โอ.วี. Kulagina ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี

การไหลของเอกสาร: เราสร้างมัน “ตามการบัญชี”

เอกสารมีทั้งจัดทำภายในองค์กรและรับจากภายนอก เอกสารส่วนใหญ่ถือเป็นเอกสารหลักที่ต้องผ่านแผนกบัญชี และบางครั้งนักบัญชีก็ต้อง "สะบัด" เอกสารเหล่านี้จากแผนกอื่นออกไป เราจะบอกวิธีจัดระเบียบการไหลของเอกสารเพื่อให้เอกสารถึงแผนกบัญชีตรงเวลา

Document Flow คืออะไร และเหตุใดจึงจำเป็น

ในช่วง “ชีวิต” เอกสารจะต้องผ่านหลายขั้นตอน ได้แก่ การสร้าง การประมวลผล การถ่ายโอนเพื่อการจัดเก็บและการทำลาย นี่คือการไหลของเอกสาร กระบวนการนี้สามารถควบคุมได้โดยใช้ตารางการไหลของเอกสาร คำแนะนำการไหลของเอกสาร ข้อบังคับการไหลของเอกสาร ฯลฯ แต่องค์กรส่วนใหญ่ใช้กำหนดการไหลของเอกสาร หลักเกณฑ์เกี่ยวกับเอกสารและการรับส่งเอกสารทางบัญชีได้รับการอนุมัติแล้ว กระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียต 07.29.83 หมายเลข 105.

เราบอกผู้จัดการ

ตารางการไหลของเอกสารถือเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบควบคุมภายใน(สวีเค) ข้อ 41 ของกฎของรัฐบาลกลาง (มาตรฐาน) ของการตรวจสอบหมายเลข 8 ได้รับการอนุมัติ พระราชกฤษฎีการัฐบาลฉบับที่ 696 ลงวันที่ 23 กันยายน พ.ศ. 2545- ยิ่งความน่าเชื่อถือของระบบควบคุมภายในสูงเท่าใด โอกาสที่จะได้รับรายงานการตรวจสอบพร้อมจำนวนความคิดเห็นขั้นต่ำก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

การบัญชีมากกว่าแผนกอื่น ๆ มีความสนใจในความพร้อมใช้งานของเอกสารดังกล่าวและการปฏิบัติตามกฎที่กำหนดขึ้นเนื่องจากเนื่องจากการได้รับธุรกรรมทางบัญชีหลักก่อนเวลาอันควรจะไม่สะท้อนให้เห็นในช่วงเวลาที่ทำและบางครั้งก็ถึงกับ ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นซึ่งต้องแก้ไขตามกฎของ PBU 22/2010 ตัวอย่างเช่นหากพนักงานขับรถส่งต่อไม่ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกบัญชีตรงเวลาจะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดในภายหลังเพราะโดยทั่วไปนี่ไม่ใช่ข้อมูลใหม่สำหรับองค์กรและเป็นสิ่งใหม่สำหรับนักบัญชีเท่านั้น ที่ได้รับเอกสารล่าช้า นอกจากนี้ เพื่อที่จะหักภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ที่องค์กรได้รับตรงเวลา แต่จะจบลงที่แผนกบัญชีในไตรมาสถัดไปเท่านั้น ตามหน่วยงานภาษีจำเป็นต้องส่งการอัปเดตจาก หนังสือของ Federal Tax Service ลงวันที่ 30 มีนาคม 2555 เลขที่ ED-3-3/1057@.

ด้วยความช่วยเหลือของตารางการไหลของเอกสารที่คุณสามารถแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดทำและโอนเอกสารรวมทั้งกำหนดกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการโอนเอกสารหลักไปยังแผนกบัญชี ซึ่งจะช่วยให้นักบัญชีได้รับเอกสารตรงเวลา นอกจากนี้นักบัญชีจะไม่ต้องอธิบายให้พนักงานแต่ละคนทราบว่าต้องส่งเอกสารอะไรให้แผนกบัญชีและเมื่อใด

อย่างไรก็ตาม ตารางการไหลของเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของระบบควบคุมภายใน และแต่ละองค์กรจะต้องสร้างการควบคุมภายในของกิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งนี้จำเป็นตามกฎหมายการบัญชีใหม่ ศิลปะ. มาตรา 19 แห่งกฎหมายลงวันที่ 6 ธันวาคม พ.ศ. 2554 ฉบับที่ 402-FZ.

เราพัฒนาตารางการไหลของเอกสาร

กำหนดการไม่มีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว - แต่ละองค์กรจะต้องพัฒนากำหนดการอย่างเป็นอิสระ และยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่ก็ยิ่งมีกิจกรรมประเภทต่างๆ มากขึ้น กำหนดการก็ควรมีรายละเอียดมากขึ้น

การตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสาร

ในขั้นแรก คุณจะต้องร่างโครงร่างช่วงของเอกสารที่สร้างขึ้นในกระบวนการกิจกรรมขององค์กร นอกเหนือจากการลงทะเบียนเงินสดหลักรายวัน บันทึกสินค้าคงคลังและบุคลากรแล้ว ยังรวมอยู่ในเอกสารกำหนดการสำหรับการดำเนินงานที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก (เช่น กิจกรรมบันเทิงและการส่งเสริมการขาย) การดำเนินการตามเอกสารเหล่านี้อย่างเหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรับรู้ค่าใช้จ่าย

กำหนดการจะต้องอธิบายกระบวนการเคลื่อนย้ายเอกสารที่ยืนยันข้อเท็จจริงบางประการของชีวิตทางเศรษฐกิจซึ่งนักบัญชีอาจไม่ทราบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น แต่จะต้องสะท้อนให้เห็นในการบัญชี

ลองอธิบายด้วยตัวอย่าง ในการบัญชีและการบัญชีภาษีบัญชีเจ้าหนี้ให้กับซัพพลายเออร์ที่เลิกกิจการจะต้องถูกตัดออกเป็นรายได้ในวันที่เข้าสู่ทะเบียนนิติบุคคลแบบครบวงจรของนิติบุคคลเกี่ยวกับการชำระบัญชี ข้อ 6 PBU 4/99; ข้อ 16 PBU 9/99; ย่อย ศตวรรษที่ 18 250 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย- แต่นักบัญชีไม่จำเป็นต้องติดตามกระบวนการชำระบัญชีของคู่สัญญาเพียงเพราะนี่ไม่ใช่งานของเขา ซึ่งหมายความว่าพนักงานที่มีความสามารถรวมถึงการทำงานกับบัญชีเจ้าหนี้จะต้องรายงานการชำระบัญชี และมีสถานการณ์เช่นนี้มากมาย ข้อมูลดังกล่าวสามารถส่งไปยังแผนกบัญชีในรูปแบบของใบรับรองหรือบันทึกช่วยจำซึ่งจะต้องรวมอยู่ในกำหนดการไหลของเอกสารด้วย ในตัวอย่างของเรา พนักงานที่รับผิดชอบต้องส่งสารสกัดจาก Unified State Register of Legal Entities

เราแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ

ทุกอย่างง่ายดายด้วยเอกสารหลัก พนักงานที่รับผิดชอบงานรวมถึงการจัดทำรายงานหลักมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการอย่างถูกต้อง ข้อ 6 ตอนที่ 2 ข้อ มาตรา 9 แห่งกฎหมายลงวันที่ 6 ธันวาคม พ.ศ. 2554 ฉบับที่ 402-FZ- ควรแต่งตั้งพนักงานคนเดียวกันนี้ให้รับผิดชอบการโอนเอกสารไปยังฝ่ายบัญชี ยิ่งมีคนกลางระหว่างผู้จัดเตรียมเอกสารกับฝ่ายบัญชีน้อยเท่าใดก็ยิ่งมีโอกาสที่เอกสารจะไม่สูญหายและมาถึงตรงเวลามากขึ้นเท่านั้น

เพื่อกระจายความรับผิดชอบในการจัดทำและส่งบันทึกราชการหรือใบรับรองให้แต่งตั้งผู้รับผิดชอบภายในแต่ละแผนก ตัวอย่างเช่น:

• ลูกหนี้ที่มีปัญหา - ผู้จัดการฝ่ายขายอาวุโส
• การตัดสินใจของการประชุมผู้เข้าร่วมขององค์กร - ที่ปรึกษากฎหมายอาวุโส
• การกำหนดมูลค่าตลาดของทรัพย์สิน – ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแผนกการตลาดตามข้อตกลงกับหัวหน้าฝ่ายการผลิตและเทคนิค
• ข้อมูลในวันหยุดพักผ่อนปกติเพื่อคำนวณจำนวนหนี้สินโดยประมาณที่เกี่ยวข้อง (สำรอง) - หัวหน้าแผนกบุคคล
• กำหนดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ถาวร - ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแผนกการผลิตและเทคนิค

หากคุณไม่ได้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ หากเอกสารสูญหายหรือพลาดกำหนดเวลาในการส่งก็จะไม่มีใครถาม ซึ่งหมายความว่านักบัญชีจะไม่บรรลุเป้าหมาย

การกำหนดเวลา

กำหนดเวลาที่พนักงานคนใดคนหนึ่งต้องส่งเอกสารไปยังแผนกบัญชีอาจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในตารางการไหลของเอกสาร ระยะเวลานี้สามารถกำหนดเป็นวันใดวันหนึ่งของเดือนหรือจำนวนวันที่ผ่านไปนับตั้งแต่วันที่จัดทำหรือดำเนินการเอกสาร นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องคำนึงว่านักบัญชีอาจต้องใช้เวลามากกว่าหนึ่งวันในการประมวลผลเอกสารที่ได้รับและถ่ายโอนข้อมูลจากเอกสารเหล่านั้นไปยังทะเบียน ตัวอย่างเช่น ในองค์กร วันจ่ายเงินเดือนกำหนดไว้เป็นวันที่ 7 นักบัญชีกลุ่มบัญชีคำนวณค่าจ้างสำหรับทุกแผนกและเอกสารทั้งหมดสำหรับบันทึกชั่วโมงทำงานจะต้องได้รับการประมวลผลเช่นภายในวันที่ 5 ของเดือน ดังนั้นแผนกบัญชีจะต้องได้รับใบบันทึกเวลา คำสั่งโบนัส ฯลฯ ภายในวันที่ 1 ของเดือน

อย่าลืมระบุกำหนดเวลาในการส่งเอกสารสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจแยกต่างหากในกำหนดเวลา ไม่มีความลับที่พนักงานบางคนมีนิสัยชอบเก็บเอกสารไว้กับตัวจนถึงนาทีสุดท้ายและรายงานล่าช้าโดยไม่สงสัยด้วยซ้ำว่ากำหนดเวลาในการส่งรายงานนั้นเป็นไปตามกฎหมายกำหนด ดังนั้นในตารางการไหลของเอกสาร ให้เขียนภาระหน้าที่ให้พวกเขารายงานภายในสามวันหลังจากสิ้นสุดการเดินทางเพื่อธุรกิจ และ ข้อ 26 แห่งพระราชกฤษฎีการัฐบาลฉบับที่ 749 ลงวันที่ 13.10.2551.

จึงได้จัดเตรียมรายการเอกสาร กำหนดเวลาในการผ่านหน่วยงาน และแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ มาดูการออกแบบกันดีกว่า

การเลือกวิธีการออกแบบ

ตารางการไหลของเอกสารสามารถนำเสนอในรูปแบบข้อความ ตาราง หรือไดอะแกรม หากองค์กรมีขนาดเล็กและมีเอกสารน้อย แบบฟอร์มข้อความก็เหมาะสม นักบัญชีบางคนชอบจัดทำผังงานสำหรับเอกสารแต่ละฉบับเนื่องจากมีความชัดเจน เรียบง่าย และให้ข้อมูล แต่วิธีคลาสสิกในการออกแบบกราฟคือตาราง ซึ่งแต่ละบรรทัดจะมีข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารหนึ่งฉบับ เป็นการดีกว่าที่จะพัฒนากราฟใน Excel เนื่องจากสะดวกในการใช้ฟังก์ชันบางอย่างเมื่อประมวลผลข้อมูล

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใดก็ตาม ข้อมูลจะต้องนำเสนอในลักษณะที่ทำให้พนักงานของคุณที่รับผิดชอบในการเคลื่อนย้ายเอกสารสามารถอ่านกำหนดการได้ง่าย ดังนั้นเอกสารในตารางจึงต้องจัดเรียงตามหลักการบางอย่าง เช่น เรียงตามตัวอักษรก็จะค้นหาเอกสารต่างๆ ได้ง่าย

ตัวเลือกการออกแบบนี้สะดวกเนื่องจากตารางครอบคลุมรายการเอกสารทั้งหมดและพนักงานทุกคนจะใช้ แต่หากมีเอกสารจำนวนมาก ตารางงานก็จะยุ่งยากและเข้าใจยาก ดังนั้นแบบฟอร์มนี้จึงเหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรขนาดเล็ก

ตารางการไหลของเอกสาร (ตามแบบฟอร์มเอกสาร) อาจมีลักษณะเช่นนี้

ชื่อเอกสาร	จำนวนสำเนา	การสร้างเอกสาร		การนำเสนอเอกสาร				อายุการเก็บรักษา	สถานที่จัดเก็บ
				WHO	ถึงใคร	เมื่อไร?
คำสั่งจ่ายเงิน	1	นักบัญชีอาวุโส		นักบัญชีอาวุโส	พนักงานธนาคาร	ทุกวันไม่เกิน 15.00 น	นักบัญชีอาวุโส
ใบรับสินค้า M-4	1	เจ้าของร้าน	เจ้าของร้าน พนักงานคลังสินค้า หรือตัวแทนซัพพลายเออร์	เจ้าของร้าน	เจ้าหน้าที่บัญชีส่วนโรงงานน้ำมันและก๊าซ	วันที่ 10, 20 และ 30 ของเดือน	เจ้าหน้าที่บัญชีส่วนโรงงานน้ำมันและก๊าซ	5 ปีนับแต่วันที่ตัดจำหน่ายทรัพย์สินที่เป็นทุน
ใบเสร็จรับเงินสั่งซื้อเงินสด KO-1	1	แคชเชียร์	หัวหน้าฝ่ายบัญชี,แคชเชียร์	แคชเชียร์	นักบัญชีอาวุโส	ทุกวันหลังเลิกงาน	นักบัญชีอาวุโส	5 ปี นับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ของปีถัดจากปีที่รวบรวม
ใบตราส่งสินค้าของรถบรรทุก	1	ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกส์	ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกส์, ช่างกล	คนขับ	เจ้าหน้าที่บัญชีส่วนโรงงานน้ำมันและก๊าซ	รายวัน	เจ้าหน้าที่บัญชีส่วนโรงงานน้ำมันและก๊าซ

อีกทางเลือกหนึ่งคือการจัดเรียงเอกสารด้วยจุดยึด:

• <или>การทำธุรกรรมทางธุรกิจ
• <или>ถึงตำแหน่งและวิชาชีพ
• <или>ไปจนถึงการแบ่งส่วนโครงสร้าง

ตัวอย่างเช่น สำหรับธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการ มีการอธิบายกลุ่มเอกสารที่ต้องรวบรวม ความเคลื่อนไหว ผู้รับผิดชอบ ข้อกำหนด และสถานที่จัดเก็บ เอกสารภายในบล็อกสามารถจัดเรียงตามลำดับที่รวบรวมได้ แผนภูมินี้อ่านง่าย เนื่องจากข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานหรือหน่วยโครงสร้างเฉพาะถูกจัดกลุ่มไว้ในที่เดียว ข้อเสียของการนำเสนอข้อมูลดังกล่าวคือการทำซ้ำเอกสารหลักเดียวกันซ้ำๆ สำหรับการดำเนินงานที่แตกต่างกัน เช่น ใบสั่งจ่ายเงิน ใบสั่งจ่ายเงิน ใบแจ้งยอดบัญชี ใบแจ้งหนี้ ดังนั้นการจัดทำกำหนดการดังกล่าวจะใช้เวลามากขึ้น แต่เป็นการง่ายที่จะแยกข้อมูลออกจากกำหนดการสำหรับพนักงานคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ คุณสามารถใช้กราฟนี้เป็นตัวอย่างได้

ชื่อการดำเนินงาน	ชื่อเอกสาร	จำนวนสำเนา	การสร้างเอกสาร		การนำเสนอเอกสาร			รับผิดชอบในการประมวลผลเอกสาร	อายุการเก็บรักษา	สถานที่จัดเก็บ
			ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างสรรค์และออกแบบ	ใครเป็นผู้อนุมัติ (รับรอง ลงนาม)	WHO	ถึงใคร	เมื่อไร?
การชำระใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยซัพพลายเออร์	ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน	1	ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ	หัวหน้าแผนกจัดซื้อ	ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ	หัวหน้าฝ่ายบัญชี	ในวันที่หัวหน้าแผนกจัดซื้อออกวีซ่า	-	5 ปี นับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ของปีถัดจากปีที่ชำระเงิน	จนถึงสิ้นปีปฏิทิน - ห้อง 301 แล้ว - ห้อง 308
	รายการการชำระเงินที่วางแผนไว้	1	หัวหน้าฝ่ายบัญชี	หัวหน้างาน	หัวหน้าฝ่ายบัญชี	นักบัญชีอาวุโส	ทุกวันไม่เกิน 12.00 น	นักบัญชีอาวุโส	1 ปีนับจากวันที่รวบรวม
	คำสั่งจ่ายเงิน	1	นักบัญชีอาวุโส	ผู้จัดการหัวหน้าฝ่ายบัญชี	นักบัญชีอาวุโส	พนักงานธนาคาร	ทุกวันไม่เกิน 15.00 น	นักบัญชีอาวุโส	5 ปี นับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ของปีถัดจากปีที่รวบรวม

กำหนดการที่เสร็จสิ้นแล้วจะต้องได้รับการอนุมัติและบังคับใช้โดยผู้จัดการตามคำสั่งของเขา

เรานำมันไปปฏิบัติ

ตอนนี้เราไปยังขั้นตอน "การแจ้งเตือน" พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโฟลว์เอกสารต้องรู้ว่าตนมีหน้าที่ต้องทำอะไร อย่างไร และเมื่อใด มีสองตัวเลือก:

• <или>จัดทำแผ่นงานเพิ่มเติมในกำหนดการไหลของเอกสาร โดยที่พนักงานจะทิ้งลายเซ็นไว้เพื่อแสดงความคุ้นเคยกับกำหนดการ

ค่าแรงของนักบัญชีสำหรับตัวเลือกนี้มีน้อยมาก แต่จะยากสำหรับพนักงานที่จะจำได้ว่าเขาต้องโอนอะไรให้ใครและในกรอบเวลาใด

• <или>จัดทำสารสกัดจากกำหนดการสำหรับพนักงานแต่ละคนและแจกจ่ายพร้อมลายเซ็น ฟังก์ชัน Excel "ข้อมูล - ตัวกรอง - ตัวกรองอัตโนมัติ" จะช่วยให้คุณแยกข้อมูลจากกำหนดการสำหรับพนักงานได้อย่างรวดเร็ว เอกสารที่ใช้กับพนักงานทุกคนในคราวเดียว เช่น การลาป่วย รายงานค่าใช้จ่าย จะต้องรวมอยู่ในใบแจ้งยอดด้วยโดยการใส่ตัวกรองหลายตัวพร้อมเงื่อนไข "หรือ"

สารสกัดจากตารางการไหลของเอกสารโดยใช้ตัวกรองสองตัวพร้อมกันคือ "ผู้เชี่ยวชาญแผนกบริการ" และ "พนักงาน" ที่มีเงื่อนไข "หรือ" ในคอลัมน์ "การส่งเอกสาร → ใคร" ในโปรแกรมจะมีลักษณะดังนี้

แต่ยังไม่เพียงพอ ทุกแผนกต้องปฏิบัติตามเอกสารอย่างเคร่งครัด เพื่อการนำนวัตกรรมไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ:

• <или>เปลี่ยนแปลงลักษณะงานของพนักงาน: จัดทำลิงก์ไปยังตารางการไหลของเอกสาร รวมถึงความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการส่งเอกสาร เช่น ลักษณะงานของเจ้าของร้านหลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแล้วอาจมีลักษณะเช่นนี้ (การเปลี่ยนแปลงจะเป็นตัวเอียง)

รายละเอียดงาน
เจ้าของร้าน

2. ความรับผิดชอบในงาน:

ยอมรับมูลค่าวัสดุ

- ตรวจสอบการปฏิบัติตามวัสดุที่ยอมรับในการจัดเก็บพร้อมเอกสารประกอบ

- จัดทำเอกสารตามตารางการไหลของเอกสารสำหรับการรับและตัดวัสดุ

เก็บบันทึกความพร้อมของวัสดุในคลังสินค้าและเก็บรักษาเอกสารรายงานเกี่ยวกับการเคลื่อนย้าย

มีส่วนร่วมในการดำเนินการสินค้าคงคลัง

เจ้าของร้านมีหน้าที่:

สวมเสื้อผ้าพิเศษในที่ทำงาน

ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

- ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการส่งเอกสารที่กำหนดโดยตารางการไหลของเอกสาร

• <или>สร้างภาระผูกพันในการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการโอนเอกสารตามคำสั่งขององค์กรหากคุณไม่มีรายละเอียดงาน

เพื่อจัดระเบียบการไหลของเอกสารอย่างมีเหตุผล

ฉันสั่งซื้อ:

1. พนักงานทุกคนของ Kalinka LLC เมื่อจัดทำ รับ ประมวลผลและโอนเอกสาร จะต้องได้รับคำแนะนำจากตารางการไหลของเอกสาร

2. ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการโอนเอกสารที่กำหนดโดยตารางการไหลของเอกสารอย่างเคร่งครัด

3. มอบความไว้วางใจในการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งให้กับหัวหน้าฝ่ายบัญชี

เป็นไปได้ที่จะรวมเงื่อนไขเกี่ยวกับการลดขนาดของโบนัสหรือการลดโบนัสไว้ในข้อบังคับโบนัสหากกำหนดเวลาในการโอนเอกสารถูกละเมิด นี่เป็นมาตรการที่รุนแรง แต่การลงโทษในรูเบิลมักจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

การแลกเปลี่ยนประสบการณ์

หัวหน้าฝ่ายบัญชีของ MM Industry LLC

“ ปัญหาอีกประการหนึ่งในการดำเนินการตามตารางการไหลของเอกสารก็คือพนักงานบางคนไม่พร้อมที่จะปฏิบัติตาม วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการบังคับพนักงานให้ปฏิบัติตามกำหนดการคือการเปลี่ยนขนาดของโบนัส ตัวอย่างเช่น ในบริษัทของเรา กฎข้อบังคับเกี่ยวกับโบนัสกำหนดขั้นตอนในการคำนวณโบนัสโดยขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่ได้รับ และยังกำหนดกรณีที่สามารถลดเบี้ยประกันภัยได้เมื่อใดและเท่าใด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราได้ระบุสิ่งต่อไปนี้ว่าเป็นหนึ่งในเหตุผลในการลดขนาดของโบนัส: “การละเมิดกำหนดเวลาที่กำหนดโดยคำสั่งและคำแนะนำของฝ่ายบริหารเมื่อส่งเอกสารทางการเงินไปยังแผนกบัญชี” มาตรการนี้ทำให้สามารถโอนใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกบัญชีได้ 100% ภายในวันที่ 15 ของเดือน a”

เมื่อใช้กำหนดการไหลของเอกสาร มักจะเผยให้เห็นความไม่สมดุลของกำหนดเวลาบางอย่าง ตัวอย่างเช่น เอกสารอยู่ระหว่างการอนุมัติมาเป็นเวลานาน และเลยกำหนดเวลาในการส่งไปแล้ว สถานการณ์ทั่วไป: กิจกรรมประเภทใหม่ปรากฏขึ้น เอกสารที่ไม่ได้นำมาพิจารณาในกำหนดการไหลของเอกสาร ตัวอย่างเช่น องค์กรหนึ่งเริ่มทำงานร่วมกับตั๋วแลกเงินหรือเงินอิเล็กทรอนิกส์ เป็นไปไม่ได้ที่จะคาดการณ์ความแตกต่างทั้งหมดล่วงหน้า แต่ก็ไม่มีอะไรผิดปกติ: คุณสามารถเปลี่ยนแปลงกำหนดการและค่อยๆ ปรับปรุงได้

ความถูกต้องของการบัญชีและข้อสรุปเพิ่มเติมนั้นขึ้นอยู่กับคุณภาพของเอกสารหลักและข้อมูลที่มีอยู่

ข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารหลักที่ยอมรับสำหรับการบัญชีจะถูกรวบรวมและจัดระบบในทะเบียนการบัญชีตามรูปแบบหรือข้อกำหนดที่ได้รับอนุมัติจากหน่วยงานที่ได้รับอนุญาต ข้อมูลจากการลงทะเบียนการบัญชีในรูปแบบจัดกลุ่มจะถูกโอนไปยังงบการเงิน

ฝ่ายบริหารกำหนดบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ลงนามในเอกสารทางบัญชี ในกรณีนี้ ลำดับชั้นของลายเซ็นสามารถกำหนดได้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ถือ จำนวนเงิน ขอบเขต และสาระสำคัญของการดำเนินการ

ธุรกิจหรือองค์กรที่ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ควรกำหนดมาตรการป้องกันและการควบคุมที่เหมาะสมเกี่ยวกับสิทธิ์ในการใช้และการเข้าถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (17)

ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสารเบื้องต้น

1. รายการในเอกสารหลักจะต้องทำด้วยหมึก ดินสอสี ปากกาลูกลื่น ใช้เครื่องพิมพ์ดีด การใช้เครื่องจักร และวิธีการอื่น ๆ ที่ให้ความมั่นใจในความปลอดภัยของรายการเหล่านี้ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจัดเก็บในเอกสารสำคัญ

อย่าใช้ดินสอในการเขียน

• 2. ต้องจัดเตรียมเอกสารให้เรียบร้อย ข้อความ และตัวเลข ต้องเขียนให้ชัดเจนและอ่านง่าย
• 3. ต้องกรอกรายละเอียดทั้งหมดลงในเอกสาร หากไม่ได้กรอกรายละเอียดใดๆ ให้ใส่เครื่องหมายขีดแทน ต้องกรอกรายละเอียดที่จำเป็น
• 4. ในเอกสารทางการเงินจำนวนเงินจะระบุเป็นตัวเลขและคำพูด
• 5. เอกสารหลักต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของหัวหน้าองค์กร หัวหน้าฝ่ายบัญชี หรือผู้มีอำนาจลงนาม
• 6. เอกสารหลักต้องมีสำเนาลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนาม
• 7. เอกสารหลักจะต้องประทับตราขององค์กรหากระบุไว้ในแบบฟอร์มและกฎหมายปัจจุบัน (18)

หัวหน้าองค์กรจะต้องตามข้อตกลงกับหัวหน้าฝ่ายบัญชีอนุมัติในรูปแบบของคำสั่งรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์ลงนามในเอกสารการบัญชีหลัก

การดำเนินการตามเอกสารการบัญชีหลักอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง การโอนภายในกรอบเวลาที่กำหนดเพื่อการสะท้อนกลับในการบัญชี รวมถึงความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารนั้นได้รับการรับรองโดยบุคคลที่รวบรวมและลงนามในเอกสารเหล่านี้

การเคลื่อนย้ายเอกสารหลักในการบัญชี (การวาดหรือการรับจากองค์กรธุรกิจอื่น ๆ การยอมรับการบัญชีการประมวลผลการโอนไปยังที่เก็บถาวร) จะต้องได้รับการควบคุมโดยกำหนดเวลาซึ่งได้รับอนุมัติตามคำสั่งของผู้จัดการ

เพื่อเตือนทั้งผู้จัดการและนักแสดงจากผลกระทบด้านลบที่ไม่คาดคิดและเพื่อประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล หลังจากได้รับเอกสารด้านกฎระเบียบแล้ว จำเป็นต้องสร้างฐานข้อมูลสำหรับการลงทะเบียนเอกสารหลัก

ซึ่งหมายความว่าเอกสารหลักทั้งหมดที่เขียนและกรอกในแผนกบัญชีจะต้องมีตัวระบุของตนเอง - รหัส (หมายเลขเฉพาะครั้งเดียว) ซึ่งถูกกำหนดให้พวกเขาเมื่อลงทะเบียนบังคับในวารสารการลงทะเบียนอันใดอันหนึ่งซึ่งจะต้องเป็น เปิดทำการในแต่ละสถานประกอบการ

ขั้นตอนการจัดทำเอกสาร:

• -การปฏิบัติตามรายละเอียดและรูปแบบของเอกสารที่กำหนดไว้ทั้งหมด
• -ความถูกต้องและชัดเจนในการนำเสนอเนื้อหาของธุรกรรมทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์ในเอกสาร
• - การทำธุรกรรมทางธุรกิจอย่างทันท่วงที การเขียนข้อความที่ชัดเจน เรียบร้อย และอ่านง่าย
• - ขีดฆ่าช่องว่างในกรณีที่ไม่มีอุปกรณ์ประกอบฉาก
• - การระบุจำนวนเงินเป็นตัวเลขและตัวอักษรในเอกสารที่มีค่าทั้งหมด ขีดฆ่าข้อผิดพลาดเพื่อให้มองเห็นสิ่งที่ขีดฆ่าออกได้และรับรองข้อความที่ถูกต้องพร้อมลายเซ็นของผู้จัดทำเอกสาร
• -ไม่อนุญาตให้มีการแก้ไข (27)

เอกสารหลักที่สร้างขึ้นโดยใช้วิธีเครื่องจักรต้องมีการยืนยันพิเศษถึงความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ได้รับ เช่น การอนุญาตและการปกป้องข้อมูลที่ลงทะเบียนจากการรับข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาโดยไม่ได้รับอนุญาต เอกสารประเภทใดก็ได้สามารถส่งทางแฟกซ์ได้ แต่ไม่ใช่เอกสารทางบัญชีหลัก เนื่องจากไม่มีการยืนยันความถูกต้อง ความรับผิดชอบในการสร้างเอกสารในเวลาที่เหมาะสมและมีคุณภาพสูงและการถ่ายโอนภายในกรอบเวลาที่กำหนดเพื่อการสะท้อนในการบัญชีในภายหลังนั้นขึ้นอยู่กับบุคคลที่จัดทำและลงนามในเอกสารเหล่านี้

การบัญชีหลักในสถานประกอบการผลิตเป็นพื้นฐานข้อมูลสำหรับการจัดการคุณภาพซึ่งขึ้นอยู่กับคุณภาพของการบัญชีโดยตรง การบัญชีหลักเป็นข้อมูลที่ซับซ้อนและการดำเนินการเชิงตรรกะพร้อมเอกสารที่มาพร้อมกับวัสดุและกระแสทางการเงินและองค์ประกอบตั้งแต่อินพุตไปจนถึงเอาต์พุตของการผลิตและสิ่งอำนวยความสะดวกทางเศรษฐกิจขององค์กรและ บริษัท โดยรวม

ดังนั้น เอกสารหลักจึงเป็นสื่อนำข้อมูลเกี่ยวกับการผลิตและวัตถุทางเศรษฐกิจและหัวข้อทั้งหมด และการโต้ตอบของสิ่งเหล่านี้ และอนุญาตให้มีการประเมินที่ครอบคลุมของปัจจัยควบคุมทั้งหมด: เชิงปริมาณ เชิงคุณภาพ การเงิน (12)

ในแต่ละวัน บริษัทแห่งหนึ่งต้องผ่านการดำเนินงานหลายอย่าง นักบัญชีออกใบแจ้งหนี้ให้กับคู่ค้าและส่งเงิน คำนวณเงินเดือน ค่าปรับ คำนวณค่าเสื่อมราคา เตรียมรายงาน ฯลฯ มีการจัดทำเอกสารหลายประเภทหลายประเภททุกวัน: ฝ่ายธุรการ ผู้บริหาร และประถมศึกษา กลุ่มสุดท้ายมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อกิจกรรมขององค์กร

"เอกสารหลัก" คืออะไร?

ทุกเหตุการณ์ในชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กรจะต้องได้รับการยืนยันด้วยกระดาษ มันถูกสร้างขึ้นในเวลาของการทำธุรกรรมหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้น การจัดทำรายการและการบำรุงรักษาการรายงานดำเนินการตามข้อมูลที่ระบุในเอกสารทางบัญชีหลัก รายการของพวกเขามีขนาดใหญ่ ในบทความนี้เราจะดูเอกสารหลักที่ใช้บ่อยที่สุด

เหตุใดจึงต้องมีหลักเบื้องต้น?

เอกสารหลักเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบัญชี ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นมันถูกสร้างขึ้นในเวลาที่เสร็จสิ้นหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการและเป็นข้อพิสูจน์ถึงความเป็นจริงของข้อเท็จจริงอย่างใดอย่างหนึ่งเกี่ยวกับชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กร

รายการเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับหนึ่งรายการอาจรวมถึง:

1. ข้อตกลง.
2. ตรวจสอบ.
3. แคชเชียร์เช็คหรือเอกสารการชำระเงินอื่น ๆ
4. ใบส่งสินค้า.
5. ใบรับรองการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์

รายละเอียดที่จำเป็น

ปัจจุบันมีเอกสารทางบัญชีหลักในรูปแบบรวม ใช้เพื่อสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการที่แตกต่างกัน ดังนั้นรายการคอลัมน์ในนั้นจึงแตกต่างกัน ในขณะเดียวกัน เอกสารหลักทั้งหมดจะมีรายละเอียดบังคับที่เหมือนกัน ในหมู่พวกเขา:

1. ชื่อขององค์กร
2. ชื่อเรื่องของเอกสาร (ถึง
3. วันที่ก่อตัว
4. เนื้อหาของการดำเนินการที่จัดทำเอกสาร ตัวอย่างเช่น เมื่อกรอกใบแจ้งหนี้ คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องอาจระบุว่า "การโอนวัสดุเพื่อการประมวลผล"
5. ตัวชี้วัดทางการเงินและธรรมชาติ อันแรกใช้เพื่อสะท้อนต้นทุน อันหลัง - ปริมาณ น้ำหนัก ฯลฯ
6. ตำแหน่งพนักงานที่รับผิดชอบ ("หัวหน้าฝ่ายบัญชี", "เจ้าของร้าน" ฯลฯ)
7. ลายเซ็นของบุคคลที่เกี่ยวข้องในการทำธุรกรรม

จุดสำคัญ

เอกสารหลักที่มีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดมีผลทางกฎหมาย

โปรดทราบว่าเอกสารที่ดำเนินการอย่างถูกต้องสามารถนำมาใช้ในการดำเนินคดีทางกฎหมายเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้อง (หรืออย่างอื่น) ของการเรียกร้อง เอกสารจำนวนมากจัดทำขึ้นโดยคู่สัญญา มีความจำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของการลงทะเบียนอย่างรอบคอบ และไม่ว่าในกรณีใดๆ ก็ตามจะต้องลงนามให้ซัพพลายเออร์ (ผู้รับเหมา ฯลฯ) หากพวกเขาไม่ได้ดำเนินการดังกล่าว

มีความจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารหลักอย่างระมัดระวัง

คุณต้องการตราประทับในหลักหรือไม่?

ในทางปฏิบัติ คู่สัญญาหลายรายยื่นเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับการไม่มีแบบฟอร์ม TTN และเอกสารอื่น ๆ เราขอเตือนคุณว่าตั้งแต่ปี 2015 องค์กรส่วนใหญ่ได้รับการยกเว้นจากภาระผูกพันที่จะต้องมีตราประทับ ธุรกิจดังกล่าวอาจใช้ตามดุลยพินิจของตนเอง หากมีอยู่จะต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับการมีอยู่ของมันในนโยบายการบัญชี

ในกรณีที่คู่สัญญายืนกรานที่จะใช้ตราประทับในการลงทะเบียนเอกสารหลัก และบริษัทมีสิทธิที่จะไม่ประทับตราด้วยเหตุผลทางกฎหมาย คู่สัญญาจะต้องได้รับการแจ้งเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรที่เกี่ยวข้องพร้อมลิงก์ไปยังกฎระเบียบที่ควบคุมปัญหานี้

ข้อตกลง

หากคู่สัญญาเป็นพันธมิตรที่มีมายาวนาน ก็ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะสรุปข้อตกลงสำหรับธุรกรรมหลายรายการ ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องระบุกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ลำดับและขั้นตอนการคำนวณ และความแตกต่างอื่น ๆ อย่างชัดเจน สามารถจัดทำข้อตกลงสำหรับการขายสินค้า การให้บริการ หรือการปฏิบัติงาน เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวว่ากฎหมายแพ่งยังอนุญาตให้มีการสรุปข้อตกลงด้วยวาจาด้วย อย่างไรก็ตามตามกฎแล้วในกิจกรรมทางธุรกิจจะใช้รูปแบบสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ตรวจสอบ

ในเอกสารนี้ ซัพพลายเออร์ระบุจำนวนเงินที่จะโอนไปยังคู่สัญญาสำหรับผลิตภัณฑ์ บริการ หรืองาน เมื่อทำการชำระเงิน จะถือว่าโดยค่าเริ่มต้นว่าบุคคลนั้นยินยอมในการทำธุรกรรม

ใบแจ้งหนี้จะต้องประกอบด้วย:

1. ชื่อเอกสาร
2. ชื่อบริการ (สินค้า งาน) ที่ทำการชำระเงิน
3. ราคา.
4. จำนวนเงินทั้งหมด
5. รายละเอียดการชำระเงิน.

ปัจจุบันรายการเอกสารทางบัญชีทั้งหมดมีอยู่ในโปรแกรม 1C ดังนั้นจึงได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

โปรดทราบว่าบัญชีไม่มีมูลค่าพิเศษสำหรับหน่วยงานกำกับดูแล ในนั้นผู้ขายจะกำหนดราคาที่กำหนด จากตำแหน่งนักบัญชี บัญชีเป็นเอกสารหลักที่สำคัญที่สุดโดยพิจารณาจากรายการบัญชีที่เกิดขึ้น

ใบแจ้งหนี้คือใบแจ้งหนี้ประเภทหนึ่ง เอกสารนี้มีบรรทัดพิเศษสำหรับระบุจำนวน VAT

เอกสารการชำระเงิน

คุณสามารถยืนยันข้อเท็จจริงของการชำระเงินได้ด้วยใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน การชำระเงินเป็นการยืนยันข้อเท็จจริงของการชำระค่าส่งสินค้า บริการ หรือการทำงาน เลือกประเภทเอกสารเฉพาะขึ้นอยู่กับวิธีการชำระเงิน: เงินสดหรือโอนเงินผ่านธนาคาร

เอกสารการชำระเงินที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอย่างหนึ่งคือคำสั่งจ่ายเงิน เป็นคำสั่งจากเจ้าของบัญชีให้ธนาคารโอนเงินไปยังบัญชีที่ระบุ สามารถใช้เอกสารในการชำระค่าบริการ, สินค้า, ชำระล่วงหน้า, ชำระคืนเงินกู้ ฯลฯ

ในกรณีที่บริจาคเงินให้กรอกช่อง 22 “รหัส” ในใบสั่งการชำระเงิน UIN (ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน) จะถูกระบุในคอลัมน์นี้ ด้วยเหตุนี้หน่วยงานทางการคลังจึงจดจำผู้ชำระเงินได้

ช่อง "รหัส" ในใบสั่งการชำระเงินสามารถกรอกให้แตกต่างออกไปได้ ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนต่องบประมาณอย่างไร: โดยสมัครใจหรือตามคำร้องขอของหน่วยงานกำกับดูแล

ใบส่งสินค้า

แบบฟอร์ม TTN ออกโดยผู้จัดส่ง เป็นพื้นฐานในการขนถ่ายสินค้าไปยังผู้รับ เอกสารถูกวาดขึ้นเป็น 4 สำเนา ตามข้อมูลของ TTN ผู้ขายจะเป็นผู้รับผิดชอบการขาย และผู้ซื้อจะเป็นผู้รับผิดชอบในการส่งมอบสินค้า

โปรดทราบว่า TTN จะถูกร่างขึ้นเมื่อขนส่งสินค้าโดยใช้ทรัพยากรของบริษัท หากการขนส่งดำเนินการโดยบริษัทบุคคลที่สาม จะมีการออกแบบฟอร์ม 1-T

จุดสำคัญอีกประการหนึ่ง: ข้อมูลใน TTN จะต้องตรงกับข้อมูลในใบแจ้งหนี้

ใบรับรองการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นระหว่างลูกค้าและซัพพลายเออร์ การกระทำนี้เป็นการยืนยันความสมบูรณ์ของงานและการให้บริการตามต้นทุนที่ตกลงกันภายในกรอบเวลาที่กำหนดโดยข้อตกลง พูดง่ายๆ ก็คือนี่คือรายงานของนักแสดงต่อลูกค้า

ปัจจุบันยังไม่ได้รับการอนุมัติรูปแบบรวมของพระราชบัญญัติ องค์กรมีสิทธิในการพัฒนาแบบฟอร์มอย่างอิสระและรวมไว้ในนโยบายการบัญชีของตน

รายละเอียดหลักของพระราชบัญญัติคือ:

1. หมายเลขและวันที่ลงทะเบียนในเอกสารทางบัญชี
2. วันที่รวบรวม.
3. รายละเอียดของข้อตกลงตามที่ร่างพระราชบัญญัติขึ้น
4. ระยะเวลา ปริมาณ ต้นทุนงาน
5. รายละเอียดบัญชีที่จะชำระเงิน
6. ชื่อลูกค้าและผู้รับเหมา
7. ลายเซ็นของคู่สัญญาในการทำธุรกรรม

การกระทำนี้จะถูกร่างขึ้นเป็นสองชุดเสมอ

แบบฟอร์ม M-15

ตัวย่อนี้ใช้เพื่อแสดงถึงใบแจ้งหนี้สำหรับการนำวัสดุออกทางด้านข้าง ควรสังเกตว่าเอกสารนี้ไม่บังคับ แต่มักใช้โดยองค์กรต่างๆ

ใบแจ้งหนี้สำหรับการปล่อยวัสดุให้กับบุคคลที่สามจะออกเมื่อจำเป็นต้องโอนสิ่งของมีค่าจากสำนักงานใหญ่ (สำนักงานใหญ่) ไปยังแผนกที่อยู่ห่างไกลหรือบริษัทอื่น ๆ (ขึ้นอยู่กับข้อตกลงพิเศษ)

กฎการลงทะเบียนฉ เอ็ม-15

ส่วนแรกของรายงานประกอบด้วยตัวเลขตามผังเอกสารขององค์กร คุณควรระบุชื่อเต็มของบริษัทและ OKPO ที่นี่

ตารางแรกแสดงถึงวันที่รวบรวมเอกสาร รหัสธุรกรรม (หากใช้ระบบที่เหมาะสม) ชื่อของหน่วยโครงสร้าง และสาขากิจกรรมขององค์กรที่ออกใบแจ้งหนี้

ในทำนองเดียวกัน จะมีการระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับและผู้รับผิดชอบในการจัดส่ง ต่อไปนี้เป็นลิงค์ไปยังเอกสารตามที่ออกใบแจ้งหนี้ นี่อาจเป็นข้อตกลง คำสั่ง ฯลฯ

ในตารางหลัก คอลัมน์ 1 และ 2 ระบุบัญชีย่อยการบัญชีและรหัสบัญชีเชิงวิเคราะห์สำหรับวัสดุทั้งหมดที่ต้องตัดจำหน่าย

• ชื่อของวัสดุที่บ่งบอกถึงลักษณะเฉพาะ ยี่ห้อ ขนาด เกรด
• หมายเลขรายการ (หากไม่มีแสดงว่าไม่ได้กรอกเซลล์)
• รหัสหน่วย
• ชื่อของหน่วยวัด
• ปริมาณสินค้าที่โอน
• ข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุจริงที่ปล่อยออกจากคลังสินค้า (เจ้าของร้านกรอก)
• ต้นทุนรวมของวัสดุ
• ราคาไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่จัดสรร
• ต้นทุนทั้งหมดรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
• จำนวนสินค้าคงคลังของวัสดุ
• หมายเลขหนังสือเดินทาง (ถ้ามี);
• เลขที่จดแจ้งตามบัตรทะเบียน

ใบแจ้งหนี้ลงนามโดยนักบัญชี พนักงานที่รับผิดชอบในการปล่อยของมีค่าออกจากคลังสินค้า และผู้รับ

รายงานล่วงหน้าใน "1C"

การสร้างเอกสารการรายงานเป็นหนึ่งในกิจกรรมทั่วไปของนักบัญชี การชำระเงินจำนวนมากด้วยเงินสดจะมีการบันทึกไว้ในเอกสารล่วงหน้า ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายในการเดินทาง การซื้อธุรกิจ ฯลฯ

บ่อยครั้งที่พนักงานของบริษัทได้รับเงินจากเครื่องบันทึกเงินสดเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ หลังจากซื้อของมีค่าที่จำเป็น (เช่น เครื่องเขียน) พนักงานจะรายงานและจัดเตรียมเอกสารประกอบให้กับแผนกบัญชี

ในทางกลับกันนักบัญชีจะต้องบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ในระบบบัญชี คุณสามารถเปิด "รายงานล่วงหน้า" ใน "1C" ในส่วน "ธนาคารและโต๊ะเงินสด" ส่วนย่อย "โต๊ะเงินสด" ป้อนเอกสารใหม่โดยใช้ปุ่ม "สร้าง"

ที่ด้านบนของแบบฟอร์มระบุ:

1. ชื่อขององค์กร
2. คลังสินค้าที่สิ่งของมีค่าที่ได้รับใหม่จะถูกรวมเป็นทุน
3. พนักงานรายงานยอดเงินที่ได้รับตามรายงาน

เอกสารประกอบด้วยบุ๊กมาร์ก 5 อัน ในส่วน "เงินทดรอง" คุณควรเลือกเอกสารที่ออกเงินทุน:

1. เอกสารเงิน.
2. ใบสั่งเงินสดค่าใช้จ่าย
3. การหักเงินจากบัญชี

หากซื้อสินค้าด้วยกองทุนที่ออก สินค้าเหล่านั้นจะแสดงบนแท็บที่มีชื่อเดียวกัน ในส่วน "คอนเทนเนอร์" ให้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับคอนเทนเนอร์ที่ส่งคืนได้ (เช่น ขวดน้ำ) แท็บ "การชำระเงิน" จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับเงินสดที่จ่ายให้กับซัพพลายเออร์เพื่อซื้อสิ่งของหรือออกให้กับการส่งมอบที่กำลังจะมาถึง

ในส่วน "อื่นๆ" จะระบุข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทาง: ค่าใช้จ่ายรายวัน ค่าน้ำมัน ตั๋ว ฯลฯ

แบบฟอร์ม "สากล"

ในรายการเอกสารทางบัญชีหลักมีกระดาษหนึ่งฉบับที่สามารถใช้ได้ในสถานการณ์ต่างๆ ใช้ในการจัดทำทั้งการรายงานทางบัญชีและภาษี เรากำลังพูดถึงเอกสารทางบัญชี จำเป็นต้องมีแบบฟอร์มหากจำเป็นต้องแก้ไขข้อผิดพลาด นอกจากนี้ เอกสารยังจำเป็นเมื่อทำธุรกรรมที่ต้องมีคำอธิบาย การสะท้อนการคำนวณ การยืนยันธุรกรรม หากเอกสารอื่นหายไป

แตกต่างกันนิดหน่อย

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวว่าองค์กรมีสิทธิ์ที่จะยืนยันการทำธุรกรรมที่ไม่ต้องการการดำเนินการตามแบบฟอร์มมาตรฐาน (มาตรฐานแบบรวม) ไม่ใช่ด้วยความช่วยเหลือของใบรับรอง แต่ผ่านเอกสารทางบัญชีหลักที่พัฒนาขึ้นโดยอิสระ อย่างไรก็ตาม รายชื่อดังกล่าวจะต้องประดิษฐานอยู่ในนโยบายทางการเงินของบริษัท

กฎเกณฑ์ในการจัดทำใบรับรอง

เอกสารนี้ยังไม่ได้รับการอนุมัติแบบฟอร์มเดียว ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญสามารถเขียนในรูปแบบอิสระหรือใช้เทมเพลตที่พัฒนาขึ้นในองค์กร ในบรรดาข้อมูลบังคับที่ต้องมีใบรับรองควรสังเกตสิ่งต่อไปนี้:

1. ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร
2. วันที่และเหตุผลในการรวบรวม
3. เอกสารทางบัญชีหลักและทะเบียนการบัญชีซึ่งแนบใบรับรอง
4. ลายเซ็นของพนักงานที่รับผิดชอบ

คุณสามารถเขียนลงในกระดาษ A4 สีขาวธรรมดาหรือบนหัวจดหมายของบริษัทได้

เมื่อทำการคอมไพล์คุณต้องระมัดระวังอย่างมากเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ยิ่งใบรับรองมีรายละเอียดมากเท่าไร ผู้ตรวจสอบก็จะมีคำถามเพิ่มเติมน้อยลงเท่านั้น

แน่นอนว่าเอกสารจะต้องมีเฉพาะข้อมูลที่เชื่อถือได้เท่านั้น หากมีการระบุข้อผิดพลาดระหว่างการเขียนขอแนะนำให้จัดทำใบรับรองอีกครั้ง

คุณสมบัติการจัดเก็บ

ทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับเอกสารการบัญชีหลักจะต้องเก็บไว้ที่องค์กรเป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี การคำนวณงวดนี้เริ่มต้นจากวันที่สิ้นสุดของรอบระยะเวลารายงานที่มีการออกเอกสาร

นอกจากนี้

แบบฟอร์มหลักสามารถออกในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบัน องค์กรต่างๆ หันมาให้ความสำคัญกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเรื่อยๆ สิ่งนี้เป็นสิ่งที่เข้าใจได้: ใช้เวลาน้อยกว่ามากในการกรอกและส่งเอกสาร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นดิจิทัล (ปรับปรุงหรือปกติ - ตามที่ตกลงกันระหว่างคู่สัญญา)

ความรับผิดชอบ

เอกสารหลักเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กร ในกรณีที่ไม่มีการดำเนินการดังกล่าว บริษัทจะถูกคว่ำบาตรร้ายแรงจากหน่วยงานกำกับดูแล จะมีการเรียกเก็บค่าปรับหากมีการระบุข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเอกสารหลัก

การละเมิดกฎระเบียบนำมาซึ่งการลงโทษไม่เพียง แต่ภายใต้ประมวลกฎหมายภาษีเท่านั้น แต่ยังอยู่ภายใต้ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองด้วย หากมีเหตุ ผู้กระทำความผิดอาจถูกดำเนินคดีทางอาญาด้วย

บทสรุป

สามารถใช้เอกสารที่หลากหลายในการทำงานขององค์กรได้ ยิ่งไปกว่านั้น บางส่วนอาจมีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว และบางส่วนอาจได้รับการพัฒนาอย่างอิสระโดยบริษัท อย่างไรก็ตาม จะต้องแสดงรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในเอกสารโดยไม่คำนึงถึงสิ่งนี้

องค์กรบางแห่งฝึกการใช้เอกสารแบบรวม เรากำลังพูดถึงรูปแบบรวมที่เสริมตามกิจกรรมเฉพาะขององค์กร

สิ่งสำคัญคือต้องสะท้อนถึงประเภทของเอกสารหลักที่เลือกในนโยบายการบัญชีขององค์กร ในระหว่างดำเนินกิจกรรมของบริษัท ความต้องการเอกสารใหม่อาจเกิดขึ้น หากได้รับการพัฒนาโดยองค์กรก็ควรกล่าวถึงในนโยบายการบัญชี

โปรดทราบว่าคู่สัญญายังสามารถพัฒนาเอกสารบางรูปแบบได้อย่างอิสระ นโยบายทางการเงินจะต้องระบุว่าบริษัทรับเอกสารดังกล่าวจากคู่สัญญา

ในการบันทึกธุรกรรมจำนวนมาก องค์กรไม่สามารถใช้เอกสารหลักในรูปแบบรวม อย่างไรก็ตาม หากเรากำลังพูดถึงธุรกรรมเงินสด ธุรกรรมเหล่านั้นจะดำเนินการโดยคำสั่งที่ได้รับอนุมัติและเอกสารการชำระเงินอื่น ๆ เท่านั้น

ข้อกำหนดที่มีอยู่ในกฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี" ระบุว่าข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจทุกประการต้องได้รับการลงทะเบียนในเอกสารทางบัญชีหลัก สิ่งที่ถือเป็น "เอกสารหลัก" วิธีการจัดทำและใครใน บริษัท ควรได้รับความไว้วางใจให้รับผิดชอบในการเตรียมเอกสารเราจะพิจารณาในบทความ

เอกสารหลักคืออะไรและรวบรวมเพื่อจุดประสงค์อะไร?

เอกสารหลักคือเอกสารที่ยืนยันการดำเนินการธุรกรรมทางธุรกิจ เอกสารจะต้องจัดทำตามลำดับเดียวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

การลงทะเบียนเอกสารหลักในการบัญชีเป็นข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับการรักษาบัญชีธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันข้อกำหนดสำหรับเอกสารหลักแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ดังนั้นตั้งแต่ปี 2556 เป็นต้นไป ภาระผูกพันในการใช้เอกสารทางบัญชีพื้นฐานรูปแบบรวมจึงถูกยกเลิก ขณะนี้ บริษัทต่างๆ มีทางเลือกในการใช้เอกสารที่รัฐพัฒนาขึ้นแล้วในกิจกรรมของตน หรืออนุมัติโดยอิสระ โดยคำนึงถึงความต้องการขององค์กร อย่างไรก็ตามหากการใช้เอกสารหลักไม่ได้ถูกกำหนดโดย Goskomstat แต่โดยเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ เช่น "ขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสด" แบบฟอร์มเหล่านี้จำเป็นต้องใช้

ไม่สามารถมองข้ามความสำคัญของเอกสารทางบัญชีหลักขององค์กรได้ ข้อผิดพลาดที่ระบุในข้อมูลหลักไม่อนุญาตให้เรากำหนดฐานภาษีที่ถูกต้องซึ่งจำเป็นสำหรับการคำนวณการชำระภาษี เป็นผลให้ไม่เพียงแต่เกิดความเข้าใจผิดกับการตรวจสอบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเหตุที่ต้องรับโทษด้วย

เพื่อให้บริษัทไม่ต้องปกป้องจุดยืนของตนในข้อพิพาทกับหน่วยงานด้านภาษีจำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างเพียงพอกับขั้นตอนการจัดทำเอกสารทางบัญชี

ข้อกำหนดในการจดทะเบียน "หลัก"

ข้อกำหนดหลักสำหรับการลงทะเบียน "หลัก" คือการต้องมีรายละเอียดทั้งหมด

เอกสารทั้งหมดที่อยู่ในอัลบั้ม Unified Documents มีข้อมูลบังคับอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม หากบริษัทใช้แบบฟอร์มตัวอย่างของตนเอง จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเปิดเผย

โดยส่วนใหญ่ เอกสารหลักแต่ละฉบับประกอบด้วยสามส่วน:

• ส่วนหัว;
• ส่วนหลัก;
• ส่วนการออกแบบ

ส่วนหัวมีวัตถุประสงค์เพื่อสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่จัดทำขึ้นองค์กรที่ออกและคู่สัญญา ได้แก่:

• ชื่อของเอกสารหลัก
• รหัสของแบบฟอร์มนี้เป็นไปตามตัวแยกประเภท OKUD ในทางปฏิบัติ ฟิลด์นี้มักจะเว้นว่างไว้เนื่องจากไม่มีการลงโทษจากหน่วยงานด้านภาษี
• วันที่บรรลุข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจ
• ชื่อองค์กรที่รวบรวมเอกสาร
• รหัสองค์กรตามตัวแยกประเภท OKPO
• ชื่อของหน่วยงานที่รับผิดชอบในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ (ระบุถ้ามี)
• ชื่อของหน่วยการวัดตามตัวแยกประเภท OKEI รวมถึงสกุลเงินของธุรกรรมที่ดำเนินการ

ส่วนหลักของเอกสารทางบัญชีหลักสามารถนำเสนอได้ทั้งในรูปแบบตารางและข้อความ องค์ประกอบเอกสารนี้จำเป็นต้องมีข้อมูลรับรองต่อไปนี้จึงจะสะท้อนให้เห็น:

• เนื้อหาโดยละเอียดเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจที่เกิดขึ้น บริษัทจะต้องเขียนประเด็นนี้ในลักษณะที่จะบรรจุข้อมูลที่เป็นประโยชน์จำนวนสูงสุดด้วยจำนวนคำขั้นต่ำ
• รหัสและตัวชี้วัดในแง่การเงินและกายภาพ
• ยอดเงินธุรกรรมและหากมีภาษี จะแสดงเป็นบรรทัดแยกต่างหาก

ขั้นตอนสุดท้ายของการเตรียมเอกสารหลักคือการรวบรวมลายเซ็นของบุคคลที่รับผิดชอบต่อความเป็นจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจ นอกจากชื่อเต็มของพนักงานแล้ว ยังจำเป็นต้องระบุ:

• ตำแหน่งพนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามเอกสารอย่างถูกต้องความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลที่สะท้อนให้เห็น
• ลายเซ็นต้นฉบับของคู่สัญญา
• วันที่จัดเตรียมเอกสารหลัก ตำแหน่งของผู้ดำเนินการจริง ลายเซ็นและชื่อเต็ม ตลอดจนข้อมูลการติดต่อ

ฉันจำเป็นต้องมีตราประทับในเอกสารทางบัญชีหลักหรือไม่?

เมื่อจัดเตรียมเอกสารทางบัญชี มีคำถามมากมายเกิดขึ้นเกี่ยวกับตราประทับ ความสงสัยขององค์กรต่างๆ มีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษหลังจากข้อกำหนดในการบังคับประทับตราถูกยกเลิกในปี 2558

สำหรับรายการเอกสารหลักบางรายการซึ่งจำเป็นต้องมีตราประทับ ในทางปฏิบัติข้อกำหนดนี้ถูกนำมาใช้ในหลายกรณี:

1. เมื่อเอกสารมีอักษร “ม.ป.” ระบุสถานที่ประทับตรา
2. เมื่อข้อกำหนดสำหรับสำนักพิมพ์ถูกกำหนดในระดับกฎหมายของรัสเซีย
3. เมื่อมีการระบุข้อกำหนดสำหรับสำนักพิมพ์ไว้ในเอกสารหลัก

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ควรทราบก็คือ การพิจารณาว่าจำเป็นต้องพิมพ์บนเอกสารหลักที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่ จำเป็นสำหรับบริษัทเหล่านั้นที่ยังคงดำเนินธุรกิจโดยใช้การพิมพ์ต่อไป

ข้อผิดพลาดทั่วไปในเอกสารหลัก

เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าบนพื้นฐานของเอกสารทางบัญชีหลักใน บริษัท จึงมีการสร้างฐานภาษีและคำนวณภาษีหน่วยงานภาษีจะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารอย่างใกล้ชิดและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่แสดงในนั้น ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการเตรียม "หลัก" คือ:

• การใช้แบบฟอร์มที่ไม่ได้รับอนุมัติจากบริษัท เมื่อเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีมาถึงองค์กรที่มีการตรวจสอบ เอกสารแรกที่ขอคือนโยบายการบัญชี อยู่ในนั้นที่ควรบันทึกข้อเท็จจริงของการใช้แบบฟอร์มเอกสารที่พัฒนาขึ้นอย่างอิสระ
• การขาดรายละเอียดการเปิดเผยข้อมูลบังคับในแบบฟอร์ม
• ไม่มีข้อมูลบังคับในเซลล์แบบฟอร์ม
• ข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ระหว่างการคอมไพล์ การละเมิดนี้มักเกิดขึ้นเฉพาะในรูปแบบ "หลัก" ซึ่งไม่ได้กรอกแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ด้วยตนเองเนื่องจากการสร้างเอกสารโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์จะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการคำนวณ
• การแก้ไขเกิดขึ้นในเอกสารเงินสดขัดต่อข้อกำหนดทางกฎหมาย
• ในเซลล์ที่ต้องกรอก แต่ข้อมูลใดหายไปหรือค่าตัวเลขของตัวบ่งชี้เท่ากับศูนย์จะไม่วางเครื่องหมายขีดกลาง
• เอกสารดังกล่าวลงนามโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ในทางปฏิบัติ บริษัทจะต้องมีคำสั่งของผู้จัดการซึ่งกำหนดรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์ลงนามในเอกสารการบัญชีหลักบางฉบับ

ดังนั้นหากบุคคลที่ไม่มีสิทธิดังกล่าวลงนามใน “เอกสารหลัก” จะถือว่าเอกสารดังกล่าวไม่ถูกต้องและไม่มีอำนาจทางกฎหมาย

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารหลัก

ก่อนอื่น เราทราบว่าเป็นไปได้และจำเป็นในการแก้ไขเอกสาร "หลัก" เนื่องจากข้อมูลที่สะท้อนออกมาอย่างไม่น่าเชื่อถือก่อให้เกิดอันตรายต่อบริษัทมากกว่าเอกสารที่มีการแก้ไข อย่างไรก็ตามไม่สามารถแก้ไขเอกสารรูปแบบการบัญชีทั้งหมดได้

ตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับการจัดทำเงินสดหลักและเอกสารธนาคาร ห้ามปรับเปลี่ยนแบบฟอร์มประเภทนี้

สำหรับเอกสารหลักอื่นๆ ทั้งหมด อนุญาตให้มีการแก้ไขได้

ในกรณีนี้จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎง่าย ๆ ที่อนุญาตให้คุณปรับเอกสารโดยไม่กระทบต่อการนำเสนอด้วยภาพ

• บรรทัดล่างลงมาคือ:
• รายการที่ไม่ถูกต้องจะต้องขีดฆ่าออกอย่างระมัดระวัง

กรุณาระบุข้อมูลล่าสุดถัดจากการแก้ไข

เฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเอกสารหลักได้ ดังนั้นการแก้ไขจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของพนักงานผู้รับผิดชอบของบริษัท

ระยะเวลา x การสูญหายของเอกสารหลักในองค์กร

องค์กรมีหน้าที่จัดเก็บเอกสารหลัก แต่สำหรับเอกสารประเภทต่าง ๆ ก็มีการกำหนดระยะเวลาที่แตกต่างกันซึ่งจะต้องเก็บเอกสารที่ครบถ้วนไว้ในบริษัท

อายุการเก็บรักษาขั้นต่ำของ "หลัก" คือห้าปี อย่างไรก็ตาม สำหรับบันทึกบุคลากร ระยะเวลาที่เอกสารต้องคงอยู่ในบริษัทคือ 75 ปี

ในเวลาเดียวกันองค์กรจะต้องจัดให้มีเงื่อนไขที่เหมาะสมสำหรับการจัดเก็บเอกสารตลอดจนป้องกันการแก้ไขแบบฟอร์มโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยทั่วไปแล้ว ควรมอบหมายความรับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสารทางบัญชีหลักให้กับหัวหน้าบริษัท

Documentation ความหมายของเอกสารหลัก

รายละเอียดเอกสารหลัก การรวม และมาตรฐานของเอกสาร

ประเภทของเอกสารทางบัญชี

ขั้นตอนการลงทะเบียน การรับ การตรวจสอบ การประมวลผล และการจัดเก็บเอกสาร

1. องค์กรของการไหลของเอกสาร

เพื่อให้สะท้อนวัตถุทางบัญชีที่สมบูรณ์และต่อเนื่อง สิ่งจำเป็นอันดับแรกคือต้องบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ องค์ประกอบแรกของวิธีการบัญชีคือเอกสารประกอบ เอกสารประกอบ- วิธีการสะท้อนเบื้องต้นของวัตถุทางบัญชีเพื่อให้สามารถติดตามสิ่งเหล่านี้ได้อย่างต่อเนื่องและต่อเนื่อง

ตามข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและการรายงานทางการเงินในสหพันธรัฐรัสเซีย (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 34-n ลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2541) “ ธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดจะต้องได้รับการบันทึกไว้พร้อมเอกสารประกอบ เอกสารเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นเอกสารทางบัญชีหลักตามการบัญชีที่ดำเนินการ”

เอกสารที่แปลจากเอกสารภาษาลาติน แปลว่า หลักฐาน หลักฐาน

เอกสารทางบัญชีหลัก –ใบรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรที่ยืนยันข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจหรือสิทธิ์ในการดำเนินการ

การบัญชีหลัก –นี่เป็นกระบวนการเดียวที่ทำซ้ำๆ เมื่อเวลาผ่านไปในการรวบรวม วัด บันทึก สะสมและจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจ

ความสำคัญของเอกสารการบัญชีหลักในกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจขององค์กร:

เอกสารทำหน้าที่เป็นพื้นฐานและยืนยันความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชี

ใช้สำหรับเป็นแนวทางการปฏิบัติงานและการจัดการ

ตามเอกสารจะมีการตรวจสอบวัตถุทางบัญชี

เอกสารมีความสำคัญทางกฎหมาย ใช้เป็นหลักฐานในการโต้แย้งในชั้นศาล

เอกสารมีค่าควบคุม

1. รายละเอียดเอกสารหลัก การรวม และมาตรฐานของเอกสาร

อุปกรณ์ประกอบฉากแปลจากภาษาละติน requisitum แปลว่า จำเป็น, จำเป็น

รายละเอียด– ตัวบ่งชี้ที่แสดงลักษณะของธุรกรรมทางธุรกิจที่แสดงในเอกสาร

รายละเอียดถือเป็นข้อบังคับและเป็นทางเลือก

ตามวรรค 2 ของข้อ 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี" หมายเลข 402-FZ ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 รายละเอียดบังคับของเอกสารการบัญชีหลักคือ:

1) ชื่อของเอกสาร

2) วันที่จัดทำเอกสาร

3) ชื่อองค์กร

5) ปริมาณของการวัดทางธรรมชาติและ (หรือ) ทางการเงินของความเป็นจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจโดยระบุหน่วยการวัด

6) ชื่อของตำแหน่งของบุคคลที่รับผิดชอบในการบรรลุความเป็นจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจ;

7) ลายเซ็นส่วนตัวของบุคคลที่ระบุซึ่งระบุนามสกุลและชื่อย่อ

รายละเอียดเพิ่มเติมไม่ได้รับการอนุมัติตามกฎหมาย องค์กรจะป้อนข้อมูลเหล่านี้เองตามความประสงค์ในเอกสารทั้งหมด ยกเว้นเอกสารเกี่ยวกับการบัญชีหลักของกองทุน รายละเอียดเพิ่มเติมอาจรวมถึง: ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ขององค์กร นามสกุลของฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการทำธุรกรรม ฯลฯ

ก่อนที่กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับใหม่ "เกี่ยวกับการบัญชี" หมายเลข 402-FZ ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 จะมีผลใช้บังคับ (กฎหมายนี้มีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 1 มกราคม 2013) มีการให้ความสนใจอย่างมากกับการรวมและมาตรฐานของเอกสารการบัญชีหลัก เอกสารได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีหากจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มที่มีอยู่ในอัลบั้มของเอกสารการบัญชีหลักรูปแบบรวม อัลบั้มเหล่านี้ได้รับการพัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐรัสเซีย (ปัจจุบันคือ Rosstat) ตามข้อตกลงกับกระทรวงการคลังของรัสเซีย มีการอนุมัติเอกสารรูปแบบรวมประมาณ 250 รูปแบบ

เอกสารแบบรวมเป็นเอกสารมาตรฐานที่มีไว้สำหรับการลงทะเบียนธุรกรรมที่เป็นเนื้อเดียวกันในองค์กรที่มีรูปแบบการเป็นเจ้าของและความเกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน

นอกจากนี้ กระทรวงสายงานยังได้พัฒนาเอกสารแบบครบวงจรสำหรับองค์กรในอุตสาหกรรมของตน ตัวอย่างเช่น กระทรวงเกษตรของรัสเซียได้พัฒนาเอกสารแบบครบวงจรสำหรับการบันทึกผลิตภัณฑ์ทางการเกษตร สัตว์ ที่ดิน ฯลฯ

การกำหนดมาตรฐานของเอกสารคือการกำหนดขนาดมาตรฐานเดียวกันสำหรับเอกสารมาตรฐาน การดำเนินการนี้ทำเพื่อลดการใช้กระดาษและลดความยุ่งยากในการประมวลผลและจัดเก็บเอกสาร

ด้วยการมีผลใช้บังคับของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี" หมายเลข 402-FZ ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 องค์กรต่างๆ ได้รับการปลดเปลื้องจากภาระผูกพันในการใช้เอกสารแบบครบวงจรที่พัฒนาโดย Goskomstat และกระทรวงสายงาน ตามวรรค 4 ของข้อ 9 ของกฎหมายนี้ รูปแบบของเอกสารหลักได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรตามคำแนะนำของหัวหน้าบัญชี (หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ทำบัญชี) เมื่อพัฒนาแบบฟอร์มเอกสาร นักบัญชีจะต้องใส่รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดและทำให้กระชับ ตามกฎแล้วหัวหน้าฝ่ายบัญชีจะต้องส่งเอกสารในรูปแบบรวมเพื่อขออนุมัติ