เทคโนโลยีอัตโนมัติของการไหลของเอกสาร ระบบอัตโนมัติในงานสำนักงาน

ระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสาร (เอกสาร) และระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจกำลังเป็นประเด็นสำคัญในองค์กรรัสเซียหลายแห่ง ไม่ต้องสงสัยเลยว่าองค์กรสมัยใหม่ทุกแห่งต้องการกลไกที่เชื่อถือได้และมีคุณภาพสูงในการถ่ายโอนเอกสารและงานขององค์กรไปยังพนักงานขององค์กร

ระบบอัตโนมัติการไหลของเอกสารตามแพลตฟอร์ม 1ซีช่วยให้สามารถจัดการการไหลของเอกสารขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการจัดการเอกสารจะกลายเป็นเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับทุกคน พนักงานออฟฟิศตั้งแต่เลขานุการจนถึงกรรมการผู้จัดการ

ระบบการไหลของเอกสารจะช่วยเพิ่มความเร็วในการตัดสินใจและประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร ทั้งหมดนี้จะเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่ร้ายแรง

การจัดการเอกสารอัตโนมัติและอิเล็กทรอนิกส์คือการเคลื่อนย้ายเอกสารต่างๆ จากผู้เขียนไปยังนักแสดง การเคลื่อนไหวดังกล่าวช่วยให้คุณสามารถถ่ายทอดข้อมูลไปยังผู้มีส่วนได้เสียได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ยิ่งบริษัทมีขนาดใหญ่เท่าใด เอกสาร (คำสั่ง สัญญา คำแนะนำ ฯลฯ) จะถูกตรวจสอบมากขึ้นเท่านั้น และยิ่งจัดระเบียบงานของกลุ่มพนักงานและทั้งองค์กรโดยรวมด้วยข้อมูลใหม่ได้ยากขึ้น

ระบบอัตโนมัติการไหลของเอกสาร EDMS “Corporate Document Flow” ช่วยให้คุณแก้ไขงานต่อไปนี้:

• ทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ รวมถึงการควบคุมและการตรวจทานเอกสาร
• เพิ่มการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งและการจัดเตรียมเอกสารของพนักงาน
• จัดระเบียบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรขององค์กร
• ข่าว เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์เอกสาร

อินเทอร์เฟซของโปรแกรมค่อนข้างเรียบง่าย แต่ในขณะเดียวกันก็ใช้งานได้ การโต้ตอบกับผู้ใช้ระบบการจัดการเอกสารนั้นง่ายและเข้าใจได้สำหรับพนักงานทุกคนในองค์กร เครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการไหลของเอกสารอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพมีอยู่ในผลิตภัณฑ์ EDMS “Corporate Document Flow”

หากคุณใช้ฟังก์ชันผลิตภัณฑ์มาตรฐาน กระบวนการอัตโนมัติอาจใช้เวลาสั้นๆ โดยปกติพนักงานจะใช้เวลา 1-2 วันในการทำความคุ้นเคยกับฟังก์ชันของโปรแกรม เพื่อเริ่มต้น งานที่มีประสิทธิภาพปกติก็เพียงพอแล้ว

ผลการดำเนินงานที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกิดขึ้นได้ในองค์กรที่มีการใช้ระบบที่ใช้แพลตฟอร์ม 1C:Enterprise อยู่แล้ว เนื่องจากอินเทอร์เฟซของระบบการจัดการเอกสารนั้นคล้ายกันมากกับอินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยอยู่แล้วของระบบที่ใช้ 1C อื่น ๆ ผู้ใช้ทำงานกับองค์ประกอบที่คุ้นเคย - ไดเร็กทอรี เอกสาร รายงาน และการประมวลผล เมื่อสร้างระบบ พวกเขาไม่จำเป็นต้องเรียนรู้อินเทอร์เฟซพื้นฐานใหม่ พวกเขาใช้ประสบการณ์ที่มีอยู่แล้วในการทำงานกับโปรแกรม 1C

หากองค์กรต้องการการปรับแต่งหรือการพัฒนาฟังก์ชันการทำงานใหม่ๆ เป็นพิเศษ ผู้เชี่ยวชาญของเราก็พร้อมทำทุกอย่างเสมอ งานที่จำเป็น- นอกจากนี้เรายังพยายามดำเนินงานในลักษณะที่ทำให้การอัพเดตระบบมาตรฐานครั้งถัดไปนั้นง่ายขึ้นมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์คุณภาพสูงเมื่อทำงานกับระบบ จำเป็นต้องแน่ใจว่าระบบรองรับได้ง่าย สำหรับพนักงานที่สนับสนุนระบบ EDMS “Corporate Document Flow” มีอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและเข้าใจได้ ระบบช่วยให้คุณกำหนดค่าและออกแบบกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว การบริหาร EDMS “Corporate Document Flow” ก็ไม่แตกต่างจากการบริหารผลิตภัณฑ์อื่นๆ ที่ใช้

ผู้ออกแบบกระบวนการทางธุรกิจมีองค์ประกอบระบบที่เรียบง่ายและเข้าใจได้ การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจเพื่อให้การไหลของเอกสารเป็นอัตโนมัติจะดำเนินการโดยใช้องค์ประกอบที่คุ้นเคยจากโปรแกรมอื่นที่ใช้แพลตฟอร์ม 1C - ไดเร็กทอรีและเอกสารระบบต่างๆ ระบบมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณออกแบบกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วเพื่อติดตามงานต่างๆ ของนักแสดง ออกคำสั่ง และจัดเส้นทางเอกสาร ในระบบการจัดการเอกสารก็มี วิธีง่ายๆการตั้งค่าสำหรับการเก็บถาวรเอกสารอัตโนมัติ

ประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจอยู่ที่การพัฒนาประเภท (การ์ด) ของเอกสารตลอดจนเส้นทางกระบวนการทางธุรกิจ ไม่จำเป็นต้องมีความรู้หรือทักษะพิเศษ ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ภาษาการเขียนโปรแกรม เพียง ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการทำงานกับคอมพิวเตอร์ในระดับผู้ใช้ขั้นสูงก็เพียงพอแล้ว

ระบบการจัดการเอกสาร EDMS "การจัดการเอกสารองค์กร" ได้รับการออกแบบให้เป็นระบบสากลสำหรับการดำเนินการอัตโนมัติและการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจด้วยเครื่องมือที่เรียบง่ายและใช้งานได้

โปรแกรม EDMS "Corporate Document Flow" รองรับการทำงานกับลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ (EDS) เทคโนโลยีลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์เป็นเทคโนโลยีที่สำคัญและสำคัญมากในปัจจุบัน ในบริษัทสมัยใหม่หลายแห่ง การใช้ลายเซ็นดิจิทัลเมื่อทำงานกับเอกสาร ถือเป็นข้อบังคับ และหลักการจะไม่ใช้การไหลของเอกสารโดยไม่มีลายเซ็นดิจิทัล

ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นของพนักงานในเอกสารได้ 100% และยังรับประกันได้ว่าเอกสารจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่วินาทีที่ลงนาม
ดังนั้นด้วยความช่วยเหลือของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "การจัดการเอกสารองค์กร" คุณไม่เพียงแต่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรกับเอกสารเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความน่าเชื่อถือและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ส่งซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดและต้นทุนด้วย ตรวจสอบเพิ่มเติมและแก้ไขเอกสาร

สถานการณ์สมมติในการใช้ระบบจัดการเอกสาร

ด้านล่างนี้ เราจะนำเสนอ 2 สถานการณ์เล็กๆ สำหรับวิธีการทำงานของการรับส่งเอกสารแบบอัตโนมัติในบริษัทต่างๆ

สถานการณ์ที่ 1: พนักงานจำเป็นต้องอนุมัติเอกสารของบริษัทโดยเร็วที่สุด คุณสามารถไปทางเก่าได้ - ส่งสำเนาไปที่ อีเมลให้กับผู้รับทุกคนหรือไปที่เลขานุการและขอให้พิมพ์ออกมาพร้อมกับใบอนุมัติ ในความเป็นจริงการดำเนินการนี้อาจใช้เวลานาน แต่ที่สำคัญที่สุด ไม่มีใครรับประกันได้ว่าเอกสารนั้นจะถูกอ่าน มันอาจจะไปอยู่ในสแปม ถูกลบโดยไม่ตั้งใจ หรือสูญหายไปพร้อมกับเอกสารอื่นๆ มากมาย ผู้รับอาจไม่อยู่ที่นั่นในเวลาที่เหมาะสม

ด้วยความช่วยเหลือของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น EDMS “Corporate Document Flow” พื้นที่ข้อมูลทั่วไปจะถูกสร้างขึ้นในองค์กร ดังนั้นการไหลของข้อมูลจึงไม่ถูกขัดจังหวะหรือหยุดโดยไม่ได้ตั้งใจ หากเอกสารถูกส่งเพื่อตรวจสอบผ่านระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ คุณจะมั่นใจได้ว่าเอกสารนั้นจะเป็นไปตามเส้นทางที่กำหนดไว้ในระหว่างการออกแบบอย่างแน่นอน หากไม่มีพนักงานที่ต้องการ (ลาป่วย อยู่ระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ) เอกสารจะถูกส่งไปยังรองของเขาหรือพนักงานสายงานอื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ กระบวนการทางธุรกิจขององค์กรหากเป็นอัตโนมัติจะไม่เกิดอุบัติเหตุ แต่ทำงานได้อย่างชัดเจนและเชื่อถือได้

สถานการณ์ที่ 2: พนักงานใหม่ไม่รู้ว่าจะเริ่มกระบวนการเตรียมการประชุมกับลูกค้าอย่างไร ในกรณีปกติ เขาจะขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยและบอกรายละเอียดทั้งหมดให้เขาทราบ ทำให้พวกเขาเสียสมาธิจากการทำงานให้เสร็จ และในบางกรณีก็ให้ข้ออ้างในการเลื่อนงานของตนโดยอ้างว่าช่วยเหลือผู้มาใหม่ การจัดระเบียบงานดังกล่าวสามารถนำไปสู่ความจริงที่ว่างานที่ไม่ได้รับการตอบสนองจะสะสมเหมือนก้อนหิมะซึ่งเกี่ยวข้องกับพนักงานใหม่มากขึ้นเรื่อย ๆ

ในกรณีของการใช้ระบบการไหลของเอกสารอัตโนมัติและกระบวนการทางธุรกิจ พนักงานจะต้องเริ่มต้นกระบวนการทางธุรกิจใหม่ ซึ่งได้รับการออกแบบและอนุมัติก่อนหน้านี้ในองค์กรเท่านั้น เช่น เริ่มกระบวนการเตรียมการประชุม ในกรณีนี้ EDMS “ผังเอกสารองค์กร” จะเริ่มมอบหมายงานที่จำเป็นให้กับพนักงานที่จำเป็น ในขณะที่กระบวนการทางธุรกิจสามารถสร้างงานสำหรับผู้ริเริ่มการเปิดตัวได้

ในกรณีนี้พนักงานจะไม่มีวันลืมทำงานที่สำคัญให้เสร็จสิ้น เช่น กระบวนการจะเตือนเขาในเวลาที่เหมาะสมเกี่ยวกับความจำเป็นในการจองห้องประชุม การจัดองค์กรนี้นำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพไม่เพียงแต่สำหรับพนักงานคนเดียวเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทั้งองค์กรโดยรวมด้วย ซึ่งแน่นอนว่าส่งผลดีต่อการเติบโตของผลกำไรและนำไปสู่ผลตอบแทนจากการลงทุนในระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว

ในบางกรณี ธุรกรรมที่ประสบความสำเร็จเพิ่มเติมอีกหนึ่งรายการที่พนักงานของคุณดำเนินการให้เสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพและตรงเวลาด้วยระบบโฟลว์เอกสาร จะชดใช้การลงทุนทั้งหมดในระบบอัตโนมัติของโฟลว์เอกสารขององค์กรของคุณหลายครั้ง

ระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสารไม่ได้เป็นเพียงวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการภายในเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสในการได้รับความได้เปรียบในสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขันที่รุนแรง ระบบการไหลของเอกสารอัตโนมัติช่วยเร่งกระบวนการและให้ผู้จัดการเห็นภาพรวมงานของบริษัทเพื่อการตัดสินใจทั้งด้านการปฏิบัติงานและเชิงกลยุทธ์

ในบทความนี้ เราจะดูปัญหาที่บริษัทต่างๆ เผชิญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่อตัดสินใจใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อใดและเพราะเหตุใดบริษัทจึงจำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติด้านเอกสาร?

เอกสารและข้อมูลอื่นๆ ขององค์กรมีคุณค่าอย่างมาก เช่นเดียวกับทรัพยากรที่เป็นสาระสำคัญ เพื่อให้สามารถแข่งขันได้ เราต้องการแนวทางที่ทันสมัยในการประมวลผลเอกสาร และสิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจกับปัญหาอย่างเพียงพอ ความปลอดภัยของข้อมูล.

เราสามารถระบุปัญหาหลายประการที่พบบ่อยในองค์กรเหล่านั้นที่ยังคงใช้กระดาษอยู่:

• เอกสารสูญหายอย่างต่อเนื่อง
• เอกสารสะสมจำนวนมาก วัตถุประสงค์และแหล่งที่มาไม่ชัดเจน
• การรักษาความลับมักถูกละเมิด - ข้อมูลตกไปอยู่ในมือคนผิด
• ใช้เวลามากมายในการค้นหา เอกสารที่จำเป็นและการก่อตัวของชุดอุปกรณ์
• มีการสร้างสำเนาของเอกสารเดียวกันหลายชุด - ใช้เงินจำนวนมากกับกระดาษและการทำสำเนา
• การเตรียมและอนุมัติเอกสารใช้เวลานาน

ราคาของโครงการขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ: ระดับของระบบ, ความสามารถด้านการทำงานและเทคโนโลยี, ขนาดขององค์กรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้นทุนทั้งหมดประกอบด้วยต้นทุนลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์และต้นทุนงานที่ดำเนินการโดยผู้รับเหมาระหว่างการใช้งาน

จำนวนเงินที่ใช้ในการนำไปใช้มักจะเกินต้นทุนรวมของลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ - คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งนี้ การประหยัดในโครงการดำเนินงานถือเป็นกลยุทธ์ที่สูญเสีย ประสิทธิภาพของระบบในกรณีส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการใช้งานที่ถูกต้อง: สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงข้อกำหนดทั้งหมดและหาแนวทางแก้ไขปัญหาให้เหมาะสมที่สุด

ประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ - ตำนานหรือความจริง?

ปัญหาด้านประสิทธิภาพเชิงเศรษฐศาสตร์ของระบบการไหลของเอกสารอัตโนมัติกำลังถูกหยิบยกบ่อยขึ้นเรื่อยๆ ปริมาณ ประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจจากการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ การไหลของเอกสารค่อนข้างยากเนื่องจากคุณต้องคำนึงถึงด้วย จำนวนมากปัจจัยและประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

ยิ่งการไหลของเอกสารในองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าใด การประเมินประสิทธิภาพเชิงเศรษฐกิจก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น จากข้อมูลเชิงประจักษ์ผ่านการวิเคราะห์ของผู้เชี่ยวชาญ คุณสามารถประเมินผลกระทบทางเศรษฐกิจได้ แต่เราจะไม่ยึดติดกับการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ให้เราเน้นปัจจัยหลักที่มีอิทธิพลต่อผลกระทบทางเศรษฐกิจ

• หากเลือกระบบได้ถูกต้องและดำเนินการได้สำเร็จด้วยการลดเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานตามปกติด้วยเอกสาร พนักงานจะสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ชั่วโมงการทำงานและทำงานให้มากขึ้น
• ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมของแต่ละแผนกขององค์กรและทั้งองค์กรโดยรวมได้ หลายระบบให้ข้อมูลการวิเคราะห์ที่ใช้ในการตัดสินใจด้านการจัดการที่สำคัญหลายประการ
• ผู้จัดการบริษัทจะได้รับเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการติดตามและควบคุมระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานของพนักงาน การกระจายทรัพยากรอย่างทันท่วงที การประเมินตามวัตถุประสงค์ของความเข้มข้นของแรงงานและภาระงานในแผนก ความสามารถในการควบคุมกระบวนการส่วนบุคคล - ทั้งหมดนี้มีส่วนช่วยให้ความรับผิดชอบส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคนเติบโตขึ้น

มีประโยชน์อื่น ๆ ที่มาพร้อมกับ ระบบเอกสารอัตโนมัติ- สิ่งเหล่านี้อาจไม่ชัดเจนเสมอไป แต่แน่นอนว่ายังส่งผลต่อประสิทธิผลขององค์กรโดยรวมด้วย มันเกี่ยวกับการยกระดับ การฝึกอบรมสายอาชีพบุคลากร ความทะเยอทะยานของพนักงานกำลังเติบโต และวัฒนธรรมของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่กำลังได้รับการปลูกฝัง

แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็ยังต้องทำงานกับเอกสารจำนวนมาก เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ จดหมาย งบประมาณ ข้อกำหนด ดังนั้น องค์กรจำนวนมากจึงมุ่งมั่นที่จะทำให้การไหลของเอกสารภายในเป็นแบบอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจในความสมบูรณ์และความปลอดภัยของข้อมูล ความสะดวกในการจัดเก็บและการเรียกค้นเอกสาร และยังปรับเวลาในการอนุมัติให้เหมาะสมที่สุด - Lenkevich L.A. งานสำนักงาน. - อ.: อคาเดมี่, 2552.

โดยทั่วไปแล้วระบบธุรกิจอัตโนมัติควรทำงาน ฟังก์ชั่นต่อไปนี้- Mikheeva E.V. , Titova O.I. เทคโนโลยีสารสนเทศวี กิจกรรมระดับมืออาชีพนักเศรษฐศาสตร์และนักบัญชี - ม.: สถาบันการศึกษา, 2552:

• 1. สร้างความมั่นใจในการควบคุมการรับและการขายสินค้าอย่างสมบูรณ์ การค้าเกี่ยวข้องกับการซื้อหรือการผลิตสินค้า การจัดเก็บและการขาย กระบวนการทั้งหมดนี้มาพร้อมกับเอกสารต่างๆ: ใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้ซึ่งจำเป็นสำหรับ งบการเงิน- ดังนั้นระบบการซื้อขายจะต้องดำเนินการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายสินค้าโดยอัตโนมัติและจัดเตรียมเอกสารทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง
• 2. การโต้ตอบกับระบบอัตโนมัติ การบัญชีจำเป็นสำหรับระบบอัตโนมัติที่สมบูรณ์ที่สุด กิจกรรมทางการเงินบริษัท. ตามหลักการแล้วโปรแกรมบัญชีควรจะเป็น ส่วนสำคัญระบบการค้าอัตโนมัติ ในความเป็นจริงด้วยความหลากหลาย โปรแกรมบัญชีมีการใช้กันมานานโดยบริษัทต่างๆ อย่างน้อยที่สุดระบบการค้าอัตโนมัติจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่จำเป็นถูกจัดเก็บในรูปแบบของโปรแกรมเหล่านี้
• 3. การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลในระบบธุรกิจอัตโนมัติไม่เพียงแต่เป็นมาตรการในการรักษาความลับเท่านั้น แต่ยังทำหน้าที่กระจายหน้าที่ระหว่างพนักงานให้ชัดเจนยิ่งขึ้นอีกด้วย
• 4. การดำเนินงานอัตโนมัติสูงสุดทำหน้าที่เพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานและช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดมากมายซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการสูญเสียทางการเงิน
• 5. การอัปเดตและการสนับสนุนระบบเป็นประจำโดยผู้ผลิตเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทการค้าจะทำงานได้อย่างยั่งยืน แท้จริงแล้วระบบการค้าอัตโนมัติต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมด การบัญชีการเงินนำมาใช้ในประเทศและความเป็นจริงทั้งหมดของตลาด

งานที่ได้รับการแก้ไขเมื่อดำเนินกิจกรรมการรับส่งเอกสารของบริษัทโดยอัตโนมัตินั้นส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ โครงสร้างพื้นฐาน โครงสร้างการบริหาร และปัจจัยอื่นๆ อีกมากมาย แต่ไม่ว่ารายละเอียดเฉพาะของแต่ละบริษัทจะมีอยู่หลายประการ ข้อกำหนดทั่วไปสู่ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ดังนั้น เพื่อกำหนดข้อกำหนดเหล่านี้ จำเป็นต้องทำความเข้าใจว่ามีอะไรทั่วไปในงานทำให้กิจกรรมของสำนักงานของบริษัทต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติ - Mikheeva E.V. เทคโนโลยีสารสนเทศในกิจกรรมวิชาชีพ - ม.: สถาบันการศึกษา, 2551.

1. จัดให้มีกิจกรรมร่วมกัน

ประการแรก สำนักงานคือกลุ่มคน ดังนั้นวิธีการจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ภายในองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรก องค์ประกอบเฉพาะของกองทุนเหล่านี้ เนื้อหาและเนื้อหาส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของกิจกรรมของบริษัท ตัวอย่างเช่น องค์กรการค้าต้องการระบบสำหรับกิจกรรมเชิงพาณิชย์ (การค้า) โดยอัตโนมัติ บริษัทประกอบกิจการต่างๆ งานออกแบบ, - เครื่องมือการจัดการโครงการและงานขั้นสูง เกือบทุกบริษัทประสบปัญหาเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติในสำนักงาน

ดังนั้น เมื่อจัดกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรภายในภายในบริษัท (และสำนักงานของบริษัท) จึงจำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติ ประเภทต่างๆกิจกรรมของพนักงาน สิ่งที่พบบ่อยที่สุดมีดังต่อไปนี้

2. การไหลของเอกสาร

โดยหลักการแล้ว การไหลของเอกสารทั้งหมดลงมาเพื่อกำหนดหมายเลขให้กับเอกสาร (การลงทะเบียนเอกสารในสำนักงาน) และการดำเนินการ ซึ่งอาจมาพร้อมกับการควบคุม การไหลของเอกสารครอบคลุมทุกอย่าง การแบ่งส่วนโครงสร้างบริษัทตั้งแต่สำนักงานไปจนถึงฝ่ายบริหาร และเป็นส่วนสำคัญของระบบการจัดการของบริษัท

หากการลงทะเบียนเอกสารค่อนข้างเหมือนกันสำหรับทุกบริษัท กระบวนการดำเนินการและการควบคุมผ่านเอกสารนั้นยากที่จะทำให้เป็นทางการและส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับโครงสร้างการบริหารขององค์กร จากนี้ ระบบการไหลของเอกสารจะต้องมีการพัฒนาวิธีการปรับตัว โครงสร้างการบริหารบริษัทและขั้นตอนการทำงานกับเอกสารที่นำมาใช้ในนั้น

ระบบเอกสารอัตโนมัติจะต้องรองรับการแจกจ่ายและการอนุมัติเอกสารซึ่งสะท้อนถึงกระบวนการทำงานกับเอกสารจริงในองค์กรใด ๆ นอกจากนี้ เมื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นอัตโนมัติ จะต้องรับประกันการดำเนินการทั่วไปอื่นเมื่อทำงานกับกระดาษ - การควบคุมการส่งผ่านของเอกสาร นอกจาก, ระบบนี้ควรจัดเตรียม: อินพุตเข้าสู่ระบบเอกสารจากแหล่งต่างๆ: เอกสารที่เป็นกระดาษ, ข้อความอีเมล, แฟกซ์, ไฟล์ของโปรแกรมแอปพลิเคชันต่างๆ

3. การวางแผนและบริหารจัดการงาน.

การวางแผนงานรวมถึงการจัดทำตารางการทำงาน การคำนวณต้นทุน และการวางแผนทรัพยากร การวางแผนการทำงานมีความเชื่อมโยงอย่างแยกไม่ออกกับการวางแผนกิจกรรมสำหรับทั้งพนักงานแต่ละคนและกลุ่มงาน

4. ระบบอัตโนมัติของกิจกรรมเชิงพาณิชย์ (การค้า)

ต่างจากการไหลของเอกสาร ทุกอย่าง กระบวนการผลิตที่เกี่ยวข้องกับการค้ามีระเบียบง่ายกว่ามาก แม้ว่าตามแนวทางปฏิบัติในการพัฒนาการขายและการใช้งานแพ็คเกจระบบอัตโนมัติเชิงพาณิชย์แสดงให้เห็นว่าแต่ละ บริษัท มีความแตกต่างของตัวเอง แต่สิ่งนี้ไม่ได้ป้องกันการใช้ระบบดังกล่าวในวงกว้าง

5. การสื่อสารกับโลกภายนอก

กิจกรรมของบริษัทใดก็ตามเป็นสิ่งที่คิดไม่ถึงหากไม่มีปฏิสัมพันธ์ระยะไกลระหว่างสำนักงานและไม่มีการสื่อสารกับบริษัทอื่น ดังนั้น บริษัทใดๆ ก็ตามต้องการ:

• - สิ่งอำนวยความสะดวกด้านอีเมล์
• - บริการข้อความแฟกซ์อัตโนมัติ
• - เครื่องมือสำหรับจัดระเบียบการเข้าถึงระยะไกลและการโต้ตอบระหว่างสำนักงานของบริษัท
• 6. การปกป้องข้อมูล

องค์ประกอบที่มีค่าที่สุดของระบบข้อมูลซึ่งมีเหตุผลก็คือข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในระบบ แม้จะมีโซลูชันที่น่าเชื่อถือที่สุด แต่ก็ยังมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลที่สำคัญสำหรับองค์กรอยู่เสมอ - Sapkov V.V. เทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์สำหรับงานสำนักงาน - ม.: สถาบันการศึกษา, 2550.

การปกป้องข้อมูลองค์กรเป็นงานที่ซับซ้อน โดยส่วนต่างๆ ได้แก่:

• - ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต การแยกการเข้าถึงข้อมูลในอีกด้านหนึ่งมีความจำเป็นเพื่อให้มั่นใจถึงความลับและการป้องกันจากการทำลายโดยเจตนา และในทางกลับกัน การแบ่งแยกการเข้าถึงข้อมูลยังทำหน้าที่ในการแบ่งแยกความรับผิดชอบระหว่างพนักงานให้ชัดเจนยิ่งขึ้น
• - การป้องกันไวรัส ไม่ควรมองข้ามอันตรายของไวรัสที่เข้าสู่สภาพแวดล้อมข้อมูล ในบริบทของการพัฒนาอย่างรวดเร็วของเครือข่ายระดับท้องถิ่นและระดับโลกและเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับอินเทอร์เน็ต ไวรัสตัวหนึ่งที่เข้าไปในเครือข่ายสามารถสร้างความเสียหายร้ายแรงให้กับบริษัทได้
• - การสำรองข้อมูล ไม่ว่าสภาพแวดล้อมข้อมูลของบริษัทจะน่าเชื่อถือเพียงใด ข้อมูลก็มีโอกาสสูญหายได้เสมอ ในกรณีนี้ ระบบที่พัฒนาขึ้นจะช่วยลดความสูญเสียที่เกี่ยวข้องได้ การสำรองข้อมูล- ดังที่การปฏิบัติแสดงให้เห็น ระบบสารสนเทศเป็นเรื่องยากที่ผู้จัดการฝ่ายไอทีจะไม่ติดตั้งระบบสำรองข้อมูล แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ได้ใช้งานเสมอไป เทคโนโลยีที่ทันสมัยที่นำเสนอสำหรับระบบเหล่านี้

แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็ยังต้องทำงานกับเอกสารจำนวนมาก เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ จดหมาย และงบประมาณ ดังนั้น องค์กรหลายแห่งจึงมุ่งมั่นที่จะทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ ช่วยให้คุณมั่นใจในความครบถ้วนและปลอดภัยของข้อมูล ความสะดวกในการจัดเก็บและการเรียกค้นเอกสาร และยังปรับเวลาในการอนุมัติให้เหมาะสมอีกด้วย

โดยทั่วไปพนักงานของบริษัทจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น โดยปกติแล้ว ทนายความจะจัดเก็บสัญญาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รายการบัญชีตามเอกสารที่ดำเนินการใน ระบบบัญชีสัญญาจะถูกเก็บไว้ในสเปรดชีต ใบแจ้งหนี้และการดำเนินการจะถูกเก็บไว้ในแผนกการเงิน และจดหมายโต้ตอบในปัจจุบันเกี่ยวกับงานตามสัญญาจะถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเรื่องยากมากที่จะรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูลและเอกสาร ความสอดคล้องและความปลอดภัยด้วย "การกระจายตัว" ดังกล่าว ระบบเอกสารอัตโนมัติสามารถแก้ปัญหาได้

การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรทำให้คุณสามารถสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานได้ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการสร้างและการเคลื่อนย้ายเอกสาร การควบคุมการดำเนินการของเอกสารและกระบวนการที่อธิบายด้วยความช่วยเหลือ ตลอดจนการจัดเก็บ เอกสารแต่ละฉบับในระบบอัตโนมัติได้รับการกำหนดชุดรายละเอียดเฉพาะ (บ่อยครั้งชุดนี้เรียกว่าการ์ดเอกสาร) การ์ดสามารถระบุประเภทเอกสาร (เช่น งบประมาณ) ชื่อผู้เขียน วันที่สร้างและแก้ไขเอกสาร แผนกที่ควรจัดเก็บเอกสาร และอื่นๆ อีกมากมาย การจัดเก็บและการรับเอกสารก็ดำเนินการตามรายละเอียดที่ระบุในบัตร

ความสามารถของระบบเอกสารอัตโนมัติ

การจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ไม่ว่าองค์กรจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้คุณเปลี่ยนรูปแบบของเอกสารที่หมุนเวียนในองค์กรนี้ได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น หากต้องการเปลี่ยนแบบฟอร์มใบสมัครสำหรับค่าใช้จ่ายในศูนย์รับผิดชอบทั้งหมด คุณเพียงแค่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมกับเทมเพลตใบสมัครที่จัดเก็บไว้ในระบบ จากนั้นพนักงานที่กรอกใบสมัครดังกล่าวจะไม่สามารถส่งเอกสารแบบฟอร์มที่ล้าสมัยได้เนื่องจากการกรอกและส่งใบสมัครจะดำเนินการในระบบเช่นกัน

การสนับสนุนวงจรชีวิตของเอกสารแต่ละเอกสารที่สร้างและประมวลผลในบริษัทจะต้องผ่านขั้นตอนเฉพาะหลายขั้นตอน ตัวอย่างเช่น งบประมาณองค์กรจะต้องจัดทำ อนุมัติ และดำเนินการภายใน กำหนดเวลาที่แน่นอน- หลังจากนั้นตัวบ่งชี้ที่วางแผนไว้และตามจริงของงบประมาณนี้จะถูกวิเคราะห์และส่งไปยังที่เก็บถาวร ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณควบคุมได้อย่างเข้มงวด วงจรชีวิตเอกสารโดยคำนึงถึงความต้องการของสภาพแวดล้อมขององค์กรด้วย มาตรฐานอุตสาหกรรมและกฎหมาย

การทำงานร่วมกันบนเอกสารเมื่อใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถจัดระเบียบงานรวมในเอกสารได้ นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญที่ตั้งอยู่ในสำนักงานต่างๆ และแม้แต่ในเมืองต่างๆ ก็สามารถเข้าร่วมได้

ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสารเดียวได้หลายเวอร์ชัน นอกเหนือจากการเปลี่ยนแปลงเอกสารจริงแล้ว ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบเอกสารเหล่านั้นได้ กล่าวคือ แทรกบันทึกย่อและความคิดเห็นลงในเอกสารเหล่านั้นโดยไม่ต้องเปลี่ยนตัวเอกสารเอง

ประสบการณ์ส่วนตัว

เราใช้ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ Lotus Notes ภายในกรอบของระบบนี้ ผู้จัดการที่ตั้งอยู่ในเมืองต่างๆ สามารถทำงานในเอกสารฉบับเดียวได้พร้อมๆ กัน และแต่ละคนสามารถดูออนไลน์ว่าอีกฝ่ายกำลังทำอะไรอยู่ สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของงานอย่างมาก ระบบยังจัดเก็บเอกสารทุกเวอร์ชัน การดำเนินการที่ดำเนินการกับเอกสารเหล่านั้น และความคิดเห็น

การรักษาความลับคุณสมบัติที่สำคัญของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือความสามารถในการใช้งาน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และเข้ารหัสเอกสาร สิ่งนี้ช่วยให้คุณไม่เพียงแต่ยืนยันความถูกต้องของเอกสารและระบุผู้เขียนได้อย่างชัดเจน แต่ยังมั่นใจในความปลอดภัยของการจัดเก็บข้อมูลองค์กรอีกด้วย

การกำหนดเส้นทางเอกสารหากหากไม่มีระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พนักงานที่เกี่ยวข้องกับการสร้างเอกสารต้องทราบอย่างชัดเจนว่าเอกสารนี้ควรโอนไปให้ใคร (เส้นทาง) จากนั้นเมื่อใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารจะถูกโอนไปยัง คนที่เหมาะสม

การกำหนดเส้นทางเอกสารอาจหลวมหรือแน่น ด้วยการกำหนดเส้นทางฟรี พนักงานสามารถส่งเอกสารไปยังผู้รับคนใดก็ได้ ด้วยการกำหนดเส้นทางที่เข้มงวด เส้นทางของเอกสารจะถูกควบคุม แต่ใน กรณีพิเศษกฎการเคลื่อนย้ายเอกสารอาจถูกระงับ (เช่น หากจำเป็นต้องส่งร่างเอกสารเพื่อตรวจสอบไปยังผู้เชี่ยวชาญภายนอก)

ประสบการณ์ส่วนตัว

เอคาเทรินา อาซิมินา,,

ลำดับการย้ายเอกสารระหว่างผู้ใช้จะถูกกำหนดโดยผู้เขียนเอกสาร และอาจเรียงลำดับหรือขนานกัน เนื้อหาของเส้นทาง ได้แก่ รายชื่อผู้ตรวจสอบและผู้ใช้งาน สามารถกำหนดได้โดยกฎระเบียบของระบบ ซึ่งผู้เขียนเอกสารจะเลือกเส้นทางที่ป้อนล่วงหน้าลงในฐานข้อมูลระบบ หากไม่ได้กำหนดเส้นทาง ผู้เขียนเอกสารจะเลือกผู้ตรวจสอบและผู้ใช้เอกสารจากรายชื่อผู้ใช้ระบบทั่วไปโดยอิสระ

ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินของบริษัทขนส่งขนาดใหญ่แห่งหนึ่ง

ในบริษัทของเรา เส้นทางของเอกสารทั้งหมดได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด เวลาที่กำหนดสำหรับการทำงานกับเอกสารก็ได้รับการควบคุมเช่นกันตั้งแต่ 4 ถึง 48 ชั่วโมง กฎระเบียบนี้ "เชื่อมโยง" กับระบบแรงจูงใจ: หากพนักงานทำงานกับเอกสารมากกว่านั้น วันครบกำหนดปราศจาก เหตุผลที่ดีแล้วการลงโทษก็จะเกิดขึ้นแก่เขา กฎระเบียบดังกล่าวมีความจำเป็น เหนือสิ่งอื่นใด เพื่อให้แน่ใจว่าระบบจะไม่สนับสนุนระบบราชการในการทำงาน

อิลยา ฟิลิปโปฟ,

เมื่อพัฒนาระบบการกำหนดเส้นทางเอกสาร เราใช้เมทริกซ์ความรับผิดชอบ ซึ่งระบุว่าพนักงานบริษัทคนใดรับผิดชอบอะไร ในตอนแรก เมทริกซ์เหล่านี้ได้รับการพัฒนาสำหรับแต่ละแผนก จากนั้นจึงรวมเป็นเมทริกซ์เดียวสำหรับทั้งบริษัท การมีอยู่ของเมทริกซ์นี้อำนวยความสะดวกอย่างมากในการแนะนำระบบคุณภาพ เนื่องจากเพื่อให้ได้ใบรับรอง ISO 9000:2000 จึงจำเป็นต้องมีรายละเอียดงานสำหรับพนักงานทุกคน เหนือสิ่งอื่นใด จากนั้นการไหลของเอกสารก็ถูกซ้อนทับบนเมทริกซ์นี้ ในระหว่างการวิเคราะห์เมทริกซ์ ฟังก์ชันที่ซ้ำกันจะถูกตัดออก ตัวอย่างเช่น หลายแผนกเคยรับผิดชอบในการจัดทำใบแจ้งยอดบัญชี แต่ตอนนี้ฟังก์ชันนี้ถูกโอนไปยังแผนกบัญชีทั้งหมดแล้ว

บูรณาการกับระบบอื่น ๆเพื่อให้มั่นใจในความสมบูรณ์ของข้อมูลที่หมุนเวียนภายในบริษัท ตามกฎแล้วระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรและสามารถรวมเข้ากับระบบการจัดการองค์กรอื่น ๆ ได้ เช่น การบัญชี การผลิต การเงิน การวิเคราะห์ ฯลฯ เนื่องจากความเป็นไปได้ของการบูรณาการ การจัดการเอกสาร ระบบมักจะใช้เป็นตัวเชื่อมระหว่างโปรแกรมต่างๆ

เอกสารจากทุกระบบที่เกี่ยวข้องเชิงตรรกะกับเอกสารที่กำหนดเรียกว่าบริบท โดยทั่วไป บริบทจะรวมถึงเนื้อหาของการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ การบันทึกเสียงและวิดีโอ แฟกซ์ รายงานการประชุม เอกสารการชำระเงิน ฯลฯ สามารถแนบบริบทกับเอกสารด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่าง

ในกระบวนการสร้างและปรับงบประมาณจะใช้ข้อมูลเพิ่มเติม (ตามบริบท) ต่อไปนี้:

การวิจัยตลาดการตลาด (ทั้งของเราเองและที่ได้จาก แหล่งข้อมูลภายนอก) จำเป็นเมื่อจัดทำงบประมาณการขาย

ข้อตกลงกับคู่สัญญา (ซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ) ซึ่งใช้ในการจัดทำแผนและงบประมาณสำหรับการขาย การซื้อ การเคลื่อนย้ายลูกหนี้และเจ้าหนี้

เอกสารกำกับดูแลและอ้างอิงที่จำเป็นสำหรับการจัดทำแผนการผลิตและงบประมาณสำหรับต้นทุนวัสดุมาตรฐาน

เอกสารเพิ่มเติม ( บันทึกอธิบาย) ที่สะท้อนถึงสมมติฐานหรือข้อจำกัด (เช่น อัตราแลกเปลี่ยน อัตราเงินเฟ้อ อัตราดอกเบี้ยเกี่ยวกับสินเชื่อและข้อมูลอื่น ๆ) ใช้ในการจัดทำแผนและงบประมาณ

รายงานการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับงบประมาณเวอร์ชันต่างๆ บันทึกการทำงาน และความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมในกระบวนการงบประมาณ

ตามกฎแล้ว เอกสารที่คล้ายกันถูกส่งระหว่างพนักงานทางอีเมล เก็บแยกต่างหากจากไฟล์ที่มีข้อมูลงบประมาณ และดูเหมือนว่าจะ "หลุดออกไป" จากบริบทของกระบวนการงบประมาณ

ผู้ใช้ที่ทำงานโดยใช้งบประมาณสามารถเปิดและดูเอกสารข้างต้นในระบบได้โดยตรง หากจำเป็น

การควบคุมการเข้าถึงมีหลายทางเลือกในการกำหนดอำนาจของพนักงานบริษัทและควบคุมการเข้าถึงเอกสาร พนักงานอาจมีสิทธิ์ในการควบคุมเอกสารโดยสมบูรณ์ สร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่ แต่ไม่สามารถแก้ไข ใส่คำอธิบายประกอบเอกสาร ดู ฯลฯ

ประสบการณ์ส่วนตัว

อิลยา ฟิลิปโปฟ,
ผู้จัดการทั่วไปบริษัท "1C:ระบบอัตโนมัติ" (มอสโก)

เราใช้ตัวเลือกการเข้าถึงส่วนบุคคลเกือบทั้งหมดที่มีอยู่ในโปรแกรม 1C:Enterprise ได้แก่การอ่าน การลบ การทำเครื่องหมายเพื่อลบและการลบออก การปรับและป้อนเอกสารใหม่ การดูเอกสารรอง เป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่พนักงานมี สิทธิที่แตกต่างกัน- ดังนั้นผู้จัดการฝ่ายขายมีสิทธิ์ป้อนเอกสารใหม่ จดบันทึกการลบและการปรับปรุง แต่ไม่สามารถลบใบแจ้งหนี้ได้

หากต้องการเรียนรู้วิธีรับผลสูงสุดจากระบบเอกสารอัตโนมัติในองค์กร โปรดอ่านบทความ (ฉบับที่ 4, 2014)

ระบบอัตโนมัติการไหลของเอกสารในตลาดรัสเซีย

หนึ่งในโซลูชั่นซอฟต์แวร์ยอดนิยมที่ใช้เป็นระบบจัดการเอกสารในบริษัทต่างๆ คือ “บันเดิล” โปรแกรมไมโครซอฟต์ Outlook และเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange แอปพลิเคชัน Office MS Outlook ได้รับการติดตั้งในคอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่อง และ MS Exchange Server มักถูกใช้เป็นเซิร์ฟเวอร์อีเมล แม้ว่าหลายคนจะคุ้นเคยกับการใช้ Outlook และ Exchange เป็นแพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการทำงานกับอีเมลเท่านั้น แต่โปรแกรมเหล่านี้หลังจากการตั้งค่าแบบรวมศูนย์บางอย่างสามารถให้บริการสำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่ในฐานะเครื่องมืออัตโนมัติของเอกสารที่ใช้งานได้ค่อนข้างดี

ปัจจุบันมีระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าหนึ่งโหลจากผู้ผลิตตะวันตกและในประเทศในตลาดรัสเซีย นอกเหนือจาก Exchange และ Outlook ที่กล่าวถึงแล้ว Microsoft ยังมีผลิตภัณฑ์พิเศษอื่นๆ ที่สามารถสร้างโซลูชันสำหรับระบบอัตโนมัติของเอกสารได้ เช่น SharePoint Portal Server และ Content Management Server ระบบที่รู้จักกันดีคือระบบสำหรับธุรกิจขนาดกลาง Docs Fusion และ Docs Open (ก่อนหน้านี้ขายภายใต้แบรนด์ PC Docs) จาก Hummingbird ระบบจัดการเอกสารที่ทรงพลังที่สุด - Documentum - ได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ บริษัทบางแห่งทำให้การรับส่งเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้ชุดซอฟต์แวร์ Lotus Notes แต่ผลิตภัณฑ์นี้ส่วนใหญ่เป็น "ชุดโปรแกรมเมอร์" และการสร้างระบบการรับส่งเอกสารที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์โดยอาศัยระบบดังกล่าวต้องใช้ความพยายามอย่างมาก

ท่ามกลาง โปรแกรมภาษารัสเซียที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ได้แก่ Lan Docs (บริษัท Lanit), Optima Workflow (Optima), BOSS-Referent (IT)

ประสบการณ์ส่วนตัว

เอคาเทรินา อาซิมินา,,
ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินและเศรษฐศาสตร์ของ OJSC Baltika Brewing Company (เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก)

บริษัทของเราใช้ระบบการจัดการเอกสารสองระบบ ด้วยความช่วยเหลือของ BOSS-Referent กระแสหลักของเอกสารของบริษัทจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ: กฎระเบียบและการบริหาร (คำสั่ง คำแนะนำ) การควบคุมวินัยในการปฏิบัติงาน (คำแนะนำ) การโต้ตอบอย่างเป็นทางการภายในที่ต้องมีการลงทะเบียนและการควบคุมกำหนดเวลาการตรวจสอบ การประสานงานของสัญญากับ ซัพพลายเออร์ภายในบริษัท ด้วยการใช้การพัฒนาของเราเองโดยใช้ Lotus Notes กระบวนการและฟังก์ชันทางธุรกิจส่วนใหญ่จะเป็นแบบอัตโนมัติ: การจัดเตรียมและการอนุมัติแอปพลิเคชันประเภทต่างๆ (สำหรับบัตรผ่าน อุปกรณ์ ฯลฯ) ไดเรกทอรีทั่วไปขององค์กร (หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่) และไซต์ข้อมูลภายในเฉพาะทาง

ระบบ ERP ขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ เช่น SAP R/3 หรือ Oracle Applications ก็มีโมดูลการไหลของเอกสารเช่นกัน ตามกฎแล้วบริษัทที่ใช้ระบบเหล่านี้จะใช้สิ่งเหล่านี้ บริษัทรัสเซียหลายแห่งพัฒนาระบบการจัดการเอกสารด้วยตนเอง ตามระบบบัญชีที่มีอยู่ของบริษัท

ประสบการณ์ส่วนตัว

อิลยา ฟิลิปโปฟ,
ผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท "1C: Automation" (มอสโก)

สำหรับฉันแล้วดูเหมือนว่าบริษัทที่มีคนมากกว่าร้อยคนทำงานเกี่ยวกับเอกสารอย่างต่อเนื่องควรใช้ระบบการจัดการเอกสารพิเศษ ตัวอย่างเช่น เราดำเนินการรับส่งเอกสารอัตโนมัติตามระบบบัญชี 1C:Enterprise ดูแลรักษาบันทึกการจัดการและการบัญชี รวบรวมและป้อนข้อมูล คำนวณเงินเดือน บันทึกบันทึกและโปรโตคอลตามระบบคุณภาพ ISO 9000:2000 เป็นต้น

ความแตกต่างระหว่างระบบการจัดการเอกสารของรัสเซียกับระบบตะวันตก

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างระบบตะวันตกกับระบบรัสเซียคือความเป็นไปได้ในการขยายขนาด ตัวอย่างเช่น หากระบบ Western สามารถทำงานได้บนพื้นฐานของระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่ที่มีอยู่ (Windows, Unix เวอร์ชันอุตสาหกรรม) ระบบรัสเซียจะถูกสร้างขึ้นสำหรับหนึ่งในนั้น - โดยทั่วไปคือ Windows ระบบตะวันตกสามารถกำหนดค่าให้ใช้ DBMS ใดก็ได้ ในขณะที่ระบบรัสเซียมักจะใช้งานได้กับเพียงระบบเดียว - โดยปกติคือ Oracle หรือ MS SQL Server ข้อจำกัดดังกล่าวของระบบรัสเซียทำให้ยากต่อการสร้างโซลูชันข้ามแพลตฟอร์มแบบผสานรวม

ในส่วนของฟังก์ชันการทำงาน ข้อแตกต่างที่สำคัญคือในระบบของ Western หลายโปรแกรมเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันจะอยู่ภายใต้แบรนด์เดียว ตัวอย่างเช่น Documentum มีผลิตภัณฑ์แยกต่างหากที่ใช้เพื่อทำให้งานในสำนักงานเป็นอัตโนมัติ รองรับการออกแบบการไหลของเอกสาร ผสานรวมกับระบบ ERP ฯลฯ ระบบรัสเซียส่วนใหญ่จะแก้ปัญหาได้เพียงงานเดียว ตัวอย่างเช่น Lan-Docs มีไว้สำหรับระบบอัตโนมัติในสำนักงานเป็นหลัก และใน Optima Workflow เน้นที่การเคลื่อนย้ายเอกสาร ผลิตภัณฑ์ที่ใช้ Lotus Notes (เช่น BOSS-Referent) มุ่งเน้นไปที่การทำงานโดยรวมโดยใช้ข้อมูล

ความแตกต่างพื้นฐานอยู่ที่แนวทางการใช้เอกสารอัตโนมัติ ระบบของตะวันตกมุ่งเป้าไปที่การทำให้เป็นอัตโนมัติและสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจแบบ end-to-end ของบริษัท ในขณะที่โปรแกรมของรัสเซียส่วนใหญ่จะทำให้ฟังก์ชันส่วนบุคคลเป็นแบบอัตโนมัติ

ค่าใช้จ่ายของระบบ Western เฉลี่ยอยู่ที่ 400-1,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อหนึ่ง ที่ทำงานไม่รวมค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ อุปกรณ์ และโปรแกรมเพิ่มเติม (อีก 100-500 ดอลลาร์สหรัฐต่อสถานที่ทำงาน) ที่จำเป็นต่อการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินการนั้นจะมีค่าใช้จ่าย 50-60% ของต้นทุนใบอนุญาต (สัดส่วนนี้สังเกตได้จากขนาดของการดำเนินงาน 100 งานขึ้นไป) แต่ในบางกรณีอาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่ามาก หนึ่งในโครงการที่ซับซ้อนที่สุดและมีค่าใช้จ่ายสูงก็คือระบบอัตโนมัติของการรับส่งเอกสารทางการเงิน สำหรับโปรเจ็กต์ดังกล่าว ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจะสูงกว่าต้นทุนใบอนุญาต 2-3 เท่า

สำหรับโปรแกรมภายในประเทศ ค่าใช้จ่ายจะอยู่ระหว่าง 200 ถึง 600 ดอลลาร์สหรัฐต่อสถานที่ทำงาน บวกกับค่าโปรแกรมและอุปกรณ์เพิ่มเติม (100-500 ดอลลาร์สหรัฐเท่ากันต่อสถานที่ทำงาน) ต้นทุนเปรียบเทียบในการดำเนินการคำนวณในลักษณะเดียวกับในระบบตะวันตก

ประสบการณ์ส่วนตัว

นาตาเลีย ยาคโนวา,

ในบริษัทของเรา การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเอง โดยเฉพาะขั้นตอนการประสานงานและอนุมัติงบประมาณต้นทุน กระบวนการประสานงานคำขอเคลื่อนย้ายเงินทุนระหว่างงบประมาณ และการขอค่าใช้จ่ายตามแผนข้างต้น ( การจัดการการดำเนินงานงบประมาณ). ขั้นตอนอัตโนมัติสำหรับการอนุมัติคำขอที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคล (คำขอเปลี่ยนแปลง โต๊ะพนักงาน, ค่าจ้าง, การคัดเลือกบุคลากร, รายละเอียดงานฯลฯ) ขั้นตอนในการอนุมัติเอกสารระบบคุณภาพ การสมัครจัดส่ง บริการขนส่ง ฯลฯ การใช้งานโมดูลการไหลของเอกสารต่างๆ ใช้เวลาตั้งแต่หนึ่งถึงสามเดือน ต้นทุนในการพัฒนาระบบทั้งหมดโดยรวมสามารถประมาณได้ที่ 100,000 ดอลลาร์สหรัฐ

คุณสมบัติของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในองค์กร

ลำดับความสำคัญของระบบอัตโนมัติมักเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติเอกสารเช่นกระบวนการจัดทำและดำเนินการตามงบประมาณ แต่ในหลายบริษัท การไหลของเอกสารอัตโนมัติเริ่มต้นด้วยงานในสำนักงาน นั่นคือด้วยการลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก

ประสบการณ์ส่วนตัว

ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินของบริษัทขนส่งขนาดใหญ่แห่งหนึ่ง

ฉันเชื่อว่าการไหลของเอกสารอัตโนมัติควรเริ่มต้นด้วยการพัฒนาระบบสำหรับควบคุมการเข้าถึงข้อมูลบริษัทของพนักงานตลอดจนการติดตามเวลาทำงาน จากนั้นงานในสำนักงานจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ เอกสารขาเข้าที่สำคัญทั้งหมดควรได้รับการสแกนและดำเนินการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านองค์กรทางอิเล็กทรอนิกส์ต่อไป เวอร์ชันกระดาษจะถูกส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรหรือไปยังพนักงานที่ควรมี ในขั้นตอนต่อไปจำเป็นต้องทำให้กระบวนการเคลื่อนย้ายเอกสารภายในบริษัทเป็นไปโดยอัตโนมัติ แล้วที่เหลือก็มาติดกับ “กรอบ” นี้ ระบบอิเล็กทรอนิกส์: การจ่ายเงิน ค่าจ้าง การประมูล การบัญชี ฯลฯ

การสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลขององค์กรการใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดการเอกสารเกี่ยวข้องกับการสร้างที่เก็บเอกสารขององค์กรเสมอ โครงสร้างแบบลอจิคัลของที่เก็บนี้ ลำดับชั้นการจัดเก็บเอกสาร และการพัฒนาและการดำเนินการตามนโยบายความปลอดภัยภายในที่เก็บ จำเป็นต้องมีการดูแลเป็นพิเศษ และควรสร้างขึ้นในขั้นเริ่มต้นของโครงการนำไปใช้งาน

ควรคำนึงว่าสามารถปรับใช้ฟังก์ชันการจัดเก็บเอกสารได้ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ ดังนั้นในขั้นตอนแรกของการดำเนินการ เอกสารทั้งหมดสามารถย้ายจากสถานที่จัดเก็บข้อมูลที่มีอยู่ (โดยปกติคือไดรฟ์ในเครื่องหรือเครือข่าย) ไปยังที่เก็บข้อมูลขององค์กรแห่งเดียว ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้คุ้นเคยกับฟังก์ชันพื้นฐานของระบบและค่อยๆ เชี่ยวชาญ ฟังก์ชั่นการบริการ เช่น การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเอกสาร การปรากฏตัวของเอกสารใหม่ ฯลฯ ยังช่วยเพิ่มความเร็วในการปรับตัวของพนักงานให้เข้ากับระบบที่นำไปใช้

การกำหนดลำดับการเข้าถึงข้อมูลระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสร้างฟิลด์ข้อมูลแบบรวมที่พนักงานบริษัททุกคนสามารถทำงานได้ ดังนั้นจึงต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคำอธิบายขั้นตอนการเข้าถึงข้อมูล ในกรณีนี้ มีความจำเป็นต้องค้นหาการประนีประนอมที่สมเหตุสมผลระหว่างข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและความครบถ้วนของข้อมูลที่พนักงานแต่ละคนต้องมี

ความจำเป็นในการบันทึกผลลัพธ์ในระหว่างการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้จะต้องให้ความสนใจเพิ่มขึ้นกับคำอธิบายและการดำเนินการตามขั้นตอนในการบันทึกผลลัพธ์ของการทำงานโดยรวม ดังนั้นการประชุมทุกครั้งจะต้องมีการเก็บบันทึกรายงานการประชุมเข้าสู่ระบบด้วย นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องบันทึกผลลัพธ์ด้วย การสนทนาทางโทรศัพท์และจัดให้มีกลไกในการเลือกข้อมูลตามบริบท (อีเมล สำเนาที่สแกน การนำเสนอ ฯลฯ) ตามหัวข้อและแนบไปกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น หลายบริษัทจึงแนะนำกฎที่เข้มงวดในการจัดรูปแบบข้อความอีเมลเพื่อความสะดวกในการจัดกลุ่มในภายหลัง

ประการหนึ่ง ในตอนแรกพนักงานของบริษัทจะคุ้นเคยกับระบบใหม่ได้ยาก เนื่องจากการกระทำทั้งหมดของพวกเขาได้รับการควบคุม ในทางกลับกันระบบการจัดการเอกสารช่วยให้พนักงานประหยัดเวลาในการปฏิบัติหน้าที่จึงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประสบการณ์ส่วนตัว

นาตาเลีย ยาคโนวา,
ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินของ บริษัท "Inmarko" (โนโวซีบีร์สค์)

ข้อได้เปรียบหลักของการใช้ระบบการจัดการเอกสารคือช่วยให้คุณสามารถประสานงานกิจกรรมของบริษัทและทำให้โปร่งใสได้ ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเดินไปรอบๆ สำนักงานพร้อมเอกสาร เนื่องจากการแจ้งเตือนการสมัครที่ได้รับจะถูกส่งทางอีเมล การใช้ระบบนี้ทำให้ง่ายต่อการติดตามว่าเอกสารนั้นอยู่ในขั้นตอนใด ดังนั้นเวลาตอบสนองต่อแอปพลิเคชันจึงสั้นลงอย่างมาก นอกจากนี้ ระบบยังช่วยให้คุณประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน: ด้วยความช่วยเหลือนี้ คุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับตัวชี้วัดของงานที่ประมวลผลและยังไม่ประมวลผล วิเคราะห์เวลาที่ใช้ในการทำให้งานเสร็จ และเชื่อมโยงผลลัพธ์ของการทำงานของพนักงานกับระบบแรงจูงใจ