การเก็บถาวรเอกสารบุคลากรคำแนะนำทีละขั้นตอน ที่เก็บเอกสาร

ในงานสำนักงานปัจจุบัน หน้าปกของคดีที่มีคำสั่งบุคลากรนั้นถูกจัดทำขึ้นคล้ายกับตัวอย่างที่ให้ไว้ (ดูลิงก์เพื่อไม่ให้ทำซ้ำในบทความนี้) เป็นการเหมาะสมที่จะระบุตัวอย่างหัวข้อ: "คำสั่งของผู้อำนวยการของ LLC "Kolbasnik" เกี่ยวกับบุคลากร (การรับ การโอน การเลิกจ้าง)" หรือ "คำสั่งหมายเลข 1-42 ของผู้อำนวยการเกี่ยวกับโบนัสสำหรับพนักงาน" การจัดเก็บคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากร เพื่อกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บคำสั่งซื้อ ให้ใช้รายการเอกสารมาตรฐานปัจจุบัน จนถึงปัจจุบันรายการมาตรฐานล่าสุดได้รวบรวมไว้ในปี 2010 (ดูลิงก์หากจำเป็นสามารถดาวน์โหลดได้) เราดึงความสนใจไปที่มาตรา 19b และหมายเหตุ 2 ที่ระบุไว้ข้างต้น รายการมาตรฐาน- กำหนดการจัดเก็บคำสั่งประเภทต่าง ๆ สำหรับบุคลากร สำหรับมาตรา 665 - เหตุสำหรับคำสั่งที่ไม่รวมอยู่ในแฟ้มส่วนบุคคลจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี

ขั้นตอนการเตรียมเคสสำหรับการโอนไปยังที่เก็บถาวร

กฎ): ​​- คำสั่ง (คำแนะนำ) สำหรับบุคลากร; — รายชื่อบุคลากร — บัตรลงทะเบียนบุคลากร (ในกรณีที่ไม่มีสินค้าคงคลังแยกต่างหาก) — ไฟล์ส่วนตัว (ในกรณีที่ไม่มีสินค้าคงคลังแยกต่างหาก) — บัญชีส่วนตัวของคนงานและลูกจ้างตาม ค่าจ้าง(งบเงินเดือน); - ไม่มีการอ้างสิทธิ์ หนังสือทำงาน(ในกรณีที่ไม่มีสินค้าคงคลังแยกต่างหาก); - รายงานอุบัติเหตุ คำสั่งบุคลากรมีโครงสร้างเพื่อให้แต่ละกรณีจำกัดเฉพาะคำสั่งที่ออกภายในหนึ่งปีปฏิทิน ภายในหนึ่งปี จะต้องจัดเรียงคำสั่งซื้อตามลำดับเวลา
บางครั้งเนื่องจากการละเมิดขั้นตอนการลงทะเบียน เอกสารภายในการกำหนดหมายเลขคำสั่งซื้ออาจมีปัญหา เช่น คำสั่งซื้อวันที่ 7 สิงหาคม มีหมายเลข 93 และคำสั่งซื้อวันที่ 15 กันยายน มีหมายเลข 84 ในกรณีนี้ ให้จัดเรียงคำสั่งซื้อตามวันที่

จัดทำเอกสารบุคลากรเพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญ

การลงทะเบียนไฟล์ สำหรับไฟล์ทั้งหมดเกี่ยวกับบุคลากรที่มีระยะเวลาการจัดเก็บระยะยาว, การลงทะเบียนไฟล์ใน บังคับจัดเตรียมให้:

• การกำหนดหมายเลขแผ่นงานในไฟล์
• จัดทำรายการเอกสารภายในของคดี (ใน กรณีที่จำเป็น);
• การยื่นหรือผูกพันคดี

หน้าปกคดีระบุว่า:

• ชื่อองค์กร
• ชื่อคดี;
• วันที่ของคดี (วันที่ในแฟ้มส่วนบุคคลคือวันที่ลงนามในคำสั่งจ้างและเลิกจ้างพนักงาน)
• จำนวนแผ่นงานในไฟล์

หลังจากใส่เคสลงในสินค้าคงคลังแล้ว จะมีการระบุหมายเลขตามสินค้าคงคลังและอายุการเก็บรักษาของเคสบนหน้าปก

บทช่วยสอนพร้อมภาพประกอบเกี่ยวกับบันทึกบุคลากรและงานในสำนักงาน

ยิ่งไปกว่านั้น นี่เป็นเรื่องปกติไม่เพียง แต่สำหรับองค์กรขนาดเล็กเท่านั้น แต่ยังสำหรับองค์กรขนาดใหญ่มากด้วยซึ่งมีพนักงานหลายพันคนทำงานและกำลังทำงานอยู่และเอกสารบุคลากรที่สะสมมานานหลายปีถือเป็นความซับซ้อนที่ค่อนข้างใหญ่ นั่นคือเหตุผลที่เมื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรในองค์กรจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาขั้นพื้นฐานว่าในกรณีใด ๆ เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรควรถูกจัดเก็บแยกต่างหากจากเอกสารอื่น ๆ ตัวเลือกที่ดีที่สุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ องค์กรขนาดใหญ่จะเป็นการสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลพิเศษที่จะจัดเก็บเอกสารเหล่านี้

แต่เนื่องจากในกรณีส่วนใหญ่ สิ่งนี้ไม่สอดคล้องกับความสามารถที่แท้จริงขององค์กร จึงจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเก็บเอกสารบุคลากรแบบแยกส่วนในตู้ที่ล็อคไว้ ตู้นิรภัย ฯลฯ ในอาคารจัดเก็บทั่วไป นั่นคือที่นี่ หลักการเดียวคือการแยก (แยก) เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรออกจากเอกสารอื่น

3.6. ข้อกำหนดสำหรับการลงทะเบียนกรณีที่ได้รับการยอมรับในเอกสารสำคัญ

ความสนใจ

วันที่สุดขั้วของกรณีที่มีเอกสารด้านองค์กร การบริหาร ความคิดสร้างสรรค์ และอื่นๆ (โปรโตคอล ใบรับรองผลการเรียน จดหมาย รายงาน ฯลฯ) ซึ่งมีความสำคัญในการนัดหมายที่แม่นยำ เช่นเดียวกับกรณีที่ประกอบด้วยหลายเล่ม (บางส่วน) จะมีเครื่องหมายกำกับไว้ด้วย วันที่สุดขั้วของเอกสารคดี เช่น วันที่ลงทะเบียน (ร่าง) ของเอกสารแรกสุดและล่าสุดที่รวมอยู่ในคดี หากกรณีเป็นสมุดรายวันการลงทะเบียนคำสั่ง คำแนะนำ ฯลฯ วันที่ของกรณีจะเป็นวันที่ตามปฏิทินที่แน่นอนของรายการแรกและรายการสุดท้ายในสมุดรายวัน กำหนดเวลาสำหรับกรณีที่มีรายงานการประชุมคือวันที่อนุมัติ (สำหรับเอกสารที่ได้รับอนุมัติ) หรือการจัดทำรายงานการประชุมฉบับแรกและฉบับสุดท้ายที่ประกอบเป็นคดี

กำหนดเวลาสำหรับไฟล์ส่วนบุคคลคือวันที่ลงนามในคำสั่งจ้างและเลิกจ้างบุคคลที่เปิดไฟล์

เอกสารบุคลากร: การจัดเก็บและการจัดเตรียมการเก็บถาวร

ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกจัดเก็บตามลำดับตัวอักษรตามนามสกุลของพนักงาน 4. การจัดทำเอกสารสัญญาในไฟล์ สัญญาการจ้างงานและข้อตกลงในการแก้ไขจะรวมอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานหากองค์กรเก็บรักษาไฟล์ส่วนบุคคล ใน มิฉะนั้นสัญญาจะจัดทำเป็นไฟล์แยกต่างหาก (กรณี) “สัญญาการจ้างงานข้อตกลงกับพนักงาน” ข้อตกลงในการแก้ไขสัญญาที่ได้สรุปตามความจำเป็นจะแนบมากับสัญญาการจ้างงานเป็นส่วนสำคัญหลังจากการเลิกจ้างของพนักงาน สัญญาจ้างงานจะถูกลบออกจากไฟล์และรวมอยู่ในไฟล์ “ข้อตกลงการจ้างงานของคนงานที่ถูกไล่ออก” ซึ่งจัดทำขึ้นทุกปี
ในสัญญาการจ้างงานจะจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรตามนามสกุลของพนักงาน

คำสั่งสำหรับบุคลากร - การก่อตัวและการเก็บรักษา

ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดพื้นฐาน:

• เอกสารที่มีอายุการเก็บรักษาเดียวกันจะถูกรวบรวมไว้ในไฟล์ (คำสั่งเกี่ยวกับกิจกรรมหลักและบุคลากรไม่สามารถสร้างไฟล์เดียวได้ คำสั่งเกี่ยวกับบุคลากรเกี่ยวกับการจ้างงานและการเลิกจ้างไม่สามารถสร้างไฟล์เดียวพร้อมคำสั่งในวันหยุดพักผ่อนและการเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ )
• เอกสารสำหรับคดีนี้ถูกสร้างขึ้นเป็นเวลาหนึ่งปี ข้อยกเว้นคือเอกสารที่ไม่สามารถแบ่งตามทางกายภาพตามลำดับเวลาได้ (ทะเบียนเอกสาร สมุดสั่งที่เขียนด้วยลายมือ สลิปเงินเดือน ซึ่งข้อมูลสำหรับเดือนต่างๆ จะอยู่ที่ด้านหลังของแผ่นเดียว ฯลฯ) ความพร้อมใช้งานของเอกสารดังกล่าวระบุไว้ใน ข้อมูลทางประวัติศาสตร์และคำนำ

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากร: ประเภท องค์ประกอบ การจัดเก็บ

สำหรับไฟล์บุคลากรทั้งหมดที่มีระยะเวลาจัดเก็บระยะยาว การลงทะเบียนไฟล์จะต้องประกอบด้วย:

• ออกแบบปกคดีตามแบบที่กำหนด
• การกำหนดหมายเลขแผ่นงานในไฟล์
• จัดทำเอกสารรับรองเพื่อยืนยันจำนวนแผ่นงานในไฟล์
• จัดทำรายการเอกสารภายในของคดี (ถ้าจำเป็น)
• การยื่นหรือผูกพันคดี

หน้าปกคดีระบุว่า:

• ชื่อองค์กร
• ดัชนีกรณีตามรายการกรณีขององค์กร
• ชื่อคดี;
• วันที่ของคดี (วันที่ลงนามในคำสั่งรับเข้าและเลิกจ้าง)
• จำนวนแผ่นงานในไฟล์

หลังจากใส่เคสลงในสินค้าคงคลังแล้ว จะมีการระบุหมายเลขตามสินค้าคงคลังและอายุการเก็บรักษาของเคสบนหน้าปก กรณีที่เกิดขึ้นจะต้องลงทะเบียน

จัดเก็บคำสั่งสำหรับบุคลากร

• เอกสารการบริหารทั้งหมด - คำแนะนำ คำสั่ง มติ
• รายชื่อพนักงาน.
• บัตรลงทะเบียนพนักงาน.
• เรื่องส่วนตัว.
• บัญชีส่วนตัวของพนักงาน
• คำสั่งงานและบัตรรายงาน
• สัญญาและข้อตกลงการจ้างงาน
• รายงานการประชุม
• รายชื่อผู้ที่กำลังจะเกษียณอายุด้วยเงินบำนาญพิเศษ
• หนังสือบันทึกการจ้างงานและการเลิกจ้างของพนักงาน
เราไม่ได้จัดเตรียมรายชื่อเอกสารทั้งหมดที่เก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี เอกสารต่อไปนี้เป็นข้อยกเว้น:

1. การกระทำเกี่ยวกับอุบัติเหตุทางอุตสาหกรรม – 45 ปี.
2. แผ่นภาษี - 25 ปี
3. รายงานการประชุมคณะกรรมการเกี่ยวกับการจ่ายโบนัสตามระยะเวลาการทำงาน - 15 ปี

ในช่วงเวลาที่กำหนด สถานประกอบการจะต้องรับรองความปลอดภัยของเอกสารภายใน จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายตกลง.

ข้อมูล

ความปลอดภัยของเอกสาร เป็นที่ทราบกันดีว่าตามวรรค 6 ของข้อบังคับเกี่ยวกับกองทุนเก็บถาวรของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 17 มีนาคม 2537 ฉบับที่ 552 เอกสารที่จัดเป็นเอกสารบุคลากรจะต้องเป็น เก็บไว้กับนิติบุคคลที่บุคคลนั้นทำงานเป็นเวลา 75 ปีหลังจากการถูกไล่ออก ก็ควรจะจำไว้ด้วยว่าใน ในกรณีนี้สิทธิของพลเมืองได้รับการคุ้มครองตามกฎหมายสูงสุด สหพันธรัฐรัสเซีย— รัฐธรรมนูญมาตรา 24 ระบุว่าพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซียทุกคนมีสิทธิได้รับข้อมูลที่ยืนยันสิทธิทางสังคมขั้นพื้นฐานของตน เพื่อดำเนินการตามสิทธิเหล่านี้ รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียได้นำกฎหมายข้อบังคับจำนวนหนึ่งมาใช้ ซึ่งกำหนดขั้นตอนในการจัดเก็บและทำงานกับเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร

เมื่อดำเนินกิจการส่วนตัวเอกสารเหล่านี้อาจรวมอยู่ในแฟ้มส่วนบุคคล 2. การจัดทำบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงาน บัตรส่วนบุคคล ( แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-2) ถูกวาดขึ้นเมื่อมีการจ้างและบำรุงรักษาตลอดระยะเวลาในขณะที่พนักงานกำลังทำงาน บัตรส่วนบุคคลในงานสำนักงานปัจจุบันจะถูกเก็บไว้ดีที่สุดในรูปแบบของตู้เก็บเอกสารในกล่องพิเศษ (กล่อง) ตามที่แสดงในทางปฏิบัติ ภายในตู้เก็บเอกสารดังกล่าว จะสะดวกในการจัดระบบบัตรส่วนบุคคลตามแผนกโครงสร้างและภายในส่วนเหล่านี้ - ตามลำดับตัวอักษร หลังจากเลิกจ้างพนักงาน บัตรส่วนบุคคลจะถูก "ปิด" และย้ายไปยังส่วนเก็บถาวรในไฟล์ " บัตรประจำตัวพนักงานที่ถูกไล่ออก” วิธีที่สะดวกที่สุดในการจัดเก็บบัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกตามลำดับตัวอักษรในโฟลเดอร์ที่มีแผ่นพับ ไม่แนะนำให้จัดเก็บบัตรส่วนบุคคลในแฟ้ม

การโอนคำสั่งสำหรับบุคลากรไปยังที่เก็บถาวร

การเตรียมเอกสารตามข้อ 9.3 ของกฎเอกสารทั้งหมดจะถูกถ่ายโอนเพื่อการจัดเก็บถาวรไปยังที่เก็บถาวรของรัฐในสถานะที่เป็นระเบียบพร้อมความเหมาะสม เครื่องมืออ้างอิงทางวิทยาศาสตร์และสำเนาประกันภัยสำหรับเอกสารอันทรงคุณค่าและมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว การก่อตัวของคดีคือการจัดกลุ่มเอกสารที่ดำเนินการออกเป็นคดีต่างๆ ตามระบบการตั้งชื่อคดีของการบริการบุคลากร เมื่อสร้างเคสต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้: - เอกสารที่จัดเก็บถาวรและชั่วคราวจะถูกจัดกลุ่มออกเป็นเคสแยกกัน — แต่ละเอกสารที่อยู่ในไฟล์จะต้องจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดของ GOST และข้อบังคับอื่น ๆ — เอกสารหนึ่งปีปฏิทินจะถูกจัดทำขึ้นในกรณีนี้ - กรณีควรมีไม่เกิน 250 แผ่น ความหนาไม่ควรเกิน 4 ซม.

* งานทรัพยากรบุคคล
* รายละเอียดงานของพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล
* เอกสารกำกับดูแลสำหรับการจัดทำผังเอกสารในแผนกทรัพยากรบุคคล
* รายการเอกสารบุคลากรที่จำเป็น ประเภทและประเภทของเอกสารบุคลากร
* รายชื่อคดี
* จัดกลุ่มเอกสารเป็นกรณี
* ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสารบุคลากร, จัดทำเอกสาร อำนาจทางกฎหมาย
* คำแนะนำในการจัดการบันทึกบุคลากร
การจัดทำไฟล์บริการบุคลากรเพื่อถ่ายโอนไปยังคลังขององค์กรระยะเวลาการจัดเก็บ
* ความรับผิดของนายจ้างสำหรับการละเมิดข้อกำหนดในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

คุณสมบัติของการก่อตัวของคดีบางประเภท เอกสารบุคลากร

1. การจัดทำคำสั่งบุคลากรเป็นไฟล์

เมื่อสร้างเคสพร้อมคำสั่งซื้อจำเป็นต้องคำนึงถึงระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารด้วย
คำสั่งสำหรับบุคลากรจะถูกจัดทำเป็นไฟล์ขึ้นอยู่กับระยะเวลาการจัดเก็บ
คำสั่งบุคลากรให้เป็นไปตามรายการมาตรฐาน เอกสารการจัดการก่อตั้งขึ้นในกิจกรรมขององค์กรโดยระบุระยะเวลาการเก็บรักษา (อนุมัติโดยหัวหน้า Rosarkhiv เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2543) มี อายุการเก็บรักษา:
- 75 ปีของสำนักงานปกป้องสิ่งแวดล้อม
- 5 ปี (ลาประจำและลาเพื่อการศึกษา, ค่าปรับ, อากร, การเดินทางเพื่อธุรกิจในประเทศระยะสั้น)
ดังนั้นคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากรจึงต้องแบ่งและจัดไว้ในไฟล์ต่างๆ ได้แก่ คำสั่งบุคลากรที่มีอายุการเก็บรักษา 75 ปี และคำสั่งขององค์กรเกี่ยวกับบุคลากรที่มีอายุการเก็บรักษา 5 ปี
ดังนั้นบนหน้าปกของกรณีแรกในบรรทัด "Keep" จะมีการระบุระยะเวลา 75 ปีของ EPC บนหน้าปกของกรณีที่สอง - 5 ปี
คำสั่งสำหรับบุคลากรที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาต่างกันจะต้องลงทะเบียนแยกต่างหาก
เมื่อลงทะเบียนคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรที่มีอายุการเก็บรักษา 75 ปี EPC สามารถกำหนดหมายเลขซีเรียลได้โดยเพิ่มตัวอักษร "k" (บุคลากร) หรือ "ls" (บุคลากร) เช่น: หมายเลขคำสั่งซื้อ 1-k หรือ ลำดับที่ 5-ล.
ในกรณีนี้ จะมีการมอบหมายคำสั่งซื้อที่มีระยะเวลาจัดเก็บ 5 ปี หมายเลขทะเบียนด้วยตัวอักษรอื่นเช่นเกี่ยวกับวันหยุด - "o": ลำดับที่ 1-o
ในแต่ละกรณีจะมีการจัดเรียงคำสั่งซื้อตามหมายเลขและวันที่เผยแพร่ หากมีเอกสารจำนวนมากในไฟล์ (มากกว่า 250 แผ่น) ไฟล์ที่มีคำสั่งซื้อจะแบ่งออกเป็นวอลุ่ม: เล่ม 1, เล่ม 2 เป็นต้น จำนวนและกำหนดเวลาของคำสั่งซื้อที่รวมอยู่ในนั้นระบุไว้บนหน้าปกของแต่ละเล่ม กำหนดเวลาสำหรับเอกสารคดีจะถูกทำเครื่องหมายไว้บนหน้าปกของคดี ณ สิ้นปีปฏิทิน (งานในสำนักงาน)
ที่ ปริมาณมากคำสั่งที่ออก (หากมีพนักงานจำนวนมาก), คำสั่งการรับเข้า, การโอน, การเลิกจ้าง ฯลฯ สามารถแยกออกเป็นกรณี ๆ ได้
กรณีมีคำสั่งให้บุคลากร เอกสารไม่พอดี- เหตุผลในการออกคำสั่ง: รายงานและ บันทึกช่วยจำ, ใบแจ้งยอดพนักงาน, สัญญาจ้างงาน, ใบรับรองแพทย์,หนังสือรับรองการลาพักการศึกษา เป็นต้น โดยเอกสารเหล่านี้จะต้องเป็น แยกเรื่อง: “เอกสาร - เหตุผลในการสั่งการเกี่ยวกับบุคลากร (คำชี้แจง รายงาน บันทึก ใบรับรอง ฯลฯ)” เมื่อดำเนินกิจการส่วนตัว เอกสารเหล่านี้อาจรวมอยู่ในแฟ้มส่วนบุคคล

2. การจัดทำบัตรประจำตัวพนักงาน

บัตรส่วนบุคคล (แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-2)จะถูกร่างขึ้นเมื่อมีการจ้างงานและจะคงไว้ตลอดระยะเวลาที่พนักงานกำลังทำงาน
บัตรส่วนบุคคลในงานสำนักงานปัจจุบันจะถูกเก็บไว้ดีที่สุดในรูปแบบของตู้เก็บเอกสารในกล่องพิเศษ (กล่อง) ตามที่แสดงในทางปฏิบัติ ภายในดัชนีการ์ดดังกล่าว จะสะดวกในการจัดระเบียบการ์ดส่วนบุคคลตามแผนกโครงสร้างและภายในส่วนเหล่านี้ - ตามตัวอักษร
หลังจากการเลิกจ้างพนักงาน บัตรส่วนบุคคลจะถูก "ปิด" และย้ายไปยังส่วนเก็บถาวรในไฟล์ "บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออก" สะดวกที่สุดในการจัดเก็บบัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกตามลำดับตัวอักษรในโฟลเดอร์ที่มีแผ่นพับ
ไม่แนะนำให้ยื่นบัตรส่วนบุคคลในแฟ้ม เมื่อทำการโอนการ์ดเพื่อจัดเก็บข้อมูลไปยังไฟล์เก็บถาวร การ์ดเหล่านั้นจะเกี่ยวพันกัน

3. การลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคล

เรื่องส่วนตัว- ชุดเอกสารที่มีข้อมูลที่สมบูรณ์ที่สุดเกี่ยวกับพนักงานและของเขา กิจกรรมแรงงาน- เอกสารที่รวมอยู่ในไฟล์ส่วนตัวของพนักงานจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ ในงานสำนักงานปัจจุบันได้รับอนุญาตให้จัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลในแฟ้มหรืออย่างอื่น แต่เมื่อถ่ายโอนเพื่อจัดเก็บไปยังไฟล์เก็บถาวรไฟล์นั้นจะถูกผูกหรือจัดเก็บไว้ในที่กำบังพิเศษสำหรับเอกสารการจัดเก็บระยะยาวตามที่กำหนดโดย GOST 17914-72 “ ครอบคลุมไฟล์เพื่อการจัดเก็บระยะยาว เงื่อนไขทางเทคนิค”
ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกวาดขึ้นเมื่อมีการจ้างงาน เอกสารจะถูกวางไว้ตามลำดับที่ได้รับ
ใน ข้อมูลส่วนบุคคลรวมอยู่ด้วย:
- แบบสอบถาม (เอกสารส่วนตัวสำหรับบันทึกบุคลากร)
- สำเนาเอกสารยืนยันคุณสมบัติของพนักงาน (สำเนาประกาศนียบัตรการสำเร็จการศึกษา สถาบันการศึกษา,ใบรับรองเพิ่มเติม อาชีวศึกษา, ใบรับรองการฝึกอบรมขั้นสูง, อนุปริญญาที่มอบปริญญาและตำแหน่งทางวิชาการ ฯลฯ ); - สำเนาใบรับรองการประกันบำนาญ
- สัญญาจ้างงาน
- สำเนาคำสั่งจ้างของพนักงาน
- รายการเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล
เมื่อตำแหน่งของพนักงานในองค์กรเปลี่ยนไป ไฟล์ส่วนบุคคลจะได้รับการอัปเดตด้วยสำเนาคำสั่งบุคลากร เอกสารเกี่ยวกับการรับรอง การฝึกอบรมขั้นสูง ฯลฯ
ในตอนต้นของคดีจะมีการวางสินค้าคงคลังภายในของเอกสารซึ่งเป็นเอกสารทางบัญชีของไฟล์ส่วนบุคคล สินค้าคงคลังภายในถูกวาดขึ้นตามแบบฟอร์มที่กำหนดไว้ (ภาคผนวก) ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดที่รวมอยู่ในคดี เมื่อเอกสารถูกลบออกจากเคส ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งนี้จะถูกป้อนลงในสินค้าคงคลังภายในด้วย
สินค้าคงคลังภายในประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารกรณีทั้งหมด
ในงานสำนักงานปัจจุบัน แผ่นงานไฟล์ส่วนบุคคลและไฟล์อื่นๆ จะไม่ถูกระบุหมายเลข ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือไฟล์ส่วนตัวของข้าราชการขั้นตอนการจัดตั้งซึ่งกำหนดโดยคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 30 พฤษภาคม 2548 ฉบับที่ 609 “ เมื่อได้รับอนุมัติจากข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของรัฐ ข้าราชการของสหพันธรัฐรัสเซียและการจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของเขา”: มีการจัดเตรียมหมายเลขแผ่นของไฟล์ส่วนบุคคลเมื่อรวมเอกสารในไฟล์ เช่น ในงานสำนักงานปัจจุบัน
ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานอยู่ภายใต้การบัญชีดังนั้นจึงมีการระบุหมายเลขทะเบียนไว้ที่กระดูกสันหลังและบนหน้าปกของคดี
เมื่อพนักงานถูกไล่ออก ไฟล์ส่วนบุคคลของเขาจะถูกปิดและย้ายไปยังเอกสารสำคัญของบริการทรัพยากรบุคคล ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกจัดเก็บตามลำดับตัวอักษรตามนามสกุลของพนักงาน

4. การจัดทำเอกสารสัญญาเป็นไฟล์

สัญญาการจ้างงานและข้อตกลงในการแก้ไขจะรวมอยู่ในแฟ้มส่วนบุคคลของพนักงานหากองค์กรดำเนินกิจการส่วนบุคคล มิฉะนั้นสัญญาจะจัดทำเป็นไฟล์แยกต่างหาก (กรณี) “สัญญาการจ้างงานข้อตกลงกับพนักงาน” ข้อตกลงในการแก้ไขสัญญาที่สรุปตามความจำเป็นจะแนบมากับสัญญาจ้างเป็นส่วนสำคัญ
หลังจากการเลิกจ้างพนักงาน สัญญาการจ้างงานจะถูกลบออกจากไฟล์และรวมอยู่ในไฟล์ "สัญญาการจ้างงานของพนักงานที่ถูกไล่ออก" ซึ่งจัดทำขึ้นทุกปี ในสัญญาการจ้างงานจะจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรตามนามสกุลของพนักงาน

จัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารอย่างไร?

เมื่อจัดจัดเก็บเอกสารบุคลากรจะต้องคำนึงถึงลักษณะทางสังคมและกฎหมายเป็นหลักเนื่องจากเอกสารเหล่านี้ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อตอบสนองความต้องการทางสังคมและกฎหมายของพลเมือง (โดยเฉพาะเพื่อยืนยันประสบการณ์การทำงาน)
การจัดเก็บเอกสารมีสองขั้นตอน:
ขั้นที่ 1พื้นที่เก็บข้อมูลปัจจุบัน (พื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับงานสำนักงาน)
ขั้นที่ 2ที่เก็บข้อมูลถาวร (ที่เก็บข้อมูลถาวร)
ในองค์กรที่ไม่มีห้องพิเศษ (เอกสารสำคัญ) การจัดเก็บทั้งในปัจจุบันและเอกสารสำคัญสามารถดำเนินการได้ในการให้บริการด้านบุคลากร ในกรณีนี้ควรจัดสรรส่วนหนึ่งของสถานที่ในแผนกเพื่อจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นที่ประกอบเป็นที่เก็บถาวรของบริการ
เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัย ความสมบูรณ์ และความน่าเชื่อถือของเอกสารต่างๆ การบริการบุคลากรต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์การจัดเก็บบางประการ เพื่อจุดประสงค์นี้ สถานที่จะต้องติดตั้งตู้พิเศษหรือตู้นิรภัยที่ล็อคและปิดผนึกอย่างแน่นหนา ควรวางเคสไว้บนชั้นวางตามระบบการตั้งชื่อของเคส เพื่อความสะดวกในการค้นหา จะมีการติดดัชนีกรณีตามระบบการตั้งชื่อไว้บนสันของกรณี
บันทึกการทำงานของพนักงานจะถูกเก็บไว้ในที่ปลอดภัย ซีล แสตมป์ แบบฟอร์มเอกสาร กุญแจตู้ (ตู้นิรภัย) สำหรับจัดเก็บเอกสารก็เก็บไว้ที่นั่นเช่นกัน
พื้นที่จัดเก็บเอกสารในสถานที่ให้บริการบุคลากรต้องแยกออกจากส่วนของสถานที่ที่รับผู้มาเยือน ไม่แนะนำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลทิ้งเอกสารหรือคอมพิวเตอร์ที่ทำงานอยู่บนโต๊ะเมื่อออกจากสถานที่
เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน เอกสารและไฟล์ทั้งหมดควรวางไว้ในพื้นที่จัดเก็บ และควรล็อคตู้ไว้ ร่างเอกสารเวอร์ชันแบบฟอร์มที่เสียหายจะถูกทำลายเมื่อสิ้นสุดวันทำการ (ขอแนะนำให้ทำเช่นนี้ในเครื่องทำลายเอกสาร - เครื่องตัดกระดาษ) คอมพิวเตอร์ถูกตัดการเชื่อมต่อจากเครือข่าย
หลังจากสิ้นปีสำนักงานบริการทรัพยากรบุคคลเช่นเดียวกับในแผนกอื่น ๆ ขององค์กรจะดำเนินการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารและหลังจากนี้จะเริ่มการเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญ

คำแนะนำ 1 เพื่อให้แน่ใจว่าขั้นตอนในการส่งไฟล์ไปยังไฟล์เก็บถาวรนั้นใช้เวลาไม่นาน คุณควรปฏิบัติตามกฎสำหรับการลงทะเบียนในระหว่างการไหลของเอกสารปัจจุบัน เมื่อถ่ายโอนไฟล์ไปยังไฟล์เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บถาวรหรือชั่วคราว คุณจะต้องผูกเอกสาร แผ่นหมายเลข จัดทำจารึกขั้นสุดท้าย หากมีระบุไว้ในคำแนะนำการทำงาน และจัดทำสินค้าคงคลังภายในด้วย 2 ในกรณีนี้ในหน้าชื่อเรื่องของไฟล์ที่ส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรจะมีการระบุชื่อขององค์กรหรือองค์กรดัชนีตามระบบการตั้งชื่อไฟล์วันที่เปิดและปิดคดีเช่นกัน ตามระยะเวลาการเก็บรักษาที่ระบุไว้ 3 เอกสารที่จะส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากพร้อมปกแข็ง หากเอกสารมีมูลค่าเฉพาะ โดยปกติจะไม่ผูกมัด แต่ใส่ไว้ในไฟล์หรือซองจดหมายและแนบไปกับเคส

กฎการโอนเอกสารบุคลากรไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

ความสนใจ

ในข้อความของกฎหมายมีความหลากหลาย เอกสารสำคัญมีการเน้นเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรซึ่งการเก็บถาวรถือเป็นความรับผิดชอบของการบริการบุคลากรอย่างแม่นยำ ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบุคลากรบางส่วนมีดังนี้:

• สัญญาจ้างงาน - 75 ปี
• ไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน - อายุ 75 ปี
• เอกสารโบนัส - 5 ปี

จุดประสงค์ของการเก็บถาวรคืออะไร? ความจริงก็คือการเข้าถึงเอกสารบุคลากรนั้นเกี่ยวข้องกับพนักงานที่ทำงานเท่านั้น

หลังจากการเลิกจ้าง เอกสารส่วนใหญ่ของพนักงานจะไม่ถูกทำลาย แม้ว่าจะไม่มีประโยชน์ที่จะจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นพร้อมกับส่วนที่เหลือต่อไปก็ตาม ขั้นตอนในการจัดเก็บและถ่ายโอนเอกสารเพื่อการจัดเก็บจึงมีประโยชน์ดังนี้

การจัดการบันทึกบุคลากร: กฎสำหรับการจัดเก็บและทำลายเอกสารบุคลากร

สำคัญ

เอกสารจะออกเพื่อใช้ชั่วคราวให้กับพนักงานขององค์กรเป็นระยะเวลาไม่เกินหนึ่งเดือน หลังจากพ้นระยะเวลาที่กำหนดแล้วจะต้องส่งคืนเอกสารไปยังสถานที่จัดเก็บ

สำหรับเอกสารที่ออกแต่ละฉบับจะมีการสร้างบัตรทดแทนซึ่งระบุประเภท (ชื่อ) ของเอกสาร, วันที่ออก, นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของบุคคลที่ออกเอกสารให้, วันที่ออกเอกสาร กลับ และยังจัดให้มีคอลัมน์ใบเสร็จรับเงินและการยอมรับเอกสาร ตารางที่ 1 แสดงระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารหลักเกี่ยวกับบันทึกบุคลากรในองค์กร
ตารางที่ 1 การคัดเลือกเอกสารเพื่อจัดเก็บและทำลายถาวรชั่วคราวต้องปฏิบัติตาม กฎปัจจุบันงานของหอจดหมายเหตุของรัฐและเทศบาลกฎสำหรับการทำงานของหอจดหมายเหตุขององค์กร (หอจดหมายเหตุของแผนก) รวมถึงคำแนะนำจากหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางและหน่วยงานเก็บเอกสารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย

การเตรียมไฟล์ HR เพื่อถ่ายโอนไปยังคลังขององค์กร

ข้อมูล

สมัครสมาชิกช่องของเราใน Yandex.Zen! สมัครสมาชิกช่อง ในองค์กรที่มีการสร้างงานบุคลากรมายาวนานกิจกรรมการจัดเก็บเอกสารจะรวมอยู่ด้วย ความรับผิดชอบในงานพนักงานคนหนึ่ง พนักงานดังกล่าวรู้ดีว่าต้องทำการเก็บถาวรในช่วงเวลาใดและมีกฎเกณฑ์อะไรบ้างสำหรับงานนี้

โดยปกติแล้วองค์กรดังกล่าวจะมีการพัฒนาและดำเนินการแยกต่างหาก การกระทำเชิงบรรทัดฐาน- “ข้อบังคับเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร” ซึ่งพนักงานได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขา หากโครงสร้างบริษัทมีหลายแผนก ซึ่งแต่ละแผนกมีการไหลของเอกสารเป็นของตัวเอง การเตรียมเอกสารเบื้องต้นสำหรับการเก็บถาวรจะดำเนินการโดยพนักงานจากเจ้าหน้าที่ของแผนก

ดังนั้นในกรณีนี้ พนักงานบริการบุคลากรมีหน้าที่จัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร ต้องเก็บเอกสารอะไรบ้าง? ในศิลปะ

การส่งเอกสารบุคลากรไปยังที่เก็บถาวร

การดูแลจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรที่มีเหตุผล สนับสนุนเอกสารกิจกรรมขององค์กรตลอดจนการปฏิบัติตามกฎระเบียบปัจจุบันในด้านเอกสารและข้อมูลอย่างเคร่งครัด ผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสารขององค์กร ควรเก็บเอกสารไว้ในตู้ที่ล็อคไว้เพื่อป้องกันฝุ่นและการสัมผัส แสงแดด- การยึดและปล่อยเอกสารจากไฟล์ ระยะเวลาถาวรไม่อนุญาตให้จัดเก็บ

มีความจำเป็นต้องทราบว่าองค์กรมีสิทธิ์ในการทำข้อตกลงกับไฟล์เก็บถาวรและต่อมาถ่ายโอนเพื่อการจัดเก็บไปยังเอกสารเก็บถาวรที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระยะเวลาการจัดเก็บจะหมดอายุ หากข้อตกลงดังกล่าวไม่ได้ข้อสรุป องค์กรจะเก็บถาวรเฉพาะคำสั่งซื้อเกี่ยวกับบุคลากรของพนักงานและบันทึกบัญชีเงินเดือน

สินค้าคงคลังและการเก็บถาวรเอกสารบุคลากร

นั่นคือองค์กรที่ชำระบัญชีซึ่งไม่มีผู้สืบทอดตามกฎหมายมีสองทางเลือก: การโอนหน่วยเก็บถาวรขององค์กรที่ชำระบัญชีไปยังองค์กรที่สูงกว่าหรือไปยังหน่วยเก็บถาวรของรัฐที่เกี่ยวข้อง ฉันควรส่งเอกสารให้ใครและเอกสารอะไรบ้าง? ในระหว่างขั้นตอนการชำระบัญชี เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะต้องติดต่อกับฝ่ายจัดการ กิจการจดหมายเหตุซึ่งดำเนินงานในอาณาเขตของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย

องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นมักจะมีข้อมูลเกี่ยวกับที่ตั้งของตน ทางแผนกจะสอบถามจำนวนเคสที่จะโอนให้แน่นอน การจัดเก็บเอกสารสำคัญแยกกันสำหรับแต่ละหมวดหมู่ (ถาวร ชั่วคราว (มากกว่าสิบปี) ชั่วคราว (สูงสุดสิบปี) และสำหรับบุคลากร)

หมวดหมู่ของเอกสารบุคลากรประกอบด้วยเอกสารที่สร้างขึ้นในกิจกรรมการบริการบุคลากรและการบัญชี (คำสั่งซื้อ บัตรส่วนบุคคล บัญชีเงินเดือนส่วนบุคคล ฯลฯ )
สายพันธุ์ที่เลือกต้องแยกเอกสาร ได้แก่ ต้นฉบับและสำเนา เอกสารสำหรับการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว แผนงานและรายงาน การกระทำทางการบริหาร- โครงการและเอกสารที่ได้รับอนุมัติ 8. ไฟล์ควรมีรายงานจากหนึ่งปีปฏิทินเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม อนุญาตให้จัดทำไฟล์ส่วนบุคคลที่สามารถถ่ายโอนได้และเอกสารคอมมิชชั่นระหว่างช่วงระยะเวลาของกิจกรรม 9. ไฟล์ไม่ควรเกิน 250 แผ่น มิฉะนั้นจำเป็นต้องสร้างส่วนต่างๆ (วอลุ่ม)

10. ภายในกรณี สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามลำดับการจัดเรียงเอกสารการทำงาน (ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร โดยจะเรียงลำดับตามตัวอักษร ตามลำดับเวลา ตามอายุการเก็บรักษา) 11. จะต้องแนบใบสมัครมาพร้อมกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง
เป็นที่น่าสังเกตว่าเอกสารทั้งหมด (คำสั่งบุคลากร บัตรส่วนตัวของพนักงาน ไฟล์ส่วนตัว เอกสารสัญญา ฯลฯ) มีลักษณะเฉพาะและรายละเอียดปลีกย่อยในการจัดเก็บถาวรของตัวเอง
การกระทำนี้จะต้องลงนามโดยผู้จัดการ หน่วยโครงสร้างและได้รับอนุมัติจากผู้เดียว ผู้บริหารองค์กร และกรณีเอกสารสูญหายหรือเสียหาย การบัญชี, งบการเงิน– เป็นหัวหน้าฝ่ายบัญชีของบริษัทด้วย ตามกฎแล้วเอกสารที่จะจัดเก็บจนกว่าจะถูกโอนไปยังเอกสารสำคัญของบริษัทจะถูกจัดเก็บไว้ในห้องทำงาน ณ ตำแหน่งขององค์กร เอกสารของบริษัทที่โอนไปจัดเก็บในคลังของบริษัทจะต้องอยู่ในสถานที่ที่กำหนดไว้เป็นพิเศษเพื่อจุดประสงค์นี้ เอกสารของบริษัทที่จัดเก็บไว้ในที่เก็บถาวรของบริษัทจะต้องอยู่ในตู้ที่ล็อคไว้เพื่อความปลอดภัยอย่างสมบูรณ์
การออกเอกสารให้กับพนักงานขององค์กร (บุคคลที่เกี่ยวข้องกับแรงงานหรือกฎหมายแพ่งกับองค์กร) จะดำเนินการเมื่อได้รับโดยได้รับอนุญาตจากหัวหน้าองค์กรหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากเขา

กฎสำหรับการถ่ายโอนเอกสารบุคลากรในหอจดหมายเหตุของรัฐ

ระยะเวลาการเก็บรักษาจะถูกกำหนดโดยองค์กรเอง แต่ต้องไม่น้อยกว่า 1 ปี ห้ามลดระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนดโดยรายการ การเพิ่มระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารที่ให้ไว้ในรายการนี้อาจเกิดขึ้นในกรณีที่สิ่งนี้มีสาเหตุจากคุณสมบัติเฉพาะของงานขององค์กร ในการจัดระเบียบและดำเนินงานเพื่อกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บและเลือกเอกสารสำหรับการจัดเก็บและการทำลาย องค์กรต่างๆ จะสร้างคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญถาวร (EC) ซึ่งรวมถึงผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดจากแผนกโครงสร้างหลัก โดยมีเจ้าหน้าที่อาวุโสคนหนึ่งขององค์กรเป็นประธาน และอาจ ยังได้รับเชิญตัวแทนของสถาบันเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องหากองค์กรมีความสัมพันธ์ตามสัญญาด้วย
เอกสารหลักในด้านการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารคือรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นโดยกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ (อนุมัติโดย Rosarkhiv เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2543 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 27 ตุลาคม 2546) - ต่อไปนี้จะเรียกว่า ให้เป็น “รายการ” รายการนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นข้อมูลพื้นฐาน เอกสารเชิงบรรทัดฐานในการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บและเลือกการจัดเก็บและทำลายการจัดการ เอกสารมาตรฐานเช่น เป็นเรื่องธรรมดาสำหรับองค์กรทั้งหมดหรือส่วนใหญ่ (รวมถึงองค์กรที่ไม่ใช่ภาครัฐ) รายการนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อรักษา จัดระเบียบ และเติมเต็มองค์ประกอบของกองทุนจดหมายเหตุแห่งสหพันธรัฐรัสเซียในเชิงคุณภาพ
กรณีที่มีระยะเวลาจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี):

• ไม่ปิดล้อม;
• แผ่นกรณีไม่ได้ระบุหมายเลขและเก็บไว้ในแฟ้ม
• สินค้าคงคลังภายในและเอกสารรับรองคดีไม่ได้จัดทำขึ้นและเอกสารในกรณีนี้ไม่ได้ถูกจัดระบบใหม่

ณ สิ้นปี มีการชี้แจงดังต่อไปนี้กับหน้าปกของไฟล์ (ตัวอย่างการออกแบบหน้าปกของไฟล์มีให้ในภาคผนวก 1):

• เมื่อเปลี่ยนชื่อองค์กรหรือแผนก ชื่อใหม่จะถูกเพิ่ม
• มีการป้อนข้อมูลเพิ่มเติมลงในชื่อของคดี (ระบุจำนวนคำสั่ง โปรโตคอล ฯลฯ )
• มีระบุจำนวนแผ่นในกล่อง

เอกสารที่ประกอบเป็นคดีจะถูกยื่นด้วยหมุดสี่อันในปกกระดาษแข็งแข็งหรือเข้าเล่ม โดยคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการอ่านข้อความของเอกสารทั้งหมด วันที่ วีซ่า และมติที่เกี่ยวข้องได้ฟรี

เอกสารรับรองระบุเป็นตัวเลขและคำพูดถึงจำนวนแผ่นที่มีหมายเลขในกรณี การมีอยู่ของหมายเลขที่หายไปและเป็นตัวอักษร และหากจำเป็น จะระบุจำนวนแผ่นสินค้าคงคลังภายในของกรณี ไม่อนุญาตให้วางจารึกใบรับรองไว้ที่ด้านหลังของเอกสารสุดท้ายของคดีหรือบนหน้าปกของคดี

เอกสารการรับรองดังกล่าวจัดทำขึ้นเพื่อคำนึงถึงจำนวนแผ่นงานในกรณีนี้และบันทึกลักษณะเฉพาะของการกำหนดหมายเลขในรูปแบบของภาคผนวก 9 ของกฎ CASE SHEET N ไฟล์นี้มีชีทที่จัดลำดับและกำหนดหมายเลข (เป็นตัวเลขและคำ) รวมถึง: ตัวเลขตัวอักษรของชีต; จำนวนแผ่น + แผ่นสินค้าคงคลังภายในหายไป คุณสมบัติของสภาพทางกายภาพและการก่อตัวของคดี ผู้เสนอชื่อ 1 2 ชื่อของตำแหน่งพนักงาน ลายเซ็น คำอธิบายลายเซ็น วันที่ เอกสารรับรองลงนามโดยผู้รวบรวมซึ่งระบุตำแหน่งของส่วนหลังและ วันที่รวบรวม

เอกสารบุคลากรและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาการให้บริการและกิจกรรมของพนักงานแต่ละคนของบริษัทตามกฎหมายมี เงื่อนไขระยะยาวการจัดเก็บ (สูงสุด 75 ปีขึ้นไป) นั่นคือเหตุผลที่การเตรียมเอกสารบุคลากรเพื่อจัดเก็บในคลังจะต้องดำเนินการให้ทันเวลา

เนื่องจากเอกสารด้านบุคลากรมีความสำคัญต่อสังคม (เป็นการยืนยันสิทธิของพนักงาน) ประกันสังคม) เมื่อเก็บถาวร จะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ:

• การลงทะเบียนคดี
• สินค้าคงคลังของเอกสาร

กฎเกณฑ์ในการขึ้นรูปคดี

1. การรวบรวมไฟล์จะต้องดำเนินการตามระบบการตั้งชื่อของบริษัท: ห้ามรวมเอกสารในไฟล์โดยวิธีอื่น

2. ทันทีหลังจากยื่นเอกสารฉบับหนึ่งคดีก็จะเปิดขึ้น

3. การออกแบบปกจะต้องดำเนินการพร้อม ๆ กับการใส่เอกสารในไฟล์ บนหน้าปกคุณต้องระบุ: ชื่อบริษัทและหน่วยโครงสร้าง หมายเลขคดีหรือดัชนี ชื่อ; ระยะเวลาจัดเก็บเอกสาร

4. สามารถใส่สำเนาเอกสารที่กรอกและดำเนินการตามข้อกำหนดทั้งหมดได้เพียง 1 ชุดเท่านั้นในไฟล์

5. ไฟล์จะต้องมีต้นฉบับเอกสารการทำงาน (บัตรพนักงาน สมุดทะเบียน คำสั่งพนักงาน ฯลฯ) อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้น: สามารถรับสำเนาได้หากต้นฉบับถูกส่งไปยังพลเมืองหรือบริษัทอื่น (ผู้เขียนจะมีสำเนาหรือสำเนาที่สองของตนเอง) ตามกฎแล้วสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการโต้ตอบทางจดหมาย

6. ไม่ควรรวมร่าง สำเนาซ้ำ และเอกสารที่ต้องส่งคืนไว้ในไฟล์

7. ต้องแยกเอกสารบางประเภท ได้แก่ ต้นฉบับและสำเนา เอกสารสำหรับการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว แผนงานและรายงาน พระราชบัญญัติการบริหาร โครงการและเอกสารที่ได้รับอนุมัติ

8. ไฟล์ควรมีรายงานจากหนึ่งปีปฏิทินเท่านั้น อย่างไรก็ตาม อนุญาตให้จัดทำไฟล์ส่วนบุคคลที่สามารถถ่ายโอนได้และเอกสารคอมมิชชั่นระหว่างช่วงระยะเวลาของกิจกรรม

9. ไฟล์ไม่ควรเกิน 250 แผ่น มิฉะนั้นจำเป็นต้องสร้างส่วนต่างๆ (วอลุ่ม)

10. ภายในกรณี สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามลำดับการจัดเรียงเอกสารการทำงาน (ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร โดยจะเรียงลำดับตามตัวอักษร ตามลำดับเวลา ตามอายุการเก็บรักษา)

11. จะต้องแนบใบสมัครมาพร้อมกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง

เป็นที่น่าสังเกตว่าเอกสารทั้งหมด (คำสั่งบุคลากร บัตรส่วนตัวของพนักงาน ไฟล์ส่วนตัว เอกสารสัญญา ฯลฯ) มีลักษณะเฉพาะและรายละเอียดปลีกย่อยในการจัดเก็บถาวรของตัวเอง

ในระหว่างที่ดำรงอยู่ องค์กรใด ๆ จะได้รับเอกสารจำนวนมากที่สะท้อนถึงกิจกรรมของตน สิ่งใดที่สามารถทำลายได้ซึ่งควรเก็บไว้ภายใต้เงื่อนไขใด - B. ALBRECHT รองหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อเอกสารสำคัญของแผนกและแผนกงานสำนักงานของ Federal Archival Service แห่งรัสเซียบอกเราเกี่ยวกับทั้งหมดนี้

ในระหว่างที่ดำรงอยู่ องค์กรใด ๆ จะได้รับเอกสารจำนวนมากที่สะท้อนถึงกิจกรรมของตน อันไหนที่สามารถทำลายได้ซึ่งควรเก็บไว้ภายใต้เงื่อนไขใด - เขาบอกเราเกี่ยวกับเรื่องทั้งหมดนี้ บอริส อัลเบรชท์รองหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อแผนกเอกสารสำคัญและการจัดการบันทึกของ Federal Archive Service แห่งรัสเซีย

บางครั้งเนื่องจากความไม่รู้หรือความเข้าใจผิดเอกสารที่เป็นหลักฐานในการคำนวณเพียงอย่างเดียวอาจถูกทำลายได้ ระยะเวลาการให้บริการ- มีกี่คนที่รู้ว่าควรเก็บเอกสารบุคลากรประเภทนี้ไว้ที่ไหนและอย่างไร

เอกสารบุคลากรมีผลอย่างไร?

ก่อนอื่นจำเป็นต้องชี้แจงว่าเอกสารประเภทและประเภทของเอกสารประเภทใดที่อยู่ในหมวดหมู่ทั่วไปของเอกสารบุคลากร โดยปกติแล้วจะหมายถึงเอกสารกลุ่มเล็กๆ เท่านั้น (คำสั่งบุคลากร ไฟล์ส่วนตัว หรือบัตรส่วนตัว (แบบฟอร์ม T-2) บัญชีส่วนตัวหรือใบแจ้งยอดบัญชีเงินเดือน สัญญาที่พนักงานทำกับนายจ้าง)

อย่างไรก็ตาม เอกสารดังกล่าวไม่ครอบคลุมถึงเอกสารกลุ่มใหญ่ทั้งหมดที่สามารถจัดประเภทเป็นเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรได้อย่างถูกต้อง เอกสารดังกล่าวประกอบด้วย:

• เอกสารยืนยันการสำเร็จการศึกษาและยืนยันการศึกษาที่ได้รับ (ประกาศนียบัตร, ใบรับรอง, รายงานการประชุมของคณะกรรมการตรวจสอบของรัฐ, หนังสือการลงทะเบียนของประกาศนียบัตรและใบรับรองที่ออก, วารสารการลงทะเบียนของการออกเหรียญทองและเงินให้กับนักเรียน)
• เอกสารเกี่ยวกับการรับรองและคุณสมบัติ
• เอกสารการได้รับรางวัลต่างๆ (ใบรับรองรางวัล คำร้อง ข้อสรุป รายชื่อบุคคลที่ได้รับรางวัล)
• เอกสารยืนยัน เงื่อนไขที่เป็นอันตรายการผลิต;
• รายชื่อพนักงานที่มีสิทธิ์ได้รับเงินบำนาญพิเศษ (เอกสาร: ใบสมัคร, ใบรับรอง, แบบสอบถาม)
• สมุดทะเบียนผู้อยู่อาศัย
• ตลอดจนการบันทึกเอกสารที่ออกในรูปแบบต่างๆ ซึ่งสามารถใช้เป็นพื้นฐานในการยืนยันประสบการณ์การทำงาน การศึกษา หรือผลประโยชน์ได้

รวมเอกสารมากกว่า 40 ประเภทและหลากหลายสามารถจำแนกเป็นเอกสารบุคลากรได้ เกือบทั้งหมดมีข้อยกเว้นบางประการอยู่ในรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ

ความปลอดภัยของเอกสาร

เป็นที่ทราบกันว่าตามวรรค 6 ของข้อบังคับเกี่ยวกับกองทุนเก็บถาวรของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 17 มีนาคม 2537 ฉบับที่ 552 เอกสารที่จัดเป็นเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรจะต้องถูกจัดเก็บไว้กับ นิติบุคคลที่บุคคลนั้นทำงานเป็นเวลา 75 ปีหลังจากการถูกไล่ออก ควรระลึกไว้ด้วยว่าในกรณีนี้สิทธิของพลเมืองได้รับการคุ้มครองตามกฎหมายสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซีย - รัฐธรรมนูญมาตรา 24 ซึ่งระบุว่าพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซียทุกคนมีสิทธิ์ได้รับข้อมูลที่ยืนยันพื้นฐานทางสังคมของเขา สิทธิ เพื่อดำเนินการตามสิทธิเหล่านี้ รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียได้นำกฎหมายข้อบังคับจำนวนหนึ่งมาใช้ ซึ่งกำหนดขั้นตอนในการจัดเก็บและทำงานกับเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร โดยระบุว่าในกรณีของการชำระบัญชีขององค์กร (องค์กร) เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรจะต้องถูกโอนไปยังผู้สืบทอดตามกฎหมาย และในกรณีที่ไม่มีเอกสารนั้นไปยังองค์กรหรือองค์กรที่สูงกว่า หากไม่มีผู้สืบทอดหรือองค์กรที่สูงกว่า (องค์กร) สถาบันบริการเอกสารสำคัญของรัฐ (ปัจจุบันคือรัฐบาลกลาง) จะใช้มาตรการเพื่อรับรองความปลอดภัยของเอกสารเหล่านี้

คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 21 มีนาคม 2537 เลขที่ 358-R "ในการปรับปรุงความปลอดภัยของเอกสารบุคลากร" แนะนำให้สถาบันและองค์กร (โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ) รวมส่วนคำสั่งพิเศษไว้ในกฎบัตร (ข้อบังคับ) พวกเขาจะต้องระบุประเด็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและความปลอดภัยของเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรและการถ่ายโอนเพื่อจัดเก็บอย่างทันท่วงทีในกรณีที่มีการชำระบัญชีนิติบุคคล

เป็นที่ชัดเจนว่าทั้งหมดนี้กำหนดภาระหน้าที่และความรับผิดชอบทางกฎหมายที่ร้ายแรงให้กับหัวหน้าองค์กรและ เจ้าหน้าที่รับผิดชอบดูแลความปลอดภัยของเอกสารบุคลากรและความพึงพอใจ สิทธิทางสังคมพลเมือง ด้วยเหตุนี้ จึงต้องพัฒนาชุดมาตรการทางกฎหมาย องค์กร และการปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่ามีเงื่อนไขในการจัดเก็บและการใช้เอกสารบุคลากร นี่คือคำถาม สถานะทางกฎหมายเอกสารสำคัญ วัสดุและฐานทางเทคนิค (ห้องและอุปกรณ์) ระดับการรับพนักงาน องค์กรและแนวปฏิบัติในการทำงาน

ความรับผิดชอบ

ความรับผิดต่อความประมาทเลินเล่อ ความประมาทเลินเล่อ หรือการทำลายข้อมูลที่เก็บถาวรโดยเจตนานั้นกำหนดไว้ในประมวลกฎหมายอาญาของสหพันธรัฐรัสเซีย

พนักงานบริการด้านบุคลากรซึ่งมีหน้าที่ในองค์กรและการบริหารมีหน้าที่รับผิดชอบไม่เพียง แต่ในการบำรุงรักษาเอกสารด้านบุคลากรที่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดเก็บที่ถูกต้องด้วย หัวหน้าองค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารทั้งหมดขององค์กรรวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบริการบุคลากรหากองค์กรไม่มีผู้รับผิดชอบเอกสารเหล่านี้

สถานะการเก็บถาวร

ในทางปฏิบัติมีเพียงเครือข่ายคลังข้อมูลและสิ่งอำนวยความสะดวกการจัดเก็บของระบบ Federal Archive Service เท่านั้นที่มีอยู่และพัฒนา (หรือเมื่อ เทศบาล- ในกรณีอื่นๆ จะไม่สร้างเอกสารสำคัญหรือที่เก็บเอกสารแยกต่างหากสำหรับบุคลากร

ตามกฎแล้ว นิติบุคคลหากสร้างไฟล์เก็บถาวร เอกสารด้านบุคลากรจะถูกจัดเก็บไว้ในนั้นพร้อมกับเอกสารประเภทอื่น ยิ่งไปกว่านั้น นี่เป็นเรื่องปกติไม่เพียง แต่สำหรับองค์กรขนาดเล็กเท่านั้น แต่ยังสำหรับองค์กรขนาดใหญ่มากด้วยซึ่งมีพนักงานหลายพันคนทำงานและกำลังทำงานอยู่และเอกสารบุคลากรที่สะสมมานานหลายปีถือเป็นความซับซ้อนที่ค่อนข้างใหญ่

นั่นคือเหตุผลที่เมื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรในองค์กรจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาขั้นพื้นฐานว่าในกรณีใด ๆ เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรควรถูกจัดเก็บแยกต่างหากจากเอกสารอื่น ๆ ทางเลือกที่ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ คือการสร้างสถานที่จัดเก็บพิเศษที่จะจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ แต่เนื่องจากในกรณีส่วนใหญ่ สิ่งนี้ไม่สอดคล้องกับความสามารถที่แท้จริงขององค์กร จึงจำเป็นต้องให้แน่ใจว่ามีการจัดเก็บเอกสารแบบแยกส่วนสำหรับบุคลากรในตู้ที่ล็อคไว้ ตู้นิรภัย ฯลฯ ในอาคารจัดเก็บทั่วไป นั่นคือหลักการเดียวในที่นี้ การแยก (แยก) เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรจากเอกสารอื่น สาเหตุหลักนี้อธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าเอกสารด้านบุคลากรเป็นความลับ การเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ต้องถูกจำกัดอย่างเข้มงวด และขั้นตอนในการเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ถูกกำหนดโดยฝ่ายบริการบุคลากรร่วมกับระบบการปกครองขององค์กร และได้รับอนุมัติจากฝ่ายบริหาร

ข้อกำหนดทางเทคนิคขั้นพื้นฐานสำหรับการเก็บถาวร

ไม่ต้องอธิบายให้ละเอียด ข้อกำหนดทางเทคนิคไปที่ห้องเก็บเอกสาร พารามิเตอร์ทั้งหมดมีการระบุไว้อย่างชัดเจนในคู่มือเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีพิเศษ เราทราบเพียงว่าห้องนี้จะต้องแยกจากกันและเป็นไปตามข้อกำหนดขั้นพื้นฐาน ความปลอดภัยจากอัคคีภัยพร้อมระบบรักษาความปลอดภัยและสัญญาณแจ้งเตือนเหตุเพลิงไหม้ ขนาดที่ต้องการของห้องสำหรับวางเอกสารรวมถึงสำหรับบุคลากรนั้นค่อนข้างง่ายในการคำนวณโดยพิจารณาจากขนาด (ความยาว) ของชั้นวางเอกสารและความหนาเฉลี่ย (1-1.5 ซม.) ของกล่องมาตรฐานโดยคำนึงถึงว่า ชั้นวางเอกสารมาตรฐานสูง 2 ม. 30 ซม. มีชั้นวางดังกล่าว 12 ชั้น ระยะห่างในการทำงานระหว่างชั้นวางต้องมีอย่างน้อย 80 ซม. ทางเดินไฟระหว่างแถวของชั้นวางต้องอยู่ที่ 120 ซม. พื้นที่ที่มีตู้โลหะและตู้นิรภัยรวมถึงจำนวนเคสโดยเฉลี่ยที่สามารถวางไว้ในนั้นได้ บัญชีแยกต่างหาก เมื่อทำการคำนวณทั้งหมดนี้แล้ว คุณสามารถระบุพื้นที่เก็บข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการเพื่อรองรับเอกสารได้อย่างแม่นยำ

คำถามในการกำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องใช้ในการดูแลรักษาไฟล์เก็บถาวรนั้นซับซ้อนกว่าเนื่องจากไม่มีมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติในเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม การคำนวณที่จำเป็นสามารถทำได้ตามแอปพลิเคชัน บรรทัดฐานแบบบูรณาการบนเสมียนและ งานเอกสารสำคัญพัฒนาโดยสถาบันเอกสารและเอกสารสำคัญ All-Russian ในปี 1991 การคำนวณเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าการให้บริการไฟล์ 5,000 ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรและดำเนินงานทั้งหมดกับไฟล์เหล่านี้ (การรับรองความปลอดภัยทางกายภาพ การบัญชี การจัดทำไฟล์เก็บถาวรให้เสร็จสิ้น การออกไฟล์สำหรับการใช้งานชั่วคราว การดำเนินการใบรับรองที่มีลักษณะทางสังคมและกฎหมาย) ต้องใช้ที่ ผู้เชี่ยวชาญเต็มเวลาอย่างน้อยหนึ่งคนที่มีคุณสมบัติเพียงพอ นอกจากนี้ควรคำนึงถึงว่าในขณะนี้ในเงื่อนไขของ การปฏิรูปเงินบำนาญปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว งานอ้างอิง- เท่านั้น หอจดหมายเหตุของรัฐในปี พ.ศ. 2545 มีการตอบสนองคำขอทางสังคมและกฎหมายมากกว่า 9 ล้านคำขอ น่าเสียดายที่ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนคำขอดังกล่าวที่ได้รับการตอบสนองจากเอกสารสำคัญขององค์กรและองค์กรต่างๆ แต่เราสามารถสรุปได้ว่านี่เป็นจำนวนมหาศาลเช่นกัน

การเตรียมไฟล์เพื่อส่งเข้าหอจดหมายเหตุขององค์กร

พื้นที่ขนาดใหญ่ที่แยกจากกันของงานเก็บถาวรคือการเตรียมไฟล์เพื่อส่งไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร พวกเขาสมควรได้รับความสนใจอย่างจริงจังเพราะในขั้นตอนนี้มักเกิดข้อผิดพลาดด้านระเบียบวิธีและการปฏิบัติที่ร้ายแรงซึ่งในอนาคตอาจนำไปสู่ ผลกระทบด้านลบในงานเก็บถาวร ความซับซ้อนของงานในการถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรรวมถึงบุคลากรแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้:

• 1. การก่อตัวของคดีหลังจากเสร็จสิ้นและอยู่ในระหว่างปฏิบัติงานในสำนักงาน
  2. การลงทะเบียนคดีตามขั้นตอนที่กำหนด
  3. การตรวจสอบมูลค่าเอกสารและไฟล์
  4. คำอธิบายของคดีที่โอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร
  5. การโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

ลองพิจารณาคุณสมบัติของการจัดทำเอกสารบางประเภทเกี่ยวกับบุคลากรในคอมเพล็กซ์สารคดี (คดี)

1. คำสั่งสำหรับบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านต่าง ๆ ของพนักงานขององค์กรที่มีระยะเวลาการจัดเก็บต่างกันจะจัดทำเป็นไฟล์ต่างกัน

นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพราะส่วนหนึ่งของคำสั่งบุคลากรและคำสั่งเล็กๆ น้อยๆ ในนั้นนั้นเกี่ยวข้องกับปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อสถานที่ทำงาน การมอบหมายงานใหม่ และโบนัสสำหรับพนักงานจริงๆ เอกสารเหล่านี้จะต้องเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี ในขณะเดียวกัน คำสั่งซื้อบุคลากรส่วนใหญ่จะสะท้อนถึงประเด็นการดำเนินงานของกิจกรรมของพนักงาน เช่น คำสั่งซื้อสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด การปฏิบัติหน้าที่ ฯลฯ คำสั่งซื้อประเภทนี้จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี ขอแนะนำตั้งแต่เริ่มต้นในการกำหนดหมายเลขแยกต่างหากให้กับคำสั่งซื้อที่มีระยะเวลาจัดเก็บ 75 ปีและระยะเวลาจัดเก็บ 5 ปี ซึ่งจะอำนวยความสะดวกในการจัดทำในกรณีต่างๆ และการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นในภายหลัง

2. บัญชีส่วนตัวของคนงานและลูกจ้างตามค่าจ้างจะถูกจัดกลุ่มเป็นไฟล์สำหรับปีหนึ่งๆ และจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรตามนามสกุล

3. เรื่องส่วนตัว. ในไฟล์ส่วนตัว เอกสารทั้งหมดจะอยู่ตามลำดับเวลาที่ได้รับเท่านั้น สำหรับเอกสารทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์ส่วนตัวจะต้องจัดทำรายการภายในซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• หมายเลขซีเรียลของเอกสารที่รวมอยู่ในสินค้าคงคลัง
• หมายเลขเอกสารและวันที่ (ถ้าจำเป็น)
• ชื่อของเอกสาร
• จำนวนแผ่นงานในเอกสาร
• บันทึก;
• บันทึกสุดท้ายของจำนวนเอกสารที่รวมอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล

ทะเบียนคดี

สำหรับไฟล์บุคลากรทั้งหมดที่มีระยะเวลาจัดเก็บระยะยาว การลงทะเบียนไฟล์จะต้องประกอบด้วย:

• ออกแบบปกคดีตามแบบที่กำหนด
• การกำหนดหมายเลขแผ่นงานในไฟล์
• จัดทำเอกสารรับรองเพื่อยืนยันจำนวนแผ่นงานในไฟล์
• จัดทำรายการเอกสารภายในของคดี (ถ้าจำเป็น)
• การยื่นหรือผูกพันคดี

หน้าปกคดีระบุว่า:

• ชื่อองค์กร
• ดัชนีกรณีโดย ศัพท์เฉพาะของคดีองค์กร;
• ชื่อคดี ;
• วันที่ของคดี (วันที่ในแฟ้มส่วนบุคคลคือวันที่ลงนามในคำสั่งจ้างและเลิกจ้างพนักงาน)
• จำนวนแผ่นงานในไฟล์

หลังจากใส่เคสลงในสินค้าคงคลังแล้ว จะมีการระบุหมายเลขตามสินค้าคงคลังและอายุการเก็บรักษาของเคสบนหน้าปก

การตรวจสอบมูลค่าเอกสารและไฟล์

การพิจารณาคดีจะดำเนินการในหลายขั้นตอน:

• เมื่อรวบรวม ศัพท์เฉพาะของคดีและกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาในแต่ละกรณีให้รวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อ
• อยู่ระหว่างดำเนินการ การก่อตัวของคดี;
• เมื่อเตรียมเคสเพื่อถ่ายโอนไปยังคลังเก็บเอกสาร

การตรวจสอบจะดำเนินการโดยการดูแต่ละกรณีสำหรับเอกสารทั้งหมดที่รวมอยู่ในนั้น สำเนาเอกสารและฉบับร่างที่ไม่ได้รับการรับรองจะต้องถูกลบออกจากไฟล์ ในลักษณะที่กำหนดสำเนาเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับปัญหา

จัดทำสต๊อกสินค้า

สินค้าคงคลังรวมทั้งบุคลากรจะถูกรวบรวมตามแบบฟอร์มที่กำหนดแยกต่างหากจากสินค้าคงคลังของกรณีที่จัดเก็บถาวรและชั่วคราว เมื่อรวบรวมสินค้าคงคลังของคดี ควรคำนึงว่าอาจมีการจัดทำสินค้าคงคลังแยกต่างหากสำหรับการสั่งซื้อบุคลากรและขึ้นอยู่กับปริมาณของคดี เอกสารทางการเงินและในไฟล์ส่วนตัวหรือบนบัตรฟอร์ม T-2 นอกจากนี้ การ์ดแต่ละใบจะถูกป้อนลงในสินค้าคงคลังเป็นหน่วยจัดเก็บข้อมูลอิสระ เมื่อรวบรวมสินค้าคงคลังต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดหลายประการ:

• แต่ละกรณีที่รวมอยู่ในสินค้าคงคลังจะต้องมีหมายเลขซีเรียลอิสระ
• การกรอกคอลัมน์ในสินค้าคงคลังจะต้องสอดคล้องกับข้อมูลที่ระบุบนหน้าปกของเคส
• หากมีส่วนหัวที่เหมือนกันหลายรายการอยู่ในสินค้าคงคลัง ชื่อของกรณีแรกจะถูกเขียนเต็มและคำว่า "ด้วย" จะถูกแทนที่ส่วนที่เหลือ

ในตอนท้ายของสินค้าคงคลัง จะมีการบันทึกขั้นสุดท้ายเพื่อบันทึกจำนวนคดีที่รวมอยู่ในสินค้าคงคลังนี้

หลังจากรวบรวมสินค้าคงคลังแล้วจะมีการลงนามโดยผู้รวบรวมซึ่งรับรองโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างเหล่านั้นซึ่งมีเอกสารรวมอยู่ในสินค้าคงคลังตกลงในลักษณะที่กำหนดกับคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญขององค์กรหรือหากองค์กรจดทะเบียนกับรัฐ สถาบันเอกสารสำคัญ (เทศบาล) จากนั้นจะมีคณะกรรมการตรวจสอบผู้เชี่ยวชาญของหน่วยงานจัดการเอกสารสำคัญในอาณาเขตที่กำหนดและได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

สำเนาควบคุมหนึ่งรายการของไฟล์ที่ถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรจะถูกถ่ายโอนไปยังแต่ละหน่วยโครงสร้าง (บริการทรัพยากรบุคคล แผนกบัญชี) สินค้าคงคลังอย่างน้อยสองชุดจะต้องยังคงอยู่ในที่เก็บถาวรขององค์กร: หนึ่งชุดสำหรับทำงานและอีกชุดหนึ่งเพื่อความปลอดภัย โปรดทราบว่าเฉพาะไฟล์ส่วนบุคคลและการ์ดในรูปแบบ T-2 เท่านั้นที่จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรของพนักงานที่ถูกไล่ออก ไฟล์ของพนักงานที่ทำงานจะถูกเก็บไว้ในบริการบุคลากรซึ่งรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการรับรองความปลอดภัยและ การออกข้อมูลที่จำเป็น

ทำงานกับคำขอ

เมื่อปฏิบัติตามคำขอทางสังคมและกฎหมาย เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารหรือบุคคลที่รับผิดชอบจะจัดทำเพียงใบรับรองเอกสารสำคัญเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน ระยะเวลาในการให้บริการ และตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง

การเลือกเอกสารทางบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนที่ผู้สมัครได้รับสำหรับปีที่ต้องการนั้นจัดทำโดยนักบัญชีขององค์กรซึ่งหากจำเป็นเจ้าหน้าที่เก็บเอกสารจะนำเสนอข้อมูลที่จำเป็น เอกสารทางบัญชี- ตัวอย่างเงินเดือนจะต้องได้รับการรับรองโดยนักบัญชี ข้อมูลที่เหลือ - โดยผู้เก็บเอกสาร จดหมายส่งบนหัวจดหมายขององค์กรนั้นลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือบุคคลที่เข้ามาแทนที่เท่านั้น ใบรับรองเอกสารสำคัญต้องได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กร

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรจากที่เก็บถาวรสามารถออกเพื่อใช้ชั่วคราวได้เฉพาะกับพนักงานขององค์กรหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่เขาทำงานหรือหัวหน้าองค์กรเท่านั้น พนักงานคนอื่นๆ ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารด้านบุคลากรได้ กรณีต่างๆ จะออกเฉพาะกับลายเซ็นของพนักงานที่ได้รับการออกกรณีในสมุดบันทึกหรือตู้เก็บเอกสารเพื่อบันทึกกรณีที่ออก

เอกสารเก่าขององค์กรที่เลิกกิจการ

เมื่อมีการชำระบัญชีขององค์กร เอกสารจะถูกโอนไปยังองค์กรที่สืบทอดตามกฎหมายหรือหน้าที่ของผู้สืบทอด ในกรณีที่ไม่อยู่ (ตัวอย่างเช่นอันเป็นผลมาจากการล้มละลาย) - เพื่อจัดเก็บในคลังของรัฐหรือเทศบาล ก่อนที่จะโอนเคส จำเป็นต้องตรวจสอบความพร้อมของเอกสาร รวมถึงการประมวลผลทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค เอกสารจะถูกโอนไปยังองค์กรที่สืบทอดหรือไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ (เทศบาล) ตามสินค้าคงคลังเท่านั้น ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ของการโอนจะมีการร่างการกระทำของแบบฟอร์มที่กำหนดไว้ซึ่งบันทึกปริมาณ เงื่อนไขทางเทคนิคคดีที่โอนจะบันทึกการขาดคดี และรายการคดีที่แนบมากับการกระทำซึ่งลงนามโดยประธานคณะกรรมการการชำระบัญชีหรือโดยผู้ดูแลการล้มละลาย