จะจัดให้มีการผูกจดหมายเหตุของคดีได้อย่างไร? เราลงทะเบียนเคสสำหรับการจัดเก็บถาวร คำจารึกบนโฟลเดอร์พร้อมเอกสารมาจากส่วนท้าย

วิธีปิดเอกสารให้ถูกต้องและด้วยด้ายอะไร

ด้วยเฟิร์มแวร์ที่ถูกต้อง ทำให้จัดระเบียบเอกสารได้ง่ายขึ้น เอกสารจำนวนมากถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร จัดเก็บเอกสารหลายแผ่นเข้าเล่มและจัดเตรียมเอกสารให้กับหน่วยงานตรวจสอบได้สะดวกกว่า เอกสารยังคงสภาพสมบูรณ์ ขจัดโอกาสที่จะมีการทดแทน การปลอมแปลง หรือการสูญเสีย

• ปัญหาเฟิร์มแวร์เอกสารที่ถูกต้องเป็นเรื่องที่น่ากังวลไม่เพียงแต่กับพนักงานเท่านั้น หน่วยงานภาครัฐแต่ยังเป็นตัวแทนของธุรกิจขนาดเล็กอีกด้วย
• หากติดตั้งเฟิร์มแวร์ไม่ถูกต้อง กระบวนการลงทะเบียนอาจใช้ระยะเวลาไม่มีกำหนด เฟิร์มแวร์ที่ถูกต้องคือการรับประกันการปกป้องเอกสารสูงสุด

จะดำเนินการเฟิร์มแวร์ตามข้อกำหนดที่มีอยู่ได้อย่างไร? จะทำทุกอย่างในครั้งแรกได้อย่างไรหากไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนในการยื่นเอกสารสำนักงาน? เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อ ในรูปแบบต่างๆเอกสารเฟิร์มแวร์

• หากคุณต้องการเย็บกระดาษสำนักงานหลายแผ่น ก่อนอื่นคุณต้องทำความคุ้นเคยกับกฎระเบียบต่างๆ แน่นอนว่าสิ่งแรกที่นึกถึงคือกาวหรือที่เย็บกระดาษ ไม่สามารถวางเอกสารหลายหน้าได้ แต่คุณจะเย็บมันเข้าด้วยกันได้อย่างไร? ท้ายที่สุดแล้ว อย่างน้อยที่สุดเฟิร์มแวร์ที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้ปฏิเสธที่จะลงทะเบียนหน่วยงานที่กำหนดให้คุณต้องจัดเตรียมชุดเอกสาร
• จะทำอย่างไรหากไม่มีกฎและตัวอย่างและเป็นไปไม่ได้ที่จะต่อกระดาษตามที่ปรากฏและไม่เป็นไปตามที่ควรจะเป็น แม้ว่าจะไม่มีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเข้าเล่มเอกสาร แต่ก็จำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดเฉพาะของหน่วยงานที่ขอข้อมูลในรูปแบบของชุดเอกสารที่ผูกมัด
• การทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำทั่วไปสำหรับการแฟลชเอกสารที่มีมากกว่าหนึ่งแผ่นจะเป็นประโยชน์เช่นกัน รวบรวมไว้ในโบรชัวร์หรือแนวปฏิบัติประจำปี 2552 มีโบรชัวร์ปี 2547 ด้วย เหมาะสำหรับการลงทะเบียนเอกสาร LLC มากกว่า

กฎสำหรับการต่อเอกสาร GOST

• วิธีการเย็บแผ่นที่อธิบายไว้ในโบรชัวร์หมายถึงเอกสารที่ต้องเก็บไว้นานกว่า 10 ปี
• การเย็บเอกสารหลายหน้าทำได้โดยใช้เข็มธรรมดาและด้ายหนา แต่จะเรียนรู้วิธีแฟลชเอกสารขององค์กรอย่างเหมาะสมได้อย่างไร ท้ายที่สุดแล้ว ทักษะนี้จะมีประโยชน์มากกว่าหนึ่งครั้งตลอดอาชีพราชการหรือผู้ประกอบการของคุณ

เย็บเอกสารอะไรบ้าง?

• เอกสารบุคลากรตามผลงานของปีปัจจุบัน
• เอกสารทางบัญชี
• เอกสารเข้าและออกของเสมียน
• เอกสารสำหรับสำนักงานสรรพากร
• เอกสารสำหรับส่งรายงานไปยังกองทุนบำเหน็จบำนาญแห่งรัสเซีย
• เอกสารไปยังแผนกต่างๆของธนาคาร
• เอกสารประกวดราคา
• สำเนาเอกสารตามกฎหมาย
• เอกสารสำหรับการสรุปข้อตกลงที่สำคัญโดยเฉพาะ
• หนังสือกำไร
• สำเนารับรองและการแปล
• เมื่อเตรียมเอกสารในการเก็บถาวร

• เป็นเรื่องปกติที่จะเย็บชุดเอกสารด้วยเข็มและด้าย สิ่งนี้ช่วยให้คุณรักษาความสมบูรณ์ได้: การเปลี่ยนกระดาษประเภทนี้เป็นเรื่องยากซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมากในปัจจุบัน
• บางครั้งอาจอนุญาตให้ใช้ที่เย็บกระดาษเพื่อเย็บเอกสารได้ ทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดคือการใช้อุปกรณ์พิเศษ
• นักบัญชีของหลายองค์กรกำลังเปลี่ยนมาทำงานด้วย โปรแกรมบัญชี- ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำบนกระดาษ มีการบัญชีออนไลน์สำหรับสิ่งนี้ เอกสารใน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ลงนาม ลายเซ็นดิจิทัลมีเหมือนกัน ความหมายทางกฎหมายเช่นเดียวกับกระดาษ (เช่น ใบแจ้งหนี้)
• แต่แม้จะง่ายต่อการทำงานกับเอกสารในรูปแบบดิจิทัล แต่เราจะต้องจัดการกับเอกสารกระดาษตามปกติเป็นเวลานานและจำเป็นต้องมีการเตรียมเอกสารบางอย่างอยู่แล้ว

เอกสารสำนักงานก็มี ความหมายที่แตกต่างกัน- เอกสารจะแตกต่างกันไปตามความหนาของไฟล์และรูปร่างของแผ่นงาน นั่นคือสาเหตุว่าทำไมการแฟลชเอกสารจึงมีหลายวิธี

อาจมีความแตกต่างภายนอกระหว่างวัตถุที่เย็บ:

• เอกสารที่ประกอบด้วยแผ่น A4 2 แผ่นขึ้นไป
• เอกสารทางบัญชีรวมถึง เอกสารเงินสดประกอบด้วยเอกสารจำนวนต่างๆ กัน จะถูกจัดเก็บไว้ในกล่องกระดาษแข็ง

ฉันควรใช้ด้ายอะไรเย็บเอกสาร?

• หากคุณไม่ให้ความสำคัญกับการยื่นเอกสารอย่างจริงจัง เอกสารที่เตรียมไว้สำหรับการจัดส่งอาจถูกส่งคืนให้กับคุณพร้อมกับข้อกำหนดในการทำซ้ำเฟิร์มแวร์ทั้งหมด ดังนั้นจึงขอแนะนำให้ทำความคุ้นเคยกับกฎการเย็บและข้อกำหนดพื้นฐานก่อนที่จะเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงในเฟิร์มแวร์ของเอกสาร
• อีกทางเลือกหนึ่งในการแก้ปัญหาคือการหันไปหาผู้เชี่ยวชาญ หากคุณไม่มีเวลาศึกษาเอกสารประกอบเฟิร์มแวร์คุณสามารถมอบสิ่งนี้ให้กับผู้เชี่ยวชาญของ บริษัท การพิมพ์ได้ จะใช้เวลา 10-30 นาทีในการเย็บเอกสารด้วยสปริงพลาสติกหรือโลหะที่มีฝาปิด
• แต่มีความเสี่ยงในการมอบเอกสารของคุณให้กับบุคคลที่สาม: เอกสารอาจมีความลับทางการค้า
• ดังนั้นคุณควรอ่านคำแนะนำอย่างละเอียดเกี่ยวกับวิธีเย็บเอกสารในรูปแบบต่างๆ โดยใช้ด้ายธรรมดาหรือที่เย็บกระดาษ

• เอกสารประกอบจะเย็บร่วมกับเชือกเส้นใหญ่ เทป Mylar แบบบาง หรือด้ายเย็บ แต่ถ้าไม่มีเธรดดังกล่าว เธรดที่รุนแรงธรรมดาก็ทำได้เช่นกัน
• เย็บ 2-3 แผ่นด้วยด้ายธรรมดา ต้องพับครึ่งเพื่อความแข็งแรง กระบวนการเย็บเริ่มต้นด้วยการเจาะรูบนแผ่น เย็บจากด้านหลังของแผ่นที่ประกอบเข้าด้วยกัน
• เข็มจะถูกสอดเข้าไปในรูตรงกลางก่อน ควรใช้เฟิร์มแวร์คู่จะดีกว่า เมื่อเย็บเสร็จสิ้น เข็มและด้ายจะถูกสอดเข้าไปในรูตรงกลางและนำออกมาทางด้านหลังของเอกสารที่ประกอบเข้าด้วยกัน ปลายด้ายที่เหลือจะต้องผูกเป็นปม

เอกสารนี้ถูกเย็บพร้อมกับเชือกเส้นใหญ่ เทปลาฟซานแบบบาง หรือด้ายเย็บ

วิธีการเย็บเอกสารด้วยด้าย

การเตรียมอุปกรณ์เสริม:

• เข็มและด้ายที่มีความหนาเหมาะสม
• เอกสารที่ต้องแฟลช
• สว่านหรือเครื่องมืออื่นสำหรับเจาะรูกระดาษ
• ตราประทับขององค์กร
• กาวเครื่องเขียน

เราเย็บเอกสารเป็น 3 ขั้นตอน:

• เรากำลังเตรียมกระดาษสำหรับการเย็บ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องจัดเรียงพวกมันออกเป็นกลุ่ม
• ตรวจสอบว่าการนับเลขถูกต้องหรือไม่
• การเย็บ
• เราจัดทำจารึกที่แนบมาด้วย
• เรากำลังเตรียมสินค้าคงคลังภายใน
• เรารับรองผลงานที่เสร็จแล้ว

สำหรับแพ็คเกจเอกสารที่มีการผูกมัด อนุญาตให้มีสิ่งต่อไปนี้:

• ข้ามขั้นตอนการจัดระบบเอกสาร
• แจกจ่ายเอกสารโดยไม่มีหมายเลข
• สามารถส่งเอกสารโดยไม่ต้องมีใบรับรองได้

ขั้นที่ 1:

• เราจัดวางเอกสารตามที่ควรจะอยู่ในเอกสาร เรากำหนดหมายเลขแต่ละหน้าด้วยตัวเลขที่มุมขวาบน เราใช้ดินสอธรรมดาสำหรับสิ่งนี้
• เราทำการเจาะ หากเอกสารของเราประกอบด้วยหลายแผ่น ก็สามารถทำการเจาะได้อย่างง่ายดายด้วยเข็มและด้าย เราเจาะเอกสารหลายหน้าด้วยสว่านหรือใช้ตะปูที่แหลมคม เพื่อให้ง่ายต่อการเจาะกระดาษ ให้ใช้ค้อน
• ควรทำกี่หลุม? ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดขององค์กรที่ขอเอกสาร การเจาะควรมีระยะห่างเท่ากันตามขอบด้านซ้าย เจาะรูตรงกลางแผ่นระยะห่างระหว่างพวกเขาคือ 3 ซม.

กระดาษแผ่นหนึ่งติดอยู่บนเอกสารเข้าเล่ม มีการประทับตรา ลงนาม และลงวันที่

• สำหรับเอกสารสำคัญโดยเฉพาะ จะมีการเจาะ 5 รู นี่เป็นวิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการปกป้องกระดาษจากการทดแทน
• เรารับรองเอกสาร: เตรียมกระดาษขนาด 4 x 5-6 ซม. เราระบุจำนวนแผ่นที่เย็บเป็นตัวเลขและคำพูด เราเพิ่มตำแหน่ง นามสกุล ชื่อจริง และนามสกุลของบุคคลที่รับรองเอกสารที่นี่

เอกสารเข้าเล่มถูกต้อง ด้านหลัง

• ใช้กาวและวางแผ่นนี้ในบริเวณที่มีปมและด้ายมาบรรจบกัน เราใช้ปลายด้ายสั้นที่อยู่เลยใบไม้เพื่อให้แขวนได้อย่างอิสระ ผู้รับรองเอกสารลงนาม หากมีตราประทับหรือจำเป็นบนเอกสารเราก็จะประทับตรา ที่นี่คุณไม่ควรเพียงลงนามหรือประทับตรา แต่ทำในลักษณะที่ส่วนหนึ่งของลายเซ็นและตราประทับขยายเกินขอบเขตของแผ่นงานที่วาง

• ใช้สว่านเราทำสามรู ควรมีระยะห่างระหว่างกัน 3-5 ซม.
  เราสอดเข็มผ่านการเจาะตรงกลางที่ด้านหลังของแผ่นที่รวมตัวกันโดยปล่อยให้ด้ายยาวเกิน 7 ซม.
• เรานำเข็มไป ด้านหน้าผ่านรูที่อยู่ด้านบน เราดึงเข็มและด้ายผ่านรูด้านล่างที่ด้านหลัง
• ผ่านด้านหน้าเราสอดเข็มเข้าไปในการเจาะตรงกลาง ตอนนี้สามารถตัดด้ายได้โดยเหลือความยาวอย่างน้อย 7 ซม.
• เรามีด้ายเหลืออยู่สองเส้น: ที่รูบนและตรงกลาง มาเชื่อมโยงพวกเขาเข้าด้วยกัน
  เตรียมใบสี่เหลี่ยมแล้วทากาวลงบนปมที่เกิด

เย็บเอกสารด้วยตนเองเป็น 3 รู: แผนภาพ

วิดีโอ: วิธีเย็บประกาศนียบัตรแบบสามรู?

• วิธีที่เชื่อถือได้มากขึ้นในการต่อเอกสารคือการเจาะรูสี่ครั้ง เราทำ 4 หลุม เราเย็บจากรูที่อยู่ที่สองจากด้านบน เราสอดเข็มเข้าไปในรูเจาะด้านบน กลับไปที่รูที่สองที่ส่วนบน จากนั้นไปที่รูที่สาม ผ่านการเจาะครั้งที่สี่เราส่งเข็มไปที่ด้านหลังของเอกสาร
• ยังคงต้องสอดเข็มเข้าไปในรูที่สามจากด้านหน้า รูปภาพด้านล่างจะบอกวิธีเย็บเอกสารโดยใช้การเจาะสี่เข็ม

วิธีแฟลชโฟลเดอร์ที่มี 4 รู: ไดอะแกรม

สิ่งที่คุณควรใส่ใจ:

• เราดำเนินการเฟิร์มแวร์ในแนวตั้งอย่างเคร่งครัดและสังเกตความสมมาตร
• รูในเอกสารควรอยู่บริเวณขอบด้านซ้าย
• ขอบจากขอบแผ่นคือ 1.5-2 ซม
• เข็มถูกสอดเป็นครั้งแรกจากด้านหลังของเอกสาร

เรานำด้ายเข้าไปในการเจาะด้านนอกจากด้านหลัง

วิดีโอ: วิธีแฟลชเอกสาร

วิธีเย็บเอกสารที่มุม: แผนภาพ

บางครั้งจำเป็นต้องเย็บเอกสารที่มุม วิธีทำอย่างถูกต้องดูวิดีโอ

วิดีโอ: วิธีต่อเอกสาร?

เย็บเอกสารด้วยที่เย็บกระดาษ

วิธีเย็บเอกสารโดยใช้ที่เย็บกระดาษ - ดูวิดีโอ

วิดีโอ: วิธีแฟลชเอกสารอย่างถูกต้อง?

จะกำหนดหมายเลขหน้าเอกสารให้ถูกต้องเมื่อยื่นได้อย่างไร?

• เราใส่ตัวเลขอารบิกลงบนแผ่นงาน
• เราใช้ดินสอธรรมดาสำหรับสิ่งนี้
• เราเรียงลำดับตัวเลขจากน้อยไปหามาก
• เรานับแผ่นงาน ไม่ใช่หน้า (เอกสารอาจมีเลขกำกับของตัวเอง)
• เราใส่หมายเลขหน้าไว้ที่มุมขวาบนโดยไม่ต้องแตะข้อความของเอกสาร
• เรานับใบสมัครเข้า ขั้นตอนทั่วไป
• เราเรียงลำดับตัวอักษรดังนี้: ใส่ตัวเลขบนซองจดหมายแล้วหลังจากนั้นเราก็กำหนดหมายเลขแผ่นงานที่มีอยู่ในจดหมาย
• เอกสารหลายฉบับจะมีหมายเลขกำกับแยกกัน
• แอปพลิเคชันที่จัดสรรให้กับวอลุ่มแยกต่างหากจะมีหมายเลขกำกับแยกกันด้วย
• หากเอกสารถูกวาดลงบนแผ่นงานรูปแบบขนาดใหญ่ให้วางหมายเลขที่มุมขวาบนโค้งงอแล้วยื่นไว้ใต้ขอบด้านหนึ่ง
• สำหรับแต่ละชิ้นส่วนที่ระบุในเอกสาร (เช่น เช็ค) เราจะจัดทำสินค้าคงคลังและ เอกสารนี้ตามลำดับทั่วไป

วิธีเย็บเอกสารสำหรับสำนักงานสรรพากร: กฎ, ตัวอย่าง

• จำนวนชีตในเฟิร์มแวร์เดียว - ไม่เกิน 150
• เอกสารถูกเย็บในลักษณะที่สามารถอ่านวันที่และวีซ่าได้
• เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีอาจต้องมีสำเนาเอกสาร ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเย็บกระดาษในลักษณะที่การสแกนหรือการถ่ายสำเนาอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องทำลายเฟิร์มแวร์
• แผ่นงานทั้งหมดในเอกสารมีหมายเลข (เริ่มนับจากหนึ่ง: 1, 2, 3)
• เอกสารถูกเย็บโดยใช้วิธีเจาะ 2-4 นำด้ายออกมาทางด้านหลังแล้วมัด
• กระดาษแผ่นหนึ่ง (ขนาด 3x5 ซม.) พร้อมจารึกใบรับรองและตราประทับติดกาวไว้ที่ปม

วิธีเย็บเอกสารสำหรับกรมสรรพากร

• สมุดบันทึกเข้าเล่มปกแข็ง นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรักษารูปลักษณ์ที่เหมาะสมของเอกสารไว้เป็นระยะเวลานานในการจัดเก็บ
• เอกสารมีหมายเลขกำกับ
• สมุดบันทึกถูกเย็บด้วยด้ายหยาบธรรมดาโดยไม่เป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบใด ๆ

สำหรับเฟิร์มแวร์ คุณสามารถใช้วัสดุดังต่อไปนี้:

• เกลียวธนาคาร
• ด้ายธรรมดาเบอร์ 10 (เย็บด้วยฝีเข็มจำนวนมาก)
• สายยาวบาง
• ด้ายดิบหรือด้ายเย็บ
• เอกสารผูกมัดถูกปิดผนึกเพื่อป้องกันบันทึกจากการแทรกแซงโดยไม่ได้รับอนุญาต

กระบวนการเฟิร์มแวร์สมุดจดรายการต่าง:

• เตรียมสามรูด้วยการเจาะรูหรือสว่าน (ทำรูทางด้านซ้ายตรงขอบนิตยสาร)
• สอดด้ายจากด้านหลังของแม็กกาซีนเข้าในรูด้านนอก
• นำด้ายไปด้านหน้าแล้วดึงขอบออกเพื่อจัดเรียงให้ตรงกัน
• สอดปลายด้าย (ส่วนควรเป็น 6-8 ซม.) เข้าไปในรูที่อยู่ตรงกลางแล้วดึงไปทางด้านหลัง
• หากคุณใช้ด้ายที่ไม่แข็งแรงพอ ให้ทำซ้ำขั้นตอนนี้
• เราผูกปลายด้ายด้วยปมที่ด้านหลังโดยจับด้ายตรงกลางที่ผ่านรูด้านนอก
• ติดปลายด้ายเข้ากับนิตยสารแล้วติดกระดาษสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ไว้ด้านบนซึ่งผู้รับผิดชอบลงนามและลงนาม
• ระบุวันที่เฟิร์มแวร์

วิธีแฟลชสมุดบันทึกการบัญชี: ตัวอย่าง

วิดีโอ: ผู้ประกอบการแต่ละรายสามารถแฟลชเอกสารได้อย่างไร

เฟิร์มแวร์ของเอกสารสำหรับเก็บถาวร

คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติของเอกสารเฟิร์มแวร์สำหรับไฟล์เก็บถาวรจากวิดีโอ

วิดีโอ: การยื่นโฟลเดอร์ ARCHIVE บนกล้อง - คำอธิบายโดยละเอียด

จะแฟลชโฟลเดอร์พร้อมเอกสารได้อย่างไร?

ขั้นตอนการแฟลชโฟลเดอร์พร้อมเอกสารแสดงในวิดีโอ

วิดีโอ: แฟ้มเคส

วิธีการเย็บกรณี?

ชมวิดีโอเพื่อดูวิธีการยื่นคำร้องอย่างถูกต้อง

วิดีโอ: การยื่นคำร้อง (ตัวเลือกที่ 1)

วิดีโอ: การยื่นคำร้อง (ตัวเลือกที่ 2)

ไม่มีคำแนะนำแบบรวมสำหรับเอกสารเข้าเล่ม แต่มีคำแนะนำสำหรับคดีแฟลชอยู่ในนั้น คำแนะนำที่เป็นระบบ Rosarkhiv คำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียประจำปี 2548 ฉบับที่ 536 คำแนะนำ ธนาคารกลางเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและใน GOST 51141 ซึ่งควบคุมกฎสำหรับการจัดเก็บเอกสาร

เรามาดูหลักการพื้นฐานของการเย็บเอกสารต่างๆ อย่างถูกต้องกัน

ปิดบัง

ก่อนยื่นเอกสารควรคำนึงถึงปกกระดาษแข็งสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ก่อน พวกเขาคือ:

ข้อมูลต่อไปนี้รวมอยู่ในหน้าปก:

• ชื่อขององค์กร
• ชื่อแผนกขององค์กร (เช่น แผนกทรัพยากรบุคคล)
• ดัชนีกรณี
• ชื่อกรณี
• อายุการเก็บรักษา
• หมายเลขปริมาณ
• จำนวนแผ่นในแฟ้ม
• วันที่รวบรวมไฟล์.

รายการสิ่งของ

เอกสารแต่ละชุดมีสินค้าคงคลัง มันมีข้อมูล:

• ชื่อเรื่องของเอกสาร
• วันที่ยื่น.
• อายุการเก็บรักษา
• คำอธิบายประกอบ (นั่นคือ คำอธิบายถึงสิ่งที่มีอยู่ในเอกสารและเหตุใดจึงจำเป็นต้องจัดเก็บ)
• รายการเอกสารทั้งหมดที่รวมอยู่ในแฟ้ม ซึ่งระบุหน้าต่างๆ ในแต่ละเอกสาร
• ข้อมูลของผู้รับผิดชอบ - ผู้เรียบเรียงไฟล์

เมื่อกำหนดหมายเลขสินค้าคงคลังจะไม่ถูกนำมาพิจารณา สามารถจัดเก็บสินค้าคงคลังในโฟลเดอร์ทั่วไป วางลงในหน้าปก หรือจัดเก็บแยกกันได้ แต่พนักงานยังคงชอบที่จะแฟลช: โอกาสที่ความปลอดภัยจะสูงกว่า

การกำหนดหมายเลขแผ่นงาน

มีการระบุหมายเลข เลขอารบิก(ในบางกรณี - โรมัน) จากน้อยไปมาก โดยปกติแล้วการรวบรวมหมายเลขจะไม่ทำให้เกิดปัญหา แต่ต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยหลายประการ:

วิธีการแฟลชเอกสาร

คุณสามารถต่อเอกสารได้หลายวิธี:

• การใช้เข็มและด้ายเหมาะสำหรับเอกสารขนาดเล็ก การเย็บทำได้โดยใช้การเจาะสองครั้งที่ด้านหลังโดยยึดปลายด้ายไว้ กระดาษที่มีคำจารึกรับรองและตราประทับติดอยู่กับด้าย
• การใช้ด้ายและการเจาะรูวิธีนี้คล้ายกับวิธีก่อนหน้า แต่วิธีนี้คุณสามารถยึดเคสที่ใหญ่กว่าได้ในแต่ละครั้ง โดยปกติแล้วปกจะไม่ได้รับผลกระทบ
• การใช้สว่านหรือไขควงกล่องที่มีปริมาณมากถูกเย็บเข้าด้วยกันด้วยวิธีนี้ เชือกหรือสายไฟหนาสามารถใช้เป็นด้ายได้ วิธีนี้ยังใช้หากจำเป็นต้องเย็บเคสพร้อมกับฝาครอบด้วย
• การใช้เครื่องเข้าเล่มและเครื่องตีเลขอัตโนมัติวิธีการนี้ใช้ได้เฉพาะในโรงพิมพ์เท่านั้น

สมุดบันทึก บันทึกการทำงานต้องปิดผนึกด้วยซีลก่อนเย็บ

คำแนะนำรูปถ่ายสำหรับการเย็บเอกสารด้วยด้าย

รูปแบบทั่วไปของเฟิร์มแวร์เอกสาร

วิธีแฟลชเอกสารเพื่อเก็บถาวร

ต้องส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรหนึ่งปีหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานในสำนักงาน หลังจากที่จัดเก็บในองค์กรเป็นระยะเวลาหนึ่งแล้ว จะต้องโอนไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ ภูมิภาค หรือเทศบาล กำหนดเวลามีดังนี้:

• 75 ปี – สำหรับเอกสารบุคลากร สมุดครัวเรือน บันทึก การดำเนินการรับรองเอกสารและอีกจำนวนหนึ่ง
• 20 ปี – สำหรับโครงการก่อสร้างทุน เทคโนโลยีและ เอกสารการออกแบบ, สิทธิบัตร
• 15 ปี – สำหรับเอกสารทางวิทยาศาสตร์
• 5 ปี – สำหรับเอกสารภาพยนตร์
• 3 ปี – สำหรับเอกสารวิดีโอและภาพถ่าย

เอกสารถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรโดยพนักงานบริการ สนับสนุนเอกสารการจัดการ. หากไม่มีหน่วยงานเฉพาะดังกล่าวในองค์กร เลขานุการและผู้เชี่ยวชาญจะเป็นผู้รับผิดชอบหน่วยเก็บถาวร การบริการบุคลากรหรือรองผู้จัดการในบางกรณี - นักบัญชี

ก่อนที่จะเตรียมเอกสารสำหรับการเก็บถาวร คุณจะต้องค้นหาปกที่เหมาะสมสำหรับพวกเขาและเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในสินค้าคงคลัง เช่น:

• วันที่รวบรวมสินค้าคงคลัง
• หมายเลขเล่ม (หากกรณีประกอบด้วยหลายเล่ม)
• ชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่จัดทำสินค้าคงคลัง

การลงทะเบียนคดีประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

• การควบคุมการจัดกลุ่มเอกสารในไฟล์
• เครื่องผูก.
• การนับจำนวนแผ่น
• การแนบและร่างใบรับรองพร้อมตราประทับ
• จัดทำรายการสินค้าคงคลัง

วิดีโอ: วิธีแฟลชเอกสารเพื่อเก็บถาวร

วิธีแฟลชเอกสารสำหรับสำนักงานสรรพากร

รูปถ่าย: จารึกใบรับรอง

เอกสารเฟิร์มแวร์สำหรับ บริการด้านภาษีแตกต่างเล็กน้อยจากการกะพริบเอกสารสำหรับเก็บถาวร คุณสมบัติของมันคือ:

• เอกสารถูกยึดด้วยการเจาะ 3 รู ระยะห่างระหว่างพวกเขาอย่างน้อย 3 ซม.
• สามารถเย็บตัวเรือนโดยใช้เข็มเย็บด้วยด้าย เชือกเส้นใหญ่ หรือด้ายไนลอน
• เอกสารต้องปิดผนึกโดยติดกระดาษขนาด 3x5 ซม. ไว้ที่ปม
• ป้ายรับรองพร้อมตราประทับวางอยู่บนสติกเกอร์
• รายงานทางบัญชีคุณต้องเย็บเป็น 5 รู ปมปิดด้วยกระดาษทิชชู่

ในเดือนกรกฎาคม 2013 บริการทางการคลังชี้แจงข้อความดังกล่าวและ เอกสารประกอบได้รับอนุญาตให้ยื่นโดยไม่ต้องยื่น

วิดีโอ: วิธีแฟลชเอกสารสำหรับสำนักงานสรรพากรอย่างถูกต้อง

หนังสือรับรอง

เสร็จสิ้นหลังจากยื่นเอกสารและเลขที่เอกสารทั้งหมดแล้ว เป็นแผ่นกระดาษขนาด 5x6 เซนติเมตร คำจารึกนี้ติดกาวไว้ที่ด้านหลังของแผ่นสุดท้ายเพื่อยึดปมด้ายที่ยึดเคสไว้ด้วยกัน

มันระบุว่า:

• จำนวนแผ่นงานในไฟล์ (เป็นตัวเลขและคำ)
• คุณสมบัติของเอกสารแนบ (เช่น หากบางส่วนขาด)
• นามสกุล ตำแหน่ง และลายเซ็นต์ของคอมไพเลอร์ไฟล์

ตราประทับขององค์กรถูกวางไว้บนจารึกเพื่อให้สำนักพิมพ์อยู่ทั้งบนสติกเกอร์ (นั่นคือบนจารึกนั้นเอง) และบนแผ่นงาน

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด

ข้อกำหนดหลักสำหรับเอกสารที่ยื่นคือการขัดขืนไม่ได้ หากมีความไม่ถูกต้องที่ไหนสักแห่ง - ตัวอย่างเช่นพวกเขาลืมแนบเอกสารก็จำเป็นต้องยื่นเป็นโวลุ่มแยกต่างหากหรือถอดแยกชิ้นส่วนทั้งหมดแล้วรีเฟรชด้วยอันใหม่ ไม่อนุญาตให้แนบหรือเพิ่มเติมในกรณีผูกมัด

หากเกิดข้อผิดพลาดในการกำหนดหมายเลข สามารถใช้การกำหนดหมายเลขตัวอักษรได้ ซึ่งหมายความว่ามีการวางหมายเลขเดียวกันบนแผ่นงานที่ขาดหายไป แต่มีการเพิ่มตัวอักษรเข้าไปเช่น 15, 16, 16a, 16b, 17...

หากการละเมิดหมายเลขร้ายแรงยิ่งขึ้นจะต้องดำเนินการอีกครั้ง ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องขีดฆ่าตัวเลขที่ไม่ถูกต้องออกอย่างระมัดระวังและป้อนตัวเลขใหม่

จะต้องเปลี่ยนแปลงคำจารึกใบรับรองด้วย: ขีดฆ่าข้อมูลเก่าและใส่ข้อมูลใหม่ไว้ข้างๆ

3.6.1. การลงทะเบียนกรณีต่างๆ ดำเนินการโดยพนักงานของบริการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหารขององค์กรหรือหน่วยโครงสร้างอื่น ๆ ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำและจัดทำไฟล์ด้วยความช่วยเหลือด้านระเบียบวิธีและอยู่ภายใต้การควบคุมของเอกสารสำคัญขององค์กร

3.6.2. ขึ้นอยู่กับระยะเวลาการจัดเก็บ การลงทะเบียนกรณีทั้งหมดหรือบางส่วนจะดำเนินการ

3.6.3. กรณีการจัดเก็บถาวร ชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) และบันทึกบุคลากรจะต้องได้รับการลงทะเบียนเต็มรูปแบบ

การจดทะเบียนคดีครบถ้วนประกอบด้วย:

การยื่นหรือเข้าเล่มไฟล์;

การกำหนดหมายเลขแผ่นคดี

จัดทำเอกสารรับรอง

การรวบรวมใน กรณีที่จำเป็น, สินค้าคงคลังภายในเอกสาร;

แนะนำการชี้แจงที่จำเป็นในรายละเอียดของความคุ้มครองของคดี (การชี้แจงชื่อขององค์กร, ดัชนีการลงทะเบียนของคดี, กำหนดเวลาของคดี, ชื่อคดี)

กรณีของการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) จะต้องได้รับการลงทะเบียนบางส่วน: ไม่อนุญาตให้จัดระบบเอกสารในกรณีนี้ไม่ให้ระบุหมายเลขแผ่นงานของคดีและไม่ต้องจัดทำบันทึกการรับรอง

3.6.4. เอกสารที่ประกอบเป็นคดีจะถูกยื่นด้วยหมุด 4 อันในปกกระดาษแข็งแข็งหรือเข้าเล่ม โดยคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการอ่านข้อความของเอกสารทั้งหมด วันที่ วีซ่า และมติที่เกี่ยวข้องได้ฟรี เมื่อเตรียมไฟล์สำหรับการยื่น (การเข้าเล่ม) ตัวยึดโลหะ (หมุด, คลิปหนีบกระดาษ) จะถูกลบออกจากเอกสาร

3.6.5. ไฟล์ถาวรที่ประกอบด้วยเอกสารที่มีค่าสูงหรือเอกสารที่ไม่ฟอร์แมตจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปิดสามชั้นที่มีความแข็งและมีเชือกรูดหรือในกล่อง

3.6.6. หากมีเอกสารส่วนบุคคลที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์ในคดี (บัตรประจำตัวประชาชน บันทึกการทำงาน บัตรประจำตัวทหาร) เอกสารเหล่านี้จะถูกใส่ในซองซึ่งจะถูกยื่นในคดี ขึ้นอยู่กับความพร้อมในการให้บริการ ปริมาณมากเอกสารดังกล่าวจะถูกลบออกจากไฟล์ในเวลาต่อมาและมีการวาดรายการสินค้าคงคลังแยกต่างหาก

3.6.7. ในตอนท้ายของแต่ละกรณีจะมีการยื่นแบบฟอร์มเปล่าของแผ่นรับรองและที่จุดเริ่มต้นของคดี (เพื่อบันทึกเอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะ) - แบบฟอร์มสำหรับสินค้าคงคลังภายในของเอกสารคดี

3.6.8. เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยและรวมลำดับการจัดเรียงเอกสารที่รวมอยู่ในเคส แผ่นงานทั้งหมดของเคสนี้ (ยกเว้นแผ่นรับรองและสินค้าคงคลังภายใน) จะถูกกำหนดหมายเลขเป็นเลขอารบิคโดยมีเลขรวมอยู่ที่มุมขวาบนของแผ่นโดยใช้ ดินสอหรือตัวเลขธรรมดา แผ่นสินค้าคงคลังภายในของเอกสารเคสจะมีหมายเลขแยกกัน

3.6.9. แผ่นเคสที่ประกอบด้วยหลายเล่มหรือหลายส่วนจะมีหมายเลขกำกับไว้สำหรับแต่ละเล่มหรือสำหรับแต่ละส่วนแยกกัน

3.6.10. ภาพถ่าย ภาพวาด แผนภาพ และเอกสารประกอบอื่น ๆ ที่แสดงถึงแผ่นงานอิสระในไฟล์จะมีหมายเลขกำกับอยู่ด้านหลังที่ขอบด้านบนของแผ่นงาน

3.6.11. แผ่นพับ (รูปแบบ A3, A2) จะถูกคลี่ออกและมีหมายเลขกำกับทางด้านขวาของขอบด้านบนของแผ่นงาน ในกรณีนี้แผ่นงานที่มีรูปแบบใด ๆ ซึ่งเย็บขอบด้านหนึ่งจะมีหมายเลขเป็นแผ่นเดียว แผ่นที่พับและเย็บตรงกลางจะต้องเย็บใหม่และมีหมายเลขกำกับเป็นแผ่นเดียว

3.6.12. แผ่นงานที่มีเอกสารวางแน่นหนา (ภาพถ่าย คลิปหนีบกระดาษ ส่วนที่แยกออกมา ฯลฯ) จะถูกกำหนดหมายเลขเป็นแผ่นเดียว หากเอกสารอื่นติดกาวไว้ที่ขอบด้านหนึ่ง (การแทรกข้อความ การแปล คลิป ฯลฯ) เอกสารแต่ละฉบับจะมีหมายเลขแยกกัน

3.6.13. ซองจดหมายพร้อมเอกสารแนบในกรณีนี้จะมีหมายเลขกำกับไว้ ในกรณีนี้ ซองจดหมายจะมีหมายเลขกำกับไว้ก่อน จากนั้นแต่ละเอกสารแนบในซองจดหมายจะมีหมายเลขกำกับด้วยหมายเลขที่ตามมา

3.6.14. เอกสารที่ยื่นในกรณีที่มีหมายเลขแผ่นงานของตนเอง (รวมถึงสิ่งพิมพ์) สามารถกำหนดหมายเลขตามลำดับทั่วไปหรือคงหมายเลขของตนเองไว้ได้หากสอดคล้องกับลำดับของแผ่นงานในกรณีนี้

3.6.15. หากตรวจพบข้อผิดพลาดจำนวนมากในการกำหนดหมายเลขแผ่นกรณี ข้อผิดพลาดเหล่านั้นจะถูกกำหนดหมายเลขใหม่ เมื่อกำหนดหมายเลขแผ่นงานใหม่ ตัวเลขเก่าจะถูกขีดฆ่าและวางไว้ข้างๆ หมายเลขใหม่ใบไม้; ในตอนท้ายของกรณี เอกสารรับรองใหม่จะถูกวาดขึ้น ในขณะที่เอกสารรับรองเก่าถูกขีดฆ่า แต่ยังคงอยู่ในไฟล์

หากมีข้อผิดพลาดส่วนบุคคลในการกำหนดหมายเลขแผ่นงานในไฟล์เมื่อจัดเตรียมโดยไฟล์เก็บถาวรขององค์กรเพื่อถ่ายโอนไปยังที่เก็บข้อมูลของรัฐ จะอนุญาตให้ใช้หมายเลขแผ่นตัวอักษรตามข้อตกลงกับไฟล์เก็บถาวรของรัฐ

3.6.16. เอกสารการรับรองจะถูกวาดในไฟล์บนแผ่นงานแยกต่างหากในหนังสือ - ที่ด้านหลังของแผ่นเปล่าแผ่นสุดท้ายในไฟล์การ์ด - บนแผ่นกระดาษเปล่าในรูปแบบการ์ดแยกต่างหาก

เอกสารรับรองคดีจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มที่กำหนด (ภาคผนวก 9) ซึ่งระบุเป็นตัวเลขและคำพูดจำนวนแผ่นหมายเลขของคดีจำนวนแผ่นสินค้าคงคลังภายในระบุเฉพาะของหมายเลขหมายเลขคดี (การปรากฏตัวของหมายเลขตัวพิมพ์ตัวอักษร, หมายเลขที่หายไป, จำนวนแผ่นงานที่มีรูปถ่ายติด, หมายเลขแผ่นงานรูปแบบขนาดใหญ่, ซองจดหมายพร้อมไฟล์แนบและจำนวนแผ่นงานที่แนบมาด้วย) และยังบ่งบอกถึงการมีอยู่ของไฟล์สำเนาโบรชัวร์ที่พิมพ์ด้วย จำนวนแผ่นงานหากไม่ได้ระบุไว้ในจำนวนรวมทั่วไปในไฟล์

เอกสารรับรองคดีนี้ลงนามโดยผู้เรียบเรียง การเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบและสถานะของคดีในภายหลังทั้งหมด (ความเสียหาย การเปลี่ยนเอกสารต้นฉบับ) จะถูกบันทึกไว้ในเอกสารรับรองโดยอ้างอิงถึงการกระทำที่เกี่ยวข้อง

ห้ามวางใบรับรองบนหน้าปกเคสหรือด้านหลังว่างของเอกสารฉบับสุดท้าย หากคดีถูกฟ้องหรือผูกมัดโดยไม่มีแบบฟอร์มหนังสือรับรอง คดีดังกล่าวจะถูกติดไว้ด้านหลังด้านบนของเอกสารบนปกด้านในของคดี

3.6.17. สินค้าคงคลังภายในของเอกสารคดีถูกรวบรวมเพื่อบันทึกเอกสารการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) การบันทึกซึ่งมีสาเหตุจากลักษณะเฉพาะของเอกสารนี้ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่มีค่า ส่วนบุคคล คดีความ คดีสืบสวน ฯลฯ) เนื่องจาก ตลอดจนบันทึกกรณีการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) จัดทำขึ้นตามประเภทของเอกสารหัวข้อที่ไม่เปิดเผยเนื้อหาเฉพาะของเอกสาร

สินค้าคงคลังภายในจะถูกรวบรวมบนแผ่นงานแยกต่างหากตามแบบฟอร์มที่กำหนด (ภาคผนวก 10) ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขซีเรียลของเอกสารเคส ดัชนี วันที่ หัวข้อ และหมายเลขชีตของเคส บันทึกขั้นสุดท้ายจะถูกวาดขึ้นสำหรับสินค้าคงคลังภายในซึ่งระบุเป็นตัวเลขและจำนวนเอกสารที่รวมอยู่ในนั้นและจำนวนแผ่นงานของสินค้าคงคลังภายใน

สินค้าคงคลังภายในได้รับการลงนามโดยคอมไพเลอร์ หากคดีถูกผูกมัดหรือยื่นโดยไม่มีแบบฟอร์มสินค้าคงคลังภายในสินค้าคงคลังที่วาดขึ้นในแบบฟอร์มที่กำหนดจะถูกติดไว้ที่ด้านในของปกหน้าของคดี

การเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบของเอกสารกรณี (การถอน การรวมเอกสาร การแทนที่ด้วยสำเนา ฯลฯ) จะแสดงในคอลัมน์ "หมายเหตุ" พร้อมลิงก์ไปยังการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง หากจำเป็น รายการสุดท้ายใหม่สำหรับสินค้าคงคลังภายในและบันทึกการรับรองของกรณีจะถูกร่างขึ้น

3.6.18. ครอบคลุมกรณีการจัดเก็บถาวรชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) และสำหรับบุคลากรถูกร่างและดำเนินการตามแบบฟอร์มที่กำหนด (ภาคผนวก 11) ซึ่งระบุชื่อขององค์กร หน่วยโครงสร้าง, ดัชนีเคส, รหัสเก็บถาวรของเคส, หมายเลขเคส (ปริมาตร, ส่วน) ตามส่วนประจำปีของสรุปสินค้าคงคลังของเคส, ชื่อของเคส

บนหน้าปกของไฟล์จัดเก็บข้อมูลถาวรจะมีที่สำหรับใส่ชื่อ ที่เก็บถาวรของรัฐซึ่งกิจการขององค์กรจะได้รับการยอมรับการกำหนดเอกสารสำคัญของรัฐและรหัสองค์กร

เมื่อชื่อขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) เปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาที่ครอบคลุมโดยเอกสารคดีหรือเมื่อคดีถูกโอนไปยังองค์กรอื่น (ไปยังหน่วยโครงสร้างอื่น) ชื่อใหม่ขององค์กรนี้หรือองค์กรที่สืบทอดตามกฎหมายจะถูกระบุ หน้าปกของคดีและชื่อเดิมขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) อยู่ในวงเล็บ

การลงทะเบียนเคสเพื่อการจัดเก็บหมายถึงการจัดทำหน้าชื่อเรื่อง สิ่งที่ต้องเขียนบนปกเล่ม? ข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับคดีนี้จะต้องเป็นอย่างไรใน 10, 15, 50 ปี? ในบทความนี้ คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ปกเคส รวมถึงตัวอย่างวิธีการกรอกได้ แบบฟอร์มนี้สอดคล้องกับแบบฟอร์มใหม่ที่เผยแพร่ในปี 2558

ความคุ้มครองจะได้รับตามกรณีที่ร่างขึ้นตามธรรมเนียมเต็มจำนวน ความแตกต่างระหว่างการลงทะเบียนกรณีทั้งหมดและบางส่วนอธิบายไว้ใน ฝาครอบถูกติดลงบนปริมาตรกระดาษของเคส ขอแนะนำให้ใช้ไม่ใช่แท่งกาว แต่เป็น PVA เหลวคุณภาพสูง: มีความน่าเชื่อถือมากกว่า

หน้าชื่อเรื่องของกรณี: ตัวอย่างและแบบฟอร์ม

ลองดูตัวอย่างการกรอกหน้าชื่อเรื่องของคดี (คลิกรูปภาพทั้งหมดได้):

ไม่มีอะไรจะอธิบายได้ที่นี่แม้แต่นักเก็บเอกสารมือใหม่ก็สามารถรับมือกับการกรอกข้อมูลในฟิลด์ได้ ให้เราทราบเพียงว่าบรรทัดบนสุดไม่ได้กรอกในที่เก็บถาวรขององค์กร หาก (หรือเมื่อ) ไฟล์ถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรไฟล์นั้นจะถูกกรอกด้วยมือ ในช่อง "บันทึก" ขอแนะนำให้ระบุไม่เพียงแต่จำนวนปีที่รายการต้องการ แต่ยังรวมถึงปีที่สามารถทำลายไฟล์ได้ด้วย สิ่งนี้ใช้ไม่ได้

ตารางเล็กๆ ด้านล่างเรียกว่า “รหัสเคสเก็บถาวร” และถอดรหัสได้ดังนี้:

ฉ.เลขที่– จำนวนกองทุนที่เกี่ยวข้องกับคดี (ไม่ได้กรอกหากองค์กรไม่คำนึงถึงเงินทุน)

ปฏิบัติการ เลขที่– หมายเลขที่รวมเล่มนี้ (ไม่ต้องกรอกหากไม่ได้เก็บสินค้าคงคลัง)

ง. ไม่ใช่- หมายเลขคดี ซึ่งไม่ได้กรอกด้วยหากบริษัทจัดการไปถึงจุดลงทะเบียนคดีโดยไม่มีระบบการตั้งชื่อ ในไฟล์จัดเก็บข้อมูลถาวรและไฟล์บุคลากร หมายเลขซีเรียลของไฟล์ตามสินค้าคงคลังจะถูกระบุไว้ที่นี่

สวัสดีและมีวันที่ดี!

ตัวอักษรและรูปภาพมากมายภายใต้การตัด....

ฉันอาศัยอยู่กับสามีจึงเก็บเอกสารไว้ด้วยกัน เราสองคนมีถิ่นที่อยู่และสัญชาติมากกว่า 5 ประเทศ ดังนั้นจำนวนเอกสารจึงเพิ่มขึ้นตามธรรมชาติด้วยเหตุนี้

วิธีการจัดเก็บทั่วไป

1. ประการแรก ฉันจัดเก็บเอกสารทั้งหมดในลักษณะนี้:

โฟลเดอร์นี้ประกอบด้วยไฟล์โปร่งใสจำนวนหนึ่ง ซึ่งแบ่งออกเป็นหมวดหมู่พร้อมตัวคั่นสี แต่ละไฟล์ประกอบด้วยต้นฉบับ + สำเนาหลายชุด (เนื่องจากจำเป็นต้องใช้สำเนาบ่อยครั้ง ไม่ใช่ทุกคนที่มีเครื่องถ่ายเอกสารที่บ้าน และพวกเขาจะไม่มีเวลาเสมอไปหากต้องการบางสิ่งอย่างเร่งด่วน) วิธีนี้ทำให้เราไม่มีปัญหากับสำเนาและจะหาต้นฉบับได้ที่ไหน

เมื่อคุณต้องการไปที่ไหนสักแห่ง เราแค่นำโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องติดตัวไปด้วย (เนื่องจากบ่อยครั้งที่คุณไม่รู้ว่าพวกเขาจะขอกระดาษแผ่นไหนอีก) ไม่เช่นนั้นทุกอย่างจะอยู่ในที่เดียว + มีสำเนาและคุณก็ไม่ต้อง ไม่ต้องวิ่งไปไหนมาไหนถ้าเกิดอะไรขึ้น

2. ประการที่สองในแต่ละหมวดเอกสารจะแบ่งตามหลักการ “สิ่งที่ได้รับก่อน คือ อันดับแรก” คือ สูติบัตรก่อน แล้วตามด้วยหนังสือเดินทาง แล้วสักวันหนึ่งจะมีเงินบำนาญ เป็นต้น เป็นต้น .

3. ประการที่สาม เรามีรูปถ่ายในโฟลเดอร์พร้อมเอกสาร ไม่เช่นนั้นบ่อยครั้งที่เราต้องการรูปถ่าย แต่เราไม่มีเวลาหรือความปรารถนาที่จะรีบพาพวกมันไปที่ไหนสักแห่ง คือว่าเปลี่ยนสีผมก็ได้นะ :))

4. ประการที่สี่ เอกสารทั้งหมดของเราได้รับการสแกนและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันใน Dropbox ซึ่งเราทั้งคู่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ใน Dropbox ทุกอย่างจะถูกแบ่งตามหลักการเดียวกันกับต้นฉบับ ดังนั้นแม้แต่สามีของฉันก็เลยไม่ถามว่าทุกอย่างอยู่ที่ไหนอีกต่อไป

พื้นที่จัดเก็บ

ฉันซื้อโฟลเดอร์ขนาด A4 ที่เหมือนกันหลายสีจำนวนหลายล้านเล่ม

สีดำ - มีไฟล์โปร่งใสอยู่ที่บ้านอยู่เสมอ

ในตอนแรก เอกสารของสามีและฉันอยู่ในโฟลเดอร์เดียว แต่เนื่องจากจำนวนประเทศที่พำนักและสัญชาติ จำนวนเอกสารจึงเพิ่มขึ้น ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจแบ่ง:

เบอร์กันดี - เอกสารของสามี ภายในตามประเทศ

สีแดง - ของเรา เอกสารทั่วไป(ทะเบียนสมรส อพาร์ทเมนต์ แล้วจะมีบุตร) นอกจากนี้ยังมีหมวดหมู่สำหรับสำเนาเอกสารของญาติสายตรง แต่คุณไม่มีทางรู้

ส้ม - ยา ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่อาศัยอยู่ในหลายประเทศ เราได้รวบรวมผลการทดสอบที่แตกต่างกันนับล้าน ฯลฯ ไม่มีเวชระเบียน ดังนั้นฉันจึงเก็บทุกอย่างไว้เผื่อไว้ แบ่งออกเป็น 2 ส่วนของฉันและสามีของฉัน และในแต่ละส่วนตามแพทย์ (ORL, gastrologist ฯลฯ)

สีเหลือง - เส้นทางการตรวจสอบ

แฟ้มสีเขียวอ่อน-เอกสารการเรียน ประกาศนียบัตรวิชาชีพ ประกาศนียบัตรวิชาชีพ ฯลฯ

สีเขียว - เอกสารจากธนาคารของสามี

สีเขียวเข้ม - เอกสารธนาคารของฉัน

สีน้ำเงินเข้ม - สัญญาจ้างงานของสามี (รวมถึงใบรับรองการทำงานทุกประเภท)

สีน้ำเงิน - เอกสารของฉันจากสถานที่ทำงาน

สีฟ้า-สูตรอาหาร แต่ฉันไม่ได้ใช้เลย ดังนั้นฉันจะแทนที่มันด้วยบางสิ่งในไม่ช้านี้ แม้ว่าฉันจะยังไม่รู้ว่าอะไรก็ตาม

โบนัสสำหรับผู้ที่อ่านมาจนถึงตอนนี้ :))

อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล การชำระเงิน

เพื่อเป็นโบนัส ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าฉันเก็บมันอย่างไร ค่าสาธารณูปโภค(แม้ว่าเราจะไม่ได้รับกระดาษและทุกอย่างจะเป็นแบบอัตโนมัติและหักจากบัตรทุกเดือน แต่บางครั้งอาจมีการหักรายปี/ยอดรวมบางส่วนเข้ามา)

โฟลเดอร์หีบเพลงแบ่งตามประเภทการชำระเงิน:

คำแนะนำในการจัดเก็บ คำแนะนำ และการรับประกัน

ขอบคุณมากสำหรับการแวะมาและขออภัยสำหรับการโพสต์ที่ยาวเช่นนี้ - ฉันต้องการให้รายละเอียดและชัดเจนยิ่งขึ้น

หากคุณมีคำถามหรือคำชี้แจงใด ๆ ฉันยินดีที่จะตอบในความคิดเห็น