"Human Resources Department" - Arbetssäkerhet. Huvudsystemgränssnitt. Automatiserade uppgifter. Allmän information. Automatiserat system. Utdatadokument. Analog - 1C: Löner och personal. Dataflödesdiagram. Mata in dokument. Tekniska medel. Programvara. Syftet och syftet med automatisering.

"Enterprise Management" - Design av organisationsstruktur. Design av ett företagsledningssystem. Affärsprocesser. Växande företag etablerade under de senaste 3-8 åren. Problem och avvikelser. Bygga en affärsprocessmodell. Bildande av regleringsdokument. Dagens ekonomiska realiteter. Förmåga att generera dokument och rapporter.

"Back office" - Back office 1 back office 2 back office 3. Vänligt (intuitivt och vackert gränssnitt). Programmerare programmerare programmerare. MIDL-verksamhet 2. Access, HR-chef m.m. Val av automationskoncept. Tillsammans med reglerna dök trafikledare och trafikledare upp. Decentraliserat (distribuerat) BACK OFFICE.

"IT-mönster i affärer" - IT-mönster i affärer – Optimering av verksamheten. Företagsstrategi och företagsinformationssystem. Zachman modell - III. IT-mallar i affärer - redovisning. Mallar informationsteknik som en mekanism för att implementera företagets strategi. IT-mallar för företag – anpassning på begäran. IT-implementering som en förändring av företagsarkitekturen. IT-mallar i affärer – automatisering av affärsprocesser.

"Smarta system" - Steg för att designa ett smart system. Den grundläggande egenskapen hos smarta system är anpassningsförmåga. Värdekedjor i företaget. Grunden för att bygga smarta system är värdekedjor. Adaptivt informationssystem. När du designar en IC är det nödvändigt att använda modellen "som det ska vara". Att bilda en enhetlig modell av organisationen "som den borde vara."

"Organisationsinformationssystem" - Delar juridiskt stöd. Tekniska medel. Klassificering informationssystem på en funktionell grund. Organisationsformer teknisk support. Andra system (IS-manualer). Organisationspersonal. Ett informationssystem är en sammankopplad uppsättning verktyg. System. Support - en uppsättning enhetligt system för klassificering och kodning av information, enhetligt.

Ryska federationens ministerium för skatter och avgifter

Grundläggande krav för enhetliga dokumentformer. Bilaga 2 1. Dokumentformulär ska vara stabila över tiden. 2. Enade formulär skattehandlingar och de formulär som används för deras framställning måste ha standardformatet för serie A: A3; A4; A5; A6. 3. Handlingar måste ha en enhetlig struktur för arrangemang av huvuddetaljerna, baserad på exempelformulär. 4. Dokumentformulär bör vara maximalt lämpade för maskinell bearbetning av informationen i dem och lämpliga för mänsklig uppfattning. 5. Antalet olika former av handlingar bör hållas till ett minimum. 6. Placeringen av uppgifterna i dokumenten bör säkerställa bekvämligheten med att fylla i dem och efterföljande bearbetning. 7. Namnen på detaljerna i FND måste motsvara de namn som antagits i OK TEI. 8. Termerna och måttenheterna i dokumenten måste vara enhetliga för jämförbarheten av inbördes relaterade ekonomiska indikatorer. 9. Detaljerna bör lokaliseras med hänsyn till den rationella användningen av utrymmet och formulärets format. 20. Dokumentets form måste innehålla identifieringskännetecken för den ansvarige utföraren och underlätta genomförandet av förfaranden för att säkerställa att rättskraft dokumentera.

Liknande dokument

Enande och standardisering ledningsdokumentation. Funktioner i utformningen av texten i organisatoriska och administrativa dokument: presentationsmetoder, rubriker, datum och siffror, användning av fet stil. Krav på dem.

kursarbete, tillagd 2017-01-19


Standardisering av dokument som en form av juridisk bekräftelse av den genomförda föreningen och dess obligatoriska karaktär. Enhet av ledningsdokument. Enhetliga system för organisatorisk, administrativ, bank och rapportering och statistisk dokumentation.

abstrakt, tillagt 2016-05-05


Historia om utvecklingen av kontorsarbete. Dokumentstruktur. Klassificering av dokument, deras enande och standardisering. Typer av dokumentdetaljer. Regler för upprättande av officiella dokument, organisation av dokumentflöde. Automatisering av kontorsarbetsprocesser.

utbildningsmanual, tillagd 2014-02-06


Konceptet med ett dokument, klassificering av ledningsdokumentation (organisatoriska, administrativa, planering, ekonomi och redovisning, etc. dokument). Reglering av dokumentation av förvaltningsverksamhet, sammanslagning. Utveckling av dokumentformulär.

test, tillagt 2017-06-28


Metoder och stadier av dokumentsammanslutning. Essens, mål och resultat av standardisering. Historisk bakgrund av dess bildande. Tillämpning av enande och standardisering av dokument. Metoder för att implementera dessa procedurer, stadier av genomförandet och resultat av genomförandet.

kursarbete, tillagd 2011-11-13


Begreppet, innebörden och essensen av dokumentet, egenskaper och särdrag dess typer. Funktioner i dokumentstrukturens integritet, typiska misstag officiella affärstext. Beskrivning och specificitet för typer av officiella dokument, krav för deras utarbetande.

presentation, tillagd 2016-10-05


Stadier av utveckling av enande och standardisering av dokument. Ett enhetligt statligt system för registerföring - upprättandet av rationell enhetlighet av former och metoder för att arbeta med dokument på alla ledningsnivåer och i alla stadier livscykel dokument.

kursarbete, tillagt 2011-02-13


Dokumentera organisationers verksamhet. Regler för upprättande och utförande av dokument. Adoptionsprocess ledningsbeslut. Enhet av texter, standardisering av design, krav på blanketter. Krav på organisatoriska och administrativa dokument.

avhandling, tillagd 2013-07-17


Grundläggande bestämmelser för dokumentation av förvaltningsverksamhet. Enhet och standardisering av ledningsdokument. Typer av dokument och deras klassificering. Allmänt förfarande och regler för dokumentberedning. Krav på upprättande av dokumentformulär.

abstrakt, tillagt 2009-09-30


Förfarandet för att utfärda administrativa dokument under villkor för individuellt och kollektivt beslutsfattande. Regler och krav för GOST för utarbetande av administrativa dokument. Problem med enande och implementering av automatisering i personalregisterhantering.

ÄMNE: ENHET OCH STANDARDISERING AV HANTERINGSDOKUMENT 1. Enhet och standardisering av dokument: syfte, regelverk, principer 2. Metoder för enande

Att lösa problemet med att skapa ett enda informationsutrymme i Ryssland och inkludera det i det globala informationsutrymmet är endast möjligt om ryska och utländska informationssystem är harmoniserade och informationskompatibilitet för alla interagerande informationssystem säkerställs.

Informationskompatibilitet förstås som den ömsesidiga överensstämmelsen mellan olika delar vid korsningarna, vilket gör att de kan kombineras med varandra, vilket säkerställer att systemet fungerar som en helhet.

Att uppnå informationskompatibilitet säkerställs genom enande och standardisering av: informationsteknologiska verktyg, informationsbärare, ett språk för formaliserad beskrivning av data, informationssystemens struktur och tekniska processer i dem.

Enhet i ordets breda betydelse är "att bringa elementen i en given uppsättning till enhetlighet enligt etablerade egenskaper eller att minska antalet element i en given uppsättning."

Enheten av dokument förstås som: valet av rationella strukturer för att konstruera dokumentationssystem, vilket ger enhetlighet på grundval av: fastställande av ett rationellt antal av deras former; typisering av konstruktion.

Huvudmålet med enande av dokument är att skapa stabila uppsättningar av dokument som innehåller den nödvändiga och tillräckliga informationen för att effektivt lösa hanteringsproblem både under traditionella förhållanden och under villkoren för att använda ny informationsteknik, med minimikostnader medel för insamling, bearbetning, överföring och lagring av data.

Objektet för enandet kan vara dokument på vilken typ av media som helst. Enande kan vara som oberoende riktning förbättra dokument och bilda ett av stegen teknisk process standardisering. I i detta fall standardisering är normativ konsolidering sammanslagningsresultat.

Enhet och standardisering av dokument genomförs på internationell, regional och nationell nivå. På internationell nivå tillhör den ledande rollen i frågor om enande och standardisering av dokument den internationella standardiseringsorganisationen (ISO). ISO accepterat internationella standarder om olika aspekter av det aktuella problemet:

ISO 216 -1975 Skrivpapper och vissa typer av trycksaker. Konsumentformer av serie A och B; ISO 353 -1975 Affärsdokument och vissa formulär. Metod för att uttrycka dimensioner; ISO 3535 -1977 Layoutnyckel och strukturellt rutnät; ISO 6422 -1985 Standardformulär för handelsdokumentation;

ISO 269 -1985 Kuvert för korrespondens. Syfte och dimensioner; ISO 51271 -83 Dokumentation och information. Ordlista med termer. Del 1. Grundläggande begrepp; ISO/R 800 -88 Begrepp och termer. Internationell enande; ISO 8439-90 Utveckling av blanketter. Grundläggande bestämmelser; ISO 11180 -1993 Postadressering

På regional nivå Inom CIS utförs enandet och standardiseringen av dokument av Interstate Council for Standardization, Metrology and Certification. På nationell nivå utförs sammanslagningen av dokument av institutionerna och organisationerna själva på grundval av organisatoriska, metodologiska, reglerande och tekniska dokument från Rostekhregulirovanie.

Regelverket för att utföra och sammanföra dokument är: Regler för kontorsarbete i federala organ verkställande gren" ; mellanstatliga och nationella standarder i Ryska federationen för enhetliga dokumentationssystem (UDS): GOST 6. 10. 3 -83 USD. Registrera information enhetliga dokument i ett kommunikativt format; GOST 6.10.4 -84 USD. Ge laglig kraft åt dokument på datormedia och typografier skapade med hjälp av datorteknik;

GOST 6. 10. 5 -87 USD. Krav för att skapa ett exempelformulär. M.: Publishing house of standards, 1987; GOST R 6,30 -2003 USD. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav; GOST R ISO 15489 -1– 2007 SIBID. Dokumenthantering. Allmänna krav. Rostekhregulirovaniya riktlinjer; Allryska klassificerare av teknisk, ekonomisk och social information.

GOSTs som ingår i serie 1 "Standardisering i Ryska federationen" är också av stor betydelse för enandet av dokument: GOST R 1. 0 -2004 Standardisering i ryska federationen. Grundläggande bestämmelser; GOST R 1.2 -2004 Standardisering i Ryska federationen Ryska federationens nationella standarder. Regler för utveckling, godkännande, uppdatering och avbokning m.m.

Genomförandet av enande baseras på implementeringen av följande principer: enande från det allmänna till det specifika, vilket består i att konstruera en mallform för dokument, och på grundval av dess utveckling av specifika former av dokument; enhetlighet i konstruktionen av dokumentformulär och regler för konstruktion och design, säkerställt av: maximal typning och stencilisering av texter, utveckling av enhetliga krav för dokumentation av olika nivåer av förvaltning, enhetlig placering av data i dokumentfältet;

komplexiteten i enandet. Vid genomförandet måste alla krav för dokumentet i alla skeden av dess skapande, utförande, bearbetning och lagring uppfyllas; informationsinnehåll, d.v.s. inkludering i dokument endast av de detaljer som behövs för att lösa specifika problem eller deras komplex med en viss noggrannhet, samt för att ge dokumenten rättslig kraft; gruppera detaljer i dokument i enlighet med den ordning i vilken de fylls i;

rimligt fastställande av minsta tillåtna ytor för placering av detaljer; stabilitet i dokumentkrav, baserat på användning av dokumentformulär under en ganska lång tidsperiod; kostnadseffektivitet på grund av det rimliga införandet av dokument i dokumentationssystemet och den utbredda användningen av formulär; gränssnitt med befintliga system för klassificering och kodning av teknisk, ekonomisk och social information.

Enheten av ledningsdokument betraktas som en organisatorisk verksamhet som syftar till att öka effektiviteten i hur dokument fungerar inom förvaltningsområdet.

Enhet av ledningsdokument gör det möjligt att lösa följande problem: effektivisera sammansättningen av organisatoriska dokument som registrerar genomförandet av liknande funktioner och uppgifter; förena formerna och texterna för ledningsdokument med deras fokus på automatiserad förberedelse baserad på ryska statliga standarder;

minska kostnaderna för att skapa dokument genom användning av strukturerad information; använd enhetliga dokumenttextmallar för datorautomatiserade kontorsarbetssystem; påskynda ledningens beslutsprocesser.

2. Metoder för enande Vid sammanslagning av dokument används metoder för materiell och formell sammanslagning. Innehållsförening är förknippat med analys av innehållet i specifika former av dokument och deras system. Det utförs på grundval av klassificering av dokument enligt olika kriterier.

Metoder för materiell förening: fastställa sammansättningen av formulär (upprätta restriktiva nomenklaturer för befintliga formulär), skapa standardformulär, konstruktion av en enhetlig dokumentmodell för grupper av homogena uppgifter med hjälp av ett exempelformulär, enande och standardisering av informationselement och indikatorer som används.

På ryska federationens skala är den restriktiva nomenklaturen den allryska klassificeringen av ledningsdokumentation (OKUD), som är en systematiserad lista över enhetliga former av förvaltningsdokument som är godkända för användning i alla Rysslands institutioner och organisationer.

På skalan av en bransch eller ett specifikt företag eller institution är sådana restriktiva nomenklaturer branschklassificerare (avdelningar) av ledningsdokument, liknande klassificerare av företagsdokument eller tidrapporter av dokument.

Tabeller med dokument är klassificeringsscheman för godkända former av dokument som är nödvändiga och tillräckliga för genomförandet av de uppgifter och funktioner som organisationerna som utvecklar tabellerna står inför, anger status, användare, förberedelse- och färdigställandeteknik. Sådana tabeller utvecklas oftast på grundval av att dela upp hela uppsättningen av dokument som används enligt deras funktionalitet.

Enhet av texter i ledningsdokument består i att upprätta en enda form av språkliga uttryck som mest exakt förmedlar innehållet i regelbundet återkommande ledningssituationer eller handlingar. Enskilda fraser, delar av text eller texten i dokumentet som helhet kan förenas. Som ett resultat blir det möjligt att förbereda dokument snabbare.

I processen att förena texter utförs följande: enande av strukturen för texten som bäst uppfyller syftet med dokumentet, sammanslutning språkliga medel uttrycka innehållet i dokumentet, utveckla enhetliga texter i form av en sammanhängande standardtext, stencil, frågeformulär eller tabell.

Texten i enhetliga dokument är formaterad i form av: sammanhängande text; stencil; frågeformulär; bord; kopplingar av former (sammansättningar i form av sammanhängande text, frågeformulär, tabeller).

En sammankopplad text är en text vars innehåll undantagslöst upprepas i ett antal dokument, vilket utesluter möjligheten att särskilja konstant och variabel information i den. Den sammanhängande texten i ett enhetligt dokument med olika typer av kommunikation (koordinering, kontroll, närhet) innehåller grammatiskt konsekvent information om ledningsåtgärder.

Sammanhållen text används vid utarbetandet av alla typer av brev, regler, förordningar, stadgar och administrativa dokument. Sammanhängande texter av enhetliga dokument kan bestå av avsnitt som har nödvändiga fall rubriker och numrering. Sammanhängande text kan komponeras utifrån en stencil som innehåller konstant information och utrymmen för att introducera variabel information beroende på den specifika situationen.

I grund och botten, i enhetliga texter som presenteras i sammanhängande text, används presentationsformen 3:e person singular. siffror (departementet motsätter sig inte). I administrativa handlingar antagna av kollegiala styrande organ används presentationsformen från 3:e personenheten. siffror ("Bolagsstämman beslutar"), vilket är en återspegling av kollegialitetsprincipen.

I administrativa dokument, som återspeglar principen om befälsenhet, används presentationsformen från 1:a personenheten. nummer ("Jag beställer", "Jag förpliktar", "Jag erbjuder") eller från 1:a person plural. siffror ("vi frågar", "vi dirigerar"). I dokument som en förklarande anteckning är presentationsformen från 1:a personenheten. siffror är också normen affärsstil dokument ("Jag anser det nödvändigt", "vänligen skicka"). I sammanhängande texter bör ord väljas med hänsyn till deras semantiska kompatibilitet ("kontroll tilldelas", "tillrättavisad").

En stencil är en form av presentation av en enhetlig text som innehåller konstant information och utrymmen avsedda att fyllas med variabel information som kännetecknar en specifik situation.

I sammanhängande texter av enhetliga dokument sammanställda på basis av en stencil, bör det beaktas att den ifyllda delen måste överensstämma med den specificerade permanenta informationen ("I enlighet med ordern generaldirektör"). Ihållande fraser representerar en mening som återges som en oberoende syntaktisk enhet ("Kontroll över verkställandet av ordern från anläggningens generaldirektör anförtros chefen för personalavdelningen N.I. Kuznetsov").

I sammanhängande texter av komplexa dokument (föreskrifter, stadgar, instruktioner) används parallellism av språkliga uttryck ("Institutets huvuduppgifter är: att utföra forskning, förbereda rekommendationer, studera vetenskaplig erfarenhet ... ").

När man konstruerar fraser i sammanhängande texter bör man ta hänsyn till särdragen hos fraseologin som har utvecklats i affärsspråket, som kännetecknas av den utbredda användningen av: verbala substantiv ("implementering", "utveckling"), verbala-nominella kombinationer (" ge stöd"), konjunkturförord ​​("på grundval", "i enlighet", "för ändamålet"), komplexa konjunktioner ("på grund av det faktum att", "på grund av det faktum att").

Den sammanhängande texten i enhetliga dokument kännetecknas av användningen av: komprimerade syntaktiska strukturer, tvådelade kompletta vanliga meningar med direkt ordföljd.

Av de endelade används som regel opersonliga och definitivt personliga vanliga meningar, som tydligast förmedlar ledningsåtgärder ("Godkänn följande ansvarsfördelning", "Kontroll över genomförandet av direktörens instruktioner att tilldela ställföreträdaren direktör för vetenskapligt arbete Ivanova K.S. ").

Kopplade texter presenterade i formuläret komplexa meningar, används i: den angivande delen av administrativa handlingar, i den inledande delen av skrivelser, rapporter, förklarande anteckningar, handlingar, protokoll, instruktioner och andra dokument som är komplexa till sin struktur.

Frågeformulär – en form för presentation av en enhetlig text; där egenskaperna hos ett objekt ges enligt vissa egenskaper. Frågeformuläret används för att presentera verbal eller numerisk information när man beskriver ett objekt enligt en viss uppsättning egenskaper.

Den konstanta informationen i frågeformuläret är de generaliserade namnen på egenskaperna, och den variabla informationen är deras specifika egenskaper. Listan över generaliserade egenskaper (konstant information) och tomma rader för att fylla dem med variabel information är anordnade vertikalt.

Namnet på generaliserade egenskaper (konstant information) och deras egenskaper (variabel information) måste uttryckas med ett substantiv i nominativfallet eller en fras med ett stödjande substantiv i nominativfallet ("kön", "anställning"). Indikatorer för variabel information kan uttryckas med digital information ("Anställningsdatum – 2006-10-28"). Frågeformulärstexter används i organisatorisk, administrativ, finansiell och redovisningsdokumentation.

En tabell är en form av presentation av en enhetlig text innehållande information som är en egenskap hos flera objekt enligt ett antal egenskaper. I tabellen presenteras permanent information i form av allmänna namn på indikatorer, som anges i motsvarande kolumner. Tabeller har två nivåer av textindelning: vertikal nivå (grafer) och horisontell nivå (rader).

Konstant information presenteras i form av generaliserade indikatorer och förs in i kolumner. Variabel information presenteras i verbal eller numerisk form och läggs in på rader.

Tabellens kolumner måste numreras om tabellen är tryckt på mer än en sida, anges kolumnnumren på efterföljande sidor. På stora mängder kolumn i tabellen är det tillåtet att upprepa deras rubriker. Rubriker och underrubriker till kolumner och rader i tabellen måste uttryckas med ett substantiv i nominativ singularis. tal. I rubrikerna och underrubrikerna i tabellens rader och kolumner används endast allmänt accepterade förkortningar och symboler.

Den tabellformade metoden för att organisera text används i de fall det är nödvändigt att inhämta eller reflektera information om liknande ledningssituationer. I administrativa dokument som beskriver ledningssituationer för en grupp människor används tabellformer av text. Det är tillåtet att konstruera en del av texten i enhetliga dokument i form av en tabell (i beställningar - i den administrativa delen, i vissa typer anteckningar, akter - i sista delen).

En kombination av former för att presentera enhetliga texter är en integrerad form för att presentera en enhetlig text som innehåller en kombination av sammanhängande text med ett frågeformulär eller en tabell.

Metoder för formell förening av dokument: förening av dokumentstruktur; skapande av allmänna syntaktiska regler för att konstruera dokument; enhet av metoder för att kontrollera information i dokument; enhet av medietyper och dokumentformat.

Det viktigaste området för dokumentsammanslutning är deras maskinorientering. Maskinorienterat är ett dokument utformat för att bearbeta informationen i det med hjälp av datorteknik. En typ av maskinorienterade dokument är maskinläsbara dokument utformade för att automatiskt läsa informationen de innehåller.

Tecken på maskinorientering av ett dokument: närvaron i det av en kodzon för att ange koderna för detaljerna i dokumentets rubrikdel; närvaron i strukturen av dokumentet av speciella kolumner eller fält för att ange koder för indikatorer för innehållet i dokumentet. I detta fall måste OK TESI-koder användas för kodning;

markera i innehållsdelen av dokumentet med en tjock linje en speciell zon (perforeringszon), avsedd att innehålla data som ska behandlas med datorteknik; förekomsten i dokumentet av speciella kolumner eller rader för att mata in kontrollsummor när man använder kontrollsummeringsmetoden för att säkerställa tillförlitligheten hos data.

Enheten av dokument består i att skapa enhetlighet i sammansättningen och formerna av ledningsdokument som registrerar genomförandet av liknande ledningsfunktioner. Standardisering av dokument är en form av juridisk bekräftelse av den genomförda föreningen och nivån på dess obligatoriska karaktär. Följande kategorier av standarder har fastställts: statliga standarder(GOST), industristandarder(OST), republikanska standarder (RCT). Sammanställningen av dokument genomförs för att minska antalet dokument som används, typifiera deras former, förbättra kvaliteten, minska arbetsintensiteten i behandlingen av dem och uppnå informationskompatibilitet olika system dokumentation om samma och relaterade kontrollfunktioner, mer effektiv användning datorteknik.

Enhetsarbetet inkluderar:

· Utveckling av ett enhetligt dokumenthanteringssystem (UDS), som utförs av ministerier och avdelningar som ansvarar för relevanta dokumentationssystem;

· Införande av intersektoriell (interdepartementell) DSD inom ramen för republikansk och sektoriell DSD;

· Upprätthålla USD och Industry Classifier of Technical and Economic Documentation (OKTEI) för att upprätthålla tillförlitligheten hos informationen och dess vidareutveckling;

· Utveckling av komplex av industriförenade former av dokument som återspeglar branschens särdrag och som inte ingår i USDD, såväl som deras statlig registrering;

· Utveckling av branschklassificerare av teknisk och ekonomisk information som återspeglar branschens särdrag. Organisatorisk och metodisk ledning av enande och standardisering av dokument, samordning av relevant arbete och kontroll utförs av huvudorganisationen för samordning av implementering och underhåll av SD och OKTEI i republiken. På branschnivå utförs detta arbete av den ledande organisationen för implementering och underhåll av SD och OKTEI i branschen.

Betydelsen av dokumentenhet ökar på grund av den allt mer utbredda introduktionen i förvaltningspraxis av elektronisk datorteknik och automatiserade kontrollsystem som skapats på grundval av detta. Det enhetliga systemet för organisatorisk och administrativ dokumentation som utvecklats av VNIIDAD är lämpligt för båda automatiserade system förvaltning, och när de bearbetas med vanliga, traditionella metoder i landets institutioner. USORD inkluderar en uppsättning statliga standarder för organisatorisk och administrativ dokumentation, enhetliga former av dokument, såväl som instruktions- och metodmaterial om användningen av dessa formulär.

Enhet och standardisering av dokument

Den tekniska utvecklingen skapar nya krav på upprättandet av officiell dokumentation.

Förskolans utbildningssystem omfattar tre sammankopplade komponenter: upprättande av ledningsdokument, teknik för att arbeta med dokument, systematisering av dokument under kalenderåret och deras organisation arkivförvaring. När man löser vart och ett av dessa problem måste utövare vägledas av de aktuella reglerande och metodologiska dokumenten inom området kontorsledning, godkända statsutskottet ryska federationen för standardisering och Rysslands federala arkivtjänst.

Den normativa och metodiska grunden för kontorsarbete är en uppsättning lagar, förordningar och metodologiska dokument, som reglerar tekniken för skapande, bearbetning, lagring och användning av dokument i institutionens nuvarande verksamhet och kontorsledningstjänstens arbete.

De grundläggande kraven för utarbetandet av organisatoriska och administrativa dokument anges i GOST R. 6.30-97, godkänd av resolutionen från Rysslands statliga standard daterad 31 juli 1997.

Det enorma antalet dokument kräver deras standardisering och enande.

Standardisering - Detta är aktiviteten att upprätta normer och regler.

Standardisering är processen att upprätta och tillämpa regler för att effektivisera aktiviteter inom ett visst område till fördel och deltagande för alla berörda parter, i synnerhet för att uppnå en övergripande optimal ekonomi samtidigt som funktionella villkor och säkerhetskrav respekteras. Standardisering bygger på resultatet av vetenskap, teknik och praktisk erfarenhet.

När det gäller kontorsarbete är kärnan i standardisering att i en norm, obligatorisk för tillämpning, fastställa optimala regler och krav för utveckling och utförande av dokument som antagits i på föreskrivet sätt för allmän och upprepad användning.

Standardisering, i enlighet med Ryska federationens lag "Om standardisering", antagen den 10 juni 1993, är verksamheten för att fastställa normer, regler och egenskaper för att säkerställa:

· säkerhet för produkter, verk och tjänster för miljö, liv, hälsa och egendom;

· Teknisk kompatibilitet och informationskompatibilitet, samt utbytbarhet av produkter;

· Kvaliteten på produkter, verk och tjänster i enlighet med utvecklingsnivån för vetenskap, teknik och teknik. enhetlighet av mätningar;

· spara alla typer av resurser;

säkerhet ekonomiska faciliteter med hänsyn till risken för naturkatastrofer och katastrofer orsakade av människor och annat nödsituationer;

· landets försvarsförmåga och mobiliseringsberedskap.

Reglerande dokument om standardisering som är i kraft i vårt land inkluderar:

· Ryska federationens statliga standarder (GOST R);

· internationella (regionala) standarder tillämpade på föreskrivet sätt;

· Allryska klassificerare av teknisk, ekonomisk och social information;

· industristandarder;

· företagsstandarder;

· standarder för vetenskapliga, tekniska, ingenjörssällskap och andra offentliga sammanslutningar.

Ryska federationens statliga standarder - föreskrifter, fastställa enhetliga regler inom ett visst verksamhetsområde i vår stat.

Statliga standarder tas fram för produkter, arbete och tjänster som har intersektoriell betydelse. Innehållet i standardernas krav, omfattningen av deras distribution, omfattningen av deras giltighet och datum för deras införande bestäms av de statliga styrande organ som antar dem. I enlighet med lagen "Om standardisering" antas statliga standarder och allryska klassificerare av teknisk, ekonomisk och social information av Rysslands statliga standard, de träder i kraft efter deras statliga registrering.

De krav som fastställs av standarderna är obligatoriska för alla statliga organ och enheter ekonomisk aktivitet. Gosstandart i Ryssland och andra särskilt auktoriserade statliga organ avdelningar inom deras behörighet utövar statlig kontroll och tillsyn över efterlevnaden obligatoriska krav statliga standarder.

Standarden säger:

· sammansättning av dokumentdetaljer;

· krav på sammansättningen av dokumentdetaljer;

· krav på blanketter och pappersarbete;

· krav för produktion, inspelning, användning och lagring av blanketter med reproduktion av Ryska federationens statsemblem, vapensköldar från de ingående enheterna i Ryska federationen.

Alla statliga standarder som gäller i vårt land kombineras till en enda Statligt system standardisering - ett hierarkiskt organiserat system för klassificering och kodning av själva statliga standarder.

Serie 1 av det statliga standardiseringssystemet innehåller en uppsättning grundläggande standarder, som anger bestämmelser om förfarandet för att utveckla statliga standarder, om konstruktion, presentation och genomförande av standarder, deras godkännande, registrering och implementering, om förfarandet för ändring av standarder, upphävande standarder etc., till exempel: den 1 april 2000, ändring nr 1 till GOST R. 6.30-97, antagen genom resolution av Rysslands statliga standard den 21 januari 2000 nr 9-Art.

Förfarandet för tillämpning och implementering av GOST R. 6.30-97 förklaras och specificeras i de metodologiska rekommendationerna från All-Russian Research Institute of Documentation and Archival Science. Metodiska rekommendationer avsedd för implementering i organisationer:

· enhetliga regler registrering av dokumentdetaljer och alternativ för deras plats baserat på modern regelverk om dokumentationsstöd;

· Ny informationsteknik för att förbereda dokument och överföra dokumentinformation.

· dokumentens affärsstil, grundläggande krav för förberedelse och sammanslagning av dokumenttexter;

· Regler för framställning av dokument med hjälp av utskriftsenheter, inklusive ordbehandling i datorer;

· regler för utformning av dokumentformulär;

· Regler för användning, redovisning och lagring av blanketter och sigill.

· regler för upprättande av handlingar som överförs via telekommunikationskanaler.

GOST 1.RO-92. Ryska federationens statliga standardiseringssystem: grundläggande bestämmelser.

En oberoende uppsättning standarder består av standarder för enhetliga dokumentationssystem och Enat system klassificering och kodning av teknisk och ekonomisk information:

GOST 6.01.1-87. Enhetligt system för klassificering och kodning av teknisk och ekonomisk information;

GOST 6.10.3-83. Enade dokumentationssystem. Spela in information från enhetliga dokument i ett kommunikativt format;

GOST 6.10.4-84. Enade dokumentationssystem. Ge laglig kraft åt dokument på datormedia och typografier skapade av datorteknik. Grundläggande bestämmelser;

GOST 6.10.5-87. Enade dokumentationssystem. Krav för att skapa ett exempelformulär;

GOST 6.10.6-87. Enhetligt system för utrikeshandelsdokumentation. Provformulär;

GOST 6.10.7-90. Enhetligt system för utrikeshandelsdokumentation. Kontrollera;

GOST 6,38-90. Enade dokumentationssystem. System för organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav;

GOST 16487-83. Journalföring och arkivering. Termer och definitioner (GOST behåller det nummer som tilldelades den när den första terminologiska standarden registrerades 1970).

Enande - minska den omotiverade variationen av dokumenttyper, föra dem till enhetliga former, struktur, språkstrukturer, operationer för deras förberedelse, bearbetning, redovisning och lagring. Enhet är upprättandet av den mest enhetliga uppsättningen av detaljer, pappersformat och registrering av detaljer på papper.

För att minska antalet dokument som används i verksamheten vid institutioner, organisationer och företag, typisera deras form, minska arbetskraft, tillfälliga och materialkostnader för deras beredning och bearbetning, samt för att uppnå informationskompatibilitet av automatiserade databaser i samhällsekonomin, pågår ett arbete med att sammanföra dokument och skapa enhetliga dokumentationssystem (UDS).

Ett enhetligt dokumentationssystem är en uppsättning sammanlänkade enhetliga former av dokument som tillhandahåller en dokumenterad presentation av data i vissa typer av ekonomisk verksamhet, metoder för deras beteende, reglerande och metodologiskt material för deras utveckling och tillämpning.

Skapandet av ett ledningsdokument bygger på enhetsmetoden - upprättande av enhetlighet i sammansättningen och formerna av ledningsdokument som skapas vid lösning av liknande ledningsfunktioner och uppgifter.

Samtidigt med utvecklingen av USD utvecklas klassificerare av teknisk, ekonomisk och social information, som tillhandahåller integrerad automatiserad behandling av data som finns i enhetliga dokumentationssystem.

Följande enhetliga dokumentationssystem är för närvarande i kraft:

1. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation:

· Dokumentation om skapandet, omorganisationen, avvecklingen av företag och organisationer;

· Dokumentation om privatisering av statliga och kommunala företag och organisationer;

· dokumentation om organisationens administrativa verksamhet;

· dokumentation om organisatorisk och administrativ reglering av verksamheten i en organisation eller ett företag;

· dokumentation om drift- och informationsreglering av verksamheten i ett företag eller en organisation;

· dokumentation för anställning;

· dokumentation om övergång till ett annat jobb;

· dokumentation om uppsägning från arbetet;

· dokumentation för semesterregistrering;

· dokumentation för registrering av incitament;

· dokumentation om registrering av disciplinpåföljder.

USORD är till sin karaktär interdepartemental, det vill säga den fungerar i alla administrativa apparater och institutioner – uppifrån och ner, oavsett sektorstillhörighet.

Styrsystemet består av 3 delsystem:

· om skapandet och omorganisationen av institutioner och företag.

· personaldokumentation;

· automatiserad kontroll av dokumentexekveringen.

USORD regleras i sammansättning och definieras som en uppsättning sammanlänkade regler, föreskrifter och formulär som ställer krav på innehåll, konstruktion och utförande av dokument som används för att lösa förvaltningsproblem med hänsyn till användningen av elektronisk datorteknik.

Systemdokument är utformade på basis av ett exempelformulär (GOST 6.38-90). Bland de traditionella detaljerna ska dessa handlingar innehålla en anteckning om överföring av dokumentdata till datamedia och underskrift av den som ansvarar för överföringen av informationen till datamedia. I detta fall bör innehållet i dokumentet helst utföras i form av en tabell, frågeformulär eller stencil. Varje enhetlig form av ORD (liksom andra) tilldelas en kod enligt OKUD. Alla detaljer som behandlas med datorteknik måste kodas enligt All-Union Classifier of Technical and Economic Information.

2. Enat system bankdokumentation:

· betalningsdokumentation för icke-kontanta betalningar via banker;

· Dokumentation om bankkreditverksamhet;

· Dokumentation för övervakning av utgifterna för medel för löner och betalningar av sociala resurser och arbetskraft;

· Dokumentation om bankverksamhet i samband med internationella betalningar;

· utdatadokumentation av banker;

· Dokumentation om bankers förvaringsverksamhet;

· betalningsdokumentation för icke-kontanta betalningar via banker - intrabankdokumentformulär;

· Dokumentation om bankers emissioner, kontanter och budgettransaktioner - formulär för intrabankdokument;

· dokumentation för övervakning av utgifterna för medel för löner och betalning av sociala förmåner och arbetsförmåner (för konsumtion) - interna bankdokumentformulär;

· utdatadokumentation av banker - interna bankdokumentformulär;

· Dokumentation om monetär cirkulation - interna bankdokumentformulär;

· Dokumentation om bankers kreditverksamhet - formulär för intrabankdokument;

· redovisningsunderlag - interna bankdokumentformulär.

3. Ett enhetligt system för ekonomi-, redovisnings- och rapporteringsdokumentation budgetinstitutioner och organisationer:

· ekonomisk dokumentation;

· rapportering av redovisningsdokumentation för budgetinstitutioner och organisationer.

4. Enhetligt system för rapportering och statistisk dokumentation:

· Dokumentation om statistik över nationalräkenskaper och ekonomiska saldon.

· Dokumentation om statistik över vetenskaplig och teknisk potential och innovativa framsteg.

· Dokumentation om arbetsstatistik.

· dokumentation om statistik över materiella resurser;

· Dokumentation om finansiell statistik.

· dokumentation om social statistik;

· Dokumentation om industristatistik.

· statistikdokumentation lantbruk och upphandling av jordbruksprodukter;

· dokumentation om statistik över kapitalbyggnad;

· Dokumentation om statistik över utländska ekonomiska förbindelser;

· Dokumentation om statistik över konsumentmarknaden och dess infrastruktur.

· Dokumentation om transport- och kommunikationsstatistik.

· dokumentation om statistik över övervakning och registrering av förändringar i priser och tariffer.

USOSD definieras som ett system av dokument som registrerar och tillhandahåller tillstånd och ekonomiska organ statistiska uppgifter om genomförandet av planer, produktionseffektivitet, vetenskapliga och tekniska framsteg, arbetsproduktivitetstillväxt, ekonomisk utveckling.

5. Ett enhetligt system för redovisnings- och rapporteringsdokumentation för företag:

· rapportering av redovisningsdokumentation;

register bokföring;

· primär redovisningsdokumentation.

6. System för enhetligt arbetsdokumentation:

· Dokumentation om tillståndet på arbetsmarknaden.

· dokumentation om arbetsförhållanden;

· Dokumentation om avancerad utbildning av arbetskraftsmyndigheter.

· Dokumentation om arbetarskydd.

· Dokumentation om minimikonsumentbudgetar.

· dokumentation om överklaganden till arbetsmarknadsmyndigheter.

7. Enhetligt dokumentationssystem för Ryska federationens pensionsfond:

· dokumentation om redovisning och fördelning av medel;

· Dokumentation om ekonomisk planering;

· dokumentation om kontroll- och inspektionsverksamhet.

8. Enhetligt system för utrikeshandelsdokumentation.

· operativ och kommersiell dokumentation.

· fraktdokumentation;

· Dokumentation för utrikeshandeln;

· dokumentation som upprättas vid import (export) av varor;

· Transport av utrikeshandelsdokumentation;

· vidarebefordra utrikeshandelsdokumentation.

Utvecklingen av USD utförs av de relevanta ministerier och avdelningar som har anförtrotts detta arbete.

För att hålla DSD uppdaterad underhålls de, vilket inkluderar att göra ändringar och tillägg till kontrolluppsättningen av enhetliga dokumentformulär efter behov.

Syftet med standardisering och enande av dokument är att rationalisera processerna för beredning, utförande, sökning efter dokument, minska dokumentflöden och skapa optimala förhållanden för maskininformationsbehandling, vilket ökar nivån på företags- och organisationsledning. Standardisering och enhetlighet av ledningsdokument gör det möjligt att uppnå enhetlighet i struktur och bearbetning av information. Standardisering och enande bidrar också till utvecklingen av progressiva metoder för att arbeta med dokument.

Implementeringen och införandet av enhetliga dokumentationssystem och klassificerare inom hela unionen regleras av en speciell interdepartementell standard "Allmänt riktlinjer om implementering av enhetliga dokumentationssystem och all-union klassificerare av teknisk och ekonomisk information som används i automatiserade kontrollsystem" RD 50-61 - 82. Detta dokument fastställer, i synnerhet, när du använder enhetliga former av dokument under villkoren för traditionell förvaltning, tilldelning av koder enligt klassificerare endast i de fall då dokumentinformation är föremål för efterföljande behandling av datateknik under interaktion mellan en institution med externa korrespondenter. industri eller industri skapas. avdelningssystem upprätthålla DSD och klassificerare. Institutioner upprätthåller DSD och klassificerare i mängden information som är nödvändig för att denna institution ska kunna utföra uppgifterna med planering, redovisning och logistikhantering.

Tillsammans med standardisering och förening av dokument (när du skapar dem) används principen om stencilering också i stor utsträckning, vilket gör det möjligt att både påskynda skapandet av dokument av samma typ och för att undvika onödiga fel.

Stencilisering är en metod för att förena dokumenttexter, som består i det faktum att all information som är karakteristisk för dokument konventionellt delas in i stencil, eller konstant, och individuell, eller variabel. Stencilisering är särskilt relevant när man arbetar med korrespondens.

Stencilisering låter dig öka produktiviteten hos artister och hjälper till att förbättra kulturen för kontorsarbete.

Allryska klassificerare av teknisk, ekonomisk och social information

Viktiga medel för informationsstöd, främst inom sådana typer av verksamheter som ekonomi, statistik, bank, tull, utländsk ekonomisk verksamhet etc. är klassificerare av teknisk, ekonomisk och social information som är nödvändig för att säkerställa integrerad databehandling i automatiserade informationssystem.

Klassificerare av teknisk, ekonomisk och social information är regleringsdokument. Klassificeraren innehåller en systematisk uppsättning namn på objekt, presenterade som klassificeringsgrupper, och koder som tilldelats dem.

Sociala och ekonomiska objekt och deras egenskaper är föremål för klassificering och kodning, information om vilka används i myndigheternas och ledningsorganens verksamhet och finns i enhetliga former dokument. Klassificering av specifika former av ledningsdokument och deras koder fastställs All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD).

För närvarande används fortfarande 37 allryska och allunionsklassificerare. Uppsättningen klassificerare av teknisk, ekonomisk och social information, såväl som vetenskapliga, metodologiska och reglerande dokument om deras utveckling, underhåll och implementering, såväl som tjänster som utför klassificerings- och kodningsarbeten, utgör det enhetliga systemet för klassificering och kodning av tekniska , ekonomisk och social information (ESKK TEI).

Beroende på tillämpningsområde är klassificerare indelade i: allryska, industri- och företagsklassificerare.

Alla klassificerare, vad gäller innehåll, är indelade i tre grupper:

1. Klassificerare av information om ledningsdokument, uppgifter lösta i automatiserade kontrollsystem, typer av aktiviteter, ekonomiska och sociala indikatorer:

· Allrysk klassificerare av standarder (OKS);

· Allrysk produktklassificerare (OKP);

· Allrysk klassificerare av ledningsdokumentation (OKUD);

· Allrysk valutaklassificerare (OCC);

· Allrysk klassificerare av måttenheter (OKEY);

· Produktnomenklatur utländsk ekonomisk verksamhet(TN VED).

2. Klassificerare av information om organisatoriska strukturer:

· Allrysk klassificerare av offentlig makt och ledningsorgan (OKOGU);

· Allrysk klassificerare av företag och organisationer (OKPO);

· Allrysk klassificerare av ekonomiska regioner (OKER);

· All-union klassificerare av sektorer av den nationella ekonomin (OKONKH);

· All-Union klassificerare av lastnings- och lossningspunkter med järnväg, flod, sjö, luft och vägtransporter(OKPPV), etc.

3. Klassificerare av information om befolkning och personal:

· All-rysk klassificerare av information om socialt skydd befolkning (OKIZN);

· Allrysk klassificerare av specialiteter inom utbildning (OKSO);

· Allrysk klassificerare av arbetaryrken, anställdas befattningar och taxegrader (OKPDTR);

· Allrysk klassificerare av befolkningsinformation (OKIN), etc.

Struktur och innehåll i klassificeraren av teknisk, ekonomisk och social information med hjälp av ett exempel Helrysk klassificerare förvaltningsdokumentation (OKUD) ser ut så här.

OKUD innehåller information om enhetliga dokumentationssystem och former av dokument som är godkända för användning i samhällsekonomin. Den är utformad för att lösa följande problem:

· registrering av dokumentformulär;

· Effektivisering av informationsflöden i den nationella ekonomin;

· att minska antalet använda formulär.

· Uteslutning från spridning av icke-enhetliga former av handlingar.

· säkerställa redovisning och systematisering av enhetliga formulär

· handlingar baserade på deras registrering;

· kontroll över sammansättningen av dokument och undvika dubbelarbete

· information som används inom förvaltningsområdet;

· Rationell organisation av kontroll över användningen av enhetliga former av dokument.

Klassificeringsobjekten i OKUD är allryska (intersektoriella, interdepartementala) enhetliga former av dokument som godkänts av ministerier (departement) i Ryska federationen - utvecklare av enhetliga dokumentationssystem (UDS).

OKUD innehåller namn och koder för enhetliga dokumentformer som ingår i de godkända enhetliga dokumentationssystemen, till exempel:

Kontrollera nummer

Formnamn

Här anger de två första siffrorna formklassen, de två följande siffrorna - underklassen av blanketter, de tre följande siffrorna - registreringsnummer, och den sista siffran är kontrollnumret. Till exempel koden för Lönelistan för försäkringspremier i Pensionsfond- 09010046 lyder så här: 09 - Enhetligt dokumentationssystem för pensionsfonden; 01 - Dokumentation om redovisning och fördelning av medel; 004 - Beräkningsblad för försäkringsavgifter till pensionsfonden; 6 - Kontrollnummer. Kodbeteckningen för dokumentets enhetliga form återspeglar följande klassificeringsfunktioner: · första och andra tecken (formklass) - tillhörande den enhetliga formen av dokumentet till motsvarande enhetliga dokumentationssystem; · tredje och fjärde tecken (underklass av former) - allmänheten i innehållet i många former av dokument och riktningen för deras användning; · femte, sjätte och sjunde tecknet - registreringsnummer för dokumentets enhetliga form inom underklassen; · Det åttonde tecknet är kontrollnumret. Namnblocket för ett klassificeringsobjekt är en post över namnet på en specifik enhetlig form av ett dokument. Dessutom, i Unified System of Reporting and Statistical Documentation (betyg 06), förutom kodbeteckningen för dokumentets enhetliga form, kontrollnumret och namnet på formuläret, innehåller det också "index" och " frekvens” av presentation i samband med behovet av att säkerställa kontinuitet i beteckningar som har utvecklats i statliga statistikorgan . OKUD-koder i enlighet med GOST 6.38-90 "Enade dokumentationssystem. System för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på dokumentförberedelse" skrivs in i enhetliga dokumentformulär i dokumentets övre högra fält. En annan klassificerare som är direkt relaterad till dokument och har en viss betydelse för ledningspersonal är "All-Union Classifier of Enterprises and Organisations" (OKPO), eftersom varje dokument måste innehålla en specifik kod enligt denna standard. Klassificerarens föremål är endast företag och organisationer som har rättigheterna juridisk person, som de viktigaste källorna till förekomst och konsumtion av information, samt medlemmar i föreningar. Denna klassificerare innehåller koder för ministerier, departement och sektorer av den nationella ekonomin och deras namn, vilket ger den kvaliteten på en universell standard. Dessutom har OKPO ett direkt gränssnitt med det enhetliga dokumentationssystemet (USD) genom att koda alla operativa dokument som skapats och överförs av ett visst företag eller organisation till alla ledningsnivåer. OKPO-klassificeraren har följande konstruktionsschema: OKPO kan koppla de grundläggande detaljerna som behövs för att bearbeta hanteringsdokumentation med designzonen i enlighet med GOST 6.38-90. Varje ledningsanställd måste ha nödvändig information om strukturen och användningen av dessa standarder. I det dagliga arbetet kan OKPO användas i följande situationer: · Likvidation av institutionen. · förlust av rättigheterna för en juridisk person av en eller annan anledning; · Sammanslagning av institutioner. · Byta namn på institutioner. · Ändring av institutionens territoriella och administrativa läge. · Överföring av en institution till ett annat departement eller departement; · driftsättning av en ny institution. · bildande av en ny institution till följd av åtskillnad. Dessa två klassificerare ger artister information om att fylla i detaljer och koder, vars obligatoriska krav tillhandahålls av GOST 6.38-90. Slutsats Valt ämne kursarbeteär för närvarande mycket relevant, eftersom när man skapar dokument är det nödvändigt att följa principerna för standardisering och enande. Standardisering låter dig upprätta och tillämpa vissa regler vid utarbetandet av dokument. Enhet bidrar i sin tur till att minska mängden olika typer av dokument, vilket gör att de blir enhetliga i form, struktur, bearbetning och lagring. Alla statliga standarder som gäller i vårt land är förenade i det statliga standardiseringssystemet. På statlig nivå Arbete pågår för att sammanföra dokument och enhetliga dokumentationssystem skapas som ger dokumenterad representation av data i vissa typer av verksamheter. Klassificerare är normativa dokument som innehåller en systematisk uppsättning namn på objekt som presenteras som klassificeringsgrupper och koder som tilldelats dem. Referenser 1. A.V. Psjenko. Dokumentationsstöd förvaltning. - M., Forum - Imphra-M., 2002. 2. O.I. Zamytskova. Kontorsledning för högskolor. - Rostov n/d., Phoenix, 2001. 3. V.S. Mingalev, M.V. Larin. Särskilda dokumentationssystem. - M., nationalekonomi, 1989. 4. M.T. Likhachev, T.V. Kuznetsova. Dokument och papper: Referensguide. - M., nationalekonomi, 1991. 5. M.V. Kirsanova, Yu.M. Aksnov. Kontorsledningskurs. - M., 1998. 6. O.P. Dorofeeva, E.K. Gubskaya, A.M. Viguera. Sekreterararbete. - Rostov n/d., Phoenix, 2003. 7. E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyeva, E.M. Burova. Arkivstudier. - M., yrkesutbildning publicerad, 2002. 8. V.A. Kudryaev. Organisering av arbetet med dokument. - M., Infra-M, 2002. 9. E.A. Stepanov. Sekreterararbete. - M., 1998. 10. E.A. Stepanov. Kontorsarbete. - M., 1999.