Signera pdf digital signatur. Hur undertecknar man dokument korrekt med en elektronisk signatur (EDS)? Skickar en fil för signering

I vår tid datorteknik För att intyga handlingar började man använda den så kallade elektroniska digitala signaturen eller förkortade EDS. Men i den här frågan har många inte en klar förståelse för varför detta är nödvändigt, eftersom de flesta är vana vid att arbeta på gammaldags sätt och signera dokument manuellt. Vi kommer att diskutera senare hur man signerar dokument elektroniskt.

digital signatur eller digital signatur?

EDS är ett visst objekt i elektronisk form, genom vilken du omedelbart kan identifiera personen som skapade det, upprätta författarskap, kontrollera dokumentets äkthet, etc.

Naturligtvis, visuellt, kan en elektronisk digital signatur se ut som en vanlig signatur i form av ett grafiskt objekt som infogas i ett dokument. Faktum är att asymmetrisk kryptering och kryptografialgoritmer fungerar här. Den digitala signaturen själv använder privat nyckel och ett nyckelcertifikat, som låter dig bestämma den betrodda personen och signaturen som tillhör honom, dokumentets integritet och bekräftelse på att det undertecknades.

Varför ska du signera dokument med digital signatur?

Många är lite förbryllade över om det är nödvändigt och om det är möjligt att skriva under dokument med elektronisk signatur. Denna fråga kan endast besvaras jakande. För en förenklad förståelse, låt oss titta på ett exempel.

Låt oss anta ett företag representerat av generaldirektör måste upprätta ett bilateralt avtal. Det är uppenbart att det kommer att behöva visums i alla fall, eftersom utan detta kommer det inte att ha juridisk kraft. Men försändelsen färdigt kontrakt säg, per fax visar sig vara omöjligt. När du skickar förbi e-post Det grafiska formatet på det skannade dokumentet är inte välkommet, eftersom signaturen kan förfalskas. Du måste alltså skicka samma Word-fil, men det är detta dokument som måste signeras. Men hur undertecknar man ett Word-dokument med en elektronisk signatur? I allmänhet är det inget särskilt svårt med detta. Därefter kommer vi att överväga flera enkla metoder för att skapa digitala signaturer. Låt oss nu fokusera på juridiska frågor.

Behöver jag signera elektroniskt signerade dokument manuellt?

Många kontorsanställda och chefer anser att det är nödvändigt att ytterligare (manuellt) godkänna dokument som innehåller digitala signaturer (så att säga, för säkerhets skull). Klart missvisande. Detta är helt valfritt.

Faktum är att när du skapar en digital signatur och certifikat upprättas ett särskilt avtal med ett certifieringscenter och certifieras av en notarie, och i skedet av generering av certifikatet utfärdas en privat nyckel. Ur juridisk synvinkel är detta en bekräftelse av ägaren av den digitala signaturen. Således antyder slutsatsen sig själv: sekundär iakttagelse är inte nödvändig.

Algoritm för att arbeta med digital signatur

Låt oss ta reda på hur man signerar ett dokument och se hur det hela fungerar.

Sådana processer är baserade på skapandet av ett kryptogram som hashar den certifierade filen, som bestämmer ägarens data, författarskap och dataintegritet. I nästa steg krypteras den skapade hashen med en privat nyckel, varefter antingen ett helt dokument med digital signatur eller en separat signaturfil kopplad till dokumentet genereras.

Mottagaren använder offentlig nyckel. Naturligtvis i översikt De flesta algoritmer är väldigt lika varandra. Skillnaden kanske bara visas beroende på vilken typ av programvara som används.

Hur man signerar ett Word-dokument med en elektronisk signatur med hjälp av editorn?

Många användare inser inte ens att digitala signaturer kan skapas helt enkelt även i Word-editorn på kontoret. Hur undertecknar man ett Word-dokument med en elektronisk signatur? Det kan inte bli enklare. Åtgärderna i olika versioner av redigeraren är något olika, men i allmänhet är essensen densamma. Låt oss titta på att skapa en signatur med Word 2007 som exempel.

Så, hur signerar du dokument elektroniskt med endast Word? För att göra detta, efter att ha placerat markören på den plats där signaturen ska placeras, används infogningsmenyn, där textobjektet väljs. Sedan bör du hitta signaturraden och ställa in MS Office-signaturraden.

I inställningsdialogrutan måste du ange detaljerna för den person som undertecknar dokumentet, välj sedan en skanning av originalsignaturen och ange sedan förnamn i rutan bredvid "x"-ikonen. Efter detta kommer en utskriven version av signaturen att visas.

På en surfplatta med handskriftsinmatning kan du signera den själv. Om du behöver signera ett dokument för mer än en persons räkning måste du konfigurera signaturfält för varje person.

Du kan göra det ännu enklare genom att välja raden "Förbered" i menyn "Kontor"-knapp, ange sedan att lägga till en signatur, använd sedan syftet med att underteckna dokumentet, välj sedan en signatur och välj slutligen alternativet "Signa" . Underskriften kommer att bekräftas av en röd ikon som visas på panelen och en inskription som anger att dokumentet innehåller en elektronisk signatur.

De mest populära verktygen för att skapa digitala signaturer

Låt oss nu se vad som kan vara lösningen på problemet med hur man signerar ett dokument. För detta är det lämpligt att använda en tredje part programvara.

Bland ryskspråkig programvara är följande programvarupaket de mest populära och mest utbredda:

"CryptoARM";
"Crypto PRO";
"CryptoTree".

Det första programmet ser ut som det enklaste, så vi kommer att diskutera vidare hur man signerar dokument med en elektronisk signatur med hjälp av det.

Skapande av digital signatur med hjälp av exemplet med CryptoARM-applikationen

Det finns två metoder för att skapa en digital signatur med denna applikation: använda snabbmenyn och utföra åtgärder via programmets huvudgränssnitt. För en enklare förståelse av processen kommer vi att fokusera på det första alternativet, särskilt eftersom det andra är nästan identiskt, bara huvudåtgärden anropas direkt från programmet. Låt oss säga att du måste signera ett Word-dokument digitalt.

Först, i Utforskaren, måste du välja dokumentet du är intresserad av och välja raden "Sign" i RMB-menyn. Efter detta kommer fönstret "Wizards" att visas, som hjälper dig att utföra alla ytterligare åtgärder. Klicka på fortsätt-knappen och kontrollera om filen är vald. Om det behövs kan du lägga till flera objekt för att signera dem samtidigt.

Klicka på knappen "Nästa" igen och välj kodningsmetod i nästa fönster. I princip kan du inte ändra något och lämna standardinställningarna. I nästa steg kan du ange ytterligare data (tidsstämpel, visum, etc.). Längs vägen kan du markera rutan för att spara signaturen som ett separat objekt (båda filerna kommer att krävas när du senare kontrollerar signaturen i dokumentet). Om du inte markerar den här rutan kommer signaturfilen att slås samman med dokumentet.

När du har fortsatt måste du välja ett certifikat som har utfärdats av lämplig certifieringsmyndighet (det kan finnas på externa eToken-media eller registrerat i systemregistret). Efter detta kan de återstående parametrarna lämnas oförändrade. När du har slutfört alla steg behöver du bara klicka på knappen "Slutför".

Obs: om en separat fil väljs för signering, kommer den som regel att finnas i samma katalog som originaldokumentet som signeras och kommer att ha en SIG-tillägg.

Funktioner för att signera PDF-, HTML- och XML-dokument

Till sist några ord om andra format. I princip kommer stegen att vara desamma för PDF-dokument, men på grund av specifikationerna för andra Adobe-program är det lämpligt att separera signaturfilen från huvuddokumentet.

En situation är möjlig när mottagaren av ett dokument först vill bekanta sig med dess innehåll genom att använda samma Acrobat (Reader) för detta och först därefter börjar kontrollera signaturen. Förresten, vissa Adobe-program låter dig också signera filer med sina egna standardmetoder.

Om du bäddar in en signatur i HTML-dokument när du arbetar med tunna klienter måste du klicka på "Sign and Send" i webbläsaren, varefter utvecklarens skript aktiveras, vilket genererar en strängvariabel med dokumentverifieringsdata, som kommer att matas in i ett speciellt dolt fält, signerat och överfört till servern med POST-metoden. Detta kommer att följas av verifiering av dokumentet och signaturen, varefter en tabell genereras på servern med fälten för själva det signerade dokumentet och dess digitala signatur.

Du kan signera som vanliga dokument, använda InfoPath Office-verktyget eller skapa ett speciellt taggattribut i själva dokumentet.

Kort sammanfattning

Här är en kort sammanfattning av hur man signerar dokument elektroniskt. Naturligtvis angavs inte alla metoder som tillåter sådana operationer här, och inte alla program för att skapa digitala signaturer beaktades. Dock även enligt detta kort beskrivning Du kan redan förstå varför en elektronisk signatur behövs, och hur alla nödvändiga algoritmer i princip fungerar.

Om du tittar på vissa typer av programvara, i synnerhet kontorsprogram eller de mest populära produkterna från Adobe, du kan också använda dem egna medel. Men i fråga om att förenkla arbetet, enl åtminstone, är det bättre för en nybörjare att använda tredjepartsverktyg som ett exempel med "CryptoARM". Det säger sig självt att vi inte bör glömma bort juridisk sida fråga. Vissa företag skapar elektroniska signaturer och certifikat på egen hand, men i slutändan är de inte bara ogiltiga, utan har ingen juridisk kraft.

Elektroniska dokument, som pappersdokument, kräver godkännande. Osignerade papper kommer inte att ha juridisk kraft och kan därför inte användas i några transaktioner. Du måste veta hur du signerar ett digitalt signaturdokument korrekt, då kommer deltagare i affärsprocesser att kunna få ett antal fördelar.

Trots att en elektronisk digital signatur är väldigt bekväm, kan inte alla lista ut det. Anledningen till detta är de olika dokumentformat som du måste hantera. När man skriver under brev med elektronisk signatur stöter man oftast på filer som tillhör Microsoft Office-systemet.

Vad är digital signatur och hur man använder den

En elektronisk digital signatur ska förstås som ett objekt med vilket du enkelt kan fastställa författarskap och förstå vem som exakt skapade dokumentet. Med hjälp av en elektronisk digital signatur kan du dessutom bestämma filens integritet och dess äkthet. Samtidigt måste filskapare veta hur man signerar digitala signaturdokument korrekt för att undvika misstag.

Mycket här kommer att bero på vilken typ av elektronisk digital signatur som används. Genom att använda moderna medel informationsskydd kommer det att vara möjligt att inte bara bekräfta författarskap, utan också att klargöra de ändringar som gjordes i dina dokument efter deras slutliga publicering.

Signering virtuellt: arbetsprocedur

För att signera ett dokument med en elektronisk digital signatur måste du först generera allmän information som kommer att anges i den och sedan lägga till en signaturrad och digital signatur till den. Algoritmen för filsignering kan variera avsevärt. Här beror det oftast på hur exakt programvaran används i arbetet. Oftast talar vi om dokument som behandlas i Microsoft Office 2007-utgåvan. För att lägga till en signatur till dessa filer måste du göra följande:

placera markören där du behöver signera dokumentet med en elektronisk digital signatur;
i menyn, hitta fliken "Infoga" och i den välj "Text", hitta sedan "Signaturrad", och sedan i rullgardinsmenyn "MSOffice Signature Line";
sedan måste du sätta upp en signatur i dialogrutan som omedelbart kommer upp när du väljer raden ovan (du måste ge information om personen som undertecknar dokumentet);
om dokumentet måste undertecknas av flera personer samtidigt, skapa en rad för varje signatur, följ punkterna ovan.

Om du bara behöver signera en rad, och inte hela filen, måste du välja denna rad där den elektroniska digitala signaturen skrivs in. För att signera ett digitalt signaturdokument måste du öppna dialogrutan "Signatur" och sedan utföra någon av följande åtgärder:

välj en skannad bild av signaturen du sätter på pappersdokument varje dag;
ange ditt eget namn bredvid X-ikonen - då kommer du att se en tryckt version av den digitala signaturen;
om du använder en surfplatta kan du sätta en handskriven signatur;
om du har speciell programvara behöver du bara klicka på "Sign" -knappen.

Det är fullt möjligt att signera en elektronisk signatur med en skanning av ett dokument, huvudsaken är att din signatur är väl synlig. Det är också möjligt att skapa en osynlig signatur som inte kommer att visas i dokumentets innehåll. Du kan se det om du klickar på raden "Signatur", som finns i statusfältet (den finns längst ner på skärmen).

Varför en elektronisk digital signatur?

Ett dokument undertecknat med en elektronisk signatur har samma sak rättskraft, samma som vanligt papper. Genom att använda sådana dokument kan du spara enormt mycket tid som du vanligtvis måste spendera på postkontoret för att försöka skicka alla nödvändiga rapporter. Dessutom kan du spara pengar som spenderas på att skriva ut dokumentation.

Alla dokumentsigneringsalgoritmer är väldigt lika. De skapades enligt samma princip med vissa ändringar. För att signera ett dokument som är HTML-format måste du skapa ett dolt typfält med lämpligt formulär. Arbeta i en webbläsare EDS-användare det blir mycket lättare. Det viktigaste är att fylla i det korrekt önskad form, och klicka sedan på "Sign" och "Submit". Efter detta kommer det att hända automatisk sändning bokstäver.

Om det är nödvändigt att godkänna en fil i XML-formatet kan signering av dokumentet med en elektronisk digital signatur utföras med den algoritm som används för MSOffice-formatet. Om vi pratar om att arbeta med formatet XMLdsig måste du använda ytterligare program och applikationen MSInfopath, som ingår i varje Office-paket.

Kryptografiskt skydd av digitala signaturer är nyckeln till säkerheten för dina rapporter

För att använda digital signatur för att signera dokument måste du skaffa speciell programvara. Programvaran måste utföra kryptografiska operationer som kan användas för att kontrollera de digitala certifikaten som utfärdas av centren. Därmed är det möjligt att avsevärt förenkla förfarandet för godkännande av handlingar.

Det är nödvändigt att välja det mest optimala programmet med hjälp av vilket det är möjligt att utföra kryptooperationer på det tidigare CIS:s territorium. Förutom dataskydd och kryptering tillhandahåller sådan programvara rikliga möjligheter till sina ägare som vill signera dokument med en elektronisk digital signatur.

Fördelarna med sådan programvara är följande:

Med hjälp av en elektronisk digital signatur kan du godkänna hela paket med dokument, såväl som arkiv.
Det är tillåtet att använda en enkel och förbättrad digital signatur.
Ägaren av signaturen har rätt att skapa en primär och tilläggsversion i vissa fall används även en certifieringsversion.
Om du tänker arbeta med MSOffice-filer kan du också använda en osynlig elektronisk signatur. Om du behöver lägga till flera signaturer samtidigt kan du använda två alternativ samtidigt. Om endast en person signerar filen används en osynlig signatur.
Specialprogramvara gör det möjligt för dess ägare att lägga till kommentarer tillsammans med signaturen, samt justera godkännandedatumet för filen.
Restriktioner för signerade dokument kan endast ställas in på grund av otillräckligt minne på datorn.
Samtidig behandling av flera handlingar är tillåten.

Om du vet hur man sätter en digital signatur på ett dokument, men filen skiljer sig från de som användes tidigare (till exempel, deras format är PDF), måste du välja ett annat optimalt program. Det är viktigt att det kan användas för att rekommendera filer skapade i AdobeReader och AdobeAcrobat. Se till att programmet stöder alla versioner.

Det är mycket viktigt att välja den mest optimala strategin för att signera befintlig dokumentation skapad i elektroniskt format. Om du vill kan du rådgöra med specialister - de hjälper dig att välja en bekväm strategi, men var beredd på att du måste betala för detta arbete.

Digital signatur i affärer

Syftet med att underteckna ett dokument med en elektronisk signatur är dess officiella påskrift. Elektronisk fil, försedd med en elektronisk signatur, skiljer sig inte från en papperssignatur, juridiskt sett har den samma kraft. Innan du börjar använda en elektronisk digital signatur i ditt faktiska arbete måste du generera data för nyckeln och certifikatet.

De kommer att användas för att verifiera den digitala signaturens äkthet. Den privata nyckeln hjälper till att skapa en elektronisk signatur. När du skapar nycklar och certifikat använder specialister kryptografiska strukturer som finns i operativsystemen på alla moderna datorer. Certifieringsmyndigheten säkerställer korrekt användning av alla befintliga certifikat.

Du kommer att behöva teckna ett särskilt avtal med certifieringscentret, och avtalet måste vara officiellt certifierat av en notarie. Vissa organisationer öppnar sina egna center, men i det här fallet EDS för anställda företaget kommer inte att vara giltigt utanför dess gränser. Det är därför det är nödvändigt att använda tjänster från externa certifieringsorganisationer.

När EDS-certifikatet precis har genererats får varje anställd på företaget en privat nyckel. Proceduren för att generera nycklar kan utföras med hjälp av helt andra algoritmer, huvudsaken här är att se till att de alla är uppdaterade så att det inte uppstår några komplikationer i framtiden.

Slutsteg

Efter att absolut alla nycklar och certifikat har skapats måste du installera kryptoleverantörer. De är vanligtvis installerade i operativsystem, så du måste kontrollera deras tillgänglighet på dina datorer innan du installerar dem. Slutlig registrering av nycklar kanske endast är möjlig efter den slutliga installationen av kryptoleverantörer.

Därefter måste du installera programvara som kan fungera med elektroniska signaturer. I synnerhet talar vi om Microsoft Office, med vilket du redan kan skapa signerade dokument. Varje dator i organisationen måste ha sådan programvara installerad. Det är önskvärt att programvaran är universell, och du kan använda det mesta olika typer signaturer.

Nu vet du hur du signerar ett dokument med en elektronisk digital signatur, och du kan använda den för att arbeta med dina partners. Kom ihåg att varje digital signatur har sin egen giltighetstid och måste förnyas varje år. Det är nödvändigt att ständigt övervaka din digitala signatur. Om du undertecknar dokument med en ogiltig signatur kan du stöta på enorma svårigheter. För att förnya din signatur måste du kontakta certifieringscenter, där du kommer att bli ombedd att tillhandahålla samma papper som när du utfärdar en elektronisk signatur.

I nyligen Internets informationskapacitet har ökat avsevärt, och behov av godkännande elektroniska dokument, med vars hjälp vissa operationer kan utföras.

Hur man installerar på en dator

Innan du kan signera dokument på distans måste du först göra det installera ett digitalt signaturcertifikat på din dator, tack vare vilket det kommer att vara möjligt att visa även allvarliga dokument relaterade till ekonomiska frågor.

För att installera digital signatur på en persondator måste du installera CryptoPro-programmet. Efter installationen måste du starta den genom att klicka på vänster musknapp. Välj sedan fliken "Tjänst" i fönstret som öppnas och välj "Visa certifikat i behållaren."

Ett nytt fönster kommer att dyka upp där du måste välja "Bläddra", när du klickar på den kommer användaren att ha tillgång till listan med behållare. Från denna lista välj den som kommer att användas för arbete i framtiden.

När du har valt behållaren, högerklicka på den och öppna fliken "Egenskaper". Fönstret "Certifikatimportguide" öppnas. Sedan flyttar vi alla valda filer till lagringen till kategorin "Personligt".

När datorn har importerat alla filer till den önskade behållaren, installation av digital signatur till datorn kommer att betraktas som helt färdig, och du kan börja arbeta.

Allmän driftprocedur

Den snabba spridningen av digitala signaturer kan inte orsaka någon särskild överraskning, sedan i utvecklingens era informationsteknik användningen av elektronisk dokumentation har blivit allestädes närvarande.

Tack vare närvaron av din egen signatur kan du godkänna dokument för en mängd olika ändamål, och användaren får många fördelar när han interagerar med affärspartners.

Innan du signerar ett dokument måste du först skapa det. Detta innebär att viss information läggs in i filen, som kommer att utgöra dokumentets kropp och kommer att behöva attesteras.

Så fort informationen är grupperad och helt inmatad är det nödvändigt att lägga till en signaturrad och själva den digitala signaturen. Signeringsalgoritmen kommer att skilja sig från varandra. Allt beror på vilken programvara som används för att fungera.

Hur man skriver under

Låt oss titta mer i detalj på hur man signerar ett dokument, beroende på vilken programvara som används för aktivt arbete och skapande av dokumentation. Det finns flera typer av program som interagerar med digitala signaturer och används för att utföra alla operationer och överföra personlig information.

Ord

Detta är det mest populära programmet för att skapa filer som kräver visum när hjälp med digitala signaturer. Allt beror på vilken version av programmet som används:

HTML

Då och då blir det nödvändigt att anbringa ett visum på dokument i HTML-format. En liknande form kräver en signatur när du använder statliga internetportaler för att tillhandahålla vissa tjänster (t.ex. Pensionsfond RF www.pfrf.ru).

För att signera måste du gå till portalen med hjälp av webbläsaren Internet Explorer, hitta funktionen "Signera och skicka" i dess meny, bestämma certifikatet och klicka på "Signa" -knappen, efter anvisningarna i dialogrutan. .

PDF

För att signera ett dokument som är i PDF-format måste du installera CryptoPro PDF-plugin på din dator, som är speciellt utformad för att fungera med Adobe Reader version 7.0 och högre. Denna plugin är fritt tillgänglig på Internet, och dessutom är den helt gratis.

XML

Dokument med XML-tillägget påträffas oftast när man arbetar med databaser. I vissa situationer blir det nödvändigt att godkänna ett dokument (till exempel om du har att göra med ett dokument som rör statistiska uppgifter, eller information om periodiseringen lön anställda).

För att sätta din signatur måste du trycka på en speciell tangent inbyggd i programmet som standard. Det finns också möjlighet att signera dokument i XML-format med hjälp av ytterligare mjukvarufunktioner som tillhandahålls av ett antal program, inklusive CryptoPro ARM och XMLdsig.

Flerfilsdokument (Rar-arkiv och liknande)

Ibland kan det vara nödvändigt att underteckna ett stort antal dokument. I den här situationen är det lämpligt att sätta en elektronisk signatur på varje fil separat. Om denna operation av någon anledning inte är möjlig, är ett annat alternativ tillåtet.

Det är nödvändigt att skapa ett så kallat dokumentkort i en separat textbilaga. Den bör innehålla alla identifieringsdata för varje dokument på listan, såväl som nyckelhashfunktioner för varje fil.

Databas

Behovet av att signera databaser uppstår endast i två fall: om du arbetar med löner eller sysslar med skatteavdrag. I i detta fall att lämna din digitala signatur kommer att vara extremt enkelt. Programmet som används för databasen har initialt en inbyggd knapp för att signera dokumentet. Du måste hitta den och utföra flera åtgärder i enlighet med menyanvisningarna.

Vad ska man göra om den digitala signaturen inte fungerar

Användare stöter ofta på problem när den digitala signaturen inte fungerar och det inte finns något sätt att certifiera ett dokument i elektroniskt format. Sådana problem är vanliga och det finns specifika lösningar för dem.

Låt oss titta på de vanligaste fallen av problem med digitala signaturer:

"Ogiltigt certifikat". För att bli av med det här problemet måste du installera en elektronisk signatur, enligt uppmaningarna från certifikatutfärdaren.
"Certifikatet är inte pålitligt". Detta problem uppstår ganska ofta, och för att bli av med det måste du installera rotcertifikat Certifieringsmyndighet, som kan hittas på digitala medier med digital signaturdata eller på den officiella internetportalen för Association of Electronic Free Platforms aetp.ru.
"CryptoPro-programmet har löpt ut". Det finns bara en lösning på detta problem - att ange en licensnyckel. När denna operation är klar kommer problemet att lösas och programmet kommer att återuppta sitt arbete.
« Capicom är inte installerat eller fungerar inte korrekt". För att klara av denna komplexitet måste du ladda ner och installera Capicom och sedan konfigurera webbläsaren enligt instruktionerna på handelsplattformar som du planerar att interagera med.
"Behållarnyckeln matchar inte certifikatnyckeln". Om denna svårighet identifieras när du arbetar med digital signatur, måste du noggrant kontrollera alla behållare på din dator. Det är möjligt att signaturen har flyttats eller att fel certifikat har valts på grund av ett fel. Om den nödvändiga behållaren inte hittas måste du i det här fallet göra en begäran till certifieringscentret om ominstallation och återutgivning av den digitala signaturen.
"Det finns inget certifikatval eller inga fungerande certifikat hittades". Denna situation anses vara en av de svåraste, och en effektiv lösning kan hittas genom att installera CA och Capicom rotcertifikat. Dessutom måste du också kontakta certifikatutfärdaren och få ytterligare information om certifikatets giltighetstid.

Kryptoskydd och tillförlitlighet

Användningen av digitala signaturer blir alltmer alltmer aktuell fråga . Under förhållanden med papperslöst dokumentflöde framträder viktiga positiva egenskaper hos digitala signaturer, såsom en betydande ökning av hastigheten för att arbeta med dokument, en ökning av bearbetade dokument i kvantitativa termer och mycket mer.

Men många användare fortsätter att misstro eftersom de tror att det finns en stor sannolikhet att bli offer för hackare.

Liknande åsikt kardinalt felaktigt. Den digitala signaturen fungerar utifrån reglerna och kraven för kryptografiskt skydd, där det finns en offentlig och hemlig åtkomstnyckel. Endast tillgängligt för de digitala signaturer som klassificeras som högkvalificerade. Deras skillnad ligger i det faktum att kryptoskydd har ett kvalitetscertifikat från FSB i Ryska federationen och det är a priori omöjligt att stöta på bedrägliga eller hackeråtgärder när du använder det.

En annan viktig punkt är det faktum att, i enlighet med federala regler, är en elektronisk signatur lika med en vanlig signatur och därför måste krypteringsskyddet ha ökat kvalifikationskrav för att förhindra informationsläckage till det offentliga området.

Ytterligare information om processen för att underteckna ett elektroniskt signaturdokument presenteras i dessa instruktioner.

För den som precis börjat bekanta sig med elektronisk dokumenthantering(EDI), frågor uppstår: varför behöver du en e-signatur, vilka typer av den finns det och hur man signerar med en elektronisk signatur PDF-dokument eller Word.

En elektronisk digital signatur är en online-analog till en handskriven signatur. På papper ser det annorlunda ut: det är en uppsättning siffror, en grafisk bild, till exempel utskrift eller text.

Den elektroniska signaturen skyddar information från förfalskning (olagliga ändringar) och låter dig identifiera dess upphovsman och ägare.

Ett elektroniskt dokument har samma rättskraft som ett pappersdokument om det är undertecknat med en förstärkt, kvalificerad elektronisk signatur. En enkel och förstärkt okvalificerad e-signatur används också, men dess användning i omlopp måste diskuteras i förväg med motparter eller externa användare av information.

I lagen införs vissa regler för användning av elektroniska signaturer. Vilken av de tre typerna behöver du? specifika situation, sammanfattat i tabellen:

		Förstärkt okvalificerad	Förstärkt kvalificerad
När du ska använda	på banktransaktioner; för registrering i statliga informationssystem och mottagande av statliga tjänster; för internt bruk; för extern EDI, om parterna har kommit överens om dess användning.	att delta i e-upphandling enligt 44-FZ; för interna företagsändamål; för utbyte affärspapper med motparter, om det finns ett motsvarande avtal.	för rapportering; att delta i elektronisk handel; för att arbeta med regeringen informationssystem, inklusive den federala skattetjänsten, Ryska federationens pensionsfond, Rosalkogolregulirovanie; för att genomföra EDI inom företaget och med partners.

Var och hur får man en EP

En förbättrad kvalificerad elektronisk signatur utfärdas endast av certifieringscenter som har erhållit lämplig ackreditering från ministeriet för telekom och masskommunikation. Ett register över sådana organisationer publiceras på institutionens webbplats, vilket hjälper dig att välja det lämpligaste alternativet.

För att ta emot behöver du:

ansökan, pass, SNILS - för individer(förutom för enskilda företagare);
detsamma plus ett utdrag från Unified State Register of Individual Entrepreneurs och ett registreringsbevis hos Federal Tax Service (sedan 01/01/2017 utfärdas inte sådana formulär, så en kopia av inmatningsbladet i registret) - för enskilda entreprenörer;
ansökan, pass, kopior ingående dokument, utdrag från Unified State Register of Legal Entities, registreringsbevis (från 01/01/2017 - en kopia av registreringsbladet i registret) - för en juridisk person;
samma sak plus statliga registreringsuppgifter enligt reglerna främmande land, översatt till ryska och certifierad - för utländska företag.

Om en företrädare för den sökande kontaktar centret ska denne ha sitt pass och fullmakt med sig.

Skriv under dokumentet

Efter att ha tagit emot och installerat en signatur på din persondator bör du ta reda på hur du signerar ett digitalt signaturdokument i olika situationer. Låt oss överväga de två mest populära formaten - PDF och Word.

Så det finns en färdig text som bildas i Microsoft program Word version 2010. Öppna avsnittet som heter "Arkiv" i det övre vänstra hörnet. Vi hittar inskriptionen "Information". Den här fliken har tre olika alternativ: ge någon behörighet att ändra texten, kontrollera kvaliteten på informationen med hjälp av ytterligare tjänster och visa en av de tidigare sparade versionerna. Vi måste stanna vid avsnittet "Skydda dokument". Allra längst ner finns en knapp som låter dig sätta en e-signatur.

Det här alternativet fungerar inte om du har Word version 2003 eller 2007. I 2003 års program måste du gå till ett verktyg som "Verktyg", sedan "Alternativ" och "Säkerhet". Här väljer vi " Digitala signaturer».

Låt oss titta på hur man elektroniskt signerar ett Word-dokument, version 2007. Gå till Office (knappen i det övre vänstra hörnet), sedan "Förbered". Det finns en särskild avdelning med digitala signaturer.

Det är ännu enklare att signera information förberedd i Open Office. I fliken "Arkiv" i verktygsfältet finns det omedelbart en "Digitala signaturer"-sektion.

Låt oss titta på hur man digitalt signerar ett PDF-dokument i Adobe Acrobat Reader. Öppna avsnittet "Redigering" och fliken "Inställningar". Vi befinner oss omedelbart i "Kategorier", där vi går till "Digitala signaturer" och väljer den vi behöver.

Specialprogram

CryptoPro CSP

Algoritmer som stöds:

GOST R 34.10-2012, GOST R 34.10-2001, ECDSA, RSA

Programvara som stöds:

Microsoft Office;
Microsoft Exchange och Microsoft Outlook;
Adobe Systems Inc. produkter;
webbläsare Yandex.Browser, Sputnik, Internet Explorer, Edge;
Microsoft Authenticode;
Microsoft IIS, nginx, Apache;
Microsoft Remote Desktop Services;
Microsoft Active Directory.

CryptoARM

Har flera versioner:

"CryptoARM Start" - gratis version, som inte kräver att du anger en licensnyckel. Utför signerings- och krypteringsoperationer med vanliga Windows-krypteringsleverantörer. Om du har CryptoPro CSP CIPF installerat, kontrolleras den digitala signaturen på dokumentet (den digitala signaturen i sig kan inte skapas);
"CryptoARM Standard" - grundläggande version: skapande och verifiering av riktigheten av den digitala signaturen, stöder fullt ut CIPF "CryptoPro CSP";
"CryptoARM Standard PRO" innehåller ytterligare moduler TSP och OCSP, en avancerad signaturmodul. Skapar och verifierar riktigheten av den förbättrade CRYPTO-PRO-signaturen;
"CIPF CryptoARM 5". Certifierad version. Uppfyller kraven i nr. 63-FZ "Om elektroniska signaturer". Dessutom måste du köpa ett distributionspaket på CD med ett formulär och CIPF CryptoPro CSP 4.0.

Funktioner hos CryptoARM:

Digital signatur av enskilda filer, datapaket och arkiv;
signaturalternativ: primära, ytterligare (av flera personer) och certifierade (av en högre anställd);
tillämpning av avancerade digitala signaturegenskaper (skapande tid, användarkommentar);
klassiska och förbättrade digitala signaturformat;
två signaturalternativ (separerade från källdata och kombinerade med data);
radering av en signerad fil, inklusive garanterad radering;
storleken på signerade data begränsas endast av filsystemet och tillgängligt ledigt utrymme;
samtidig bearbetning av ett obegränsat antal filer;
skriva ut signatur på papper.

Certifiering av exakt tidpunkt för undertecknande av dokument:

EDS med tidsstämpel;
titta på och kontrollera tidsstämpeln på ett signerat dokument;
titta på och kontrollera tidsstämpeln på signaturen.

Kryptoträd

Detta är en heltäckande lösning för att kryptera och signera dokument, hantera digitala certifikat, autentisering, etc. Att köpa CryptoTree är mycket billigare än att köpa produkterna separat.

Kryptoleverantören CryptoPro CSP och CryptoARM-applikationen installeras på användarens arbetsplats för att utföra kryptering och elektroniska signaturoperationer. Programmet uppfyller kraven Federal lag RF nr. 1-FZ daterad 10 januari 2002 "Om elektronisk digital signatur."

Modern mjukvara låter dig sätta en elektronisk signatur (EDS) på alla dokument, inkl. och skapas med Adobe System-produkten. I PDF-filer kan du sätta en synlig signatur, som återspeglas som en linje i filen, och en visuellt osynlig. Varje typ av digital signatur har lika rättskraft, och den signerade filen kan skickas till mottagaren via e-post.

Det finns viktiga skillnader i hur program fungerar under bildandet av en elektronisk signatur. Acrobat låter dig:

certifiera PDF-filen med en osynlig eller synlig digital signatur (med kryptografiska algoritmer som föreskrivs i GOST R-34.10-2001);
skapa ett PDF-dokument baserat på GOST R-34.10-2001;
kontrollera den elektroniska signaturen du har gjort.

För skapade och öppnade filer ger Reader möjligheten att:

EDS-verifiering med kryptografiska algoritmer;
certifiering av PDF-dokument med utökad åtkomst.

Innan du börjar arbeta med en signatur i Reader måste du använda Adobe Acrobat. I den:

Öppnar (skapar) önskat dokument.
Öppnar menyalternativet "Arkiv".
Väljer "Spara som" från menyn.
Väljer "File PDF Reader with Advanced Features" från menyn.
Ansluter ytterligare funktioner vid behov.
Klicka på "Spara nu".

Därefter kan filen signeras med en elektronisk signatur med hjälp av Adobe Reader.

Skapa en signatur i Adobe Reader

För att sätta en elektronisk signatur måste du klicka på "Signering" i menyfönstret "Arbeta med certifikat". Även där väljer du önskad typ av digital signatur (synlig eller osynlig). Om du, när du valde en signaturgenereringsmetod, markerade rutan bredvid "Fråga när jag signerar", kommer en dialogruta att dyka upp. Metoden för att generera en elektronisk signatur anges i enlighet med programmet som används för att arbeta med signaturen.

Om anställda på certifieringscentret deltog i att sätta upp arbetsplatsen kanske dialogrutan inte visas, eftersom inställningarna är inställda som standard.

Sedan måste du bestämma platsen där den digitala signaturen ska placeras och skapa en signaturrad. I det nya fönstret som öppnas är allt du behöver göra att välja det signeringscertifikat som ska användas. För att göra ditt arbete enklare kan listan över certifikat sorteras efter namn, giltighetstid eller utfärdare.

Signera ett PDF-dokument

För att fästa digitala signaturer i PDF-filer kan du använda två program: ViPNet CryptoFile och CryptoARM.

ViPNet CryptoFile låter användaren signera ett digitalt signaturdokument gratis. Programmet fungerar med olika typer filer, såväl som med arkiv. Nackdelen med ViPNet CryptoFile är möjligheten att tillhandahålla endast en digital signatur.

CryptoARM från CryptoPRO är en licensierad och betald produkt. Fördelarna med tjänsten är arbete med alla typer av filer, med arkiv och möjlighet att anbringa flera digitala signaturer vid signering av en fil. Trots den betalda licensen är CryptoARM ett vanligare mjukvaruverktyg för att arbeta med digitala signaturer.

Så här signerar du en PDF-fil med en elektronisk signatur:

Öppna önskad PDF-fil.
Klicka på "Fyll i och signera" i den högra panelen.

I panelen som öppnas väljer du "Fyll i och signera" och "Ytterligare verktyg" igen.

Välj "Certifikat att lägga till på panelen".

Klicka på "Infoga digital signatur" och använd markören för att välja den plats i dokumentets brödtext där den digitala signaturen ska finnas.
I fönstret för val av certifikat väljer du det du behöver. Klicka på "Ok" och "Signera".

En elektronisk signatur som fästs på en PDF-fil ser ut så här:

Hur man skickar en fil

När filen är undertecknad kan den skickas till andra användare. För att göra detta måste du klicka på "Nästa" på panelen "Fyll och signera".

Det går att skicka på flera sätt:

en länk till det undertecknade dokumentet;
en kopia av filen i ett separat brev;
originalhandling (för signering).

Sekvensen av åtgärder vid sändning beror på den valda metoden.

Skicka en länk till ett dokument

En länk skickas till mottagarna till en signerad och ifylld kopia av PDF-filen, som inte kan redigeras. En kopia av Adobe Sign är certifierad. För att skicka måste du klicka på "Hämta länk" och "Skapa länk".

klicka på "Kopiera länk" och skicka den via e-post;
Klicka på "Bifoga länk till e-post". I det här fallet kommer ett brev att skapas från e-postkontot du använder, och ämnet för meddelandet kommer att vara dokumentets titel.

Användaren kan bara lägga till mottagarnas adresser och klicka på "Skicka".

Skicka en kopia i ett separat meddelande

En skrivskyddad kopia av dokumentet kommer endast att skickas via e-post. Mottagarna kommer att kunna visa utan att redigera.

För att skicka behöver du:

Klicka på "Skicka en kopia".

Skriva in e-postadress användaren som dokumentet skickas till.
Klicka på "Skicka".

Med den här metoden kan du skicka ett dokument till flera användare samtidigt och fälten "Ämne" och "Meddelande" fylls i som vanligt.

Skickar en fil för signering

För att skicka ett dokument för signering behöver du:

Klicka på "Begär signatur" och "Kom igång".

Adobe Sign öppnas. Den nödvändiga informationen anges i fälten "Namn" och "Meddelande".
I "Ytterligare parametrar", välj, om nödvändigt, autentisering av dokumentförfattaren eller andra parametrar.
I avsnittet "Plats för signatur", lägg till formulärfält och ange platsen där den digitala signaturen ska finnas.

När du har fyllt i alla formulär måste du klicka på "Skicka".

Hur man tar emot ett PDF-dokument med digital signatur från andra användare

Att ta emot dokument i PDF-format från andra användare sker genom verktyget "‎Fyll och signera". Den körs på molntjänsten Adobe Sign. Denna metod låter dig signera dokument online med en digital signatur via mobila enheter eller en webbläsare från vilken stad som helst.

Mottagaren och adressaten behöver inte fylla i flera formulär med data eller köpa ytterligare programvara för att anbringa en elektronisk signatur. Användare får samtidigt en förfrågan via e-post om att generera en elektronisk signatur, varefter operationen slutförs och en kopia av det bestyrkta dokumentet skickas. Processen kan övervakas online via Acrobat Reader DC eller Acrobat DC.

För efterföljande certifiering med hjälp av EDS-certifikat PDF-filen genereras i Adobe Acrobat. Programmet gör det möjligt att inte bara certifiera ett dokument, utan också att kontrollera en tidigare skapad digital signatur. Du kan signera filen med den kostnadsfria programvaran ViPNet CryptoFile eller en licensierad produkt från CryptoPRO. Signeringssekvensen i programmen är liknande, och den resulterande filen med en signatur kan skickas direkt som en länk, via en elektronisk brevlåda eller för signering av en andra part via Adobe Sign.