Ilova. Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar faoliyati jarayonida shakllantiriladigan, saqlash muddatlari ko‘rsatilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro‘yxati.

Mehnat kodeksi RF, maqolalar, 230.1
, bu ma'lum hujjatlarni normativ hujjatlarda belgilangan muddatlarda saqlashga majbur qiladi.
(keyingi o'rinlarda Ro'yxat deb yuritiladi), bu barcha tashkilotlarning hujjatlarni, shu jumladan buxgalteriya hisobi, soliq va kadrlar hisobini saqlash muddati bo'yicha majburiyatlarini belgilaydi.
Rosarxiv Kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan "Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari" (uslubiy va informatsion xarakterga ega).

Qoidalar maslahat xarakteriga ega ekanligini unutmang.

Siz e'tibor berishingiz kerak so'nggi o'zgarishlar 2016 yil mart oyida 125-FZ-sonli Qonunning 22.1-moddasiga kiritilgan federal qonun hujjatlarida tashkilotdagi fayllar nomenklaturasi uchun yangi saqlash muddatlarini belgilaydi - xususan, 75 yil o'rniga 2003 yildan keyin yaratilgan xodimlar uchun buyurtmalar uchun; ko'rsatilgan yangi atama- 50 yoshda.

Ushbu o'zgarishlar bilan bog'liq yuzaga kelgan ziddiyatga e'tibor qaratish lozim. San'atga muvofiq. Yuqoridagi Qonunning 3-moddasida xodimlar to'g'risidagi mutlaqo barcha ma'lumotlar aks ettirilgan arxiv hujjatlariga tegishlidir mehnat munosabatlari xodim ish beruvchi bilan. Biroq, 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Ro'yxatga yangi o'zgartirishlar kiritilmagan. Shu munosabat bilan kelishmovchiliklar yuzaga keldi. Ba'zi ekspertlarning fikriga ko'ra, saqlash muddati faqat 75 yil saqlash muddati belgilangan ishlar nomenklaturasi bo'yicha hujjatlar uchun 75 dan 50 ga o'zgaradi. Boshqalarga ko'ra, yangi muddatlar butun arxivga tegishli.

Saqlash qoidalari

Xodimlar hisobini yuritish va ma'lumotlarni saqlash uchun mas'ul bo'lgan xodim tashkilot rahbarining buyrug'i bilan tayinlanadi. funktsional majburiyatlar ish tavsifida qayd etilgan.

Kadrlar to'g'risidagi ma'lumotlar tasdiqlangan ma'lumotlarga muvofiq fayllarga tuziladi.

Ishlarni shakllantirish deganda bajarilgan hujjatlarni ishlar nomenklaturasiga muvofiq ishlarga (papkalarga) guruhlash tushunilishi kerak.

Quyida ishlarni shakllantirish tartibi keltirilgan

1. Ishning muqovasida quyidagi ma'lumotlar ko'rsatilishi kerak:

tashkilot nomi (to'liq)
tarkibiy bo'linmaning nomi (to'liq)
ish raqami (nomenklatura bo'yicha)
ish sarlavhasi
nomenklatura bo'yicha hujjatlarning saqlash muddati

2. Faylga quyidagilar kiritilgan:

faqat to'ldirilgan va bajarilgan hujjatlar
bir nechta istisnolardan tashqari, bitta asl nusxa
xuddi shu kalendar yilida nashr etilgan

Fayl ichida hujjatlar raqamlar va sanalar bo'yicha topshiriladi, agar hujjat 250 varaqdan yoki hajmdan (4 sm) oshsa, hujjat jildlarga bo'linadi. IN yirik tashkilotlar nashr etilgan katta raqam buyruqlar, qoida tariqasida, ular turli hollarda beriladi (masalan, ota-ona ta'tilini berish to'g'risidagi buyruqlar, ish haqisiz ta'til berish to'g'risidagi buyruqlar va boshqalar).

Yaroqlilik muddati

Hujjatlarni saqlash muddatlari jadvalda ko'rsatilgan.

Saqlash muddati	Ism
	ishga qabul qilinmagan shaxslar to'g'risidagi ma'lumotlar
	dam olish jadvallari
	tasdiqlovchi maʼlumotlar mehnat faoliyati va xodimlar tajribasi
	mehnat intizomi bo'yicha yozuvlar
	aktlar, qoidalar, xavfsizlik hisobotlari
	mehnat sharoitlari va xavfsizligini yaxshilash bo'yicha ekstraktlar
	xavfsizlik choralari va unga muvofiqligi to'g'risidagi hujjatlar
	ish safari hujjatlari
50 yil (egasining talabiga qadar)	shaxsiy ma'lumotlar, asl nusxalar (sertifikatlar, diplomlar, ish kitoblari, sertifikatlar va boshqalar)
	xodimlarning xususiyatlari va shaxsiy kartalari
	mehnat shartnomalari
Doimiy	jamoaviy bitimlar
Doimiy	menejerlarning shaxsiy fayllari

Tashkilotlar faoliyatining batafsil yo'nalishlari 12 bo'limdan iborat Ro'yxatda keltirilgan. Quyidagilar bevosita kadrlar xizmatiga tegishli: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Quyida biz taxminiy ro'yxat bilan jadvalni ko'rib chiqamiz kadrlar hujjatlari.

Doimiy saqlash muddati
Shaxsiy ma'lumotlarni himoya qilish to'g'risidagi bayonot


Sertifikatlashtirish to'g'risidagi nizom
Kadrlar tayyorlash tizimi to'g'risidagi nizom
Asosiy faoliyat bo'yicha buyurtmalar
Uzoq muddatli saqlash
Qabul qilish, o'tkazish, ishdan bo'shatish, to'lovsiz ta'til to'g'risidagi buyruqlar
Jurnallar, qabul qilish, o'tkazish, ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlarni ro'yxatga olish kitoblari
Mehnat shartnomalari, ular bilan shartnomalar
		yangilari bilan almashtirishdan oldin
Kasblar ro'yxati		ehtiyoj o'tib ketguncha

Doimiy muddatga ega hujjatlar tijorat tashkilotlarida ular tugatilgunga qadar saqlanadi. Ammo davlat va munitsipal tashkilotlarda hujjatlar arxivga topshirish uchun belgilangan tartibda to'ldiriladi.

Kadrlar xizmatida fayllarni saqlash muddatlarini belgilashda ekspert komissiyasining alohida rolini hisobga olish kerak. 1-diagrammada yuqoridagi organ tomonidan hal qilingan vazifalarni ko'rishingiz mumkin.

Bunday komissiyaning ishi to'g'risidagi nizom, qoida tariqasida, Federal arxivning 1995 yil 19 yanvardagi 2-sonli «Muassasa doimiy ekspert komissiyasi to'g'risidagi taxminiy nizomni tasdiqlash to'g'risida»gi buyrug'i asosida ishlab chiqilgan. tashkilot, korxona”.

Ishlar ro'yxatining 4-ustunida muddatlarni belgilashda quyidagi belgi qo'yiladi:

protokol (EK) bo'yicha, agar yo'q bo'lsa - tashkilot rahbarining buyrug'i;
"ehtiyoj tugamaguncha" yoki "yangilariga almashtirilgunga qadar", ya'ni. Saqlash muddati tashkilot tomonidan mustaqil ravishda belgilanadi (kamida 1 yil).

Ishlar nomenklaturasi bo'yicha hujjatlarni saqlash muddati keyingi kalendar yilning 1 yanvaridan boshlanadi. Yaroqlilik muddati o'tgan holatlar yo'q qilish uchun tayyorlanadi.

Ro'yxatlarda yoki qoidalarda ko'rsatilgan saqlash muddatlarini qisqartirishga yo'l qo'yib bo'lmaydi. Agar ikkita qoidada bir xil turdagi ma'lumotlar uchun turli xil saqlash muddatlari belgilansa, uzoqroq muddatni tanlash yaxshidir.

Ma'muriy javobgarlik

San'atda. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksining 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7-bandlarida hujjatlarni saqlash bilan bog'liq huquqbuzarliklar uchun - ogohlantirish, jarima yoki diskvalifikatsiya shaklida turli xil ma'muriy va fuqarolik javobgarligi nazarda tutilgan.

Sud amaliyoti

Haqida holatlar ma'muriy huquqbuzarliklar arxiv qonunchiligi sohasida ko'rib chiqiladi fuqarolik protsessi. Bugungi kunda nazorat asosan mavjud qonunbuzarliklarni aniqlashga qaratilgan. Inspektorlar Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 2007 yilgi saqlashni tashkil etish qoidalariga amal qiladilar: shunga qaramay normativ akt biroz eskirgan, yangisi ishlab chiqilmagan.

Hozirgi vaqtda San'atga muvofiq eng kam jarimalar qo'llaniladi. 13.20, lekin bundan xursand bo'lmaslik kerak, chunki ular asosan davlat va shahar arxivlariga tegishli. Ammo tijorat tashkilotlariga nisbatan, Art. 13.25, unda jarimalar ancha yuqori va 300 000 rublgacha bo'lgan miqdorga etadi.

Qonunga ko'ra Rossiya Federatsiyasi, tijorat tashkilotlari, shu qatorda; shu bilan birga davlat organlari xavfsizligini ta'minlashi kerak arxiv hujjatlari. Bu, ayniqsa, ko'pincha tasdiqlash uchun zarur bo'lgan kadrlar hujjatlari uchun to'g'ri keladi ijtimoiy huquqlar fuqarolar.

Ta'rifni ta'minlaydigan qat'iy qonuniy talablar mavjud kadrlar hujjatlarini saqlash muddatlari. Ushbu talablar har qanday kompaniyaning kadrlar bo'limiga faqat eng muhim va qiziqarli hujjatlarni saqlash vasvasasini engishga majbur qiladi. Ammo bu ekstremallardan faqat bittasi. Qarama-qarshi xatti-harakatlar xodimlar mavjud bo'lganda mavjud HR bo'limi tekshirish organlarining jazolaridan qo'rqib, muddati o'tgan xodimlar hujjatlarini saqlashni boshlaydilar.

Kadrlar hujjatlarini saqlash muddatlari to'g'risidagi qonun

1. “To'g'risida”gi Qonun arxiv ishi Rossiya Federatsiyasida"

Kadrlar hujjatlarini saqlashni tashkil etish, ularni olish, hisobga olish va ulardan foydalanish bilan bog'liq masalalar 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" Federal qonuni bilan tartibga solinadi. San'atning 1-bandida. Qonunning 17-moddasida tashkilotlar tomonidan arxiv hujjatlari saqlanishini ta'minlash majburiyati belgilangan.

Arxiv hujjati - unda ma'lumotlar qayd etilgan, uni aniqlash imkonini beruvchi tafsilotlarga ega bo'lgan va ko'rsatilgan vosita va axborotning fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatiga qarab saqlanishi kerak bo'lgan moddiy vosita (moddaning 2-bandi). “Arxiv ishi to‘g‘risida”gi qonunning 3-moddasi).

2. Maxsus qonunlar

Umumiy ro'yxatda ko'rsatilmagan kadrlar hujjatlarini saqlashning o'ziga xos xususiyatlarini aniqlashtirish uchun siz idoraviy tuzilmalar ro'yxatlari va fayllarning taxminiy nomenklaturalari bilan tanishishingiz kerak.

3. Tipiklar ro'yxati boshqaruv hujjatlari, faoliyat jarayonida hosil bo'lgan davlat organlari, organlar mahalliy hukumat va saqlash muddatlari ko'rsatilgan tashkilotlar

Rossiya Madaniyat vazirligi tomonidan 2010 yil 25 avgustda tasdiqlangan ushbu ro'yxat saqlash muddatlarini, shu jumladan kadrlar hujjatlarini saqlash muddatlarini aniqlash uchun foydalaniladigan asosiy me'yoriy hujjatdir. Yo'q qilish uchun tanlov paytida ham kerak.

Hujjat tashkilotlar faoliyatining asosiy yo'nalishlarini aks ettiruvchi 12 bo'limdan iborat bo'lib, kompaniyaning funktsional xususiyatlaridan, uning hajmi va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, standart (ko'pchilik tashkilotlar uchun bir xil) boshqaruv funktsiyalarini hujjatlashtirishda yaratilgan hujjatlarni o'z ichiga oladi.

Hujjatlar turlarining eng keng tarqalgan nomlari ro'yxatda masalalarning ahamiyatlilik darajasiga qarab joylashtirilgan. Maqolalar yagona uzluksiz raqamlashga ega. Hujjat oxirida Ro'yxatni ishlatish bo'yicha ko'rsatmalar berilgan.

Kadrlar hujjatlarini saqlash muddatlari

Roʻyxatda koʻrsatilgan hujjatlarni saqlash muddatlari hujjatlarning davlat yoki shahar arxivlariga saqlash uchun olingan yoki olinmaganligidan qatʼi nazar, barcha tashkilotlarga taalluqlidir. Ammo bir qator farqlar mavjud.

Vaqtinchalik saqlash muddatlari kadrlar hujjatlari barcha tashkilotlar uchun umumiydir.

Doimiy saqlash muddati o'sha hukumat tomonidan foydalaniladi va shahar tashkilotlari tan olingan. Bunday jamiyatlarning hujjatlari belgilangan tartibda arxivga saqlanadi.

Ishga qabul qilish manbalari bo'lmagan tashkilotlar doimiy hujjatlarni tashkilot tugatilgunga qadar o'z ixtiyorida saqlaydi.

Doimiy yaroqlilik muddatiga ega bo'lgan ba'zi hujjatlar (tartibga soluvchi va mulkiy-iqtisodiy xarakterdagi, tashkilotning faoliyati natijalari va rivojlanish istiqbollari to'g'risida) mulk shaklidan qat'i nazar, agar ularning hujjatlari qabul qilinmagan bo'lsa, tashkilotlarda saqlanishi kerak. davlat yoki shahar arxivlari. Bu qonunchilik va ushbu hujjatlarning amaliy ahamiyatining uzoqligi bilan bog'liq.

Ehtiyoj tugashidan oldin belgilash nimani anglatadi?

Bu belgi hujjatning faqat amaliy ahamiyatga ega ekanligini bildiradi. Shuning uchun uning saqlash muddati tashkilot tomonidan mustaqil ravishda belgilanadi. Biroq, bu bir yildan kam bo'lmasligi kerak.

EPC belgisi nimani anglatadi?

EPK - ekspert tekshirish komissiyasi - hujjatlarning ayrim turlari uchun Ro'yxatda paydo bo'ladi. Bu shuni anglatadiki, bunday hujjatlarning bir qismi ilmiy va tarixiy ahamiyatga ega bo'lishi mumkin va belgilangan tartibda davlat, shahar arxivlariga topshirilishi yoki tashkilotda saqlanishi kerak. Ushbu belgi davlat va shahar arxivlarini sotib olish manbalari bo'lgan barcha mulk shaklidagi tashkilotlarda qo'llaniladi. Bundan tashqari, nodavlat tashkilotlarning o‘zlari ham hujjatlarini doimiy saqlashlari mumkin.

"EPC" belgisini olib tashlashga faqat ro'yxat moddalarida umumlashtirilgan hujjatlar turlari va ularni saqlash muddatlari ko'rsatilgan taqdirdagina ruxsat etiladi.

Ro'yxatni qo'llash bo'yicha yo'riqnomaning 3.1-bandiga muvofiq, saqlash muddatlarini aniqlash, saqlash va yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlash bo'yicha ishlarni tashkil etish va amalga oshirish uchun ekspert komissiyasini tuzish kerak. Odatda u kompaniyaning yuqori lavozimli xodimlaridan biri boshchiligidagi asosiy tarkibiy bo'linmalarning eng malakali mutaxassislaridan iborat. Arxiv muassasasining vakili (sotib olish manbalari bo'lgan tashkilotlar uchun) ham u bilan oldindan kelishilgan holda ekspert komissiyasining a'zosi bo'ladi.

Ekspert komissiyalari arxiv va ish yuritish xizmatlari bilan birgalikda saqlash va yo‘q qilish uchun hujjatlarni tanlash tartibini belgilaydi, shuningdek hujjatlar qiymatini ekspertizadan o‘tkazishni tashkil etadi va uning bajarilishini nazorat qiladi. Qiymat ekspertizasi - saqlash muddatlarini aniqlash va ularni Rossiya Federatsiyasi arxiv fondiga kiritish uchun tanlash maqsadida ularning qiymati mezonlari asosida hujjatlarni o'rganishni anglatadi (Arxiv ishi to'g'risidagi qonunning 3-moddasi 16-bandi).

Yaroqlilik muddatini qisqartirish yoki oshirish mumkinmi?

Ro'yxatdan foydalanish bo'yicha yo'riqnomaning 2.11-bandiga muvofiq, Ro'yxatda belgilangan saqlash muddatlarini qisqartirish taqiqlanadi. Xodimlar hujjatlarini saqlash muddatini ko'paytirish, agar bu tashkilot faoliyatining o'ziga xos xususiyatlari bilan bog'liq bo'lsa, mumkin.

Ba'zi hollarda hujjatlarni saqlash muddati tugagunga qadar yo'q qilish mumkinmi?

Doimiy saqlash hujjatlarining (hujjatlarni davlat va shahar arxivlariga topshiruvchi tashkilotlar uchun) arxiv organi tomonidan oldindan tasdiqlanmasdan turib hujjatlarni yo‘q qilish, shuningdek hujjatlarni saqlashning belgilangan muddatlarini buzish noqonuniy hisoblanadi va javobgarlikka sabab bo‘ladi. qonun bilan belgilanadi buyurtma (Ro'yxatdan foydalanish bo'yicha yo'riqnomaning 3.11-bandi).

Xodimlar hujjatlarini saqlash qoidalarini buzganlik uchun qanday javobgarlik nazarda tutilgan?

San'atga muvofiq. "Arxiv ishi to'g'risida"gi Qonunning 27-moddasi, yuridik shaxslar, shuningdek vakolatli shaxslar arxiv ishi toʻgʻrisidagi qonun hujjatlarini buzganlikda aybdor deb topilgan fuqarolar maʼmuriy, fuqarolik va jinoiy javobgarlik rossiya Federatsiyasi qonunchiligida nazarda tutilgan.

San'atda. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksining 13.20-moddasi arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish yoki ulardan foydalanish qoidalarini buzganlik uchun ogohlantirish yoki jazo talab etiladi. ma'muriy jarima 100 dan 300 rublgacha bo'lgan miqdorda. fuqarolar uchun va 300 dan 500 rublgacha. yoqilgan mansabdor shaxslar.

San'atda nazarda tutilgan istisno mavjud. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksining 13.25-moddasi, unga ko'ra aktsiyadorlik jamiyati, professional bozor ishtirokchisi qimmatli qog'ozlar, boshqaruv kompaniyasi aktsiyadorlik investitsiya fondi, pay investitsiya fondi yoki nodavlat pensiya jamg'armasi yoki aktsiyadorlik investitsiya fondining, pay investitsiya fondining yoki nodavlat pensiya jamg'armasining ixtisoslashtirilgan depozitariysi to'g'risidagi qonun hujjatlarida nazarda tutilgan hujjatlarni saqlash majburiyati. aktsiyadorlik jamiyatlari qimmatli qog‘ozlar bozori, investitsiya fondlari va ularga muvofiq qabul qilingan va saqlanishi majburiy bo‘lgan normativ-huquqiy hujjatlar to‘g‘risida, shuningdek, belgilangan tartiblar va bunday hujjatlarni saqlash muddati 2500 dan 5000 rublgacha ma'muriy jarima solishga sabab bo'ladi. mansabdor shaxslar uchun va yuridik shaxslar uchun 200 mingdan 300 ming rublgacha.

Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan davlat organlari, mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllantirilgan, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda yangi namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati tasdiqlandi (bundan buyon matnda 2010 yil deb yuritiladi). Ro'yxat, yangi ro'yxat).

Yangi ro'yxat 2000 yil 6 oktyabrda Federal arxiv tomonidan tasdiqlangan va Federal arxivning 2010 yil 26 avgustdagi 63-son buyrug'i bilan e'tirof etilgan saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi tashkilotlar faoliyatida shakllanadigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatidan farq qiladi. endi kuchga kirmaydi (bundan buyon matnda 2000 yil ro'yxati deb yuritiladi), sezilarli darajada kattaroq - deyarli ikki baravar - hajmi va shuning uchun ularni saqlash muddatlarini ko'rsatadigan hujjatlar nomlari ko'proq. Bundan tashqari, ba'zi hujjatlarni saqlash muddatlari ham o'zgardi.

Sizga taklif qilamiz qisqacha ma'lumot 2010 yil Ro'yxatiga kiritilgan, boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlari uchun katta qiziqish uyg'otadigan yangi turdagi hujjatlar - kotibiyatlar, idoralar, umumiy bo'limlar va boshqalar.

Roʻyxatning tuzilishi biroz oʻzgardi, qismlar soni oʻzgarishsiz qoldi (12 ta), ularning nomlari esa jiddiy oʻzgarishlarga uchramagan. Shuni ta'kidlash kerakki, 2000 ro'yxatidan foydalanish bo'yicha ko'rsatmalar uchta bo'limdan iborat edi:

1. Umumiy qoidalar.

2. Ro'yxatning tuzilishi va uni qo'llash tartibi.

3. Saqlash va yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlashni tashkil etish va qayta ishlash.

Yangi ro'yxat faqat hujjatning tuzilishini tavsiflovchi "Umumiy qoidalar" bo'limini saqlab qoladi. Yo'riqnomaning 3-bo'limidan istisno tushunarli, chunki saqlash va yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlash qoidalari Rosarxiv Kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan Tashkilotlar arxivlarining faoliyatining asosiy qoidalarida batafsil tavsiflangan. 2000-sonli ro'yxatni qo'llash bo'yicha yo'riqnomaning ikkinchi bo'limida davlat va shahar arxivlarini olish manbalari bo'lgan tashkilotlar tomonidan "doimiy" saqlash muddatini qo'llash tartibi to'g'risida batafsil tushuntirishlar mavjud, xususan, raqamlar barcha mulkchilik shaklidagi tashkilotlarda saqlanishi kerak bo'lgan doimiy saqlash muddati bo'lgan hujjatlarga ega bo'lgan, hujjatlari davlat va shahar arxivlariga olinmagan buyumlar; tugatishdan oldin bu tashkilotlar. Yangi ro'yxatda ushbu ro'yxat mavjud emas va tushuntirishlar hujjat oxirida bir nechta izohlarga qisqartiriladi:

Yaroqlilik muddati "kerak tugamaguncha" bir yildan kam bo'lmasligi kerak.

"EPK" ("TsEK", "EK") belgisi ba'zi hujjatlarni "doimiy" saqlash muddatiga kiritish mumkinligini anglatadi.

<**>Bu erda va pastda yulduzcha bor<**>davlat va shahar arxivlarini olish manbalari bo‘lmagan tashkilotlar tugatilayotganda hujjatlar namunalar olish tamoyili bo‘yicha doimiy saqlashga qabul qilinadi.

Va yana bir narsa sezilarli o'zgarish: 2000 yil ro'yxatidan foydalanish bo'yicha ko'rsatmalarning 1.4-bandida bu haqda aytilgan me'yoriy (ya'ni majburiy) xususiyat hujjat: "Ro'yxat sifatida foydalanish uchun mo'ljallangan asosiy me'yoriy hujjat saqlash muddatlarini belgilashda va saqlash va yo'q qilish uchun standart boshqaruv hujjatlarini tanlashda, ya'ni. barcha yoki ko'pchilik tashkilotlar (shu jumladan nodavlat tashkilotlar) uchun umumiydir. Yangi Ro'yxatda bunday ko'rsatma mavjud emas. Lekin shuni unutmasligimiz kerakki, 2010 yilgi Ro'yxat Rossiya Madaniyat vazirligining buyrug'i bilan tasdiqlangan va bu buyruq Rossiya Adliya vazirligi tomonidan 2010 yil 08 sentyabrda 18380-son bilan ro'yxatga olingan, bu, albatta, hujjatga normativ beradi. xarakter.

Aytmoqchi

E'tibor bering, 2010 yilgi ro'yxatning 1.3-bandi Federal arxiv qoshidagi Markaziy ekspertiza komissiyasining 2009 yil 15 sentyabrdagi qarori bilan kelishilgan, ammo Rossiya Madaniyat vazirligi tomonidan hali tasdiqlanmagan: " Ro'yxat sifatida foydalanish uchun mo'ljallangan asosiy me'yoriy hujjat saqlash muddatlarini belgilashda va saqlash va yo‘q qilish uchun namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlarini tanlashda”. Va 1.4-bandda 2010 yilgi Ro'yxat qo'llaniladigan holatlar ko'rsatilgan:

● saqlanish muddatlari ko'rsatilgan hujjatlarning tarmoqqa oid ro'yxatlarini, shuningdek ishlarning taxminiy nomenklaturalarini ishlab chiqishda;

● tashkilotlar faoliyatida shakllantiriladigan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlarining tarkibi va saqlash muddatlarini belgilashda, fayllar nomenklaturalarini ishlab chiqish jarayonida, fayllarni shakllantirishda;

● davlat va shahar arxivlarida doimiy saqlash uchun arxiv hujjatlarini tanlash va topshirishda;

● ichida amaliy ish Federal ekspert komissiyalari (EPC) davlat arxivlari va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining arxiv ishi sohasidagi vakolatli ijro etuvchi organlari, shuningdek, tashkilotlarning markaziy ekspert komissiyalari (MSK) va ekspert komissiyalari (EK).

Hujjat, xuddi 2000 yilgi ro'yxatda bo'lgani kabi, vaqtinchalik va doimiy saqlash muddatlarini qanday qo'llash kerakligi haqida batafsil ko'rsatmalar berdi.

2010 yilgi ro'yxatning ko'rib chiqilgan nashrining 2.5-bandida muhim ko'rsatmalar mavjud: "Hujjatlarni saqlash muddatlarini aniqlash uchun ro'yxatdagi tegishli maqolani topib, ishlarni sahifama-sahifa ko'rib chiqish kerak. . Saqlash yoki yo'q qilish uchun qutilarni faqat inventarlarning sarlavhalari yoki ishlarning muqovalari bo'yicha tanlashga yo'l qo'yilmaydi.

Agar ushbu Ro'yxatdagi va ma'lum bir sanoat ro'yxatidagi hujjatlarning bir xil turlari yoki fayllarning taxminiy nomenklaturasi mavjud bo'lsa. turli atamalar saqlash, keyin siz ushbu Ro'yxat bo'yicha rahbarlik qilishingiz kerak. Ayrim hollarda hujjatlarning sohaga oid ro‘yxatida yoki ishlarning taxminiy nomenklaturasida ko‘rsatilgan yuqoriroq saqlash muddati qo‘llanilishi mumkin”.

Ushbu nashrning 2.11-bandiga muvofiq saqlash muddatini qisqartirish ro'yxati bilan belgilanadi, taqiqlangan.

Rosarxiv yangi Ro'yxatning yakuniy versiyasida aks ettirilmagan boshqa tushuntirishlarni berdi.

Boshqaruv tizimini tashkil etish

1.1-bo'lim yangi Ro'yxatda 2000 yilgi Ro'yxatdagidek "Ma'muriy faoliyat" emas, balki "Boshqaruv" deb ataladi. Ushbu bo'limda ko'plab turdagi hujjatlarni tayyorlash va doimiy saqlash ish yuritish xizmatlarining mas'uliyati hisoblanadi, shuning uchun biz bo'limiga kiritilgan qo'shimchalar haqida batafsil gapirishga harakat qiladi.

Boshqaruv ko'rsatmalari

Agar sizning tashkilotingiz yuqoriroq tashkilotga ega bo'lsa, unda Art. 6 Ro'yxat 2010 o'rnatilgan doimiy muddat yuqori tashkilotlarning ko'rsatmalarini va ularni amalga oshirish uchun hujjatlarni saqlash, lekin agar ko'rsatmalar faoliyatning operativ masalalariga tegishli bo'lsa, ularni saqlash muddati 5 yil EPC.

Tashkilot rahbariyatining tarkibiy bo'linmalarga ko'rsatmalari va ularni amalga oshirish bo'yicha hujjatlarga kelsak, ular 5 yil davomida saqlanishi kerak EPC (2010 yilgi ro'yxatning 7-moddasi) va San'atga eslatmaga muvofiq. 7, hujjat bo'yicha viza bilan berilgan ko'rsatmalarni saqlash muddati hujjatni saqlash muddatiga to'g'ri keladi. Masalan, buyurtma bosh direktor Har qanday Rossiya kompaniyasiga ilmiy va texnik yordam ko'rsatish to'g'risida shartnomani tayyorlash to'g'risida, bunday yordam so'rovini o'z ichiga olgan kiruvchi xatda tuzilgan va tashkilotning tarkibiy bo'linmasiga yo'naltirilgan EPC 10 yil davomida saqlanishi kerak. , chunki moddasiga muvofiq. 2010 yilgi ro'yxatning 493-soniga ko'ra, ushbu turdagi yozishmalar aynan shunday saqlash muddatiga ega.

Esda tuting. Biznes amaliyotida ular foydalanadilar vizani tasdiqlash(hujjatning ichki roziligi bilan), lekin bu tafsilotda, GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari." 3.24-bandiga muvofiq. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qoʻyiladigan talablar”da lavozim nomi, shaxsiy imzosi, hujjatni tasdiqlagan mansabdor shaxs imzosi stenogrammasi va tasdiqlangan sanasi, shuningdek vizada hech qanday ko'rsatmalar ko'rsatilmagan. Amalda, rahbariyatning ko'rsatmalari viza bilan emas, balki beriladi rezolyutsiya hujjatda.

Ma'muriy hujjatlar

2010 yilgi Ro'yxatning 21-moddasi amalga oshirish bo'yicha hujjatlarni saqlashni talab qiladi ma'muriy hujjatlar 5 yil ichida EPC.

Agar San'atda. 2000 yilgi Ro'yxatning 72-moddasida tashkilotning barcha ma'muriy va me'yoriy hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish kitoblari va jurnallari uchun yagona doimiy saqlash muddati belgilandi, keyin esa San'atda. 258 bo'lim 1.5 "Hujjatlarni saqlashni boshqarish va tashkil etish uchun hujjatlar bilan ta'minlash" Yangi roʻyxat har bir maʼmuriy hujjatlar guruhi uchun alohida roʻyxatga olish jurnallarini saqlash muddatlarini taqdim etadi:

	Kitoblar, kartalar (ma'lumotlar bazalari), registrlar, ro'yxatga olish va nazorat jurnallari:		(1) Tashkilotda saqlanadi. Davlat yoki shahar arxivlariga qabul qilinishi shart, agar ulardan ilmiy ma'lumotnoma sifatida foydalanish mumkin bo'lsa
	(2) Intizomiy jazolar, yillik to'lanadigan ta'tillar, o'qish, navbatchilik, qisqa muddatli ichki va xorijiy xizmat safarlari bilan bog'liq ta'tillar bo'yicha - 5 l.
	a) asosiy (asosiy) faoliyat bo'yicha ma'muriy hujjatlar
	b) xodimlar uchun ma'muriy hujjatlar (2)

v) ma'muriy-xo'jalik faoliyati to'g'risidagi ma'muriy hujjatlar

Ko'rib turganingizdek, ro'yxatga olish shakllari ularda ro'yxatdan o'tgan hujjatlarga qadar saqlanishi kerak - bu bizning ishimiz uchun juda muhim qoida bo'lib, uzoq vaqtdan beri biznes amaliyoti tomonidan taklif qilingan, endi normativ hujjatda mustahkamlangan.

Qoidalar, ko'rsatmalar, qoidalar

2010 yilgi Ro'yxatning 31-moddasida qoidalar, ko'rsatmalar, qoidalar, tavsiyalarni qo'llash bo'yicha yozishmalar EPC 5 yil davomida saqlanishi kerakligini belgilaydi.

2010 yilgi Ro'yxatning 33-35-moddalarida boshliqlar, bo'ysunuvchi (bo'ysunuvchi) va boshqa tashkilotlar bilan faoliyatning asosiy (asosiy) yo'nalishlari bo'yicha yozishmalar uchun yagona saqlash muddati - 5 yil EPC belgilangan. Bo'limda ko'plab yangi turdagi hujjatlar paydo bo'ldi

1.2 "Menejmentning tashkiliy asoslari."

2010 yilgi Ro'yxatning 37-moddasi hujjatlarni saqlashning yagona muddatini belgilaydi davlat ro'yxatidan o'tkazish va faoliyatini tugatish to'g'risida yuridik shaxs va 38-moddada - sifatida individual yakka tartibdagi tadbirkor – faoliyatini tugatgandan keyin 15 yil EPC; faqat istisnolar yechimlar doimiy saqlanishi kerak.

Esda tuting. 2010-yilgi Ro‘yxatning tushuntirishlarida qayd etilganidek, davlat va shahar arxivlarini sotib olish manbalari bo‘lmagan tashkilotlar tugatilayotganda hujjatlar doimiy saqlashga tashkilotlar va hujjatlardan namuna olish prinsipi bo‘yicha qabul qilinadi. 255-modda 1.5 "Hujjatlarni boshqarish va hujjatlarni saqlashni tashkil etish" 2010 yilgi Ro‘yxatda davlat va shahar arxivlarining xususiylashtirilgan va tugatilayotgan tashkilot hujjatlarining tarkibi to‘g‘risidagi xulosalari doimiy saqlanishi shartligi belgilab qo‘yilgan.

Axborot xatlari, xabarnomalar, xabarnomalar alohida maqolaga kiritilgan (40) ro'yxatdan o'tish haqida tegishli ro'yxatga olish organlarida - ular 5 yillik saqlash muddatiga ega.

2010 yilgi Ro'yxatning 48-moddasi yozishmalarni saqlash muddatini belgilaydi qayta tashkil etish va nomini o'zgartirish to'g'risida tashkilotlar va bir tizimdan ikkinchisiga o'tkazish - 5 yil EPC.

Litsenziyalash

2010 yilgi Ro'yxatning 96-moddasi litsenziyalash hujjatlarini saqlash muddatini belgilaydi, ularning batafsil ro'yxati "Hujjat turi" ustunida keltirilgan:

Tashkilotning tarkibiy bo'linmalari, kollegial, ekspert va boshqa organlari to'g'risidagi nizom

Yangi ro'yxatning 56-moddasi kattaroq birliklarning bir qismi bo'lgan moddalarning saqlash muddati haqidagi barcha shubhalarni olib tashladi. tarkibiy bo'linmalar:

Hujjatlarga kirishni cheklash rejimiga tegishli hujjatlar

Yangi roʻyxatdagi bir qancha maqolalar hujjatlarga bagʻishlangan maxfiy ma'lumotlar haqida. Xususan, San'atga muvofiq tashkilotda tijorat, rasmiy, kasbiy sirlar rejimini o'rnatish to'g'risidagi ma'lumotlar, qoidalar va boshqa hujjatlar ro'yxati. 2010 yilgi ro'yxatning 62 tasi doimiy saqlanishi kerak<**>.

Bo'limga 1.5 "Hujjatlarni saqlashni boshqarish va tashkil etish uchun hujjatlar bilan ta'minlash", bu haqda keyinroq batafsil gaplashamiz, maxfiylik rejimi bilan bog'liq hujjatlarni saqlash muddatlarini tartibga soluvchi uchta yangi maqola kiritilgan:

● 207-modda - xavfsizlik choralari rejalari uchun 5 yillik saqlash muddatini belgilaydi tijorat siri tashkilotda (yangilari bilan almashtirilgandan keyin);

● 208-modda - maxfiy ma'lumotlar egalarini ro'yxatga olish va xizmat ko'rsatishga qabul qilish to'g'risidagi hujjatlar (ro'yxatlar, arizalar, xulosalar) uchun bir xil saqlash muddatini belgilaydi (ro'yxatdan chiqarilgandan keyin);

● 209-modda – cheklangan axborotni oshkor qilmaslik majburiyatini o‘z zimmasiga olgan shaxslarning hujjatlari (ro‘yxatlari, majburiyatlari, tilxatlari) uchun (axborotdan foydalanishni cheklash muhri olib tashlanganidan keyin) bir xil – 5 yil – saqlash muddatini belgilaydi.

Kadrlar jadvali

2010 yilgi Ro'yxatning 73-moddasida shtat jadvallarini ishlab chiqish va o'zgartirish to'g'risidagi yozishmalar uchun 3 yillik saqlash muddati belgilangan (tasdiqlangandan keyin).

Ishonchnomalar

Endi ishonchnomalarni saqlash muddatlarini izlash uchun boshqa ma'lumot manbalariga murojaat qilishning hojati yo'q: San'atga muvofiq. Mashq qilish uchun berilgan ishonchnomalar ro'yxatining 60 2010 individual turlar filiallar va vakolatxonalar faoliyati, EPClar muddati tugaganidan keyin 5 yil davomida va San'atga muvofiq saqlanishi kerak. 2010 yildagi 61-sonli tashkilot manfaatlarini ifodalovchi ishonchnomalar ro'yxati doimiy saqlanishi kerak.<**>.

Tashkilotlarni tekshirish

San'atga eslatmada. 2010 yilgi Ro'yxatning 173-moddasi hujjatlarni saqlash muddatini belgilaydi ichki auditlar tashkilotlar:

Mulkchilik guvohnomalari

San'atga qo'shimcha ravishda. Mulkga egalik qilish, egalik qilish, undan foydalanish, tovar nomlarini, xizmat ko‘rsatish belgilarini ro‘yxatdan o‘tkazish va qayta ro‘yxatdan o‘tkazish to‘g‘risidagi guvohnomalarning doimiy saqlanish muddatini tasdiqlovchi 2010 yildagi 185-sonli Ro‘yxatda ikkita yangi modda kiritildi:

● Sertifikatlar uchun hujjatlar (farmonlar, ishonchnomalar, arizalar, fikr-mulohazalar, qarorlar)ning doimiy saqlash muddatini belgilovchi 186-modda;

● 187-modda, unga ko'ra qonuniy va mulkiy huquqlarni belgilashga oid yozishmalar shaxslar 5 litr saqlanishi kerak. EPC mulkchilik guvohnomasi berilgandan keyin.

Huquqni muhofaza qilish masalalari, huquqiy ekspertiza

Bo'lim San'at bilan to'ldirilgan. Huquqni muhofaza qilish masalalari bo'yicha yozishmalarni saqlash muddatini belgilaydigan 190 - EPC 5 yil.

Agar hujjatlarni huquqiy ekspertizadan o'tkazish zarurati tug'ilsa, San'atga muvofiq buni esdan chiqarmasligingiz kerak. 2010 yilgi Ro'yxatning 192-moddasiga binoan, yuridik ekspertiza bilan bog'liq hujjatlar (xulosalar, sertifikatlar, yozishmalar) 5 yil davomida EPC saqlanishi kerak.

Tashkilot va tarkibiy bo'linma ishlari nomenklaturasi

Tashkilot ishlarining nomenklaturasi, avvalgidek, doimiy ravishda saqlanishi kerak. Ammo endi, san'atni o'z ichiga olgan "Tashkilotning ish yuritishda hujjatlarni tashkil etish bo'yicha hujjatlar" umumlashtirilgan iborasi o'rniga. 2000 yilgi Ro'yxatning 67-sonli ro'yxatiga ishlar va hujjatlarning nomenklaturalari, ro'yxatlari va tasniflagichlari kiritilgan; Tashkilot ishlarining jamlanma nomenklaturasi va tarkibiy bo'linmalarning nomenklaturasini saqlashning aniq muddatlarini belgilaydigan 200-sonli:

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish

Ish yuritish xizmatlari amaliyotida hujjatlarni nazoratdan olib tashlash va ularni bajarish muddatlarini uzaytirish to'g'risida hujjatlar tuziladi. Hozirgacha ularni qancha vaqt saqlash kerakligi aniq emas edi. 2010 yilgi ro'yxatga Art. 203-modda, unga ko'ra ushbu hujjatlarni saqlash muddati tegishli hujjatlar nazoratdan chiqarilgandan keyin 1 yilni tashkil etadi.

Eslatma. Amalda ofis xodimlari ushbu hujjatlarni saqlash muddatlarini qanday kuzatishi mutlaqo noaniq. Turli xil hujjatlar V turli vaqtlar nazoratdan olib tashlandi - har bir hujjat uchun bir yillik saqlash muddati tugashini alohida kuzatish juda muammoli ko'rinadi. Bunday hujjatlar uchun hujjatlarni rasmiylashtirish tugagan yildan keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab saqlash muddatini hisoblash ancha oqilona bo'ladi.

San'atda. 2010 yilgi Ro'yxatning 258d-soni hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish uchun jurnallar (kartalar) uchun 3 yillik saqlash muddatini belgilaydi.

Hujjatlarni tarqatish, jo'natish

Hujjatlar uchun majburiy pochta manzillari ro'yxatini ularni yangilari bilan almashtirgandan so'ng darhol yo'q qilishga shoshilmaslik kerak! 2010 yilgi Ro'yxatning 204-moddasida bunday ro'yxatlar uchun 3 yillik saqlash muddati belgilangan.

Yangi ro'yxat hujjatlarni jo'natish qoidalarini buzish kabi kamdan-kam holatlarni ham hisobga oladi. 205-moddada ushbu masala bo'yicha yozishmalarni saqlash muddati - 1 yil belgilangan.

2010-yilgi Ro‘yxatning 259c-moddasida pochta jo‘natmalarida hujjatlar (ilovalar) yo‘qligi (buzilishi) qayd etilgan hujjatlar uchun 3 yillik saqlash muddati belgilangan.

Qattiq hisobot shakllari

Yangi Ro'yxat hisobotlarni saqlash muddatini ham belgilaydi va blankalardan foydalanish va yo'q qilish to'g'risidagi aktlarni belgilaydi qat'iy hisobot. San'atga muvofiq. 2010 yilgi Ro'yxatning 208-moddasida ushbu hujjatlar uch yil davomida saqlanishi kerak. E'tibor bering, xuddi shu saqlash muddati San'at tomonidan belgilangan. Yangi ro'yxatning 259 va buxgalteriya hujjatlari, qat'iy hisobot shakllari uchun.

Elektron raqamli imzo

2010 yilgi ro'yxatdagi bir nechta maqolalar axborot xavfsizligi, antivirus va kriptografik himoya. O'ndan ortiq moddada elektron raqamli imzo va imzo kaliti sertifikatlaridan foydalanish bilan bog'liq hujjatlarni saqlash muddatlari belgilangan. Agar kerak bo'lsa, 2010 yil ro'yxatidan foydalanib, ushbu hujjatlarni saqlash muddatlarini osongina aniqlashingiz mumkin.

Hujjatlarni arxivda saqlashni tashkil etish

2010 Ro'yxatda tashkilot masalasi arxiv saqlash Hujjatlar 2000 yilgi ro'yxatdagiga qaraganda ancha yaxshi ishlab chiqilgan.

San'at bilan solishtirganda. 2000 yilgi ro'yxatning 74-bandi shunga o'xshash maqolada inventarizatsiya uchun saqlash muddatlari. Yangi ro'yxatning 248-bandida qo'shimcha ma'lumotlar va qo'shimcha tushuntirishlar mavjud. Ayniqsa:

● San'atning eslatmasida. 248 doimiy saqlash inventarlari juda muhim ko'rsatkichni o'z ichiga oladi tarkibiy bo'linmalar saqlanishi kerak 3 yil inventarizatsiyaning jamlangan yillik bo'limining EPC yoki EC tasdiqlanganidan keyin;

● 248a-moddada belgilangan kadrlar yozuvlari uchun doimiy saqlash muddati, va ushbu moddaning eslatmasida tashkilot tugatilgandan so'ng, ushbu inventarlarni doimiy saqlash uchun davlat yoki shahar arxivlariga o'tkazish kerakligi aytiladi.

San'atda. 2010 yil Ro'yxatining 251-moddasida vaqtincha foydalanish uchun ishlarni berish uchun buxgalteriya hujjatlariga qo'shimcha ravishda buxgalteriya hujjatlari ko'rsatilgan. ishlarni olib qo'yish va hujjatlar inventarlarni chiqarish vaqtinchalik foydalanish uchun. Barcha hujjatlarni saqlash muddati - 3 yil. Ammo bitta istisno mavjud: San'atga eslatmada. 251-sonda vaqtincha foydalanish uchun ishlarni berish dalolatnomalarini saqlash muddati belgilangan boshqa tashkilotlar- 5 yil EPC.

Arxiv ishi va ish yuritish bo'yicha arxiv muassasalari va boshqa tashkilotlar bilan tuzilgan shartnomalar va kelishuvlarni saqlash muddati San'atga muvofiq saqlanib qoladi. 2010 yilgi ro'yxatning 254-soni, oldingi - 5 yil EPC, ammo ushbu maqolaga eslatma qo'shilgan muhim tushuntirish: hujjatlarni depozitariy saqlash shartnomalari, hujjatlarni doimiy saqlashga qabul qilish va topshirish shartnomalari, hamkorlik shartnomalari saqlanishi kerak doimiy.

2010 yilgi Ro'yxatning 256-moddasida ish yuritish va arxiv ishi masalalari bo'yicha yozishmalarni saqlash muddati - 5 yil belgilangan. EPK.

Agar tashkilot hujjat aylanishi hajmi bo'yicha hisobotlar va sertifikatlar tayyorlasa, buni hisobga olish kerak. 2010 yilgi Ro'yxatning 257-moddasi ushbu hujjatlarni 1 yil davomida saqlashni talab qiladi.

San'atda. 258-sonli va arizalar, buyruqlar, hujjatlardan nusxa ko'chirish uchun buyurtmalar jurnallarini 1 yil davomida saqlashni nazarda tutadi.

Nihoyat, Art. 259g harorat va namlik o'lchash asboblarining ko'rsatkichlarini qayd etadigan hujjatlar (buni arxiv saqlash xonalarida qilish ayniqsa muhim) 1 yil davomida saqlanishi kerakligi ko'rsatilgan.

Bo'limda saqlash muddatlarini belgilovchi ikkita yangi maqola paydo bo'ldi: kitoblar va elektron ommaviy axborot vositalari jurnallari, elektron sertifikatlar raqamli imzolar, ma'lumotlar bazalarini nusxalash va boshqalar. (260-modda) va maxfiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar va elektron tashuvchilarni qayd etish uchun kitoblar (jurnallar) (261-modda). Agar tashkilotingizda sanab o'tilgan hujjatlar turlari mavjud bo'lsa, siz 2010 yilgi ro'yxatning ko'rsatilgan maqolalarini diqqat bilan o'qib chiqishingiz kerak.

Rejalashtirish va hisobot berish

IN 2.2-bo'lim "Umumiy rejalashtirish" Davlat buyurtmalarini saqlash muddati to'g'risidagi bitta moddaning o'rniga (2000 yil Ro'yxatining 89-moddasi) tovarlarni etkazib berish, ishlarni bajarish, ta'minlash bo'yicha davlat va kommunal shartnomalarni bajarish bilan bog'liq hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilovchi bir nechta moddalar kiritilgan. xizmatlar, shuningdek tender hujjatlari (273-279-moddalar, 2010 yil ro'yxati).

2010 yilgi Ro'yxatning 280–284-moddalari grantlar uchun tanlovlarda ishtirok etish bilan bog'liq hujjatlarga bag'ishlangan.

2010 yilgi Ro'yxatning 287-moddasi favqulodda vaziyatlar, tabiiy ofatlar va shoshilinch ishlar kabi faoliyat sohalarida tashkilot rahbariyati tomonidan tasdiqlangan rejalar va harakatlar dasturlari uchun doimiy saqlash muddatini belgilaydi.

Yaroqlilik muddati yillik rejalar tarkibiy bo'linmalar o'zgarmadi (5 l.), lekin San'atga eslatmada. 2010 yilgi Ro'yxatning 290-soni, agar tashkilot uchun yillik ish rejalari bo'lmasa, ular doimiy ravishda saqlanishi kerakligini tushuntiradi.

Xodimlarning shaxsiy rejalari uchun saqlash muddati belgilangan - San'atga muvofiq. 291 ular bir yil davomida saqlanishi kerak.

Buni alohida ta'kidlash joiz hisobot hujjatlari va ularni saqlash muddatlari haqida, chunki ularning ba'zilarini ro'yxatga olish va doimiy saqlash ish yuritish xizmatining mas'uliyati bo'lishi mumkin.

Taqdim etilgan yangi maqola filiallar, vakolatxonalar va sho'ba korxonalarning hisobotlarini saqlash muddatlari to'g'risida:

2010 yilgi Ro'yxatning 475-moddasida tashkilotning tarkibiy bo'linmalarining ishi to'g'risidagi yillik hisobotlarni saqlash muddati - 5 yil, tashkilotning ishi bo'yicha yillik, choraklik hisobotlar bo'lmagan taqdirda esa - doimiy.

San'atga muvofiq xodimlarning shaxsiy hisobotlari. 2010 yilgi ro'yxatning 476, bir yil davomida saqlanishi kerak.

Tovar yetkazib berish, ishlarni bajarish, xizmatlar ko‘rsatish bo‘yicha davlat va kommunal shartnomalarning bajarilishi to‘g‘risidagi hisobotlar (471-modda), shuningdek, grantlarni amalga oshirish to‘g‘risidagi hisobotlar (2010 yil Ro‘yxatining 273-moddasi) ham unutilmagan.

Iqtisodiy, ilmiy, madaniy va boshqa aloqalar

Agar sizning kompaniyangiz xalqaro tashkilotlar bilan iqtisodiy, ilmiy, madaniy va boshqa aloqalarni davom ettirsa yoki bunday tashkilotlarga qo'shilishni rejalashtirsa, siz diqqat bilan o'rganib chiqishingiz kerak. bo'lim 5.1 "Aloqa tashkil etish" 2010 yilni sanab o'ting va undagi o'zgarishlarga e'tibor bering.

Birinchidan, Art. 482-sonli tashkilot a'zosi bo'lgan xalqaro tashkilotlarning ma'muriy hujjatlarini doimiy saqlash muddatini belgilaydi; ikkinchidan, san'at. 483-sonli xalqaro tashkilotlar faoliyatida ishtirok etish to'g'risidagi yozishmalarni saqlash uchun 5 yillik muddat belgilanadi.

Bo'limda bir nechta yangi maqolalar mavjud. Masalan, Art. 2010 yilgi ro'yxatning 500-soni tashkilotning innovatsion faoliyati to'g'risidagi hujjatlarni doimiy saqlash muddatini belgilaydi.

San'at bo'yicha mutaxassislarning xalqaro tashkilotlar ishidagi ishtiroki to'g'risidagi hisobotlari. 501, doimiy saqlanishi kerak<**>.

Tashqi iqtisodiy faoliyat masalalari bo'yicha xorijiy tashkilotlar bilan yozishmalar uchun saqlash muddati - EPC 15 yil (502-modda) va yozishmalar uchun. Rossiya tashkilotlari xuddi shu masalalar bo'yicha - EPCning 5 yili (503-modda).

San'atga muvofiq eksport va import etkazib berish to'g'risidagi yozishmalarni saqlash muddati. 2010 yilgi ro'yxatning 507, bunday yozishmalar kim bilan olib borilayotganiga qarab sezilarli darajada farq qiladi:

Axborot xizmati

Agar hujjatlarni boshqarish xizmatiga ommaviy axborot vositalari bilan yozishmalarni saqlash va saqlash uchun javobgarlik yuklangan bo'lsa, shuni yodda tutish kerakki, Art. 515 6.1-bo'lim "Axborot to'plash (qabul qilish), marketing" 2010 yilgi ro'yxat tashkilot faoliyatining asosiy (asosiy) yo'nalishlarini yoritish bo'yicha ommaviy axborot vositalari bilan yozishmalar uchun saqlash muddatini belgilaydi - 5 yil EPC va 516-modda tanqidiy sharhlar va raddiyalar xuddi shu muddatda saqlanishini talab qiladi. yolg'on ma'lumotlar tashkilot faoliyati haqida.

Kotibga chet el adabiyoti tarjimasi xatlarini berish va xorijiy kitoblar va jurnallardan maqolalarni tarjima qilish uchun arizalar berish topshirilishi mumkin. Bunday holda, ushbu hujjatlarni saqlash muddati San'atga muvofiqligini bilishingiz kerak. 2010 yilgi Ro'yxatning 523 va 524, 1 yil.

Tashkilotning ichki qoidalari

Bo'limga 10.1 "Ichki biznes qoidalariga rioya qilish" 2010 yilgi ro'yxatga bir nechta yangi yozuvlar kiritilgan:

● moddasiga muvofiq. 775 kitoblar, jurnallar, muhrlar, shtamplar taassurotlari va taassurotlari bir xil bo'lib qoladi - doimiy<**>, bir xil saqlash muddati ko'rsatilgan maqola bilan belgilanadi faksimil nashrlar;

● moddasiga muvofiq. 780-moddaga muvofiq, guvohnomalar va ruxsatnomalarni ro'yxatga olish kitoblarini saqlash (berishni hisobga olish) muddati o'zgarmagan va 3 yilni tashkil etadi, xuddi shunday saqlash muddati ro'yxatga olish kitoblari uchun ushbu moddada belgilanadi. ID kartalari;

● shunga o'xshash qo'shimcha guvohnomalar va ruxsatnomalar blankalari, sertifikatlar, ruxsatnomalar, kontraplaklarni yo'q qilish bo'yicha sarflanadigan aktlar uchun qabul qilish dalolatnomalarining saqlash muddatini (1 yil) belgilovchi moddaga kiritilgan: San'atga muvofiq. Shakllar bo'yicha 781 qabul qilish dalolatnomalari ham bir yil davomida saqlanishi kerak ID kartalari

M. V. Juravleva,
HR mutaxassisi

Kompaniyaning hujjat aylanishi ishlar nomenklaturasining moddalari bilan tartibga solinadi. Ishlar nomenklaturasining maqolalari nima va ularni amalda qanday qo'llash kerak, biz ushbu maqolada aytib o'tamiz.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

"Hujjatlarni saqlash muddatlari" maqolasini qanday to'ldirish kerak

RDni tayyorlashning majburiy qismi biznes hujjatlarini saqlash muddatini (SH) aniqlashdir. CX qog'ozning muhimligi sababli saqlanishi kerak bo'lgan davrni bildiradi. CX quyidagilar:

doimiy;

uzoq muddatli: 10 yildan ortiq;

qisqa muddatli: 10 yilgacha, shu jumladan.

Har bir tashkilot maxsus ro'yxatlardan foydalanishi kerak, ular orqali biznes hujjatlarining CX ni aniqlash mumkin. Rossiya Federatsiyasining maxsus huquqiy hujjatlari ham alohida hujjatlarning CX-ni belgilaydi.

Hujjatlar ro'yxati bo'limning ishlar ro'yxatini tuzadigan xodimlarning qo'liga tushganda, ular yo'qoladi va ular bilan qanday ishlashni bilishmaydi. Va bu erda kotiblar uchun muhim va kotiblar hamkasblariga ro'yxatlar bilan qanday ishlashni malakali tushuntirish.

Ish yuritish bo'limi uslubiy yordam ko'rsatishi, boshqa bo'limlardagi hamkasblariga maslahat berishi va ish natijalarini tekshirishi mumkin.

Amalda ko'pincha savol tug'iladi: nega bo'lim xodimlari CX ni o'rnatishlari kerak? Hamkasblaringizga tushuntiring, hatto eng malakali ofis xodimi yoki kotib ham bo'limning barcha ish hujjatlarini sanab o'tmaydi va ularning kompaniya uchun qiymatini aniqlamaydi.

Qaysi turdagi ro'yxatlar muddatlarni belgilashga yordam beradi?

Hujjatlarning standart va idoraviy ro'yxatlari mavjud.

Model ro'yxatlari

SHni aniqlashda asosiy ro'yxat davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyatida shakllantiriladigan, saqlash muddatlarini ko'rsatadigan namunaviy boshqaruv hujjatlari ro'yxati (keyingi o'rinlarda 558-sonli boshqaruv hujjatlari ro'yxati deb yuritiladi).

Unda korxonalarning asosiy boshqaruv funktsiyalarini hujjatlashtirish jarayonida tuzilgan biznes hujjatlari ro'yxati mavjud.

Ushbu ro'yxat kompaniyada RDni tuzishda, shuningdek ekspert komissiyasi ishi davomida saqlash yoki yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlashda foydalaniladi.

Roʻyxatda saqlash muddatlari koʻrsatilgan holda korxonalarning ilmiy, ilmiy-texnikaviy, ishlab chiqarish-texnik, loyihalash va qurilish faoliyatiga oid namunaviy arxiv ish hujjatlari mavjud. Ro'yxat ilmiy-texnik hujjatlarning SHni aniqlash va SHni tuzish uchun ishlatiladi.

Shuningdek o'qing:

Bo'lim ro'yxatlari

Tashkilotlarning idoraviy ro'yxatlari maxsus hujjat tizimlari - soliq, moliyaviy, tibbiy va boshqalarning ish hujjatlarini boshqarishni aniqlashda tarmoqlararo ahamiyatga ega bo'lgan ma'lumotnomalar sifatida foydalaniladi.

1991 yilgacha ishlab chiqilgan qishloq xo'jaligi hujjatlarining idoraviy ro'yxatlari bugungi kunda tashkilotning ekspert komissiyasi tomonidan tuzilgan biznes hujjatlarini saqlash muddatini tasdiqlashda tarmoqlararo ahamiyatga ega bo'lgan ma'lumotnomalar sifatida foydalaniladi.

Shunday qilib, Namuna ro'yxati kredit tashkilotlari faoliyatida shakllangan SHni ko'rsatuvchi hujjatlar bekor qilindi, lekin uning o'rniga yangisi joriy etilmadi. Shuning uchun kredit tashkilotlari ushbu ro'yxatni ishlatishda davom etmoqdalar, ammo shunday ma'lumotnoma. Bunday hollarda, CX taxminiy sifatida qabul qilinadi, advokatlar bilan aniqlashtiriladi va shundan keyingina ekspert komissiyasi tomonidan tasdiqlanadi.

Ro'yxatlar hujjatlar bilan ishlash uchun qulay. Ular yordam beradi:

ishlar ro'yxatini tuzishda tashkilotning biznes hujjatlarini faoliyat sohalari bo'yicha tizimlashtirish;
ish hujjatlarining CX ni aniqlash;
qog'ozning ma'nosini aniqlang: huquqiy yoki tarixiy;
saqlash uchun hujjatlarni tanlang yoki halokat;
ishlarni tuzishda ish qog'ozlarini saqlashning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olish.

Hujjatlar ro'yxatlarining tuzilishi qanday?

Keling, misol yordamida strukturani ko'rib chiqaylik 558-sonli standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati. Bu CX ni aniqlashda asosiy ro'yxat. U to'rt qismdan iborat:

Ko'rsatuvchi umumiy qoidalar normativ hujjatlar, unga ko'ra ro'yxat tuzilgan, tuzish maqsadlari, bo'limlar, ustunlar va boshqalar.

Hujjatlar ro'yxatining o'zi.

Qisqartmalar ro'yxati.

Alifbo tartibida qog'oz turlari indeksi.

Ro'yxat tematik bo'limlarga bo'lingan jadval shaklida taqdim etilgan - ularning 12 tasi bo'limlar tufayli siz ma'lum bir hujjatni qaerdan qidirishni darhol tushunishingiz mumkin.

Buxgalteriya bo'limi buxgalteriya hisobi va hisoboti bo'yicha ma'lumotlarni o'z ichiga olgan 4-bo'limda kerakli ish hujjatlarini topadi.

Hujjatning bir turi mavjud bo'lishi mumkin turli maqolalar va bo'limlar va faqat barcha variantlar bilan tanishganingizdan so'ng siz o'zingizga mos keladiganini tanlashingiz mumkin.

CX (3-ustun) ga kelsak, ro'yxatda qattiq emas, balki minimal zarur CX ko'rsatilgan. Tashkilot uni oshirishi mumkin

Ro'yxatda qisqartmalar va so'zlar mavjud: "Post.", "Yangisiga almashtirilgunga qadar", "Ehtiyoj tugaguncha", "EPK", "5 l. EPK". Ular nimani anglatadi:

"Post" qisqartmasi. ish hujjatlari doimiy saqlanishini bildiradi. Ammo bu qisqartmada ham istisno mavjud. Davlat va shahar arxivlarini olish manbalari bo'lmagan tashkilotlar uchun ushbu qisqartma kamida 10 yil davomida qishloq xo'jaligini saqlashni anglatadi;
"Yangisiga almashtirilgunga qadar", "Ehtiyoj tugaguniga qadar" so'zlari tashkilotlarga ish qog'ozining saqlash muddatini mustaqil ravishda aniqlash imkonini beradi. SH "Ehtiyoj tugagunga qadar" - kamida bir yil;
"EPC" belgisi ba'zi holatlar ilmiy va tarixiy ahamiyatga ega ekanligini anglatadi. Bunday hollarda, keyin topshirish muddati; tugatish muddati ishlarning qiymatini sahifama-sahifa qo'shimcha tekshirishni o'tkazish. Bunday ekspertiza doimiy saqlanadigan hujjatlarni aniqlash uchun zarur;
"5 l. "EPK" kamida 5 yil saqlanganidan so'ng, ish qog'ozlarining bir qismi saqlanishi va ba'zilari yo'q qilinishi uchun EPK tomonidan qiymat tekshiruvi o'tkazilishini anglatadi.

“Izoh” ustunida ish qog‘ozlarini saqlash muddatlari va joylarini aniqlovchi izohlar, muddatlari 3-ustunda ko‘rsatilgan muddatlardan farq qiluvchi identifikatsiya hujjatlari belgilari mavjud. Agar 3-ustunda qavs ichida izoh mavjud bo‘lsa, uni tuzatish mumkin. ma'lumot hujjati, uning transkripsiyasida "Eslatma" 4-ustunda tasvirlangan.

Ro'yxat qisqartmalar ro'yxati va alifbo tartibida tuzilgan indeks bilan to'ldiriladi. Indeks barcha ish qog'ozlarini maqolaga havola bilan alifbo tartibida ko'rsatadi.

Indeksning chap tomonida ish qog'ozlarining turlari va navlari, o'ng tomonida esa ular paydo bo'lgan ro'yxat elementlari mavjud.

Ro'yxat bilan qanday to'g'ri ishlash kerak

Ro'yxat bilan ishlashning ikki yo'li mavjud.

Usul raqami 1.

mavzu ko'rsatkichidan foydalanishni nazarda tutadi. Biz ro'yxatning mavzu indeksini ochamiz va undan qidiramiz zarur hujjat. Yuqorida ta'kidlab o'tildiki, indeksda chap tomonda ish qog'ozlarining turlari, o'ngda esa ular joylashgan maqolalar joylashgan. Ushbu maqolalar bizga kerakli hujjatni topishga yordam beradi.

Shunday qilib, ushbu hujjat doimiy saqlanadi. Agar bu inventarizatsiya ob'ektlarini inventarizatsiya qilish dalolatnomasi bo'lsa, u tekshirish sharti bilan 5 yil davomida saqlanadi.

Usul raqami 1.

funktsiyani, faoliyat yo'nalishini topishdir.

"Umumiy qoidalar" ni ko'rib chiqqandan va kerakli narsani tanlagandan so'ng, biz jadvalni ochamiz, bo'limni qidiramiz va hujjatlar bilan tanishamiz.

Misol. Tashkilotingiz xalqaro kompaniyalar bilan ishlaydi. Biz chet el tashkilotlari bilan eksport va import yetkazib berish to'g'risidagi yozishmalarni saqlash muddatini belgilaymiz. Birinchidan, "Umumiy qoidalar" ni oching va tegishli bo'limni qidiring. Bizning bo'lim 5 "Iqtisodiy, ilmiy, madaniy va boshqa aloqalar". Keling, 5-bo'limga o'tamiz va hujjatlar bilan tanishamiz. Biz 507-moddani topamiz. U bizga mos keladi:

Eksport va import etkazib berish bo'yicha yozishmalar:

a) xorijiy tashkilotlar bilan

Xat yozishni saqlash muddati 15 yil. EPK”, ya'ni 15 yil saqlanganidan so'ng, qiymatni tekshirish natijasida hujjatlar yo'q qilinadi yoki keyinchalik saqlanadi.

Yaroqlilik muddatini o'zgartirish kerak bo'lsa, nima qilish kerak

Normativ-huquqiy hujjatlarda belgilangan ish hujjatlari miqdorini mustaqil ravishda kamaytirish taqiqlanadi. Yayay Ko'ra CXni oshiring 558-sonli standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati Bu tashkilotlar ishining o'ziga xos xususiyatlaridan kelib chiqqan hollarda mumkin.

Misol. Kompaniya boshqa kompaniyadan qarzlarni undirish imkoniyatiga ega bo'lmagan holatlar mavjud. Keyin bir necha oy yoki yillar davom etishi mumkin bo'lgan debitorlik qarzlari paydo bo'ladi. Qachon bo'lishi mantiqan sud jarayonlari va soliq tekshiruvlari bu tur kompaniya manfaatlarini himoya qilish uchun hujjatlar kerak bo'lishi mumkin. Debitorlik qarzlari faqat 10 yildan keyin hisobdan chiqariladi va soliq tekshiruvi oxirgi 3 yil davomida amalga oshirildi. Ma'lum bo'lishicha, biznes qog'ozlarining ishlash muddati 13 yilgacha oshadi. Sudlar talabni asosli deb hisoblang soliq idorasi tasdiqlovchi hujjatlarni taqdim etish to'g'risida kutilgan tushim, hatto bunday hujjatlarni saqlash muddati tugagan bo'lsa ham. Ma’lum bo‘lishicha, korxona tegishli hujjatlar taqdim etilmasa, qo‘shimcha daromad solig‘ini hisoblashi, qarzni to‘lashi, shu bilan birga soliqni o‘z vaqtida to‘lamaganlik uchun jarima va penyalarni to‘lashi kerak bo‘ladi.

Ofis boshqaruvi xizmati va tashkilot xodimlarining birgalikdagi ishi birlashtirilgan SHni tayyorlashda voqealarni rivojlantirish uchun ideal stsenariydir, har kuni aniq hujjatlar bilan shug'ullanadigan mutaxassisdan boshqa kim ularning tarkibini, turlarini va navlarini bilishi kerak ularning maydoni. Xodimlar o'zaro hamkorlik qilishdan bosh tortmasliklari va NDni tayyorlashga sabotaj qilmasliklari uchun seminarlar va uchrashuvlar tashkil eting, ular davomida siz hamkasblaringizga SHni ko'rsatadigan ro'yxatlardan qanday foydalanishni tushuntirasiz. Ish yuritish xizmatining vazifasi xodimlar va bo'limlarga bunday ishlarning ahamiyatini etkazishdir.

Saqlash muddatlari uchun yana qanday hujjatlarga e'tibor berishingiz kerak?

IN Federal qonun"Arxiv ishi to'g'risida" gi ish hujjatlarini boshqarish qonunlar, normativ hujjatlar va ro'yxatlarda belgilanishi mumkinligi yozilgan. Belgilangan muddatlar normativdan olingan bo'lsa huquqiy akt, keyin RD ishlatilgan aktga havolani o'z ichiga oladi.

Rossiyada ro'yxatlarga qo'shimcha ravishda biznes qog'ozlarini saqlash muddatlarini tartibga soluvchi qonuniy va qonunosti hujjatlar mavjud.

Shunday qilib, ro'yxatlar bilan ishlash qiyin emas, lekin qat'iyat va diqqatni talab qiladi. Bo'lim xodimlari uchun belgilangan muddatlarni tekshirishni unutmang. Va xatolar sonini kamaytirish uchun, bo'limlar ishlar ro'yxatini tuzishni boshlashdan oldin, treninglar o'tkazing va maqoladan tayyor misollar yordamida ro'yxat bilan qanday ishlash haqida umumiy tushuncha bering.

Odatda ko'rib chiqiladigan xodimlar va tegishli hujjatlarni saqlash muddatlari kadrlar xizmati, Siz uni Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining 25 avgustdagi buyrug'i bilan tasdiqlangan "Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlari faoliyati jarayonida shakllantirilgan saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati" da topasiz. 2010 yil N 558.

Quyida ushbu hujjatdan ko'chirma keltirilgan.

ROSSIYA FEDERATSIYASI MADANIYAT VAZIRLIGI

Buyurtma

RO‘YXATNI TASDIQLASH HAQIDA
STANDART BOSHQARUV ARXIV HUJJATLARI ISHLAB CHIQARILGAN
DAVLAT ORGANLARI VA ORGANLAR FAOLIYATI JARAYONIDA.
KO'RSATGAN MAHALLIY HUKUMAT VA TASHKILOTLAR
saqlanish muddati"

"Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Federal qonunining 4-moddasi 1-qismining 2-bandiga va 6-moddasining 3-qismiga muvofiq (Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari to'plami, 25 oktyabr 2004 yil). , 2004, N 4169; 11.12.2006, N 5280, 05.19.2008 m., 25-modda. Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligi to'g'risidagi nizomning 2008 yil 29 maydagi N 406 (Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari to'plami, 06/02/2007, N 22, 2583-modda; 2008 yil 10 iyul, N 42, 4825-modda, 11.09.2009 y., № 378, 06/20-modda , No 25, 3063-modda)

1. Ilovadagi “Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar faoliyati jarayonida shakllanadigan, saqlash muddatlari ko‘rsatilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro‘yxati” tasdiqlansin.

2. Mazkur buyruq qabul qilingan kundan boshlab o‘n kun o‘tgach kuchga kiradi rasmiy nashr.

3. Mazkur buyruqning bajarilishini nazorat qilish vazir o‘rinbosari A.E. Busigina.

Vazir vazifasini bajaruvchi
A.E. BUSYGIN

Ilova

Kelishilgan
Markaziy Kengash qarori bilan
ekspert tekshiruvi
Rosarxiv huzuridagi komissiyalar
2009 yil 15 sentyabr

SROLL

STANDART BOSHQARUV ARXIV HUJJATLARI ISHLAB CHIQARILGAN DAVLAT HOKIMIYATI ORGANLARI, MHALİYOT HOKIMIYATI ORGANLARI VA TASHKILOTLARNING SAQLASH MUDDATLARINI KOʻRSATGAN FAOLIYAT JARAYONIDA.

(Ko‘chirma)

I. UMUMIY QOIDALAR 1.1. "Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan, saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi namunaviy ma'muriy arxiv hujjatlari ro'yxati" (keyingi o'rinlarda matnda - Ro'yxat) 2004 yil 22 oktyabrdagi N Federal qonuniga muvofiq tayyorlangan. 125-FZ "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" (Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari to'plami, 2004 yil, № 43, 4169-modda; 2006 yil, 50-modda, 5280-modda; 2008 yil, 20-modda, 225-modda). , boshqa qoidalarini hisobga olgan holda federal qonunlar va ayrim turdagi hujjatlarning tarkibi va saqlash muddatlarini tartibga soluvchi Rossiya Federatsiyasining boshqa normativ-huquqiy hujjatlari.1.2. Ro‘yxatga davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning (keyingi o‘rinlarda tashkilotlar deb yuritiladi) bir turdagi (hamma yoki ko‘pchilik uchun umumiy) amalga oshirish jarayonida shakllantirilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari (keyingi o‘rinlarda hujjatlar) kiradi. mulkchilik shaklidan qat'i nazar, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda boshqaruv funktsiyalari.1.3. Ro'yxat 12 bo'limdan iborat: - 1-bo'lim ma'muriy, tashkiliy boshqaruv funktsiyalarini, nazorat funktsiyalarini, shuningdek, hujjatlarni o'z ichiga oladi. huquqiy yordam boshqaruv, tashkilot hujjatlarni qo'llab-quvvatlash tashkilotlar tomonidan hujjatlarni boshqarish va saqlash - 2 - 4-bo'limlar rejalashtirish, narxlash, moliyalashtirish, kreditlash, buxgalteriya hisobi va hisobotini izchil ochib beradigan hujjatlarni o'z ichiga oladi - 5-bo'lim iqtisodiy, ilmiy, texnik, madaniy va boshqa ishlarni tashkil etish va amalga oshirishga oid hujjatlarni o'z ichiga oladi; tashkilotlarning munosabatlari - 6-bo'limda tashkilotlarning faoliyatiga oid hujjatlar - 7-bo'limda mehnatni tashkil etish, mehnatni tartibga solish, mehnatga haq to'lash, mehnatni muhofaza qilish bo'yicha hujjatlar mavjud: ishga qabul qilish, boshqa joyga ko'chirish; , ishchilarni ishdan bo'shatish, ularning malakasini oshirish , sertifikatlash, shuningdek, mukofotlar - 9-bo'limda faoliyatning moddiy-texnik ta'minoti va mulkiy va moddiy boyliklarni saqlashni tashkil etish bo'yicha hujjatlar mavjud - 10-bo'lim tashkilotlarning ma'muriy va xo'jalik xizmatlariga oid hujjatlarni o'z ichiga oladi: muvofiqlik; ichki tartib-qoidalar bilan, ma'muriy binolarning ekspluatatsiyasi, transport xizmatlari, ichki aloqalar, tashkilotlarning xavfsizligini ta'minlash - 11-bo'limda ijtimoiy va maishiy masalalar, shu jumladan ijtimoiy sug'urta, uy-joy va maishiy masalalar, bo'sh vaqtni tashkil etish bo'yicha hujjatlar mavjud; boshlang'ich kasaba uyushmalari faoliyatini tashkil etishni aks ettiruvchi va boshqalar jamoat tashkilotlari(assotsiatsiyalar).1.4. Ro'yxatda 4 ta ustun mavjud. Ro'yxatning 1-ustunida maqola raqamlari mavjud. Ro'yxatdagi maqolalarga yagona uzluksiz raqamlash berilgan. Ro'yxatning 2-ustunida hujjatlar turlari ko'rsatilgan. Ro'yxat maqolalardagi hujjatlarning aniq nomlarini o'z ichiga olmaydi, lekin har bir hujjat turi uchun umumiy nom beradi. Bir maqolada birlashtirilganda har xil turlari bir xil saqlash muddatiga ega bo'lgan bir masala bo'yicha hujjatlar, "hujjatlar" atamasi qo'llaniladi va maqolaga kiritilgan hujjatlarning asosiy turlarining nomlari qavs ichida ko'rsatilgan Ro'yxatning 3-ustunida hujjatlarni saqlash muddatlari ko'rsatilgan qog'oz va elektron tashuvchilarda, ular hujjatlarni rasmiylashtirish tugagan yildan keyingi yilning 1-yanvaridan boshlab hisoblab chiqiladi. Roʻyxatdan foydalanish qulayligi uchun unga indeks tuzildi, unda hujjatlarning turlari va ularning mazmuni masalalari alifbo tartibida roʻyxatning tegishli moddalari raqamlariga havolalar bilan koʻrsatilgan.