การจัดทำและการจัดเก็บไฟล์ในการให้บริการบุคลากร จะสร้างรายการกิจการสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลได้อย่างไร? ตัวอย่างระบบการตั้งชื่อกิจการบริการบุคลากรในองค์กร

การก่อตัวของคดี คดีคือการรวบรวมเอกสารหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นหรือสาขากิจกรรมหนึ่ง ๆ วางไว้ในปกแยกต่างหาก GOST R 51141-98 “การจัดการและการเก็บถาวรสำนักงาน ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” ที่ได้รับการอนุมัติ มติของมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 N 28 - การจัดกลุ่มเอกสารที่ดำเนินการออกเป็นกรณีต่าง ๆ ตามระบบการตั้งชื่อคดี

เมื่อสร้างเคสต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

· แยกเอกสารการจัดเก็บถาวรและชั่วคราวออกเป็นไฟล์

· สถานที่ในกรณีที่ดำเนินการเฉพาะเอกสารที่ดำเนินการถูกต้องตามชื่อของคดีตามระบบการตั้งชื่อ

· รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาของประเด็นเดียว

· วางข้อกำหนดพร้อมกับเอกสารหลัก

· การใช้งานมากกว่า 100 แผ่นควรจัดกลุ่มออกเป็นกรณีๆ กัน ตามที่ระบุไว้ในเอกสาร

· เอกสารในไฟล์ควรเรียงตามลำดับเวลาตามวันที่ลงทะเบียนเอกสารโดยเรียงหมายเลข

· สอดคล้องกับปริมาณเอกสารที่ต้องรวมไว้ในไฟล์ ในกรณีหนึ่งสามารถยื่นได้ไม่เกิน 250 แผ่น (ความหนา 30-40 มม.) จากนั้นจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่มีดัชนีเดียวกัน

· รวมไว้ในไฟล์เพียงสำเนาเดียวของแต่ละเอกสาร ไม่อนุญาตให้รวมเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับเอกสาร แบบร่าง ตัวแปร สำเนาที่ซ้ำกัน หรือเอกสารที่อาจต้องส่งคืนลงในไฟล์

ในระหว่างกระบวนการจัดกลุ่ม จะมีการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร เอกสารที่ไม่ได้จัดรูปแบบและดำเนินการไม่ถูกต้องจะถูกส่งกลับไปยังผู้ดำเนินการโดยตรงเพื่อทำการแก้ไข หลังจากนั้นจะถูกโอนเพื่อรวมไว้ในกรณีที่เกี่ยวข้อง

กรณีของระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและระยะยาวจัดทำขึ้นในปกแข็งซึ่งมีการเขียนคำอธิบายของกรณี

แผ่นงานของคดีจะมีหมายเลขกำกับไว้ที่จุดเริ่มต้นของคดีจะมีการยื่นรายการเอกสารภายในและในตอนท้ายของคดี - จารึกใบรับรอง ชีต สินค้าคงคลังภายในมีหมายเลขแยกต่างหากหมายเลขของพวกเขาจะถูกระบุในใบรับรองหลังจำนวนแผ่นงานทั้งหมดของเคสผ่านเครื่องหมาย +

ศัพท์เฉพาะของฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ระบบการตั้งชื่อไฟล์มีไว้สำหรับการก่อตัวของไฟล์ การจัดกลุ่ม การจัดระบบและการบัญชี การกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ และเป็นพื้นฐานสำหรับการรวบรวมสินค้าคงคลังของกรณีการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี)

รายชื่อกิจการของฝ่ายบุคคลรวบรวมโดยหัวหน้าเห็นด้วยกับเอกสารสำคัญและได้รับอนุมัติจากหัวหน้า

เมื่อรวบรวมระบบการตั้งชื่อควรใช้ระบบการตั้งชื่อมาตรฐานและโดยประมาณของกรณีมาตรฐานและ รายการแผนกเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บ กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของหอจดหมายเหตุของแผนก

ระบบการตั้งชื่อคดีรวมถึงหัวข้อกรณีที่สะท้อนถึงขอบเขตงานเอกสารทั้งหมดของแผนกทรัพยากรบุคคล หัวข้อของกรณีและปัญหาจะถูกสร้างขึ้นตามคำจำกัดความของงานที่ได้รับการบันทึกไว้ ชื่อคดีต้องชัดเจนและเป็นลักษณะทั่วไปสะท้อนถึงเนื้อหาหลักและองค์ประกอบของเอกสารคดี ไม่อนุญาตให้ใช้ถ้อยคำที่ไม่เฉพาะเจาะจงในชื่อเรื่องของคดี ("วัสดุเบ็ดเตล็ด", "จดหมายโต้ตอบทั่วไป", "การโต้ตอบในประเด็นต่างๆ" ฯลฯ ) รวมถึง คำเกริ่นนำและวลีวากยสัมพันธ์ที่ซับซ้อน

หัวข้อคดีในประเด็นที่ไม่ได้รับการแก้ไขภายในหนึ่งปีถือเป็น "หัวต่อหัวเลี้ยว" และรวมอยู่ในรายการคดีของปีถัดไปด้วยดัชนีเดียวกัน

ชื่อเคสประกอบด้วยองค์ประกอบที่จัดเรียงตามลำดับต่อไปนี้:

· ชื่อประเภทของคดี (จดหมายโต้ตอบ วารสาร ฯลฯ) หรือประเภทของเอกสาร (ระเบียบการ คำสั่ง ฯลฯ)

· ชื่อขององค์กรหรือหน่วยโครงสร้าง (ผู้เขียนเอกสาร)

· ชื่อขององค์กรที่จะส่งเอกสารหรือที่จะรับเอกสาร (ผู้รับหรือผู้สื่อข่าวของเอกสาร)

· ชื่อของท้องที่ (ดินแดน) ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของเอกสารคดี

· วันที่ (งวด) ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารคดี

หากคดีประกอบด้วยหลายเล่มหรือหลายส่วน จะมีการกำหนดชื่อทั่วไปของคดี จากนั้นหากจำเป็น จะมีการรวบรวมส่วนหัวของแต่ละเล่ม (บางส่วน) เพื่อชี้แจงเนื้อหาของชื่อเรื่องของคดี

หากมีหลายเล่ม (บางส่วน) ในไฟล์ ดัชนีจะถูกวางไว้บนแต่ละเล่มโดยเติม “t.1” “t.2” ฯลฯ

ระบบการตั้งชื่อกิจการของแผนกทรัพยากรบุคคลเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดขององค์กร ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสารและกิจการอื่น ๆ ขององค์กร พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลจะทำงานร่วมกับระบบการตั้งชื่อทุกเดือนธันวาคมเพื่อตรวจสอบและเสริมข้อมูล ระบบการตั้งชื่อไม่มีอัลกอริธึมการรวบรวมที่ชัดเจน แต่จำเป็นต้องมีรายชื่อคดีที่เป็นระบบที่เข้าสู่งานในสำนักงานขององค์กรโดยระบุระยะเวลาการจัดเก็บและข้อมูลอื่น ๆ

จากบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• รวบรวมรายชื่อกิจการของแผนกทรัพยากรบุคคลอย่างไร
• วิธีกรอกคอลัมน์ทั้งหมดของระบบการตั้งชื่อให้ถูกต้อง
• รายการกิจการของแผนกทรัพยากรบุคคลมีอะไรบ้าง?

ทุกปีในการบริการจัดการบันทึกขององค์กร เมื่อเดือนที่แล้วมุ่งมั่นรวบรวมรายชื่อคดีในปีหน้า แต่ละแผนกเตรียมรายการเคสสำหรับหน่วยโครงสร้าง - อัปเดต อัปเดต หรือใหม่

อัลกอริทึมสำหรับรวบรวมรายการเคส เอกสารสำคัญในอวัยวะ อำนาจรัฐ,อวัยวะ รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรต่างๆ ไม่ได้อย่างไรก็ตาม กระบวนการรวบรวมระบบการตั้งชื่อนั้นได้อธิบายไว้โดยละเอียดในส่วนที่ 3.4 ของกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานหอจดหมายเหตุขององค์กร

กล่าวโดยสรุปต้องบอกว่าเอกสารเหล่านั้นที่มีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับองค์กรสามารถรวมไว้เป็นกรณี ๆ กันได้ ตัวอย่างเช่น หากแผนกทรัพยากรบุคคลมักจะทำงานกับเอกสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอัตราค่าจ้าง เพื่อความสะดวก คุณสามารถแสดงรายการเอกสารที่เกี่ยวข้องแยกกันในระบบการตั้งชื่อได้ และในทางกลับกัน - เอกสารที่ไม่ค่อยจำเป็นสามารถรวมเป็นไฟล์เดียวโดยทำเครื่องหมายไว้ในดัชนีและชื่อเรื่อง

จัดทำรายการกิจการสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคล

ควรเริ่มรวบรวมระบบการตั้งชื่อเอกสารกำกับโดยศึกษา กองทุนสารคดีองค์กรหรือแผนกทรัพยากรบุคคล เช่น มักจะไม่มีปัญหาในเรื่องนี้เนื่องจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมักจะเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ตามลำดับ หากมีการรวบรวมระบบการตั้งชื่อเป็นครั้งแรกจำเป็นต้องตรวจสอบและอธิบายเอกสารทั้งหมด หากมีการรวบรวมระบบการตั้งชื่อแล้วจะต้องตรวจสอบและปรับปรุงเป็นประจำทุกปี

หลังจากตรวจสอบฐานสารคดีแล้วจำเป็นต้องกรอกแบบฟอร์มรายการคดี ในตอนท้ายของปี รายการกรณีและปัญหาจะถูกจัดทำเป็นครั้งสุดท้าย โดยมีการบันทึกว่าข้อมูลสุดท้ายถูกถ่ายโอนไปยังบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ (DOU) หรือที่เก็บถาวรขององค์กร

วีซ่าอนุมัติพร้อมคณะกรรมาธิการผู้เชี่ยวชาญจะลงนามเฉพาะเมื่อมีคณะกรรมาธิการนี้มีอยู่จริงและทำงานในแผนกเท่านั้น หากไม่มีค่าคอมมิชชัน คุณไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในช่องนี้

ระบบการตั้งชื่อประกอบด้วยหลายคอลัมน์ ซึ่งแต่ละคอลัมน์จะต้องกรอก

กรอกข้อมูลในฟิลด์

โดยปกติแล้วระบบการตั้งชื่อจะมีห้าคอลัมน์ที่ต้องกรอก ได้แก่ “ดัชนีกรณี” “ชื่อกรณี” “จำนวนกรณี” “ระยะเวลาการเก็บรักษาและหมายเลขบทความตามรายการ” “หมายเหตุ”

มาดูแต่ละคอลัมน์กัน

ในคอลัมน์แรกคุณควรระบุดัชนีซึ่งโดยปกติจะประกอบด้วยสองส่วน - หมายเลขซีเรียลของหน่วยโครงสร้างที่ใช้ในองค์กรและหมายเลขซีเรียลของชื่อเคสตามระบบการตั้งชื่อ หากมีการแบ่งส่วนอื่นในกรณีนี้ ตัวเลขที่สามจะถูกเพิ่มเข้าไปในดัชนี

คอลัมน์ที่สองประกอบด้วยชื่อของเอกสารพร้อมถ้อยคำที่สะท้อนถึงสาระสำคัญของเอกสารได้ครบถ้วน ตัวอย่างเช่น: “การโต้ตอบกับทนายความของ บริษัท Luch LLC เกี่ยวกับมาตรการในการปรับปรุงความปลอดภัยขององค์กร”

คอลัมน์ที่สามจะถูกกรอกเมื่อสิ้นปี โดยมีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเคสที่แท้จริง (ปริมาณ ชิ้นส่วน) ที่เปิดในระหว่างปี

คอลัมน์ที่สี่ระบุช่วงเวลาที่แต่ละไฟล์ถูกจัดเก็บ กำหนดเวลาเหล่านี้กำหนดไว้ในรายการเอกสารเอกสารการจัดการมาตรฐาน

คอลัมน์ที่ห้าประกอบด้วยบันทึกต่างๆ เกี่ยวกับคดีนี้ นี่อาจเป็นข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ เช่น กรณีนี้แสดงถึงสำเนาเอกสารที่ได้รับการรับรองหรือเอกสารต้นฉบับ

หลังจากกรอกข้อมูลครบทุกช่องแล้ว ร่างเอกสารจะต้องได้รับการรับรองจากหัวหน้าภาควิชาแล้วจึงโอนไปยังบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กร งานทั้งหมดที่ใช้ระบบการตั้งชื่อแบบเก่าจะต้องดำเนินการก่อนวันที่ 31 ธันวาคม เพื่อว่าตั้งแต่วันแรกของปีการทำงานใหม่ สิ่งต่างๆ จะถูกสร้างขึ้นตามระบบการตั้งชื่อใหม่ที่ได้รับการปรับปรุง

แผนกทรัพยากรบุคคลมีระบบการตั้งชื่ออะไรบ้าง?

รายการกิจการของแผนกทรัพยากรบุคคลประกอบด้วยเอกสารดังต่อไปนี้:

1. การดำเนินการตามกฎหมาย คำสั่ง และคำแนะนำเกี่ยวกับปัญหาด้านพนักงาน
2. ข้อบังคับท้องถิ่น (เช่น ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน รายละเอียดงาน)
3. เอกสารองค์กร: บันทึกความคุ้นเคยกับท้องถิ่น กฎระเบียบ, สมุดบันทึก สัญญาจ้างงาน, บันทึกการสั่งซื้อบุคลากร, ตารางการรับพนักงาน, ตารางวันหยุด รวมถึงใบบันทึกเวลาการทำงานและการคำนวณด้วย ค่าจ้างสมุดใบเสร็จรับเงินและรายจ่ายสำหรับบันทึกแบบฟอร์มสมุดงานและใบแทรกในนั้น สมุดสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและใบแทรกในนั้น พร้อมทั้งสมุดบันทึกสำหรับพนักงานที่ลาออก การเดินทางเพื่อธุรกิจและผู้ที่มาจากองค์กรอื่นในการเดินทางไปทำธุรกิจ
4. เอกสารสำหรับบันทึกบุคลากรและการลงทะเบียน แรงงานสัมพันธ์: สัญญาจ้างงาน, คำสั่งบุคลากร, เอกสารการเดินทางเพื่อธุรกิจ, แบบฟอร์มบัตรประจำตัว N T-2 และ N T-2GS (MS) สำหรับพนักงานแต่ละคน, หนังสือทำงานและเอกสารอื่นๆ

องค์กรเป็นกลไกที่ซับซ้อน สำหรับงานที่มีการประสานงาน ไม่เพียงแต่จำเป็นในการดีบักการผลิตหรือกระบวนการอื่นๆ เท่านั้น แต่ยังจำเป็นด้วย การจัดระบบการไหลของเอกสาร

สิ่งหลังมีไว้เพื่อไม่ให้สับสนในเรื่องและการกระทำ สำหรับแต่ละแผนก เช่น แผนกบุคคล จะมีการกำหนดช่วงของคดีที่อยู่ภายใต้เขตอำนาจศาลของตน

เรียนผู้อ่าน!บทความของเราพูดถึงวิธีแก้ปัญหาทั่วไป ปัญหาทางกฎหมายแต่แต่ละกรณีมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว

หากท่านต้องการทราบ วิธีแก้ปัญหาของคุณอย่างแน่นอน - ติดต่อที่ปรึกษาออนไลน์ทางด้านขวาหรือโทร ให้คำปรึกษาฟรี:

เหตุใดองค์กรจึงต้องมีรายการคดี?

เมื่อจัดการการไหลของเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญในกรณีของเราคือแผนกทรัพยากรบุคคลจะได้รับคำแนะนำดังต่อไปนี้: บรรทัดฐานทางกฎหมาย:

• ตามคำสั่งของเอกสารสำคัญหมายเลข 33 (23 พฤษภาคม 2531) ที่ออกในสหภาพโซเวียต เอกสารนี้บังคับใช้กฎพื้นฐานของการไหลของเอกสารและการจัดการเอกสาร
• โดยการตัดสินใจของโรซาร์คิฟ (6 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2545)
• ระเบียบการทำงานในสำนักงาน (พระราชกฤษฎีการัฐบาลว่าด้วยการพิจารณาอนุมัติระเบียบการทำงานในสำนักงาน) หน่วยงานของรัฐบาลกลางอำนาจบริหาร" ฉบับที่ ๔๗๗ พ.ศ. ๒๕๕๒ 15 มิถุนายน)

ศัพท์เฉพาะของคดี การบริการบุคลากร– ไดเรกทอรีเอกสารสำคัญของพนักงานและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรอื่น ๆ : เมื่อได้รับการว่าจ้าง, เมื่อถูกไล่ออก, เงินเดือน, ความเคลื่อนไหวภายในองค์กร ฯลฯ

นอกจากนี้พนักงานอาจขอใบรับรองเอกสารสำคัญระหว่างทำงานและหลังเลิกจ้างได้จึงมี ระยะเวลาการเก็บรักษาวัสดุหรือกรณี

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งชื่อกิจการขององค์กรในบทความของเรา

เอกสารที่จำเป็นมีอยู่ในแผนก. วัสดุที่เหลือจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวร ระบบการตั้งชื่อช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ และจัดระบบได้ คุณสมบัติของมัน:

• ง่ายต่อการค้นหา
• การจัดทำดัชนีเอกสารที่จัดเก็บ
• กำหนดอายุการเก็บรักษาสำหรับวัสดุ
• การบัญชีสำหรับเอกสารที่เก็บไว้น้อยกว่า 10 ปี
• การบัญชีและสินค้าคงคลังที่เก็บไว้นานกว่า 10 ปี
• การทำลายเอกสารที่ถูกระงับการจัดเก็บสิ้นสุดลง
• รวบรวมการกระทำเพื่อการทำลายล้าง

วัตถุดิบ รวมถึงกรณีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโฟลว์เอกสาร ต่างก็มีชื่อเป็นของตัวเอง รายการที่เป็นระบบเรียกว่าระบบการตั้งชื่อ จัดทำขึ้นตามแบบที่กำหนด

การตั้งชื่อเกิดขึ้น สามประเภท:

1. ทั่วไป. บังคับสำหรับองค์กรประเภทเดียวกัน ได้รับการอนุมัติจากกฎหมายหรือหน่วยงานสำหรับโครงสร้างรอง
2. โดยประมาณ – คำแนะนำสำหรับองค์กรและองค์กรบางแห่ง
3. รายบุคคล. มันถูกสร้างขึ้นสำหรับองค์กรเฉพาะและได้รับการอนุมัติจากองค์กรนั้น อาจมีสองประเภทย่อย: สำหรับแผนกและแผนกรวมนั่นคือ สร้างขึ้นบนพื้นฐานของระบบการตั้งชื่อของทุกแผนก

ศัพท์เฉพาะของแผนกต่างๆ

แต่ละแผนกขององค์กรจะเก็บรักษารายการคดีของตนเอง แต่ละแผนกก็มีกรณีที่แตกต่างกันออกไปและตามลำดับ ระบบการตั้งชื่อแตกต่างกัน- ลองพิจารณาตัวอย่างระบบการตั้งชื่อสำหรับหลายแผนกขององค์กรเป็นตัวอย่าง

การบัญชี

ระบบการตั้งชื่อของแผนกนี้รวมถึงเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี การรายงานภาษี, รวมทั้ง . รวมถึงภายในด้วย เอกสารทางบัญชีและขาออก เช่น รายงานภาษี รายการนี้ยังรวมถึงเอกสารขาเข้า ใบเรียกเก็บเงินที่ชำระ และอื่นๆ ที่คล้ายกัน

หากแผนกบัญชีได้รับความไว้วางใจให้ทำหน้าที่ของฝ่ายบุคคลด้วย เอกสารด้านบุคลากรก็จะรวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อด้วย

ถูกกฎหมาย

เพิ่มลงในรายการ รวมทั้งหมดแล้ว เอกสารทางกฎหมาย ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร ใน บังคับประกอบด้วยรัฐบาลกลาง การกระทำทางกฎหมาย, เอกสารกำกับดูแล, กฎระเบียบ หน่วยงานระดับภูมิภาค, กฎบัตรขององค์กร, วารสารหนังสือมอบอำนาจ, การดำเนินการยอมรับและโอนตำแหน่งหัวหน้าหน่วย

คุณสมบัติหลักของระบบการตั้งชื่อนี้คือจัดเก็บไว้ในแผนกหรือ หอจดหมายเหตุของรัฐไม่ได้ส่ง

จะถูกเก็บไว้อย่างถาวรในองค์กรจนกว่ากิจกรรมจะสิ้นสุดลง สำหรับเอกสารที่รวมอยู่ในรายการนั้นจะมีการจัดตั้งขึ้น อายุการเก็บรักษานานถึง 5 ปี- ในเวลาเดียวกัน การกระทำของรัฐบาลกลางจะถูกตัดออกเมื่อพวกเขาสูญเสียกำลัง ในท้องถิ่น - หลังจากหนึ่งปี การกระทำภายใน - นับจากช่วงเวลาแห่งการยุติภายในห้าปี

ข้อกำหนดนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ตัวอย่างเช่น จดหมายโต้ตอบทางกฎหมายจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 3 ปี และสัญญากับองค์กร - 5

แผนกทรัพยากรบุคคล

ระบบการตั้งชื่อการบริการบุคลากรประกอบด้วยเอกสารและวัสดุที่เกี่ยวข้อง บุคลากรและพนักงานขององค์กร:

1. เรียบเรียงโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล
2. ได้รับจากฝ่ายบริหาร หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และบุคลากร
3. บันทึกบุคลากร แบบฟอร์มที่จัดทำขึ้นสำหรับการทำงานกับบุคลากร

รายการเอกสารหลักประกอบด้วย:

• รายละเอียดงาน.
• ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกและข้อบังคับด้านแรงงานตลอดจนกฎเกณฑ์
• การกระทำภายในที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร เช่น แรงจูงใจ วัสดุและศีลธรรม การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล
• ทิศทางคำสั่งสำหรับบุคลากร
• (แรงงาน) รวมทั้งข้อตกลงดังกล่าวด้วย
• ไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน รายการบัตรทะเบียนตาม ต-2 (แบบบัญชี)
• สมุดคำสั่งสำหรับบุคลากร บันทึกการลงทะเบียน ตลอดจนสัญญา การบัญชีการเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด ฯลฯ
• คำอธิบายและหมายเหตุอื่น ๆ ตลอดจนรายงานและเอกสารอื่น ๆ ที่ใช้เป็นพื้นฐานในการออกคำสั่งและคำสั่งบุคลากร
• ข้อมูลจดหมายอย่างเป็นทางการ
• เอกสารพนักงาน เช่น สำเนาประกาศนียบัตรหรือหนังสือเดินทาง เอกสารอื่นๆ
• เอกสารขาเข้า เช่น การกระทำทางการบริหารเกี่ยวกับพนักงานขององค์กร

รายการไม่สมบูรณ์ แต่ พื้นฐานสำหรับการสร้างระบบการตั้งชื่ออาจให้บริการ รายการอาจมีการเสริมหรือเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของกิจกรรมและรูปแบบองค์กร ตัวอย่างเช่น หากข้อตกลงร่วมไม่ถูกนำมาใช้และเรื่องส่วนตัวไม่ได้รับการดูแล เอกสารเหล่านี้อาจไม่รวมอยู่ในรายการ

อย่างไรก็ตามก็มี กฎทั่วไป ที่ต้องสังเกต:

สำหรับเราแล้ว คุณสมบัติหลักของระบบการตั้งชื่อบุคลากรคืออายุการเก็บรักษาของวัสดุและเอกสาร ระยะเวลาขั้นต่ำถูกกำหนดไว้สำหรับเอกสารที่ไม่จำเป็นและความต้องการเอกสารเหล่านั้นหมดอายุแล้ว มันมีจำนวน อย่างน้อย 1 ปี

เอกสารที่สำคัญสำหรับองค์กรและแผนกเองจะถูกเก็บไว้จนกว่าองค์กรจะเลิกกิจการ

นี่เป็นข้อตกลงระหว่างฝ่ายบริหารและพนักงาน กฎระเบียบของแผนกบุคคล และอื่นๆ อีกจำนวนหนึ่ง ระยะเวลาสูงสุดติดตั้งที่เก็บข้อมูล – อายุ 75 ปี- ใช้ได้กับเอกสารด้านบุคลากร: สัญญาการจ้างงาน บันทึกบุคลากร ไฟล์ส่วนบุคคล หลังจากการชำระบัญชี วัสดุที่ต้องเก็บรักษาระยะยาวจะถูกโอนไปยังแผนกหรือ หอจดหมายเหตุของรัฐ

จะเขียนอย่างไรให้ถูกต้อง?

องค์กรจัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นรายบุคคล หากเมื่อมีการสร้างมันถูกนำไปใช้ ระบบการตั้งชื่อมาตรฐานจากนั้นชื่อของคดีจะถูกโอนจากแบบฟอร์มที่กำหนดไปยังรายการของพวกเขา

เมื่อสร้างระบบการตั้งชื่อจะต้องคำนึงถึงข้อมูลเฉพาะขององค์กรโครงสร้างและกิจกรรมด้วย หากองค์กรมีแผนกโครงสร้าง ขั้นแรกรายการขององค์กรจะถูกสร้างขึ้นภายในแผนกหรือแผนก จากนั้นจะรวมเข้าเป็นระบบการตั้งชื่อเดียวสำหรับทั้งองค์กร

สำหรับการพัฒนา คุณสามารถเกี่ยวข้องกับองค์กรบุคคลที่สาม เช่น การเก็บถาวร หรือมอบหมายให้พนักงานหรือแผนกของคุณ เพื่อจุดประสงค์นี้จึงมีการออกคู่มือ เพื่อพัฒนาระบบการตั้งชื่อรัฐวิสาหกิจโดยแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ

เพิ่มลงในรายการ โดยไม่ล้มเหลวรวม:

• กฎบัตรขององค์กร
• กฎระเบียบเกี่ยวกับการแบ่งโครงสร้าง หากมีอยู่
• ระบบการตั้งชื่อกิจการของแผนกต่างๆ
• โต๊ะพนักงาน.
• การดำเนินการตามกฎระเบียบที่ควบคุมกิจกรรมขององค์กร
• รายละเอียดงาน.

หลังจากวิเคราะห์รายชื่อคดีจากปีก่อนแล้วอาจใช้ระบบการตั้งชื่อได้ดังนี้ รวมเรื่องที่ยังทำไม่เสร็จ, เอกสารในการจัดเก็บ (หากระยะเวลาจัดเก็บเกิน 10 ปีแล้วบังคับ)

ครั้งแรกที่ระบบการตั้งชื่อได้รับการพัฒนาทันทีหลังจากการสร้างองค์กร แล้ว มีการปรับปรุงทุกปี- หากจำเป็นพวกเขาจะเสริมหรือปฏิรูปโดยลบสิ่งที่ล้าสมัยออกไปและไม่มีเรื่องที่ถูกต้องหรือจำเป็นอีกต่อไป

กฎ แบบฟอร์มชุดระบบการตั้งชื่อ จะถูกเรียบเรียงเป็นตาราง สำหรับระบบการตั้งชื่อรวมขององค์กร (หลัก) ภาคผนวก 7 ของกฎสำหรับการดำเนินการเก็บถาวร สำหรับแผนก – 8 ภาคผนวก

ตารางประกอบด้วย 5 คอลัมน์ (กราฟ):

• หมายเลขคดี (ดัชนี)
• ชื่อของมัน.
• จำนวนโฟลเดอร์ (หน่วยเก็บข้อมูล) ในเคส
• ระยะเวลาการเก็บรักษาคดี

ข้อมูลในคอลัมน์นี้อาจแตกต่างออกไป เช่น ข้อความที่เก็บไฟล์ไว้ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์หรือโอนไปยังองค์กรที่สูงขึ้น

ขั้นตอนการร่างและอนุมัติ

ขั้นตอนแรกคือการวิเคราะห์เอกสารทั้งหมด รายการก่อนหน้า เอกสารที่เกิดขึ้นในกระบวนการดำเนินกิจกรรม กฎบัตร ข้อตกลงร่วมกันกำหนดการรับพนักงาน ข้อบังคับ และเอกสารสำคัญอื่นๆ

หากองค์กรมีแผนกต่างๆ ให้สร้างระบบการตั้งชื่อก่อน เอกสารเหล่านี้ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ (EC) หรือของเราเอง บริการเก็บเอกสาร.

หลังจากนี้ก็ถูกสร้างขึ้น ระบบการตั้งชื่อรวม- นอกจากนี้ยังสอดคล้องกับ EC และผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสำคัญด้วย

รายการที่ตกลงกันได้รับการอนุมัติจากฝ่ายบริหารและมีผลบังคับใช้ ตามคำสั่ง.

เรียนรู้ความแตกต่างของระบบการตั้งชื่อแผนกทรัพยากรบุคคลจากวิดีโอ:

เก็บไว้ในแผนกทรัพยากรบุคคล จำนวนมากธุรกิจ การตั้งชื่อกรณีต่างๆ จะช่วยจัดระเบียบการไหลของเอกสารที่ถูกต้องและกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บได้อย่างถูกต้อง นี่คือสิ่งที่เราจะพูดถึงในบทความนี้

จากบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• รายชื่อกิจการของแผนกทรัพยากรบุคคลในปี 2562 คืออะไร
• วิธีการจัดทำเอกสารอย่างถูกต้อง
• รายการคดีประกอบด้วยอะไรบ้าง?

แผนกทรัพยากรบุคคลมีระบบการตั้งชื่ออย่างไร?

ดังนั้น ระบบการตั้งชื่อของกรณีและปัญหาจึงเป็นรายการหัวข้อของกรณีและปัญหาอย่างเป็นระบบที่องค์กรสร้างขึ้น โดยระบุระยะเวลาการจัดเก็บ คำจำกัดความนี้กำหนดโดย GOST R 7.0.8-2013 ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของ Rosstandart ลงวันที่ 17 ตุลาคม 2556 ฉบับที่ 1185-st อันที่จริงนี่คือรายการเอกสารขององค์กร ในกรณีของเรา เอกสารบุคลากร

ระบบการตั้งชื่อของคดีถูกสร้างขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารในองค์กรคือการจัดรูปแบบบันทึกและจัดเก็บกรณีที่จำเป็นอย่างถูกต้อง

นอกจาก, รายการนี้กิจการจัดระบบการไหลของเอกสาร จัดระบบข้อมูล และเป็นเอกสารทางบัญชีหลัก

ตามกฎแล้ว รายชื่อกรณีจะถูกรวบรวมสำหรับแต่ละแผนกโครงสร้างหรือแยกกัน นอกจากนี้ ยังมีการสร้างรายการกรณีและปัญหาแบบรวมรายการเดียวสำหรับทั้งองค์กรอีกด้วย ในเรื่องนี้แผนกทรัพยากรบุคคลมีระบบการตั้งชื่อแผนกทรัพยากรบุคคลของตนเอง ในการบัญชี จะใช้รายการเรื่องทางบัญชี ฯลฯ

การตั้งชื่อกรณีมีสามประเภท:

• ทั่วไป,
• โดยประมาณ
• รายบุคคล.

แต่ละองค์กรจะสร้างรายการกรณีและปัญหาของตนเอง แต่สามารถพัฒนาได้บนพื้นฐาน รายการมาตรฐานธุรกิจ

รายการถูกสร้างขึ้นเพื่อคำนึงถึงกิจการทั้งหมดที่ดำเนินการในองค์กรโดยรวมหรือแยกกันสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้าง นอกจากนี้ ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารนี้ กรณีต่างๆ จะถูกจัดกลุ่มตามหัวข้อและส่วนอย่างเหมาะสม รายการนี้ยังจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์จะถูกจัดเก็บตามลำดับเวลาและเพื่อกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับเอกสารเฉพาะ

ในกรณีส่วนใหญ่ ไม่จำเป็นต้องจัดทำรายการกรณีและปัญหาเฉพาะองค์กรที่รวมอยู่ในรายชื่อหน่วยงานที่เป็นแหล่งที่มาของการได้มาซึ่งเอกสารสำคัญของรัฐและเทศบาลเท่านั้นที่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการรวบรวมรายชื่อ ดังนั้นส่วนใหญ่ องค์กรการค้าไม่จำเป็นต้องพัฒนาระบบการตั้งชื่อคดี แต่การสร้างมันจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรเองเนื่องจากจะรับประกันการควบคุมและการจัดเก็บคดีอย่างเหมาะสม

วิธีสร้างรายการกิจการแผนก HR ปี 2562

ดังนั้น, รายชื่อคดีถูกสร้างขึ้นในแต่ละปีปฏิทิน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำอิสระสำหรับปี 2562

ระบบการตั้งชื่อของแผนกทรัพยากรบุคคลต้องรวมทุกกรณีที่สร้างขึ้นในหน่วยโครงสร้างนี้ ตามกฎแล้วรายการนี้จะมีเอกสารสำหรับ สื่อกระดาษ- ขณะเดียวกันใน เมื่อเร็วๆ นี้การพัฒนาอย่างแข็งขัน การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์- ในเรื่องนี้ในแต่ละหัวข้อย่อยของรายการจำเป็นต้องจัดทำรายการเอกสารที่สร้างและจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

การสร้างรายการเคสประกอบด้วยการดำเนินการตามลำดับ ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจเลือกพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งจะได้รับความไว้วางใจให้กับงานจำนวนนี้ ตามกฎแล้วรายชื่อคดีในแผนกบุคคลจะถูกรวบรวมโดยหัวหน้าแผนกหรือผู้ตรวจสอบแผนกบุคคล โดยพื้นฐานแล้ว คุณสามารถใช้แบบฟอร์มที่ให้ไว้ในภาคผนวก 8 ของสถาบันการศึกษางบประมาณของรัฐที่ได้รับอนุมัติ ตามคำสั่งของเอกสารสำคัญของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 25 พฤษภาคม 2531 ฉบับที่ 33 ในเอกสารนี้คุณสามารถค้นหากฎพื้นฐานสำหรับการกรอกส่วนของระบบการตั้งชื่อ

เสนอให้จัดทำเอกสารจากส่วนต่อไปนี้:

• ดัชนีกรณี;
• ชื่อกรณี (ชื่อเรื่อง);
• จำนวนคดี;
• ระยะเวลาการเก็บรักษาคดี โปรดทราบว่าระยะเวลาการจัดเก็บไฟล์ได้รับตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 N 558
• บันทึกย่อ

ตอนนี้เรามาดูการกรอกแต่ละส่วนให้ละเอียดยิ่งขึ้น

ดัชนีตามกฎแล้วจะถูกสร้างขึ้นจากการกำหนดแบบดิจิทัล แต่บางองค์กรกำหนดรหัสตัวอักษรให้กับดัชนี ดังนั้นแต่ละหน่วยโครงสร้างจึงถูกกำหนดหมายเลขของตัวเองและต้องมีอยู่ในดัชนี และมีการกำหนดหมายเลขซีเรียลเพิ่มเติมของเคส นอกจากนี้หมายเลขพิเศษยังสามารถระบุประเภทของกรณีและปัญหาได้ ดังนั้น ตัวอย่างเช่น ดัชนีอาจมีลักษณะดังนี้: 02-08 ในจำนวนนี้ 02 คือการกำหนดแบบดิจิทัลของแผนกทรัพยากรบุคคล และ 08 คือหมายเลขเคส

ถัดมาเป็นคอลัมน์ต่อไปนี้ - ชื่อของคดี- ตามกฎแล้วเมื่อทำการขึ้นรูปจะคำนึงถึงระดับความสำคัญของเอกสารด้วย คอลัมน์นี้แสดงรายการเอกสารที่สำคัญที่สุดก่อน เช่น เอกสารองค์กรบริษัท. เอกสารทุกประเภทมีดังต่อไปนี้: การกระทำในท้องถิ่น, ตารางการรับพนักงาน, ตารางวันหยุด, คำสั่ง, การกระทำ, เอกสารทางบัญชีฯลฯ

โปรดทราบว่าควรมีการระบุอย่างชัดเจนจากชื่อเรื่องของคดีว่ามีเอกสารใดบ้างรวมอยู่ในรายการ เช่น เนื้อหาของคดีต้องชัดเจน ไม่แนะนำให้ใช้ภาษาที่คลุมเครือ เช่น “ เอกสารต่างๆ- ให้ใช้ชื่อที่เจาะจงมากขึ้น เช่น "เอกสารขาออก" แทน

คอลัมน์ถัดไป 3 – จำนวนคดี- โดยจะต้องระบุจำนวนคดีทั้งหมด ต้องกรอกคอลัมน์นี้เมื่อสิ้นปีปฏิทิน ซึ่งเป็นช่วงที่รายการมีผลใช้บังคับสำหรับปีสิ้นสุด

ถัดมาคอลัมน์ 5 - ระยะเวลาการเก็บรักษาคดี- เมื่อกรอกข้อมูลนี้ คุณจะต้องได้รับคำแนะนำจากอายุการเก็บรักษา เอกสารบุคลากรระบุในคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 N 558

และคอลัมน์สุดท้าย - หมายเหตุ- ต้องระบุข้อมูลที่นี่ ซึ่งไม่ได้นำมาพิจารณาในคอลัมน์ก่อนหน้านี้แต่มีความสำคัญ ตัวอย่างเช่น ในคอลัมน์นี้ คุณสามารถระบุวันที่ที่เปิดกรณีและปัญหาได้

สามารถรวบรวมรายชื่อกรณีและปัญหาตามลำดับที่กำหนดสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้างได้ ตามกฎเหล่านี้จะมีการรวบรวมระบบการตั้งชื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลสำหรับปี 2562

โดยสรุป ให้เราย้ำอีกครั้งว่าแม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่จะไม่บังคับการตั้งชื่อแผนก แต่เอกสารนี้สะดวกอย่างยิ่งในการควบคุม บันทึก และรับรองการจัดเก็บเอกสารของแผนกทรัพยากรบุคคล ดังนั้นเราจึงแนะนำให้จัดทำเอกสารดังกล่าวเป็นประจำทุกปี เพราะมันอำนวยความสะดวกอย่างมากในการจัดการการไหลของเอกสารในองค์กรโดยทั่วไปและในแผนกบุคคลโดยเฉพาะ

นักเก็บเอกสารต้องการรับระบบการตั้งชื่อกิจการของหน่วยโครงสร้างจากแต่ละแผนก - ไม่ว่าจะเป็นของใหม่ (หากไม่เคยสร้างมาก่อน) หรือเอกสารที่ชี้แจงและปรับปรุง (หากองค์กรคุ้นเคยกับเอกสารนี้)

จะสร้างรายการคดีได้อย่างไร?

กฎเกณฑ์สำหรับองค์กรการจัดเก็บการได้มาการบันทึกและการใช้เอกสารของกองทุนจดหมายเหตุ สหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และองค์กรต่างๆ (ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซีย ลงวันที่ 31 มีนาคม 2558 ฉบับที่ 526 มีผลใช้บังคับเมื่อวันที่ 21 กันยายน 2558 ต่อไปนี้ - กฎปี 2558) ซึ่ง เป็นบรรทัดฐานนั่นคือบังคับโดยธรรมชาติแล้วไม่มีอัลกอริธึมสำหรับการรวบรวมระบบการตั้งชื่อไฟล์ แต่กระบวนการนี้อธิบายไว้อย่างละเอียดในส่วน 3.4 ของกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินการเก็บถาวรขององค์กร (อนุมัติโดยการตัดสินใจของ คณะกรรมการโรซาร์คิฟ ลงวันที่ 02/06/2545 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎพื้นฐาน)

ขั้นตอนแรกของการรวบรวมระบบการตั้งชื่อ- นี่คือการศึกษากองทุนสารคดีขององค์กรหรือในกรณีของเราคือหน่วยโครงสร้าง (แผนกทรัพยากรบุคคล) โดยปกติแล้วสิ่งนี้จะไม่ทำให้เกิดความยุ่งยากมากนัก - ตามกฎแล้วเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ตามลำดับ พวกเขาใช้การวิจัยและคำอธิบายเอกสารของแผนกเมื่อรวบรวมระบบการตั้งชื่อเป็นครั้งแรก ในปีต่อๆ มา คุณเพียงแค่ต้องชี้แจงและ "จับ" การเปลี่ยนแปลงในกองทุนสารคดี

ขั้นตอนที่สอง- กรอกแบบฟอร์มการตั้งชื่อเคส (ภาคผนวกหมายเลข 26 ของกฎปี 2558 ตัวอย่างที่ 1)

เมื่อสิ้นปีปฏิทินจะมีการรวบรวมบันทึกขั้นสุดท้ายสำหรับรายการกิจการของหน่วยโครงสร้าง แบบฟอร์มได้รับไว้ในภาคผนวกหมายเลข 25 ของกฎปี 2015 มีการบันทึกไว้ในระบบการตั้งชื่อของหน่วยโดยระบุว่าข้อมูลสุดท้ายถูกถ่ายโอนไปยังบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ (DOU) หรือที่เก็บถาวรขององค์กร

ฟิลด์สุดท้าย (วีซ่าได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ (EC) ของหน่วยโครงสร้าง) จะถูกกรอกเฉพาะในกรณีที่ค่าคอมมิชชั่นมีอยู่จริงและทำงานในหน่วยนั้น หากไม่มีก็ไม่จำเป็นต้องยื่นขอวีซ่าใดๆ

ตัวอย่างที่ 1 แบบฟอร์มการตั้งชื่อกรณีและปัญหา

กรอกคอลัมน์ของรายการคดี

• หมายเลขซีเรียลของหน่วยโครงสร้างที่นำมาใช้ในองค์กร
• หมายเลขลำดับของชื่อคดีตามระบบการตั้งชื่อ

อย่างไรก็ตาม หากมีการแบ่งเพิ่มเติมภายในกรณีเดียว ดัชนีอาจประกอบด้วยสามส่วน

ตัวอย่างเช่นหมายเลขซีเรียลของแผนกทรัพยากรบุคคลขององค์กรคือ 24 กรณี “เอกสารข้อพิพาทแรงงาน” ในรายการคดีแผนกคืออันดับที่ 25 และได้รับดัชนี 24–25 มีมติให้เก็บเอกสารเกี่ยวกับข้อพิพาทแรงงานแต่ละฉบับแยกจากกันในกรณีนี้ ผลลัพธ์เป็นดังต่อไปนี้: 24–25.01 “เอกสารในกรณีหมายเลข B36–448093/2014 (Kasimova R. A.)”

คอลัมน์ 2 “ชื่อกรณี”นี่เป็นถ้อยคำที่สะท้อนถึงองค์ประกอบของเอกสารคดีได้ครบถ้วน

ตัวอย่างเช่น, ตารางการรับพนักงาน, คำสั่งบุคลากร, การติดต่อกับหน่วยงานบุคลากร "วุฒิสมาชิก" LLC, เอกสาร (ใบรับรองข้อเสนอเหตุผลคำแนะนำ) เกี่ยวกับสถานะและมาตรการเพื่อปรับปรุงสภาพการทำงานและความปลอดภัย. ไม่อนุญาตเพิ่มหัวข้อเช่น "เบ็ดเตล็ด", "สำคัญ", "เอกสารที่น่าสนใจ" ฯลฯ ลงในรายการเคส

คอลัมน์ 3 “จำนวนคดี”- ให้แล้วเสร็จในช่วงปลายปีปฏิทิน โดยสะท้อนถึงจำนวนเคสที่แท้จริง (ปริมาณ ชิ้นส่วน) ที่เปิดในระหว่างปี

คอลัมน์ 4 “อายุการเก็บรักษาและหมายเลขรายการตามรายการ”บางทีคอลัมน์หลักของระบบการตั้งชื่อซึ่งแจ้งว่าแต่ละไฟล์ถูกเก็บไว้กี่ปี ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารถูกกำหนดไว้ในรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกระบวนการของกิจกรรม หน่วยงานภาครัฐหน่วยงานและองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นระบุระยะเวลาการเก็บรักษาได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 4 กุมภาพันธ์ 2558)

นอกจากนี้ ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารอาจมีอยู่ในเอกสารกำกับดูแลแยกต่างหาก การกระทำทางกฎหมายดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่พนักงานของพวกเขาจะต้องทำงานในระบบการตั้งชื่อกิจการของแผนกโครงสร้างและที่เก็บถาวรจะถูกควบคุม จการวิเคราะห์และการตรวจสอบข้อมูลที่เพื่อนร่วมงานให้ไว้

คอลัมน์ 5 “หมายเหตุ”ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคดีต่างๆ มีให้ไว้ที่นี่ นี่อาจเป็นหมายเหตุว่าไฟล์เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือเฉพาะในแผนกนี้ไฟล์คือสำเนาของเอกสาร ในคอลัมน์เดียวกันจะมีการระบุตำแหน่งของสำเนาต้นฉบับของเอกสาร

เมื่อกรอกและตรวจสอบคอลัมน์ของระบบการตั้งชื่อทั้งหมดแล้วเอกสารร่างจะถูกลงนามโดยหัวหน้าแผนกและโอนไปยังบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กร แผนกโครงสร้างทั้งหมดนำเสนอระบบการตั้งชื่อของพวกเขา หลังจากนั้นจึงรวบรวมระบบการตั้งชื่อรวมของกิจการขององค์กร หลังจากตกลงและอนุมัติเอกสารแล้ว ผู้อำนวยการทั่วไป บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเตรียมสารสกัดจากมันสำหรับแต่ละแผนกและส่งมอบให้กับผู้จัดการ

ทั้งหมดนี้จะต้องดำเนินการก่อนวันที่ 31 ธันวาคม เพื่อว่าตั้งแต่วันแรกของปีการทำงานใหม่ จะสามารถจัดทำคดีต่างๆ ตามระบบการตั้งชื่อคดีใหม่ที่ได้รับการปรับปรุง

ตัวอย่างที่ 2 แสดงรายการกรณีของแผนกทรัพยากรบุคคลขององค์กรประจำปี 2558 (องค์ประกอบของกรณีในแต่ละองค์กรอาจแตกต่างกัน)

ตัวอย่างที่ 2 ระบบการตั้งชื่อกิจการของแผนกทรัพยากรบุคคล

การแก้ไขและชี้แจงระบบการตั้งชื่อกิจการของแผนกทรัพยากรบุคคล

รายชื่อคดีของหน่วยงานที่ระบุในระบบการตั้งชื่อคดีมีความเกี่ยวข้องเมื่อปีที่แล้ว ในช่วงหลายเดือนที่ผ่านมา เขาอาจจะยังคงเหมือนเดิมหรือเขาอาจจะเปลี่ยนไป องค์กรพัฒนาและกระบวนการทางธุรกิจพัฒนาอย่างค่อยเป็นค่อยไปและเปลี่ยนแปลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แผนกทรัพยากรบุคคลก็ไม่มีข้อยกเว้น

เป็นไปได้ว่าในระหว่างปีไม่พบผู้ป่วยรายใหม่ในหน่วยฯ และถ้าคุณมองอย่างใกล้ชิดปรากฎว่ามีคู่สัญญารายใหม่ปรากฏขึ้นซึ่งมีการติดต่อโต้ตอบอยู่แผนกเทศบาลที่ "ออก" คำสั่งถูกเปลี่ยนชื่อและพนักงานคนหนึ่งก็มาพร้อมกับแบบฟอร์มการลงทะเบียนซึ่งทั้งแผนก ตอนนี้ไม่สามารถทำได้หากไม่มี นอกเหนือจากกระบวนการทางธุรกิจตามปกติแล้ว การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ยังสะท้อนให้เห็นในระบบการตั้งชื่อของกรณีและปัญหาด้วย ประการแรกพวกเขาจำเป็นต้องถูกตรวจพบและประการที่สองจะต้องนำมาพิจารณาเมื่อรวบรวมรายชื่อคดีในปีปฏิทินหน้า

ชี้แจงประจำปีรายการคดี- นี้:

• การตรวจพบคดีที่เปิดในระหว่างปีและเข้าสู่รายการคดีปัจจุบัน
• ค้นพบคดีที่จะไม่ถูกดำเนินคดีในปีหน้า

จากการศึกษาเอกสารของแผนกและชี้แจงระบบการตั้งชื่อปรากฎว่าในปี 2558 มีการเปิดคดีใหม่ในแผนกบุคคล (ตัวอย่างที่ 3):

ตัวอย่างที่ 3 กรณีและปัญหาใหม่ที่ควรรวมไว้ในรายการกรณีและปัญหาสำหรับปีถัดไป

และกรณีต่อไปนี้ไม่รวมอยู่ในรายการคดีในปี 2559:

• 24-21 “ การโต้ตอบกับ Advokat LLC เกี่ยวกับปัญหาการปฏิบัติงาน การสนับสนุนทางกฎหมายกิจกรรมการบริหารงานบุคคล";
• 24-25.01 “เอกสารในกรณีหมายเลข B36-448093/2014 (Kasimova R. A.)”;
• 24-25.02 “เอกสารเกี่ยวกับคดีหมายเลข B36-468965/2014 (Demidov M. S.)”

ข้อมูลที่ได้รับจะถูกนำมาพิจารณาเมื่อจัดทำระบบการตั้งชื่อคดีในปีหน้าและโดยพื้นฐานแล้วจะมีการเปลี่ยนแปลงในปัจจุบันกับระบบการตั้งชื่อปัจจุบัน

เรากำลังทำการเปลี่ยนแปลงระบบการตั้งชื่อคดีในปัจจุบัน

เมื่อรวบรวมรายชื่อเคสสำหรับปีถัดไป เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้เว้นช่องว่างในเอกสารเพื่อเพิ่มเคสใหม่ที่เปิดในระหว่างปี (ดูตัวอย่างที่ 2) บรรทัดว่างจะเหลือตั้งแต่สามถึงห้าบรรทัดที่ส่วนท้ายของส่วน และหากจำเป็น ให้กรอกข้อมูลด้วยมือในสำเนาของระบบการตั้งชื่อปัจจุบันทั้งหมด (ตัวอย่างที่ 4) กรณีและปัญหาใหม่จะถูกจัดทำดัชนีตามลำดับเลขรวม

ตัวอย่างที่ 4 การเปลี่ยนแปลงระบบการตั้งชื่อปัจจุบันของเคส (แฟรกเมนต์)

แน่นอนว่าการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะต้องดำเนินการแบบเรียลไทม์: เดือนไม่ควรผ่านไประหว่างการเปิดเคสในแผนกและการเพิ่มรายการเคส แต่จากการฝึกฝนแสดงให้เห็นว่าสิ่งนี้มักจะถูกลืมไป

ใส่ใจ!

หากการเปลี่ยนแปลงระบบการตั้งชื่อคดีที่เกิดขึ้นในระหว่างปีเกี่ยวข้องกับการสิ้นสุด "การปิด" คดีเท่านั้น ก็ไม่จำเป็นต้องลบหรือบันทึกใดๆ ในเอกสาร

กรณียกยอดคืออะไร?

หัวข้อของคดีในประเด็นที่ไม่ได้รับการแก้ไขภายในหนึ่งปีสามารถถ่ายโอนได้และรวมอยู่ในรายชื่อคดีขององค์กรในปีหน้าด้วยดัชนีเดียวกัน (ข้อ 3.4.9 ของกฎพื้นฐาน)

ตัวอย่างเช่นหากองค์กรมีส่วนเกี่ยวข้องในการฟ้องร้องในปี 2558 ด้วย อดีตพนักงานซึ่งจะดำเนินต่อไปอย่างชัดเจนในปี 2559 กรณีที่เอกสารฉบับนี้ถูกย้าย และหากในปี 2558 ถูกกำหนดดัชนี 24-25.03 ก็จะยังคงเป็นเช่นนั้นจนกว่าศาลจะตัดสินขั้นสุดท้าย

หากองค์กรมีแผนกใหม่

หากในระหว่างปีมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการรับพนักงานขององค์กรและมีแผนกใหม่ปรากฏขึ้น ควรรวมองค์ประกอบของกิจการไว้ในระบบการตั้งชื่อรวม เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ในตอนท้ายของเอกสาร จะมีเหลือแผ่นงานที่มีตารางว่างเป็นพิเศษซึ่งกรอกด้วยมือ แผนกใหม่จะได้รับหมายเลขซีเรียลถัดไป (มาก) ในระบบการตั้งชื่อกรณีของปีที่สร้างขึ้น บางทีในรายการคดีในปีหน้าส่วนนี้จะย้ายไปตามตรรกะ โครงสร้างการรับพนักงานรัฐวิสาหกิจ

ตัวอย่างเช่นในช่วงกลางปี ​​2558 จากฝ่ายทรัพยากรบุคคลสู่องค์กรอิสระ หน่วยโครงสร้างแยกกรมแรงงานและค่าจ้างออกจากกัน จะรวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อรวมของคดีต่างๆ สำหรับปี 2558 ภายใต้หมายเลข 36 โดยมีเงื่อนไขว่าก่อนหน้านั้นมี 35 ส่วนในเอกสาร และในระบบการตั้งชื่อกรณีปี 2559 ส่วน “กรมแรงงานและค่าจ้าง” จะปรากฏต่อจากส่วน “ฝ่ายทรัพยากรบุคคล” และจะได้รับหมายเลขซีเรียลเป็น 25 ในกรณีนี้การเรียงลำดับหมายเลขของส่วนต่อๆ ไปทั้งหมดจะเลื่อนไปข้างหน้าโดย หนึ่งหลัก และหากมีกรณีที่สามารถโอนย้ายได้ในส่วนเหล่านี้ ดัชนีจะเปลี่ยนไป นี่เป็นที่ยอมรับ ในกรณีดังกล่าวให้ทำเครื่องหมายต่อไปนี้ไว้ในกรณีโอนย้าย: “ 26-06. จนถึง 2016 - 25-06".

ข้อสรุป:

1. รายชื่อคดีได้รับการปรับปรุงและอนุมัติใหม่ทุกปี งานนี้ควรเริ่มในไตรมาสที่สี่ของปีและแล้วเสร็จภายในสิ้นเดือนธันวาคม
2. การชี้แจงศัพท์เฉพาะของคดีหมายถึงการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับคดีที่:
   • เปิดอีกครั้งในปีที่ผ่านมา
   • จะไม่ดำเนินการในหน่วยในปีหน้า
3. หากพบว่าคดีต่างๆ ที่เปิดขึ้นในระหว่างปี และไม่สะท้อนอยู่ในระบบการตั้งชื่อคดีในปัจจุบัน คดีเหล่านั้นจะถูกป้อนเข้าสู่ระบบการตั้งชื่อคดีในปัจจุบันด้วยมือในบรรทัดที่ทิ้งไว้เป็นพิเศษเพื่อจุดประสงค์นี้