Förberedelse av handlingar för arkivförvaring. Min organisation av dokument - Reaktiva hemmafruar - LiveJournal Design av en mapp med dokumentexempel

I verksamheten i varje organisation bildas speciell kategori filer - filer med permanent lagring. I den här artikeln kommer vi att berätta hur du formaliserar sådana fall för överföring till arkivet.

STÄNDIGT - HUR MYCKET ÄR DETTA?

Lagringsperioderna för dokument fastställs av standardlistor:

• Lista över typisk förvaltning arkivhandlingar, som genereras under aktivitetsprocessen statliga myndigheter, organ lokala myndigheter och organisationer, med angivande av lagringsperioder (godkänd genom order från Rysslands kulturministerium daterad 25 augusti 2010 nr 558, ändrad den 16 februari 2016; hädanefter kallad 2010 års lista);
• En lista över standardarkivdokument genererade i vetenskapliga, tekniska och produktionsverksamhet organisationer, med angivande av lagringsperioder (godkänd genom order från Rysslands kulturministerium daterad 31 juli 2007 nr 1182, ändrad den 28 april 2011; hädanefter kallad 2007 års lista).

Dokumentlagringstiden kan även fastställas i branschföreskrifter. regleringsdokument. I det här fallet kan ordet "permanent" ersättas med en synonym, till exempel "obestämd tid".

• Om organisationen inte är källan till förvärvet av statsarkivet.

Kolumn 3 "Dokumentlagringsperiod" i 2010 års lista innehåller en fotnot<*>, som anger att lagringstiden ”permanent” (Post.) av handlingar i organisationer som inte är anskaffningskällor för statliga och kommunala arkiv inte får understiga tio år. Vi talar bara om de dokument vars lagringsperioder anges i 2010 års lista.

Således, om en organisation inte är källan till förvärvet av det statliga (kommunala) arkivet, måste den lagra dokument med en "permanent" period på minst 10 år, och sedan är fri att förstöra dem som vanligt, tillsammans med filer som har gått ut vid den tiden. Samtidigt är det lämpligt att fastställa en lägsta lagringstid för dessa dokument i kontorsledningsinstruktionerna eller i andra lokala bestämmelser om dokumentlagring. Till exempel:

Eftersom Sällskapet inte är en organisation - en källa för förvärv av statliga (kommunala) arkiv, är förvaringstiden "permanent" för ledningsdokument motsvarar 10 år.

Vänligen notera

2007 års lista innehåller inga sådana fotnoter eller instruktioner utfärdade på annat sätt. Om ett dokument enligt 2007 års lista har en "permanent" hållbarhet innebär det därför lagring under hela organisationens existens.

• Om organisationen är källan till förvärvet av statsarkivet, då betyder hållbarhetstiden "permanent" "för hela organisationens existens." Om den likviderade organisationen har en efterträdare, kommer "permanent" att bestå så länge som den efterträdande organisationen existerar. Om en organisation avvecklas utan efterträdare, gör det statliga arkiv som den tillhör en prövning av värdet av handlingar med permanent hållbarhet och tar till sitt förråd de som det anser vara användbara. Handlingar som inte är av intresse för arkivet kan komma att förstöras.

VI FORMAR OCH SYSTEMATISERAR FALL OCH DOKUMENT

Funktioner av fallbildning

Att förbereda en fil för lagring börjar långt innan dokumentet är färdigt i kontorsarbete. Alla DOE-processer utförs sekventiellt och är sammankopplade.

Vänligen notera

Redan på antagningsstadiet inkommande dokument eller skapa en utgående, måste du förstå i vilket fall dokumentet kommer att placeras och vad är funktionerna i bildandet av detta fall.

Exempelvis måste beställningar på kärnverksamheten beaktas och utformas strikt separat från beställningar av personal. Motsatsen är ofta fallet med små organisationer, där sekreteraren kombinerar funktionerna som en tjänsteman och en personaltjänsteman. Innan du skickar en sådan sammansatt fil för lagring måste du upplösa den, och det är extraarbete.

När det gäller korrespondens bör den utformas enligt principen om "begäran-svar", när varje brev som tas emot eller skickas arkiveras enligt sin fråga, och inte efter typ (inkommande eller utgående). Detta måste göras omedelbart, annars, när det är dags att skicka filerna för lagring, kommer sekreteraren att spendera enormt mycket tid på att skapa en korrespondenshistorik.

Sätt att organisera dokument

Dokument i filen kan systematiseras:

• Kronologiskt, det vill säga enligt skapelsetiden. Som regel ordnas i sådana fall handlingar strikt enl registreringsnummer, Till exempel:

	Ärendebladsnummer (volym)
Beställning daterad 12 januari 2015 nr 1
Beställning daterad 13 januari 2015 nr 2
Beställning daterad 13 januari 2015 nr 3
Beställning daterad 16 januari 2015 nr 4
Beställning daterad 19 januari 2015 nr 5

• Alfabetiskt- till exempel namn eller namn på projekt:

• Kombinerad metod- först ordnas dokument i alfabetisk ordning och sedan även kronologiskt, till exempel:

Dokument och dess registreringsdata	Ärendebladsnummer (volym)
Korrespondens med Astra LLC
Skiljeblad
Ref. Nr 53 från 2015-01-14
I. Nr 243 från 2015-01-16
Ref. Nr 105 från 2015-01-23
I. nr 341 från 2015-01-28
Korrespondens med Vasilek LLC
Skiljeblad
I. Nr 14 från 2015-12-01
Ref. Nr 18 från 2015-01-13
I. nr 201 från 2015-01-15

Dokument indelade i alfabetiska block separeras från varandra, till exempel med färgade avgränsare. Detta är valfritt, men det gör det mycket lättare att arbeta med volymen. Vid numrering av ark numreras avgränsare i den allmänna ordningen.

Sålunda, när filerna arkiveras för lagring, kommer dokumenten redan att vara korrekt formaterade till filer och i filerna kommer att systematiseras.

VI FÖRBEREDAR DOKUMENT FÖR REGISTRERING

• Vi tar bort onödiga saker. Troligtvis har dokumenten fram tills nu förvarats i mappar-registratorer. Det är för tidigt att ta bort dokument från dem. Till att börja med, låt oss titta igenom varje mapp och ta bort utkast från den, dubblera (upprepade) kopior av dokument, ark med anteckningar och från själva dokumenten - gem och häftapparater.
• Vi delar upp saker i volymer. I detta skede bestämmer vi hur många volymer av ärendet som kommer att hamna och hur man bäst delar upp handlingarna i volymer: per månad, efter antal blad, efter motparter, efter efternamn etc. I enlighet med punkt 4.20 i reglerna för att organisera lagring, anskaffning, registrering och användning av dokument från Arkivfonden ryska federationen och andra handlingar hos myndigheterna statsmakten, lokala myndigheter och organisationer (godkända genom order från Rysslands kulturministerium daterad 31 mars 2015 nr 526; hädanefter kallade 2015 års regler) får varje fil inte innehålla mer än 250 ark.

Det är inte alls nödvändigt att komma med något slags system för att dela upp dokument i volymer, det räcker med att följa denna regel. Den enhetliga fördelningen av ark gör för det första att du kan skapa volymer som är ungefär lika tjocka, och för det andra underlättar det sökningen efter dokument i filen. Således, om filen innehåller cirka 300 ark, är det bättre att göra två volymer på 150 ark vardera, snarare än 250 och 50.

Sedan tar vi försiktigt bort dokumenten från mapparna, distribuerar dem i volymer och börjar bearbeta dem för lagring.

VI ANMÄLLER FODRAL FÖR FÖRVARING

Beroende på lagringstid kan ärenden behandlas helt eller delvis. Alla filer som öppnas i organisationen och som har en lagringstid på mer än 5 år är delvis dokumenterade, med undantag för personalakter. Följande fall är föremål för fullständig registrering för lagring, i enlighet med 2015 års regler:

• permanent mandatperiod lagring;
• tillfällig (över 10 år) lagringsperiod;
• personaldokument ( Alla, inklusive de som har en hållbarhetstid på fem år).

Stadier av design av varje volym. Fullständig registrering av varje volym av fodralet för förvaring sker i följande ordning:

1) numrering av ärendeblad;

2) upprättande av en intern inventering av ärendet;

3) upprättande av bevismaterial för målet;

4) arkivering eller bindning av ärendehandlingar;

5) omslagets utformning (titelblad).

Steg ett: numrering av volymbladen

Om dokumenten tidigare numrerats av någon i samma övre högra hörn och den nya numreringen inte överensstämmer med den gamla, stryk sedan över det gamla numret och skriv ett nytt bredvid. Siffror placerade i andra delar av bladet behöver inte korrigeras. Om volymen innehåller en broschyr med egen sidnumrering, får varje ark, inklusive omslaget, sitt eget nummer i den allmänna ordningen.

Varje numrerad volym kan ha ett klistermärke med följande information:

• totalt antal ark;
• saknade nummer;
• bokstavssiffror.

Denna information kommer att vara användbar för oss lite senare när vi upprättar ett dokument som styrker ärendet.

Om det finns flera saknade och bokstäverade siffror i volymen, måste de beaktas vid beräkning av antalet ark. Till exempel, om det finns 100 ark med siffror i en volym, men det saknas tre siffror och två bokstäver, kommer det totala antalet ark i volymen att vara 99 (100 - 3 +2).

2015 års regler säger ingenting om antalet korrigeringar i volymnumrering. Självklart, om det finns för många fel, är det bättre att numrera om arken. Men vilken betydelse detta "för mycket" börjar med är okänt. I det här fallet rekommenderar vi att du bekantar dig med klausul 75 i reglerna för notariearbete (godkänd av FNP-styrelsens beslut av den 17 december 2012, på order från Rysslands justitieministerium den 16 april 2014 nr. 78):

Extraktion

från Reglerna för notariearbete

75. […] Om fler än 5 fel görs vid numrering av arken i ett fall (volym), numreras arken i ärendet (volymen) igen.

Denna regel är inte nödvändig för allmänt kontorsarbete, men enl åtminstone, ger en uppfattning om antalet fel där det är bättre att numrera om volymen.

Steg två: sammanställning av en intern inventering av volymen

Det är inte alltid nödvändigt att skapa en intern inventering av volymens dokument. Låt oss citera 2015 års regler:

Extraktion

från reglerna för att organisera lagring, förvärv, inspelning och användning av dokument från Ryska federationens arkivfond

och andra dokument i statliga organ, lokala myndigheter och organisationer

4.30. Att registrera handlingar av vissa kategorier av mål på papper (personliga, rättsakter, material från brottmål, ärenden om tilldelning av akademiska examina och tilldelning akademiska titlar, fall relaterade till utfärdande av upphovsrättscertifikat och patentuppfinningar) kompileras internt inventeringärendehandlingar.

Interninventeringen är en slags innehållsförteckning för volymen.

Sekreteraren kan vid behov skapa en intern inventering för andra kategorier av ärenden. Här är vad de säger om detta: Grundläggande regler för arbetet med organisationers arkiv (godkända av beslutet från styrelsen för Rosarkhiv daterat 2002-06-02):

Extraktion

från Grundreglerna för driften av organisationsarkiv

3.6.17. En intern inventering av ärendehandlingar sammanställs för att registrera dokument av permanent och tillfällig (över 10 år) lagring, vars registrering är orsakad av detaljerna i denna dokumentation (särskilt värdefulla, personliga, rättsliga, utredningsfall, etc.), som samt att registrera fall av permanent och tillfällig (över 10 år) lagring, utformad enligt typer av dokument, vars rubriker inte avslöjar dokumentets specifika innehåll.

Således är det möjligt att upprätta en intern inventering både med beställningar för huvudaktiviteten (särskilt om numreringen i den på grund av felaktig systematisering kränktes), och även med korrespondens, om detta kommer att underlätta användningen av volymer.

Den interna inventeringsblanketten finns i 2015 års regler (bilaga nr 27). Inventeringen har sin egen numrering av ark, som kan matas in automatiskt vid skapandet av ett dokument i MS Word (exempel 1).

Steg tre: vi upprättar ett dokument som styrker ärendet

Ett certifieringsblad upprättas för varje volym av ärendet. Formen för bladet finns också i 2015 års regler (bilaga nr 8). Det är lätt att fylla i: vi vet redan hur många ark det finns i varje volym, samt hur många saknade och bokstäver som finns bland dem. När det gäller "funktionerna i det fysiska tillståndet" talar vi om:

• om trasiga lakan;
• limmade ark;
• broschyrer, inbundna och förseglade dokument som ingår i volymen;
• ark av större format än de flesta i volymen och andra icke-standardiserade dokument för denna volym (exempel 2).

Steg fyra: sy ihop volymen

• Att välja ett omslag. Dokument med permanent hållbarhet är förpackade i pappomslag speciellt utformade för filer med permanent hållbarhet (Fig. 1). Det är lättare att hitta dem på nätbutikernas webbplatser snarare än i butiker - produkten är inte den mest populära, så folk glömmer ofta att lägga den på disken.

Kartongpärmen kompletteras med en flexibel bred rygg med ett självhäftande lager. Det övre och nedre omslaget har ett veck med 25 mm indrag från vänster kant, vilket gör att du kan bläddra igenom fodralet som en bok och kopiera ark utan svårighet.

En volym dekorerad med ett sådant omslag ser ut som en vanlig bok, bara i stort format. Volymer utformade på detta sätt kan placeras vertikalt på en hylla utan rädsla för att de ska böjas och krossa innehållet.

• Att göra omslaget. Om ledningen anser att det är för dyrt måste sekreteraren plocka fram sax, kartong och skapa omslagen själv. Men du kan bara göra anständiga omslag om du kan hitta högkvalitativ kartong, skuren i ark lika med eller något större än A4. Inget gott kommer från den vanliga "För barns kreativitet".

För att göra ditt eget omslag behöver du kartong, ett ark vinylvinyl (ett slitstarkt, vattentätt pappersbaserat bindningsmaterial) och dubbelhäftande tejp.

Principen för att sy ihop köpta och hemmagjorda omslag är densamma:

1. Placera bottenpärmen, dokument och topppärm tillsammans, borra och sy bindningen.

2. Linda ner det mjuka materialet (om du gör det själv, en remsa vinylvinyl) bakom bottenkåpan och fäst tejpen hårt i botten (bild 2).

Som ett resultat kommer det hemgjorda locket att se nästan likadant ut som i fig. 3.

• Vi använder en hålslagare. Eftersom dokument sys i 4 hål är det bättre att använda speciella hålslag för 4 hål, som stansar en bunt dokument från 150 till 300 ark åt gången (fig. 4, 5).

Du kan även använda en vanlig hålslagare för 10 ark med två hål, dock måste du stansa dessa tio ark två gånger. Avståndet mellan de fyra hålen ska vara 8 cm (enl
med rekommendationerna från GOST 17914-72 "Omslag till filer med lång hållbarhet. Specifikationer"), så mätaren bör ställas in på "888".

Innan du slår hål i volymen måste du ordna ärendedokumenten i följande ordning:

1) internt inventering (om det skapades);

2) ärendehandlingar;

3) certifieringsblad.

• Vi väljer en nål och tråd. Synålen är för liten, det är bättre att använda en påsnål (den så kallade "zigenaren") - lång (ca 12 cm) och med ett brett öga. Du behöver en stark tråd, men du kan vika den flera gånger med vanlig tråd. Du kan också sy med bankgarn, men det är inte lätt att trä det ens i en "zigenarnål".

Trådlängden för en standardtom är cirka 1 meter. Det är bäst att bestämma den optimala längden för dig själv experimentellt - redan på den tredje sömmen kommer det att bli klart hur mycket det kommer att behövas. Det finns ingen anledning att knyta en knut i slutet av tråden, som vid normal sömnad - ändarna kommer fortfarande att skäras till optimal längd. Om volymen genomborrades (stansades, borrades) noggrant, kommer det inte att finnas några problem med gängning, eftersom diametern på nålen är mycket mindre än diametern på hålet från borren eller hålstansen.

Riktningen på nålen och tråden när du syr en volym visas i figur 6.

Efter att båda ändarna av tråden har dragits ut från baksidan av volymen, knyts de (inte hårt, så att volymen inte bara kan öppnas, utan också, om nödvändigt, göra en kopia av något dokument, men inte heller löst , så att arken i filen inte "går") och omskärs.

Observera: i allmänhet och hantering av personaljournaler Det finns ingen anledning att ta ut ändarna på trådarna från insidan av locket och fästa dem med en certifieringsdekal. Ändarna är trimmade och om möjligt gömda under locket. Om det inte finns något lock visas de helt enkelt inifrån utan ytterligare manipulation.

Steg fem: utformning av titelsidan (omslaget) till volymen

Formen på målets titelblad finns i Reglerna 2015 (bilaga nr 28). Att fylla i det brukar inte orsaka några svårigheter. Kom bara ihåg att den översta raden på omslaget "Namn på det statliga (kommunala) arkivet" förblir tom. Om saken någonsin kommer in statsarkiv, kommer hans anställda att fylla i denna rad själva.

I det nedre vänstra hörnet av titelbladet är ärendets arkivkod anbringad: fondnummer, inventarienummer och numret på denna lagerenhet enligt inventariet (Exempel 3).

Vi limmar titelbladet på omslaget till volymen. Det är bäst att använda PVA-lim, men då måste fallet omedelbart placeras under en press i flera timmar, annars kommer titelsidan att fastna ojämnt och skrynkla på sina ställen. De minst lämpliga materialen för detta är limstift (omslaget lossnar efter ett par timmar) och kontorslim (för flytande och kommer att förstöra titelsidan så att ingen press kan rädda den). Att skriva ut omslag på ark med ett självhäftande lager är dyrt och ineffektivt: det "häftande lagret" på dem är villkorat och locket kan tas bort med en handrörelse.

Så, algoritmen för att förbereda dokument för permanent förvaring ser ut så här:

VAD SKALL KÖPAS I ARKIVET

Utbudet av specialpapper för arkivet som presenteras i butikerna är litet, men du kan välja något.

• Maskiner för arkivbindning. Höljets volym fixeras i dem och borras. Maskinen kan vara manuell (för att borra måste du vrida ett speciellt handtag, fig. 7) eller elektrisk (borren startas genom att trycka på en knapp, fig. 8). Experter har olika åsikter om dessa maskiner: vissa anser att de är bekväma, andra - precis tvärtom. Men ett hål som gjorts med en hålslag ser definitivt jämnare och snyggare ut än ett som borras av en maskin.

• Förvaringslåda. Färdiga volymer kan helt enkelt placeras på en hylla, eller så kan de extra förpackas i lådor. Det finns många typer av lådor. Låt oss till exempel notera en låda med dragsnören i vilken flera bundna volymer av fodral är placerade (fig. 9).

Stora lådor med gångjärnslock finns också på rea (bild 10). En sådan låda rymmer 10 eller fler volymer.

Från lådor med gångjärnslock är det bekvämt att få önskad volym eller bunt utan att ta bort lådan från hyllan. Vissa lådor har till och med speciella monteringsfästen, som gör att du kan ansluta lådorna för att bilda ett ställ (fig. 11).

Nästan alla företagshandlingar lagras på redovisningsavdelningen och varje dag kommer det fler och fler papper. Så att "primären" inte går vilse och revisorn kan hitta den på några minuter erforderligt dokument måste du organisera ditt papperslagringssystem ordentligt. Gör dig redo att beställa mappar med olika tjocklekar och bokmärken för dem för att inte gå vilse i berg av dokument.

Vad och var man ska förvara

Lagstiftningen reglerar inte förfarandet för arkivering av dokument, så ett företag kan självständigt utveckla ett lagringssystem baserat på detaljerna i dess verksamhet, särdragen i dokumentflödet och antalet lagrade papper. Som regel arbetar de flesta företag med följande dokument: kassapapper, kontoutdrag, fakturor, fakturor, lönehandlingar. Låt oss titta på hur man förvarar dem mer bekvämt.

För varje typ av dokument måste du skapa en separat mapp. Som regel arkiveras papper antingen vid datumet för godkännande för redovisning eller alfabetiskt. Till exempel lagras kontoutdrag i mappar på bokföringsavdelningen i kalenderordning, och till exempel kontrakt, enligt den första bokstaven i motpartens namn. En revisor kan dock komma med sin egen procedur. Huvudsaken är att dokument inte går förlorade och lätt kan hittas.

Varje dokumentmapp bör signeras, till exempel:

LLC "Solnyshko"

MOTTAGNA FAKTUROR

3:e kvartalet 2014

På "ryggraden" i mappen i redovisningsavdelningen, ange inte bara vilka dokument som lagras i den, utan också den period som de hänför sig till. I det här fallet kommer inte bara du, utan också alla andra anställda i företaget att enkelt kunna hitta det nödvändiga dokumentet eller arkivera det mottagna. Du kommer också att kunna navigera i vilka papper från tidigare år som ska arkiveras och vilka som ska kasseras helt. För enkelhetens skull skapas en ny mapp från början av året, och om det finns många dokument, sedan från början av kvartalet, månaden etc.

Låt oss titta på hur du kan arkivera dokument i mappar. Du kan använda den här beställningen eller utveckla din egen.

Kontantdokument

De lagras bekvämt i mappar i A5-format. Bladen i kassaboken och kassaberättelsen är numrerade, så du bör lägga det äldsta dokumentet ovanpå mappen och sedan lägga nya papper under. Lägg kassaberättelsen för dagen och arkivera kvitton och utgifter under den i den ordning som de anges i kassaberättelsen. Samla kassabokblad separat. Beroende på antalet kassadokument kan du skapa 1 mapp för hela året för kassarapporten och kassabok. För att undvika förvirring om vilka dokument som finns kan du sätta en avgränsare mellan dem. Du kan också klistra in kontantgränsberäkningen i den här mappen.

Om ditt företag ofta ger ut pengar på konto kan du skapa en separat mapp för utgiftsredovisningar. Om sådana transaktioner sker 1-2 gånger per år kan utdrag och rapporter fästas till kassans rapport.

Kontoutdrag

De ursprungliga företagsutdragen erhålls från banken tillsammans med betalningsuppdrag, order och andra bankdokument. Placera dem i mappar efter datum. Under betalningsuppdrag ska du pinna ut de fakturor som betalningen gjordes för. Eftersom många papper vanligtvis är kopplade till ett påstående, för att snabbt kunna navigera efter datum, kan du köpa avgränsare med siffror.

Fakturor, handlingar och fakturor

Separata mappar bör skapas för mottagna och utfärdade dokument. Vissa företag föredrar att lagra handlingar och fakturor tillsammans, medan andra föredrar att lagra dem separat. Om du är engagerad i både handel och tillhandahållande av tjänster kommer det att vara bekvämare att lagra dokument i olika mappar. Fakturor bör också arkiveras i separata mappar, särskilt om företaget är momsbetalare.

Även mappar manipuleras ofta med registren över dokument som den innehåller. De kan skrivas ut från de flesta bokföringsprogram. Med hjälp av dessa register är det bekvämt att kontrollera om alla dokument är på plats.

Du kan även bifoga journaler över inkommande och utgående fakturor, samt inköpsreskontra och säljreskontra till fakturor. Men om ditt företag har ett stort dokumentflöde kan dessa tidningar och böcker lagras separat.

Lönehandlingar

En personlig fil bör skapas för varje företagsanställd. För att göra detta kan du köpa tunna mappar eller använda avdelare för att ange utrymme i en tjock mapp för varje anställds dokument. Arkiveras i personlig akt anställningsavtal, kopior av dokument som den anställde tillhandahållit vid anställning och efter uppsägning - en kopia arbetsbok. Du kan också lämna in ansökningar och förelägganden om anställning, semester, uppsägning etc. i din personakt.

Ofta samlas ansökningar och beställningar i en separat mapp per månad. Där arkiveras också tidrapporter, löneberäkningshandlingar etc.

Att blinka eller inte att blinka?

För att förhindra att dokument försvinner föredrar vissa organisationer i slutet av året att binda dokument i mappar. På så sätt flyger de inte isär även om du tappar mappen. Detta görs på följande sätt:

1. Dokument läggs i ett hårt pärm. De är punkterade på vänster sida av marginalen.
2. En tjock tråd eller ett band förs genom hålen och knyts i en knut på baksidan. I detta fall måste de fria ändarna vara minst 5 cm.
3. Papper som mäter cirka 4x5 cm limmas på knuten.
4. På toppen av pappret står frasen "Strappade och numrerade... ark." Organisationens sigill och den ansvariga personens underskrift är anbringade.

Denna procedur är valfri. Därför kan du självständigt godkänna ordningen för att sy enskilda dokument eller inte sy dem alls (i det här fallet kan du alltid ta bort eller ersätta dokumentet). De enda undantagen är de handlingar som måste bindas i enlighet med lagens krav (till exempel inköpsböcker och försäljningsböcker sammanställda på pappersmedia, måste snöras).

Om inkorg primära dokument Kan.

Om att lagra dokument i arkiv.

Det är nödvändigt att sy dokument för att organisera dem.

Företag och institutioner syr ihop dokument som behöver föras över till arkivet.

Det är bekvämt att lagra inbundna dokument och vid behov lämna in dem till inspektionsmyndigheter utan att oroa sig för deras säkerhet och möjligheten till ersättning.

Vilka standarder styr sömmar?

Teoretiskt sett är en så enkel sak som att sy dokument inte reglerad föreskrifter. Det finns bara instruktioner om hur du gör detta:

1. Metodologiska rekommendationer godkända av Federal Archive Order den 23 december 2009;
2. GOST 51141 för kontorsarbete;
3. Också kontorsarbetsregler som innehåller krav på arkiveringsdokumentation utvecklade av industriavdelningar (Rysska federationens centralbank, skatte- och tullministeriet, etc.).

Vilka dokument kräver sådan registrering?

I institutioner och företag sys dokument av nästan alla strukturella divisioner.

Anställda personalservice Följande dokument är separat systematiserade och sammanfogade i slutet av kalenderåret:

• personalbeställningar,
• allmänna order,
• bemanningsbord.

Revisorer sy:

• förhandsrapporter,
• omsättningsblad för materialtillgångar,
• fakturor,
• fakturor,
• intyg om utfört arbete,
• fraktsedlar,
• kassabok,
• kvittoutdrag lön anställda vid anstalten för det fall att lönen ges till de anställda i deras händer.

Tjänstemän: inkommande och utgående dokumentation.

Du kan flasha dokument med hjälp av följande verktyg:

• Häftapparat;
• Trådar;
• Specialutrustning.

Men dokument sydda med trådar kommer garanterat inte att ersättas, vilket är viktigt i modern verklighet.

Att fålla saker med tråd anses vara den mest pålitliga.

Allmänna designregler

Dokument som senare kommer att behöva bindas sorteras först efter datum, noggrant fästa vid varandra, och varje ark numreras till höger med arabiska siffror. Numrering börjar med nummer 1. Inventariet är inte numrerat.

För omslaget, välj ett speciellt kartongomslag "Business". Den finns i olika storlekar och kvaliteter. För sömmar standarddokument En vanlig mapp i A4-format används.
Kuvert är också numrerade i dokument. I det här fallet numreras kuvertet först, följt av arken och fotografierna som fanns i det.

Om ett fel gjordes vid numrering av dokument, stryks det över med en rad och numreringen fortsätter. I det här fallet måste arket certifieras med inskriptionen "Believe Corrected", undertecknad av den ansvariga personen och förseglad.

Steg-för-steg-instruktioner för denna procedur

Innan du häftar dokument måste du ta bort alla gem och häftklamrar från häftapparaten. Ordna efter datum eller betydelse och numrera varje ark i dokumentet. Om den resulterande filen består av många ark, kan du ansluta dokumenten med speciella gem och börja sy.

Förbered följande verktyg och material:

• Trådar. Det är bättre att använda nylon.
• Nål. Välj storlek beroende på tjockleken på dokumenten som häftas.
• Papperslim.
• Ett ark tomt papper.
• Papper, kartongmapp.

Förfarande:

1. Ta bort gem och häftklamrar från dokumentet.
2. Lägg arken snyggt och jämnt, kontrollera numreringen för tillförlitlighet.
3. Beroende på tjockleken på den resulterande bunten, ta en syl eller en nål och, gå tillbaka från kanten, gör minst 3 genomgående hål. Hålen ska vara i en rad, vertikalt mot kanten av papperet, på ett avstånd av 2,5-3 centimeter från varandra. Mitthålet ska vara centrerat.
4. Beroende på tjockleken på den resulterande stapeln av papper, ta en tråd 70-80 centimeter lång.
5. Sätt in nålen från botten av dokumentets baksida i det centrala hålet.
   
6. Passera ovanifrån in i det översta hålet.
   
7. Sedan genom baksidan av dokumentet till den yttersta botten.
   
8. Vi återvänder till den centrala genom framsidan.
   
9. Efter sådan sömnad kommer tråden att ligga på baksidan. Om du syr ett dokument med ett stort antal ark, bör denna manipulation utföras flera gånger för att säkra dem.
10. Knyt en knut på baksidan. Resten ska vara minst 8 centimeter lång.
    
11. Limma ett papper i form av en rektangel på den resulterande knuten. På vilken inskriptionen är gjord i förväg: "Lappade och numrerade.____ ark Director____Efternamn I.O.". Om chefens befattning är annorlunda, anges det enligt dokumentationen.
    
12. En signatur och sigill placeras på det inbundna dokumentet, det angivna pappersarket. En del av signaturen och sigillen ska finnas på ett papper och på baksidan av dokumentet.

Det ska sägas att om du behöver sy ett större antal ark samtidigt måste du göra minst 4 hål. Detta ger stabilitet och tillförlitlighet vid lagring av det inbundna dokumentet.

En förenklad metod för att flasha dokument ges i denna videoinstruktion:

Vem försäkrar och hur

Handlingarna är bestyrkta av chefen för företaget eller enskild företagare. Det är viktigt att en del av signaturen finns både på det inklistrade pappret och på dokumentet.

Det är värt att säga att genom att underteckna de bundna dokumenten åtar sig chefen skyldigheter för deras innehåll eller utser en auktoriserad person genom order om äktheten.

Funktioner för registrering av redovisningsdokumentation

Häftning av bokföringsdokumentation liknar att sy vanliga dokument. Men det finns en skillnad. För sömmar redovisningshandlingar gör 5 hål eftersom fodralen blir tjockare. Endast en auktoriserad anställd kan häfta dokument. Ofta är revisorn som är ansvarig den som sköter ärendena.

Numrering görs med en enkel penna. Vid häftning av dokument sammanställs en inventering av dokumenten i filen.

Lager består av följande avsnitt:

• namnet på dokumentet,
• datumet då inventeringen sammanställdes,
• lista över dokument,
• den ansvariga personens underskrift.

Funktioner för att förbereda dokument för inlämning till arkivet

Handlingar för inlämning till arkivet utarbetas av anställda vid strukturavdelningar. Själva förberedelsen inkluderar:

1. Systematisering av dokument.
2. Numrering.
3. Arkivera dokument i en enda mapp beroende på deras syfte.
4. Fyller i inventeringen.
5. Dokumentomslagsdesign.

Ovanstående förfarande för arkivering av handlingar innebär långtidsförvaring av dem, d.v.s. minst 25 år.

Om dokumenten kommer att lagras i organisationens arkiv mindre än 10 år, vissa avlastningar är tillåtna, nämligen följande får inte utföras:

• Numrering av ark i filen.
• Systematisering av blad i ärendet.
• Sy med trådar och lämna för förvaring i pärm.

Syproceduren är densamma som för normal sömnad. Om i ett fodral som är föremål för sömmar mer än 250 ark, då måste du dela upp den i flera volymer. Varje volym är bunden.

Om dokument planeras att lagras mer än 25 år, som förberedelse för sömnad, placeras ett extra kartongskydd på fodralet, vilket skyddar dokument och trådar från överdriven friktion och ger fodralet ett vackrare utseende.

När du arkiverar filer till arkivet måste du se till att texten förblir läsbar. Numrering utförs med en enkel penna i det övre högra hörnet. Det rekommenderas inte att använda kulspetspennor och gelpennor, färgpennor och tuschpennor för dessa ändamål.

A3-ark numrerad som ett ark och fållad till vänster kant och vikt. Om arket är fållat i mitten, räknas 2 ark.

Foton eller bilder, och även diagram och kartor numrerad längst bak i det övre vänstra hörnet. Kuverten numreras först och separat från sina papperskåpor.

Om ärendet är sammanställt av flera volymer numreras de (volymerna) var för sig.

Täcka formaterad enligt följande:

• Ange namnet på organisationen eller institutionen.
• Indelning.
• Hållbarhet.
• Fallnamn.

Det är viktigt att uppfylla vissa krav. Institutionens namn kan ändras. Därför, när du sammanställer omslaget till ett dokument, är det nödvändigt att ange 2 titlar. Institutionernas namn anges i nominativa fall. Det gamla namnet står inom parentes, det nya måste stå under det.

Dessutom anges det ärendets ämne. Det kan vara handlingar, fakturor, beställningar m.m. sedan strukturell enhet och den period för vilken handlingarna finns i den eller kalenderåret. Detta är de första och sista datumen för dokumenten.

Om dokument är sammanfogade för ett kalenderår, bör du till exempel ange "Beställningar från 20015." Även angivet hållbarhet: permanent eller bestämd.

Inventeringen beaktas inte vid numrering av blad i filen. Fall kan listas i ordningsföljd. Till exempel charter, protokoll, planer.

En videohandledning om hur man designar en mapp för arkivering granskas här:

Förberedelse för inlämning till skatteverket

Att registrera sig som företagare eller juridisk person, samt ändringar av uppgifter i besiktningen skattetjänst De inlämnade handlingarna sys i närvaro av en notarie. Innovationerna gäller inte i det här fallet, eftersom notarien på detta sätt garanterar att inga korrigeringar kommer att följa efter att ha bekräftat sökandens underskrift.

Sedan juli 2013 kan du lämna en anmälan till skatteverket utan att sy ihop handlingen. Denna punkt är undantagen från metodrekommendationerna. Enligt företagarnas gottfinnande finns det nu möjlighet att skicka in dokument som helt enkelt är häftade eller sydda.

Ingen avbröt dock reglerna för kontorsarbete. Och därför ingående dokument Det är fortfarande tillrådligt att flasha den manuellt.

Hur fålla dokument korrekt och med vilken tråd.

Tack vare rätt firmware är dokument lättare att organisera. Många handlingar överförs till arkivet. Det är bekvämare att lagra inbundna dokument med flera ark och tillhandahålla dokument till inspektionsmyndigheter. Pappren förblir helt intakta, vilket eliminerar möjligheten till utbyte, förfalskning eller förlust.

• Frågan om korrekt dokumentfirmware är inte bara angeläget för anställda statliga myndigheter, men också företrädare för småföretag.
• Om den fasta programvaran inte är korrekt installerad kan registreringsprocessen ta en obestämd tid. Korrekt firmware är en garanti för maximalt dokumentationsskydd.

Hur utför man firmware enligt befintliga krav? Hur gör man allt första gången om det inte finns några tydliga regler för arkivering av kontorspapper? Materialet i den här artikeln är tillägnat på olika sätt firmware dokumentation.

• Om du behöver häfta kontorspapper på flera ark, måste du först och främst bekanta dig med bestämmelserna. Naturligtvis är det första som kommer att tänka på lim eller en häftapparat. Flersidiga dokument kan inte klistras in. Men hur syr man ihop dem? När allt kommer omkring kan felaktig firmware åtminstone resultera i en vägran att registrera en myndighet som kräver att du tillhandahåller ett paket med dokument.
• Vad ska man göra om det inte finns några regler och prover, och det är omöjligt att sy papper som det visar sig, och inte som det borde vara. Trots att det inte finns några tydliga instruktioner kring bindning av dokumentation är det nödvändigt att fokusera på de specifika kraven från den myndighet som begär information i form av ett inbundet dokumentpaket.
• Det kommer också att vara användbart att bekanta dig med allmänna rekommendationer för blinkande dokument som består av mer än ett ark. De samlas i en broschyr eller metodiska rekommendationer för 2009. Det finns även en broschyr för 2004. Det är mer lämpligt för att registrera LLC-dokumentation.

Regler för att sy GOST-dokument

• Metoderna för att sy ark som beskrivs i broschyrerna avser dokumentation som ska förvaras i mer än 10 år.
• Sammanfogningen av flersidiga dokument utförs med en vanlig nål och tjock tråd. Men hur lär man sig hur man flashar företagsdokumentation korrekt? När allt kommer omkring kommer denna färdighet att komma till nytta mer än en gång under din byråkratiska eller entreprenöriella karriär.

Vilka dokument är sammanfogade?

• Personaldokumentation baserad på innevarande års resultat
• Bokföringsunderlag
• Kontorists inkommande och utgående dokumentation
• Handlingar för skatteverket
• dokument för att lämna rapporter till Rysslands pensionsfond
• dokument till olika avdelningar på banken
• förfrågningsunderlag
• kopior av lagstadgade handlingar
• dokument för att ingå särskilt viktiga avtal
• vinstböcker
• attesterade kopior och översättningar
• vid upprättande av dokumentation för arkivering

• Det är vanligt att sy ett paket med dokument med en nål och tråd. Detta gör att du kan behålla deras integritet: i denna typ av papper kommer det att vara svårt att ersätta, vilket är mycket viktigt idag.
• Ibland är det tillåtet att använda en häftapparat för att häfta dokument. Det perfekta alternativet är att använda specialutrustning.
• Revisorer i många organisationer byter till att arbeta med redovisningsprogram. De behöver inte kopieras på papper. Det finns onlinebokföring för detta. Dokument i elektronisk form signerad digital signatur har samma juridisk mening, såväl som pappers sådana (till exempel fakturor).
• Men trots att det är lätt att arbeta med dokumentation i digitalt format kommer vi att behöva ta itu med den vanliga pappersdokumentationen under lång tid, och förberedelsen av vissa dokument krävs redan.

Office-dokumentation har annan betydelse. Dokument skiljer sig åt i tjockleken på filen och formen på arken. Det är därför det finns flera sätt att flasha dokumentation.

Vilka yttre skillnader kan det finnas mellan de sydda föremålen:

• ett dokument som består av 2 eller fler A4-ark
• redovisningshandlingar, inklusive kontantdokument, bestående av olika antal dokument, förvaras i kartonger

Vilken tråd ska jag använda för att sy dokument?

• Om du inte tar inlämnandet av dokumentation på allvar, kan de papper som är förberedda för leverans helt enkelt returneras till dig med ett krav på att göra om den fasta programvaran helt. Därför är det tillrådligt att bekanta dig med reglerna för sömmar och de grundläggande kraven innan allvarliga fel görs i den fasta programvaran för dokument.
• Ett annat alternativ för att lösa problemet är att vända sig till proffs. Om du inte har tid att studera frågan om firmware-dokumentation, kan du anförtro detta till specialisterna på ett tryckeri. Det tar 10-30 minuter att sy dokument med en plast- eller metallfjäder med lock.
• Men det finns en viss risk med att anförtro dina handlingar till en tredje part: papperen kan innehålla affärshemligheter.
• Därför bör du noggrant läsa instruktionerna en gång om hur du syr dokumentation av olika format med hjälp av vanliga trådar eller en häftapparat.

• Dokumentationen sys ihop med bankgarn, tunn lavsan-tejp eller stygntrådar. Men om det inte finns några sådana trådar, så duger vanliga hårda trådar.
• 2-3 ark sys ihop med vanlig tråd. Den måste vikas på mitten för styrka. Syprocessen börjar med att hål görs i arken. Sömnaden görs från baksidan av de sammansatta arken.
• Nålen sticks först in i det mittersta hålet. Det är bättre att använda dubbel firmware. När sömnaden är klar, sticks nålen och tråden in i det centrala hålet och förs ut på baksidan av de sammansatta dokumenten. Den återstående änden av tråden måste knytas i en knut.

Dokumentationen sys ihop med bankgarn, tunn lavsan-tejp eller stygntrådar

Hur man syr dokumentation med tråd

Förbereda tillbehör:

• nålar och tråd av lämplig tjocklek
• dokument som behöver flashas
• en syl eller annat verktyg för att göra hål i papper
• organisationens sigill
• pappersvaror lim

Vi syr dokumentet i 3 steg:

• Vi förbereder papper för att sy. För att göra detta måste du ordna dem i grupper
• Kontrollera om numreringen är korrekt
• Söm
• Vi upprättar en medföljande inskription.
• Vi förbereder en intern inventering.
• Vi intygar det färdiga arbetet

För ett inbundet paket med dokument är följande tillåtet:

• hoppa över stadiet av dokumentsystematisering
• distribuera dokument utan numrering
• Det är möjligt att lämna in handlingar utan intyg

Steg 1:

• Vi lägger ut papperen som de ska finnas i dokumentet. Vi numrerar varje sida med siffror i det övre högra hörnet. Vi använder en enkel penna för detta.
• Vi gör punkteringar. Om vårt dokument består av flera ark, kan en punktering enkelt göras med en nål och tråd. Vi genomborrar ett flersidigt dokument med en syl eller använder en vass spik. För att underlätta processen att genomborra papperet, ta en hammare.
• Hur många hål ska jag göra? Detta beror på kraven från den organisation som begär dokumenten. Punkteringarna ska vara jämnt fördelade längs den vänstra marginalen. Hål görs i mitten av arket, avståndet mellan dem är 3 cm.

Ett pappersark limmas på de inbundna dokumenten. Den är stämplad, signerad och daterad

• För särskilt viktiga dokument görs fem hål. Detta är det mest tillförlitliga sättet att skydda papper från ersättning.
• Vi intygar dokumentet: förbered ett papper som mäter 4 x 5-6 cm. Vi anger antalet ark som sys i siffror och i ord. Vi lägger här till befattning, efternamn, förnamn och patronym för den som intygar handlingarna.

Korrekt inbundet dokument: baksida

• Applicera lim och placera detta ark på den plats där knuten är belägen och trådarna möts. Vi tar de korta ändarna av trådarna bortom bladet så att de hänger fritt. Dokumentcertifieraren skriver under. Om det finns en stämpel eller det är nödvändigt på dokumentet, så sätter vi en stämpel. Här ska du inte bara signera eller sätta ett sigill, utan göra det på ett sådant sätt att en del av signaturen och förseglingen sträcker sig utanför gränsen för det inklistrade arket.

• Med hjälp av en syl gör vi tre hål. Det bör vara ett avstånd på 3-5 cm mellan dem.
  Vi för in nålen genom den mittersta punkteringen på baksidan av arken samlade och lämnar en bit tråd mer än 7 cm.
• Vi för nålen till framsidan genom hålet som ligger längst upp. Vi drar nålen och trär genom det nedre hålet på baksidan.
• Genom framsidan passerar vi nålen in i mittpunkten. Nu kan tråden klippas av och lämna en längd på minst 7 cm.
• Vi har två kvarvarande trådar: i det övre hålet och i mitten. Låt oss koppla ihop dem.
  Förbered ett rektangulärt blad och limma fast det på den resulterande knuten.

Sy ihop dokument manuellt i 3 hål: diagram

Video: Hur man syr ett diplom med tre hål?

• Ett mer tillförlitligt sätt att sy dokument är med fyra punkteringar. Vi gör 4 hål. Sy från hålet som ligger näst uppifrån. Vi sätter in nålen i den övre punkteringen, går tillbaka till det andra hålet i den övre delen och sedan till det tredje. Genom den fjärde punkteringen skickar vi nålen till baksidan av dokumentet.
• Det återstår att föra in nålen i det tredje hålet från framsidan. Bilden nedan visar hur du syr dokument med fyra hål.

Hur man flashar en mapp med 4 hål: diagram

Vad du bör vara uppmärksam på:

• Vi utför firmware strikt vertikalt och observerar symmetri
• hål i dokument ska placeras längs den vänstra marginalen
• gränsen från kanten av arket är 1,5-2 cm
• nålen sätts in för första gången från baksidan av dokumentet

Vi leder tråden in i den yttre punkteringen från baksidan

Video: Hur man flashar dokument?

Hur man syr dokument på ett hörn: diagram

Ibland är det nödvändigt att sy ett dokument vid hörnet. Hur man gör detta korrekt, se videon.

Video: Hur syr man ihop dokument?

Häfta dokument med en häftapparat

Så här häftar du dokument med en häftapparat - se videon.

Video: Hur syr man ihop dokument korrekt?

Hur numrerar man dokumentsidorna korrekt vid arkivering?

• Vi sätter arabiska siffror på arken
• Vi använder en enkel penna för detta
• Vi sätter siffrorna i stigande ordning
• Vi numrerar blad, inte sidor (dokument kan ha sin egen numrering)
• Vi sätter sidnumret i det övre högra hörnet, utan att röra texten i dokumentet.
• Ansökningarna är numrerade i allmän ordning
• Vi numrerar bokstäver enligt följande: lägg ett nummer på kuvertet och först efter det numrerar vi arken som finns i brevet
• Flera dokumentvolymer numreras individuellt
• Ansökningar som tilldelats en separat volym numreras också separat
• Om dokumenten är ritade på ett ark i stort format, lägg sedan numreringen i det övre högra hörnet, böj den och arkivera den under ena kanten
• För de enskilda fragmenten som anges i dokumentet (till exempel checkar) gör vi en inventering och detta dokument numrerade i allmän ordning.

Hur man häftar dokument för skattekontoret: regler, prov

• antal ark i en firmware - inte mer än 150
• dokument är sydda på ett sådant sätt att datum och visum förblir läsliga
• Skatteinspektören kan behöva en kopia av dokumentet, så det är nödvändigt att häfta papperen på ett sådant sätt att skanning eller annan kopiering inte kräver att firmwaren går sönder
• alla ark i dokumentet är numrerade (numreringen börjar från ett: 1, 2, 3)
• Dokument sys ihop med 2-4 punkteringsmetoden. Tråden tas ut på baksidan och knyts.
• En bit papper (dess storlek är 3x5 cm) med en certifieringsinskription och sigill limmas på knuten.

Hur man häftar dokument för skatteverket

• Loggboken är inbunden med inbunden. Detta är nödvändigt för att bibehålla dokumentets korrekta utseende under en lång lagringsperiod.
• Dokumenten är numrerade.
• Loggboken sys med vanlig grov tråd utan att uppfylla några myndighetskrav.

För firmware kan du använda följande material:

• bankgarn
• vanlig tråd nr 10 (sydda med ett stort antal stygn)
• tunn lång sladd
• rå- eller sytråd
• det inbundna dokumentet är förseglat för att skydda dokument från yttre störningar

Loggbokens firmwareprocess:

• förbered tre hål med en hålslagare eller syl (gör hål till vänster i magasinets marginaler)
• för in tråden från baksidan av magasinsbindningen i det yttre hålet
• för tråden till framsidan och dra ut kanterna, rikta in dem
• för in ändarna på trådarna (segmentet ska vara 6-8 cm) i hålet som är beläget i mitten och dra det till baksidan
• om du använder en tråd som inte är tillräckligt stark, upprepa proceduren
• Vi knyter ändarna av trådarna med en knut på baksidan och tar tag i den centrala tråden som passerar genom de yttre hålen
• limma fast ändarna av trådarna på magasinet, och limma ett litet fyrkantigt papper ovanpå, på vilket den ansvarige personen skriver under och skriver under
• ange firmwaredatum

Hur man flashar en redovisningsanteckningsbok: exempel

Video: Hur kan en enskild företagare flasha dokument?

Firmware för dokument för arkiv

Du kommer att lära dig om funktionerna i firmwaredokument för arkivet från videon.

Video: Jag arkiverar en ARKIVMAPP på kameran - detaljerad beskrivning

Hur flashar man en mapp med dokument?

Processen att flasha en mapp med dokument visas i videon.

Video: Ärendeanmälan

Hur syr man ett fodral?

Titta på videon för att se hur du gör ett ärende på rätt sätt.

Video: Ärendeanmälan (första alternativet).

Video: Ärendeanmälan (alternativ 2)