“ฝ่ายทรัพยากรบุคคล” – ความปลอดภัยแรงงาน อินเทอร์เฟซระบบหลัก งานอัตโนมัติ ข้อมูลทั่วไป- ระบบอัตโนมัติ เอกสารส่งออก อะนาล็อก - 1C: เงินเดือนและบุคลากร แผนภาพการไหลของข้อมูล ใส่เอกสาร. วิธีการทางเทคนิค. ซอฟต์แวร์- วัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของระบบอัตโนมัติ

"การจัดการองค์กร" - การออกแบบโครงสร้างองค์กร การออกแบบระบบการจัดการองค์กร กระบวนการทางธุรกิจ การเติบโตของธุรกิจที่ก่อตั้งขึ้นในช่วง 3-8 ปีที่ผ่านมา ปัญหาและการเบี่ยงเบน การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ การจัดทำเอกสารกำกับดูแล ความเป็นจริงทางเศรษฐกิจในปัจจุบัน ความสามารถในการสร้างเอกสารและรายงาน

“แบ็คออฟฟิศ” - แบ็คออฟฟิศ 1 แบ็คออฟฟิศ 2 แบ็คออฟฟิศ 3 เป็นมิตร (อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและสวยงาม) โปรแกรมเมอร์ โปรแกรมเมอร์ โปรแกรมเมอร์. ธุรกิจ MIDL 2. การเข้าถึง ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฯลฯ ทางเลือกของแนวคิดระบบอัตโนมัติ นอกเหนือจากกฎแล้ว ผู้ควบคุมการจราจรและผู้ควบคุมการจราจรก็ปรากฏตัวขึ้น กระจายอำนาจ (กระจาย) BACK OFFICE

“รูปแบบไอทีในธุรกิจ” - รูปแบบไอทีในธุรกิจ – เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน กลยุทธ์บริษัทและระบบสารสนเทศองค์กร โมเดลซัคแมน - III เทมเพลตไอทีในธุรกิจ-การบัญชี เทมเพลต เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อเป็นกลไกในการนำกลยุทธ์ของบริษัทไปปฏิบัติ เทมเพลตไอทีสำหรับธุรกิจ – การปรับแต่งตามความต้องการ การใช้งานไอทีเป็นการเปลี่ยนแปลงในสถาปัตยกรรมองค์กร เทมเพลต IT ในธุรกิจ – กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

“ระบบอัจฉริยะ” - ขั้นตอนในการออกแบบระบบอัจฉริยะ คุณสมบัติพื้นฐานของระบบอัจฉริยะคือความสามารถในการปรับตัว ห่วงโซ่คุณค่าในองค์กร พื้นฐานสำหรับการสร้างระบบอัจฉริยะคือห่วงโซ่คุณค่า ระบบข้อมูลที่ปรับเปลี่ยนได้ เมื่อออกแบบไอซีจำเป็นต้องใช้โมเดล "ตามที่ควรจะเป็น" เพื่อสร้างโมเดลองค์กรที่เป็นหนึ่งเดียว “อย่างที่ควรจะเป็น”

"ระบบสารสนเทศองค์กร" - ส่วนต่างๆ การสนับสนุนทางกฎหมาย- วิธีการทางเทคนิค การจำแนกประเภท ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานการใช้งาน รูปแบบขององค์กร การสนับสนุนด้านเทคนิค- ระบบอื่นๆ (คู่มือ IS) บุคลากรในองค์กร ระบบสารสนเทศเป็นชุดเครื่องมือที่เชื่อมต่อถึงกัน ระบบ. การสนับสนุน - ชุดของระบบการจำแนกประเภทและการเข้ารหัสข้อมูลแบบครบวงจรแบบครบวงจร

กระทรวงภาษีและอากรแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเอกสารในรูปแบบรวม ภาคผนวก 2 1. แบบฟอร์มเอกสารจะต้องมีความเสถียรเมื่อเวลาผ่านไป 2. แบบฟอร์มรวม เอกสารภาษีและแบบที่ใช้ในการผลิตจะต้องมีรูปแบบมาตรฐานแบบ A: A3; A4; A5; A6. 3. เอกสารจะต้องมีโครงสร้างการจัดเรียงรายละเอียดหลักที่สม่ำเสมอตามแบบฟอร์มตัวอย่าง 4. แบบฟอร์มเอกสารควรมีความเหมาะสมสูงสุดสำหรับการประมวลผลข้อมูลที่มีอยู่ในแบบฟอร์มและสะดวกสำหรับการรับรู้ของมนุษย์ 5. ควรรักษาจำนวนเอกสารรูปแบบต่างๆ ให้น้อยที่สุด 6. ตำแหน่งของรายละเอียดในเอกสารควรอำนวยความสะดวกในการกรอกและดำเนินการในภายหลัง 7. ชื่อของรายละเอียดของ FND จะต้องสอดคล้องกับชื่อที่ใช้ใน OK TEI 8. ข้อกำหนดและหน่วยการวัดที่มีอยู่ในเอกสารจะต้องรวมกันเพื่อเปรียบเทียบตัวชี้วัดทางเศรษฐกิจที่สัมพันธ์กัน 9. รายละเอียดควรคำนึงถึงการใช้พื้นที่อย่างมีเหตุผลและรูปแบบของแบบฟอร์ม 20. รูปแบบของเอกสารจะต้องมีลักษณะประจำตัวของผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ และอำนวยความสะดวกในการดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อให้มั่นใจว่า อำนาจทางกฎหมายเอกสาร.

เอกสารที่คล้ายกัน

การรวมเป็นหนึ่งและมาตรฐาน เอกสารการจัดการ- คุณสมบัติของการออกแบบข้อความในเอกสารองค์กรและการบริหาร: วิธีการนำเสนอ หัวเรื่อง วันที่และตัวเลข การใช้รูปแบบตัวหนา ข้อกำหนดสำหรับพวกเขา

งานหลักสูตร เพิ่มเมื่อ 19/01/2017


การกำหนดมาตรฐานของเอกสารเป็นรูปแบบหนึ่งของการยืนยันทางกฎหมายของการรวมที่ดำเนินการและลักษณะบังคับ การรวมเอกสารการจัดการ ระบบรวมองค์กร การบริหาร การธนาคาร การรายงาน และเอกสารทางสถิติ

บทคัดย่อเพิ่มเมื่อ 05/05/2559


ประวัติความเป็นมาของการพัฒนางานสำนักงาน โครงสร้างเอกสาร การจำแนกประเภทของเอกสาร การรวมและมาตรฐาน รายละเอียดประเภทเอกสาร หลักเกณฑ์ในการจัดทำเอกสารราชการ การจัดลำดับเอกสาร ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานในสำนักงาน

คู่มือการฝึกอบรม เพิ่มเมื่อ 06/02/2014


แนวคิดของเอกสาร การจำแนกประเภทของเอกสารการจัดการ (เอกสารองค์กร การบริหาร การวางแผน การเงินและการบัญชี ฯลฯ) ระเบียบการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการการรวมกัน การพัฒนาแบบฟอร์มเอกสาร

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 28/06/2017


วิธีการและขั้นตอนของการรวมเอกสาร สาระสำคัญ เป้าหมาย และผลลัพธ์ของการสร้างมาตรฐาน ภูมิหลังทางประวัติศาสตร์ของการก่อตัว การประยุกต์ใช้การรวมและมาตรฐานของเอกสาร วิธีการนำขั้นตอนเหล่านี้ไปปฏิบัติ ขั้นตอนการดำเนินการ และผลลัพธ์ของการดำเนินการ

งานหลักสูตร เพิ่มเมื่อ 11/13/2554


แนวคิด ความหมาย และสาระสำคัญของเอกสาร คุณลักษณะ และ คุณสมบัติที่โดดเด่นประเภทของมัน คุณสมบัติของความสมบูรณ์ของโครงสร้างเอกสาร ข้อผิดพลาดทั่วไปข้อความทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ คำอธิบายและความเฉพาะเจาะจงของประเภทของเอกสารราชการ ข้อกำหนดในการจัดทำ

การนำเสนอเพิ่มเมื่อ 10/05/2016


ขั้นตอนของการพัฒนาการรวมและมาตรฐานของเอกสาร ระบบการเก็บบันทึกสถานะแบบครบวงจร - การสร้างความสม่ำเสมอของรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสารในทุกระดับของการจัดการและทุกขั้นตอนอย่างมีเหตุผล วงจรชีวิตเอกสาร

งานหลักสูตร เพิ่มเมื่อ 13/02/2554


จัดทำเอกสารกิจกรรมขององค์กร หลักเกณฑ์ในการจัดทำและดำเนินการเอกสาร กระบวนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร- การรวมข้อความ การสร้างมาตรฐานการออกแบบ ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์ม ข้อกำหนดสำหรับเอกสารองค์กรและการบริหาร

วิทยานิพนธ์เพิ่มเมื่อ 17/07/2556


ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการบันทึกกิจกรรมการจัดการ การรวมและมาตรฐานของเอกสารการจัดการ ประเภทของเอกสารและการจำแนกประเภท ขั้นตอนทั่วไปและหลักเกณฑ์ในการเตรียมเอกสาร ข้อกำหนดในการจัดทำแบบฟอร์มเอกสาร

บทคัดย่อ เพิ่มเมื่อ 30/09/2552


ขั้นตอนการออกเอกสารการบริหารตามเงื่อนไขการตัดสินใจของบุคคลและส่วนรวม กฎและข้อกำหนดของ GOST สำหรับการจัดทำเอกสารการบริหาร ปัญหาการรวมและการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในการจัดการบันทึกบุคลากร

หัวข้อ: การรวมและมาตรฐานของเอกสารการจัดการ 1. การรวมและมาตรฐานของเอกสาร: วัตถุประสงค์กรอบการกำกับดูแลหลักการ 2. วิธีการรวม

การแก้ปัญหาของการสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวในรัสเซียและรวมไว้ในพื้นที่ข้อมูลระดับโลกนั้นเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อระบบข้อมูลของรัสเซียและต่างประเทศได้รับการประสานกันและรับประกันความเข้ากันได้ของข้อมูลของระบบสารสนเทศที่มีปฏิสัมพันธ์ทั้งหมด

ความเข้ากันได้ของข้อมูลเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นความสอดคล้องกันของส่วนต่างๆ ที่ทางแยก ทำให้สามารถรวมเข้าด้วยกัน ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงการทำงานของระบบโดยรวม

การบรรลุความเข้ากันได้ของข้อมูลนั้นมั่นใจได้โดยการรวมกันและมาตรฐานของ: เครื่องมือเทคโนโลยีสารสนเทศ ผู้ให้บริการข้อมูล ภาษาสำหรับการอธิบายข้อมูลอย่างเป็นทางการ โครงสร้างของระบบสารสนเทศ และกระบวนการทางเทคโนโลยีในนั้น

การรวมในความหมายกว้างๆ ของคำนี้คือ "การนำองค์ประกอบของเซตที่กำหนดมาสู่ความสม่ำเสมอตามคุณลักษณะที่กำหนดขึ้น หรือการลดจำนวนองค์ประกอบของเซตที่กำหนด"

การรวมเอกสารเป็นที่เข้าใจกันว่า: การเลือกโครงสร้างที่มีเหตุผลสำหรับการสร้างระบบเอกสารซึ่งนำไปสู่ความสม่ำเสมอบนพื้นฐานของ: การสร้างจำนวนตรรกยะของแบบฟอร์ม ประเภทของการก่อสร้าง

เป้าหมายหลักของการรวมเอกสารคือการสร้างชุดเอกสารที่มีความเสถียรซึ่งมีข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอสำหรับการแก้ปัญหาการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพทั้งในสภาพดั้งเดิมและในเงื่อนไขของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ด้วย ต้นทุนขั้นต่ำเงินทุนสำหรับการรวบรวม ประมวลผล ส่งและจัดเก็บข้อมูล

วัตถุของการรวมสามารถเป็นเอกสารบนสื่อประเภทใดก็ได้ การรวมเป็นหนึ่งเดียวกันได้ ทิศทางที่เป็นอิสระปรับปรุงเอกสารและสร้างขั้นตอนหนึ่ง กระบวนการทางเทคโนโลยีการทำให้เป็นมาตรฐาน ใน ในกรณีนี้การกำหนดมาตรฐานคือ การรวมเชิงบรรทัดฐานผลลัพธ์ของการรวมกัน

การรวมและมาตรฐานของเอกสารดำเนินการในระดับนานาชาติ ระดับภูมิภาค และระดับประเทศ ในระดับสากล บทบาทนำในเรื่องของการรวมและมาตรฐานของเอกสารเป็นขององค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO) ยอมรับไอเอสโอแล้ว มาตรฐานสากลในด้านต่าง ๆ ของปัญหาที่กำลังพิจารณา:

ISO 216 -1975 กระดาษเขียนและสิ่งพิมพ์บางประเภท รูปแบบผู้บริโภคของซีรีส์ A และ B; ISO 353 -1975 เอกสารทางธุรกิจและแบบฟอร์มบางประเภท วิธีแสดงมิติ ISO 3535 -1977 คีย์เค้าโครงและตารางโครงสร้าง ISO 6422 -1985 แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารการค้า

ISO 269 -1985 ซองจดหมายสำหรับการติดต่อสื่อสาร วัตถุประสงค์และมิติ ISO 51271 -83 เอกสารและข้อมูล อภิธานคำศัพท์ ส่วนที่ 1 แนวคิดพื้นฐาน ISO/R 800 -88 แนวคิดและข้อกำหนด การรวมชาติ- ISO 8439-90 การพัฒนาแบบฟอร์ม บทบัญญัติพื้นฐาน ISO 11180 -1993 ที่อยู่ทางไปรษณีย์

บน ระดับภูมิภาคภายใน CIS การรวมและกำหนดมาตรฐานของเอกสารดำเนินการโดยสภาระหว่างรัฐเพื่อการมาตรฐาน มาตรวิทยา และการรับรอง ในระดับชาติ สถาบันและองค์กรต่างๆ ดำเนินการรวมเอกสารต่างๆ เข้าด้วยกันบนพื้นฐานของเอกสารองค์กร วิธีการ กฎระเบียบ และทางเทคนิคของ Rostekhregulirovanie

กรอบการกำกับดูแลสำหรับการดำเนินการและรวมเอกสารคือ: กฎสำหรับการทำงานในสำนักงาน หน่วยงานของรัฐบาลกลาง สาขาผู้บริหาร- มาตรฐานระหว่างรัฐและระดับชาติของสหพันธรัฐรัสเซียสำหรับระบบเอกสารแบบครบวงจร (UDS): GOST 6. 10. 3 -83 USD ข้อมูลการบันทึก เอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบการสื่อสาร GOST 6.10.4 -84 บ. การให้อำนาจทางกฎหมายกับเอกสารบนสื่อคอมพิวเตอร์และตัวพิมพ์ที่สร้างขึ้นโดยวิธีการ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์;

GOST 6.10.5 -87 ดอลล่าร์ ข้อกำหนดสำหรับการสร้างแบบฟอร์มตัวอย่าง อ.: สำนักพิมพ์มาตรฐาน, 2530; GOST R 6. 30 -2003 บ. ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร GOST R ISO 15489 -1– 2007 SIBID การจัดการเอกสาร ข้อกำหนดทั่วไป- แนวทาง Rostekhregulirovaniya; ตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมของรัสเซียทั้งหมด

GOST ที่รวมอยู่ในซีรี่ส์ 1 "การกำหนดมาตรฐานในสหพันธรัฐรัสเซีย" ก็มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรวมเอกสาร: GOST R 1. 0 -2004 การกำหนดมาตรฐานใน สหพันธรัฐรัสเซีย- บทบัญญัติพื้นฐาน GOST R 1.2 -2004 การกำหนดมาตรฐานในสหพันธรัฐรัสเซียมาตรฐานแห่งชาติของสหพันธรัฐรัสเซีย กฎการพัฒนา การอนุมัติ การอัปเดตและการยกเลิก เป็นต้น

การดำเนินการของการรวมจะขึ้นอยู่กับการดำเนินการตามหลักการต่อไปนี้: การรวมจากทั่วไปไปสู่เฉพาะซึ่งประกอบด้วยการสร้างแบบฟอร์มเทมเพลตสำหรับเอกสารและบนพื้นฐานของการพัฒนารูปแบบเอกสารเฉพาะ ความสม่ำเสมอในการสร้างแบบฟอร์มเอกสารและกฎของการก่อสร้างและการออกแบบรับประกันโดย: การพิมพ์สูงสุดและการทำให้ข้อความเป็นลายฉลุการพัฒนาข้อกำหนดที่สม่ำเสมอสำหรับเอกสารในระดับการจัดการต่างๆ การรวมตำแหน่งของข้อมูลในช่องเอกสาร

ความซับซ้อนของการรวมกัน เมื่อดำเนินการจะต้องจัดเตรียมข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับเอกสารในทุกขั้นตอนของการสร้างการดำเนินการการประมวลผลและการจัดเก็บ เนื้อหาข้อมูลเช่น การรวมไว้ในเอกสารเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็นในการแก้ปัญหาเฉพาะหรือความซับซ้อนด้วยความแม่นยำที่กำหนดตลอดจนเพื่อให้เอกสารมีผลบังคับทางกฎหมาย การจัดกลุ่มรายละเอียดในเอกสารตามลำดับที่กรอก

การกำหนดพื้นที่ขั้นต่ำที่อนุญาตสำหรับการวางรายละเอียดอย่างสมเหตุสมผล ความมั่นคงของข้อกำหนดด้านเอกสารโดยพิจารณาจากการใช้แบบฟอร์มเอกสารในระยะเวลาค่อนข้างนาน ความคุ้มค่าเนื่องจากการรวมเอกสารในระบบเอกสารและการใช้แบบฟอร์มอย่างแพร่หลาย เชื่อมต่อกับระบบการจำแนกประเภทและการเข้ารหัสข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมที่มีอยู่

การรวมเอกสารการจัดการถือเป็นกิจกรรมขององค์กรที่มุ่งเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเอกสารในด้านการจัดการ

การรวมเอกสารการจัดการเข้าด้วยกันทำให้สามารถแก้ไขปัญหาต่อไปนี้ได้: ปรับปรุงองค์ประกอบของเอกสารองค์กรที่บันทึกการใช้งานฟังก์ชั่นและงานที่คล้ายกัน รวมแบบฟอร์มและข้อความของเอกสารการจัดการโดยเน้นไปที่การเตรียมการอัตโนมัติตามมาตรฐานของรัฐรัสเซีย

ลดต้นทุนในการสร้างเอกสารผ่านการใช้ข้อมูลที่มีโครงสร้าง ใช้เทมเพลตข้อความเอกสารแบบรวมสำหรับระบบงานสำนักงานอัตโนมัติของคอมพิวเตอร์ เร่งกระบวนการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

2. วิธีการรวม เมื่อรวมเอกสารจะใช้วิธีการรวมที่สำคัญและเป็นทางการ การรวมเนื้อหาเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์เนื้อหาของเอกสารในรูปแบบเฉพาะและระบบของพวกเขา ดำเนินการบนพื้นฐานของการจำแนกประเภทของเอกสารตามเกณฑ์ต่างๆ

วิธีการรวมสาระสำคัญ:: การสร้างองค์ประกอบของแบบฟอร์ม (การสร้างระบบการตั้งชื่อที่ จำกัด ของแบบฟอร์มที่มีอยู่) การสร้าง แบบฟอร์มมาตรฐานการสร้างแบบจำลองเอกสารแบบครบวงจรสำหรับกลุ่มงานที่เป็นเนื้อเดียวกันโดยใช้แบบฟอร์มตัวอย่าง การรวมและการสร้างมาตรฐานขององค์ประกอบข้อมูลและตัวบ่งชี้ที่ใช้

ในระดับสหพันธรัฐรัสเซีย ระบบการตั้งชื่อที่เข้มงวดคือการจำแนกประเภทเอกสารการจัดการทั้งหมดของรัสเซีย (OKUD) ซึ่งเป็นรายการเอกสารการจัดการรูปแบบรวมที่จัดระบบซึ่งได้รับการอนุมัติให้ใช้ในทุกสถาบันและองค์กรของรัสเซีย

ในระดับอุตสาหกรรมหรือองค์กรหรือสถาบันเฉพาะ ระบบการตั้งชื่อที่เข้มงวดดังกล่าว ได้แก่ ตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการทางอุตสาหกรรม (แผนก) ตัวแยกประเภทที่คล้ายกันของเอกสารองค์กร หรือเอกสารบันทึกเวลา

ตารางเอกสารเป็นรูปแบบการจำแนกประเภทของแบบฟอร์มเอกสารที่ได้รับอนุมัติซึ่งจำเป็นและเพียงพอสำหรับการดำเนินงานและหน้าที่ที่องค์กรที่พัฒนาตารางต้องเผชิญ โดยระบุสถานะ ผู้ใช้ การเตรียมการ และความสมบูรณ์ของเทคโนโลยี ตารางดังกล่าวส่วนใหญ่มักได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของการแบ่งชุดเอกสารทั้งหมดที่ใช้ตามฟังก์ชันการทำงาน

การรวมข้อความของเอกสารการจัดการประกอบด้วยการสร้างรูปแบบการแสดงออกทางภาษารูปแบบเดียวที่สื่อถึงเนื้อหาของสถานการณ์หรือการกระทำของการจัดการที่เกิดขึ้นเป็นประจำได้อย่างแม่นยำที่สุด แต่ละวลี ส่วนของข้อความ หรือข้อความของเอกสารโดยรวมสามารถรวมเป็นหนึ่งเดียวได้ ส่งผลให้สามารถจัดเตรียมเอกสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ในกระบวนการรวมข้อความจะดำเนินการดังต่อไปนี้: การรวมโครงสร้างของข้อความที่ตรงตามวัตถุประสงค์ของเอกสารอย่างเต็มที่ที่สุดการรวมเข้าด้วยกัน หมายถึงภาษาการแสดงเนื้อหาของเอกสาร พัฒนาข้อความแบบครบวงจรในรูปแบบของข้อความมาตรฐาน สเตนซิล แบบสอบถาม หรือตาราง

ข้อความของเอกสารแบบรวมถูกจัดรูปแบบในรูปแบบของ: ข้อความที่สอดคล้องกัน; ลายฉลุ; แบบสอบถาม; ตาราง; การเชื่อมต่อของแบบฟอร์ม (องค์ประกอบในรูปแบบของข้อความที่สอดคล้องกัน, แบบสอบถาม, ตาราง)

ข้อความที่เชื่อมต่อคือข้อความที่มีเนื้อหาซ้ำกันอย่างสม่ำเสมอในเอกสารจำนวนหนึ่ง ซึ่งรวมถึงความเป็นไปได้ในการแยกแยะข้อมูลคงที่และตัวแปรในนั้น ข้อความที่สอดคล้องกันของเอกสารรวมที่มีการสื่อสารประเภทต่างๆ (การประสานงาน การควบคุม การติดต่อกัน) มีข้อมูลที่สอดคล้องตามหลักไวยากรณ์เกี่ยวกับการดำเนินการของฝ่ายจัดการ

ข้อความที่สอดคล้องกันใช้ในการจัดทำจดหมาย กฎ ข้อบังคับ กฎบัตร และเอกสารการบริหารทุกประเภท ข้อความที่สอดคล้องกันของเอกสารแบบรวมสามารถประกอบด้วยส่วนที่มี กรณีที่จำเป็นหัวเรื่องและลำดับเลข ข้อความที่สอดคล้องกันสามารถประกอบขึ้นบนพื้นฐานของสเตนซิลที่มีข้อมูลคงที่และช่องว่างสำหรับแนะนำข้อมูลตัวแปรขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ

โดยพื้นฐานแล้ว ในข้อความแบบรวมที่นำเสนอในข้อความที่สอดคล้องกัน จะใช้การนำเสนอในรูปแบบเอกพจน์บุรุษที่ 3 ตัวเลข (กระทรวงไม่คัดค้าน) ในเอกสารการบริหารที่นำมาใช้โดยหน่วยงานกำกับดูแลของวิทยาลัย จะใช้รูปแบบการนำเสนอจากหน่วยงานบุคคลที่ 3 ตัวเลข (“ที่ประชุมผู้ถือหุ้นตัดสินใจ”) ซึ่งเป็นการสะท้อนถึงหลักการของการเป็นเพื่อนร่วมงาน

ในเอกสารการบริหารซึ่งสะท้อนถึงหลักความสามัคคีในการบังคับบัญชาจะใช้รูปแบบการนำเสนอจากหน่วยบุคคลที่ 1 หมายเลข (“ ฉันสั่ง”, “ฉันบังคับ”, “ฉันเสนอ”) หรือจากพหูพจน์บุรุษที่ 1 หมายเลข (“เราถาม”, “เราสั่งการ”) ในเอกสารเช่นบันทึกอธิบายรูปแบบการนำเสนอจะมาจากหน่วยบุคคลที่ 1 ตัวเลขก็เป็นบรรทัดฐานเช่นกัน สไตล์ธุรกิจเอกสาร (“ฉันเห็นว่าจำเป็น”, “โปรดส่ง”) ในข้อความที่สอดคล้องกันควรเลือกคำโดยคำนึงถึงความเข้ากันได้ทางความหมาย (“ มอบหมายการควบคุม”, “ ตำหนิ”)

ลายฉลุเป็นรูปแบบหนึ่งของการนำเสนอข้อความแบบรวมที่มีข้อมูลคงที่และช่องว่างที่ตั้งใจจะเติมด้วยข้อมูลที่แปรผันซึ่งระบุถึงสถานการณ์เฉพาะ

ในข้อความที่สอดคล้องกันของเอกสารรวมที่รวบรวมบนพื้นฐานของลายฉลุควรพิจารณาว่าส่วนที่กรอกจะต้องสอดคล้องกับข้อมูลถาวรที่ระบุ (“ ตามคำสั่ง ผู้อำนวยการทั่วไป- วลีที่ยั่งยืนแสดงถึงประโยคที่ทำซ้ำเป็นหน่วยวากยสัมพันธ์อิสระ ("การควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของโรงงานได้รับความไว้วางใจให้เป็นหัวหน้าแผนกบุคคล N.I. Kuznetsov")

ในข้อความที่สอดคล้องกันของเอกสารที่ซับซ้อน (กฎระเบียบ กฎบัตร คำแนะนำ) มีการใช้ความเท่าเทียมของการแสดงออกทางภาษา (“ ภารกิจหลักของสถาบันคือ: ดำเนินการวิจัย, เตรียมข้อเสนอแนะ, ศึกษาประสบการณ์ทางวิทยาศาสตร์... “)

เมื่อสร้างวลีในข้อความที่สอดคล้องกันเราควรคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของวลีที่พัฒนาขึ้นในภาษาธุรกิจซึ่งมีลักษณะของการใช้อย่างแพร่หลายของ: คำนามทางวาจา (“ การนำไปใช้”,“ การพัฒนา”), การผสมผสานทางวาจาและนาม (“ ให้ สนับสนุน”) คำบุพบทนิกาย (“บนพื้นฐาน” “ตาม” “เพื่อวัตถุประสงค์”) คำสันธานที่ซับซ้อน (“เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่า” “เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่า”)

ข้อความที่สอดคล้องกันของเอกสารแบบครบวงจรมีลักษณะเฉพาะคือการใช้: โครงสร้างวากยสัมพันธ์ที่ถูกบีบอัด ประโยคทั่วไปที่สมบูรณ์สองส่วนพร้อมลำดับคำโดยตรง

ตามกฎแล้วจะใช้ประโยคทั่วไปที่ไม่มีตัวตนและเป็นส่วนตัวอย่างแน่นอนซึ่งสื่อถึงการดำเนินการของฝ่ายบริหารได้ชัดเจนที่สุด (“ อนุมัติการกระจายความรับผิดชอบดังต่อไปนี้”, “ ควบคุมการปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้อำนวยการเพื่อมอบหมายให้รองผู้อำนวยการ ผู้กำกับสำหรับ งานทางวิทยาศาสตร์ Ivanova K. S. ")

ข้อความที่เชื่อมโยงนำเสนอในรูปแบบ ประโยคที่ซับซ้อนใช้ใน: ส่วนที่ระบุของเอกสารการบริหารในส่วนเกริ่นนำของจดหมายรายงาน บันทึกอธิบายการกระทำ ระเบียบการ คำแนะนำ และเอกสารอื่น ๆ ที่ซับซ้อนในโครงสร้าง

แบบสอบถาม – รูปแบบการนำเสนอข้อความที่เป็นหนึ่งเดียว โดยกำหนดลักษณะของวัตถุหนึ่งตามลักษณะบางอย่าง แบบฟอร์มแบบสอบถามใช้เพื่อนำเสนอข้อมูลด้วยวาจาหรือตัวเลขเมื่ออธิบายวัตถุหนึ่งชิ้นตามลักษณะเฉพาะชุดหนึ่ง

ข้อมูลคงที่ในแบบสอบถามคือชื่อทั่วไปของคุณลักษณะ และข้อมูลตัวแปรคือคุณลักษณะเฉพาะ รายการลักษณะทั่วไป (ข้อมูลคงที่) และบรรทัดว่างสำหรับการกรอกข้อมูลตัวแปรจะถูกจัดเรียงในแนวตั้ง

ชื่อของคุณลักษณะทั่วไป (ข้อมูลคงที่) และคุณลักษณะ (ข้อมูลตัวแปร) จะต้องแสดงเป็นคำนามในกรณีเสนอชื่อหรือวลีที่มีคำนามสนับสนุนในกรณีเสนอชื่อ ("เพศ", "การจ้างงาน") ตัวบ่งชี้ข้อมูลตัวแปรสามารถแสดงได้ด้วยข้อมูลดิจิทัล (“วันที่จ้าง – 28/10/2549”) ข้อความแบบสอบถามใช้ในเอกสารด้านองค์กร การบริหาร การเงิน และการบัญชี

ตารางเป็นรูปแบบหนึ่งของการนำเสนอข้อความแบบรวมที่มีข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะของวัตถุต่างๆ ตามคุณลักษณะหลายประการ ในตาราง ข้อมูลถาวรจะแสดงในรูปแบบของชื่อทั่วไปของตัวบ่งชี้ ซึ่งป้อนไว้ในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง ตารางมีการแบ่งข้อความสองระดับ: ระดับแนวตั้ง (กราฟ) และระดับแนวนอน (แถว)

ข้อมูลคงที่จะแสดงในรูปแบบของตัวบ่งชี้ทั่วไปและป้อนลงในคอลัมน์ ข้อมูลตัวแปรจะแสดงในรูปแบบวาจาหรือตัวเลขและป้อนในบรรทัด

คอลัมน์ของตารางจะต้องมีหมายเลข หากพิมพ์ตารางมากกว่าหนึ่งหน้า หมายเลขคอลัมน์จะถูกระบุในหน้าถัดไป ที่ ปริมาณมากคอลัมน์ในตารางอนุญาตให้ทำซ้ำส่วนหัวได้ ส่วนหัวและส่วนหัวย่อยของคอลัมน์และแถวของตารางจะต้องแสดงเป็นคำนามในกรณีเอกพจน์เชิงนาม ตัวเลข ในส่วนหัวและส่วนหัวย่อยของแถวและคอลัมน์ของตาราง จะใช้เฉพาะตัวย่อและสัญลักษณ์ที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปเท่านั้น

วิธีการจัดระเบียบข้อความแบบตารางใช้ในกรณีที่จำเป็นต้องได้รับหรือสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์การจัดการที่คล้ายคลึงกัน ในเอกสารการบริหารที่อธิบายสถานการณ์การจัดการสำหรับกลุ่มบุคคล จะใช้รูปแบบข้อความแบบตาราง อนุญาตให้สร้างส่วนหนึ่งของข้อความของเอกสารรวมในรูปแบบของตาราง (ตามลำดับ - ในส่วนการบริหารใน บางประเภทบันทึกช่วยจำการกระทำ - ในส่วนสุดท้าย)

การรวมกันของรูปแบบสำหรับการนำเสนอข้อความแบบครบวงจรเป็นรูปแบบบูรณาการสำหรับการนำเสนอข้อความแบบครบวงจรที่มีการรวมกันของข้อความที่สอดคล้องกับแบบสอบถามหรือตาราง

วิธีการรวมเอกสารอย่างเป็นทางการ: การรวมโครงสร้างเอกสาร การสร้างกฎวากยสัมพันธ์ทั่วไปสำหรับการสร้างเอกสาร การรวมวิธีการควบคุมข้อมูลในเอกสาร การรวมประเภทสื่อและรูปแบบเอกสารเข้าด้วยกัน

พื้นที่ที่สำคัญที่สุดของการรวมเอกสารคือการวางแนวเครื่อง Machine-Oriented เป็นเอกสารที่ออกแบบมาเพื่อประมวลผลข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เอกสารประเภทเครื่องคือเอกสารที่เครื่องอ่านได้ซึ่งออกแบบมาเพื่ออ่านข้อมูลที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ

สัญญาณของการวางแนวเครื่องของเอกสาร: การมีอยู่ของโซนรหัสสำหรับติดรหัสรายละเอียดของส่วนหัวของเอกสาร การปรากฏตัวในโครงสร้างของเอกสารของคอลัมน์หรือช่องพิเศษสำหรับการป้อนรหัสตัวบ่งชี้เนื้อหาของเอกสาร ในกรณีนี้ ต้องใช้รหัส OK TESI ในการเข้ารหัส

เน้นในส่วนเนื้อหาของเอกสารด้วยเส้นหนาเป็นโซนพิเศษ (โซนการเจาะ) ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อเก็บข้อมูลที่จะประมวลผลโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การปรากฏตัวในเอกสารของคอลัมน์หรือบรรทัดพิเศษสำหรับการป้อนเช็คซัมเมื่อใช้วิธีการตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจในความน่าเชื่อถือของข้อมูล

การรวมเอกสารประกอบด้วยการสร้างความสม่ำเสมอในองค์ประกอบและรูปแบบของเอกสารการจัดการที่บันทึกการดำเนินการตามฟังก์ชันการจัดการที่คล้ายกัน การกำหนดมาตรฐานของเอกสารเป็นรูปแบบหนึ่งของการยืนยันทางกฎหมายของการรวมที่ดำเนินการและระดับของลักษณะบังคับ มีการกำหนดมาตรฐานประเภทต่อไปนี้: มาตรฐานของรัฐ(GOST) มาตรฐานอุตสาหกรรม(OST), มาตรฐานสาธารณรัฐ (RCT) การรวมเอกสารจะดำเนินการเพื่อลดจำนวนเอกสารที่ใช้ พิมพ์แบบฟอร์ม ปรับปรุงคุณภาพ ลดความเข้มข้นของแรงงานในการประมวลผล และบรรลุความเข้ากันได้ของข้อมูล ระบบต่างๆเอกสารเกี่ยวกับฟังก์ชันการควบคุมเดียวกันและที่เกี่ยวข้อง และอื่นๆ อีกมากมาย การใช้งานที่มีประสิทธิภาพเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

งานบูรณาการรวมถึง:

· การพัฒนาระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจร (UDS) ซึ่งดำเนินการโดยกระทรวงและหน่วยงานที่รับผิดชอบระบบเอกสารที่เกี่ยวข้อง

· การแนะนำ DSD ระหว่างภาค (ระหว่างแผนก) ภายในกรอบของ DSD ของพรรครีพับลิกันและภาคส่วน

· การรักษา USD และ Industry Classifier of Technical and Economic Documentation (OKTEI) เพื่อรักษาความน่าเชื่อถือของข้อมูลและ การพัฒนาต่อไป;

·การพัฒนาความซับซ้อนของเอกสารรูปแบบรวมอุตสาหกรรมที่สะท้อนถึงลักษณะเฉพาะของอุตสาหกรรมและไม่รวมอยู่ใน USDD เช่นเดียวกับของพวกเขา การลงทะเบียนของรัฐ;

· การพัฒนาตัวแยกประเภทอุตสาหกรรมสำหรับข้อมูลทางเทคนิคและเศรษฐกิจที่สะท้อนถึงลักษณะเฉพาะของอุตสาหกรรม การจัดการองค์กรและระเบียบวิธีของการรวมและมาตรฐานของเอกสารการประสานงานของงานที่เกี่ยวข้องและการควบคุมดำเนินการโดยองค์กรหลักในการประสานงานการดำเนินการและการบำรุงรักษา SD และ OKTEI ในสาธารณรัฐ ในระดับอุตสาหกรรม งานนี้ดำเนินการโดยองค์กรหลักในการนำไปใช้และบำรุงรักษา SD และ OKTEI ในอุตสาหกรรม

ความสำคัญของการรวมเอกสารกำลังเพิ่มขึ้นเนื่องจากมีการแนะนำแนวทางการจัดการเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์และระบบควบคุมอัตโนมัติที่แพร่หลายมากขึ้นบนพื้นฐานของมัน ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบรวมศูนย์ที่พัฒนาโดย VNIIDAD เหมาะสำหรับทั้งสองอย่าง ระบบอัตโนมัติและเมื่อดำเนินการด้วยวิธีธรรมดาแบบเดิมในสถาบันของประเทศ USORD ประกอบด้วยชุดมาตรฐานของรัฐสำหรับเอกสารขององค์กรและการบริหาร รูปแบบเอกสารแบบรวม ตลอดจนสื่อการสอนและระเบียบวิธีเกี่ยวกับการใช้แบบฟอร์มเหล่านี้

การรวมและมาตรฐานของเอกสาร

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสร้างข้อกำหนดใหม่สำหรับการจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการ

ระบบการศึกษาก่อนวัยเรียนประกอบด้วยสามระบบที่เชื่อมโยงถึงกัน ส่วนประกอบ: การจัดเตรียมเอกสารการจัดการ เทคโนโลยีในการทำงานกับเอกสาร การจัดระบบเอกสารในปีปฏิทินและองค์กร การจัดเก็บเอกสารสำคัญ- เมื่อแก้ไขปัญหาแต่ละข้อเหล่านี้ ผู้ปฏิบัติงานจะต้องได้รับคำแนะนำจากเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีในปัจจุบันในด้านการจัดการสำนักงานที่ได้รับอนุมัติ คณะกรรมการของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเพื่อการมาตรฐานและ Federal Archival Service of Russia

พื้นฐานเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีของงานในสำนักงานคือชุดของกฎหมายข้อบังคับและ เอกสารระเบียบวิธีซึ่งควบคุมเทคโนโลยีการสร้าง การประมวลผล การจัดเก็บ และการใช้เอกสารในกิจกรรมปัจจุบันของสถาบันและการทำงานของบริการการจัดการสำนักงาน

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการจัดทำเอกสารองค์กรและการบริหารได้กำหนดไว้ใน GOST R. 6.30-97 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยมติมาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 31 กรกฎาคม 2540

เอกสารจำนวนมากจำเป็นต้องมีการสร้างมาตรฐานและการรวมเป็นหนึ่งเดียว

การกำหนดมาตรฐาน -นี่คือกิจกรรมการสร้างบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์

การกำหนดมาตรฐานเป็นกระบวนการในการสร้างและประยุกต์ใช้กฎเพื่อปรับปรุงกิจกรรมในสาขาที่กำหนดเพื่อประโยชน์และการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อให้บรรลุความประหยัดโดยรวมที่เหมาะสมที่สุด ในขณะเดียวกันก็เคารพสภาพการทำงานและข้อกำหนดด้านความปลอดภัย การกำหนดมาตรฐานขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ของวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี และประสบการณ์เชิงปฏิบัติ

ในด้านงานสำนักงานสาระสำคัญของการกำหนดมาตรฐานคือการสร้างบรรทัดฐานบังคับสำหรับการสมัครกฎที่เหมาะสมและข้อกำหนดสำหรับการพัฒนาและการดำเนินการของเอกสารที่นำมาใช้ ในลักษณะที่กำหนดสำหรับการใช้งานทั่วไปและการใช้ซ้ำ

การกำหนดมาตรฐานตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "ว่าด้วยการมาตรฐาน" ซึ่งนำมาใช้เมื่อวันที่ 10 มิถุนายน พ.ศ. 2536 เป็นกิจกรรมของการสร้างบรรทัดฐาน กฎเกณฑ์ และคุณลักษณะ เพื่อให้มั่นใจว่า:

· ความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ งาน และบริการสำหรับ สิ่งแวดล้อม, ชีวิต, สุขภาพและทรัพย์สิน;

· ความเข้ากันได้ทางเทคนิคและข้อมูล ตลอดจนความสามารถในการแลกเปลี่ยนของผลิตภัณฑ์

· คุณภาพของผลิตภัณฑ์ งาน และบริการ ตามระดับการพัฒนาด้านวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี และเทคโนโลยี ความสม่ำเสมอของการวัด

· ประหยัดทรัพยากรทุกประเภท

ความปลอดภัย สิ่งอำนวยความสะดวกทางเศรษฐกิจโดยคำนึงถึงความเสี่ยงจากภัยธรรมชาติและภัยที่มนุษย์สร้างขึ้นและอื่นๆ สถานการณ์ฉุกเฉิน;

· ขีดความสามารถด้านการป้องกันและความพร้อมในการระดมกำลังของประเทศ

เอกสารกำกับดูแลเกี่ยวกับมาตรฐานที่บังคับใช้ในประเทศของเรา ได้แก่ :

· มาตรฐานของรัฐสหพันธรัฐรัสเซีย (GOST R)

· มาตรฐานสากล (ภูมิภาค) ใช้ในลักษณะที่กำหนด

· ตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมของรัสเซียทั้งหมด

· มาตรฐานอุตสาหกรรม

· มาตรฐานองค์กร

· มาตรฐานของสมาคมวิทยาศาสตร์ เทคนิค วิศวกรรมศาสตร์ และสมาคมสาธารณะอื่นๆ

มาตรฐานของรัฐสหพันธรัฐรัสเซีย - กฎระเบียบการสร้างกฎเกณฑ์ที่เหมือนกันในพื้นที่กิจกรรมเฉพาะภายในรัฐของเรา

มาตรฐานของรัฐได้รับการพัฒนาสำหรับผลิตภัณฑ์ งาน และบริการที่มีความสำคัญระหว่างภาคส่วน เนื้อหาของข้อกำหนดของมาตรฐาน ขอบเขตของการเผยแพร่ ขอบเขตความถูกต้อง และวันที่แนะนำจะถูกกำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐที่นำมาใช้ ตามกฎหมาย "ในการมาตรฐาน" มาตรฐานของรัฐและตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมของรัสเซียทั้งหมดได้รับการรับรองโดยมาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซีย ซึ่งจะมีผลบังคับใช้หลังจากการจดทะเบียนของรัฐ

ข้อกำหนดที่กำหนดโดยมาตรฐานมีผลบังคับใช้สำหรับหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานทั้งหมด กิจกรรมทางเศรษฐกิจ- Gosstandart แห่งรัสเซียและอื่น ๆ ที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษ หน่วยงานของรัฐหน่วยงานภายในความสามารถของตนใช้การควบคุมและการกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐ ข้อกำหนดบังคับมาตรฐานของรัฐ

มาตรฐานระบุ:

· องค์ประกอบของรายละเอียดเอกสาร

· ข้อกำหนดสำหรับองค์ประกอบของรายละเอียดเอกสาร

· ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มและเอกสาร

· ข้อกำหนดสำหรับการผลิต การบันทึก การใช้ และการจัดเก็บแบบฟอร์มที่มีการทำซ้ำสัญลักษณ์แห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ตราแผ่นดินของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย

มาตรฐานของรัฐทั้งหมดที่บังคับใช้ในประเทศของเราจะรวมกันเป็นหนึ่งเดียว ระบบของรัฐการทำให้เป็นมาตรฐาน - ระบบการจำแนกประเภทและการเข้ารหัสของมาตรฐานของรัฐที่จัดตามลำดับชั้น

ชุดที่ 1 ของระบบมาตรฐานของรัฐประกอบด้วยชุดของมาตรฐานพื้นฐานซึ่งกำหนดบทบัญญัติเกี่ยวกับขั้นตอนการพัฒนามาตรฐานของรัฐเกี่ยวกับการสร้างการนำเสนอและการปฏิบัติตามมาตรฐานการอนุมัติการลงทะเบียนและการดำเนินการเกี่ยวกับขั้นตอนการแก้ไขมาตรฐาน การยกเลิกมาตรฐาน ฯลฯ ตัวอย่างเช่น: เมื่อวันที่ 1 เมษายน พ.ศ. 2543 การแก้ไขครั้งที่ 1 ถึง GOST R. 6.30-97 ซึ่งนำมาใช้โดยมติมาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียเมื่อวันที่ 21 มกราคม พ.ศ. 2543 ฉบับที่ 9-มาตรา

ขั้นตอนการสมัครและการดำเนินการตาม GOST R. 6.30-97 ได้รับการอธิบายและระบุไว้ในคำแนะนำด้านระเบียบวิธีของสถาบันวิจัยเอกสารและเอกสารสำคัญแห่งรัสเซียทั้งหมด คำแนะนำที่เป็นระบบมีไว้สำหรับการนำไปใช้ในองค์กร:

· กฎเครื่องแบบการลงทะเบียนรายละเอียดเอกสารและตัวเลือกสำหรับที่ตั้งตามความทันสมัย กรอบการกำกับดูแลการสนับสนุนด้านเอกสาร

· เทคโนโลยีสารสนเทศใหม่สำหรับการเตรียมเอกสารและการส่งข้อมูลเอกสาร

· รูปแบบธุรกิจของเอกสาร ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการจัดทำและการรวมข้อความในเอกสาร

· กฎเกณฑ์ในการผลิตเอกสารโดยใช้อุปกรณ์การพิมพ์ รวมถึงการประมวลผลคำด้วยคอมพิวเตอร์

· กฎเกณฑ์ในการออกแบบแบบฟอร์มเอกสาร

· หลักเกณฑ์การใช้ การบัญชี และการจัดเก็บแบบฟอร์มและตราประทับ

· หลักเกณฑ์การจัดทำเอกสารส่งผ่านช่องทางโทรคมนาคม

GOST 1.RO-92 ระบบมาตรฐานของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย: บทบัญญัติพื้นฐาน

ชุดมาตรฐานอิสระประกอบด้วยมาตรฐานสำหรับระบบเอกสารแบบรวมและ ระบบแบบครบวงจรการจำแนกประเภทและการเข้ารหัสข้อมูลทางเทคนิคและเศรษฐกิจ:

GOST 6.01.1-87 ระบบการจำแนกประเภทและการเข้ารหัสข้อมูลทางเทคนิคและเศรษฐกิจแบบครบวงจร

GOST 6.10.3-83 ระบบเอกสารแบบครบวงจร การบันทึกข้อมูลจากเอกสารรวมในรูปแบบการสื่อสาร

GOST 6.10.4-84 ระบบเอกสารแบบครบวงจร การให้อำนาจทางกฎหมายกับเอกสารในสื่อคอมพิวเตอร์และตัวพิมพ์ที่สร้างขึ้นโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ บทบัญญัติพื้นฐาน

GOST 6.10.5-87 ระบบเอกสารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการสร้างแบบฟอร์มตัวอย่าง

GOST 6.10.6-87 ระบบเอกสารการค้าต่างประเทศแบบครบวงจร แบบฟอร์มตัวอย่าง

GOST 6.10.7-90 ระบบเอกสารการค้าต่างประเทศแบบครบวงจร ตรวจสอบ;

GOST 6.38-90 ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารด้านองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร

GOST 16487-83 การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ (GOST ยังคงหมายเลขที่กำหนดเมื่อมีการลงทะเบียนมาตรฐานคำศัพท์แรกในปี 1970)

การรวมเป็นหนึ่ง -ลดความหลากหลายของเอกสารประเภทที่ไม่สมเหตุสมผล ทำให้มีรูปแบบ โครงสร้าง โครงสร้างภาษา การดำเนินการในการเตรียม การประมวลผล การบัญชี และการจัดเก็บที่สม่ำเสมอ การรวมเป็นการสร้างชุดรายละเอียด รูปแบบกระดาษ และการบันทึกรายละเอียดบนกระดาษที่สม่ำเสมอที่สุด

เพื่อลดจำนวนเอกสารที่ใช้ในกิจกรรมของสถาบัน องค์กร และสถานประกอบการ ให้พิมพ์แบบฟอร์ม ลดแรงงาน ชั่วคราว และ ต้นทุนวัสดุสำหรับการเตรียมการและการประมวลผลตลอดจนเพื่อให้บรรลุความเข้ากันได้ของข้อมูลของฐานข้อมูลอัตโนมัติในระบบเศรษฐกิจของประเทศ กำลังดำเนินการเพื่อรวมเอกสารและสร้างระบบเอกสารแบบครบวงจร (UDS)

ระบบเอกสารแบบรวมเป็นชุดของเอกสารรูปแบบรวมที่เชื่อมโยงถึงกันซึ่งจัดให้มีการนำเสนอข้อมูลที่เป็นเอกสารในกิจกรรมทางเศรษฐกิจบางประเภทวิธีการดำเนินการวัสดุเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาและการประยุกต์ใช้

การสร้างเอกสารการจัดการขึ้นอยู่กับวิธีการรวม - การสร้างความสม่ำเสมอในองค์ประกอบและรูปแบบของเอกสารการจัดการที่สร้างขึ้นเมื่อแก้ไขฟังก์ชั่นการจัดการและงานที่คล้ายกัน

ในขณะเดียวกันกับการพัฒนาของ USD ตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมก็กำลังได้รับการพัฒนา โดยให้การประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติแบบบูรณาการที่มีอยู่ในระบบเอกสารแบบครบวงจร

ระบบเอกสารแบบครบวงจรต่อไปนี้มีผลใช้บังคับอยู่ในขณะนี้:

1. ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร:

· เอกสารเกี่ยวกับการสร้าง การปรับโครงสร้างองค์กร การชำระบัญชีวิสาหกิจและองค์กร

· เอกสารเกี่ยวกับการแปรรูปรัฐวิสาหกิจและองค์กรของรัฐและเทศบาล

·เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมการบริหารขององค์กร

·เอกสารเกี่ยวกับกฎระเบียบขององค์กรและการบริหารของกิจกรรมขององค์กรหรือองค์กร

·เอกสารเกี่ยวกับการควบคุมการปฏิบัติงานและข้อมูลของกิจกรรมขององค์กรหรือองค์กร

· เอกสารประกอบการจ้างงาน

· เอกสารการโอนไปทำงานอื่น

·เอกสารเกี่ยวกับการเลิกจ้างจากการทำงาน

· เอกสารสำหรับการจดทะเบียนวันหยุด

·เอกสารสำหรับการลงทะเบียนสิ่งจูงใจ

·เอกสารการลงทะเบียนการลงโทษทางวินัย

USORD มีลักษณะเป็นแผนกระหว่างแผนก กล่าวคือ ทำหน้าที่ในเครื่องมือการบริหารและสถาบันต่างๆ ตั้งแต่บนลงล่าง โดยไม่คำนึงถึงความเกี่ยวข้องของภาคส่วน

ระบบควบคุมประกอบด้วย 3 ระบบย่อย:

· ในการสร้างและการปรับโครงสร้างองค์กรของสถาบันและวิสาหกิจ

· เอกสารเกี่ยวกับบุคลากร

· ควบคุมการดำเนินการเอกสารโดยอัตโนมัติ

USORD ได้รับการควบคุมในองค์ประกอบและถูกกำหนดให้เป็นชุดของกฎ ข้อบังคับ และแบบฟอร์มที่เชื่อมโยงถึงกัน ซึ่งกำหนดข้อกำหนดสำหรับเนื้อหา การสร้าง และการดำเนินการของเอกสารที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาการจัดการโดยคำนึงถึงการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์

เอกสารระบบได้รับการออกแบบตามแบบฟอร์มตัวอย่าง (GOST 6.38-90) ในบรรดารายละเอียดแบบดั้งเดิม เอกสารเหล่านี้จะต้องมีหมายเหตุเกี่ยวกับการถ่ายโอนข้อมูลเอกสารไปยังสื่อคอมพิวเตอร์และลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการถ่ายโอนข้อมูลไปยังสื่อคอมพิวเตอร์ ในกรณีนี้ เนื้อหาของเอกสารควรดำเนินการในรูปแบบของตาราง แบบสอบถาม หรือลายฉลุ ORD แบบรวมแต่ละรูปแบบ (รวมถึงรูปแบบอื่น ๆ ) จะได้รับการกำหนดรหัสตาม OKUD รายละเอียดทั้งหมดที่ประมวลผลโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์จะต้องได้รับการเข้ารหัสตามข้อมูลทางเทคนิคและเศรษฐกิจของ All-Union Classifier

2. ระบบแบบครบวงจร เอกสารการธนาคาร:

· เอกสารการชำระเงินสำหรับการชำระที่ไม่ใช่เงินสดผ่านธนาคาร

· เอกสารประกอบการดำเนินการสินเชื่อของธนาคาร

·เอกสารสำหรับติดตามการใช้จ่ายของกองทุนสำหรับค่าจ้างและการจ่ายทรัพยากรทางสังคมและแรงงาน

· เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินงานของธนาคารที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินระหว่างประเทศ

·เอกสารการส่งออกของธนาคาร

· เอกสารประกอบการดำเนินงานรับฝากของธนาคาร

·เอกสารการชำระเงินสำหรับการชำระที่ไม่ใช่เงินสดผ่านธนาคาร - แบบฟอร์มเอกสารภายในธนาคาร

·เอกสารเกี่ยวกับการออกการดำเนินงานเงินสดและงบประมาณของธนาคาร - แบบฟอร์มเอกสารภายในธนาคาร

·เอกสารสำหรับตรวจสอบการใช้จ่ายของกองทุนสำหรับค่าจ้างและการจ่ายผลประโยชน์ทางสังคมและแรงงาน (เพื่อการบริโภค) - แบบฟอร์มเอกสารธนาคารภายใน

·เอกสารส่งออกของธนาคาร - แบบฟอร์มเอกสารธนาคารภายใน

·เอกสารเกี่ยวกับการหมุนเวียนเงิน - แบบฟอร์มเอกสารธนาคารภายใน

·เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินงานสินเชื่อของธนาคาร - แบบฟอร์มเอกสารภายในธนาคาร

· เอกสารทางบัญชี - แบบฟอร์มเอกสารธนาคารภายใน

3. ระบบเอกสารทางการเงิน การบัญชี และการรายงานแบบครบวงจร สถาบันงบประมาณและองค์กร:

· เอกสารทางการเงิน

· รายงานเอกสารทางบัญชีของสถาบันงบประมาณและองค์กรต่างๆ

4. ระบบการรายงานและเอกสารทางสถิติแบบครบวงจร:

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติบัญชีของประเทศและดุลทางเศรษฐกิจ

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติศักยภาพทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคและความก้าวหน้าทางนวัตกรรม

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติแรงงาน

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติทรัพยากรวัสดุ

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติทางการเงิน

· เอกสารเกี่ยวกับ สถิติทางสังคม;

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติอุตสาหกรรม

· เอกสารทางสถิติ เกษตรกรรมและการจัดหาผลิตผลทางการเกษตร

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติการก่อสร้างทุน

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจต่างประเทศ

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติของตลาดผู้บริโภคและโครงสร้างพื้นฐาน

· เอกสารเกี่ยวกับสถิติการขนส่งและการสื่อสาร

·เอกสารเกี่ยวกับสถิติการติดตามและบันทึกการเปลี่ยนแปลงราคาและภาษี

USOSD หมายถึง ระบบเอกสารที่บันทึกและจัดเตรียมสถานะและ ร่างกายทางเศรษฐกิจข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับการดำเนินการตามแผน ประสิทธิภาพการผลิต ความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี การเติบโตของผลิตภาพแรงงาน การพัฒนาเศรษฐกิจ

5. ระบบเอกสารการบัญชีและการรายงานแบบครบวงจรสำหรับองค์กร:

· การรายงานเอกสารทางบัญชี

ลงทะเบียน การบัญชี;

· เอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

6. ระบบเอกสารแรงงานแบบครบวงจร:

·เอกสารเกี่ยวกับสถานะของตลาดแรงงาน

· เอกสารเกี่ยวกับ แรงงานสัมพันธ์;

· เอกสารเกี่ยวกับการฝึกอบรมขั้นสูงของหน่วยงานด้านแรงงาน

· เอกสารเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน

· เอกสารเกี่ยวกับงบประมาณผู้บริโภคขั้นต่ำ

·เอกสารเกี่ยวกับการอุทธรณ์ต่อหน่วยงานด้านแรงงาน

7. ระบบเอกสารแบบครบวงจรของกองทุนบำเหน็จบำนาญแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย:

·เอกสารเกี่ยวกับการบัญชีและการกระจายเงินทุน

· เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมการวางแผนเศรษฐกิจ

· เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมการควบคุมและการตรวจสอบ

8. ระบบเอกสารการค้าต่างประเทศแบบครบวงจร

· เอกสารการปฏิบัติงานและเชิงพาณิชย์

· เอกสารการจัดส่ง;

· เอกสารการชำระบัญชีการค้าต่างประเทศ

·เอกสารที่จัดทำขึ้นเมื่อนำเข้า (ส่งออก) สินค้า

· ขนส่งเอกสารการค้าต่างประเทศ

· ส่งต่อเอกสารการค้าต่างประเทศ

การพัฒนาของ USD ดำเนินการโดยกระทรวงและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องที่ได้รับความไว้วางใจในงานนี้

เพื่อให้ DSD ทันสมัยอยู่เสมอ ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมอาร์เรย์ควบคุมของแบบฟอร์มเอกสารแบบรวมตามความจำเป็น

วัตถุประสงค์ของการกำหนดมาตรฐานและการรวมเอกสารเข้าด้วยกันคือการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองของกระบวนการจัดเตรียม การดำเนินการ ค้นหาเอกสาร ลดการไหลของเอกสาร และสร้าง เงื่อนไขที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประมวลผลข้อมูลเครื่องจักร เพิ่มระดับการจัดการองค์กรและองค์กร การกำหนดมาตรฐานและการรวมเอกสารการจัดการทำให้สามารถบรรลุความสม่ำเสมอในโครงสร้างและการประมวลผลข้อมูล การกำหนดมาตรฐานและการรวมเป็นหนึ่งยังช่วยในการพัฒนาวิธีการทำงานกับเอกสารที่ก้าวหน้า

การใช้งานและการแนะนำระบบเอกสารแบบครบวงจรและตัวแยกประเภทแบบสหภาพทั้งหมดได้รับการควบคุมโดยมาตรฐานระหว่างแผนกพิเศษ "ทั่วไป แนวทางเกี่ยวกับการนำระบบเอกสารแบบครบวงจรไปใช้และตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิคและเศรษฐศาสตร์แบบ All-Union ที่ใช้ในระบบควบคุมอัตโนมัติ" RD 50-61 - 82 เอกสารนี้กำหนดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้เอกสารรูปแบบรวมในเงื่อนไขของการจัดการแบบดั้งเดิม การกำหนดรหัสตามตัวแยกประเภทเฉพาะในกรณีที่ข้อมูลเอกสารอยู่ภายใต้การประมวลผลในภายหลังโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ในระหว่างการโต้ตอบของสถาบันกับผู้สื่อข่าวภายนอก ในสถาบันที่ใช้ DSD และตัวแยกประเภท ระบบสำหรับการบำรุงรักษาตัวแยกประเภทและรูปแบบรวมของเอกสารที่เกี่ยวข้อง อุตสาหกรรมหรืออุตสาหกรรมถูกสร้างขึ้น ระบบแผนกการบำรุงรักษา DSD และตัวแยกประเภท สถาบันต่างๆ จะดูแลรักษา DSD และตัวแยกประเภทตามปริมาณข้อมูลที่จำเป็นสำหรับสถาบันนี้ในการปฏิบัติงานด้านการวางแผน การบัญชี และการจัดการลอจิสติกส์

นอกเหนือจากมาตรฐานและการรวมเอกสารเข้าด้วยกัน (เมื่อสร้างเอกสาร) หลักการของการเขียนลายฉลุยังใช้กันอย่างแพร่หลายซึ่งช่วยให้ทั้งสองเร่งการสร้างเอกสารประเภทเดียวกันและเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ไม่จำเป็น

การทำลายฉลุเป็นวิธีการรวมข้อความในเอกสารซึ่งประกอบด้วยข้อเท็จจริงที่ว่าลักษณะข้อมูลทั้งหมดของเอกสารแบ่งออกเป็นลายฉลุหรือค่าคงที่ตามอัตภาพและรายบุคคลหรือตัวแปร การทำลายฉลุมีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับการติดต่อทางจดหมาย

การทำลายฉลุช่วยให้คุณเพิ่มผลผลิตของนักแสดง และช่วยปรับปรุงวัฒนธรรมการทำงานในสำนักงาน

ตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมของรัสเซียทั้งหมด

วิธีการสนับสนุนข้อมูลที่สำคัญ โดยหลักแล้วในกิจกรรมประเภทต่างๆ เช่น เศรษฐศาสตร์ สถิติ การธนาคาร ศุลกากร กิจกรรมทางเศรษฐกิจต่างประเทศ ฯลฯ เป็นตัวจำแนกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการประมวลผลข้อมูลแบบบูรณาการในระบบข้อมูลอัตโนมัติ

ตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคม ได้แก่ เอกสารกำกับดูแล- ตัวแยกประเภทประกอบด้วยชุดชื่อของออบเจ็กต์ที่เป็นระบบ ซึ่งแสดงเป็นกลุ่มการจำแนกประเภท และรหัสที่กำหนดให้กับสิ่งเหล่านั้น

วัตถุทางสังคมและเศรษฐกิจและคุณสมบัติของวัตถุนั้นอยู่ภายใต้การจำแนกประเภทและการเข้ารหัส ข้อมูลที่ใช้ในกิจกรรมของรัฐบาลและหน่วยงานการจัดการและมีอยู่ใน แบบฟอร์มรวมเอกสาร มีการจำแนกประเภทของเอกสารการจัดการรูปแบบเฉพาะและรหัส เอกสารการจัดการลักษณนามการจัดการแบบรัสเซียทั้งหมด (OKUD)

ปัจจุบันยังคงมีการใช้ตัวแยกประเภท all-Russian และ all-Union 37 ตัว ชุดตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคม ตลอดจนเอกสารทางวิทยาศาสตร์ ระเบียบวิธี และกฎระเบียบเกี่ยวกับการพัฒนา การบำรุงรักษา และการดำเนินการ ตลอดจนบริการที่ดำเนินการจำแนกประเภทและงานเขียนโค้ด ถือเป็นระบบการจำแนกประเภทและการเข้ารหัสทางเทคนิคแบบครบวงจร ,ข้อมูลเศรษฐกิจและสังคม (ESKK TEI)

ตัวแยกประเภทจะถูกแบ่งออกเป็น: ตัวแยกประเภททั้งหมดของรัสเซียอุตสาหกรรมและองค์กรทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นที่ของการใช้งาน

ตัวแยกประเภททั้งหมดในแง่ของเนื้อหาแบ่งออกเป็นสามกลุ่ม:

1. ตัวแยกประเภทของข้อมูลเกี่ยวกับ เอกสารการจัดการ, งานที่ได้รับการแก้ไขในระบบควบคุมอัตโนมัติ, ประเภทของกิจกรรม, ตัวชี้วัดทางเศรษฐกิจและสังคม:

· ตัวแยกประเภทมาตรฐานทั้งหมดของรัสเซีย (OKS);

· ตัวแยกประเภทผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของรัสเซีย (OKP);

· ตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการแบบรัสเซียทั้งหมด (OKUD);

· ตัวลักษณนามสกุลเงินทั้งหมดของรัสเซีย (OCC);

· ลักษณนามหน่วยวัดรัสเซียทั้งหมด (OKY);

· ระบบการตั้งชื่อผลิตภัณฑ์ กิจกรรมทางเศรษฐกิจต่างประเทศ(TN VED) - ฯลฯ

2. ตัวแยกประเภทของข้อมูลเกี่ยวกับ โครงสร้างองค์กร:

· ตัวจำแนกประเภทอำนาจสาธารณะและหน่วยงานการจัดการของรัสเซียทั้งหมด (OKOGU);

· ตัวจำแนกประเภทองค์กรและองค์กรทั้งหมดของรัสเซีย (OKPO)

· ตัวแยกประเภทภูมิภาคเศรษฐกิจทั้งหมดของรัสเซีย (OKER);

· All-Union Classifier ของภาคเศรษฐกิจแห่งชาติ (OKONKH);

· ตัวแยกประเภท All-Union ของจุดขนถ่ายโดยทางรถไฟ แม่น้ำ ทะเล อากาศ และ การขนส่งทางถนน(OKPPV) เป็นต้น

3. ตัวแยกประเภทข้อมูลเกี่ยวกับประชากรและบุคลากร:

·ตัวแยกประเภทข้อมูลทั้งหมดของรัสเซีย การคุ้มครองทางสังคมประชากร (OKIZN);

· ลักษณนามเฉพาะทางด้านการศึกษาของรัสเซียทั้งหมด (OKSO);

· ตัวแยกประเภทอาชีพคนงาน ตำแหน่งพนักงาน และระดับภาษี (OKPDTR) ของรัสเซียทั้งหมด

· ตัวจำแนกข้อมูลประชากรทั้งหมดของรัสเซีย (OKIN) ฯลฯ

โครงสร้างและเนื้อหาของตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคม โดยใช้ตัวอย่าง ตัวจําแนกภาษารัสเซียทั้งหมดเอกสารการจัดการ (OKUD) มีลักษณะเช่นนี้

OKUD มีข้อมูลเกี่ยวกับระบบเอกสารแบบครบวงจรและรูปแบบของเอกสารที่ได้รับอนุมัติให้ใช้ในระบบเศรษฐกิจของประเทศ ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาต่อไปนี้:

·การลงทะเบียนแบบฟอร์มเอกสาร

· ปรับปรุงการไหลเวียนของข้อมูลในระบบเศรษฐกิจของประเทศ

· ลดจำนวนแบบฟอร์มที่ใช้

· การแยกออกจากการเผยแพร่เอกสารในรูปแบบที่ไม่รวมเป็นหนึ่งเดียว

· รับรองการบัญชีและการจัดระบบของรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว

· เอกสารตามการลงทะเบียน

· ควบคุมองค์ประกอบของเอกสารและหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อน

· ข้อมูลที่ใช้ในสาขาการจัดการ

·องค์กรที่มีเหตุผลในการควบคุมการใช้เอกสารในรูปแบบครบวงจร

วัตถุของการจำแนกประเภทใน OKUD คือรูปแบบเอกสารรวมของรัสเซียทั้งหมด (ระหว่างภาคส่วน, ระหว่างแผนก) ที่ได้รับอนุมัติจากกระทรวง (แผนก) ของสหพันธรัฐรัสเซีย - ผู้พัฒนาระบบเอกสารรวม (UDS)

OKUD ประกอบด้วยชื่อและรหัสของเอกสารในรูปแบบรวมที่รวมอยู่ในระบบเอกสารรวมที่ได้รับอนุมัติ ตัวอย่างเช่น:

ตรวจสอบหมายเลข

ชื่อแบบฟอร์ม

ที่นี่ตัวเลขสองตัวแรกระบุถึงประเภทของแบบฟอร์ม ตัวเลขสองหลักถัดไป - คลาสย่อยของแบบฟอร์ม ตัวเลขสามหลักถัดไป - หมายเลขทะเบียนและหลักสุดท้ายคือหมายเลขเช็ค เช่น รหัสเงินเดือนเบี้ยประกันค่ะ กองทุนบำเหน็จบำนาญ- 09010046 อ่านดังนี้: 09 - ระบบเอกสารรวมของกองทุนบำเหน็จบำนาญ 01 - เอกสารเกี่ยวกับการบัญชีและการกระจายเงินทุน 004 - ใบคำนวณเงินสมทบกองทุนบำเหน็จบำนาญ 6 - ตรวจสอบหมายเลข การกำหนดรหัสของรูปแบบรวมของเอกสารสะท้อนถึงคุณสมบัติการจำแนกประเภทต่อไปนี้: ·อักขระตัวแรกและตัวที่สอง (คลาสของแบบฟอร์ม) - ที่อยู่ในรูปแบบรวมของเอกสารในระบบเอกสารรวมที่สอดคล้องกัน ·อักขระที่สามและสี่ (คลาสย่อยของแบบฟอร์ม) - ลักษณะทั่วไปของเนื้อหาของเอกสารหลายรูปแบบและทิศทางการใช้งาน ·อักขระที่ห้า, หกและเจ็ด - หมายเลขการลงทะเบียนของรูปแบบรวมของเอกสารภายในคลาสย่อย · อักขระตัวที่แปดคือหมายเลขควบคุม บล็อกชื่อของออบเจ็กต์การจัดหมวดหมู่คือบันทึกชื่อของเอกสารในรูปแบบรวมเฉพาะ นอกจากนี้ในระบบการรายงานและเอกสารทางสถิติแบบครบวงจร (เกรด 06) นอกเหนือจากการกำหนดรหัสของรูปแบบรวมของเอกสารหมายเลขควบคุมและชื่อของแบบฟอร์มแล้วยังมี "ดัชนี" และ " ความถี่” ของการนำเสนอที่เกี่ยวข้องกับความจำเป็นในการรับรองความต่อเนื่องของการกำหนดที่พัฒนาขึ้นในหน่วยงานสถิติของรัฐ รหัส OKUD ตาม GOST 6.38-90 "ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับการเตรียมเอกสาร" จะถูกป้อนในแบบฟอร์มเอกสารแบบรวมที่ช่องด้านขวาบนของเอกสาร ตัวแยกประเภทอื่นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเอกสารและมีความหมายบางอย่างสำหรับพนักงานฝ่ายบริหารคือ "ตัวแยกประเภท All-Union ขององค์กรและองค์กร" (OKPO) เนื่องจากแต่ละเอกสารจะต้องมีรหัสเฉพาะตามมาตรฐานนี้ ออบเจ็กต์ของตัวแยกประเภทเป็นเพียงองค์กรและองค์กรที่มีสิทธิ์ นิติบุคคลเป็นแหล่งที่มาหลักในการเกิดและการบริโภคข้อมูลตลอดจนสมาชิกของสมาคม ตัวแยกประเภทนี้ประกอบด้วยรหัสของกระทรวง กรม และภาคส่วนต่างๆ ของเศรษฐกิจของประเทศและชื่อ ซึ่งทำให้มีคุณภาพตามมาตรฐานสากล นอกจากนี้ OKPO ยังเชื่อมต่อโดยตรงกับระบบเอกสารแบบครบวงจร (USD) ด้วยการเข้ารหัสเอกสารการปฏิบัติงานทั้งหมดที่สร้างและส่งโดยองค์กรหรือองค์กรใดองค์กรหนึ่งไปยังฝ่ายบริหารทุกระดับ ตัวแยกประเภท OKPO มีรูปแบบการก่อสร้างดังต่อไปนี้: OKPO สามารถเชื่อมต่อรายละเอียดพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการประมวลผลเอกสารการจัดการกับโซนการออกแบบตาม GOST 6.38-90 ผู้บริหารทุกคนต้องมี ข้อมูลที่จำเป็นเรื่องโครงสร้างและการใช้มาตรฐานเหล่านี้ ในการทำงานประจำวัน OKPO สามารถใช้ในสถานการณ์ต่อไปนี้: · การชำระบัญชีของสถาบัน · การสูญเสียสิทธิของนิติบุคคลด้วยเหตุผลใดก็ตาม · การควบรวมกิจการของสถาบัน · การเปลี่ยนชื่อสถาบัน · การเปลี่ยนแปลงอาณาเขตและที่ตั้งการบริหารของสถาบัน · การโอนสถาบันไปยังกระทรวงหรือกรมอื่น · การว่าจ้างสถาบันใหม่ · การจัดตั้งสถาบันใหม่อันเป็นผลมาจากการแยกส่วน ตัวแยกประเภททั้งสองนี้ให้ข้อมูลแก่นักแสดงเกี่ยวกับการกรอกรายละเอียดและรหัสซึ่งเป็นข้อกำหนดบังคับซึ่งกำหนดไว้ใน GOST 6.38-90 บทสรุป หัวข้อที่เลือก งานหลักสูตรมีความเกี่ยวข้องมากในปัจจุบันเนื่องจากเมื่อสร้างเอกสารจำเป็นต้องปฏิบัติตามหลักการของมาตรฐานและการรวมเป็นหนึ่ง การกำหนดมาตรฐานช่วยให้คุณสร้างและใช้กฎบางอย่างในการจัดทำเอกสาร ในทางกลับกัน การรวมเข้าด้วยกันจะช่วยลดความหลากหลายของเอกสาร ส่งผลให้รูปแบบ โครงสร้าง การประมวลผล และการจัดเก็บมีความสม่ำเสมอ มาตรฐานของรัฐทั้งหมดที่บังคับใช้ในประเทศของเรารวมอยู่ในระบบมาตรฐานของรัฐ บน ระดับรัฐกำลังดำเนินการเพื่อรวมเอกสารให้เป็นหนึ่งเดียวและมีการสร้างระบบเอกสารแบบครบวงจรที่ให้การแสดงข้อมูลเป็นเอกสารในกิจกรรมทางธุรกิจบางประเภท ตัวแยกประเภทเป็นเอกสารเชิงบรรทัดฐานที่มีชุดชื่อของวัตถุที่แสดงเป็นกลุ่มการจำแนกประเภทและรหัสที่กำหนดอย่างเป็นระบบ อ้างอิง 1. เอ.วี. เปเชนโก การสนับสนุนเอกสารการจัดการ. - ม., ฟอรั่ม - Imphra-M., 2545. 2. สอ. ซามิตสโควา. การจัดการสำนักงานสำหรับวิทยาลัย - Rostov ไม่มีข้อมูล, ฟีนิกซ์, 2544. 3. ปะทะ มิงกาเลฟ, M.V. ลาริน. ระบบเอกสารพิเศษ - ว.ม., เศรษฐศาสตร์, 2532. 4. มท. Likhachev, T.V. คุซเนตโซวา เอกสารและเอกสาร: คู่มืออ้างอิง- - ว.ม., เศรษฐศาสตร์, 2534. 5. MV Kirsanova, Yu. M. อัคสนอฟ. หลักสูตรการจัดการสำนักงาน - ม., 1998. 6. โอ.พี. Dorofeeva, E.K. Gubskaya, A.M. วิเกร่า. งานเลขา. - Rostov ไม่มีข้อมูล, ฟีนิกซ์, 2546. 7. อี.วี. Alekseeva, L.P. Afanasyeva, E.M. บูโรวา. การศึกษาเอกสารสำคัญ - ม.อาชีวศึกษา ตีพิมพ์ พ.ศ. 2545 8. วี.เอ. คุดรีเยฟ. การจัดระเบียบการทำงานพร้อมเอกสาร - ม., อินฟรา-เอ็ม, 2545. 9. อี.เอ. สเตปานอฟ. งานเลขา. - ม., 1998. 10. อี.เอ. สเตปานอฟ. งานสำนักงาน. - ม., 2542.