Формирование и хранение дел в кадровой службе. Как сделать номенклатуру дел отдела кадров? Номенклатуру дел кадровой службы в организации образец

Формирование дел Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

· помещать положения вместе с основными документами;

· приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

· документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

· соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

· включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:

· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

· название организации или структурного подразделения (автор документа);

· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.

Номенклатура дел отдела кадров – важнейший документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации. Работники отдела кадров работают с номенклатурой каждый декабрь – сверяя и дополняя сведения. Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления, однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и другой информации.

Из этой статьи вы узнаете:

как происходит составление номенклатуры дел отдела кадров;
как правильно заполнить все графы номенклатуры;
что включает в себя номенклатура дел отдела кадров.

Каждый год в службах делопроизводства организаций последний месяц посвящается составлению номенклатуры дел на следующий год. В каждом отделе готовят номенклатуру дел структурного подразделения – уточненную, обновленную или новую.

Алгоритма составления номенклатуры дел архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях нет, однако процесс составления номенклатуры очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций.

Вкратце надо сказать, что в отдельные дела могут быть вынесены те документы, которые представляют особую значимость для организации. Например, если отдел кадров часто работает с документами об изменении тарифов оплаты труда, то в номенклатуре для удобства можно вынести соответствующие документы отдельно. И наоборот – те документы, которые требуются редко, можно объединить в одно дело, с пометкой в индексе и названии.

Составление номенклатуры дел отдела кадров

Начать составление номенклатуры нормативных документов следует с изучения документального фонда организации или, к примеру, отдела кадров. С этим сложностей обычно нет, так как у кадровиков все документы хранятся чаще всего в порядке. Если номенклатура составляется в первый раз, необходимо исследовать и описать все документы. Если же номенклатура уже составлена, то ежегодно ее требуется проверять и обновлять.

После исследования документальной базы необходимо заполнить форму номенклатуры дел. По окончанию года к номенклатуре дел составляется итоговая запись, в которой делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Виза согласования с экспертной комиссией подписывается только тогда, когда в подразделении эта комиссия действительно существует и работает. Если комиссии нет, то поле заполнять не нужно.

Номенклатура состоит из нескольких граф, каждая из которых должна быть заполнена.

Заполняем графы

В номенклатуре обычно пять граф, которые должны быть заполнены. Это «индекс дела», «заголовок дела», «количество дел», «Срок хранения и № статьи по перечню», «примечание».

Рассмотрим каждую графу.

В первой графе следует указать индекс, который состоит, как правило, из двух частей - порядкового номера структурного подразделения, принятого в организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Если внутри дела есть еще одно разделение, к индексу добавляется третье число.

Во второй графе значится название документа с той формулировкой, которая в полной мере отражает его суть. Например: «Переписка с юристами фирмы ООО Луч о мерах улучшения охраны предприятия».

Третья графа заполняется в конце года, в ней ставятся сведения о фактическом количестве заведенных в течение года дел (томов, частей).

В четвертой графе указывается срок, в течение которого каждое из дел хранится. Эти сроки установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов.

В пятой графе вписываются различные примечания к делу. Это может быть любая дополнительная информация, например, о том, что дело представляет собой заверенные копии документов или оригинальный документ.

После заполнения всех граф, проект документа должен быть заверен руководителем отдела, а далее он передается в службу ДОУ организации. Вся работа со старой номенклатурой должна быть проделана до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года дела формировались по новой, актуализированной номенклатуре.

Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров включает в себя следующие документы:

Нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по вопросам кадрового обеспечения
Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции)
Организационные документы: журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков. Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих из других организаций в командировки.
Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по оформлению командировки, личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на каждого работника, трудовые книжки и прочие документы.

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами :

Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье .

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

Простота поиска.
Индексация хранящихся документов.
Установленный срок хранения материалов.
Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
Составление актов на их уничтожение.

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов :

Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются . Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая . В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы , связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет . При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации :

Составленные кадровиком.
Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

Должностные инструкции.
Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
Распоряжения, приказы по персоналу.
(трудовые), включая соглашения к ним.
Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, отпусков и прочее.
Объяснительные, и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
Справки, служебная переписка.
Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила , которые нужно соблюдать:

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет . Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура , то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

Устав организации.
Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
Номенклатура дел подразделений.
Штатное расписание.
Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела , документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют . Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

Номер (индекс) дела.
Наименование его.
Количество папок (единиц хранения) в деле.
Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой .

После этого, создается сводная номенклатура . Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом .

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

В отделе кадров хранится большое количество дел. Организовать правильный документооборот, правильно определить сроки хранения, поможет номенклатура дел. Именно о ней мы и поговорим в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

для чего нужна номенклатура дел отдела кадров на 2019 год;
как правильно составить документ;
что включает в себя номенклатура дел.

Что такое номенклатура дел отдела кадров

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, которые создает организация, с указанием сроков их хранения. Такое определение дает ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. Фактически, это список документов организации, в нашем случае кадровых.

Номенклатура дел создается для того чтобы обеспечить делопроизводство в организации, а именно, правильно формировать, учитывать и хранить необходимые дела.

Кроме того, данный перечень дел систематизирует документооборот, она систематизирует информацию и является главным учетным документом.

Как правило, номенклатура дел составляется по каждому структурному или обособленному подразделению. Кроме того, создается единый сводный перечень дел в целом по организации. В этой связи, в отделе кадров существует собственная номенклатура дел отдела кадров. В бухгалтерии будет применяться перечень дел бухгалтерии и т.д.

Имеется три типа номенклатуры дел:

типовая,
примерная,
индивидуальная.

Для каждой организации создается собственная индивидуальная номенклатура дел. Но разработать ее можно на основе типового перечня дел.

Перечень создается с целью учета всех дел, которые ведутся в организации в целом или отдельно по каждому структурному подразделению. Кроме того, с помощью этого документа осуществляется надлежащая группировка дел по тематике и разделам. Также перечень требуется для обеспечения хранения дел в хронологической последовательности и определения сроков хранения конкретных документов.

В большинстве случае составление номенклатуры дел не является обязательным. Обеспечить составление перечня должны только те организации, которые включены в перечень субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Поэтому большая часть коммерческих организаций не обязана разрабатывать номенклатуру дел, но ее создание будет в интересах самой организации, поскольку позволит обеспечить регламентацию и правильное хранение дел.

Как составить номенклатуру дел отдела кадров на 2019 год

Итак, номенклатура дел создается на каждый календарный год. Поэтому на 2019 года необходимо сформировать самостоятельный перечень дел.

В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях. Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот. В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.

Создание номенклатуры дел состоит из последовательных действий. В первую очередь, надо определиться с ответственным работником, которому будет поручен данный объем работ. Как правило, перечень дел в отделе кадров составляет руководитель отдела или инспектор отдела кадров. За основу можно взять форму, которая приведена в приложении 8 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. В этом документе также можно найти основные правила заполнения разделов номенклатуры.

Предлагается формировать документ из следующих разделов:

индекс дела;
название дела (заголовок);
количество дел;
срок хранения дела. Отметим, что сроки хранения дел приведены в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
примечания.

Теперь остановимся подробнее на заполнении каждого раздела.

Индекс , как правило, формируется из цифрового обозначения. Но некоторые организации присваивают индексу буквенный код. Так, каждому структурному подразделению присваивается собственный номер и он должен присутствовать в индексе. И дополнительно присваивается порядковый номер дела. Также специальный номер может обозначать категорию дел. Поэтому индекс, например, может выглядеть следующим образом: 02-08. Из них 02 – это цифровое обозначение отдела кадров, а 08 – номер дела.

Далее идет следующая графа - наименование дела . Как правило, при формировании учитывается степень важности документов. В данной графе сначала перечисляются наиболее значимые документы, например, организационные документы компании. Далее перечисляются все категории документов: локальные акты, штатное расписание, график отпусков, приказы, акты, учетные документы и т.д.

Отметим, что из заголовка дела должно быть четко понятно, какие именно документы входят в перечень, т.е. должно быть ясно содержание дела. Не рекомендуется использовать неопределенные формулировки, такие, например, как «разные документы». Вместо этого используйте более конкретные названия, например, «Исходящие документы».

Следующая графа 3 – количество дел . В ней надо указать общее количество дел. Эту графу надо заполнить по окончании календарного года, когда заканчивается срок действия номенклатуры на год.

Далее идет графа 5 – срок хранения дела . При заполнении этого реквизита надо руководствоваться сроком хранения кадровых документов, указанным в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

И последняя графа – Примечания . Здесь надо указывать информацию. Которая не была учтена в предыдущих графах, но имеет важное значение. Например, в данной графе можно указать дату заведения дела.

Перечень дел в приведенном порядке может быть составлена в отношении каждого структурного подразделения. По этим правилам составляется номенклатура дел отдела кадров на 2019 год.

В заключении еще раз отменим, что хотя составление номенклатуры деля не является обязательным для большинства организаций, этот документ крайне удобен для регламентации, учета и обеспечения хранения документов отдела кадров. Поэтому рекомендуем ежегодно составлять такой документ. Поскольку он значительно облегчает организацию документооборота в организации в целом, и в кадровой службе в частности.

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения - либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Как составить номенклатуру дел?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее - Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры - это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей - у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап - заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например , порядковый номер отдела кадров организации - 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения - 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например , Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство "Сенатор"», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда . Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел» . Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведе нием и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров - не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых - учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел - это:

обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

24-21 «Переписка с ООО "Адвокат" по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например , если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например , в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. - 25-06» .

Выводы:

Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать - до конца декабря.
Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
- вновь заведены в уходящем году;
- не будут вестись в подразделении в будущем году.
Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.