatizimit të programit në një kompjuter ndihmon për të gjurmuar rezultatet e punës së çdo departamenti, çdo punonjësi;
të vendosë një sistem tregtie, bashkëpunimi me partnerët.

Ndër të tjera, për një menaxher ose një person përgjegjës, sistemi i automatizimit të dokumentacionit ju lejon të kryeni të gjitha punët nga distanca, nga vendi nga i cili është i nevojshëm për momentin. Mundësi të tilla janë bërë realitet me prezantimin e programeve dhe aplikacioneve të posaçme portative për telefon, tablet, kompjuter. Gjithçka që ju nevojitet për të filluar është të futni të dhëna, të kontrolloni dhe të kryeni aktivitetet e nevojshme.

Sistemet më të njohura të menaxhimit të dokumenteve në distancë dhe në zyrë - Sistemet CPM.

Puna ekipore

Më parë, për të kryer manipulime të thjeshta në të njëjtin departament kontabiliteti, ishte e nevojshme të koordinoheshin shumë pika me departamente të ndryshme. Si rezultat - llogaritja e TVSH-së, tatimi dhe regjistrimi pagat u krye për disa javë. Sot, të gjitha këto procese janë thjeshtuar dhe automatizuar maksimalisht.

Për të kryer listën e pagave, mund të përdorni modele të përfunduara më parë, të kontrolloni akruale, të hartoni pagesat shtesë. Por, gjëja më e rëndësishme është probabiliteti minimal i gabimit, gabimit, pasi faktori njerëzor praktikisht mungon.

Në të njëjtën kohë, të gjithë punonjësit e kompanisë janë në kontakt të vazhdueshëm me njëri-tjetrin, ka ndërveprim midis departamenteve dhe punëtorët individualë zyrë. Vetë menaxheri mund të kontrollojë efektivitetin e detyrave të zbatuara, të menaxhojë procesin dhe të japë urdhra.

Karakteristikat konfidenciale

Çdo biznes është një kombinim i përvojës, aftësive dhe njohurive. Natyrisht, sa më shumë drejtime të ketë, aq më e lartë është probabiliteti për të llogaritur të gjitha rreziqet, veçoritë e tregut dhe specifikat e të bërit biznes. Një përvojë e tillë është më e rëndësishmja, e paçmueshme, më e shtrenjtë se të mirat materiale. Prandaj, detyra kryesore si e drejtuesit ashtu edhe e çdo punonjësi të kompanisë është ruajtja e konfidencialitetit, mbajtja e shënimeve në mënyrë të tillë që të gjitha informacionet strategjike të mos jenë publikisht të disponueshme për konkurrentët në treg.

Një tipar i rëndësishëm i sistemeve të automatizimit (për shembull, i njëjti 1C) është aftësia për t'u abonuar në rrjedhën e punës duke përdorur nënshkrim elektronik me enkriptim të koduar. Prandaj, është e mundur jo vetëm të përcaktohet autori, por edhe të konfirmohet vërtetësia e informacionit, rëndësia e tij.

Një sistem modern i automatizimit të rrjedhës së punës lejon jo vetëm të kryejë të gjitha manipulimet sa më shpejt dhe me efikasitet të jetë e mundur, por edhe ta bëjë atë në mënyrë absolutisht konfidenciale. Për shembull, të gjitha informacion i rendesishem për financat, numri i kontakteve të partnerëve, klientëve, punonjësve është i disponueshëm vetëm për disa punonjës ( regjistër i vetëm): shefi, departamenti i sigurisë, departamenti i personelit. Më parë, ishte jashtëzakonisht e vështirë për të zbatuar një detyrë të tillë.

Magazinimi

Të bësh biznes, sipërmarrja janë male dokumentacioni informativ dhe strategjik, i cili është i rëndësishëm për t'u marrë, marrë dhe përpunuar në kohën e duhur. Me një rritje të qarkullimit dhe shitjeve, një informacion i tillë bëhet gjithnjë e më shumë, dhe për këtë arsye një departament i veçantë është i domosdoshëm.

Midis kompanive të mëdha, produktet Documentum janë të njohura, për ndërmarrjet më të vogla ofertat e serverit të menaxhimit të përmbajtjes janë të rëndësishme.

Për të ulur koston e mbajtjes së një departamenti të tërë, mjafton të automatizoni përgatitjen e dokumenteve për vendosjen në depo të veçanta. Ndër të tjera, është e mundur të kopjoni të dhënat në sasinë e kërkuar, të ruani informacionin për aq kohë sa është e nevojshme dhe të keni akses në kohën kur është e nevojshme.

Përfitimet shtesë të automatizimit të dokumenteve:

aftësia për të krijuar shpejt dokumentin e dëshiruar sipas shabllonit;
prodhimin e regjistrimit automatik dhe shpërndarjen e dokumentacionit;
formimi i dosjeve të punës të përdoruesve dhe departamenteve;
punë e përshtatshme me korrespondencë;
përpunimi dhe kontrolli i dokumenteve administrative;
ruajtja e dokumenteve në kartën e regjistrimit;
punë e ndërlidhur me dokumente;
ndjekja e lëvizjes së dokumenteve;
mbështetje e nënsistemeve të mbivendosur;
kontabiliteti dhe kontrolli i nomenklaturës së numrave;
kryerja e punës nëpërmjet internetit;
formimi i shpërndarjes;
përcaktimi territorial i shërbimeve, departamenteve, pikave të shitjes;
vendosja e opsioneve të nevojshme në sistemin e përpunuar;
shkëmbimi i informacionit me e-mail;
kërkimi i informacionit sipas kritereve të përcaktuara të përzgjedhjes;
përditësimi automatik i drejtorive.

Të gjitha funksionet e automatizimit, regjistrimit dhe mirëmbajtjes së dokumenteve në biznes ndihmojnë në thjeshtimin e ndjeshëm të të gjitha themeleve burokratike, uljen e barrës mbi menaxherin dhe vartësit e tij dhe rritjen e efikasitetit të tregtisë.

Pavel Baskakov, Shef i departamentit të IT në RosLogistics, Moskë

Si të automatizoni rrjedhën e dokumenteve në ndërmarrje
Koha e duhur për të zbatuar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve
3 detyra që do të zgjidhin

Disa vjet më parë automatizimi i rrjedhës së punës në ndërmarrje nuk zbatohet kudo: kryesisht në organizatat e mëdha. Në dy vitet e fundit kjo software Të interesuara janë edhe kompanitë e vogla dhe të mesme. Sistemet janë bërë më funksionale dhe më të lehta për t'u përdorur. U shtuan aftësitë e futjes së të dhënave të transmetimit. Kompleti, i përbërë nga një skaner industrial modern dhe një grup softuerësh, ju lejon të njihni një dokument letre në pak minuta, ta shndërroni atë në një elektronik, ta indeksoni atë sipas fjalë kyçe dhe klasifikoni.

Koha e duhur për të zbatuar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve

Ju duhet të mendoni për automatizimin e rrjedhës së punës në ndërmarrje nëse dokumentet konsiderohen nga punonjësit për një kohë të gjatë (për shkak të të cilave transaksionet mund të dështojnë) ose humbasin brenda kompanisë (kjo vlen si për skedarët ashtu edhe për kopjet në letër). Si rregull, një ndërmarrje duhet të zbatojë një sistem automatizimi të rrjedhës së punës nëse numri i punonjësve të saj arrin 100 persona, dhe të paktën dy specialistë janë të punësuar në departamentin juridik (shih gjithashtu: Cilat detyra mund të zgjidhenautomatizimi i rrjedhës së punës në ndërmarrje).

>

Përpunimi i numrit të shtuar të dokumenteve. Disa vite më parë, ishte praktikë e zakonshme të konkludohej e pacaktuar ose kontratat afatgjata. Megjithatë, kontrata të tilla shoqëroheshin me një sërë rreziqesh biznesi. Sot, kontratat shpesh lidhen për një periudhë më të shkurtër. Prandaj, numri i dokumenteve të reja që kërkojnë nënshkrim po rritet disa herë.

Kontroll i zgjeruar i palëve. Kompanitë kërkojnë të zvogëlojnë rrezikun e dëmit financiar të shkaktuar nga palët e paskrupullta. Sot, një dosje solide është përpiluar për secilin partner, duke përfshirë një maksimum informacioni - nga statuti deri te mostrat e nënshkrimit.

Mbledhja e të dhënave për blerësit dhe klientët gjatë përfundimit të transaksioneve. Më parë, si garanci e transaksionit, furnitorët kërkuan një paradhënie ose paradhënie. Tani instrumentet financiare po zëvendësohen me ato ligjore. Tregu i sotëm është tregu i klientit. Konsumatorët po bien gjithnjë e më shumë dakord të paguajnë vetëm pas dorëzimit. Dhe regjistrimi ligjor i të gjitha hapave të transaksionit bëhet një lloj garancie pagese.

Si të përgatiteni për automatizimin e rrjedhës së punës në ndërmarrje

Hapi i parë është hartimi i rrjedhës së punës së menaxhimit të dokumenteve. Si rregull, këtë punë e kryen divizioni ligjor i shoqërisë. Kur përgatiteni për futjen e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, është e nevojshme të merren parasysh të gjitha fazat e qarkullimit të dokumenteve: krijimi, koordinimi, miratimi, ekzekutimi, asgjësimi. Është e rëndësishme të përcaktohen të drejtat e aksesit në informacion, sistemi i njoftimit kur bihet dakord për një dokument dhe gjatë qarkullimit të tij.

Hapi i parë për të nisur një sistem automatizimi të rrjedhës së punës është përgatitja e një procedure për të punuar me dokumente. Procedura duhet të njihet me nënshkrimin e të gjithë pjesëmarrësve në proces, duke i detyruar ata të ndjekin me përpikëri rend i vendosur. Shumë varet nga personi i parë i kompanisë në fazat fillestare të projektit. Detyra e Drejtorit të Përgjithshëm është të kërkojë nga personeli respektimin e rreptë të procedurës. Dokumentet që nuk janë futur në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve dhe nuk janë dakorduar në të nuk duhet të nënshkruhen.

Disa punonjës gjatë zbatimit mund të provojnë procedurën për forcë, duke dalë me të njëjtin lloj justifikimesh pse është e pamundur të punosh me sistemin: kërkon shumë kohë për të futur dokumente atje, programi nuk është i zbatueshëm për skemat unike të biznesit. të ndërmarrjes. Probleme të tilla lindin sepse në të kaluarën kompania kishte hartuar kontrata të këqija. Në këtë fazë Tek CEOështë e rëndësishme të kuptohet: sistemet elektronike janë zhvilluar për më shumë se një vit dhe kanë kaluar në më shumë se një zbatim. Prandaj, është e rëndësishme, pavarësisht problemeve që dalin, të bëhen rregull i ri e detyrueshme për të gjithë, dhe pak më vonë për të bërë optimizimin e saj lokal.

Më lejoni të theksoj edhe një herë: Drejtori i Përgjithshëm duhet të kontrollojë personalisht zbatimin. Nëse kontrolli i rezultateve i delegohet shërbimit të sigurisë ose (aq më keq) departamentit ligjor, ekziston rreziku që projekti të përfundojë në dështim. Në të njëjtën kohë, departamentit ligjor mund t'i besohet menaxhimi i procesit të zbatimit, duke kontrolluar kohën dhe koston e tij. Për të inkurajuar punonjësit që të përfundojnë projektin në kohë, zhvilloni një sistem bonusesh. Kompensimi duhet të paguhet vetëm nëse sistemi arrin kapacitetin e planifikuar në kohë, dhe pa e mbishpenzuar buxhetin.

Koha e projektit. Zbatimi rrjedha e automatizuar e punës zakonisht zgjat nga një muaj në një vit - në varësi të madhësisë së kompanisë. Ky proces mund të kryhet në faza. Për shembull, në fazën e parë, miratimi elektronik lëshohet vetëm në lidhje me furnitorët e kompanisë ose vetëm në degën ose divizionin e zgjedhur (shih Fig. Sa kohë zgjasin fazat e ndryshme të zbatimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve).

Fazat e automatizimit të rrjedhës së punës në ndërmarrje

Faza e nisjes është përgatitja e propozimeve dhe vendimi për realizueshmërinë e projektit. Ajo merr 10% të kohës totale të zbatimit.

Faza e përgatitjes për zbatim është formulimi i kërkesave për sistemin, zgjedhja e një furnizuesi, lidhja e një marrëveshjeje, zhvillimi i rregulloreve të brendshme, përgatitja e një ekipi. Merr 20% të kohës.

Faza e zbatimit - vendosja e sistemit, konfigurimi, trajnimi i stafit, zbatimi projekt pilot. Merr 40% të kohës.

Faza e arritjes së kapacitetit të planifikuar është futja masive e dokumenteve, monitorimi i pajtueshmërisë me procedurat. Merr 30% të kohës.

Në kompaninë tonë, procesi i prezantimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve u zhvillua në disa faza. Iniciator dhe “motor” i projektit ishte departamenti juridik. Para fillimit të zbatimit, ne, si në shumë kompani të tjera, ramë dakord për dokumente në letër. Automatizimi zgjati rreth pesë muaj. Zgjidhjet janë zbatuar për Departamenti Ligjor(miratimi elektronik i kontratave) dhe departamenti i operacioneve (ruajtja e hartave teknologjike të operacioneve, koordinimi i dokumentacionit të zhvilluar gjatë zbatimit të projekteve). Planet përfshijnë automatizimin e zyrës së brendshme (urdhra, udhëzime, rregullore) dhe rrjedhën e punës së personelit (urdhra, dokumente që lidhen me motivimin financiar).

Si të zgjidhni sistemin e duhur të automatizimit të rrjedhës së punës

Zgjidhjet nga më shumë se 20 prodhues janë të përfaqësuar në tregun rus, nga të cilët katër ose pesë lojtarë janë shumë të avancuar teknologjikisht. Shumica e produkteve softuerike janë vendase. Zhvilluesit rusë të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike ofrojnë zgjidhje më konkurruese sesa kompanitë ndërkombëtare. Kur zgjidhni një sistem, vlerësoni parametrat e tij të mëposhtëm:

kostoja totale e pronësisë në vit ( zgjidhje standarde+ shërbime zbatimi dhe trajnimi + mbështetje shërbimi);
mbajtja e produktit të përditësuar (përditësimi i sistemit brenda një ose dy vitesh si pjesë e standardit mbeshtetje teknike pa pagesë shtesë);
aftësia për të lidhur lehtësisht dhe shpejt module shtesë (pa paguar shërbime shtesë hyrje);
potenciali për integrimin e sistemit të rrjedhës së punës me programe të tjera (klientët e postës, sistemet e kontabilitetit).

Automatizimi i rrjedhës së punës në ndërmarrje dhe teknologjitë cloud

Teknologjitë e resë kompjuterike ju lejojnë të mos instaloni një sistem të menaxhimit të dokumenteve në kompjuterët e kompanisë - të dhënat do të ruhen në serverë të largët. Përdorimi i teknologjive të tilla ul ndjeshëm koston e licencave dhe infrastrukturës. Sidoqoftë, ka edhe disavantazhe serioze - ato kryesisht lidhen me sigurinë e të dhënave. Do të ndalem në veçanti në dy mangësi.

1. Shumë kontrata kanë klauzola të konfidencialitetit që parashikojnë një gjobë për zbulimin e informacionit. Nëse kompania juaj ruan dokumente në serverët e saj, ju keni kontroll të plotë mbi rrezikun e zbulimit (për shembull, duke vendosur kushtet e duhura në kontratat e punës). Me rastin e lidhjes së kontratës për shfrytëzimin teknologjitë cloud ofruesi i zgjidhjeve në përgjithësi nuk mbart rreziqet që lidhen me shkeljen e konfidencialitetit. Kjo do të thotë se në rast të zbulimit të informacionit nga kontrata, ju dhe jo ofruesi i shërbimit do të pësoni humbje financiare.

Aplikimet në renë kompjuterike: Pyetjet më të vështira për biznesin

2. Si rregull, kontratat përmbajnë të dhëna personale. ligji federal"Për të dhënat personale" datë 27 korrik 2006 Nr. 152-FZ përcakton urdhër të veçantë punoni me një informacion të tillë. Prandaj, kur lidhni një sistem të menaxhimit elektronik të dokumenteve të bazuar në cloud, mbani parasysh këtë informata personale mund të shkojë në mënyrë të pakontrolluar te palët e treta, përfshirë jashtë vendit. Kjo do të thotë që gjatë lidhjes së një marrëveshjeje për përdorimin e një sistemi cloud, është e nevojshme të diskutohet me furnizuesin për sigurinë e të dhënave personale, si dhe për marrjen e rreziqeve nga ai në rast të rrjedhjes së këtij informacioni.

A ia vlen të punosh me dokumente në tableta

NË Vitin e kaluarështë bërë modë të punosh në sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve nga kompjuterët tabletë. Pothuajse çdo shitës i sistemit ka zhvilluar një version tablet të produktit të tyre. Unë, megjithatë, besoj se ka kuptim të punosh me të vetëm për Drejtorin e Përgjithshëm, dhe gjithashtu - në disa raste - për punonjësit që janë në rrugë. Është i përshtatshëm për të përdorur një kompjuter tablet kryesisht për nënshkrimin e dokumenteve dhe shpërndarjen e porosive. Për një avokat ose menaxher projekti që duhet të bëjë ndryshime të rëndësishme në kontratë, të lërë komente ose të punojë në mënyrën e regjistrimit të korrigjimeve, tableti nuk do të funksionojë. Operacione të tilla janë më të shpejta dhe më të përshtatshme për t'u kryer në një kompjuter desktop. Mendimi im: aftësia për të punuar në një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve nga një tabletë është një opsion, natyrisht, i përshtatshëm dhe i bukur, por jo i detyrueshëm.

CEO duke folur

Dmitry Pinchukov, Drejtor Ekzekutiv i Dekës, Shën Petersburg

Tani, si pjesë e kalimit në versionin e tetë të 1C, ne kemi nisur një projekt për të automatizuar dhe konsoliduar raportimin dhe buxhetimin e menaxhimit. Ka disa qëllime: përmirësimi i saktësisë së informacionit, zvogëlimi i kostove të punës dhe kohës për përgatitjen e raporteve të menaxhimit, thjeshtimi i kontrollit të treguesve të miratuar, zgjerimi i mundësive të përdorimit të të dhënave në internet. Deri tani, na duhet të përballemi me një masë letrash të shtypura, të nënshkruara me dorë dhe të depozituara në dosje. Automatizimi do të lejojë të konsolidohen format e miratuara të raportimit të menaxhimit - pasqyra e të ardhurave, bilanci, flukset Paratë, - ndërsa në "1C", versioni 7.7, ishte e mundur vetëm ngarkimi i të dhënave nga programi i kontabilitetit dhe përpunimi i tyre në Excel. Automatizimi do të na japë gjithashtu mundësinë që të shpërndajmë menjëherë kostot sipas qendrave të përgjegjësisë financiare dhe zërave të buxhetit, të analizojmë ekzekutimin e buxheteve të departamenteve për të marrë vendime operacionale dhe për të vlerësuar efektivitetin e punës së tyre në internet, si dhe të analizojmë në detaje artikujt individualë, veçanërisht të rëndësishëm të kostos. Ne gjithashtu do të jemi në gjendje të monitorojmë arritjen e treguesve të planifikuar drejtpërdrejt gjatë rrjedhës së punës. Treguesit e planifikuar dhe buxhetet e departamenteve do të regjistrohen në 1C në forma të miratuara kur vendosni parametrat bazë të planifikimit.

Elena Ivanova, Drejtor Marketingu, Sistemet Elektronike të Zyrës, Moskë

Përpara prezantimit të çdo sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, sado e mirë të jetë puna me dokumentet në letër, është i nevojshëm, së pari, një studim para-projekt i proceseve të biznesit të kompanisë dhe së dyti, rregullimi shumë i detajuar i tyre. Ju duhet të kuptoni se nga kush dhe kujt i dërgohet dokumenti - vetëm pas kësaj do të bëhet e qartë nëse sistemi është i përshtatshëm për proceset e biznesit të kompanisë.

Nëse ndërmarrja nuk ka kryer ende automatizimin, kalimi në menaxhimin e dokumenteve elektronike duhet të jetë gradual. Herën e parë është më mirë të kopjoni dokumente elektronike letër. Pastaj sistemi duhet të përfshijë funksione që do t'ju lejojnë të gjurmoni lëvizjen e kopjeve të letrës në mënyrë që ndryshimi në formën e punës të mos jetë shumë i papritur për punonjësit. Gjatë zbatimit të sistemit, drejtuesi i kompanisë së klientit duhet domosdoshmërisht të emërojë një menaxher projekti - një specialist përgjegjës për procesin dhe rezultatet e tij. Gjëja kryesore është të kuptojmë se jo vetëm furnizuesi, por edhe klienti duhet të punojnë në zbatimin e sistemit. Më pas projekti do të kurorëzohet me sukses.

Së pari, sistemi është i para-konfiguruar - futen drejtoritë, vendosen të drejtat e hyrjes (në çdo kompani ka dokumente të destinuara vetëm për punonjës ose departamente të caktuara). Vendosja pasohet nga një operacion provë: disa specialistë të kompanisë punojnë në sistem dhe raportojnë për boshllëqet dhe shqetësimet që gjejnë. E gjithë kjo po rregullohet. Dhe vetëm atëherë operacioni fillon plotësisht.

Si të zgjidhni sistemin e duhur të menaxhimit të dokumenteve

Nadezhda Merkurieva, Shefi i promovimit të produktit "1C: Menaxhimi i Dokumenteve" i kompanisë "1C", Moskë

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve zgjidhet në dy faza.

Zgjedhja e integratorit. Vlerësoni përvojën e integruesit në zbatimin e projekteve të ngjashme dhe nëse ai ka reagime pozitive nga kompanitë e klientëve. Specifikoni nëse ai është një partner zyrtar i prodhuesit të sistemit të propozuar, nëse specialistët e tij kanë certifikata që konfirmojnë nivelin e kualifikimit të kërkuar për të punuar me produktet përkatëse.
Në fakt zgjedhja e sistemit. Para së gjithash, kushtojini vëmendje karakteristikat kryesore produkt. Kjo nuk është vetëm korrespondenca e funksionalitetit të tij me detyrat e kompanisë suaj, por gjithashtu, për shembull, lehtësia e përdorimit, hapja dhe përshtatshmëria (sa lehtë mund të personalizohet sistemi për t'iu përshtatur nevojave specifike të kompanisë). Për shembull, nëse flasim për sistemin 1C: Menaxhimi i Dokumenteve, atëherë ai integrohet lehtësisht me produktet e instaluara tashmë në kompani në platformën 1C: Enterprise 8, dhe specialistët tuaj janë në gjendje ta zgjidhin këtë problem pa ndihmë nga jashtë.

1C:Menaxhimi i dokumenteve në platformën 1C:Enterprise 8.2 mund të funksionojë përmes një klienti në internet, domethënë përmes shfletuesve të zakonshëm si Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Kjo ju lejon të instaloni produktin në pajisje me sisteme të ndryshme operative (Microsoft Windows, Linux, MacOS), jo vetëm në pajisje të palëvizshme, por edhe në pajisje të lëvizshme.

Lidhja përmes një serveri në internet me bazën e të dhënave 1C: Enterprise kryhet duke përdorur protokollin e sigurt https. Kjo zgjidhje parandalon aksesin e paautorizuar.

Nëse flasim për efikasitet, automatizimi i rrjedhës së punës në ndërmarrje siguron kursime të konsiderueshme. Zvogëlon ndjeshëm numrin e dokumenteve në letër, duke minimizuar kështu koston e Materialet harxhuese. Punonjësit shpenzojnë më pak kohë pune duke kërkuar informacionin e nevojshëm, te krijosh dokumente standarde nga e para dhe përpilimi i raporteve të ndryshme. Përgatitja dhe miratimi i dokumenteve janë shumë më të shpejta, gjë që ndër të tjera rrit besueshmërinë e kompanisë nga ana e partnerëve.

Këtu është një shembull. Për shkak të shkëmbimit të të dhënave në internet, Alliance-Energy ka përshpejtuar përpunimin e një fluksi të madh dokumentesh dhe ka ulur kohën e miratimit dokumentet e brendshme. Integrimi i 1C:Menaxhimi i Dokumenteve dhe 1C:Kontabiliteti 8 bëri të mundur reduktimin e kohës së shlyerjeve të ndërsjella sipas kontratave dhe kryerjen e pagesave në kohën më të shkurtër të mundshme. Tani 500 përdorues mund të punojnë në sistem në të njëjtën kohë, dhe për shkak të kësaj, punonjësit janë në gjendje të kryejnë shpejt detyrat kolektive dhe të zgjidhin çështje të diskutueshme.

Ndërmarrja Federale Shtetërore “Plant im. Ya.M. Sverdlov, falë prezantimit të 1C: Menaxhimi i Dokumenteve, zvogëloi kohën për marrëveshjen e kontratave midis departamenteve dhe minimizoi rrezikun e humbjes së kontratave, dhe gjithashtu arriti të kontrollojë në mënyrë më efektive kohën për përgatitjen e dokumenteve, duke ndjekur kornizën kohore për përfundimin e secilës fazë të këtë proces.

RosLogistics
Fusha e veprimtarisë: shërbime logjistike të integruara profesionale në Rusi
Forma e organizimit: SH.PK
Territori: zyra qendrore - në Moskë; degët - në Shën Petersburg, Yekaterinburg, Irkutsk, Novosibirsk, Rostov-on-Don
Numri i stafit: 500

“Drejtori i Përgjithshëm” është bërë nga ju dhe për ju. Faleminderit që jeni me ne