Hujjatlarning nusxalarini qanday qilish kerak. Printer yordamida fotokopisini qanday qilish kerak


Hujjatingizga o'zgartirishlar kiritishga qaror qilgan bo'lishingiz mumkin, ammo bu o'zgarishlar abadiy qolishi kerakligiga ishonchingiz komil emas. Asl hujjatni tuzatmaslik uchun uning nusxasini ochishingiz mumkin. Keyinchalik buni qanday qilishni sizga ko'rsatamiz.

Microsoft Word ishga tushadi turli yo'llar bilan. Siz dasturni to'g'ridan-to'g'ri ochishingiz mumkin (Ishga tushirish menyusidan, ish stolida yoki Bosh ekranda) yoki faylni ikki marta bosing. Word hujjati(.docx yoki .doc). Dasturni to'g'ridan-to'g'ri ishga tushirganingizda, Word Start ekrani oynaning chap tomonida oxirgi hujjatlar ro'yxati bilan ochiladi. Agar nusxa sifatida ochmoqchi bo'lgan hujjat ushbu ro'yxatda bo'lsa, uni o'ng tugmasini bosing va kontekst menyusidan tanlang. Nusxasini oching(Nusxasini oching).

Agar oxirgi hujjatlar ro'yxatida siz nusxa sifatida ochmoqchi bo'lgan narsangiz bo'lmasa, havolani bosing Boshqa hujjatlarni oching(Boshqa hujjatlarni oching), u roʻyxat ostida joylashgan.

Oynada Ochiq(Ochish) tugmasini bosing Kompyuter(Kompyuter), agar hujjat kompyuteringizning qattiq diskida saqlangan bo'lsa yoki OneDrive, agar bulutda bo'lsa.

Oynaning o'ng tomonida Ochiq(Ochiq) roʻyxat koʻrsatilgan Oxirgi papkalar(Oxirgi papkalar). Agar hujjatingiz joylashgan papka ushbu ro'yxatda bo'lsa, ustiga bosing. Agar yo'q bo'lsa, tugmani bosing Ko‘rib chiqish(Ko'rib chiqish).

Muloqot oynasida Hujjatni ochish(Ochish) Nusxasini ochmoqchi bo'lgan hujjatni o'z ichiga olgan jildni ko'rib chiqing. Faylni tanlang va tugmaning o'ng tomonidagi pastga o'qni bosing Ochiq(Ochiq). Keyin, ochiladigan menyudan tanlang Nusxa sifatida oching(Nusxa sifatida oching).

Nusxasi asl hujjat saqlanadigan papkada yaratiladi va tahrirlash uchun Word dasturida ochiladi. Nusxa uchun fayl nomi quyidagi rasmda ko'rsatilganidek, prefiks qo'shilgan holda asl hujjatdan olinadi.

Keyinchalik buyruq yordamida ushbu fayl nomini o'zgartirishingiz mumkin Sifatida saqlash Faylni yopgandan so'ng (Boshqa saqlash) yoki Windows Explorer-da.

Agar siz printerda nusxa ko'chirishni o'rganishga qaror qilsangiz, buning uchun hujjatlar yoki fotosuratlarni nusxalashni qo'llab-quvvatlaydigan qurilma sotib olishingiz kerak bo'ladi. Ammo shuni yodda tutingki, nusxa ko'chirishda siz matn yoki rasmlarning sifatini o'zgartira olmaysiz, chunki Ushbu protsedura normal sifat bilan chop etish rejimida amalga oshiriladi. Quyida batafsil ko'rsatmalar printer yoki MFP yordamida haqiqatdan ham samarali va tez nusxa ko'chirishni o'rganishga yordam beradi.

Ko'rsatmalar

    • Shunday qilib, agar siz nusxa ko'chirishga qaror qilsangiz zarur hujjat Agar siz ushbu xususiyatga ega printerdan foydalansangiz, avval kirish tepsisiga oddiy qog'ozni joylashtiring. Keyin, agar siz hali yoqmagan bo'lsangiz, qurilmangizni yoqing.
    • Qurilmaning skaner qopqog'ini ko'taring va kerakli hujjat/fotosuratni joylashtiring old tomoni maxsus oynada.
    • Uni shisha atrofida qo'llaniladigan qo'llanmalar bilan iloji boricha tekislashga harakat qiling.
    • Qopqoqni ehtiyotkorlik bilan yoping va qurilmaning boshqaruv panelida joylashgan qora-oq yoki rangli nusxa ko'chirish uchun javob beradigan tugmani bosing.
    • Nusxalar sonini oshirish uchun ushbu tugmani kerakli nusxalar soniga qarab bir necha marta bosing. Yoki qurilmangizning boshqaruv panelida mavjud bo'lsa, ortiqcha tugmasini bosishingiz mumkin. Bir vaqtning o'zida o'rnatilishi mumkin bo'lgan nusxalar soni printer yoki ko'p funksiyali qurilma modeliga bog'liq, masalan, ba'zi qurilmalarda siz 1-20 nusxani yaratishingiz mumkin;
    • Qog'oz formatini o'zgartirish uchun "QOG'OZ" tugmasini yoki qurilmangizdagi ushbu funksiya uchun mas'ul bo'lgan boshqa tugmani bosing. Keyinchalik, displey chop etish uchun mavjud qog'oz o'lchamlarini ko'rsatadi: oddiy A4 qog'oz, A4 fotosurat qog'ozi yoki 10X15 sm fotosurat qog'ozi, agar siz qog'oz tepsisiga standart A4 o'lchami opsiyasini o'rnatsangiz, lekin "foto qog'oz" qurilma sozlamalarida bo'lsa , keyin nusxa ko'chirish mashinasi foto qog'oz o'lchamida tayyorlanadi.
    • Oxir-oqibat siz natijadan mamnun bo'lasiz.

Esda tutingki, nusxa ko'chirish jarayonida hech qanday holatda qurilma qopqog'ini ochmaslik kerak! IN aks holda ma'lumotlar juda buziladi va siz kerakli natijaga erisha olmaysiz.

Skanerni nusxa ko'chirish mashinasiga aylantirish

Agar sizda skaner va printer bo'lsa va ular yordamida nusxa ko'chirmoqchi bo'lsangiz, buning uchun siz asl hujjatni olishingiz va skanerlashingiz kerak, keyin biz olingan tasvirni qayta ishlaymiz va chop etishga yuboramiz. Albatta, bu tarzda nusxa ko'chirish juda qiyin va zerikarli. Shuning uchun bu jarayonni avtomatlashtirish zarurati tug'ildi. Ushbu muammoni hal qilish uchun mutlaqo bepul foydalaning dasturiy ta'minot KseroLite deb ataladi.

  • Har qanday tematik manbadan yuklab oling bu dastur va uni shaxsiy kompyuteringizga o'rnating.
  • KseroLite-ni ishga tushiring va chap ro'yxatdan sozlamalar elementini tanlang.
  • "Skanerni tanlang" tugmasini bosing va keyin rasm manbasini belgilang.
  • Keyin, "Printerni tanlang" ni oching va chop etish uchun ishlatiladigan qurilmani tanlang. Ammo shu bilan birga u tizimda "sukut bo'yicha" tanlanishi kerak. Buning uchun "Ishga tushirish" menyusidagi "Qurilmalar va printerlar" bo'limiga o'ting, taqdim etilgan ro'yxatni toping kerakli qurilma va ustiga o'ng tugmasini bosing va "standart sifatida foydalanish" tugmasini bosing.
  • Nusxalarni chop etish uchun foydalaniladigan dasturda skanerlashni qo'llab-quvvatlaydigan MFP yoki printerni tanlagandan so'ng rang va sifatni tanlang. Rang uchun "kulrang soyalarni", sifat uchun esa "o'rta" ni tanlash yaxshidir.
  • Yuqoridagi barcha sozlamalarni bajargandan so'ng, "Hujjatlarning fotokopisi" bandiga o'ting va u erda nusxalar sonini ko'rsating. Albatta, skaner qopqog'i ostida siz asl hujjatni o'rnatishingiz kerak, shundan so'ng siz "Hujjatni fotokopi" tugmasini bosishingiz mumkin.

Shunday qilib, siz printer va skanerdan nusxa ko'chirish mashinasini olishingiz mumkin edi. Umuman olganda, printerda nusxa ko'chirish muammosini hal qilish ko'plab yangi boshlanuvchilar uchun birinchi qarashda ko'rinadigan darajada qiyin emas. Asosiysi, sizning qurilmangiz ushbu parametrni qo'llab-quvvatlaydi yoki hech bo'lmaganda maqolaning ikkinchi yarmida aytib o'tilganidek, hujjatlarni kelajakda chop etishga yuborish uchun skanerlash qobiliyatiga ega.

Bugungi kunda hujjat aylanishida o'tish davri mavjud bo'lib, "hujjat" bir xil darajada qog'oz varag'i yoki elektron faylga aylanishi mumkin. Va asl hujjatlardan nusxa ko'chirishning ko'proq usullari bo'lishi mumkin, chunki qog'ozdagi qog'oz hujjatlarning nusxalarini yaratishdan tashqari, ularni qog'ozga ham nusxalash mumkin. elektron fayllar, shuningdek, fayllar ham elektron, ham qog'oz shaklida ko'chirilishi mumkin.

Ko'rsatmalar

  • Agar asl nusxa qog'oz hujjat bo'lsa va uning nusxasi qog'oz shaklida ham olinishi kerak bo'lsa, sizga nusxa ko'chirish mashinasi - "nusxa ko'chirish mashinasi" kerak bo'ladi. Agar siz uyda, ishda yoki do'stlaringiz bilan unga kirish imkoniga ega bo'lmasangiz, nusxa ko'chirish xizmatlarini ko'rsatadigan xususiy kompaniyani toping - masalan, ko'plab fotostudiyalar hujjatlar nusxalarini yaratadilar. Ommaviy hujjatlar bilan bog'liq davlat organlarida siz fotokopisini ham qilishingiz mumkin - bunday xizmatlar taqdim etiladi soliq inspektsiyalari, pasport idoralari, pensiya jamg'armalari va boshqalar.
  • Agar hujjatning asl nusxasi kerak bo'lsa elektron shakl, keyin skanerga qo'shimcha ravishda faylda tasvirni saqlashi mumkin bo'lgan har qanday zamonaviy kameradan foydalanishingiz mumkin. Ushbu ikkita qurilma (skaner va raqamli kamera) hujjatning eng yuqori sifatli elektron nusxasini olish imkonini beradi. Agar faqat hujjatdagi ma'lumotlar muhim bo'lsa va sifati muhim bo'lmasa, siz o'rnatilgan kameradan foydalanishingiz mumkin Mobil telefon yoki noutbuk. Ro'yxatdagi qurilmalardan birortasi yordamida olingan qog'oz hujjatlarning nusxalari bo'lgan fayllar keyinchalik elektron shaklda yoki printer yordamida chop etilishi mumkin.
  • Agar asl hujjat elektron shaklda (faylda) mavjud bo'lsa va uning nusxasi ham fayl bo'lishi kerak bo'lsa, u holda siz nusxasini yaratishingiz mumkin. kompyuter dasturi, kompyuterning operatsion tizimi - fayl menejeri bilan birga o'rnatilgan. Uni Windows operatsion tizimida ishga tushirish uchun WIN va E (ruscha U) tugmachalarini bir vaqtda bosish kifoya. Ochilgan oynada asl hujjatni o'z ichiga olgan faylni topib, sichqonchaning chap tugmasi bilan bir marta bosing, so'ng CTRL + C, so'ngra CTRL + V tugmalar birikmasini bosing. Natijada bir xil nomdagi fayl paydo bo'ladi. va asl hujjat, lekin sarlavha boshida "Nusxa olish" qo'shimchasi bilan.
  • Agar siz elektron hujjatdan qog'oz nusxasini yaratishingiz kerak bo'lsa, buning uchun sizga bosib chiqarish moslamasi - printer kerak bo'ladi. Agar kompyuter bunday qurilmaga ulangan bo'lsa, asl hujjatni uning formatiga mos keladigan muharrirda ochib, CTRL + P tugmalar birikmasini bosing va hujjat chop etishga yuboriladi. Agar printer bo'lmasa, muqobil usuldan foydalanish mumkin, lekin hujjatni kompyuterdan yuborish va uni faks bilan jihozlangan telefonda qabul qilish mumkin. Qog'oz nusxasining sifati muhim bo'lmasa, bu usuldan foydalanish mantiqiy.

    • Hujjatlarning nusxalarini saqlash uchun ularni tayyorlash uchun qanday talablarga rioya qilish kerak? yuridik kuch.

    Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

    Nima uchun sizga hujjatlar nusxalari kerak bo'lishi mumkin

    Xodim ish joyiga unga tegishli ma'lumotnomalar va hujjatlar nusxalarini taqdim etishni so'rab murojaat qilish huquqiga ega. mehnat faoliyati. Ushbu turdagi xodimlar hujjatlari maxfiy ma'lumotlarga taalluqli emas. Shuning uchun, u yoki bu tarzda amalga oshirish bilan bog'liq bo'lgan har qanday hujjat uchun mehnat majburiyatlari ushbu xodimning, rasmiy yoki tushunchasi tijorat siri amal qilmaydi. Bu qoidalar bilan tasdiqlangan Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi. IN xat No PG/9518-6-1 2012 yil 20 dekabrda Rostrud mutaxassislari shunga o'xshash fikrni bildiradilar.

    Bir nechta turlari mavjud hujjatlar nusxalari:

    • nusxa ko'chirish- mazmuni (ba'zi hollarda dizayni bo'yicha) asl nusxaga mutlaqo o'xshash hujjat;
    • ekstrakti- hujjatning faqat so'rov muallifiga bevosita tegishli bo'lgan qismining nusxasi. Boshqa xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari to'g'risidagi ma'lumotlarni, shuningdek mulkiy yoki maxfiy deb tasniflangan boshqa ma'lumotlarni istisno qilish zarur bo'lganda beriladi;
    • dublikat- u asl hujjat bilan bir xil shaklda tuzilgan, tegishli belgiga ("Dublikat") ega va xuddi shunday yuridik ahamiyatga ega. asl hujjat;
    • nusxadan nusxa ko'chirish- bu tur asl nusxa qaytarib bo'lmaydigan darajada yo'qolgan, ammo nusxasi qolgan hollarda amalga oshiriladi.

    Xodimlar tomonidan talab qilingan hujjatlarning nusxalari, masalan, taqdim etish uchun talab qilinishi mumkin kredit tashkiloti, V sud tizimi, pensiya jamg'armasi, ular yarim kunlik ishlaydigan korxona, viza uchun elchixonaga, shuningdek, boshqa bo'limlarga.

    Hujjatlarning nusxalari va arxiv ma'lumotnomalari uchun so'rovlar qanday ko'rib chiqilishi haqida ko'proq bilib oling .

    Hujjatlarning nusxalarini qanday talab qilish kerak

    Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 89-moddasiga binoan, xodim hujjatlarni yoki ularning nusxalarini olish uchun o'z so'rovini taqdim etishi shart. yozma ravishda. Ariza yozilishi mumkin erkin shakl.

    Arizaning mazmuniga alohida talablar qo'yiladi. Hujjatlarning nusxalarini so'rashda siz quyidagilarni ko'rsatishingiz kerak:

    1. ariza yuborilgan korxonaning nomi (to'liq);
    2. so'rovning mazmuni va maqsadi;
    3. arizachining pasport ma'lumotlari - uning to'liq familiyasi, ismi va otasining ismi (shu jumladan qizning ismi), pochta manzili, aloqa raqamlari;
    4. so'rov sanasi va arizachining shaxsiy imzosi transkript bilan.

    E'tibor bering: xodim qanday maqsadda hujjatlar nusxalari kerakligini ko'rsatishi shart emas.

    Hujjatlarning nusxalari qachon va qanday beriladi?

    Ish beruvchi, agar u allaqachon bo'lsa ham, xodimning iltimosiga javob berishi kerak kompaniyada ishlamaydi. Qabul qilinganidan keyin uch ish kuni ichida yozma ariza, xodimga u so'ragan hujjatlarning nusxalari berilishi kerak. Shu bilan birga, ish beruvchi xodim uchun zarur bo'lgan barcha sertifikatlar va hujjatlarning nusxalarini bepul tayyorlashi va berishi shart. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi.

    Hujjatlarning nusxalari pochta orqali ham olinishi mumkin. Buning uchun xodim hujjatlar nusxalarini berish uchun ariza yozayotganda, so'rovda ko'rsatilgan hujjatlar u ko'rsatgan manzilga yuborilishi kerakligini ko'rsatishi kerak. pochta orqali yuborish.

    Hujjatlarning nusxalarini qanday qilish kerak

    Hujjatning nusxasi asl nusxasi aniq belgilanishi mumkin bo'lgan tarzda formatlanishi kerak. Shuning uchun u nafaqat asl nusxadagi ma'lumotlarni, balki uning dizaynining tashqi belgilarini ham takrorlaydi. Nusxalarni yaratish uchun, qoida tariqasida, quyidagilar qo'llaniladi: texnik vositalar skaner yoki nusxa ko'chirish mashinasi kabi.

    Bunda hujjatlar nusxalari yuridik ahamiyatiga ko‘ra dastlabki hujjatlarga o‘xshash bo‘lishi kerak. Shuning uchun hujjatlar nusxalariga alohida talablar qo'yiladi, ularga muvofiqligi asl nusxaning fotokopisi yoki elektron tasvirining yuridik kuchini tasdiqlaydi.

    Nusxa yuridik ahamiyatga ega hujjat hisoblanishi uchun u belgilangan tartibda tasdiqlanishi kerak. Buning uchun hujjat nusxasida quyidagi majburiy rekvizitlar to'ldirilishi kerak:

    1. sertifikat yozuvi "To'g'ri" ("Nusxa rost");
    2. nusxasini tasdiqlagan mas'ul shaxsning lavozimi;
    3. uning shaxsiy imzosi;
    4. imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya);
    5. sertifikatlash sanasi.

    Belgilangan hujjatlar nusxalarini tayyorlash talablariga muvofiq 3.26-band GOST R 6.30-2003, nusxani imzolagan mas'ul shaxsning imzosi, shuningdek, nusxalarni tasdiqlash uchun mo'ljallangan korxonaning maxsus muhri bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak. Odatda, bu maqsadda kadrlar bo'limi muhri qo'llaniladi.

    Elektron yuborish uchun hujjatlar nusxalarini qanday qilish kerak

    Nusxa ko'chirish texnologiyasidan foydalanish nafaqat har qanday hujjatning aniq nusxasini yaratish, balki unga har qanday tuzatishlar kiritish imkonini beradi. Misol uchun, hujjatning rasmiga imzo qo'yilishi mumkin, shuning uchun hujjat nusxasini faqat qimmat sud-tibbiy ekspertizadan o'tkazish orqali qalbakilikni aniqlash mumkin. Buni maxsus berilgan hujjatlardan foydalangan holda elektron shaklda tayyorlangan hujjatlar nusxalarini tasdiqlash orqali oldini olish mumkin. alohida elektron imzolar.

    Hujjatlarning nusxalarini yaratish va yuborish zarur bo'lganda elektron pochta, ular oddiy sertifikatlangan bo'lishi kerak elektron imzo ish beruvchi.

    Bundan tashqari, hujjatlar nusxalarini taqdim etishning ushbu formatiga faqat ikkala tomonning - ariza beruvchining ham, ish beruvchining ham roziligi bilan yo'l qo'yiladi (2011 yil 6 apreldagi 63-FZ-son Qonunining 6, 9-moddalari). Buni hisobga olgan holda, ish beruvchi majburiy emas, lekin hujjatning nusxasini elektron shaklda, uni elektron imzosi bilan tasdiqlashi mumkin.

    Xodimga hujjatlar nusxalarini berishni rad etish mumkinmi?

    Ish beruvchi so'rovni e'tiborsiz qoldirishga yoki xodimning mehnat faoliyati to'g'risida ma'lumot berishni rad etishga haqli emas.

    Ammo hujjatlarning so'ralgan nusxalarida boshqa xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari mavjud bo'lganda yoki so'ralgan formatda ma'lumotlarni taqdim etishning iloji bo'lmaganda vaziyat yuzaga kelishi mumkin. Bunday holda, ma'lumot taqdim etilishi kerak sertifikat shaklida yoki ekstraktlar kerakli hujjatdan. Ushbu yondashuvning qonuniyligi sud jarayonlari bilan tasdiqlangan.

    Xodim keyingi ta'tilda bo'lgan holatlar mavjud ishdan bo'shatish va to'liq to'lovni olgandan so'ng, korxonaga unga allaqachon berilgan hujjatlarning nusxalari, masalan, mehnat daftarchasi uchun so'rov yuboradi. Ga binoan mehnat qonunchiligi, u ushbu hujjatni ta'til oldidan oxirgi ish kunida olishi kerak. Xuddi o'sha payt mehnat munosabatlari xodim va ish beruvchi o'rtasidagi munosabatlar hali ham davom etmoqda va faqat xodimning ta'tilining oxirgi kunida tugaydi.

    Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksiga muvofiq, ish beruvchi faqat o'z qaramog'ida bo'lgan hujjatlarning nusxalarini berishi mumkin. IN Ushbu holatda, ish kitobi allaqachon xodimning qo'lida va ish beruvchi uni faqat ishga qayta tiklangan taqdirda qabul qilishi mumkin ( Art. 65 Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi). Ma'lum bo'lishicha, ish beruvchi hali ham u bilan mehnat munosabatlarida bo'lsa-da, xodimni rad etishga rasmiy huquqqa ega.

    Shu sababli, xodim hujjatlarning nusxalarini rasmiylashtirishi va notarial tasdiqlashi yoki oddiy nusxasini rasmiylashtirishi va kerak bo'lganda uni asl nusxasi bilan bir vaqtda taqdim etishi kerak.