Какие документы нужны в кадрах. Документы в кадрах обязательные

Ежемесячные компенсационные выплаты отдельным категориям граждан в размере 50 рублей производятся на основании Указа Президента РФ от 30.05.1994 г. № 1110. В 2019 году размер этой компенсации по-прежнему составляет 50 рублей в месяц (хотя до конца года Правительство все-таки планирует пересмотреть это пособие с учетом современных реалий).

Внимание!

С 1 января 2020 года компенсационная выплата в размере 50 рублей матерям и другим родственникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком 3 лет, назначаться не будет! Соответствующая ежемесячная выплата была отменена Указом Президента от 25.11.2019 № 570. Право на ее получение сохраняется до окончания установленных периодов выплаты за гражданами, находящимися в отпуске по уходу до 3 лет, в случае если ребенок родился до 01.01.2020. —

В 2019 году гражданам России, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, предоставляется ежемесячное пособие в размере 40% среднего заработка, но только в течение первых полутора лет . Далее вот уже на протяжении почти двух десятилетий по уходу за ребенком до 3 лет семьям с детьми предоставляется только «смешная» ежемесячная компенсация от работодателя в размере 50 рублей , никак не соответствующая современному уровню цен, что составляет большую проблему для родителей с учетом острой нехватки ясельных групп (а отдать ребенка в детский сад в большинстве регионов можно только после 3 лет).

→
→
→

Столь «щедрые» денежные средства полагаются матерям или другим родственникам, осуществляющим уход за ребенком, при условии пребывания в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет :

состоящим в трудовых отношениях на условиях найма с предприятиями и организациями независимо от их организационно-правовых форм;
женщинам-военнослужащим.

Внимание

Рассмотрение законопроекта после очередного переноса сроков было намечено на середину 2014 года, однако снова было перенесено — теперь на неопределенный срок .

С целью постепенного увеличения финансовой нагрузки на Фонд социального страхования и федеральный бюджет предлагалось поэтапное введение в действие положений законопроекта на территории Российской Федерации:

первый этап (21 субъект федерации с 2012 года) — в Республике Алтай, Республике Бурятия, Республике Тыва, Камчатском крае, Красноярском крае, Архангельской области, Астраханской области, Волгоградской области, Еврейской автономной области, Иркутской области, Калининградской области, Курганской области, Московской области, Омской области, Сахалинской области, Томской области, Ульяновской области, Ярославской области, Ненецком автономном округе, Ханты-мансийском автономном округе — Югра, Ямало-Ненецком автономном округе;
второй этап (24 субъекта федерации с 2013 года) — в Республике Адыгея, Республике Калмыкия, Республике Карачаево-Черкесская, Республике Карелия, Республике Марий Эл, Республике Саха (Якутия), Республике Удмуртия, Алтайском крае, Забайкальском крае, Краснодарском крае, Приморском крае, Ставропольском крае, Воронежской области, Ивановской области, Кемеровской области, Костромской области, Курской области, Нижегородской области, Новосибирской области, Псковской области, Самарской области, Свердловской области, Смоленской области, Тверской области;
третий этап (38 субъектов федерации с 2014 года) — в Республике Башкортостан, Республике Дагестан, Республике Ингушетия, Кабардино-Балкарской Республике, Республике Коми, Республике Мордовия, Республике Северная Осетия — Алания, Республике Татарстан (Татарстан), Чеченской Республике, Чувашской Республике — Чувашия, Пермском крае, Хабаровском крае, Амурской области, Белгородской области, Брянской области, Владимирской области, Вологодской области, Калужской области, Кировской области, Ленинградской области, Липецкой области, Магаданской области, Мурманской области, Новгородской области, Оренбургской области, Орловской области, Пензенской области, Ростовской области, Рязанской области, Саратовской области, Тамбовской области, Тульской области, Тюменской области, Челябинской области, Москве, Санкт-Петербурге — городах федерального значения, Чукотском автономном округе.

В заключении на законопроект, представленном Правительством РФ, указывается, что его финансово-экономическое обоснование не содержит полной оценки финансовых последствий реализации предлагаемых решений. Кроме того, в проекте закона не учитываются повышение расходов федерального бюджета на выплату ежемесячного пособия по уходу за ребенком лицам, не подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также лицам, проходящим военную службу и службу в федеральных министерствах (МВД, противопожарная служба, таможенные органы и т.п.). В этой связи Правительством РФ указанная инициатива поддержана не была .

Пособие по уходу за ребенком до 3 лет на принципах нуждаемости

27 марта 2015 года председатель Правительства Дмитрий Медведев в ходе рабочей поездки в Ярославль принял участие во Всероссийском форуме социальных работников , на котором в очередной раз был поднят вопрос об увеличении размера пособия (компенсации) по уходу за ребенком до 3 лет.

Премьер-министр отметил свою позицию по существующей ситуации следующими словами: «Мы не должны размазывать все это тонким слоем по всем категориям людей. Что такое 50 рублей? Ничего. Один доллар. Кому нужно это пособие? Никому».

С учетом этого было предложено направление для возможного повышения суммы ежемесячной выплаты с учетом комплексного адресного подхода . Для этого было предложено:

выработать критерии «нуждаемости» семей с детьми в дополнительной материальной поддержке (по мнению премьер-министра Медведева, не все мамы нуждаются в выплате пособия до 3 лет, и уже при достижении ребенком 1.5 лет многие из них находят возможность для возобновления трудовой деятельности по месту работы);
выделить с учетом выработанных критериев категории нуждающихся в ежемесячной выплате на ребенка до 3 лет (например, мать-одиночка в регионе с нехваткой ясельных групп в детских садах или малообеспеченная семья с детьми);
разработать механизм финансирования выявленных семей на «совершенно других началах» , в том числе с привлечением возможностей работодателей.

В дополнение к этому Дмитрий Медведев отметил, что в рассматриваемом контексте целесообразно пересмотреть нормы действующего трудового законодательства для стимулирования выхода мамы на работу при достижении ребенком полутора лет и создания благоприятных рабочих условий для обеспечения возможности получения заработка и содержания семьи и ребенка, в частности:

предоставление родителям с детьми до 3 лет права на неполный рабочий день ;
законодательное урегулирование права таких семей на гибкий рабочий график .

Кроме того, премьер анонсировал интенсивное строительство в стране дошкольных учреждений, содержащих ясельные группы , в рамках существующей программы по строительству новых детских садов «ударными темпами», каких здесь не наблюдалось ни в советский период, ни в постсоветский.

Внимание

В июне 2015 года министр труда и соцзащиты Максим Топилин заявил по результатам работы правительственной экспертной группы о том, что установление полноценного ежемесячного пособия с 1.5 до 3 лет малообеспеченным семьям на основании адресных принципов потребует ежегодно не менее 50 млрд рублей федерального бюджета, что может быть затруднительно в условиях кризиса.

Порядок оформления

Одно из самых важных дел для любой мамы — это оформление различных пособий и государственных субсидий по случаю беременности, рождению детей, осуществлению ухода за ребенком и его воспитания. Важно отметить, что позаботиться об этом необходимо еще в период беременности: после рождения крохи у молодой матери не будет времени на сбор различных документов для оформления социальных выплат.
Следует помнить, что любое детское пособие возможно получить только при сборе полного пакета документов, что занимает немало времени. Компенсация до 3 лет положена матерям, но может быть назначена и другим родственникам, фактически осуществляющим уход за ребенком.
Для того, чтобы получить детское пособие (компенсационную выплату) до трех лет, вам надо запланировать и пройти несколько этапов.

Первый этап. Сбор документов
Работодатель предоставляет компенсацию родителям (маме или папе), находящимся в декретном отпуске , имеющим ребенка в возрасте до 3 лет, а также другим родственниками или опекунам. Поэтому вам необходимо написать заявление установленного образца в бухгалтерию вашего предприятия на предоставление отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет и выплатой ежемесячной компенсации 50 рублей.
Второй этап. Подача документов
Вы должны принести документы по месту работы или в Соцзащиту и удостовериться, что пакет документов полностью собран.
Третий этап. Ожидание выплаты
В течение десяти дней со дня подачи заявления оно должно быть рассмотрено, после чего в случае принятия положительного решения будет произведено начисление компенсации в день получения заработной платы.

RedRocketMedia

Брянск, ул Ульянова, дом 4, офис 414

Придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.
К этому виду документации относятся:
распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
информационно - расчетные документы;
официальная внутренняя переписка;
журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Распорядительные документы

Документы подтверждающие трудовую деятельность

Информационно-расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Журнал (книги) учета и регистрации

Приказы по личному составу:

О приеме на работу
- об увольнении
- о переводе
- о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания

Приказы по основной деятельности

Трудовые книжки
- трудовые договора и изменения к ним
- копии приказов по личному составу

Личные карточки работников
- личные дела работников
- табель учета рабочего времени

Заявление работника
- служебные записки
- объяснительные
- представления

Регистрация трудовых договоров
- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников
- регистрация приказов о предоставлении отпуска
- регистрация приказов о командировках работников
- регистрация командировочных удостоверений
- регистрация служебных заданий
- регистрация локальных нормативных актов
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
- выдача справок по личному составу
- учета больничных листов

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.
Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
Вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:
- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- справка о трудовой деятельности,
- копии приказов о приеме на работу и увольнении.
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно - расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.
К их числу относятся:
- личная карточка работника,
- штатное расписание,
- табель учета рабочего времени,
- личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
- журнал регистрации приказов о командировках работников;
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета больничных листов;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
- обязательные,
- рекомендованные,
- зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания - из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации , обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

Документ	Ссылка на законодательство	В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка	Ст. 189 ТК РФ	Обязательно
Штатное расписание		Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.	Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием	Единый тарифно-квалификационный справочник	Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
Положение о персональных данных работников	Ст. 86 ТК РФ	Обязательно
Положение об оплате труда работников	Раздел VI ТК РФ
Положение о премировании и материальном стимулировании работников	Раздел VI ТК РФ	Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда	Раздел X ТК РФ	Не обязательно
Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел X ТК РФ	Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)	Раздел X ТК РФ	Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Ст. 69 ТК РФ	Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
График отпусков	Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Положение о коммерческой тайне	Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне»	Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор	Глава 7 ТК РФ	Не обязателен, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор	Ст. 16, 56, 67 ТК РФ	Обязательно
Приказ о приеме на работу	Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Личная карточка работника	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Трудовая книжка	Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69	Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности	Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85	Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
Приказ о предоставлении отпуска работнику	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Ст. 128 ТК РФ	Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
График сменности	Ст. 103 ТК РФ	Обязательно при наличии сменной работы

Восстановление кадровой документации

Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства .
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу .
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы - имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.

I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)
Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а)
Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)
Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а)
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
Трудовые книжки
Трудовые договоры и соглашения к ним
3. Информационно-расчетные документы
Личная карточка работника (Форма Т-2)
Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)
Штатное расписание (Форма Т-3)
График отпусков (Форма Т-7)
Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)
Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
Листки о временной нетрудоспособности
Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений
Командировочные документы: Командировочные удостоверения работников (Форма Т-10) Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11)
4. Внутренняя служебная переписка
Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.
II. Внутренние нормативные акты по труду
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда
Положение о премировании
Положение о защите персональных данных работников
Должностные инструкции работников
Договоры о полной материальной ответственности
Положение о коммерческой тайне
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета листков временной нетрудоспособности
Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
Книга регистрации трудовых договоров
Книга регистрация кадровых приказов
Книга регистрации командировочных удостоверений
Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении
Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!

У нас в организации нет отдела кадров, обязанности по ведению кадрового учета исполняет главный бухгалтер.Есть ли перечень обязательных документов, которые должны быть у ООО по ведению карового учета.Как проверить все ли требования законодательства по ведению кадрового учета мы выполняем.

Ответ

Ответ на вопрос:

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Учет в филиалах

Вопрос из практики: Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне.

Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.

Форма 1. Централизованное делопроизводство. В этом случае вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре - кадровой службе головной организации.

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Форма 3. «Смешанное» делопроизводство. Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям - часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота представлены в .

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п.

Виды кадровых документов

Какие виды кадровых документов существуют

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

(приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

О том, какие кадровые документы нужно оформить работодателю в обязательном или рекомендательном порядке, см. в рубрике Документы по кадрам.

Вопрос из практики: Какой термин необходимо использовать в кадровых документах: «работник» или «сотрудник»

Для удобства понимания в обиходе: в разговорах, статьях, консультациях и т. п. - использовать слово «сотрудник» по отношению к лицу, которое работает по трудовому договору, корректно. Однако при составлении кадровых и иных официальных документов, которые касаются трудовых отношений, рекомендуют применять все же термин «работник». Объясняется это тем, что именно это понятие фигурирует в Трудовом кодексе РФ, а значит, с юридической точки зрения данный термин будет грамотно использовать и в документах ().

Исключение составляют правовые отношения, связанные с государственной службой, где в ведомственных нормативных документах, которые регулируют служебный порядок, прямо используют определение «сотрудник», а не «работник». Например, сотрудники полиции в . В этом случае и в кадровых документах будет корректнее использовать именно «сотрудник».

В заключение стоит отметить, что использование в кадровых документах термина «сотрудник» вместо «работник» или наоборот не влечет для работодателя каких-либо негативных последствий. На этом основании нельзя работодателя привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства, а документы признать недействительными.

Организационные документы

Какие кадровые документы относятся к организационным

К организационным документам, в частности, относятся:

положения и инструкции ( , );
правила ().

Распорядительные документы

Какие кадровые документы относятся к распорядительным

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).

Подготовка документов

Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Вопрос из практики: Какие обязательные реквизиты должны содержать кадровые документы

Реквизиты документа - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций и быть пригодным для учета труда сотрудников и его оплаты.

Вместе с тем, для ряда документов недостаточно обязательных реквизитов. В этом случае организации следует использовать также , такие как гриф утверждения, регистрационный номер и т. п. Подробнее см. в .

Вопрос из практики: Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов. Например, личные карточки, приказы о предоставлении отпуска и т. д.

Остальные формы кадровых документов учреждение вправе разработать самостоятельно, в частности личную карточку, приказ о предоставлении отпуска и т. д. При этом такие формы должны содержать реквизиты, предусмотренные статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Применение самостоятельно разработанных форм закрепите в учетной политике.

Вопрос из практики: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие - к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

Вопрос из практики: Как визировать кадровые документы

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Порядок проставления визы на документах прописан в , утвержденном .

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа, например в договорах, протоколах. Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном .

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в .

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

руководитель подразделения, подготовившего документ;
исполнитель, подготовивший документ;
руководители заинтересованных подразделений;
руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом в произвольной форме назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Вопрос из практики: Нужно ли с нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново

Действующее законодательство не содержит положений, обязывающих работодателя начинать нумерацию кадровых документов заново с нового календарного года. В связи с чем организация вправе продолжать нумеровать кадровые документы в сквозном порядке, не начиная нумерацию заново в каждом календарном году.

Вместе с тем, нумерация кадровых документов в пределах года позволяет систематизировать кадровый документооборот в организации, упрощает обмен информацией между структурными подразделениями, в частности между кадровой службой и бухгалтерией, способствует скорейшему поиску необходимой информации. В этой связи на практике широкое распространение получил подход: с наступлением нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново, с добавлением по мере необходимости года в качестве дополнительного индекса, например, № 1К/2013.

Таким образом, вопрос о ежегодном обнулении нумерации кадровых документов каждый работодатель решает самостоятельно и закрепляет в своих локальных документах, например, Положении о документообороте.

Вопрос из практики: Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже после регистрации приказа в журнале, например в , и т. п. ( ГСДОУ, утвержденной ). При этом допускается применение как оттисков печати (штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки, поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей не устанавливает и не ограничивает.

В то же время законодательство не содержит обязанности вести журналы регистрации приказов. А современные системы электронного оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В связи с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.

Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого порядка документирования придерживаться, и , например, в Положении о кадровом делопроизводстве.

Информационно-справочные документы

Какие кадровые документы относятся к информационно-справочным

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок - входящая информационно-справочная документация:

указания вышестоящих организаций;
отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй - исходящая информационно-справочная документация:

ответы на входящие запросы;
инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий - внутренняя информационно-справочная документация:

внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Вопрос из практики: Как вести алфавитную книгу учета кадров

Законодательством не предусмотрено обязательное ведение алфавитной книги учета кадров.

Вместе с тем, для удобства поиска обобщенной информации о сотрудниках возможно использовать такую книгу. Алфавитную книгу учета кадров (личного состава) составляют в . Ее можно вести как по организации в целом, если штат небольшой, так и по структурным подразделениям или по категориям персонала. Как и все учетные книги, алфавитную книгу пронумеруйте, прошнуруйте и скрепите печатью. Рядом поставьте подпись и дату заверения.

Алфавитные книги учета кадров в настоящее время используют в образовательных учреждениях, в судопроизводстве.

Работодателям с большим числом сотрудников рекомендуем вести алфавитные карточки, объединенные в единую картотеку, что также значительно облегчает поисковую работу. В отличие от алфавитной книги картотека алфавитных карточек ведется на всех сотрудников организации без деления по структурным подразделениям или категориям персонала, а карточки раскладываются в ней в алфавитном порядке.

Учет информационно-справочных документов

Как организовать учет кадровых информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

прием;
сортировка;
рассмотрение руководством;
направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Как обрабатывать входящие информационно-справочные документы, поступающие в кадровую службу

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки, если это почтовое отправление. Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрывают и сразу передают адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Вопрос из практики: Нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами

Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно за исключением случаев, когда:

на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;
необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;
на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;
полученная корреспонденция требует доплаты.

Обработка исходящих документов

Как обрабатывать исходящие информационно-справочные документы кадровой службы

При поступлении запросов в кадровую службу, например для документального подтверждения информации о сотруднике, работа над ними строится по следующей схеме:

исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
ответ передается для отправки.

Такая же схема, исключая первую процедуру, действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
проверить наличие необходимого числа копий;
уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах
Проверяющие из ГИТ уже работают по новому регламенту. Узнайте в журнале «Кадровое дело», что за права появились у работодателей и кадровиков с 22 октября и за какие ошибки наказать вас больше не смогут.

В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
Инструкция по технике безопасности.
Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы - факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
инструкция по кадровому делопроизводству - очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
альбом форм документов по учету кадров;
положение об аттестации - если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
положение о персонале;
коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

прежде всего - это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя - либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

о приеме работника на работу - форма Т-1;
о приеме работников на работу - форма Т-1а;
о переводе работника на другую работу - форма Т-5;
О переводе работников на другую работу - форма Т-5а;
о предоставлении отпуска работнику - форма Т-6;
о предоставлении отпуска работникам - форма Т-6а;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-8;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма Т-8а;
о направлении работника в командировку - форма Т-9;
о направлении работников в командировку - форма Т-9а;
о поощрении работника - форма Т-11;
о поощрении работников - форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

о совмещении должностей (профессий);
о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
о возложении взысканий;
о досрочном снятии взысканий;
об изменении персональных данных работника;
о присвоении разряда;
о привлечении к сверхурочным работам;
о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
о дежурствах;
об установлении или снятии персональных надбавок;
об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

об утверждении штатного расписания;
о внесении изменений в штатное расписание;
о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

командировочное удостоверение - форма Т-10;
служебное задание - форма Т-10а;
записку-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма Т-60 (лицевую сторону);
записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-61 (лицевую сторону);
акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы - форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

простейший - в журналах;
более совершенный - с помощью картотеки;
и наиболее совершенный, удобный, быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы - в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания - за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
журнал регистрации личных карточек (Т-2);
журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

Сверхурочные работы;
использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня - статья 71 ТК РФ);
истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения - статья 79 ТК РФ);
ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала - статья 123 ТК РФ);
помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.