Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их обработку. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счёт совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счёт сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в неё реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации- отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации- установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации - целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации- формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причём она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в-третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

В области делопроизводства суть стандартизации следует толковать как процесс установления и применения оптимальных правил, норм по оформлению Документации, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования.

Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 - основной стандарт в области делопроизводства, хоть и имеет много-аспектное применение. Основное его использование - в организациях всех форм собственности в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.

Результатом работы по стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше уже приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно- распределительной документации (УСОРД).

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке.

Работа унификации включает:

Разработку, внедрение и ведение унифицированных систем документации (УСД);

Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, - отражающих специфику отрасли, и не вошедших в УСД;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД представляет собой комплекс взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке; ведению и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Ответственность за разработку и ведение УСД несут соответствующие министерства и ведомства.

Согласно общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

Унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

Унифицированная система банковской документации (код 0400000);

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской - документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

Унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

Унифицированная система документации по труду (код 0800000);

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);

Унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).

Поскольку унифицированные формы документов, входящие в состав УСД, составляют лишь часть документации организации, для упорядочения документов, не вошедших в УСД, но применяемых в деятельности, организации должны сами проводить работу по унификации форм документов. Результаты этой работы фиксируются в Табеле и Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Одной из УСД является унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). Характерной её чертой является то, что с её помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и в любых отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики.

Комплексность подхода к унификации документов, включённых в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая- с помощью технических средств, третья- с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это, в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней соответствующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.

Целью разработки и усовершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определённой цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний- формулировку управленческого решения.

Унифицированная система организационно- распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования ОРД, даёт возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.

Стандартизация и унификация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов её практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия, различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причём общим является понятие «унификация».

Введение

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают. В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов и состава расположения основных реквизитов документа, как фактора повышения производительности управленческого труда.

унификация документация управленческий реквизит

Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация - это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированная система документов - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

УС организационно-распорядительной документации;

УС банковской документации;

УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

УС отчетно-статистической документации;

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

УС документации по труду;

УС документации пенсионного фонда;

УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:

Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Целями стандартизации являются:

Повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, повышение уровня экологической безопасности, безопасности жизни и здоровья животных и растений;

Обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг), единства измерений, рационального использования ресурсов, взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов), технической и информационной совместимости, сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных, проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг), исполнения государственных заказов, добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг);

Содействие соблюдению требований технических регламентов;

Создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие проведению работ по унификации.

Таким образом, цель стандартизации - это достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Стандартизация связана с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации. Объектом (предметом) стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих (характеристик). Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации. Например, машиностроение является областью стандартизации, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы, типы двигателей, безопасность и экологичность машин и т.д. Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация. Региональная стандартизация - деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже. Национальная стандартизация - стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики, на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий и учреждений.

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация - возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт - нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

Существуют следующие виды стандартов :

1. ГОСТы - государственные стандарты.

2. ОСТы - отраслевые стандарты.

3. СТП - стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.

Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Введение…………………………………………………………………………………………………6

Унификация и стандартизация документов…………………………………………….8

Унифицированные системы документации……………………………………………12

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18

Заключение ………………………………………………………………………………25

Список литературы………………………………………………………………………26

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

· Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

· Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

· Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

Унификация и стандартизация документов

Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

· экономии всех видов ресурсов;

· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

· государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

· применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· стандарты отраслей;

· стандарты предприятий;

· стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Стандарт устанавливает:

· состав реквизитов документов;

· требования к составу реквизитов документов;

· требования к бланкам и оформлению документов;

· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

· единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

· новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

· делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

· правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

· правил проектирования бланков документов;

· правил использования, учета и хранения бланков и печатей;

· правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации -- создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации -- отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации -- установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:

· целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации

· формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами.

Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.

Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.

В-третьих, стандартизация -- это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация»

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице -- формуляре. Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.

Например, переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и ведению национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в т.ч. и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Применяемые унифицированные формы документов -- совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:

· Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;

· межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;

· стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;

· нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения

При унификации документации проводят следующие работы:

· устанавливают номенклатуру действующих форм;

· строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

· устанавливают общие синтаксические правила построения документа;

· устанавливают методы контроля исполнения документа.

Работы по унификации документов являются необходимыми в различных видах экономической деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д.).

В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду и социальным вопросам, по торговле и др.

Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. При разработке УСОРД значительно сокращается и число видов документов, применяемых в ней.

Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая -- с помощью технических средств, третья -- с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.

Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляpa. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний формулировку управленческого решения.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.

Состав унифицированных форм документов включается: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.

Унифицированные формы систематизированы по подсистемам: создание, реорганизация и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.

Обработка ОРД средствами вычислительной техники достигается путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, который является составной частью системы.

Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.